INDICE: INTRODUCCIN 4

DATOS DE LA EMPRESA 5 LOGOTIPO DE LA EMPRESA 5 ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA 6 HISTORIA DE LA EMPRESA 7 MISIN DE LA EMPRESA 7 VISIN DE LA EMPRESA 7 VALORES DE LA EMPRESA 7 CARTA COMPROMISO 8 9

JUSTIFICACIN DEL ANLISIS POR REA FUNCIONAL DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO INTERNO 9 SUBSISTEMAS DE OBJETIVOS 9 ANLISIS DEL SUBSISTEMA DE OBJETIVOS SUBSISTEMA ESTRUCTURAL 10 ANLISIS DEL SUBSISTEMA ESTRUCTURAL 10 SUBSISTEMA FINANCIERO 10 ANLISIS DEL SUBSISTEMA FINANCIERO 10 SUBSISTEMA HUMANO 11 ANLISIS DEL SUBSISTEMA HUMANO 11 SUBSISTEMA TECNOLGICO 11 ANLISIS DEL SUBSISTEMA TECNOLGICO 11 DEBILIDADES FORTALEZAS PLANEACIN 12 12 13 13

OBJETIVO GENERAL 13 ALCANCES ESPECIFICOS DE LA AUDITORA DETERMINACIN DEL PERSONAL NECESARIO 13 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 14

DEFINICIN DE LAS TCNICAS A UTILIZAR 15 GUA DE AUDITORA 16

PROCEDIMIENTO DE AUDITORA 16 NOMINAS 17 IMSS 18 CAPACITACIN 18 CUESTIONARIO DE ANLISIS DE CONTROL INTERNO DE LA CONSTRUCTORA COLIMA 19 APROBACIN DEL PROGRAMA DE AUDITORA INFORME 22 22 21

EVALUACIN GENERAL OBSERVACIONES 23 ANEXO 26 27

BIBLIOGRAFIA INTRODUCCIN.

El presente trabajo se desarrolla con la finalidad de reafirmar los conocimientos adquiridos en nuestras clases de Capital Humano II, as como de tener la habilidad para en un futuro no muy lejano poder llevar a cabo nosotros mismos procesos de auditora. En este trabajo se desarrolla punto por punto el desarrollo de una auditoria, en la cual se plasma todos los pasos a seguir para desarrollarla, tomando como ejemplo una constructora en la cual se auditara al departamento de Recursos Humanos. Sabedor de que hay un gran nmero de auditoras, como lo son la contable, administrativa, operativa, etc.; me di a la tarea de realizar un ejemplo de una auditoria administrativa, en la cual se verifican procedimientos que se pudieron realiza errneos, o simplemente con el fin de constatar que todo el manejo administrativo de ese departamento se est llevando a cabo de acuerdo a los procedimientos y manuales que rigen a la empresa. En este trabajo se plasma desde la misin y visn de la empresa, as como el organigrama y personal que realizara la auditoria, para posteriormente trazar un cronograma de las actividades que se tienen que desarrollar en el transcurso de una auditoria, siguiendo con la revisin de toda la documentacin por parte de los auditores, para por ultimo recibir el informe final de la auditora y poder detectar las reas de oportunidad dentro de la empresa o departamento. DATOS DE LA EMPRESA:

ORGANIGRAMA:

HISTORIA DE LA EMPRESA: La empresa Constructora COLIMA, inicio operaciones en el Estado de Colima en el ao de 1999, fundada por el seor Lic. Javier Contreras Rico, desde un principio dedicada a la industria de la construccin, pero que con el transcurso del tiempo y gracias a la excelente visin de su propietario ha ido creciendo da a da y posicionndose en el gusto y preferencia de la sociedad colimense. Desde un principio esta empresa ha tenido como base de crecimiento fomentar y apoyar a los constructores del Estado, fomentando el empleo en el Estado, as como la economa de la sociedad al ofrecer servicios de calidad y a muy bajos precios, haciendo con esto que la preferencia de la sociedad la haga consolidarse como la mejor en su ramo en el Estado de Colima, recibiendo un sinfn de reconocimientos a lo largo de su trayectoria por parte de las diferentes instancias de gobierno como son las cmaras empresariales y de comercio. MISIN DE LA EMPRESA: Atender las necesidades en materia de construccin de la sociedad, proporcionando servicio, calidad y precio; teniendo una rentabilidad creciente y dando a sus empleados la posibilidad de desarrollarse. VISIN: Ser un grupo constructor lder en el mercado, con presencia en el Estado, distinguindose por la calidad en la prestacin de sus servicios, rentabilidad para sus accionistas y un amplio desarrollo para su personal. VALORES: Honestidad, Servicio, Confianza, Transparencia, Compromiso y Responsabilidad. CARTA COMPROMISO: Auditoria Administrativa En atencin a solicitud de auditora el Lic. Javier Contreras Paredes, Propietario de la Constructora COLIMA, ubicado en General Nez No. 225 de esta Cd. de Colima, considera necesaria la realizacin de una auditoria administrativa en dicha empresa que cuenta con 6 reas que se enuncian posteriormente: 1. 2. 3. Recursos Humanos Cobranza rea de Recepcin

4. 5.

Mantenimiento Direccin

De las cuales manifiesta realizar el anlisis de las rea 1, para ello se recurri a un quipo de trabajo compuesto por personal que actualmente desempea cargos de Contadura Pblica, Administracin de Empresas y reas afines a la Administracin y son: Lic. Eduardo Jimnez Corral, C.P Blanca Gonzlez Trejo, Lic. Benjamn Lpez Ibarra, Ing. Jos Humberto Lira Pia, Lic. Tomas Barrios Caldern.

Mismos que se reunieron el da 17 de Agosto del ao en curso acordando realizar dicha auditoria bajo el siguiente programa de trabajo: Primera Etapa Planeacin La auditoria se realizar tomando como base las reas funcionales dentro de las cuales se examinaran: Recursos Humanos

Justificacin del anlisis por rea funcional Control de Personal.- Se percibe que existe una desorganizacin en los documentos que ah se manejan, al tratar de hacer algn trmite de algn trabajador de la empresa, no es localizada, generando retrasos y reproceso. Tiempo: Se propone elaborar la auditoria durante las dos primeras semanas de Septiembre. Diagnostico Administrativo Interno: Subsistemas de Objetivos: Aqu se pretende medir que tan claros estn los objetivos que tiene fijados la empresa. Para esto se entrevisto verbalmente a cuatro empleados de la empresa de distintas reas presentando los resultados a continuacin. Anlisis del Subsistema de Objetivos. Los resultados arrojados fueron los siguientes: 1.1. Todos tienen una misin clara de la empresa, 1.2. Se tienen objetivos claros,

1.3. A pesar de que cada integrante sabe cules son sus objetivos, les hace falta difusin interna. 1.4. Se tienen bien claras las metas. 1.5. No existen programas de trabajo. 1.6. Se da seguimiento al cumplimiento de los objetivos, por medio de reuniones. Subsistema Estructural: Aqu se permitir conocer cul es la estructura organizacional de la empresa, para la toma de decisiones y ver si esta es funcional o no, analizando si los canales de comunicacin internos son los adecuados, as como las cargas de trabajo son equilibradas. Anlisis del Subsistema Estructural. Los resultados de las entrevistas fueron los siguientes: 2.1. Los empleados tienen claras las funciones de cada rea, 2.2. Hay desequilibrio en las cargas de trabajo, 2.3. Falta de comunicacin interna apropiada, 2.4. No existen manuales de organizacin, 2.5. Falta apoyo administrativo en algunas reas. Subsistema Financiero: Es aqu en donde se ven los recursos financieros con que se maneja la empresa, en base a las entrevistas con personal del rea contable, los resultados fueron los siguientes: Anlisis del Subsistema Financiero: 3.1. Existe una distribucin equitativa de los recursos financieros entre las reas de la empresa. 3.2. El departamento de contabilidad no cuenta con informacin confiable y oportuna acerca de sus costos de operacin, 3.3. Hay trabajo continuo en la reduccin de costos 3.4. No reciben apoyo tcnico o asesora en la toma de decisiones financieras. Subsistema Humano: En este subsistema se verifica y analiza las relaciones interpersonales que se dan entre las diferentes personas, as como las relaciones laborales entre las distintas reas que componen la empresa. Anlisis del Sistema Humano: 4.1. Los pagos de los salarios son adecuados. 4.2. Existe un buen clima organizacional, 4.3. Existe disciplina y aceptacin a las polticas de la empresa 4.4. No existe un estilo definido en la direccin de la empresa, 4.5. Los jefes colaboran con los trabajadores,

4.6. Existen oportunidades de ascenso en la empresa. Subsistema Tecnolgico: Dentro de este anlisis se revisa si la tecnologa con la que cuenta la empresa y en la cual realizan sus funciones los empleados es la adecuada para el tipo de actividad que se desempea. Anlisis del Subsistema Tecnolgico: 5.1. La tecnologa no est actualizada para realizar el trabajo, 5.2. Algunos cuentan con el material necesario para realizar su trabajo sin ningn contratiempo, 5.3. La capacitacin del personal no es la suficiente, 5.4. Se cuenta con el equipo necesario para realizar el trabajo sin prdida de tiempo, 5.5. El mantenimiento preventivo y correctivo al activo fijo, no es muy constante, 5.6. No todas las ideas o sugerencias para mejorar las instalaciones son tomadas en cuenta. 5.7. No se tiene implantado ningn mecanismo para medir estndares de calidad en el servicio que se brinda. Respecto al anlisis que se realiza en todos los aspectos de la empresa se detallan a continuacin sus debilidades y fortalezas. DEBILIDADES: a) La empresa no cuenta con canales adecuados de comunicacin interna por lo cual, cierto personal desconoce o no cumple con las metas y objetivos de la empresa. b) Falta un programa de trabajo para cada rea laboral de la empresa. c) No se cuenta en la empresa con un manual de organizacin, que lleve a una buena toma de decisiones y permita una adecuada distribucin del trabajo. d) Falta implantar liderazgo por parte de la direccin y gerencia de la empresa. e) No existen sistemas para medir estndares de calidad y servicio en la empresa. f) Los sistemas de tecnologa que se tienen en la empresa son obsoletos e inadecuados para ciertas reas de la empresa. g) Falta impartir capacitacin en algunas reas y procesos de trabajo, ya que los trabajadores en ocasiones desconocen la forma de realizar sus labores o manejar ciertos aparatos o maquinas necesarias para el desempeo de sus labores. FORTALEZAS: a) Existe un buen clima organizacional dentro de la empresa, lo que permite la resolucin de problemas en forma rpida y oportuna,

b) Existen constantes oportunidades de ascenso en la empresa, c) El pago a los trabajadores es oportuno y adecuado en relacin a las empresas de la competencia, d) Existe disponibilidad para el trabajo y disciplina dentro de la organizacin, e) A pesar de las debilidades que enfrenta la empresa, los clientes siguen teniendo la preferencia con esta empresa con respecto a las de la competencia. PLANEACIN. Objetivo General Localizar e identificar las causas que estn originando los malos resultados en las reas funcionales a auditar, como son, Recursos Humanos y que no nos permiten alcanzar los objetivos organizacionales. Alcance Especfico de la Auditoria La presente auditoria se realizar por reas funcionales dado que se especifica claramente en cuales de estas se detecta las inconsistencia. Determinacin del personal necesario. Lic. Eduardo Jimnez Corral, C.P Blanca Gonzlez Trejo, Lic. Benjamn Lpez Ibarra, Ing. Jos Humberto Lira Pia, Lic. Tomas Barrios Caldern.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.

Definicin de las Tcnicas a utilizar Metodo William P. Leonard Es un examen comprensivo y constructivo de una empresa, de una institucin o de cualquier parte de un organismo en cuanto a los planes y objetivos, sus mtodos y controles, su forma de operacin y sus equipos humanos y fsicos. Fernndez Arena Jos Antonio Es la revisin objetiva, metdica y completa, de la satisfaccin de los objetivos organizacionales, con base en los niveles jerrquicos de la empresa, en cuanto a su estructura, y a la participacin individual de los integrantes de la institucin.

Se determin utilizar una combinacin de ambos mtodos. GUA DE AUDITORIA: Procedimiento de auditoria OBJETIVO: Localizar e identificar las causas que estn originando los malos resultados en las reas funcionales a auditar, como es Recursos Humanos, y que no nos permiten alcanzar los objetivos organizacionales. Recabar los manuales de procedimientos, polticas, programas y reglamentos internos; para verificar que las operaciones de la empresa se realicen con base en la normatividad. Solicitar el organigrama actualizado para analizar la estructura organizacional Solicitar la plantilla de personal actualizada, para: a) Realizar una inspeccin fsica y verificar que el personal se encuentre en su rea de adscripcin. b) Verificar que se cuente con un control de asistencia, mediante el cual se registre la asistencia y permanencia del personal. NOMINAS Solicitar listado de pago de tiempo extra y pago quincenal a los trabajadores de la empresa, para verificar se est depositando puntualmente su salario a los trabajadores Obtener archivo de listados de asistencias de trabajadores de base, temporales y eventuales de la constructora para corroborar que se est llegando y saliendo en los horarios establecidos y no hay ausencias del personal a sus labores. Verificar formatos de todas las incapacidades del personal de la empresa, y checar su correcta aplicacin. Solicitar listados de vacaciones de trabajadores con el fin de checar se cumpla con sus periodos vacacionales en tiempo y forma Recabar listado de permisos de personal para ver se estn aplicando los descuentos en su pago correctamente. Verificar toda la documentacin se est archivando en el lugar adecuado y en forma ordenada para su pronta localizacin. IMSS Solicitar listado de Altas y bajas de los trabajadores temporales ante el IMSS, para comprobar se est cumpliendo con darles atencin mdica oportuna a los trabajadores y sus familias. Revisar listado de pagos al IMSS (cuotas obrero patronales, pago del seguro facultativo para los jubilados y pago del modulo 10 para los trabajadores activos; para verificar se est cumpliendo con estos oportunamente. Solicitar documentacin de prestaciones excedentes (lentes, ortopedia, endodoncias) que se hayan otorgado a los trabajadores, para verificar se est cumpliendo con el pago de dicha prestacin. Constatar se tenga toda la documentacin de su rea en orden y archivada. CAPACITACIN

Solicitar documentacin de todos los cursos de capacitacin impartidos al personal dentro y fuera de la empresa, para constatar se est dando la capacitacin adecuada al personal Revisar listado de asistencias del personal para verificar estn asistencia a la capacitacin que se les imparte. Entrevistar al personal de estudios en nivel acadmico, para constatar se est dando el apoyo necesario para sus estudios. Revisar la documentacin de las becas otorgadas a los hijos de los trabajadores, con el fin de conocer que no exista faltante de documentos en los expedientes de estos. Verificar en los listados de capacitacin, que los instructores sean los adecuados, dependiendo del tipo de instruccin que se le d al personal en su capacitacin. CUESTIONARIO DE ANLISIS DE CONTROL INTERNO DE LA CONSTRUCTORA COLIMA. 1. Conoces la misin y visin de la empresa? Si No

2. Crees que los objetivos en la empresa y en t rea de trabajo se cumplen? Si No

3. Conoces el programa de trabajo de t rea? Si No

4. Se te ha proporcionado tus funciones de trabajo dentro de tu rea de desempeo? Si No

5. Existe un manual de organizacin actualizado? Si No

6. Son adecuados los salarios de t rea, considerando el nivel de los mercados actuales? Si No

7. Cundo surgen problemas en t rea de trabajo, estas se resuelven de manera pacfica, por medio del dialogo y tratando de llegar a las mejores soluciones posibles? Si No

8. Las polticas y prcticas, los horarios y la disciplina son aceptados por todo el personal de manera natural y sin que afecten en el trabajo? Si No

9. La tecnologa existente en la empresa es la adecuada para realizar sus funciones? Si No

10. El personal se encuentra debidamente capacitado para realizar sus funciones o para el manejo de los equipos y materiales necesarios para el desarrollo de sus funciones? Si No

11. Se cuenta en la empresa y rea de servicio con el equipo e instrumentos necesarios para desarrollar sus trabajos sin prdidas de tiempo? Si No

12. Existen mecanismos para la medicin de estndares de calidad en los servicios que brinda la empresa? Si Aprobacin del programa de auditoria En base a la informacin analizada con anterioridad es necesario, efectuar la auditoria a esta organizacin, con la finalidad detectar y corregir las anomalas detectadas en las reas funcionales. En la Cd. Colima, Col. a 31 de Agosto del 2009, se reuni el Lic. Javier Contreras Paredes, Propietario de la Constructora COLIMA, ubicado en General Nez No. 225 de esta Cd., con el despacho Contreras y Asociados, con la finalidad de presentar un contrato de prestacin de servicios profesionales (Auditora Administrativa), el cual abarcar el rea funcional de: Recursos Humanos No

Se estima tendr un duracin del 01 de Septiembre al 17 de Septiembre del ao en curso. Se acuerda el pago de honorarios de un total de 35,000.00 (Treinta y Cinco Mil Pesos 00/100 M.N.), el cual se detallan a continuacin: 50% a la firma del contrato y el otro 50% a la entrega del informe final. Equipo auditor que realizar el trabajo Lic. Eduardo Jimnez Corral (Auditor Principal) C.P. Blanca Gonzlez Trejo, Lic. Benjamn Lpez Ibarra, Ing. Jos Humberto Lira Pia, Lic. Tomas Barrios Caldern Honorarios: $17,500.00

NOTA: La informacin que resulte de esta auditora ser estrictamente confidencial y de uso exclusivo de la Institucin objeto de este contrato. INFORME: EVALUACIN GENERAL: De la revisin practicada a la Constructora Colima, con el fin de hacer una revisin a los controles internos por medio de una auditoria administrativa al departamento de Recursos Humanos se desprenden las siguientes observaciones: 1. Existe un control inadecuado para llevar el registro de asistencias del personal. 2. Existen expedientes del personal incompletos. 3. La tecnologa con la que se manejan las operaciones del rea est obsoleta y le falta mantenimiento, por lo cual no se tiene un correcto resguardo de la informacin. 4. Los manuales de organizacin obsoletos. 5. Falta capacitacin adecuada, a algunos trabajadores respecto al manejo de equipos y herramientas necesarios para el desempeo de sus funciones. 6. Se debe de tener mayor liderazgo en la empresa y tener firmeza en la toma de decisiones. . OBSERVACIONES: OBSERVACIN RECOMENDACIN FECHA DE SOLUCIN 1. CONTROL DE ASISTENCIA SITUACIN ACTUAL: Al realizar una inspeccin al departamento de nominas, en cuanto a los registros de asistencias, se detecto que Jacobo Arias, se encontraba laborando no teniendo registrada su asistencia en el reloj de asistencias y salidas, sin tener justificante alguno CORRECTIVA: Implementacin de un control de asistencias que permita llevar un registro de incidencias que se presenten da a da. CAUSA: El no contar con un control que lleve el registro de las asistencias. EFECTO: Provoca se paguen sueldos no devengados. OBSERVACIN RECOMENDACIN FECHA DE SOLUCIN 2. RECURSOS HUMANOS

SITUACIN ACTUAL: Al analizar los expedientes de los trabajadores temporales Roberto Gmez Tirado y Jess Palacios Tinajero, se detecto que no se tenan sus actas de nacimiento, as como sus movimientos de trabajo de los ltimos quince das. CORRECTIVA: Realizar todos los movimientos de trabajo al da y no recibir documentos de los trabajadores, hasta que estos los tengan completos. CAUSA: Al momento de entregar su documentacin, les hicieron falta documentos y nunca se les exigieron de nueva cuenta, as como falta del personal encargado de nominas de ir registrando los movimientos laborales al da. EFECTO: La secretaria del trabajo pudiera aplicar sanciones en caso de la falta de documentacin completa de los trabajadores as como por la falta de movimientos oportunos de los das laborados de los trabajadores temporales, afectando el patrimonio de la empresa. OBSERVACIN RECOMENDACIN FECHA DE SOLUCIN 3. TECNOLOGA SITUACIN ACTUAL: Al trabajar en el equipo de cmputo de la empresa, se detecto que las maquinas ya tienen muchos aos de servicio y no cuentan con la capacidad de almacenamiento suficiente, as como los programas de estas ya no son los adecuados para el desarrollo de ciertas reas de trabajo. CORRECTIVA: Comprar equipo de cmputo nuevo y programas adecuados para el desarrollo de las funciones del personal. CAUSA: Se comenta que no se han cambiado los equipos de cmputo por falta de presupuesto suficiente. EFECTO: Los trabajadores que cuentan con equipo de cmputo lento por lo cual no desempean sus funciones con rapidez, adems de que se pierde informacin por la falta de capacidad del disco duro de la computadora. OBSERVACIN RECOMENDACIN FECHA DE SOLUCIN 4. ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIN SITUACIN ACTUAL: En el anlisis de la organizacin se detecto que no cuentan con un manual de la procedimientos, el que se encontr tiene ya muchos aos de haber sido elaborado y est obsoleto. CORRECTIVA: Elaborar un manual por parte de los directivos en los cuales se especifiquen las funciones de cada puesto y difundirlos entre los trabajadores. CAUSA: No se cuenta con un manual de procedimientos que se d a conocer a los empleados EFECTO:

Los trabajadores no tiene claras las funciones a realizar y existe una sobrecarga de trabajo en algunos puestos. OBSERVACIN RECOMENDACIN FECHA DE SOLUCIN 5. CAPACITACIN SITUACIN ACTUAL: Al efectuar una inspeccin con el Sr. Fernando Corona sobre la forma de realizar sus labores, se detecto que este no saba al 100% la forma de operar uno de los equipos con los que se realiza la fabricacin de tabicn, pudiendo ocasionar un accidente de trabajo y prdidas econmicas para la empresa y lesiones al trabajador. CORRECTIVA: Disear programas de capacitacin de acuerdo a las necesidades de cada puesto de trabajo y de acuerdo al equipo de trabajo que se necesite operar. CAUSA: No se le da la adecuada capacitacin al personal para el manejo de equipos necesarios para el desarrollo del trabajo. EFECTO: Fala de visin de los encargados de capacitacin para detectar las necesidades de capacitacin en sus trabajadores. OBSERVACIN RECOMENDACIN FECHA DE SOLUCIN 6. DIRECCIN SITUACIN ACTUAL: Al hacer una revisin a todas las reas, se detecto que no existe un liderazgo eficaz en la empresa y falta un mayor grado de firmeza en la toma de decisiones, para que los directivos tomen las acciones correctivas necesarias para el logro de los objetivos y metas de la empresa. CORRECTIVA: Capacitar a la direccin y gerencia en liderazgo para la adecuada toma de decisiones. CAUSA: Se deja que los directivos de cada rea tomen sus decisiones, sin hacer una supervisin eficiente de los planes de trabajo de estos para el logro de los resultados EFECTO: Falta del carcter suficiente de los lideres para tomar el adecuado control de la empresa, con la consecuencia de tener malos resultados en todas las reas si no se toman las medidas necesarias a tiempo. ANEXO: La presente auditoria fue realizada por los siguientes auditores: NOMBRE CARGO FIRMA Lic. Eduardo Jimnez Corral

C.P Blanca Gonzlez Trejo Lic. Benjamn Lpez Ibarra Ing. Jos Humberto Lira Pia Lic. Tomas Barrios Caldern. BIBLIOGRAFA: AUDITORA ADMINISTRATIVA Gestin estratgica del cambio Enrique Benjamn FRANKLIN Segunda Edicin EDITORIAL PEARSON PAGINAS WEB: http://www.mitecnologico.com/Main/MetodoDeWilliamPLeonard