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Estudo do gerenciamento do setor de suprimentos em uma empresa construtora

Antonio Simes Branco Junior (UFSCar) asbjr@bol.com.br Sheyla Mara Baptista Serra (UFSCar) sheylabs@power.ufscar.br

Resumo A utilizao de fornecedores de materiais, equipamentos e mo-de-obra uma realidade das construtoras dentro da construo civil brasileira e internacional. necessria a existncia na construtora de um setor responsvel diretamente pela gesto dos fornecedores. Esse setor denominado suprimentos ou compras responsvel direto pela relao comercial entre fornecedores e consumidores. O fornecedor quem subsidiar no prazo, custo e qualidade esperada os insumos que sero utilizados nas obras. A fim de diagnosticar a participao do setor de suprimentos na cadeia produtiva de uma construtora est sendo feita uma pesquisa intitulada Organizao da cadeia de suprimentos em empresas construtoras na cidade de So Carlos, estado de So Paulo, Brasil. Palavras chave: Cadeia de Suprimentos, Fornecedores, Construo Civil. 1. Introduo A atividade de construo civil parte indissocivel do desenvolvimento do pas, gerando bens que, alm de produzir a infra-estrutura necessria para diversas atividades econmicas, proporcionam bem estar e qualidade de vida sociedade. Porm, segundo os conceitos mais recentes da economia industrial, no possvel analisar a indstria da construo enquanto atividade fim isolada, considerando-se apenas o processo produtivo de montagem dos produtos finais (edificaes, estradas, pontes, barragens etc.). Esta atividade mantm relaes muito estreitas com as atividades precedentes, que produzem os insumos necessrios para a materializao de um projeto concebido (SILVA apud JOBIM; JOBIM FILHO, (2001)). As empresas construtoras no executam suas obras sem a utilizao de fornecedores externos de materiais e servios, inclusive utilizam freqentemente da prtica de subempreitada de mo-de-obra em conjunto com o fornecimento de materiais. Com isso faz-se necessrio que exista um setor na empresa construtora responsvel diretamente pela escolha e interao com os fornecedores. Esse setor, normalmente conhecido como de suprimentos ou compras est diretamente relacionado estrutura administrativa da empresa e execuo de obras. Esse setor deve ser gerenciado de forma eficaz, pois este responsvel diretamente pelo planejamento e controle da quantidade e qualidade dos materiais e equipamentos empregados na obra. Sua organizao pode englobar todo o ciclo de movimentao de uma matria-prima, desde o momento de sua concepo at a transformao em produto para ser comercializado. O ciclo de aquisio dos suprimentos deve ser iniciar quando se observa a oferta e existncia do insumo no comrcio ainda na etapa de projeto com a correta especificao dos mesmos. Na fase de planejamento, as necessidades de consumo so distribudas segundo a programao da obra. Depois de verificada a premente necessidade na obra, a etapa seguinte consiste na realizao do pedido do material ou mo-de-obra para cotao junto a fornecedores de materiais ou servios cadastrados ou no. Feito o pedido, a prxima fase corresponde anlise das cotaes. Aps escolhida a melhor cotao, faz-se o pedido de

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compra, recebimento no local especificado e, por fim, o pagamento para o fornecedor do material ou mo-de-obra. Durante a fase de cotao, ou mesmo anteriormente no planejamento da obra, so definidas as estratgias de aquisio e entregas dos suprimentos nos canteiros de obras. Para a realizao desse ciclo, deve-se considerar os prazos para a elaborao das propostas para cotao, posterior distribuio das mesmas para os fornecedores, perodo para formulao das respostas, negociao, autorizao para compra, programao para entrega dos materiais pelo fornecedor e recebimento no canteiro de obras. O prazo para aquisio pode ser varivel em funo de cada tipo de material. SERRA; PALIARI (2001) propem a confeco de um conjunto de planilhas que se transformem em instrumentos de apoio gerencial ao processo de aquisio de suprimentos. 2. Seleo, avaliao a certificao de fornecedores A seleo uma das atividades mais importantes no processo de aquisio de produtos e/ou servios. Uma escolha mal feita e sem critrios pode comprometer a eficincia do processo produtivo no qual o item, material ou servio a ser adquirido se insere. A adoo de procedimentos padronizados de avaliao e seleo de fornecedores constitui um importante instrumento na gesto de dados e de recursos de uma empresa. Segundo SERRA (2001), os critrios mais importantes de seleo vo depender do tipo de contratao ou aquisio que est sendo feita. Na pesquisa realizada por BRANCO JR. (2002) observou-se que durante a realizao da fase de seleo dos subempreiteiros, 65% das quatorze construtoras entrevistadas responderam que a seleo dos fornecedores de mo de obra e/ou servio acontece entre um grupo previamente selecionado. Outra anlise importante a correta especificao do material a ser adquirido, bem como o controle do recebimento desse na obra. Deve-se comparar o pedido feito com o material que est sendo entregue, permitindo a esse subsetor a realimentao da anlise e conseqente realizao de compras mais eficientes por um preo melhor. Apesar da importncia do setor compras, verificou-se em algumas pesquisas, tal como em HAGA (2000), que a forma como o mesmo gerenciado denota uma certa negligncia do setor administrativo do contratante. Segundo OFICINA DE COMPRAS (2002), o cenrio ideal para especificao de materiais aquele em que os cdigos e as descries dos itens so uniformes internamente na construtora e tambm perante seus fornecedores, eliminando erros de compreenso. Alm disso, a tipificao exata dos insumos oferece condies para que o comprador selecione as melhores alternativas para cada situao enfrentada por sua empresa, inclusive empregando Normas Tcnicas e certificaes quando oportuno. Conforme ISATTO; FORMOSO (1997), a participao dos fornecedores no desempenho do comprador se d a partir de duas ticas: de um lado, o desempenho de seus produtos influencia diretamente o desempenho dos produtos finais da empresa compradora, atravs de atributos como qualidade e custo. Por outro, os sistemas de gesto empresarial e da produo da empresa compradora ou contratante direcionam uma srie de exigncias aos fornecedores, as quais tem correspondncia indireta com os produtos finais da primeira, a partir da influncia que exercem sobre os seus processos. Outra importante anlise o fornecedor passar a se auto-conhecer atravs da utilizao de um sistema de avaliao dos fornecedores pelos contratantes. Com a divulgao dos resultados desse sistema, os fornecedores podem ficar sabendo de forma clara o seu desempenho, proporcionando assim meios para sua melhoria contnua. Trs aspectos parecem extremamente relevantes: a transparncia da avaliao para com os fornecedores, a existncia de objetivos estratgicos e uma cultura de gerenciamento com base em dados e fatos.
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PALANEESWARAN; KUMARASWAMY (2001) relatam que a pr-qualificao utilizada para identificar o melhor contratado entre um grupo de candidatos, para classific-lo de acordo com sua capacidade tcnica e financeira, experincia organizacional e gerencial, bem como avaliar seus ltimos trabalhos e objetivos. Essa pr-qualificao objetiva eliminar contratados que no sejam responsveis e competentes, assegurar a imparcialidade das licitaes, encorajar a competio saudvel entre os contratados eleitos, evitar ou minimizar os riscos de fracasso e melhorar a satisfao do cliente. Tambm objetiva otimizar o processo de seleo dos contratados, obtendo um balano entre preo e parmetros de atuao. De acordo com SERRA (2001), a avaliao deve ser feita em trs momentos: antes, durante e aps a contratao dos fornecedores. Durante a seleo, a avaliao consiste na definio dos parmetros e critrios de anlise das ofertas de servio recebidas pelos contratantes, e pode considerar a avaliao de servios e fornecimentos anteriores. Durante o fornecimento atual, os fornecedores devem ser verificados atravs de parmetros que meam seu desempenho em relao ao compromisso firmado. E aps a prestao de servio ou fornecimento, os mesmos devem ser auditados quanto aos problemas encontrados e sua prestao de assistncia tcnica. Todos esses dados obtidos na avaliao dos fornecedores devem ser colocados num cadastro que conter informaes sobre os atuais e possveis fornecedores da empresa contratante. Para tentar solucionar os problemas de falta de qualidade dos materiais e servios, tanto as empresas construtoras quanto as fornecedoras passaram a utilizar a certificao de produtos como uma alternativa para enfrentar as presses do mercado. No setor da construo civil, a certificao vem abrangendo um nmero cada vez maior de produtos. Entende-se que a certificao uma forma de auxiliar os clientes na identificao de produtos que atendam s normas especficas de qualidade e desempenho, estabelecendo parmetros para deciso de compra alm do custo. Para os fornecedores, a utilizao da certificao de produtos serve para mostrar a qualidade de seus produtos, aumentando assim a competitividade. 3. Cadeia de suprimentos Os modelos estratgicos de administrao de empresa mais utilizados demonstram que a capacidade que ela tem de fazer acordos comerciais est muito condicionada cadeia de negcios em que est inserida, segundo KAIBARA (1998). Por isso, a melhoria da competitividade empresarial s pode ser alcanada se todo o conjunto de empresas envolvidas no processo de produo estiver compromissado com os objetivos comuns. Alm disso, o correto conhecimento de suas responsabilidades e da cadeia de relacionamento cliente / fornecedor tambm auxiliam no desenvolvimento do grupo. Com o intuito de agrupar segmentos produtivos e estudar formas diferenciadas de competio e de cooperao dentro de um conjunto inter-relacionado, surge a idia de desenvolvimento de cadeias de suprimentos, tambm chamadas por diversos autores de cadeias produtivas ou cadeias de valor (supply chain). HAGUENAUER apud JOBIM; JOBIM FILHO (2001) conceitua cadeia produtiva como o conjunto das atividades que participam das diversas etapas de processamento ou montagem que transformam matrias-primas bsicas em produtos finais. Essa cadeia pode ser vista como um exemplo de evoluo e inovao. O foco no se limita somente no crescimento da eficincia interna da organizao, mas sim na incluso de mtodos de reduo de desperdcios e de acrscimo de valor em toda a cadeia de suprimentos. De acordo com VRIJHOEF; KOSKELA (1999), o gerenciamento da cadeia de suprimentos (SCM) representa um conceito administrativo autnomo, com grande influncia de aspectos logsticos. Todos os assuntos so vistos na perspectiva de cadeia de suprimentos, levando em conta a interdependncia na cadeia. SCM oferece uma metodologia que alivia o controle na cadeia de suprimentos, eliminando desperdcios e problemas.
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Para DUBOIS; GADDE (2000), essa mudana reflete uma nova conscincia dos benefcios a serem ganhos utilizando melhor os recursos limites das empresas. Foram enfatizadas as vantagens de parceria com fornecedores. H uma presso na tentativa de mudar a operao da cadeia de suprimentos pelo setor de construo, especialmente quando os clientes exigem um produto melhor e um servio mais seguro. Para fazer melhorias significantes na operao da cadeia de suprimentos, particularmente se os princpios de produo sero implementados, h a necessidade de investimentos em novas habilidades (STANNACK apud BRISCOE; DAINTY; MILLET, 2001). colocada nfase em relaes abertas entre scios de cadeia de suprimentos e a interao social fica importante, reduzindo desconfiana e incertezas entre as partes. 4. Estudo de caso Este trabalho est baseado na pesquisa de iniciao cientfica em desenvolvimento na cidade de So Carlos, estado de So Paulo, que possui o intuito de diagnosticar a cadeia de suprimentos nas empresas construtoras, analisar o ciclo de aquisio dos materiais, verificar o processo de qualificao dos fornecedores, analisar o sistema de recebimento e estocagem dos materiais e verificar qual o nvel de relacionamento entre as empresas envolvidas. Inicialmente foi elaborado um roteiro para entrevistas nas empresas construtoras na forma de questionrio. O mesmo composto por setenta e duas questes subdivididas em nove partes. No intuito de facilitar a anlise dos dados, as perguntas possuem respostas predefinidas. Os dados analisados so referentes a uma empresa considerada de mdio porte, a qual atua em vrias cidades do Brasil. Essa empresa construtora possua um total de quinze obras em andamento no momento da pesquisa. A obra visitada na pesquisa de campo se trata de um edifcio residencial de vinte e seis pavimentos, executado em estrutura de concreto armado. 4.2.1. Ciclo de aquisio de materiais O ciclo de aquisio inicia-se a partir da identificao da necessidade do insumo, e o mestre de obras o responsvel por essa identificao. Essa identificao era feita atravs de uma anlise do cronograma fsico da obra. Aps a identificao, o mestre de obras encaminhava uma solicitao do material para o apontador e esse dava continuidade no processo atravs do preenchimento de um formulrio de requisio de material. O setor de compras centralizado e sediado na cidade de Goinia, estado de Gois. A data para requerimento de materiais central corresponde ao perodo compreendido entre os dias 5 a 10 de cada ms. Ou seja, o apontador s poder encaminhar, via e-mail, o formulrio de requisio de material para o setor de compras da empresa nesse perodo do ms. Esse setor responsvel pela compra de todos os materiais de todas as obras em andamento. A empresa coloca como responsvel pelo gerenciamento dos suprimentos um gerente, o qual fica responsvel pelo supervisionamento das requisies de materiais e pela autorizao dos pedidos de compra enviados para o setor. Para a realizao da cotao dos preos, a empresa utiliza o mesmo formulrio da requisio dos materiais. A empresa mantm na obra o cadastro de alguns fornecedores. Essa cotao feita pelo apontador da obra com trs fornecedores cadastrados. Os principais parmetros analisados nessa cotao so: condies de pagamento e o preo unitrio do material. Dependendo da quantidade de material que foi requisitada e da proximidade do fabricante, o apontador pode realizar as cotaes diretamente com o fabricante. De posse das cotaes, o apontador encaminha, via e-mail, o formulrio para o setor de compras da empresa. A seguir pode-se observar na Figura 1 o ciclo de aquisio dos materiais desenvolvido nessa empresa.

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Identificao da necessidade do material (Mestre)

Solicitao do material (Apontador)

Requisio do Material (Apontador) N Cotao (Apontador) Elabora o pedido de compras ou contrato (Apontador) Analisa 3 fornecedores Definiu fornecedor?

Setor de compras (Gerente)

Confirma o pedido? S Reprovado Conferencia do material (Apontador) Aprovado

Informa o fornecedor (Apontador)

Entrega do material (fornecedor)

Confirma entrega do material para o setor de compras (Apontador)

Pagamento do fornecedor (Departamento financeiro)

LEGENDA S N Figura 1 Ciclo de Aquisio de Materiais Via e-mail Sim No

4.2.2. Seleo e avaliao dos fornecedores Na negociao com os fornecedores, verificou-se que o preo o principal parmetro analisado para a seleo do fornecedor. Mesmo numa empresa considerada de mdio porte, a questo da qualidade no se sobrepe ao preo do material. Ficou claro que o nico objetivo do formulrio de cotaes que a empresa utiliza o de obter o fornecedor com o menor preo possvel. Apesar disso, a empresa procura realizar programas de parcerias com os fornecedores, sendo bastante comum a utilizao do sistema de permuta de imveis em contrapartida aos pagamentos dos materiais. Os valores dos pagamentos dos materiais so acumulados at que correspondam a uma unidade de imvel em construo.

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Aps ter sido selecionado o fornecedor, o apontador encaminha, para o setor de compras, junto com o formulrio de requisio e , um outro formulrio com o pedido de compra para aprovao. A aprovao confirmada via e-mail. Para materiais cujo processo de entrega seja realizado de forma parcelada, a empresa utiliza um contrato de fornecimento. Verificou-se que essa prtica comumente realizada com as empresas fornecedoras de concreto e ao. Aps ter sido aprovada a compra, o pedido de compras encaminhado para o fornecedor via fax, no mximo, com uma semana de antecedncia do fornecimento do material. Quando ocorre o recebimento do material no canteiro de obras, somente a conferncia do material quanto as suas especificaes feita pelo apontador. Se esse material no estiver de acordo com o especificado, o mesmo devolvido no ato da entrega. Essa avaliao encaminhada para aprovao do engenheiro da obra. Se acontecer a reprovao, esse fornecedor no poder fornecer mais materiais para aquela obra. Entretanto, como a empresa no mantm um cadastro de desempenho dos fornecedores, um fornecedor que apresentou problema num determinado instante pode vir a fornecer materiais numa outra obra. No ato da entrega o apontador confere a requisio do material com a nota fiscal do fornecedor. Estando tudo certo, o apontador faz a confirmao da entrega do material para o departamento financeiro da empresa via e-mail. O pagamento do fornecedor feito pelo departamento financeiro da empresa somente aps a confirmao da entrega do material. O departamento financeiro leva em torno de 24 horas depois da confirmao da entrega do material para efetuar o pagamento do fornecedor. Aps efetuado o pagamento, a obra recolhe os recibos de todos os fornecedores pagos e encaminha via malote para o departamento financeiro da empresa. 4.2.3. Recebimento e estocagem dos materiais A empresa possui o Sistema de Garantia da Qualidade 5S, que quer dizer Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke traduzidas como: Senso de Utilizao, Senso de Ordenao, Senso de Limpeza, Senso de Asseio e Senso de Disciplina. A aplicao do 5S no canteiro de obras promove a mudana da cultura do desperdcio, cria um ambiente limpo e organizado e melhora o desempenho dos profissionais. Estes resultados refletem diretamente na melhoria da produtividade, na qualidade de vida do trabalhador e em menores custos das obras devido ao controle dos desperdcios. O 5S no canteiro um modo simples de aprimorar as relaes e o ambiente de trabalho nas obras. A inspeo pelo apontador se limitava, muitas vezes, a uma verificao visual de possveis trincas ou partes quebradas e de uma medio das dimenses no caso de blocos e frmas de madeira. Para a realizao dessa inspeo formava-se um lote aleatrio de materiais. Para materiais como areia e brita, era feita a medio do volume da carroceria do caminho onde esses materiais foram transportados. Os materiais industrializados como cimento, cal e ao no passavam por nenhum tipo de inspeo. A obra no realizava nenhum tipo de ensaio laboratorial, pois a empresa contratante colocava no contrato realizado com a empresa fornecedora que essa era a responsvel pelos ensaios. Os laudos deviam ento ser enviados para o canteiro de obras. O canteiro de obras possui um grande almoxarifado onde eram guardados alguns materiais. Havia tambm uma pequena sala que servia de abrigo para cimento e cal. O almoxarifado era bem organizado, os materiais e ferramentas estavam organizados em funo de seu tipo e tamanho, facilitando a identificao. Na sala onde eram armazenados os sacos de cimento e cal no havia possibilidade desses produtos entrarem em contato com a umidade, o que garantia que esses produtos no perdiam a qualidade.
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No subsolo do edifcio eram armazenados a areia, a brita e o ao. Procurou-se alocar os materiais em locais onde eles no atrapalhassem o fluxo do transporte interno dentro do canteiro. Tanto a sala onde se armazenavam os sacos de cimento, quanto o almoxarifado e a parte do subsolo destinado para armazenagem dos materiais eram bastante isoladas do restante do canteiro. Pode-se perceber que o projeto do canteiro foi realizado satisfatoriamente, pois as reas destinadas para a estocagem dos materiais no interferiam no transporte de outros materiais. Alm disso, verificou-se que havia uma separao das reas de trabalho das reas de vivncia, sendo o lugar destinado para as refeies bastante satisfatrio. Por outro lado, os blocos cermicos eram deixados empilhados na calada, de forma bastante desordenada, estando sujeito a danos no produto e eventuais furtos. Os aos ficavam em contato com o terreno do subsolo sem proteo, podendo entrar num processo de oxidao e acabarem danificados. A empresa utilizava uma programao para a entrega dos materiais, sendo que uma das estratgias utilizadas era a de no coincidir a data de entrega de materiais com a data de concretagem, por exemplo. Verificou-se que a descarga dos materiais era feita de forma manual, uma vez que a obra no possui nenhum equipamento especfico, como empilhadeira ou carrinho porta-palet. Na maioria das vezes essa descarga era feita pelos entregadores da empresa fornecedora, mas dependendo da ocasio e se a quantidade de produtos a serem descarregados fosse muito grande, alguns serventes do canteiro poderiam auxiliar. O nico operrio especfico utilizado no transporte interno era o operador do elevador. Ele permanecia numa pequena sala de controle do equipamento localizada no subsolo. 5. Concluso Pode-se verificar que existe um planejamento na empresa a fim de tentar otimizar o processo de aquisio de materiais e/ou servios. Esse planejamento demonstrado com a utilizao de um formulrio nico de requisio e cotao dos preos, agilizando assim duas etapas do ciclo de aquisio de materiais. Esse formulrio ainda enviado para o setor de compras da empresa via e-mail, mostrando a existncia de microcomputadores dentro do canteiro de obras, o que um diferencial se comparado com outras empresas construtoras da cidade. Outro dado importante observado foi a utilizao de um perodo fixo de cada ms para o envio do formulrio de requisio e cotao dos materiais para o setor de compras da empresa. Isso demonstra uma preocupao com a criao de uma rotina que facilite a todos os nveis organizacionais da empresa uma pr-programao das necessidades de insumos que sero utilizados no perodo subseqente. Com relao cotao dos preos, ficou claro que a utilizao do formulrio com espao para se analisar trs propostas distintas visa facilitar a visualizao de qual a proposta mais vivel economicamente para a empresa. Como forma de agilizar, a empresa mantm na obra o cadastro de alguns possveis fornecedores. Entretanto, essa anlise deveria contemplar outros aspectos tais como, capacidade de fornecimento, qualidade do material e logstica da entrega. Como forma de minimizar possveis problemas, a empresa procura trabalhar apenas com fornecedores pr-qualificados. A principal diretriz que o fornecedor deve ser capaz de fornecer os materiais, produtos, servios ou equipamentos com uma qualidade assegurada, no preo combinado e no momento em que esses sero utilizados ou que foi combinado. A empresa procurava manter uma rede de relacionamentos estveis com os principais fornecedores como forma de aumentar sua competitividade. Essa estratgia tem se mostrado eficaz na cidade pesquisada, pois a empresa consegue comercializar seus imveis com um
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preo bastante competitivo. Alm disso, possui uma certa notoriedade em termos de que seus empreendimentos so realizados com qualidade e pontualidade na entrega. A utilizao de ferramentas gerenciais que facilitem a gesto do processo de compras uma importante estratgia para minimizar perdas, desperdcios e reduzir estoques de produtos no canteiro de obras. Dessa forma, conseguiu-se programar e racionalizar as entregas e armazenagem de produtos. Outra anlise que pode ser feita que a racionalizao da compra no deve visar somente aos produtos, mas, sobretudo deve-se considerar os processos produtivos, no sentido de planejar a execuo, visando a reduo de tempos ociosos, de estoques inadequados, de no conformidades etc.. Concluindo, verificou-se que a gesto da cadeia de suprimentos ou, simplesmente, gesto de suprimentos torna-se, cada dia mais, uma ferramenta indispensvel para o bom desempenho da obra. A empresa que no utilizar sua experincia e sua cultura construtiva no correto delineamento e definio das estratgias de aquisio de materiais, servios ou equipamentos, estar desprezando uma importante vantagem competitiva. Referncias
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AGRADECIMENTO Os autores agradecem a Fundao de Apoio a Pesquisa do Estado de So Paulo (FAPESP), a qual providenciou fundos para o desenvolvimento deste trabalho.

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