* Cette ligne peut correspondre au nombre total de flacons sortis dans la journe ou dans la semaine (total obtenu partir

r du registre de dispensation ou des souches des ordonnances servies).

Date du mouvement

12/07/2009

13/07/2009* 14/07/2009

Consommation moyenne mensuelle (CMM) : 50

Quantit reue

Fournisseur actuel : CAMEG 100

Quantit sortie

Stock thorique

100 97 97

Stock physique

Prix lunit : 97

Stock mini : 100 11/2011 11/2011

Date de premption

Pourquoi une bonne gestion des stocks ?

Cas dtude
Conditions de stockage particulires ? Nom (DCI) : Cotrimoxazole

Un centre de prise en charge communautaire du VIH chez ladulte a recrut une nouvelle gestionnaire pour mettre en place une pharmacie qui dispense des mdicaments essentiels et des ARV pdiatriques. Aprs les notes sur lamnagement du local, quels conseils lui donner pour grer correctement ses stocks de mdicaments ?

grer efficacement le dclenchement, le suivi et la rception des commandes de mdicaments ; assurer une traabilit des ordonnances dispenses ; assurer un suivi thrapeutique efficace de la file de patients.

connatre la consommation de chaque mdicament ;

connatre chaque instant ltat du stock de mdicaments ;

des stocks de mdicaments pdiatriques

N 16
Quels outils ?
La fiche de stock
Les 3 principes retenir : 1 fiche par mdicament

** pharmacie : gestion A la
2 le registre de suivi des dispensations Numro de lot

Exemple (fiche de stock du Cotrimoxazole pdiatrique)

Forme : Suspension buvable

Reste produits dans la rserve ? R4567

Ils peuvent tre crs sur papier et/ou par informatique sur Excel (dans ce cas il est indispensable, en plus de lenregistrement des fichiers informatiques sur le disque dur de lordinateur, de procder chaque soir une sauvegarde sur une cl USB). 1 ligne doit tre remplie pour chaque sortie dunits de mdicament. 1 ligne doit tre remplie pour chaque entre dunits de mdicament ;

Deux outils sont ncessaires et suffisants pour une gestion des stocks claire et transparente : 1 la fiche de stock

Prise en charge mdicale

Dosage : 200-40mg/5ml Stock maxi : OUI

Remarques

Inventaire

NON

novembre 2009

Dclenchement de la commande : de faon gnrale, il doit toujours rester au moins 1 mois de stock de scurit dans les rayons (donc 1 CMM). Ainsi, si lon sait que la commande met 1 mois tre passe et livre, il convient de la lancer quand

Cest en se basant sur la fiche de stock que lon peut savoir quand dclencher une commande et quelle quantit commander.

Enregistrer linventaire : la fin du mois, un inventaire du stock doit tre ralis et la quantit compte doit tre note sur la fiche de stock en utilisant une couleur spciale (stylo rouge ou vert par exemple). Si cette quantit est diffrente du stock thorique inscrit sur la fiche de stock, il convient de chercher comprendre quelle erreur de gestion en est la cause. Comment lutiliser pour passer les commandes ? (exercices pratiques sur le site Internet Grandir)

Enregistrer les sorties : chaque soir ou chaque semaine, en comptabilisant pour chaque mdicament la quantit sortie dans la journe ou dans la semaine ( partir du registre des dispensations ou des souches des ordonnances servies). A chaque pharmacie de choisir son rythme en fonction de la charge de travail quotidienne.

de stock et ne pas compter de consommation pendant ces priodes. Si une rupture de stock a eu lieu en fvrier et mars par exemple, le calcul de la consommation moyenne mensuelle sera : Consommation en janvier, avril, mai, juin, juillet, aot / 6 Enregistrer les entres : chaque fois que des mdicaments sont ajouts au stock (arrive dune commande ou transfert de stocks du magasin vers la pharmacie de dispensation). Quand la remplir ?

Utiliser les noms de mdicaments en Dnomination Commune Internationale (DCI) plutt que les noms commerciaux de spcialits. Ex : utiliser plutt Paractamol 100mg poudre pour solution buvable , que Doliprane 100mg poudre pour solution buvable .

Enregistrer les quantits en nombre de comprims plutt quen nombre de boites (vite les confusions si la contenance des boites change). Pour les sirops compter en nombre de flacons et pour les poudres en nombre de sachets.
> Attention ! Il faut tenir compte des priodes de rupture

La consommation moyenne mensuelle (CMM) correspond : Consommation pendant 6 mois / 6. Elle doit tre inscrite au crayon papier sur la fiche de stock et recalcule environ tous les 3 mois.

Comment la remplir ?

il reste 2 mois de stock en rayon (2 CMM), si la commande met 3 mois tre passe et livre il faudra la dclencher quand il reste 4 mois de stock en rayon (4 CMM). O obtenir un modle de fiche de stock ? Comment ranger les fiches de stock ?

Le registre des dispensations

Les 3 principes retenir :

Quantit commander (spcificits pdiatriques consulter en fin de fiche): elle doit tre dtermine en fonction de la frquence des commandes. Si la commande est passe tous les mois, il faut, au moment o la commande arrive, que soit reconstitu un stock de 2 CMM (1 mois de stock consommer + 1 mois de stock de scurit). Si la commande est passe tous les 3 mois, il faut, au moment o la commande arrive, que soit reconstitu un stock de 4 CMM (3 mois de stock consommer + 1 mois de stock de scurit). Lidal est de ranger chaque fiche de stock dans le rayon, au niveau de lemplacement de rangement du produit. Il peut tre utile de la protger par une pochette en plastique transparent. Si ce nest pas possible ou pas pratique, les fiches de stock peuvent tre ranges par ordre alphabtique dans un classeur (chaque fiche glisse dans une pochette en plastique perfore). 1 grand registre o sont enregistres toutes les ordonnances dispenses (possibilit de crer des registres spars pour les ARV et les mdicments IO) ; 1 rcapitulatif de la consommation de chaque mdicament doit tre ralis en fin de journe ou de semaine grce ce registre.

Il nexiste pas de modle unique idal de fiche de stock. Elle peut parfois tre fournie par le ministre de la sant ou le programme national de lutte contre le sida, ou encore tre achete la centrale dachat de mdicaments. Mais chaque pharmacie peut aussi crer sa propre fiche de stock sur ordinateur en sinspirant de modles, puis limprimer sur des fiches cartonnes. Le plus important est que la fiche de stock contienne toutes les informations essentielles (Cf. modle propos sur le site Internet Grandir) et que le personnel soit bien form son utilisation. A partir du modle vierge de dpart, il est ensuite facile de crer une fiche papier pour chaque produit (conserver en permanence un modle vierge et limprimer ou le photocopier pour chaque nouveau produit inclus au stock). 1 nouvelle ligne du registre doit tre remplie pour chaque ordonnance dlivre ;

 A chaque fois quune ordonnance est dispense par la pharmacie, une nouvelle ligne doit tre enregistre dans le registre. En fin de journe ou de semaine le total des consommations de chaque mdicament doit tre calcul partir du registre, et si cela na pas dj t fait, la quantit dispense doit tre reporte en sortie sur la fiche de stock. O obtenir un modle de registre des dispensations ?

Idalement il faudrait conserver le double de toutes les ordonnances dispenses. Cela permet de raliser un contrle en cas de doute sur les enregistrements du registre. A appliquer si le format des ordonnances le permet. Quand le remplir ?

Les registres avec une liste pr tablie des mdicaments disponibles permettent de totaliser plus facilement la consommation en fin de journe.

Utiliser les noms de mdicaments en Dnomination Commune Internationale (DCI) plutt que les noms commerciaux de spcialits. Enregistrer les quantits en nombre de comprims, plutt quen nombre de boites ; les sirops en nombre de flacons ; les poudres en nombre de sachets.

Exemple (registre de dispensation ARV pdiatriques) N

...... ..................... ...............

...... ..................... ...............

Comment la remplir ?

Total des consommations de la journe / de la semaine (nombre cp, flacons, sachets)

11/01/09

15/01/09

20/01/09

Mdicament C
Comme pour la fiche de stock, il nexiste pas de modle unique idal de registre. Il peut parfois tre fourni par le programme national de lutte contre le sida, ou tre achet la centrale dachat de mdicaments ou bien cr par lquipe de la pharmacie sur un registre papier vierge (Cf. modle propos sur le site Internet Grandir).

.....................

Mdicament B

Mdicament A

Date

.....................

.....................

Code patient

BB06

BB07

AA05

.................

Nom et prnom patient

.................

BBBB

AAAA

CCCC

Nom du mdecin prescripteur

.................

.................

Dr M Dr M Dr P

120

60

60

Quelle est lutilit de raliser un inventaire rgulier des stocks de mdicaments ?

Linventaire

Linventaire du stock de tous les mdicaments est raliser 1 fois / mois (frquence idale) ou au moins tous les 3 mois.

Lidal est de lavoir sous la main sur le bureau de dispensation des mdicaments pendant la journe, car cest loutil cl o sont enregistres toutes les ordonnances dispenses. En fin de journe, il est conseill de le ranger dans un placard ou dans un tiroir ferm cl et rserv aux documents de gestion de la pharmacie. Permet la validation ou rectification des quantits thoriques de mdicaments en stock dans la pharmacie (stock du magasin et stock courant), afin de garantir ensuite une gestion de stock fonde sur des quantits exactes. Permet dvaluer des aptitudes de lquipe de la pharmacie dans la gestion de son stock. Permet dliminer des mdicaments prims ou altrs (les sortir du stock, les enregistrer comme sortis en notant prims dans la colonne remarque de la fiche de stock, puis les mettre en quarantaine avant leur destruction).

O ranger le registre des dispensations ?

60

60

Mdicaments ARV dispenss

280

280

novembre 2009

 Si la pharmacie comporte 2 lieux de stockage, raliser linventaire des mdicaments dans le stock courant et dans le magasin et reporter les quantits sur les fiches de stock de chaque lieu. Cest laddition de ces deux inventaires qui donne le stock total.

Compter le nombre dunits utilisables (physiquement prsentes, non altres, non primes) de tous les mdicaments contenus dans la pharmacie et reporter ce nombre dans la colonne Stock physique de la fiche de stock.

Suspendre les activits de dispensation pendant la dure de linventaire (aucun mouvement de stock), c'est--dire fermer la pharmacie.

Comment procder ?

les produits stocks la pharmacie tels que le lait en poudre ou le matriel dallaitement pourront tre grs de la mme faon que les mdicaments.

lestimation des besoins doit tenir compte du nombre denfants mais galement de leur poids (les posologies qui sont souvent proportionnelles au poids des enfants). Au moment du passage de la commande, lestimation des besoins doit donc tre trs rigoureuse (elle doit se baser sur la consommation antrieure mais galement tenir compte de laugmentation du nombre denfants suivis* et du passage des plus grands enfants dans la file active adultes ).
* Lorsque la file denfants suivis est peu importante, il est intressant de commander selon le nombre denfants dans chaque grande catgorie de poids : en dpendent les formes (buvables ou comprims) et les dosages commander. Lorsque la file denfants est importante (>50 enfants) : le calcul par catgories de poids devient compliqu, et en gnral la rpartition par catgorie de poids est assez constante. Dans ce cas la commande peut tre estime en fonction de la consommation antrieure et de laugmentation globale du nombre denfants suivis.

Pour se prmunir des ruptures de stock lies des variations de file active pdiatrique (en nombre denfants ou en rpartition par tranches de poids), lidal est de constituer pour chaque mdicament un stock de scurit de 2 mois. Un stock de scurit de 1 mois reste la quantit minimum assurer.

les formes buvables sont plus rpandues : la gestion en nombre de flacons doit donc tre parfaitement matrise, et il est trs important de tenir compte des dates de premption car la dure de vie des formes buvables est souvent plus courte que celle des comprims.

Avec tout de mme quelques spcificits propres la gestion des stocks pdiatriques :

Gestion des stocks de mdicaments : quelles diffrences adultes/enfants ?

En savoir plus
Modle de fiche de stock : http://www.grandir.sidaction.org/2-13-67/publications-grandir/outils-pratiques.htm

Les grands principes de gestion de stock sont finalement similaires pour les mdicaments adultes et les mdicaments pdiatriques.

des erreurs de gestion du stock sont dtectes (carts entre le stock thorique et le stock physique), cela tmoigne dune lacune dans la gestion du stock (problme de mthode ou dapplication de la mthode par le personnel) : runir lquipe pour comprendre quelles sont les causes de ces dysfonctionnements et corriger ces problmes.
> Si au contraire linventaire rvle une gestion du stock thorique refltant parfaitement le stock physique: cela constitue un point positif et lensemble de lquipe doit tre flicite.

Si la pharmacie comporte 2 lieux de stockage, raliser linventaire des mdicaments dans le stock courant et dans le magasin et reporter les quantits sur les fiches de stock de chaque lieu. Cest laddition de ces deux inventaires qui donne le stock total.
> Si

NB : le rle daudit de linventaire est trs utile pour amliorer les techniques de gestion de la pharmacie.

Exercices pratiques pour la gestion des stocks (commande et inventaire) : http://www.grandir.sidaction.org/2-13-66/publications-grandir/outils-pratiques.htm http://www.grandir.sidaction.org/2-13-68/publications-grandir/outils-pratiques.htm

Modles de registres de dispensations journalires et hebdomadaires : http://www.grandir.sidaction.org/2-13-71/publications-grandir/outils-pratiques.htm http://www.grandir.sidaction.org/2-13-72/publications-grandir/outils-pratiques.htm

novembre 2009

^ ^

Structure:

Date de cration de la fiche:

Fiche de stock
Page n :

Produit (DCI): ______________________________ FORME: _______ Conditionnement : ___________________________ Fournisseur habituel : _______________________________
Date Entre Sortie Stock restant

DOSAGE : _________________

Consommation moyenne mensuelle:________

Destinataire Expditeur Date premption Signature

Date

Entre

Sortie

Stock restant

Destinataire Expditeur

Date premption

Signature

ANNEXE la fiche pratique Grandir 16 "A la pharmacie : gestion des stocks de mdicaments pdiatriques" Exercice pratique

Utilisation de la fiche de stock et ralisation d'un inventaire Niveau: FACILE

Enonc

Aprs inventaire le 30 juin 2009, vous trouvez dans votre stock 132 flacons de cotrimoxazole 240mg/5ml suspension dont 60 se priment fin aot 2009 et 72 se priment fin octobre 2009. Vous dispensez 4 flacons le 2 juillet puis 12 flacons le 10 juillet. Le 13 juillet vous recevez 50 flacons de la centrale dachat en mdicaments essentiels qui se priment fin fvrier 2010. Vous dispensez 16 flacons le 16 aot. Le 17 aot deux flacons (premption 10/09) tombent dun tagre de la pharmacie et se cassent. Le 20 septembre vous dispensez 8 flacons et le 26 septembre 15 flacons. Le 30 septembre vous ralisez un inventaire de votre stock de cotrimoxazole 240mg/5ml suspension.

Quel outil de gestion devez-vous utiliser pour rpondre ? Combien de flacons de Cotrimoxazole 240mg/5ml suspension vous reste-t-il en stock le 30 septembre 2009 ? Quelle est votre consommation moyenne mensuelle pour ce mdicament ? -Correction au verso-

Correction

Quel outil de gestion devez-vous utiliser pour rpondre cet exercice ? La fiche de stock. Combien de flacons de Cotrimoxazole 240mg/5ml suspension vous reste-t-il en stock le 30 septembre 2009 ? Au 30 septembre, il vous reste 87 flacons en stock. Quelle est votre consommation moyenne mensuelle pour ce mdicament ? Du 1er juillet au 30 septembre, vous avez consomm 85 flacons parmi lesquels 30 flacons ont t cass ou mis de ct car prims. Vous avez donc dispens 55 flacons. Votre CMM est donc 55 flacons dispenss divis par 3 mois = 18 flacons. Pour le dtail des calculs, voir la fiche de stock ci-dessous.

Fiche de stock
Page n : 1 / 1 Produit (DCI): COTRIMOXAZOLE Dosage : 240mg / 5ml

Conditionnement : SUSP BUV flacons ( conserver l'abri de la lumire !) Consommation moyenne mensuelle (CMM): 18 Date
30/06/2009 02/07/2009 10/07/2009 13/07/2009 16/08/2009 17/08/2009 31/08/2009 20/09/2009 26/09/2009 30/09/2009

Entre

Sortie

Balance 122

Destinataire Expditeur
Inventaire

Date de premption
60 fin 08/09 72 fin 10/09 08/09 08/09 02/2010 08/09 10/09 10/09 10/09 37 fin 10/09 50 fin 02/2010

Signature Mr D Mr D Mr D Mr D Mr D Mr D Mr D Mr D Mr D Mr D

4 12 50 16 2 28 8 15

118 106 156 140 110 112 102 87 87

Mr A Mme B CAME Mme D

2 flacons casss Prims 08/09

Mme C Mr G
Inventaire

ANNEXE la fiche pratique Grandir 16 "A la pharmacie : gestion des stocks de mdicaments pdiatriques" Exercice pratique Passage d'une commande de mdicaments essentiels pdiatriques Niveau: MOYEN

Enonc

Lamoxicilline 250mg comprims est dispense la clinique T depuis 5 ans mais sans utiliser de fiches de stock ni outils de gestion. Seuls des rapports mensuels de consommation taient rdigs et permettent de connaitre le bilan de la consommation en amoxicilline 250mg cp pendant les 6 derniers mois : en septembre 2008 : 400 comprims consomms, en octobre 2008 : 360 comprims consomms, en novembre 2008: 400 comprims consomms, en dcembre 2008: 500 comprims consomms, en janvier 2009: 250 comprims consomms, en fvrier 2009: 400 comprims consomms. Lamoxicilline peut tre commande par la clinique avec un dlai de rception de 1 mois. Les comprims sont prsents par boites de 100. Le rythme habituel des commandes est de 1 commande par trimestre. Vous arrivez en tant que gestionnaire dans la pharmacie de la clinique T la fin du mois de fvrier 2009. Vous ralisez un inventaire et vous trouvez quil reste 2 boites damoxicilline 250mg.

Que faites - vous ? -Correction au verso-

Correction

Que faites - vous ? 1. Vous crez une fiche de stock pour chaque produit en stock dans la pharmacie. 2. Sur la fiche de l'amoxicilline 250mg, vous commencez au mois de septembre 2009 et enregistrez les donnes de consommation dont vous disposez entre septembre 2008 et fvrier 2009. 3. Vous calculez la consommation moyenne mensuelle en prenant la consommation des 6 derniers mois et en la divisant par 6. Consommation sur les 6 derniers mois : 400+360+400+500+250+400= 2 310 cp consomms durant les 6 derniers mois. Donc la consommation moyenne mensuelle est de 2310 / 6 = 385 cp. 4. Le 29 fvrier vous dcidez de passer une commande pour reconstituer au plus vite un stock de 3 CMM (pour consommation) + 1 CMM (stock de scurit). Vous savez qu'au moment o la commande arrivera (un mois plus tard) votre stock sera vide: 4CMM = 385 * 4 = 1 540 cp, arrondir 1600 donc 16 boites d'amoxicilline sont commandes. 5. Comme vous l'aviez prvu, le stock de 200 cp restants est consomm en 15 jours, et la pharmacie tombe donc en rupture de stock entre le 15 mars et le 1er avril, date de rception de la commande de 1600 cp. 6. Vous prvoyez ensuite de passer une commande tous les 3 mois, pour reconstituer votre stock 3 mois de stock + 1 mois de stock de scurit.

Fiche de stock
Page n : 1/1 Produit (DCI): AMOXICILLINE Conditionnement : Comprim (Boites de 1000 cp) Consommation moyenne mensuelle (CMM): 385
Date Entre Sortie Balance Destinataire Expditeur Date de premption Signature

Dosage: 250mg

2510 30/09/2008 30/10/2008 30/11/2008 30/12/2008 30/01/2009 28/02/2009 28/02/2009 31/03/2009 01/04/2009 1 600 400 360 400 500 250 400 2 110 1 750 1 350 850 600 200 200 0 1600
Inventaire au moment de la prise de fonction Inventaire (rupture de stock du 15 au 30 mars) 01/2010

Mme Z Mme Z Mme Z Mme Z Mme Z Mme Z Mme Z Mme Z Mme Z 12/2010 Mme Z