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CONTENIDO
Pgina PARTE I- DISPOSICIONES GENERALES
1. INTRODUCCIN 2. ALCANCE 3. COMIT DE CONTRATACIN 4. DISPOSICIONES LABORALES 5. MANEJO AMBIENTAL
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5.2.2. Etapa de Formalizacin Contractual y Administracin del Contrato 5.2.2.1. Introduccin a la Administracin de Contratos 5.2.2.2. Procedimiento de Administracin de Contratos 5.2.3. Etapa de Ejecucin Contractual 5.2.3.1. Interventora del Contrato 5.2.3.2. Modificaciones Contractuales 5.2.3.3. Evaluacin del Desempeo 5.3. PROCEDIMIENTO DE MENOR CUANTA 5.3.1. Etapa Precontractual: Seleccin del Proveedor 5.3.1.1. Invitacin a cotizar 5.3.1.2. Evaluacin de las Propuestas 5.3.1.3. Adjudicacin 5.3.2. Etapa de Formalizacin Contractual 5.3.3. Etapa de Ejecucin Contractual 5.3.3.1. Interventora del Contrato 5.3.3.2. Evaluacin del Desempeo 5.4. PROCEDIMIENTO DE MNIMA CUANTA 5.4.1. Etapa Precontractual: Seleccin del Proveedor 5.4.1.1. Invitacin a cotizar 5.4.1.2. Evaluacin de la Propuesta 5.4.1.3. Adjudicacin 5.4.2. Etapa de Formalizacin Contractual 5.5 Compras Especiales
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3.3. Cesin y subcontratacin 3.4. Vigencia y Renovacin de los Contratos 3.5. Clusula de Auditora 3.6 Modificacin a los Contratos 3.7. Condiciones de Terminacin 3.8. Contactos de las Partes 3.9. Resolucin de Conflictos 3.10. Clusula de Responsabilidad 4. CONTRATOS SOBRE INMUEBLES 5. SUMINISTRO DE SERVICIOS EN LAS INSTALACIONES DE ARGOS 6. PRESTACIN DE SERVICIOS CON PERSONAL EXTRANJERO
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ANEXO 1 - DEFINICIONES ANEXO 2 - ATRIBUCIONES ANEXO 3 - SUMINISTRO DE SERVICIOS EN LAS INSTALACIONES DE ARGOS ANEXO 4 - FLUJOGRAMA PROCESOS DE CONTRATACIN
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1. INTRODUCCIN
El presente Manual contiene las normas y polticas de obligatorio cumplimiento en los procesos de contratacin de bienes y servicios de Cementos ARGOS S.A, Inversiones ARGOS S.A. y sus empresas subordinadas. Las disposiciones en l contenidas son un reflejo y se constituyen en la materializacin de los Principios Corporativos en materia de Contratacin adoptados por todas las compaas del Grupo Empresarial ARGOS a nivel internacional, los cuales debern ser observados por todas aquellas personas que den aplicacin al Manual.
2. ALCANCE
El Manual con sus polticas y procedimientos de contratacin, se aplicar en todos los procesos de contratacin de bienes y servicios que se adelanten con Proveedores en Colombia o cuyo destinatario sea una de las compaas colombianas del Grupo Empresarial ARGOS. Para efectos de este Manual el trmino Proveedores se entender de manera genrica, comprendiendo a aquellos que presten sus servicios o suministren bienes en las instalaciones de ARGOS (Contratistas) o los que lo realizan por fuera de las mismas.
3. COMIT DE CONTRATACIN
Estar conformado por los Vicepresidentes de Asuntos Corporativos, Gestin Humana y Organizacional, Finanzas Corporativas y Regional Colombia y se encargar de resolver las situaciones no contempladas en el Manual, as como de autorizar excepciones a sus procedimientos y reglas.
4. DISPOSICIONES LABORALES
Los Proveedores que celebren contratos o negocios jurdicos con las compaas del Grupo ARGOS y que para el efecto empleen personal, observarn las disposiciones establecidas en materia laboral en el documento de Principios Corporativos de Contratacin, adoptado por ARGOS. Para el efecto, en todos los contratos que se suscriban se establecer en materia laboral lo siguiente: a). Si los trabajos se realizan en las instalaciones de ARGOS, el Proveedor est obligado a cumplir los reglamentos establecidos por ARGOS, y las normas que se establezcan en los reglamentos Internos de Trabajo y de Higiene y Seguridad Industrial de ARGOS. b). Si los trabajos se realizan en las instalaciones del Proveedor, ARGOS podr verificar que exista y se cumpla con el Reglamento Interno de Trabajo y el de Higiene y Seguridad Industrial del Proveedor. c). En caso de ser requerido, el Proveedor deber demostrar que al personal empleado para la ejecucin del contrato celebrado con ARGOS, le ha efectuado el pago de los salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones a que hubiese lugar. En caso de que se verifique el no cumplimiento por parte del Proveedor de sus obligaciones laborales, ARGOS podr retener de los pagos derivados del contrato, las sumas necesarias para el cumplimiento.
d). ARGOS realizar de manera peridica auditoras laborales integrales, internas y externas, en las cuales se realizar entre otros, la verificacin del cumplimiento de los estndares del RUC. e). Los contratistas que presten sus servicios en las instalaciones de Argos en un porcentaje equivalente al 70% calculado sobre el 100% del tiempo laborable en Argos y que tengan ms de 10 trabajadores vinculados, o esten ejecutando una actividad de alto riesgo, entendiendo por actividad de alto riesgo aquella que se encuentre catalogada como nivel 5 dentro de la normatividad de riesgos profesionales colombiana, debern cumplir con el RUC en un porcentaje equivalente al 80%.
5. MANEJO AMBIENTAL
Los Proveedores debern cumplir con la Poltica de Sostenibilidad y con el Cdigo de Buen Gobierno en materia ambiental de ARGOS, mediante la aplicacin de los requisitos establecidos en el Sistema de Gestin Ambiental (SGA), con los Planes de Manejo Ambiental (PMA) o Planes de Gestin Ambiental (PGA) y el Plan de manejo de residuos (PMIR) y dems documentos requeridos por ARGOS. Deben adems, informar de eventualidades o formular las inquietudes al Interventor del Contrato. La Poltica de Sostenibilidad en materia ambiental de ARGOS se deber difundir a los Proveedores como gua general para el desarrollo de las actividades especficas, y para asegurar su cumplimiento, se debern realizar las siguientes actividades: 1. El Interventor del Contrato por parte de ARGOS, deber coordinar una reunin inicial con el Proveedor para la difusin y explicacin de la Poltica de sostenibilidad, los requisitos del SGA y del PMA o PGA, PMIR relacionados con el trabajo a realizar. 2. El Interventor del Contrato de ARGOS debe asegurarse que todos los trabajadores vinculados por el Proveedor reciban la instruccin inicial sobre la poltica, requisitos del sistema de gestin ambiental SGA o con los Planes de Manejo Ambiental PMA o de Gestin Ambiental PGA y que conozcan la importancia del cumplimiento de las normas ambientales relacionadas con el Contrato. 3. El Proveedor deber involucrar la ejecucin de las medidas ambientales en los procedimientos de preparacin para el desarrollo de sus actividades diarias. 4. El Proveedor deber llevar los indicadores ambientales establecidos en las fichas de manejo de los PGA, PMA, de los SGA o de normas especficas, si estas as lo exigen y tenerlos a disposicin de ARGOS cuando le sean requeridos. 5. Los Proveedores debern tramitar y mantener vigentes los permisos o autorizaciones ambientales que le sean aplicables. 6. Los Proveedores debern realizar el control de los aspectos e impactos ambientales generados en el desarrollo de sus actividades. 7. Los Proveedores debern cumplir lo requisitos legales ambientales para el desarrollo de sus actividades. 8. Los Proveedores debern informar de manera inmediata al interventor del contrato cualquier situacin ambiental no prevista o contingencia ambiental, con miras a que se le de un manejo adecuado.
9. El Proveedor antes de iniciar trabajos debe efectuar difusin en su personal del control de los aspectos e impactos ambientales asociados a su labor y conservar las evidencias respectivas. 10. El Proveedor deber tener disponible y actualizada en el sitio de ejecucin de actividades la informacin ambiental asociada a sus actividades para eventuales seguimientos por parte de ARGOS (informacin como licencias, permisos, registros de capacitaciones y dems registros requeridos por ARGOS). 11. Si durante la ejecucin de los trabajos y/o actividades surge algn tipo de duda relacionada con la afectacin de los recursos naturales, se deber detener la actividad de inmediato, la duda o la falta de conocimiento no sern utilizadas como excusa para incumplir las obligaciones en materia ambiental. En este caso se consultar con el profesional de Gestin Ambiental y al Interventor del contrato. 12. Cuando quiera que el Proveedor producto del desarrollo de su labor genere contaminacin o dao ambiental, ste ser responsable econmicamente por las actividades de recuperacin, por los daos y perjuicios generados a ARGOS tanto desde el punto de vista operativo como desde el punto de vista legal. Las dudas que se presenten por parte de los Proveedores y por parte de los Interventores en materia ambiental, debern ser consultadas con el Profesional de Gestin Ambiental.
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1. DEFINICIN DE LA NECESIDAD
Consiste en la identificacin del bien o servicio que ARGOS requiere, en trminos de cantidad, calidad y dems especificaciones, por parte del rea Contratante. El rea Contratante ser responsable por la idoneidad tcnica y econmica del bien o servicio contratado y por las especificaciones definidas para la adquisicin de los mismos.
2. PRESUPUESTO
El rea Contratante verificar la disponibilidad presupuestal para la adquisicin del bien o servicio, de acuerdo con el presupuesto de gastos del rea o de acuerdo con el presupuesto del proyecto, segn el caso. El presupuesto definido para cada rea anualmente no es acumulable para el perodo siguiente, es decir, en el caso en que el presupuesto de un rea no se utilicen completamente en un ao, la diferencia no utilizada no se sumar al presupuesto del ao siguiente.
3. ATRIBUCIONES
El rea Contratante, adems de la disponibilidad presupuestal antes mencionada, deber sujetarse a las atribuciones definidas en el Anexo 2 Atribuciones del presente Manual. As mismo, deber tenerse en cuenta lo siguiente: Las Atribuciones estn limitadas atendiendo la rbita de accin y los procesos a cargo del titular de la atribucin. Las Atribuciones no podrn ser delegadas, salvo en casos excepcionales tales como vacaciones, incapacidades, licencias o inexistencia de la posicin en la estructura organizacional. En dichos casos, la delegacin deber hacerse a personas del mismo nivel o superior al de quien delega. En todos los casos quien delega la atribucin, como quien la asume, sern responsables por la decisin. La persona que recibe la delegacin deber contar con un usuario y clave independientes en el sistema a travs de los cuales realizar la operacin. Ninguna negociacin de bienes o servicios debe ser fraccionada para efectos de sustraerse de las reglas de competencia o Atribuciones ac establecidas. Las inquietudes que se presenten respecto a las Atribuciones debern ser consultadas con la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos.
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ii). Adquisiciones y enajenaciones de ttulos mineros, las cuales estarn a cargo de la Vicepresidencia de Recursos Estratgicos y/o Vicepresidencia Regional Colombia. iii). Negociaciones de bienes inmuebles, las cuales estarn a cargo de la Vicepresidencia de Finanzas Corporativas y/o la Vicepresidencia de Gestin Humana y Organizacional y/o la Vicepresidencia de Inversiones Forestales y/o Vicepresidencia de Recursos Estratgicos. iv). Negociaciones de servicios financieros, las cuales estarn a cargo de la Vicepresidencia de Finanzas Corporativas. v). Servicios de asesora y consultora de las Vicepresidencias Corporativas, los cuales estarn a cargo de dichas Vicepresidencias. vi). Los servicios de asesora y consultora de la Vicepresidencia Regional Colombia y/o de la Vicepresidencia Regional Caribe que por su confidencialidad, se considere conveniente sean manejados directamente por dichas Vicepresidencias. En estos casos debern contar con la aprobacin previa del Vicepresidente respectivo. vii). Servicios de transporte relacionados con el negocio, los cuales estarn a cargo de la Vicepresidencia Regional Colombia. viii). Servicios de Mercadeo, los cuales estarn a cargo de la Vicepresidencia Regional Colombia. ix). Compra de materias primas y contratacin de servicios de mantenimiento del negocio industrial, los cuales estarn a cargo de la Vicepresidencia Regional Colombia.
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El Pliego de Condiciones deber ser redactado por el rea Contratante en el formato dispuesto por ARGOS y presentado posteriormente al Abogado de la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos para su aprobacin final. 5. Cualquier cambio que se haga al pliego de condiciones deber informarse oportunamente a los proponentes invitados.
5.1.1.3. Adjudicacin
El Proponente mejor calificado de acuerdo con el procedimiento establecido en el numeral anterior, ser el Proponente Adjudicatario. No obstante lo anterior, hasta tanto no se formalice la relacin contractual con el Proponente Adjudicatario, este no ser considerado como Proveedor de ARGOS (en el bien o servicio objeto de licitacin), ni podr iniciarse ninguna prestacin de servicio o suministro de bienes por parte del mismo.
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rea Contratante: Para las dems negociaciones, es decir, aquellas que son manejadas por las reas de manera independiente, segn este Manual, el Administrador de Contratos ser un funcionario designado por el rea Contratante.
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Envo de copias digitalizadas al Abogado: El Administrador deber enviar va correo electrnico una copia digitalizada de los documentos definitivos de la contratacin (incluidos anexos del contrato y plizas) al Abogado. Generacin de Consecutivo: El CAD generar un consecutivo numrico para cada Contrato de la Organizacin, lo cual facilitar la consulta posterior por parte de los interesados en los mismos. Igualmente, el CAD contar con un software de consulta en el que se permitir acceder a los diferentes contratos por los temas previamente definidos por la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos. Impuestos y registros especiales del contrato: El Administrador deber informar al rea de Impuestos sobre las negociaciones de las que sea responsable, de manera que esta defina cules son los impuestos generados por el Contrato. Igualmente, en los casos en que el Contrato requiera un registro especial ante cualquier entidad (v.gr registro ante Ministerio de Comercio), el Administrador ser el encargado de realizar tal registro con el acompaamiento del rea de Compras. La Gerencia Legal Tributaria, Aduanera y Cambiaria y la Vicepresidencia de Finanzas Corporativas brindarn la asesora necesaria al Administrador en estos temas. Entrega de informacin al Interventor: Antes del inicio de la ejecucin del Contrato, el Administrador enviar al Interventor designado por ARGOS para el Contrato, copia del mismo con sus respectivos anexos y plizas, con el fin de permitirle conocer los trminos contractuales. Inventario de los Contratos: El Administrador deber tener un inventario actualizado de los Contratos que tiene a su cargo, con los siguientes atributos: partes del Contrato, objeto, valor, plizas identificando fecha de vencimiento de las mismas, fecha de inicio y fecha de finalizacin.
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Requerimientos de salud ocupacional Cumplimiento de normas laborales por parte del Proveedor Adecuada resolucin de conflictos con el Proveedor. Para el efecto deber apoyarse en el Abogado de la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos
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5.2.1.3. Adjudicacin
El Proponente mejor calificado de acuerdo con el procedimiento establecido en el numeral anterior, ser el Proponente Adjudicatario. No obstante lo anterior, hasta tanto no se formalice la relacin contractual con el Proponente Adjudicatario, este no ser considerado como Proveedor de ARGOS (en el bien o servicio objeto del proceso de contratacin), ni podr iniciarse ninguna prestacin de servicio o suministro de bienes por parte del mismo.
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Una vez finalizado el plazo contractual y cumplidas por parte de ARGOS y del Proveedor la totalidad de las obligaciones contractuales, se proceder por parte del rea Contratante a evaluar el desempeo de los proveedores sujetos a evaluacin. Los Proveedores cuyo desempeo se evala sern los catalogados como crticos en la base de datos de los proveedores crticos definida por el rea de Compras, de conformidad con el procedimiento definido por dicha rea.
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5.3.1.3. Adjudicacin
El Proponente mejor calificado de acuerdo con el procedimiento establecido en el numeral anterior, ser el Proponente Adjudicatario.
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Una vez finalizado el plazo contractual y cumplidas por parte de ARGOS y del Proveedor la totalidad de las obligaciones contractuales, se proceder por parte del rea Contratante a evaluar el desempeo de los Proveedores sujetos a evaluacin. Los Proveedores cuyo desempeo se evala sern los catalogados como crticos en la base de datos de los proveedores crticos definida por el rea de Compras, de conformidad con el procedimiento definido por dicha rea.
5.4.1.3. Adjudicacin
El Proponente invitado ser el adjudicatario si su propuesta es considerada conveniente por ARGOS en la evaluacin efectuada a la misma.
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1.1. Impuestos
Las negociaciones con Proveedores, nacionales y extranjeros, estn sujetas a impuestos, generalmente IVA, Retenciones, Industria y Comercio, Timbre; por lo tanto, es indispensable que al momento de la negociacin se analicen las condiciones para que cada parte pague los impuestos que le correspondan. ARGOS cuenta con la Gerencia Jurdica de Asuntos Tributarios, Aduaneros y Cambiarios como rea que podr brindar asesora en estos aspectos durante la negociacin. Por poltica, ARGOS no debe asumir ms del 50% del Impuesto de Timbre en los contratos que se celebren y que causen dicho impuesto. Cuando se suscriban contratos (licencia de uso, asistencia tcnica, servicios tcnicos, entre otros) con Proveedores del exterior, los gravmenes correspondientes a Impuesto sobre la Renta deben ser asumidos en su totalidad por el Proveedor de acuerdo con la legislacin Colombiana. ARGOS debe actuar como agente retenedor y expedir el certificado de retencin en la fuente para los efectos pertinentes. La retencin en la fuente es un mecanismo de recaudo de los impuestos, y por lo tanto es una obligacin de ARGOS realizarla, por lo que no es negociable con el Proveedor la posibilidad de retenerle los impuestos que se causen en Colombia.
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Mecanismos para eliminar o atenuar la doble imposicin internacional: Es importante tener presente al momento de negociar un contrato de prestacin de servicios celebrado con Proveedores del exterior, que estos estn sujetos a una retencin por impuesto de renta en Colombia; pero que estos Proveedores del exterior, frecuentemente pueden usar esa retencin como un descuento del pago de sus impuestos en su pas de origen. Por ello desde el principio de la negociacin se debe advertir al Proveedor de la retencin en la fuente, consultando previamente la tarifa con la Gerencia Jurdica de Asuntos Tributarios, Aduaneros y Cambiarios, para que de esta forma, el Proveedor sepa a ciencia cierta cunto va a recibir por el servicio y en consecuencia, pueda cotizar conforme esta previsin. Otros aspectos importantes de los pagos por servicios del exterior: No es obligatoria la expedicin de facturas. Aunque es deseable que el Proveedor expida factura siempre por los servicios prestados, la factura no es, desde el punto de vista tributario, necesaria para el soporte de gastos por contratos celebrados con extranjeros sin residencia o domicilio en el pas.
1.4. Anticipos
Por regla general, en los contratos que celebre Argos no se pactar el pago de anticipo al Proveedor. Sin embargo, atendiendo la naturaleza del contrato se podr pactar pago anticipado por un monto que no exceder el 40% del valor del respectivo contrato. En todos los casos en los que se pacte el pago de anticipo, el Proveedor deber constituir una pliza de buen manejo e inversin del anticipo por un valor asegurado equivalente al 100% del valor del anticipo.
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3.2. Confidencialidad:
En las negociaciones que por su objeto impliquen suministro o entrega de informacin confidencial de ARGOS a un Proveedor, el Proveedor debe suscribir un compromiso de Confidencialidad, el cual podr estar contenido en un documento independiente, o en una clusula dentro del Contrato. El formato de documento de confidencialidad deber ser suministrado por el Abogado de la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos. No se debe suministrar dicha informacin confidencial hasta tanto no est formalizado el acuerdo. Se entender por informacin confidencial cualquier informacin relativa a los negocios y operaciones de ARGOS que no sea de conocimiento pblico.
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La anterior clusula podr ser modificada por el Abogado de la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos en el proceso de negociacin del contrato.
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4.1. PROHIBICIONES
Todos los funcionarios de ARGOS que participen en los procesos de contratacin debern respetar los lineamientos establecidos en el Cdigo de Buen Gobierno, el Cdigo de tica y en el documento de Principios Corporativos en Materia de Contratacin. Adicionalmente, se abstendrn de realizar las siguientes conductas: Pactar bonificaciones (compensaciones econmicas adicionales a las legales) para los dependientes y/o empleados del Proveedor. Contratar personas naturales para la prestacin de servicios en labores y actividades similares a las desarrolladas por funcionarios de ARGOS, o que puedan catalogarse como funcionarios bajo subordinacin de ARGOS, sin la autorizacin previa de la Vicepresidencia de Gestin Humana y Organizacional. Igualmente, toda prestacin de servicios que la Organizacin requiera debe contratarse como un servicio y no como la contratacin de personas, salvo autorizacin expresa de sta misma Vicepresidencia.
4.2 OBLIGATORIEDAD
El presente Manual es de obligatorio cumplimiento para todos los empleados de ARGOS. El incumplimiento, por accin u omisin, de cualquiera de las normas o poltica establecidas en el presente Manual por parte de un empleado de ARGOS ser considerado como una falta grave al contrato de trabajo, y por lo tanto tendr las consecuencias que para ello se establecen en dicho contrato y en la legislacin laboral aplicable.
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ANEXO 1 DEFINICIONES
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Para efectos del presente Manual, las siguientes palabras tendrn el significado que se les asigna a continuacin.
que cumple las funciones definidas en el numeral 5.1.2.2 Procedimiento de Administracin de Contratos del presente Manual. les de Contratacin del presente Manual.
ANS: Acuerdo de Nivel de Servicio, tal como se define en el numeral 2 de la Parte III- Reglas Especiarea Contratante: Es el rea de ARGOS que va a llevar a cabo la contratacin de un bien o servicio. rea de Compras: rea perteneciente a la Vicepresidencia de Finanzas Corporativas.
gestionar lo relativo a los tributos a cuyo pago est obligado ARGOS.
rea de Impuestos: Dependencia de la Vicepresidencia de Finanzas Corporativas encargada de ARGOS, Compaa, Organizacin, Grupo Empresarial ARGOS: Comprende a Inversiones
ARGOS S.A, Cementos ARGOS S.A y a sus compaas subordinadas en Colombia.
ta los cuales cada funcionario de la Organizacin tiene competencia para contratar, conforme se definen en el Anexo 2 Atribuciones del presente Manual. sidentes de la Organizacin.
Atribuciones: Montos en dinero o en Salarios Mnimos Mensuales Legales Vigentes (SMMLV) has-
Comit Directivo: rgano interno conformado por el Presidente de ARGOS y los diferentes vicepre-
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Comit Ocasional de Contratacin: Comit que se convoca para efectos de seleccionar el Proponente Adjudicatario en el procedimiento de Superior Cuanta conforme lo establecido en el numeral 5.1.1.2 Compras de Superior Cuanta del presente Manual. Contratista: Proveedor que presta sus servicios dentro de las instalaciones de ARGOS. Para efectos de este Manual la palabra Proveedor comprende tambin al Contratista.
condiciones que regirn las relaciones entre las partes, comprende la oferta mercantil con su correspondiente orden de compra.
Contrato: Acuerdo de voluntades entre ARGOS y un Proveedor de bienes o servicios, que regula las
Interventor: Funcionario de ARGOS que supervisa las actividades de un Contrato con la finalidad de
verificar el correcto cumplimiento de las obligaciones del Proveedor. El Interventor de ARGOS es distinto al Contratista que desempea las funciones de interventora en los contratos de obra.
Manual de Contratacin/Manual: Es el presente documento. Mtodo Argos: Herramienta de estudio y aprendizaje diseada para los colaboradores de ARGOS
en la que se determinan las cadenas de valor de los diferentes negocios y el funcionamiento de cada una de ellas.
Mtodo de Expertos: Procedimiento de evaluacin de Proveedores que puede ser utilizado para la preseleccin de los Proponentes o para la evaluacin de las propuestas presentadas por los Proponentes.
El Mtodo consiste en la seleccin de un grupo de expertos conformado por funcionarios de ARGOS a los que se les pregunta su opinin sobre los factores o criterios que deben evaluarse respecto a cada Proveedor o a su propuesta, segn el caso. Despus de realizar un consenso sobre los factores a evaluar, cada experto asignar una ponderacin a cada factor para despus calcular el promedio del equipo de expertos. Con el anterior mtodo se genera una tabla de criterios de evaluacin y ponderacin con la cual se evaluarn los diferentes Proponentes y sus ofertas. Principios Corporativos de Contratacin: Documento de alcance corporativo que contiene los principios reconocidos y aplicados por ARGOS en materia de contratacin de sus bienes y servicios, y en las relaciones con sus Proveedores en todos los territorios en los cuales la Organizacin tiene presencia. Proceso de Licitacin /Proceso de Licitacin Privada: Aquel definido en el numeral 5.1.1.1 Compras de Superior Cuanta del presente Manual.
Proponente(s): Persona natural o jurdica que ofrece la prestacin de un servicio o el suministro o venta de un bien a ARGOS, dentro de su proceso de contratacin.
Proponente Adjudicatario: Proponente mejor calificado de acuerdo con lo establecido en el presente Manual. prende la nocin de Contratista.
Proveedor: Es la persona natural o jurdica que le vende bienes o le presta servicios a ARGOS. Com-
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Repositorio: Archivo digital centralizado de la Organizacin. RUC: (Registro nico de Contratistas) Proceso de evaluacin en estndares de gestin en seguridad
industrial, salud ocupacional y medio ambiente, con el objetivo de lograr el mejoramiento continuo de los Proveedores. Es operado por el Consejo Colombiano de Seguridad. Al RUC de Argos se han adicionado 2 elementos de evaluacin; las relaciones laborales y la responsabilidad social. bia.
SMLMV: Salario mnimo legal mensual vigente definido anualmente por el Gobierno Nacional de ColomTrminos y Condiciones: Documento que aparece al reverso de la orden de compra y contiene las
clusulas que regirn la relacin contractual con el Proveedor en los procesos de contratacin de Menor y Mnima presidencia Finanzas Corporativas, Vicepresidencia Recursos Estratgicos, Vicepresidencia Desarrollo de Negocios, Vicepresidencia de Inversiones Forestales y Vicepresidencia de Asuntos Corporativos.
Vicepresidencias Regionales: Sern la Vicepresidencia Regional Colombia, Vicepresidencia Regional Caribe y Vicepresidencia Regional USA.
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ANEXO 2 ATRIBUCIONES
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En caso de requerirse la prestacin de un servicio o la ejecucin de un trabajo por parte de un Proveedor dentro de las instalaciones de ARGOS, deber contemplarse en el respectivo contrato o documento legal que se suscriba entre ARGOS y el Proveedor lo siguiente: 1). Se deber definir con el Proveedor quin asumir el costo por concepto de servicios pblicos, llamadas telefnicas, servicios de Internet y otros servicios de comunicacin y en que porcentaje. 2). En caso de que el Proveedor requiera vigilancia dentro de las instalaciones de ARGOS, se establecer que en todos los casos la vigilancia ser prestada por ARGOS o por quien ste designe y los costos que se generen por la seguridad y vigilancia al servicio del Proveedor, ser asumidos por l, incluyndose el valor por la vigilancia. 3). Se deber establecer que en el evento en el cual deban hacerse adecuaciones en las instalaciones de ARGOS para efectos de la acomodacin del Proveedor para la prestacin de los servicios, stas debern estar previamente justificadas por el Proveedor y debern ser aprobadas por el Gerente de Planta o el Director Administrativo de la sede, segn el caso. ARGOS definir si es l quien realiza las adecuaciones o si las realiza el Proveedor, en todos los casos, su costo ser asumido por el Proveedor. 4). En el caso en que ARGOS vaya a arrendar equipos o herramientas al Proveedor para la prestacin de los servicios, se estipular en el contrato, el valor correspondiente al arrendamiento. Una vez suscrito el contrato, y al momento del ingreso del Proveedor a las instalaciones de ARGOS para su ejecucin, se llevar a cabo lo siguiente: 1). ARGOS y el Proveedor acordarn el lugar de su ubicacin dentro de las instalaciones y suscribirn un acta en la que se har un inventario de los equipos y herramientas que proporcionar el Proveedor para la ejecucin del contrato y que sern almacenados en las instalaciones de ARGOS, y de aquellos equipos y herramientas que sern arrendados por ARGOS al Proveedor para el mismo fin. El acta deber ser revisada al finalizar el contrato por ARGOS, con miras a verificar el efectivo retiro por parte del Proveedor de sus herramientas y equipos y la devolucin de los equipos arrendados por ARGOS en debido estado de conservacin. 3). El Proveedor deber presentar la orden de servicios asignada o en caso de emergencia, la autorizacin del respectivo profesional de ARGOS. 4). El Proveedor deber entregar la lista completa de los empleados que prestarn los servicios o ejecutarn los trabajos, con el fin de permitir su ingreso a las instalaciones. ARGOS deber ponerle de presente al Proveedor que los empleados cuyo ingreso no est previamente informado no podrn ingresar a las instalaciones. 5). El Proveedor deber entregar la lista de los vehculos y de los operadores que utilizar para la ejecucin del contrato, los cuales debern cumplir con los requisitos tcnicos establecidos por ARGOS. ARGOS deber poner de presente al Proveedor que no se permitir el ingreso de vehculos a las instalaciones que no cumplan los requisitos tcnicos. 6). El Proveedor deber cumplir el procedimiento establecido por ARGOS de Control de Acceso a las instalaciones.
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6). ARGOS le informar al Proveedor lo siguientes: (a) La prohibicin de ingreso de armas a las instalaciones, las cuales en todos los casos debern permanecer en la portera de la respectiva sede; (b) La obligatoriedad de cumplir las normas y disposiciones en materia de manipulacin de armas, explosivos y sustancias controladas; (c) El derecho en cabeza de ARGOS de revisar los antecedentes de los empleados de los Proveedores, con miras a proteger su seguridad; y (d) La obligacin a cargo del Proveedor de dar un manejo adecuado a los deshechos peligrosos conforme las leyes aplicables. En caso de que se presenten dudas por parte del Proveedor respecto a la normatividad de ARGOS en sus instalaciones, las mismas debern ser resueltas por el responsable de la Vicepresidencia de Gestin Humana y Organizacional de la respectiva sede.
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