Manual de Normas y Procedimientos Del Área de Servicios Auxiliares Unidad de Adminsitración

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL REA DE SERVICIOS AUXILIARES UNIDAD DE ADMINSITRACIN
Guatemala, abril 2008
INTRODUCCIN
El presente Manual de Normas y Procedimientos del rea de Servicios Auxiliares de la Unidad de Administracin contiene lineamientos claros y concretos de cmo deben realizar los procedimientos las distintas personas responsables de su ejecucin, en este sentido adems de servir de una gua y fuente de consulta y dar lineamientos uniformes, tambin sirve de parmetro o estndar de comparacin para las instancias encargadas de fiscalizar o monitorear las acciones de la Unidad en mencin. El manual contiene un ndice con sus respectivos links que facilita su consulta, de tal forma que se pueden observar las normas, las descripcin del procedimiento as como su flujograma y anexos en forma casi instantnea, ofrece la posibilidad de agregar otros procedimientos que se consideren necesarios dada la demanda de que se de en la practica diaria. Adems contiene objetivos y normas de observancia general, as como especficas de cada Procedimiento. Cada procedimiento adems de sus normas contiene la descripcin tcnica de los pasos a seguir para ejecutar el mismo, as como su respectivo flujograma donde se representan grficamente los pasos que se realizan durante el procedimiento, en este sentido se logra visualizar la cadena de valor que cada puesto le agrega al mismo. Por ultimo aparecen los anexos de cada procedimiento, que en su mayora son formularios que se tienen que llenar para acompaar los trmites respectivos. Se puede visualizar que existen procedimientos que tiene relacin ya sea de inicio o continuacin de otros, los cuales puede ser que sean de otras reas de la Unidad de Administracin o incluso de la Unidad Financiera, Secretaria General, Asesora Jurdica, etc.
Manual de Normas y Procedimientos rea Servicios Auxiliares Unidad de Administracin
NDICE GENERAL
NO.
CDIGO
DESCRIPCIN
PGINA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
02.15.01.01 02.15.01.02 02.15.02.01 02.15.02.02 02.15.03.01 02.15.03.02 02.15.04.01 02.15.04.02
13 14 15 16
02.15.04.03
Introduccin Objetivo General del Manual Objetivo Especfico del Manual Campo de Aplicacin Entrega de Combustible Liquidacin de Combustible Gestin y Entrega de Celulares por reparacin, extravo o robo Trmite por Servicios Bsicos y otras contrataciones a largo plazo Solicitud de Modificacin a las Instalaciones Solicitud de Servicios Varios de Mantenimiento Solicitud de Servicio Vehicular Gestin para obtener placas y tarjetas de circulacin, otros cambios y/o modificaciones en vehculos del MAGA Tramite de traspaso o Donacin de Vehculos Anexos Glosario de Trminos Glosario de Siglas Glosario de Smbolos
2 5 5 5 6 10 13 17 23 29 34 38
43 47 67 63 64
Manual de Normas y Procedimientos rea de Servicios Auxiliares Unidad de Administracin
ANEXOS
REA DE SERVICIOS AUXILIARES
No.
DESCRIPCIN rea de Servicios Auxiliares Solicitud de Combustible Liquidacin de Combustible en el Departamento de Guatemala Liquidacin de Combustible en el Interior de la Repblica Vale para Despacho de Combustible Tabla de kilometraje para la entrega de Combustible en rea Metropolitana e interior de la Repblica Sub-rea de Mantenimiento Orden de Trabajo Sub-rea de Transportes Hoja de Peritaje
PGINA
1 2 3 4 5
47 48 49 50 51
6 7
58 59
OBJETIVO GENERAL DEL MANUAL: Establecer una gua y fuente de consulta para las personas responsables de ejecutar procedimientos del rea de Servicios Auxiliares, de tal forma que realicen sus funciones en forma uniforme, eficiente y oportuna. OBJETIVO ESPECFICO DEL MANUAL: Establecer un marco legal y operacional que sirva de base para la optimizacin de los recursos humanos, fsicos y financieros del rea de Servicios Auxiliares de la Unidad de Administracin, la cual adems de orientar a las personas de los pasos a seguir tambin sirva de base para mejoras futuras, especficamente cuando se logre procesar la informacin a travs de medios computarizados de tal forma se pueda reducir al mximo el tiempo de procesamiento y respuesta, especialmente se trabaja a travs de la Web, de tal manera puedan agilizar la toma de decisiones las personas responsables de prestar un determinado servicio. CAMPO DE APLICACIN: El presente manual ser de observancia y aplicacin obligatoria para las personas que ejecuten procedimientos administrativos en el rea de Servicios Auxiliares de la Unidad de Administracin y las otras Unidades o Dependencias en general, que tengan necesidad de hacer gestiones ante sta.
MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERIA Y ALIMENTACION
UNIDAD DE ADMINISTRACIN REA DE SERVICIOS AUXILIARES
Cdigo 02.15.01.01 Fecha: 17-IV-2008 Pgina: 1 De 1 Sustituye a Fecha: Pgina: De
ENTREGA DE COMBUSTIBLE
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO 1. Describir el proceso del manejo de las Solicitudes de Combustible que son requeridas para los vehculos del Ministerio en el cumplimiento de comisiones oficiales, teniendo como fin, facilitar el desarrollo de sus actividades para el logro de los objetivos y programas de trabajo. Esto nicamente para aquellas Unidades que no cuentan con presupuesto propio. POLTICAS Y NORMAS DEL PROCEDIMIENTO 1. La entrega de combustible deber realizarse de lunes a jueves en horarios de 8:00 a 12:00 y de 14:00 a 16:00 horas. 2. No se proceder a la entrega de combustible si la solicitud no viene firmada y sellada por el jefe de la Unidad y Visto Bueno del Jefe de rea de Servicios Auxiliares. 3. No se entrega combustible si la solicitud est con fecha anterior y tiene alteraciones. 4. La entrega de combustible ser nicamente por medio del formulario debidamente lleno y los procedimientos autorizados. (ver anexos 1). 5. Se utilizarn cupones para todas las comisiones (locales e interior del pas.
ENTREGA DE COMBUSTIBLE
Responsable Quien lo hace Solicitante
Paso No. 1
Accin Como y cuando lo hace Entrega el formulario de SOLICITUD DE COMBUSTIBLE, con correlativo de cada Unidad solicitante, debidamente lleno al encargado de control del mismo (ver anexo 1). Recibe el formulario de solicitud de combustible y verifica que est completo y con su respectivo correlativo. 2.1 Si, sigue paso 3. 2.2 No, lo devuelve para su correccin. Verifica si la comisin es local o al interior. (Ver norma No. 5). 3.1 Si, es local, sigue el paso 4 3.2 Si, es al interior, sigue paso 5 Verifica que los datos de kilometraje y consumo coincidan con la comisin a realizarse, previo a la entrega de cupones. 4.1 Si, sigue paso 7 4.2 No, lo devuelve al solicitante para su correccin. Consulta tabla para establecer distancias en Km. calcula consumo en galones para establecer el monto del cupn ( ver anexo 3). Traslada el formulario de solicitud y requiere el Vo. Bo. del Jefe de Servicios Auxiliares.
Encargado de Control de Combustible
Cdigo 02.15.01.01 Responsable Quien lo hace Jefe de rea de Servicios Auxiliares
Pgina 2 de 2 Paso No. 7 Accin Como y cuando lo hace Recibe el formulario de SOLICITUD DE COMBUSTIBLE, y verifica si procede. 7.1 Si, sigue paso 8 7.2 No, lo devuelve explicando porque no procede. Firma de Visto Bueno la solicitud para la entrega de cupones. Traslada el formulario de solicitud para la entrega de combustible (cupn) al Encargado de Control de Combustible. Recibe el formulario de Solicitud ya aprobado y elabora el vale para despacho de combustible. (Ver anexo 2) Anota en el espacio especfico del formulario de SOLICITUD DE COMBUSTIBLE A TRAVS DE CUPONES, la cantidad de cupones, el nmero de correlativo y monto (Ver anexo 1). Anota en el Libro de Control de Combustible sus controles el combustible a entregar. Archiva formularios y copias de cupones para futuras consultas. Entrega cupones al solicitante para realizar comisin. -----------------------Fin del Proceso-------------------
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Cdigo 02.15.01.01
ENTREGA DE COMBUSTIBLE MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERA Y ALIMENTACIN
Fecha Pagina ABRIL/2008 1/1 sustituye a
Inicia: Solicitante: Entrega el formulario de solicitud de Combustible (ver anexo Fecha 1) Termina: Entrega cupones al solicitante para realizar comisin. Pagina
ENCARGADO DE CONTROL DE COMBUSTIBLE A B 2 Recibe formulario de Solicitud y verifica que este completo. JEFE DEL AREA DE SERVICIOS AUXILIARES
SOLICITANTE
ENCARGADO DE CONTROL DE COMBUSTIBLE C
Entrega el formulario de Solicitud de Combustible (ver anexo 1)
Recibe el formulario de SOLICITUD DE COMBUSTIBLE, y verifica si procede.
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Recibe el formulario de Solicitud ya aprobado y elabora el vale para despacho de combustible. (Ver anexo
2)
n o A si
Lo devuelve para su correccin. Sigue paso 3 si
n o
No, lo devuelve explicando porque no procede
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3 3
Verifica si la comisin es local o al interior. (Ver norma 5)
Sigue paso 8
Firma de Visto Bueno la solicitud para la entrega de cupones. Traslada el formulario de solicitud para la entrega de combustible (cupn) al Encargado de Control de Combustible.
Anota en el espacio especfico del formulario de solicitud, la cantidad de cupones, el nmero de correlativo y monto (Ver anexo 1). Anota en el Libro de Control de Combustible sus controles el combustible a entregar. Archiva formularios y copias de cupones para futuras consultas. Entrega cupones al solicitante para realizar comisin.
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Local, sigue paso 4 9 Interior sigue paso 5 4 Verifica que los datos de kilometraje y consumo coincidan. n o si Lo devuelve para correccin. Sigue paso 7 Consulta tabla de distancias y calcula consumo y monto del cupn. (Ver anexo 3) Traslada el formulario de solicitud para el Vo.Bo. del Jefe de Servicios Auxilaires C
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Fin
Elabor: Miguel ngel Orellana
Revis: Miguel ngel Orellana
Autoriz: Ing. Boris Espaa Cceres
UNIDAD DE ADMINISTRACIN
LIQUIDACIN DE COMBUSTIBLE
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO 1. Verificar el consumo adecuado del combustible en los vehculos de todas las dependencias del Ministerio de Agricultura, Ganadera y Alimentacin, para mejor control del mismo en el rea de Servicios Auxiliares ,responsable del manejo de combustible POLTICAS Y NORMAS DEL PROCEDIMIENTO 1. Se liquidar el combustible utilizado en la comisin asignada, conforme el kilometraje recorrido (Ver anexo 1) 2. Para la liquidacin del combustible, se entregar un informe de la comisin realizada con el respectivo formulario de Liquidacin de Combustible, ya sea dentro o fuera del Departamento de Guatemala, firmado y sellado por cada coordinador responsable. 3. No se dar por saldada la liquidacin del combustible entregado a cada responsable, si sta no esta acompaada de una justificacin (informe) de la comisin realizada. 4. nicamente se entregarn cupones de combustible a los Coordinadores responsables de cada dependencia del Ministerio de agricultura, Ganadera y alimentacin. 5. No se entregar combustible a los Coordinadores pendientes de liquidar las comisiones realizadas. 6. Cada Coordinador de las diferentes dependencias del MAGA, ser responsable del manejo del combustible del personal bajo su cargo, ya que llevar su firma de autorizacin para la comisin encomendada. 7. Se liquidar el combustible de lunes a jueves, en horario de 8:00 a 12:00 y de 14:00 a 16:00 horas sin excepcin.
8. El Despacho Ministerial y los Vicedespachos, quedarn absueltos de liquidar el

combustible.
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LIQUIDACIN DE COMBUSTIBLE
Paso No. 1
Accin Como y cuando lo hace Elabora informe de la comisin realizada y la adjunta al formulario de liquidacin de combustible. (Ver norma 2) Entrega informe de la comisin realizada, con liquidacin de combustible anexo al Encargado de Combustible para su liquidacin. (Ver norma 3) Recibe liquidacin de combustible con informe adjunto de la comisin realizada. Adjunta liquidacin de combustible e informe recibido, al vale para despacho y solicitud de combustible de la comisin realizada. Archiva documentacin para futuras consultas. -----------------Fin del Procedimiento----------------
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Cdigo 02.15.01.02
LIQUIDACIN DE COMBUSTIBLE MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERA Y ALIMENTACIN
Fecha Pagina ABRIL/2008 1/1 sustituye a
Inicia: Solicitante: Entrega el formulario de solicitud de Combustible (ver Fecha anexo 1) Termina: Entrega cupones al solicitante para realizar comisin. Pagina
SOLICITANTE
ENCARGADO DE CONTROL DE COMBUSTIBLE
Elabora informe de la comisin realizada y la adjunta al formulario de liquidacin de combustible.
Recibe liquidacin de combustible con informe adjunto de la comisin realizada.
Entrega informe de la comisin realizada, con liquidacin de combustible anexo al Encargado de Combustible para su liquidacin.
Adjunta liquidacin de combustible e informe recibido, al vale para despacho y solicitud de combustible de la comisin realizada. Archiva documentacin consultas. para futuras
A
Fin
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Cdigo 02.15.02.01 Fecha: 17-IV-2008 Pgina: 1 de 1 Sustituye a Fecha: Pgina: de
GESTIN Y ENTREGA DE CELULARES POR REPARACIN, EXTRAVIO O ROBO
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO 1. Proveer al funcionario de un aparato telefnico celular para comunicacin oficial con los equipos de trabajo, facilitando las actividades propias de su cargo, aparatos en reposicin del extraviado o daado. POLTICAS Y NORMAS DEL PROCEDIMIENTO 1. Deber de existir Telefona Mvil. un contrato de servicios vigente con la Empresa de
2. La garanta aplica si esta dentro del margen estipulado en el contrato firmado por el MAGA y la Empresa de Comunicaciones Celulares. 3. El deducible ser cancelado por el usuario dependiendo del modelo. 4. Por extravo o robo, el usuario deber poner la denuncia ante el Ministerio Pblico y solicitar una certificacin de lo acontecido. 5. Por extravo o robo, el usuario deber dar aviso inmediatamente a la empresa proveedora del servicio para que bloquee la lnea afectada.
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GESTION Y ENTREGA DE CELULARES POR REPARACIN, EXTRAVIO O ROBO
Responsable Quien lo hace Usuario
Paso No. 1
Accin Como y cuando lo hace Solicita por escrito la reposicin de telfono celular, explicando detalladamente la causa de la reposicin. Recibe la solicitud de reposicin y verifica la causa 2.1 Si es por extravi o robo sigue paso 3 2.2 Si es revisin y reparacin sigue paso 4 Verifica que acompae nota de aviso del extravi o robo a la empresa proveedora del servicio y al Ministerio Pblico. 3.1 Si, sigue paso 4 3.2No, la devuelve al solicitante para que complemente los avisos. Establece si procede el pago de deducible del seguro. 4.1Si, establece el costo y sigue paso 5 4.2 No, sigue paso 8 Requiere que el solicitante haga el pago del deducible, si procede Recibe el valor del deducible lo paga y solicita el comprobante Traslada el comprobante al Encargado de Servicios Generales
Encargado de Servicios Generales
Usuario
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Cdigo 02.15.02.01 Responsable Quien lo hace Encargado de Servicios Generales
Pgina 2 de 2 Paso No. 8 Accin Como y cuando lo hace Recibe el comprobante de pago del deducible o el requerimiento de reclamar la devolucin o reparacin de un telfono celular y procede a elaborar un oficio dirigido a la Empresa proveedora del Servicio. Lleva el oficio y el aparato (si procede) a la Empresa Proveedora. Recibe el oficio y el aparato (si procede), revisa y diagnostica. Entrega el aparato telefnico nuevo en reemplazo al extraviado o el mismo ya reparado. Recibe el aparato telefnico nuevo o el reparado y verifica que este funcionando bien 12.1 Si, sigue paso 13 12.2 No, lo devuelve a la Empresa Proveedora para su cambio. Entrega el telfono nuevo o reparado al usuario solicitante y le solicita firma de recibido en el oficio. Archiva el oficio para futuras consultas. ----------------------Fin del Proceso--------------------
Empresa Proveedora
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Encargado de Servicios Generales
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Cdigo 02.15.02.01
MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERA Y ALIMENTACIN DIAGRAMA DE GESTIN Y ENTREGA DE CELULARES POR REPARACIN, EXTRAVO O ROBO Inicia: Solicitante: Solicita reposicin de telfono celular. Termina: Encargado de Servicios Generales: Archiva oficios para futuras consultas.
ENCARGADO DE SERVICIOS GENERALES
Fecha Pagina sustituye a Fecha Pagina ABRIL/ 2008 1/1
USUARIO
ENCARGADO DE SERVICIOS GENERALES
EMPRESA PROVEEDORA
Solicita reposicin de telfono celular
Recibe y verifica la causa de la solicitud de reposicin Por extravo o robo sigue Paso 3 Por revisin y reparacin sigue paso 4
Recibe comprobante o requerimiento y elabora oficio para el proveedor
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Recibe oficio y aparato, revisa y diagnostica
Lleva oficio y aparato si procede
11
Entrega aparato segn proceda
3
B
Verifica nota de aviso del extravo o robo a la empresa proveedora y MP. E n o La devuelve al solicitante para completar avisos Sigue paso 4 Establece si procede el pago de deducible del seguro si n o si 12 Recibe el aparato telefnico y verifica que este funcionando bien n o Devuelve al proveedor Sigue paso 13 Entrega aparato al Usuario y le solicita que firme de recibido el oficio
Recibe notificacin y paga deducible si fuera por mal uso o prdida Traslada el comprobante de pago 4
si
Sigue paso 8 Establece el costo y sigue paso 5 Requiere que el solicitante haga el pago del deducible. 13
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Archiva oficio para futuras consultas
Autoriz: Ing. Boris Espaa
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REA DE SERVICIOS AUXLIARES
TRMITE DE PAGO POR SERVICIOS BSICOS Y OTRAS CONTRATACIONES A LARGO PLAZO
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO 1. Contar con un instrumento que permita a los usuarios de este tipo de servicios facilitarles los pasos a seguir para realizar esta actividad, en funcin de la efectividad y la prontitud que se requiere. POLTICAS Y NORMAS DEL PROCEDIMIENTO 1. Todos los servicios bsicos debern pagarse con prontitud para no dar motivo a la suspensin de los mismos, el procedimiento debe ser por medio de vale. 2. En el caso de la telefona celular y fija, los excedentes en llamadas o llamadas al extranjero sern cobradas al usuario. 3. Al notificarle al usuario de una situacin como la mencionada en el inciso anterior, deber efectuar su pago por medio de boleta de depsito a la cuenta GOBIERNO DE LA REPUBLICA FONDO COMUN No. 110001-5, presentando esta documentacin al encargado de Servicios Bsicos para que sea adjuntado a la factura donde aparece lo sealado. 4. Todo pago que se realice de los bienes materiales, insumos o servicios que se hayan adquirido por contratacin a largo plazo, se deber adjuntar adems de la documentacin normal de soporte, la fotocopia del contrato y del Acuerdo Ministerial de aprobacin. 5. Todos los pagos de contrataciones a largo plazo debern ser canceladas por medio de CUR o Fondo Rotativo, dependiendo el monto mensual. 6. Para el control de estos pagos deber llevarse una base de datos, donde demuestre el status del gasto.
7. Para evitar cobros por pagos tardos y cortes de servicios bsicos, (Energa Elctrica, Telefona Mvil y Fija), se recogern facturas en las Instituciones que prestan el servicio. Se deber considerar en el caso de atraso en la emisin de dichas facturas, que los pagos se realicen a travs de cheque con cargo al Fondo Rotativo no obstante sea mayor de Q.30,000.00 para evitar el recargo por mora en las siguientes facturas.
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TRMITE DE PAGO POR SERVICIOS BASICOS Y OTRAS CONTRATACIONES A LARGO PLAZO
Responsable Quien lo hace Encargado de Servicios Bsicos
Paso No. 1
Accin Como y cuando lo hace Elabora una lista de las facturas por consumo de telefona celular y fija, energa elctrica, agua y otros pagos, velando de contar con las facturas y dems documentos de soporte que respalden el trmite de pago. Razona y firma las facturas, para iniciar el trmite de pago. Requiere el formulario Solicitud de Pedido al rea de Compras y Contrataciones para gestionar el pago de los servicios. Llena el formulario solicitud de pedido con los datos de las facturas que conforman el listado, anexando las facturas ya razonadas, conformando as el expediente Traslada el expediente al Jefe del rea de Servicios Auxiliares para su Visto Bueno. Recibe el expediente y verifica si las facturas y comprobantes estn correctos. 6.1Si, las firma y sigue paso 7 6.2No, las devuelve para su correccin Traslada el expediente ya revisado y aprobado al Coordinador Administrativo General, para su Visto Bueno.
Jefe de rea de Servicios Auxiliares
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Cdigo 02.15.02.02 Responsable Quien lo hace Coordinador Administrativo
Pgina 2 de 3 Paso No. 8 Accin Como y cuando lo hace Recibe el expediente y verifica que facturas y comprobantes estn correctos 8.1 Si, firma de Visto Bueno y sigue paso 9 8.2 No, Lo devuelve para su correccin Traslada el expediente ya autorizado con su Visto Bueno al encargado de Servicios Bsicos. Recibe expediente y verifica si fue requerida alguna correccin de parte del Coordinador Administrativo. 10.1 Si, lo corrige y sigue paso 11 10.2 No, sigue paso 11 Traslada al Contrataciones. rea de Compras y
Encargado de Servicios Bsicos
10
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Jefe rea de Compras y Contrataciones
12
Recibe el expediente y lo asigna Visa/Analista responsable de su trmite.
al
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Traslada el expediente al Visa/Analista para su revisin. Recibe el expediente y verifica que este correcto 14.1 Si, sigue paso 15 14.2 No, lo devuelve al encargado de servicios bsicos para su correccin Verifica el monto del servicio a pagar para establecer si se hace con pago por medio de Cheque de Fondo Rotativo (menor de Q.30,000) o CUR (mayor de Q.30,000). 15.1 Menor de Q.30,000 sigue paso 16 15.2 Mayor de Q.30,000 sigue paso 17 Traslada el expediente desglosado al rea de Tesorera
Visa/analista
14
15
16
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Cdigo 02.15.02.02 Responsable Quien lo hace
Pgina 3 de 3 Paso No. 17 Accin Como y cuando lo hace Traslada expediente desglosado al rea de Contabilidad. Recibe y ejecuta el procedimiento de PAGO A PROVEEDORES POR MEDIO DE CUR Cdigo 02.16.02.03) Avisa al Encargado de Servicios Bsicos que el CUR fue operado, para que le de seguimiento al pago del proveedor. Recibe y ejecuta segn el procedimiento VALES DEL FRI PARA COMPRAS A EFECTUAR Cdigo 02.16.03.20 Avisa al Encargado de Servicios Bsicos que el Cheque esta disponible para proceder al pago del proveedor de los servicios. Recibe el cheque o aviso de CUR para realizar los pagos. Integra el expediente y obtiene una fotocopia. Archiva el expediente. Traslada las facturas originales al rea de Tesorera, segn haya sido el trmite para su respectiva liquidacin. -----------------------Fin del Proceso-------------------
rea de Contabilidad
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rea de Tesorera
20
21
Encargado de Servicios Bsicos
22
23 24 25
20
Cdigo 02.15.02.02
DIAGRAMA DE TRMITE DE PAGO POR SERVICIOS BSICOS Y OTRAS CONTRATACIONES A LARGO PLAZO
Fecha Pagina sustituye a ABRIL/2008 1/2
Inicia: Encargado de Servicios Bsicos: Elabora lista y facturas que respaldan pago de facturas. Termina: Encargado de Servicios Bsicos: Traslada factura segn monto al rea respectiva para Fecha su liquidacin Pagina
ENCARGADO DE SERVICIOS BSICOS JEFE DEL REA DE SERVICIOS AUXILIARES
COORDINADOR ADMINISTRATIVO
JEFATURA REA DE COMPRAS Y CONTRATACIONES D
Elabora lista y facturas que respalden pago de servicios. Razona y firma las facturas para el pago. Requiere formulario solicitud de pedido Llena formulario y anexa facturas razonadas para formar expediente Traslada expediente para Vo. Bo.
Recibe expediente y verifica que doctos. esten correctos
8 n o
Recibe expediente y verifica que doctos esten correctos Lo devuelve para su correccin Firma de Vo.Bo. y sigue paso 9 Traslada expediente autorizado
12
Recibe el expediente y asigna el Visa/Analista Traslada el expediente para su revisin
n o si
Las devuelve para su correccin. Las firma y sigue paso 7. si
13
Traslada expediente para Vo. Bo.
5 A
10
Recibe expediente y verifica si requiere correcciones no si Sigue paso 11 Sigue lo corrige y sigue paso 11 Traslada expediente al rea de Compras y Contrataciones
11
Elabor: PC. Samuel Rodas Hernndez
Revis: PC. Samuel Rodas Hernndez
Autoriz: Lic. Ren Rigoberto Jurez Flores
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Cdigo 02.15.02.02
DIAGRAMA DE TRMITE DE PAGO POR SERVICIOS BSICOS Y OTRAS CONTRATACIONES A LARGO PLAZO
Fecha Pagina sustituye a ABRIL/2008 2/2
Inicia: Encargado de Servicios Bsicos: Elabora lista y facturas que respaldan pago de facturas. Termina: Encargado de Servicios Bsicos: Traslada factura segn monto al rea respectiva para Fecha su liquidacin Pagina
REA DE TESORERA ENCARGADO DE SERVICIOS BSICOS
VISA ANALISTA
REA DE CONTABILIDAD
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Recibe y ejecuta segn el procedimiento Cdigo 02.16.03.20 Avisa al Encargado de Servicios Bsicos que Cheque esta disponible
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Recibe cheque o Aviso de CUR y realiza pagos Integra expediente
14 n o si
Recibe expediente y verifica que este correcto Lo regresa al paso 10
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Recibe y ejecuta el procedimiento Cdigo 02.16.02.03
23
21
19 Sigue paso 15
Avisa al Encargado de Servicios, para que de seguimiento
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Archiva expediente Traslada facturas segn monto al rea respectiva para su liquidacin. 15 Verifica monto del pago para establecer si es FRI o CUR FRI sigue paso 16 CUR sigue paso 17 G
G 25
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Traslada exp a Tesorera.
17
Traslada exp a Contabilidad
Elabor: Miguel ngel orellana
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SOLICITUD DE MODIFICACIONES A LAS INSTALACIONES
OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS Establecer un control a las modificaciones que se efecten a la infraestructura de las instalaciones (elctricas, telefnicas, suministro de agua potable, sistema de drenajes de aguas servidas, aguas pluviales) para ver la factibilidad de aumentos en cargas, capacidad de central telefnica y velar por el buen funcionamiento de los sistemas y el cumplimiento de programas preventivos y correctivos a la infraestructura de instalaciones. POLTICAS Y NORMAS DEL PROCEDIMIENTO 1. La solicitud de servicio de modificacin a las instalaciones la hace el coordinador de la unidad, o jefe de rea. 2. Esta solicitud deber ser enviada con una nota de correspondencia interna de la unidad solicitante, dirigida al Coordinador Administrativo General, esta solicitud, deber especificar que tipo de modificacin efectuaran: modificacin a la infraestructura elctrica, modificacin a la red de telefona, o modificaciones a los sistemas de agua potable, aguas servidas o pluviales. 3. La unidad solicitante que cuente con presupuesto, y contrate los servicios de empresas de mantenimiento de instalaciones, deber notificar a la Coordinacin de Administracin, para la supervisin respectiva del departamento de mantenimiento, para que se cumpla con las especificaciones y estndares de instalacin y se verifique el buen funcionamiento de la instalacin que se modifique. 4. El departamento de mantenimiento llevara los registros de las modificaciones efectuadas para control de aumento en la capacidad del fluido elctrico, capacidad de extensiones de central telefnica, instalacin de nuevas tuberas de agua en el edifico para evitar riesgo de fallas posteriores.
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SOLICITUD DE MODIFICACIONES A LAS INSTALACIONES
Paso No. 1
Accin Cmo y cundo lo hace Establece la necesidad de efectuar una modificacin a las instalaciones (elctrica, telefnica, tuberas para agua potable, drenajes, etc.) y llena una solicitud con el detalle de las modificaciones. Traslada la solicitud escrita en forma detallada al Coordinador de la Unidad de Administracin. Recibe la solicitud y verifica si hay fondos presupuestados para hacer la modificacin solicitada. 3.1 Si, sigue paso 4 3.2 No, lo devuelve al solicitante indicndole que no hay fondos disponibles y que es necesario que los gestione. Establece si la modificacin se puede hacer con el personal disponible dentro del MAGA o si hay necesidad de contratar personal externo 4.1 Personal Interno, sigue paso 5 4.2 Personal Externo sigue paso 6 Traslada la solicitud ya aprobada por medio de hoja de trmite al Jefe de Mantenimiento para su atencin. Traslada la solicitud al rea de Compras para que proceda a la contratacin del Servicio que de acuerdo al monto puede ser directamente, por cotizacin o licitacin, sigue paso 13.
Coordinador Administrativo
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Cdigo 02.15.03.01 Responsable Quien lo hace Jefe de Mantenimiento
Pgina 2 de 3 Paso No. 7 Accin Cmo y cundo lo hace Recibe la solicitud y establece conjuntamente con el personal que corresponda que materiales necesitaran para la ejecucin de la modificacin. Solicita a Compras un vale de anticipo de caja chica para comprar los insumos que servirn para realizar las modificaciones (ver procedimiento Cdigo 02.15.03.02) Entrega fondos a los responsables de realizar las modificaciones y les solicita que le entreguen facturas de compras de insumos que se requieran para realizar los trabajos. Supervisa que las modificaciones se hagan de conformidad con lo solicitado. Elabora los informes y actualiza los registros de las modificaciones realizadas. Traslada los informes y las facturas al Coordinador de la Unidad de Administracin, en constancia de haber cumplido con lo solicitado
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Jefe de Compras
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Recibe la solicitud y procede a la contratacin del servicio de acuerdo al monto puede ser directo, cotizacin o licitacin (ver respectivamente los procedimientos Cdigos 02.15.03.05; 02.15.03.03; y 02,15.03.04). Requiere al proveedor en el momento de terminar el trabajo de modificacin solicitado que presente su factura. Recibe la factura y requiere al solicitante donde se hizo la modificacin, que apruebe el trabajo y razone la factura.
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Pgina 3 de 3 Paso No. 15 Accin Cmo y cundo lo hace Traslada la factura del trabajo de modificacin que se contrato, al solicitante para su aprobacin Recibe los informes y facturas, verifica que estn correctas de acuerdo al trabajo solicitado 17.1 Si, sigue paso 18 17.2 No, las devuelve para su correccin Traslada las facturas ya razonadas A la Jefatura de Compras, si son para liquidar los vales de caja chica. A la Jefatura del rea de Contabilidad si lo trabajos fueron realizados por personas contratadas externamente. ---------------------Fin del Proceso----------------------
Solicitante
16
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18
26
Cdigo 02.15.03.01
DIAGRAMA DE SOLICITUD DE SERVICIOS VARIOS DE MANTENIMIENTO
Fecha Pagina ABRIL-2008 1/2 sustituye a
Inicia: Solicitante: Establece la necesidad de efectuar modificacin y llena solicitud. Termina: Jefe de Mantenimiento: Traslada informes y factura al Coordinador Fecha Pagina Administrativo en constancia de cumplimiento a lo solicitado.
SOLICITANTE COORDINADOR ADMINISTRATIVO
JEFE MANTENIMIENTO
Establece la necesidad de efectuar una modificacin y llena solicitud
Recibe y verifica si hay fondos presupuestados para realizar la modificacin Devuelve indicando que no hay fondos disponibles que debe gestionarlos
Recibe solicitud y establece con el personal que corresponda que materiales necesitaran en modificacin Solicita a Compras un vale de anticipo para la compra de insumos (ver procedimiento Cdigo 02.15.03.02 Entrega fondos a los responsables y solicita facturas por compras de insumos
Traslada solicitud escrita al Coordinador Administrativo si
no
8 Sigue paso 4 Establece si la modificacin se realiza con el personal interno del MAGA o externo Personal interno, sigue paso 5
D 5 17 Recibe informes y facturas y verifica que estn correctas 6 n o si Las devuelve para su correccin Sigue paso 18 Traslada facturas ya razonadas a Compras y/o Contabilidad B
Personal externo, sigue paso 6 Traslada la solicitud aprobada al Jefe de Mantenimiento Traslada la solicitud al Area de Compras para contratacin del servicio externo y sigue paso 13
10
Supervisa que las modificaciones se hagan conforme lo solicitado
11
Elabora informes y actualiza los registros de las modificaciones realizadas Traslada informes y facturas al Coordinador Administrativo en constancia de cumplimiento a lo solicitado
12
18
Revis: Miguel ngel orellana
27
Cdigo 02.15.03.01
Inicia: Solicitante: Establece la necesidad de efectuar modificacin y llena solicitud. Termina: Jefe de Mantenimiento: Traslada informes y factura al Coordinador Fecha Pagina Administrativo en constancia de cumplimiento a lo solicitado.
JEFE COMPRAS
13
Recibe solicitud y procede a la contratacin (ver procedimientos cdigos 02.15.03.05, 02.15.03.03, 02.15.03.04)
15
Recibe factura y requiere al solicitante que apruebe el trabajo y razone factura
14
Requiere al proveedor al momento de terminar el trabajo solicitado, que presente su factura
16
Traslada factura del trabajo de modificacin al solicitante
D C
Elabor: PE. Rufino Baltazar Prez Guzmn
Revis: PE. Rufino Baltazar Prez Guzmn
Autoriz: Lic. Ren Rigoberto Jurez Flores
28
SOLICITUD DE SERVICIOS VARIOS DE MANTENIMIENTO
OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS Establecer un orden para facilitar la prestacin de los servicios varios a otras unidades y cumplir con programas establecidos de mantenimiento preventivo y correctivo a la infraestructura de las instalaciones. POLTICAS Y NORMAS DEL PROCEDIMIENTO: 1. La solicitud de un servicio lo solicitara el coordinador de la unidad, jefe de rea o secretaria de la coordinacin. 2. Los servicios que pueden solicitar son los siguientes: a) Revisin o reparacin de lnea directa o extensin telefnica. b) reparacin y mantenimiento de la iluminacin de oficinas, c) mantenimiento y reparacin de tomacorrientes, d) traslado o movimiento interno de mobiliario y e) otros. 3. Estos servicios se solicitaran directamente al departamento de mantenimiento por medio de una llamada a la extensin # 291, para servicios que no requieran del uso de ms de dos personas y que requieran de accin inmediata. 4. Para los servicios en los que se involucran ms de dos personas y que requieran personal con mano de obra calificada e inversin en la compra de materiales, deber coordinarse con el jefe de mantenimiento para el trabajo a realizar (ver anexo 4). 5. Para una reparacin se proceder a enviar a un tcnico para la evaluacin de lo solicitado, si se cuenta con los materiales necesarios, se proceder a su ejecucin. 6. Si la unidad cuenta con presupuesto, el tcnico de mantenimiento le dejara lista de los materiales a usarse para su compra, y posterior ejecucin.
29
SOLICITUD DE SERVICIOS VARIOS DE MANTENIMIENTO
Responsable Quin lo Hace Solicitante
Paso No. 1
Accin Cmo y cundo lo hace Solicita el servicio de forma verbal o escrita al jefe de mantenimiento, por medio de una llamada telefnica para atender un servicio de accin inmediata que no requiera de materiales ni ms de dos personas. Recibe solicitud verbal o por escrito y verifica si se necesitan materiales para realizarla 2.1 Si, Sigue paso 3. 2.2 No, atiende prontamente. Solicita por escrito (hoja de trmite) al Coordinador de la Unidad Administrativa para su aprobacin. Recibe la solicitud y verifica si procede 4.1Si, sigue paso 5 4.2No, la devuelve indicando el motivo Instruye al departamento de mantenimiento para proceder a iniciar gestin para compra de materiales y posterior ejecucin de lo solicitado. Recibe la instruccin y establece el monto de los materiales que se necesitan para realizar el trabajo de mantenimiento solicitado
Jefe de Mantenimiento
Jefe de mantenimiento
30
Cdigo 02.15.03.02 Responsable Quin lo Hace
Pgina 2 de 2 Paso No. 7 Accin Cmo y Cundo lo hace Tramita ante el rea de compras un vale de caja chica para comprar los materiales que necesitara para realizar el trabajo solicitado. Instruye al personal a su cargo para que efecten las compras de materiales y pidan las facturas correspondientes y procedan a realizar el trabajo de mantenimiento solicitado. Reciben instrucciones y proceden a comprar los materiales y realizar el trabajo solicitado. Entregan un informe de lo realizado y las facturas de los materiales utilizados al Jefe del rea de Mantenimiento. Recibe el informe y las facturas y verifica que estn correctos. 10.1 Si, sigue paso 12 10.2 No, la devuelve para su correccin Razona las facturas y solicita las firmas del Coordinador Administrativo en calidad de visto bueno. Traslada las facturas al rea de Compras para la liquidacin del Vale de caja chica. Informa al Coordinador de la Unidad de Administracin del cumplimiento de lo solicitado. --------------------Fin del Proceso-----------------------
Personal de Mantenimiento
10
Jefe de Mantenimiento
11
12
13
14
31
Cdigo 02.15.03.02
Inicia: Solicitante: Solicita el servicio de forma verbal o escrita al Jefe de Mantenimiento. Termina: Jefe de Mantenimiento: Informa al Coordinador Administrativo del cumplimiento Fecha Pagina de lo solicitado.
SOLICITANTE JEFE DE MANTENIMIENTO
Solicita el servicio de forma verbal o escrita al Jefe de Mantenimiento
Recibe la solicitud y evala si requiere materiales
Recibe la solicitud y verifica si procede
A si 3
no
Atiende prontamente no Sigue paso 3 si La devuelve indicando el motivo Sigue paso 5 Instruye al Depto. de Mantenimiento para iniciar gestin
Solicita por escrito al Coordinador Administrativo aprobacin
B C
Recibe instrucciones y establece monto a utilizar en trabajo solicitado
Tramita vale de caja chica en Compras para compra de materiales (ver procedimiento Cdigo 02.15.03.02
Da instrucciones al personal a su cargo para compra de materiales y realicen trabajo
Elabor: Miguel ngel orellana
Revis: Miguel ngel orellana
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Cdigo 02.15.03.02
Inicia: Solicitante: Solicita el servicio de forma verbal o escrita al Jefe de Mantenimiento. Termina: Jefe de Mantenimiento: Informa al Coordinador Administrativo del cumplimiento Fecha Pagina de lo solicitado.
PERSONAL MANTENIMIENTO JEFE DE MANTENIMIENTO
Reciben instrucciones del trabajo solicitado y proceden a comprar los materiales
11
Recibe informe y facturas y verifica que estn correctos
10
Entregan informe de lo realizado con facturas de los materiales utilizados si
n o
La devuelve para su correccin Sigue paso 12 Razona facturas y solicita firmas del Coordinador Administrativo como Vo. Bo. Traslada facturas al rea de Compras para liquidacin del vale de caja chica
E 12
13
14
Informa al Coord. Administrativo del cumplimiento de lo solicitado
Revis: Muguel ngel Orellana
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SOLICITUD DE SERVICIO VEHICULAR
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO 1. Facilitar el trmite para la obtencin de un vehculo oficial que le permita dar cumplimiento a la comisin que le han encomendado, cumpliendo con los requisitos establecidos para el efecto. POLTICAS Y NORMAS DEL PROCEDIMIENTO 1. Todo solicitante de vehculo o piloto designado del mismo, debe ser miembro del personal del Ministerio de Agricultura, Ganadera y Alimentacin, y debe tener licencia de conducir vigente y como mnimo del tipo adecuado al transporte a utilizar.
2. La solicitud de servicio vehicular debe hacerla a travs del Formulario de Solicitud de Servicio e indicar si se requiere piloto o slo vehculo (ver anexo 6).
3. Toda solicitud debe estar debidamente elaborada y contar con la firma del solicitante, el Visto Bueno del Jefe de la Unidad a que pertenece. El Jefe del Departamento de Transportes autorizar en el rea exclusiva del mismo formulario el servicio solicitado. 4. Debe hacerse un peritaje del estado en que se encuentra el vehculo antes de salir de comisin y al regresar nuevamente, para constatar que no haya sufrido ningn dao, emitiendo el correspondiente pase de salida adecuado de acuerdo al tipo de comisin (programada o de rutina), firmada por solicitante y por el Jefe de Transportes 5. El solicitante del servicio deber tramitar el combustible necesario en relacin a la distancia de su comisin y al tipo de vehculo asignado, consignando en el rea de observaciones del pase de salida el nmero de cupn proporcionado. 6. Si la comisin es fuera del permetro de la capital, deber solicitar el servicio con 24 horas de anticipacin, quedando el solicitante en cualquier caso, sujeto a disponibilidad de medios de transporte.
34
SOLICITUD DE SERVICIO VEHICULAR
Responsable Quien lo hace Solicitante y/o Piloto
Paso No. 1
Accin Como y cuando lo hace Llena formulario de Solicitud de Servicio Vehicular con todos los datos que se requieren y las firmas respectivas (anexo 6). Entrega formulario Solicitud de Servicio Vehicular firmado a la secretaria de Transmaga Recibe formulario Solicitud de Servicio Vehicular (anexo 6) con firmas respectivas Traslada formulario Solicitud de Servicio Vehicular autorizado al Jefe de Transportes. Recibe y verifica disponibilidad de vehculos segn la comisin: 5.1 Si, sigue a paso 6 5.2 No, detiene el trmite e indica al solicitante que no hay disponibilidad Llena primera parte formulario peritaje de vehculo (anexo 5) para determinar estado del mismo antes de retirarlo del Departamento, en caso de comisin programada. Entrega copia del formulario peritaje de vehiculo al solicitante (anexo 5) Recibe el vehculo y la copia del formulario peritaje, llena debidamente con sus firmas el pase de salida (anexo 7).
Secretaria Transmaga
Jefe de Transportes
Solicitante y/o Piloto
35
Pgina 2 de 2 Paso No. 9 Accin Como y cuando lo hace Entrega el pase de salida lleno (anexo 7) al agente de seguridad, al momento de salir del edificio Recibe la boleta de control de salida y verifica que tipo de comisin se realizara con el vehiculo 10.1 Comisin programada, deber adjuntar el formulario peritaje de vehculos lleno en su primera parte. 10.2 Comisin de rutina nicamente debe presentar el pase de salida indicando el nivel de combustible entrega/recibo. Autoriza salida del vehiculo si cumple con los respectivos controles Recibe la autorizacin de salida del vehiculo y realiza comisin. Devuelve el vehiculo una vez terminada la comisin al Jefe de Transportes. Recibe y verifica que el vehiculo se encuentre en la misma condicin que fue entregado y completa los datos de la hoja de peritaje. 14.1 Si, lo firma en calidad de aprobado y sigue paso 15 14.2No, establece los daos y realiza las acciones del caso. Firma en calidad de aprobado Traslada a secretaria Transmaga hoja de peritaje con firma de aprobado (anexo 5) Recibe hoja de peritaje firmada por Jefe de Transportes (anexo 5) Archiva el formulario Hoja de peritaje, para futuras consultas. ----------------------Fin del Proceso---------------------
Agente de Seguridad
10
11
Solicitante y/o Piloto
12
13
Jefe de Transportes
14
15 16
Secretaria
17
18
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Cdigo 02.15.04.01
Fecha MARZO-2006 1/1 sustituye a
DIAGRAMA DE SOLICITUD DE SERVICIO VEHICULAR Inicia: Solicitante y/o piloto: Llena formulario Solicitud de Servicio Vehicular. Termina: Secretaria de Transportes: Archiva documento.
SOLICITANTE Y/O PILOTO SECRETARIA TRANSPORTES JEFE TRANSPORTES
Pagina Fecha Pagina
AGENTE DE SEGURIDAD
A 1 Llena formulario de Solicitud de Servicio Vehicular 3 2 A B C Entrega formulario de Solicitud de Servicio Vehicular 4 Recibe formulario de Solicitud de Servicio Vehicular lleno y firmado Traslada formulario lleno y firmado al Jefe Transmaga
C Recibe y verifica disponibilidad de vehiculos no si Detiene el trmite e indica al solicitante que no hay disponibilidad Sigue paso 6 Comisin programada Llena 1ra. parte del formulario Peritaje para determinar condiciones del vehiculo antes de retirarlo Entrega copia de formulario Peritaje al solicitante 10 Recibe boleta de control salida y verifica que tipo de comisin realizar
Comisin de rutina Autoriza salida del vehiculo si cumple con los respectivos controles
7 8 Recibe el vehculo y copia del formulario Peritaje Entrega pase de salida lleno al agente de seguridad F E 17 C Recibe hoja de peritaje firmada por Jefe de Transportes
11
14
Recibe y verifica que vehculo se encuentre en la misma condicin que fue entregado no Establece los daos y realiza las acciones del caso Sigue paso 15 Firma la hoja de peritaje en calidad de aprobado Traslada la hoja de peritaje firmada a secretaria
18
Archiva documento
12
Recibe la autorizacin de salida y realiza comisin
si 15
13
Devuelve el vehculo una vez terminada comisin
16 F
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GESTIN PARA OBTENER PLACAS Y TARJETAS DE CIRCULACIN, OTROS CAMBIOS Y/O MODIFICACIONES EN VEHCULOS DEL MAGA
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO 1. Describir los pasos a seguir por las personas responsables de gestionar las placas y tarjetas de circulacin, as como de otros cambios y/o modificaciones en vehculos del Ministerio, de tal forma que realicen los tramites en una forma eficiente y eficaz en funcin de mantener su funcionamiento bajo la estricta eficiencia y legalidad. POLTICAS Y NORMAS DEL PROCEDIMIENTO 1. Cada ao las Dependencias que tengan a su cargo vehculos del MAGA debern presentar solicitud para la actualizacin de sus documentos de circulacin y/o calcomana que corresponda, ya sea que tengan placas Oficiales o Particulares. 2. Es responsabilidad de todos los empleados que hagan uso de vehculos del Ministerio conducir en forma correcta cuidando que no sean objeto de multas de transito, en el caso de incurrir en una falta y sea sancionado, deber informar a Transmaga quien deducir responsabilidades por multas en que se incurra por falta de observancia del reglamento de transito por negligencia en el uso del cinturn de seguridad, hablar por celular entre otras y el infractor har efectivo el monto total de la sancin impuesta. 3. En el caso de los vehculos del MAGA con placas particulares, es obligacin de la Dependencia que los posea de mantener al da el pago de los impuestos de circulacin. 4. Es responsabilidad de todos los empleados que hagan uso de los vehculos del MAGA velar porque los vehculos cuenten con la documentacin e identificacin correspondiente, as como por el extravo de una o las dos placas y/o la autentica de la tarjeta de circulacin; las costas de reposicin sern a cargo del responsable del vehculo o del conductor que lo utilice y sea detectada la perdida al hacer peritaje de vehculos de transmaga.
38
Cdigo 02.15.04.02
Pgina 2 de 2
5. No deben hacerse modificaciones, cambio de piezas o motores, y el uso de placas de particulares a oficiales sin la anuencia de TRANSMAGA, Inventario, Administracin y Auditoria Interna. En caso de ser autorizadas, debern apegarse al Manual de Mantenimiento de Transmaga y Circular emitida por el Departamento Financiero. 6. Todos los vehculos que sean adquiridos con fondos del MAGA por medio de convenios con otros proyectos y por donaciones, debern pasar a nombre del Ministerio y registrarse en el Inventario general del mismo. 7. Los documentos que se deben acompaar a un trmite de reposicin de placa son: Denuncia de robo de placa, formulario SAT 4021, pago Q 50.00, certificacin de inventario, nombramiento de representante legal, fotocopia de representante legal. 8. Los documentos que se deben acompaar a un trmite de pago de impuesto de circulacin de vehiculo y/o renovacin de calcomana son: Tarjeta de circulacin original si son oficiales y cancelar el valor de impuesto en particulares. 9. Los documentos que se deben acompaar a un tramite de traspaso son: Formulario SAT 4021, pago de Q 30.00 por traspaso, Formulario SAT 2031 por pago de impuesto vehculos (calculado por SAT), solvencia de EMETRA, titulo de propiedad original, tarjeta de circulacin original. 10. Los documentos que se deben acompaar de un tramite de modificacin o modificaciones son: Formulario 4021, pago de Q 100.00, factura original donde conste la modificacin, tarjeta de circulacin original, nombramiento y cedula del representante legal.
39
GESTIN PARA OBTENER PLACAS Y TARJETAS DE CIRCULACIN, OTROS CAMBIOS Y/O MODIFICACIONES EN VEHCULOS DEL MAGA
Paso No. 1
Accin Como y cuando lo hace Presenta su solicitud de gestin ante el Jefe del Departamento de Transportes, indicando el objeto de la misma, cuidando de anexar los documentos que correspondan. Recibe la solicitud y elabora nombramiento para asignarla a un gestor. Traslada la solicitud y los documentos anexos al gestor administrativo. Recibe la solicitud y los documentos anexos que correspondan y verifica si estn correctos (ver normas 7, 8, 9 y 10). 4.1 Si, sigue paso 5 4.2 No, la devuelve al solicitante para que lo complemente. Obtiene las solvencias requeridas para cada caso. Conforma el expediente. Llena los formularios de la SAT que correspondan con la firma del Representante Legal del MAGA. Traslada el expediente junto con el formulario y documentacin requerida.
Jefe de Transportes
Gestor
6 7
40
Cdigo 02.15.04.02 Responsable Quien lo hace SAT
Pgina 2 de 2 Paso No. 9 Accin Como y cuando lo hace Recibe formulario con sus respectivos documentos anexos, integra el expediente, lo ingresa para su registro y operacin y llena una contrasea como comprobante de la gestin realizada. Entrega la contrasea al Gestor del MAGA y le indica la fecha en que debe de volver por el tramite. Remite copia del expediente al Departamento Jurdico del MAGA para su conocimiento. Remite el expediente a Contralora General de Cuentas, para su conocimiento y efectos. Presenta el formulario 2031 ante la SAT, correspondiente al pago del impuesto de circulacin de vehculos, debidamente cancelado. Entrega las placas, calcomanas y/o tarjeta de circulacin al Representante legal o Gestor autorizado de la institucin. Entrega al Representante Legal o Gestor Autorizado de la institucin, los documentos donde consta que el trmite de los cambios solicitados fueron registrados. Actualiza la documentacin y sus registros, y procede a cambiar la documentacin anterior que permanece en el vehculo relacionado, haciendo entrega de la documentacin original actualizada al asistente de gestora. Entrega documentacin al Jefe de Transportes Registra documentacin alimenta la base de datos y la archiva. ------------------------Fin del Proceso---------------------
10
Gestor
11
12
13
SAT
14
15
Gestor
16
17 Asistente de Gestora 18
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Cdigo 02.15.04.02
DIAGRAMA DE GESTIN PARA OBTENER PLACAS Y TARJETAS DE CIRCULACIN, Fecha Pagina OTROS CAMBIOS Y/O MODIFICACIONES EN VEHCULOS DEL MAGA Inicia: Solicitante: Presenta su solicitud de gestin indicando el objeto de la misma. Termina: Gestor. Entrega documentacin actualizada al Encargado de Vehculos.
SOLICITANTE JEFE DE TRANSPORTES GESTOR GESTOR
SAT
Presenta su solicitud de gestin indicando el objeto de la misma
A Recibe la solicitud y elabora nombramiento para asignarla a un Gestor Traslada la solicitud
B D Recibe solicitud y verifica si es para impuesto de circulacin u otro trmite relacionado Devuelve al solicitante para su correccin Sigue paso 5 Obtiene las solvencias requeridas para cada caso (Emetra, Organismo Judicial o Polica Nacional) Conforma el expediente Llena los formularios de la SAT que correspondan con la firma del Representante Legal del MAGA Traslada el expediente junto con el formulario y documentacin requerida Remite copia del expediente al Departamento Jurdico del MAGA para su conocimiento Remite copia del expediente segn sea el caso a la Contralora General de Cuentas para su conocimiento y efectos Presenta el formulario 2130 ante la SAT pago de impuesto vehicular, cancelado
C Recibe toda la documentacin, la integra al expediente y lo ingresa para su registro Entrega contrasea al Gestor
11
3 B
n o si
10 D
12
E Entrega placas, calcomana y/o tarjeta de circulacin al Gestor autorizado Entrega al Gestor autorizado los documentos donde consta que el cambio solicitado fue registrado
14
6 ASISTENTE DE GESTORA
13
15
7 F Registra documentacin y archiva
F Actualiza la documentacin y registros, y procede a cambiar la documentacin anterior en el vehculo relacionado Entrega documentacin original actualizada al Encargado de Vehculos
18
16
17
42
TRMITE DE TRASPASO O DONACIN DE VEHCULOS
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO 1. Tener un instrumento que permita regularizar la documentacin de los vehculos del Ministerio ante las instancia de registro de este tipo de activos, tomando en consideracin todos los pasos que se deben de cumplir, para que los vehculos provenientes de proyectos o donaciones estn legalizados y a nombre del MAGA. POLTICAS Y NORMAS DEL PROCEDIMIENTO 1. Todos los vehculos comprados con fondos del MAGA, segn convenios debern pasar a nombre de la Institucin para formar parte de sus activos. 2. Todos los vehculos adquiridos por donacin deben inmediatamente regularizar sus documentos y hacer el traspaso al Ministerio. 3. No deben pasar ms de tres meses sin que la donacin o traspaso de vehculos de una institucin o proyecto se realice en prevencin de cualquier eventualidad que pueda suceder.
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TRMITE DE TRASPASO O DONACIN DE VEHICULOS
Responsable Quien lo hace Donante Gestor
Paso No. 1
Accin Como y cuando lo hace Entrega el bien con documentos y titulo de propiedad. Llena formulario 4021 debidamente firmado por el Representante Legal de la Institucin. Llena el formulario 2031 del impuesto del IVA, debiendo ser cancelado. Solicita a EMETRA se extienda la solvencia de transito del vehculo relacionado. Extiende solvencia de transito del vehculo relacionado, entregada a gestor. Emite certificacin de inventarios y/o Actas de entrega y las traslada al Gestor. Presenta ante la SAT tarjeta de Circulacin, Certificacin de Inventario. Acta de entrega y recepcin de vehculos por traspaso o donacin debidamente autenticada y los formularios y solvencias requeridas. Da seguimiento a los trmites ante la SAT del vehculo relacionado. Entrega al Gestor los documentos donde consta que el traspasado del vehculo a nombre del MAGA fue efectuado en su totalidad.
4 EMETRA
INVENTARIOS
Gestor
8 SAT
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Cdigo 02.15.04.03 Responsable Quien lo hace Gestor
Pgina 2 de 2 Paso No. 10 Accin Como y cuando lo hace Recibe de la SAT los documentos del traspaso, autentica fotocopias y traslada a asistente de gestara. Registra y alimenta la base de datos y archiva los originales. ---------------------Fin del Proceso-----------------------
Asistente de Gestara
11
45
Cdigo 02.15.04.03
Fecha ABRIL-2008 1/1 sustituye a
DIAGRAMA DE TRMITE DE TRASPASO O DONACIN DE VEHCULOS Inicia: Gestor: Llena formulario SAT-4021 con firma del Representante Legal. Termina: Gestor: Archiva los originales.
GESTOR EMETRA INVENTARIOS
Pagina Fecha Pagina
SAT
Llena formulario SAT-4021, con firma del Representante Legal
D Entrega al Gestor los documentos donde consta que el traspaso ya fue efectuado
4 2 Llena formulario SAT-2031 del IVA, y cancela B 3 Tramita en EMETRA la solvencia de trnsito del vehculo
Extiende solvencia de trnsito del vehculo
Emite certificacin de inventarios y/o Actas de entregas Traslada certificacin y/o Actas de entregas
C A
Presenta ante la SAT documentacin requerida para proceder al traspaso
Recibe de la SAT la documentacin del traspaso Autentica fotocopias para que puedan circular los vehculos Archiva los originales
10
11
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ANEXO No. 1
SOLICITUD DE COMBUSTIBLE
Guatemala ___________________________ No. 00001 Seores: rea de Servicios Auxiliares MAGA. Estimados Seores: Por este medio se autoriza a: __________________________________________Quien labora en este
Ministerio con el cargo de_____________________________la cantidad de_________________ Tipo de Combustible_______________________ para el vehculo tipo _ _____________________ ______ Marca_________________PlacaNo.____________________Cilindros__________Kms.* galn______
Kilmetros a recorrer____________________Precio X galn____________________para la siguiente Comisin: __________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ Entrega: Cupn Inicial
Cupn Final
Cantidad de cupones
Denominacin Q. 50.00 Q. 100.00 TOTAL
Total asignado Q.
F______________________________________ Vo.Bo. Coordinador de Unidad Solicitante
F. _________________________________ Responsable
F______________________________________ Vo.Bo. Jefe de rea de Servicios Auxiliares
47
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ANEXO No. 2
VALE PARA DESPACHO DE COMBUSTIBLE SC-00001-2008 En la presente fecha, se hace entrega por parte del rea de Servicios Auxiliares de este Ministerio a: Nombre de la Unidad Un (01) cupn de combustible con valor de Q.50.00 c/u. TOTAL: Q. 50.00 exactos Correlativo de cupones: 000001 Para el Vehculo: TIPO Pick up Isuzu MARCA PLACA COMBUSTIBLE O-350BBD Diesel
COMISIN: Segn solicitud de combustible No. 00001. Guatemala, ___ de ______ de 2008. ENTREGA: ____________________ Encargado de combustible
RECIBE: _______________________ Responsable
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ANEXO No. 3 TABLA PARA ENTREGA DE COMBUSTIBLE

KILOMETROS NO GUATEMALA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 Guatemala Amatitlan Chinaultla Chuarrancho Fraijanes Mixco Palencia Santa Catarina Pinula San Jose Pinula San Pedro Ayampuc San Jose del Golfo San Pedro Sacatepequez San Juan Sacatepequez San Raymundo San Miguel Petapa Villa Nueva Villa Canales 0 28 12 38 26 16 29 15 22 22 30 25 31 42 21 16 24 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 KILOMETROS NO JALAPA 1 2 3 4 5 6 7 8 Jalapa Jalapa por Panamericana Monjas Mata Quescuintla San Luis Jilotepe San Carlos Alcasatate San Manuel Chaparron San pedro Pinula 0 0 23 41 41 33 36 20 108 170 145 198 193 174 174 183 DEPARTAMENTO DE CABECERA DE GUATEMALA 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Cuilapa Barberena Chiquimulilla Guazacapan Nueva Santa Rosa Oratorio Pueblo Nuevo Vias Santa Rosa de Lima Santa Maria Ixhuatan Santa Cruz Naranjo San Rafael las Flores Taxico NO. DEPARTAMENTO KILOMETROS DE CABECERA SANTA ROSA 0 32 39 46 25 16 40 23 20 24 50 52 68 92 110 116 85 84 57 83 88 74 110 111 DE GUATEMALA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Escuintla Guanagazapa Iztapa La Democracia La gomera Masagua Nueva Concepcion Puerto San Jose Palin Santa Lucia Cotzumalguapa Siquinala San Vicente Pacaya Tiquisate DEPARTAMENTO DE CABECERA DE GUATEMALA NO. DEPARTAMENTO KILOMETROS DE CABECERA ESCUINTLA 0 23 66 35 57 15 90 53 18 33 26 27 89 58 81 124 93 115 73 148 111 40 91 84 50 147 DE GUATEMALA
Manual de Normas y Procedimientos
51
rea de Servicios Auxiliares Unidad de Administracin
KILOMETROS NO EL PROGRESO 1 2 3 4 5 6 7 8 Guatatoya Jicaro Morazan San Agustin Acazaguastlan San Cristobal Acazaguastlan San Antonio la Paz Zanarate Sansare 0 29 35 19 29 42 23 29 77 107 110 96 104 41 56 70 1 2 3 4 5 6 7 8 9 KILOMETROS NO ZACAPA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Zacapa Cabaas Estanzuela Gualan Huite Rio Hondo San Diego Teculutan Uzumacinta 0 33 8 35 25 15 81 33 42 154 135 146 174 146 142 133 124 115 1 2 KILOMETROS NO. JUTIAPA 1 2 3 4 5 6 7 Jutiapa Agua Blanca Asuncion Mita Atescatempa Compa Conguaco El Adelanto 0 47 30 60 35 55 27 124 187 154 184 125 138 137 DEPARTAMENTO DE CABECERA DE GUATEMALA 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Chiquimula Angiantu Concepcion Las Minas Camotan Esquipulas Ipala Jocotan Olopa Quetzaltepeque San Jose La Arada San Juan Ermita San Jacinto NO. DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DE CABECERA DE GUATEMALA 10 11 12 13 14 15 16 Antigua Guatemala Alotenango Ciudad Vieja Jocotenango Magdalena Milpas Altas Pastores San Antonio Agua Caliente San Bartolome Milpas Altas San Lucas Sacatepequez San Miguel Dueas Santiago Sacatepequez Santa Catarina Barahona Santa Lucia Milpas Altas Sanata Maria de Jesus Santo Domingo Xenacos Sumpango DEPARTAMENTO DE CABECERA DE GUATEMALA NO. DEPARTAMENTO
KILOMETROS DE CABECERA SACATEPEQUEZ 0 14 7 4 11 7 7 16 14 10 18 8 11 10 31 29 40 52 48 44 35 47 47 32 27 50 32 48 32 50 45 43 DE GUATEMALA
KILOMETROS DE CABECERA CHIQUIMULA 0 0 48 32 57 55 30 41 29 11 20 17 171 229 222 206 231 199 204 215 201 180 194 188 DE GUATEMALA
52
8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
El Progreso Jalpatagua Jerez Moyuta Pasaco Quezada San Jose Acatempa Santa Catarina Mita Yultipeque Zapotitlan
11 35 39 53 104 19 32 29 23 30
135 109 195 136 153 103 92 153 147 154
13
Navajos
259
KILOMETROS NO DEPARTAMENTO DE CABECERA SUCHITEPEQUEZ 1 2 3 4 5 6 Mazatenango Cocales Ayotenango Chicacao Patulul Pueblo Nuevo Rio Bravo Samayac San Antonio Suchitepequez San Bernardino San Francisco Zapotitlan San Gabriel San jose el Idolo San Juan Bautista San Lorenzo San Miguel San Pablo Jocopilas Santa Barbara Santo Domingo Suchitepequez San Tomas La Union San Sebastian 0 25 8 28 53 5 39 9 9 4 7 3 20 58 6 14 10 47 7 15 24 165 114 173 155 123 181 133 166 159 161 172 168 154 129 171 149 167 127 172 172 283 DE GUATEMALA
KILOMETROS NO. RETALHULEU 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Retalhuleu Champerico El Asintal Nuevo San Carlos Nuevo San Felipe San Andres Villa Seca San Felipe Retalhuleu San Martin Zapotitlan San Sebastian Santa Cruz Mulua 0 35 12 6 14 16 14 12 4 9 182 217 186 187 186 173 197 176 186 181 DEPARTAMENTO DE CABECERA DE GUATEMALA
7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
KILOMETROS NO CHIMALTENANGO 1 2 3 Chimaltenango Acatenango Comalapa 0 31 28 55 85 78 DEPARTAMENTO DE CABECERA DE GUATEMALA
21
KILOMETROS NO DEPARTAMENTO DE CABECERA HUEHUETENANGO 1 huehuetenango 0 269 DE GUATEMALA
53
4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
El Tejar Patzun Pochuta Patzicia Parramos San jose Poaquin San Martin Jilotepeque Santa Apolonia Santa Cruz Balanya San Pedro Yepocapa San Andres Itzapa Tecpan Zaragoza
5 29 66 16 7 38 21 35 23 40 6 41 14
49 83 128 70 62 100 75 90 79 100 61 87 68
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Aguacatn Colotenango Concepcin Jacatenango Cuilco Chiantla La Democracia La Liebertada Malacatancito Nenton San Antonio Huista San Gaspar Ixchil San Idelfonso Ixtahuacan San Juan Ixcoy San Mateo Ixtatn San Miguel Acatn San Pedro Necta San Pedro Soloma San Rafael la Independencia San Rafael Patzal San Sebastian San Sebastina Coatan Santa Ana Huista Santa Barbara Santa Cruz Barilla Santa Eulalia Santiago Chimaltenango Tectitn Todos los Santos
25 45 107 73 5 72 63 12 112 97 36 36 61 114 94 54 69 98 31 24 110 108 25 142 82 64 64 46
294 304 366 337 274 331 323 256 390 356 305 295 330 387 363 313 338 357 290 283 379 370 284 411 354 323 366 315
KILOMETROS NO. ALTA VERAPAZ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Coban Chisec Chahal Fray Bartolome de las Casas Lankin Panzos Santa Cruz Verapaz San Cristobak Veraoaz San Miguel Tucuro Senahu San pedro Carcha San Juan Chamelco Santa Maria Cahabon Sebol Tactic Tamahu 0 78 148 112 63 126 16 24 62 137 8 9 95 0 30 45 219 297 373 331 289 268 199 206 205 305 224 225 322 312 185 190 DEPARTAMENTO DE CABECERA DE GUATEMALA
16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29
KILOMETROS NO DEPARTAMENTO IZABAL 1 Puerto Barrios 0 308 DE CABECERA DE GUATEMALA
54
2 KILOMETROS NO BAJA VERAPAZ 1 2 3 4 5 6 7 8 Salama El Choc Granados Purula Rabinal San Miguel Chicab San Jeronimo Cubulco 0 51 63 52 27 9 14 46 153 95 77 177 173 158 144 192 1 2 KILOMETROS NO TOTONICAPAN 1 2 3 4 5 6 7 8 Totonicapan Momostenango San Andres Xecul San Bartolo San Cristobal Totonicapan San Fransisco el Alto Santa Lucia la Reforma Santa Maria Chiquimula 0 32 19 42 13 16 561 37 203 209 196 220 190 193 238 220 DEPARTAMENTO DE CABECERA DE GUATEMALA 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 KILOMETROS NO. SAN MARCOS 1 2 3 4 San Marcos por la Costa San Marcos Via Panamericana Catarina Comitancillo 0 0 64 32 280 253 274 271 DEPARTAMENTO DE CABECERA DE GUATEMALA 15 16 17 18 19 20 21 NO DEPARTAMENTO DE CABECERA DE GUATEMALA 3 4 5 6 7 8
Bananera El Estor Los Amates Morales Mariscos Quirigua Rio Dulce
50 0 101 52 0 0 0
249 324 207 258 232 203 275
KILOMETROS DEPARTAMENTO DE CABECERA QUETZALTENANGO Quetzaltenango Panamericana Quetzaltenango Por costa Almolonga Cabrican Cajola Cantel Coatepeque Colomba Concepcin Chiquinchapa Flores Costa Cuca Genova Huitan Olintepeque la Esperanza Palmar Palestina de los Altos Salcaja Sibilia San Carlos Sija San Juan Ostuncalco San Mateo San Martin Sacatepequez 0 0 5 44 16 12 68 70 18 65 70 39 8 45 30 10 33 23 13 9 23 203 227 208 247 220 213 218 226 237 213 218 242 209 219 239 193 236 226 216 212 226 DE GUATEMALA
55
5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
Ciudad Tecn Uman Concepcin Tutuapa Esquipulas Palo Gordo El Quetzal El Rodeo Ixchiguan Malacatn Nuevo Progreso Ocos Paapita Reforma Rio Blanco Sibinal Sipacapa San Antonio Sacatepequez San Cristobal cucho San Jose Ojotenan San Lorenzo San miguel Ixtahuacan San Pedro Sacatepequez San Pablo San Rafael Pie de la Cuesta Tacana Tajumulco Tejutla Tumbador
83 52 9 110 35 44 50 72 104 69 91 34 55 65 9 28 57 20 63 2 43 27 71 37 31 45
261 303 260 308 288 300 285 264 282 247 289 290 333 330 245 290 317 271 320 249 292 278 322 288 282 295
22 23 24 25
San Miguel Siguila San Francisco la Unin Zunil Santa Maria de Jess
13 16 10 21
220 219 213 224
KILOMETROS NO DEPARTAMENTO SOLOL 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Solola Via Patzun Solol Via Panamericana Concepcin Nahuala Panajachel Santiago Atitlan San Andres Senetabaj San Antonio Palopo San Jose Chacaya San Juan la Laguna San Lucas Toliman San Marcos la Laguna San Pablo la Laguna San Pedro Polopo Santa Catarina Ixtaguacan Santa Clara la Laguna Santa Catarina Palopo Santa Cruz la Laguna Santa Lucia Utatlan Santa Maria Visitacin 0 0 5 37 8 49 16 26 6 24 33 16 20 25 49 27 18 7 15 28 125 140 145 177 148 189 156 165 146 164 175 156 160 156 180 167 158 157 196 170 DE CABECERA DE GUATEMALA
56
KILOMETROS NO PETEN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Flores Flores (Via Sebol) Dolores La Libertad Melchor de Mencos Poptun San Adres San Benito San Francisco San Jose Sayaxche Santa Ana San Luis 0 0 82 30 93 103 22 1 31 23 68 23 125 511 540 424 516 857 401 526 510 495 527 554 487 381 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 Santa Cruz del Quich Canilla Cunen Chajul chicaman Chich Chinique Joyabaj Nebaj Patzite Sacapulas Sacualpa San Andres Sacabaja San Antonio Ilotenango San Bartolome Jootenango San Juan cotzal San Miguel Uspantan San Pedro Jocopilas Santo Tomas Chichicastenango DEPARTAMENTO DE CABECERA DE GUATEMALA NO DEPARTAMENTO QUICH 0 49 59 110 92 11 18 52 80 11 49 41 33 13 27 98 84 8 14
KILOMETROS DE CABECERA DE GUATEMALA
163 212 222 166 255 174 181 215 250 174 212 204 196 178 190 261 247 173 149
57
Manual de Norma y Procedimientos rea de Servicios Auxiliares Sub rea de Mantenimiento Unidad de Administracin
ANEXO No. 4 ORDEN DE TRABAJO
58
Manual de Normas y Procedimientos Sub rea de Transportes Unidad de Administracin
ANEXO No. 5 HOJA DE PERITAJE
Hoja de Peritaje
FECHA DEPTO NOMBRE PILOTO: No. LICENCIA: MOTIVO COMISION: DATOS DEL VEHICULO: MARCA: COLOR: Combustible: VENCIMIENTO: TIPO: LUGAR DESTINO: A
formulario:
D-trans-04
NOMBRE QUIEN SOLICITA EL VEHICULO: CARGO:
MODELO PLACA: Tipo Vehiculo:
Si SI Llanta repuesto tricket Llav de chuchos e Herramienta Antena Espejo Interior Espejos exteriores Platos Llav ero Encendedor Alfombras Extinguidor triangulos Radio Cassetera Compac Disc Ecualizador Ventanas Electricas Tapiceria Reloj Aire Acondicionado Documentos Aros Cable para corriente Emblemas Otros NO
NO OBSERVACIONES
Falta algo Golpes Rayones Roto Desgastado AL ENTREGAR
X O R X X X D
AL RECIBIR
59
Sub rea de Transportes Unidad de Administracin
ANEXO No. 6 SOLICITUD DE SERVICIOS
Solicitud de Servicios
Fecha de Solicitud Unidad que Solicita Destino (s) Objeto
Nmero de Pasajeros Nombre Fecha de Vencimiento de Licencia Fecha de Comisin
Conductor Propio
No
Nmero de Licencia
Horario
F) Firma Solicitante
F) Firma Conductor Propio
Vo.Bo. Jefe de la Unidad Firma y Sello
USO
Vehculo asignado Placas Licencia No. No. Cupn Combustible Tipo Combustible
EXCLUSIVO
TRANSMAGA
Conductor Vencimiento Monto en Q.
F) Autoriza Transmaga Firma y Sello
60
Sub rea de Transportes Unidad de Administracin
ANEXO No. 7 PASE DE SALIDA COMISIN PROGRAMADA
PASE DE SALIDA COMISION PROGRAMADA
Solicitante Licencia No. Destino Hora de Salida Observaciones
Dependencia Vehculo Placa
Fecha y Hora de Entrada
Nivel Combustible Al Entregar Vehculo
Nivel Combustible Al Recibir Vehculo
Forma de Peritaje No.
Guatemala
de
de 2005
Firma TRANSMAGA
61
Manual de Normas y Procedimientos Sub rea de Transportes Unidad de Administracin
GLOSARIO DE TERMINOS
TERMINO GESTOR PASE PERITAJE
SIGNIFICADO Persona que realiza el trmite Boleta de salida cuando se programa una comisin Verificacin fsica del vehculo para ver en que condiciones se encuentra
62
GLOSARIO DE SIGLAS
SIGLA CUR CUPN EMETRA FRI MAGA MFP SAT TRANSMAGA
VALE
SIGNIFICADO Comprobante nico de Registro Documento que se utiliza para despacho de combustible en comisiones al Interior de la Repblica Entidad Metropolitana Reguladora de Transporte y Transito Fondo Rotativo Interno. Ministerio de Agricultura, Ganadera y Alimentacin Ministerio de Finanzas Pblicas Superintendencia de Administracin Tributaria Sub rea de Transportes del Ministerio de Agricultura, Ganadera y Alimentacin Documento para despacho de combustible utilizado en comisiones locales
63
GLOSARIO DE SIMBOLOS
SIMBOLO
1
SIGNIFICADO Actividad Traslado, envo Conector
Decisin Verificacin Combinado Archivo
64

Manual de Normas y Procedimientos Del Área de Servicios Auxiliares Unidad de Adminsitración

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL REA DE SERVICIOS AUXILIARES UNIDAD DE ADMINSITRACIN

Guatemala, abril 2008

Manual de Normas y Procedimientos rea Servicios Auxiliares Unidad de Administracin

02.15.01.01 02.15.01.02 02.15.02.01 02.15.02.02 02.15.03.01 02.15.03.02 02.15.04.01 02.15.04.02

Manual de Normas y Procedimientos rea de Servicios Auxiliares Unidad de Administracin

MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERIA Y ALIMENTACION

UNIDAD DE ADMINISTRACIN REA DE SERVICIOS AUXILIARES

Cdigo 02.15.01.01 Fecha: 17-IV-2008 Pgina: 1 De 1 Sustituye a Fecha: Pgina: De

MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERIA Y ALIMENTACION

UNIDAD DE ADMINISTRACIN REA DE SERVICIOS AUXILIARES

Cdigo 02.15.01.01 Fecha: 17-IV-2008 Pgina: 1 De 2 Sustituye a Fecha: Pgina: De

Responsable Quien lo hace Solicitante

Encargado de Control de Combustible

Cdigo 02.15.01.01 Responsable Quien lo hace Jefe de rea de Servicios Auxiliares

Encargado de Control de Combustible

ENCARGADO DE CONTROL DE COMBUSTIBLE C

Entrega el formulario de Solicitud de Combustible (ver anexo 1)

Recibe el formulario de SOLICITUD DE COMBUSTIBLE, y verifica si procede.

Lo devuelve para su correccin. Sigue paso 3 si

No, lo devuelve explicando porque no procede

Verifica si la comisin es local o al interior. (Ver norma 5)

Elabor: Miguel ngel Orellana

Revis: Miguel ngel Orellana

Autoriz: Ing. Boris Espaa Cceres

REA DE SERVICIOS AUXILIARES

Cdigo 02.15.01.02 Fecha: 17-IV-2008 Pgina: 1 De 1 Sustituye a Fecha: Pgina: De

8. El Despacho Ministerial y los Vicedespachos, quedarn absueltos de liquidar el

REA DE SERVICIOS AUXILIARES

Cdigo 02.15.01.02 Fecha: 17-IV-2008 Pgina: 1 De 2 Sustituye a Fecha: Pgina: De

Responsable Quien lo hace Solicitante

Encargado de Control de Combustible

ENCARGADO DE CONTROL DE COMBUSTIBLE

Elabora informe de la comisin realizada y la adjunta al formulario de liquidacin de combustible.

Recibe liquidacin de combustible con informe adjunto de la comisin realizada.

Elabor: Miguel ngel Orellana

Revis: Miguel ngel Orellana

Autoriz: Ing. Boris Espaa Cceres

REA DE SERVICIOS AUXILIARES

Cdigo 02.15.02.01 Fecha: 17-IV-2008 Pgina: 1 de 1 Sustituye a Fecha: Pgina: de

GESTIN Y ENTREGA DE CELULARES POR REPARACIN, EXTRAVIO O ROBO

REA DE SERVICIOS AUXILIARES

Cdigo 02.15.02.01 Fecha: 17-IV-2008 Pgina: 1 de 2 Sustituye a Fecha: Pgina: de

GESTION Y ENTREGA DE CELULARES POR REPARACIN, EXTRAVIO O ROBO

Responsable Quien lo hace Usuario

Encargado de Servicios Generales

Cdigo 02.15.02.01 Responsable Quien lo hace Encargado de Servicios Generales

Encargado de Servicios Generales

ENCARGADO DE SERVICIOS GENERALES

Solicita reposicin de telfono celular

Recibe comprobante o requerimiento y elabora oficio para el proveedor

Recibe oficio y aparato, revisa y diagnostica

Lleva oficio y aparato si procede

Entrega aparato segn proceda

Archiva oficio para futuras consultas

Elabor: Miguel ngel Orellana

Revis: Miguel ngel Orellana

Autoriz: Ing. Boris Espaa

REA DE SERVICIOS AUXLIARES

Cdigo 02.15.02.02 Fecha: 17-IV-2008 Pgina: 1 de 1 Sustituye a Fecha: Pgina: de

TRMITE DE PAGO POR SERVICIOS BSICOS Y OTRAS CONTRATACIONES A LARGO PLAZO

REA DE SERVICIOS AUXLIARES

Cdigo 02.15.02.02 Fecha: 17-IV-2008 Pgina: 1 de 3 Sustituye a Fecha: Pgina: de

TRMITE DE PAGO POR SERVICIOS BASICOS Y OTRAS CONTRATACIONES A LARGO PLAZO