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A V C C -G R LD U I D O A IA E A A N O C N U T R G R L D U I O S L O IA E A A N O DEPARTAMENTO DE ORIENT. E COORD. DE RGOS JURDICOS CONSULTORIA JURDICA DA UNIO NO ESTADO DO AMAZONAS

ORIENTAES BSICAS DE RELACIONAMENTO ENTRE A CONSULTORIA JURDICA DA UNIO NO ESTADO

DO AMAZONAS COM OS

RGOS ASSESSORADOS

MANAUS, FEVEREIRO DE

2011.

NDICE 1. Resumo das Orientaes deste Manual pag. 3

2. Orientaes Bsicas de Relacionamento entre a Consultoria Jurdica da Unio no Estado

do Amazonas e rgos Assessorados pag. 5 II Eventual Conflito de Competncia entre a Consultoria Jurdica no Estado do Amazonas e as Consultorias Jurdicas dos Ministrios pag. 6 III Orientaes para o efetivo Assessoramento Jurdico pag. 8 a) Prazo para atendimento das consultas pag. 8 b) Do assessoramento nas consultas jurdicas pag. 9 c) Do Assessoramento nos processos de licitao e contratos pag. 10 d) Pedido de anlise emergencial em contratos de execuo continuada e da figura do Gestor do Contrato pag. 20 e) Demanda extraordinria de final de perodo oramentrio Reforo oramentrio nos ltimos meses do ano e procedimentos licitatrios apressados e urgentes. O Sistema do Registro Pblico de Preos pag. 21 f) Pedidos de informaes para defesa judicial sob os cuidados das Procuradorias da Unio pag. 24 g) Mandados de Segurana art. 4 da Lei n. 9028/95 pag. 27 h) Do cumprimento de decises judiciais da Fora Executria pag. 30 IV Autuao processual e cuidados na guarda e arquivo de documentos pag. 31 a) Do gerenciamento documental pag. 31 b) Processos administrativos pag. 34 b.1. Necessidade de autuao pag. 39 b.2. Capa especificaes pag. 41

b.3. Numerao e Rubrica das Folhas pag. 43 b.4. Juntada de Documentos Procedimentos pag. 45 RESUMO DAS ORIENTAES DESTE MANUAL 1) PRAZO para resposta das consultas: 15 dias do recebimento do processo pelo advogado, podendo ser prorrogado motivadamente. A Consultoria Jurdica no Estado do Amazonas, doravante denominada CJU/AM, no abrir excees de atendimentos e expedio de manifestaes emergenciais em prazo inferior a 15 dias, sobretudo quando se verificar que o trmino contratual prximo decorreu de ineficincia do rgo em gerir seus contratos; Outrossim, sero repudiados quaisquer pedidos de manifestaes com datas retroativas, por serem absolutamente contrrios aos princpios da legalidade e moralidade.

2) CONSULTAS (ASSUNTOS) a serem submetidas a CJU/AM: em geral, sempre que houver dvidas na aplicao da lei, a participao da Consultoria Jurdica da Unio no Estado do Amazonas, doravante denominada CJU/AM, ingresso de demandas judiciais contra a Unio. A CJU/AM atua especialmente: a) nas dvidas jurdicas de interpretao da lei ou nos conflitos interpretativos entre agentes ou rgos da administrao; b) na prvia anlise das minutas nos procedimentos licitatrios, respectivos contratos e instrumentos congneres, e nas dispensas e inexigibilidade destes; No cabe participao da CJU/AM: a) Nos pedidos de informao oriundos das Procuradorias da Unio, da Advocacia-Geral da Unio, para instruir defesa judicial; b) Nos mandados de segurana, tendo em vista que a pea de informao da exclusiva imprescindvel a fim de prevenir a prtica de atos ilegais e, por conseqncia, prejuzos ao errio e evitando o

competncia da autoridade por versar a respeito de questes estritamente de fato ou de direito relacionadas unicamente atividade do rgo. A Procuradoria da Unio responsvel pela atuao na fase recursal; c) No cumprimento de decises judiciais, ou seja, nas chamadas Foras Executrias, em que somente o advogado judicial das Procuradorias poder prestar auxlio.

Eventual conflito de competncia com as Consultorias Jurdicas: a) Quem ser a autoridade que assinar o ato? Se o ato for praticado pela autoridade com atuao estadual, ento a CJU/AM rgo competente para proceder a analise do ato; b) A consulta versa sobre a atividade-fim da Pasta Ministerial? Muitas vezes o ato a ser realizado, ainda que pela autoridade local, versa sobre assunto especfico da Pasta, cujo domnio de conhecimento da Consultoria Jurdica em Braslia, especializada no assunto. 3) Fluxo Processual: Os pedidos de assessoramento devero ser entregues ao servio de protocolo da CJU/AM, que funcionar das 8:00 s 12:00 horas e das 14:00 s 18:00, na Avenida Tef n. 611, Bairro Parque 14, Manaus, em processos devidamente autuados, com todos os documentos pertinentes a possibilitar a anlise jurdica, acompanhados do nmero do telefone, endereo eletrnico de e-mail e o nome do servidor com quem a CJU/AM far os contatos necessrios a fim de retirar o processo to logo conste a manifestao. 4) Instruo Processual: Devero ser observadas, rigorosamente, as determinaes da Lei n. 9.784, de 1999, alm da Portaria Normativa n 05/2002, da Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao MPOG. Para os Comandos Militares, alm dos atos normativos supramencionados, observar tambm a Portaria Normativa n 1.243, de 21 de setembro de 2006 (DOU 25/06/06 1 Seo

Ministrio da Defesa) que dispe sobre os procedimentos gerais referentes gesto de processos no mbito do Ministrio da Defesa e dos Comandos das Foras Armadas. ORIENTAES BSICAS DE RELACIONAMENTO ENTRE A CONSULTORIA JURDICA E OS RGOS ASSESSORADOS

I A CONSULTORIA JURDICA NO ESTADO DO AMAZONAS As Consultorias Jurdicas nos Estados tiveram sua criao determinada pelo artigo 8 F, da Lei n. 9.028, de 12 de abril de 1995 1. Em 10 de abril de 2002 foi editado o Ato Regimental n. 03, da lavra do Excelentssimo Senhor Advogado-Geral da Unio, disciplinando as suas atividades.

II - EVENTUAL CONFLITO DE COMPETNCIA ENTRE A CONSULTORIA JURDICA NO ESTADO DO

AMAZONAS E AS

CONSULTORIAS JURDICAS DOS MINISTRIOS

Tanto as Consultorias Jurdicas das Pastas Ministeriais, quanto as Consultorias Jurdicas nos Estados, tm a funo de prestar o assessoramento jurdico s autoridades com o fito de respaldar os atos quanto a sua legalidade. Segundo o art. 8 F da Lei n. 9.028, de 1995, as competncias das
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Art. 8o-F. O Advogado-Geral da Unio poder instalar Ncleos de Assessoramento Jurdico nas Capitais dos Estados e, quando o interesse do servio recomendar, em outras cidades. (Includo pela Medida Provisria n 2.180-35, de 2001) 1o Incumbiro aos Ncleos atividades de assessoramento jurdico aos rgos e autoridades da Administrao Federal Direta localizados fora do Distrito Federal, quanto s matrias de competncia legal ou regulamentar dos rgos e autoridades assessorados, sem prejuzo das competncias das Consultorias Jurdicas dos respectivos Ministrios. (Includo pela Medida Provisria n 2.180-35, de 2001) 2o As matrias especficas do Ministrio ao qual pertena o rgo ou a autoridade assessorados, que requeiram a manifestao da Consultoria Jurdica, sero a esta encaminhadas pelo Coordenador do Ncleo de Assessoramento Jurdico.

Consultorias Jurdicas nos Estados no se confundem ou mitigam as competncias das Consultorias Jurdicas. Estas prestam assessoramento direto ao Ministro da Pasta e sua estrutura na capital federal. A competncia da CJU/AM, de outra banda, dirigida s autoridades que se encontram no Estado do Amazonas e, portanto, aos seus atos quando permeados de dvida quanto legalidade ou, quando por imposio legal, devam ser previamente submetidos anlise da CJU/AM. Por bvio, podero ocorrer situaes em que, a princpio, haveria conflito de competncias entre CJs e CJUs. A soluo dever ser baseada em dois pontos: a) Quem ser a autoridade que assinar o ato: se o ato for praticado pela autoridade estadual, ento a CJU/AM rgo competente para proceder analise do ato; b) Atividade-fim da Pasta Ministerial: muitas vezes o ato a ser realizado, ainda que pela autoridade local, versa sobre assunto especfico da Pasta, cujo domnio de conhecimento da Consultoria Jurdica em Braslia, especializada no assunto. Essa a orientao da Advocacia-Geral da Unio, expedida por meio da Nota AGU/CGU/DECOR N. 5/2006, vinculante a todos os rgos da AGU (CJUs e CJs), em que se faz oportuno reproduzir trecho: 12. Os Ncleos do assessoramento jurdico s autoridades e rgos federais sediados nos Estados, cuidando de analisar matrias genricas que ocorrem em todas as reas da Administrao Pblica, como o caso das que se referem a licitaes e contratos administrativos, convnios, processos administrativos-disciplinares e legislao de pessoal. Isso sem descartar outros temas que so comuns a todos ou quase todos os Ministrios e seus rgos descentralizados.

(...) 15. de se notar que no cabe ao Ncleo de Assessoramento Jurdico manifestar-se a respeito de matrias especficas da rea fim de cada Ministrio, razo pela qual as consultas da espcie devem ser encaminhadas Consultoria Jurdica especializada. 16. O Ncleo de Assessoramento Jurdico tambm encaminhar Consultoria Jurdica especfica aquelas matrias que, mesmo genricas, reclamem a prtica de atos da competncia de Ministro de Estado ou de outra autoridade superior do Ministrio. Quando o ato a ser praticado estiver includo na esfera de competncia da autoridade sediada no Estado, nada obsta que o Ncleo de Assessoramento Jurdico se manifeste a respeito. O Ncleo de Assessoramento Jurdico no concorre com a Consultoria Jurdica. Antes, colabora com todas elas. (...) 25. Nestes termos, cabe aos Ncleos de Assessoramento Jurdico atuar regularmente no assessoramento jurdico dos rgos e autoridades da Administrao Federal direta localizados fora do Distrito Federal, encaminhando s Consultorias Jurdicas aquelas matrias que sejam especficas dos respectivos Ministrios, nos termos do par. 3 do Art. 8 F da Lei n. 9.028, de 1995.

III ORIENTAES PARA O EFETIVO ASSESSORAMENTO JURDICO A) PRAZO DE ATENDIMENTO DAS CONSULTAS O prazo para resposta depender da complexidade da consulta submetida ao CJU/AM, que poder demandar extensa pesquisa. No entanto, o prazo geral para resposta, que ser respeitado sempre que no houver comprovada necessidade de dilao, de 15 dias, nos termos do art. 42, da Lei n. 9784, de 29 de janeiro de 1999, que regula o processo administrativo no mbito da Administrao Pblica. A autoridade demandante da consulta , tambm, responsvel por eventual dilao do prazo para resposta, uma vez que quanto mais instrudos e bem motivados estiverem os atos do processo, mais rpido ser o trabalho dos Advogados da Unio na anlise. Tendo em vista a existncia de um nmero considervel de autoridades assistidas e, por via de conseqncia, o fluxo intenso de processos, no haver concesso de consultas urgentes em perodo inferior ao previsto na lei, pois tal feriria a ordem natural da entrada de processos no rgo. B) DO ASSESSORAMENTO NAS CONSULTAS JURDICAS O principal objetivo da criao da Consultoria Jurdica nos Estados a reduo das demandas judiciais contra a Unio, atravs da realizao de um trabalho preventivo de controle de legalidade, a fim de que toda conduta da autoridade seja realizada com o balizamento de uma manifestao jurdica que ateste que atua dentro dos limites da lei e dos princpios regedores da Administrao Pblica. Sendo assim, as dvidas jurdicas do rgo devem ser submetidas

CJU/AM, de forma antecedente prtica do ato, para evitar-se a execuo de atos ilegais e que podero gerar aes judiciais. A preveno sempre melhor que a reparao dos prejuzos.

C) DO ASSESSORAMENTO JURDICO NOS PROCESSOS DE LICITAO E CONTRATOS A Lei n. 8.666, de 1993, que cuida das licitaes e contratos na Administrao Pblica, no pargrafo nico do art. 38, determina que as minutas de editais de licitao, bem como as dos contratos, acordos, convnios ou ajustes devem ser previamente examinadas e aprovadas por assessoria jurdica da Administrao. obrigatria, pois, a manifestao da CJU/AM nos processos licitatrios que envolverem as mais diversas espcies de minutas. Um dos objetivos da criao da CJU/AM a uniformizao dos processos licitatrios entre os rgos da Administrao Pblica Federal. Para este fim, a CJU/AM desenvolveu modelos de minutas de termos de referncia, editais e contratos. Estes se encontram disponveis no site da CJU/AM ( www.agu.gov.br/najam). Destarte, os rgos que encaminharem a CJU/AM suas minutas para anlise baseadas naquelas desenvolvidas pelo corpo jurdico consultivo da AdvocaciaGeral da Unio, evitaro no somente problemas que eventualmente sero apontados nas minutas e que sero objeto de sugesto de alterao, como tambm tero resposta consulta com muito mais rapidez, tendo em vista que facilitar a anlise do Advogado da Unio. Portanto, recomendamos, a fim de agilizar o procedimento e unificar a

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conduta da Administrao, a adoo dos modelos de minutas sugeridas pela CJU/AM no endereo eletrnico www.agu.gov.br/najam. Por fim, importante que, ao instrurem os procedimentos/processos licitatrios, as autoridades assessoradas cuidem para que elas mesmas e os agentes sob seu controle demonstrem, nos autos, sua competncia para praticar os atos pertinentes o que poder ser feito, por exemplo, mediante a juntada de cpia de publicao.

Documentos que obrigatoriamente devem constar da fase preparatria do processo de licitao a serem examinados pela CJU/AM: PARA A ADOO DA MODALIDADE LICITATRIA PREGO (PRESENCIAL E ELETRNICO):

1) formalizao do pedido feito pela unidade requisitante autoridade competente para decidir sobre a contratao; 2) justificativa da contratao e da no adoo do prego eletrnico (no caso do prego presencial) ou do sistema de registro de preos (no caso do prego eletrnico); 3) pesquisa de preos e oramento acompanhado da planilha de preos, se for o caso; 4) Termo de Referncia devidamente aprovado pela autoridade competente; 5) autorizao para a abertura do processo licitatrio determinada pela autoridade competente do rgo de acordo com as normas regimentais/estaturias do mesmo; 6) ato de designao do Pregoeiro e equipe de apoio 7) declarao de disponibilidade oramentria; 8) Minuta do Edital e respectivos Anexos; 9) Minuta do Contrato. Passa-se a explicar um a um:

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1 e 2) Formalizao do pedido e justificativas da contratao e da opo pelo procedimento licitatrio escolhido: As contrataes devem ser objeto de prvia formalizao de pedido em documento prprio, seguindo-se a justificativa quanto sua necessidade, constando especificao clara, precisa e completa das obras, bens ou servios a serem contratados, bem com deve constar motivao idnea acerca da qualidade e quantidade pretendidas, utilizando-se de adequadas tcnicas quantitativas de estimao, as quais, sempre que possvel, devero ser demonstradas nos autos. Por exemplo, no basta solicitar a compra de gales de tinta se no constar do processo qual o uso ser feito desta tinta, em que unidade e porque a necessidade de se pintar tal ou qual imvel ou objeto, de forma a verificar-se a real necessidade daquela compra, bem como a adequao das quantidades etc. Alm disso, aes que fujam aos padres habituais e ordinrios de atuao administrativa devem ser especialmente justificadas. Exemplificativamente: existindo comisso permanente de licitao devidamente constituda no rgo, deve ser declinado o motivo pelo qual, em determinado episdio, a autoridade designou comisso especial (razes de ordem tcnica etc), desse modo sendo preservados os princpios da transparncia (decorrente do da publicidade), da impessoalidade e da moralidade administrativa. Outrossim, sempre que for o caso, deve-se justificar tambm a no adoo preferencial do prego eletrnico, no caso de optar-se pela adoo do presencial, ou da no adoo do sistema de registro de preos (tentativa deserta, impossibilidade do objeto a ser contratado etc.), quando optar-se pelo prego eletrnico.

3) Pesquisa de preos e oramento, acompanhado de planilha de preos, se for o caso: A Administrao deve instruir os processos de licitao (e tambm de dispensa) com pesquisa prvia de mercado quanto aos preos praticados para aquela contratao pretendida, o que, alm de permitir idnea declarao de disponibilidade oramentria/financeira, servir de

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parmetro para avaliao das propostas a serem ofertadas no certame. Eventualmente se faz necessria a confeco de uma planilha de preos, demonstrando a formao do custo do produto ou servio;

4) Termo de Referncia, no caso de Prego (art. 8, Inc. II, do Anexo I, do Decreto n. 3.555/200 e art. 9, par. 2 do Decreto n. 5.450 de 20052 : que o documento em que constam os elementos capazes de propiciar avaliao de custo pela administrao diante de oramento detalhado, definio de mtodos, estratgia de suprimento, valor estimado em planilhas de acordo com o preo de mercado, cronograma fsico-financeiros, se for o caso, critrio de aceitao do objeto, procedimento de fiscalizao e gerenciamento do contrato, prazo de execuo e sanes, de forma clara, concisa e objetiva (observar modelo de Termo de Referncia constante das Orientaes Bsicas de relacionamento);

5 e 6) Autorizao para abertura do processo de licitao determinada pela autoridade competente, bem como ato de designao do pregoeiro e equipe de apoio: Os processos (de licitao, dispensa, inexigibilidade, prorrogao e repactuao contratuais, etc) sempre devem estar instrudos com documento que formalize a autorizao deflagratria do procedimento, firmada pela autoridade competente. Assim, do processo deve constar, expressamente, quem o servidor ou autoridade responsvel pela assinatura do ato e o documento que comprove tal condio. Os atos processuais somente tero validade se praticados por agentes que detenham competncia para tanto. Assim, impe-se constante viglia dos agentes que participam da vida processual no sentido de verificar se os atos esto sendo praticados por quem est, luz da legislao e dos comandos estatutrios/regimentais, legitimado a faz-lo. Sempre que possvel, deve-se juntar cpia do ato oficial que nomeia, investe, designa ou constitui agentes (inclusive a
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Observar documentos especficos quando houver adoo excepcional das modalidades de licitao diversas do Prego, previstas na Lei n. 8.666, de 1993.

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autoridade do rgo) ou comisses atuantes no feito (juntar cpia do DOU que nomeia pregoeiro e/ou Comisso Permanente de Licitao).

7) Declarao de disponibilidade oramentria: imprescindvel que os autos venham instrudos com declarao de disponibilidade oramentria e/ou financeira hbil a demonstrar lastro para fazer frente futura contratao almejada, sob pena de nulidade do ato e responsabilidade do agente causador. Nesse sentido, devem ser observados os ditames contidos na legislao especfica regente das licitaes e contrataes pblicas (ver, por exemplo, os artigos 7, 2, III e 14, ambos da Lei n 8.666/93), mas tambm e especialmente a Lei Complementar n 101, de 04 de maio de 2000, por seus artigos 15 e 16, abaixo transcritos: Art. 15. Sero consideradas no autorizadas, irregulares e lesivas ao patrimnio pblico a gerao de despesa ou assuno de obrigao que no atendam o disposto nos arts. 16 e 17. Art. 16. A criao, expanso ou aperfeioamento de ao governamental que acarrete aumento da despesa ser acompanhado de: I - estimativa do impacto oramentrio-financeiro no exerccio em que deva entrar em vigor e nos dois subseqentes; II - declarao do ordenador da despesa de que o aumento tem adequao oramentria e financeira com a lei oramentria anual e compatibilidade com o plano plurianual e com a lei de diretrizes oramentrias. 1o Para os fins desta Lei Complementar, considera-se: I - adequada com a lei oramentria anual, a despesa objeto de dotao especfica e suficiente, ou que esteja abrangida por crdito genrico, de

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forma que somadas todas as despesas da mesma espcie, realizadas e a realizar, previstas no programa de trabalho, no sejam ultrapassados os limites estabelecidos para o exerccio; II - compatvel com o plano plurianual e a lei de diretrizes oramentrias, a despesa que se conforme com as diretrizes, objetivos, prioridades e metas previstos nesses instrumentos e no infrinja qualquer de suas disposies. 2o A estimativa de que trata o inciso I do caput ser acompanhada das premissas e metodologia de clculo utilizadas. 3o Ressalva-se do disposto neste artigo a despesa considerada irrelevante, nos termos em que dispuser a lei de diretrizes oramentrias. 4o As normas do caput constituem condio prvia para: I - empenho e licitao de servios, fornecimento de bens ou execuo de obras; II - desapropriao de imveis urbanos a que se refere o 3o do art. 182 da Constituio. (destacamos)

8) Minuta de Edital e respectivos anexos: observando, na medida do possvel, o modelo constante do Anexo deste material;

9) Minuta de Contrato: quando for o caso, observando o modelo constante do Anexo deste

material;

OUTRAS MODALIDADES LICITATRIAS:

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10) 11) 12) 13)

formalizao do pedido feito pela unidade requisitante autoridade competente para justificativa da contratao e da no utilizao da modalidade prego, autorizao para a abertura do processo licitatrio determinada pela autoridade ato de designao da Comisso Permanente de Licitao. Na hiptese de ter sido

decidir sobre a contratao; preferencialmente eletrnica; competente do rgo de acordo com as normas regimentais/estaturias do mesmo; designada Comisso Especial de Licitao, ser indispensvel a declinao do motivo que determinou a prtica do ato; 14) 15) 16) 17) 18) pesquisa de preos e oramento acompanhado da planilha de preos, se for o caso; declarao de disponibilidade oramentria; Plano Bsico e/ou Projeto Executivo devidamente aprovado pela autoridade Minuta do Edital e respectivos Anexos; Minuta do Contrato

competente;

Passa-se a explicar um a um:

10 e 11) Formalizao do pedido e justificativa da contratao - escrita e fundamentada, justificando a no adoo da modalidade prego eletrnico: As contrataes devem ser objeto de prvia formalizao de pedido em documento prprio, seguindo-se a justificativa quanto sua necessidade, constando especificao clara, precisa e completa das obras, bens ou servios a serem contratados, bem com deve constar motivao idnea acerca da qualidade e quantidade pretendidas, utilizando-se de adequadas tcnicas quantitativas de estimao, as quais, sempre que possvel, devero ser demonstradas nos autos. Por exemplo, no basta solicitar a compra de gales de tinta se no constar do processo qual o uso ser feito desta tinta, em que unidade e porque a necessidade de se pintar

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tal ou qual imvel ou objeto, de forma a verificar-se a real necessidade daquela compra, bem como a adequao das quantidades etc. Alm disso, aes que fujam aos padres habituais e ordinrios de atuao administrativa devem ser especialmente justificadas. Exemplificativamente: existindo comisso permanente de licitao devidamente constituda no rgo, deve ser declinado o motivo pelo qual, em determinado episdio, a autoridade designou comisso especial (razes de ordem tcnica etc), desse modo sendo preservados os princpios da transparncia (decorrente do da publicidade), da impessoalidade e da moralidade administrativa. Outrossim, deve-se justificar minuciosamente por escrito a no adoo preferencial do Prego Eletrnico.

12 e 13) Autorizao para abertura do processo de licitao determinada pela autoridade competente, bem como ato de designao do pregoeiro e equipe de apoio: Os processos (de licitao, dispensa, inexigibilidade, prorrogao e repactuao contratuais, etc) sempre devem estar instrudos com documento que formalize a autorizao deflagratria do procedimento, firmada pela autoridade competente. Assim, do processo deve constar, expressamente, quem o servidor ou autoridade responsvel pela assinatura do ato e o documento que comprove tal condio. Os atos processuais somente tero validade se praticados por agentes que detenham competncia para tanto. Assim, impe-se constante viglia dos agentes que participam da vida processual no sentido de verificar se os atos esto sendo praticados por quem est, luz da legislao e dos comandos estatutrios/regimentais, legitimado a faz-lo. Sempre que possvel, deve-se juntar cpia do ato oficial que nomeia, investe, designa ou constitui agentes (inclusive a autoridade do rgo) ou comisses atuantes no feito (juntar cpia do DOU que nomeia pregoeiro e/ou Comisso Permanente de Licitao).

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No caso de adoo de comisso especial de licitao, deve-se justificar o ato.

14) Pesquisa de preos e Oramento, acompanhado de planilha de preos, se for o caso: A Administrao deve instruir os processos de licitao (e tambm de dispensa) com pesquisa prvia de mercado quanto aos preos praticados para aquela contratao pretendida, o que, alm de permitir idnea declarao de disponibilidade oramentria/financeira, servir de parmetro para avaliao das propostas a serem ofertadas no certame. Eventualmente se faz necessria a confeco de uma planilha de preos, demonstrando a formao do custo do produto ou servio;

15) Declarao de disponibilidade oramentria: imprescindvel que os autos venham instrudos com declarao de disponibilidade oramentria e/ou financeira hbil a demonstrar lastro para fazer frente futura contratao almejada, sob pena de nulidade do ato e responsabilidade do agente causador. Nesse sentido, devem ser observados os ditames contidos na legislao especfica regente das licitaes e contrataes pblicas (ver, por exemplo, os artigos 7, 2, III e 14, ambos da Lei n 8.666/93), mas tambm e especialmente a Lei Complementar n 101, de 04 de maio de 2000, por seus artigos 15 e 16, abaixo transcritos: Art. 15. Sero consideradas no autorizadas, irregulares e lesivas ao patrimnio pblico a gerao de despesa ou assuno de obrigao que no atendam o disposto nos arts. 16 e 17. Art. 16. A criao, expanso ou aperfeioamento de ao governamental que acarrete aumento da despesa ser acompanhado de: I - estimativa do impacto oramentrio-financeiro no exerccio em que deva entrar em vigor e nos dois subseqentes;

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II - declarao do ordenador da despesa de que o aumento tem adequao oramentria e financeira com a lei oramentria anual e compatibilidade com o plano plurianual e com a lei de diretrizes oramentrias. 1o Para os fins desta Lei Complementar, considera-se: I - adequada com a lei oramentria anual, a despesa objeto de dotao especfica e suficiente, ou que esteja abrangida por crdito genrico, de forma que somadas todas as despesas da mesma espcie, realizadas e a realizar, previstas no programa de trabalho, no sejam ultrapassados os limites estabelecidos para o exerccio; II - compatvel com o plano plurianual e a lei de diretrizes oramentrias, a despesa que se conforme com as diretrizes, objetivos, prioridades e metas previstos nesses instrumentos e no infrinja qualquer de suas disposies. 2o A estimativa de que trata o inciso I do caput ser acompanhada das premissas e metodologia de clculo utilizadas. 3o Ressalva-se do disposto neste artigo a despesa considerada irrelevante, nos termos em que dispuser a lei de diretrizes oramentrias. 4o As normas do caput constituem condio prvia para: I - empenho e licitao de servios, fornecimento de bens ou execuo de obras; II - desapropriao de imveis urbanos a que se refere o 3o do art. 182 da Constituio. (destacamos) 16) Projeto Bsico e/ou Projeto Executivo devidamente aprovados pela autoridade competente: Art. 6, incs. IX e X, e art. 7 da Lei n. 8.666, de 1993;

17) Minuta de Edital e respectivos anexos: observando, na medida do possvel, o modelo

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constante do Anexo deste material: 18) Minuta de Contrato: quando for o caso, observando o modelo constante do Anexo deste material.

D) PEDIDO DE ANLISE EMERGENCIAL GESTOR DO CONTRATO

EM

CONTRATOS

DE

EXECUO CONTINUADA

E DA

FIGURA

DO

imprescindvel que a execuo de todo contrato seja acompanhada e fiscalizada por um gestor, a fim de verificar no somente a sua correta execuo, como tambm monitorar os seus prazos, datas de vencimento, prorrogaes, repactuaes etc (art. 67 da Lei n. 8.666, de 1993). Muitos rgos da Administrao simplesmente contratam o servio e esquecem de monitor-lo. A inobservncia desse dispositivo legal pode acarretar inmeros prejuzos e inclusive a apenao em caso de comprovao de eventual responsabilizao administrativa. Portanto, esse controle fundamental, SOBRETUDO PARA CONTROLAR O TRMINO DOS CONTRATOS, SUA POSSIBILIDADE DE PRORROGAO E/OU NOVA LICITAO E EVITAR AS INDESEJVEIS CONTRATAES EMERGENCIAIS. As contrataes emergenciais so figuras atpicas e cujo uso legal se enquadra em rarssimas excees, sendo que esta CJU/AM, toda vez que verificar que determinado contrato de emergncia est sendo entabulado por ineficincia da Administrao em monitorar seus contratos, que findaro e tero que ter contratao de emergncia para no suspender o servio, IMEDIATAMENTE RECOMENDAR A APURAO DE RESPONSABILIDADE.

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Portanto, como sugesto, com pelo menos 3 meses de antecedncia do trmino do contrato, a Administrao j deve contactar contratados quanto ao desejo de prorrogar o pacto e, da, prosseguir no feito, instruindo o processo com os documentos que comprovam que a prorrogao vantajosa. Esta Consultoria no abrir excees de atendimentos e expedio de manifestaes emergenciais em prazo inferior a 15 dias quando se verificar que o trmino contratual prximo decorreu de ineficincia do rgo em gerir seus contratos. Outrossim, sero repudiados quaisquer pedidos de manifestaes com datas retroativas, por serem absolutamente ilegais e imorais. E) DEMANDA EXTRAORDINRIA
NOS

DE E

FINAL

DE

PERODO ORAMENTRIO REFORO ORAMENTRIO

E

LTIMOS MESES

DO

ANO

PROCEDIMENTOS LICITATRIOS APRESSADOS

URGENTES. O

SISTEMA DO REGISTRO PBLICO DE PREOS. Ao final de todo perodo oramentrio, coincidente com o ltimo trimestre ou bimestre de cada ano, verifica-se um aumento considervel dos nmeros de licitaes com vistas a utilizar reforos oramentrios outrora contingenciados ou autorizados pelo Congresso Nacional decorrentes de supervits verificados nas contas do governo. Naturalmente, como em toda licitao, no se pode prescindir da prvia manifestao do rgo de assessoramento jurdico e, por esta razo, haver grande demanda de processos a serem analisados pela CJU/AM no ltimo trimestre de cada ano. Portanto, com o objetivo de minimizar a situao de crescimento considervel da demanda processual nos ltimos meses de cada ano, duas sugestes so feitas s

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autoridades, de forma a tornar mais eficiente as contrataes do rgo e evitar que eventualmente esta CJU/AM no consiga manifestar-se em todas as consultas submetidas no findar dos anos:
1) Adoo do Sistema de Registros Preos SRP: segundo Jorge Ulisses Jacoby

Fernandes (Sistema de Registro de Preos e Prego Presencial e Eletrnico, Ed. Forum, 2 Edio, 2005, pag. 31), o Sistema de Registro de Preos um procedimento especial de licitao que se efetiva por meio de uma concorrncia ou prego 'sui generis', selecionando a proposta mais vantajosa, com observncia do princpio da isonomia, para eventual e futura contratao pela Administrao. O SRP, portanto, um procedimento licitatrio, mas diferente dos demais na medida em que seleciona a proposta mais vantajosa Administrao para contratao eventual e futura, ou seja: se a administrao precisar do produto licitado, adquirir com o vencedor da licitao que ofereceu a melhor proposta dentro de um perodo de tempo prdeterminado. O licitante vencedor tem a garantia de que, dentro de um determinado prazo, se a administrao precisar de um produto, o seu que ser adquirido. Contudo, no h qualquer obrigatoriedade da Administrao efetivamente contratar, de forma que, se no houve recurso oramentrio, a contratao no se materializa. Este procedimento no demanda prvia dotao oramentria para todo o objeto licitado, na medida em que eventual, ou seja, pode ou no ocorrer. Desta forma, para evitar as correrias de fim de ano, para contrataes decorrentes de reforo oramentrio, o SRP a melhor soluo, tendo em vista que a licitao j est finda e bastar demandar o vencedor para que fornea o objeto da licitao, sem necessidade de procedimentos licitatrios s pressas com o risco da CJU/AM no conseguir analisar toda a demanda que vir dos rgos da Unio da administrao direta.

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Ressalte-se que esta licitao por SRP j deve estar finalizada antes do ltimo trimestre do ano, de forma que, havendo reforo oramentrio, a contratao eventual j estar garantida sem necessidade de nova anlise pela CJU/AM. De nada resolver a situao que ora se aponta se deixar-se para fazer a SRP tambm no ltimo trimestre. 2) Adeso ata de Registro de Preos de outro rgo: o Decreto n 3.931, de 19 de setembro de 2001, alterado pelo Decreto n 4.342, de 23 de agosto de 2002, dispe no art. 8: Art. 8 A Ata de Registro de Preos, durante sua vigncia, poder ser utilizada por qualquer rgo ou entidade da Administrao que no tenha participado do certame licitatrio mediante prvia consulta ao rgo gerenciador, desde que devidamente comprovada a vantagem. 1 Os rgos e entidades que no participaram do registro de preos, quando desejarem fazer uso da Ata de Registro de Preos, devero manifestar seu interesse junto ao rgo gerenciador da Ata, para que este indique os possveis fornecedores e respectivos preos a serem praticados, obedecida a ordem de classificao. 2 Caber ao fornecedor beneficirio da Ata de Registro de Preos, observadas as condies nela estabelecidas, optar pela aceitao ou no do fornecimento, independentemente dos quantitativos registrados em Ata, desde que este fornecimento no prejudique as obrigaes anteriormente assumidas. 3 As aquisies ou contrataes adicionais a que se refere este artigo no podero exceder, por rgo ou entidade, a cem por cento dos quantitativos registrados na Ata de Registro de Preos.

Portanto, ainda que o rgo no tenha feito seu prprio registro de preos, nos termos do item 1 supra-exposto, antes de iniciar nova licitao, poder tentar aderir ata de registro de preos de outro rgo da Administrao, poupando novo procedimento licitatrio

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e agilizando a contratao, sem correr risco de no conseguir utilizar o recurso oramentrio do perodo. Por derradeiro, lembramos que este rgo repugna veementemente qualquer prtica de manifestao jurdica com data retroativa (vulgo parecer retroativo), sendo conduta eivada de ilegalidade e imoralidade inadmissvel de ser aceita, razo pela qual os processos que no forem findados dentro do exerccio oramentrio no podero utilizar os recursos deste, uma vez que no se admitiro manobras de manipulao de datas nos documentos que instruiro o processo.

F) PEDIDOS UNIO

DE

INFORMAES PARA DEFESA JUDICIAL

SOB OS

CUIDADOS

DAS

PROCURADORIAS

DA

Via de regra, no h participao da CJU/AM quando as Procuradorias da Unio demandarem pedidos de informaes aos rgos com o fim de possibilitar a defesa da Unio em juzo. Atuam no feito. A funo da CJU/AM, neste caso, bastante restrita e cinge-se a um eventual auxlio autoridade na forma como dever prestar as informaes para a Procuradoria da Unio, caso haja dvida. As informaes solicitadas pelas Procuradorias referem-se aos FATOS e elementos relacionados a este versados na Petio Inicial da Ao contra a Unio. Portanto, se a indagao se refere a fatos e seus elementos, no h espao para a atuao do NAJ no caso. A autoridade demandada deve encaminhar imediatamente o pedido da

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Procuradoria para o servidor ou departamento mais capacitado para relatar de forma clara e sem formalidades o que ocorreu factualmente, a fim de possibilitar a defesa da Unio, observando o prazo consignado no ofcio de encaminhamento. Os Advogados da Unio das Procuradorias so capacitados para questes de direito, mas no podem realizar adivinhaes relacionadas aos fatos que deram origem ao contra a Unio. Portanto, ao receber uma demanda por informaes oriunda das Procuradorias da Advocacia-Geral da Unio, deve a autoridade administrativa proceder da seguinte forma: 19)
20)

Tomar conhecimento dos fatos descritos na Petio Inicial; Encaminhar, com rapidez, ao servidor ou departamento mais capacitado ou

especializado para relatar o ocorrido (no caso, ou um servidor que entenda dos fatos ou o prprio servidor envolvido nos fatos. Por Exemplo: em questes envolvendo tempo de servio, o ideal que haja um relato por parte do Setor de Recursos Humanos. Quando uma ao contra um ato administrativo, v.g., uma autuao de um fiscal, o melhor que o prprio agente do ato relate o ocorrido); 21) O servidor designado pela autoridade deve confeccionar um relato simples e claro dos

fatos ocorridos, sem formalidades, lembrando que o Advogado que ir defender o ato em juzo no tem conhecimento dos acontecimentos de fato que deram origem demanda judicial;
22)

Juntar ao relato todos os documentos possveis a reforar a defesa da Unio (partes

relevantes de processos administrativos etc.), INCLUSIVE ATOS NORMATIVOS ESPECFICOS DA REPARTIO (portarias, ordens de servio etc.), tendo em vista que o Advogado da Unio que atua judicialmente no tem, necessariamente, acesso ou

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conhecimento desses documentos; 23) Remeter DIRETAMENTE o relato e documentos Procuradoria da Unio,

ATENTANDO PARA O PRAZO JUDICIAL. A CJU/AM, como rgo de Assessoramento Jurdico da autoridade, no cabe a elaborao do relato pela autoridade, seno seria um contra-senso que a Advocacia-Geral da Unio demandasse informaes da autoridade e, ela mesma, AGU, tambm elaborasse as informaes de fato, QUE SO DE CONHECIMENTO EXCLUSIVO DA REALIDADE DO RGO DEMANDADO. Sendo assim, tendo em vista que na Procuradoria j h um Advogado da Unio capacitado para versar questes jurdicas, e de outro lado o rgo demandado o nico com os meios viveis para prestar as INFORMAES DE FATO, no h espao para participao da CJU/AM no caso, DEVENDO A COMUNICAO SER ESTABELECIDA EXCLUSIVAMENTE ENTRE O RGO E A PROCURADORIA.

G) MANDADOS DE SEGURANA LEI 9028/95 ART. 4 No prstimo de informaes em Mandado de Segurana, segundo orientaes da Consultoria-Geral da Unio, via de regra, tambm no h participao da CJU/AM. Isto porque, o Mandado de Segurana um remdio constitucional cujas provas do impetrante j devem estar pr-constitudas, sendo que cabe autoridade refutar os fatos e/ou a matria de direito alegada. No que concerne matria de direito, apesar de uma prvia indignao quanto a acreditar-se que apenas da Advocacia-Geral da Unio quem deve manifestar-se sobre o

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direito, a verdade que o agente pblico atua dentro dos limites estritos da legalidade, de forma que, no campo de sua atuao, deve possuir largo e profundo conhecimento da lei. Sendo assim, como o Mandado de Segurana versar sobre ato da autoridade, s a autoridade possui plenas condies no somente de refutar os eventuais fatos tidos como ilegais ou praticados com abuso de poder que levaram o impetrante a acreditar que seu direito foi violado ou ameaado de violao. Alm disso, atuando a autoridade nos estritos limites da legalidade, somente esta ter plenas condies de adequar seu ato aos limites da lei, de forma que no cabe participao da Consultoria Jurdica (CJU/AM) na confeco de peas de informao. Neste sentido, quanto obrigatoriedade da autoridade prestar informaes de FATO e de DIREITO, dispe o artigo 4, da Lei n. 9.028, de 12 de abril de 1995: Art. 4 Na defesa dos direitos ou interesses da Unio, os rgos ou entidades da Administrao Federal fornecero os elementos de fato, de direito e outros necessrios atuao dos membros da AGU, inclusive nas hipteses de mandado de segurana, habeas data e habeas corpus impetrados contra ato ou omisso de autoridade federal.(g.n.)

Nas demais questes jurdicas versadas no Mandado de Segurana, como questes processuais, por exemplo, a orientao da Consultoria-Geral da Unio no sentido de que no cabe autoridade refut-las, devendo ater-se ao ato tido como ilegal e a defesa da lei relacionada ao seu ato. Entende a CGU que as demais matrias so de conhecimento do juiz que, na eventual hiptese de no afastar qualquer ilegalidade, ter seu ato refutado em recurso processual, a sim com a plena participao da Procuradoria da Advocacia-Geral da Unio que rebater todos os pontos do Mandado de Segurana. O que compete a CJU/AM o assessoramento da autoridade em caso de

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dvida jurdica. Assim, por exemplo, se determinada interpretao da lei, com sua aplicao por agentes pblicos, tem ocasionado a impetrao de mandados de segurana, deve a autoridade submeter uma consulta a CJU/AM para que diga a melhor maneira de interpretar a lei de forma a evitar as aes, mas no cabe a CJU/AM, como j dito acima, confeccionar a pea de informao, que exclusiva da autoridade e seus agentes, detentores do conhecimento tanto do fato quanto da lei aplicada ao caso em espcie. EM SUMA, EM MANDADOS DE SEGURANA, A AUTORIDADE DEVER ELABORAR AS INFORMAES E REPASS-LAS DIRETAMENTE AO JUZO, SEM A PARTICIPAO DA CJU/AM. Portanto, ao ser citada a autoridade para que preste informaes em Mandado de Segurana contra si interposto, deve obedecer ao seguinte roteiro: 1) Tomar conhecimento dos fatos descritos na Petio Inicial do Mandado de Segurana;
2) Encaminhar, com rapidez (O PRAZO JUDICIAL PARA AS INFORMAES DE

APENAS 10 DIAS), ao servidor ou departamento mais habilitado para relatar o ocorrido (no caso, ou um servidor que entenda dos fatos ou, de preferncia, o prprio servidor envolvido nos fatos. Por Exemplo: em questes envolvendo tempo de servio, o ideal que haja um relato por parte do Setor de Recursos Humanos, que deve possuir amplo conhecimento da legislao especfica. Quando uma ao contra um ato administrativo, v.g., uma autuao de um fiscal, o melhor que o prprio agente do ato relate o ocorrido, j que se lembra no somente dos fatos, como detm o conhecimento da legislao aplicvel para fiscalizao); 3) O servidor escolhido deve confeccionar um relato simples, claro e completo, pois neste caso estas informaes sero as que a autoridade adotar como se suas fossem e remeter

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ao juzo. Portanto, um documento que ser apresentado ao juiz no processo judicial do Mandado de Segurana, devendo ser formal, apesar de simples;
4) Juntar ao relato todos os documentos possveis a reforar a informao da autoridade

(partes relevantes de processos administrativos etc.), INCLUSIVE ATOS NORMATIVOS ESPECFICOS DA REPARTIO (portarias, ordens de servio etc.), REMETENDO DIRETAMENTE AO JUZO DA AO; Faz-se oportuno ressaltar que as orientaes acima decorrem, alm do art. 4, da Lei n. 9.028/95, diretamente do Ato Regimental n. 03, de 10 de abril de 2002, editado pelo Advogado-Geral da Unio, com esteio nas atribuies conferidas pelos artigos 4 e 45 da Lei Complementar n. 73, de 10 de fevereiro de 1993, e art., 8 F, da Lei n. 9.028, de 12 de abril de 1995. Tais orientaes foram reafirmadas e melhor disciplinadas na Nota AGU/CGU/DECOR N. 188/2005/SFT, aprovada pelo Ministro Chefe da AGU e, portanto, vinculante a todas as unidades da Advocacia-Geral da Unio.

H) DO CUMPRIMENTO DE DECISES JUDICIAIS DA FORA EXECUTRIA Oportuno ressaltar que tambm no cabe a participao da Consultoria Jurdica da Unio no Estado do Amazonas (CJU/AM) nos casos de intimao para cumprimento de decises judiciais, tendo em vista que estas versam sobre a concluso final ou incidental de questes de fato e de direito correntes em ao judicial, cuja competncia para atuao do Advogado da Unio atuante da Procuradoria da Unio, da Advocacia-Geral da Unio. Por razes lgicas, este advogado quem possui no somente o conhecimento da ao, bem como o fcil acesso aos autos do processo judicial para informar a autoridade se realmente aquela deciso encontra-se dentro dos limites discutidos na ao.

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IV AUTUAO PROCESSUAL E CUIDADOS NA GUARDA E ARQUIVO DE DOCUMENTOS3 A) DO GERENCIAMENTO DOCUMENTAL Nos termos da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991: Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto documental e a de proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. Art. 2 Consideram-se arquivos, para fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

Tpico baseado nas Orientaes bsicas para organizao de processos administrativos formulada pela Consultoria Jurdica da Unio no Estado de Curitiba.

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Art. 4 Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 5 A Administrao Pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na forma desta lei. Art. 6 Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes pela, civil e administrativa. Captulo II Dos arquivos pblicos Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. 1 So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades. Esta Lei foi regulamentada pelo Decreto n 4.073, de 4/01/2002. Sobre salvaguarda de dados, informaes, documentos e materiais sigilosos, tratou o Decreto n

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4.553, de 27/12/2002, alterado pelo Decreto n 5.301/2004. Ainda sobre gesto de documentos, existe o Decreto n 4.915, de 12/12/2003, que organizou, sob a forma de sistema, com a denominao de Sistema de Gesto de Documentos e Arquivos SIGA, as atividades de gesto de documentos no mbito dos rgos e entidades da administrao pblica federal.

*Acrdo n 1182/2004 Plenrio Tribunal de Contas da Unio (DOU 2608/04): 2. Quanto incinerao de documentos pblicos, no observando o disposto na Lei n 8.159/91: Consoante dispe o art. 1 da Lei n 8.159/91, dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivos,.... Alm disso, estabelece o art. 25 que: Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social. A par disso, o art. 7 (caput) dessa mesma lei estabelece que arquivos pblicos so (...) (...) Quanto aos critrios e procedimentos a serem observados para a eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do Poder Pblico, a Resoluo n 7/97 - CONARQ (rgo central do Sistema Nacional de Arquivos, criado pela Lei 8.159/91 e destinado a definir a poltica nacional de arquivos) - prev o registro dos documentos a serem eliminados, por meio de Listagem de Eliminao de Documentos e de Termo de Eliminao (art. 2), no qual dever conter indicao dos atos oficiais/legais que autorizam a eliminao e

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informao relativa publicao em peridico oficial (art. 4). Prev ainda, no pargrafo nico do art. 5, Edital de Cincia de Eliminao de Documentos, que tem por objetivo dar publicidade, em peridicos oficiais, ao ato de eliminao dos acervos arquivsticos sob a sua guarda. J a Resoluo n 4/96, tambm do CONARQ, estabelece prazo para a guarda de documentos em funo de categorias, conforme Tabela Bsica (em anexo Resoluo) na qual consta que Acordos, Ajustes, Contratos e Convnios deve ter Guarda Permanente. Ademais, o fato implicou em infringncia ao princpio da publicidade, tornando-o impossvel a partir de ento. Atravs desse princpio, que certamente no se restringe publicao de determinados atos, consagrou-se, conforme Celso Antnio Bandeira de Mello, o dever administrativo de manter plena transparncia em seus comportamentos, conforme previsto expressamente no art. 37 (caput) da Constituio Federal e contemplado em manifestaes especficas do direito informao, quer pelo cidado, pelo s fato de s-lo, quer por algum que seja pessoalmente interessado (art. 5, incisos XXXIII e XXXIV b). Ressalte-se que a prpria Lei n 8.159/91 estabelece, no seu art. 4, que todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. J o art. 5 reza: A administrao pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na forma da Lei. Denota-se, portanto, que as prprias disposies da Lei claramente evocam o referido princpio da

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publicidade. Associado a esse princpio est o da transparncia, que indubitavelmente restou prejudicado na medida em que quaisquer averiguaes relacionadas aos referidos processos licitatrios restaram impedidas. Convm ressalvar que esse fato foi detalhadamente explicitado no item 3, subitem 3.4, alnea "c" desse Relatrio de Auditoria. Concluses: (...) Falta de zelo na guarda de documentos. Incinerao de documentos em desacordo com a legislao aplicvel, em especial, incinerao de todos os processos de licitao correspondentes ao perodo de 1995 a 1997. (...) Infringncia ao princpio da publicidade, ao disposto no art. 1 da Lei 8.159/91 e s Resolues n 04/96 e 07/97 do Conselho Nacional de Arquivo - CONARQ. (...) Acrdo: 9.3.3. observe, nas atividades de preservao e gesto de arquivos e documentos, incluindo-se as de guarda, conservao e eliminao, a legislao disciplinadora da matria, em especial, a Lei 8.159/91, regulamentada pelo Decreto 4.073, de 03/01/2002, e pelas normas do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), atentando particularmente, em sede de controle externo, para os prazos dispostos no art. 31, caput, da Instruo Normativa TCU 12/96, relativamente preservao de documentos necessrios prestao de contas.

Resolues

do

CONARQ

podem

ser

obtidas

na

pgina

www.arquivonacional.gov.br/conarq * A citada Resoluo n 4/96 foi revogada pela atual Resoluo n 14, de de 24 de outubro de 2001.

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B) PROCESSOS ADMINISTRATIVOS De um modo geral, o processo pode ser concebido como o instrumento por meio do qual o Estado, no exerccio de suas trs funes elementares de Poder (administrativa, jurisdicional e legislativa), materializa a formao de sua vontade e decises, as quais, quase sempre, afetam a esfera de interesses jurdicos do administrado e de terceiros. Assim, para tomarmos a funo administrativa, hiptese em que incide o instrumento denominado processo administrativo, o Estado, por seus rgos e agentes (e tal fato indiferente a civis ou militares), no exerccio de sua funo de administrar, documenta todos os atos praticados com o objetivo de se atingir determinada finalidade, esta necessariamente amparada e determinada pela legislao vigente. Disso decorre a primeira noo elementar sobre o fenmeno da processualidade administrativa: o processo o concatenamento seqencial e lgico de atos que, assim vinculados, do ensejo formao de um ato final coincidente com as necessidades da Administrao, afinadas com o interesse pblico e a lei. Mais do que isso, como vimos, tem o escopo de documentar as ocorrncias, o que interessa ao controle promovido sobre os atos do Estado, seus rgos e agentes, e monitora o respeito aos direitos e garantias individuais e coletivos. A fim de colocarmos em termos mais prticos o quanto acima dissemos, tomaremos o exemplo das licitaes. Com o objetivo de contratar o fornecimento de bens ou a prestao de servios que interessam ao desempenho da funo administrativa, o Estado,

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atravs de um procedimento previamente determinado, o licitatrio, por suas diversas modalidades, documenta sua inteno inicial de contratar, a autorizao deflagradora da autoridade competente, os motivos que o levaram a tanto, a demonstrao da necessidade, a especificao daquilo que se almeja, com sua qualidade e quantidade, as informaes tcnicas e econmicas que circundam a contratao, os preos praticados no mercado e, com base nesta pesquisa, a disposio de recursos oramentrios e/ou financeiros para fazer frente ao compromisso a ser assumido. Depois, fixadas as condies de competio (edital) e contratao, aberta a sesso pblica de recebimento de propostas e anlise de documentos, todas as ocorrncias nela verificadas devem, igualmente, ser registradas, o que ter o condo de corroborar a lisura da conduo dos trabalhos. Finalmente, procede-se adjudicao do objeto e homologao do certame, o que permitir a regular contratao, objetivo preliminarmente traado pela Administrao. Os atos processuais isolados so praticados, assim, considerando os anteriormente praticados e orientados consecuo da finalidade a que se props a Administrao quando instaurou o procedimento/processo. Desse modo, fcil compreender por que determinados atos, praticados com vcios insanveis, afetam e fulminam a seqncia de atos que lhes sucedem. Outro fator importante a ser assinalado nestas noes preliminares o fato de que o processo administrativo informado por uma srie de princpios jurdicos vitais, servindo, o prprio processo, como instrumento de sua materializao. Dentre eles, destacamos: legalidade, finalidade, motivao, razoabilidade, proporcionalidade, moralidade, ampla defesa, contraditrio, segurana jurdica, interesse pblico e eficincia. Por fugir s pretenses destas Orientaes Bsicas, mais voltadas instruo inicial dos procedimentos de licitao e contratao pblicas, fixar-nos-emos, de imediato, no princpio da motivao, vez que a prtica revela que a Administrao, com raras

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excees, tem-lhe dispensado, ao instruir os procedimentos/processos daquela natureza, pouca ateno. Segundo a dico do artigo 50, da Lei n 9.784, de 29 de janeiro de 1999, os atos administrativos devero ser motivados, com indicao dos fatos e dos fundamentos jurdicos, e a motivao ser explcita, clara e congruente. A motivao tem especial relevncia quando se trata da prtica de determinado ato no exerccio de competncia discricionria, aquela em que o agente pblico instado, diante de certa margem de atuao, a escolher a opo que melhor aproveite ao interesse pblico, tomados critrios de convenincia e oportunidade. A discricionariedade importa em escolha, deciso, e, desse modo, implica em maior responsabilidade do administrador pblico, que, escorado em motivao idnea, bem fundamentada nos fatos e na razo, resguarda-se funcional, administrativa, civil e criminalmente. O administrador pblico no pode ser parcimonioso em sua tarefa de motivar, justificar e, enfim, convencer, sempre de modo razovel e racional. No que toca aos processos licitatrios, a necessidade da motivao (e, por consectrio lgico, de justificao) faz-se imperiosa. preciso justificar e, na medida do faticamente possvel, demonstrar o motivo pelo qual quer contratar determinado objeto, certa qualidade ou quantidade, da exigncia de tal ou qual demonstrao de qualificao tcnica em face das especificidades do bem a ser fornecido (ou do servio a ser prestado), da opo pela dispensa ou inexigibilidade de licitao em virtude da regra constitucional da licitao (artigo 37, XXI, da Constituio Federal de 1.988). Alm disso, a motivao tambm sindicvel (objeto de anlise) pela autoridade judiciria, que, assim, guardados certos limites, pode chegar a determinar o

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desfazimento do ato administrativo por vcios evidentes, que transbordem a noo objetiva de boa administrao. Tal fato refora a necessidade de que, ao lanar as motivaes e justificativas pertinentes, faa-o de modo seguro, embasado em elementos idneos devidamente amparados pela razo, razoabilidade e proporcionalidade. Outra razo fundamental para a adequada instaurao, instruo e finalizao dos processos administrativos, para alm de proporcionar condies plenas de controle interno e externo dos atos administrativos, a sua consubstanciao como verdadeiro instrumento de garantia dos direitos individuais e coletivos, sobretudo naquelas ocasies em que o processo reflete a formao de relaes jurdicas a estabelecerem direitos e obrigaes recprocos entre Administrao Pblica e administrados. No se pode, nessa linha, admitir a substituio injustificada e no certificada de folhas ou documentos encartados aos autos processuais para, por exemplo, diminuir as possibilidades de defesa dos interesses dos cidados. Lembremo-nos de que tambm norteiam os processos estatais os princpios da lealdade e da boa-f. Por tudo isso, o processo administrativo, sua formao e conduo idneas, devem se constituir, diuturnamente, em rotina e preocupao efetivas do agente pblico, o que, ademais, tem previso bastante em nosso ordenamento jurdico, a comear pela Constituio Federal de 1988 (a exemplo do que observamos nos incisos LIV, LV e LX, do artigo 5), com prolongamento pela legislao ordinria, em especial a Lei n 9.784/99, diploma de consulta obrigatria. Vimos, h pouco, que a disciplina normativa do processo administrativo tem incio na Constituio Federal de 1988, desenvolvendo-se pela legislao infraconstitucional. No mbito da Administrao Pblica Federal, destaca-se a Lei n 9.874/99, ao dispor sobre os direitos e deveres do administrado, o incio do processo, os interessados, a

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competncia, os impedimentos e a suspeio, a forma, tempo e lugar dos atos do processo, a comunicao dos atos, a instruo, a deciso, a motivao, a desistncia e a extino do processo, a anulao, revogao e convalidao, o recurso e a reviso, os prazos, as sanes, alm de outras disposies pertinentes aos processos administrativos federais.

B.1.NECESSIDADE DE AUTUAO Os processos podero tratar de uma infinidade de assuntos no mbito da Administrao Pblica de requerimentos de particulares, autos de infrao, sindicncias, processos disciplinares, processos licitatrios, e vrios outros assuntos todos devero ter o mesmo tratamento, que aquele previsto na Lei n 9.784/99. Embora os atos do processo administrativo no dependam de uma forma prpria, conforme prev o artigo 22 da Lei n 9.784/99, seno quando a lei expressamente o exigir, determina o pargrafo 4 do mesmo artigo que o processo dever ter suas pginas numeradas seqencialmente e rubricadas. Quanto aos processo licitatrios, h ainda a previso expressa da prpria Lei n 8.666/93: Art. 38. O processo da licitao ser iniciado com a abertura de processo administrativo, devidamente autuado, protocolado e numerado, contendo a autorizao respectiva, a indicao sucinta de seu objeto e do recurso prprio para a despesa, e ao qual sero juntados oportunamente: (...) *A Portaria Normativa n 05/2002, da Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao MPOG (texto integral ao final destas orientaes) determina que:

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5.1 AUTUAO OU FORMAO DE PROCESSO A autuao, tambm chamada formao de processo, obedecer a seguinte rotina: a) Prender a capa, juntamente com toda a documentao, com colchetes, obedecendo a ordem cronolgica do mais antigo para o mais recente, isto , os mais antigos sero os primeiros do conjunto; b) Apor, na capa do processo, a etiqueta com o respectivo nmero de protocolo; c) Apor, na primeira folha do processo, outra etiqueta com o mesmo nmero de protocolo; d) Numerar as folhas, apondo o respectivo carimbo (rgo, nmero da folha e rubrica do servidor que estiver numerando o processo); e) Ler o documento, a fim de extrair o assunto, de forma sucinta, clara e objetiva; f) g) Identificar, na capa, a unidade para a qual o processo ser Registrar, em sistema prprio, identificando as principais encaminhado; caractersticas do documento, a fim de permitir sua recuperao. Ex.: espcie, n, data, procedncia, interessado, assunto e outras informaes julgadas importantes, respeitando as peculiaridades de cada rgo ou entidade; h) Conferir o registro e a numerao das folhas; i) Encaminhar, fisicamente, o processo autuado e registrado para a unidade especfica correspondente, do rgo ou entidade; * A Portaria Normativa n 1.243, de 21 de setembro de 2006 (DOU 25/06/06 1 Seo

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Ministrio da Defesa) dispe sobre os procedimentos gerais referentes gesto de processos no mbito do Ministrio da Defesa e dos Comandos das Foras Armadas. As regras ali postas so praticamente as que constam nestas orientaes. B.2 CAPA - ESPECIFICAES Conforme o item 5 acima transcrito da Portaria Normativa n 5/02MPOG, toda a documentao deve ser presa na capa por colchetes, em ordem cronolgica, iniciando-se os volumes com os documentos mais antigos e juntando-se os mais recentes ao final. Na capa, ainda, deve constar o nmero de registro (NUP nmero nico de processo), atualmente exigvel para toda a Administrao Pblica Federal direta, conforme Portaria Normativa n 03, de 16/05/2003, da Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao do MPOG (texto integral ao final destas orientaes). Sobre o NUP, diz referida Portaria Normativa: Art. 6 O nmero nico atribudo ao processo, quando da sua autuao, ser constitudo de quinze dgitos, devendo, ainda, ser acrescido de mais dois dgitos de verificao (DV) e, com o acrscimo dos dgitos verificadores, o nmero atribudo ao processo ser composto por dezessete dgitos, separados em grupos (00000.000000/0000-00), conforme descrito abaixo: I - o primeiro grupo constitudo de cinco dgitos, referentes ao cdigo numrico atribudo a cada unidade protocolizadora e este cdigo identifica o rgo de origem do processo, mantendo-se inalterado, de acordo com as faixas numricas determinadas no art. 3;

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II - o segundo grupo constitudo de seis dgitos, separados do primeiro por um ponto e determina o registro seqencial dos processos autuados, devendo este nmero ser reiniciado a cada ano; III - o terceiro grupo, constitudo de quatro dgitos, separado do segundo grupo por uma barra, indica o ano de formao do processo; e IV - o quarto grupo, constitudo de dois dgitos, separado do terceiro grupo por hfen, indica os Dgitos Verificadores (DV), utilizados pelos rgos que faam uso de rotinas automatizadas. Pargrafo nico. Somente tero valor, perante a Administrao Pblica Federal, os processos autuados de acordo com as disposies desta Portaria. * Para os Comandos Militares, a Portaria Normativa n 1068 de 08/09/2005, do Ministrio da Defesa, determinou a utilizao obrigatria do NUP a contar de janeiro de 2006. Alm no NUP, a Portaria Normativa n 3/2003-MPOG traz as seguintes especificaes sobre a capa: Art. 2l. A capa de processo utilizada atualmente, pelos rgos pblicos federais, ser mantida e tem as seguintes especificaes bsicas: I - material: Papel Kraft branco (KB-125) com 125g/m2; II - formato: 220mm x 298mm; III - forma de apresentao: Folha Dupla (D); IV - timbre: 5 (centrado no impresso com os dizeres "Servio Pblico

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Federal", ficando a parte superior do emblema a 15mm (40 pontos); V - impresso: Preto frente; VI - acondicionamento: Pacote de 250 impressos, envoltos em papel kraft (KN-75), cor parda e rotulado; e VII - unidade de compra: Milheiro. Ainda dever constar na capa, conforme a Portaria Normativa n 05/2002MPOG, a unidade/rgo que est autuando o processo, e o assunto, de forma sucinta, clara e objetiva.

B.3 NUMERAO E RUBRICA DAS FOLHAS Como j se informou, a determinao legal para que os processos administrativos tenham suas folhas numeradas e rubricadas encontra-se no pargrafo 4 do artigo 22 da Lei n 9.784/99:

4 O processo dever ter suas pginas numeradas seqencialmente e rubricadas.

A regulamentao desta numerao est na Portaria Normativa n 05/2002MPOG:

5.2 NUMERAO DE FOLHAS E DE PEAS As folhas dos processos sero numeradas em ordem crescente, sem

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rasuras, devendo ser utilizado carimbo prprio para colocao do nmero, aposto no canto superior direito da pgina, recebendo, a primeira folha, o nmero 1. O documento no encadernado receber numerao em seqncia cronolgica e individual para cada pea que o constituir. A numerao das peas do processo iniciada no protocolo central ou setorial da unidade correspondente, conforme faixa numrica de autuao. As peas subseqentes sero numeradas pelas unidades que as adicionarem; a capa do processo no ser numerada. Nenhum processo poder ter duas peas com a mesma numerao, no sendo admitido diferenciar pelas letras "A" e "B", nem rasurar. Nos casos em que a pea do processo estiver em tamanho reduzido, ser colada em folha de papel branco, apondo-se o carimbo da numerao de peas de tal forma que o canto superior direito do documento seja atingido pelo referido carimbo. Os processos oriundos de instituies no pertencentes Administrao Pblica Federal s tero suas peas renumeradas se a respectiva numerao no estiver correta; no havendo falhas, prosseguir com a seqncia numrica existente; Qualquer solicitao ou informao inerente ao processo ser feita por intermdio de despacho no prprio documento ou, caso seja possvel, em folha de despacho, a ser includa ao final do processo, utilizando-se tantas folhas quanto necessrio. Utilizar somente a frente da folha de despacho, no permitido-se a incluso de novas folhas at seu total aproveitamento. No caso de insero de novos documentos no processo, inutilizar o espao em branco da ltima folha de despacho, apondo o carimbo "Em branco".

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Quando, por falha ou omisso, for constatada a necessidade da correo de numerao de qualquer folha dos autos, inutilizar a anterior, apondo um "X" sobre o carimbo a inutilizar, renumerando as folhas seguintes, sem rasuras, certificando-se da ocorrncia. * Deliberaes do Tribunal de Contas da Unio: 9.1.4.2. Adote o devido zelo administrativo nos processos instrudos, especialmente no que se refere organizao em ordem cronolgica, insero de despachos e numerao de folhas; (TCU Acrdo n 297/2004 Plenrio, DOU 07/04/04) 8.2.1. observe o fiel cumprimento do art. 38, caput e seus incisos, e art. 40, 1, da Lei n 8.666/93, relativos regular autuao e constituio dos processos licitatrios, em especial quanto numerao das folhas e aposio de rubrica imediatamente aps a juntada dos documentos da licitao ao processo; juntada de documentos originais ou autenticados, evitando folhas de fac-smile, cpias duplicadas do mesmo expediente, rascunhos e rasuras; aposio de data e assinatura, com identificao do signatrio, em todos os documentos elaborados pela empresa, a exemplo dos editais, convites e justificativas tcnicas e juntada dos comprovantes de entrega dos convites; (TCU Deciso n 955/2002 Plenrio, DOU 13/08/2002)

B.4 JUNTADA DE DOCUMENTOS - PROCEDIMENTOS A Portaria Normativa n 05/2002-MPOG disciplina como devero ser tratados os documentos recebidos na Administrao Pblica da seguinte forma:

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Ao receber a correspondncia e proceder abertura do envelope, o protocolo setorial dever observar: a)se est assinado pelo prprio remetente, por seu representante legal ou procurador, caso em que dever ser anexado o instrumento de procurao; b)se est acompanhado dos respectivos anexos, se for o caso; c)se contm o comprovante de recebimento, e providenciar a respectiva devoluo; d)se a correspondncia ser autuada ou no; A seguir, tratar o documento conforme os procedimentos descritos abaixo, destinados correspondncia ou processo, conforme o caso. Nenhuma correspondncia poder permanecer por mais de 24h (vinte e quatro horas) nos protocolos, salvo aquelas recebidas s sextas-feiras, vspera de feriados ou pontos facultativos.

* Recomenda-se que no ato de recebimento pela Administrao seja sempre registrada a data do recebimento do documento pelo servidor pblico competente, seja este documento o que originar o processo administrativo, seja documento novo a ser juntado em processo j autuado. Isto porque este documento poder originar direito ao particular subscritor e em muitos casos, este direito conta-se a partir da data do PROTOCOLO. Ainda, este registro, alm de assegurar o direito do particular, tambm ir demonstrar a atuao da Administrao, demonstrando zelo por parte daquele que deveria agir, e resguardando responsabilidades internas. Assim, para que a Administrao tenha certeza desta data, h que ser registrada no documento, sob pena de ter que se aceitar a data aposta neste como sendo a data do pleito, o que nem sempre corresponde realidade.

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DELIBERAES DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIO:

5.4. seja determinado ao rgo concedente do benefcio que os requerimentos de interessados em alteraes de aposentadorias e penses sejam protocolizados, com indicao de data, haja vista ser entendimento deste Tribunal que nas alteraes em processos de aposentadorias e penses, para substituio de vantagens, os efeitos financeiros devem viger a partir da data do protocolo do requerimento do interessado, no sendo facultado Administrao proceder s alteraes sem provocao. 03/04/03) 5.2. Registra que o processo administrativo de readaptao das servidoras, aps as providncias cabveis no mbito do CEFET/RS, foi encaminhado para o Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto (processo n 04500.000985/2000-00), e que a data do protocolo comprova o empenho da Unidade em viabilizar o cumprimento da determinao. (TCU Acrdo n 79/2006 Plenrio, DOU 08/02/2006) 8.3. esclarecer ao TRF/4 Regio que, nos atos de alterao de concesso decorrentes do exerccio de opo por parte do servidor, os efeitos financeiros devem viger a partir da data do protocolo do requerimento do interessado, ante o carter essencialmente pessoal de que se reveste o direito de optar, conforme j decidido pelo Tribunal em diversas assentadas (v.g. Decises ns 413/92, 66/95, 32/97 e 217/2000, Atas ns 36/92, 09/95, 04/97 e 26/2000, respectivamente). (TCU Deciso n 147/2001 1 Cmara DOU 18/06/01) (TCU Acrdo n 539/2003 1 Cmara, DOU

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4 .1Registre-se, ainda, que o recurso tempestivo, conforme confrontao entre a data do ciente do responsvel na cpia do ofcio de notificao, 08.06.98 (fl. 153 do vol. principal) e a data do protocolo da pea recursal, 22.06.98 (fl. 01 do vol. I). (TCU, Acrdo 192/2000 2 Cmara, DOU 09/05/00).

V FLUXO PROCESSUAL ENTRE A CJU/AM E OS RGOS ASSESSORADOS

O rgo que submeter consulta a CJU/AM

dever dar entrada dos autos

processuais no protocolo do rgo, sito na Avenida Tef n. 611, Bairro Praa 14, Manaus AM. O protocolo funcionar das 8:00 s 12:00 horas e das 14 s 18, nos dias teis.