FREQENTES PROBLEMAS DE COMUNICAO NAS ORGANIZAES

Glauce Mara S. Ribeiro* RESUMO Este artigo trata dos atuais problemas referentes a comunicao dentro das organizaes. Esses problemas ocorrem por conta de erros de interpretao, na maneira de expressar idias e at mesmo descuido por parte dos indivduos no momento de interagirem. Com a utilizao da comunicao adequada podemos estimular os indivduos a alcanar metas, conseguir manter um clima favorvel ao desenvolvimento de qualquer atividade e proporcionar qualidade de vida a todos os envolvidos no mecanismo da organizao, por mais complexa que ela seja.

PALAVRAS-CHAVES: Comunicao; Problemas; Conflitos.

INTRODUO O conceito geral de comunicao segundo Souza (1999) tornar comum, partilhar. Tecnicamente, comunicar-se significa transmitir s pessoas, por meios adequados, informao compatvel com os respectivos nveis de percepo, com objetivo de alterar o comportamento do outro. Considerando como finalidade da comunicao a manuteno ou alterao comportamental, podemos questionar sua eficcia. A eficcia da comunicao consiste em conseguir que nosso interlocutor (individual ou coletivo) reaja favoravelmente ao que lhe pedimos e essa reao pode se dar de trs formas: continuar como est, fazer, deixar de fazer. Existem basicamente duas formas de comunicao: a verbal (oral ou escrita) e a no-verbal. A comunicao verbal oral pode ser a natural (voz humana) ou aquela que, graas utilizao da tecnologia pode ser reforada, preservada ou transportada. J a comunicao escrita vale-se da utilizao de sinais grficos, por exemplo, os alfabetos e ideogramas.

A comunicao verbal quase sempre voluntria, j a no-verbal feita atravs de ndices ou indcios, geralmente involuntrios, porm empregados intencionalmente ou manipulados. O estudo desses signos denominado Semiologia ou Semitica. A comunicao dividida em dois grandes grupos: Interpessoal e Empresarial. O termo empresarial se refere apenas aos diversos tipos de organizao com fins lucrativos, excluem-se, portanto as entidades assistenciais, as religiosas, as ONGs (organizaes no- governamentais). Excluem-se tambm as pessoas jurdicas de direito pblico (Unio, Estados, Municpios, Territrios e Distrito Federal). Nas organizaes a comunicao inevitavelmente gera conflitos e erros de interpretao, graas a enorme e complexa rede de conexes e interaes entre os indivduos que delas fazem parte. As inter-relaes so decorrentes tanto da prpria atividade profissional, como das afinidades pessoais e sociais de cada um de seus membros. Existem dois pontos de vista em relao s dificuldades de comunicao:
A comunicao j difcil entre pessoas prximas, com laos afetivos (familiares e amigos), que predispem (pelo menos deveriam) tolerncia, pacincia e ao cuidado com o que vai ser falado ou ouvido. Em uma empresa, onde os laos afetivos entre as pessoas so mais tnues ou inexistem, a comunicao tende a ser mais difcil ainda. Segundo um ponto de vista oposto, a neutralidade e a racionalidade caractersticas do ambiente empresarial tendem a facilitar a comunicao, uma vez que as emoes e passionalidade, s vezes exageradas das relaes familiares tambm podem servir como empecilhos. (PIMENTA, p. 27, 2004)

Ainda existe uma premissa de que quanto mais complexa a estrutura da organizao, maior a distoro entre a mensagem original e a que chega ao destino final. Podemos tambm considerar o traje como uma forma de comunicao. Em
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Estudante do curso de Administrao pela Faculdade Metropolitana de Caieiras

algumas empresas existe uma lgica que determinada um traje para cada cargo. Outros problemas ocorrem na comunicao das organizaes como, por exemplo, o excesso de reunies e a freqente utilizao de linguagem evasiva. Porm o ponto que mais gera insatisfao e problemas nas organizaes de uma maneira geral a forma de abordagem dos chefes em relao seus subordinados. A elevada ocorrncia de conflitos compromete o crescimento e a evoluo natural da organizao medida que se torna um crculo vicioso, que se autoalimenta e resulta em grandes perdas. Alm da existncia dos problemas muito comum a sua negao por parte dos dirigentes (a omisso). Isso ocorre porque a resoluo dessas questes exige decises desgastantes, e que nem sempre resultam em uma soluo definitiva. Importantes indicadores de que esto ocorrendo falhas de comunicao na empresa podem ser claramente observados: a ocorrncia de um nmero exagerado de rompimentos de contratos, elevado grau de rotatividade de funcionrios, excesso de processos trabalhistas, altos custos operacionais e baixa produtividade. 1 A COMUNICAO PELO TRAJE O modo das pessoas se vestirem pode ser considerado um meio de comunicao nas empresas, na medida que o traje utilizado inadequadamente, pode criar barreiras e distanciar os indivduos. Os conceitos sobre estilo do combustvel para grande parte das conversas dentro das organizaes, j que o discurso visual (roupas, adereos, enfeites, cores, formas, detalhes, motivos, materiais, estilo, linhas, conjunto, harmnico), traduz um conceito de personalidade. O problema que tais conceitos tm origem em um modelo de comunicao muito precrio, a primeira impresso.

Outro fenmeno que pode ser observado a despersonalizao dos indivduos, que vivem em funo de uma sociedade consumista. Esse problema se relaciona com o funcionamento das empresas da seguinte maneira:
Na medida em que o traje confere s pessoas situao irreal, uma personalidade artificial, deriva-se um aparato de disfarce e mentira, que s pode acarretar prejuzos ao tecido administrativo-produtivo. Por trs da farsa, escondem-se falhas, frustraes e incapacidade. A mdio e longo prazos, os prejuzos fatalmente cairo sobre as prprias pessoas, pois a verdade sempre fica restabelecida. Em comunicao, a posio lgica aproximar a identidade de uma pessoa de sua imagem. A identidade significa a personalidade, o carter. A imagem aquilo que ela passa para outra pessoa, a projeo extensiva da personalidade que ela pretende exibir. Quando a distncia entre a identidade e imagem grande, origina-se uma dissonncia, dvida, confuso. As pessoas no sabem bem qual a posio verdadeira de seus interlocutores. (TORQUATO, p. 32, 2003)

Em linhas gerais, os exageros tornam a aparncia dos indivduos incompatvel com suas personalidades.
Em 30 segundos, a gente forma a opinio sobre algum que acabamos de ver. Por isso, estar vestido adequadamente no trabalho to importante quanto cuidar da carreira. Do mesmo jeito que se investe de inmeras maneiras no desenvolvimento da carreira, preciso estar preocupado em se vestir bem no ambiente de trabalho. No se iluda, a imagem conta, e muito, e pode influir at na sua remunerao. (VENERANDO, p. 38, 2006)

Podemos considerar adequado estar vestido de acordo com a posio do cargo ocupado e tentar chamar o mnimo de ateno possvel. 2 O EXCESSO DE REUNIES Assim como o discurso visual, outro importante canal de comunicao dentro das organizaes a reunio. Porm na maioria dos casos essa ferramenta vem sendo utilizada de maneira to exagerada, que passou a ser sinnimo de enrolao, perda de tempo ou at

mesmo vlvula de escape para situaes onde no se encontram solues objetivas para determinados problemas.
O desprestgio ocorre por diversas razes. Primeiro, porque abusa-se de sua necessidade. Para qualquer questo, convenciona-se fazer uma reunio. Ademais, as reunies padecem do vcio da acomodao, transformando-se em encontros sem objetivo, improvisados. (TORQUATO, p. 39, 2003)

Tamanho o exagero que em vrias situaes, os participantes nem sabem das pautas e motivos das discusses, qual a sua efetiva participao, nem sequer do tempo de durao da reunio. Para muitos a reunio passa a assumir uma funo recreativa. O importante definir, antecipada e claramente aos participantes os objetivos das reunies, pautas, nmero de participantes, local, tempo para exposio e debates, entre outros aspectos. 3 O EFEITO ESPUMA Alm da desgastante utilizao das reunies, outro ponto a ser abordado o efeito espuma, que tem recheado conversas, sistemas e rotinas empresariais de uma maneira geral. Define-se essa expresso pela utilizao demasiada de frases evasivas, com finalidade de se livrar momentaneamente de determinado problema. As mais comuns so: Isso no depende de mim!, Isso no comigo, No pude resolver porque faltou isso ou aquilo. Essas frases fazem com que as tarefas acabem se acumulando, formando assim uma imensa barreira (como uma barreira de espuma), que impede a identificao das questes e assim as suas resolues.
O efeito espuma nas organizaes assume, freqentemente, a feio de uma onda negativa, que ultrapassa simples situaes operacionais para se transformar em mecanismos de defesa psicolgica dos indivduos contra possveis ameaas decorrentes de complicaes no trabalho. (TORQUATO, p. 47, 2003)

Em outros casos essas evasivas expressam a necessidade dos indivduos de

enaltecerem seus papis dentro da organizao, tratando os demais como incompetentes, preguiosos e dispensveis. Seja por desejo de se esconder ou de parecer mais competente do que , aqueles que se utilizam desse recurso acabam comprometendo o desempenho da empresa, j que o desenvolvimento de uma determinada atividade acaba esbarrando naquele setor. 4 A AUTORIDADE DA ADMINISTRAO No obstante a importncia de todos os tpicos citados anteriormente, as demonstraes exageradas de autoridade caracterizam o mais importante problema aqui citado. Apesar de necessria e inerente organizao, o excesso de autoridade da administrao dificulta a comunicao livre e aberta.
Quem possui autoridade, em geral tenta mostrar controle sobre a situao, evitando qualquer comunicao que o coloque em uma situao vulnervel; por outro lado, os subordinados tendem a manter uma aparncia favorvel, evitando expressar problemas, desacordos, frustraes, etc. (PIMENTA, p. 28, 2004)

Sabe-se que o foco principal das organizaes a busca por resultados, mas sempre possvel atingir metas e fazer com que a empresa cresa quando se consegue ter um bom relacionamento com as pessoas, compreendendo suas vises de mundo e os processos aos quais elas esto vinculadas. Natali (2006) aconselha o que no se deve falar quando preciso alertar um funcionrio de que algo no est bem, conforme descrito abaixo:
Desse jeito voc no vai conseguir! No estou gostando da maneira como as coisas esto indo... No capaz de fazer mais rpido? No consegue fazer melhor? J vi que vai atrasar de novo! Acho melhor passar essa tarefa para outro! J vi que no se pode mesmo confiar em voc! Que lerdeza, hein? Desse jeito s para o prximo ano... Com que cara eu vou entregar esse trabalho desse jeito? Quando voc acabar, vamos ter uma conversa sria...

Nessa mesma linha de pensamento, a falta de feedback tambm bastante

comum por parte dos superiores em relao a seus subordinados:

As situaes onde o elogio e o reconhecimento so erroneamente confundidos como instrumento de orgulho -e por isso evitados a rigor tambm desanimam e interferem de maneira drstica na histria pessoal. (TIR, p. 78, 2006)

A melhor forma de evitar situaes negativas e diminuir as distncias entre superiores e subordinados a necessidade de maior conhecimento entre as intenes de quem decide dentro da empresa e de quem executa essas decises. importante evitar linguagem punitiva, dizer que o trabalho est ruim, supor que todos compreenderam algo porque para o emissor est tudo muito claro, delegar ao sem estabelecer prioridades, assumir carter pessoal, agir com todos da mesma maneira, acreditar que os indivduos trabalham melhor sob presso e fazer cobranas na frente de outros profissionais. O mais indicado se certificar de que todos entenderam exatamente o objetivo proposto, utilizando linguagem educativa e motivacional, valorizando acertos e sugerindo maneiras de corrigir possveis falhas, sem desrespeitar a sensibilidade das pessoas. CONSIDERAES FINAIS Devemos considerar normal que os problemas inerentes comunicao aconteam em qualquer escala e que suas causas so diversas. Na maioria das situaes os deslizes que geram estes problemas so involuntrios, os indivduos os cometem sem perceber, seja por uma questo de hbitos adquiridos ou ainda por referncias culturais e familiares. A busca das solues que atenuem seus impactos no setor empresarial deve ser constante. imprescindvel pensar bem antes de falar e agir e ter sempre em mente que, em uma organizao as diferentes opinies e percepes sero sempre suscetveis a discusses e conflitos, principalmente quando trabalhamos com grupos heterogneos e onde exista liberdade para expor e discutir opinies.

Em sntese bom senso a palavra de ordem dentro das relaes profissionais. Para tanto cabe a cada indivduo a constante auto anlise em relao a seu comportamento e postura diante do grupo. A efetiva participao de indivduos com habilidade para gesto de conflitos tambm deve ser considerada dentro das organizaes, para que a soluo dos problemas aparea com maior facilidade e clareza. Alcanar a sinergia suficiente para a realizao de objetivos e manter o equilbrio das emoes so tarefas rduas, porm determinantes, para uma convivncia satisfatria no ambiente empresarial.

REFERNCIAS

CONFLITOS nas organizaes: As disputas surgidas dentro das empresas podem ser objeto de resoluo pacfica de seus conflitos. Disponvel em: <http://www.bokenhagem.net>. Acesso em: 22 fev 2006. NATALI, ADRIANA. Como cobrar resultados sem ser chato. Vida Executiva, So Paulo, 22, P. 25-27, mar 06. PIMENTA, Maria Alzira. Comunicao empresarial. 4. Ed. So Paulo : Ed. Alnea, 2004. P. 27-28. SOUZA, Sergio Muniz de. Comunicao eficaz descomplicada. So Paulo : S.C.P., 1999. P. 13-21. TIR, JANETE. Oba! Vamos trabalhar. Vida Executiva, So Paulo, 22, P. 76-78, mar 06. TORQUATO, Gaudncio. Cultura, poder, comunicao e imagem : fundamentos da nova empresa. So Paulo : Thomson Learning, 2003. P. 32-50 VENERANDO, DANIELA. Imagem conta. Vida Executiva, So Paulo, 21, p. 38, fev 06.