METODOLOGA PARA EL ANLISIS Y DISEO DE LAS ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES VISIN DEL ESTUDIO Constituye la etapa inicial de un estudio organizacional,

a partir de la cual se puede lograr una aproximacin a atributos, competencias y aplicaciones esenciales para dimensionar su naturaleza y propsito, esto es, para visualizar su razn de ser y el alcance de las acciones. PLAN DE ESTUDIO El segundo paso para realizar un estudio organizacional consiste en precisar su naturaleza, alcance y requerimientos tcnicos, es decir, establecer los trminos de referencia para orientar su ejecucin. DETERMINACIN DE LA PROBLEMTICA ORGANIZACIONAL Identificacin de los elementos que deben estudiarse para que la organizacin pueda cumplir su cometido. Este procedimiento fija los cimientos para determinar el objetivo del estudio y llevar a cabo una exploracin o investigacin preliminar que proporcione la informacin fundamental para integrar un proyecto de estudio slido y completo. FUENTES DE ESTUDIO Fuentes internas rganos de gobierno Representa la instancia de mayor jerarqua dentro de la organizacin, su integracin y funcionamiento se apegan al instrumento jurdico de creacin, as como los lineamientos para su adecuado funcionamiento y normatividad vigente en la materia. Nivel directivo Encargado de definir las normas generales de accin y el marco estratgico, dispone de la informacin idnea para percibir cualquier modificacin en el comportamiento de la organizacin y su entorno. Nivel medio Responsable de preparar los planes y programas que conforman el aspecto tctico; sta jerarqua le atribuye la funcin de supervisin que le permite detectar cambios en las condiciones de trabajo. rea afectada Unidad de trabajo en la que se advierte que algo no funciona correctamente, lo que se detecta por sntomas como retraso o desarticulacin para desahogar el trabajo, dispersin de los esfuerzos, elevacin de costos, incremento de personal, etc. Factores que determinan la necesidad de realizar ajustes organizacionales. Otras unidades administrativas reas que por naturaleza o posicin jerrquica estn vinculadas o en contacto con la unidad donde se origina algn factor o problemtica que repercute en el funcionamiento de la organizacin de ah pueden surgir sugerencias o iniciativas. Unidades de mejoramiento administrativo

rganos de asistencia tcnica incorporados en forma especfica a la organizacin para proponer e implantar medidas de racionalizacin administrativa; por sus conocimientos, experiencia, habilidades y destreza, puede aportar elementos para mejorar las labores internas. Comisin, comit o grupos de trabajo Equipos y grupos de trabajo normalmente interdisciplinarios que las organizaciones establecen con el objeto de desarrollar estudios especiales. Recursos de informacin Herramienta informtica que permiten el acceso y la revisin tanto de aspectos administrativos como de elementos que fluyen por los canales de comunicacin y sistemas de informacin que sirve de soporte al estudio. Fuentes externas Normativas Aquellas que emiten criterios o normas de aplicacin general en la organizacin. Competidores Instituciones que interactan en el medio ambiente con la organizacin materia del estudio por su estructura u objeto, tienen funciones con propsitos similares. Proveedores Generadores de bienes o servicios que suministran insumos a la organizacin por lo que la conocen operativamente. Clientes o usuarios Instancia que aporta elementos de juicio representativos sobre el comportamiento de una organizacin pues son quines reciben los productos o servicios que sta genera. Organizaciones lderes en el campo de trabajo Instituciones cuya dinmica las ha convertido en lderes en su rea de influencia o accin, stas sirven como modelo a otras organizaciones. Organizaciones de otros campos de trabajo Instituciones que se devuelven en un contexto o sector de actividades cuyas prcticas administrativas constituyen un marco de referencia enriquecedor. DETERMINACIN DEL OBJETIVO DE ESTUDIO Una vez detectados los factores que requieren atencin, es necesario determinar con claridad el objetivo de estudio, el cual debe ser muy especfico en cuanto a los resultados que la organizacin espera lograr como consecuencia de sus acciones internas y de interaccin con el ambiente. INVESTIGACIN PREELIMINAR Una vez definidos la orientacin y los factores de calidad esperados del estudio, su desarrollo requiere una investigacin preeliminar o reconocimiento para determinar la situacin administrativa de la organizacin. Este arranque puede provocar una reformulacin del factor de estudio en trminos ms objetivos, dar una idea de la magnitud de la tarea por realizar, perfilar algunos de los problemas que podran

surgir durante la investigacin, as como brindar otra perspectiva o incluir nuevos aspectos por considerar. La responsabilidad de reunir la informacin preliminar puede recaer en un equipo piloto integrado para este efecto, el cual, posteriormente, servir de base para conformar el equipo de trabajo que conducir el estudio. Lineamientos para orientar la investigacin Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta los siguientes criterios: 1. Determinacin de las necesidades especficas que existen dentro del campo de estudio e identificacin de los factores que requieren atencin. 2. Jerarquizacin de prioridades en funcin del fin que se persigue. 3. Descripcin detallada de la ubicacin, naturaleza y extensin del factor de estudio. 4. Interrelacin de las unidades administrativas y su vnculo con el entorno. 5. Especificacin del tipo de conocimientos tcnicos y/o habilidades que se requieren para aportar elementos de apoyo al estudio. 6. Estimacin del tiempo y los recursos humanos, materiales y tecnolgicos necesarios para cumplir el objetivo de estudio. Contenido de la investigacin La investigacin preliminar exige que se examinen por lo menos los siguientes puntos: Informacin referente a leyes, reglamentos, tratados, decretos, acuerdos, circulares y disposiciones normativas de la organizacin. Informacin sobre el campo de trabajo, como organigramas, manuales, catlogos de formas, estudios tcnicos y, en general, toda clase de documentacin relacionada con el factor de estudio. Informacin de otras organizaciones. AUTORIZACIN PARA LA REALIZACIN DEL ESTUDIO Se debe presentar el proyecto al titular de la organizacin o de la unidad administrativa responsable de su ejecucin, para su aprobacin. Una vez autorizado, deben girarse comunicaciones y/o convocar a reuniones para hacer del conocimiento de todos los niveles jerrquicos la intencin de realizar un estudio, resaltando los beneficios que se obtendrn de este esfuerzo a fin de que todos brinden su apoyo. Sin este requisito el trabajo podra tomar ms tiempo o presentar mayor grado de dificultad. PLAN DE TRABAJO Un plan de trabajo es un instrumento de planificacin. Entendiendo planificacin como un proceso de concertacin que por su carcter dinmico, evoluciona y se adecua a un contexto social, espacial y temporal. Una etapa importante de la planificacin es la etapa de diagnstico del contexto social, econmico, poltico y cultural que nos permitir definir una problemtica para cambiarla, transformarla o mejorarla. CONCEPTOS GENERALES El plan de trabajo como instrumento de planificacin, ordena y sistematiza informacin de modo que pueda tenerse una visin del trabajo a realizar, as nos indica: objetivos, metas, actividades, responsables y cronograma. POR QU SE HACE UN PLAN DE TRABAJO? 1. Porque es prctico.

2. Ordena lgica y secuencialmente la fase de ejecucin. 3. Permite realizar el seguimiento de la ejecucin y ayuda a la reprogramacin. 4. Facilita el proceso de evaluacin. Para iniciar formalmente el estudio es indispensable llevar a cabo el plan de trabajo, por lo que se debe designar a un equipo de estudio, este equipo deber estar conformado por un coordinador, auxiliado por un equipo tcnico conformado por lderes de proyecto y asistentes o analistas, quienes se encargarn de todas las fases de ejecucin para homogeneizar el contenido y la presentacin de la informacin. Es recomendable que en el proceso de seleccin de este cuerpo de estudio se tomen en cuenta caractersticas como la objetividad del personal, sentido de responsabilidad, integridad, imparcialidad, creatividad, buen manejo de las relaciones humanas y, sobre todo, conocimiento de la organizacin. Cuando la complejidad del estudio o el grado de dificultad para llevarlo a cabo sea alto, resulta conveniente formar equipos por unidad administrativa, programa, proyecto, producto o servicio. RECOPILACIN DE DATOS Luego de concluir la parte preparatoria del estudio se inicia la fase de recopilacin de datos, que debe dirigirse hacia los hechos que permitan conocer y analizar lo que realmente sucede en la organizacin. Requisitos bsicos que deben reunir los datos: Para que los datos aporten elementos de decisin acordes con la realidad y se evite un uso irracional de recursos, tiene que ser: Especficos Completos Correctos Pertinentes Congruentes Susceptibles de validarse Asimismo, debe aplicarse un criterio de discriminacin que tenga presente siempre el objetivo del estudio y proceder continuamente a su revisin y evaluacin, para mantener una lnea de accin uniforme. ACTITUD DEL EQUIPO RESPONSABLE DE LA RECOPILACIN El personal destinado al estudio debe llevar a cabo a labor de investigacin sin prejuicios ni opiniones preconcebidas. En la etapa de recopilacin de datos, en especial, es recomendable que los asistentes o analistas adopten una conducta amable y discreta a fin de procurarse una imagen positiva y las unidades o reas de estudio, lo que facilitara su tarea y estimulara la participacin activa de la fuerza de trabajo. Para evitar falsas expectativas, es de vital importancia que el equipo responsable de esta funcin se abstenga de externar comentarios si asunto o de hacer promesas que no pueda cumplir, apegndose en todo momento y en forma objetiva de las directrices del estudio. TCNICAS DE RECOPILACIN DE DATOS La eleccin de tcnicas e instrumentos para recopilar datos debe estar en funcin de las caractersticas del estudio que se pretende realizar.

Para recabar la informacin en forma gil y ordenada puede utilizarse una o la combinacin de las siguientes tcnicas. Investigacin documental, observacin directa, consulta a sistemas de informacin, entrevista y cuestionario. Investigacin documental Se deben seleccionar y analizar los escritos que contienen datos de inters relacionados con el estudio, para lo cual ah que revisar estudios previos, informacin tcnica, normas nacionales e internacionales, bases jurdico administrativas, diarios oficiales, actas de reuniones, circulares, oficios y todo documento que aporte informacin relevante a la investigacin. Observacin directa Este recurso es de gran utilidad para l equipo tcnico responsable del estudio, pues le permite conocer no solo la manera en que operan las unidades administrativas, sino la cultura organizacional predominante en las reas fsicas donde se desarrolla el trabajo. A partir del anlisis de la informacin recabada es aconsejable conversar con algunas de las personas que prestan sus servicios en estas reas, para complementar o afinar los datos. Consulta a sistemas de informacin Es el acceso a sistemas informticos que permiten recabar informacin interna y de sistemas externos a la organizacin enlazados por medio de redes o satlites, para ampliar y fortalecer los contenidos del estudio. Entrevista Esta herramienta consiste bsicamente en reunirse con una a varias personas con el fin de interrogarlas en forma adecuada para obtener informacin. La entrevista puede agrupar a directivos y empleados de una misma rea o que intervienen a una misma clase de tareas, como a clientes usuarios, prestadores de servicios y proveedores que interactan con la organizacin al formular las preguntas se debe tomar en cuenta que se puede obtener tres categoras de respuesta: *cuando una pregunta, segn las instrucciones, no se debe aplicar por el rea de adscripcin, por el puesto o por la elacin del entrevistado con la organizacin *cuando se hizo la pregunta, pero el entrevistado no quiso responder o no supo la repuesta. *cuando no se hace la pregunta por qu el entrevistador no lo estima conveniente. Para que una entrevista se desarrolle en forma positiva, es conveniente observar estos aspectos: *tener claro el objetivo. Para lo cual se recomienda preparar una gua de entrevista con los las obtendr o la informacin prevista. *establecer anticipadamente la distribucin d trabajo, para este efecto es conveniente asignar responsabilidades y determinar las reas para investigar con tiempo. *clasificar la informacin que se obtenga, lo que implica diferenciar la informacin til para el manual de los comentarios o sugerencias para mejorarla, procurando no confundir ambos aspectos.

Cuestionario Este instrumento se utiliza para obtener la informacin deseada en forma homognea. Para prepara los proyectos de cuestionario es necesario llevar a cabo los pasos siguientes: 1. Realizar un recuento de la documentacin descriptiva, archivos, estudios y datos estadsticos existentes, para ubicar el concepto de anlisis en la determinacin de las preguntas. 2. Validar el orden por seguir. 3. Someter las propuestas de cuestionario a un proceso de control y evaluacin conocido como prueba previa o pretexto. Para construir el cuestionario es necesario preciarse los siguientes campos de distribucin bsica: 1. Las instrucciones explicadas de manera sencilla concisa 2. Las preguntas o tems. 3. El espacio para respuesta mismo que debe facilitar tanto la lectura como la respuesta 4. El espacio para consignar las observaciones generales. Por lo regular todo cuestionario debe precisar el motivo de su preparacin y el objetivo de todas y cada una de las preguntas, procurando que estas sean claras y concisas, con un orden lgico, redaccin comprensible y facilidad de respuesta, evitando recargarlo con demasiadas preguntas. Cdulas Las cdulas representan un recurso valioso para recopilar y ordenar datos, ya que estn conformadas por formularios cuyo diseo incorpora casillas, bloqueos y columnas que facilitan la agrupacin o divisin de su contenido para su revisin o anlisis, adems de que abren la posibilidad de ampliar el rango de respuesta. As mismo, se debe facilitar el acopio y la jerarquizacin de la informacin de acuerdo con su importancia y utilidad y prever el tamao de los espacios para no limitarla extensin de su contenido, ah como la secuencia y el movimiento necesarios para su llenado. INTEGRACIN DE LA INFORMACIN Una vez que se cuenta con la informacin de las reas que participan en el estudio deben de ordenarse y sistematizarse los datos a efecto de preparar su anlisis. Resguardo Para facilitar la tarea de integracin, es recomendable que la informacin obtenida se incorpore a equipos de cmputo para salvaguardarla y facilitar su manejo. Con este propsito se puede: A. Establecer directorios, subdirectorios y archivos para descargarla en funcin de la divisin del trabajo. B. Crear base de datos o programas especficos. C. Utilizare paquetes acordes con las necesidades especficas del proyecto. D. Combinar recursos (a, b y c) para utilizar resultados. Es conveniente que los documentos que se recaben contengan el visto bueno de la persona que suministra la informacin. Tambin es recomendable que, conforme se obtengan los datos sobre algn aspecto, se incorpore un documento a manera de bitcora que sirva de memoria para el diseo del proyecto. Clasificacin Para facilitar su anlisis, la informacin pueda dividirse en dos grandes rubros:

Antecedentes Se debe tomar encuentra la reglamentacin jurdico administrativa que regula la realizacin del trabajo, la han aplicado las unidades responsables de hacerlo y que efecto a tenido en otras unidades, organizaciones, clientes y/o usuarios. Situacin Actual Por lo que toca a este punto, es recomendable considerar los aspectos siguientes: Objetivos Corroborar existencia de objetivos en el rea o reas de estudio; en caso afirmativo, verificar su congruencia con los adjetivos generales de la organizacin Estructura orgnica Conviene revisarla cuidadosamente para establecer si responde en forma adecuada a las necesidades del trabajo. Recursos presupuestarios a la estructura orgnica Analizar el monto de presupuesto destinado a cubrir las percepciones de la plantilla del personal, para lo cual se considera tabuladores autorizados y costo de servicios relacionados con la plantillas. Normas y polticas administrativas Precisar si se ha emitido y plasmado en documentos, as como sisn del conocimiento del personal y responden a las necesidades de la organizacin. Funciones Detectar hasta qu grado el personal sabe cules son sus funciones y que puestos la realizan. Procedimientos Verificar su existencia, caractersticas, aplicacin y resultados obtenidos mediante un uso. Procesos Precisar las acciones que realiza la organizacin, desde la entrada de insumos hasta la obtencin de resultados. Instrumento jurdico administrativo Estudiar los manuales, reglamentos, circulares y oficios, entre otros, a fin de conocer la fundamentacin vigente para orientar el trabajo. Infraestructura tecnolgica Examinar las condiciones de los sistemas de informacin, soporte tcnico, relaciones e interacciones ambientales. Equipo Tomar en cuenta el equipo de trabajo que se utiliza para realizar las actividades, su uso y condiciones, as como evaluar si es suficiente, apropiado y est bien distribuido. Condiciones de trabajo Observar la distribucin del trabajo mobiliario existente, flujo del trabajo, condiciones de ventilacin, temperatura, ruido, iluminacin, color de las reas que prevalecen y todos los dems aspectos que apoyen u obstaculicen las labores del personal. ANLISIS DE DATOS Una vez recopilados y registrados los datos deben someterse a un proceso de anlisis o examen crtico que permita precisar la causa del estudio y ponderar las opciones de accin para su efectiva atencin.

NATURALEZA Y PROPSITO DEL ANLISIS El anlisis de una situacin o un factor de estudio consiste en separar sus componentes hasta conocer la naturaleza, las caractersticas y el origen de su comportamiento, sin perder de vista la relacin de las partes entre s y con el todo, y de este con su entorno. El propsito de este anlisis es establecer los fundamentos para desarrollar opciones de solucin al factor que se estudia, a fin de introducir las medidas de mejoramiento administrativo en las mejores condiciones posibles. PROCEDIMIENTO DEL ANLISIS El anlisis provee de una clasificacin e interpretacin de hechos, un diagnostico de problemas y un empleo de la informacin, para que la organizacin pueda evaluar y racionalizar los efectos de un cambio. En ese proceso se distingue la secuencia de pasos siguientes: a) Conocer el hecho o situacin que analiza b) Describirse ese hecho o situacin c) Descomponerlo para percibir todos sus detalles y componentes d) Examinarlo crticamente para comprender mejor cada elemento e) Ordenar cada elemento desacuerdo con el criterio de clasificacin seleccionado, haciendo comparaciones y buscando analogas o discrepancias f) Definir las relaciones que operan entre los elementos, considerndolos individualmente y en conjunto, sin olvidar que los fenmenos administrativo no se comportan en forma aislada, sino que tambin son producto del ambiente que los rodea g) Identificar y explicar su comportamiento, con el fin de entender sus causas y el camino para su atencin. Un enfoque muy eficaz para analizar los datos consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemtica seis cuestionamientos fundamentales: Qu trabajo se hace? Por qu se hace? Quin lo hace? Cmo se hace? Con que se hace? Cundo se hace? Despus de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las preguntas anteriores, estas deberan someterse, a sus ves a un interrogatorio planteando la pregunta Por qu? A partir de este momento el anlisis de los datos se tornara mas critico, y las nuevas respuestas que se obtengan darn la pauta para formular medidas de mejoramiento administrativo. TCNICAS E INSTRUMENTOS DE ANLISIS Este instrumental est integrado por los recursos tcnicos que se emplean para estudiar la informacin obtenida con el fin de conocer todos sus aspectos y detalles. Su seleccin se relaciona directamente con el tipo de estudio, factibilidad de aplicacin, productos y/o servicios esperados, disponibilidad de tiempo, asignacin de recursos y nivel tcnico requerido para su manejo. El empleo de estos recursos obedece tambin al alcance del estudio que la originaron a decidido realizar, como repuesta a la implantacin de un proceso de cambio organizacional, o la influencia de variables provenientes del contexto.

Entre las tcnicas y los instrumentos que se utilizan generalmente para realizar o auxiliar en el anlisis administrativo se encuentra las que se incluyen a continuacin: ADMINISTRACIN POR OBJETIVOS Proceso a travs del cual los niveles de decisin de una organizacin identifican objetivos comunes, definen reas de responsabilidad en trminos de resultado esperados y usan esos objetivos como guas para su operacin ANLISIS DE SISTEMAS Proceso de clasificacin e interpretacin de hechos, diagnsticos de problemas y empleo de la informacin para recomendar mejoras a su sistema. ANLISIS DE COSTO-BENEFICIO Estudio para determinar la forma menos costosa de alcanzar un objetivo u obtener el mayor valor posible de acuerdo con la inversin realizada. ANLISIS DE ESTRUCTURAS Examen detallado de la estructura de una organizacin para conocer sus componentes, caractersticas representativas y comportamiento, con el fin de optimizar su funcionamiento. ANLISIS DE CRITERIO MULTIPLE Tcnica cualitativa de proyeccin que vala alternativas asignando calificaciones a criterios clave acordados por consenso. ANLISIS FACTORIAL Mtodo de anlisis que incluye todas las variables que ejercen influencia en un proceso u operacin; estas se identifica en un nmero especfico de factores, los cuales cumplen con funciones que determinan el desempeo y el resultado de la operacin en su conjunto. ANLISIS FORD Tcnica de anlisis que toma su nombre de las palabras fuerza oportunidades riesgos debilidades, empleada en los estudios de mercado de imagen corporativa, a si como de productos y servicios. ANLISIS MARGINAL Tcnica de planificacin que permite cuantificar el incremento econmico como producto de una decisin. RBOL DE DECISIONES. Enfoque que visualiza los riesgos y probabilidades de una situacin como incertidumbre o acontecimiento fortuitos al trazar en forma de un rbol los puntos de decisin los sucesos aleatorios y las alternativas que existen en los diversos cursos de accin AUTOEVALUACIN Proceso a travs del cual los integrantes de una organizacin identifican, valoran y comparan sus avances en relacin con las metas y objetivos preestablecidos durante un periodo especifico. AUDITORIA ADMINISTRATIVA Examen integral o parcial de una organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora.

BENCHMARKING Proceso sistemtico y continuo de evaluacin de los productos servicios y procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como lderes en su campo con el fin de realizar mejoras organizacionales. CONTROL TOTAL DE CALIDAD Mtodo orientado a incrementar en forma consistente la calidad de los procesos, productos y servicios de una organizacin previendo el error y haciendo un hbito la mejora constante con el propsito de satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes. DESARROLLO ORGANIZACIONAL Proceso planeado para aplicar modificaciones culturales y estructurales en una organizacin en forma sistemtica para mejorar su funcionamiento en todos los niveles. DIAGRAMA DE AFINIDAD Permite agrupar por temas las ideas surgidas en una tormenta con el fin de identificar problemas. Es decir que su elaboracin agrupa y sintetiza en pocos rubros un amplio nmero de opciones, destacando la afinidad que presumiblemente existe entre ellas. DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO Tcnica que representa el conjunto de causas o factores causales que producen un efecto especifico. El diagrama parte de que el origen o causa de un efecto puede provenir del material, equipo, mano de obra mtodo y la medicin que se efecta. El propsito de este diagrama es realizar un control preventivo para actuar oportunamente sobre los efectos y asegurar el que los propsitos y/o servicios sean de calidad. DIAGRAMA DE PARETO Herramienta grafica para clasificar, hechos sobre la base de que 80% de los efectos surge de 20% de posibles causas. DIAGRAMA DE RELACIONES Clarifica la interrelacin entre diferentes factores a si como la relacin causa-efecto que prevalece entre ellos el diagrama puede ser en forma de L o en forma de T este ltimo permite observar la relacin de dos factores con un tercero. EMPOWERMENT Proceso estratgico que busca una relacin de socios entre las organizaciones y su personal, promoviendo el aumento de la confianza, responsabilidad, autoridad y compromiso para desempear su trabajo en forma optima. ERGONOMA Estudio del desempeo de un individuo respecto a las actividades que realiza, el equipo que emplea y su entorno; esto permite un ajuste reciproco constante y sistemtico de su desempeo respetando condiciones de seguridad e higiene y elevando la productividad. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

Anlisis que permite precisar la situacin y opciones de cambio para un producto, proyecto, sistema y/o servicio de una organizacin tomando en cuenta su ambiente. ESTUDIO DE VIABILIDAD Investigacin tendiente a determinar los beneficios cuantitativos y cualitativos a corto, mediano y largo plazo considerando factores tales como la oportunidad, la exactitud precisin y costo de la informacin que va a obtener y sobre todo, el efecto que tiene en los distintos niveles jerrquicos. INTELIGENCIA EMOCIONAL Mtodo que permite tomar conciencia de las emociones, comprender los sentimientos de los dems, tolerar las presiones y frustraciones, acentuar la capacidad de trabajar en equipo y adoptar una aptitud emprica y social para lograr el desarrollo y crecimiento personal. REINGENIERA ORGANIZACIONAL Proceso que replantea y re direcciona los procesos, la estructura organizacional, los sistemas y la toma de decisiones de una corporacin o negocio, con el objeto de implementar cambios drsticos y profundos para elevar en forma efectiva su desempeo y competitividad. REORGANIZACIN Revisin y/o ajuste de una organizacin con el propsito de hacerla ms funcional y productiva TCNICA DELPHI Recursos para efectuar pronsticos con el consenso de un grupo de expertos para crear un concepto del futuro que se caracteriza por el hecho de que los participantes no tienen contacto visual. TEORA DE LAS RESTRICCIONES Tcnica que establece que en toda clase de sistema existe alguna restriccin lo que es necesario un modelo para representar las cadenas lgicas de relaciones causa-efecto en formas de diagramas denominadas rboles estos se clasifican en rbol de realidad actual rbol de realidad futura y rbol de transicin. TEORA DE LA ATRIBUCIN Planteamiento que explica cmo se juzga a las personas de manera diferente partiendo del significado que se atribuye a una conducta. ANLISIS DE SERIES DE TIEMPOS Interpretacin de las variaciones en los volmenes de hechos, costos, produccin, rotacin de personal etc. en periodos homogneos. CADENAS DE EVENTOS Serie de eventos en la cual la probabilidad de que ocurra uno de ellos depende del acontecimiento inmediato anterior esto condiciona las posibilidades de los eventos futuros. CORRELACIN Documentacin del grado de relacin o influencia mutua entre dos o ms variables. MODELO DE INVENTARIO

Especificacin del tiempo y la cantidad de inventarios necesarios para satisfacer las demandas de los clientes. MODELOS INTEGRADOS DE PRODUCCIN Reduccin de costo respecto a la fuerza de trabajo la produccin y los inventarios. MUESTREO Sirve para inferir informacin acerca de un universo de estudio a partir del anlisis de una parte representativa del mismo. NMEROS NDICES Muestran el movimiento de los valores de una serie de tiempo lo que permite medir con fines de control a partir de una base inicial las fluctuaciones en el volumen de operaciones errores ausencias costo y otras variables en un periodo determinado comprobando la valides y la confiabilidad de la informacin. PROGRAMACIN DINMICA Resolucin de problemas que poseen varias fases interrelacionadas, en la que se debe adoptar una decisin adecuada para cada una de estas sin perder de vista el objetivo que se pretende alcanzar. Solo cuando se ha determinado el efecto de cada decisin se toma una decisin final. PROGRAMACIN LINEAL Asignacin de recursos de manera optima en relacin con un objetivo, con el fin de minimizar costos y maximizar beneficios. SIMULACIN Imitacin de una operacin o un mtodo antes de su ejecucin real, reproduciendo situaciones difciles o incosteables de experimentar en la prctica, lo que permite tomar decisiones con un grado razonable de certidumbre, toda vez que se efectan imitaciones con datos numricos, en los que se prueba n todas combinaciones que pueden presentarse en la realidad. TEORA DE COLAS O DE LNEAS DE ESPERA Optimizacin de distribucin en condiciones de aglomeracin, en la que se cuida los puntos de estrangulamiento tiempos de espera, estos es, las demoras verificadas en algunos puntos de servicio. TEORA DE LOS GRAFOS Tcnica de planeacin y programacin por redes CMP (mtodo del camino crtico), PERT (proceso de valoracin de un programa) y RAMPS (ubicacin de recursos y programacin multiproyecto). Son diagramas que buscan identificar la trayectoria crtica para planear y programar en forma grfica y cuantitativa la secuencia coordinada para llevar a cabo un proyecto. TEORA DE LAS DECISIONES Seleccin del mejor curso de accin cuando la informacin se da en forma probable. TEORA DE LOS JUEGOS Determinacin de la estrategia ptima en una situacin de competencia.

DIAGNSTICO Y FORMULACIN DE RECOMENDACIONES No se debe perder de vista que la complejidad y dimensin de las tareas que la organizacin se ha fijado requieren un proceso de acercamiento gradual al conocimiento analtico de hechos o problemas para destacar los elementos ms significativos de su composicin y funcionamiento, lo que le permitir crear un ambiente favorable para llevar a cabo las mejoras requeridas. En su preparacin debe tener presente la relacin que existe entre el origen del estudio y sus consecuencias, ya que si se identifica claramente la relacin causa-efecto, se lograra determinar ms fcilmente los cursos de accin para darles solucin. Su contenido quedara definido en funcin de las variables estudiadas y de los instrumentos tcnicos de apoyo que se seleccionen para su atencin, aunque es necesario considerar como informacin base la siguiente: 1. Marco global de anlisis 2. Antecedentes 3. Normatividad 4. Procesos fundamentales 5. Objetivos, funciones y procedimientos 6. Estructura orgnica 7. Anlisis de congruencia programacin-organizacin-operacin 8. Sistema de apoyo administrativo 9. Revisin de las acciones, valorando: a) Los resultados obtenidos b) La racionalidad con que se utilizan los recursos c) La calidad de vida de la organizacin d) Alternativas de accin para elevar el desempeo organizacional e) Las relaciones con el entorno f) Oportunidades de mejora Mediante el diagnstico, la organizacin se abre al cambio y es permeable a las recomendaciones para alcanzar la adaptacin de los medios instrumentales a las demandas de productos y/o servicios en trminos de calidad, costo y oportunidad. FORMULACIN DE RECOMENDACIONES Como resultado del anlisis de los datos y de la formulacin de un diagnstico de la situacin que origin el estudio, se abre la posibilidad de preparar propuestas concretas de accin y de actuacin, evaluando sus ventajas y desventajas, presentndolas a manera de propuestas o recomendaciones. Con la bsqueda de opciones de mejoramiento administrativo se inicia la fase constructiva del estudio, la cual presupone una labor inversa a la efectuada durante el proceso de anlisis, es decir, que los elementos separados y desagregados se combinan mediante una labor de sntesis, formando nuevas unidades integradas en forma tal que proporcionen respuesta adecuadas a los interrogantes planteados a lo largo de la investigacin. CONSIDERACIONES PREVIAS Antes de proceder a la determinacin de recomendaciones, se deben tener presentes algunos de los siguientes criterios: No perder de vista en ningn momento el objetivo del estudio, en particular cuando se llegue a las conclusiones y recomendaciones finales.

 Tomar en cuenta las limitaciones que puedan derivarse de disposiciones jurdicas y administrativas cuando stas presenten dificultades para su modificacin. La experiencia de trabajos realizados con anterioridad puede ser valiosa, pero hay que combatir la tendencia a apegarse a soluciones que sigan cierto patrn. Explorar diferentes caminos para realizar las actividades con un enfoque integral. Ponderar soluciones que requieran de complejos esquemas de cooperacin por parte de ms de una unidad administrativa, cuando sta sea problemtica de lograr. Dar preferencia a recomendaciones prcticas o viables, entendiendo por tales las que dentro de las condiciones que prevalecen en la organizacin sean las ms factibles de aplicar en la realidad. Aprovechar toda la ayuda disponible con objeto de llegar a mejores resultados, como es el caso de las sugerencias y puntos de vista del personal de la organizacin, la asesora de especialistas, la opinin de organizaciones anlogas o lderes en su campo de trabajo, as como las propuestas de clientes y/o usuarios, proveedores de bienes y servicios, grupos de filiacin, corporativos o sectoriales e instituciones normativas. PREPARACIN DE RECOMENDACIONES El siguiente paso es concretar las propuestas en un documento propositivo, para lo cual el investigador o analista, basado en su experiencia y conocimientos, debe poner en juego todos sus recursos de imaginacin y habilidad creativa. Despus debe seleccionar las ms viables, evaluando cuidadosamente las ventajas y limitaciones de cada una de ellas. Para su presentacin no tiene que incluirse toda la gama de recomendaciones posibles cuando stas sean muy numerosas, sino que conviene jerarquizarlas considerando su viabilidad. Asimismo, cada una de ellas debe ser acompaada de una estimacin de los requerimientos humanos, materiales, financieros y tecnolgicos necesarios para su instrumentacin. TIPOS DE RECOMENDACIONES DE MANTENIMIENTO, es la conservacin general del ambiente de trabajo sin modificaciones o en su caso, que los cambios no impliquen ms que reformas elementales, preservando, en trminos generales, la misma estructura orgnica, funciones, sistemas, procedimientos, personal y formas. DE ELIMINACIN, supresin de un sistema de trabajo, reemplazo de formas, registros e informes, eliminacin de procedimientos o pasos de un procedimiento, bajas de personal, desaparicin de reas o unidades administrativas, etctera. DE ADICIN, introduccin de un nuevo sistema, incremento del nmero de operaciones en un procedimiento o de todo un procedimiento, incorporacin de nuevas unidades administrativas, aumento de personal, programas, formas, etctera. DE COMBINACIN, Intercalar y el orden de aplicacin de programas de trabajo, alternar el orden de las operaciones de un procedimiento o aplicacin de sistemas, compaginar la utilizacin de formas de uso generalizado con nuevas formas, entre otras. DE FUSIN, Redistribucin de funciones mediante la unificacin de reas y/o unidades administrativas, agrupacin de personas de diferentes reas bajo un mismo mando, unificacin de formas, registros e informes, etc. DE MODIFICACIN, Cambios en los procedimientos o las operaciones, reubicacin fsica de personal, equipo o instalaciones, redistribucin de cargas de trabajo, modificacin de formas, registros, informes y programas, etc.

 DE SIMPLIFICACIN, Reduccin de pasos en un procedimiento, introduccin de mejoras en los mtodos de trabajo. Agilizacin de sistemas de trabajo, disminucin de formas, reportes, registros, programas, etc. DE INTERCAMBIO, Definicin de sistemas de apoyo, redireccionamiento de funciones, racionalizacin de recursos, optimizacin de personal, reestructuramiento de procedimientos, flujo del trabajo, etc. Entre reas o con organizaciones del mismo grupo o sector. ELABORACIN DEL INFORME Para entregar los resultados del estudio es necesario redactar un informe, el cual, adems de exponer las razones que lo fundamentan, facilite el proceso de toma de decisiones de las diferentes reas que participaran en su puesta en prctica. Es conveniente que el informe contengan como mnimo las siguientes secciones: Introduccin. Breve descripcin del surgimiento de la necesidad de preparar el estudio, mecanismo de coordinacin y participacin de empleados para su desarrollo, as como los propsitos y explicacin general acerca de su contenido. Anlisis de la estructura organizacional. Exposicin del origen y evolucin de la organizacin, es decir, los cambios y sucesos de mayor relevancia que ha afrontado en forma total o parcial que influyeron en la decisin de preparar el estudio. Anlisis de competitividad. Presentacin de los aspectos que inciden en el desempeo, en el aprovechamiento de las oportunidades de negocio y en la conveniencia de mejora contina de la organizacin. Diagnstico de la situacin actual. Definicin de las causas y consecuencias del estudio que justifican los cambios o modificaciones posibles. Propuesta para el mejoramiento de la organizacin. Presentacin de alternativa de accin, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de los cambios, as como los resultados que se estimen lograr. Estrategia de implantacin. Explicacin de los pasos sucesivos o etapas previstas para poner en prctica el estudio. Asimismo cmo se efectuarn los cambios, previniendo las expectativas de actuacin de los integrantes de la organizacin. Seguimiento, control y evaluacin. Determinacin de los mecanismos de informacin, proceso de control y evaluacin, as como para la deteccin de desviaciones y adopcin de medidas correctivas. Apndices o anexos. Grficos, cuadros y dems instrumentos de anlisis administrativo que se consideren elementos auxiliares para la presentacin y fundamentacin del estudio. REVISIN Y AUTORIZACIN Una vez que el informe he quedado debidamente estructurado, el responsable debe convocar al grupo de trabajo para efectuar una revisin de su contenido; en caso de detectar algn aspecto susceptible de enriquecer o clarificar, se deben realizar los ajustes necesarios para depurarlo. Este paso es muy importante, pues aqu se realizaran modificaciones y cambios para que el informe quede concluido, es importante mencionar que si no se revisa con detenimiento, el mas mnimo detalle puede afectar a toda la organizacin, por ello una vez finalizada la revisin, el documento definitivo tendr que someterse a discusin para su modificacin y/o aprobacin ante las siguientes instancias: AL TITULAR DE LA ORGANIZACIN. Como mxima autoridad de la organizacin recaer en l la responsabilidad de aprobar el estudio, preparar la agenda para su validacin por parte del rgano de gobierno y dictar las medidas conducentes para que se prepare su difusin hacia todos los

niveles de la estructura orgnica, precisando la forma y contenido que habrn de considerarse para lograr el mayor efecto y participacin posibles. AL ORGANO DE GOBIERNO. De acuerdo con la normatividad vigente, una vez que el informe haya sido aprobado por el titular de la organizacin, deber presentarse ante la asamblea de accionistas, consejo de administracin, o su equivalente, para su ratificacin. De surgir alguna observacin, sta tendr que incorporarse en forma inmediata en el informe. A LOS NIVELES DIRECTIVOS. Este tipo de presentacin es recomendable sustentarla en un documento sntesis derivado del informe, para que en caso de ser analizado, permita disponer del tiempo necesario para ampliar la exposicin, as como para comentarios u observaciones. Si el tiempo de que se dispone es muy breve, el documento sntesis puede ser entregado a las autoridades correspondientes y hacer la presentacin del estudio exclusivamente con el apoyo de quipos de cmputo, lminas o audiovisuales donde se destaquen los elementos ms relevantes de su contenido. A OTROS NIVELES JERRQUICOS. La misma gua temtica definida para la presentacin a los niveles directivos puede ser utilizada para los niveles departamentales, de oficina o de rea, pero ampliando los alcances operativos; de esta manera el documento se puede convertir en un instrumento de apoyo a la capacitacin del personal, as como para el seguimiento y evaluacin del cambio. A GRUPOS DE FILIACIN, CORPORATIVOS O SECTORIALES. Atendiendo a las normas de funcionamiento, convenios de coordinacin, esquemas convencionales y/o relacin con el medio ambiente, el informe debe hacerse extensivo a las instituciones con las que interacta la organizacin, con el objeto de fortalecer o reconsiderar los criterios para el trabajo en conjunto. IMPLEMENTACIN La implantacin de las recomendaciones constituye el paso clave para incidir efectivamente la organizacin, ya que es momento de transformar los planeamientos y las medidas de mejoramiento administrativo en acciones especficas para cumplir el objetivo de estudio. La implantacin costa de las fases siguientes: 1. preparacin de programa 2. integracin de recursos 3. ejecucin del programa PROGRAMA DE IMPLANTACIN El primer paso para iniciar la implantacin consiste en determinar las actividades que deben desarrollarse y la secuencia para su realizacin. Esta etapa se describe mediante un diagrama o red de flechas. El paso siguiente para mejorar ser de estimar el personal las instalaciones el mobiliario, El equipo y a documentacin tcnica y normativa de apoyo que sern necesarios para la implantacin. Por ltimo en el programa debe precisarse el mtodo de implantacin que se considere ms viable de acuerdo con las siguientes condiciones: a) tipos de estudio b) alcance

c) recursos asignados d) desarrollo tecnolgico de la organizacin e) nivel tcnico del personal f) respaldo de los niveles de decisin g) ambiente MTODOS DE IMPLANTACIN Existen mtodos de implantacin para traducir las acciones de mejoramiento en contribuciones especficas a la organizacin estudiada, entre los que destacan los siguientes: Mtodo instantneo Por lo general si las medidas de mejoramiento derivadas del estudio son relativamente sencillas; no involucran un nmero excesivo de unidades administrativas; no implica un gran volumen de funciones, sistemas u operaciones. Mtodo de proyecto piloto Consiste en realizar un ensayo con los resultados del estudio solo en una parte de la organizacin, con el fin de medir sus efectos. Debe entenderse que esto es ms viable cuando existen condiciones de trabajo ms o menos homogneas en toda la organizacin. Mtodo de implantacin en paralelo Se emplea en proyectos de gran envergadura, que implica el manejo de mucha informacin estratgica, un volumen considerable de recursos o los necesarios para garantizar la seguridad de todo un sistema de trabajo. Este mtodo representa la operacin simultnea, por un periodo determinado, tanto las condiciones tradicionales como de las que se va implantar. As se efectan modificaciones y ajustes sin crear problemas pues se deja que las nuevas condiciones funcionen libremente antes de que suspendan las anteriores. Este mtodo permite que una o cualquier contingencia pueda afrontarse sin precipitaciones y que le personal que se encargar de las nuevas funciones, sistemas, procedimientos, etc., se familiarice con ellos sin la presin que significa cometer errores de efectos irreversibles. Tambin es recomendable este mtodo en los casos en que el estudio incluya informacin que pueda descontrolar al personal de la organizacin, hasta el momento en que se tenga la seguridad de que no existan dudas o fallas. Mtodo de implantacin parcial o por aproximaciones sucesivas Sea el ms adecuado para implantar estudios que implican cambios de gran magnitud consiste en seleccionar parte o pequeas porciones del mismo e implantarlas sin causar grandes alteraciones; el paso siguiente se dar solo cuando se haya consolidado el anterior, lo que permitir un cambio gradual y controlado. Combinacin de mtodos Consiste en la aplicacin de ms de un mtodo para realizar un estudio, tomando en cuenta el efecto que los cambios puedan generar en la organizacin. Independientemente del mtodo que se seleccione, hay que considerar la posibilidad de servirse de recursos como la simulacin y la realidad virtual como herramienta de asistencia para la dimensin y el desarrollo estratgico de la implantacin del estudio. INTEGRACIN DE RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES Una vez estructurado el programa de implantacin, deben reunirse en primer lugar los recursos humanos, materiales y tecnolgicos previamente estimados para ponerlo en marcha. Despus ser necesario desarrollar toda la base documental para fundamentar tcnica y normativamente la implantacin, con guas, manuales, instructivos y tipo de recursos didcticos

que faciliten al personal la comprensin del trabajo a su cargo. Asimismo, convendr mantener una comunicacin permanente para todo el personal responsable de esta rea a efecto de garantizar la fluidez de sus acciones. Debe procederse tambin al acondicionamiento fsico de las instalaciones, haciendo los arreglos necesarios en el lugar donde se desarrollen sus labores. Finalmente, y de acuerdo con los requerimientos del estudio y el programa para implantarla, deber capacitarse al personal que vaya a colaborar en su ejecucin para que adquiera un perfecto conocimiento de la parte que le corresponda desarrollar. EJECUCIN DEL PROGRAMA DE IMPLANTACIN Cumplidos los pasos anteriores, debe implementarse el estudio mediante el mtodo seleccionado y realizando las actividades preestablecidas, sin apartarse de los lineamientos fijados en la base documental preparada con este propsito. Cuando se inicie la implantacin ser necesario que tanto el personal de las reas afectadas como quienes vayan a participar en el cambio reciban la informacin y orientacin oportuna para interactuar en condiciones optimas. En forma simultnea, deben efectuarse los ajustes requeridos para que el estudio funcione normalmente, mediante la verificacin y valoracin de sus avances. ACCIONES DE APOYO A LA IMPLANTACIN En virtud de que un estudio busca optimizar el funcionamiento de una organizacin, las medidas de mejoramiento administrativo que se desprendan de el deben vincularse con los aspectos sustantivos para que no se les conciba como una serie de acciones aisladas y abstractas, si no que se desarrollan en forma articulada, de manera tal que se pueda imprimir congruencia la proceso en su conjunto y al logro efectivo de los objetivos. EVALUACIN Una vez implantado el estudio, es indispensable comprobar el efecto de los cambios o innovaciones mediante la identificacin, calificacin y cuantificacin de las realizaciones, as como de los ajustes operativos que se desprendan de stas. Es conveniente que la organizacin considere la alternativa de evaluar su comportamiento mediante una auditoria administrativa, en virtud de que constituye una herramienta idnea para precisar su nivel de desempeo y sus oportunidades de mejora. En trminos generales, esta valoracin permite a la organizacin disponer de informacin especfica sobre los aspectos siguientes: Logro efectivo de los fines propuestos Resultados de las medidas adoptadas en la estructura orgnica. Beneficios obtenidos en la generacin de productos y/o servicios. Ventajas competitivas derivadas del estudio. Anlisis de costo beneficio. Asimilacin del cambio. Necesidades de capacitacin y entrenamiento por el cambio. Manejo del estudio por parte de los responsables. Planteamientos estratgicos. Ajustes fundamentales para encauzar y sostener las recomendaciones surgidas en del estudio. Grado de cumplimiento de los cambios propuestos en el tiempo dispuesto para ese fin. Visualizar objetivamente las opciones de cambio organizacional a futuro.

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