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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVE, BUDGETAIRE, COMPTABLE ET FINANCIERE PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE GRH

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVE, BUDGETAIRE, COMPTABLE ET FINANCIERE DE LAGENCE NATIONALE DE GESTION DE LA GRATUITE DE LA CESARIENNE (ANGC)

PREAMBULE

LAgence Nationale de Gestion de la Gratuit de la Csarienne (ANGC) sest vue confier par le Gouvernement, la stratgie de mise en uvre de la gratuit de la csarienne au Bnin travers le dcret N2009-096 du 30 mars 2009 portant sa cration, organisation et fonctionnement.

Cette responsabilit impose la mise en place dune procdure de gestion rigoureuse conformment larticle 16 du rglement comptable relatif au droit comptable dans les Etats de lUEMOA.

Convaincus de lutilit de cet outil de travail, les responsables de lAgence Nationale de Gestion de la Gratuit de la Csarienne (ANGC) ont dcid de doter lAgence dun manuel de procdures administrative, budgtaire, comptable et financire en faisant recours au Centre National de Formation Comptable qui en a lexpertise.

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INTRODUCTION

Le manuel de procdures administrative, budgtaire, comptable et financire est un document de travail indispensable impos par la rglementation communautaire. En effet, larticle 16 du droit comptable OHADA stipule que : pour maintenir la continuit dans le temps de laccs linformation, toute entreprise tablit une documentation dcrivant les procdures et lorganisation comptable .

Instrument de mise en uvre dune politique de gestion saine, le prsent manuel, vient mettre tous les boulets de sauvegarde adquats pour viter les clivages pouvant entraner un disfonctionnement dans la gestion de lANGC.

Les procdures dcrites dans ce manuel sont fondes sur les principes de gestion en matire administrative, budgtaire, comptable et financire, gnralement admis et devant garantir la transparence dans la circulation des informations.

Ce manuel prsente une double finalit consistant : - satisfaire aux exigences du dcret N2009-096 du 30 mars 2009 portant cration, organisation et fonctionnement de lAgence Nationale de Gestion de la Gratuit de la Csarienne ; - formaliser des procdures par le biais dun guide qui servira de document de rfrence pour tous les agents de lANGC dans lexercice de leur mission ; - servir de repre aux diffrentes institutions daudit. A ce titre, le prsent manuel de procdures administrative, comptable et financire est structur en trois grandes parties savoir :
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- la procdure administrative, - la procdure budgtaire, comptable et financire, - la diffusion et lactualisation du manuel.

PREMIERE PARTIE : PROCEDURE ADMINISTRATIVE

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I.

CADRE ORGANISATIONNEL DE LAGENCE NATIONALE DE GESTION DE LA GRATUITE DE LA CESARIENNE (ANGC)

Des principes dorganisation des structures reposant sur des bases solides sont essentiels pour que lAgence Nationale de Gestion de la Gratuit de la Csarienne (ANCG) fonctionne dune manire efficace. Lenvironnement actuel est devenu de plus en plus complexe avec lacclration de linformation et de la bureautique. Il en rsulte que lorganisation et les principes qui sy rattachent sont plus importants. Le prsent manuel de procdure dcrit lorganisation de lAgence Nationale de Gestion de la Gratuit de la Csarienne et dfinit les attributions lui incombant. Organiser, cest tablir la meilleure relation possible entre le travail, le personnel, linformation et le lieu de travail en vue de la ralisation dun plan daction. La bonne organisation de lAgence Nationale de Gestion de la Gratuit de la Csarienne (ANCG) aura de linfluence sur la satisfaction du personnel, sa motivation et ses rsultats. Cest pour cette raison quil sera surveill en permanence, les changements qui seront apports au sein de lAgence Nationale de Gestion de la Gratuit de la Csarienne (ANCG). Cette politique se traduira dans la prsentation et lorganisation de lAgence. I.1 PRESENTATION DE LAGENCE NATIONALE DE GESTION DE LA GRATUITE DE LA CESARIENNE (ANGC) I.1.1 DENOMINATION ET CREATION Conformment au Dcret N 2009-096 du 30 Mars 2009, il est cr en Rpublique du Bnin un Etablissement Public caractre social dnomm Agence Nationale de Gestion de la Gratuit de la Csarienne .

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Elle est rgie par la loi n94-009 du 28 juillet 1994 portant cration, organisation et fonctionnement des offices caractre social, culturel et scientifique.

I.1.2 STATUT JURIDIQUE LAgence Nationale de Gestion de la Gratuit de la Csarienne (ANGC) est un tablissement public dot de la personnalit morale et de lautonomie financire. I.1.3 OBJET SOCIAL LAgence Nationale de Gestion de la Gratuit de la Csarienne (ANGC) est charge de la mise en uvre de la politique du gouvernement en matire de gratuit de la csarienne conformment aux dispositions du Dcret N 2008730 du 22 Dcembre 2008 portant gratuit de la csarienne au Bnin. A ce titre, elle est charge de : o Concevoir la stratgie de mise en uvre de la gratuit de la csarienne au Bnin ; o Planifier, suivre et valuer les activits affrentes son domaine de comptence ; o Mobiliser les ressources financires ncessaires la prise en charge de la csarienne par les hpitaux publics, les hpitaux privs, confessionnels ou associatifs agrs. I.1.4 SIEGE SOCIAL Le sige social de lAgence Nationale de Gestion de la Gratuit de la Csarienne (ANGC) est fix Cotonou. Il peut tre transfr en tout autre lieu du territoire national sur dcision du Conseil dAdministration approuve par le Conseil des Ministres. I.1.5 ZONE DINTERVENTION La csarienne est offerte gratuitement dans les tablissements suivants : - les hpitaux publics ;
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- les hpitaux privs, confessionnels ou associatifs agrs par lEtat. (Confre arrts portant agrment des hpitaux agrs pour la gratuit de la csarienne).

I.1.6 CORPS DE CONTRLE 1- Le Ministre de la Sant LAgence Nationale de Gestion de la Gratuit de la Csarienne (ANGC) est soumise au contrle du Ministre en charge de la Sant travers les services de contrle interne (DIVI). Ce contrle est exerc essentiellement pour vrifier si les objectifs qui lui sont fixs sont conformes aux grandes orientations dfinies par le gouvernement. 2- Le Ministre des Finances Le Ministre charg des Finances, pour sassurer de la qualit de la gestion de lAgence Nationale de Gestion de la Gratuit de la Csarienne (ANGC), diligente des contrles et des audits par le truchement de lIGF. 3- La Cour Suprme La Cour Suprme travers la Chambre des Comptes, connait des comptes annuels de lAgence Nationale de Gestion de la Gratuit de la Csarienne (ANGC). La dure de ces contrles doit tre dtermine quand ils sont ordonns, ventuellement prolonge dun nouveau dlai en cas de ncessit et sur rapport circonstanci des agents chargs de ces contrles. 4- Le Conseil dAdministration LAgence Nationale de Gestion de la Gratuit de la Csarienne (ANGC) est administre par un Conseil dAdministration investi des pouvoirs les plus tendus, pour agir en toutes circonstances au nom de lAgence. Il les exerce dans la limite de son objet social.
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Il est compos de neuf (09) membres nomms par dcret pris en Conseil des Ministres savoir : Un reprsentant du ministre en charge de la sant Un reprsentant du ministre en charge des finances Un reprsentant du ministre en charge de la dcentralisation Un reprsentant du ministre en charge de la famille Un reprsentant des Mdecins de la Socit de Gyncologie et dObsttrique du Bnin et du Togo (SGOBT) Un reprsentant de lAssociation Nationale des Sages Femmes Un reprsentant de lOrdre National des Pharmaciens Un reprsentant des Partenaire au dveloppement de la Sant Un reprsentant du Personnel de lAgence

Il est prsid par le reprsentant du Ministre en charge de la Sant avec le reprsentant du Ministre en charge des Finances comme vice- prsident. Le Conseil dAdministration dlibre sur toutes les questions qui intressent le fonctionnement de lagence. A cet effet, il : - approuve la politique gnrale de lagence Nationale de Gestion de la gratuit de la csarienne (ANGC) conformment aux orientations et aux objectifs fixs par le gouvernement ainsi que son plan daction ; - vote le budget qui lui est soumis par la Direction Gnrale et approuve les comptes de gestion ; - adopte le rglement intrieur de lAgence Nationale de Gestion de la gratuit de la Csarienne (ANGC) ; - donne son avis sur tous les projets qui lui sont soumis par les pouvoirs publics. 5- Le Commissaire aux Comptes Il est institu auprs de lagence Nationale de Gestion de la Gratuit de la Csarienne (ANGC) un Commissariat aux Comptes remplissant les fonctions

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lgales et nomm par dcret pris en Conseil des Ministres sur proposition conjointe du Ministre en charge des Finances et du Ministre charg de la Sant. Il procde au moins deux fois par an une vrification approfondie des comptes de trsorerie tels quarrts par le Directeur Gnral et au moins une fois par an une vrification approfondie de tous les comptes de lAgence. Ces vrifications donnent lieu au dpt dun rapport gnral qui est adress directement et simultanment au Conseil dAdministration, au Ministre en charge de la Sant et au Ministre charg des Finances.

6- Le comit de direction Le comit de direction est un organe consultatif. Il est consult pour les dcisions importantes telles que llaboration du budget et le plan daction de lAgence et puis gnralement sur toutes les questions que lui soumet le Directeur Gnral. Il se runit la diligence de ce dernier ou la demande de la majorit absolue de ses membres.

I.1.7 POPULATION CIBLE La gratuit de la csarienne profite aux femmes csariser dans les hpitaux publics, les hpitaux privs, confessionnels ou associatifs agrs par lEtat (voir liste Annexe.). I.2 ORGANISATION DE LAGENCE NATIONALE DE GESTION DE LA GRATUITE DE LA CESARIENNE (ANGC) LAgence Nationale de Gestion de la Gratuit de la Csarienne (ANGC) du point de vue de son organisation repose sur :

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- la manire dont la direction gnrale a mis en place une structure formelle pour optimiser lemploi du personnel, des ressources financires et des moyens dinformation ; - la manire dont lAgence regroupe ses activits avec un directeur affect chaque catgorie de responsable de la surveillance des tches et des programmes de travail ; - les relations entre les fonctions, les postes, les tches et le personnel ; - la manire dont les cadres dfinissent et rpartissent les tches accomplir dans leurs dpartements et dlguent lautorit ncessaire leur accomplissement. A ce titre, lAgence Nationale de Gestion de la Gratuite de la Csarienne (ANGC) comprend : I.21 Au NIVEAU DE LA DIRECTION GENERALE DE LAGENCE un Directeur Gnral (DG); un Secrtariat Particulier(SP) ; un Agent Comptable(AC) ; un Directeur Administratif et Financier(DAF) ; un Directeur de la Coopration et de la Communication(DCC) ; un Directeur du Suivi et de lEvaluation (DES) ; un Directeur de la Qualit(DQ) ; un Directeur de la Rglementation et du Contentieux(DRC).

Chaque direction de lAgence Nationale de Gestion de la Gratuit de la Csarienne (ANGC) est organise en services. Le profil, les objectifs et les principales responsabilits de chaque acteur sont contenus dans les fiches mtiers correspondantes.

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POSTE N : 01

Directeur Gnral (DG)

POSTE HIERARCHIQUE : Conseil dAdministration SUBORDONNES : tout le personnel de lANGC RELATIONS FONCTIONNELLES : lAC et tous les autres Directeurs PROFIL - Etre un cadre A1 et avoir un diplme post universitaire dans le domaine de lEnergie (Bac + 5). - Avoir une connaissance approfondie en gestion administrative - Matriser la gestion des ressources humaines - Avoir une connaissance en gestion comptable et financire - Avoir au moins dix (10) ans danciennet dont cinq (5) au moins un poste de responsabilit. OBJECTIF Mettre en uvre la politique de lAgence en matire de gestion de la direction gnrale et assurer la coordination des diffrents services RESPONSABILITES - Assurer la direction gnrale de lAgence - Reprsenter lAgence dans ses rapports avec les tiers - Assurer la coordination des diffrents services de lAgence et rpondre devant le Conseil dAdministration - Assurer la gestion du patrimoine de lAgence - Assurer la gestion de lAgence et la reprsenter dans tous les actes de la vie civile - Assister avec voix consultative aux runions du Conseil dAdministration.
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- Elaborer et excuter le budget de fonctionnement et dinvestissement de lAgence - Recevoir les dons et libralits et en informer le Conseil dAdministration - Signer les contrats de travail ventuels du personnel de lAgence - Etre lordonnateur du budget de lAgence - Veiller la gestion des stocks dans le respect de la rglementation en vigueur notamment en matire dhygine et de scurit. - Etre responsable du dveloppement de lAgence dans le cadre de la politique gnrale dfinie par le Conseil dAdministration. - Soumettre lapprobation du Conseil et dAdministration trois, mois avant la fin de lexercice, une tude prvisionnelle sur les perspectives dactivits de lexercice suivant ;

POSTE N : 02

Secrtaire Particulier(SP)

POSTE HIERARCHIQUE : Directeur Gnral SUBORDONNES : nant RELATIONS FONCTIONNELLES : tous les Directeurs PROFIL - Etre titulaire dun Brevet de Technicien Suprieur (Bac + 2) ou dun Diplme de Technicien Suprieur (Bac + 3) en secrtariat de Direction. - Matriser parfaite des travaux de secrtariat et de ladministration - Avoir une connaissance approfondie de loutil informatique - Avoir exerc au moins trois (3) ans dans le domaine OBJECTIF Assister le Directeur Gnral dans la mise en uvre de la politique de lAgence. en de gestion du secrtariat particulier. RESPONSABILITES
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Assurer la tenue du secrtariat particulier Veiller au bon fonctionnement du secrtariat particulier de lAgence Procder une tenue correcte des registres des courriers confidentiels Rdiger les correspondances confidentielles Procder aux photocopies des diverses correspondances confidentielles Veiller la mise en forme, lenregistrement et la ventilation du courrier confidentiel larrive et au dpart - Veiller la conservation du courrier confidentiel du Directeur Gnral, - Assurer la gestion de lagenda du Directeur Gnral en liaison avec le Secrtariat Administratif - Excuter toutes autres tches lui confies par le Directeur Gnral.

POSTE N : 03

Agent Comptable(AC)

POSTE HIERARCHIQUE : Directeur Gnral SUBORDONNEES : nant RELATIONS FONCTIONNELLES : DG ; SCF

PROFIL - Etre un cadre de la catgorie A, ou B, ou avoir le Bac + 4 ; - avoir une solide formation en Comptabilit et en Finances Publiques ; - tre nomm, par Arrt conjoint du Ministre charg des Finances et du Ministre de la Sant, Agent Comptable ou Agent Comptable par intrim.

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La dure de lintrim est de six (06) mois au maximum renouvelable une seule fois. LAgent Comptable titulaire doit prter serment devant le tribunal de Premire Instance avant sa prise de fonction. Il est justiciable de la chambre des comptes de la Cour Suprme. Par ailleurs, en cas de besoin, il est soumis au contrle priodique de lInspection Gnrale des Finances et de lInspection Gnrale du Ministre.

OBJECTIF Assurer la mise en uvre de la politique de lAgence en matire de gestion des finances publiques RESPONSABILITES - Veiller aux rgles de gestion des finances publiques en effectuant un contrle priori portant sur la rgularit des dpenses - Signer les chques conjointement avec le Directeur Gnral - Procder une tenue correcte des registres y relatifs

POSTE N : 04

Directeur Administratif et Financier(DAF)

POSTE HIERARCHIQUE : Directeur Gnral SUBORDONNEES : SARH ; SCF RELATIONS FONCTIONNELLES : lAC et tous les Directeurs

PROFIL - Etre un cadre de la catgorie A ou avoir le Bac + 4


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- Avoir une connaissance approfondie des Finances Publiques - Matriser la gestion comptable et financire - Exprience dau moins cinq (5) ans un poste de responsabilit similaire OBJECTIF Mettre en application la politique de lAgence en matire de gestion des ressources humaines, matrielles et financires en relation avec les autres Directions de lAgence RESPONSABILITES - Elaborer et suivre lexcution du budget de fonctionnement et dinvestissement de lAgence - Veiller lutilisation des ressources matrielles et financires de lAgence conformment aux procdures en vigueur - Procder linventaire annuel du patrimoine de lAgence - Centraliser et grer toutes les demandes de fournitures et de matriels de lAgence - Assurer la gestion des ressources humaines - Elaborer un plan de formation et suivre la carrire des agents - Assurer la programmation financire des activits de lAgence - Superviser la tenue de la comptabilit de lagence conformment aux rgles en vigueur - Elaborer les tats financiers - Mettre en place, en relation avec les autres Directions, les moyens gnraux ncessaires au bon fonctionnement de lAgence. - Veiller la bonne application des procdures de lAgence

POSTE N : 05

Directeur de la Coopration et de la Communication(DCC)

POSTE HIERARCHIQUE : Directeur Gnral SUBORDONNEES : SRI ; SCS

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RELATIONS FONCTIONNELLES : lAC et tous les Directeurs PROFIL - Etre un cadre de la catgorie A ou avoir le Bac + 4 - Avoir une connaissance en matire de coopration et de communication - Avoir une exprience dau moins cinq (5) ans dans le domaine de la coopration et de la communication OBJECTIF Assurer la mise en uvre opratoire des actions de lAgence dans le domaine de la coopration et de la communication. RESPONSABILITES Le Directeur de la Coopration et de la Communication est charg de : - Concevoir les stratgies de coopration et de communication - Planifier les activits affrentes la coopration et la communication - Suivre et valuer les activits affrentes la coopration et la communication. A ce titre, il : - tablit la liste des informations collecter dans les hpitaux publics, les hpitaux privs, confessionnels ou associatifs agrs ; - labore le plan de communication institutionnelle; - dfinit le circuit de linformation et de la rtro-information ; - centralise les informations collectes ; - assure la synthse, lorganisation et lanalyse des informations ; - assure la promotion et lutilisation des donnes comme outils daide la gestion ; - produit lannuaire des donnes ainsi agrges et en assurer la vulgarisation ; - mesure limpact de la politique de la gratuit de la csarienne au niveau de la population cible et propose le cas chant, les rgulations ncessaires.

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POSTE N : 06

Directeur du Suivi et de lEvaluation(DSE)

POSTE HIERARCHIQUE : Directeur Gnral SUBORDONNEES : SSE; SPI RELATIONS FONCTIONNELLES : lAC et tous les Directeurs PROFIL - Etre un cadre de la catgorie A ou avoir le Bac + 4 - Avoir une connaissance en matire de suivi et dvaluation - Exprience dau moins cinq (5) ans dans le domaine du suivi et dvaluation OBJECTIF Procder la mise en uvre opratoire des actions de lAgence dans le domaine de la planification et de la recherche RESPONSABILITES - Concevoir la stratgie de programmation et de prospective de lANGC - Planifier, suivre et valuer les activits affrentes la planification - Concevoir la stratgie de recherche dans le domaine dactivit de lANGC - Suivre loffre et lutilisation de la csarienne.

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POSTE N : 07

Directeur de la Qualit(DQ)

POSTE HIERARCHIQUE : Directeur Gnral SUBORDONNEES : SDQ ; SMQ RELATIONS FONCTIONNELLES : lAC et tous les Directeurs PROFIL - Etre un cadre de la catgorie A ou avoir le Bac + 4 - Avoir une connaissance en matire de suivi de la qualit - Exprience dau moins cinq (5) ans dans le domaine de qualit OBJECTIF Assurer la mise en uvre opratoire des actions de lAgence relatives la qualit dans toutes ses dimensions. RESPONSABILITES Le Directeur de la Qualit est charg de : - concevoir la stratgie de dfinition de la qualit en matire de gestion de la gratuit de la csarienne - Planifier, suivre et valuer les activits affrentes la dmarche de lassurance de la qualit - concevoir la stratgie de mesure de la qualit - planifier, suivre et valuer les activits affrentes lamlioration de la qualit A ce titre, il : - clarifie et largit la comprhension des objectifs de qualit de lAgence ; - labore et actualise les programmes de lassurance qualit de lAgence - apporte un dispositif de travail clair et ordonn en initiant la dmarche qualit au sein de lagence; - rassemble et fait ltude compare de toutes les informations se rapportant la dmarche qualit ; - tablit la liste de tous les moyens dactions possibles ;
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- procde au choix de la meilleure option ; - coordonne la mise en uvre des tapes de llaboration du programme de lassurance Qualit dans lAgence ; - dfinit les normes, procdures et indicateurs de lassurance Qualit ; - conoit et veille la mise en uvre de mcanismes de surveillance, dvaluation et damlioration pour garantir la qualit totale au niveau des formations sanitaires agrs.

POSTE N : 08

Directeur de la Rglementation et du Contentieux(DRC)

POSTE HIERARCHIQUE : Directeur Gnral SUBORDONNEES : SR ; SC RELATIONS FONCTIONNELLES : lAC et tous les Directeurs PROFIL - Etre un cadre de la catgorie A ou avoir le Bac + 4 - Avoir une connaissance en matire de rglementation et du contentieux - Avoir une exprience dau moins cinq (5) ans dans le domaine de la rglementation et du contentieux OBJECTIF Assurer la mise en uvre opratoire des actions de lAgence dans le domaine de la rglementation. RESPONSABILITES - Concevoir de la stratgie de gestion de la rglementation en matire de gestion de la gratuit de la csarienne - Planifier, suivre et valuer les activits affrentes rglementation - Concevoir la stratgie de gestion du contentieux - Planifier, suivre et valuer les activits affrentes gestion du
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contentieux A ce titre, il : o Dfinit, vulgarise et suit lapplication des normes juridiques pour un fonctionnement optimal de lAgence Nationale de Gestion de la Gratuit de la Csarienne (ANGC). o Recense tous les textes et actes lgaux et rglementaires relatifs au fonctionnement de lAgence o Elabore une convention type entre les centres agrs et lagence o Met en application la convention type et rgle tous les litiges dcoulant de cette application par voie extra judiciaire o Engage les actions juridiques en cas de contentieux entre lagence et les tiers. I.22 AU NIVEAU DES SERVICES DE LAGENCE Les Services de lANGC sont organiss de la manire suivante : au niveau de la Direction Administrative et Financire - le Service Administratif et des Ressources Humaines (SARH) - le Service Comptable et Financier (SCF) au niveau de la Direction de la Coopration et de la Communication - le Service des Relations Institutionnelles (SRI) - le Service de la Coopration Stratgique (SCS)

au niveau de la Direction du Suivi et de lEvaluation - le Service du Suivi et de lEvaluation (SSE); - le Service du Plaidoyer (SPI). au niveau de la Direction de la Qualit - le Service de Dfinition de la Qualit (SDQ) ; - le Service de la Mesure et de la Qualit (SMQ). au niveau de la Direction de la Rglementation et du Contentieux - le Service de la rglementation (SR) ;
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- le Service du contentieux(SC). A travers les fiches mtiers correspondants sont dfinis le profil, les objectifs et les responsabilits de chaque Service. Au sein des services, on note au besoin des divisions dans le souci de la bonne excution des tches et missions assignes.

POSTE N : 1 Service Administratif et des Ressources Humaines (SARH)

POSTE HIERARCHIQUE : Directeur Administratif et Financier SUBORDONNEES : Personnel de la DAF RELATIONS FONCTIONNELLES : tout le personnel de lAgence

PROFIL - Avoir un diplme universitaire en gestion des ressources humaines (Brevet de Technicien Suprieur ou dun Diplme de Technicien Suprieur) - avoir les connaissances de base dans le domaine du secrtariat administratif - matriser la gestion des ressources humaines - exprience dau moins trois (3) ans un poste de responsabilit similaire - maitriser loutil informatique

OBJECTIF Mettre en application les actions de lAgence administrative et des ressources humaines en matire de gestion

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RESPONSABILITES Elaborer tous les actes administratifs Grer le personnel Suivre la carrire du personnel Recevoir et enregistrer tous les courriers ordinaires adresss lAgence Assurer la ventilation desdits courriers au niveau des diffrents services suivant les directives du Directeur - Constituer la mmoire de lAgence - Elaborer, excuter et suivre le plan de formation du personnel de lagence - Veiller lapplication des rgles dhygine et de scurit au sein de lAgence POSTE N : 2 Service Comptable et Financier(SCF)

POSTE HIERARCHIQUE : Directeur Administratif et Financier SUBORDONNEES : Personnel de la Comptabilit et Finances RELATIONS FONCTIONNELLES : le personnel du service Administratif et des Ressources Humaines

PROFIL - Avoir un diplme universitaire en gestion comptable et financire (Brevet de Technicien Suprieur ou dun Diplme de Technicien Suprieur ou un diplme quivalent) - Avoir une bonne matrise des normes comptables et financires - Exprience dau moins trois (3) ans un poste de responsabilit similaire OBJECTIF Mettre en application les actions en matire de gestion des ressources matrielles et financires de lAgence

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RESPONSABILITES - Veiller la gestion et lentretien des biens meubles et immeubles, - Elaborer en collaboration avec les autres services, le budget de lanne soumettre lapprobation du Comit de gestion ; - Prparer les tats financiers de lexercice coul faire certifier par le Commissaire aux comptes - Assurer lutilisation efficiente des ressources financires aprs autorisation de lordonnateur ; - Assurer ladministration financire des crdits et financements ; - Procder linventaire annuel du patrimoine de la Direction ; - Centraliser et grer toutes les demandes de fournitures et matriel de lAgence ; - Suivre et coordonner les financements provenant du budget national et des partenaires au dveloppement - Suivre lexcution du budget ; - Tenir les documents comptables de lAgence ; - Etablir les points financiers mensuels, trimestriels et annuels par source de financement ;

POSTE N : 3

Service de la Coopration Stratgique (SCS)

POSTE HIERARCHIQUE : Directeur de la Coopration et de la Communication SUBORDONNEES : Personnel de la Coopration RELATIONS FONCTIONNELLES : Personnel des Relations Institutionnelles

PROFIL - Avoir un diplme universitaire en relation internationale (Bac + 3) - Avoir une connaissance en matire de coopration - Exprience dau moins trois (3) ans dans le domaine de la coopration OBJECTIF
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Assurer la mise en uvre opratoire des actions de lAgence dans le domaine de la coopration

RESPONSABILITES - Mettre en uvre les stratgies de coopration de lAgence - Planifier, suivre et valuer les activits affrentes la coopration ; - Promouvoir les relations de coopration avec les partenaires POSTE N : 4 Service des Relations Institutionnelles (SRI)

POSTE HIERARCHIQUE : Directeur de la Coopration et de la Communication SUBORDONNEES : Personnel des Relations Institutionnelles RELATIONS FONCTIONNELLES : Personnel de la Coopration

PROFIL - Avoir un diplme universitaire dans le domaine de la communication (Bac + 3) - Avoir une exprience en matire de plaidoyer - Avoir une bonne matrise des techniques de plaidoyer - Exprience dau moins trois(3) ans dans le domaine de la communication

OBJECTIF Assurer la mise en uvre opratoire des actions de lAgence dans le domaine de la communication

RESPONSABILITES

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Etablir un plan de communication de lAgence Mettre en uvre les stratgies de communication de lANGC ; Planifier, suivre et valuer les activits affrentes la communication ; Promouvoir les relations de communication avec les partenaires et les centres agrs Service du Suivi et de lEvaluation(SSE)

POSTE N : 5

POSTE HIERARCHIQUE : Directeur du Suivi et de lEvaluation SUBORDONNEES : Personnel du Suivi et de lEvaluation

RELATIONS FONCTIONNELLES : Service du Plaidoyer (SP)

PROFIL - Avoir un diplme universitaire - Avoir une connaissance en matire de suivi et dvaluation - Exprience dau moins deux (2) ans dans le domaine du suivi et dvaluation

OBJECTIF Procder la mise en uvre des actions de lAgence dans le domaine du suivi et de lvaluation RESPONSABILITES - Dfinir les stratgies de programmation et de prospective de lAgence - Planifier, suivre et valuer les activits affrentes la planification - Concevoir les stratgies de suivi et dvaluation de lANGC Planifier, suivre et valuer les activits de suivi et dvaluation - Concevoir la stratgie de programmation et de prospective de lANGC - Planifier les activits affrentes la planification
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- Concevoir les stratgies de communication de lANGC - Concevoir la stratgie de recherche dans le domaine dactivit de lANGC.

POSTE N : 6

Service du Plaidoyer (SP)

POSTE HIERARCHIQUE : Directeur du Suivi et de lEvaluation SUBORDONNEES : Personnel du service RELATIONS FONCTIONNELLES : Service du Suivi et de lEvaluation

PROFIL - Avoir un diplme universitaire - Avoir une connaissance en matire de suivi et dvaluation - Exprience dau moins deux (2) ans dans le domaine du suivi et dvaluation

OBJECTIF Procder la mise en uvre des actions de lAgence dans le domaine de la coopration stratgique

RESPONSABILITES Dfinir les stratgies de programmation et de prospective de lAgence Planifier, suivre et valuer les activits affrentes la planification Concevoir les stratgies de suivi et dvaluation de lANGC Planifier, suivre et valuer les activits de suivi et dvaluation Suivre les activits affrentes la planification Evaluer les activits affrentes la planification
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- Suivre et loffre et lutilisation de la csarienne.

POSTE N : 7

Service de Dfinition de la Qualit (SDQ)

POSTE HIERARCHIQUE : Directeur de la Qualit

PROFIL - Avoir un diplme universitaire - Avoir une connaissance en matire de suivi et dvaluation - Exprience dau moins cinq (5) ans dans le domaine de qualit

OBJECTIF Assurer la mise en uvre opratoire des actions de lAgence dans le domaine de dfinition de la qualit

RESPONSABILITES - Concevoir la stratgie de dfinition de la qualit en matire de gestion de la gratuit de la csarienne - Planifier, suivre et valuer les activits affrentes lamlioration de la qualit - Concevoir la stratgie de mesure de la qualit

POSTE N : 8

Service de la Mesure et de la Qualit(SMQ)

POSTE HIERARCHIQUE : Directeur de la Qualit

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PROFIL - Avoir un diplme universitaire - Avoir une connaissance en matire de suivi et dvaluation - Exprience dau moins cinq (5) ans dans le domaine de qualit

OBJECTIF Assurer la mise en uvre opratoire des actions de lAgence dans le domaine de la mesure et de la qualit

RESPONSABILITES - Suivre les activits affrentes la dmarche de lassurance de la qualit - Evaluer les activits affrentes la dmarche de lassurance de la qualit - Suivre les activits affrentes lamlioration de la qualit - Evaluer les activits affrentes lamlioration de la qualit

POSTE N : 9

Service de la Rglementation(SR)

POSTE HIERARCHIQUE : Directeur de la Rglementation et du Contentieux

PROFIL - Avoir un diplme universitaire - Avoir une connaissance en matire de suivi et dvaluation - Exprience dau moins cinq (5) ans dans le domaine de la rglementation et du contentieux

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OBJECTIF Assurer la mise en uvre opratoire des actions de lAgence dans le domaine de la rglementation

RESPONSABILITES - Concevoir de la stratgie de gestion de la rglementation en matire de gestion de la gratuit de la csarienne - Planifier les activits affrentes rglementation - Concevoir la stratgie de gestion du contentieux en matire de gestion de la gratuit de la csarienne - Planifier les activits affrentes gestion du contentieux

POSTE N : 10

Service du Contentieux(SC)

POSTE HIERARCHIQUE : Directeur de la Rglementation et du Contentieux

PROFIL - Avoir un diplme universitaire - Avoir une connaissance en matire de suivi et dvaluation - Exprience dau moins cinq (5) ans dans le domaine de la rglementation et du contentieux

OBJECTIF Assurer la mise en uvre opratoire des actions de lAgence dans le domaine
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du contentieux

RESPONSABILITES Concevoir de la stratgie de gestion du contentieux Suivre les activits affrentes gestion du contentieux Evaluer les activits affrentes gestion du contentieux Planifier les activits affrentes gestion du contentieux

1.2.3 ORGANIGRAMME DE LAGENCE NATIONALE DE GESTION DE LA GRATUITE DE LA CESARIENNE (ANCG) (Confre annexe N1)

II PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE


II-1 GESTION DU PERSONNEL INTERVENANTS PROCEDURES DE GESTION DU PERSONNEL 1- OBJECTIF Accrotre la productivit de lAgence. Le personnel est charg de donner un avantage productif lAgence. DELAIS

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2- APPLICATION La procdure sapplique tout le personnel, quil soit APE ou contractuel. 3- DESCRIPTION DE LA PROCEDURE 1- Manifestation de besoin Service concern DAF CODIR Information de lautorit hirarchique Etude de lopportunit de la demande Dcision de recrutement Description du poste

15j

2- Sollicitation de candidature Annonce de recrutement par communiqu radio prcisant le poste pourvoir, les qualifications requises, lge minimum et maximum des candidats, les pices constitutives du dossier, la date et le lieu de dpt des dossiers, la date de clture du 30j dpt des dossiers. Rception des dossiers.

DG SARH

3- Slection des candidats Directeur du service concern DAF Agent Comptable Etude des dossiers Slection des dossiers pertinents Organisation de test crit Ralisation dentretien Slection des candidats Compte rendu du rsultat

30j

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Syndicat 4- Signature du contrat Agent recrut DG SARH Elaboration dun contrat de travail Signature du contrat de travail Transmission copie du contrat lInspection 15j du Travail Cration de dossier individuel. 5- Prise de service Convocation du candidat retenu pour prise de service Etablissement dune attestation de prise de service Affectation de lagent un poste 5j Assurer dans les meilleures conditions, son accueil et son intgration Mise disposition de lagent du matriel ncessaire au travail Immatriculation de lagent la CNSS dans les 8 jours aprs lembauche.

DG SARH

6- Gestion de la carrire du personnel 6.1- Suivi de carrire du personnel Constitution dun dossier individuel de chaque agent comprenant son acte de naissance, les divers actes davancement, de promotion, de reclassement, de sanction, copie des bulletins individuels, les divers titres de cong, les divers mouvements connus par chacun savoir (disponibilit, Rgulier dtachement, congs divers), les
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SARH

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vnements familiaux (naissance, mariage) etc. Mise jour rgulire de la carrire du personnel Remise aux agents concerns, leurs copies de nouveaux actes parus 6.2- Evaluation du personnel Distribution de bulletins chaque anne au mois de janvier pour lvaluation de lanne antrieure Rcupration par chaque chef de service de tous les bulletins de son personnel avant la fin du mois de janvier SARH Personnel CODIR Proposition de note par le chef de service au regard des performances de chaque agent avant fin mars 180j (6 mois) Transmission au DAF des bulletins remplis. Validation des notes et apprciation au CODIR avant fin mai Notification de lapprciation et de la note chaque agent Transmission des bulletins rcuprs aux APE au Ministre de la Sant avant fin juin Classement individuel. dune copie au dossier

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II-2 GESTION DU SECRETARIAT

INTERVENANTS

GESTION DU SECRETARIAT

DELAIS

1- OBJECTIF Sassurer de la gestion des courriers : - aucun courrier ne peut sortir de lAgence sans la signature de lautorit habilit ; - les courriers arrive et dpart sont identifis dans les registres prvus ; - tenir les registres et les classeurs de manire faciliter les recherches. 2- APPLICATION Le courrier de lAgence comprend : les lettres, les comptes rendus de runion, les demandes, le courrier ordinaire ou confidentiel qui se rpartit en courrier arrive et en en courrier dpart . 3- DESCRIPTION DE LA PROCEDURE 1- Traitement du courrier 1.1 courrier arrive 1.1-1. Enregistrement du courrier Enregistrement du courrier dans le registre courrier arrive avec prcision de la date du numro denregistrement qui suit un ordre chronologique, des rfrences de lexpditeur, les rfrences de la lettre, ou du bordereau, son objet.
ds rception

SARH ou SP

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Transmission du courrier au Directeur Gnral pour orientation et annotation NB. Les courriers confidentiels sont grs par le ou la Secrtaire Particulire 1.1.2 Affectation du courrier Transcription des annotations dans une colonne du registre courrier arrive SARH ou SP Enregistrement du courrier dans le cahier de transmission interne Remise du courrier par cahier de transmission interne au service concern. Copie du courrier pour classement NB. Les courriers confidentiels sont grs par le ou la Secrtaire Particulire 1.1.3 - Suivi interne du courrier Transcription dans un cahier dtenu par chaque chef service les mentions suivantes : - les rfrences de la correspondance (date, numro, expditeur, objet) ; - la date daffectation ; - la date de retour ; - le numro denregistrement Contrle de lexcution des tches par le suivi des mentions contenues dans ledit cahier. 1.2 Courrier dpart Transmission du courrier au Directeur

Chef service concern

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Gnral pour signature Enregistrement du courrier dans le registre courrier dpart avec prcision de la date de signature, du numro denregistrement qui suit un ordre chronologique, les rfrences de la lettre, ou du bordereau, son objet. Apposition du cachet Directeur Mise sous pli, ferm et cachet Indication du destinataire sur le pli avec mention des rfrences du courrier Transcription des rfrences du courrier dans le cahier de liaison et le tout remis lagent de liaison pour distribution Contrle de la dcharge du destinataire ds le retour de lagent de liaison. 2- Classement du courrier SARH SP Afin de faciliter la recherche des documents de lAgence, il est ncessaire et indispensable de mettre en place un bon systme de classification. Ainsi : - Classement des documents par catgorie (courrier arrive) ou (courrier dpart) dans les chronos ouverts cet effet ; - Ouverture des classeurs spcifiques pour les oprations suivre ; - Tenue au niveau de chaque service de lAgence des chronos afin de classer une
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SARH SP

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copie des courriers traits ; - Classement chronologique des documents dans chaque chrono ; - Emission dune dcharge laisser la place du document soustrait et portant le numro correspondant. - Annulation de la dcharge une fois le document retourn.

II.3 REMBOURSEMENT DES FRAIS DE LA CESARIENNE INTERVENANTS PROCEDURE DE REMBOURSEMENT DES FRAIS DE LA CESARIENNE 1- OBJECTIF Garantir le suivi rigoureux des remboursements des frais de la csarienne au profit des formations sanitaires agrs. 2- APPLICATION DE LA PROCEDURE La procdure prend en compte le rle jou par chaque acteur dans le processus de gestion de la csarienne. 3- DESCRIPTION DE LA PROCEDURE 3.1- Mission de vrification Etablir un calendrier de visites en direction des 1j formations sanitaires
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DELAI

DES

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DAF-AC Equipe

Mobiliser les moyens ncessaires la mission Excuter la mission Tches : Sassurer de lexcution effective des prestations et services tels que assigns aux formations sanitaires visites Procder au besoin une petite enqute sur le terrain Tenir, au niveau des formations sanitaires, un registre de visite qui fait tat des missions effectues par le personnel de lANGC Produire un compte rendu de la mission et qui fait tat de tous les disfonctionnements Faire le point priodique pour sassurer que toutes les formations sanitaires agres ont t visites. 3.2- Contrle de rgularit des dossiers rception des dossiers de prestation envoys par les hpitaux et comprenant : une facture une attestation de service fait une fiche individuelle didentification des bnficiaires enregistrement du courrier et transmission au Directeur Gnral ; prise de connaissance des dossiers suivis dannotation et affectation au Directeur Administratif et Financier et lAC.
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1j Dure stipule

2j

SP

DG

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DG

Copies de lattestation de service fait et de la fiche individuelle didentification sont adresse aux autres Directeurs Techniques pour des apprciations techniques. vrification en dtail de la fiche individuelle didentification y compris les pices jointes ; 3.3- Remboursement csarienne des frais de la Dlai de 90j

DT

AC DAF

Le remboursement des frais de la csarienne doit intervenir dans un dlai de quatre-vingt-dix (90) jours compter de la date de dpt des pices par chque ou virement lordre de lhpital prestataire. Le montant du chque tablir est un forfait de cent mille (100 000) FCFA reprsentant : le transport de la femme enceinte dans les zones sanitaires ; la prise dune veine avec solut avant le transfert ; les frais de consultation ; le cot des mdicaments et consommables mdicaux. AC-DAF rapprochement entre les pices et les montants facturs ; certification des pices sil ny a aucune objection de la part de lagent comptable ou des directeurs prcits ; tablissement des chques signature des chques

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paiement. DT Dure de la Les observations faites par lun ou lautre des mission directeurs techniques peuvent susciter des missions pour un contrle sur place. A ce titre, il faudra : - sassurer que les renseignements contenus dans la fiche didentification de chaque bnficiaire est exacte ; - procder un rapprochement du contenu du registr avec celui de la fiche didentification ; - approuver la technique et les moyens utiliss dans le protocole opratoire ; - procder si possible une petite enqute sur le terrain confirmant ou infirmant les donnes de la fiche didentification ; - sassurer du service effectivement excut au niveau de chaque bnficiaire sur la base de la liste, des factures et des fiches didentification ; - Si lenqute rvle des insuffisances lobligation, est faite au prestataire de procder la rgularisation ou dfaut instruction est faite dmettre son encontre un ordre de recette. 3.4- Missions denqute

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II-4 PASSATION DES MARCHES INTERVENANTS II.4.1 PROCEDURES DAPPEL DOFFRES DELAIS

1- OBJECTIF Assurer la transparence dans la gestion des marchs publics. 2- APPLICATION DE LA PROCEDURE La passation des marchs publics est obligatoire pour toute dpense dexcution de travaux, de livraison de fournitures ou de ralisation de prestations de services dont le montant est gal ou suprieur aux seuils ci-aprs : - 30 000 000 pour les marchs de travaux - 10 000 000 pour les marchs de fournitures ou de services. 3- REGLES DE GESTION 3-1 Elaboration du plan de passation annuel des marchs publics Sassurer de la disponibilit des crdits Elaborer le plan de passation annuel des marchs publics conformment au modle propos par la DNCMP en tenant compte des crdits disponibles et de limportance des dossiers par ordre de priorit, dimportance et de biensance Transmettre le plan de passation des marchs la PRMP
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AC-DAF

DG

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PRMP

Affecter ledit plan la CCMP pour validation Envoyer le plan valid la DNCMP avec copie lARMP 3-2 Elaboration du dossier dappel doffres (DAO) Rdiger lavis dappel doffres ; Indiquer les instructions aux soumissionnaires ; Rdiger le cahier des clauses gnrales ; Rdiger le cahier des clauses particulires ; Elaborer le bordereau des quantits ; Dfinir le calendrier de livraison ; Indiquer les des prescriptions techniques ; Etablir le modle de bordereau des prix ; Prparer le modle de soumission ; Dfinir les garanties exiges ; Elaborer le modle de march (contrat) Rdiger lavis gnral de passation de marchs Constituer un projet de dossier avec les documents ci-dessus rdigs. discuter du projet de Dossier dAppel dOffres (DAO) avec les services demandeurs ; finaliser le projet de DAO ; 3-3 Introduction du dossier dappel doffres Faire examiner le DAO par la CPMP Affecter le DAO la CCMP pour validation Introduire en huit (8) exemplaires, le projet de DAO la DNMP pour tude et avis de non objection ;
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PRMP

PRMP

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AC DAF

En cas davis favorable, payer les frais de publication (actuellement 50 000FCFA) de lavis dappel doffre pour lobtention du Bon Lancer ; En cas davis rserv mis par la DNMP, prendre en compte les observations faites par ce dernier et rintroduire en deux (2) exemplaires le dossier corrig ; Payer les frais de publication (actuellement 50 000FCFA) de lavis dappel doffre pour lobtention du Bon Lancer ; Transmettre le dossier dfinitif la DNCMP, pour signature ; 3-4 Publicit du DAO Retirer la DNMP le dossier dappel doffres Remettre au secrtariat le DAO pour mise la disposition des soumissionnaires ; Publier lavis dappel doffre du dossier qui a reu le Bon lancer dans le journal des marchs publics. 3-5 Vente du DAO Retrait du DAO par chaque concurrent auprs du secrtariat contre paiement dune caution; Etablissement, la clture du dpt des offres, de la liste des soumissionnaires ayant retir le dossier ; Transmission de la liste des soumissionnaires la CPMP

PRMP

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3-6 Rception des offres Rception des offres dans le registre de rception des offres; Inscription de la date, de lheure et des numros darrive des offres ; 3-6 Ouverture des plis en prsence des soumissionnaires Runir la CPMP ; Transmettre la CPMP, les offres et la liste des soumissionnaires ayant retir le dossier ; Etablir deux listes de prsence (une pour les soumissionnaires et une pour les membres de la CPMP) et signes sur place par chaque participant ; Etablir un Procs-verbal (PV) douverture des plis des offres. 3-7 Analyse et valuation des offres Analyser les offres suivant les critres prdfinis dans le DAO ; Dlibrer ; Prononcer ladjudication dfinitive lorsque le montant adjug est du seuil de comptence de la CPMP ; Lorsque le montant adjug est suprieur au seuil de comptence de la cellule, introduire les PV douverture, de dpouillement et de jugement des offres en huit (8) exemplaires pour tude et avis de la DNMP ; Les seuils de comptence sont : pour les marchs de travaux pour les marchs de services
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pour les marchs de fournitures Etablir un rapport danalyse et dadjudication des offres soumis aux amendements et la signature de chaque membre de la CPMP ; Transmettre par bordereau ou courrier adress la DNMP, les PV douverture, de dpouillement et de jugement des offres accompagns dun support magntique pour publication dans le journal des marchs publics. 3-8 Notification dattribution du march Notifier ladjudicataire de lattribution du march ; Elaborer le projet de contrat suivant le modle propos par la DNMP ; Transmettre le projet de contrat et les autres documents (rapport danalyse et dadjudication, de loffre, de lavis de nonobjection) au Directeur de lAgence pour vrification et amendement ; Expdier le projet de contrat ladjudicataire pour amendements Prparer la fiche dengagement de la dpense ; Retourner le projet de contrat amend et la fiche dengagement de la dpense la DNMP

3-9 Signature du contrat finalisation du contrat par la DNMP ; Le reproduire en vingt (20) exemplaires ; Signature du contrat par : les cocontractants (fournisseur et matre douvrage), le Directeur du Contrle Financiers (pour son visa) et la Ministre en charge des Finances (pour approbation), si le financement est du
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Budget National ; les cocontractants (fournisseur et matre douvrage), le DG/CAA (pour son visa) et la Ministre en charge des Finances (pour approbation), si cest un financement extrieur ; les cocontractants (fournisseur et matre douvrage), le Directeur National des Marchs Publics (pour son visa) et le Ministre en charge des Finances (pour approbation), si cest un financement autonome Lapprobation du Ministre en charge des Finances rend le contrat excutoire.

DG

CPM
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Agent Comptable 4- Rception et analyse des offres

SP

Rception des offres avec inscription de la date, de lheure et du numro darrive sur les dossiers Transmission des offres la Cellule de Passation de March. Rception des offres Ouverture par ordre darrive des plis de loffre technique en prsence des reprsentants des soumissionnaires Classement provisoire des offres financires Analyse des offres techniques Etablissement dun Procs Verbal Ouverture et analyse des offres financires Rdaction du rapport danalyse sign par chaque membre de la cellule Transmission du rapport au DG pour visa. Rception du rapport Avis de non objection Transmission du rapport la Cellule de Passation de March. Rception de lavis de non objection Adjudication provisoire du march Notification au prestataire de lattribution du march et dmarrage des ngociations pour la signature du contrat Rdaction du projet de contrat en quatre exemplaires et transmission au DG pour signature
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CPM

DG

CPM

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DG

Rception du projet de contrat Signature du projet de contrat Transmission du contrat Rception du contrat Transmission du contrat au prestataire, au DG, au DAF et lAgent Comptable. Transmission du contrat Etablissement du bon de commande en trois exemplaires Transmission des trois exemplaires du bon de commande lAgent Comptable pour visa et signature. Rception des trois exemplaires du bon de commande Rapprochement des donnes Vrification de limputation Vrification de la disponibilit du crdit Visa et signature du bon de commande Transmission du bon de commande au DG Rception du bon de commande Signature du bon de commande Transmission du bon de commande au DAF Rception du bon de commande Expdition de loriginal et du 1er exemplaire du bon de commande au fournisseur ou prestataire Classement du 2me exemplaire du bon de commande et du contrat

CPM

DAF

Agent Comptable

DG

DAF

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INTERVENANTS

II.4.2

PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES DE GRE A GRE

DELAIS

1- OBJECTIF

2- APPLICATION DE LA PROCEDURE

3- REGLES DE GESTION

Le gr gr est requis : - lorsquen cas durgence, les travaux, les fournitures, les services ne peuvent subir les dlais des procdures dappel la concurrence ; - lorsquen raison des ncessits techniques ou de situation de fait ou de droit, lexcution de la prestation ne peut tre assure par un entrepreneur ou un fournisseur dtermin ; - lorsque les recours aux appels doffres sont rests infructueux aprs deux (2) tentatives. Le gr gr dispense des mesures pralables lappel concurrence. 4- Demande dinvestissement Procdures Etablissement dinvestissement dune demande

Service demandeur CODIR DG

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Transmission de la demande au DG Etude de lopportunit de linvestissement au CODIR Transmission de la demande opportune la Cellule de Passation des Marchs pour tude et rdaction des termes de rfrence du dossier dappel doffres.

5- Rdaction des termes de rfrence Procdures Analyse de la demande et rdaction dun projet de dossier dappel doffres qui doit comprendre : - lavis dappel doffres ; - les instructions aux soumissionnaires, - le cahier des clauses gnrales ; - le cahier des clauses particulires ; - le bordereau des quantits ; - le calendrier de livraison ; - les prescriptions techniques ; - le modle de bordereau des prix ; - le modle de soumission ; - les garanties exiges ; - le modle de march. Rdaction dun avis gnral de passation de marchs Transmission du projet de dossier dappel doffres au DG ; Rception du projet de dossier dappel doffres Amendement si possible, du projet de
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CPM

DG

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CPM

dossier dappel doffres Transmission du projet de dossier dappel doffres la Cellule de Passation de March. Rception du projet amend par le DG ; Correction sil y a lieu et rdaction du projet de dossier dappel doffres Transmission du projet au DG pour avis de non objection et signature.

6- Rception et analyse des offres Procdures Rception des offres avec inscription de la date, de lheure et du numro darrive sur les dossiers Transmission des offres la Cellule de Passation de March. Rception des offres Ouverture par ordre darrive des plis de loffre technique en prsence des reprsentants des soumissionnaires Classement provisoire des offres financires Analyse des offres techniques Etablissement dun Procs Verbal Ouverture et analyse des offres financires Rdaction du rapport danalyse sign par chaque membre de la cellule Transmission du rapport au DG pour visa. Rception du rapport Avis de non objection Transmission du rapport la Cellule de Passation de March. Rception de lavis de non objection Adjudication provisoire du march
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SP

CPM

DG

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CPM

DG

CPM

DAF

Agent Comptable

DG

Notification au prestataire de lattribution du march et dmarrage des ngociations pour la signature du contrat Rdaction du projet de contrat en quatre exemplaires et transmission au DG pour signature Rception du projet de contrat Signature du projet de contrat Transmission du contrat Rception du contrat Transmission du contrat au prestataire, au DG, au DAF et lAgent Comptable. Transmission du contrat Etablissement du bon de commande en trois exemplaires Transmission des trois exemplaires du bon de commande lAgent Comptable pour visa et signature. Rception des trois exemplaires du bon de commande Rapprochement des donnes Vrification de limputation Vrification de la disponibilit du crdit Visa et signature du bon de commande Transmission du bon de commande au DG Rception du bon de commande Signature du bon de commande Transmission du bon de commande au DAF Rception du bon de commande Expdition de loriginal et du 1er exemplaire du bon de commande au fournisseur ou prestataire Classement du 2me exemplaire du bon de commande et du contrat

DAF

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INTERVENANTS

II.4.3

PROCEDURES DACHAT PAR BONS DE COMMANDE

DELAI

1- OBJECTIF Appliquer les rgles dacquisition des biens et services par bon de commande. 2- APPLICATION DE LA PROCEDURE Tout achat infrieur dix millions (10 000 000) de francs CFA peut faire lobjet dun simple bon de commande 3- DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

3.1- Demande dachat de biens ou de 2j services Demande dachat adresse au DG Service demandeur DAF AC DG AC DAF Etude de lopportunit de lachat par le DG Transmission de la demande accepte la DAF. 3.2- Choix du fournisseur Par lettre circulaire, demander trois diffrents fournisseurs de lAgence, pralablement inscrits sur un fichier de fournisseurs agrs, une facture pro forma ou un devis suivant quil sagit dacquisition de fournitures ou de rparations. 5j

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AC DAF

Des trois(3) factures pro forma ou trois(3) devis reus des trois(3) fournisseurs, choisir le fournisseur le mieux disant en tenant compte de la mercuriale des prix officiels et de la qualit des produits proposs. Ces factures doivent tre accompagnes : - dune attestation fiscale de dexercice ; - du relev bancaire ; - dune fiche signaltique ; - du numro IFU - du numro INSAE

lanne

Aprs le choix du fournisseur, transmettre le dossier au Service Comptable et Financier

3.3- Etablissement du bon de commande AC DAF Sassurer des disponibilits budgtaires Etablir le bon de commande en trois exemplaires au nom du fournisseur le mieux disant sur un carnet souche pr-numrot avec indication : de la date, du nom et ladresse du fournisseur, du dtail des articles, du montant total de la commande ; de limputation budgtaire Une fois le travail termin, transmettre au DAF le carnet de bons de commande accompagn de toutes les pices justificatives. vrifier la cohrence des donnes faire procder par le SCF aux ventuelles
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2j

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DAF

corrections apposer son paraphe transmettre tout le dossier lAgent Comptable rceptionner les dossiers vrifier la prsence effective de toutes les pices justificatives requises effectuer les contrles rglementaires ciaprs sur les dossiers : l'exacte imputation de la dpense selon leur nature ou leur objet ; la disponibilit des crdits ; la parfaite concordance du montant de la dpense en lettre et en chiffre ; l'objet de la dpense ; le nom du crancier ; les pices justificatives jointes ; Pour toute irrgularit constate, faire reprendre le bon de commande apposer la signature suivie du cachet transmettre le dossier au Directeur Gnral. procder la mme vrification avant dapposer sa signature retourner le dossier au DAF pour la suite des travaux Instruire le SCF envoyer loriginal du bon de commande plus le duplicata au fournisseur qui dispose dun dlai de 15 jours pour livrer la commande. Classer la souche du bon de commande

Agent Comptable

DG

DAF SCF

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INTERVENANTS

II.4.4

PROCEDURES DE LIVRAISON DES COMMANDES

DELAI

1- OBJECTIF Livrer la commande attendue. 2- APPLICATION DE LA PROCEDURE La procdure de la livraison concerne toutes les commandes passes. 3- DESCRIPTION DE LA PROCEDURE 3.1- Suivi des commandes CM AC DAF suivre les commandes passes aux fournisseurs, les relancer si ncessaire afin de disposer des livraisons dans les meilleurs dlais. effectuer chaque semaine le suivi des commandes faire le point des livraisons par semaine, relever les retards de livraison, relancer les fournisseurs concerns par crit. 15j

Equipe

3.2- Livraison des commandes Rceptionner toute commande de fourniture ou dquipement passe par lAgence. Faire les livraisons en prsence dune quipe compose de lagent comptable, du chef service comptable et financier, du magasinier et du service demandeur.
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1j

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Les livraisons accompagnes dun bordereau de livraison en deux exemplaires au moins doivent correspondre quantitativement et qualitativement la commande sous rserve de rejet. Toutefois le fournisseur ne sera pay quaprs livraison totale. Un procs verbal de livraison pour les marchs ou un bordereau de livraison pour les fournitures est tabli pour matrialiser cette opration. CM Magasinier 3.3- Entre dun bien en magasin - aprs la rception de la livraison, lquipe transmet les biens rceptionns au magasinier avec une copie des pices justificatives suivantes : le bon de commande ; le bordereau de rception ; le procs-verbal de rception. Aucune commande ne doit tre livre directement au service demandeur sans passer par le Magasinier qui procdera son enregistrement. Prendre livraison des biens aprs avoir procd aux contrles de conformit avec les pices reues : contrle de quantit ; contrle de qualit. Remplir et signer le bon dentre en trois exemplaires si les contrles ne rvlent aucune anomalie ; Regrouper les articles et les fournitures par lots homologues de mme nature ou de
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1j

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mme famille ; Renseigner la fiche de stock concerne et le registre des entres et le support informatique ; Procder au rangement dans les zones ou aires appropries.

AC SCF CM Magasinier

3.4- Contrle et approbation de la livraison vrifier que les articles livrs sont ceux mentionns sur le Bordereau de livraison (B/C) du fournisseur ; effectuer un contrle physique des articles livrs par comptage de leurs quantits et les rapprocher aux quantits portes sur le Bon de commande (B/C) ; approuver la livraison lorsquelle est conforme la commande. On distinguera deux types de livraison : - La livraison de fournitures de bureau et du matriel, - La livraison de Biens dquipement. Lquipe de rception des livraisons varie suivant quil sagisse de fournitures de bureau ou de biens dquipement. Pour les fournitures de bureau, la livraison est faite en prsence de lagent comptable, du chef service comptable et financier, du magasinier et du service utilisateur. En ce qui concerne les biens dquipement, la
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1j

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rception est faite par la mme quipe assiste dun technicien. La procdure se droule ainsi quil suit : Signature du B/L du fournisseur aprs rapprochement du BC/BL ; rangement des articles livrs ; classement dune copie du B/L dans un chrono prvu cet effet.

CM

3.5- Enregistrement des stocks ranger les articles ; mettre jour le registre ; .

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INTERVENANTS II.4.5

PROCEDURES DE GESTION DES STOCKS

DELAI

1- OBJECTIF Aboutir une utilisation efficiente des stocks et assurer la transparence dans leur gestion. 2- APPLICATION DE LA PROCEDURE Les stocks comprennent tous les produits non consomms immdiatement et qui doivent obligatoirement transiter par le magasin. Les registres devant servir retracer les mouvements des matires sont : - un facturier ; - un livre journal des entres et des sorties ; - un grand livre ou compte de gestion ; - un registre inventaire des matriels en cours de consommation ; - un livre journal des ingrdients et pneumatiques ; - les ordres dentre ; - les ordres de sortie ; - la tenue de la fiche de stock par nature de matire 3- DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

Magasinier

3.1- Organisation de la gestion des stocks Etre responsable de la gestion physique des articles stocks dans son magasin.
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Rgulier

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veiller leur conservation dans de bonnes conditions de scurit. pouvoir donner tout moment des renseignements sur le mouvement intervenu sur chaque catgorie de biens en stock dans le magasin savoir : la quantit entre ; la quantit sortie ; la quantit en magasin. A cet effet, disposer : dun Registre des entres en Magasin qui rcapitule toutes les entres de produits en magasin dun Registre des sorties qui sert lenregistrement des sorties darticles ou de produits des fiches de stocks qui permettent la tenue de la comptabilit matire. Tenir les fiches de stocks sans rature, sans blanc, sans aucune altration. remplir les entres au bic rouge et les sorties au bic bleu La gestion manuelle est obligatoire et doit tre soutenue par une gestion informatise des Stocks. Procder un enregistrement exhaustif, au jour le jour, et sans retard des mouvements (Entre et sorties) concernant chaque lment du stock : sur la fiche de stock, sur les registres Sorties et sur le support
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informatique ; Procder au traitement en temps opportun des donnes enregistres pour llaboration des tats de stock permettant : dactionner les commandes en temps utile afin dviter les ruptures des produits de consommation courante ; de donner aux dirigeants des informations sur ltat des stocks.

Magasinier

3.2- Tenue du magasin de stockage Maintenir le magasin de stockage propre, ar avec des alles permettant une circulation aise. Prsenter toutes les garanties contre le vol, lincendie, linondation et lhumidit et contre toutes dgradations des articles stocks. Disposer les articles et les produits dans leur aire de rangement, selon leur volume, leur nature, sur des tagres ou des palettes. Interdire lentre au magasin toute personne lexception du magasinier. Seul le magasinier a le droit de dtenir les cls dentre dun magasin

Rgulier

Concern SCF CM Magasinier

3.3- Procdures de sortie dun article du 1j magasin exprimer son besoin sur une fiche de demande tablie en quatre exemplaires tirs dun carnet souches pr-imprims et prManuel de Procdures ralis par le Centre National de Formation Comptable (CENAFOC)

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numrots faire viser et signer par le chef service concern. transmettre la demande au Chef Service Comptable et Financier ; rceptionner la fiche ; analyser lopportunit de la quantit demande ; viser la fiche et laffecter au magasinier vrifier si la quantit figurant en stock est suffisante pour satisfaire la demande ; si oui, mettre son visa et transmettre la fiche au service comptabilit ; si la quantit est insuffisante mettre des rserves sur un papillon jointe la fiche et transmettre par la mme occasion signer le bon de demande si lavis du magasinier est favorable (article en stock et en quantit suffisante) ; tablir et signer un bon de sortie en trois (3) exemplaires.

Les Bons de Sortie sont tirs dun carnet souche pr-imprim et pr-numrot. Les deux premiers feuillets sont transmis au service de Magasin. Le troisime feuillet est conserv dans le carnet souche ; mettre en attente la fiche de demande si le bien nexiste pas au magasin ou est en quantit insuffisante ; il y a la possibilit dobtenir une livraison partielle lorsque la quantit existante est insuffisante ; prparer larticle ou le produit sortir ; appeler le service demandeur ; sassurer que la personne venue prendre possession de larticle ou du produit est bien lintress ou un mandat ;
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faire signer par lintress, les deux feuillets du Bon de Sortie et le Registre de Stocks ; viser et signer son tour les deux feuillets du bon de Sortie. Mettre jour : le registre Sortie de Stocks ; la fiche de stock ; le support informatis.

AC DAF SCF

3.4- Contrle en magasin procder priodiquement (au moins une fois par trimestre), un contrle inopin du magasin et des stocks avec mission dun rapport de contrle transmis au Directeur Gnral ; procder un rapprochement dune part, entre les fiches de stocks du magasinier et les tats de stocks tablis par le SCF et dautre part, entre : les registres Entre et Sortie de magasin ; les bons dentre et de sortie et les fiches de stocks ; les stocks existants et les stocks thoriques.

5J

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ANNEXES

1) ORGANIGRAMME 2) REGLEMENT INTERIEUR

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