REGLAMENTO DE CAJA CHICA

1.- OBJETIVO El funcionamiento de un Fondo Fijo o de Caja Chica, tiene el objetivo principal de cubrir gastos menores y de urgencia que requiera realizar en forma circunstancial alguna unidad de la Institucin 2.- RESPONSABILIDAD a) El funcionario encargado del manejo de Caja Chica, ser el directo responsable de la aplicacin del presente Reglamento y de las disposiciones y procedimientos vigentes que norman su funcionamiento. b) El responsable del manejo del Fondo Fijo de Caja Chica, ser un funcionario que habitual y especficamente no realice las siguientes funciones: Manejo de materiales y suministros en Almacn Registros Contables

c) El encargado de caja chica, est prohibido de efectuar las siguientes operaciones Cambio de Cheques personales Otorgar y aceptar valores en garanta por concepto de anticipo y prstamos temporales. Efectuar gastos no contemplados en el presente reglamento.

d) Los funcionarios que soliciten, realicen, autoricen, procesen y administren los desembolsos de de Caja Chica son responsables de su control y adecuada utilizacin de los recursos en cumplimiento al Decreto Supremo N 22165 de 5 de abril de 1989 3.- DETERMINANCIN DEL FONDO DE CAJA CHICA La autoridades respectivas establecern los montos del Fondo fijo, de acuerdo a las estrictas necesidades, debiendo girarse los cheques de constitucin del fondo a la orden del funcionario responsable de su manejo previa apertura del cargo respectivo creado al iniciarse una gestin econmica, y posteriormente toda reposicin se efectuara a la presentacin y aprobacin de la rendicin de cuenta documentada. 4.- DESEMBOLSO MAXIMO DE GASTO

a) La Caja Chica podr atender gastos menores hasta un tope mximo equivalente al 10% del
monto global del fondo asignado, teniendo en cuenta que se trata de un fondo constituido y destinado a la atencin exclusiva de gastos menores y de urgencia

5.- CUENTAS CONTABLES DE GASTO, PRESUPUESTO Y CAJA CHICA Siendo el objetivo hacer del control un instrumento eficiente y eficaz, se establece una relacin muy estrecha entre las cuentas contables de gasto, presupuesto y el funcionamiento de Caja Chica, por lo que, el Fondo Fijo recibir recursos con cargo a las apropiaciones contable/presupuestarias del presupuesto aprobado, debiendo utilizar las siguientes partidas relacionadas con el fondo fijo: DESCRIPCION Gastos destinados al pago de transporte del personal en labores oficiales Gastos por adquisicin de papel de escritorio Gastos destinados a la adquisicin de tiles de escritorio (tintas, lpices, bolgrafos etc.) Gastos por compra de material de limpieza (jabn, detergente etc.) Gastos en productos alimenticios tales como: refrigerios para el personal que por razones de trabajo justificado amplan su jornada laboral Adquisicin de materiales para mantenimiento de oficinas tales como cemento, yeso, madera vidrios, caerias, alambres, clavos, tornillos, etc. Gastos por adquisicin de repuestos y herramientas menores, comprende repuestos para maquinas de calcular, escribir, fotocopiar, herramientas martillos alicates, desentornilladotes, chapas para escritorio, llaves etc. Partida Presupuestaria 22600 32100 39500 Cdigo Transporte Personal Papel de escritorio Utiles de escritorio y oficina Material de limpieza Alimentos

de

39100 31100

24100

Mantenimiento y reparacin de edificios y equipos

348

Herramientas menores

6.- DOCUMENTACION DE RESPALDO PARA EL PAGO DE CAJA CHICA Los jefes inmediatos y el encargado del fondo fijo de Caja Chica deben cumplir y hacer cumplir todas las instancias del tramite para utilizar estos fondos en gastos menores y de urgencia, exigiendo previo a la autorizacin de pago, la siguiente documentacin sustentatoria:

a) La solicitud debe llevar el nombre, apellido y firma del funcionario solicitante, fecha y VB de su jefe inmediato. b) El encargado de Caja Chica pedir de su jefe inmediato superior, la verificacin y autorizacin del gasto solicitado. c) Por cada desembolso se emitir un comprobante de Caja Chica numerado correlativamente por el responsable, conteniendo los siguientes datos: Fecha de Desembolso Importe del gasto numeral y literal Nmero y fecha del justificante que respalda la operacin Nombre y Apellido y/o unidad beneficiaria Firma y Nmero de carnet de identidad del beneficiario Sello y rubrica de la persona natural o jurdica receptora del pago Firma y Sello del funcionario superior que autoriza el pago Firma del encargado de Caja Chica Apropiacin contable y presupuestaria definida.

d) El encargado efectivizara la cancelacin en base a la solicitud debidamente autorizada e) A cada comprobante de Caja Chica deben acompaar los siguientes justificantes: Pedido, Factura Fiscal (original) excepto en los casos en que resulte difcil obtener (servicio de taxi) f) Los Comprobantes de Caja Chica con registro errado sern anulados. g) El importe de cada desembolso no debe exceder del lmite establecido en el presente instructivo (4a) h) En caso de entregar fondos de caja chica para gastos menores a ser justificados posteriormente, el responsable utilizar un VALE PROVISIONAL autorizado por el inmediato superior, luego la operacin ser regularizada con el comprobante de caja chica en el plazo mximo de cinco das y simultneamente se anulara el Vale Provisional. Si el receptor del dinero no justifica su utilizacin presentado los descargos, vencido el plazo el responsable de Caja Chica descargar el Vale Provisional, cargando a la cuenta personal del funcionario que recibi el dinero y est informacin har conocer a la Unidad Administrativa para su recuperacin mediante el descuento por planilla de haberes. 7.- REPOSICION DE FONDOS DE CAJA CHICA El reembolso o reposicin de fondos a Caja Chica, proceder cuando: a) Los gastos efectuados hayan alcanzado el 70% del monto global, de modo que en tanto se tramite la reposicin continu operando con el saldo el 30% en poder del encargado. b) Para efectos de reembolso del fondo fijo de caja chica, el funcionario encargado acompaara la siguiente documentacin: Copia del Comprobante de pago anterior Rendicin de cuentas con justificantes originales y facturas

c) Los gastos y sus descargos deben corresponder a fechas posteriores respecto a la ltima entrega del fondo fijo d) En el reverso de las facturas por los gastos efectuados debe detallarse las especificaciones del trabajo o servicio efectuado.

e) La ejecucin del gasto debe efectuarse en la misma fecha en que seala el comprobante de caja chica, no siendo procedente el descargo de varias facturas de distintas fechas, en un solo comprobante de caja chica. f) Previa a la autorizacin de reposicin el jefe inmediato del encargado de caja chica deber: - Determinar la correcta aplicacin del presente instructivo - Cotejar los comprobantes de Caja Chica y sus justificativos respectivos. - Verificar la legalidad de su emisin y autorizacin del gasto. - Verificar el saldo del efectivo no utilizado. - Anular con sello toda la documentacin de descargo g) La Rendicin de cuentas por reposicin de caja chica deber ser numerada correlativamente para un control ms eficiente, el responsable retendr para su archivo una copia conjuntamente el comprobante de pago h) La Rendicin de cuenta presentada para la reposicin de fondos por el valor utilizado deber ser aprobada por el Jefe Financiero y Director Administrativo Financiero, debiendo contabilizar con comprobante de pago con cargo directo a las cuentas que dieron lugar a su movimiento y abono a la cuenta corriente bancaria, emitiendo el cheque a la orden del responsable por le importa a ser reembolsado. i) Independientemente de stos procedimientos recomendaos para el funcionamiento de caja chica, se podrn practicar arqueos sorpresivos por parte de la unidad pertinente 8.- REGISTRO AUXILIAR DE CAJA CHICA El responsable del fondo de caja chica llevara un libro auxiliar para el control de movimiento de caja chica donde oportunamente asentar cronolgicamente todas las provisiones, reembolsos y pagos realizados, cuyo saldo peridico ser igual al efectivo mas el importe total de los vales provisionales. Autor: Lic. Moiss Glvez Herrera (Derechos Reservados) Prohibida su reproduccin total o parcial