MA N U A L D E DE S P E S A NA C I O N A L 1 E D I O

9 PROCEDIMENTOS CONTBEIS ESPECFICOS

9.1 CLASSIFICAO DA DESPESA ORAMENTRIA Nesse tpico so tratados procedimentos tpicos da administrao pblica que visam padronizao da classificao das despesas por todas as esferas de governo, enfatizando determinadas aquisies nos elementos de despesas que geram mais dvidas. Com a padronizao na classificao, eleva-se aqualidade da consolidao das contas exigida pela Lei de Responsabilidade Fiscal. 9.1.1 Material Permanente x Material de Consumo Entende-se como material de consumo e material permanente: a) Material de Consumo, aquele que, em razo de seu uso corrente e da definio da Lei n 4.320/64, perde normalmente sua identidade fsica e/ou tem sua utilizao limitada a dois anos; b) Material Permanente, aquele que, em razo de seu uso corrente, no perde a sua identidade fsica, e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos. Alm disso, na classificao da despesa com aquisio de material devem ser adotados alguns parmetros que, tomados em conjunto, distinguem o material permanente do Material de Consumo. Um material considerado de consumo: a) Critrio da Durabilidade Se em uso normal perde ou tem reduzidas as suas condies de funcionamento, no prazo mximo de dois anos; b) Critrio da Fragilidade Se sua estrutura for quebradia, deformvel ou danificvel, caracterizando sua irrecuperabilidade e perda de sua identidade ou funcionalidade; c) Critrio da Perecibilidade Se est sujeito a modificaes (qumicas ou fsicas) ou se deteriore ou perca sua caracterstica pelo uso normal; d) Critrio da Incorporabilidade Se est destinado incorporao a outro bem, e no pode ser retirado sem prejuzo das caractersticas do principal. Se com a incorporao houver alteraes significativas das funcionalidades do bem principal e/ou do seu valor monetrio, ser considerado permanente; e e) Critrio da Transformabilidade Se foi adquirido para fim de transformao. f) Critrio da Finalidade Se o material foi adquirido para consumo imediato ou para distribuio gratuita. Observa-se que, embora um bem tenha sido adquirido como permanente, o seu controle patrimonial dever ser feito baseado na relao custo/benefcio desse controle. Nesse sentido, a Constituio Federal prev o Princpio da Economicidade (artigo 70), que se traduz na relao custo-benefcio, assim, os controles devem ser suprimidos quando apresentam como meramente formais ou cujo custo seja evidentemente superior ao risco.
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Assim, se um material for adquirido como permanente e ficar comprovado que possui custo de controle superior ao seu benefcio, deve ser controlado de forma simplificada, por meio de relaocarga, que mede apenas aspectos qualitativos e quantitativos, no havendo necessidade de controle por meio de nmero patrimonial. No entanto, esses bens devero estar registrados contabilmente no patrimnio da entidade. Da mesma forma, se um material de consumo for considerado como de uso duradouro, devido durabilidade, quantidade utilizada ou valor relevante, tambm dever ser controlado por meio de relao-carga, e incorporado ao patrimnio da entidade. A seguir apresentamos alguns exemplos de como proceder anlise da despesa, a fim de verificar se a classificao ser em material permanente ou em material de consumo: a) Classificao de peas no Incorporveis a Imveis (despesas com materiais empregados em imveis e que possam ser removidos ou recuperados, tais como: biombos, cortinas, divisrias removveis, estrados, persianas, tapetes e afins)

A despesa com aquisio de peas no incorporveis a imveis deve ser classificada observando os critrios acima expostos (Durabilidade, Fragilidade, Perecibilidade, Incorporabilidade, Transformabilidade e Finalidade). Geralmente os itens elencados acima so considerados material permanente, mas no precisam ser tombados. No caso de despesas realizadas em imveis alugados, o ente dever registrar como material permanente e proceder baixa quando entregar o imvel, se os mesmos encontrarem-se deteriorados, sem condies de uso. b) Classificao de despesa com aquisio de placa de memria para substituio em um computador com maior capacidade que a existente e a classificao da despesa com aquisio de uma leitora de CD para ser instalada num Computador sem Unidade Leitora de CD. O Manual de Contabilidade das Sociedades por Aes da Fundao Instituto de Pesquisas Contbeis, Atuariais e Financeiras, FEA/USP (FIPECAFI), define os gastos de manuteno e reparos como os incorridos para manter ou recolocar os ativos em condies normais de uso, sem com isso aumentar sua capacidade de produo ou perodo de vida til. Ainda de acordo com esse Manual, uma melhoria ocorre em conseqncia do aumento de vida til do bem do Ativo, do incremento em sua capacidade produtiva, ou da diminuio do custo operacional. Uma melhoria pode envolver uma substituio de partes do bem ou ser resultante de uma reforma significativa. Uma melhoria, como regra, aumenta o valor contbil do bem se o custo das novas peas for maior que o valor lquido contbil das peas substitudas. Caso contrrio, o valor contbil no ser alterado. As adies complementares, por sua vez, no envolvem substituies, mas aumentam o tamanho fsico do ativo por meio de expanso, extenso, etc. So agregadas ao valor contbil do bem. Portanto, a troca da placa de memria de um computador para outra de maior capacidade deve ser tratada como material permanente. Observe que se a troca fosse por outro processador de mesma capacidade deveria ser classificada como material de consumo. A incluso da leitora de CD na unidade tambm deve ser tratada como material permanente, pois se trata de adio complementar, ou seja, novo componente no registrado no Ativo. c) Classificao de despesa com aquisio de Material Bibliogrfico Os livros e demais materiais bibliogrficos apresentam caractersticas de material permanente. (durabilidade superior a 2 anos, no quebradio, no perecvel, no incorporvel a outro bem, no se destina a transformao) Porm, o artigo 18 da lei 10.753/2003, considera os livros adquiridos para bibliotecas pblicas como material de consumo.
Art. 18. Com a finalidade de controlar os bens patrimoniais das bibliotecas pblicas, o livro no considerado material permanente.

As demais bibliotecas devem classificar a despesa com aquisio de material bibliogrfico como material permanente. O artigo 2 da referida Lei define livro:
Art. 2 Considera-se livro, para efeitos desta Lei, a publicao de textos escritos em fichas ou folhas, no peridica, grampeada, colada ou costurada, em volume cartonado, encadernado ou em brochura, em capas avulsas, em qualquer formato e acabamento. Pargrafo nico. So equiparados a livro: I fascculos, publicaes de qualquer natureza que representem parte de livro; II materiais avulsos relacionados com o livro, impressos em papel ou em material similar; III roteiros de leitura para controle e estudo de literatura ou de obras didticas; IV lbuns para colorir, pintar, recortar ou armar; V atlas geogrficos, histricos, anatmicos, mapas e cartogramas; VI textos derivados de livro ou originais, produzidos por editores, mediante contrato de edio celebrado com o autor, com a utilizao de qualquer suporte; VII livros em meio digital, magntico e tico, para uso exclusivo de pessoas com deficincia visual; VIII livros impressos no Sistema Braille.

Biblioteca Pblica uma unidade bibliotecria destinada indistintamente a todos os segmentos da comunidade, com acervos de interesse geral, voltados essencialmente disseminao da leitura e hbitos associados entre um pblico

amplo definido basicamente em termos geogrficos, sem confundir com as bibliotecas destinadas a atender um segmento da comunidade com um propsito especfico. (Acrdo 111/2006 1 Cmara Tribunal de Contas da Unio TCU) Assim, as Bibliotecas Pblicas devem efetuar o controle patrimonial dos seus livros, adquiridos como material de consumo de modo simplificado, via relao do material (relao-carga), e/ou verificao peridica da quantidade de itens requisitados, no sendo necessria a identificao do nmero do registro patrimonial.
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As Bibliotecas Pblicas definiro instrues internas que estabelecero as regras e procedimentos de controles internos com base na legislao pertinente. As aquisies que no se destinarem s bibliotecas pblicas devero manter os procedimentos de aquisio e classificao na natureza de despesa 449052 Material Permanente incorporando ao patrimnio. Portanto, devem ser registradas em conta de Ativo Permanente. d) Classificao de despesa com remodelao, restaurao, manuteno e outros, quando ocorrer aumento da vida til. Quando o servio se destina a manter o bem em condies normais de operao, no resultando em aumento relevante da vida til do bem, a despesa oramentria corrente. Caso as melhorias decorrentes do servio resultem em aumento significativo da vida til do bem, a despesa oramentria de capital, devendo o valor do gasto ser incorporado ao ativo. e) Classificao de despesa com aquisio de pen-drive, canetas pticas, token e similares. A aquisio ser classificada como material de consumo, na natureza da despesa 339030, tendo em vista que so abarcadas pelo critrio da fragilidade . Os bens sero controlados como materiais de uso duradouro, por simples relao-carga, com verificao peridica das quantidades de itens requisitados, devendo ser considerado o princpio da racionalizao do processo administrativo para a instituio pblica, ou seja, o custo do controle no pode exceder os benefcios que dele decorram. 9.1.2 Servios de Terceiros x Material de Consumo O elemento de despesa tem por finalidade identificar o objeto de gasto e pode ser identificado pela forma de aquisio. Na classificao de despesa de material adquirido por encomenda, se a aquisio for de produto disponvel no mercado, ento caracteriza como material, porque o ente no est agregando servio, apenas adquirindo o produto com servio j agregado. Se a aquisio for de produo e elaborao de um produto, ento caracteriza como servio, porque o ente est agregando servio produo de bens para consumo. O fornecedor estar fornecendo servio, embora o resultado final seja um produto para consumo. Nesse contexto, na classificao da despesa de material por encomenda, a despesa s dever ser classificada como servios de terceiros se o prprio rgo ou entidade fornecer a matria-prima. Caso contrrio, dever ser classificada na natureza 4.4.90.52, em se tratando de confeco de material permanente, ou na natureza 3.3.90.30, se material de consumo. Algumas vezes ocorrem dvidas, em virtude de divergncias entre a adequada classificao da despesa oramentria e a legislao fiscal. Nesses casos, a Contabilidade Aplicvel ao Setor Pblico deve procurar bem informar, seguindo, se for necessrio para tanto, a essncia ao invs da forma e buscar a consecuo de seus objetivos, o patrimnio e o controle do oramento. Logo, no h que se cogitar vinculao entre a Contabilidade e a Legislao Fiscal, embora, naturalmente, seja desejvel que os critrios contbeis e fiscais se aproximem tanto quanto possvel. Em outras palavras, os princpios contbeis no podem ser restringidos pela Legislao Fiscal, que modificvel e, no caso de uma Federao como a brasileira, varivel de estado para estado e de municpio para municpio. Portanto, independentemente do tratamento dispensado pela Legislao Tributria, a despesa em questo s deve ser classificada como servios de terceiros se o prprio rgo fornecer a matria prima. Um exemplo clssico dessa divergncia despesa com confeco de placas de sinalizao, classificada como servio pelo artigo 1, 2, item 24 da Lei Complementar n 116, de 31 de julho de 2003 e na classificao oramentria da despesa como material de consumo, se o rgo no fornecer a matria-prima.

9.1.3 Obras e Instalaes x Servios de Terceiros Sero considerados servios de terceiros as despesas com: Reparos, consertos, revises, pinturas, reformas e adaptaes de bens imveis sem que ocorra a ampliao do imvel; Reparos em instalaes eltricas e hidrulicas; Reparos, recuperaes e adaptaes de biombos, carpetes, divisrias e lambris; Manuteno de elevadores, limpeza de fossa e afins. Quando a despesa ocasionar a ampliao do imvel, tal despesa dever ser considerada como obras e instalaes, portanto, despesas com investimento.