MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENT OS

Manual de Normas y Procedimientos

INTRODUCCIN

El presente manual de normas y procedimientos, tiene como propsitos principales, normalizar las funciones administrativas y normalizar el comportamiento del personal administrativo y de servicio en sus distintos puestos de trabajo para facilitar el desempeo de las actividades asignadas. Como resultado del diagnstico realizado se pudo determinar que el personal de la Estacin ha realizado su trabajo ms en base a experiencia o de acuerdo a las instrucciones emanadas del Gerente General que a un lineamiento planteado en algn instrumento administrativo. Este manual indica a los usuarios, las normas a cumplir para cada procedimiento y la descripcin secuencial del mismo. Su campo de aplicacin son todos los puestos de trabajo que sern los responsables de cumplir lo aqu estipulado, as como velar por el buen funcionamiento de los recursos asignados para desempear sus funciones.

Manual de Normas y Procedimientos Para la ejecucin de su trabajo, todos los empleados de la estacin, deben consultar el presente Manual de Normas y Procedimientos.

La administracin de la empresa puede desarrollarse mediante la descentralizacin de actividades que son llevadas a cabo por las distintas unidades de la organizacin y para que estas actividades se cumplan conforme a los planes de trabajo de la Gerencia General, se emiten Reglamentos, Manuales, Guas, etc., que vienen a ser los instrumentos que contienen las instrucciones bsicas que transmite la Gerencia para que el personal las observe como gua en el desempeo de sus tareas diarias.

SIMBOLOGIA

La simbologa a utilizar en los Anlisis de Procesos es la siguiente: PROCESO INICIAR/ FINALIZAR RETRASO DECISIN CONECTOR DOCUMENTO OPERACIN MANUAL ALMACENAMIENTO

TARJETA

PREPARACIN

TRASLADO

Manual de Normas y Procedimientos

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Nombre: APROBADO
GERENTE GENERAL

NUMERO:
Administracin

Objetivos del Manual. En vigor: Modificado Pgina:_______ ___/___/____

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OBJETIVOS Con la observancia del contenido del Manual se pretende los siguientes objetivos: a) Establecer el sistema de pago de sueldos y salarios del personal de la Estacin de Servicio con la coordinacin de las personas que intervienen en el proceso. b) Facilitar la comprensin de las actividades que se realizan en la Estacin. c) Proporcionar a la Empresa una gua prctica para su personal, para la consecucin de los resultados esperados con un trabajo ordenado en forma sencilla, lgica y secuencial. d) Que los documentos se produzcan adecuadamente y que los mismos fluyan en las fechas fijadas por la administracin.

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e) f)

Que los sueldos y salarios de paguen en las fechas establecidas. Que se efecten las retenciones correspondientes y que estas se entreguen oportunamente a las respectivas reas de operacin para su registro.

g)

Que el administrador revise y apruebe los clculos de pago y en general, todo el contenido de las nminas y planillas.

h)

Que se registren todas las operaciones contables que se originan de esta actividad.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Manual de Normas y Procedimientos NUMERO:

Administracin

Nombre: APROBADO Campo de aplicacin del Manual En vigor: Modificado Pgina:_______ ___/___/____

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GERENTE GENERAL

CAMPO DE APLICACIN
Se entender como el conjunto de Unidades Administrativas y puestos, que tienen relacin con los procedimientos, as como el rea fsica en la que se desarrollan las actividades que se norman en este Manual. El campo de aplicacin de los procedimientos normalizados para la Estacin de Servicio, se circunscribe a las unidades siguientes. Gerente General Gerente Administrativo Asistente Administrativo Supervisor Cajera Encargada de facturacin Jefe de pista Encargado de engrase Ayudante de engrase Despachadores.

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Nombre: Procedimiento Grfico de Reclutamiento y Seleccin de Personal (Propuesto) APROBADO En vigor: Modificado ___________________________________
GERENTE GENERAL

NUMERO:
Administracin

Pgina:_______ Supervisora Asistente Admn.

Inicio

___/___/____ Tiempo Costo

Paso Descripcin / Procedimiento No. 1. Se procede a imprimir el perfil del puesto vacante, este se pegar en la cartelera de Informacin. 2. Se revisara la papelera de las personas interesadas en la plaza, se seleccionaran por lo menos 3 personas para verificar sus datos.

0:02

Q. 0.21

1:30
2

Q. 15.94

3.

Se realiza una entrevista con las personas seleccionadas dndole a conocer salario, puesto a desempear en forma general.

1.30 1

Q. 15.94

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Manual de Normas y Procedimientos NUMERO:

Administracin

Nombre: Procedimiento Grfico de Reclutamiento y Seleccin de Personal (Propuesto) APROBADO En vigor: Modificado ___________________________________
GERENTE GENERAL

Pgina:_______ Supervisora Asistente Admn. 1

No Si

___/___/____ Tiempo Costo

Paso Descripcin / Procedimiento No. 4 Se seleccionada a la persona idnea para la plaza vacante.

1:00

Q. 12.50

Se le informa a la persona para darle los datos de la plaza a ocupar ms detallada, su salario, horario de trabajo, polticas de la empresa, nombre de su jefe inmediato y que da se debe de presentar a trabajar. Fin

0:45

Q. 9.38

TOTALES
Reduccin en Tiempo (Proceso Actual vrs. Propuesto) Reduccin en Costo (Proceso Actual vrs. Propuesto)

4:07

Q. 53.97 43.76% 45.85%

5:23 Q. 63.74

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Nombre: Procedimiento Grfico de Induccin al Puesto de Trabajo.

NUMERO:

Manual de Normas y Procedimientos APROBADO ___________________________________

GERENTE GENERAL

Administracin

En vigor: Pgina:_______ Supervisora

Inicio

Modificado ___/___/____ Tiempo Costo

Paso Descripcin / Procedimiento No. 1. La supervisora de la Estacin, le proporciona su contrato de trabajo para que lo firme, despus le presenta al personal administrativo al nuevo trabajador. 2. 3. La supervisora procede a presentarle a Jefe de Pista y de una forma rpida al dems personal. La Supervisora procede a ensearle las instalacin de la empresa, el listado de clientes de crdito, como accionar las bombas y polticas de despacho.

Empleado Nuevo

0:10

Q. 1.15

0:15

1.75

1:30 Fin TOTALES 1.55

10.32 Q. 13.22

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Nombre: APROBADO Clculo y Pago de prestaciones laborales. En vigor: Modificado Pgina:_______ ___/___/____

NUMERO:
Administracin

_______________________
GERENTE GENERAL

Para el clculo y Pago de prestaciones labores se rige por lo que establece el cdigo de trabajo que es lo siguiente: Clculo y pago de Vacaciones La supervisora de la Estacin ser la responsable de llevar el

rcord de cada trabajador para el pago de vacaciones. 1.1 La Supervisora de la empresa calcula las vacaciones de la persona interesada tomando como base el salario ordinario y extraordinario devengado los ltimos 3 meses. 1.2 El trabajador interesado tendr derecho a gozar de 15 das hbiles ms el da sbado y domingo en total sern 22 das. 1.3 La Supervisora entrega el clculo a la Asistente

Administrativa para su revisin y emisin del cheque de pago 1.4 La Asistente Administrativa entrega el calculo y el cheque para firma a la Gerente Administrativa

Manual de Normas y Procedimientos 1.5 La Gerente administrativa entrega a la Asistente

administrativa el calculo y el cheque ya firmados. 1.6 La asistente Administrativa entrega el calculo con el cheque a la Supervisora para que le avise al trabajador desde que da comienza a gozar sus vacaciones y hacerle de vacaciones. 1.7 En caso fuera por terminacin laboral el calculo se har proporcionalmente. entrega del cheque para lo cual el trabajador debe de firmar el finiquito

Clculo de Bono 14 La supervisora de la Estacin ser la responsable llevar Rcord de cada trabajador para el pago de Bono 14 que ser efectivo El 15 de julio de cada ao. 1.1 La Supervisora de la empresa procede a hacer en la primera semana de julio el calculo de la planilla de Bono 14 tomando en cuenta la fecha de ingreso del personal hasta el 30 de junio del ao en curso, en caso no tengan el proporcional a los das trabajados. 1.2 La Supervisora entrega la planilla de Bono 14 a la Asistente Administrativa para su revisin y proceder a emitir cheques por cada trabajador. 1.3 La Asistente Administrativa entrega la planilla del Bono 14 y los cheques para firma a la Gerente administrativa. ao se har

Manual de Normas y Procedimientos 1.4 La Gerente administrativa firma los cheques y entrega la planilla de Bono 14 y los cheques ya firmados a la Asistente Administrativa. 1.5 La Asistente administrativa revisa que todos los cheques estn firmados y los entrega a la Supervisora. 1.6 La supervisora al pagar la planilla de salarios de la segunda semana de julio hace entrega tambin del cheque de Bono 14. Por medio de cheque dentro de los primeros quince das calendario siguientes al mes que finaliza y conforme a los trminos del contrato suscrito con la empresa.

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Nombre: Pago de sueldos y salarios al personal APROBADO En vigor: Modificado _______________________
GERENTE GENERAL

NUMERO:
Administracin

Pgina:_______

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NORMAS
1. CLASIFICACIN DE LAS REMUNERACIONES

Manual de Normas y Procedimientos La clasificacin que se contempla en el presente manual, contiene bsicamente las remuneraciones de ley, las cuales consisten en los pagos , salarios ordinarios, extraordinarios y bonificaciones segn la ley que se le hacen al personal de la Estacin. 1.1.1.1. Salarios Ordinarios

Ser el pago que se efecte al personal que labore de acuerdo a lo estipulado segn el cdigo de trabajo en Jornadas Ordinarias.

1.1.1.2.

Jornada Diurna

Es aquella que se ejecuta entre la seis y las dieciocho horas un mismo da. No puede exceder de 44 horas semanales.

1.1.1.3.

Jornada Nocturna

Es aquella que se ejecuta entre las dieciocho horas de un da y las seis horas del da siguiente. No puede exceder de 36 horas semanales. 1.1.1.4. Jornada Mixta

Es la que se ejecuta durante un tiempo que abarca parte del perodo diurno y parte del perodo nocturno. No puede exceder de 42 horas semanales. 1.1.1.5. Salarios Extraordinarios

Ser el pago que se efecte al personal que labore ms tiempo de lo estipulado segn las jornadas de trabajo.

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1.1.1.6.

Bonificaciones:

Ser el pago que se efecte al personal segn decreto 7-2000 del congreso de la repblica, ser de Q.250.00 al mes.

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Nombre: Procedimiento para elaboracin y pago de planillas. APROBADO En vigor: Modificado _______________________
GERENTE GENERAL

NUMERO:
Administracin

Pgina:_______

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1.

PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIN Y PAGO DE PLANILLAS

2.1. Los das viernes por la tarde la supervisora procede a

recoger las tarjetas de entrada y salida del personal para determinar las horas trabajadas.

Manual de Normas y Procedimientos 2.2. Procede a hacer los clculos para elaborar la semanal. 2.3 Terminada la planilla la asistente administrativa procede a planilla

verificar la planilla. 2.4 Ya revisada la planilla se le entrega a la supervisora para que el da sbado a medio da se proceda a pagar en efectivo. 2.5 El sbado la supervisora llama al personal para hacerle efectivo el pago firmando el libro de planilla para su entera satisfaccin.

Manual de Normas y Procedimientos

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Nombre: Procedimiento grfico para elaboracin y pago de planillas. (ACTUAL) APROBADO En vigor: Modificado _________________________________
GERENTE GENERAL

NUMERO: Administracin

Pgina:____________

_____/______/____ Tiemp o 10 30 15 20 30 TOTALES 1:45

ASISTENTE No. 1 2 3 4 5 DESCRIPCION Los das viernes por la tarde la supervisora procede a recoger las tarjetas de entrada y salida del personal para determinar las horas trabajadas. Procede a hacer los clculos para elaborar la planilla semanal. Traslada la planilla a la asistente administrativa para verificar y autorizar la planilla. Ya Autorizada la planilla se le entrega a la supervisora para que el da sbado a medio da se proceda a pagar en efectivo. El sbado la supervisora llama al personal para hacerle efectivo el pago firmando el libro de planilla para su entera satisfaccin. SUPERVISORA ADMINISTRATI VA

Costo

1.15 3.44 1.72 2.29 3.44 12.04

Autoservicio de Estacin de Servicio Pgina -16

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Nombre: Procedimiento para el Control de las Ventas APROBADO En vigor: Modificado _______________________
GERENTE GENERAL

NUMERO:
Administracin

Pgina:_______

___/___/____

PROCEDIMIENTOS PARA CONTROL DE VENTAS Cuadro No 1 1. La supervisora toma las lecturas de cada bomba, quetzales y galonajes, as como las medidas de los tanques, tomando nota en el documento # 1 como lectura inicial. 2. Al otro da la Supervisora a las 7;00 am. Vuelve hacer el procedimiento del inciso 1, pero se anotar en lectura como lectura final. 3. Se procede a restar las lecturas: Lectura final(- )Lectura inicial tanto en galones como en quetzales para determinar el monte de la venta . 4. Si hubiere ventas de lubricantes y de servicios se procede a determinar su monto y anotarla en la parte Lubricantes, repuestos y servicios del documento #1. 5. Ya determinado el monto de combustible vendido y estimado de lubricantes, repuestos y servicios se determina un monto total. 6. Ya determinado el monto total de las ventas se procede a sumar los vales de crdito y tambin el dinero en efectivo verificando que cuadre .

7. Ya determinado el monto de ventas de galones de combustible se procede a anotarlo en la columna de Inventario de Combustible diario en el rengln de ventas. 8. Se procede a verificar las medidas en pulgadas en la tabla de calibracin de tanques por producto. 9. Si se hubieran realizado compras de combustible se anota en el rengln compras el galonaje recibido. 10. Se procede a sumar el Inventario inicial las compras ( - ) las ventas y as determinar la existencia terica. 11. Se procede a restar la existencia terica (-) existencia fsica (son las cantidades que resultan de medir los tanques) para determinar los faltantes y sobrantes del da. 12. Se procede a sumar las ventas y las compras en las columnas, para llevar un acumulado en el cuadro de Inventario de Combustible Acumulado. 13. 14. Debe tomarse en cuenta que en el registro acumulado la Se procede a anotar en otro cuadro en blanco las lecturas existencia final pasa a hacer la existencia inicial del siguiente mes. finales del da pasan a hacer lecturas iniciales para el siguiente da, lo mismo que las existencias de combustible. 15. 16. 17. En el cuadro de clientes crdito se anotarn los vales de Ya terminado el cuadro No.1 de ventas se le traslada a la Ya verificados el cuadro No.1 la Asistente Administrativa ventas al crdito. Asistente Administrativo para que verifique las operaciones. procede a efectuar los depsitos bancarios (esta operacin de depositar no se realiza a una misma hora por razones de seguridad) 18. La supervisora traslada los vales de crdito a la Cajera para que los anote en el krdex y los archive en cada flder del cliente correspondiente.

19.

Ya efectuado el depsito la Asistente Administrativa deber la boleta de depsito al cuadro de ventas

engrapar

correspondiente. Cuadro No. 2 1. La Asistente Administrativa procede a ingresar al programa Excel, en el archivo control de ventas. 2. Procede a ingresar las lecturas de galones y quetzales (estos datos estn anotados en el cuadro No. 1 de ventas). 3. Al terminar de operar todos los datos debe coincidir los resultados con el cuadro No. 1 de ventas. 4. Procede a imprimir el cuadro de ventas diaria. 5. Se procede a verificar el cuadro de ventas acumulado, los datos del cuadro de ventas diario pasan al cuadro de ventas acumulado automticamente. 6. El cuadro de acumulado se tienen que ir sumando las compras de combustible. 7. Si se requiere de imprimir el cuadro de ventas acumuladas se realiza, sino slo se graba. 8. Al finalizar el mes se imprime el cuadro de ventas acumuladas para archivarlo en un flder y tener un registro de ventas mensuales. 9. Las lecturas finales de galones y quetzales as como la existencia de combustible de fin de mes pasan a ser iniciales para el siguiente mes.

BIBLIOGRAFA

www.shell.com