Evaluacin de riesgos fsicos en una Agencia de Distribucin de acuerdo al Sistema BASC

O. Baque, M. Moya Facultad de Ingeniera en Mecnica y Ciencias de la Produccin Escuela Superior Politcnica del Litoral (ESPOL) Campus Gustavo Galindo, Km. 30.5 va Perimetral Apartado 09-01-5863. Guayaquil, Ecuador mmoya@espol.edu.ec

Resumen
El objetivo del estudio es plantear medidas de seguridad fsica mediante una evaluacin de riesgos patrimoniales o fsicos, que permita la proteccin de la cadena de suministro durante la distribucin de mercancas. La empresa en estudio es una agencia comercial y de distribucin dedicada a la logstica de recepcin y despacho de productos oleaginosos y de cuidado personal. La situacin actual de la empresa presenta problemas en cuanto a prdidas econmicas que genera la materializacin de riesgos fsicos en el acceso de las instalaciones y el control del producto en bodega. En este estudio se busca desarrollar y determinar las medidas apropiadas de seguridad para implementar en la agencia segn los resultados de la evaluacin de proteccin conforme a las normas BASC. Tambin se propone invertir en la capacitacin del talento humano en los procedimientos del sistema de gestin, especialmente en los que tienen mayor criticidad. Finalmente la Agencia contar con la reduccin de prdidas de acuerdo a la eficacia de los procedimientos implementados concluyendo con la posibilidad econmica del proyecto. Palabras Claves: Seguridad fsica, evaluacin de proteccin, BASC.

Abstract
The aim of this study is to establish physical security rules through a physical risk analysis that permits to protect the supply chain during the distribution of merchandise. The company of this study is a commercial and distribution agency dedicated to logistical reception and delivery of some oilseed and products for personal care. The current situation of the company presents problems regarding the economic loss generated by materializing physical risks during the access of buildings and the control of products in the warehouse. This study looks for the development in order to establish the appropriate security rules that will be implemented in the agency according to the results of protection analysis following the BASC system. It also considers the investment in the human talent training about BASC system procedures specially which are more critical. Finally the agency will get a reduction of economics loss according to the efficiency of implemented process concluding with economic viability of the project.

1. Introduccin En nuestro pas existe un sinnmero de empresas que trabajan en la fabricacin y elaboracin de productos de limpieza, cuidado e higiene personal y productos oleaginosos. La organizacin en estudio es una agencia de distribucin de una empresa de produccin de aceites y productos limpieza, cuya actividad principal es la recepcin, almacenamiento y despacho de estas mercancas a los distintos puntos de venta de los clientes mayoristas.

La empresa presenta problemas en cuanto a prdidas econmicas debido a la materializacin de riesgos fsicos, principalmente por acceso a las instalaciones y mal control de producto en la bodega, que es donde se concentra el anlisis de la tesis. El estudio contempla la inversin en un plan de capacitacin de todo el talento humano de la agencia y principalmente del que participa en las reas crticas, basado en la implementacin de procesos y aplicacin de procedimientos escritos de las medidas de proteccin a ejecutar.

2. Objetivo El objetivo del estudio es determinar las medidas apropiadas de seguridad mediante una evaluacin de riesgos fsicos, que permita la proteccin de la cadena de suministro durante la distribucin fsica de mercancas. Este estudio se lograr implementando los procedimientos que tipifica la norma BASC a travs de la preparacin de un plan de capacitacin. 3. Metodologa En la figura 1 se muestra la metodologa planteada para la consecucin del objetivo del presente estudio.
ANALISIS DE LA SITUACION ACTUAL EVALUACIN DE RIESGOS FSICOS SELECCIN DE PROBLEMAS CRITICOS IMPLEMENTACION DE MEJORAS ANALISIS DE RESULTADOS OBTENIDOS

Finalmente se obtienen los resultados de la implementacin de la propuesta de capacitacin al personal de la agencia mediante un anlisis del costo de las prdidas econmicas actuales por materializacin de riesgos versus el beneficio del ahorro por la prevencin de stos. 4. Anlisis de la situacin actual Como problema principal y relevante en la administracin y control de riesgos dentro de la Agencia, es la falta de una coordinacin de seguridad fsica. Al no contar con sta, el control y administracin adecuados de los riesgos est a cargo por una compaa de seguridad privada y el administrador de la Agencia. La rotacin peridica de los guardias y la limitacin en sus funciones por falta de procedimientos y capacitacin en stos, no permite la estandarizacin del cumplimiento en sus objetivos ocasionando fallos en el sistema de seguridad. Se identifica los bienes importantes a proteger y se los prioriza segn su importancia relativa considerando el nivel de consecuencia, vulnerabilidad frente a amenazas, vulnerabilidad en la capacidad, caractersticas particulares y grupos al margen de la ley. stos son: Puerta principal, puerta peatonal, rea de parqueo interno. Subestacin elctrica, suministro de agua. Cuarto de sistemas, servidor, telecomunicaciones Zonas de almacenamiento Garitas, equipos y sistemas de proteccin y vigilancia Zonas adyacentes, periferias, barreras perimtricas Almacn de despacho, archivos, inventario de precintos Muelle de descarga, patio trasero, Muelle de carga, corral de despacho Caja fuerte Buzn de depsitos Oficinas administrativas: informacin comercial, financiera. Taller mecnico, bodega de repuestos: mantenimiento general Sistema de gestin de trfico Archivos / documentacin impresa, respaldos En el Matriz de decisin para la evaluacin de riesgos en la columnas A1 peligro de muerte, A2 peligro de lesin, A3 funcionamiento, A4 tiempo de restablecimiento, A5 Importancia econmica , A6 Valor simblico, A7 Instalacin gubernamental, A8

Figura 1. Metodologa del proyecto

La metodologa empieza con el anlisis de la situacin actual de la empresa en materia de riesgos fsicos, es decir la forma en que la empresa realiza la proteccin de sus reas y procesos. [1] Posteriormente a este anlisis se detectan los principales problemas que se suscitan en la seguridad fsica mediante el anlisis de riesgos fsicos en la matriz de evaluacin de proteccin RBDM de instalaciones segn la metodologa descrita por el sistema BASC. RBDM es un proceso sistemtico y analtico para considerar la probabilidad de que una violacin de la seguridad ponga en peligro un activo, individuo o funcin e identificar las acciones que reducirn la vulnerabilidad y mitigarn las consecuencias. [2] De acuerdo a los riesgos crticos se proceder a priorizar segn el impacto econmico y la frecuencia de los mismos para establecer las medidas de proteccin a implementar.

Medio ambiente, en donde el nivel de consecuencia se califica con valores de 0 a 5. [3] De acuerdo a la importancia relativa, los bienes ms importantes a proteger segn el nivel de consecuencia son:

Los principales problemas se enmarcan en el acceso inadecuado a las instalaciones y control indebido de producto que sale e ingresa a la bodega. A continuacin se muestra los distintos escenarios en consecuencia por la materializacin de riesgos fsicos y su frecuencia:
Escenario Faltante o sobrante de producto Robo de bienes en la Agencia Manipulacin indebida de precintos de seguridad Sustraccin de informacin en computadores Conato de incendio en bodega TOTAL N de casos 12 8 6 4 0 30 % Total 40% 27% 20% 13% 0% 100% % Total 40% 67% 87% 100% 100% Costo Aprox. $17624 $12500 ** ** $0 $30124

Tabla 2. Casos de seguridad fsica

Diagrama de Pareto de Escenarios

30 25 P O C O S VITA LE S M U C H O S TRIVIA LE S 100

Casos

20 15 10 5 0

60 40 20 0

E sc en ario s
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Tabla 1. Bienes importantes a proteger Zona de almacenamiento (Bodega): Esta es el rea ms sensible de la agencia, debido a su giro de negocio, de no estar operativa no habr funcionamiento de distribucin en ella. Adems el tiempo de restablecimiento estara en funcin de las prdidas, que en el peor de los casos (incendio) sera mayor a las 4 semanas. Puerta principal, puerta peatonal, rea de parqueo interno, zona de maniobra: Esta rea es crtica porque es el principal acceso hacia la agencia, implica probabilidad de muerte o lesiones en caso de materializarse un acto delincuencial. rea de archivos, documentos: Sin el respaldo de documentos, como notas de crdito, facturas, recibos, etc., obstaculiza las operaciones financieras y administrativas. Subestacin elctrica: En caso de fallo del suministro elctrico, la agencia estara operativa en un 40%.

Fa

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Figura 2. Escenarios de materializacin de riesgos En base a las inspecciones in situ realizado en la Agencia y a la evaluacin de proteccin se levanta las acciones correctivas para mitigar los riesgos fsicos. La apertura de una accin correctiva se produce a raz de la deteccin de un problema individual de importancia significativa, o bien de un problema menor repetitivo. Las Acciones Correctivas son decididas por el responsable de la implementacin de BASC en la agencia, interviniendo los departamentos afectados con objeto de estudiar la causa del problema. En esta reunin se establece el departamento responsable de llevar a cabo la accin Correctora y el plazo para implantarla, quedando registrada en el Informe de Accin Correctiva.

Porcentaje

80

El original del Informe de acciones correctivas queda en poder del responsable del BASC, y se distribuye copia a los convocados. El departamento responsable procede a la implantacin de la Accin Correctiva y una vez transcurrido el plazo, el responsable BASC, comprueba la implantacin y su eficacia. Por ltimo, se efecta el cierre de la accin correctiva, quedando archivado el original en el responsable BASC y distribuyendo copia a los afectados. En el siguiente esquema se ilustra el proceso lgico propuesto en la agencia para la adopcin y el registro de acciones correctivas

Las medidas de proteccin que se identifica para mitigar los riesgos escenarios en los bienes y procesos a proteger en la agencia considerando las solicitudes de acciones correctivas son: Capacitacin a personal en la agencia en procedimientos especficos segn rea y escenario. Implementacin de seguridad electrnica, Iluminacin de emergencia en reas crticas y Plan de emergencia contra incendios. Para la seleccin de las medidas de proteccin a implementar se toma en consideracin el diagrama de Pareto, es decir la frecuencia de los casos presentados en los ltimos tres aos y su impacto econmico. 5. Implantacin de mejoras Las medidas de proteccin seleccionada para la mitigacin de riesgos es la capacitacin al personal para crear una cultura prevencionista, y dar aplicacin a muchos procedimientos que existen por escrito y que no han sido implementados. El objetivo general del plan de capacitacin es contribuir al fortalecimiento de los conocimientos y competencias del personal de la agencia, en funcin del crecimiento personal y laboral. Los objetivos especficos del plan son: Capacitar a los empleados en conocimientos especficos y procedimientos que permitan mejorar el Sistema de Gestin en Control y Seguridad. Generar, mediante las acciones de formacin y capacitacin, el desarrollo de competencias comunes y comportamentales en los empleados, con el objeto de incrementar la efectividad en sus prcticas laborales. Realizar procesos que propicien sentido de pertenencia y compromiso con la organizacin. El programa de capacitacin planteado contempla las siguientes temticas: Sistema de gestin en control y seguridad Procedimiento para el control de acceso adecuado, de empleados, contratistas y visitantes Procedimiento para identificar e informar sobre incidentes sospechosos Procedimiento para detectar, reportar e investigar faltantes o sobrantes de carga A continuacin se presenta el plan temtico:

Figura 3. Proceso lgico de levantamiento de SAC

Figura 4. Flujo del proceso de levantamiento de SAC

1. Sistema de Gestin en Control y Seguridad

3. Procedimiento para identificar e informar sobre incidentes sospechosos Capacitar a todo el personal en el procedimiento para identificar e informar sobre incidentes sospechosos dentro de la agencia. Fortalecer las competencias funcionales del personal que participan en todos los procesos de la agencia en contribucin al mejoramiento del sistema de gestin en control y seguridad. Enfocar la capacitacin para los empleados que participan en los procesos crticos de la Agencia. Charla - Taller Humanos: Administrador, humano, facilitadores. talento

OBJETIVO

Facilitar y fortalecer la integracin del empleado a la cultura preventiva de la organizacin, a travs del conocimiento de los estndares, procedimientos, reglamentos de seguridad que conforman el sistema de gestin en Control y Seguridad (BASC) de la organizacin. Lograr la participacin del 100% de los empleados que conforman la nmina de la agencia en el programa de induccin al SGCS. Realizar el programa de Induccin, conformando grupos de trabajo por reas y con la participacin de docentes Internos. Expositiva Personal de administracin, marketing, bodega, seguridad fsica, transportistas. Humanos: Facilitadores Logsticos: computador, video proyector, aula de capacitacin. Materiales: fotocopias y plegables. Econmicos: Presupuesto Plan de capacitacin

OBJETIVO

META

META

ESTRATEGIAS METODOLOGIA

ESTRATEGIA METODOLOGA PARTICIPANTES

Logsticos: computador, video proyector, aula de capacitacin. Materiales: fotocopias y plegables. RECURSOS Econmicos: capacitacin Presupuesto Plan de

RECURSOS

Tabla 5. Capacitacin en el procedimiento para identificar e informar sobre incidentes sospechosos

4. Procedimiento para detectar, reportar e investigar faltantes o sobrantes de carga Capacitar al personal de Bodega en el procedimiento para detectar, reportar e investigar faltantes o sobrantes de carga. Integrar el 100% de personal prestador de servicio al sistema de gestin en control y seguridad para disminuir las prdidas en Bodega. Enfocar la capacitacin en tcnicas contables, organizativas. Charla Taller Humanos: prestadores facilitadores. RECURSOS Administrador, de servicio,

Tabla 3. Capacitacin en Sistema de Gestin en Control y Seguridad

2. Procedimiento para el control de acceso adecuado, de empleados, contratistas y visitantes Actualizar al personal de seguridad fsica sobre el procedimiento para ingreso vehicular y peatonal en la agencia. Lograr que todo el personal de seguridad de la agencia sea instruido en el tema. Disear un programa acadmico y ldico que contenga los procedimientos requeridos para el control de acceso y que incluya el nfasis a la cultura preventiva de la organizacin. Charla - Taller Seguridad Fsica Humanos: Personal de seguridad, facilitadores. Logsticos: computador, video proyector, Auditorio de capacitacin. Materiales: fotocopias y plegables. Econmicos: Presupuesto Plan de capacitacin

OBJETIVO

OBJETIVO META

META ESTRATEGIAS METODOLOGA

ESTRATEGIA METODOLOGA PARTICIPANTES

Logsticos: computador, video proyector, aula de capacitacin. Materiales: fotocopias y plegables. Econmicos: Presupuesto Plan de capacitacin

RECURSOS

Tabla 4. Capacitacin en el procedimiento para el control de acceso adecuado, de empleados, contratistas y visitantes

Tabla 6. Capacitacin en el procedimiento para detectar reportar e investigar faltantes o sobrantes de carga

Dado que la instrumentacin del proyecto de mitigacin de riesgos descansa fundamentalmente en personal capacitado. Los costos de capacitacin asociados son los siguientes:
Costo por hora $ 50 Costo por curso $ 1000

Temas Sistema de Gestin en Control y seguridad Procedimiento para el control de acceso adecuado, de empleados, contratistas y visitantes Procedimiento para identificar e informar sobre incidentes sospechosos Procedimiento para detectar, reportar e investigar faltantes o sobrantes de carga TOTAL

N horas 20

cuantificar, pudindose calcular de forma objetiva, y van acompaadas de un desembolso en efectivo por parte de la empresa. Son los costes asociados a prdidas, y que se traducen bsicamente en costes de implementacin de tecnologas, capacitacin y costes de reparaciones o sustituciones de material, por destacar los ms relevantes habitualmente. Para determinar los beneficios del planteamiento del proyecto es necesario analizar el monto econmico de los recursos monetarios que se va a invertir para la implementacin y puesta en marcha del plan de capacitacin. La implementacin del proyecto obtendra como beneficio una reduccin en la materializacin de los riesgos fsicos. El departamento de seguridad fsica, estima que cuando menos ser del 70%. Este incremento en productividad de la prevencin aplica a los procesos que a la fecha no han iniciado cambios que los acerquen al proyecto de modificacin de buenas prcticas, por lo que se procede a evaluar el beneficio slo para estas actividades. Se asuma que el incremento en productividad de la prevencin o reduccin en la materializacin de riesgos lo absorbe la empresa disminuyendo el valor por prdidas. Otro beneficio importante son los ingresos intangibles que pueden ser capital humano (conocimientos de los trabajadores, actitudes, potencialidades, satisfaccin de los trabajadores), capital estructural (programas, patentes, cultura de la organizacin), y capital relacional (relaciones con los proveedores, clientes y sociedad), y que corresponde en su conjunto al capital intelectual de una empresa, que representa la posesin de conocimientos, experiencia aplicada, tecnologa y destrezas profesionales que aportan un valor sustancioso y una ventaja competitiva a la empresa en el mercado. [4] La situacin actual de la empresa refleja una prdida promedio anual que de acuerdo a estadsticas de la Administracin de la agencia de aproximadamente $ 30120,00 El beneficio tangible es de aproximadamente del 70% de reduccin de prdidas, es decir, un ahorro de $ 21086,80. La evaluacin de Beneficio-Costo es de 9.99, lo que significa que cada dlar de costo se traduce en un beneficio de $9.99. El anlisis se hizo para un solo ao, ya que se supone que el incremento de productividad del 70% se da una sola vez, y ocurre en el primer ao.

$ 30

$ 240

$ 30

$ 240

8 48

$30

$ 240 $ 1720

Tabla 7. Costos de servicios profesionales

Temas Material educativo (Marcadores para pizarra acrlica, borrador para pizarra acrlica, bolgrafos, Papelgrafos, Papel bond A-4 de 80 grs, Flderes manila tamao A4, Cinta maskingtape, CDs ) Material impreso ( Afiches, Certificados, trpticos, Volantes, Tarjetas de invitacin, Flderes con logo empresa, Gigantografa) Otros materiales (Bidones de agua, Vasos descartables, Cofee Break, premios de dinmicas) TOTAL

Costo

$ 60

$ 100

$ 250

$ 410

Tabla 8. Costos de requerimientos logsticos La primera etapa de capacitacin demandar una inversin de $2130,00. Posteriormente se tomar la supervisin de los jefes de cada rea involucrada para dar mantenimiento al sistema implementado. 6. Beneficios Las variables de este anlisis pueden clasificarse en tangibles e intangibles. Las primeras, son fciles de

Consecuentemente los valores presentes los costos totales, as como los beneficios de productividad, corresponden a los valores nominales del ao de estudio.

100% Seguridad = 0 Eficiencia 100% Eficiencia = 0 Seguridad

Estos problemas han generado prdida anual promedio por la cantidad aproximada de $30124,00 siendo los problemas de mayor importancia los que involucran robo a las instalaciones por falta en el control de acceso a la empresa, el faltante de producto en bodega por mala administracin del inventario, fraude, etc. El costo de la propuesta asciende a $2130,00 de los cuales $1720,00, corresponden a la inversin en instructores inicial y $410,00 representan los gastos en materiales. El ahorro que generar la propuesta asciende a $21086,80 para el primer ao, por tal motivo se considera conveniente la puesta en marcha de la misma, puesto que reducir las vulnerabilidades en la evaluacin de riesgos e incrementar la productividad en la prevencin. La Relacin B/C (Beneficio/Costo) si es mayor a 1 implica que los ingresos son mayores que los egresos, entonces el proyecto es aconsejable, como la relacin B/C con respecto a las propuestas planteadas sali 9.99 que es mayor a 1 Estas son las razones por las cuales se sugiere a la empresa acoger las propuestas planteadas evaluadas en este estudio. 8. Recomendaciones La propuesta para mitigar los riesgos evaluados en la matriz de proteccin debe ser implementada, a travs del uso de la tecnologa y de la capacitacin del Recurso Humano. Debe realizarse una evaluacin posterior a la implementacin del proyecto para determinar en qu medida se debe incorporar el uso de tecnologa y si justifica segn el anlisis costo beneficio. Adems se recomienda una evaluacin de riesgos contra incendio, que incluya las medidas de proteccin de las personas, factores de peligro esenciales y la definicin las medidas necesarias para cubrir el riesgo. [6] Esta evaluacin tcnica permitir abordar y justificar la implementacin de un plan contra incendios en la Agencia, que fue identificada en la evaluacin de riesgos fsicos. 9. Referencias [1] Alcntara, S. Seguridad www.asisonline.org/certification/ppt/SeguridadFisica.ppt, mayo 2001. Fsica,

N.M.S
0

OBJETIVO GENERALY/O LIBERTAD PERSONAL

MEDIDAS DE SEGURIDAD

VS

Figura 5. Seguridad con costo - beneficio 7. Conclusiones La Agencia, centro de distribucin dedicada a la logstica y comercializacin de los productos (aceites, higiene personal) presenta sus principales problemas en el rea de seguridad fsica por la falta de capacitacin del personal en el sistema de gestin en seguridad y control. La Administracin en conjunto con los departamentos de Recursos Humanos y de seguridad fsica son los encargados de efectuar las actividades para el cuidado del recurso fsico, as como de la capacitacin del personal que labora en la Agencia. La propuesta se centra en una accin preventiva, lo que se debe tener en cuenta en la aplicacin de los dispositivos de seguridad. [5]
SECUELA DE APLICACIN DE LAS MEDIDAS DE PROTECCIN A UN BIEN O PERSONA:

15%

5% 80%

Figura 6. Aplicacin de dispositivos de seguridad

[2] NVIC. Implementation guidance for the Maritime Transportation Security Act regulations for facilities. Navigation and Vessel Inspection circular. Noviembre, 2002 [3] Bravo, D. Curso de Auditores Internos del SGCS BASC, folleto. Manta, diciembre 2006. [4] Pujol, L. Indicadores para la valoracin de intangibles en prevencin, Nota Tcnica de Prevencin 540. INSHT, 1999 [5] Salvador, A . Seguridad Fsica. Programa de Preparacin para Examen de Certificacin (CPP) Mayo 2001, Mxico. [6] Ather0x, R. Glosario de Seguridad, http://rootsecure.wordpress.com/2008/ 03/11/glosario-de-seguridad/, marzo 2008.