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Gua del Estudiante
CURFIN00 Edition 1.0 Octubre 2007 PATSI
Tabla de Contenidos
Acceder Oracle Acceder Oracle ..............................................................................................................................................1-2 Hacer un Shortcut ..........................................................................................................................................1-6 Acceder la Pgina de PATSI Directamente ...................................................................................................1-8 Olvid la Contrasea o Password ..................................................................................................................1-10 Cambiar la Contrasea o Password PATSI Web Page ...............................................................................1-13 Salir del Sistema ............................................................................................................................................1-19 Flujograma Acceder Oracle .......................................................................................................................1-20 PATSI Quick Reference Guide .....................................................................................................................1-23 Estructura del Plan de Cuentas (COA) Universidad de Puerto Rico Estructura del Plan de Cuentas (COA) Universidad de Puerto Rico .............................................................2-2 Conversin Cuentas FRS...............................................................................................................................2-3 Fondo.............................................................................................................................................................2-5 Departamento ................................................................................................................................................2-9 Sub-Departamento .........................................................................................................................................2-11 Object Codes .................................................................................................................................................2-13 Funcin de Gasto ...........................................................................................................................................2-14 Project............................................................................................................................................................2-16 Ao Fiscal......................................................................................................................................................2-17 Ejemplos de Conversin ................................................................................................................................2-18 Crear y Actualizar Suplidores Crear y Actualizar Suplidores ....................................................................................................................3-2 Desactivar un Suplidor ..................................................................................................................................3-18 Flujograma Crear y Actualizar Suplidores ................................................................................................3-19 Consolidar Suplidores .................................................................................................................................3-24 Flujograma Consolidar (Merge) Suplidores ..............................................................................................3-30 iProcurement Introduccin...................................................................................................................................................4-2 Conctese a iProcurement...........................................................................................................................4-4 Flujograma Conctese a iProcurement ......................................................................................................4-5 Olvid su Contrasea? ..............................................................................................................................4-6 FlujogramaOlvid su Contrasea?...........................................................................................................4-7 Cambio de Contrasea ................................................................................................................................4-8 Flujograma Cambio de Contrasea............................................................................................................4-10 Registrar Preferencias....................................................................................................................................4-11 Flujograma Registrar Preferencias.............................................................................................................4-21 Desconctese de iProcurement....................................................................................................................4-23 Flujograma Desconctese de iProcurement ...............................................................................................4-24 Crear una Requisicin con Catlogo Adquirir un Artculo en una Tienda...........................................................................................................4-25 Flujograma Buscar un Artculo en una Tienda ......................................................................................4-30 Adquirir un Artculo a travs de Advance Search .....................................................................................4-31 Flujograma Buscar un Artculo a travs de "Advance Search". ............................................................4-35 Adquirir un Artculo desde una Lista de Compra ......................................................................................4-36 Flujograma Buscar un Artculo desde una Lista de Compra .................................................................4-41 Crear una Requisicin sin Catlogo Adquirir un Artculo de una Tienda sin Catlogo......................................................................................4-42 Flujograma Adquirir un Artculo de una Tienda sin Catlogo ..............................................................4-48 Adquirir un Artculo o Servicio que No est en Catlogo .........................................................................4-49 Flujograma Adquirir un Artculo o Servicio que No est en Catlogo ..................................................4-57 Hacer Checkout ...........................................................................................................................................4-59
Copyright Oracle, 2004. All rights reserved.
Compras Tabla de Contenidos i
Flujograma Hacer Checkout ......................................................................................................................4-80 Copiar una Requisicin de Otra.................................................................................................................4-85 Flujograma Copiar una Requisicin de Otra .............................................................................................4-87 Cambiar una Requisicin............................................................................................................................4-88 Flujograma Cambiar una Requisicin .......................................................................................................4-92 Cancelar una Lnea de una Requisicin ....................................................................................................4-93 Flujograma Cancelar una Lnea de una Requisicin .................................................................................4-96 Cancelar una Requisicin ...........................................................................................................................4-97 Flujograma Cancelar una Requisicin .......................................................................................................4-100 Consultar el Estado de una Requisicin ....................................................................................................4-101 Flujograma Consultar el Estado de una Requisicin .................................................................................4-107 Aprobar Requisiciones Introduccin...................................................................................................................................................5-1 Conctese a iProcurement...........................................................................................................................5-2 Flujograma Conctese a iProcurement ......................................................................................................5-3 Olvid su Contrasea? ..............................................................................................................................5-4 FlujogramaOlvid su Contrasea?...........................................................................................................5-5 Cambio de Contrasea ................................................................................................................................5-6 Flujograma Cambio de Contrasea............................................................................................................5-8 Registrar Preferencias....................................................................................................................................5-9 Flujograma Registrar Preferencias.............................................................................................................5-20 Desconctese de iProcurement....................................................................................................................5-22 Flujograma Desconctese de iProcurement ...............................................................................................5-23 Aprobar una Requisicin ............................................................................................................................5-24 Flujograma Aprobar una Requisicin........................................................................................................5-26 Revisar Detalles de una Requisicin ..........................................................................................................5-27 Flujograma Revisar Detalles de una Requisicin ......................................................................................5-32 Editar una Requisicin................................................................................................................................5-33 Flujograma Editar una Requisicin ...........................................................................................................5-43 Rechazar una Requisicin...........................................................................................................................5-45 Flujograma Rechazar una Requisicin ......................................................................................................5-47 Enviar (Forward) una Requisicin ............................................................................................................5-48 Flujograma Enviar (Forward) una Requisicin .........................................................................................5-51 Reasignar una Requisicin..........................................................................................................................5-52 Flujograma Reasignar una Requisicin .....................................................................................................5-57 Solicitar ms Informacin...........................................................................................................................5-58 Flujograma Solicitar ms Informacin ......................................................................................................5-63 Cotizaciones Cotizaciones ..................................................................................................................................................6-2 Introduccin...................................................................................................................................................6-3 Crear Solicitud de Cotizacin.....................................................................................................................6-4 Flujograma Crear una Solicitud de Cotizacin ..........................................................................................6-17 Imprimir un RFQ ........................................................................................................................................6-20 Flujograma Imprimir un RFQ....................................................................................................................6-27 Copiar Cotizaciones desde un RFQ ...........................................................................................................6-28 Flujograma Copiar Cotizaciones desde un RFQ........................................................................................6-40 Analizar y Aprobar Cotizaciones ...............................................................................................................6-42 Flujograma Analizar y Aprobar Cotizaciones ...........................................................................................6-50 Orden de Compra Orden de Compra...........................................................................................................................................7-2 Introduccin...................................................................................................................................................7-3 Asignar una Requisicin a un Comprador................................................................................................7-4 Flujograma Asignar una Requisicin a un Comprador..............................................................................7-7 Crear una Orden de Compra desde Lneas de Requisiciones ........................................................................7-8 Flujograma Crear una Orden de Compra desde Lneas de Requisiciones .................................................7-19
Compras Tabla de Contenidos ii
Crear una Orden de Compra Manualmente ...................................................................................................7-21 Flujograma Crear una Orden de Compra Manualmente ............................................................................7-40 Crear una Orden de Compra Abierta .............................................................................................................7-43 Flujograma Crear una Orden de Compra Abierta......................................................................................7-55 Crear una Orden de Compra de Contrato ......................................................................................................7-58 Flujograma Crear una Orden de Compra de Contrato ...............................................................................7-67 Crear un "Release" desde Lneas de Requisiciones .......................................................................................7-69 Flujograma Crear un "Release" desde Lneas de Requisiciones................................................................7-79 Crear un "Release" Manualmente..................................................................................................................7-81 Flujograma Crear un "Release" Manualmente...........................................................................................7-89 Cambiar una Orden de Compra ................................................................................................................7-90 Flujograma Cambiar una Orden de Compra..............................................................................................7-97 Introduccin Aprobacin rdenes de Compra ........................................................................................7-98 Aprobar una Orden de Compra.................................................................................................................7-99 Flujograma Aprobar una Orden de Compra ..............................................................................................7-103 Rechazar una Orden de Compra ....................................................................................................................7-104 Flujograma Rechazar una Orden de Compra.............................................................................................7-108 Enviar (Forward) una Orden de Compra .................................................................................................7-109 Enviar (Forward) una Orden de Compra ...................................................................................................7-115 Copiar una Orden de Compra....................................................................................................................7-116 Flujograma Copiar una Orden de Compra.................................................................................................7-120 Cancelar una Lnea de la Orden de Compra .................................................................................................7-121 Flujograma Cancelar una Lnea de la Orden de Compra..........................................................................7-127 Cancelar una Orden de Compra....................................................................................................................7-128 Flujograma Cancelar una Orden de Compra ............................................................................................7-133 Cerrar una Orden de Compra....................................................................................................................7-134 Flujograma Cerrar una Orden de Compra .................................................................................................7-139 Consulte una Orden de Compra ................................................................................................................7-140 Flujograma Consulte una Orden de Compra .............................................................................................7-149 Revise el Estado de una Orden de Compra ...............................................................................................7-150 Revise el Estado de una Orden de Compra................................................................................................7-156 Consulte los Cambios de una Orden de Compra ......................................................................................7-157 Flujograma Consulte los Cambios de una Orden de Compra ....................................................................7-160 Reasignar una Orden de Compra ..............................................................................................................7-161 Flujograma Reasignar una Orden de Compra............................................................................................7-166 Solicitar ms Informacin...........................................................................................................................7-167 Flujograma Solicitar ms Informacin ......................................................................................................7-171 Imprimir sus rdenes de Compra .............................................................................................................7-172 Flujograma Imprimir sus rdenes de Compra...........................................................................................7-176 Recibo Creacin de un Recibo para una Orden de Compra ...............................................................................8-2 Flujograma Creacin de un Recibo para una Orden de Compra...............................................................8-8 Consultar un Recibo ....................................................................................................................................8-10 Flujograma Consultar un Recibo ...............................................................................................................8-13 Enviar Recibos a su Destino Final..............................................................................................................8-14 Flujograma Enviar Recibos a su Destino Final..........................................................................................8-16 Corregir un Recibo .....................................................................................................................................8-17 Flujograma Corregir un Recibo ................................................................................................................8-20 Devolver un Recibo.....................................................................................................................................8-21 Flujograma Devolver un Recibo...............................................................................................................8-25 Inspeccionar un Recibo ...............................................................................................................................8-26 Flujograma Inspeccionar un Recibo ..........................................................................................................8-31 Generar Informes Introduccin...................................................................................................................................................9-2 Generar un Informe ....................................................................................................................................9-5 Flujograma Generar un Informe ................................................................................................................9-15
Compras Tabla de Contenidos iii
Revisar su Informe En-Lnea .....................................................................................................................9-17 Flujograma Revisar su Informe En-Lnea..................................................................................................9-21 Cancelar un Informe en Proceso ................................................................................................................9-22 Flujograma Cancelar un Informe o Proceso ..............................................................................................9-26 Re-imprimir un Informe o Proceso............................................................................................................9-27 Flujograma Re-Imprimir un Informe o Proceso ........................................................................................9-31 Copiar un Informe a Excel..........................................................................................................................9-32 Flujograma Copiar un Informe a Excel .....................................................................................................9-40
Compras Tabla de Contenidos iv
Acceder Oracle
Captulo 1
Acceder Oracle Captulo 1 - Pgina 1
Acceder Oracle
1. Acceda a la pgina de la Administracin Central de la Universidad de Puerto Rico en Internet.
http://www.upr.edu/home1200.html
2.
Seleccione el rea de Investigacin y Tecnologa.
3.
Oprima el mouse en cualquier lugar de la pantalla.
Si desea evitar que el futuro aparezca esta ventana de dilogo, ir a tarea #4. Si no, ir a tarea #5. 4. 5. Marque en el encasillado correspondiente (In the future, do not show this warning). Oprima Ok en la ventana de dilogo de Security Alert.
6.
Oprima el botn Yes en la siguiente ventanilla de dilogo, Security Alert.
Se despliega la pgina PATSI Project Home Page: Main En este punto puede crear un Shortcut para esta pgina.
Si desea hacer un Shortcut, ir a tarea #7. Si no, ir a tarea #17.
Hacer un Shortcut
7. Oprima el botn derecho de mouse y seleccione la opcin Create a Shortcut.
8.
Oprima el botn Ok.
En futuras ocasiones podr acceder la pgina a travs del icono en el Desktop de su computadora.
Otra forma de crear el shortcut
Acceder la Pgina de PATSI Directamente

Si desea acceder la pgina de PATSI directamente, ir a tarea #9. Si no, ir a tarea #13. 9. Acceda el icono de Internet Explorer. En la pantalla principal (desktop), seleccione con un clic el botn: Se despliega el men de opciones (lado izquierdo de la pantalla) y marque con otro clic el siguiente icono que aparece en la pantalla de Windows de su computadora.
Si va a acceder la pgina Web directamente, escriba la siguiente direccin: https://patsi.upr.edu Si va a acceder la instancia de produccin, ir a tarea #10. Si no, ir a tarea #11. 10. Escriba la lnea de Address la siguiente direccin: https://patsiprod.upr.edu Ir a tarea #12 11. Escriba la direccin de la instancia de prueba: http://devapp1.upr.edu:8001 12. Complete los datos username y password
Se le asignar una contrasea para comenzar en la instancia.

Inicialmente, la misma ser temporera por lo que va a requerir que la cambie al momento. Dicha clave tendr seis (6) o ms caracteres y, al menos, uno de stos debe ser numrico. No puede repetir caracteres. El sistema solicitar la verificacin de la nueva contrasea. Cada noventa (90) das la contrasea expirar, por lo que el sistema le enviar un recordatorio al acercarse su vencimiento. Los Niveles de Responsabilidad estn basados en las funciones que se le otorgan al usuario para el uso del mdulo. Dichos niveles son asignados por el Director de la Oficina de cada unidad.
13. Escriba la contrasea. Guarde la contrasea en un lugar seguro y no comparta con nadie.
Olvid la Contrasea o Password

Si olvid la contrasea, ir a tarea #1. Si no, ir a tarea #4. Si olvid la contrasea, el sistema le proveer una forma rpida de obtener la misma. Para ello, deber oprimir el icono que aparece en la pantalla de PATSI. El sistema presentar la pantalla Reset Password, donde anotar el Username y oprimir el botn de Submit. Deber esperar varios minutos para que el sistema le enve la nueva contrasea a travs del correo electrnico. 14. Oprima la opcin Olvido la contrasea?
15. Escriba el User Name y oprima el botn de Submit. Al completar esta pantalla el sistema le genera un e-mail con un nuevo password.
La siguiente pantalla confirma el envo de la solicitud del nuevo password. 16. Oprima el botn OK
17. Otra manera de hacer Login al rea de prueba o cualquier otra instancia a la que tenga acceso complete el encasillado Login Name y Password con la direccin electrnica oficial de la Universidad y la contrasea asignada. Oprima el botn Login u oprima Enter en el teclado.
Se despliega la pantalla principal con las responsabilidades que usted tiene asignadas.
18. Una vez seleccione la responsabilidad que estar trabajando, seleccione cualquiera de las funciones asignadas.
Cambiar la Contrasea o Password PATSI Web Page

Si desea cambiar la contrasea, ir a tarea #19. Si no, ir a tarea #24. 19. Seleccione Change Password (localizado a su mano izquierda en la pantalla).
20. Escriba su contrasea actual. 21. Escriba la nueva contrasea. 22. Escriba nuevamente la nueva contrasea. 23. Oprima el botn Cambiar.
24. Ampli las instancias.
Las instancias pueden cambiar de acuerdo a como sea necesario. 25. Seleccione la instancia a trabajar.
Otra forma de seleccionar la instancia es utilizando la siguiente tabla. La misma provee informacin sobre el status de la instancia. Se localiza al mover la barra de deslizamiento (scroll bar) ubicada a la derecha de la pantalla.
Si desea salir del sistema, ir a tarea #32. Si no, ir a tarea #26. 26. Seleccione la responsabilidad a trabajar en la forma Navigator. En este ejemplo de UPR Purchasing aparece la lista de las responsabilidades. Cada usuario tiene asignada una o varias responsabilidades. Despus de seleccionar la responsabilidad, al lado izquierdo de la pantalla, se despliega un men con las funciones autorizadas.
De no tener instalado Java Initiator o ActiveX, se activan en la pantalla varios componentes para la instalacin del mismo. Una vez instalado, se activar JInitiator Security Warning. Si usted no tiene privilegios para instalar, ir a tarea #27. Si no, ir a tarea #28.
27. Comunquese con apoyo tcnico para las instalaciones necesarias. Fin de la actividad. 28. Presione el botn Grant Always.
Se desplegar la pantalla de la aplicacin Oracle. Las siguientes pantallas nos indicarn que se est accediendo a Oracle.
Luego de que el Sistema Oracle haya cargado, BAJO NINGN CONCEPTO SE PODRN CERRAR las siguientes pantallas: Oracle Applications Home Page Oracle Applications 11i Oracle Applications PATSI Produccin Oracle Applications PATSI VIS
Nota: Obviar esta instruccin podra ocasionar que se pierda toda la informacin del rcord que est trabajando.
29. Maximice la pantalla.
Es bien importante maximizar la pantalla, ya que esto te permitir ver en la parte inferior la siguiente informacin: Como por ejemplo, si hubo errores o algn warning o si se guard la informacin del solicitante.
En el documento titulado PATSI Quick Reference, que se incluye al final de este captulo, podr aprender algunos comandos que le facilitarn el uso de la aplicacin. 30. Contine trabajando en su aplicacin. Se desplegarn las formas que correspondan a su aplicacin.
Aparece Windows Security Alert.
31. Oprima botn de OK Si desea finalizar, ir a tarea #32. Si no, ir a tarea #30.
Salir del Sistema

32. Seleccione Logout.
Fin de la actividad.
Acceder Oracle
Instalar Componentes Especiales
Inicio Usuario de PATSI

Acceda a la pgina de la Administracin Central de la Universidad de Puerto Rico en Internet. (1) > > > > > Suppliers Options Requisitions Options Purchasing Options Payable Options Financial Aid Options
Desea evitar que el futuro aparezca esta ventana de dilogo?
Desea hacer un Shortcut? N S
N A
Usuario de PATSI
Oprima el botn derecho de mouse y seleccione la opcin Create a Shortcut. (7) Oprima el botn Ok. (8)
Usuario de PATSI
Marque en el encasillado correspondiente (In future, do not show this warning). (4)
Usuario de PATSI
Seleccione el rea de Investigacin y Tecnologa. (2) Oprima el mouse en cualquier lugar de la pantalla. (3)
Usuario de PATSI
Oprima Ok en la ventana de dilogo de Security Alert. (5) Oprima el botn Yes en la siguiente ventanilla de dilogo, Security Alert. (6) Desea acceder la pgina de PATSI directamente? N C S B
Acceder Oracle
B A
Usuario de PATSI
Acceda el icono de Internet Explorer. (9)
Usuario de PATSI
Complete los datos username y password (12) C
Usuario de PATSI
Oprima el botn OK (16) B A
Usuario de PATSI Usuario de PATSI

Va a acceder la instancia de produccin? N Escriba la contrasea. (13) Complete el encasillado Login Name y Password con la direccin electrnica oficial de la Universidad y la contrasea asignada. Oprima el botn Login u oprima Enter en el teclado. (17)
Usuario de PATSI
Escriba la lnea de Address la siguiente direccin: https:// patsiprod.upr.edu (10) A
Olvid la contrasea?
N B
Usuario de PATSI
Oprima la opcin Olvido la contrasea? (14) Escriba el User Name y oprima el botn de Submit. (15)
Desea cambiar la contrasea?
N E
Usuario de PATSI
Escriba la direccin de la instancia de prueba (11)
S D
Acceder Oracle
D
Usuario de PATSI
Seleccione Change Password (localizado a su mano izquierda en la pantalla). (18) Escriba su contrasea actual. (19) Escriba la nueva contrasea. (20) Escriba nuevamente la nueva contrasea. (21) Oprima el botn Cambiar. (22) E
Usuario de PATSI
Seleccione la responsabilidad a trabajar en la forma Navigator. (25)
Usuario de PATSI
Presione el botn Grant Always. (27) Maximice la pantalla. (28)
Usuario de PATSI
Usted no tiene privilegios para instalar? N Contine trabajando en su aplicacin. (29) Oprima botn de OK (30)
Usuario de PATSI
Ampli las instancias. (23) Seleccione la instancia a trabajar. (24)
Usuario de PATSI
Comunquese con apoyo tcnico para las instalaciones necesarias. (26) N Desea finalizar?
Fin
Desea salir del sistema? N
Usuario de PATSI
Seleccione Logout. (31)
S A
Fin
PATSI Quick Reference Guide
Estructura del Plan de Cuentas (COA) Universidad de Puerto Rico

Captulo 2
Estructura del Plan de Cuentas (COA)
Universidad de Puerto Rico Captulo 2 - Pgina 1
Estructura del Plan de Cuentas (COA) Universidad de Puerto Rico
Conversin Cuentas FRS
Fondo
Departamento
Sub-Departamento
Object Codes
Funcin de Gasto
Project
Ao Fiscal
Ejemplos de Conversin
Ejemplos de Conversin
Crear y Actualizar Suplidores

Captulo 3
Crear y Actualizar Suplidores Captulo 3 - Pgina 1

1. 2. Acceda Oracle e-Business Suite Seleccione Public Sector Payables Manager
Muvase con el scrool bar hasta encontrar la palabra Suppliers
Verificar suplidores creados Antes de aadir un suplidor se debe verificar que no exista 3. Seleccione en Suppliers Inquiry
Se despliega Find Suppliers
4.
Ingrese el nombre del suplidor en el campo Supplier Name. Utilice letras maysculas solamente.
5.
Presione el botn De no aparecer el suplidor deseado presione el botn para llamar la lista de valores.
Escriba el signo de porciento para llamar la lista completa Reduzca la bsqueda al escribir parte del nombre del suplidor que conozca entre signos de porciento
6.
Presione el botn
Si desea verificar la informacin de un suplidor, ir a tarea #7. Si no, ir a tarea #8. 7. Seleccione el suplidor y presione el botn Se despliega la pantalla Find Suppliers con la informacin del suplidor seleccionado.
8.
Verifique si es el suplidor deseado Si necesita ms informacin presione el botn Una vez verifique que el suplidor a aadir no existe proceda a crearlo
Muvase a la pantalla Navigator En la pantalla Navigator Cierre la pantalla Cierre la pantalla cambie al modo de entrada de datos Find Suppliers Suppliers
Entrar suplidores Seleccione Suppliers Entry con doble clic
Se despliega la forma para entrar suplidores.
Puede entrar al modo de bsqueda al seleccionar en el Tool bar View, Find. Tambin puede entrar al modo de bsqueda al presionar F11
Observe la lnea al final de la pantalla donde le indica como salir del modo de bsqueda con F4
9.
Ingrese el nombre del suplidor en el campo Supplier Name. Utilice letras maysculas solamente.
Si el suplidor tiene un nombre alterno, ir a tarea #10. Si no, ir a tarea #11. 10. Ingrese el nombre alterno en el campo Alternate Name.
11. Verifique el seguro social. El prximo campo a completar es Taxpayer ID. El mismo est compuesto de 9 nmeros. Si es un individuo, ir a tarea #12. Si no, ir a tarea #13. 12. Ingrese el nmero de seguro social individual en el campo Taxpayer ID. Ir a tarea #17. 13. Verifique el seguro social. Si es una corporacin o sociedad, ir a tarea #14. Si no, ir a tarea #15. 14. Ingrese el nmero de seguro social patronal en el campo Taxpayer ID. Ir a tarea #17. 15. Verifique el seguro social. Si es un extranjero, ir a tarea #16. Si no, ir a tarea #17. 16. Ingrese el nmero de visa.
Tip: Slo hay once (11) caracteres disponibles para entrar el nmero de identificacin ingresado. Ir a tarea #18.
17. Verifique la informacin para completar este campo ya que todas las opciones fueron presentadas. El Supplier Number es asignado automticamente por el sistema una vez se cree un suplidor nuevo.
18. Seleccione la pestaa Classification.
19. Coloque el cursor en el campo Type y seleccione la lista de valores el tipo de suplidor.
para determinar
Se despliega la forma Supplier Types
20. Seleccione el tipo de suplidor correspondiente y presione el botn
Si en el campo Supplier Type selecciono Employee, ir a tarea #21. Si no, ir a tarea #22. 21. Indique el nombre completo de empleado de la lista de valores en el campo Employee Name. De esta manera se asocia el empleado con el suplidor para el ingreso de Informes de Gastos.
22. Seleccione la pestaa Payment para ingresar informacin relacionada al mtodo de pagos.
Se despliega la siguiente forma:
El sistema trae automticamente el valor del campo Terms 23. Seleccione de la lista de valores el trmino de pago a ser utilizado.
24. Presione el botn
El campo Payment Priority es opcional, el sistema trae automticamente el valor 99.

25. Asgnele a su suplidor una prioridad de pago.
Si desea hacer retencin a un suplidor, ir a tarea #26. Si no, ir a tarea #30. 26. Seleccione la pestaa Withholding Tax.
27. Marque el encasillado Allow Withholding Tax.
28. Seleccione la lista de valores
del campo Withholding Tax Group.
Se despliega la siguiente forma:
29. Seleccione el grupo de retencin que corresponda al suplidor a crearse y presione el botn. . 30. Grabe su rcord presionando el icono Ctrl + S en su teclado. (Save) de su barra de herramientas o presionando
Luego de grabar el rcord, el sistema le proveer el nmero de suplidor, en el encasillado Supplier Number.
Para que se pueda utilizar un suplidor en cada Recinto debe tener su Site correspondiente. Las siguientes instrucciones le indican los pasos. Si desea se pueda utilizar un suplidor para su recinto, ir a tarea #31. Si no, ir a tarea #51.
Le aparecer en la siguiente forma, la cual le permite registrar la informacin de la direccin o localidad del suplidor.
32. En el campo Site Name ingrese un nombre que identifique el tipo de direccin del suplidor: puede ser direcciones para ordenes, pagos, municipio. El propsito es poder definir bien el site que se esta creando. En caso de que el suplidor tenga ms de una localidad esto nos facilitar identificar la misma.
del campo Country.
del campo Country.
35. Seleccione el pas y presione el botn
36. Ingrese la direccin del suplidor en el campo.
37. Ingrese la Ciudad en el campo City.
38. Ingrese el Estado en el campo State.
39. Ingrese el Cdigo Postal en el campo Postal Code.
La pestaa General se utiliza para ingresar datos generales del suplidor.
40. Seleccione el encasillado Pay si la direccin de su suplidor ser utilizada para enviar pagos.
Si la direccin ser utilizada para enviar ordenes de compras, ir a tarea #41. Si no, ir a tarea #43.
41. Seleccione el encasillado Purchasing.
42. Seleccione el mtodo de notificacin al suplidor en el campo de Supplier Notification Method.
43. Seleccione la pestaa Contacts. La misma se utiliza para indicar la(s) persona(s) contacto del suplidor.
44. Complete la informacin requerida, tal como: apellido, nombre, ttulo, departamento, nmero de telfono, nmero de fax, correo electrnico, entre otros.
45. Seleccione la pantalla Purchasing. 46. Seleccione el Ship to Location y el Bill to Location para este suplidor.
47. Grabe los datos ingresados presionando el icono presionando Ctrl + S en su teclado.
(Save) de su barra de herramientas o
Si desea aadir un nuevo suplidor, ir a tarea #48. Si no, ir a tarea #49.
48. Cierre el Site del suplidor que esta trabajando y presione el icono herramientas. Ir a tarea #10. 49. Verifique si hay casos para desactivar.
de su barra de
Desactivar un Suplidor
Si desea escribir la fecha de desactivacin, ir a tarea #50. Si no, ir a tarea #51. 50. Complete el campo Inactive On. 51. Grabe su transaccin y salga de la aplicacin Al salir se despliega Navigator 52. Seleccione la prxima tarea a trabajar. Fin de la actividad.

G Acceder Oracle
Inicio Encargado Suplidores

Acceda Oracle eBusiness Suite (1) Seleccione Public Sector Payables Manager (2) Seleccione en Suppliers Inquiry (3) Ingrese el nombre del suplidor en el campo Supplier Name. (4) Presione el botn (5) Presione el botn (6)
Encargado Suplidores
Seleccione el suplidor y presione el botn (7)
Ingrese el nombre alterno en el campo Alternate Name. (10)
Muvase a la pantalla Navigator (8) Ingrese el nombre del suplidor en el campo Supplier Name. (9)
Verifique el seguro social. (11)
Es un individuo? El suplidor tiene un nombre alterno? S S
N B
Desea verificar la informacin de un suplidor?
A S N

A
Ingrese el nmero de seguro social individual en el campo Taxpayer ID. (12) A B
Ingrese el nmero de seguro social patronal en el campo Taxpayer ID. (14) A
Ingrese el nmero de visa. (16)
Verifique la informacin para completar este campo ya que todas las opciones fueron presentadas. (17)
Es una corporacin o sociedad?
Es un extranjero?
Seleccione la pestaa Classification. (18) Coloque el cursor en el campo Type y seleccione la lista de valores para determinar el tipo de suplidor. (19) C

C A
Seleccione el tipo de suplidor correspondiente y presione el botn . (20)
Seleccione la pestaa Payment para ingresar informacin relacionada al mtodo de pagos. (22) Seleccione de la lista de valores el trmino de pago a ser utilizado. (23) Presione el botn . (24) Asgnele a su suplidor una prioridad de pago. (25)
Seleccione la pestaa Withholding Tax. (26) Marque el encasillado Allow Withholding Tax. (27) Seleccione la lista de valores del campo Withholding Tax Group. (28) Seleccione el grupo de retencin que corresponda al suplidor a crearse y presione el botn. . (29)
En el campo Supplier Type selecciono Employee?
N A
Indique el nombre completo de empleado de la lista de valores en el campo Employee Name. (21)
Desea hacer retencin a un suplidor?
S Grabe su rcord presionando el icono (Save) de su barra de herramientas o presionando Ctrl + S en su teclado. (30) D

D
Desea se pueda utilizar un suplidor para su recinto?
N E Ingrese la direccin del suplidor en el campo. (36) Ingrese la Ciudad en el campo City. (37) Ingrese el Estado en el campo State. (38) Ingrese el Cdigo Postal en el campo Postal Code. (39) Seleccione el encasillado Pay si la direccin de su suplidor ser utilizada para enviar pagos. (40)
Seleccione el encasillado Purchasing. (41) Seleccione el mtodo de notificacin al suplidor en el campo de Supplier Notification Method. (42)
Presione el botn . (31) En el campo Site Name ingrese un nombre que identifique el tipo de direccin del suplidor: puede ser direcciones para ordenes, pagos, municipio. (32) Seleccione la lista de valores del campo Country. (33) Seleccione la lista de valores del campo Country. (34) Seleccione el pas y presione el botn . (35)
Seleccione la pestaa Contacts. (43) Complete la informacin requerida, tal como: apellido, nombre, ttulo, departamento, nmero de telfono, nmero de fax, correo electrnico, entre otros. (44) Seleccione la pantalla Purchasing. (45) Seleccione el Ship to Location y el Bill to Location para este suplidor. (46) F
La direccin ser utilizada para enviar ordenes de compras?

F
Grabe los datos ingresados presionando el icono (Save) de su barra de herramientas o presionando Ctrl + S en su teclado. (47)
Verifique si hay casos para desactivar. (49)
Seleccione la prxima tarea a trabajar. (52)
Fin
Desea escribir la fecha de desactivacin?
Desea aadir un nuevo suplidor?
S Complete el campo Inactive On. (50) E
Cierre el site del suplidor que esta trabajando y presione el icono de su barra de herramientas. (48) G
Grabe su transaccin y salga de la aplicacin (51)
Consolidar Suplidores
Identificar Suplidores Duplicados Aunque el sistema no le permite entrar nombres de proveedores duplicados, usted puede inadvertidamente, definir el mismo suplidor utilizando dos nombres diferentes con diferentes EIN. Por ejemplo, podra entrar ABZ Corporation y ABZ Corp., o puede entrar la informacin de un contratista por su nombre y por el nombre de su compaa. Tambin podra crear proveedores duplicados si usted importa los proveedores de otro sistema de cuentas por pagar. Si usted quiere saber si existe proveedores duplicados realice los siguientes pasos:
1.
Seleccione la ventana de Suppliers Inquiry.
2.
Realice una bsqueda utilizando los campos disponibles en la pantalla Find Suppliers.
Tambin puede utilizar el listado de proveedores por nombre del suplidor.
Cuando registre una factura, verifique el listado de valores de los campos del suplidor y la informacin registrada para verificar que el suplidor existe antes de registrar un nuevo suplidor.
Genere los siguientes informes peridicamente para revisar sus proveedores e identificar proveedores duplicados: Suppliers Report. Listado detallado de la informacin del suplidor. Este informe provee una seleccin mltiple de criterios y un listado de los proveedores en orden alfabtico. Supplier Audit Report. Listado de proveedores activos cuyos nombres son iguales a un nmero de caracteres especificados por usted. El informe presenta todos los sites de cada posible suplidor duplicado. Si desea eliminar suplidores duplicados, ir a tarea #3. Si no, ir a tarea #1. Consolidar Suplidores Supplier Merge es una utilidad que usted puede utilizar para el mantenimiento de los registros de proveedores. Puede utilizarla para unir proveedores duplicados en un solo suplidor consolidado; unir las transacciones dentro del mismo suplidor de un site a otro diferente; puede escoger unir todas transacciones de un suplidor a un nuevo proveedor, entre otros. A continuacin se presentan los pasos a seguir:
3.
Vaya a la pantalla Supplier Merge.
4.
En la ventana Supplier Merge, seleccione cuales facturas sern transferidas al nuevo suplidor y site: All, Unpaid, or None.
5.
Si usted desea transferir toda la informacin de las rdenes de compra al nuevo suplidor, seleccione PO .
6. 7.
En el rea From Supplier entre el nombre del suplidor y el site del cual usted desea transferir la informacin. En el rea To Supplier entre el nombre y el site al cual usted desea transferir la informacin.
8.
Si usted est uniendo sites de un mismo suplidor, entonces entre el nombre del mismo suplidor para ambas reas en From Supplier y To Supplier.
Si usted desea que el merge cree automticamente un site existente del antiguo suplidor para el nuevo suplidor, junto con la informacin transferida del site, seleccione Copy Site. Si usted hace este paso, no tendr que entrar un site en el campo To Supplier Site.
9.
Presione el botn El sistema somete un Request concurrente para correr el proceso de Consolidacin de Suplidores.
10. En la barra de herramientas, seleccionar View Request , para verificar la corrida del proceso de consolidacin. 11. Revise el Informe despus de que el pedido complete. El sistema asignara una fecha de inactivo al proveedor que fue consolidado. Fin de la actividad.
Consolidar (Merge) Suplidores

Acceder Oracle
Inicio
Vaya a la pantalla Supplier Merge. (3) En la ventana Supplier Merge, seleccione cuales facturas sern transferidas al nuevo suplidor y site: All, Unpaid, or None. (4) Si usted desea transferir toda la informacin de las rdenes de compra al nuevo suplidor, seleccione PO . (5) En el rea From Supplier entre el nombre del suplidor y el site del cual usted desea transferir la informacin. (6) En el rea To Supplier entre el nombre y el site al cual usted desea transferir la informacin. (7)
Si usted est uniendo sites de un mismo suplidor, entonces entre el nombre del mismo suplidor para ambas reas en From Supplier y To Supplier. (8) Presione el botn (9) Revise el Informe despus de que el pedido complete. (10)
Seleccione la ventana de Suppliers Inquiry. (1) Realice una bsqueda utilizando los campos disponibles en la pantalla Find Suppliers. (2)
Fin
Desea eliminar suplidores duplicados?
iProcurement
Captulo 4
iProcurement Captulo 4 - Pgina 1
Introduccin
La utilizacin del mdulo de Internet Procurement extiende la funcionalidad de Oracle Purchasing a todos los usuarios de la UPR identificados como peticionarios. De igual forma respeta las reglas de las aprobaciones correspondientes y el recibo de mercanca en diversas localizaciones. Todo esto a travs de la utilizacin de una conexin al internet. A continuacin algunas de sus ventajas: Consolidacin de Demanda: Al proveer la entrada de requisiciones provenientes de mltiples localizaciones permite al comprador consolidar la demanda de compra y de esta manera aprovechar descuentos por volumen de compras. Tienda de Internet: Oracle iProcurement simula una tienda de Internet. El usuario podr preparar su requisicin ingresando los artculos deseados en el carrito de compra (Shopping Cart) y someter el documento (Checkout) para aprobacin. Catlogos: iProcurement ofrece la opcin de carga y actualizacin de catlogos. Esto permite uniformar el proceso de pedido a travs de catlogos nicos que pueden ser usados por todos los peticionarios. Adems permite la inclusin de imgenes en los artculos para fcil identificacin. Fcil bsqueda de artculos: El sistema provee varias maneras de buscar un artculo. Listas de Compras (Shopping Lists) Los usuarios podrn crear listas de los artculos ms comprados. Estas listas previamente definidas, agilizan el proceso de seleccin para ser incluidos en las requisiciones. Split de Artculos y Cuentas: iProcurement permite dividir la lnea de una requisicin entre varios departamentos o cuentas de manera fcil y rpida. Proceso de Checkout: Una vez finalizada la creacin de la requisicin, los usuarios tienen 3 opciones para completar el proceso. Dependiendo del tipo de orden, puede ser un procedimiento expreso en donde existe una informacin pre-definida lo cual minimiza el proceso de entrada de datos o un procedimiento estndar en donde se cumplen todos los pasos del Checkout. Copiar requisiciones previas: iProcurement provee para copiar requisiciones que sean recurrentes. Corregir y Re-Someter una requisicin iProcurement provee para corregir requisiciones previamente sometidas para aprobacin. El sistema devuelve el documento al peticionario quitndoselo al aprobador para permitir la realizacin de cambios. Luego de esto, el usuario deber volverlo a someter para aprobacin.
Notas y Anexos: La requisicin a travs de iProcurement permite definir notas y asociar archivos. Proceso de Aprobacin: La requisicin es aprobada siguiendo la jerarqua de aprobacin definida en Oracle Purchasing. Esto permite un control de aprobacin que se maneja de forma centralizada pero que permanece abierto para que la aprobacin sea en lnea, lo cual agiliza el proceso. Consulta de Requisiciones: Los peticionarios podrn mantenerse informados en todo momento del estatus de la requisicin a travs de pantallas de consultas. Adems presenta la informacin de la orden de compra asignada al documento. Esto minimiza las llamadas que actualmente realizan los peticionarios a la Oficina de Compras para pedir el status de su solicitud. Notificaciones: Oralce iProcurement provee una serie de workflows para el envo de notificaciones. Usted podr enviar notificaciones del estado de documentos a las personas apropiadas. Adems, podr enviar notificaciones al peticionario o comprador cuando se recibe la mercanca. Itinerario de Vacaciones: Oralce iProcurement le permite incluir su itinerario de vacaciones o tiempo fuera, de tal manera que si le envan una requisicin el sistema se encarga de enviarla automticamente a la persona designada por usted. Eficiencia en proceso mediante la eliminacin del papel: Al ofrecer a los usuarios la opcin de entrar sus propias requisiciones, eliminan el proceso manual de creacin, impresin y aprobacin del documento de requisicin. Lo que significa un ahorro en tiempo, papel y dinero.
Conctese a iProcurement
1. 2. 3.
Username: Este campo representa el nombre que identifica al usuario de forma nica en el sistema. Este corresponde a su correo electrnico. Password: Ingrese su contrasea. Utilice nmeros y letras Presione el botn El sistema lo llevar a la pantalla principal del navegador (Navigator)
Un usuario puede tener ms de una responsabilidad o funcin dentro del sistema. En esta pantalla es que usted selecciona su responsabilidad, en este caso escoja AC iProcurement Requester. Para seleccionar su responsabilidad busque en la parte superior izquierda bajo Navigator. Para efectos de este adiestramiento su responsabilidad es AC iProcurement Requester. 4. Escoga AC iProcurement Requester. El sistema lo llevar a la siguiente pantalla:
Ttulo de Procedimiento
Inicio Peticionario
Username: Este campo representa el nombre que identifica al usuario de forma nica en el sistema. Este corresponde a su correo electrnico. (1) Password: Ingrese su contrasea. Utilice nmeros y letras (2) Presione el botn (3) Escoga AC iProcurement Requester. (4)
Fin
Olvid su Contrasea?
En caso de que olvid su contrasea, siga las siguientes instrucciones:
1.
Haga clic sobre la siguiente frase:
2. 3.
User Name: Ingrese su nombre de usuario. Presione el botn .
Usted recibir un correo electrnico asignndole una contrasea provisional. Fin de la actividad.
Olvid su Contrasea?
Inicio Peticionario
Haga click sobre la siguiente frase: (1) User Name: Ingrese su nombre de usuario. (2) Presione el botn . (3)
Fin
Cambio de Contrasea
Usted puede cambiar la contrasea directamente desde iProcurement. A continuacin le explicaremos como hacerlo.
1.
Haga clic en el campo Preferences que aparece en la parte superior derecha segn seala la flecha.
En la seccin Change Password complete lo siguiente: 2. 3. 4. Old Password: Ingrese la contrasea que est utilizando New Password: Indique la nueva contrasea Repeat Password: Repita la nueva contrasea en este campo.
5.
Presione el botn
El sistema presenta una confirmacin de que su contrasea ha sido cambiada. Fin de la actividad.
Cambio de Contrasea
Inicio Peticionario
Haga clic en el campo Preferences que aparece en la parte superior derecha segn seala la flecha. (1) Old Password: Ingrese la contrasea que est utilizando (2) New Password: Indique la nueva contrasea (3) Repeat Password: Repita la nueva contrasea en este campo. (4) Presione el botn (5)
Fin
Registrar Preferencias
Las Preferencias en iProcurement permiten la entrada de datos al seleccionar valores que se utilizan frecuentemente. El proceso de registrar preferencias se realiza principalmente al ingresar por vez primera al sistema. Se puede acceder al mismo de requerirse algn cambio. La informacin registrada aparecer en todas las entradas posteriores.
1.
Haga clic en el campo Preferences. Aparece en la parte superior derecha segn seala la flecha en la ilustracin anterior.
Se despliega la forma General Preferences
2.
Haga clic en iProcurement Preferences.
Aparece en la parte superior izquierda de la pantalla segn seala la flecha en la ilustracin anterior.
My Favorite Store: Usted puede identificar su tienda favorita para todas las bsquedas. La tienda seleccionada ser la tienda fija en el men, al lado del campo de bsqueda Search Field en las pginas de compra. Search Results Per Page: Ingrese un nmero para identificar la cantidad de partidas que aparecern por pgina. Shopping Search Results Per Page: Ingrese la cantidad de artculos que aparecern por pgina. Hide Thumbnail Images: Haga clic si desea ocultar las imgenes de los artculos. Need-By Date Offset: Cantidad de das para la entrega luego de que la orden sea procesada. Este nmero aparecer automticamente en todo documento. Need-By Date Time: Hora en que se requiere la entrega del producto.
Si usted prepara requisiciones para ms de una persona, ir a tarea #3. Si no, ir a tarea #8. 3. Requester Name: Presione el icono para seleccionar el nombre de la persona que va a aparecer automticamente como peticionario.
4.
Search By: Ingrese cualquier criterio para hacer la bsqueda. Utilice el signo porciento (%) antes y despus de los valores ingresados.
5.
Presione el botn
El sistema presenta todos los nombres que cumplen con los criterios ingresados previamente. 6. 7. Select: Haga clic Presione el botn al lado del nombre de la persona. .
Deliver-To Location: Este lugar est predeterminado en el sistema como el departamento al cual pertenece el peticionario.
9.
Search By: Ingrese cualquier criterio para hacer la bsqueda. Utilice el signo de porciento (%) antes y despus de los valores ingresados.
Presione el botn
10. Select: Haga clic 11. Presione el botn
al lado del nombre del Departamento o seccin deseada. .
para aadir las cuentas autorizadas.
para aadir los valores de la cuenta.
14. Complete cada segmento de la cuenta contable: Fund: Seleccione el fondo correspondiente. Este contiene cinco (5) dgitos Department: Escoja el departamento. Este contiene tres (3) dgitos Sub-Department: Incluya el sub-departamento, si aplica. Este contiene tres (3) dgitos. Object Code: Incluya el objeto de gasto correspondiente. Este contiene cuatro (4) dgitos Function: Escoja la funcin. Este contiene tres (3) dgitos Project: Si la compra corresponde a un proyecto, seleccione el mismo. Este contiene 12 dgitos Fiscal Year: Complete cero (00)
16. Select: Haga clic 17. Presione el botn
al lado de la combinacin de cuenta. .
Nickname: Incluya un alias para la combinacin de cuenta. Select: Haga clic al lado de la combinacin de cuenta. para identificar la cuenta como primaria.
Si desea incluir otra combinacin de cuenta, ir a tarea #12. Si no, ir a tarea #19.
El sistema presenta una confirmacin indicando que se aplicarn todos los cambios la prxima vez que se conecte a iProcurement.
Peticionario
Requester Name: Presione el icono para seleccionar el nombre de la persona que va a aparecer automticamente como solicitante. (3) Search By: Ingrese cualquier criterio para hacer la bsqueda. (4) Presione el botn (5) Select: Haga click ( al lado del nombre de la persona. (6) Presione el botn . (7) S
Peticionario
Select: Haga clic ( al lado del nombre del Departamento o seccin deseada. (10) Presione el botn . (11) B
Inicio Peticionario
Haga clic en el campo Preferences. (1) Haga clic en iProcurement Preferences. (2)
Peticionario
Presione el botn para aadir las cuentas autorizadas. (12) Presione el botn para aadir los valores de la cuenta. (13) Complete cada segmento de la cuenta contable: (14) Presione el botn . (15) Select: Haga click ( al lado de la combinacin de cuenta. (16) Presione el botn . (17) Presione el botn para identificar la cuenta como primaria. (18) A
Usted prepara requisiciones para ms de una persona?
Peticionario
Deliver-To Location: Este lugar est predeterminado en el sistema como el Departamento al cual pertenece el solicitante. (8) Presione el botn (9)
A
Desea incluir otra combinacin de cuenta?
S B
Peticionario
Presione el botn (19)
Fin
Desconctese de iProcurement
Una vez realizada sus transacciones en Oracle iProcurement desconctese de la aplicacin.
1.
Desde cualquier seccin en donde se encuentre, haga clic en Logout segn lo indica la flecha en la ilustracin anterior.
El sistema lo desconecta de la aplicacin. Fin de la actividad.
Inicio Peticionario
Desde cualquier seccin en donde se encuentre, haga clic en Logout segn lo indica la flecha en la ilustracin anterior. (1)
Fin
Adquirir un Artculo en una Tienda

Oracle iProcurement utiliza el concepto de tienda de Internet. Las tiendas han sido configuradas para contener una combinacin de catlogos. Cuando usted hace una bsqueda, iProcurement busca el catlogo en la tienda y despliega los resultados. 1. Conctese a iProcurement para ingresar su solicitud. Para ms informacin de cmo conectarse a iProcurement vaya a la seccin Conctese a iProcurement en su manual.
iProcurement posee una capacidad de bsqueda poderosa que le servir de ayuda a todos los peticionarios a la hora de hacer solicitudes. Los peticionarios pueden buscar los catlogos utilizando cualquier descripcin para que, de manera rpida y fcil encuentren los bienes o servicios deseados. Existen varias maneras de buscar los artculos que desea adquirir en el Catlogo: Standard Search: Usted puede hacer bsqueda en el sistema de todos los records que cumplen con los valores ingresados. Advance Search: iProcurement le permite hacer bsqueda por diferentes criterios. Shopping Lists: Usted puede acceder los artculos ms comprados a travs de las listas de compras.
Favorite List: Los peticionarios pueden crear sus propias listas con los artculos que ms frecuentemente compran. Public Lists: Los peticionarios tendrn acceso a listas de compras previamente definidas con los artculos ms comprados. Buscar un Artculo en una Tienda Oracle iProcurement utiliza tiendas, listas de compra y catlogos para organizar los artculos para los peticionarios. Cuando usted hace una bsqueda, Oracle iProcurement busca el catlogo en la tienda y despliega los resultados. 2. Conctese a iProcurement para ingresar su solicitud. Para ms informacin de cmo conectarse a iProcurement vaya a la seccin Conctese a iProcurement en su manual.
3.
En la seccin Stores & Catalog, haga clic en la tienda de Catalog Item Store.
4.
Search AC Catalog Item Store: Ingrese algn valor para buscar el artculo deseado. Utilice el signo de porciento (%) antes y despus de los valores ingresados. Si desea ver todos los artculos del catlogo slo ingrese el signo %.
5.
Presione el botn
El sistema le presenta todos artculos que cumplen con el valor ingresado.
Descripcin del Artculo: Usted podr ver la descripcin completa del artculo en color azul. Category: La categora del artculo representa una agrupacin de los mismos. Esto le dar una idea de qu tipo de artculo es el que est comprando. Supplier: En algunos casos, usted podr ver el proveedor sugerido. Supplier Item: Identifica el nmero de artculo del proveedor para su referencia. Internal Item Number: Nmero de artculo interno para la UPR Price: Precio sugerido del artculo o de la ltima orden de compra. Unit: Unidad de medida. Es importante que se revise la misma antes de determinar la cantidad de artculos que desea adquirir. 7. Identifique el artculo que desea comprar. Quantity: El sistema siempre presenta el valor uno (1). En caso de que desee adquirir ms de uno, slo cambie el mismo. Es importante que revise la unidad de medida para determinar la cantidad de artculos que desea adquirir.
8.
Una vez completada la informacin, presione el botn Aparece al lado del artculo para aadirlo al carrito de compra. Ya su artculo ha sido aadido al carrito de compra segn seala la flecha en la ilustracin anterior.
Si desea aadir ms artculos al carrito de compra, ir a tarea #7. Si no, ir a tarea #9.
9.
Una vez finalizado el proceso de seleccin de artculos, presione el botn para ver los artculos incluidos en el carrito de compra.
10. Siga en la seccin Hacer Checkout en este captulo. Fin de la actividad.
Adquirir un Artculo en una Tienda

Peticionario
Identifique el artculo que desea comprar. (7) Una vez completada la informacin, presione el botn (8)
Inicio Peticionario
Conctese a iProcurement para ingresar su solicitud. (1) Conctese a iProcurement para ingresar su solicitud. (2) En la seccin Stores & Catalog, haga clic en la tienda de Catalog Item Store. (3) Search AC Catalog Item Store: Ingrese algn valor para buscar el artculo deseado. (4) Presione el botn (5) El sistema le presenta todos artculos que cumplen con el valor ingresado. (6)
Desea aadir ms artculos al carrito de compra?
Peticionario
Una vez finalizado el proceso de seleccin de artculos, presione el botn para ver los artculos incluidos en el carrito de compra. (9) Siga en la seccin Hacer Checkout en este captulo. (10)
Fin
Adquirir un Artculo a travs de Advance Search

La opcin Advance Search le permite buscar el artculo que desea adquirir a travs de varios criterios. Si usted no obtuvo resultados al hacer la bsqueda Standard o la lista de compra, usted podr utilizar esta opcin. 1. Conctese a iProcurement para ingresar su solicitud. Para ms informacin de cmo conectarse a iProcurement vaya a la seccin Conctese a iProcurement en su manual.
2.
Para buscar un artculo, haga clic en Advance Search.
3. 4.
Determine qu criterio o criterios va a utilizar. Description: Si desea buscar el artculo por la descripcin, seleccione una de las siguientes opciones: With the exact phrase: para hacer una bsqueda con exactamente la frase que va a ingresar en el campo provisto a la derecha. With all the words: para hacer una bsqueda con todas las palabras que va a ingresar en el campo provisto a la derecha. With at least one of the words: para hacer una bsqueda con, al menos una de las palabras que va a ingresar en el campo provisto a la derecha. En el campo en blanco al lado derecho de Description, ingrese los valores de la descripcin del artculo que desea buscar. Usted puede utilizar % y * al principio, en el medio y al final de los caracteres.
5.
6.
Supplier: Si el artculo est asociado a un proveedor, ingrese el nombre exacto del mismo. De no saber el nombre exacto, presione el icono existen. para buscar los proveedores que
7.
Luego de ingresar los criterios deseados, presione el botn
El sistema le presenta los artculos de acuerdo a los criterios ingresados. 8. Identifique el artculo que desea comprar. Quantity: El sistema siempre presenta el valor uno (1). En caso de que desee adquirir ms de uno, slo cambie el mismo. Es importante que revise la unidad de medida para determinar la cantidad de artculos que desea adquirir. 9. Una vez completada la informacin, presione el botn artculo, para aadirlo al carrito de compra. que aparece al lado del
Ya su artculo ha sido aadido al carrito de compra segn seala la flecha en la ilustracin anterior.
Si desea aadir ms artculos al carrito de compra, ir a tarea #6. Si no, ir a tarea #10.
10. Una vez finalizado el proceso de seleccin de artculos, presione el botn para ver los artculos que tiene el carrito de compra. 11. Siga en la seccin Hacer Checkout en este captulo.
Adquirir un Artculo a travs de Advance Search"

Peticionario
Supplier: Si el artculo est asociado a un proveedor, ingrese el nombre exacto del mismo. (6) Luego de ingresar los criterios deseados, presione el botn (7) Identifique el artculo que desea comprar. (8) Una vez completada la informacin, presione el botn que aparece al lado del artculo, para aadirlo al carrito de compra. (9)
Peticionario
Una vez finalizado el proceso de seleccin de artculos, presione el botn para ver los artculos que tiene el carrito de compra. (10) Siga en la seccin Hacer Checkout en este captulo. (11)
Inicio Peticionario
Conctese a iProcurement para ingresar su solicitud. (1) Para buscar un artculo, haga clic en Advance Search. (2) Determine qu criterio o criterios va a utilizar. (3) Description: Si desea buscar el artculo por la descripcin, seleccione una de las siguientes opciones: (4) En el campo en blanco al lado derecho de Description, ingrese los valores de la descripcin del artculo que desea buscar. (5)
Fin
Adquirir un Artculo desde una Lista de Compra

Oracle iProcurement utiliza tiendas y catlogos para organizar los artculos para los peticionarios. Cuando usted hace una bsqueda, Oracle iProcurement busca el catlogo en la tienda y despliega los resultados. 1. Conctese a iProcurement para ingresar su solicitud. Para ms informacin de cmo conectarse a iProcurement vaya a la seccin Conctese a iProcurement en su manual.
2.
S el artculo que va a solicitar est en una lista de compra, vaya a la pestaa Shopping Lists.
3. 4.
Select List: Para buscar las listas de compra disponibles, presione el botn Detenga el cursor en la lista deseada y oprima el botn .
El sistema presenta los artculos de acuerdo a la lista de compra seleccionada.
Si desea ordenar los artculos, ir a tarea #5. Si no, ir a tarea #3.
5.
Sort by: Si as lo desea, seleccione un criterio para ordenar los artculos: Category: Seleccione esta opcin para ordenar los artculos por categora Description: Para ordenar los artculos por la descripcin Supplier: Seleccione esta opcin para ordenar los artculos por nombre del proveedor Supplier Item: Esta opcin le permite ordenar por nmero del artculo del proveedor. Internal Item Number: Usted puede ordenar los artculos por el cdigo interno de la UPR Unit Price: Seleccione esta opcin para ordenar los artculos por precio Ascending: Deje este valor para ordenar los artculos de manera ascendente o seleccione Descending para ordenarlos de manera descendente.
6.
Oprima el botn
que se encuentra al lado derecho.
El sistema presenta los artculos de acuerdo al orden solicitado. 7. Identifique el artculo que desea comprar. Quantity: El sistema siempre presenta el valor uno (1). En caso de que desee adquirir ms de uno, slo cambie el mismo. Es importante que revise la unidad de medida para determinar la cantidad de artculos que desea adquirir. 8. Una vez completada la informacin, presione el botn artculo para aadir el artculo al carrito de compra. que aparece al lado del
Si desea aadir ms artculos al carrito de compra, ir a tarea #4. Si no, ir a tarea #9. 9. Una vez finalizado el proceso de seleccin de artculos, presione el botn para ver los artculos que tiene el carrito de compra.
10. Siga en la seccin Hacer Checkout en este captulo. Fin de la actividad.
Adquirir un Artculo desde una Lista de Compra

Inicio Peticionario
Conctese a iProcurement para ingresar su solicitud. (1) Si el artculo que va a solicitar est en una lista de compra, vaya a la pestaa Shopping Lists. (2) A
Desea ordenar los artculos?
N A
S B
S N
Peticionario
Sort by: Si as lo desea, seleccione un criterio para ordenar los artculos: (5) Oprima el botn que se encuentra al lado derecho. (6) Identifique el artculo que desea comprar. (7) Una vez completada la informacin, presione el botn que aparece al lado del artculo para aadir el artculo al carrito de compra. (8)
Peticionario
Peticionario
Select List: Para buscar las listas de compra disponibles, presione el botn . (3) B
Fin
Peticionario
Detenga el cursor en la lista deseada y oprima el botn . (4)
Adquirir un Artculo de una Tienda sin Catlogo

Usted podr seleccionar artculos que no estn en los catlogos. 1. Conctese a iProcurement para ingresar su solicitud. Para ms informacin de cmo conectarse a iProcurement vaya a la seccin Conctese a iProcurement en su manual.
2.
En la seccin Stores & Catalog, haga clic en la tienda de Non-Catalog Item Store
3.
Request Type: Seleccione el tipo de solicitud que va a hacer
4. 5.
Item Description: Complete la descripcin para su artculo o servicio. Unit of Measure: Presione el botn para buscar de la lista de valores de la unidad de medida del artculo o servicio que va a adquirir.
6. 7.
Search By: Ingrese el signo de % o cualquier valor. Presione el botn
El sistema presenta las unidades de medida vlidas. 8. 9. Identifique la unidad de medida que desea utilizar. Select: Marque en la unidad de medida deseada. .
Quantity: El sistema siempre presenta el valor uno (1). En caso de que desee adquirir ms de uno, slo cambie el mismo. Es importante que revise la unidad de medida para determinar la cantidad de artculos que desea adquirir. 11. Unit Price: Ingrese el precio sugerido. 12. Complete la informacin en la parte inferior de la pantalla. Recuerde que los campos que tienen un asterisco (*) son requeridos. 13. Una vez completada la informacin, presione el botn artculo, para aadirlo al carrito de compra. que aparece al lado del
Si desea aadir ms artculos al carrito de compra, ir a tarea #4. Si no, ir a tarea #14. 14. Una vez finalizado el proceso de seleccin de artculos, presione el botn para ver los artculos que tiene el carrito de compra. 15. Siga en la seccin Hacer Checkout en este captulo.
Adquirir un Artculo de una Tienda sin Catlogo

Peticionario
Unit of Measure: Presione el botn para buscar de la lista de valores la unidad de medida del artculo o servicio que va a adquirir. (5) Search By: Ingrese el signo % o cualquier valor. (6) Presione el botn (7) Identifique la unidad de medida que desea utilizar. (8) Select: Marque ( en la unidad de medida deseada. (9) Presione el botn . (10) Unit Price: Ingrese el precio sugerido. (11) Complete la informacin en la parte inferior de la pantalla. (12) Una vez completada la informacin, presione el botn que aparece al lado del artculo, para aadirlo al carrito de compra. (13) Desea aadir ms artculos al carrito de compra?
Inicio Peticionario
Conctese a iProcurement para ingresar su solicitud. (1) En la seccin Stores & Catalog, haga clic en la tienda de Non-Catalog Item Store (2) Request Type: Seleccione el tipo de solicitud que va a hacer (3) A
S A
Peticionario
Peticionario
Item Description: Complete la descripcin para su artculo o servicio. (4)
Fin
Adquirir un Artculo o Servicio que No est en Catlogo

Los peticionarios podrn solicitar artculos y servicios que no estn en los catlogos o listas de compras. 1. Conctese a iProcurement para ingresar su solicitud. Para ms informacin de cmo conectarse a iProcurement vaya a la seccin Conctese a iProcurement en su manual.
2.
Vaya a la pestaa Non-Catalog Request segn seala la flecha.
3.
Item Type: Seleccione entre las opciones, el tipo de compra: Goods billed by quantity: Bienes comprados por cantidad Goods and services billed by amount: Bienes y servicios comprados por monto Services billed by quantity: Servicios comprados por cantidad Item Description: Ingrese una descripcin completa para su artculo o servicio. Category: Presione el botn servicio que va a adquirir. para buscar en la lista de valores la categora del artculo o
4. 5.
6.
Search By: Ingrese un valor para la categora o simplemente ingrese el signo % para ver todos los valores. Presione el botn
7.
El sistema presenta las categoras que cumplen con los criterios ingresados. En caso de que haya ms valores haga clic en el valor 8. 9. Select: Marque Presione el botn en la categora deseada. . segn seala las flechas.
10. Quantity: Ingrese la cantidad que desea adquirir. 11. Unit of Measure: Presione el botn para buscar en la lista de valores la unidad de medida del artculo o servicio que va a adquirir.
12. Search By: Ingrese el signo % o cualquier valor. 13. Presione el botn
El sistema presenta las unidades de medida vlidas. 14. Identifique la unidad de medida que desea utilizar. 15. Select: Marque 16. Presione el botn en la unidad de medida deseada. .
17. Quantity: Ingrese la cantidad que desea adquirir. 18. Unit Price: Ingrese el precio sugerido.
Si desea sugerir un proveedor nuevo, ir a tarea #19. Si no, ir a tarea #21.
19. New Supplier: Si el proveedor es nuevo, marque
en este campo.
20. Supplier Name: Ingrese el nombre del proveedor nuevo.
21. Supplier Name: Si el proveedor est definido en el sistema, presione el botn
22. Search By: Ingrese los valores del nombre del proveedor. Utilice el signo % antes y despus de los valores ingresados. 23. Presione el botn
24. Supplier: Busque el nombre del proveedor de la lista. Utilice los botones previos y posteriores a los presentados. para buscar los nombres de proveedores
25. Select: Una vez encuentre el nombre del proveedor deseado, haga clic ( ) al lado del mismo. 26. Presione el botn .
27. Una vez completada la informacin, presione el botn artculo para aadirlo al carrito de compra.
que aparece al lado del
Si desea aadir ms artculos al carrito de compra, ir a tarea #3. Si no, ir a tarea #28. 28. Una vez finalizado el proceso de seleccin de artculos, presione el botn para ver los artculos que tiene en el carrito de compra. 29. Siga en la seccin Hacer Checkout en este captulo. Fin de la actividad.

Peticionario
Category: Presione el botn para buscar en la lista de valores la categora del artculo o servicio que va a adquirir. (5) Search By: Ingrese un valor para la categora o simplemente ingrese el signo % para ver todos los valores. (6) Presione el botn (7) Select: Marque ( en la categora deseada. (8) Presione el botn . (9) Quantity: Ingrese la cantidad que desea adquirir. (10) Unit of Measure: Presione el botn para buscar en la lista de valores la unidad de medida del artculo o servicio que va a adquirir. (11) Search By: Ingrese el signo % o cualquier valor. (12) Presione el botn (13)
Peticionario
Identifique la unidad de medida que desea utilizar. (14) Select: Marque ( en la unidad de medida deseada. (15) Presione el botn . (16) Quantity: Ingrese la cantidad que desea adquirir. (17) Unit Price: Ingrese el precio sugerido. (18)
Inicio Peticionario
Conctese a iProcurement para ingresar su solicitud. (1) Vaya a la pestaa NonCatalog Request segn seala la flecha. (2) C
Peticionario
Item Type: Seleccione entre las opciones el tipo de compra: (3) Item Description: Ingrese una descripcin completa para su artculo o servicio. (4)
Desea sugerir un proveedor nuevo?
N B
S A

A
Peticionario
New Supplier: Si el proveedor es nuevo, marque ( en este campo. (19) Supplier Name: Ingrese el nombre del proveedor nuevo. (20) B
Peticionario
Presione el botn . (26) Una vez completada la informacin, presione el botn que aparece al lado del artculo para aadirlo al carrito de compra. (27)
Peticionario
Siga en la seccin Hacer Checkout en este captulo. (29)
Fin
Peticionario
Supplier Name: Si el proveedor est definido en el sistema, presione el botn . (21) Search By: Ingrese los valores del nombre del proveedor. Utilice el signo % antes y despus de los valores ingresados. (22) Presione el botn (23) Supplier: Busque el nombre del proveedor de la lista. (24) Select: Una vez encuentre el nombre del proveedor deseado, haga clic (() al lado del mismo. (25) Desea aadir ms artculos al carrito de compra?
S C
Peticionario
Una vez finalizado el proceso de seleccin de artculos, presione el botn para ver los artculos que tiene en el carrito de compra. (28)
Hacer Checkout
Una vez ingresados los artculos que desea comprar, usted deber continuar con el proceso de Checkout para completar su requisicin.
1.
Conctese a iProcurement para ingresar su solicitud. Para ms informacin de cmo conectarse a iProcurement vaya a la seccin Conctese a iProcurement en su manual.
2.
Una vez aadido todos los artculos que desea comprar en el carrito de compra, presione el botn .
El sistema presenta los artculos ingresados en el carrito de compra. Revise los mismos.
Si desea eliminar algn artculo del carrito de compra, ir a tarea #3. Si desea volver a la tienda para aadir ms artculos, ir a tarea #4. Si desea guardar el carrito de compra para trabajarlo ms tarde, ir a tarea #5. Si no, ir a tarea #11. 3. 4. 5. Si desea eliminar alguna lnea, presione el icono . Presione el campo Presione el botn . para volver a la tienda.
6. 7.
El sistema presenta la pantalla Shopping Cart. Requisition Description: El sistema le asigna la descripcin del primer artculo del carrito a su requisicin. Presione el botn
8.
El sistema presenta confirmacin y el nmero de requisicin asignado para futuras referencias.
Si desea crear otro carrito de compra y terminar el proceso de compra, ir a tarea #9. Si no, ir a tarea #10. 9. Si desea crear otro carrito de compra presione . .
El sistema presenta la pantalla Checkout: Requisition Information. En la parte superior de la pantalla presenta un diagrama con el flujo del documento e identifica con un crculo azul, en donde se encuentra en el proceso. 12. Requisition Template: El sistema presenta como descripcin de la requisicin la descripcin del primer artculo que aparece en su documento. Si desea cambiar el mismo, slo borre la misma e ingrese la deseada.
Nota: La descripcin de la requisicin le ayuda a identificar el documento en las pantallas de consulta sin tener que abrir el mismo.
Need-By Date: Esto representa la fecha en que se requiere la compra. El sistema le asigna la fecha segn la cantidad incluida en la pantalla Preferences.
Si desea cambiar la fecha en que se requiere la compra, ir a tarea #13. Si no, ir a tarea #12. 13. Haga clic en el botn que aparece al lado de dicho campo.
El sistema presenta el calendario del mes corriente. Presione las flechas cambiar el mes. Haga clic en el da deseado. para cerrar la pantalla.
para
Requester: El sistema presenta su nombre como peticionario o el nombre de la persona incluida en las preferencias.
Si est preparando una requisicin para otro peticionario, ir a tarea #16. Si no, ir a tarea #14. 16. Presione el icono .
17. Search By: Ingrese el signo % para buscar todos los peticionarios o ingrese un valor. 18. Presione el botn .
El sistema presenta los nombres que cumplen con los valores ingresados. 19. Select: Haga clic 20. Presione el botn al lado del nombre. .
Deliver-To Location: El sistema presenta el Departamento del peticionario.
Si desea cambiar el Departamento peticionario, ir a tarea #21. Si no, ir a tarea #20. 21. Si desea cambiar el Departamento peticionario, presione el botn .
22. Search By: Ingrese el signo % para buscar todos los Departamentos o ingrese un valor. 23. Presione el botn .
Select: El sistema presenta los nombres que cumplen con los valores ingresados. 24. Haga clic al lado del departamento. .
26. Charge Account: El sistema presenta automticamente la cuenta asociada a la compra.
Si va a cargar la compra a otra cuenta o ms de una cuenta, ir a tarea #26. Si no, ir a tarea #22. 27. Haga clic directamente sobre la cuenta.
si tiene que distribuir la compra entre ms de una cuenta.
El sistema repite la cuenta de la lnea de la requisicin. 30. Para seleccionar otra cuenta, presione el botn .
El sistema presenta todos los segmentos de la cuenta. 31. Detenga el cursor en el segmento que desea cambiar y seleccione otro valor.
32. Presione el botn 33. Select: Haga clic al lado de la combinacin. 34. Presione el botn .
Si desea aadir ms cuentas, ir a tarea #29. Si no, ir a tarea #35.
35. Percent: Si va a distribuir el cargo de esta compra a base del porciento, ingrese el valor correspondiente en este campo. El sistema presenta el remanente en la siguiente columna. Quantity: Si ingres un valor en el campo anterior, el sistema presenta la cantidad correspondiente segn el porciento asignado. De lo contrario, ingrese la cantidad que desea cargar en esta cuenta. Si slo va a distribuir entre dos cuentas, el sistema presenta la cantidad remanente en la otra lnea. De lo contrario deber completarlo. 36. Una vez finalizado el proceso, presione para continuar con la compra.
Charge Account: El sistema cambia el valor a Multiple
Si desea revisar s las cuentas tienen fondos, ir a tarea #37. Si no, ir a tarea #38. 37. Presione el botn para revisar s las cuentas tienen fondos.
El sistema presenta el resultado de la revisin de fondos. 38. Presione el botn para continuar con la compra.
39. Para continuar presione el botn
El sistema presenta la pantalla Checkout: ReviewApprover List. Si el documento se encuentra en el segundo de tres pasos segn el diagrama que aparece en la parte superior.
40. Justification: Si el procedimiento lo requiere, ingrese una justificacin para su compra. 41. Note to Buyer: Espacio disponible para ingresar una nota al comprador (opcional). 42. Para ingresar anejos a su documento, siga las instrucciones en el Captulo Anejos de este manual.
Si desea volver atrs para hacer algn cambio, ir a tarea #43. Si no, ir a tarea #41. 43. Si desea volver atrs para hacer un cambio, presione el botn 44. Para continuar el Checkout, presione . .
Segn el diagrama, usted se encuentra en el ltimo paso del proceso de Checkout. El sistema le asigna nmero a la requisicin, comenzando con el nmero uno (1). 45. Presione el botn .
El sistema presenta la confirmacin de que se envi el documento al aprobador. Adems, de indicar el nmero del documento. 46. Si desea continuar comprando, presione el botn
Hacer Checkout
A Ttulo de Procedimiento
Peticionario
Desea volver a la tienda para aadir ms artculos? Presione el campo para volver a la tienda. (4) B
Inicio Peticionario
Conctese a iProcurement para ingresar su solicitud. (1) Una vez aadido todos los artculos que desea comprar en el carrito de compra, presione el botn . (2)
S A
Peticionario
Presione el botn . (5) El sistema presenta la pantalla Shopping Cart. (6) Requisition Description: El sistema le asigna la descripcin del primer artculo del carrito a su requisicin. (7) Presione el botn (8)
Desea guardar el carrito de compra para trabajarlo ms tarde?
N A
S Desea eliminar algn artculo del carrito de compra? B N
Peticionario
S Si desea eliminar alguna lnea, presione el icono . (3)
Desea crear otro carrito de compra y terminar el proceso de compra?
N C
S B
Hacer Checkout
B
Peticionario
Si desea crear otro carrito de compra presione . (9) C
Peticionario
Requisition Template: El sistema presenta como descripcin de la requisicin la descripcin del primer artculo que aparece en su documento. Si desea cambiar el mismo, slo borre la misma e ingrese la deseada. (12)
Peticionario
Presione el botn para cerrar la pantalla. (14) Presione el botn (15)
Peticionario
Presione el botn . (10) A
Peticionario
Presione el botn . (11) N Desea cambiar la fecha en que se requiere la compra?
Est preparando una requisicin para otro solicitante?
Peticionario
Presione el icono . (16) Search By: Ingrese el signo % para buscar todos los solicitantes o ingrese un valor. (17) Presione el botn . (18) Select: Haga clic ( al lado del nombre. (19) D
Peticionario
Haga clic en el botn que aparece al lado de dicho campo. (13)
Hacer Checkout
D
Peticionario
Presione el botn (20) .
Peticionario
Search By: Ingrese el signo % para buscar todos los Departamentos o ingrese un valor. (22) Presione el botn . (23) Haga clic ( al lado del Departamento. (24) Presione el botn . (25) Charge Account: El sistema automticamente presenta la cuenta asociada a la compra. (26)
Peticionario
Haga clic directamente sobre la cuenta. (27) Presione el botn si tiene que distribuir la compra entre ms de una cuenta. (28) F
Desea cambiar el Departamento solicitante?
Peticionario
Presione el botn . (29) Para seleccionar otra cuenta, presione el botn . (30) Detenga el cursor en el segmento que desea cambiar y seleccione otro valor. (31) Presione el botn (32) Select: Haga clic al lado de la combinacin. (33) Presione el botn . (34) E
Peticionario
Si desea cambiar el Departamento solicitante, presione el botn . (21) N
Va a cargar la compra a otra cuenta o ms de una cuenta?
Hacer Checkout
E
Peticionario
Desea aadir ms cuentas? S F N Desea revisar s las cuentas tienen fondos? N Note to Buyer: Espacio disponible para ingresar un anota al comprador (Opcional). (41)
Peticionario
Percent: Si va a distribuir el cargo de esta compra a base de porciento, ingrese el valor correspondiente en este campo. El sistema presenta el remanente en la siguiente columna. (35) Una vez finalizado el proceso, presione para continuar con la compra. (36)
Peticionario
Presione el botn para revisar si las cuentas tienen fondo. (37) N Desea volver atrs para hacer algn cambio?
Peticionario
Presione el botn para continuar con la compra. (38) Para continuar presione el botn . (39) Justification: Si el procedimiento lo requiere, ingrese una justificacin para su compra. (40)
Peticionario
Si desea volver atrs para hacer un cambio, presione el botn . (42) Para continuar el Checkout, presione . (43) Presione el botn . (44) G
Hacer Checkout
G
Peticionario
Si desea continuar comprando, presione el botn (45)
Fin
Copiar una Requisicin de Otra

Oracle iProcurement le permite crear una requisicin copindola de una ya existente, no importa el estado de la misma. Una vez copiada la requisicin, el sistema la trata como un documento nuevo y le asigna un nmero nico.
1.
2.
Vaya a la pestaa Requisitions, segn seala la flecha en la ilustracin anterior.
3. 4.
Select: Haga clic Presione el botn
al lado de la requisicin que desea copiar. .
5. 6. 7.
Ya su requisicin ha sido copiada al carrito de compra. Presione el botn .
Contine con los pasos en la seccin Hacer Checkout.
Copiar una Requisicin de Otra

Inicio Peticionario
Conctese a iProcurement para ingresar su solicitud. (1) Vaya a la pestaa Requisitions segn seala la flecha en la ilustracin anterior. (2) Select: Haga clic ( al lado de la requisicin que desea copiar. (3) Presione el botn . (4) Ya su requisicin ha sido copiada al carrito de compra. (5) Presione el botn . (6) Contine con los pasos en la seccin Hacer Checkout. (7)
Fin
Cambiar una Requisicin

Oracle iProcurement le permite llamar una requisicin desde su posicin en el proceso de aprobacin, hacerle cambios y re-someterla. Una vez sometido el documento, ste sigue el proceso de aprobacin. Una vez capturada la requisicin, todas las notificaciones para aprobacin son canceladas y removidas del aprobador. Usted puede llamar requisiciones con estado In-Process, Pre-Approved y Approved. Aquellas requisiciones que estn aprobadas y tienen, al menos, una lnea convertida en orden de compra, no podrn ser cambiadas.
1.
2.
Vaya a la pestaa Requisitions segn seala la flecha en la ilustracin anterior.
3. Select: Haga clic
al lado de la requisicin que desea copiar.
3.
Presione el botn
.
El sistema presenta un mensaje de advertencia indicando que la requisicin va a ser removida de donde se encuentre. 4. Presione el botn para detener el proceso para continuar con el cambio.
Si desea cambiar la cantidad de la lnea, ir a tarea #5. Si no, ir a tarea #7. Si desea eliminar alguna lnea de requisicin, ir a tarea #6. Si no, ir a tarea #7. 5. 6. 7. 8. Quantity: Si desea cambiar la cantidad, slo ingrese la misma. Si desea eliminar alguna lnea, presione el zafacn Para continuar, presione el botn . .
Contine con los pasos en la seccin Hacer Checkout.
Cambiar una Requisicin

Peticionario
Desea eliminar alguna lnea de requisicin? N A Contine con los pasos en la seccin Hacer Checkout. (8)
Inicio Peticionario
Conctese a iProcurement para ingresar su solicitud. (1) Vaya a la pestaa Requisitions segn seala la flecha en la ilustracin anterior. (2) Presione el botn . (3) Presione el botn para detener el proceso para continuar con el cambio. (4)
Fin
Peticionario
Quantity: Si desea cambiar la cantidad, slo ingrese la misma. (5)
Peticionario
Si desea eliminar alguna lnea, presione el zafacn . (6) N A
Desea cambiar la cantidad de la lnea?
Peticionario
S Para continuar, presione el botn . (7)
Cancelar una Lnea de una Requisicin

Oracle iProcurement le permite cancelar una lnea o una requisicin completa. Si la requisicin no ha sido convertida en una orden de compra, la cancelacin ocurre inmediatamente. Si ya est dentro de una orden de compra, la cancelacin se convierte en una solicitud que el comprador deber aprobar.
1.
Conctese a iProcurement para ingresar su solicitud. Para ms informacin de cmo conectarse a iProcurement vaya a la seccin Conctese a iProcurement de su manual.
2.
Vaya a la pestaa Requisitions para buscar la requisicin que desea cancelar.
3.
Identifique la requisicin que desea cancelar. Para asegurarse de que es la requisicin deseada, haga clic en el nmero para abrir el documento.
4. 5.
al lado de la requisicin que desea cancelar. .
6. 7.
Haga clic
al lado de la lnea de la requisicin que desea cancelar. .
Presione el botn
8.
Cancel Line: El sistema indica con el valor Yes, la lnea de la requisicin que va a cancelar.
Si desea volver atrs para revisar alguna informacin, ir a tarea #9. Si no, ir a tarea #10. 9. De ser necesario, presione para volver atrs. para someter la cancelacin. .
11. Para ver el estado de su requisicin haga clic
12. El sistema presenta la confirmacin de que la lnea de su requisicin ha sido cancelada.
Cancelar una Lnea de una Requisicin

Inicio Peticionario
Conctese a iProcurement para ingresar su solicitud. (1) Vaya a la pestaa Requisitions para buscar la requisicin que desea cancelar. (2) Identifique la requisicin que desea cancelar. (3) Select: Haga clic ( al lado de la requisicin que desea cancelar. (4) Presione el botn . (5) Haga clic ( al lado de la lnea de la requisicin que desea cancelar. (6) Presione el botn . (7) Cancel Line: El sistema indica con el valor Yes, la lnea de la requisicin que va a cancelar. (8)
Desea volver atrs para revisar alguna informacin?
Peticionario
De ser necesario, presione para volver atrs. (9)
Peticionario
Presione el botn para someter la cancelacin. (10) Para ver el estado de su requisicin haga clic . (11) El sistema presenta la confirmacin de que la lnea de su requisicin ha sido cancelada. (12)
Fin
Cancelar una Requisicin

Oracle iProcurement le permite cancelar una lnea o una requisicin completa. Si la requisicin no ha sido convertida en una orden de compra, la cancelacin ocurre inmediatamente. Si ya est dentro de una orden de compra, la cancelacin se convierte en una solicitud que el comprador deber aprobar.
1.
Conctese a iProcurement para ingresar su solicitud. Para ms informacin de cmo conectarse a iProcurement vaya a la Seccin Conctese a iProcurement en su manual.
2.
Vaya a la pestaa Requisitions para buscar la requisicin que desea cancelar.
3.
Identifique la requisicin que desea cancelar. Para asegurarse de que es la requisicin deseada, haga clic en el nmero para abrir el documento.
4. 5.
al lado de la requisicin que desea cancelar. .
6. Presione el botn
Si desea volver atrs para revisar alguna informacin, ir a tarea #7. Si no, ir a tarea #8. 7. 8. De ser necesario, presione Presione el botn para volver atrs. para someter la cancelacin.
9.
El sistema presenta la pantalla Confirmation en donde indica que su solicitud de cancelacin ha sido sometida. .
10. Para ver el estado de su requisicin haga clic
Cancelar una Requisicin

Inicio Peticionario
Conctese a iProcurement para ingresar su solicitud. (1) Vaya a la pestaa Requisitions para buscar la requisicin que desea cancelar. (2) Identifique la requisicin que desea cancelar. (3) Select: Haga clic ( al lado de la requisicin que desea cancelar. (4) Presione el botn . (5) Presione el botn . (6)
Desea volver atrs para revisar alguna informacin?
Peticionario
De ser necesario, presione para volver atrs. (7)
Peticionario
Presione el botn para someter la cancelacin. (8) El sistema presenta la pantalla Confirmation en donde indica que su solicitud de cancelacin ha sido sometida. (9) Para ver el estado de su requisicin haga clic . (10)
Fin
Consultar el Estado de una Requisicin

Oracle iProcurement le permite consultar la informacin y estado de sus requisiciones. A continuacin se presentan los pasos a seguir:
1.
Vaya a la pestaa Requisitions para buscar la requisicin que desea revisar.
2.
Presione le botn
El sistema presenta la pantalla Requisitions Search. 3. 4. Complete cualquier criterio de bsqueda presentado en pantalla. Presione el botn
El sistema presenta todas las requisiciones que cumplen con los criterios ingresados. 5. Haga clic sobre el nmero o la descripcin de la requisicin que desea revisar.
6.
Para ver el detalle de la requisicin, presione
El sistema le presenta informacin de recepcin, facturas y pagos. 7. Presione para ver ms informacin sobre el documento.
8.
Revise la informacin de la requisicin. Luego presione
9.
Presione el botn
10. Haga clic sobre
para volver a la ventana Requisitions Search.
Si desea ingresar otros criterios para hacer bsqueda de requisiciones, ir a tarea #3. Si no, ir a tarea #11. 11. Presione el botn para volver a la pantalla Requisitions.
Consultar el Estado de una Requisicin

Peticionario
Revise la informacin de la requisicin. Luego presione . (8) Presione el botn (9) Haga clic sobre para volver a la ventana Requisitions Search. (10)
Inicio Peticionario
Vaya a la pestaa Requisitions para buscar la requisicin que desea revisar. (1) Presione le botn (2) A
Peticionario
Complete cualquier criterio de bsqueda presentado en pantalla. (3) Presione el botn (4) Haga clic sobe el nmero o la descripcin de la requisicin que desea revisar. (5) Para ver el detalle de la requisicin, presione (6) Presione para ver ms informacin sobre el documento. (7)
Desea ingresar otros criterios para hacer bsqueda de requisiciones?
S A
Peticionario
Presione el botn para volver a la pantalla Requitions. (11)
Fin
Aprobar Requisiciones
Captulo 5
Aprobar Requisiciones Captulo 5 - Pgina 0
Introduccin
Oracle iProcurement provee las herramientas necesarias para manejar los procesos de aprobacin de requisiciones: Eliminacin del papel al poder aprobar el documento en lnea Notificaciones de documentos pendientes de aprobar a los aprobadores. Usted podr solicitar informacin adicional tanto al comprador como a otra persona segn su discrecin.
1. 2. 3.
Username: Este campo representa el nombre que identifica al usuario de forma nica en el sistema. Este corresponde a su correo electrnico. Password: Ingrese su contrasea. Utilice nmeros y letras Presione el botn El sistema lo llevar a la pantalla principal del navegador (Navigator)
Un usuario puede tener ms de una responsabilidad o funcin dentro del sistema. En esta pantalla es que usted selecciona su responsabilidad, en este caso escoja AC iProcurement Requester. Para seleccionar su responsabilidad busque en la parte superior izquierda bajo Navigator. Para efectos de este adiestramiento su responsabilidad es AC iProcurement Requester. 4. Escoga AC iProcurement Requester. El sistema lo llevar a la siguiente pantalla:
Inicio Peticionario
Username: Este campo representa el nombre que identifica al usuario de forma nica en el sistema. Este corresponde a su correo electrnico. (1) Password: Ingrese su contrasea. Utilice nmeros y letras (2) Presione el botn (3) Escoga AC iProcurement Requester. (4)
Fin
Olvid su Contrasea?
En caso de que olvid su contrasea, siga las siguientes instrucciones:
1.
Haga clic sobre la siguiente frase:
2. 3.
User Name: Ingrese su nombre de usuario. Presione el botn .
Usted recibir un correo electrnico asignndole una contrasea provisional. Fin de la actividad.
Olvid su Contrasea?
Inicio Peticionario
Haga click sobre la siguiente frase: (1) User Name: Ingrese su nombre de usuario. (2) Presione el botn . (3)
Fin
Cambio de Contrasea
Usted puede cambiar la contrasea directamente desde iProcurement. A continuacin le explicaremos como hacerlo.
1.
Haga clic en el campo Preferences que aparece en la parte superior derecha segn seala la flecha.
En la seccin Change Password complete lo siguiente: 2. 3. Old Password: Ingrese la contrasea que est utilizando New Password: Indique la nueva contrasea
4.
Repeat Password: Repita la nueva contrasea en este campo.
5.
Presione el botn
El sistema presenta una confirmacin de que su contrasea ha sido cambiada. Fin de la actividad.
Cambio de Contrasea
Inicio Peticionario
Haga clic en el campo Preferences que aparece en la parte superior derecha segn seala la flecha. (1) Old Password: Ingrese la contrasea que est utilizando (2) New Password: Indique la nueva contrasea (3) Repeat Password: Repita la nueva contrasea en este campo. (4) Presione el botn (5)
Fin
Las Preferencias en iProcurement permiten la entrada de datos al seleccionar valores que se utilizan frecuentemente. El proceso de registrar preferencias se realiza principalmente al ingresar por vez primera al sistema. Se puede acceder al mismo de requerirse algn cambio. La informacin registrada aparecer en todas las entradas posteriores.
1.
Haga clic en el campo Preferences. Aparece en la parte superior derecha segn seala la flecha en la ilustracin anterior.
Se despliega la forma General Preferences

2. Haga clic en iProcurement Preferences.
Aparece en la parte superior izquierda de la pantalla segn seala la flecha en la ilustracin anterior.
My Favorite Store: Usted puede identificar su tienda favorita para todas las bsquedas. La tienda seleccionada ser la tienda fija en el men, al lado del campo de bsqueda Search Field en las pginas de compra. Search Results Per Page: Ingrese un nmero para identificar la cantidad de partidas que aparecern por pgina. Shopping Search Results Per Page: Ingrese la cantidad de artculos que aparecern por pgina. Hide Thumbnail Images: Haga clic si desea ocultar las imgenes de los artculos. Need-By Date Offset: Cantidad de das para la entrega luego de que la orden sea procesada. Este nmero aparecer automticamente en todo documento. Need-By Date Time: Hora en que se requiere la entrega del producto.
3.
para seleccionar el nombre de la persona Requester Name: Presione el icono que va a aparecer automticamente como peticionario.
4.
Search By: Ingrese cualquier criterio para hacer la bsqueda. Utilice el signo porciento (%) antes y despus de los valores ingresados.
5.
Presione el botn
El sistema presenta todos los nombres que cumplen con los criterios ingresados previamente. 6. 7. Select: Haga clic Presione el botn al lado del nombre de la persona. .
Deliver-To Location: Este lugar est predeterminado en el sistema como el departamento al cual pertenece el aprobador.
Search By: Ingrese cualquier criterio para hacer la bsqueda. Utilice el signo de porciento (%) antes y despus de los valores ingresados.
8.
Presione el botn
9.
Select: Haga clic
al lado del nombre del Departamento o seccin deseada. .
para aadir las cuentas autorizadas.
para aadir los valores de la cuenta.
13. Complete cada segmento de la cuenta contable: Fund: Seleccione el fondo correspondiente. Este contiene cinco (5) dgitos Department: Escoja el departamento. Este contiene tres (3) dgitos Sub-Department: Incluya el sub-departamento, si aplica. Este contiene tres (3) dgitos. Object Code: Incluya el objeto de gasto correspondiente. Este contiene cuatro (4) dgitos Function: Escoja la funcin. Este contiene tres (3) dgitos Project: Si la compra corresponde a un proyecto, seleccione el mismo. Este contiene 12 dgitos Fiscal Year: Complete cero (00)
15. Select: Haga clic
al lado de la combinacin de cuenta.

Nickname: Incluya un alias para la combinacin de cuenta. Select: Haga clic al lado de la combinacin de cuenta. para identificar la cuenta como primaria.
Si desea incluir otra combinacin de cuenta, ir a tarea #11. Si no, ir a tarea #18.
El sistema presenta una confirmacin indicando que se aplicarn todos los cambios la prxima vez que se conecte a iProcurement.
Peticionario
Requester Name: Presione el icono para seleccionar el nombre de la persona que va a aparecer automticamente como solicitante. (3) Search By: Ingrese cualquier criterio para hacer la bsqueda. (4) Presione el botn (5) Select: Haga click ( al lado del nombre de la persona. (6) Presione el botn . (7) S
Peticionario
Select: Haga clic ( al lado del nombre del Departamento o seccin deseada. (10) Presione el botn . (11) B
Inicio Peticionario
Haga clic en el campo Preferences. (1) Haga clic en iProcurement Preferences. (2)
Peticionario
Presione el botn para aadir las cuentas autorizadas. (12) Presione el botn para aadir los valores de la cuenta. (13) Complete cada segmento de la cuenta contable: (14) Presione el botn . (15) Select: Haga click ( al lado de la combinacin de cuenta. (16) Presione el botn . (17) Presione el botn para identificar la cuenta como primaria. (18) A
Usted prepara requisiciones para ms de una persona?
Peticionario
Deliver-To Location: Este lugar est predeterminado en el sistema como el Departamento al cual pertenece el solicitante. (8) Presione el botn (9)
A
Desea incluir otra combinacin de cuenta?
S B
Peticionario
Presione el botn (19)
Fin
Una vez realizada sus transacciones en Oracle iProcurement desconctese de la aplicacin.
1.
Desde cualquier seccin en donde se encuentre, haga clic en Logout segn lo indica la flecha en la ilustracin anterior.
El sistema lo desconecta de la aplicacin. Fin de la actividad.

Inicio Peticionario
Desde cualquier seccin en donde se encuentre, haga clic en Logout segn lo indica la flecha en la ilustracin anterior. (1)
Fin
Aprobar una Requisicin

Oracle iProcurement le permite aprobar en lnea una requisicin.
1.
Vaya a la Seccin My Notifications segn seala la flecha. En esta seccin aparecern todos los documentos que usted tiene pendientes para aprobar o requieren de alguna accin de su parte. Adems podr ver que tipo de documento y quien se lo envi.
2.
Type: El sistema presenta los documentos asignados al aprobador. Identifique las requisiciones.
3.
Haga clic sobre el documento en el Subject.
4.
Revise la informacin de la requisicin en pantalla. Usted puede ver informacin general de la requisicin, las lneas del documento y la secuencia de los aprobadores.
5.
Presione el botn
para aprobar la requisicin.
El documento desaparece de la pantalla Worklist.
Aprobar una Requisicin

Inicio Aprobador
Vaya a la Seccin My Notifications segn seala la flecha. (1) Type: El sistema presenta los documentos asignados al aprobador. (2) Haga clic sobre el documento en letras color marrn. (3) Revise la informacin de la requisicin en pantalla. (4) Presione el botn para aprobar la requisicin. (5)
Fin
Revisar Detalles de una Requisicin

Oracle iProcurement le permite revisar el detalle de una requisicin antes de su aprobacin.
1.
Vaya a la Seccin My Notifications segn seala la flecha. En esta seccin aparecern todos los documentos que usted tiene pendientes para aprobar o requieren de alguna accin de su parte. Adems podr ver que tipo de documento y quien se lo envi. Type: El sistema presenta los documentos asignados al aprobador. Identifique las requisiciones.
2.
3.
4.
Revise el detalle de la requisicin, haga clic en
El sistema presenta la informacin de la requisicin. 5. Presione el botn para ver ms detalles.
Usted puede ver la informacin de recibos, facturacin y pago de las rdenes de compra relacionadas a su requisicin. 6. Presione el botn para salir.
7.
Presione el botn
8.
Vaya a la seccin que corresponda.
Consulte el manual.
Revisar Detalles de una Requisicin

Inicio Aprobador
Vaya a la Seccin My Notifications segn seala la flecha. (1) Haga clic sobre el documento en letras color marrn. (2) Revise la informacin de la requisicin en pantalla. (3) Revise el detalle de la requisicin, haga clic en (4) Presione el botn para ver ms detalles. (5) Presione el botn para salir. (6) Presione el botn (7)
Fin
Editar una Requisicin

Oracle iProcurement le permite al aprobador editar la informacin de la requisicin.
1.
Vaya a la Seccin My Notifications segn seala la flecha. En esta seccin aparecern todos los documentos que usted tiene pendientes para aprobar o requieren de alguna accin de su parte. Adems podr ver que tipo de documento y quien se lo envi.
2.
Type: El sistema presenta los documentos asignados al aprobador. Identifique las requisiciones que desee aprobar.
3.
Haga clic sobre el documento sobre el Subject.
4.
5.
Haga clic sobre Para trabajar las modificaciones que desee realizar en la requisicin.
El sistema muestra la pantalla Approver Shopping Cart. Si no desea hacer cambios, ir a tarea #6. Si no, ir a tarea #8. 6. Presione el botn para cerrar el carrito.
7.
Vaya a la seccin que corresponda. Consulte el manual.
Fin de la actividad. 8. 9. Cambie la cantidad de artculos a adquirirse. Presione el botn .
Si requiere cambiar la cuenta contable, ir a tarea #10. Si no, ir a tarea #14.
10. Charge Account: Haga clic sobre la cuenta.
11. Haga clic sobre la cuenta contable.
para seleccionar otra cuenta.
El sistema presenta los segmentos de la cuenta contable. Si de requerir cambiar un segmento, ir a tarea #13. Si no, ir a tarea #19. 13. Presione el botn que se encuentra al lado del segmento que desea cambiar.
14. Search By: Seleccione el valor deseado y presione

15. Select: Haga clic para seleccionar el mismo. 16. Presione el botn
Usted podr ver la nueva cuenta. 17. Presione el botn
Si desea someter la aprobacin de la requisicin, ir a tarea #18. Si no, ir a tarea #19. 18. Presione el botn La requisicin fue aprobada. Fin de la actividad. 19. Presione el botn para continuar viendo los detalles de la requisicin.
para someter el documento para aprobacin.

Aprobador
Requiere cambiar la cuenta contable? N A Presione el botn que se encuentra al lado del segmento que desea cambiar. (11) A
Inicio Aprobador
Vaya a la Seccin My Notifications segn seala la flecha. (1) Type: El sistema presenta los documentos asignados al aprobador. (2) Haga click sobre el documento sobre letras color marrn. (3) Revise la informacin de la requisicin en pantalla. (4) Haga click sobre (5) Presione el botn para cerrar el carrito (6) Presione el botn . (7)
Aprobador Aprobador
Charge Account: Haga click sobre la cuenta. (8) Haga click sobre la cuenta contable. (9) Presione el botn para seleccionar otra cuenta. (10) Search By: Seleccione el valor deseado y presione (12) Select: Haga click para seleccionar el mismo. (13) Presione el botn (14) Usted podr ver la nueva cuenta. (15) Presione el botn (16)
Aprobador
De requerir cambiar un segmento? S Presione el botn para continuar. (17) Presione el botn (18) A

A
Aprobador
Presione el botn para someter el documento para aprobacin. (19)
Fin
Rechazar una Requisicin

Oracle iProcurement le permite rechazar en lnea una requisicin.
1.
Vaya a la Seccin My Notifications. En esta seccin aparecern todos los documentos que usted tiene pendientes para aprobar o requieren de alguna accin de su parte. Adems podr ver que tipo de documento y quien se lo envi.
2.
Type: Identifique las requisiciones que interesa aprobar. El sistema presenta los documentos asignados al aprobador.
3.
4.
Revise la informacin de la requisicin en pantalla. Usted puede ver informacin general de la requisicin, las lneas del documento y la secuencia de los aprobadores. Note: Incluya una nota de las razones para rechazar el documento.
5.
Presione el botn
El documento desaparece de la pantalla Worklist. El sistema devuelve el documento al preparador.
Rechazar una Requisicin

Inicio Aprobador
Vaya a la Seccin My Notifications segn seala la flecha. (1) Type: Identifique las requisiciones. (2) Haga clic sobre el documento en letras color marrn. (3) Revise la informacin de la requisicin en pantalla. (4) Presione el botn . (5)
Fin
Enviar (Forward) una Requisicin

Oracle iProcurement le permite al aprobador enviar la requisicin a otra persona.
1.
Vaya a la Seccin My Notifications. En esta seccin aparecern todos los documentos que usted tiene pendientes para aprobar o requieren de alguna accin de su parte. Adems podr ver que tipo de documento y quien se lo envi.
2.
Type: El sistema presenta los documentos asignados al aprobador. Identifique las requisiciones que desea aprobar.
3.
4.
Forward To: Seleccione el nombre de la persona a quien desea enviar el documento. Presione el icono .
5.
Name: Ingrese los valores para buscar el nombre del empleado a quien desea enviar el documento. Recuerde utilizar el signo % al comienzo y al final de los valores ingresados tal como aparece en la ilustracin anterior.
6.
Presione el botn
El sistema presenta los nombres segn los criterios ingresados. 7. 8. Select: Marque Presione el botn al lado del nombre. .
Note: Incluya una nota de las razones para enviar el documento a esta persona. 9. Presione el botn .
El documento desaparece de la pantalla Worklist. El sistema enva el documento a la persona.
Enviar (Forward) una Requisicin

Aprobador
Presione el botn . (9)
Inicio Aprobador
Vaya a la Seccin My Notifications segn seala la flecha. (1) Type: El sistema presenta los documentos asignados al aprobador. (2) Haga clic sobre el documento en letras color marrn. (3) Forward To: Seleccione el nombre de la persona a quien desea enviar el documento. Presione el icono . (4) Name: Ingrese los valores para buscar el nombre del empleado a quien desea enviar el documento. (5) Presione el botn . (6) Select: Marque ( al lado del nombre. (7) Presione el botn . (8)
Fin
Reasignar una Requisicin

El aprobador podr reasignar la requisicin a otro aprobador.
1.
Vaya a la Seccin My Notifications. En esta seccin aparecern todos los documentos que usted tiene pendientes para aprobar o requieren de alguna accin de su parte. Adems podr ver que tipo de documento y quien se lo envi. Type: El sistema presenta los documentos asignados al aprobador. Identifique las requisiciones.
2.
3.
4.
Presione el botn
5.
Assignee: Presione el icono requisicin.
para buscar el empleado a quien desea asignar la
6.
Name: Ingrese los valores para buscar el nombre del empleado a quien desea reasignar el documento. Recuerde utilizar el signo % al comienzo y al final de los valores ingresados tal como aparece en la siguiente ilustracin:
7.
Presione el botn
El sistema presenta los nombres segn los criterios ingresados. 8. Marque al lado del nombre del empleado deseado.
9.
Presione el botn
10. Delegate your response: Marque este campo si desea delegar la autoridad para responder a esta notificacin. An as, usted aparecer como el dueo de la notificacin. 11. Transfer notification ownership: Marque este campo si desea asignar a otro usuario la responsabilidad de esta notificacin. Si desea enviar la requisicin a otro aprobador refirase al proceso de Enviar Forward una Requisicin. 12. Comments: Si desea incluir alguna informacin adicional, complete este campo. 13. Presione el botn .
14. El documento desaparece de la pantalla Worklist. Su documento ha sido reasignado a otro aprobador.
Reasignar una Requisicin

Aprobador
Delegate your response: Marque ( este campo si desea delegar la autoridad para responder a esta notificacin. An as, usted aparecer como el dueo de la notificacin. (10) Transfer notification ownership: Marque ( este campo si desea transferir al usuario designado la responsabilidad de aprobar este documento. (11) Comments: Si desea incluir alguna informacin adicional, complete este campo. (12) Presione el botn . (13) El documento desaparece de la pantalla Worklist. (14)
Inicio Aprobador
Vaya a la Seccin My Notifications segn seala la flecha. (1) Haga clic sobre el documento en letras color marrn. (2) Revise la informacin de la requisicin en pantalla. (3) Presione el botn (4) Assignee: Presione el icono para buscar el empleado a quien desea asignar la requisicin. (5) Name: Ingrese los valores para buscar el nombre del empleado a quien desea reasignar el documento. (6) Presione el botn . (7) Marque ( al lado del nombre del empleado deseado. (8) Presione el botn . (9)
Fin
Solicitar ms Informacin
El aprobador podr solicitar ms informacin tanto al preparador como a otra persona.
1.
Vaya a la Seccin My Notifications. En esta seccin aparecern todos los documentos que usted tiene pendientes para aprobar o requieren de alguna accin de su parte. Adems podr ver que tipo de documento y quien se lo envi. Type: El sistema presenta los documentos asignados al aprobador. Identifique las requisiciones.
2.
3.
4.
Si desea solicitar ms informacin al solicitante u a otra persona, presione el botn .
5.
Workflow Participant: El sistema presenta el nombre del preparador.
Si desea solicitar informacin a otra persona que no sea el preparador, ir a tarea #6. Si no, ir a tarea #12.
6. 7.
Any User: Marque Presione
este campo si desea solicitar ms informacin a otro usuario.
para seleccionar el nombre de la persona deseada.
8.
Name: Ingrese los valores para el nombre o apellido de la persona deseada. Utilice % antes y despus de los valores ingresados tal como lo ilustra la siguiente pantalla:
9.
Presione el botn
El sistema presenta los nombres segn los criterios ingresados. 10. Select: Marque 11. Presione el botn al lado del nombre. .
12. Information Requested: Especifique la informacin deseada. 13. Presione el botn .
El documento desaparece de la pantalla Worklist. El sistema enva el documento a la persona designada y desaparece el mismo de las notificaciones del aprobador.
Aprobador
Desea solicitar informacin a otra persona que no sea el preparador? Info Requested: Especifique la informacin deseada. (12) Presione el botn . (13)
Inicio Aprobador
Vaya a la Seccin My Notifications segn seala la flecha. (1) Haga click sobre el documento en letras color marrn. (2) Revise la informacin de la requisicin en pantalla. (3) Si desea solicitar ms informacin al solicitante u a otra persona, presione el botn . (4) Workflow Participant: El sistema presenta el nombre del preparador. (5)
N A
Fin
Aprobador
Any User: Marque ( este campo si desea solicitar ms informacin a otro usuario. (6) Presione para seleccionar el nombre de la persona deseada. (7) Name: Ingrese los valores para el nombre o apellido de la persona deseada. (8) Presione el botn . (9) Select: Marque ( al lado del nombre. (10) Presione el botn . (11)
Cotizaciones
Captulo 6
Cotizaciones Captulo 6 - Pgina 1
Cotizaciones
Objetivos de la Seccin
Al final de esta seccin, usted podr:
Introduccin
Oracle Purchasing provee las herramientas necesarias mejorar los procesos de Solicitud de Cotizacin: Convertir una requisicin en Solicitud de Cotizacin o RFQ evitando la duplicidad de entrada de datos. Crear grupos de proveedores especialistas en cierto tipo de bienes o servicios. Convertir la Solicitud de Precio en Cotizacin para cada uno de los proveedores que hayan contestado, evitando la duplicidad de entrada de datos. Mantenimiento de Cotizaciones vigentes en el sistema que puede ser consultado por los compradores sin necesidad de hacer referencia al archivo fsico del proveedor. Registro de adjudicacin a travs del sistema en donde se guarda un historial de la razn de adjudicacin.
Crear Solicitud de Cotizacin

AutoCreate
1.
En la pantalla Find Requisition Lines ingrese los criterios de bsqueda deseados para que aparezcan todas las lneas de requisiciones disponibles para crear su Solicitud de Cotizacin (Request for Quotation). Buyer: El sistema presenta su nombre como Comprador. Requester: Si quiere ver slo las requisiciones que pertenecen a un solicitante en especfico, seleccione el nombre aqu. Preparer: Si quiere ver slo las requisiciones que usted ha preparado, seleccione su nombre aqu. Presione el botn para comenzar a buscar las requisiciones.
2. 3. 4.
5.
El sistema presenta todas las lneas de las requisiciones que cumplen con los criterios ingresados en la ventana anterior.
6.
Haga clic en el cuadro provisto al lado izquierdo de la lnea de la requisicin que desea convertir en RFQ segn aparece en la ilustracin anterior. El sistema cambia la lnea de color azul. Note que usted puede combinar lneas de diferentes requisiciones en un mismo RFQ.
Si desea incluir ms lneas de requisiciones, ir a tarea #6. Si no, ir a tarea #7.

7. 8.
Document Type: Seleccione el valor RFQ. Grouping: Seleccione una de las siguientes opciones: Default: Escoja este valor si desea combinar las lneas de las requisiciones de un mismo artculo en una sola lnea del RFQ. Requisition: Seleccione este valor si desea crear una lnea por cada lnea de las requisiciones aunque sea para el mismo artculo. .
9.
Oprima el botn
Espere unos segundos. El sistema, automticamente genera el RFQ y lo lleva a la pantalla de Request for Quotation.
Number: Este es el nmero de RFQ que le asigna el sistema de manera secuencial. Anote el nmero de RFQ para futuras referencias.
Type: Aqu el sistema nos indica que tipo de RFQ estamos utilizando. Aparece por defecto Standard RFQ. Created: Fecha de creacin de este documento. Ship to: Aparece la direccin de entrega de la mercanca. Esta direccin aparecer en el documento de RFQ. Bill to: Aparece la direccin para el envi de las facturas. Esta direccin aparecer en el documento de RFQ. Status: El sistema le asigna un estado In Process para el RFQ. Due Date: Fecha hasta cuando los proveedores suplidores tienen para contestar (enviar) la solicitud de cotizacin. Reply Via: Le indica al proveedor el mtodo que deber utilizar para contestar el RFQ. 11. Seleccione entre: Mail, Telephone, Fax, o Email. Description: Opcionalmente, puede ingresar una descripcin corta para el RFQ
Close Date: Fecha de vencimiento de este RFQ. Esta fecha debe ser igual o mayor que la fecha ingresada en el campo Due Date.
12. Quote Approval Required: Haga clic en este campo para forzar la aprobacin de cualquier cotizacin relacionada a este RFQ antes de utilizarse en una orden de compra. 13. Haga clic en el cuadro que aparece al lado derechos de Currency segn seala la flecha en la ilustracin anterior.
El sistema abre la ventana anterior para incluir informacin sobre las subastas. 14. RFQ Tipo: Seleccione el tipo de RFQ.
15. Hora de Cierre: Ingrese la hora de cierre de la subasta 16. Hora de Apertura: Incluya la hora de apertura de la subasta. 17. Localizacin: Ingrese la localizacin de la subasta. 18. Presione el botn para volver a la pantalla principal.
19. Oprima el botn RFQ.
para indicar los proveedores a quien desea enviar el
Si desea incluir los proveedores manualmente, ir a tarea #20. Si no, ir a tarea #24.
20. Supplier: Seleccione el suplidor a quien desea enviar el RFQ. 21. Site: Indique la Sucursal del Suplidor a donde desea enviar el RFQ. 22. Contact: Seleccione la persona de contacto del proveedor.
23. Vaya a la prxima lnea.
Si desea incluir ms proveedores, ir a tarea #20. Si no, ir a tarea #29.
24. Oprima
para seleccionar las listas de proveedores.
25. Haga clic ( ) al lado de la lista o listas de proveedores que desea incluir 26. Presione el botn
El sistema le presenta el mensaje anterior indicando que sus proveedores han sido copiados al RFQ. 27. Presione el botn .
El sistema, automticamente, incluye los proveedores de la lista(s). 28. Include in Next RFQ Printing: Si no desea incluir algn proveedor en el RFQ, solo haga clic en este campo para desmarcar el mismo. 29. Al finalizar la seleccin de proveedores grabe la transaccin. que aparece en la parte
30. Vuelva a la pantalla AutoCreate to RFQs presionando la superior derecha de su pantalla.
31. Status: Utilice el campo para controlar el estado de su RFQ. In Process Estado inicial cuando crea el RFQ. Active Utilice este estado cuando el RFQ est completado y est listo para enviarlo al proveedor. Slo los RFQs activos pueden ser impresos. Printed El estado asignado al RFQ cuando ha impreso, al menos, una copia de este. Deber cambiar el estado a Active si desea reimprimir el RFQ. Closed Seleccione este estado para cerrar el RFQ cuando todos los proveedores han respondido o cuando no desea que respondan mas. Cuando cierra un RFQ, Purchasing elimina todas las notificaciones de seguimiento asociadas a esta. 32. Al finalizar grabe Fin de la actividad. el documento.
Crear una Solicitud de Cotizacin

Funcin de Compras
Preparer: Si quiere ver slo las requisiciones que usted ha preparado, seleccione su nombre aqu. (4) Presione el botn para comenzar a buscar las requisiciones. (5) A
Inicio Funcin de Compras

En la pantalla Find Requisition Lines ingrese los criterios de bsqueda deseados para que aparezcan todas las lneas de requisiciones disponibles para crear su Solicitud de Cotizacin (Request for Quotation). (1) Buyer: El sistema presenta su nombre como Comprador. (2) Requester: Si quiere ver slo las requisiciones que pertenecen a un solicitante en especfico, seleccione el nombre aqu. (3)
Desea incluir ms lneas de requisiciones?
S A
Funcin de Compras
Document Type: Seleccione el valor RFQ. (7) Grouping: Seleccione una de las siguientes opciones: (8) Oprima el botn . (9) Presione el botn . (10) Seleccione entre: Mail, Telephone, Fax, o Email. (11) A
Funcin de Compras
Haga clic ( en el cuadro provisto al lado izquierdo de la lnea de la requisicin que desea convertir en RFQ segn aparece en la ilustracin anterior. (6)

A
Funcin de Compras
Quote Approval Required: Haga clic en este campo para forzar la aprobacin de cualquier cotizacin relacionada a este RFQ antes de utilizarse en una orden de compra. (12) Haga clic en el cuadro que aparece al lado derechos de Currency segn seala la flecha en la ilustracin anterior. (13) RFQ Tipo: Seleccione el tipo de RFQ. (14) Hora de Cierre: Ingrese la hora de cierre de la subasta (15) Hora de Apertura: Incluya la hora de apertura de la subasta. (16) Localizacin: Ingrese la localizacin de la subasta. (17)
Funcin de Compras
Presione el botn para volver a la pantalla principal. (18) Oprima el botn para indicar los proveedores a quien desea enviar el RFQ. (19)
Funcin de Compras
Contact: Seleccione la persona de contacto del proveedor. (22) Vaya a la prxima lnea. (23)
Desea incluir los proveedores manualmente?
Desea incluir ms proveedores? N A S B
N B
Funcin de Compras
Supplier: Seleccione el suplidor a quien desea enviar el RFQ. (20) Site: Indique la Sucursal del Suplidor a donde desea enviar el RFQ. (21)
Funcin de Compras
Oprima para seleccionar las listas de proveedores. (24) Haga clic (() al lado de la lista o listas de proveedores que desea incluir (25) C

C
Funcin de Compras
Presione el botn (26) Presione el botn . (27) Include in Next RFQ Printing: Si no desea incluir algn proveedor en el RFQ, solo haga clic en este campo para desmarcar el mismo. (28) B
Funcin de Compras
Al finalizar grabe documento. (32) el
Fin
Funcin de Compras
Al finalizar la seleccin de proveedores grabe la transaccin. (29) Vuelva a la pantalla AutoCreate to RFQs presionando la que aparece en la parte superior derecha de su pantalla. (30) Status: Utilice el campo para controlar el estado de su RFQ. (31)
Imprimir un RFQ
Reports Run
1.
Presione el botn
2.
Name: Seleccione el documento UPR Printed RFQ Report (Portrait)
3.
Parameters: Haga clic en este campo.
4.
En la pantalla Parameters complete la siguiente informacin: Report Type: Seleccione que tipo de RFQ desea imprimir uno de los valores: All: Todos los RFQ con estado Active Changad: Slo los RFQ que han recibido cambios New: Slo los RFQ nuevos
5.
Buyer Name, Employee Number: Si desea imprimir los RFQ para un comprador, seleccione el nombre del mismo. RFQ Numbers From: Oracle Purchasing le permite generar un grupo de documentos de RFQ a la vez. En este campo indique el primer nmero de RFQ que desea imprimir.
6. 7. 8.
To: Ingrese el nmero de RFQ hasta donde desea imprimir. Test: Especifique si va a generar una prueba o no del documento. Sort By: Puede indicar si desea que el sistema genere las formas ordenadas por nmero de RFQ o por comprador. Presione el botn .
9.
para que se inicie el proceso de impresin.
11. Presione el botn Status cambie a Completed.
para refrescar la pantalla hasta que el
12. Presione el botn en pantalla.
para revisar el documento
El sistema genera un documento por cada proveedor asignado. 13. Presione el botn para imprimir el documento.
Name: El sistema presenta la impresora que usted tiene atada por defecto. En caso de que desee imprimir en otra, slo seleccione de la lista de valores. Pages from: El sistema automticamente reconoce la cantidad de copias que tiene su documento. 14. Presione el botn 15. Enve el documento a los proveedores. Fin de la actividad.
Imprimir un RFQ
Ttulo Profesional
Sort By: Puede indicar si desea que el sistema genere las formas ordenadas por nmero de RFQ o por comprador. (8) Presione el botn . (9) Presione el botn para que se inicie el proceso de impresin. (10) Presione el botn para refrescar la pantalla hasta que el Status cambie a Completed. (11) Presione el botn para revisar el documento en pantalla. (12) Presione el botn para imprimir el documento. (13) Presione el botn (14) Enve el documento a los proveedores. (15)
Inicio Ttulo Profesional

Presione el botn (1) Name: Seleccione el documento UPR Printed RFQ Report (Portrait) (2) Parameters: Haga clic en este campo. (3) En la pantalla Parameters complete la siguiente informacin: (4) Buyer Name, Employee Number: Si desea imprimir los RFQ para un comprador, seleccione el nombre del mismo. (5) To: Ingrese el nmero de RFQ hasta donde desea imprimir. (6) Test: Especifique si va a generar una prueba o no del documento. (7)
Fin
Copiar Cotizaciones desde un RFQ

RFQs and Quotations RFQs
1.
Number: Detenga el cursor en este campo y presione
para buscar el RFQ.
2.
Find RFQs: Ingrese un el nmero de RFQ. Usted puede utilizar el signo de porciento (%) antes y/o despus para ingresar los ltimos dgitos del nmero de RFQ. Presione el botn .
3.
El sistema presenta los documentos que cumplen con el valor ingresado. Detenga el cursor en el RFQ deseado. 4. Oprima el botn
5.
Una vez tenga su RFQ en pantalla, vaya al men Tools en la parte superior de la pantalla y escoja Copy Document.
El sistema presenta la sub-pantalla Copy Document 6. Action: Seleccione entre las opciones el valor Entire RFQ para copiar todo el RFQ en la Cotizacin.
7.
Supplier: Presione el botn cotizacin.
para escoger el nombre del proveedor que envi su
El sistema presenta los nombres de los proveedores que fueron asignados al RFQ. 8. 9. Detenga el cursor en el nombre del proveedor. Presione
10. Copy Attachments: Haga clic Cotizacin. 11. Oprima el botn .
en este campo si desea copiar los anejos del RFQ a la
El sistema nos presenta el siguiente mensaje indicando el nmero de la cotizacin:
12. Presione el botn 13. Espere unos segundos.
El sistema presenta en pantalla la cotizacin copiada.
14. Type: Si desea actualice el tipo de cotizacin. Este determina que se puede hacer con la cotizacin: Bid Quotation: Este tipo de cotizacin solo puede ser utilizada si no hay precios y la orden de compra no tiene que estar atada a la cotizacin y el RFQ. Esta no aparece en el catlogo. Standard Quotation: Puede ser utilizada para compras poco frecuentes en donde el precio es requerido. Catalog Quotation: Utilice este tipo para artculos ordenados frecuentemente y la orden de compra tiene que estar atado a la cotizacin y RFQ. 15. Description: Incluya una descripcin para su cotizacin. 16. Supplier Quote: Ingrese el nmero de cotizacin asignado por el proveedor. 17. Effectivity: Opcionalmente, ingrese el rango de fechas en que el proveedor va a honrar estos precios. 18. Detenga el cursor en la primera lnea de la Cotizacin y presione para ingresar los precios ofrecidos por el Proveedor.
Num: El sistema le asigna un nmero a la lnea. 19. Quantity: El sistema presenta la cantidad solicitada. Si el proveedor ofrece un precio por otra cantidad que no sea la del RFQ, cambie la misma.
Si el proveedor le ofrece varias alternativas de precio por volumen, ir a tarea #19. Si no, ir a tarea #22.
20. Price: Coloque el precio del artculo. 21. Discount (%): Si el precio ingresado fue menor que el sugerido en el RFQ, el sistema presenta el porciento de descuento en esta columna.
22. Grabe
la transaccin. que aparece en la parte superior derecha.
23. Cierre la pantalla utilizando la
Si la cotizacin se compone de ms lneas, ir a tarea #18. Si no, ir a tarea #24.
24. Status: Cambie el estado a Active. 25. Grabe 26. Cierre la transaccin. la pantalla RFQ to Quotation para volver a la pantalla RFQs
Si recibi ms cotizaciones para el mismo RFQ, ir a tarea #5. Si no, ir a tarea #27.
27. Grabe
la transaccin

Ttulo Profesional
Action: Seleccione entre las opciones el valor Entire RFQ para copiar todo el RFQ en la Cotizacin. (6) Supplier: Presione el botn para escoger el nombre del proveedor que envi su cotizacin. (7) Detenga el cursor en el nombre del proveedor. (8) Presione (9) Copy Attachments: Haga clic ( en este campo si desea copiar los anejos del RFQ a la Cotizacin. (10) Oprima el botn . (11) Presione el botn . (12) Espere unos segundos. (13) Type: Si desea actualice el tipo de cotizacin. (14) Description: Incluya una descripcin para su cotizacin. (15)
Ttulo Profesional
Supplier Quote: Ingrese el nmero de cotizacin asignado por el proveedor. (16) Effectivity: Opcionalmente, ingrese el rango de fechas en que el proveedor va a honrar estos precios. (17) C

Number: Detenga el cursor en este campo y presione para buscar el RFQ. (1) Find RFQs: Ingrese un el nmero de RFQ. Usted puede utilizar el signo de porciento (%) antes y/o despus para ingresar los ltimos dgitos del nmero de RFQ. (2) Presione el botn . (3) Oprima el botn (4) D
Ttulo Profesional
Detenga el cursor en la primera lnea de la Cotizacin y presione para ingresar los precios ofrecidos por el Proveedor. (18) B
Ttulo Profesional
Una vez tenga su RFQ en pantalla, vaya al men Tools en la parte superior de la pantalla y escoja Copy Document. (5)
Ttulo Profesional
Quantity: El sistema presenta la cantidad solicitada. (19) A

A
Ttulo Profesional
El proveedor le ofrece varias alternativas de precio por volumen? La cotizacin se compone de ms lneas? S C Grabe (27) la transaccin
S B
Fin
N
Ttulo Profesional Ttulo Profesional

Price: Coloque el precio del artculo. (20) Discount (%): Si el precio ingresado fue menor que el sugerido en el RFQ, el sistema presenta el porciento de descuento en esta columna. (21) Grabe la transaccin. (22) Cierre la pantalla utilizando la que aparece en la parte superior derecha. (23) Status: Cambie el estado a Active. (24) Grabe la transaccin. (25) Cierre la pantalla RFQ to Quotation para volver a la pantalla RFQs (26)
Recibi ms cotizaciones para el mismo RFQ?
S D
Analizar y Aprobar Cotizaciones

RFQs and Quotations Quote Analysis
1.
RFQ: Presione el botn
para seleccionar el nmero del RFQ (Solicitud de Precio)
2. 3.
Request for Quotation: Detenga el cursor en el nmero de la Solicitud de Precio (RFQ). Presione el botn .
4.
Presione el botn
Se despliega la forma Analyze Quotations. El sistema presenta todas las cotizaciones recibidas agrupadas por proveedor. Revise la informacin de cada cotizacin en pantalla. 5. Seleccione la cotizacin o lnea de cotizaciones.
Si desea aprobar (adjudicar) una cotizacin completa, ir a tarea #6. Si no, ir a tarea #15.
6.
Para adjudicar una cotizacin completa detenga el cursor en cualquier lnea de la misma y presione el botn .
7.
Type: Presione el botn
8.
Approval Types: Detenga el cursor en el valor All Orders para aprobar la cotizacin para utilizarse en todos los tipos de rdenes de compra. Presione el botn .
9.
10. Reason: Presione el botn
para seleccionar la razn.
11. Seleccione la razn y presione el botn
Effective: Si as lo desea, puede colocar una fecha de efectividad. Comments: En este campo puede registrar un comentario relacionado a la aprobacin. 12. Oprima el botn .
El sistema presenta el mensaje anterior indicando que la cotizacin ha sido aprobada. 13. Oprima el botn .
14. Anote el nmero de la cotizacin junto al nmero de la requisicin. Ir a tarea #19. 15. Type: Seleccione All Orders. 16. Reason: Seleccione la razn para adjudicar a este proveedor. 17. Comments: En este campo puede ingresar un comentario relacionado a la aprobacin. 18. Effective: Si desea coloque una fecha de efectividad para la adjudicacin. 19. Grabe la transaccin
Analizar y Aprobar Cotizaciones

Ttulo Profesional
Para adjudicar una cotizacin completa detenga el cursor en cualquier lnea de la misma y presione el botn . (6) Type: Presione el botn (7) Approval Types: Detenga el cursor en el valor All Orders para aprobar la cotizacin para utilizarse en todos los tipos de rdenes de compra. (8) Presione el botn . (9) Reason: Presione el botn para seleccionar la razn. (10) Seleccione la razn y presione el botn . (11) Oprima el botn . (12) Oprima el botn . (13) Anote el nmero de la cotizacin junto al nmero de la requisicin. (14)
Ttulo Profesional
Type: Seleccione All Orders. (15) Reason: Seleccione la razn para adjudicar a este proveedor. (16) Comments: En este campo puede ingresar un comentario relacionado a la aprobacin. (17) Effective: Si desea coloque una fecha de efectividad para la adjudicacin. (18)

RFQ: Presione el botn para seleccionar el nmero del RFQ (Solicitud de Precio) (1) Request for Quotation: Detenga el cursor en el nmero de la Solicitud de Precio (RFQ). (2) Presione el botn . (3) Presione el botn . (4) Seleccione la cotizacin o lnea de cotizaciones. (5)
Ttulo Profesional
Grabe (19) la transaccin
Fin
Desea aprobar (adjudicar) una cotizacin completa?
N A
Orden de Compra
Captulo 7
Orden de Compra Captulo 7 - Pgina 1
Orden de Compra
Objetivos de la Seccin
Al final de esta seccin, usted podr:
Introduccin
Oracle Purchasing provee las herramientas necesarias para mejorar los procesos de rdenes de Compras de la siguiente manera: El sistema mantiene un historial de compras el cual le ayuda a los compradores a realizar compras futuras de artculos similares. Las rdenes sern asociadas a la cantidad recibida y facturada manteniendo control de la cantidad ordenada. Si tiene control presupuestario, el sistema mantiene un balance de obligaciones por el total de rdenes abiertas que esperan a ser recibidas y facturadas. Esta accin separa el presupuesto evitando que el mismo sea utilizado para otro propsito. La informacin de compras est disponible en todo momento si necesidad de tener que buscar el archivo fsico del proveedor. Informes comparativos de compras realizadas para generar estadsticas. Informes de rdenes abiertas para dar seguimiento a las mismas y realizar conciliaciones mensuales. Mantenimiento de una tabla nica de proveedores que es compartido por los mdulos de Compras y Cuentas a Pagar
Asignar una Requisicin a un Comprador

El sistema nos permite asignar las requisiciones de compra a los compradores. Adems, podr revisar el volumen de trabajo.
Management Manage Buyer Workload
Puede ingresar criterios de bsqueda. 1. Presione el botn
El sistema presenta las lneas de requisiciones aprobadas y no asignadas a compradores.
2. 3. 4.
New Buyer: Seleccione el nombre del comprador a quien desea asignar las lneas de las requisiciones. Detenga el cursor en la lnea de los documentos que desea asignar Haga clic en el cuadro al lado de la lnea del mismo.
El sistema presenta la lnea marcada en azul segn la ilustracin anterior. 5. Al finalizar, guarde la transaccin.
Asignar una Requisicin a un Comprador


Presione el botn (1) New Buyer: Seleccione el nombre del comprador a quien desea asignar las lneas de las requisiciones. (2) Detenga el cursor en la lnea de los documentos que desea asignar (3) Haga click ( en el cuadro al lado de la lnea del mismo. (4) Al finalizar, guarde la transaccin. (5)
Fin
Crear una Orden de Compra desde Lneas de Requisiciones

Oracle Purchasing permite crear una orden de compra desde una o varias lneas de requisiciones. El comprador podr convertir toda la requisicin o algunas lneas de la misma. Adems podr combinar ms de una requisicin en la misma orden de compra para conseguir mejores precios.
Autocreate
1.
Requisition: Si desea convertir una requisicin en especfico en una orden de compra, coloque el nmero en este campo. Buyer: El sistema presenta su nombre como comprador.
2. 3.
Requester: Si desea trabajar las requisiciones de un solicitante en especfico, seleccione el nombre. Preparer: Si desea trabajar las requisiciones de un preparador en especfico, seleccione el nombre en este campo.
4.
Presionar el botn
5.
Haga clic en el cuadro que queda al lado de la lnea o lneas de las requisiciones que desea convertir en orden de compra.
El sistema identifica las lneas de las requisiciones marcadas con el color azul segn la ilustracin anterior. 6. 7. Document Type: Seleccione el valor Standard PO Grouping: Seleccione una de las opciones: Default: Para cuando hay ms de una lnea de las requisiciones de un mismo artculo o servicio estas sean combinadas en una lnea de la orden de compra. Requisition: Para mantener separadas las lneas convertidas de las requisiciones en la orden de compra.
8.
Oprima el botn
9.
Presione el botn
10. Supplier: Seleccione el nombre de Proveedor presionando el botn derecha del campo.
que aparece a la
El sistema presenta la siguiente sub-pantalla que le permite reducir la bsqueda.
Si conoce el nombre exacto del proveedor, ir a tarea #11. Si no, ir a tarea #10. 11. Ingrese el nombre completo del proveedor. Utilice el signo porciento (%) para ver toda la lista de proveedores. Si desea acortar la lista utilice el signo % antes y despus de los valores que va a ingresar. Ej. %comp% 12. Una vez haya ingresado lo valores, presione el botn
13. Haga clic en cualquiera de las lneas de la orden de compra para que encienda el botn. 14. Presione .
El sistema presenta el mensaje anterior. 15. Presione el botn
El sistema presenta todas las cotizaciones aprobadas del proveedor para ese artculo. 17. Presione el botn .
Automticamente, el sistema le asigna el precio de la cotizacin. 18. Presione el botn para revisar los trminos y condiciones.
Payment: El sistema presenta el trmino de pago por defecto, puede ser cambiado con el botn .
19. Payment Terms: Seleccione el trmino de pago.

20. Oprima el botn
21. Complete cualquier otra informacin. 22. Cierre las pantallas presionando la pantalla Purchase Orders. que aparece en la parte superior derecha hasta volver a
23. Una vez revisada la orden de compra presione el botn
24. Reserve: Marque
este campo para reservar los fondos.
Submit for Approval: El sistema automticamente marca ( ) este campo para someter la orden de compra para aprobacin. Nota: Si usted tiene autoridad para aprobar, el sistema realiza el proceso. De lo contrario, automticamente lo somete al siguiente usuario autorizado dentro de la Jerarqua de Aprobacin.
El sistema presenta un mensaje indicando que el proceso de control presupuestario complet exitoso o no. 26. Presione el botn Fin de la actividad.

Funcin de Compras
Haga clic ( en el cuadro que queda al lado de la lnea o lneas de las requisiciones que desea convertir en orden de compra. (5) Document Type: Seleccione el valor Std PO (6) Grouping: Seleccione una de las opciones: (7) Oprima el botn . (8) Presione el botn . (9) A

Requisition: Si desea convertir una requisicin en especfico en una orden de compra, coloque el nmero en este campo. (1) Requester: Si desea trabajar las requisiciones de un solicitante en especfico, seleccione el nombre. (2) Preparer: Si desea trabajar las requisiciones de un preparador en especfico, seleccione el nombre en este campo. (3) Presionar el botn . (4)
Conoce el nombre exacto del proveedor?
N A
Funcin de Compras
Ingrese el nombre completo del proveedor. (11) Una vez haya ingresado lo valores, presione el botn (12) Haga clic en cualquiera de las lneas de la orden de compra para que encienda el botn. (13) Presione . (14) Presione el botn (15) Presione el botn (16) Presione el botn . (17) Presione el botn para revisar los trminos y condiciones. (18) A
Funcin de Compras
Supplier: Seleccione el nombre de Proveedor presionando el botn que aparece a la derecha del campo. (10)

A
Funcin de Compras
Payment Terms: Seleccione el trmino de pago. (19) Oprima el botn . (20) Complete cualquier otra informacin. (21) Cierre las pantallas presionando que aparece en la parte superior derecha hasta volver a la pantalla P.O. s. (22) Una vez revisada la orden de compra presione el botn . (23) Reserve: Marque ( este campo para reservar los fondos. (24) Presione el botn (25) Presione el botn (26)
Fin
Crear una Orden de Compra Manualmente

Purchase Order Purchase Order
PO, Rev: El sistema asigna el nmero de la orden de compra automticamente una vez grabe el documento. 1. 2. PO Type: Seleccione del listado de valores la opcin Standard Purchase Order. Supplier: Seleccione el nombre de Proveedor presionando el botn derecha del campo. El sistema presenta la sub-pantalla Suppliers: que aparece a la
Esta pantalla le permite reducir la bsqueda.
Si conoce el nombre exacto del proveedor, ir a tarea #3. Si no, ir a tarea #2.
3.
Ingrese el nombre completo del proveedor. Utilice el signo por ciento (%) para ver toda la lista de proveedores. Si desea acortar la lista utilice el signo % antes y despus de los valores que va a ingresar. Ej. %comp%
4.
Una vez haya ingresado lo valores, presione el botn
El sistema presenta todos los nombres de los proveedores que cumplen con los valores ingresados. 5. Detenga el cursor en el proveedor deseado y oprima .
6. 7. 8.
Site: Seleccione la sucursal de su proveedor Contact: Escoja la persona de contacto de su proveedor, en caso de que se haya ingresado en el maestro de proveedores. Ship To: Indique el departamento o rea a donde el proveedor deber enviar la mercanca. Esta direccin aparecer en la Orden de Compra
9.
Bill To: Esta representa la direccin a la cual su proveedor deber enviar las facturas. Buyer: El sistema presenta su nombre automticamente. Status: Este es el estado de la orden de compra. El documento comienza con un estado Incomplete. Total: Usted puede ver el total de la orden de compra. El sistema actualiza automticamente este campo segn va ingresando las lneas de la misma.
10. Description: Puede incluir una breve descripcin de la orden de compra. Esta informacin aparece en las consultas y le permitir identificar fcilmente la misma sin tener que abrir el documento.
Si va a ingresar varias rdenes de compra en este momento, ir a tarea #11. Si no, ir a tarea #15.
11. Vaya al men Tools y seleccione Preferences. El sistema le permite ingresar en esta pantalla informacin repetitiva.
12. Ingrese la informacin que es repetitiva para todas las lneas de la orden. Algunos valores que puede ingresar son: Need-By: Fecha en que se requiere la mercanca o servicio Destination: Deber seleccionar Expense para uso o cargo a un departamento o dependencia. Requestor: Seleccione el nombre de la persona que solicit la compra. Location: Departamento al que pertenece el solicitante o donde desea cargar la compra.
Nota: Una vez asignados, estos campos pueden ser cambiados en el documento. 13. Presione el botn de .
El sistema presenta el siguiente mensaje en la parte inferior de su pantalla.
14. Cierre la pantalla Purchase Orders Preferences para comenzar a ingresar las lneas de la orden.
15. Detenga el cursor en la primera lnea de la pestaa Lines. 16. Type: Seleccione el tipo de lnea presionando el botn
17. Detenga el cursor en el tipo de lnea y oprima
Si va a adquirir un artculo que se compra frecuentemente o del almacn, ir a tarea #18. Si no, ir a tarea #23. 18. Item: Si el artculo que va a adquirir ha sido previamente definido, seleccione el mismo de la lista de valores.
Nota: Para ver la lista completa de artculos, oprima las teclas en su teclado.
Si quiere reducir la lista, solo ingrese un valor en el campo Find y utilice %. 19. Presione el botn .
El sistema presenta todos los artculos de los proveedores que cumplen con el valor ingresado. 20. Detenga el cursor en el artculo deseado y oprima .
Si no seleccion un artculo en el campo Item, ir a tarea #21. Si no, ir a tarea #24.
21. Category: Si va a ingresar un artculo no definido o un servicio, deber seleccionar la Categora y Sub-Categora correspondiente al material o servicio que desea adquirir.
Nota: Para ver la lista completa de categoras oprima las teclas en su teclado.
22. Detenga el cursor en la categora deseada y oprima
Description: De haber seleccionado un valor en el campo Item, la descripcin aparecer automticamente. De lo contrario, ingrese la descripcin completa de su artculo o servicio. Esta informacin aparecer en la orden de compra.
23. UOM: Si seleccion un artculo previamente definido, la unidad de medida bsica aparecer automticamente. Puede utilizar sta o seleccionar alguna unidad autorizada para dicho artculo. 24. Quantity: Ingrese la cantidad de los artculos o servicio a ordenar de acuerdo a la unidad de medida. 25. Price: Incluya el precio unitario del artculo o servicio de acuerdo a la unidad de medida. 26. Promised: Incluya la fecha en que el proveedor prometi la mercanca. El sistema utiliza esta fecha para identificar aquellas rdenes de compra que no han llegado y poder dar seguimiento. 27. Oprima el botn
Ship-To: El sistema presenta automticamente la direccin de envo ingresado en la cabecera del documento. Si esta lnea va a contar con mltiples entregas a diferentes localizaciones, registre una lnea para cada Ship-To y especifique la cantidad (Quantity) de cada entrega. Recuerde que la suma de todas las lneas debe dar igual al total de artculos solicitados (Purchase Order Line). 28. Oprima el botn .
Si ingres varias lneas en la pestaa Shipments deber detener el cursor en cada una y presionar este botn para ingresar la informacin contable. 29. Requestor: Seleccione el nombre de la persona que ordena. 30. Deliver-To: Incluya el departamento o rea que solicit la mercanca. 31. Mueva la barra hacia la derecha segn seala le flecha hasta que encuentre el campo PO Charge Account.
32. PO Charge Charge: Detenga el cursor en este campo y presione el botn la cuenta contable a donde va a cargar la compra.
para ingresar
33. Complete cada segmento de la cuenta contable:
Fund: Seleccione el fondo correspondiente. Este contiene cinco (5) dgitos Department: Escoja el departamento. Este contiene tres (3) dgitos Sub-Department: Incluya el sub-departamento, si aplica. Este contiene tres (3) dgitos. Object Code: Incluya el objeto de gasto correspondiente. Este contiene cuatro (4) dgitos Function: Escoja la funcin. Este contiene tres (3) dgitos Project: Si la compra corresponde a un proyecto, seleccione el mismo. Este contiene 12 dgitos Fiscal Year: Complete cero (00)
34. Detenga el cursor en la categora deseada y oprima
35. Guarde la informacin ingresada
36. Cierre las pantallas presionando la pantalla Purchase Order.
que aparece en la parte superior derecha hasta volver a
PO, Rev: El sistema presenta el nmero de la orden de compra. Este comienza con el nmero cuatro (4).
Si desea incluir ms lneas a la orden de compra, ir a tarea #15. Si no, ir a tarea #37.
37. Una vez revisada la orden de compra presione el botn
38. Reserve: Marque
este campo para reservar los fondos.
Submit for Approval: El sistema automticamente marca ( ) este campo para someter la orden de compra para aprobacin. Nota: Si usted tiene autoridad para aprobar, el sistema realiza el proceso. De lo contrario, automticamente lo somete al siguiente usuario autorizado dentro de la Jerarqua de Aprobacin. 39. E-Mail: Este campo aparece marcado 40. Presione el botn . Haga clic para desmarcar este campo.
El sistema presenta un mensaje indicando que el proceso de control presupuestario complet exitoso o no. 41. Presione el botn
El documento automticamente desaparece de la pantalla Purchase Order. Fin de la actividad.

Funcin de Compras
Ingrese el nombre completo del proveedor. (3) Una vez haya ingresado lo valores, presione el botn (4) Detenga el cursor en el proveedor deseado y oprima . (5) Site: Seleccione la sucursal de su proveedor (6) Contact: Escoja la persona de contacto de su proveedor, en caso de que se haya ingresado en el maestro de proveedores. (7) Ship To: Indique el departamento o rea a donde el proveedor deber enviar la mercanca. (8) Bill To: Esta representa la direccin a la cual su proveedor deber enviar las facturas. (9)
Funcin de Compras
Description: Puede incluir una breve descripcin de la orden de compra. (10)

PO Type: Seleccione del listado de valores la opcin Std P.O. . (1)
Funcin de Compras
Supplier: Seleccione el nombre de Proveedor presionando el botn que aparece a la derecha del campo. (2)
Va a ingresar varias rdenes de compra en este momento?
N A
Funcin de Compras
Vaya al men Tools y seleccione Preferences. (11) Ingrese la informacin que es repetitiva para todas las lneas de la orden. (12) Presione el botn de . (13) B

B
Funcin de Compras
Cierre la pantalla P.O. s Preferences para comenzar a ingresar las lneas de la orden. (14) A
Va a adquirir un artculo que se compra frecuentemente o del almacn?
N C
No seleccion un artculo en el campo Item?
N D
Funcin de Compras
Detenga el cursor en la primera lnea de la pestaa Lines. (15) Type: Seleccione el tipo de lnea presionando el botn (16) Detenga el cursor en el tipo de lnea y oprima . (17)
Funcin de Compras
Item: Si el artculo que va a adquirir ha sido previamente definido, seleccione el mismo de la lista de valores. (18) Presione el botn . (19) Detenga el cursor en el artculo deseado y oprima . (20)
Funcin de Compras
Category: Si va a ingresar un artculo no definido o un servicio, deber seleccionar la Categora y SubCategora correspondiente al material o servicio que desea adquirir. (21) Detenga el cursor en la categora deseada y oprima . (22) C

C
Funcin de Compras
UOM: Si seleccion un artculo previamente definido, la unidad de medida bsica aparecer automticamente. (23) D
Funcin de Compras
Deliver-To: Incluya el departamento o rea que solicit la mercanca. (30) Mueva la barra hacia la derecha segn seala le flecha hasta que encuentre el campo PO Charge Account. (31) PO Charge Charge: Detenga el cursor en este campo y presione el botn para ingresar la cuenta contable a donde va a cargar la compra. (32) Complete cada segmento de la cuenta contable: (33) Detenga el cursor en la categora deseada y oprima . (34) Guarde la informacin ingresada . (35) Cierre las pantallas presionando que aparece en la parte superior derecha hasta volver a la pantalla P.O. . (36)
Desea incluir ms lneas a la orden de compra?
S A
Funcin de Compras
Quantity: Ingrese la cantidad de los artculos o servicio a ordenar de acuerdo a la unidad de medida. (24) Price: Incluya el precio unitario del artculo o servicio de acuerdo a la unidad de medida. (25) Promised: Incluya la fecha en que el proveedor prometi la mercanca. (26) Oprima el botn (27) Oprima el botn . (28) Requestor: Seleccione el nombre de la persona que ordena. (29)
Funcin de Compras
Una vez revisada la orden de compra presione el botn . (37) Reserve: Marque ( este campo para reservar los fondos. (38) E-Mail: Este campo aparece marcado (. Haga click para desmarcar este campo. (39) Presione el botn (40) Presione el botn (41)
Fin
Crear una Orden de Compra Abierta

Oracle provee la funcionalidad para crear Orden de Compra abierta. Este documento formaliza un arreglo de precios que existe entre el proveedor y la Universidad. Cuando sabemos el lmite y el bien o servicio que deseamos, pero no sabemos en que momento o que departamento lo va a consumir, podemos utilizar este tipo de orden de compra. Purchase OrderPurchase Order
PO, Rev: Este campo aparece en blanco. Una vez se grabe el documento, el sistema le asigna un nmero de orden de compra. 1. Type: Presione el botn para seleccionar el tipo de orden de compra.
2. 3.
Document Type: Seleccione el valor Blanket Purchase Agreement. Presione el botn
4.
Created: El sistema presenta la fecha en que se est creando el documento. Esta fecha no puede ser cambiada.
5.
Supplier: Seleccione el nombre de Proveedor presionando el botn derecha del campo. El sistema presenta la sub-pantalla
que aparece a la
Esta pantalla le permite reducir la bsqueda. Si conoce el nombre exacto del proveedor, ir a tarea #6. Si no, ir a tarea #7. 6. Ingrese el nombre completo del proveedor. Utilice el signo porciento (%) para ver toda la lista de proveedores. 7. Si desea acortar la lista utilice el signo % antes y despus de los valores que va a ingresar. Ej. %comp% Una vez haya ingresado lo valores, presione el botn
8.
9.
Detenga el cursor en el proveedor deseado.
11. Site: Indique la sucursal del proveedor. 12. Contact: En caso de que el Maestro de Proveedor tenga una persona de contacto, usted podr seleccionar la persona de contacto de ese proveedor. 13. Ship to: En este campo seleccione el departamento a donde el proveedor deber enviar la mercanca o servicio. 14. Bill to: Esta representa la direccin la direccin postal a donde el proveedor deber enviar las facturas. 15. Buyer: El sistema presenta automticamente el nombre de la persona que est preparando el documento. 16. Status: El sistema presenta el estado del documento. Este comienza con el valor Incomplete. Una vez somete el documento para aprobacin, este cambia a In-Process. Una vez aprobado, cambia a Approved. 17. Description: Se recomienda ingrese una descripcin para el documento. 18. Amount Agreed: Coloque la cantidad total acordada. Released: Este campo aparece en gris. Una vez se comienza a consumir contra esta orden de compra, el sistema presenta la cantidad utilizada.
19. Vaya a la pestaa Lines. Num: En este campo el sistema asigna el nmero de lnea. 20. Type: Indique el tipo de lnea que va a ingresar Si va a seleccionar un artculo pre-definido o de almacn, ir a tarea #21. Si no, ir a tarea #22. 21. Item: Si el artculo que va a adquirir est predefinido, seleccione el mismo de la lista de valores. De no encontrarse en el listado predefinido, deje este campo en blanco. Para ver la lista completa de artculos, marque las teclas teclado. , y en su
22. Category: Si seleccion un nmero de Artculo en el campo anterior, la categora aparecer automticamente. Si va a ingresar un artculo no definido o un servicio, deber seleccionar la Categora y Sub-Categora correspondiente. Para ver la lista completa de artculos, marque las teclas , y en su teclado.
Description: De haber seleccionado un valor en el campo Item, la descripcin aparecer automticamente. De lo contrario, ingrese la descripcin completa.
UOM: Si seleccion un artculo, aparecer automticamente la unidad de medida bsica para el mismo. Puede utilizar sta o seleccionar alguna unidad vlida. Quantity: El sistema no permite ingresar un valor en este campo. Esto se debe a que al momento de preparar la orden no necesariamente se tiene conocimiento de cuantas cantidades se van a adquirir. 23. Price: Este es el precio acordado con nuestro proveedor. Si desea ingresar ms lneas de la orden de compra, ir a tarea #21. Si no, ir a tarea #24. 24. Presione el botn para incluir los trminos y condiciones.
Payment: El sistema presenta el trmino de pago que tiene el proveedor. De ser alguno diferente, cambie el mismo.
25. Efective: Ingresar fecha de efectividad del documento. Amount Limit: El sistema presenta la cantidad total del contrato. 26. Cierre esta pantalla .
27. Al finalizar, guarde
la transaccin.
El sistema le asigna un nmero de orden de compra. 28. Una vez revisada la orden de compra, presione el botn .
29. Reserve: Marque
este cambo para reservar fondos. este campo para someter la orden de compra
Submit for Approval: El sistema marca para aprobacin. 30. Presione el botn
El documento desaparece de la pantalla Purchase Order. 31. Para revisar el estado de la orden de compra vaya a la Seccin Consultar el Estado de la Orden de Compra en este manual.


Type: Presione el botn para seleccionar el tipo de orden de compra. (1) Document Type: Seleccione el valor Blanket Purchase Agreement. (2) Presione el botn (3) Created: El sistema presenta la fecha en que se est creando el documento. (4) Supplier: Seleccione el nombre de Proveedor presionando el botn que aparece a la derecha del campo. (5)
Funcin de Compras
N Detenga el cursor en el proveedor deseado. (9) Presione el botn (10) Site: Indique la sucursal del proveedor. (11) Contact: En caso de que el Maestro de Proveedor tenga una persona de contacto, usted podr seleccionar la persona de contacto de ese proveedor. (12) Ship to: En este campo seleccione el departamento a donde el proveedor deber enviar la mercanca o servicio. (13) A
Funcin de Compras
Ingrese el nombre completo del proveedor. (6)
Funcin de Compras
Si desea acortar la lista utilice el signo % antes y despus de los valores que va a ingresar. Ej. %comp% (7) Una vez haya ingresado lo valores, presione el botn (8)

A A
Funcin de Compras
Bill to: Esta representa la direccin la direccin postal a donde el proveedor deber enviar las facturas. (14) Buyer: El sistema presenta automticamente el nombre de la persona que est preparando el documento. (15) Status: El sistema presenta el estado del documento. (16) Description: Se recomienda ingrese una descripcin para el documento. (17) Amount Agreed: Coloque la cantidad total acordada. (18) Vaya a la pestaa Lines. (19) Type: Indique el tipo de lnea que va a ingresar (20)
Va a seleccionar un artculo predefinido o de almacn?
Funcin de Compras
N A Category: Si seleccion un nmero de Artculo en el campo anterior, la categora aparecer automticamente. (22) Price: Este es el precio acordado con nuestro proveedor. (23)
Funcin de Compras
Item: Si el artculo que va a adquirir est predefinido, seleccione el mismo de la lista de valores. (21)
Desea ingresar ms lneas de la orden de compra?
N B
S B

B
Funcin de Compras
Presione el botn para incluir los trminos y condiciones. (24) Efective: Ingresar fecha de efectividad del documento. (25) Cierre esta pantalla . (26) Al finalizar, guarde la transaccin. (27) Una vez revisada la orden de compra, presione el botn . (28) Reserve: Marque ( este cambo para reservar fondos. (29) Presione el botn (30) Para revisar el estado de la orden de compra vaya a la Seccin Consultar el Estado de la Orden de Compra en este manual. (31)
Fin
Crear una Orden de Compra de Contrato

Una Orden de Compra de Contrato es un acuerdo de compra entre usted y un proveedor para la compra de bienes o servicios no especficos. Este acuerdo tiene trminos y condiciones especficos en cuanto a cantidad monetaria acordada, fechas de efectividad y terminacin de la misma. Por lo general estas rdenes se liberan a travs de varias rdenes de Compra Standard que hagan referencia a la Orden de Compra por Contrato original. Purchase Orders Purchase Orders
PO, Rev: El sistema le asigna el nmero de la orden de Contrato cuando grabe el documento. 1. 2. Type: Seleccione el valor Contract Purchase Agreement Supplier: Seleccione el nombre de Proveedor presionando el botn derecha del campo. El sistema presenta la sub-pantalla: que aparece a la
Esta pantalla le permite reducir la bsqueda. Si conoce el nombre exacto del proveedor, ir a tarea #3. Si no, ir a tarea #5. 3. 4. Ingrese el nombre completo del proveedor. Utilice el signo porciento (%) para ver toda la lista de proveedores. Si desea acortar la lista utilice el signo % antes y despus de los valores que va a ingresar. Ej. %comp% 5. Una vez haya ingresado lo valores, presione el botn
6. 7.
Detenga el cursor en el proveedor deseado. Presione el botn
8.
Site: Seleccione la sucursal del proveedor

Buyer: El sistema presenta su nombre como comprador.
Description: Usted puede incluir una breve descripcin de la Orden de Compra.
Esto le permitir saber de que se trata la misma sin tener que abrirla a la hora de consultar las rdenes. 9. Ship-To: Indique el departamento que solicita la mercanca o el servicio.
10. Bill-To: Indique la direccin que el proveedor deber enviar la factura Amount Agreed: Monto total negociada para el contrato. 11. Oprima el botn
12. Terms: Ingrese los trminos de pago 13. Effective: Ingrese la fecha de efectividad del contrato, desde hasta 14. Cierre la pantalla y guarde la transaccin.
El sistema no permitir ingresar lneas. 15. Anote el nmero de la orden de compra. 16. Someta el documento para aprobacin .
17. Submit for Approval: Marque aprobacin. 18. Presione el botn
este campo para someter la orden de compra para
El documento desaparece de la pantalla Purchase Order. Nota: Si usted tiene autoridad para aprobar siguiendo las reglas de la UPR, el documento automticamente se aprueba. De lo contrario, el sistema enva el documento al siguiente empleado autorizado dentro de la Jerarqua de Aprobacin. 19. Para revisar el estado de la orden de compra vaya a Captulo Orden de Compra en este manual. Crear una orden de compra y atarla al contrato 20. Para crear una orden de compra y atarla al contrato, siga las siguientes instrucciones. 21. Vaya a la pantalla Purchase Orders.
22. Una vez completada la lnea de la orden de compra Standard, vaya a la pestaa Reference Documents segn seala la flecha.
23. Contract: Seleccione el nmero de contrato correspondiente.
Usted puede atar cuantas rdenes de compra Standard sean requeridas siempre y cuando la suma de todas no exceda el monto total del contrato (Amount Agreed) 24. Complete la orden de compra Standard. 25. Someta el documento para aprobacin. Fin de la actividad.

Funcin de Compras
Ingrese el nombre completo del proveedor. (3) Utilice el signo porciento (%) para ver toda la lista de proveedores. (4)
Funcin de Compras
Bill-To: Indique la direccin que el proveedor deber enviar la factura (10) Oprima el botn (11) Terms: Ingrese los trminos de pago (12) Effective: Ingrese la fecha de efectividad del contrato, desde hasta (13) Cierre la pantalla y guarde la transaccin. (14) Anote el nmero de la orden de compra. (15) Someta el documento para aprobacin . (16) Submit for Approval: Marque ( este campo para someter la orden de compra para aprobacin. (17) Presione el botn (18) A

Type: Seleccione el valor Contract Purchase Agreement (1) Supplier: Seleccione el nombre de Proveedor presionando el botn que aparece a la derecha del campo. (2)
Funcin de Compras
Una vez haya ingresado lo valores, presione el botn (5) Detenga el cursor en el proveedor deseado. (6) Presione el botn (7) Site: Seleccione la sucursal del proveedor (8) Ship-To: Indique el departamento que solicita la mercanca o el servicio. (9)

A
Funcin de Compras
Para revisar el estado de la orden de compra vaya a Captulo Orden de Compra en este manual. (19) Para crear una orden de compra y atarla al contrato, siga las siguientes instrucciones. (20) Vaya a la pantalla P.O. s. (21) Una vez completada la lnea de la orden de compra Std, vaya a la pestaa Reference Documents segn seala la flecha. (22) Contract: Seleccione el nmero de contrato correspondiente. (23) Complete la orden de compra Std. (24)
Funcin de Compras
Someta el documento para aprobacin. (25)
Fin
Crear un "Release" desde Lneas de Requisiciones

El sistema nos permite crear un Release de una orden abierta desde una o varias requisiciones. El Comprador podr convertir toda la requisicin o algunas lneas de la misma. Adems podr combinar ms de una requisicin. Autocreate
1.
Requisition: Si desea convertir una requisicin en especfico en una orden de compra, coloque el nmero en este campo. Deje este campo en blanco si desea ver todas las requisiciones. Buyer: El sistema presenta su nombre como comprador.
2.
Requester: Si desea trabajar las requisiciones de un solicitante en especfico, seleccione el nombre.
3.
Preparer: Si desea trabajar las requisiciones de un preparador en especfico, seleccione el nombre en este campo.
4.
Presionar el botn
5.
Haga clic en el cuadro que queda al lado de la lnea o lneas de las requisiciones que desea convertir en Release. El sistema identifica las lneas de requisiciones marcadas con el color azul segn la siguiente ilustracin.
6.
Document Type: All deber escoger Blanket Release.
Si la requisicin posee artculos pre-definidos, ir a tarea #7. Si no, ir a tarea #10. 7. Oprima .
8. 9.
Supplier: Si ya conoce el nombre del proveedor colquelo en este campo. Presione el botn . Siga en el Paso 20. .
10. Si la requisicin no tiene artculos pre-definidos, presione el botn
para seleccionar el nmero del Blanket Purchase Order
12. Seleccione el nmero del Blanket Purchase Order. 13. Presione el botn
15. Detenga el cursor en la lnea de la requisicin. 16. Presione .
17. Luego presione el botn
18. Luego presione el botn
19. Someta el documento para aprobacin, presionando el botn
20. Reserve: Marque
Submit for Approval: El sistema marca para aprobacin. 21. Presione el botn
22. Reserve: Marque
Submit for Approval: El sistema marca para aprobacin. 23. Presione el botn Fin de la actividad.

Funcin de Compras
Haga click ( en el cuadro que queda al lado de la lnea o lneas de las requisiciones que desea convertir en Release. (5) Document Type: All deber escoger Blanket Release. (6)
Funcin de Compras
Supplier: Si ya conoce el nombre del proveedor colquelo en este campo. (8) Presione el botn . Siga en el Paso 20. (9) A

Requisition: Si desea convertir una requisicin en especfico en una orden de compra, coloque el nmero en este campo. (1) Requester: Si desea trabajar las requisiciones de un solicitante en especfico, seleccione el nombre. (2) Preparer: Si desea trabajar las requisiciones de un preparador en especfico, seleccione el nombre en este campo. (3) Presionar el botn . (4)
Funcin de Compras
La requisicin posee artculos predefinidos? Si la requisicin no tiene artculos predefinidos, presione el botn . (10) Presione el botn para seleccionar el nmero del Blanket P.O. (11) Seleccione el nmero del Blanket P.O. . (12) Presione el botn (13) Presione el botn . (14) A
N A
Funcin de Compras
Oprima . (7)

A
Funcin de Compras
Detenga el cursor en la lnea de la requisicin. (15) Presione . (16) Luego presione el botn (17) Luego presione el botn (18) Someta el documento para aprobacin, presionando el botn (19) Reserve: Marque ( este cambo para reservar fondos. (20) Presione el botn (21) Reserve: Marque ( este cambo para reservar fondos. (22) Presione el botn (23)
Fin
Crear un Release Manualmente

Una vez usted recibe la mercanca o el servicio del Blanket Purchase Agreement usted debe generar un Release contra la orden de compra. Este puede ingresarse manual o desde una requisicin. Para ingresar un Release de forma manual, siga las siguientes instrucciones: Purchase OrderReleases
1.
PO, Rev: Seleccione el nmero de la orden abierta (Blanket Purchase Agreement) al cual desea hacer el Release. Release: El sistema asigna un nmero secuencial. Ej. La primera orden ser Release 1, la segunda orden ser Release 2, etc. Created: El sistema presenta la fecha en que est generando el documento. Supplier: Este campo trae, por defecto, el proveedor del Banket Agreement que estamos utilizando. Site: El sistema presenta la sucursal del proveedor. Buyer: El sistema presenta el nombre del usuario como comprador.
Status: Este es el estado del Release. Total: El sistema totaliza la cantidad del Release segn se vayan ingresando las lneas.
Num: En este campo, el sistema nos asigna el nmero de la lnea. 2. Line: Seleccione, de la lista de valores, el nmero de la lnea correspondiente a la orden abierta.
3.
Presione el botn
para ver todas las lneas.
4.
Seleccione la lnea deseada y presione
Org: El sistema presenta la organizacin que est comprando el artculo. Esta corresponde a AC-Administracin Central 5. Ship to: Seleccione el departamento solicitante en donde el proveedor deber enviar la mercanca u ofrecer el servicio. UOM: El sistema presenta la unidad de medida del la orden. 6. Quantity: Ingrese la cantidad de artculos que desea adquirir o el monto del servicio ofrecido. Price: El sistema presenta el precio del Blanket Order. 7. Presione el botn
8.
Requester: Seleccione el nombre del solicitante. Deliver-To: El sistema asigna el departamento del solicitante.
9.
Si usted va a cargar la compra a otro departamento, slo cambie la misma.
Charge Account: El sistema le asigna la cuenta contable de acuerdo al departamento y categora de la lnea.
10. Guarde 11. Cierre
la transaccin. la pantalla y vuelva a Releases.
12. Someta el documento para aprobacin, presionando el botn
13. Reserve: Marque
este campo para reservar los fondos. este campo para someter la orden de compra
Submit for Approval: El sistema marca para aprobacin 14. Presione el botn
El sistema presenta mensaje con el resultado de la revisin de presupuesto. 15. Presione el botn .
El documento desaparece de la pantalla Purchase Order. 16. Para revisar el estado de la orden de compra vaya a la seccin Consultar un Estado de la Orden de Compra en este manual. Adems puede generar el informe Blanket & Planned Status Report. Este informe provee el detalle de la orden abierta con sus Releases, cantidad consumida y balance disponible.
Crear un Release Manualmente

Funcin de Compras
Ship to: Seleccione el departamento solicitante en donde el proveedor deber enviar la mercanca u ofrecer el servicio. (5) Quantity: Ingrese la cantidad de artculos que desea adquirir o el monto del servicio ofrecido. (6) Presione el botn (7) Requester: Seleccione el nombre del solicitante. (8) Si usted va a cargar la compra a otro departamento, slo cambie la misma. (9) Guarde la transaccin. (10) Cierre la pantalla y vuelva a Releases. (11)
Funcin de Compras
Someta el documento para aprobacin, presionando el botn (12) Reserve: Marque ( este campo para reservar los fondos. (13) Presione el botn (14) Presione el botn . (15) Para revisar el estado de la orden de compra vaya a la seccin Consultar un Estado de la Orden de Compra en este manual. (16)

PO, Rev: Seleccione el nmero de la orden abierta (Blanket Purchase Agreement) al cual desea hacer el Release. (1) Line: Seleccione, de la lista de valores, el nmero de la lnea correspondiente a la orden abierta. (2) Presione el botn para ver todas las lneas. (3) Seleccione la lnea deseada y presione (4)
Fin
Cambiar una Orden de Compra

Oracle Purchasing le permite realizar cambios a la orden de compra. Algunos de estos cambios generan una revisin al documento original. A continuacin se presentan los cambios que generan un nmero de revisin al documento.
Header
Standard
Planned
Blanket
Contract
Release
Buyer Contact Ship-To Bill-To Payment Terms Ship Via Freight Terms FOB Note to Supplier Expiration Date Release Number Release Date Acceptance Due Date Amount Limit Effective Date Amount Agreed
Line
Standard
Planned
Blanket
Contract
Release
Unit Price Line Number Item Item Description Item Category Quantity Unit of Measure Contract Number Quantity Agreed Amount Agreed Note to Supplier Promise-Date Need-By Date
Shipment
Standard
Planned
Blanket
Contract
Release
Shipment Number Ship-To Quantity Promise-Date Need-By Date Shipment Price
Distribution
Standard
Planned
Blanket
Contract
Release
Quantity Requestor Charge Account Subinventory
Para realizar cambios en una orden de compra, siga las siguientes instrucciones. Purchase Order Purchase Order Summary
1. 2.
Number: Ingrese el nmero de la orden de compra que desea cambiar Presione el botn .
3.
Presione el botn
4.
Realice el cambio requerido.
Status: La orden de compra cambia de estado de Approved a Requires Reapproval. 6. Someta el documento para aprobacin, presionando el botn
7.
Reserve: Haga clic en este campo para volver a reservar los fondos. Submit for Approval: El sistema automticamente marca ( ) este campo para someter la orden de compra para aprobacin.
8.
Presione el botn
El sistema presenta un mensaje indicando si el documento pas la revisin de fondos. 9. Presione el botn
El documento desaparece de la pantalla. Fin de la actividad.
Cambiar una Orden de Compra


Number: Ingrese el nmero de la orden de compra que desea cambiar (1) Presione el botn . (2) Presione el botn (3) Realice el cambio requerido. (4) Someta el documento para aprobacin, presionando el botn (5) Reserve: Haga clic en este campo para volver a reservar los fondos. (6) Presione el botn (7) Presione el botn (8)
Fin
Introduccin Aprobacin rdenes de Compra

Oracle Purchasing provee las herramientas necesarias para manejar los procesos de aprobacin de rdenes de compras: Eliminacin del papel al poder aprobar el documento en lnea Notificaciones de documentos pendientes de aprobar a los aprobadores. Usted podr solicitar informacin adicional tanto al comprador como a otra persona segn su discrecin.
Aprobar una Orden de Compra

Oracle Purchasing le permite manejar completamente el proceso de aprobacin en lnea. A travs de la Jerarqua de Aprobacin configurada, el documento va a viajar por el sistema hasta el aprobador autorizado. Usted podr aprobar, rechazar, enviar a otro aprobador o pedir ms informacin. Notification Summary
En esta pantalla aparecern todos los documentos que usted tiene pendientes para aprobar o requieren de alguna accin de su parte. Adems podr ver que tipo de documento y quien se lo envi. 1. Haga clic en el mismo sobre letras color marrn.
2.
Revise la informacin de la orden de compra en pantalla.
Si desea abrir el documento, ir a tarea #2. Si no, ir a tarea #1.
3. 4.
Baje la pantalla hasta llegar al final de la misma. Si usted quiere abrir el documento para ver ms detalles y tiene autorizacin para ingresar a Oracle Purchasing, haga clic en la opcin
El sistema lo lleva a la pantalla Notifications to Purchase Orders. 5. Una vez revisado, cierre para volver a la pantalla Notifications Detail.
6.
Note: Baje un poco la pantalla hasta llegar a este campo para incluir cualquier nota en el documento.
7.
Presione el botn
El documento desaparece de la pantalla Worklist. Fin de la actividad.
Aprobar una Orden de Compra

Funcin de Compras
Baje la pantalla hasta llegar al final de la misma. (3) Si usted quiere abrir el documento para ver ms detalles y tiene autorizacin para ingresar a Oracle Purchasing, haga clic en la opcin . (4) Una vez revisado, cierre para volver a la pantalla Notifications Detail. (5) Note: Baje un poco la pantalla hasta llegar a este campo para incluir cualquier nota en el documento. (6) Presione el botn . (7) N
Inicio
Funcin de Compras
Haga clic en el mismo sobre letras color marrn. (1)
Funcin de Compras
Revise la informacin de la orden de compra en pantalla. (2)
Desea abrir el documento?
Fin
Rechazar una Orden de Compra

Usted podr rechazar una orden de compra. El documento automticamente regresa al comprador. Notification Summary
El sistema presentan los documentos que requieren su atencin. 1. Identifique el documento que desea trabajar y haga clic sobre el nmero.
2.
3. 4.
Baje la pantalla hasta llegar al final de la misma. Si usted quiere abrir el documento para ver ms detalles y tiene autorizacin para ingresar a Oracle Purchasing, haga clic en la opcin
Si desea rechazar el documento, ir a tarea #6. Si no, ir a tarea #1. 6. Presione para rechazar el documento.
El documento desaparece de la pantalla Worklist. El sistema devuelve el documento al preparador.
Rechazar una Orden de Compra

Funcin de Compras
Baje la pantalla hasta llegar al final de la misma. (3) Si usted quiere abrir el documento para ver ms detalles y tiene autorizacin para ingresar a Oracle Purchasing, haga clic en la opcin . (4) Una vez revisado, cierre para volver a la pantalla Notifications Detail. (5)
Funcin de Compras
Presione para rechazar el documento. (6)
Inicio
B
Funcin de Compras
Identifique el documento que desea trabajar y haga clic sobre el nmero. (1) Revise la informacin de la orden de compra en pantalla. (2)
Fin
Desea rechazar el documento?
N B
N A
Enviar (Forward) una Orden de Compra

El aprobador podr enviar el documento a otra persona para su revisin. Notification Summary
2.
3. 4.
Baje la pantalla hasta llegar al final de la misma. Si usted quiere abrir el documento para ver ms detalles y tiene autorizacin para ingresar a Oracle Purchasing, haga clic en la opcin .
6. 7.
Forward To: Seleccione el nombre de la persona a quien desea enviar el documento. Presione el icono .
8.
Name: Ingrese los valores para buscar el nombre del empleado a quien desea enviar el documento. Recuerde utilizar el signo % al comienzo y al final de los valores ingresados tal como aparece en la ilustracin anterior.
9.
Presione el botn
El sistema presenta los nombres segn los criterios ingresados. 10. Select: Marque 11. Presione el botn al lado del nombre. .
12. Note: Incluya una nota para enviar a la persona designada. 13. Presione el botn .
El documento desaparece de la pantalla Worklist. Fin de la actividad.
Enviar (Forward) una Orden de Compra

Funcin de Compras
Baje la pantalla hasta llegar al final de la misma. (3) Si usted quiere abrir el documento para ver ms detalles y tiene autorizacin para ingresar a Oracle Purchasing, haga CLIC en la opcin . (4) Una vez revisado, cierre para volver a la pantalla Notifications Detail. (5) Forward To: Seleccione el nombre de la persona a quien desea enviar el documento. (6) Presione el icono . (7) Name: Ingrese los valores para buscar el nombre del empleado a quien desea enviar el documento. (8)
Funcin de Compras
Presione el botn . (9) Select: Marque ( al lado del nombre. (10) Presione el botn . (11) Note: Incluya una nota para enviar a la persona designada. (12) Presione el botn . (13)
Inicio
Funcin de Compras
Identifique el documento que desea trabajar y haga CLIC sobre el nmero. (1) Revise la informacin de la orden de compra en pantalla. (2)
Fin
Copiar una Orden de Compra

1. Busque el documento que desea copiar en las ventanas de Purchase Orders o Purchase Order Summary.
2.
Realice una bsqueda de la orden que desea copiar ingresando criterio de bsqueda y presionando el botn de Find.
3.
Seleccione el documento que desea copiar y presione el botn Open. .
4.
Con el documento abierto en pantalla, escoja la funcin Copy Document del men de Tools.
Aparecer la venta de Copy Document indicando en el rea From el tipo y el nmero de documento que se desea copiar.
En el rea To tiene la opcin de copiar los Attachment al nuevo documento.
5.
Presione el botn Se crear y aparecer el nuevo documento que ser una copia exacta del original.
6. 7.
Realice cualquier modificacin que usted necesite. Guarde y someta el documento a aprobacin.
Copiar una Orden de Compra

Funcin de Compras
Realice cualquier modificacin que usted necesite. (6) Guarde y someta el documento a aprobacin. (7)

Busque el documento que desea copiar en las ventanas de P.O. s o P.O. Summary. (1) Realice una bsqueda de la orden que desea copiar ingresando criterio de bsqueda y presionando el botn de Find. (2) Seleccione el documento que desea copiar y presione el botn Open. (3) Con el documento abierto en pantalla, escoja la funcin Copy Document del men de Tools. (4) Presione el botn (5)
Fin
Cancelar una Lnea de la Orden de Compra

Oracle Purchasing le permite cancelar una lnea de la Orden de Compra. Esta seccin le ofrece la informacin necesaria para lograr el objetivo.
Purchase Order Purchase Order Summary
1. 2.
Number: Seleccione el nmero de orden de compra que desea cancelar. Presione el botn
3.
Presione el botn
para ver las lneas de la orden de compra.
El sistema presenta las lneas de la orden de compra.
4.
Vaya a Tools en la barra del men y seleccione Control segn la ilustracin anterior.
5. 6. 7. 8.
Actions: Detenga el cursor en el valor Cancel PO Line. Cancel Requisition: Si adems de la orden de compra desea cancelar la requisicin, maque ( ) este campo. Reason: Incluya la razn para la cancelacin del documento. Presione el botn
El sistema le presenta el mensaje anterior indicando que este proceso de cancelacin es irreversible. 9. Presione el botn
El sistema presenta el mensaje anterior indicando que la cancelacin ha sido exitosa. 10. Presione el botn 11. Busque de nuevo el documento.
14. Muvase hasta encontrar la columna Cancelled.
Este debe tener una marca de cotejo. Fin de la actividad.
Cancelar una Lnea de la Orden de Compra

Funcin de Compras
Reason: Incluya la razn para la cancelacin del documento. (7) Presione el botn (8) Presione el botn (9) Presione el botn (10) Busque de nuevo el documento. (11) Presione el botn (12) Presione el botn (13) Muvase hasta encontrar la columna Cancelled. (14)

Number: Seleccione el nmero de orden de compra que desea cancelar. (1) Presione el botn (2) Presione el botn para ver las lneas de la orden de compra. (3) Vaya a Tools en la barra del men y seleccione Control segn la ilustracin anterior. (4) Actions: Detenga el cursor en el valor Cancel PO Line. (5) Cancel Requisition: Si adems de la orden de compra desea cancelar la requisicin, maque (() este campo. (6)
Fin
Cancelar una Orden de Compra

Oracle Purchasing le permite cancelar una Orden de Compra. Esta seccin le ofrece la informacin necesaria para lograr el objetivo. Purchase Order Purchase Order Summary
1. 2.
El sistema presenta la informacin del documento 3. Vaya a Tools en la barra del men y seleccione Control segn la ilustracin anterior.
4. 5. 6. 7.
Actions: Detenga el cursor en el valor Cancel PO. Cancel Requisition: Si adems de la orden de compra desea cancelar la requisicin, maque este campo. Reason: Incluya la razn para la cancelacin del documento. Presione el botn
El sistema le presenta el mensaje anterior indicando que este proceso de cancelacin es irreversible.
8.
Presione el botn
9.
El sistema presenta el mensaje anterior indicando que la cancelacin ha sido exitosa.
11. Busque
de nuevo el documento.
13. Muvase hasta encontrar la columna Cancelled. Este debe tener una marca de cotejo. Fin de la actividad.
Cancelar una Orden de Compra

Funcin de Compras
Presione el botn (8) El sistema presenta el mensaje anterior indicando que la cancelacin ha sido exitosa. (9) Presione el botn (10) Busque de nuevo el documento. (11) Presione el botn (12) Muvase hasta encontrar la columna Cancelled. (13)

Number: Seleccione el nmero de orden de compra que desea cancelar. (1) Presione el botn (2) Vaya a Tools en la barra del men y seleccione Control segn la ilustracin anterior. (3) Actions: Detenga el cursor en el valor Cancel PO. (4) Cancel Requisition: Si adems de la orden de compra desea cancelar la requisicin, maque ( este campo. (5) Reason: Incluya la razn para la cancelacin del documento. (6) Presione el botn (7)
Fin
Cerrar una Orden de Compra

Oracle Purchasing cierra automticamente una orden de compra en la cual se ha recibido totalmente y se pareado contra una o mas facturas. Esto no le permitir hacer transacciones con la misma. La UPR podr cerrar rdenes de compra que tenga un balance pendiente, si se determina que no se va a requerir el mismo. Purchase Order Purchase Order Summary
1. 2.
3.
Del men, vaya a Tools y seleccione Control.
4. 5. 6.
Actions: Detenga el cursor en el valor Close. Reason: Incluya la razn para la cancelacin del documento. Presione el botn
El sistema le presenta el mensaje anterior indicando que el proceso complet exitosamente.
7. 8. 9.
Presione el botn Vuelva a consultar la orden de compra. Busque de nuevo el documento.
11. Muvase hasta encontrar la columna Closure Status. Este cambia el estado a Closed.
Cerrar una Orden de Compra

Funcin de Compras
Muvase hasta encontrar la columna Closure Status. (11)

Number: Seleccione el nmero de orden de compra que desea cancelar. (1) Presione el botn (2) Del men, vaya a Tools y seleccione Control. (3) Actions: Detenga el cursor en el valor Close. (4) Reason: Incluya la razn para la cancelacin del documento. (5) Presione el botn (6) Presione el botn (7) Vuelva a consultar la orden de compra. (8) Busque de nuevo el documento. (9) Presione el botn (10)
Fin
Consulte una Orden de Compra

Oracle Purchasing le permite revisar la informacin relacionadas con las rdenes de compra. Esta seccin le ofrece la informacin necesaria para lograr el objetivo.
Purchase Order Purchase Order Summary
1. 2. 3. 4. 5.
Number: Si conoce el nmero de la orden de compra, ingrese el nmero aqu. Type: Si desea consultar un tipo de orden de compra en especfico, seleccione la misma aqu. Supplier: Si desea consultar las rdenes de compra para un proveedor en especfico, seleccione el mismo aqu. Buyer: Si desea consultar las rdenes de compra para un comprador en especfico, seleccione el nombre de la persona. Vaya a la pestaa Date Ranges para ingresar ms criterios de bsqueda.
6. 7. 8.
Order Date: Si desea consultar las rdenes de compra preparadas para una fecha o un rango de fechas en especfico, ingrese las mismas. Approved Date: Si desea consultar las rdenes de compra que se aprobaron para una fecha o un rango de fechas en especfico, ingrese las mismas. Si desea ingresar ms criterios de bsqueda, vaya a la pestaa Status.
9.
Order Approval: Si desea ver las rdenes aprobadas, en proceso de aprobacin o incompletas, seleccione el estado.
10. Para ver ms criterios de bsqueda, vaya a la pestaa Related Documents.
11. Contract: Si desea consultar las rdenes de compra relacionadas a un contrato en especfico, ingrese el nmero del mismo. 12. Quote: Si desea consultar las rdenes de compra que se prepararon para una cotizacin en especfico, ingrese la misma. 13. Receipt: Si desea consultar las rdenes de compra que pertenecen a un recibo en especfico, ingrese los mismos. 14. Requisition: Si desea consultar las rdenes de compra que se prepararon para una requisicin en especfico, ingrese la misma. 15. Invoice: Si desea consultar las rdenes de compra que pertenecen a una factura en especfico, ingrese la misma. 16. Si desea ingresar otros criterios de bsqueda, vaya a la pestaa Deliver To.
17. Requester: Si desea consultar las rdenes de compra para un solicitante en especfico, seleccione el nombre en este campo. 18. Location: Si desea consultar las rdenes de compra de un departamento o rea en especfico, seleccione el nombre aqu. 19. Ingrese cualquier otro criterio segn sus necesidades.
El sistema presenta los documentos de acuerdo a los criterios de bsqueda ingresados. Mientras ms criterios de bsqueda ingresados, ms especfica ser la informacin que el sistema le va a presentar. 21. Para ver las lneas de un documento, detenga el cursor en el mismo y presione el botn
22. Para ver la informacin de envi de cada lnea de la orden de compra, colquese en la misma y presione el botn .
Aqu podr ver informacin como la cantidad ordenada, recibida, aceptada, rechazada y facturada de cada lnea de la orden consultada. 23. Para ver la distribucin o cuentas contables de un documento, presione el botn
24. Si desea ver la orden en su totalidad puede presionar el botn
25. Una vez revisado el documento, cierre Fin de la actividad.
las pantallas
Consulte una Orden de Compra

Funcin de Compras
Vaya a la pestaa Date Ranges para ingresar ms criterios de bsqueda. (5) Si desea ingresar ms criterios de bsqueda, vaya a la pestaa Status. (6) Order Approval: Si desea ver las rdenes aprobadas, en proceso de aprobacin o incompletas, seleccione el estado. (7) Para ver ms criterios de bsqueda, vaya a la pestaa Related Documents. (8) Ingrese los criterios de bsqueda. (9) Si desea ingresar otros criterios de bsqueda, vaya a la pestaa Deliver To. (10) Ingrese cualquier otro criterio segn sus necesidades. (11) Presione el botn . (12)
Funcin de Compras
Para ver las lneas de un documento, detenga el cursor en el mismo y presione el botn (13) Para ver la informacin de envi de cada lnea de la orden de compra, colquese en la misma y presione el botn . (14) Para ver la distribucin o cuentas contables de un documento, presione el botn (15) Si desea ver la orden en su totalidad puede presionar el botn . (16) Una vez revisado el documento, cierre las pantallas (17)

Number: Si conoce el nmero de la orden de compra, ingrese el nmero aqu. (1) Type: Si desea consultar un tipo de orden de compra en especfico, seleccione la misma aqu. (2) Supplier: Si desea consultar las rdenes de compra para un proveedor en especfico, seleccione el mismo aqu. (3) Buyer: Si desea consultar las rdenes de compra para un comprador en especfico, seleccione el nombre de la persona. (4)
Fin
Revise el Estado de una Orden de Compra

Oracle Purchasing le permite revisar el estado y el flujo de una Orden de Compra. Esta seccin le ofrece la informacin necesaria para lograr este objetivo. Purchase Order Purchase Order Summary
1. 2.
Number: Ingrese el nmero de la Orden de Compra o cualquier otro criterio de bsqueda. Presione el botn .
El sistema presenta los documentos, segn los criterios ingresados.
3.
Para ver el flujo por donde pasa el documento para aprobacin, vaya al men Inquire y seleccione la opcin View Action History. El sistema presenta el flujo por donde paso el documento antes de ser aprobado.
4.
Cierre
para volver a la pantalla principal.
5.
Para ver si alguna factura ha sido atada a la orden de compra, vaya al men Inquire y seleccione la opcin View Invoices.
El sistema presenta la informacin de la factura o facturas atadas a la orden de compra. 6. Cierre la pantalla.
7.
Para ver si se recibi la orden de compra, vaya al men Inquire y seleccione la opcin View Receipts
8.
Presione el botn
para ver ms informacin de los recibos.
9.
Cierre
las pantallas y realice otras consultas
Revise el Estado de una Orden de Compra

Funcin de Compras
Para ver si alguna factura ha sido atada a la orden de compra, vaya al men Inquire y seleccione la opcin View Invoices. (5) Cierre la pantalla. (6) Para ver si se recibi la orden de compra, vaya al men Inquire y seleccione la opcin View Receipts (7) Presione el botn para ver ms informacin de los recibos. (8) Cierre las pantallas y realice otras consultas (9)

Number: Ingrese el nmero de la Orden de Compra o cualquier otro criterio de bsqueda. (1) Presione el botn . (2) Para ver el flujo por donde pasa el documento para aprobacin, vaya al men Inquire y seleccione la opcin View Action History. (3) Cierre para volver a la pantalla principal. (4)
Fin
Consulte los Cambios de una Orden de Compra

Oracle Purchasing le permite revisar la informacin de los cambios de Orden de Compras. Esta seccin le ofrece la informacin necesaria para lograr el objetivo. Purchase Order PO Change History
1. 2.
PO Number: Ingrese el nmero de la orden de compra Presione el botn
3. 4.
Vaya a la columna Compare to Original PO Clic en al lado del nmero de orden de compra que desea revisar.
El sistema presenta informacin comparativa entre la orden original y los cambios.
5.
Si as lo desea presione el botn de compra. Presione el botn Presione el botn
para comparar con otros rdenes
6. 7.
para comparar con la orden de compra original.
para ver todos los cambios.
Consulte los Cambios de una Orden de Compra


PO Number: Ingrese el nmero de la orden de compra (1) Presione el botn (2) Vaya a la columna Compare to Original PO (3) Click en al lado del nmero de orden de compra que desea revisar. (4) Si as lo desea presione el botn para comparar con otros rdenes de compra. (5) Presione el botn para comparar con la orden de compra original. (6) Presione el botn para ver todos los cambios. (7)
Fin
Reasignar una Orden de Compra

El aprobador podr enviar el documento a otra persona para su revisin.
Notification Summary
2.
Presione el botn
3.
Assignee: Presione el icono requisicin.
para buscar el empleado a quien desea asignar la
4.
Name: Ingrese los valores para buscar el nombre del empleado a quien desea reasignar el documento. Recuerde utilizar el signo % al comienzo y al final de los valores ingresados tal como aparece en la siguiente ilustracin:
5.
Presione el botn
El sistema presenta los nombres segn los criterios ingresados. 6. 7. Marque al lado del nombre del empleado deseado. .
Presione el botn
8.
Delegate your response: Marque a esta notificacin.
este campo si desea delegar la autoridad para responder
An as, usted aparecer como el dueo de la notificacin. 9. Transfer notification ownership: Marque este campo si desea transferir al usuario designado la responsabilidad de aprobar este documento.
10. Comments: Si desea incluir alguna informacin adicional, complete este campo. 11. Presione el botn .
El documento desaparece de la pantalla Worklist. Su documento ha sido reasignado a otro aprobador.
Reasignar una Orden de Compra

Funcin de Compras
Marque ( al lado del nombre del empleado deseado. (6) Presione el botn . (7) Delegate your response: Marque ( este campo si desea delegar la autoridad para responder a esta notificacin. (8) Transfer notification ownership: Marque ( este campo si desea transferir al usuario designado la responsabilidad de aprobar este documento. (9) Comments: Si desea incluir alguna informacin adicional, complete este campo. (10) Presione el botn . (11)

Identifique el documento que desea trabajar y haga click sobre el nmero. (1) Presione el botn . (2) Assignee: Presione el icono para buscar el empleado a quien desea asignar la requisicin. (3) Name: Ingrese los valores para buscar el nombre del empleado a quien desea reasignar el documento. (4) Presione el botn . (5)
Fin
El aprobador podr solicitar ms informacin tanto al preparador como a otra persona.
Notification Summary
El sistema presenta la informacin del documento que est trabajando. 2. Si desea solicitar ms informacin al solicitante u a otra persona, presione el botn .
Workflow Participant: El sistema presenta el nombre del preparador. Si desea solicitar informacin a otra persona que no sea el preparador, ir a tarea #3. Si no, ir a tarea #9.
3. 4.
Any User: Marque Presione
este campo si desea solicitar ms informacin a otro usuario.
para seleccionar el nombre de la persona deseada.
5.
Name: Ingrese los valores para el nombre o apellido de la persona deseada. Utilice % antes y despus de los valores ingresados tal como lo ilustra la siguiente pantalla:
6.
Presione el botn
El sistema presenta los nombres segn los criterios ingresados. 7. 8. Select: Marque Presione el botn al lado del nombre. .
9.
Information Requested: Especifique la informacin deseada. .
El documento desaparece de la pantalla Worklist. El sistema enva el documento a la persona designada y desaparece el mismo de las notificaciones del aprobador. Fin de la actividad.
Funcin de Compras
Any User: Marque ( este campo si desea solicitar ms informacin a otro usuario. (3) Presione para seleccionar el nombre de la persona deseada. (4) Name: Ingrese los valores para el nombre o apellido de la persona deseada. (5) Presione el botn . (6) Select: Marque ( al lado del nombre. (7) Presione el botn . (8)
Funcin de Compras

Identifique el documento que desea trabajar y haga click sobre el nmero. (1) Si desea solicitar ms informacin al solicitante u a otra persona, presione el botn . (2)
Fin
Desea solicitar informacin a otra persona que no sea el preparador?
Funcin de Compras
Info Requested: Especifique la informacin deseada. (9)
Imprimir sus rdenes de Compra

Usted podr imprimir la forma de orden de compra desde el sistema. Asegrese que tiene las formas continuas en la impresora antes de correr el informe. Reports Run
1.
Presione el botn
2.
Name: Seleccione el documento UPR PR Printed Purchase Order.
3.
Name: Seleccione el documento UPR Printed Purchase Order Report.
4. 5. 6.
Parameters: Haga clic en este campo. Print Selection: Indique si desea imprimir todas (All) las rdenes de compra o las nuevas (New) Buyer: Indique si desea imprimir las rdenes de compra de un comprador.
7.
Purchase Order Numbers From: Indique el nmero de orden de compra que desea imprimir. Si va a imprimir una cantidad de rdenes de compra, ingrese el nmero de la primera orden.
8.
To: Si desea imprimir una sola orden de compra, repita el mismo valor del campo anterior. En caso de que desea imprimir ms de una, indique el nmero de la ltima orden de compra.
9.
Presione el botn
10. Presione el botn Fin de la actividad.
para que se inicie el proceso de impresin.
Imprimir sus rdenes de Compra

Funcin de Compras
To: Si desea imprimir una sola orden de compra, repita el mismo valor del campo anterior. (8) Presione el botn (9) Presione el botn para que se inicie el proceso de impresin. (10)

Presione el botn (1) Name: Seleccione el documento UPR PR Printed P.O. . (2) Name: Seleccione el documento UPR Printed P.O. Report. (3) Parameters: Haga clic en este campo. (4) Print Selection: Indique si desea imprimir todas (All) las rdenes de compra o las nuevas (New) (5) Buyer: Indique si desea imprimir las rdenes de compra de un comprador. (6) P.O. Numbers From: Indique el nmero de orden de compra que desea imprimir. (7)
Fin
Recibo
Captulo 8
Recibo Captulo 8 - Pgina 1
Creacin de un Recibo para una Orden de Compra

Receiving Receipts
1.
En la pantalla Find Expected Receipts, ingrese tantos valores como le sea posible para acelerar el proceso de bsqueda y obtener informacin especfica. Oracle le permite hacer la bsqueda de la informacin de la Orden de Compra para facilitar el proceso de recepcin. Entre los valores que puede ingresar estn el nmero de la orden de compra, artculo, fecha del documento, categora, etc.
Si va a ingresar un recibo de un proveedor, ir a la tarea #2. Si va a ingresar varias rdenes de compra de un proveedor, ir a la tarea #3. Si no, ir a tarea #6. 2. Purchase Order: Si va a recibir mercanca de un Proveedor, ingrese al menos, el Nmero de Orden de Compra. Supplier: Seleccione el nombre de Proveedor presionando el botn derecha del campo. El sistema presenta la sub-pantalla:
3.
que aparece a la
Esta pantalla le permite reducir la bsqueda. 4. Ingrese los criterios de bsqueda: % si desea buscar todos los proveedores Primeros dgitos del nombre del proveedor y el smbolo de % al final Ej. Adorno% Si no sabe como empieza el nombre de proveedor utilice % antes y despus de los criterios que va a utilizar para la bsqueda. Ej. %Ador% Presione el botn
5.
6.
Oprima el botn
El sistema presenta la pantalla Receipt Header para ingresar informacin general del recibo. New Receipt: El sistema marca ( ) el campo New Receipt para crear un nuevo Recibo. En caso de que desee aadir a un recibo existente vaya al siguiente paso.
7.
Add to Receipt: Si usted desea aadir a un Recibo existente, marque ( ) Add to Receipt. Receipt: Nmero del Recibo. Este nmero es asignado automticamente por el sistema cuando se grabe la transaccin. Si seleccion Add to Receipt, ingrese el nmero del Recibo.
Receipt Date: Fecha del Recibo. El sistema presenta la fecha actual. Usted puede hacer una recepcin para una fecha pasada cambiando dicho valor. Oracle no le permite hacer recepciones para fechas futuras. 8. 9. Waybill/Airbill: En caso de tener la informacin, ingrese el nmero de pasaje. Received By: En caso de no ser correcto, seleccione el nombre de la persona que recibi la mercanca. El sistema presenta su nombre como recibidor. Comments: Opcionalmente, usted puede incluir cualquier comentario.
10. Cierre la pantalla Receipt Header. Presione clic en la que aparece en la parte superior derecha de la pantalla.
11. Detenga el cursor en la lnea del artculo que va a recibir y mrquela ( ) en el cuadrado sealado por la flecha en la ilustracin anterior
12. Quantity: Ingrese la cantidad recibida. El sistema presenta el valor cero (0) como la cantidad de la orden de compra. Si va a recibir ms artculos de la orden de compra, ir a la tarea #11. Si no, ir a tarea #13.
13. Grabe
la informacin ingresada.
El sistema le asigna un nmero de Recibo comenzando con el nmero 5. 14. Presione el botn para ver el nmero asignado.

Crear rdenes de Compra
Inicio Encargado de Recibo

En la pantalla Find Expected Receipts, ingrese tantos valores como le sea posible para acelerar el proceso de bsqueda y obtener informacin especfica. (1)
Va a ingresar varias rdenes de compra de un proveedor?
Encargado de Recibo
N A Ingrese los criterios de bsqueda: (4) Presione el botn (5) A
Encargado de Recibo
Oprima el botn . (6) Add to Receipt: Si usted desea aadir a un Recibo existente, marque (() Add to Receipt. (7) Waybill/Airbill: En caso de tener la informacin, ingrese el nmero de pasaje. (8) Received By: En caso de no ser correcto, seleccione el nombre de la persona que recibi la mercanca. (9) Cierre la pantalla Receipt Header. (10) A
Encargado de Recibo
P.O. : Si va a recibir mercanca de un Proveedor, ingrese al menos, el Nmero de Orden de Compra. (2) N
Va a ingresar un recibo de un proveedor?
Encargado de Recibo
Supplier: Seleccione el nombre de Proveedor presionando el botn que aparece a la derecha del campo (3)

A
Encargado de Recibo
Detenga el cursor en la lnea del artculo que va a recibir y mrquela (() en el cuadrado sealado por la flecha en la ilustracin anterior (11) Quantity: Ingrese la cantidad recibida. (12)
Encargado de Recibo
Presione el botn para ver el nmero asignado. (14)
Fin
Va a recibir ms artculos de la orden de compra?
Encargado de Recibo
Grabe la informacin ingresada. (13)
Consultar un Recibo
Oracle Purchasing nos permite consultar los recibos que se han hecho en el sistema. Receiving Receiving Transactions Summary
El sistema le presenta la pantalla de bsqueda. Ingrese tantos valores como le sea posible. 1. 2. Receipt: Ingrese, al menos, el nmero de recibo a consultar. Purchase Order: Ingrese el nmero de la orden de compra. Opcionalmente, ingrese cualquier otro criterio de bsqueda para obtener informacin especfica. .
3.
Oprima el botn
El sistema le presenta los recibos que cumplan con los criterios ingresados. 4. Presione
Usted podr ver toda la informacin de su recibo incluyendo devoluciones y correcciones hechas.
5.
Si as lo desea, vuelva a la cabecera del recibo presionando el botn

Consultar un Recibo

Receipt: Ingrese, al menos, el nmero de recibo a consultar. (1) P.O. : Ingrese el nmero de la orden de compra. (2) Oprima el botn . (3) Presione (4) Si as lo desea, vuelva a la cabecera del recibo presionando el botn . (5)
Fin
Enviar Recibos a su Destino Final

Receiving Receiving Transactions Summary
1.
En la ventana Find Receiving Transactions, ingrese el recibo inspeccionado que desea entregar al usuario final. Presione el botn
2.
En la ventana Receiving Transactions, seleccione la lnea que desea entregar. La misma ya fue aceptada.
3.
Oprima el botn , y seleccione la localidad de entrega y el nombre de la persona a quien se le realizar la entrega.
4.
Grabe la transaccin
Fin de la Actividad
Enviar Recibos a su Destino Final


En la ventana Find Receiving Transactions, ingrese el recibo inspeccionado que desea entregar al usuario final. Presione el botn (1) En la ventana Receiving Transactions, seleccione la lnea que desea entregar. (2) Oprima el botn , y seleccione la localidad de entrega y el nombre de la persona a quien se le realizar la entrega. (3) Grabe la transaccin (4)
Fin
Corregir un Recibo
Oracle Purchasing le permite modificar transacciones de recepcin para corregir errores. Usted podr realizar correcciones para aumentar o para disminuir (-) un recibo.
Receiving Corrections
El sistema le presenta una pantalla de bsqueda. 1. 2. 3. Ingrese tantos valores como le sea posible. Receipt: Ingrese, al menos, el nmero de Recibo que desea corregir. Purchase Order: Ingrese, al menos, el nmero de la Orden de Compra. Opcionalmente, ingrese cualquier otro criterio de bsqueda para obtener informacin especfica. .
4.
Oprima el botn
Transaction Type: El sistema presenta dos lneas por cada lnea recibida de la orden de compra. Esto representa la transaccin de recibo de la mercanca y la transaccin de entrega. 5. Identifique la lnea que desea corregir. Haga click ( ) en la lnea que tiene el valor que desea corregir.
6.
Quantity: Si desea aumentar la cantidad recibida, ingrese un nmero positivo. Si desea disminuir la cantidad recibida, ingrese el signo negativo (-) previo a la cantidad.
7.
Mueva la pantalla hacia la derecha hasta que encuentre la columna Reason.
8.
Reason: Seleccione la razn para la correccin, presionando el botn derecha del campo. Comments: Opcionalmente, ingrese informacin adicional la transaccin.
que aparece a la
9.
Guarde
Corregir un Recibo
Encargado de Recibo
Reason: Seleccione la razn para la correccin, presionando el botn que aparece a la derecha del campo. (8) Guarde la transaccin. (9)

Ingrese tantos valores como le sea posible. (1) Receipt: Ingrese, al menos, el nmero de Recibo que desea corregir. (2) P.O. : Ingrese, al menos, el nmero de la Orden de Compra. (3) Oprima el botn . (4) Identifique la lnea que desea corregir. (5) Quantity: Si desea aumentar la cantidad recibida, ingrese un nmero positivo. (6) Mueva la pantalla hacia la derecha hasta que encuentre la columna Reason. (7)
Fin
Devolver un Recibo
El sistema nos permite registrar la devolucin de la mercanca al proveedor o al almacn. Oracle Purchasing automticamente re-abre la Orden de Compra por la cantidad devuelta y actualiza el balance pendiente de la misma. Receiving Returns
El sistema le presenta una pantalla de bsqueda. 1. 2. 3. Ingrese tantos valores como le sea posible. Receipt: Ingrese, al menos, el nmero de recibo a devolver. Purchase Order: Ingrese, al menos, el Nmero de la Orden de Compra. Opcionalmente, ingrese cualquier otro criterio de bsqueda para obtener informacin especfica. .
4.
Oprima el botn
5. 6.
Quantity: Indique la cantidad que va a devolver al Proveedor. Return To: Presione el botn para seleccionar a donde va a devolver la mercanca.
7. 8.
Seleccione el valor Supplier para indicar que va a devolver al proveedor. Presione el botn .
RMA Number: Opcionalmente, incluya el nmero de autorizacin de devolucin del proveedor (Return Material Authorization).
9.
Mueva la barra hacia la derecha hasta ver la columna Reason, segn la ilustracin anterior.
10. Reason: Seleccione una razn para la devolucin Comments: Opcionalmente, ingrese informacin adicional .
11. Grabe la informacin ingresada
Nota: El balance de su Orden de Compra queda abierto por la cantidad devuelta. Fin de la actividad.
Devolver un Recibo
Encargado de Recibo
Mueva la barra hacia la derecha hasta ver la columna Reason, segn la ilustracin anterior. (9) Reason: Seleccione una razn para la devolucin (10) Grabe la informacin ingresada . (11)

Ingrese tantos valores como le sea posible. (1) Receipt: Ingrese, al menos, el nmero de recibo a devolver. (2) P.O. : Ingrese, al menos, el Nmero de la Orden de Compra. (3) Oprima el botn . (4) Quantity: Indique la cantidad que va a devolver al Proveedor. (5) Return To: Presione el botn para seleccionar a donde va a devolver la mercanca. (6) Seleccione el valor Supplier para indicar que va a devolver al proveedor. (7) Presione el botn . (8)
Fin
Inspeccionar un Recibo
Usted puede utilizar la ventana Inspection Details para entrar informacin relacionada a la inspeccin de artculos recibidos. Receiving Receiving Transactions
1.
Navegue a la ventana Find Receiving Transactions. Existen varios campos para buscar el recibo que desea inspeccionar
2.
Ingrese los valores de bsqueda y luego presione el botn
3. 4.
En la ventana Receiving Transactions, revise la informacin. Seleccione la lnea que desea recibir.
5.
Oprima el botn para navegar a la ventana Inspection Details y registrar la informacin de la inspeccin.
6. 7.
Status: Seleccione Accept para aceptar los artculos o Reject para rechazar los mismos. Quantity: Entre la cantidad de artculos aceptados o rechazados. Purchasing presenta inicialmente la cantidad de artculos que no han sido inspeccionados.
8.
UOM: Entre la unidad de medida del artculo inspeccionado
9.
Quality Code: Presione el botn
10. Seleccione un cdigo de calidad que describa el resultado de la inspeccin de los artculos.
11. Date: Entre la fecha de inspeccin.
Comment: Utilice este campo para aadir cualquier comentario. 12. Presione el botn.
13. Guardar Fin de la actividad.
Inspeccionar un Recibo
Encargado de Recibo
Quantity: Entre la cantidad de artculos aceptados o rechazados. (7) UOM: Entre la unidad de medida del artculo inspeccionado (8) Quality Code: Presione el botn y (9) Seleccione un cdigo de calidad que describa el resultado de la inspeccin de los artculos. (10) Date: entre la fecha de inspeccin. (11) Presione el botn. (12) Guardar (13)

Navegue a la ventana Find Receiving Transactions. (1) Ingrese los valores de bsqueda y luego presione el botn . (2) En la ventana Receiving Transactions, revise la informacin. (3) Seleccione la lnea que desea recibir. (4) Oprima el botn para navegar a la ventana Inspection Details y registrar la informacin de la inspeccin. (5) Status: Seleccione Accept para aceptar los artculos o Reject para rechazar los mismos. (6)
Fin
Generar Informes
Captulo 9
Generar Informes Captulo 9 - Pgina 1
Introduccin
Standard Request Submission le permite tener control de la generacin de sus solicitudes y juegos de solicitudes de informes. Esta seccin describe como adaptar y someter una solicitud utilizando la ventana Submit Request. Existen dos elementos para someter solicitudes. Seleccione la solicitud o juego de solicitudes que van a ser sometidas, definiendo un itinerario, y proveer opciones para completar. Seleccionando la solicitud o juego de solicitudes puede requerir para proveer los parmetros de la solicitud. Definiendo un itinerario puede ser tan simple como someterlo tan pronto como sea posible o utilizando itinerarios ms complejos que puede definir cuando se somete su solicitud por primera vez y puede ser utilizado por otras solicitudes en el futuro. A continuacin se presenta un listado de algunos informes que provee Oracle Purchasing y una breve explicacin del mismo:
Location Listing: Utilice este informe para revisar la informacin de los departamentos ingresados en el sistema. Suppliers Report: Usted podr imprimir todos los suplidores o por categora. Tambin se puede escoger entre suplidores activos o inactivos. Otro informe es el On hold Report, que presenta a todos los suplidores que por alguna razn no pueden ser utilizados en el proceso de orden de compra. New Supplier/New Supplier Site Listing: Informe que presenta la informacin de aquellos proveedores nuevos. Item Summary Listing: Usted puede revisar los artculos activos o inactivos. RexExpress Template Listing: Este informe muestra el detalle de las plantillas de requisiciones. La UPR puede utilizar el mismo como catlogo de artculos o lista de compra. Printed Requisition Report: Este informe representa la de Requisicin de Compras que ofrece el sistema. Adems incluye el flujo del documento y status del mismo. Requisition Distribution Detail Report: Presenta el movimiento contable de las requisiciones y la cuenta a la cual se cargo la misma. Purchase Requisition Status Report: Este informe se puede generar en cualquier momento, para poder identificar el status de las requisiciones. Utilizando este informe
se podra medir la cantidad de trabajo realizada por el comprador. Tambin sirve para monitorear las requisiciones aprobadas, rechazadas o que requieren otro tipo de atencin. Este informe tambin puede ser utilizado para evaluar un aging, de las requisiciones que estn en proceso. Requisition Activity Register: Se presenta la actividad de requisiciones y su valor monetario. Cancelled Requisitions Report: Le provee informacin de las requisiciones canceladas Buyer's Requisition Action Required Report: Identifica las lneas de todas las requisiciones o de alguna en especfico en las cuales los compradores no han convertido en orden de compra. RFQ Action Required Report: Este informe le presenta todos los RFQ's que requieren accin Quotation Action Required Report: El informe lista las cotizaciones que necesitan accin o seguimiento de parte del comprador. Purchase Order Detail Report: Este documento presenta el detalle de rdenes de compra. Purchase Order Commitment by Period Report: Las ordenes de compras para un perodo de tiempo y los prximos cinco perodos por comprador o suplidor. Purchasing Activiy Register: Se documenta el registro de rdenes de compra para un determinado perodo. Este presenta las rdenes de compras completadas para un periodo especfico. El informe excluye todas aquellas rdenes de compra que fueron canceladas durante ese periodo. El sistema permite imprimir por tipo de orden de compra como imprimir todas las rdenes de compra completadas. Open Purchase Order Report (by Buyer): Presenta todas las rdenes de compra abiertas que pertenecen a un comprador. Open Purchase Order (by Cost Center): Se recomienda el uso de este informe para revisar las rdenes de compras con balances pendientes relacionados a uno o ms de un centro de costo. Open Purchase Order (by Organization): Usted puede revisar las rdenes abiertas relacionadas a varias organizaciones. Purchase Summary Report by Category: Informe que presenta las rdenes de compras por categora.
Blanket and Planned PO Status Report: El informe provee informacin de las rdenes abiertas, despachos y balances de las mismas. La UPR podr utilizar este informe como documento oficial para los Service Agreement. Purchase Order and Releases Detailed Report: El informe presenta informacin y balances de rdenes de compras abiertas permitiendo monitorear la misma. Cancelled Purchase Order: Este informe presenta informacin de las rdenes de compra canceladas. Receiving Transaction Register: Oracle provee el, que detalla los artculos recibidos, por cantidad, precio y fecha en que se recibieron. Receiving Value Report by Destination: este informa detalla los artculos recibidos por destino y distribucin. Expected Receipt Report: El Expected Receipt Report se puede utilizar para revisar todos o recibos de proveedores en especfico que no se han recibido para un da o un perodo en especfico. Uninvoiced Receipt Report: Este informe puede ser originado en cualquier momento, y el mismo presenta los artculos que se han recibido pero al momento la facturas no han sido preparada por el suplidor. Te permite visualizar un estimado de las facturas que estn pendientes por pagarse. Supplier Purchase Summary Report: Lista el nmero y la cantidad de ordenes que se han puesto para varios proveedores durante un perodo de tiempo. Savings Analysis Report: Demuestra el rendimiento o ahorro en una orden de compra. La cantidad negociada es el precio de la cotizacin ordenada. Y la cantidad actual es precio en que el producto fue comprado. El informe presentar la cantidad ahorrada ya sea por producto o por proveedor. Supplier Service Performance Analysis Report: Este informe detalla los envos tardos, tempranos, rechazados o que llegaron a localidades incorrectas Supplier Price Performance Analysis Report: Este informe le permite hacer comparacin de un artculo en particular entre diferentes proveedores que ofrezcan el mismo artculo. Accrual Reconciliation Report: Informe que se genera a fin de mes. Este informe indica la mercanca que ha sido recibida, pero la factura continua en trnsito.
Generar un Informe
Usted puede someter tantas solicitudes como desee desde la ventana Submit Request. Tambin puede someter una solicitud ms de una vez y con diferentes parmetros. Reports Run
El sistema le presenta la ventana Submit a New Request. 1. Seleccione una de las siguientes: Single Requests: para generar una solicitud de informe Request Set: para generar grupo de solicitudes predefinidas
2.
Presione el botn
3.
Name: Seleccione el nombre de la solicitud (informe o programa) que usted desea correr de la lista de solicitudes disponibles.
Si ha generado el informe o proceso recientemente, ir a tarea #4. Si no, ir a tarea #5. 4. Utilice el botn generadas. para tomar ventaja de las solicitudes previamente
Esta es la manera para copiar un informe generado anteriormente.
5.
Parameters: Complete los parmetros basado en sus necesidades de informes. Esta ventana aparece automticamente si usted selecciona una solicitud que requiere parmetros y vara de informe a informe. Algunos informes requieren que ingrese valores de parmetros para que la data sea ms especfica. Algunos parmetros son requeridos (campo color amarillo) mientras otros son opcionales y no requieren valores.
6.
Una vez ingrese los valores en los parmetros requeridos, seleccione
Ahora, la ventana Parameters cierra y sus valores de parmetros son concatenados y desplegados en el mismo. Si desea cambiar la cantidad de copias o la impresora, ir a tarea #7. Si no, ir a tarea #11. 7. Presione el botn simplemente cambiar la impresora. para asignar la cantidad de copias deseadas o
8. 9.
Printer: Utilice la lista de valores para seleccionar la impresora que desea utilizar para generar su informe. Copies: Si necesita ms de una copia, cambie la cantidad.
Si desea definir un itinerario para que el informe se genere automticamente, ir a tarea #11. Si no, ir a tarea #12. 11. Presione el botn para establecer el itinerario.
12. Run the Job: Marque ( ) una de las siguientes opciones: As Soon as Possible: El sistema le asigna esta opcin por defecto. Once: Someter una solicitud slo una vez. Periodically: Someta la solicitud repetidamente en los intervalos que usted especifique. On Specific Days: Someter su solicitud repetidamente en das especficos de la semana o el mes.
Si seleccion el valor Periodically, ir a tarea #13. Si no, ir a tarea #18. 13. Periodically: Complete este campo. Cuando seleccione Periodically, aparecen varios campos que le permiten especificar los intervalos de minutos, horas, das o meses que desea esperar antes de re-someter una solicitud. Usted podr especificar si desea contar los intervalos desde la fecha en que someti la solicitud o desde la fecha en que completa la solicitud. 14. Start At: Si desea comenzar en otro da u hora, cambie la misma El sistema despliega la fecha y tiempo actual. End At: Si no desea especificar la fecha de terminacin, la solicitud o juego de solicitudes se repite indefinidamente hasta que se cancele.
15. Re-run Every: Indique cuan frecuentemente usted desea que el sistema genere el proceso o informe 16. Save this Schedule: Marque este campo para guardar este itinerario.
Una vez usted somete su solicitud, la ventana Requests abre y le provee el estado corriente de su solicitud y nmero de ID. Oracle Applications asigna un ID de solicitud para cada solicitud de manera que pueda identificar los resultados de la solicitud cuando es completada. Usted puede utilizar el ID de solicitud para buscar su solicitud en la ventana Requests. Si desea someter otro informe o proceso, ir a tarea #19. Si no, ir a tarea #19. 19. Cierre la ventana presionando la que aparece en la parte superior derecha.
20. Vaya a la prxima seccin Revisar un Informe En Lnea. Fin de la actividad.
Generar un Informe
Funcin de Compras
Utilice el botn para tomar ventaja de las solicitudes previamente generadas. (4)
Funcin de Compras
Presione el botn para asignar la cantidad de copias deseadas o simplemente cambiar la impresora. (7) Printer: Utilice la lista de valores para seleccionar la impresora que desea utilizar para generar su informe. (8) Copies: Si necesita ms de una copia, cambie la cantidad. (9) Presione el botn (10)

Seleccione una de las siguientes: (1) Presione el botn (2) Name: Seleccione el nombre de la solicitud (informe o programa) que usted desea correr de la lista de solicitudes disponibles. (3)
Funcin de Compras
Parameters: Complete los parmetros basado en sus necesidades de informes. (5) Una vez ingrese los valores en los parmetros requeridos, seleccione . (6) S
Ha generado el informe o proceso recientemente?
Desea cambiar la cantidad de copias o la impresora?
Desea definir un itinerario para que el informe se genere automticamente?
N B
S N A A
Generar un Informe
A
Funcin de Compras
Presione el botn para establecer el itinerario. (11) B
Funcin de Compras
Start At: Si desea comenzar en otro da u hora, cambie la misma (14) Re-run Every: Indique cuan frecuentemente usted desea que el sistema genere el proceso o informe (15) Save this Schedule: Marque este campo para guardar este itinerario. (16) Presione el botn (17) A
Desea someter otro informe o proceso?
Funcin de Compras
Run Job: Marque (() una de las siguientes opciones: (12)
Funcin de Compras
Cierre la ventana presionando la que aparece en la parte superior derecha. (19) Vaya a la prxima seccin Revisar un Informe En Lnea. (20)
Seleccion el valor Periodically?
N A
Funcin de Compras
Fin
Funcin de Compras
Periodically: Complete este campo. (13)
Revisar su Informe En-Lnea

Usted puede utilizar la ventana Requests para revisar la lista de todas las solicitudes sometidas, revisar si su solicitud corri, cambiar aspectos de las opciones de procesamiento, diagnosticar errores o buscar la posicin de su solicitud del administrador de solicitudes.
1.
Navegue a la ventana Requests al seleccionar View en el men.
2.
Presione el botn
El sistema presenta todos los informes y procesos que usted ha generado recientemente. 3. Request ID: El sistema le asigna un nmero de identificacin a su informe o proceso.
4. 5. 6.
Name: Nombre del informe o proceso Phase: Todo informe o proceso comienza con una fase Pending o Running hasta que termina en Completed. Asegrese que su informe termine de esta manera. Status: Todo proceso o documento debe terminar con estado Normal. Normal: Su solicitud se complet correctamente Warning: Si su informe complet con advertencia, revise la razn presionando el botn o llame al Administrador del Sistema. Error: Su solicitud termin con error. Llame al Administrador del Sistema y notifique el problema.
7. 8.
Para refrescar la ventana Requests presione el botn
Detenga el cursor en el record que representa la solicitud que desea examinar en detalle.
9.
Presione el botn pantalla
para ver el informe en
Revisar su Informe En-Lnea

Funcin de Compras
Para refrescar la ventana Requests presione el botn . (7) Detenga el cursor en el record que representa la solicitud que desea examinar en detalle. (8) Presione el botn para ver el informe en pantalla (9)

Navegue a la ventana Requests al seleccionar View en el men. (1) Presione el botn (2) Request ID: El sistema le asigna un nmero de identificacin a su informe o proceso. (3) Name: Nombre del informe o proceso (4) Phase: Todo informe o proceso comienza con una fase Pending o Running hasta que termina en Completed. Asegrese que su informe termine de esta manera. (5) Status: Todo proceso o documento debe terminar con estado Normal. (6)
Fin
Cancelar un Informe en Proceso

Usted puede cancelar la generacin de un informe o proceso antes de que complete.
1.
2.
Presione el botn
El sistema presenta el informe o proceso con estado Pending tal como aparece en la ilustracin anterior. 3. Presione el botn
El sistema presenta el mensaje anterior indicando que este proceso es irreversible. 4. Presione para continuar o para detener el proceso.
5.
Status: El estado del informe cambia a Cancelled
Cancelar un Informe o Proceso


Navegue a la ventana Requests al seleccionar View en el men. (1) Presione el botn (2) Presione el botn (3) Presione para continuar o para detener el proceso. (4) Status: El estado del informe cambia a Cancelled (5)
Fin
Re-imprimir un Informe o Proceso

Usted puede re-imprimir un informe generado. Esto le permitir hacer copias adicionales del mismo informe o simplemente verificar el mismo antes de imprimirlo.
1.
Del men Tools, seleccione Reprint/Republish...
Si desea cambiar la impresora, ir a tarea #2. Si no, ir a tarea #6. 2. Printer: Si desea cambiar la misma oprima el icono campo. que se encuentra al lado de este
El sistema presenta la impresora donde se gener el informe
3.
Printer: Si conoce el nombre de la impresora, ingrese la misma. De lo contrario ingrese el signo % para ver la lista completa.
4.
Presione el botn
5.
Haga clic en la impresora deseada y presione
6.
Copies: Indique la cantidad de copias.
7.
Presione el botn
8. 9.
El sistema genera una confirmacin para la re-impresin. Presione el botn .
10. Presione el botn Fin de la actividad.
Re-Imprimir un Informe o Proceso

Funcin de Compras
Printer: Si conoce el nombre de la impresora, ingrese la misma. (3) Presione el botn (4) Haga clic en la impresora deseada y presione (5) A

Del men Tools, seleccione Reprint/ Republish... (1)
Funcin de Compras
Desea cambiar la impresora? N A Copies: Indique la cantidad de copias. (6) Presione el botn (7) El sistema genera una confirmacin para la reimpresin. (8) Presione el botn (9) Presione el botn . (10)
Funcin de Compras
Printer: Si desea cambiar la misma oprima el icono que se encuentra al lado de este campo. (2)
Fin
Copiar un Informe a Excel

Usted puede copiar un informe a Excel. De esta manera podr manejarlo de otra manera. Es recomendable que el informe que seleccione sea con columnas.
1.
2.
Presione el botn
3. 4. 5.
El sistema presenta todos los informes y procesos que usted ha generado recientemente. Detenga el cursor en el record que representa la solicitud que desea examinar en detalle. Presione el botn pantalla para ver el informe en
6.
Presione el botn
y seleccione la opcin Save As
7.
Save In: Presione el botn
para identificar en donde desea que se cambie el nombre.
File Name: El sistema le asignar el nombre del informe. Si as lo desea, cambie el nombre. Adele al final .xls para que tenga el mismo formato de Excel. 8. Presione el botn
9.
Abra el documento en Excel. Aunque visualmente parece lo contrario, toda la data aparece en la columna A.
10. Sombree la columna A. 11. Seleccione Data del men y escoja Text to Column.
12. Baje el documento hasta que aparezcan las columnas. 13. Presione el botn
14. Mueva las flechas al principio de cada columna.
En caso de que desee aadir una flecha slo haga clic sobre el rea. Para quitar una, haga clic sobre la misma. 15. Presione el botn
Ya su informe est dividido por columnas. Fin de la actividad.
Copiar un Informe a Excel

Funcin de Compras
Presione el botn (8) Abra el documento en Excel. (9) Sombree la columna A. (10) Seleccione Data del men y escoja Text to Column. (11) Baje el documento hasta que aparezcan las columnas. (12) Presione el botn (13) Mueva las flechas al principio de cada columna. (14) Presione el botn (15)

Navegue a la ventana Requests al seleccionar View en el men. (1) Presione el botn (2) El sistema presenta todos los informes y procesos que usted ha generado recientemente. (3) Detenga el cursor en el record que representa la solicitud que desea examinar en detalle. (4) Presione el botn para ver el informe en pantalla (5) Presione el botn y seleccione la opcin Save As (6) Save In: Presione el botn para identificar en donde desea que se cambie el nombre. (7)
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CURFIN00 Edition 1.0 Octubre 2007 PATSI

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Seleccione el rea de Investigacin y Tecnologa.

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Oprima el mouse en cualquier lugar de la pantalla.

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Oprima el botn Yes en la siguiente ventanilla de dilogo, Security Alert.

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Si desea hacer un Shortcut, ir a tarea #7. Si no, ir a tarea #17.

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Oprima el botn Ok.

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Otra forma de crear el shortcut

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Se le asignar una contrasea para comenzar en la instancia.

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Olvid la Contrasea o Password

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Cambiar la Contrasea o Password PATSI Web Page

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24. Ampli las instancias.

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29. Maximice la pantalla.

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