Manual de Usuario Del SAW

Manual de Usuario
Sistema Administrativo Integrado para Windows
Marzo 2010
Calidad y Documentacin
Direccin: Urb. Los Palos Grandes, Av. Francisco de Miranda, Torre Mene Grande, Piso 3, Oficina 3-1 y 3-2. Caracas 1062, Venezuela Copyright 1994 Informtica Glac ISBN 980-07-3031-1 Queda hecho el depsito legal Reservados todos los derechos. Windows es marca registrada de Microsoft Corporation en EE.UU. y otros pases. Otros productos y compaas mencionadas en este documento son marcas de sus respectivos propietarios.
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Saw - Sistema Administrativo Windows Manual de Usuario
IMPORTANTE
Antes de instalar este sistema, deber leer cuidadosamente los trminos y condiciones de este contrato. El solicitar su activacin significa la total aceptacin de los trminos especificados por GALAC. Si no est de acuerdo, deber ser desinstalado del computador.
Contrato de Licencia de Uso y Garanta Limitada de Sistemas Contrato de Pliza de Asistencia y Servicios Nombre del Sistema:
PRIMERA: En el presente contrato, los trminos utilizados tienen los siguientes significados: a) GALAC, es Infotax, Informtica Tributaria s.a., sociedad annima legalmente constituida, domiciliada en Caracas, cuya direccin postal es Apartado 64.834 CCCT - Caracas 1064-A, es titular de los derechos de autor, conexos y similares, sobre los sistemas de computacin de marca Glac Software, incluyendo el sistema identificado en el encabezado del presente contrato. b) LA LICENCIA DE USO, tal como se usa en este contrato, es un acuerdo legal entre GALAC y EL USUARIO de este sistema es el permiso de uso de los SISTEMAS identificados en este contrato. Al instalar, copiar, solicitar su activacin permanente y/o de otra forma usar el sistema de computacin EL USUARIO est de acuerdo en quedar obligado por las clusulas de este contrato de licencia, el cual comenzar a regir desde el momento en que adquiri EL SISTEMA directamente de GALAC o de un DISTRIBUIDOR AUTORIZADO, siendo la fecha de inicio de la LICENCIA DE USO la fecha de la FACTURA que soporta la compra del SISTEMA. En caso de no estar de acuerdo con los trminos del presente contrato, EL USUARIO no puede usar o copiar el sistema de computacin, y debe rpidamente ponerse en contacto con GALAC para obtener instrucciones sobre la devolucin de los productos no utilizados y el reembolso del importe pagado. c) EL SISTEMA o LOS SISTEMAS, tal como se usan en este contrato, significan los soportes lgicos de los computadores o SOFTWARE desarrollado por GALAC, o cuyos derechos lo han cedido o licenciado por sus autores que se encuentran listos para ser suministrados al consumidor o usuario final. d) EL USUARIO es cualquier persona natural que utilice el sistema mediante su insercin en un computador, as como la persona jurdica (Pblica o Privada) en la cual al menos un computador utilice este sistema con su conocimiento expreso o tcito. e) EL USUARIO AUTORIZADO, es cualquier persona natural o jurdica que adquiera legalmente este sistema mediante una factura debidamente numerada, siempre y cuando suscriba este contrato de licencia en la Pgina Web www.galac.com y lo utilice para uso exclusivamente personal, sometido a las clusulas comprendidas en este contrato. f) EL USUARIO NO AUTORIZADO, es cualquier persona natural o jurdica que utilice este sistema en copia no autorizada por GALAC, o que habiendo adquirido legalmente este sistema, no haya suscrito este contrato de licencia en la Pgina Web www.galac.com, o que sin autorizacin expresa y dada por escrito por GALAC, modifique, transforme, reproduzca, venda o ceda este sistema. g) LAS MARCAS, tal como se usa en este contrato, significan los signos distintivos de productos o servicios, de la exclusiva propiedad de GALAC, y han sido solicitadas para registro en VENEZUELA, o son usadas por GALAC, mediante autorizacin de su titular. h) LA GARANTA LIMITADA, tal y como se usa en el presente contrato, significa las obligaciones especiales que asume GALAC frente al USUARIO AUTORIZADO que haga utilizacin de este sistema, de conformidad con las clusulas de este contrato. Saw - Sistema Administrativo Windows Manual de Usuario 15 de Marzo de 2010 Pg. 3
Calidad y Documentacin i) REPRESENTANTE(S) AUTORIZADO(S) Son los agentes de distribucin de los productos GALAC, autorizados por GALAC, quienes estn legtimamente autorizados para vender las licencias de uso sobre los SISTEMAS. j) FACTURA, tal y como se usa en el presente contrato, significa el documento emitido por GALAC o por alguno de sus DISTRIBUIDORES AUTORIZADOS de acuerdo a la normativa legal vigente por las leyes de Venezuela para la emisin de facturas, donde conste EL SISTEMA adquirido de acuerdo a la normativa legal vigente por las leyes de Venezuela para la emisin de facturas. j) PLIZA DE ASISTENCIA Y SERVICIO: es el contrato mediante el cual se extiende por un (1) ao la validez del presente contrato, siempre y cuando EL USUARIO AUTORIZADO cancele el precio a tal efecto determine GALAC k) La frase: "suscribir este contrato www.galac.com" significa conectarse con la direccin electrnica www.galac.com e indicar los datos que all se solicitan en la seccin: "Infoglac suscrbase aqu". SEGUNDA: GALAC manifiesta expresamente que, con este sistema no se suministran los llamados Sistemas Operativos, los cuales deben haber sido adquiridos legalmente por EL USUARIO sin que GALAC, asuma responsabilidad alguna por el funcionamiento de dicho sistema operativo ya bien sea en computadores personales ni en Redes de computadores. TERCERA: EL USUARIO se compromete a: a) No permitir, ni efectuar copias de este sistema o del manual de instrucciones, o del material adicional recibido; b) Suscribir el presente contrato en la pgina Web www.galac.com a dentro de los treinta (30) das continuos siguientes a la fecha de compra indicada en la FACTURA de adquisicin del SISTEMA para ser registrado como USUARIO AUTORIZADO; c) No ceder, expresa o tcitamente, el presente contrato, o los sistemas o impresos que a el se refieren; a no usar las MARCAS de los productos o servicios relacionados con el contrato; siendo entendido que cualquier violacin a lo anterior, dar lugar al ejercicio de las acciones penales, civiles o administrativas que consagre la ley en favor de GALAC. CUARTA: EL USUARIO que autorice o permita copias no autorizadas del sistema o del material impreso que se acompaa, ser solidariamente responsable con el USUARIO NO AUTORIZADO, por los daos y perjuicios que dicha conducta pueda ocasionar, y por cualquier clase de reclamos judiciales o extrajudiciales y daos que puedan llegar como resultado de la copia no autorizada del sistema o del material impreso que los acompaa, o del empaque del mismo, o de la reventa no autorizada, y reembolsar a GALAC, todas las sumas que esta sociedad haya tenido que pagar en relacin con dichas reclamaciones o perjuicios, incluyendo honorarios de abogado y costa del proceso o procesos, si hubiere lugar a ello. QUINTA: El precio pagado por el producto materia del presente contrato, comprende para el USUARIO NO AUTORIZADO que adquiera el sistema: a) La mera tenencia de un diskette o diskettes o CD que seguirn siendo propiedad de GALAC, hasta que el usuario suscriba el presente contrato en la Pgina Web www.galac.com b) La mera tenencia del material impreso que acompaa al producto; el cual seguir siendo propiedad de GALAC hasta que el usuario suscriba el presente contrato en la Pgina Web www.galac.com SEXTA: El precio pagado por el producto materia del presente contrato comprende para el USUARIO AUTORIZADO, a) La compraventa del un diskette o diskettes o CD que quedarn en poder de EL USUARIO AUTORIZADO. b) La compraventa del material impreso que acompaa al producto; el cual quedar en poder del USUARIO AUTORIZADO sin que ello implique cesin de derechos intelectuales.
c) El derecho, no exclusivo que GALAC otorga, por medio del presente contrato al USUARIO AUTORIZADO inscrito en el encabezamiento de este sistema, a usar el software que contiene los sistemas, en un computador personal. SPTIMA: GALAC manifiesta que este sistema no est licenciado para ser usado en instituciones pblicas o privadas tales como Universidades, Colegios, y Centros de Capacitacin. Si desea usar este sistema para entrenamiento en instituciones, con un nmero ilimitado de corridas, la entidad o institucin, si es persona jurdica, o el responsable de la misma, si es persona natural, deber abstenerse de usarlo en forma colectiva, y si lo desea, debe obtener la autorizacin previa, expresa y dada por escrito por GALAC, el cual se reserva todos los derechos conforme a la ley. OCTAVA: Este contrato entrar en vigencia desde la fecha de la adquisicin que se indique en la FACTURA y continuar vigente por tiempo indefinido, con excepcin de aquellas clusulas en donde se limiten algunas garantas por un lapso definido de tiempo. NOVENA: Sin perjuicio de lo estipulado en la clusula anterior, el trmino para reposicin del sistema con cargo a GALAC, estar vigente hasta la fecha de vencimiento de la garanta. DCIMA: Las partes pueden dar por terminado el presente contrato por mutuo consentimiento o mediante aviso escrito enviado por correo electrnico a las direcciones registradas al momento de suscribir el presente contrato en www.galac.com por con lo menos treinta (30) das, de anticipacin a la fecha en que este contrato o alguna de sus clusulas deba ser terminado. Adems GALAC, podr darlo por terminado con justa causa, en los casos de ley y cuando EL USUARIO reproduzca indebidamente el sistema o anexos materia del presente contrato o cuando EL USUARIO no pueda demostrar que posee Licencias Originales de los Sistemas Operativos que soportan su computador Personal o su o el Sistema Operativo para el manejo de su RED de Computadores. En todos los casos de la terminacin del contrato por decisin unilateral y sin justa causa por parte de EL USUARIO AUTORIZADO, GALAC, no tendr obligacin de reembolsar suma alguna al usuario. DCIMA PRIMERA: GALAC garantiza solamente lo siguiente: a) Que el Diskette o Diskettes, o medio en que est grabado el sistema ser reemplazado sin costo alguno para EL USUARIO AUTORIZADO, si GALAC, considera de buena fe, que el Diskette o medio est defectuoso por hechos no atribuibles al USUARIO AUTORIZADO. Esta garanta de reposicin expira a los noventa (90) das contados a partir de la fecha de la FACTURA que soporta la adquisicin del SISTEMA siempre y cuando muestre a GALAC el original de la FACTURA de compra. DCIMA SEGUNDA: a) En aquellos casos en que GALAC lo considere oportuno y necesario, se podr a informar al USUARIO AUTORIZADO, sobre cualquier correccin importante o error que GALAC, pudiese descubrir en el sistema licenciado y de los cambios y nuevas versiones que se produzcan en los SISTEMAS, por un lapso de un (1) ao contado a partir de la fecha de la FACTURA que soporta la adquisicin del SISTEMA o por un lapso de un (1) ao contado a partir de la fecha de la FACTURA que soporta la adquisicin de la PLIZA DE ASISTENCIA Y SERVICIOS, enviando un correo electrnico a la direccin que indique al momento de suscribir el presente contrato. GALAC no ser responsable en caso que por cualquier causa dicho correo no haya podido ser entregado. PARGRAFO: No obstante lo anterior, GALAC se reserva el derecho de cambiar las caractersticas del sistema y las especificaciones del mismo sin previo aviso. c) GALAC se compromete a suministrar al USUARIO AUTORIZADO por un perodo de un (1) ao contado a partir de la emisin de la FACTURA que soporta la adquisicin del SISTEMA o por un lapso de un (1) ao contado a partir de la fecha de la FACTURA que soporta la adquisicin de la PLIZA DE ASISTENCIA Y SERVICIOS, atencin telefnica para aclarar dudas en la utilizacin del SISTEMA. d) GALAC se compromete a poner a disposicin de EL USUARIO AUTORIZADO en la pgina Web www.galac.com por un perodo de un (1) ao contado a partir de la emisin de la FACTURA que soporta la adquisicin del SISTEMA o por un lapso de un (1) ao contado a partir de la fecha de la Saw - Sistema Administrativo Windows Manual de Usuario 15 de Marzo de 2010 Pg. 5
Calidad y Documentacin FACTURA que soporta la adquisicin de la PLIZA DE ASISTENCIA Y SERVICIOS, de todas las mejoras que se produzcan en el SISTEMA objeto del presente contrato, incluyendo el cambio de plataforma de ambiente DOS al ambiente WINDOWS. Para obtener estas actualizaciones EL USUARIO AUTORIZADO es responsable de: Comunicarse va Internet con el servicio en la pgina Web www.galac.com Copiar las nuevas versiones de los SISTEMAS y Solicitar a GALAC, en caso de ser necesario, las claves necesarias para activar las nuevas versiones de sus SISTEMAS. Este servicio no tendr costo por un perodo de un (1) ao contado a partir de la emisin de la factura que soporte la adquisicin de la presente Licencia de Uso, siempre y cuando el usuario lo obtenga va Internet. GALAC podr suministrar las nuevas versiones de EL SISTEMA durante el lapso especificado por otros medios y en este caso el USUARIO AUTORIZADO se compromete a cancelar el precio que establezca GALAC por este servicio, ms los gastos de envo o el servicio de instalacin computado en horas tcnicas de servicio segn sea el caso. USUARIO AUTORIZADO cancelar estos servicios, de contado, en la oportunidad de su prestacin. Este servicio podr ser extendido por perodos adicionales siempre y cuando el usuario autorizado suscriba y cancele una PLIZA DE SERVICIOS para sus SISTEMAS. DCIMA TERCERA: Cualquier servicio tcnico asociado con el mantenimiento de este sistema ser con costo a cargo de USUARIO. GALAC facturar estos servicios en la oportunidad en que se produzcan. DCIMA CUARTA: Con excepcin de lo sealado en la clusula anterior, GALAC, no ofrece garantas explcitas o implcitas, ni asume responsabilidad alguna por cualquier dao o perjuicio, de cualquier ndole, que pueda sufrir el USUARIO, incluyendo daos y perjuicios o imposibilidad de utilizar este software o sistema. GALAC no ser responsable por los daos y perjuicios ocasionados al USUARIO a terceras personas no autorizadas en virtud de las infracciones en contra de sus derechos patrimoniales sobre el SISTEMA y por la contravencin de las estipulaciones del contrato de licencia. Asimismo GALAC no asume responsabilidad alguna y as lo reconoce explcitamente y solidariamente EL USUARIO, por las infracciones, delitos, infracciones y delitos tributarios que pudiera cometer EL USUARIO mediante el uso de este sistema, en grado de autor o coautor. Esta declaracin tambin se hace extensiva a los cmplices o encubridores de EL USUARIO en las mencionadas infracciones o delitos. EL USUARIO AUTORIZADO y GALAC, manifiestan que conocen que este producto no est normalizado por Entidades Pblicas Gubernamentales (Ministerio de Finanzas, Seniat, Ministerio del Trabajo u otras relaciones o afines) y que en todo caso, la responsabilidad de GALAC, slo asciende al monto del valor pagado por USUARIO AUTORIZADO al adquirir el sistema. En la mxima medida permitida por la legislacin aplicable, GALAC y sus DISTRIBUIDORES AUTORIZADOS renuncian a todas las dems garantas, expresas o tcitas incluyendo, entre otras garantas implcitas de comercio e idoneidad para un determinado fin con respecto al sistema de computacin, as como de los materiales escritos adjuntos al mismo. La presente garanta limitada le concede al USUARIO AUTORIZADO derechos legales especficos y podrn competirle otros que varan segn el estado o territorio. En la medida mxima permitida por la legislacin aplicable, ni GALAC ni sus DISTRIBUIDORES AUTORIZADOS se responsabilizarn de daos (incluyendo entre otros, daos directos o indirectos por lesiones a las personas, lucro cesante, interrupcin de actividad comercial, prdida de informacin comercial o cualquier otra prdida pecuniaria) que derive del uso o incapacidad de usar el sistema de computacin, incluso si GALAC ha sido informado de la posibilidad de dichos daos. En cualquier caso, toda la responsabilidad de GALAC y sus distribuidores autorizados en virtud de cualquier estipulacin de este contrato de licencia se limitar a la cantidad efectivamente pagada por el USUARIO por la licencia del SISTEMA. De no acatar los lineamientos estipulados el riesgo total en cuanto al rendimiento del sistema de computacin, en caso de estar defectuoso, el USUARIO (y no GALAC o
sus DISTRIBUIDORES AUTORIZADOS) asumir el costo total de los servicios, reparaciones o correcciones necesarios. GALAC no garantiza que las funciones contenidas en el sistema de computacin pueden satisfacer sus requisitos o que la operacin del sistema de computacin sea de forma ininterrumpida o que est libre de errores, o que los defectos del sistema de computacin sern corregidos. DCIMA QUINTA: El presente contrato est regido por la Leyes de la Repblica de Venezuela y no podr ser modificado por terceros, incluyendo distribuidores, representantes de ventas o usuarios, a menos que medie comunicacin escrita, suscrita por el representante legal de GALAC. En Testimonio de lo anterior, el USUARIO AUTORIZADO firma este contrato en la ciudad de Caracas en cuyos tribunales se domicilia el presente contrato.
ndice
1. Introduccin. .................................................................................................................. 14 1.1 Caractersticas del Sistema. .................................................................................... 14 1.2 Configuracin. ........................................................................................................ 15 2. Aspectos Generales. ...................................................................................................... 17 2.1 Nomenclatura. ........................................................................................................ 17 2.2 Entrar al Sistema. ................................................................................................... 17 3. Seguridad. ...................................................................................................................... 20 3.1 Ingresar Usuarios .................................................................................................... 20 3.2 Ingresar Usuarios Operador de Caja. .................................................................... 21 3.3 Activar / Desactivar Usuarios................................................................................. 22 3.3.1 Activar Usuarios .................................................................................................. 22 3.3.2 Desactivar Usuarios ............................................................................................. 22 3.4 Insertar Usuario Copia............................................................................................ 22 3.5 Reiniciar Password ................................................................................................. 23 3.6 Respaldar / Restaurar.............................................................................................. 24 3.6.1 Respaldar ............................................................................................................. 24 3.6.2 Restaurar .............................................................................................................. 26 3.6.3 Restaurar Empresa desde Respaldo Total ........................................................... 27 3.7 Lotes Administrativos ............................................................................................ 29 3.7.1 Consultar Lotes Administrativos ......................................................................... 29 3.7.2 Modificar Lotes Administrativos......................................................................... 30 4. Manejo de Mdulos y Opciones. ................................................................................... 31 4.1 Descripcin del Men G......................................................................................... 33 4.1.1 Acerca de... .......................................................................................................... 33 4.1.2 Glac Software .................................................................................................... 33 4.1.3 Escoger Empresa ................................................................................................. 33 4.1.4 Escoger Periodo ................................................................................................... 33 4.1.5 Activar Modo Avanzado. .................................................................................... 33 4.1.6 Administre su Licencia. ....................................................................................... 33 4.1.7 Configuracin de Impresin. ............................................................................... 34 4.1.8 Configuracin de Respaldo ................................................................................. 39 4.1.9 Salir del Sistema .................................................................................................. 39 4.1.10 Opciones Avanzadas.......................................................................................... 40 4.2 Copiar y Pegar ........................................................................................................ 40 4.3 Teclas de Acceso Rpido. ...................................................................................... 40 4.3.1 Teclas de Funciones. ........................................................................................... 40 4.3.2 Teclas Especficas................................................................................................ 41 4.4 Interface Grfica. .................................................................................................... 42 4.4.1 rea de Men. ..................................................................................................... 42 4.4.2 Herramientas Grficas. ........................................................................................ 42 4.5 Mensaje de Ayuda. ................................................................................................. 43 5. Parmetros ..................................................................................................................... 44 5.1 Parmetros Administrativos ................................................................................... 44 1.- Datos Generales....................................................................................................... 44
2 Facturacin. ............................................................................................................... 46 3.- Cotizacin / Vendedor. ............................................................................................ 53 4.- CxC / Cobranzas. .................................................................................................... 55 5.-Inventario ................................................................................................................. 57 6. CxP / Compras .......................................................................................................... 60 7. Bancos ...................................................................................................................... 64 5.2 Parmetros Contabilidad ........................................................................................ 69 6. Primeros Pasos .............................................................................................................. 71 6.1 Estilos de Manejar el Administrativo ..................................................................... 71 6.2 Ciclo Bsico ........................................................................................................... 72 7. Empresas ....................................................................................................................... 73 7.1 Crear Empresa ........................................................................................................ 73 7.2 Regla de Contabilizacin........................................................................................ 80 7.3 Escoger empresa ..................................................................................................... 89 7.4 Activacin de mdulos ........................................................................................... 89 7.5 Eliminar una Compaa. ......................................................................................... 89 7.6 Informes.................................................................................................................. 90 8. Mantenimiento de Tablas .............................................................................................. 92 8.1 Alcuota I.T.F ......................................................................................................... 92 8.2 Alcuota I.V.A. ....................................................................................................... 93 8.3 Bancos .................................................................................................................... 93 8.4 Cambio a Moneda Local. ....................................................................................... 94 8.5 Categora de Productos. .......................................................................................... 95 8.6 Ciudades. ................................................................................................................ 95 8.7 Lnea de Productos. ................................................................................................ 95 8.8 Monedas. ................................................................................................................ 96 8.9 Moneda Local ......................................................................................................... 96 8.10 Notas Finales. ......................................................................................................... 97 8.11 Propiedades Anlisis de Vencimientos. ................................................................. 97 8.12 Pases. ..................................................................................................................... 98 8.13 Sector de Negocio del Cliente. ............................................................................... 98 8.14 Tabla C.I.I.U. 2004 ................................................................................................. 98 8.15 Tipo de Proveedor. ................................................................................................. 99 8.16 Unidad de Venta. .................................................................................................... 99 8.17 Urbanizacin / Zona Postal. ................................................................................. 100 8.18 Zona de Cobranza. ................................................................................................ 100 8.19 Forma de Cobro. ................................................................................................... 101 8.20 Mquina Fiscal ..................................................................................................... 101 9. Inventario ..................................................................................................................... 103 9.1 Insertar Artculos Inventario. ............................................................................... 103 9.2 Productos Compuestos ......................................................................................... 106 9.3 Manejo de Artculos por Tallas y Colores............................................................ 108 9.3.1 Insertar Tallas .................................................................................................... 108 9.3.2 Insertar Colores ................................................................................................. 108 9.3.3 Insertar Grupos de Tallas y Colores .................................................................. 109 9.4 Desincorporar / Incorporar Artculos ................................................................... 109 9.5 Ajuste de precios .................................................................................................. 110
Manual de Usuario Sistema Administrativo Windows 24 de Marzo de 2010 Pg.9
9.5.1 Ajuste de precios de forma manual. .................................................................. 110 9.5.2 Ajuste de Precios desde un archivo txt .............................................................. 111 9.6 Modificar Serial .................................................................................................... 112 9.7 Modificar Rollos................................................................................................... 112 9.8 Consultar Cortes de Artculos en Inventario ........................................................ 113 9.9 Ajustar Precios por Costos .................................................................................. 113 9.10 Filtrar Artculos .................................................................................................... 114 9.11 Informe de Artculos ............................................................................................ 115 9.12 Nota de Entrada y Salida ...................................................................................... 115 9.13 Insertar Almacn .................................................................................................. 117 9.13.1 Existencia por almacn .................................................................................... 117 9.13.2 Informe de Existencia en Almacn .................................................................. 118 9.14 Transferencia de Artculos ................................................................................... 119 9.15 Conteo Fsico ........................................................................................................ 119 10. Facturacin .................................................................................................................. 122 10.1 Insertar Factura ..................................................................................................... 122 10.2 Insertar Borrador de Factura................................................................................. 126 10.3 Emitir Facturas ..................................................................................................... 127 10.4 Eliminar Factura. .................................................................................................. 129 10.5 Modificar Facturas ............................................................................................... 130 10.6 Emitir y Cobrar ..................................................................................................... 130 10.7 Anular Factura ...................................................................................................... 131 10.8 Insertar Factura Manual........................................................................................ 131 10.9 Insertar Copia ....................................................................................................... 132 10.10 Insertar Nota de Crdito / Nota de Dbito ............................................................ 132 10.11 Modificar Vendedor en Factura Emitida .............................................................. 132 10.12 Modificar Tipo de Cobro en Factura Emitida ...................................................... 133 10.13 Insertar Factura, Nota de crdito, Debito Histrica.............................................. 134 10.14 Imprimir Nota de Entrega..................................................................................... 134 10.15 Generar Factura desde Contrato ........................................................................... 135 10.16 Generar Factura desde Cotizacin ........................................................................ 136 10.17 Informes Estadstico de Facturacin .................................................................... 137 10.18 Informes Generales de Facturacin ...................................................................... 137 10.19 Informes de Libros ............................................................................................... 139 10.20 Informes Especiales de Factura. ........................................................................... 140 10.21 Re-Emitir Factura ................................................................................................. 141 10.22 Re- Imprimir Factura ............................................................................................ 141 10.23 Re- Anular Factura ............................................................................................... 142 10.24 Modificar Factura Emitida. .................................................................................. 142 10.25 Actualizar Datos del Libro de Ventas .................................................................. 143 10.26 Importar / Exportar Facturas ................................................................................ 144 10.26.1 Importar ......................................................................................................... 144 10.26.2 Exportar ......................................................................................................... 145 10.26.2 Importar / Exportar Borradores de Facturas .................................................. 145 10.27 Facturacin con Punto de Venta y Mquina Fiscal .............................................. 145 11. Resumen Diario ........................................................................................................... 151 11.1 Insertar Resumen Diario ....................................................................................... 151
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11.2 Realizar Cierre Z .................................................................................................. 153 12. Cotizacin .................................................................................................................... 154 12.1 Insertar Cotizacin ............................................................................................... 154 12.2 Generar Borradores de Facturas desde Cotizacin............................................... 157 12.3 Informes de Cotizacin ........................................................................................ 158 13. Clientes ........................................................................................................................ 159 13.1 Insertar Clientes .................................................................................................... 159 13.2 Cambiar Direccin de Despacho .......................................................................... 162 13.3 Informes de Clientes ............................................................................................. 162 13.4 Unificar ................................................................................................................. 163 13.5 Ingresar Cliente de Resumen Diario .................................................................... 163 13.6 Importar / Exportar Clientes ................................................................................. 163 13.6.1 Importar ........................................................................................................... 163 13.6.2 Exportar ........................................................................................................... 164 14. Contrato ....................................................................................................................... 165 14.1 Insertar Contrato ................................................................................................... 165 14.2 Extender Contrato................................................................................................ 167 14.3 Activar / Desactivar Contratos ............................................................................. 167 14.4 Generar Borradores de Facturas desde Contratos. ............................................... 168 15. Caja Registradora ........................................................................................................ 169 15.1 Insertar Caja Registradora .................................................................................... 169 15.2 Asignar Caja ......................................................................................................... 170 15.3 Apertura / Cierre de caja ...................................................................................... 172 15.4 Informes de Caja .................................................................................................. 173 15.5 Facturar como Operador de Caja (cajero.) ........................................................... 173 16. Importar / Exportar Datos............................................................................................ 176 16.1 Importar ................................................................................................................ 176 16.2 Exportar ................................................................................................................ 177 16.3 Exportar Entre Fechas. ......................................................................................... 177 17. Cobranza. ..................................................................................................................... 179 17.1 Insertar Cuentas por Cobrar (CxC) ...................................................................... 179 17.2 Anular CxC........................................................................................................... 180 17.3 Re Imprimir Cuentas por Cobrar (CxC) ............................................................ 181 17.4 Informes de CxC .................................................................................................. 182 17.5 Datos de Cuentas por Cobrar generadas por Cobranzas ...................................... 183 17.6 Informes de Libros ............................................................................................... 184 17.7 Importar CxC........................................................................................................ 185 17.8 Exportar CxC........................................................................................................ 185 17.9 Insertar Anticipos (Cobrados) .............................................................................. 186 17.10 Anular Anticipo .................................................................................................... 187 17.11 Devolver Anticipo ................................................................................................ 188 17.12 Re-Imprimir Anticipo ........................................................................................... 188 17.13 Informe de Anticipo ............................................................................................. 189 17.14 Insertar Cobranzas ................................................................................................ 190 17.15 Anular Cobranzas ................................................................................................. 194 17.16 Re-Imprimir Cobranza ......................................................................................... 196 17.17 Cambiar Cobrador ................................................................................................ 196
17.18 Cambiar Datos Comprobante de Retencin ......................................................... 197 17.19 Informe de Cobranzas .......................................................................................... 198 17.20 Insertar Vendedor ................................................................................................. 199 17.21 Informes de Vendedor .......................................................................................... 200 17.22 Importar Datos de Vendedores ............................................................................. 201 17.23 Exportar Datos de Vendedor. ............................................................................... 201 18. Pagos ........................................................................................................................... 202 18.1 Insertar Proveedores ............................................................................................. 202 18.2 Unificar Proveedores ............................................................................................ 204 18.3 Informes de Proveedor ......................................................................................... 204 18.4 Importar Datos de Proveedores ............................................................................ 205 18.5 Exportar Datos de Proveedores ............................................................................ 205 18.6 Insertar Cuentas por Pagar (CxP) ......................................................................... 206 18.7 Anular Cuenta por Pagar (CxP)............................................................................ 210 18.8 Re-Imprimir Cuentas por Pagar (CxP) ................................................................. 211 18.9 Re-Imprimir Comprobante de Retencin IVA ..................................................... 212 18.10 Insertar CxP Histrica .......................................................................................... 212 18.11 Actualizar Libros de Compra / RET IVA ............................................................ 213 18.12 Importar Datos de Cuentas por Pagar (CxP) ........................................................ 214 18.13 Exportar Datos Cuentas por Pagar (CxP) ............................................................. 214 18.14 Insertar Anticipos (Pagados). ............................................................................... 215 18.15 Anular Anticipo (Pagado) .................................................................................... 216 18.16 Devolver Anticipo (Pagado) ................................................................................. 217 18.17 Re-Imprimir Anticipo (Pagado) ........................................................................... 217 18.18 Informes de Anticipo (Pagados) ........................................................................... 218 18.19 Insertar Pagos ....................................................................................................... 218 18.20 Anular Pagos ........................................................................................................ 223 18.21 Insertar Pago Histrico ......................................................................................... 225 18.22 Re-Imprimir Comprobante de Pago ..................................................................... 225 18.23 Re-Imprimir Comprobante de Retencin ............................................................. 226 18.24 Informes de Pagos ................................................................................................ 227 18.25 Re-Calcular Retenciones en Pagos ....................................................................... 228 18.26 Generar Archivo XML para declaracin de Rentas ............................................. 228 18.27 Relacin Anual ..................................................................................................... 229 18.26.1 Relacin Anual Forma Impresa ..................................................................... 229 18.26.2 Relacin Anual Medio Magntico ................................................................. 230 18.28 Insertar ARCV ...................................................................................................... 231 18.29 Re-Imprimir ARCV .............................................................................................. 231 18.30 Generar ARCV ..................................................................................................... 232 18.31 Eliminar varios ARCV ......................................................................................... 233 18.32 Re-Imprimir Varios .............................................................................................. 233 18.33 Consultar Tabla Retencin ................................................................................... 233 18.34 Modificar Tabla Retencin ................................................................................... 234 18.35 Actualizar Tabla de Retencin de Personas Naturales ......................................... 235 18.36 Plantilla de Retencin ........................................................................................... 235 18.37 Planilla Forma 00030 ........................................................................................... 238 18.38 Planilla Forma 00030 Insertar Sustitutiva ............................................................ 239
19. Bancos ......................................................................................................................... 240 19.1 Insertar Cuenta Bancaria ...................................................................................... 240 19.2 Recalcular Saldos ................................................................................................. 241 19.3 Informes de Cuentas Bancarias ............................................................................ 242 19.4 Movimientos Bancarios. ....................................................................................... 243 19.5 Insertar Movimiento Bancario con Opcin Imprimir Cheque. ............................ 244 19.6 Anular Movimiento Bancario ............................................................................... 244 19.7 Generar Faltante de Cobranzas............................................................................. 245 19.8 Re-Imprimir Cheque............................................................................................. 246 19.9 Insertar Concepto Bancario .................................................................................. 246 19.10 Insertar Conciliacin Bancaria ............................................................................. 247 19.11 Cerrar / Abrir Conciliacin................................................................................... 250 19.12 Informes de Conciliacin ..................................................................................... 251 20. Compras....................................................................................................................... 252 20.1 Insertar Compras .................................................................................................. 252 20.2 Anular Compras ................................................................................................... 253 20.3 Informes de Compras. .......................................................................................... 254 20.4 Insertar Compras desde Orden de Compra........................................................... 254 20.5 Re-Imprimir Compras .......................................................................................... 256 20.6 Insertar Orden de Compra .................................................................................... 257 20.7 Libro de Compras. ................................................................................................ 258 20.8 Re-Imprimir Orden de Compra ............................................................................ 258 21. Otros Cargos y Descuentos en Factura ........................................................................ 260 22. Asociado en Cuenta ..................................................................................................... 262 23. Emitir Directo .............................................................................................................. 264 24. Cobro Directo. ............................................................................................................. 265 25. Importar / Exportar Datos............................................................................................ 267 25.1 Importar Datos ...................................................................................................... 267 25.2 Exportar Datos. ..................................................................................................... 267
Manual de Usuario Sistema Administrativo Windows 24 de Marzo de 2010
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1.
Introduccin.
Bienvenidos al Sistema Administrativo para Windows el cual tambin se conocer con las siglas SAW. Este sistema ha sido elaborado por un equipo multidisciplinario de especialistas de Glac Software y su diseo est orientado para ofrecerle mxima rapidez y exactitud en las operaciones administrativas de su empresa. El Manual del Usuario es una gua de consejos prcticos que le permite obtener un mayor rendimiento en el uso de su sistema.
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El sistema es: Rpido y fcil de usar: porque est diseado para brindarle mayor rapidez y eficiencia en el procesamiento de sus datos. Muy amigable: las pantallas de entrada de datos han sido estudiadas para brindar a los usuarios la mayor rapidez y exactitud en el desarrollo de sus tareas.
1.1
Caractersticas del Sistema.
El sistema incorpora los mdulos de Bancos, Facturacin, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Cobranza, Pagos e Inventario. Beneficios: Facilita las tareas: porque est preparado para manejar el Impuesto al Dbito Bancario. Es muy fcil de comenzar a usar: porque permite incorporar los movimientos histricos de las cuentas por cobrar y por pagar. Facilita el cumplimiento de sus obligaciones fiscales: porque genera los libros de Compras y Ventas. Adems en la factura usted puede indicarles a sus clientes el monto a retener en el cumplimiento de la legislacin vigente. Rapidez y facilidad de uso: porque est diseado para brindarle mayor rapidez y eficiencia en el procesamiento de sus datos administrativos. Muy amigable: las pantallas de entrada de datos han sido estudiadas para brindar a los usuarios la mayor rapidez y exactitud en el desarrollo de sus tareas. Cabe destacar que el manual est dirigido exclusivamente a la orientacin funcional del sistema, es decir, los procedimientos a seguir en la utilizacin del mismo, constituyendo una gua para crear y trabajar con administrativo y no hace referencia en lo absoluto a la instruccin de los principios administrativos.
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1.2
Configuracin.
El sistema, efecta operaciones de clculos, las cuales para su correcto funcionamiento requieren que ciertas opciones de la configuracin regional de Windows se encuentren con los valores adecuados. Para consultar y de ser necesario hacer los cambios, dirjase al el botn de inicio de Windows y seleccione la opcin Configuracin Panel de control y luego de la ventana que aparece haga doble clic en el icono Configuracin regional y de idioma.
Figura 1. Icono Configuracin regional en el Panel de Control.
En la primera pestaa que aparece activada Configuracin regional verifique que el valor sea Espaol (Venezuela).
Figura 2. Ventana Configuracin regional.
Luego haga clic el botn Personalizar... y all verifique y modifique si son necesarios los valores de las siguientes opciones:
Smbolo decimal: . (Punto) Nmero de dgitos decimales: 2 (dos) Smbolo de separacin de miles: , (coma) Separador de listas: , (coma)
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Figura 3. Pestaa Nmero de la ventana Configuracin regional.
Haga clic en la pestaa Moneda y all verifique y modifique si son necesarios los valores de las siguientes opciones:
Smbolo de moneda: Bs. (Bolvares). Smbolo decimal: . (Punto) Nmero de dgitos decimales: 2 (dos). Smbolo de separacin de miles: , (coma). Nmero de dgitos en grupos: 3 (tres).
Figura 4. Pestaa Moneda de la ventana Configuracin regional.
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2.
Aspectos Generales.
A continuacin se presenta toda la informacin necesaria para utilizar el sistema. Lea esta seccin para conocer las caractersticas generales de las ventanas y mens, adems de informacin que puede serle til.
2.1
Nomenclatura.
Cuando un texto aparece escrito en este tipo de letra, es un comando, tecla o texto que
aparece en su computador. Cuando aparece Usuario Insertar indica que debe acceder a las opciones indicadas, desde la barra de men. Cuando el texto aparece entre < y > se refiere a una tecla que se encuentra en su teclado. Por ejemplo <F6>, se refiere a la tecla que se encuentra en la parte superior de su teclado identificada con F6. Ejemplo: Usuario (es un men), <Intro>, <F6> (las teclas), saw (es el comando que se escribe para ingresar al sistema). En este manual significa lo mismo <Intro>, <Enter> y <>. En su teclado aparecen de una forma u otra dependiendo de si est en Espaol o en Ingls.
2.2
Entrar al Sistema.
Despus de instalar el sistema se cre automticamente un acceso directo del sistema, para ejecutar el sistema haga doble clic. A continuacin obtendr la pantalla de presentacin del sistema. Haga clic en el botn de continuar para entrar al sistema. El sistema le solicitar el Nombre del usuario y la Clave, coloque como nombre la palabra JEFE y como clave JEFE, si usted no ha creado su clave de seguridad.
Figura 5. Ventana de ingreso al sistema.
Le aparecer la ventana Solicitud de Accin.

(El sistema la detecta automticamente.)
Figura 6. Ventana Solicitud de Accin

Nota: esta ventana aparecer siempre y cuando su Base de Datos este aun en Access.
Seguidamente el sistema le mostrar la siguiente ventana:
Figura 7. Ventana Validar Clave Especial
Como indica el mensaje en la ventana comunquese con Glac Software e indique el serial que aparece en pantalla y le enviaran una clave.
Nota: no cierre la ventana antes de recibir la clave, ya que al cerrarla y volverla a abrir el serial cambia de nmero.
Posteriormente el sistema le solicitar que inserte la primera Empresa, y luego entrar en la ventana de Parmetros, en donde estos pueden ser configurados.
Figura 8. Mensaje de advertencia.
Si ya existe al menos una Empresa solo se le solicitara que escoja una.
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Figura 9. Ventana Escoger Empresa
Figura 10. Ventana de modificar Parmetros Administrativos.
Dirjase al Captulo Primeros Pasos en donde se le explica mejor tanto los procesos iniciales de insertar la primera Empresa y configurar los parmetros, cmo la forma de comenzar a trabajar con todas la funcionalidades del sistema.
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3.
Seguridad.
El sistema contiene varias funcionalidades de seguridad, una de ellas es permitir que cada uno de los usuarios del sistema tenga una clave personal y un nivel de acceso definido segn sus funciones. Tambin permite personalizar el acceso de los usuarios a las diferentes Empresas que se hayan definido en el sistema. Los niveles de acceso son establecidos por el supervisor del sistema.
Nota: para entrar por primera vez al sistema utilice tanto para usuario como para clave la palabra: JEFE.
3.1
Ingresar Usuarios
Usted puede acceder la opcin de seguridad o configuracin de usuario, seleccionando del <Men Principal> el mdulo Mens Usuario / Conversin / Parmetros / Respaldar. Luego seleccione el men Usuario Insertar, el sistema le mostrar la siguiente ventana.
Figura 11. Ventana Insertar Usuarios
Nombre Completo: ingrese el nombre completo del usuario que va a agregar. Password: el usuario debe ingresar su password de acceso. Nombre del Usuario: el usuario debe ingresar su nombre de usuario. Cargo: ingrese el cargo que tiene el usuario que va a agregar. Opciones: Activo Supervisor Es Usuario Operador de Caja
Active las opciones necesarias para el nuevo usuario que esta agregando.
Seleccione en las diferentes pestaas de la ventana Insertar Usuario, los mdulos a los cuales tendr niveles de acceso el usuario que est agregando. Puede ayudarse con los botones ubicados en la parte inferior derecha de la ventana para Activar o Desactivar opciones, en las diferentes pestaas. Haga un clic en el botn Grabar o presione la tecla <F6> para guardar.
3.2
Ingresar Usuarios Operador de Caja.
El Sistema Administrativo para Windows SAW le permite ingresar usuarios operador de caja en caso de que la empresa lo necesite. Para llevar a cabo este proceso dirjase al <Men Principal> seleccione el mdulo Mens Usuario/Conversin/Parmetros/Respaldar. Luego escoja el men Usuario Insertar, el sistema le mostrar la ventana de la figura 12. Siga la explicacin mostrada para el ingreso de datos en esta ventana. Luego active la opcin Es Usuario Operador de Caja, y la ventana le mostrar las siguientes opciones.
Figura 12. Pestaa Opciones de Cajeros
Active las opciones necesarias para el nuevo usuario que esta agregando. Haga un clic en el botn Grabar o presione la tecla <F6> para guardar.
Notas: Para trabajar con el nuevo usuario creado debe entrar nuevamente al sistema con el nombre de usuario y password de ste, verifique los niveles de accesos asignados. Para trabajar con usuarios Tipo Cajero, dirjase a la seccin 5.12 Facturacin tipo cajero, en este manual. El acceso de usuarios a manipular Empresa, se realiza en la ventana de Insercin / Modificacin de datos de la Empresa.
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3.3
Activar / Desactivar Usuarios
Si usted en algn momento desea activar o desactivar un usuario determinado, el Sistema Administrativo para Windows SAW le brinda esta opcin. 3.3.1 Activar Usuarios Para activar un usuario escoja el mdulo Mens - Usuario / Conversin / Parmetros / Respaldar. Luego escoja el men Usuario Activar Usuario.
Figura 13. Ventana buscar usuarios
Ingrese el nombre de usuario luego presione el botn Buscar el sistema le mostrara un mensaje de advertencia.
Figura 14. Ventana de confirmacin
Presione el botn OK para continuar o Cancel para cancelar el proceso de activacin de usuario. 3.3.2 Desactivar Usuarios Para activar un usuario seleccione el mdulo Mens - Usuario / Conversin / Parmetros / Respaldar. Luego escoja el men Usuario Desactivar Usuario. Sigas los pasos explicados en el proceso de activacin de usuarios, el proceso es totalmente igual.
3.4
Insertar Usuario Copia
El Sistema Administrativo para Windows SAW le permite insertar una copia de un usuario determinado como otro usuario distinto de este manteniendo todo el perfil del usuario copiado, para ello active el mdulo Mens Usuario/ Conversin / Parmetros / Respaldar. Luego escoja el men Usuario Insertar Copia.
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Figura 15. Ventana buscar usuario para copiar
Ingrese el nombre del usuario luego presione el botn Buscar, en la siguiente ventana haga doble clic en el usuario que desee copiar.
Figura 16. Ventana ingresar nombre de usuario
Ahora ingrese el nombre del nuevo usuario y presione el botn Aceptar.
3.5
Reiniciar Password
Otro de los beneficios de seguridad de su Sistema Administrativo para Windows SAW es el reinicio de Password para llevar a cabo este proceso active el mdulo Mens - Usuario / Conversin / Parmetros / Respaldar. Luego escoja el men Usuario Reiniciar Password.
Figura 17. Ventana buscar usuario
Ingrese el nombre del usuario luego presione el botn Buscar, en la siguiente ventana haga doble clic en el usuario al que desee reiniciar el Password.
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Figura 18. Ventana confirmar reinicio de Password
Presione el botn OK para continuar o Cancel para cancelar el proceso de reinicio de Password.
3.6
Respaldar / Restaurar
Por efectuar un respaldo entendemos la operacin de trasladar los datos acumulados en su disco duro durante la operacin del Sistema Administrativo para Windows SAW a otro medio de almacenamiento (disquetes, CD Unidad de Red, etc.), dependiendo de sus necesidades y de los dispositivos de almacenamiento que disponga. Por recuperar un respaldo entendemos la operacin de trasladar los datos respaldados a su base de datos de trabajo. Es conveniente, para su seguridad, realizar peridicamente la operacin de Respaldar, ya que es la nica manera de recuperar el trabajo efectuado en caso de que se presente una prdida de Informacin en su disco duro. Adems se recomienda hacer ms de un respaldo y en ms de un medio de almacenamiento, pues esto le garantiza que si uno falla o el respaldo es defectuoso, siempre puede ir al respaldo anterior, o sea, puede realizar respaldos diarios y para ello obtenga cinco disquetes, identificados de lunes a viernes. Usted puede configurar su respaldo automtico, (en Men G Configuracin de Respaldo) de forma que se realice con la periodicidad que requiera y en el dispositivo que usted indique, el cual se recomienda que no sea el mismo directorio de trabajo (mismo PC). 3.6.1 Respaldar Para mantener una integridad y proteger su data el Sistema Administrativo para Windows SAW le permite realizar respaldo de sus datos, para ello seleccione el mdulo Mens - Usuario/Conversin/Parmetros/Respaldar luego escoja el men Respaldar/Restaurar Respaldar. El sistema le mostrara la ventana Respaldar Base de Datos en la cual el sistema le pedir los siguientes datos:
Figura 19. Ventana de Respaldar Base de Datos.
Cantidad de Compaas: seleccione de las opciones desplegadas si usted desea realizar el respaldo de: Todas las Empresas existentes en el sistema. Una sola Empresa la cual ser, en la que se encuentra trabajando (ver en la parte inferior izquierda de la pantalla, el nombre de la compaa activa). Todas las Empresas (Indiv.), crea Zip individuales por compaa, en el directorio que usted seleccione. El formato de los nombres de los archivos de respaldo generados es: codigocompania_nombrecompania + mes da Todas las Empresas (Compr. Texto), esta opcin crea un Zip con todos los datos de todas las empresas en un archivo de texto. Tanto el respaldo automtico como la reestructuracin de la base de datos se hacen bajo este criterio. Formato del respaldo: La opcin Normal genera el respaldo en formato binario y la opcin XML generar el respaldo en formato texto. Unidad de respaldo: indique en que unidad guardar el respaldo, puede hacerlo en pen drive, en Zip, en CD o en un directorio del disco duro. Directorio de Respaldo: indique es que directorio de la unidad que selecciono, quiere realizar el respaldo. Nombre del Archivo: el sistema sugiere un nombre para el archivo, usted lo puede modificar y colocar el nombre que desee.
Nota: Es importante recordar el modelo de respaldo usado, pues debe ser consistente con el modelo a usar en el proceso Restaurar, de lo contrario este ultimo fallar. El modelo de respaldo se indica en la Configuracin del Respaldo (Men G), opcin Modelo del Respaldo, los valores disponibles son Win 95/98 y Win NT/Me/2000/XP.
Ruta del Respaldo: aqu aparece el camino donde ser guardado el archivo del respaldo.
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Presione clic en el botn Grabar y espere hasta que aparezca el siguiente mensaje:
Figura 20. Mensaje de proceso exitoso.
Si usted seleccion respaldar todas las Compaas, el sistema luego le preguntar si desea respaldar tambin los reportes.
Figura 21. Mensaje de confirmacin para respaldar reportes.
3.6.2 Restaurar Si tiene que recuperar la informacin de las Empresas (o Compaas), debe primero activar modo avanzado en el men G, y luego escoja el mdulo Men - Usuario/ Conversin/Parmetros/Respaldar seguidamente dirjase al men Respaldar / Restaurar Restaurar. El sistema le mostrara la ventana de Restaurar Base de Datos, donde el sistema automticamente coloca la fecha, y el directorio donde se grabaron los respaldos. Si usted realiz el respaldo en otra ruta podr modificarla.
Modelo del Respaldo
Figura 22. Opciones del Men Respaldar / Restaurar.
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Calidad y Documentacin Nota: Recuerde que el modelo del respaldo a restaurar debe ser igual al que tenga configurado el sistema en la Configuracin del Respaldo (Men G), opcin Modelo del Respaldo. De no ser igual el proceso de restauracin de respaldo fallar, en este caso ir a la configuracin de respaldo y cambiar el tipo de Modelo.
Haga clic en Grabar e inmediatamente aparece el siguiente mensaje de confirmacin del proceso restaurar.
Figura 23. Mensaje de confirmacin del proceso restaurar.
Una vez terminado el proceso de restaurar respaldo el sistema debe cerrar para garantizar la consistencia de los datos, por tanto aparece el siguiente mensaje:
Nota: Si el respaldo es de una sola Compaa, el sistema mostrar el siguiente mensaje:
3.6.3 Restaurar Empresa desde Respaldo Total Si tiene que recuperar la informacin de una empresa especfica, debe primero activar Modo Avanzado en el Men G, y luego desde el mdulo Mens - Usuario / Conversin / Parmetros / Respaldar luego escoja el men Respaldar / Restaurar Restaurar Empresa desde Respaldo Total el sistema le mostrara la siguiente ventana:
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Figura 26. Ventana Restaurar Empresa.
De esta ventana seleccionar el directorio y el archivo de respaldo correspondiente.

Nota: Esta opcin solo funciona con los archivos .Zip generados desde el sistema con la opcin Todas Las Empresas (Compr. Texto) y permite seleccionar una o varias empresas especficas para ser restauradas desde el archivo.
Por defecto el respaldo se crea en el directorio del sistema y es identificado con el nombre del sistema (por ejemplo, SAW), la palabra TotalComp, seguida de la fecha en que se realizo el respaldo en formato MMDD, por ejemplo SAWTotalComp0113, es un respaldo total del sistema SAW realizado el 13 de enero. Una vez que seleccione el archivo, debe hacer clic en el botn Llenar lista de empresas desde el Zip, lo cual, listar todas las empresas que contiene el respaldo y le permitir seleccionar las que desee restaurar, haciendo clic en el cuadro a la izquierda del nombre.
Figura 27. Ventana Restaurar Empresa.
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Puede seleccionar todas las compaas listadas haciendo clic en la opcin Marcar Todas o por el contrario deseleccionarlas todas haciendo clic en Desmarcar todas. Tambin aparecen las Opciones del Proceso. Si se activa Sobrescribir sin preguntar al momento de restaurar si existe una empresa con el mismo nombre no advertir y sobrescribir los datos de esta empresa. Si se activa la opcin Mostrar Mensajes el sistema le informar sobre el resultado del proceso. Seleccione de la ventana Restaurar Empresa las compaas que va a restaurar y haga clic en el botn Restaurar. Una vez que el sistema finalice el proceso, le avisara con un mensaje de advertencia.
Nota: Tanto el respaldo que el sistema realiza automticamente como la reestructuracin (Access MSDE/SQL Server) de la base de datos crea un Zip siguiendo el criterio del Tipo de Respaldo: Todas las empresas (Compr. Texto).
3.7
Lotes Administrativos
3.7.1 Consultar Lotes Administrativos El Sistema Administrativo para Windows SAW le permite consultar y modificar los lotes administrativos existentes en el sistema. Para ello desde el mdulo Mens Usuario/Conversin/Parmetros/Respaldar escoja el men Lote Administrativo Consultar el sistema le mostrara la siguiente ventana.
Figura 28. Buscar lotes administrativos para consultar
Ingrese el cdigo del lote luego presione el botn Buscar, en la siguiente ventana haga doble clic en el lote que desee consultar, como se muestra a continuacin.
Figura 29. Consulta de lote administrativo.

3.7.2 Modificar Lotes Administrativos Para modificar algn lote administrativo existente desde el mdulo Usuario / Conversin / Parmetros / Respaldar escoja el men Lote Administrativo Modificar el sistema le mostrara la siguiente ventana.
Figura 30. Buscar lotes administrativos para modificar
Ingrese el cdigo del lote luego presione el botn Buscar, en la siguiente ventana haga doble clic en el lote que desee modificar, como se muestra a continuacin.
Figura 31. Modificar lotes administrativos.
Realice la modificacin que considere necesario luego presione el botn Grabar
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4.
Manejo de Mdulos y Opciones.

Los Mdulos fundamentales del sistema, que se encuentra en el rea de men del men principal son: Empresa, Mantenimiento de Tablas, Parmetros, Principal, CxC y Cobranzas, CxP y Pagos, Bancos, Inventarios, Compras. Para acceder a las Opciones que se despliegan de cada uno de los Mdulos o mens, haga clic con el ratn en el men deseado y seleccione la opcin, o presione la tecla <Alt.> + la letra subrayada del ttulo del men. Tambin puede utilizar las teclas direccionales para posicionarse en la opcin deseada y luego presionar la tecla <Intro>, y as acceder, automticamente, a la opcin. Las teclas direccionales se encuentran identificadas en su teclado por los siguientes smbolos y le permite moverse hacia la izquierda, derecha, arriba y abajo respectivamente. Al pasar de un Mdulo a otro, o a un submen usted podr apreciar las diferentes opciones que ofrece cada uno de ellos. Por ejemplo: En los mdulos u opciones del Men Principal, aparecen entre otras, las opciones Consultar, Insertar, Modificar, Listar, y Eliminar, las cuales permiten manipular estos conceptos, fundamentales en el manejo del sistema. En la prxima seccin del manual estas opciones se explican ms ampliamente.
Figura 32. Ejemplo de opciones de men.
Otra forma de acceder a las opciones de cada men es presionando la tecla resaltada. Por ejemplo, si desea insertar datos, indiferentemente de la opcin en que se encuentra ubicado, presione la letra I (letra resaltada) y automticamente el sistema proceder o, utilice las teclas direccionales y, una vez ubicado, presione la tecla <Intro>. A continuacin se detalla el uso de cada opcin: Consultar: El proceso de consulta est presente en todos los mdulos de entrada de datos. La consulta conduce a un dato especfico donde usted se podr desplazar dentro de esta opcin, con los botones anterior y siguiente, permitindole guiarse fcilmente hasta obtener la informacin deseada. Si se coloca algn dato errado o simplemente se solicita un registro no incluido, el sistema le presentar el siguiente mensaje:
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Figura 33. Ejemplo de mensaje de advertencia de consulta.
Insertar Esta opcin es la que permite la inclusin y registro de todos los datos del sistema. El sistema presenta de forma automtica la pantalla solicitada, con todos los campos vacos o con el valor por defecto (por Ej. las fechas aparecen con la fecha del da actual). Para pasar de un campo al siguiente presione <Intro> o haga clic en el prximo campo y para ir al campo anterior presione <Shift> + <Tab>. Una vez que haya colocado todos los datos presione la tecla <F6> para grabarlos o haga clic en el botn grabar. Este proceso se efectuar tantas veces como registros se desee incluir.
Nota: Cuando decimos grabar significa que el sistema almacena la informacin en el disco duro.
Modificar Para realizar una modificacin de datos contenidos en el sistema, ubquese y seleccione el registro a modificar, de forma anloga a la opcin Consultar. Es imprescindible que presione la tecla <Intro> o haga doble clic para acceder a l, una vez que lo haya ubicado. A partir de all, el cursor se posicionar en cada uno de los campos susceptibles de ser modificados, permitiendo realizar los respectivos cambios. Cuando haya finalizado, presione la tecla <F6> para grabar o haga clic en el botn Grabar, para guardar dichos cambios o <Esc> en caso contrario. Eliminar Para ejecutar esta opcin ubquese y seleccione el registro a eliminar (de forma anloga a la opcin Modificar o Consultar), una vez que lo tenga ubicado presione la tecla <Intro> para acceder a l, y luego la tecla <F6> para eliminarlo. El sistema solicita la confirmacin del proceso, enviando el siguiente mensaje:
Figura 34. Ejemplo de mensaje de confirmacin.
Al responder afirmativamente, el sistema proceder.

Nota: Una vez eliminada la informacin no puede ser recuperada pues al eliminar, borra la informacin del disco donde previamente se haba grabado.
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4.1
Descripcin del Men G.
Este men contiene, de forma general, informacin del sistema, as como opciones de configuracin: 4.1.1 Acerca de... Presenta una pantalla que muestra informacin general sobre el Sistema Administrativo para Windows SAW, su versin, fecha de ltima actualizacin y serial. 4.1.2 Glac Software Muestra informacin de la Empresa que cre el sistema, la cual est dedicada al desarrollo e implantacin de sistemas computarizados, fundamentalmente en el rea fiscal, financiera, administrativa y contable. 4.1.3 Escoger Empresa A travs de esta opcin Ud. puede cambiar la Empresa con el cual est trabajando. 4.1.4 Escoger Periodo A travs de esta opcin Ud. puede cambiar el Periodo (Fecha) con el cual est trabajando. Disponible slo en la versin integrada. 4.1.5 Activar Modo Avanzado. Esta opcin muestra en los mens opciones que de uso muy delicado, slo para usuarios avanzados. La incorrecta utilizacin de cualquiera de estas opciones puede causar daos irreversibles en las bases de datos. Es recomendable que antes de utilizar esta opcin se comunique con el Centro de Soporte de Glac Software a fin de asesorarse apropiadamente. De igual manera, es apropiado que al momento de usar cualquiera de las opciones se encuentre presente alguien con conocimientos tcnicos o el supervisor de la red (si es el caso). 4.1.6 Administre su Licencia. Contrato Licencia de Uso: al hacer clic en este botn el sistema le muestra el contrato licencia de uso. Desinstalar Licencia: al hacer clic el sistema le muestra el siguiente mensaje de confirmacin.
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Figura 35. Mensaje de confirmacin.
Presione Si o No si est seguro del mensaje 4.1.7 Configuracin de Impresin. En el men de Configuracin de impresin encontrar diferentes opciones para optimizar y personalizar a sus necesidades las opciones de impresin. Estas opciones estn clasificadas en dos grandes grupos: Impresin Grafica e Impresin Texto. 4.1.7.1 Impresin Grfica. Esta configuracin aplica a todos aquellos reporte en modo grfico. Esta configuracin contiene las siguientes fichas: Pestaa Impresora (Parmetros de Impresin Grfica). A travs de la ficha de Parmetros de Impresin, es posible optimizar sus impresiones. Adems, en caso de existir en su sistema operativo una impresora predeterminada, mostrar el nombre de la misma.
Figura 36. Ventana de configuracin de impresin.
Pestaa Impresora Especificar calidad de impresin: si se activa esta opcin es posible configurar el siguiente parmetro llamado Calidad de la impresin.
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Calidad de impresin: Los valores disponibles para configurar son: Borrador, Alta, Baja y Normal. Lo cual le indica a la impresora la calidad grafica de los reportes. Optimizar para Impresin en Matriz de Punto: Activar esta opcin permitir mejorar la calidad de la impresin en aquellas impresoras de tipo matriz de punto, lo cual en algunos casos es necesario activar para emitir reportes legibles. Escoger Impresora al imprimir: Al activar esta opcin, cada vez que se mande a imprimir cualquier informe grfico, el sistema abrir la ventana de Windows Imprimir Donde puede indicar, entre otras cosas, la impresora a usar. Pestaa Reportes (Parmetros de Encabezados de los Reportes).
Figura 37. Pestaa de Reportes.
Imprimir Fecha de Emisin: active si desea que en los informes se indique la fecha y hora de emisin en que fue impreso. Imprimir N de Pgina: active si desea que las hojas de los informes sean numeradas. Tamao fuente para nombre compaa: permite indicar el tamao de la fuente para el nombre de la compaa en los informes, las opciones son 8 (Si el nombre de la compaa sea muy grande y no se muestra completo), 10, 12, 13 y 14. En cuales Documentos Imprimir Rif: Permite indicar que se imprimar el nmero de RIF en todos los documentos o solo en los documentos que la ley exige.
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Pestaa Mrgenes Generales (Mrgenes Generales del Usuario Aplicable al Actual).
Figura 38. Pestaa Mrgenes Generales.
Esta opcin le permite configurar los mrgenes al imprimir los reportes que emite el sistema (excepto planillas y formatos especiales). Es muy til cuando se requiere ajustar los mrgenes en impresoras, que tiene un rea de impresin reducida, lo cual hace que los informes salgan incompletos o recortados en la parte superior o izquierda. Tambin es de utilidad cuando los reportes se imprimen en papel con membrete o se van a empastar lo cual requiere que la informacin se empiece a imprimir ms abajo o ms a la derecha.
Mrgenes Izquierdo Superior Derecho Inferior Menor o igual a 1 1 0.5000 1 Mayor o igual a 0.1250 0.1250 0.000 0.1250
Cada usuario tiene su propia configuracin, es decir, al cambiarlo solo se aplica al Usuario Actual.
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Pestaa Mrgenes Especiales (Mrgenes Especiales Aplicables a los Reportes).
Figura 39. Pestaa Mrgenes Especiales.
Esta opcin le permite configurar los mrgenes de su impresora local para la planilla Forma00030. Debe haberse emitido al menos una vez para que aparezca en la lista. En esta ventana le aparecern los siguientes datos: Nombre del Reporte: Mostrara el nombre del reporte o, en nuestro caso, el de la planilla a las que se le est modificando la configuracin de los mrgenes. Al buscar y seleccionar un reporte aparece la ventana de modificar Mrgenes de los Reportes, donde se pueden editar los siguientes datos: Seccin Mrgenes Usar este Margen Superior, Izquierdo, Inferior o Derecho: Con estas opciones usted indicara si quiere que el formato especial o planilla se imprima con mrgenes diferentes a los previamente configurados. El sistema solo utilizar los mrgenes que estn activados es decir que tengan marcada la opcin . Acepta valores entre 0 pulgadas y 50. Siempre se recomienda modificar nicamente los mrgenes superior e inferior, pues son los que pueden requerir ajustes al momento de imprimir las planillas. No se garantiza un adecuado funcionamiento en todas las impresoras. Le recomendamos hacer pruebas antes de imprimir su planilla en original. Seccin Papel Esta seccin, en el Sistema Administrativo para Windows SAW, no debe ser modificada. Mantenga los valores por defecto de lo contrario podr daar la impresin de su planilla.
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Figura 40. Ventana de Mrgenes Especiales, para un reporte especifico.
Con el botn Restablecer usted puede volver a los valores que el sistema trae por defecto en esta ventana. 4.1.7.2 Impresin Texto (DOS). Escoja primero la pestaa Ver Impresora Actual, para que el sistema le indique cual es la impresora que tiene predeterminada, si no corresponde con la que usted utiliza, solicite la opcin de Cambiar Impresora Actual. En la pestaa Escoger Impresoras y ubique su impresora y modelo predeterminada.
Nota: En el manual de usuario de su impresora puede obtener informacin con que otro modelo es compatible en el caso de que no aparezca en la lista que le muestra el sistema.
Figura 41. Ventana Configuracin de Impresin Modo Texto(DOS)
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4.1.8 Configuracin de Respaldo El software Glac permite ser configurado de forma que realice peridicamente respaldo de los datos. Para hacer los cambios necesarios de acuerdo a sus necesidades active modo avanzado desde al men G Activar Modo Avanzado y acepte el mensaje de advertencia. Luego dirjase de nuevo al men G Configuracin de Respaldo y en la ventana que aparece modifique las siguientes opciones: Modelo del Respaldo: permite elegir entre el Modelo Win NT/Me/2000/XP o el Modelo Win 95/98. El valor por defecto es Modelo Win NT/Me/2000/XP, se recomienda mantenerlo as, pues este modelo funciona tanto para Win NT/Me/2000/XP, como para Win 95/98. Respaldar Automticamente la Base de Datos: Si est activa el sistema har respaldo automtico de toda la informacin ingresada al sistema. Ejecutar Respaldo cada __Das: En este parmetro se indica cada cuantos das se realizar el respaldo automtico. Ruta del respaldo automtico. Puede seleccionar cualquier directorio disponible en su PC (incluyendo unidades lgicas).
Figura 42. Ventana Configuracin del Respaldo.
4.1.9 Salir del Sistema Una vez concluidas las operaciones con el sistema y estando posicionado en el <Men Principal> del mismo, escoja el men G Salir del Sistema o presionar (Ctrl.+ Q). El sistema pedir confirmacin con relacin a la salida, enviando el siguiente mensaje:
Figura 43. Ventana de confirmacin para salir del sistema.
Si presiona el botn No, el sistema le retornar a la pantalla principal. Si por el contrario presiona el botn Si sale del sistema y le enva al escritorio (desktop) de Windows.
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4.1.10 Opciones Avanzadas Su sistema, cuenta con una serie de funciones especiales que slo podrn ser utilizadas con una instruccin especfica. Estas opciones son, por lo general, de uso reservado para el usuario del sistema y su acceso debe ser restringido, pues en algunos casos puede causar DAOS IRREVERSIBLES a los datos registrados en el sistema. Si desea utilizarlos comunquese con el Departamento de Soporte Tcnico de Glac Software. Para activar opciones especiales en su sistema siga las instrucciones de la siguiente ventana:
Figura 44. Ventana activar Opciones Especiales.
4.2
Copiar y Pegar
El sistema tiene las facilidades del ambiente Windows. Por lo tanto en cualquier campo numrico o alfanumrico Ud. puede marcar el texto, presionar el botn derecho del Mouse y tendr acceso a las opciones de deshacer (undo), cortar (cut), copiar (copy), pegar (paste), borrar (delete) y seleccionar todo (select all).
Figura 45. Opciones de manejo de texto en campos alfanumricos.
Estas opciones tienen la facilidad de copiar informacin de un campo a otro tal y como Ud. est acostumbrado a hacerlo con otros sistemas.
4.3
Teclas de Acceso Rpido.
El sistema hace uso de las teclas especficas y funcionales. Todas estn indicadas adicionalmente en las pantallas y mens del sistema: 4.3.1 Teclas de Funciones. F2: utilizada en las operaciones de bsqueda, permite ir al registro inmediato anterior al actual.
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Cuando se est modificando un registro permite grabar los cambio e inmediatamente ir al registro anterior para tambin ser modificado. F3: utilizada en las operaciones de bsqueda, permite ir al registro inmediato siguiente al actual. Cuando se est modificando un registro permite grabar los cambio e inmediatamente ir al registro siguiente para tambin ser modificado. F6: es la tecla funcional de la accin. Se utiliza para grabar un registro, eliminarlo, imprimir un reporte y una vez que realiza cualquiera de estas acciones sale de la subpantalla (volver a la pantalla anterior). F7: le permite escoger, desde la pantalla principal, la Empresa con el cual se desea trabajar. F10: permite el acceso al men horizontal ubicado en la parte superior de la pantalla. 4.3.2 Teclas Especficas. Ctrl: ubicada en la parte inferior izquierda y derecha del teclado. Presionndola sola no realiza ningn proceso, pero conjuntamente con otra s. Ejemplo: Ctrl. + Q: permite salir del sistema Ctrl. + Home: en la opcin listar, coloca el cursor en la primera lnea de la primera pgina del listado. Ctrl. + End: en la opcin listar, coloca el cursor en la ltima lnea de la ltima pgina del listado. Ctrl. + C: copia un trozo de texto en un rea de texto. Ctrl. + V: pega un trozo de texto en un rea de texto, previamente copiado o cortado. Esc: ubicada en la parte superior izquierda de su teclado, le permite salir de las ventanas y del sistema. *: Permite realizar bsquedas. Delete: suprimir, borrar. End: (Fin). En un campo: Coloca el cursor al final del texto o nmero que se est ingresando. Home: (inicio). En un campo: Coloca el cursor al inicio del texto o nmero que se est ingresando. Tab: avanza al siguiente campo cuando se estn insertando o modificando datos en una subpantalla. Shift Tab: retrocede al campo anterior cuando se estn insertando o modificando datos en una subpantalla.
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4.4
Interface Grfica.
4.4.1 rea de Men. Este trmino hace referencia a la parte superior de la pantalla del sistema donde se presenta una serie de opciones. En el Sistema Administrativo para Windows existen tres tipos de reas de mens generales, cinco opciones de Administrativo y cuatro opciones de Contabilidad, para cambiar a cada una de ellas solo debe acceder la ltima opcin de men en cualquiera de estas reas de men, llamada Mens. El titulo de la ventana, adems de identificar el sistema, identifica el rea de men activo, y en la propia opcin Mens del rea de men se identifica el que est activo porque posee una figura de checklist a su izquierda.
Figura 46. Men Principal
4.4.2 Herramientas Grficas. El Sistema Administrativo para Windows como la mayora de las aplicaciones bajo Windows tiene objetos grficos que permiten realizar la operaciones bsicas de manipulacin de datos. Entre estas herramientas tenemos las siguientes: Caja e texto: Permite ingresar determinado tipo de dato, tanto de tipo texto como nmero.
Figura 47. Ejemplos de cajas de Texto.
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Lista desplegable: Estas listas ofrecen un nmero limitado de opciones de las cuales se debe seleccionar al menos una de ellas.
Figura 48. Ejemplo de Lista desplegable.
4.5
Mensaje de Ayuda.
El mensaje de ayuda consiste en un comunicado de forma escrita que se presenta ocasionalmente en pantalla, con la finalidad de advertir y orientar sobre la accin a ejecutar.
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5.
Parmetros
5.1 Parmetros Administrativos
A continuacin se explican los puntos de la ventana Parmetros Administrativos. 1.- Datos Generales. 1.1-Compaas.
Figura 49. Parmetros Compaa.
Forma de Escoger la compaa: indique si desea seleccionar la compaa, por cdigo o por nombre. Compaa al iniciar el sistema: puede seleccionar entre escoger una compaa al entrar o Escoger la ltima compaa usada. Fecha de Inicio de Contabilizacin: indica la fecha a partir de la cual las transacciones del Sistema Administrativo para Windows administrativo van a ser contabilizadas. Esta fecha puede o no coincidir con el inicio del Perodo contable. Opcin disponible slo para la versin del SAW Integrado. Es asociado en Cuenta de Participacin: esta opcin permite configurar vendedores como asociados (un tipo de socio), y permitir generar los informes especiales de: Ganancias y Prdidas sobre Contrato y Listado de Facturacin. Luego de actualizar cualquier parmetro presione el botn Grabar para guardar los cambios. 1.2-Generales.
Figura 50. Parmetros Datos Generales
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Rellena ceros a la izquierda: Rellena con ceros a la izquierda los cdigos del concepto (cliente, proveedor, contrato, etc.) al insertar. Este parmetro solo se puede modificar al insertar una empresa. Permitir editar el IVA en CxC y CxP: Al escoger esta opcin podr cambiar el monto del clculo del IVA que el sistema hace. Usa Mltiples Alcuotas (Reducidas o Extendidas): si no est activa esta opcin, slo aplicar la alcuota general vigente del IVA en los mdulos de facturaciones, cotizaciones y artculos de inventario. Si por el contrario esta activa, se podr aplicar, en esto mdulos, tanto la Alcuota general como la reducida y adicional. Al activarla le aparecer la siguiente advertencia:
Figura 51. Mensaje de Advertencia.
En Forma de ordenar los cdigo de tipo texto (*) Esto har que el informe Lista de Precios ordene los artculos como si el cdigos fuera un texto. Por ejemplo 1,10,11,12, 2,3,4,5,6,7,8,9. El ordenamiento por tipo Especial, lo hara de la siguiente forma: 1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12. Permitir imprimir comprobante de CxC: Activar este parmetro permitir imprimir un comprobante de las CxC luego de insertarla. Permitir imprimir comprobante de CxP: Activar este parmetro permitir imprimir un comprobante de las CxP luego de insertarla. Luego de actualizar cualquier parmetro presione el botn Grabar para guardar los cambios.
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2 Facturacin. 2.1-Facturacin
Figura 52. Parmetros Facturacin.
Seccin Factura Precio de los productos: seleccione si usted maneja los precios sin IVA o con IVA. Sin importar cual opcin escoja el sistema imprimir la factura en base a los procedimientos de ley detallando primero los precios sin IVA y haciendo los correspondientes clculos. Esta opcin solo se puede editar al insertar. Verificar facturas manuales faltantes: El sistema permite que usted maneje el talonario de facturas manuales si lo trabaja. Para llevar un mejor control de las facturas que no se han cargado en el sistema usted coloca el nmero mximo de facturas que pueden faltar. Nmero de facturas manuales faltantes: si seleccion la opcin de verificar facturas manuales faltantes entonces puede escoger cuntas de estas pueden faltar entre nmeros que ya insert en el sistema. Permitir Facturar en Cantidad Cero: est opcin le permitir colocar artculos con cantidades en cero. Devolucin / Reverso se genera como: Indica cmo se registraran las devoluciones, como Factura (anulada) o como Nota de Crdito. Exigir Informacin del Libro de Ventas al Emitir Factura: Al emitir la factura obliga a indicar los datos de la ficha Libro de Ventas. Sugerir N Control de Factura: Al activar esta opcin el sistema indica un N Control de Factura que lleva una secuencia consecutiva con respecto a la ltima insertada. Este nmero puede ser modificado. Donde se definen los Niveles de Precio: Permite indicar si los niveles de precio al facturar se definirn por cada cliente o si depender del usuario que utilice el software SAW Glac.
Exigir N R.I.F. del Cliente al Emitir: al activar esta opcin se exige incluir el RIF del cliente de la factura a emitir si este no posee R.I.F. Usar Lector de Cdigo de Barras al Facturar: si al momento de facturar usted usa lector de cdigo de barras, active esta opcin. Seccin Resumen Diario de Ventas Usar Resumen Diario de Ventas: activar esta opcin permite insertar Resumen Diario de Ventas a travs de una nueva opcin en el men principal llamada Resumen. Precio de los productos: seleccione si usted quiere que se manejen los precios sin IVA o con IVA en el Resumen Diario de Ventas. Esta opcin est disponible slo si se activa Usar Resumen Diario de Ventas. Otros. Montos Negativos: este parmetro permite ingresar montos negativos (de artculos) al facturar. Aplicar Comisin: se puede indicar que las comisiones se aplique a toda la factura, por rengln de factura o por ambas. Mostrar en Renglones: Cuando se indica que las comisiones se aplican Sobre Reglones o Sobre Total Factura y Renglones se pueden activar hasta 3 vendedores por rengln, los cuales adems se les puede dar un nombre especfico, en los siguientes parmetros que se activan llamados Nombre Vendedor uno... tres. Cambiar fecha en cuotas luego de fijar fecha de entrega: al activarlo se corren (se adelantan o atrasan) las fechas de las cuotas de CxC al cambiar la fecha de entrega, no activar este parmetro slo actualizar a la fecha de la cuota inicial de la factura. Luego de actualizar cualquier parmetro presione el botn Grabar para guardar los cambios.
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2.2-Facturacin (Continuacin)
Figura 53. Parmetros Facturacin (Continuacin)
Seccin Facturacin Extempornea. Permite facturar fuera de fecha, y para ello se debe activar la opcin. Forzar Fecha Factura a mes especfico Mes Facturacin en curso: Indica el mes que va a aplicar en la facturacin. Seccin Facturacin Histrica. Permitir incluir Facturacin Histrica: Este parmetro habilita la posibilidad de ingresar y emitir facturas cuyas fechas sean anteriores a las ya registradas en el sistema. Si se marca este parmetro se habilitan los dos siguientes parmetros: Ultima fecha de Facturacin Histrica: Para indicar la fecha tope para la insercin de dichas facturas histricas. Generar CxC y rebajar inventario al Emitir Factura Histrica: Habitualmente al emitir una factura se genera una CxC y se actualiza el inventario (si se trabaja con tems que son mercanca). Cuando se emiten facturas histricas se habilita la posibilidad de que dichos procesos se ejecuten o no a potestad del usuario. Seccin Anular Documentos Asociados a Factura. Accin al anular factura de meses anteriores: permite controlar la anulacin de facturas de meses anteriores. Las opciones disponibles son: - Permitir Anular Sin Chequear: anular sin advertencia. - Preguntar si desea Anular: al momento de anular pregunta si desea anularla o no - No permitir Anular: no deja realizar la anulacin en facturas de meses anteriores.
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Seccin Otros Cargos / Campos Extras en Detalle. Usar Otros cargos de Factura: esta opcin le permite agregar (configurar) otros cargos que no correspondan a descuentos o IVA. Una vez que se usen los cargos, es decir se inserte alguno, este parmetro no se puede desactivar. Usar Campos Extras en el Detalle de Factura: esta opcin le permite agregar (configurar) otros campos extras en el detalle de la factura Una vez activado no se puede desactivar. Seccin Cobro Directo. Emitir Directo: Activar esta opcin, se emite directamente la factura al insertar el borrador, pero debe estar activada adems la opcin de Emitir directo en los parmetros del usuario. Usa cobro directo: esta opcin permite realizar el cobro de la factura inmediatamente despus de emitirla, es decir genera en un solo paso la cuenta por cobrar y cobranza de dicha factura. La opcin est disponible para activarla nicamente si el parmetro emitir directo est activo. Cuenta Bancaria Genrica: esta opcin nicamente est disponible si se usa cobro directo y en ella se debe indicar el cdigo de la cuenta bancaria que se utilizar para registrar el cobro. Concepto Bancario: esta opcin al igual que la anterior, nicamente est disponible si se usa cobro directo y en ella se debe indicar el cdigo del concepto bancario que se utilizar para registrar el cobro. En la seccin Descuento en Facturas. Mximo de Descuento: esta opcin permite configurar el porcentaje mximo permitido para otorgar descuento. Luego de actualizar cualquier parmetro presione el botn Grabar para guardar los cambios.
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2.3-Impresin de Facturas
Figura 54. Parmetros Impresin de Factura.
Datos para la Impresin de Factura Nmero mximo de ceros a la izquierda: Indica el nmero mximo de ceros que va a rellenar en los cdigos de conceptos (cliente, proveedor, contrato, etc.) es modificable slo al insertar. Nmero de copias al imprimir: si va a imprimir las factura en una impresora de tinta debe contar cual es el total de pginas que tiene cada factura (entre la original y las copias) y colocar la cantidad de impresiones que va a realizar (por ejemplo: si tiene un talonario que viene con 1 original y 2 copias debe colocar en este campo el nmero 3). Si tiene facturas que tienen papel carbn o son hechas de papel autocopiante debe colocar el nmero 1. Usar Decimal al Imprimir Cantidad: al activar esta opcin permite manejar cantidades de productos con decimales, por ejemplo, en Kilogramos, litros, etc. Imprimir detalle de Productos Compuestos, mostrar cada uno de los artculos que componen el producto compuesto. Forma de ordenar el detalle, permite ordenar por los siguientes criterios: Como fue cargada, Por Cdigo de Artculo y por Descripcin de Artculo. Imprimir subtotales por lnea de producto: seleccione esta opcin si desea que los artculos sean organizados por lnea de producto y aparezcan los subtotales de cada una de ellas. No imprimir la factura despus de insertar: si esta opcin es activada al emitir la factura no imprimir la factura. Usar dos Talonarios: si esta opcin es activada podr manejar dos talonarios de factura, y por tanto activara el rea inferior derecha de esta ficha, donde estn los datos de configuracin del segundo talonario de facturas. Adems es posible Imprimir el Borrador de Factura al Insertar.
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Formato de fecha: Las fechas que aparecen en las facturas, notas de crdito y debito debe usar guiones. No se pueden usar /. Adems las fechas deben ser de 2 dgitos para mes y da y cuatro dgitos para el ao. Concatenar Letra (E) a Artculo Exento o Exonerado: active esta opcin si desea que el sistema coloque la letra "E" a los artculos exentos, por defecto el sistema colocar una letra al inicio de la descripcin del artculo. Nmero de tems en Factura (*): El sistema utilizar este parmetro en el cual usted debe indicar el nmero de tems por factura, el software de forma automtica divide la cotizacin en tantas facturas como tems quepan de acuerdo al valor que ingrese en este parmetro. Accin al llegar al lmite de tems por Factura: escoja de la lista la opcin que desee al momento de llegar al lmite de tems por factura.
Anexos de Seriales Imprimir Anexos Seriales: active esta opcin para poder imprimir los anexos de seriales. Plantilla de Impresin: seleccione la plantilla de impresin pulsando el botn () 2.4-Modelo de Factura.
Figura 55. Parmetros Modelo de Factura.
Talonario N 1 y/o Talonario N 2 Modelo de Factura: seleccione el formato con que imprimir su factura, si es un modelo personalizado escoja la opcin de Otro y coloque el nombre del formato en Plantilla de Impresin, si es una forma libre escoja Forma Libre (Carta). Este formato puede ser escogido de los que vienen por defecto en el sistema o el que usted disee. Planilla de Impresin: esta opcin se activa nicamente si la opcin Modelo de Factura esta con el valor Otra, y permite elegir la plantilla de impresin. Usar factura pre-numerada: si activa esta opcin el sistema no imprimir el nmero de factura. Si usted usa facturas donde el nmero de control coincide con el nmero de factura entonces esta opcin no debe ser activada.
Nmero Inicial: Debe colocar en este campo el nmero inicial con el que va a empezar a facturar con el Sistema Administrativo para Windows Saw. Esta opcin se activa slo si la opcin Usar factura pre-numerada esta desactivada. Tipo de Prefijo: el prefijo es una identificacin que se coloca antes del nmero de factura, usted podr escoger sin prefijo no colocar ninguna identificacin, ao colocar el ao y luego el nmero de la factura Ej.: 2002-100 o Indicar puede colocar unas siglas y debe colocarla en el campo de prefijo Ej.: MA-100. Esta opcin se activa slo si la opcin Usar factura pre-numerada esta desactivada. Prefijo: indica el o los caracteres que aparecern como prefijo del nmero de factura. Esta opcin se activa slo si la opcin Usar factura pre-numerada esta desactivada. Luego de actualizar cualquier parmetro presione el botn Grabar para guardar los cambios. 2.5-Campos Definibles. Usar campos definibles en Factura: active esta opcin si est de acuerdo con esta opcin.
Figura 56. Parmetros Campos Definibles.
Campo Definible No. 1... 12: En esta ficha puede indicar la descripcin de campos adicionales, hasta un mximo de 12, que desee que aparezcan en la facturacin. Luego de actualizar cualquier parmetro presione el botn Grabar para guardar los cambios.
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3.- Cotizacin / Vendedor. 3.1-Cotizacin.
Figura 57. Parmetros Cotizacin.
Plantilla de Impresin: Escoja la plantilla con la que desea imprimir las cotizaciones. Imprimir detalle de Productos Compuestos, mostrar cada uno de los artculos que componen el producto compuesto. Limpieza de Pedidos de Cotizacin por Emisin de Factura: active si est de acuerdo con esta opcin. Luego de actualizar cualquier parmetro presione el botn Grabar para guardar los cambios. 3.2 Nota de Debito / Crdito Nota de Entrega.
Figura 58. Parmetros Nota de Crdito/Dbito.
Seccin Nota de Crdito. Plantilla de Impresin: presione el botn con los tres puntos () para colocar el formato de la Nota de Crdito Usar factura pre-enumerada: click para activar esta opcin si est de acuerdo. Nmero Inicial: Indica el valor en que se iniciara la numeracin de las Notas de Crdito. Tipo de prefijo: escoja el tipo de prefijo de la lista desplegable.
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Seccin Nota de Dbito. Plantilla de Impresin: presione el botn con los tres puntos () para colocar el formato de la Nota de Dbito Usar factura pre-enumerada: click para activar esta opcin si est de acuerdo. Nmero inicial: Indica el valor en que se iniciara la numeracin de las Notas de Dbito. Tipo de prefijo: escoja el tipo de prefijo de la lista desplegable. Nota de Entrega. Nmero de copias: Indica la cantidad de notas de entrega que se imprimirn. Aunque el valor sea 0 se imprimir una copia. Plantilla de Impresin: presione el botn con los tres puntos () para colocar el formato de la Nota de Entrega Luego de actualizar cualquier parmetro presione el botn Grabar para guardar los cambios. 3.3-Vendedor
Figura 59. Parmetros Vendedor.
Al realizar una bsqueda, usar el cdigo del vendedor: si usted identifica los vendedores con un cdigo esta opcin se lo mostrar en pantalla, en caso de que no lo utilice no lo active. Vendedor Genrico: Indica el nombre del vendedor principal (si se utilizan mltiples vendedores) o del vendedor nico (si solamente utiliza un (1) vendedor). Usted puede crear ms vendedores en el mdulo CxC / Cobranzas / Vendedor que se encuentra en el mdulo de OPCIONES ADMINISTRATIVO. El nombre y el cdigo del Vendedor Genrico no pueden ser cambiados sin embargo posteriormente usted podr definir los diversos vendedores con los que usted trabajar e indicar cul es el nombre del vendedor genrico o principal de la empresa. Este proceso se explicar posteriormente. Luego de actualizar cualquier parmetro presione el botn Grabar para guardar los cambios.
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4.- CxC / Cobranzas. 4.1-Cliente.
Figura 60. Parmetros Cliente.
Cliente genrico: Indica el nombre del cliente genrico o principal (si se utilizan mltiples clientes) o del cliente nico (si solamente utiliza un (1) cliente o un cliente genrico). Usted puede crear ms clientes en el mdulo CxC / Cobranzas / Vendedor que se encuentra en el mdulo de OPCIONES ADMINISTRATIVO. El nombre y el cdigo del Cliente Genrico no pueden ser cambiados, sin embargo posteriormente usted podr definir los diversos Clientes con los que usted trabajar e indicar cul es el nombre del Cliente Genrico o principal de la empresa. Este proceso se explicar posteriormente. Avisar si Cliente tiene deuda: Al activar esta opcin, el sistema avisara la deuda del cliente al momento de facturarle. Monto a partir del cual enviar aviso deuda: Indica el monto a partir del cual se avisara, al momento de facturar, la deuda que el cliente posee. Al realizar una bsqueda, usar el cdigo del Cliente: si usted identifica los clientes con un cdigo esta opcin se lo mostrar en pantalla, en caso de que no lo utilice no lo active. Colocar en Factura y Cotizacin el Vendedor asignado al cliente: activar este parmetro si al momento de facturar desea que aparezca los datos del vendedor asignado a un determinado cliente. Imprimir Datos del Cliente en Comprobantes de Impresin Fiscal: activar este parmetro si desea que aparezcan los datos del cliente en el Comprobante de Impresin. Luego de actualizar cualquier parmetro presione el botn Grabar para guardar los cambios.
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4.2-Cobranzas
Figura 61. Parmetros Cobranzas.
Usar zona de cobranza: si desea colocar la zona geogrfica donde se realizar la cobranza, debe activarla, esto permitir realizar informes zonificados o clasificar los clientes. Sugerir nmero de cobranza: cada vez que inserte una cobranza va a colocar el nmero siguiente a la cobranza anterior o usted desea indicarlo (por ejemplo colocar el nmero del depsito bancario). Concepto de Reverso de Cobranza: muestra el cdigo del concepto bancario con el que se generar el movimiento bancario de reverso cuando anule una cobranza. Es un valor que viene precargado en el sistema, se recomienda no cambiar. Imprimir Comprobante al ingresar Cobranza: cada vez que el sistema guarde la cobranza imprimir el comprobante en papel. Nombre de la plantilla para el Comprobante Cobranza: Escoja la plantilla o formato que va a utilizar para la impresin en papel del comprobante de la cobranza. Asignar comisin de Vendedor en Cobranza: active este parmetro, solo si esta empresa maneja comisiones distintas para cada vendedor, por cada cobranza realizada. Luego de actualizar cualquier parmetro presione el botn Grabar para guardar los cambios.
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4.3-Comisiones
Figura 62. Pestaa Comisin de Cobranza con opcin a Das Vencidos.
Opciones para Calcular las comisiones sobre Cobranzas. Monto: las comisiones se calcularan segn los valores que contenga cada vendedor en la opcin de comisiones. Das Vencidos: las comisiones sern segn se configuren los parmetros de la opcin Tabla de Comisiones Tabla de Comisiones: Esta opcin aplica si el valor de Opciones para Calcular Comisiones sobre cobranzas es Das Vencidos. Se pueden configurar hasta 5 tipos de comisiones segn los das vencidos. Luego de actualizar cualquier parmetro presione el botn Grabar para guardar los cambios. 5.-Inventario 5.1.- Inventario
Figura 63. Pestaa Inventario
Usar Base Imponible diferente 100%: Permite indicar que solo se aplicar el IVA a un porcentaje del precio del artculo.
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Cantidad de Decimales a utilizar: seleccione de la lista el nmero de decimales que desee utilizar. Seccin Almacn. Usar Almacn: Si maneja uno o varios almacenes donde guarda la mercanca puede activar esta opcin. Almacn Genrico: Indica el nombre del almacn principal (si se utilizan mltiples almacenes) o del almacn nico (si solamente utiliza un (1) almacn). Usted puede crear ms almacenes en el mdulo Almacn que se encuentra en el mdulo de inventario. All tambin puede cambiar el nombre del almacn (GENERICO) que lleva el cdigo UNICO pero este cdigo no puede ser cambiado. Para poder agregar o modificar almacenes usted debe indicar en afirmativo la opcin "Usar Almacn" de esta ficha (Inventario). Permitir Sobregiros: No Chequear existencia, No permitir Sobregiro y Permitir Sobregiro Seccin Sinnimos. Esta opcin le permite cambiar los nombres a los campos que trae el Sistema Administrativo para Windows Saw por defecto para: tallas, colores, seriales y rollos, de forma que podr adaptar dichos nombres segn las caractersticas de los artculos que venda la empresa. Seccin Artculos de Inventario Campos Definibles Campo Definibles 1...5: permite colocar campos que no son estndar y desea agregar en la pantalla de inventario. Usted los podr visualizar en la pantalla de Estadstica / Otros. Luego de insertar los datos solicitados presione el botn Grabar para guardar los cambios. 5.2 Nota de Entrada / Salida
Figura 64. Parmetros Nota Entrada/Salida.
Imprimir Nota de Entrada / Salida al insertar: activar esta opcin hacer que una vez que se inserte una Nota de Entrada / Salida inmediatamente se imprime. Plantilla de Impresin: Seala la plantilla de impresin que aplicar a la Nota de Entrada / Salida.
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Plantilla de Impresin de Cdigo de Barras: Seala la plantilla de impresin que aplicar a los cdigos de barra. Luego de insertar los datos solicitados presione el botn Grabar para guardar los cambios. 5.3 Mtodo de Costos
Figura 65. Parmetros Mtodo de Costos
Mtodo de Costo: presione click en la lista para visualizar las opciones disponibles para este mtodo. Si escoge la opcin de Costo Promedio entonces usted debe en: Fecha desde inicio de uso de mtodo de costo: ingrese la fecha desde la cual va aplicar el mtodo. Desea que el Comprobante de Costo de venta sea detallado: active esta opcin si est de acuerdo con esta opcin, de lo contrario no. Actualizar en cada operacin: active esta opcin si desea que se lleven a cabo de forma automtica el clculo del costo promedio ponderado cada vez que se ejecuten operaciones que impliquen re-clculo del costo en los productos de inventario.
Nota importante: La diferencia entre Usar Clculo Automtico del costo promedio y no usarlo, est en que si lo usa, cada vez que se ejecute una operacin que afecte el costo, el sistema actualizar el costo promedio ponderado en la ventana Artculos, en caso contrario deber ir cuando usted lo desee a la opcin de clculo de costo para actualizarlos.
Luego de insertar los datos solicitados presione el botn Grabar para guardar los cambios. El software le enviara el siguiente mensaje:
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Figura 66. Mensaje de parmetros
Siga las instrucciones que les muestra el mensaje anterior. 6. CxP / Compras 6.1-Compras
Figura 67. Parmetros Compras.
Generar CxP desde Compra: con esta opcin activa, al insertar una compra se genera automticamente una Cuenta pos pagar. Imprimir Orden de Compra al insertar: activar esta opcin hacer que una vez que se inserte una Orden de Compra inmediatamente se imprime. Plantilla de Impresin Orden de Compra: Seala la plantilla de impresin que aplicar a la Orden de Compra. IVA es Costo en compras: Activar esta opcin, mostrara el total de la compra con IVA, de lo contrario el monto total de la compra se reflejar sin IVA. Imprimir Compras al insertar: Al insertar la compra se imprimir inmediatamente los datos de esta. Plantilla de impresin Compra: Seala la plantilla de impresin que aplicar al imprimir la Compra.
Luego de insertar los datos solicitados presione el botn Grabar para guardar los cambios 6.2 CxP / Proveedores / Pagos Seccin Cuentas por Pagar. Exigir informacin el libro de Compras: Al insertar una CxP, el software SAW Glac solicitar la informacin necesaria del Proveedor para el Libro de Compras. Seccin Proveedor. Al realizar una bsqueda, usar el cdigo del Proveedor: si usted identifica los proveedores con un cdigo esta opcin se lo mostrar en pantalla, en caso de que no lo utilice no lo active. Seccin Pagos / Orden de Pago. Nmero de Copias del comprobante de pago: si va a imprimir los comprobantes de pago en una impresora de tinta debe contar cual es el total de pginas que tiene cada comprobante (entre el original y las copias) y colocar la cantidad de impresiones que va a realizar. Si el comprobante de egreso tiene papel carbn o son hechas de papel autocopiante debe colocar el nmero 1. Plantilla de Impresin: Aqu coloca el nombre del formato del comprobante de Egreso. Tipo de Orden de Pago a Imprimir: Hay tres opciones que escoger: Orden de pago con Cheque: Imprimir la informacin del cheque y de la orden de pago en una misma pgina. Slo Orden de Pago: Imprimir solamente la informacin de la orden de pago y aparte el cheque. Orden de pago Separada de Cheque: Imprime primero el cheque y solo imprime la orden de pago.
Confirmar impresin por secciones: permitir hacer pausas entre la impresin del cheque, comprobante de pago y comprobante de retencin. No imprimir Comprobante de Pago inmediatamente: Esta opcin permite que al insertar un pago no se emita inmediatamente el cheque. Imprime Comprobante contable de Pago: al activar esta opcin se imprime el comprobante contable en el mismo comprobante de pago. Luego de insertar los datos solicitados presione el botn Grabar para guardar los cambios.
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6.3-Retencin IVA (Solo en empresas de tipo Contribuyentes Especial)
Figura 68. Parmetros Retencin IVA.
Ejecutar la Retencin de IVA en: permite indicar en qu momento se ejecuta la retencin, al momento del pago o al insertar la Cuenta por Pagar. Es obligatorio indicar un valor, de lo contrario no se pueden guardar los cambios en los parmetros. Primer Nmero de Comprobante de Retencin de IVA: se debe indicar el nmero con que iniciar los consecutivos para los comprobantes. Reiniciar el nmero de Comprobantes: Reinicia este nmero segn la el valor indicado, mensualmente, anualmente o al completar, esta ltima, reinicia cuando se haya completado el nmero mximo permitido. Es obligatorio indicar un valor, de lo contrario no se pueden guardar los cambios en los parmetros. Primer Nmero de Comprobante de Retencin de IVA: active para mostrar el primer nmero en el comprobante de retencin de IVA. Nmero de copias de Comprobante de Retencin de IVA: Indica el nmero de copias al imprimir el comprobante de retencin. Imprimir un comprobante de Retencin por hoja: active esta opcin si desea imprimir los comprobantes de retencin por hoja. Plantilla de impresin del Comprobante de Retencin: Indica la plantilla de impresin que aplicar al Comprobante de Retencin. Generar Nmero de Comprobante de Retencin de IVA slo si el porcentaje de retencin es mayor a cero (0): active esta opcin si est de acuerdo con este parmetro. Luego de insertar los datos solicitados presione el botn Grabar para guardar los cambios.
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6.4 Retencin I.S.L.R.
Figura 69. Parmetros Retenciones I.S.L.R.
Usar mdulo de retenciones: si desea hacerles las retenciones a sus proveedores en los pagos. N Copias del Comprobantes de retencin: si va a imprimir los comprobantes de retencin en una impresora de tinta debe contar cual es el total de pginas que tiene cada comprobante (entre el original y las copias) y colocar la cantidad de impresiones que va a realizar. Si el comprobante de retencin tiene papel carbn o son hechas de papel autocopiante debe colocar el nmero 1. Da / Mes de cierre Fiscal. Debe indicar el da y mes en que cierra el ao fiscal de la Compaa. Tomar en cuenta las Retenciones en Cero (0) en la Relacin Anual y los ARCVs: Esto permitir que todas las retenciones, incluso las que tenga monto cero, aparezcan en la Relacin Anual y en los ARCVs. Seccin Responsable Fiscal de Retenciones Indique el R.I.F., Nombre y Apellido, Telfono (Cdigo / Nmero), Direccin, email y Ciudad del Responsable Fiscal.
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6.5 Planilla del IVA.
Figura 70. Parmetros Retenciones I.S.L.R. / Declaracin I.V.A.
Imprimir Cntimos en planilla (Forma 00030): active esta opcin si desea detalle de cntimos en los montos de la planilla. Modelo de Planilla (Forma 00030): indique el modelo de planilla Forma 00030 que utilizar. Seccin Contador Indique el N C.I., N C.P.C., Nombre y Apellido del Contador. Luego de insertar los datos solicitados presione el botn Grabar para guardar los cambios. 7. Bancos 7.1-Bancos
Figura 71. Parmetros Bancos
Usa cdigo del banco en pantalla: si activa la opcin le aparecer en la pantalla el campo del cdigo bancario. Seccin Impuestos a las Transacciones Financieras. Usar I.T.F: al activar esta opcin, cada vez que haga un movimiento de egreso en la cuenta de banco el sistema generar el movimiento de dbito bancario automtico.
Redondear monto del impuesto: al activarlo el sistema calcular el debito, redondeando el monto a 2 decimales, de lo contrario truncara el monto del debito a solo dos decimales. La diferencia entre redondear y truncar consiste en que el primer caso en caso de existir un tercer decimal, se redondeara el valor, por ejemplo el monto 100,767 ser 100,77, en cambio si esta opcin de parmetros est inactiva se trunca los decimales, y este mismo monto 100,767 ser 100,76. Concepto del impuesto: aparece el cdigo del concepto bancario que identifica el dbito bancario con el que se generar el movimiento bancario automtico cada vez que realice un egreso bancario. Es un valor que viene precargado en el sistema, se recomienda no cambiar. Seccin Conciliacin Bancaria. Considerar como conciliados los movimientos ingresados antes de la fecha de inicio conciliacin: este valor permite que el usuario indique si desea que ciertos movimientos se consideren conciliados de una vez. Esto porque en principio todos los movimientos estn sin conciliar y si se empieza con el sistema y se tienen movimientos muy viejos no es necesario que se ingrese una conciliacin para los mismos. Si se activa este parmetro se permite el acceso al que est a continuacin. Caso contrario todos los movimientos no conciliados entrarn en la primera conciliacin (segn su fecha). Fecha de inicio de la conciliacin: Es la fecha a partir de la cual sern tomados en cuenta los movimientos a efectos de la conciliacin. Es decir, si tengo movimientos del ao 2002 y 2003 y digo que la fecha de Inicio conciliacin es 01/01/2003, los movimientos del 2002 no sern tomados en cuenta para ninguna conciliacin.
Nota: Estos dos campos slo pueden modificarse cuando no hay conciliaciones ingresadas.
Luego de insertar los datos solicitados presione el botn Grabar para guardar los cambios. 7.2-Monedas
Figura 72. Parmetros Moneda.
Usar moneda extranjera: al activar esta opcin le permitir trabajar el sistema con diferentes tipos de moneda. Si la empresa utiliza solamente la moneda Bolvares no active la opcin. Cuando la requiera la podr activar. Una vez activada, no puede desactivarla.
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Solicitar el ingreso de la tasa de Cambio al Emitir: Si la opcin activa es Siempre al Emitir la primera Factura el sistema le pedir la cotizacin de la moneda la primera vez que emita una factura durante un da, si el valor es Solo si es necesario el sistema no solicitara el cambio de la moneda, sino que cuando lo requiera o desee usted lo cambiara. Nombre de la moneda Extranjera: Cambia el nombre de la moneda extranjera a manejar. Luego de insertar los datos solicitados presione el botn Grabar para guardar los cambios. 7.3 Anticipos
Figura 73. Parmetros Anticipos
Cuenta Bancaria Genrica: indica la cuenta bancaria que se usar para registrar el pago del anticipo. Sugerir nmero de Anticipo: sugerir un nmero consecutivo de acuerdo al ltimo ingresado. Seccin Anticipo Cobrado. Concepto Bancario del Anticipo: indica el concepto bancario que utilizar al registrar un anticipo cobrado. Viene preseleccionado: 60338 - Anticipo Cobrado. Concepto Bancario del Reverso / Devolucin: representa el concepto bancario que utilizar al registrar un reverso de anticipo cobrado. Viene preseleccionado: 60336 Rev. Automtico Ant. Cobrado. Plantilla de impresin: Verifique rpxComprobanteDeAnticipoCobrado. Seccin Anticipo Pagado. Concepto Bancario del Anticipo: indica el concepto bancario que utilizar al insertar un anticipo pagado. Viene preseleccionado: 60339 - Anticipo Pagado. que la plantilla seleccionada es:
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Concepto Bancario del Reverso / Devolucin: representa el concepto bancario que utilizar al registrar un reverso de anticipo pagado. Viene preseleccionado: 60337 Rev. Automtico Ant. Pagado. Plantilla de impresin: Verifique rpxComprobanteDeAnticipoPagado. que la plantilla seleccionada es:
Tipo de Comprobante Pagado a imprimir: Al imprimir el comprobante pagado este puede emitirse de 3 formas diferentes: Comprobante con cheque, Slo Comprobante y Comprobante Separado de Cheque. Luego de insertar los datos solicitados presione el botn Grabar para guardar los cambios. 7.4 Movimiento Bancario.
Figura 74. Pestaa Movimiento Bancario.
Enviar mensaje N mov. Bancario: al activar esta opcin cada vez que usted grabe una cobranza o un pago le indica el nmero asignado del movimiento bancario asociado que se gener automticamente. Generar Mov. Bancario desde cobro y Generar Mov. Bancario desde pago: indique si desea que se generen o no movimientos bancarios automticamente cada vez que ingrese una cobranza y/o un pago. Usa cdigo concepto en pantalla: le permitir escoger si desea trabajar por cdigo o por nombre de la cuenta bancaria cada vez que se requiera esta informacin. Nro. Copias para Comprobante de Cheque: indica el nmero de copias que se imprimirn del comprobante de cheque. Plantilla de impresin: permite Escoger la plantilla con la que desea imprimir el comprobante de cheque. Confirmar impresin por secciones: Activar esta opcin har que al insertar movimiento bancario desde la opcin del men Movimiento Bancario Insertar con Opcin Imprimir Cheque el cheque se imprimir en una pgina diferente a la del comprobante. Adems emite un mensaje de confirmacin para cada seccin de
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impresin. Si esta desmarcado el cheque se imprimir en una sola hoja junto con su comprobante. Imprimir Comprobante de Cheque Inmediatamente: Activar esta opcin, imprime el comprobante de cheque inmediatamente que se inserta el movimiento bancario si est desmarcado el sistema solo imprimir el cheque. Imprimir Comprobante Contable de Cheque: al activar esta opcin, se imprime el comprobante contable, cada vez que se emite un cheque desde movimiento bancario. Se deben tomar en cuenta ciertas consideraciones: Si el usuario tiene en reglas de contabilizacin marcada la opcin de editar el comprobante, Se imprimirn luego de que editen el comprobante tanto el cheque como sus respectivos comprobantes. Si no lo tiene marcado se emitir directamente despus de grabar la operacin en el movimiento bancario.
Figura 75. Reglas de contabilizacin
Si en las reglas de contabilizacin; en la pestaa de Movimientos Bancarios tiene marcada la contabilizacin como pospuesta Al emitir el cheque desde movimiento bancario imprimir solo el cheque y el comprobante de impresin de cheque, sin el comprobante contable. Para imprimir el comprobante el usuario debe contabilizar el movimiento (desde el mdulo contable) y desde el mdulo de Bancos, men Movimiento Bancario Reimprimir cheque para que se imprima el cheque ms los dos (02) comprobantes (el contable y el de cheque). Luego de esto el usuario se va a contabilidad y efectivamente contabiliza este movimiento, puede regresar a Bancos>Movimiento Bancario y elegir Reimprimir para que se imprima el cheque ms los dos (02) comprobantes (el contable y el de cheque).
Nota: Cheque y comprobantes se imprimen en las mismas pginas.
Plantillas Las plantillas son los formatos por defectos que tiene el sistema para imprimir los siguientes documentos: Comprobante de Impresin de Cheque, Comprobante de Cobranza, Factura, Nota de Dbito, Nota de Crdito, Nota de Entrega, Cotizacin, Comprobante de Pago, Orden de Pago con Cheque, Compra, rdenes de Compra, Nota de Entrada / Salida, Comisin por Cobranza, Comprobante de retencin de IVA,
Comprobante de Anticipo Cobrado y Comprobante de Anticipo Pagado. Para cada uno de estos documentos el sistema trae precargados varios formatos. Si usted desea crear sus propios formatos puede hacerlo a travs del Editor de Reporte que est disponible en el CD de instalacin de Glac Software. En este mismo CD encontrar el manual del Editor de Reportes.
Nota: este es el final de la explicacin de la ventana Parmetros Administrativos.
5.2
Parmetros Contabilidad
A continuacin se explican los Parmetros de Contabilidad. Luego de configurar los Parmetros Administrativos debemos verificar que los parmetros de Contabilidad estn adecuadamente configurados para ello escoja el men Parmetros Contabilidad Modificar Parmetros Generales y configure sus parmetros de acuerdo a como usted maneje su contabilidades, ests se indican a continuacin.
Figura 76. Pestaa Comprobantes (Globales)
Pestaa Comprobantes (Globales) Lea cada una de las opciones y Active/Desactive las opciones de acuerdo a como usted maneje su contabilidad.
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Pestaa Informes
Figura 77. Pestaa Informes
Esta ventana muestra el nombre de los Informes y le permite editar (columna Ttulo al Imprimir) el nombre que aparecer como ttulo de informe al momento de imprimir. Despus de configurar sus parmetros de contabilidad presione el botn Grabar
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6.
Primeros Pasos
6.1 Estilos de Manejar el Administrativo
La mayora de las empresas tienen distintos estilos de facturar y en esta seccin usted podr encontrar varios ejemplos, alguno puede ser el utilizado por usted dentro de su compaa. Mediante este ejemplo se le ensear cmo adaptarlo al Sistema Administrativo para Windows: Ejemplos: Si la compaa realiza facturaciones recurrentes, o sea, de generacin mensual o por cuotas mensuales para un cliente en especfico, con el Sistema Administrativo para Windows usted puede, con la opcin de contratos indicar los datos del cliente, e inserta los renglones del contrato del modo como hara en la factura mensual. Usted puede utilizar los Textos Especiales dentro de los contratos, para que cada vez que se genere la factura, el sistema coloque de manera automtica, por ejemplo, la fecha o el mes a facturar sin necesidad de entrar todos los meses a modificar el maestro de artculos. Si quiere ver la ayuda de cmo insertar estos textos dirjase al men Contratos Insertar, y en esta ventana de insercin de contrato, hay un botn llamado Textos Especiales que le mostrara los Texto Especiales disponibles, y como insertarlos. Cmo se inserta el contrato? Muy fcil, usted debe ir al mdulo de Contrato Insertar, e indique la fecha de duracin del mismo y en la ficha de periodicidad configure los periodos en que desea emitir la facturacin del artculo. Luego para emitir la factura (borrador) se puede hacer en base al contrato, desde el men Factura Generar Facturas desde Contratos. Si durante la Factura en borrador en un mes en especfico se le cobr al cliente algn servicio especial, puede ser modificado e insertar el nuevo rengln. Si la compaa factura en moneda extranjera, aparecer en la factura un dato adicional llamado moneda en el cual se debe indicar al sistema el tipo de moneda que utilizar. AL emitir la factura se le indica la moneda a utilizar y Usted debe indicar el cambio a bolvares. En el caso de facturas de generacin peridica, debe tener al da el monto del cambio de la moneda (ver Cambio a Moneda Local en la Seccin Mantenimiento de Tablas). Si la compaa hace facturas en la oficina pero tambin existen facturas que se llenan manualmente, puede insertarlas por la opcin Insertar Factura Manual y llevar el control de las CxC y de la cobranza.
Pg.71
6.2
Ciclo Bsico
Para que empiece a trabajar con el sistema debe seguir los siguientes pasos:
Crear y Escoger Compaia
Revisar Parametros
Revisar Tablas Generales
Indicar Notas Finales
Definir Artculos
Incluir Clientes y Proveedores
Generar y Emitir Factura
Ingresar Cuentas por Pagar
Generar CxC
Ingresar Pagos
Cobranzas
Generar Cheques
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7.
Empresas
7.1 Crear Empresa
Una caracterstica importante del Sistema Administrativo Glac es que permite al usuario trabajar con tantas compaas como desee, es decir, es multicompaa. Para crear una compaa, usted debe seguir los siguientes pasos: Desde el <Men Principal> dirjase al mdulo Mens - Empresa
Figura 78. Mdulo de Empresa.
Luego escoja el men Empresa Insertar
Figura 79. Men insertar empresa.
El software le mostrar la siguiente ventana.
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Figura 80. Ventanas de Insertar Empresa.
El cdigo Empresa lo sugiere el sistema automticamente, el cdigo 0001 es reservado para uso del sistema, no lo puede utilizar. Introduzca el Nombre, N. R.I.F y N.I.T (datos obligatorios) de la Empresa, el tipo de contribuyente y el tipo de Contribuyente del IVA (Formal, Ordinario o Especial). Pestaa Mdulo.
Figura 81. Ventanas de Insertar Empresa.
Active las diferentes opciones si la empresa que esta insertando usa: Mdulo de Contabilidad. Costo de Ventas. Mdulo de Activos Fijos. Auxiliares. Centro de Costos
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Adems puede activar las opciones si usa: Conexin con ISLR Conexin con AXI Pestaa Datos Generales. En esta pestaa inserte Direccin, Pas, Ciudad, Estado, Tabla CIIU, Cdigo CIIU (Cdigos que identifican la actividad econmica del contribuyente), Zona Postal, Telfonos, Nmero de Fax, Persona Fiscal y Porcentaje de Patente.
Figura 82. Pestaa Datos Generales en la ventana insertar Empresa.
Pestaa Seguridad.
Figura 83. Pestaa Seguridad en la ventana insertar Empresa.
En la pestaa Seguridad usted puede determinar cules usuarios tendrn acceso a trabajar con esa empresa, si Todos o algunos de ellos. Haga clic en el botn de Grabar o presione la tecla <F6> para guardar los cambios Luego aparecer el siguiente mensaje:
Esto quiere decir que el sistema le pedir la informacin sobre el primer perodo contable que usted trabajar con su Sistema.
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Figura 85. Ventana de Insertar Periodo.
Fecha de apertura: indique la fecha de apertura del ejercicio (01/01 del ao en curso si es un periodo completo). Perodo Corto: Si el perodo es menor de 12 meses active esta opcin, y deber indicar adems de la fecha de apertura tambin la de cierre del ejercicio. Fecha de Cierre: Si es un periodo completo el sistema colocar automticamente esta fecha, si por el contrario es un perodo corto deber indicar esta fecha de cierre. Tipo de Numeracin: Este campo le permite escoger entre tres opciones para numerar comprobantes. Pestaa Datos Generales. Durante este ejercicio usted disear su propio catlogo de cuentas por lo que debe No activar la opcin de copiar un catlogo de cuentas. Pestaa Cierre de Mes. En la pestaa Cierre de Mes, si requiere hacer cierre de mes active la opcin usa cierres de mes.
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Figura 86. Pestaa Cierre de Mes.
Pestaa Niveles de Cuenta Con el botn Cambiar nombre de los niveles puede cambiar la denominacin de cada nivel:
Por ejemplo:
Nombre del Nivel 1:
Tipo
Nombre del Nivel 2:
Mayor
Nombre del Nivel 3:
SubMayor
Figura 87. Ventana insertar nombre de los niveles.
Nombre del Nivel 4:
Auxiliar
Haga clic en el botn de Grabar o presione la tecla <F6> para guardar los cambios
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Luego de cambiar los nombres debe colocar los dgitos con conformaran la estructura del catlogo de cuentas, por ejemplo:
Tipo:
Mayor:
SubMayor:
Auxiliar:
Figura 88. Pestaa Niveles de Cuentas.
La estructura del ejemplo significa lo siguiente: Al indicar los Niveles de Cuentas, usted debe indicar para cada nivel la longitud. Por Ejemplo:
Cuenta de Inventario de tornillos para la venta Cdigo
1.1.01.001
Activo Longitud 1 Tipo Inventario Longitud 1 Mayor Producto para la venta Longitud 2 Sub-Mayor Tornillo s Longitu d3 Auxiliar
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En la pestaa Cuentas Informes Insertar los nmeros de cuenta que se indican a continuacin:
Cta. Capital Social: Cta. resultado de ejercicios anteriores: Cta. resultado del ejercicio: 3.1.01 3.1.03.001
3.1.03.002
Indique las cuentas principales que se utilizaran para estructurar los Informes de Balance General y Ganancias y Prdidas, haga clic en cada uno de los campos o utilice la tecla con la flecha direccional hacia la derecha:
Activo 1 Pasivo 2 Patrimonio 3 Ingresos 4 7 Costos 5 Gastos 6 8
Figura 89. Pestaa Cuentas Informes.
Ahora escoja la pestaa de Datos Generales e ingrese los siguientes valores:
Nivel Asiento:
SUBMAYOR MAYOR
Nivel de impresin: Cuenta con ceros a la derecha:
(No marcar)
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Figura 90. Pestaa Datos Generales.
Presione Grabar. o <F6> para guardar los cambios luego el sistema mostrar el siguiente mensaje:
En la siguiente seccin se explica en detalle como personalizar los Parmetros administrativos que el sistema solicitara a continuacin. Los parmetros generales contienen datos de suma importancia que usted necesita para personalizar el sistema a su tipo de empresa antes de emprender cualquier proceso Administrativo. Para revisarlos dirjase al mdulo Mens Usuarios/Conversin/Parmetros/Respaldar. Y desde all acceda al men Parmetros Administrativos Consultar. Y verifique que los valores, all presentes, sean los deseados. Si desea cambiar alguno de ellos seleccione la opcin de modificar. Hay parmetros generales, para todas las compaas y otros independientes, por compaa. Para una mayor comprensin del contenido de los parmetros, los explicaremos a continuacin:
7.2
Regla de Contabilizacin.
Cuando usted emite una factura, por lo general el asiento contable que ampara esta transaccin es siempre el mismo. Por esta razn nuestro sistema puede recordar cul es el asiento contable asociado a una factura y si fuera diferente usted lo puede modificar en el acto. Igual sucede con una transaccin de cuentas por pagar. Cuando usted registra la factura de un proveedor el sistema puede recordar cul es la cuenta que usted utiliza con mayor frecuencia. Si es diferente usted la podr cambiar y asegurarse que la transaccin est bien registrada contablemente.
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El objetivo de esta seccin es explicar cmo se hace para que el sistema recuerde cules son los asientos contables que se utilizan con ms frecuencia para las cuentas del IVA, Dbito Bancario, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Cobranza, Pagos, Movimientos Bancarios, Facturacin y el manejo de Anticipos. Si usted quiere, que al momento de hacer una transaccin que genera asiento contable, el sistema le solicite modificar el asiento generado, desde el <Men Principal> ir al mdulo Mens - Usuarios/Conversin/Parmetros/Respaldar y all acceder al men Usuario Modificar. Luego buscar el usuario que desea modificar, y en la ventana de modificacin de usuario ir a la ficha Contabilidad, para activar en la seccin Comprobantes la opcin Mod. comp. Automticos. Si esta opcin esta deshabilitada, igualmente se genera el comprobante automticamente, y usted posteriormente puede ir a modificarlos si es necesario.
A ct iv ar
Figura 92. Pestaa Contabilidad en la ventana de modificacin de Usuario.
Para configurar las reglas de contabilizacin, dirjase al mdulo Mens - Contabilizar Reglas de Contabilizacin, y una vez all dirjase al men Reglas de Contabilizacin Modificar, y le aparecer la siguiente ventana:
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Figura 93. Ventana de modificacin de Reglas de Contabilizacin
Donde indicar los siguientes valores: Pestaa General Indique en afirmativo Editar inmediatamente el comprobante generado si usted quiere que una vez que se realice la operacin administrativa pueda modificarse el comprobante contable asociado. Indique una cuenta para cada uno de los siguientes conceptos: Seccin Cuentas Contables del IVA Ingrese los diferentes cdigos de cuentas para: IVA Crdito Fiscal IVA Dbito Fiscal Retencin I.V.A. (Slo aplica en Contribuyentes Especiales). Contabilizar la Retencin del I.V.A. en. Las opciones disponibles son: No Contabilizada, CxP o Pago. (Slo aplica en Contribuyentes Especiales).
Seccin Cuentas del Comprobante Contable del Dbito Bancario Gastos Bancos
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Seccin Cuentas Contables Diferencia en Cambio y Clculo Diferencia en Cambio y Clculo Como Contabilizar: la compra o Venta una a una, y puede ser: Inmediata: Una vez insertada la compra o venta se crea Inmediatamente el comprobante contable. Seleccione esta opcin. Pospuesta: El comprobante contable se crea posteriormente uno a uno a travs de la opcin Contabilizar del men. Sigla del Tipo de Comprobante: Si la empresa maneja el tipo de numeracin de comprobantes Tipo-Mes-Consecutivo deber indicar la Sigla del Tipo de Comprobante que usar. El tipo de numeracin se define al insertar la Empresa y configurar el periodo contable. En el resto de las fichas adems encontrar las siguientes opciones:
Pestaa ITF (Impuesto a las transacciones financieras).
Figura 94. Ventana de modificacin de Reglas de Contabilizacin (Pestaa ITF).
En Cuentas del Comprobante Contable del Impuesto a las Transacciones Financieras Ingrese los diferentes cdigos de cuentas para: Gastos / Debe/ Impuesto Transacciones Financieras (ITF) Bancos / Haber / Caja Principal De igual manera en Cuentas del Comprobante Contable del Impuesto Bancario por Ingresos. Ingrese los diferentes cdigos de cuentas para: Gastos / Debe/ Descripcin Crdito Gastos
Bancos / Haber / Descripcin Crdito Gastos Pestaa CxC (Cuentas por Cobrar).
Figura 95. Pestaa CxC en la Ventana de Reglas de Contabilizacin.
Indique una cuenta para cada uno de los siguientes conceptos: Seccin Cuentas del Comprobante Contable de CxC CxC Clientes. IVA Dbito Fiscal Ingresos.
Pestaa CxP (Cuentas por Pagar).
Figura 96. Pestaa CxP en la Ventana de Reglas de Contabilizacin.
Indique una cuenta para cada uno de los siguientes conceptos:
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Cuentas del Comprobante Contable de CxP Gastos / Debe IVA Crdito Fiscal /Debe CxP Proveedores / Haber Retencin de I.V.A. / Haber
Pestaa Cobranzas.
Figura 97. Pestaa Cobranza en la Ventana de Reglas de Contabilizacin.
Indique una cuenta para cada uno de los siguientes conceptos: Seccin Cuentas del Comprobante Contable de Cobranza Cobrado en efectivo. Cobrado en cheque. Cobrado en tarjeta (Lo cobrado en tarjeta se deposita en el Banco XX). Otros. Retencin IVA: (Este es el IVA que nos retienen los Clientes que son Contribuyentes Especiales). Retencin I.S.L.R.: Este es la Retencin de Impuesto sobre la Renta que me hacen mis clientes. Cobrado en Anticipos CxC Clientes.
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Pestaa Pagos
Figura 98. Pestaa Pagos en la Ventana de Reglas de Contabilizacin.
Indique una cuenta para cada uno de los siguientes conceptos: Seccin Cuentas del Comprobante Contable de Pagos CxP Proveedores. Bancos. Otros. Retencin I.S.L.R. (Esta es la cuenta donde registro las Retenciones que le practico a
mis proveedores y que debo enterar en los tres (3) primeros das hbiles del mes siguiente).
Pagado en Anticipos. Retencin I.V.A. Esta cuenta solo es posible indicarla si la empresa es contribuyente especial. (Slo aplica en Contribuyentes Especiales).
Pestaa Mov. Bancarios
Figura 99. Pestaa Mov. Bancarios en la Ventana de Reglas de Contabilizacin.

Indique una cuenta para cada uno de los siguientes conceptos: Seccin Cuentas del Comprobante Contable de Movimientos Bancarios INGRESOS Bancos. Ingresos. Gastos. Bancos.
Seccin Cuentas del Comprobante Contable de Movimientos Bancarios EGRESOS
Pestaa Facturacin.
Figura 100. Pestaa Facturacin en la Ventana de Reglas de Contabilizacin.
Indique una cuenta para cada uno de los siguientes conceptos: Seccin Cuentas del Comprobante Contable de Facturacin. CxC Clientes. Descuentos. Cargos. IVA Dbito Fiscal Total Factura.
Si requiere contabilizar por artculo, es decir usar la cuenta contable indicada en los datos de cada artculo active la opcin Contabilizar por Articulo. Los artculos que no tenga definida la cuenta, contabilizaran con la cuenta Total Factura. Si en una misma factura existe artculos que usan la misma cuenta, puede elegir entre contabilizar por separado cada artculo o agrupar los artculos con la misma cuenta en un solo asiento activando la opcin Agrupar por la Cuenta Contable de cada Articulo.
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De igual forma si en una misma factura existe Cargos / Descuentos que usan la misma cuenta, puede elegir entre contabilizar por separado cada Cargo / Descuento o agruparlos en la misma cuenta en un solo asiento activando la opcin Agrupar por la Cuenta Contable de Otros cargos de factura. Pestaa Resumen Diario de Ventas
Figura 101. Pestaa Resumen Diario de Ventas.
Pestaa Anticipos.
Figura 102. Pestaa Anticipo en la Ventana de Reglas de Contabilizacin.
Indique una cuenta para cada uno de los siguientes conceptos: Seccin Cuentas del Comprobante Contable de Anticipo Cobrado
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Caja: Indique la cuenta Anticipo de Cliente. Otros Ingresos. Anticipo a Proveedor. Otros Egresos. Bancos.
Seccin Cuentas del Comprobante Contable de Anticipo Pagado
7.3
Escoger empresa
Solo para empresas con contabilidad
Figura 103. Ventana Escoger Empresa.
Indique el nombre de la Empresa con la cual usted va a trabajar o presione la combinacin de teclas (Asterisco (*) + Enter) y haga clic en buscar para que el sistema le muestre la lista de todas las existentes. Seleccione la empresa deseada y presione <Intro> o haga clic sobre ella. Puede escoger tambin el perodo en caso de que la empresa seleccionada maneje contabilidad. Por ltimo haga clic en el botn Escoger.
7.4

Activacin de mdulos
El sistema tambin le permite activar y desactivar conexiones con: Centro de Costo Costo de Ventas Mdulo de Activos Fijos Cierre de Mes Auxiliar ISLR AXI
7.5
Eliminar una Compaa.
El proceso de Eliminar una Compaa es irreversible. Para eliminar una compaa dirjase al men G Activar Modo Avanzado. Aparecer el siguiente mensaje de alerta:
Figura 104. Mensaje de Advertencia al activar Modo Avanzado.
Pg.89
Haga clic en el botn Aceptar. 1. Es recomendable que antes de continuar con el proceso de borrado, realice el respaldo de sus datos, como nica forma de recuperarlos en caso de falla o error. 2. Dirjase al mdulo Mens Empresa luego en el men Empresa Eliminar. 3. Dependiendo de la forma como usted configur el sistema para realizar la bsqueda, indique la informacin solicitada, o coloque la combinacin de teclas (Asterisco (*) +Enter) o haga clic en el botn de Buscar para que el sistema le proporcione la lista de compaas. Haga clic sobre la compaa a eliminar. 4. El sistema le mostrar el siguiente mensaje:
Figura 105. Mensaje de Advertencia para eliminar empresa
5. Si est seguro de querer eliminar la compaa que le muestra la pantalla, haga clic en el botn Si, en caso contrario haga clic en No.
7.6
Informes.
El Sistema Administrativo para Windows SAW, le permite obtener reportes generales y estadsticos de mucha utilidad para la compaa ya que usted puede solicitar informacin de: Los borradores de factura, facturas y cotizaciones, emitidas por tipo de producto, por cliente, por artculo, entre fechas, etc. Estadsticas de: Productos vendidos, Ventas, Comparativas por Aos, Resumen mensual. Listado de Precios, El Libro de ventas y Libro de Compras. Facturacin por vendedor, cliente, usuario, entre fechas, por artculo, por da. Cotizacin por cliente, por usuario, entre fechas, por artculo, por da, facturadas versus no facturadas. Movimientos Bancarios como transacciones de cuentas, por da. Cobranzas por vendedor, por da, entre fechas, Comisin de Vendedores, Retenciones de IVA. Clientes: estado de cuenta de clientes, histrico de clientes, clientes por zona, clientes por ciudad, listado de clientes, anlisis de CxC Cliente. Cuentas por Cobrar: por Vendedores, entre Fechas, pendientes por cobrar entre fechas, Anlisis de Vencimiento (entre fechas y a una Fecha), CxC Histrico, Histrico de cliente, Estadstico de Vendedores.
Pg.90
Anticipos cobrados por Clientes / entre Fechas. Anticipos Pagados a Proveedores / entre Fechas. Movimientos de una cuenta bancaria. Movimiento de Inventario, vencimiento e productos, ganancia de productos, lista de precios. Calcula y maneja la Retencin del IVA, al momento de registrar la Cuenta por Pagar o al momento del pago. Imprime el Comprobante de Retencin. Genera la Declaracin Informativa segn las disposiciones vigentes. Incorpora en el Libro de Compras y Ventas toda la informacin relacionada a la retencin de IVA y a las dems disposiciones del Reglamento.
La Versin con manejo de contribuyentes especiales adems incluye:
Los reportes puede solicitarlos por pantalla o por impresora en el rango de fechas que usted especifique, tan detallado o resumido como desee. Para solicitarlos los reportes debe ubicarse en el men de Factura, CxC, Cobranza, Clientes Movimientos, etc. Las opciones de Informes estadsticos se activarn solamente si usted indic en Parmetros del Sistema que utilizar estadsticas de ventas.
Pg.91
8.
Mantenimiento de Tablas
El Sistema Administrativo para Windows SAW trabaja con las siguientes tablas: Alcuota I.T.F, Alcuota IVA, Bancos, Cambio a Moneda Local, Categora de Productos, Ciudades, Lnea de Producto, Monedas, Moneda Local, Notas Finales, Propiedades Anlisis de Vencimiento, Pases, Sector de Negocio del Cliente, Tabla C.I.I.U 2004, Tipo de Proveedor, Unidad de Venta, Urbanizacin / Zona Postal, Zona de Cobranza, Forma de Cobro, Mquina Fiscal y las cuales son de mucha utilidad para los usuarios del sistema. Para actualizar estas tablas, seleccione desde el <Men Principal> el mdulo Mens Mantenimiento de Tablas. El sistema le mostrar la siguiente ventana:
Figura 106. Ventana de Mantenimiento de Tablas.
8.1
Alcuota I.T.F
El I.T.F. es el Impuesto a las Transacciones Financieras, manejado por el Sistema Administrativo para Windows Saw mediante la alcuota, esta puede ser eliminada o insertada como nueva por el usuario, en caso de que exista alguna variacin. En la ventana de mantenimiento de tablas seleccione la opcin Alcuota I.T.F. y haga clic en el botn Insertar y all indique los siguientes datos: Fecha de Inicio de vigencia: indique el da, mes y ao cuando entr en vigencia el porcentaje del impuesto. Alcuota general: coloque el porcentaje que corresponda a la alcuota de I.D.B.
Pg.92
Figura 107. Ventana de Insercin de Alcuota IDB.
8.2
Alcuota I.V.A.
El IVA es el impuesto al valor agregado, manejado por el Sistema Administrativo para Windows Saw mediante las alcuotas, esta pueden ser eliminada o insertada por el usuario, en el caso de que exista alguna variacin. Desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la opcin Alcuota Iva y haga clic en el botn Insertar, le aparecer la ventana de insercin, donde se le solicitar indicar los siguientes datos: Fecha de Inicio de vigencia: indique el da, mes y ao cuando entr en vigencia el porcentaje del impuesto. % Alcuota general, % Alcuota N 2, Alcuota N 3: usted colocar en cada uno de estos campos el porcentaje que corresponda a cada alcuota a la fecha ingresada.
Figura 108. Ventana de Insercin de Alcuota IVA.
Haga clic en el botn Grabar y el sistema le permitir incluir un prximo registro. Si no desea crearlo haga clic en el botn Salir.
8.3
Bancos
El Sistema Administrativo para Windows le permite incluir tantos bancos como usted trabaje, para ingresarlos, desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la opcin Bancos y haga clic en el botn Insertar, le aparecer la ventana de insercin, donde se le solicitar indicar el cdigo (el sistema sugiere uno) y nombre de la Banco a insertar.
Pg.93
Figura 109. Ventana de Insercin de Bancos.

Nota: Esta Informacin ser solicitada al momento de ingresar las cuentas bancarias de la empresa.
8.4
Cambio a Moneda Local.
Si la empresa maneja Moneda Extranjera debe indicar el cambio de la moneda en bolvares para la fecha de vigencia al momento de generar cualquier tipo de documento o solicitud de cualquiera de los Informes solicitados que manejen el tipo de moneda asociado. Desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la opcin Cambio a Moneda Local y haga clic en el botn Insertar, le aparecer la ventana de insercin, donde se le solicitar indicar los siguientes datos: Nombre Moneda: seleccione el tipo de moneda, que usted ya ha definido con anterioridad. Fecha de Vigencia: indique a partir de qu fecha se encuentra vigente el cambio a bolvares. Cambio a moneda local: indique el monto en bolvares que represente el tipo de moneda para la fecha de vigencia.
Figura 110. Ventana de Insercin de Cambio a Moneda Local.
Pg.94
8.5
Categora de Productos.
El sistema le permitir insertar las distintas categoras de productos con las que usted trabaja en su compaa. Desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la opcin Categora de Productos y haga clic en el botn Insertar, le aparecer la ventana de insercin, donde se le solicitar indicar el nombre de la categora del producto.
Figura 111. Ventana de Insercin de Categora de Productos.
8.6
Ciudades.
Usted debe ingresar las ciudades donde se encuentran ubicados sus clientes y vendedores. Para ingresar ciudad(es), desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la opcin Ciudades y haga clic en el botn Insertar, le aparecer la ventana de insercin, donde se le solicitar indicar el nombre de la ciudad.
Figura 112. Ventana de Insercin de Ciudad.
8.7
Lnea de Productos.
Usted debe ingresar las lneas de producto con las que trabaja su compaa. Por ejemplo si usted tiene una empresa que vende artefactos elctricos puede clasificarlos en lnea blanca, lnea marrn entre otras. Desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la opcin Lnea de Productos y haga clic en el botn Insertar, le aparecer la ventana de insercin, donde se le solicitar indicar el nombre de la Lnea.
Figura 113. Ventana de Insercin de Lnea de Productos.
8.8
Monedas.
Nota: Para activar esta opcin de monedas, debe colocar en los parmetros del sistema que usa moneda extranjera. Desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la opcin Moneda y haga clic en el botn Consultar, le aparecer la ventana de bsqueda, haga clic en buscar y el sistema le mostrar las monedas que vienen por defecto, si desea ingresar alguna haga clic en el botn Insertar y all indique el Cdigo, Nombre y Smbolo de la moneda, adems puede activarla mediante el chek que est disponible, despus de ingresar los datos solicitados presione el botn Grabar
Figura 114. Ventana de Insercin de Moneda.
8.9
Moneda Local
El Sistema Administrativo para Windows Saw le permite consultar la moneda local para llevar a cabo esto desde el <Men Principal> seleccione el mdulo Mantenimiento de Tablas luego seleccione la opcin Moneda Local y presione el botn Consultar el sistema le mostrar una ventana de bsqueda en la cual podr seleccionar la moneda que quiera consultar presionando el botn consultar el sistema le mostrara una ventana similar a la siguiente.
Pg.96
Figura 115. Ventana consultar moneda local
8.10 Notas Finales.

El Sistema Administrativo para Windows Saw le permite anexar notas adicionales que pueden ser utilizadas dentro de una pre-factura. Para insertar notas finales, desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la opcin Notar Finales y haga clic en el botn Insertar, le aparecer la ventana de insercin, donde se le solicitar indicar el cdigo de la nota y el texto respectivo.
Figura 116. Ventana de Insercin de Notas Finales.
Haga clic en el botn Grabar y el sistema le permitir incluir un prximo registro. Si no desea crearlo haga clic en el botn Salir. Las notas finales las insertar cuando este creando el borrador de la factura presionando el botn de Notas Finales.
8.11 Propiedades Anlisis de Vencimientos.

El informe de anlisis de vencimiento tanto para Cuenta por Pagar, como para Cuentas por Cobrar, muestra cinco perodos o intervalos de vencimiento para cada cuenta. Para el clculo de los intervalos el sistema tiene Primer, Segundo y Tercer vencimientos, los valores por defecto son 30, 60 y 90 das. Los intervalos generados de estos valores son los siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. Cuentas no vencidas Cuentas con vencimiento de 1 a 30 das Cuentas con vencimiento de 31 a 60 das Cuentas con vencimiento de 61 a 90 das Y cuentas con vencimiento de ms de 91
Pg.97
Para cambiarlos, desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la opcin Propiedades Anlisis de Vencimiento y haga clic en el botn Modificar, le aparecer la ventana de modificacin, donde podr cambiar los valores en das del primer segundo y tercer vencimiento.
Figura 117. Ventana de Modificacin de Propiedades de Anlisis de Vencimiento.
Haga clic en el botn Grabar y el sistema grabara los valores indicados.
8.12 Pases.
El Sistema Administrativo para Windows SAW le permite actualizar la lista de pases con la cual trabaja, para ello active la opcin Pases de la lista de tablas, luego presione el botn instalar, el sistema le mostrara una ventana que indica que est corriendo un proceso de forma automtica para actualizar la tabla.
8.13 Sector de Negocio del Cliente.

Esta tabla permite clasificar o agrupar a los clientes, definiendo los sectores requeridos por la empresa. Al insertar / modificar el cliente se le asigna la clasificacin.
Figura 118. Ventana de insercin del Sector de Negocio del Cliente.
8.14 Tabla C.I.I.U. 2004

Los cdigos C.I.I.U. son aquellos que identifican la actividad econmica de los contribuyentes. El sistema permite actualizar esta tabla para ello, active la opcin Tabla CIIU 2004.
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Figura 119. Ventana insertar cdigo C.I.I.U.
Cdigo C.I.I.U: ingrese el cdigo. Descripcin: ingrese la descripcin para el cdigo CIIU que esta insertando Haga clic en el botn Grabar y el sistema le permitir incluir un prximo registro. Si no desea crearlo haga clic en el botn Salir.
8.15 Tipo de Proveedor.

Usted podr clasificar a los proveedores por el producto que le venden, si son nacionales o extranjeros, por cualquier otra clasificacin que utilice. Desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la opcin Tipo de Proveedor y haga clic en el botn Insertar, le aparecer la ventana de insercin, donde se le solicitar indicar el tipo de Proveedor.
Figura 120. Ventana de Insercin de Tipo de Proveedor.
8.16 Unidad de Venta.

El Sistema Administrativo para Windows le permite insertar las diferentes unidades que utiliza para facturar. Por Ej. : Unidades, kilos, cajas, rollos, horas, litros, galones, etc. Desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la opcin Unidad de Venta y haga clic en el botn Insertar, le aparecer la ventana de insercin, donde se le solicitar indicar la unidad de venta.
Figura 121. Ventana de Insercin de Unidad de Venta.
8.17 Urbanizacin / Zona Postal.

Usted debe ingresar las urbanizaciones con sus respectivas zonas postales, de manera que pueda sectorizar a sus clientes. Desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la opcin Urbanizacin / Zona Postal y haga clic en el botn Insertar, le aparecer la ventana de insercin, donde se le solicitar indicar el nombre de la Urbanizacin y el nmero de la zona postal correspondiente.
Figura 122. Ventana de Insercin de Urbanizacin / Zona Postal.
8.18 Zona de Cobranza.

Usted debe ingresar la zona geogrfica donde se realizaran los cobros de las cuentas por cobrar pendientes por cancelacin. Desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la opcin Zona de cobranza y haga clic en el botn Insertar, le aparecer la ventana de insercin, donde se le solicitar indicar el nombre de la localidad donde se realizar la cobranza.
Pg.100
Figura 123. Ventana de Insercin de Zona de Cobranza.
8.19 Forma de Cobro.

El Sistema Administrativo para Windows SAW Glac viene con tres formas de cobro precargadas: Efectivo, Cheque y Tarjeta. Si se requiere ingresar otra, desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la opcin Forma de cobro y haga clic en el botn Insertar, le aparecer la ventana de insercin, donde se le solicitar indicar el nombre y el tipo de pago de los tres existentes: Efectivo, Tarjeta o Cheque.
Figura 124. Ventana de Insercin de Forma de Cobro.
8.20 Mquina Fiscal

Las mquinas fiscales son mquinas registradoras, puntos de venta, o impresoras, que contengan una unidad de memoria fiscal y cumplan con las disposiciones sobre impresin y emisin de facturas y otros documentos. Si trabaja con Resumen Diario de Ventas, debe indicar una mquina fiscal que debi crear previamente. El sistema permite insertar / modificar / eliminar y activar / desactivar Maquinas fiscales, para el manejo de Resumen Diario de Ventas. Para insertar una Mquina Fiscal debe seleccionar Mquina Fiscal de las lista de tablas y hacer clic en el botn Insertar. En la ventana de insercin de mquina fiscal indique la descripcin y nmero de registro de su mquina fiscal.
Pg.101
Ventana de Insercin de Mquina Fiscal.
El Status slo podr ser cambiado a travs de los botones Activar o Desactivar en la ventana de Mantenimiento de Tabla.
Pg.102
9.
Inventario
9.1 Insertar Artculos Inventario.
Figura 125. Ventana de insercin de artculo al Inventario.
Al momento de ingresar los artculos se le solicitar la siguiente informacin: Cdigo del Artculo: indique el cdigo asignado al artculo de inventario con el cual trabajar su compaa. Descripcin: el sistema le permite incluir un amplio texto para que usted coloque el concepto del artculo. Lnea de Producto: Indique la lnea que corresponde al artculo incluido. Por ejemplo si usted tiene una empresa que vende artefactos elctricos puede clasificarlos en lnea blanca, lnea marrn entre otras. Tipo de Artculo: Indique el tipo que corresponde al artculo ingresado. Este puede ser Servicio, Mercanca o Producto Compuesto. Si usted factura la prestacin de servicios por ejemplo Honorarios Profesionales, Instalaciones de mquinas, entre otras debe escoger la opcin de servicio. Si usted vende artculos como prendas de vestir, material de limpieza, artculos de oficina entre otras debe escoger tipo mercanca para que el sistema lleve control del inventario y en un momento determinado pueda saber cuntos artculos tiene en existencia. Alcuota IVA: seleccione entre las opciones si el artculo es exento de impuesto, o se le aplica el porcentaje de la tasa General, Reducida o Adicional.
Tipo de mercanca: seleccione de la lista desplegable el tipo de mercanca al cual pertenece el artculo que este insertando. A continuacin aparecen las pestaas de Precios / Existencias, Estadsticas / Cuentas Contables / Otros, Precios en Moneda Extranjera Pestaa Precio / Existencia. Seccin Precios. Precio 14: El sistema le permite insertar hasta cuatro precios diferentes para cada artculo de manera que al facturar podr escoger el precio que desea aplicar tanto en Moneda Nacional como en Moneda Extranjera (PestaaPrecio en Moneda Extranjera). Costo ltima Compra: colocar el monto del costo de cada artculo. Unidad de Venta: coloque cual es la unidad que utiliza para facturar. Por Ej.: unidades, kilos, cajas, rollos, horas, litros, galones, etc. Unidad De Venta Sec: coloque cual es la unidad secundaria que utiliza para facturar. Por Ej.: unidades, kilos, cajas, rollos, horas, litros, galones, etc. Seccin Comisin Excluir de las comisiones: activar esta opcin indicar que no aplica a ningn tipo de comisin definida en los vendedores o asociados. % Comisin: seala el porcentaje de comisin que aplica al artculo para vendedores o asociados. Seccin Existencias. Existencia: el sistema coloca la cantidad actual de la mercanca (segn las compras realizadas de este artculo), este campo es slo de consulta. Cantidad mnima: permite indicar la cantidad mnima ptima del producto en existencia, depender de la frecuencia y volumen de movimientos de entrada y salida que tenga el artculo. Cantidad mxima: permite indicar la cantidad mxima optima de el producto en existencia, al igual que le anterior depender de la frecuencia y volumen de movimientos de entrada y salida que tenga el articulo. Cantidad reservada: permite mostrar la cantidad reservada de un determinado producto.
Pg.104
Seccin Existencia por Talla / Color En esta tabla se muestra la existencia del artculo que este ingresando, siempre y cuando el tipo de mercanca pertenezca al grupo de tallas y colores, esta informacin es de solo lectura. Pestaa Estadsticas / Cuenta Contable / Otros
Figura 126. Ventana Estadsticas / Cuentas Contables / Otros
Categora: seleccione la categora a la cual pertenece el artculo. Marca: Coloque el nombre de la casa o fbrica que produce el artculo. Fecha de Vencimiento: si el producto que usted vende tiene fecha de vencimiento colquela en este campo. Cuenta Contable de Ingreso: indique una cuenta para contabilizar el artculo, si desea llevarlo en cuentas aparte para cada artculo. Pestaa en Precios Moneda Extranjera
Figura 127. Ventana Precios Moneda Extranjera
Esta pestaa le permite ingresar los diferentes precios con IVA y sin IVA, as como el costo unitario en monedas extranjeras
Pg.105
9.2
Productos Compuestos
Al insertar un artculo desde el mdulo Inventario, a travs del men Artculo Inventario Insertar, entre los tipos de Artculo disponible tenemos Producto compuesto. Este tipo artculo permite crear un producto que se compone de varios artculos ya existentes en el inventario. Al insertar articulo e indicar como tipo de artculo Producto Compuesto, se activara una pestaa adicional llamada producto compuesto. En esta pestaa se deber indicar los siguientes datos: Cdigo Inventario: El cdigo de el o los artculos que integrarn el articulo. Colocar * para seleccionar de la lista los artculos existentes en el inventario. Cantidad: Debe indicar la cantidad de artculos que contendr este producto compuesto. Este valor no puede ser 0.
Figura 128. Pestaa Producto Compuesto
Al igual que el insertar un artculo tipo Mercanca o Servicio debe indicar el resto de los datos. Es importante que tome en cuenta los siguientes detalles:

El producto compuesto no toma los precios de los artculos que lo componen, debe indicrselo. Al facturar un producto compuesto se descontaran de inventario los productos que lo integran. Solo se pueden hacer notas de Entrada / Salida de los artculos tipo Mercanca o servicio, nunca de un producto compuesto. Si usa varios almacenes, no puede transferir productos compuestos entre ellos, debe transferir los artculos que los componen. No se puede asignar un artculo varias veces a un mismo producto compuesto. Los artculos compuestos no tienen existencias.
Ejemplo
Pg.106
Dirjase al mdulo de Inventario, a luego al men Artculo Inventario Insertar, y desde la ventana de Articulo Inventario - Insertar agregue los artculos de la siguiente tabla:
Cdigo del Artculo HP1 HP-A HP-C Envi Descripcin Lnea de Producto Tipo de Artculo Precio
Harry Potter Tomo I Agenda de Harry Potter Harry Potter calcomanas Gastos por envo a domicilio. Promocin de Harry Potter Pestaade Productos
Lnea de Producto Lnea de Producto. Lnea de Producto Lnea de Producto Lnea de Producto Cdigo Inventario HP-A
Mercanca. Mercanca. Mercanca. Servicio Producto Compuesto Cantidad 1 1 4 1
30.000 20.000 2.000 5.000 45.000 compuestos
HP-Promo HP1 HP-C Envo
Inserte una nota de entrega donde los artculos a ingresar en el almacn sern los que inserto anteriormente. Observe que solo puede seleccionar los de tipo mercanca. Asigne las siguientes cantidades a cada artculo:
Cdigo Artculo HP-A HP1 HP-C Cantidad 100 100 400
Inserte una factura del producto Promocin Harry Potter y luego emtala. Haga una consulta del las existencias en el almacn (mdulo Inventario, luego en el Men Existencias por Almacn Consultar), y observe que los productos que componen el producto compuesto facturado han reducido su cantidad en existencia de acuerdo a lo facturado.
Pg.107
9.3
Manejo de Artculos por Tallas y Colores
El Sistema Administrativo para Windows Saw tambin permite trabajar con artculos simples o artculos con caractersticas especiales como tallas y colores, permitiendo expandir el abanico de combinaciones y caractersticas disponibles para un artculo en particular al momento de facturar.
Nota: Es necesario indicar los niveles de acceso del usuario para poder insertar las tallas, colores y grupo de tallas y colores, para hacerlo Dirjase al mdulo Mens Usuario/Conversin/Parmetros/Respaldar y luego dirjase al men Usuarios Modificar, busque el usuario a modificar y en la pestaa inventario, indique las opciones disponibles para dicho usuario.
9.3.1 Insertar Tallas Para insertar las tallas desde el <Men Inventario> escoja el men Talla Insertar. El sistema le mostrar la siguiente ventana.
Figura 129. Ventana Insertar Talla
Ingrese el cdigo y descripcin de la Talla, luego presione el botn Grabar o la tecla <F6> en cada uno de los colores que agregue.
Nota: recuerde que el sistema le permite tambin Eliminar y Consultar registros mediante el men Talla.
9.3.2 Insertar Colores Para insertar los colores desde el <Men Inventario> escoja el men Color Insertar. El sistema le mostrar la siguiente ventana.
Figura 130. Ventana Insertar Color
Ingrese el cdigo y descripcin del Color, luego presione el botn Grabar o la tecla <F6> en cada uno de los colores que agregue.
Nota: recuerde que el sistema le permite tambin Eliminar y Consultar registros mediante el men Color.
Pg.108
9.3.3 Insertar Grupos de Tallas y Colores El men Grupo de Tallas y Colores se utiliza para insertar las caractersticas que en base a tallas y colores puedan identificar a uno o varios artculos, el sistema Saw realiza automticamente la combinacin de estas caractersticas (tallas y colores) y los asigna a un grupo en especfico el cual debe ser definido en este men. Para cargar los diferentes grupos de tallas y colores escoja el men Grupo de Tallas y Colores Insertar.
Figura 131. Ventana Insertar Grupo de Tallas y Colores
Cdigo: ingrese el cdigo del grupo. Descripcin: ingrese la descripcin del grupo. Active las opciones Usa Talla, Usa Color si as lo requiere. Presione el botn Grabar o la tecla <F6> en cada uno de los grupos que agregue.
Nota: recuerde que el sistema le permite tambin Eliminar y Consultar registros mediante el men Grupo de Tallas y Colores.
9.4
Desincorporar / Incorporar Artculos
Escoja el men Artculo Inventario Reincorporar Artculo o Desincorporar Artculo, para activar o desincorporar los artculos de inventario. La opcin Desincorporar le permite retirar un artculo de inventario que no se utilice en la empresa, o que hayan sacado de la lnea de venta. Recuerde que NO se deben eliminar los artculos que alguna vez fueron facturados. Si posteriormente al retiro se desea incorporar nuevamente el artculo seleccione la opcin de Reincorporar.
Pg.109
9.5
Ajuste de precios
9.5.1 Ajuste de precios de forma manual. El sistema le permite ajustar los precios de los artculos para ello desde el men inventario presione el men Artculos de Inventario Ajuste de Precios
Figura 132. Ventana ajuste de precios.
Lnea a Ajustar: escoja de la lista desplegable la opcin que usted maneje: Una Todas
Lnea de Producto Afectada: mediante la combinacin de teclas (Asterisco (*) + Enter) seleccione la lnea de producto afectada. Realizar solo Redondeo de Precios: active esta opcin si as lo requiere. Accin a Realizar: escoja de la lista desplegable la opcin que le convenga. Aumentar Disminuir
Precio a Ajustar: escoja de la lista desplegable el o los precios que Ud. va a ajustar. Redondear Precios a: escoja de la lista desplegable alguna de las siguientes opciones. Prxima Unidad Prxima Decena Prxima Centena Prxima Unidad de Mil
Porcentaje de Ajustes: ingrese el valor requerido si desea redondear por porcentaje. Ajustar en Monedas: escoja de la lista desplegable el tipo de moneda con la cual quiera redondear los precios.
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Extranjera
Local
Tipo de Precio a Redondear: escoja de la lista el tipo de precio segn como maneje Ud. los precios. Precios con IVA Precios sin IVA
9.5.2 Ajuste de Precios desde un archivo txt El Sistema Administrativo para Windows SAW tambin le permite ajustar los precios desde un archivo de texto, para ello desde el men Inventario seleccione el men Artculo de Inventario Ajuste de Precios desde Archivo.
Figura 133. Ventana ajuste de precios desde un archivo
Seleccione la ruta donde se encuentra la informacin de nuevos precios, luego presione el botn Actualizar.
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9.6
Modificar Serial
Para llevar a cabo la modificacin del serial de algn artculo, seleccione el men Artculo de Inventario Modificar Serial Y en la siguiente ventana ingrese los datos solicitados:
Figura 134. Ventana modificar serial
Ingrese el cdigo del articulo la descripcin, luego ingrese el serial actual as como el serial nuevo luego presione el botn Grabar.
9.7
Modificar Rollos
De igual manera el sistema le permite modificar los rollos de los artculos que as lo requieran para ello seleccione el men Artculo de Inventario Modificar Rollos
Figura 135. Ventana modificar rollos
Ingrese el cdigo del articulo la descripcin, luego ingrese el serial y nmero de rollo actual as como el nmero de rollo nuevo, luego presione el botn Grabar.
Pg.112
9.8
Consultar Cortes de Artculos en Inventario
Usted puede consultar cortes de artculos en inventario para seleccione el men Artculo de Inventario Consultar Cortes
Figura 136. Ventana consultar cortes de artculos en inventario
Ingrese el cdigo de articulo o la descripcin luego presione el botn Buscar el sistema le mostrara una ventana con el producto detallando el ultimo corte.
9.9
Ajustar Precios por Costos
El Sistema Administrativo para Windows SAW le permite ajustar precios de artculos de forma masiva (por medio de costos) para llevar a cabo este proceso seleccione el men Artculo de Inventario Ajustar Precios por Costos.
Figura 137. Ventana consultar cortes de artculos en inventario
Pg.113
El Sistema Administrativo para Windows SAW le permite ajustar precios de artculos por: Lnea de Producto Categora Marca Dependiendo de la opcin por la cual desee ajustar precios, el sistema le solicitara diferentes datos, escoja la opcin que desee luego ingrese los datos solicitados y presione el botn Ajustar, el sistema iniciara el proceso de ajuste de precios al finalizar le mostrara el siguiente mensaje
Figura 138. Mensaje de xito
9.10 Filtrar Artculos

El Sistema Administrativo para Windows le permite filtrar un listado determinado de artculos en inventario, para ello seleccione el men Artculo de Inventario Modificar Ubicacin
Figura 139. Ventana filtrar artculos
Ingrese el nombre del almacn donde se encuentre el artculo que desee filtrar. Luego seleccione la opcin e ingrese los parmetros requeridos para realizar el filtrado de artculos luego presione el botn Buscar.
Pg.114
9.11 Informe de Artculos

Si desea visualizar por pantalla o por papel los informes de articulo disponibles escoja el men Artculo Inventario Informes
Figura 140. Ventana Informes de Inventario.
Seleccione la opcin de informe que desee visualizar ingrese los parmetros solicitados por el informe, estos pueden variar dependiendo del informe que escoja, puede elegir entre los botones Impresora para imprimir de una vez o Pantalla para obtener una vista previa del informe y luego imprimirlo.
9.12 Nota de Entrada y Salida

Este mdulo permite incluir las unidades inciales que componen cada uno de los artculos del inventario. Con esta opcin podr actualizar la existencia de los artculos por lote. Adems cuando se realice una compra podr actualizar la existencia haciendo una nota de entrada. Si tiene devoluciones tendr que insertar una nota de salida. Dirjase al men Nota de Entrada / Salida Insertar.
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Figura 141. Ventana insercin de Nota de Entrada / Salida.
Nmero Documento: es el nmero de la Factura del Proveedor o Documento de Egreso. Fecha: permite indicar la fecha en que est entrando o saliendo el artculo del inventario. Tipo de Operacin: seleccione segn el proceso que deba realizar si va a ser una entrada o una salida de inventario. Cliente: Indique el cliente, que pueden ser los insertados por usted o el que viene precargado, llamado OFICINA. Comentarios: aqu colocar alguna informacin u observacin que desee incluir con respecto al proceso que est realizando. Cdigo Artculo: haga doble clic y seleccione el artculo a incluir. Cantidad: coloque la cantidad de artculos que va a entrar o salir. Despus de ingresar todos los datos solicitados presione el botn Grabar
Nota: recuerde que el sistema le permite tambin Eliminar y Consultar registros mediante el men Nota de Entrada/Salida.
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9.13 Insertar Almacn

Usted puede insertar tantos almacenes como necesite, para esto seleccione el men Almacn Insertar
Figura 142. Ventana insertar almacn.
Cdigo: ingrese el cdigo para el almacn. Nombre: ingrese un nombre para el almacn. Tipo: seleccione de la lista el tipo de almacn. Luego presione el botn Grabar.
Nota: recuerde que el sistema le permite tambin Eliminar y Consultar registros mediante el men Almacn.
9.13.1 Existencia por almacn El Sistema Administrativo para Windows SAW le permite visualizar la existencia de artculos por almacn, para esto seleccione el men Existencia Por Almacn Consultar
Figura 143. Ventana consultar existencia por almacn
Ingrese el cdigo de almacn y cdigo de inventario luego presione el botn Buscar se mostrara una ventana similar a la siguiente, donde podr visualizar el cdigo de almacn cdigo de inventario y la cantidad, haciendo clic en alguna de las filas podr ver la existencia en almacn de ese artculo.
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Figura 144. Ejemplo lista de existencia por almacn
9.13.2 Informe de Existencia en Almacn El Sistema Administrativo para Windows tambin le permite visualizar e imprimir informes de existencias en almacn, para ello seleccione el Existencia Por Almacn Informes
Figura 145. Ventana informes existencia por almacn.
Seleccione la opcin de informe que desee visualizar ingrese los parmetros solicitados por el informe, estos pueden variar dependiendo del informe que escoja, puede elegir entre los botones Impresora para imprimir de una vez o Pantalla para obtener una vista previa del informe y luego imprimirlo.
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9.14 Transferencia de Artculos

Usted puede hacer transferencia de artculos (mover un articulo o artculos de un almacn a otro) para llevar a cabo esto seleccione el men Transferencia Insertar
Figura 146. Ventana insertar transferencia de artculos.
Nmero Documento: ingrese el nmero de control para la transferencia Fecha: el sistema coloca la fecha actual por defecto, usted puede cambiarla si as lo desea. Almacn de Entrada: seleccione el almacn de entrada, hacia el cual mover el artculo o artculos. Almacn de Salida: seleccione el macen de salida, este es el almacn de origen desde donde se est sacando el articulo o artculos. Comentarios: puede agregar un comentario si as lo considera. Al ingresar los datos solicitados presione el botn Grabar
Nota: recuerde que el sistema le permite tambin Eliminar y Consultar registros mediante el men Transferencia de Artculos.
9.15 Conteo Fsico

Usted puede realizar un conteo fsico de sus artculos en almacn, para llevar a cabo este proceso escoja el men Conteo Fsico Insertar
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Figura 147. Ventana insertar conteo fsico de artculos.
Consecutivo Conteo: el sistema coloca el nmero consecutivo para el conteo. Fecha: escoja la fecha el sistema coloca la fecha actual por defecto. Cdigo Almacn: ingrese el cdigo del almacn. Seleccione una o todas las lneas de productos. Despus de ingresar todos los datos solicitados presione el botn Grabar
Nota: recuerde que el sistema le permite tambin Eliminar y Consultar registros mediante el men Conteo Fsico.
Emitir Conteo Fsico Despus de insertar un conteo fsico el Sistema Administrativo para Windows SAW le permite emitir el conteo para ello escoja el men Conteo Fsico Emitir
Figura 148. Ventana buscar conteo para Emitir.
Consecutivo Conteo: ingrese el nmero del consecutivo. Fecha: seleccione la fecha en la que va a procesar el conteo.
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Luego presione el botn Buscar el sistema le mostrara una ventana similar a la siguiente con una etiqueta en la parte derecha de la ventana la cual indica el status del conteo (procesado o por procesar)
Figura 149. Ventana insertar conteo fsico de artculos.
Presione el botn Emitir para completar este proceso.
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10. Facturacin
En el <Men Principal> conseguimos el mdulo de Factura, este nos permitir realizar todas las operaciones asociadas al proceso de facturacin.
10.1 Insertar Factura

Para insertar un borrador de factura, desde el <Men Principal> seleccione el mdulo Men Principal / Facturacin / Cotizacin / Contrato luego seleccione el men Factura Insertar, el sistema le mostrar la siguiente ventana:
Figura 150. Ventana insertar Factura.
Introduzca los siguientes datos solicitados: Nmero: es indicado por el sistema de manera automtica. Fecha: el sistema le solicita el da, mes y ao de inclusin de la Prefactura. Cliente: indique el nombre del cliente. En caso de teclearse un nombre de cliente que no exista el sistema le solicitar incluirlo en la base de datos. Moneda: escoja la moneda con la cual va a facturar. Almacn: escoja el almacn en donde se reflejara la factura que esta insertando. Nivel de Precio: puede escoger entre las listas de precios que insert en los artculos, aqulla que va a aplicar para hacer la factura.
Por ejemplo: una empresa de venta de consumibles tiene 3 listas: precio al detal, al mayor, a distribuidores especiales, si al cliente que le voy a facturar es un distribuidor escoger entre la lista de precios al mayor o la de distribuidores especiales. Pestaa Detalle.
Figura 151. Pestaa Detalle.
Cdigo Artculo: coloque el cdigo del artculo a facturar puede utilizar la combinacin de teclas (Asterisco (*) + Enter) para que el sistema le muestre la lista de los artculos. Seleccione movindose con las teclas direccionales y haga doble clic en el artculo que utilizar. Descripcin: el sistema le colocar de manera automtica la descripcin del artculo. Cantidad: indique el total de unidades a Pre-facturar del artculo. Precio sin Iva: el sistema le mostrar el precio del artculo con o sin IVA, esto depender de la opcin que escogi en parmetros facturacin. Si cuando usted insert el artculo no le indic el precio o desea cambiarlo, puede incluirlo en ese momento. % Desc: puede colocar descuento por artculo. Total Rengln: el sistema le mostrar el monto total por artculo. Observaciones: permite insertar informacin relevante que desee se muestre en el borrador de la factura. Vendedor: indique el nombre del vendedor. Si no existe tendr que incluirlo por el men de vendedor.
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Seccin Clculos Total Renglones: le muestra el monto a cobrar por artculo. Descuento: si va hacer un descuento global en vez de por rengln coloque el porcentaje en este campo. Base imponible: el sistema le mostrar el precio totalizado de los artculos sin la aplicacin de la alcuota de impuesto. IVA: el sistema le mostrar el total de impuesto aplicado segn la alcuota a la base imponible de la factura. Total Factura: este campo mostrar el total a cancelar por el cliente.
Pestaa Dir. Despacho
Figura 152. Pestaa Dir. Despacho.
En esta seccin se indicar si la direccin donde se va a enviar la mercanca o donde se va a realizar el servicio es la misma direccin fiscal o la direccin de despacho. Solo se puede indicar otra direccin de despacho, si el cliente tiene registrada ms de una direccin. Pestaa Notas Finales Tiene para colocar hasta 2 notas finales en su factura. Cdigo: Ingrese (asterisco (*) + Enter) luego con el botn Escoger seleccione de la lista la nota final que desee insertar
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Figura 153. Pestaa Notas Finales.
Pestaa Clculos Presenta el detalle del clculo correspondiente al descuento aplicado y el clculo total de la factura.
Figura 154. Pestaa Clculos.
Pestaa Libro de Ventas Esta pestaa solo aparece si la empresa es contribuyente especial
Figura 155. Pestaa Libro de Ventas.
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Tipo de Transaccin: Los tipos de transaccin son: 01 Registro es una factura normal. 02 Complemento se usa cuando la factura original tiene una segunda parte es decir en la primera no entraron todos los renglones y se uso otro formato. 03 Anulacin usada para anulacin de la factura. 04 Ajuste. No. de Control Desde: Especifique el nmero de la factura. Tipo de venta: los tipos de ventas disponibles son: Internas y Exportacin. Al terminar de llenar los datos en cada una de las pestaas, haga clic en el botn Grabar.
10.2 Insertar Borrador de Factura

El proceso insertar borrador de factura es similar al proceso de Insertar Factura explicado anteriormente, solo que en este proceso el sistema le muestra otra pestaa Condiciones de Pago como se muestra a continuacin.
Figura 156. Ventana insertar borrador de factura.
Pestaa Condiciones de Pago Forma de Pago: Indique si la venta es: Crdito Contado
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Descripcin: Este campo le permitir indicar datos adicionales (slo informativos) de cmo sern las condiciones de cancelacin de la factura. Si la forma de pago es a crdito: Seccin Clculo del Monto de la Inicial Forma de la Inicial: las opciones son Por Monto activa la casilla Monto de la inicial, o Por Porcentaje activa la casilla de Porcentaje. Seccin Vencimiento de la Primera Cuota. Indique los Das Vencimiento de la primera cuota, y el sistema colocara automticamente la fecha de Vencimiento 1ra Cuota correspondientes a los das indicados, o viceversa, indique la fecha Vencimiento de la 1ra. Cuota y el sistema colocar el nmero de Das Vencimiento que corresponda. Seccin Clculo del Crdito. El sistema mostrar todos los datos o clculos correspondientes a: Total Factura, Menos: Monto de la Inicial y lo que Resta por pagar, Indique el Nmero de Cuotas en que se cancelar el resto de la factura. Si es mas de una (1) cuota, podr activar la opcin Cambiar monto de la cuota e indicar el Monto (fijo) de cada cuota, quedando el resto en el Monto ltima cuota. Al terminar de llenar los datos en cada una de las pestaas, haga clic en el botn Grabar.
10.3 Emitir Facturas

Despus de emitida la factura no puede ser eliminada ni modificada, slo anulada. Cuando se anula una factura el nmero que tena asignado no puede ser utilizado por otra. El proceso de emitir una factura genera la Cuenta por Cobrar (CxC) de esta automticamente. Para emitir las facturas, desde el <Men Principal> seleccione el mdulo Mens Facturacin/Cotizacin/Contrato luego dirjase al men de Factura Emitir, el sistema le mostrar la ventana de Buscar Factura para Emitir en la cual buscar el borrador por nmero, fecha, cliente, vendedor o por informacin adicional con cualquiera de los campos previamente definidos.
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Figura 157. Ventana buscar factura para emitir.
Presione el botn Buscar para seleccionar la factura que va a emitir, el sistema le mostrara un listado similar al siguiente.
Figura 158. Lista de facturas para emitir.
Una vez que ubique la factura que va a emitir presione doble clic y en la siguiente ventana presione el botn Emitir. Adems puede emitir factura por grupos, con las opciones: Entre dos Nmeros. Entre dos Fecha. Seleccionar individualmente. Una vez que usted seleccione el o los documentos, haga clic en el botn Emitir, y el sistema le preguntar si est seguro de emitir esta factura. Una vez que acepte la emisin de la factura haciendo clic en Si, el sistema le advertir que debe colocar original y copias en la impresora si ya estn colocados haga clic en el botn de Continuar. Antes de finalizar la impresin el sistema pregunta si la Impresin de la Factura se realiz correctamente, si es afirmativa la respuesta entonces generar la cuenta por cobrar, sino tendr la opcin de reintentar imprimir.
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10.4 Eliminar Factura.

Para eliminar una factura en el sistema seleccione el men Factura Eliminar El sistema le mostrara la siguiente ventana para buscar la factura que desee eliminar
Figura 159. Buscar factura para eliminar.
En esta ventana ubique el botn Buscar presione un clic y el sistema le mostrara una lista con todas las facturas disponibles, como se muestra a continuacin:
Figura 160. Lista de facturas disponibles para eliminar.
Una vez que ubique la factura que va a eliminar presione doble clic y en la siguiente ventana presione el botn Eliminar
Figura 161. Mensaje de confirmacin
Dependiendo de la opcin que escoja presione Yes o No en el mensaje anterior.
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10.5 Modificar Facturas

Para modificar una factura en el sistema seleccione el men Factura Modificar El proceso para modificar factura es similar al de eliminar, primero busque la factura luego haciendo doble clic escoja la factura y realice los cambios necesarios luego presione el botn Grabar.
10.6 Emitir y Cobrar

El Sistema Administrativo para Windows SAW le permite emitir y cobrar facturas para ello seleccione el men Factura Emitir y cobrar. El sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 162. Buscar facturas para emitir y cobrar.
Presione el botn Buscar, el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 163. Lista de facturas disponibles para emitir y cobrar.
Seleccione la factura que desee emitir y luego presione el botn Emitir y Cobrar
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10.7 Anular Factura

De igual manera el Sistema Administrativo para Windows le permite anular facturas para ello seleccione el men Factura Anular.
Figura 164. Buscar facturas para anular.
Presione el botn Buscar, el sistema le mostrara la siguiente ventana.
Figura 165. Lista de facturas disponibles para anular.
Seleccione la factura que desee anular y luego presione el botn Anular
10.8 Insertar Factura Manual

El sistema le permite insertar una factura de forma manual, al decir manual nos referimos a que usted puede insertar manualmente el nmero de factura, por lo dems es totalmente igual al punto 10.1 Insertar Factura Para insertar una factura de forma manual seleccione el men Factura Insertar Factura Manual
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10.9 Insertar Copia

El sistema le permite insertar copia de una factura, para insertar una copia de factura seleccione el men Factura Insertar Copia
Figura 166. Buscar facturas para insertar copia.
Presione el botn Buscar, el sistema le mostrara la siguiente ventana
Figura 167. Lista de facturas disponibles para insertar copia.
Seleccione la factura que desee copiar y luego presione el botn Insertar Copia
10.10 Insertar Nota de Crdito / Nota de Dbito

El Sistema Administrativo para Windows SAW le permite insertar notas de crdito y dbito cuando as lo requiera estos mdulos son idnticos al mdulo Insertar Factura explicado en el punto 6.1 de este documento.
10.11 Modificar Vendedor en Factura Emitida

Para modificar el vendedor en una factura ya emitida seleccione el men Factura Modificar Vendedor en Factura Emitida el sistema le mostrara la siguiente ventana.
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Figura 168. Buscar facturas para modificar.
Figura 169. Lista de facturas disponibles.
Seleccione la factura que desee modificar y luego presione el botn Modificar En la ventana que se muestra lleve a cabo los cambios que tenga que realizar luego presione el botn Grabar
10.12 Modificar Tipo de Cobro en Factura Emitida

Para modificar el tipo de cobro en una factura ya emitida seleccione el men Factura Modificar Tipo de Cobro en Factura Emitida el sistema le mostrara la siguiente ventana.
Figura 170. Buscar facturas para modificar.
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Seleccione la factura que desee modificar y luego presione el botn Modificar En la ventana que se muestra lleve a cabo los cambios que tenga que realizar luego presione el botn Grabar
10.13 Insertar Factura, Nota de crdito, Debito Histrica

El sistema SAW le permite insertar facturas histricas para ello desde el <Men Principal> seleccione el men G Activar Modo Avanzado luego escoja el men Factura Modificar Tipo de Cobro en Factura Emitida Este mdulo es idntico al de Insertar Factura explicado en el punto 10.1 de este documento. De igual manera usted puede insertar notas de crdito y dbito histricas seleccionando en el men la opcin respectiva.
10.14 Imprimir Nota de Entrega

Este nuevo proceso permite imprimir notas de entrega a partir de: Facturas Notas de Dbitos y Notas de Crdito.
Que tengan el estatus de: emitidas o borradores. Para esto desde el <Men Principal> seleccione el mdulo Mens - Factura /Cotizacin/Contrato y all acceder al men Factura Imprimir Nota de Entrega. Al activar esta opcin del men se abrir la pantalla de bsqueda estndar de la Factura, pero en el dato Status las opciones disponibles solo sern Borradores y Emitidas. En esta ventana podr buscar la factura por los diferentes datos disponibles, como son: Nmero, Fecha, Cliente, Vendedor, Status, Talonario y Campos Definibles. Tambin puede, simplemente buscar sin indicar ningn dato, lo cual mostrar la lista de todas las facturas (emitidas o en borrador) disponibles. Una vez ubicado el documento requerido se muestra la pantalla de factura con todos los datos de la misma pero no podr modificarle ningn dato, solo tendr activado el botn de Imprimir y el de Salir. Al escoge imprimir el documento Nota de Entrega (en papel) mostrar los siguientes datos:
N de documento de origen. Status de ese documento. Todos los datos del cliente. Detalle de los productos, de los cuales slo mostraran el cdigo, descripcin, cantidad y formar de entrega (Unidades o kilos o litros, etc.). Si la factura tiene campos adicionales (Campos definibles) tambin se imprimirn, as como notas u observaciones.
Revise adems en parmetros la Pestaa de Facturacin donde podr indicar la plantilla de impresin de Nota de entrega y el nmero de copias que el sistema imprimir.
10.15 Generar Factura desde Contrato

El Sistema Administrativo para Windows SAW le permite generar factura desde un contrato o contratos ya guardados, para llevar a cabo este proceso escoja el men Factura Generar Factura desde Contratos el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Escoja la cantidad de contratos a generar el sistema le muestra las siguientes opciones: Todos los Contratos Un contrato Ingrese el mes y ao de generacin. Si escoge la opcin generar Un contrato entonces ingrese el nmero de contrato y nombre del cliente. Luego presione el botn Generar.
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10.16 Generar Factura desde Cotizacin

El Sistema Administrativo para Windows (SAW) le permite generar factura desde una cotizacin ya guardada, para llevar a cabo este proceso escoja el men Factura Generar Factura desde Cotizacin el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 173. Buscar cotizacin.
Figura 174. Lista de cotizaciones disponibles.
Seleccione la cotizacin desde donde se va a generar la factura luego presione el botn Generar. En la ventana que se muestra lleve a cabo los cambios que tenga que realizar luego presione el botn Generar Factura.
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10.17 Informes Estadstico de Facturacin

Para visualizar los informe estadstico de facturacin seleccione el men Factura Informes Estadsticos. El sistema le mostrara la siguiente ventana.
Figura 175. Ventana de Informes Estadsticos de Facturacin.
Los informes disponibles, son los siguientes:

Productos vendidos entre ciudades o entre fechas por categoras. Estadsticas de Ventas. Estadsticas de Ventas por Trimestre. Comparativo por aos. Resumen mensual.
Nota: Recuerde que debe ingresar los parmetros solicitados por los diferentes informes, luego puede imprimir o visualizar por pantalla presionando los respectivos botones.
10.18 Informes Generales de Facturacin

Para visualizar los informe generales de facturacin seleccione el men Factura Informes Generales. El sistema le mostrara la siguiente ventana.
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Figura 176. Ventana Informes Generales de Facturacin.

Imprimir Borradores de Facturas. Libro de Ventas. Este informe muestra los Listado de Precios. listados en Bs. y Bs.F Facturacin por Cliente. Facturacin por Vendedor. Facturacin por Usuario. Facturacin por da. Facturacin entre Fechas. Facturacin por Artculo. Borrador entre Fechas. Fact. Entre Fechas - Lnea de Productos - Tipo de Artculo. Fact. Por artculo y por Vendedor. Fact. Con Otros Cargos y Descuentos Notas de Crdito Asociada a Factura Facturacin entre Fechas Por Condicin de Pago. Direcciones de Despacho por Factura.
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Notas: Recuerde que debe ingresar los parmetros solicitados por los diferentes informes, luego puede imprimir o visualizar por pantalla presionando los respectivos botones. Para visualizar el informe de Lista de precios (en BsF) disponible en la ventana Informes Generales de Facturacin seleccione esta opcin y presione el botn Pantalla.
10.19 Informes de Libros

Para visualizar los libros de Ventas/Compras seleccione el men Factura Informes de Libros. El sistema le mostrara la siguiente ventana.
Figura 177. Ventana Informes de Cotizaciones.
Informes de Ventas Libro de Ventas Clientes Formales. (En el formato exigido por el SENIAT). En las compaas que manejan dos tipos de talonarios de facturas, permite emitir el libro por cada talonario o por ambos. Libro de Ventas (para Contribuyentes Ordinarios y Especiales). o Compaas con dos tipos de talonarios de facturas, Emitir el libro por cada talonario o por ambos. Adems permite que el informe por talonario sea: Agrupado por talonario y/o. y/o Subtotalizado por talonario. o Compaas que utiliza Resumen Diario de Ventas Emite el informe: Agrupado por mquina fiscal. y/o Subtotalizado por mquina fiscal. o En los caso en que la compaa utiliza dos tipos de talonarios y tambin usa Resumen diario de Ventas, puede agrupar por: Talonario y mquina. Mquina y talonario. Adems podr ser subtotalizado tanto Talonario, Mquina Fiscal o ambos.
Figura 178. Opciones de emisin de Libro de ventas (Contribuyentes Ordinarios y Especiales).
Informes de Ventas

Libro de Compras Clientes Formales. (En el formato exigido por el SENIAT). Libro de Compras (para Contribuyentes Ordinarios y Especiales).
10.20 Informes Especiales de Factura.

Estos informes estn disponible, nicamente si tiene activado el parmetro Es asociado en Cuenta de Participacin en la pestaa Compaa, y permiten ver datos en la facturacin de los asociados. Para visualizarlos seleccione el men Factura Informes Especiales. El sistema le mostrara la siguiente ventana.
Figura 179. Ventana Informes Especiales de Facturacin.

Imprimir Informe de Ganancias y Prdidas sobre Contrato. Listado de Facturacin.
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10.21 Re-Emitir Factura

Para re-emitir una factura desde el <Men Principal> seleccione el men G Activar Modo Avanzado acepte el mensaje que le muestra el sistema luego escoja el men Factura Re-Emitir, el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 180. Buscar factura para re-emitir
Figura 181. Lista de facturas disponible s para emitir
Seleccione la factura que va a re-emitir luego presione el botn Re-Emitir
10.22 Re- Imprimir Factura

Para re-imprimir una factura desde el <Men Principal> seleccione el men G Activar Modo Avanzado acepte el mensaje que le muestra el sistema luego escoja el men Factura Re-Imprimir, El sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 182. Buscar factura para re-imprimir
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Figura 183. Lista de facturas disponible para emitir
Seleccione la factura que va a re-imprimir luego presione el botn Re-Imprimir
10.23 Re- Anular Factura

Para re-anular una factura desde el <Men Principal> seleccione el men G Activar Modo Avanzado acepte el mensaje que le muestra el sistema luego escoja el men Factura Re-Anular, El sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 184. Buscar factura pare re-anular
Figura 185. Lista de facturas disponible para re-anular
Seleccione la factura que va a re-anular luego presione el botn Re-Anular
10.24 Modificar Factura Emitida.

Para modificar una factura ya emitida desde el <Men Principal> seleccione el men G Activar Modo Avanzado acepte el mensaje que le muestra el sistema luego escoja el men Factura Modificar Factura Emitida, el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Pg.142
Figura 186. Buscar factura para modificar
Figura 187. Lista de facturas disponible para modificar
Seleccione la factura que va a modificar luego presione el botn Modificar Especial
10.25 Actualizar Datos del Libro de Ventas

Para actualizar datos del libro de ventas desde el <Men Principal> seleccione el men G Activar Modo Avanzado acepte el mensaje que le muestra el sistema luego escoja el men Factura Actualizar Datos del Libro de Ventas, El sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 188. Buscar factura para actualizar
Pg.143
Figura 189. Lista de facturas disponible para actualizar
Seleccione la factura que va a modificar luego presione el botn Actualizar
10.26 Importar / Exportar Facturas

10.26.1 Importar El Sistema Administrativo para Windows le permite importar facturas desde un archivo de texto (txt) para ello desde el <Men Principal> escoja el men Factura Importar el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 190. Ventana importar facturas desde un txt
Datos para Importar Formato de importacin: escoja el formato de importacin segn como se haya creado al archivo de texto (txt) TXT (Separado por TAB) CSV (Separado por Punto y Coma) Generar CxC de la factura a importar: si est de acuerdo con esta opcin actvela. Nombre del archivo a importar: coloque el nombre del archivo a importar, puede hacer clic en el botn con los tres puntos () para ubicar de forma automtica el origen del archivo de texto. Luego presione el botn Importar o Salir para cerrar esta ventana.
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10.26.2 Exportar Para llevar a cabo la exportacin de facturas desde el <Men Principal> escoja el men Factura Exportar el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 191. Ventana importar facturas desde un txt
Datos para Exportar Formato de importacin: escoja el formato de importacin segn como se haya creado al archivo de texto (txt) TXT (Separado por TAB) CSV (Separado por Punto y Coma) Nombre del archivo a Exportar: coloque el nombre del archivo a importar, puede hacer clic en el botn con los tres puntos () para ubicar de forma automtica donde guardar el archivo de texto. Luego presione el botn Exportar o Salir para cerrar esta ventana.
10.26.2 Importar / Exportar Borradores de Facturas Para llevar a cabo el proceso de importar o exportar borradores de facturas, tome como ejemplo los dos procesos anteriores ya que son totalmente iguales, solo que aqu se importan borradores de facturas.
10.27 Facturacin con Punto de Venta y Mquina Fiscal

El Sistema Administrativo para Windows SAW le permite llevar a cabo la facturacin con usuarios operadores de caja (Cajeros). Configuracin. Lo primero que debe tener en cuenta son los parmetros administrativos para trabajar con usuarios tipo cajeros, para llevar a cabo esta configuracin desde el <Men Principal> seleccione el mdulo Mens - Usuarios / Conversin / Parmetros / Respaldar luego escoja el men Parmetros Administrativo Modificar. Seleccione la pestaa 2-Facturacin luego seleccione el tem 2.1 Facturacin y active la opcin Usar Resumen Diario de Ventas, seguidamente seleccione el tem 2.2 Facturacin (Cont...). En la seccin Cobro Directo active las opciones Emitir Directo y Cobro Directo como se muestra a continuacin.
Figura 192. Parmetros para cobro directo
Luego dirjase al mdulo Mens Factura/Cotizacin/Contrato y seleccione el men Factura Insertar, el sistema le mostrar el siguiente mensaje:
Figura 193. Mensaje de Advertencia
Acepte el mensaje de advertencia, si no tiene una caja conectada, el sistema iniciar un asistente para agregar una caja registradora.
Figura 194. Ventana 1 Configuracin de Caja Registradora
1. Presione el botn Siguiente el asistente mostrar la siguiente ventana

2. Active la opcin para crear nueva configuracin, luego presione el botn Siguiente
3. Ingrese el nombre de la caja, active las opciones necesarias luego presione el botn Siguiente.
4. Ingrese el Modelo y Marca de la impresora fiscal, active la opcin Abrir Gaveta de Dinero si tiene alguna gaveta de dinero conectada al PC, luego presione el botn Siguiente:

5. Verifique su configuracin luego presione el botn Grabar Al ingresar una factura y el cliente no existe en el sistema este le mostrar el siguiente mensaje:
Figura 199. Mensaje Informativo
Para ingresarlo presione el botn Si. El sistema le mostrara la siguiente ventana en la cual podr ingresar los datos del cliente.
Figura 200. Ventana Insertar Clientes
Ingrese el nombre, RIF, telfono y direccin del Cliente, luego presione <F6> o el botn Grabar. Luego contine con el proceso de facturacin, ingrese los artculos que se van a facturar como se muestra en la siguiente figura de ejemplo.
Figura 201. Ventana Insertar Artculos a facturar
Cdigo Artculo: utilice la opcin <*Enter>1 en el campo en cada fila para insertar los artculos. Cantidad: ingrese la cantidad de artculos. Observaciones: ingrese alguna observacin si lo requiere.
Ingrese * luego presione la tecla Enter Manual de Usuario Sistema Administrativo Windows 24 de Marzo de 2010
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Vendedor: Ingrese el nombre del vendedor si lo requiere. Cuando finalice presione el botn Grabar o la tecla <F6>. El sistema le mostrar la siguiente ventana:
Figura 202. Ventana Cobro Directo
Descripcin: seleccione la forma de pago del cliente. Nmero Del Doc: ingrese el nmero de documento, en caso de que el usuario vaya a cancelar con CHEQUE o TARJETA. Nombre Banco: seleccione el banco al cual pertenece el cheque o la tarjeta del cliente. Monto: el sistema le muestra de forma automtica en este campo, el monto a pagar. Si el cliente va a cancelar con efectivo ingrese el monto exacto o superior, si el monto de cancelacin es mayor al monto a pagar, el sistema calcula el monto a devolver al cliente (Vuelto). Etiquetas de solo lectura Vuelto: esta etiqueta muestra el monto a devolver al cliente. Total del Cobro: esta etiqueta muestra el monto con el cual el cliente est cancelando. Total a cobrar: muestra el monto total a cobrar al cliente. Botn Factura en Espera: presione un clic en este botn si necesita colocar en espera la facturacin a un determinado cliente, el sistema le permite continuar facturando a otros clientes, y luego ir al <Men Principal> seleccionar Factura Emitir y Cobrar para llevar a cabo al cobro de la factura en espera. Botn Cobrar: presione un clic en este botn para llevar a cabo el cobro de la factura. El sistema le mostrar el siguiente mensaje:
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Figura 203. Mensaje imprimir en Impresora Fiscal
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11. Resumen Diario

11.1 Insertar Resumen Diario
El Sistema Administrativo para Windows SAW permite el manejo de Resumen Diario de Ventas, para tener esta funcionalidad disponible debe estar activo el parmetro Usa resumen Diario de Ventas, en la pestaa Facturacin. Para crear un resumen diario de venta desde el <Men Principal> seleccione el mdulo Men Principal - Factura/ Cotizacin/Contrato, y luego seleccione el men de Resumen Diarios Insertar. El sistema le mostrar la ventana de insercin de Resumen diario de Ventas.
Figura 204. Ventana de insercin de Resumen Diario de Ventas.
Introduzca los siguientes datos: Nmero desde / Nmero hasta: especifique un nmero inicial y final de las ventas a insertar. Campo Obligatorio. Fecha: indique la fecha de las ventas. Usa Mquina Fiscal: active esta opcin si requiere asignar una mquina fiscal al resumen. Debe haber insertado la(s) mquina(s) fiscal(es) previamente a travs de men de tablas. Cliente: el nombre del cliente (Resumen Diario de Ventas Cliente) es colocado por el sistema automticamente. Si el Cliente no existe el sistema le permitir crearlos a travs desde el <Men Principal> seleccione el men Cliente Insertar Cliente de Resumen Diario (en Modo Avanzado).
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Pestaa Detalle. Cdigo Artculo: los nicos artculos que pueden indicarse son los que corresponde a Resumen Diarios de Ventas en sus 4 tipos de Alcuota: Exenta, General, Reducida, y Extendida. Estos dos ltimos clientes (Alcuota reducida y alcuota extendida) estn disponibles solo para las empresas que manejan mltiples alcuotas. Descripcin: dependiendo del artculo seleccionado el sistema coloca automticamente su descripcin. Precio con / sin IVA: indique el precio de los productos del tipo seleccionado (la condicin de que sea Con o Sin IVA, depender del valor del parmetro Precio de los Productos en la pestaa de Resumen Diario). Total Rengln: el sistema mostrar el monto del rengln sin IVA.
Pestaa Clculos. Clculos del descuento: Mostrar los clculos detallando el monto total de renglones exento, el monto total de renglones gravados y el monto del descuento. Clculos totales del Documento: mostrar los clculos de los montos exentos menos el descuento y la base imponible menos el descuento. Detalla el monto del IVA para cada tipo de alcuota y el monto total del documento.
Pestaa Libro de Ventas. Tipo de Transaccin: Los tipos de transaccin son 01 Registro, 02 Complemento, 03 Anulacin, 04 Ajuste. 01 Registro es una factura normal. 02 Complemento se usa cuando la factura original tiene una segunda parte es decir en la primera no entraron todos los renglones y se uso otro formato. 03 Anulacin usada para anulacin de la factura. 04 Ajuste cuando es Nota de Crdito o Nota de Dbito. No. Control desde / Hasta: Especifique el nmero control inicio y final de facturas. Tipo de venta: los tipos de ventas disponibles son: Interna, Exportacin, sin Derecho a Crdito fiscal, A Contribuyentes y A No Contribuyentes. Mquina Fiscal: Si activo la opcin Usa mquina fiscal debe indicar su nmero, previamente insertada a travs del mdulo de Tablas, en el men Maquina Fiscal Insertar.
Retencin de IVA: Adems puede indicar los datos de la retencin de IVA. Nota Importante: Si se restaura una empresa, que no tena Resumen Diario de Ventas, es posible que no se creen los clientes y los artculos necesarios. Para crearlos active modo avanzado y dirjase a los siguientes mens. Articulo Inventario Insertar Artculos de Resumen Diario Cliente Insertar Cliente de Resumen Diario
De igual manera el sistema le permite modificar, consultar y eliminar registros desde la opcin correspondiente en el men Resumen Diario
11.2 Realizar Cierre Z

Para generar el cierre Z desde el <Men Principal> seleccione el mdulo Men Principal - Factura/ Cotizacin/Contrato luego escoja el men Resumen Diario Realizar Cierre Z el sistema le enviara la siguiente pregunta:
Si desea llevar a cabo el proceso de cierre z entonces presione el botn Grabar
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12. Cotizacin
12.1 Insertar Cotizacin
Para generar las cotizaciones, desde el <Men Principal> escoja el mdulo Men Principal - Factura / Cotizacin / Contrato, dirjase al men Cotizacin Insertar, el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 205. Ventana insertar cotizacin.
Ingrese los siguientes datos: Nmero: es indicado por el sistema de manera automtica. Fecha: el sistema le solicita el da, mes y ao de inclusin de la Prefactura. Cliente: indique el nombre del cliente. En caso de teclearse un nombre de cliente que no exista el sistema le solicitar incluirlo en la base de datos. Moneda: escoja la moneda con la cual va a facturar. Nivel de Precio: puede escoger entre las listas de precios que insert en los artculos, aqulla que va a aplicar para hacer la factura. Reservar Mercanca: active esta opcin si desea reservar mercanca
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Pestaa Detalles
Figura 206. Pestaa Detalles de Cotizacin.
Cdigo Artculo: coloque el cdigo del artculo a facturar puede utilizar la combinacin de teclas (asterisco (*) + Enter) para que el sistema le muestre la lista de los artculos. Seleccione movindose con las teclas direccionales y haga doble clic en el artculo que utilizar. Descripcin: el sistema le colocar de manera automtica la descripcin del artculo. Cantidad: indique el total de unidades a Pre-facturar del artculo. Precio sin Iva: el sistema le mostrar el precio del artculo con o sin IVA, esto depender de la opcin que escogi en parmetros facturacin. Si cuando usted insert el artculo no le indic el precio o desea cambiarlo, puede incluirlo en ese momento. % Desc: puede colocar descuento por artculo. Total Rengln: el sistema le mostrar el monto total por artculo. Observaciones: permite insertar informacin relevante que desee se muestre en el borrador de la factura. Vendedor: indique el nombre del vendedor. Si no existe tendr que incluirlo por el men de vendedor.
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Pestaa Notas Finales Tiene para colocar hasta 2 notas finales en su factura. Cdigo: Ingrese (asterisco (*) + Enter) luego con el botn Escoger seleccione de la lista la nota final que desee insertar.
Figura 207. Pestaa Notas Finales.
Pestaa Clculos Presenta el detalle del clculo correspondiente al descuento aplicado y el clculo total de la factura.
Figura 208. Pestaa Clculos.
Luego de ingresar todos los datos presione el botn Grabar De igual manera usted puede consultar, modificar o eliminar cotizaciones del sistema por medio del men Cotizacin.
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12.2 Generar Borradores de Facturas desde Cotizacin

El Sistema Administrativo para Windows SAW tambin permite generar los borradores de factura desde una cotizacin. Para realizarlo, desde el mdulo Men Principal - Facturacin / Cotizacin / Contrato dirjase al men de Factura Generar Factura desde Cotizacin y, le aparecer la ventana de Buscar Cotizacin para Generar, donde debe indicar:
Figura 209. Ventana Buscar Cotizacin para Generar.
Una vez buscada o indicada la cotizacin, le aparecer la ventana con todos los datos de la cotizacin, desde all solo debe hacer clic en el botn generar factura, y el sistema le indicar el nmero que se le asign a la misma. Luego solo necesitar emitir la Factura.
Figura 210. Ventana Cotizacin - Generar.
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12.3 Informes de Cotizacin

Para imprimir de nuevo una cotizacin generada, seleccione el mdulo Men Principal - Factura / Cotizacin / Contrato, luego escoja el men Cotizacin Informes el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 211. Informes de cotizacin.
Seleccione la opcin de informe que desee consultar, ingresando los parmetros solicitados en cada informe, recuerde que puede Imprimir o visualizar por Pantalla el informe que escoja. Los informes disponibles son:

Imprimir Cotizacin. Cotizacin entre Fechas. Cotizacin por Da. Cotizacin por Usuario. Cotizacin por Cliente. Cotizacin No Facturadas / Facturadas. Cotizacin por Artculo. Cotizacin por Artculo (Resumido). Cotizaciones por Vendedores. Cotizaciones por Vendedor y lnea de Producto. Artculos por Cotizacin. Cotizacin por Ciudad.
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13. Clientes
13.1 Insertar Clientes
Para incluir los datos de los clientes a los cuales se les realizarn las facturaciones, cotizaciones o contratos desde el mdulo Men Principal Facturacin / Cotizacin / Contrato, y luego al men Cliente Insertar. El sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 212. Ventana Insercin de Cliente.
Introduzca al sistema los siguientes datos solicitados Cdigo: indique el cdigo asignado al cliente. En caso de no tener uno asignado, el sistema le colocar un nmero correlativo. Status: seleccione de las opciones disponibles como son: Activo, Inactivo, Restringido, Suspendido, Mucho tiempo sin contacto, Datos Desactualizados. Al colocar el cliente con status Restringido, al momento de insertar la factura, el sistema le presentar un mensaje el cual le permitir prevenir cualquier tipo de problema que tenga el cliente con la compaa. El mensaje o razn de la restriccin debe indicase en la pestaa de Advertencias. Nombre: indique la razn social de la compaa a la cual pertenece el cliente o el nombre de la persona a facturar. Tiene un mximo de 60 caracteres. N de RIF y NIT: coloque el nmero de R.I.F y N.I.T. del cliente. El R.I.F. es un campo obligatorio. Extranjero: Active esta opcin si el cliente es del otro pas.
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Pestaa Datos Generales Contacto Contacto: coloque el nombre de la persona a contactar dentro de la compaa. Telfonos, Fax, Email: indique l (los) nmero(s) telefnico(s) del cliente. Otros Zona cobranza: seleccione la zona geogrfica donde se realizar el cobro de las facturas pendientes. Sector de Negocio: indique uno de los sectores precargados o insertados por usted a travs del mdulo de tablas. Direccin Indique la Direccin, la Ciudad, la Zona Postal donde est ubicado el cliente. Datos del Vendedor Nombre o Vendedor: indique el nombre o cdigo (depender de cmo se haya indicado el parmetro de bsqueda de vendedores) del vendedor que atiende regularmente al cliente o coloque (asterisco (*) + Enter) para que el sistema le suministre la lista. Si el vendedor no existe el sistema le permitir incluirlo a travs del mdulo CxC / Cobranzas / Vendedores y el men Vendedor Insertar. Pestaa Advertencias Razn de la restriccin o la inactividad: si el cliente se encuentra con status restringido indique cul fue el motivo. Activar aviso al escoger: si activa esta opcin cada vez que seleccione el cliente aparecer la nota que incluy en el texto de aviso.
Figura 213. Pestaa Advertencia
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Pestaa Dir. De Despacho
Figura 214. Pestaa Direccin de Despacho.
Si la direccin donde se va a entregar la mercanca o prestar el servicio no es la misma que se coloca en la factura en este campo puede colocar el contacto y la direccin de despacho, puede insertar hasta tres. Pestaa Reglas de Contabilizacin
Figura 215. Pestaa Reglas de Contabilizacin.
Si se desea llevar en cuentas contable diferentes el Cliente indique el cdigo de la Cuenta por Cobrar y de la cuenta de Ingresos con las que quiere trabajar este. Si no indica ninguna cuenta, el sistema contabilizara segn las cuentas que fueron indicadas en las reglas de contabilizacin general. Luego de ingresar todos los datos presione el botn Grabar De igual manera usted puede consultar, modificar o eliminar clientes del sistema por medio del men correspondiente.
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13.2 Cambiar Direccin de Despacho

El Sistema Administrativo para Windows (SAW) le permite cambiar la direccin de despacho para ello escoja el men Cliente Direccin de Despacho.
Figura 216. Buscar cliente
Presione el botn Buscar en la siguiente ventana presione clic en el botn Cambiar Direccin de Despacho o doble clic en el cliente que desee modificar, el sistema le muestra la siguiente ventana:
Figura 217. Cambiar direccin de despacho
Escoja el cliente al cual se va a cambiar la direccin realice los cambios luego presione el botn Grabar.
13.3 Informes de Clientes

Si desea visualizar por pantalla o por papel el estado de cuenta de los clientes dirjase al men de Cliente Informes y de la lista seleccione Estado de cuenta, con este informe usted podr tener toda la informacin un cliente en especfico. Adems podr ver otros informes como son:

Pestaa del cliente. Estado de cuenta. Histrico de Cliente. Cliente por Zona. Cliente por Ciudad. Anlisis CxC Histrico. Listado de Clientes. Clientes sin movimientos
Figura 218. Ventana de Informes de Clientes.

13.4 Unificar
De igual manera el Sistema Administrativo para Windows le permite unificar dos clientes para ello escoja escoja el men G Activar Modo Avanzado acepte el mensaje luego escoja el men Cliente Unificar El sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 219. Ventana unificar Clientes.
Cliente a Unificar: ingrese el cliente que desee unificar Sustituir por el Cliente: ingrese el cliente que va a sustituir Luego presione el botn Grabar
13.5 Ingresar Cliente de Resumen Diario

Usted puede ingresar un cliente de resumen diario para llevar a cabo este proceso escoja el <Men Principal> escoja el men G Activar Modo Avanzado luego presione el men Cliente Insertar Cliente de Resumen Diario
13.6 Importar / Exportar Clientes

13.6.1 Importar El sistema administrativo SAW le permite importar datos de clientes para ello escoja el men Cliente Importar el sistema le muestra la siguiente ventana
Figura 220. Ventana importar datos de clientes.
Formato de Importacin: Escoja el formato de importacin

TXT (Separado por TAB) CSV (Separado por Punto y Coma) Nombre del Archivo a Importar: Escoja la ruta donde se encuentra el archivo a importar puede utilizar el botn con los tres puntos () Luego presione el botn Importar. 13.6.2 Exportar El Sistema Administrativo para Windows (SAW) le permite importar datos de clientes para ello escoja el men Cliente Exportar el sistema le muestra la siguiente ventana:
Figura 221. Ventana exportar datos de clientes.
Formato de Importacin: Escoja el formato de importacin TXT (Separado por TAB) CSV (Separado por Punto y Coma) Nombre del Archivo a Importar: Escoja la ruta donde se guardara el archivo a exportar puede utilizar el botn con los tres puntos () Luego presione el botn Exportar
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14. Contrato
14.1 Insertar Contrato
Cuando usted emite por tiempo determinado o indeterminado facturas por la venta del mismo servicio entonces podr utilizar la opcin de Contratos. El Sistema Administrativo para Windows (SAW) le permite insertar un documento en el cual seleccionar los artculos que va a facturar peridicamente para que el sistema genere el borrador de la factura automticamente. Estos contratos pueden ser desactivados cuando al cliente no se le preste ms el servicio. Desde el <Men Principal> escoja el mdulo Men Principal - Facturacin / Cotizacin / Contrato dirjase al men Contrato Insertar.
Figura 222. Ventana de Insercin de Contratos.
Incluya los siguientes datos que se le solicitan: N de contrato: el sistema sugiere el nmero usted lo puede cambiar. Status: el sistema le indicar que se encuentra vigente el contrato. Cliente: coloque el nombre y haga clic para que el sistema le suministre toda la informacin. En caso de que no exista, deber incluirlo. Duracin: indique si el contrato tiene un tiempo estipulado o indeterminado. Indique al sistema fecha de inicio. Si el contrato es de duracin fija, se le pedir que ingrese la fecha fin. Vendedor: indique el nombre del vendedor.
Moneda: indique el tipo de moneda a utilizar. Observaciones: escriba cualquier informacin relevante que usted desea que aparezca en el contrato. Pestaa Renglones. Para incluir los artculos en el contrato, indique la siguiente informacin que se le solicita: Cdigo Inventario: coloque el cdigo de identificacin del artculo, en el caso de que no lo conozca haga clic en el campo de cdigo, coloque * y presione Enter y el sistema le suministrar la lista. Descripcin: el sistema le mostrar la descripcin del artculo. Si usted desea agregar alguna informacin adicional indquela. Valor del tem: indique si el artculo seleccionado mantendr el precio establecido en el archivo de artculos o usted indicar uno nuevo. Precio: el sistema le mostrar el monto a facturar por el artculo de servicio insertado. Si usted seleccion en el valor tem indicar en valor, colquelo incluyendo en el precio el impuesto a retener. Cantidad: indique la cantidad a facturar del artculo.
Pestaa Periodicidad
Figura 223. Pestaa Periodicidad.
Indique por cada artculo insertado en el contrato los siguientes datos: Periodicidad: haga clic en el campo y seleccione si el contrato se genera mensual, bimensual, trimestral, semestral, anual o ser una cuota nica. Perodo de aplicacin: seleccione si el perodo de aplicacin ser el mismo establecido en el contrato o es uno especial. Si el perodo de aplicacin es el establecido en el contrato, el sistema tomar como referencia la fecha de inicio/ final indicada en la parte superior de la pantalla, pero si por el contrario, el perodo de aplicacin es especial, slo deber indicar al sistema el mes y ao de inicio y fin de vigencia del artculo dentro del contrato. El sistema le mostrar la fecha cuando se realizo la primera factura.
Haga clic en el botn Grabar.
14.2 Extender Contrato

El Sistema Administrativo para Windows SAW Glac le permite extender el periodo de contratos ya guardados con anterioridad, para ello escoja el men Contrato Extender Contrato. El sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 224. Buscar contratos para extender
Presione el botn Buscar ubique en la ventana el contrato que desee extender luego presione el botn Extender Contrato
14.3 Activar / Desactivar Contratos

Si durante el proceso de facturacin, su compaa se vio en la obligacin de desactivar un contrato a un cliente en especifico, desde el <Men Principal> escoja el mdulo Men Principal - Facturacin / Cotizacin / Contrato, luego dirjase al men de Contrato Desactivar Contrato, el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 225. Buscar contratos para desactivar o activar
Indique el nmero; si no lo conoce utilice la combinacin de teclas (asterisco (*) + Enter) para que el sistema le muestre una lista de los existentes, seleccione el deseado, el sistema le mostrar el documento, si es el que desea desincorporar, haga clic en el botn desactivar. De igual manera usted puede activar contratos a travs del men Contrato Activar Contrato. Presione el botn buscar luego escoja el contrato que desee Activar luego en la ventana que se abre presione clic en el botn Activar.
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14.4 Generar Borradores de Facturas desde Contratos.

El sistema Administrativo SAW le permite a usted generar los borradores de factura desde un contrato. Para realizarlo, desde el mdulo de Men Principal - Facturacin / Cotizacin / Contrato dirjase al men de Factura Generar Factura desde Contratos y, le aparecer la ventana de Generacin de Contratos, donde debe indicar:
Figura 226. Ventana Generacin de Contratos.
Cantidad a Generar: hay dos formas de generarlas, todas las de un mes o un contrato en particular. 1. Para generar Todos los contratos de un mes, debe indicar el mes y ao de Generacin. 2. Para Generar Un Contrato, debe indicar el mes / ao de Generacin y el Nmero de Contrato y el sistema coloca el Nombre del Cliente.
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15. Caja Registradora

La funcionalidad Cobro Directo en el Software SAW Glac est directamente asociado con el uso de Caja registradora, por tanto al activar Cobro Directo, se desplegar en el mdulo de Mens Facturacin/Cotizacin/Contrato una nueva opcin de men llamada Caja registradora, a travs de la cual se administran todas la informacin relacionada con esta, como son Consultar, Insertar, Modificar, Eliminar, probar el comando de Abrir Gaveta, Asignar Caja e Informes. Lo primero a realizar es configurar una Caja registradora, en caso de no hacerlo el sistema solicitara configurar una Caja Registradora al momento de insertar la primera factura con cobro directo.
15.1 Insertar Caja Registradora

El Sistema Administrativo para Windows le permite insertar tantas cajas registradoras como usted desee. Para ello escoja el men Caja Registradora Insertar Caja. El sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 227. Ventana insertar caja registradora.
Nmero: el sistema le coloca de forma automtica el nmero de la caja. Nombre Caja: ingrese un nombre para la caja que esta agregando. Usa Gaveta: active esta opcin si est de acuerdo, si es as entonces: Seleccione el puerto de la lista Ingrese el comando Active o desactive la opcin Abrir Sin Clave Supervisor De igual manera active la opcin Abrir Gaveta con Ctrl + A Probar Gaveta: presione un clic en este botn para probar si funciona la gaveta
Usa Maquina Fiscal: active esta opcin si est de acuerdo, si es as entonces: Seleccione el modelo de la maquina fiscal de la lista. Abrir gaveta de Dinero: active esta opcin si est de acuerdo con esta opcin.
Serial: ingrese el nmero de serial. Primer Nmero Comp Fiscal: ingrese el primer nmero para el comprobante fiscal. Obtener Serial: presione clic para obtener un serial valido. Despus de ingresar los datos y parmetros entonces presione el botn Grabar para guardar los cambios. De igual manera usted puede consulta, modificar o eliminar una caja registradora ya guardada mediante las opciones correspondientes en el men Caja Registradora
15.2 Asignar Caja

La configuracin de caja registradora debe hacerse en cada PC que utilice Sistema Administrativo para Windows. Para ello desde el <Men Principal> escoja el mdulo Mens - Factura / Cotizacin / Contrato y luego al men Caja Registradora Asignar Caja. Le aparecer la ventana del asistente de Configuracin de Caja Registradora:
Figura 228. Ventana de Bienvenida al asistente.
Haga clic en el botn siguiente, y en la ventana de Opciones de Caja active el botn de Crear una Nueva configuracin de Caja Registradora, y luego haga clic en el botn Siguiente. Si no activa ninguna opcin en esta ventana, se mostrar un mensaje indicando que debe hacerlo.
Figura 229. Ventana de Opciones de caja y mensaje de Advertencia.
Si ya existe al menos una caja registradora configurada, puede seleccionar alguna de ellas al momento de Asignar Caja seleccionando en la ventana de Opciones de Caja
el botn Utilizar una Configuracin ya existente y luego en la siguiente ventana Lista de Cajas seleccionar una de las configuraciones mostradas.
Figura 230. Ventanas de utilizar configuracin de caja ya existente.
En la ventana de ingresar datos, debe indicar el Nombre de la Caja e indicar si Usa gaveta de Dinero conectada al PC. En caso de no indicar el nombre de la Caja le aparecer un mensaje de advertencia solicitando el dato. Una vez indicados los datos necesarios, haga clic en siguiente.
Figura 231. Ventana de Ingresar Datos y mensaje de advertencia.
Si no usa Gaveta de Dinero le aparece la ventana de Configuracin Elegida donde solo debe verificar todos los datos seleccionados y si son correctos debe hacer clic en Grabar.
Figura 232. Ventana de Grabar Configuracin Elegida.
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15.3 Apertura / Cierre de caja

Lo primero que debe hacer antes de realizar cualquier factura como operador de caja (cajero), es llevar a cabo una apertura de caja. Para eso entre al sistema como usuario supervisor, y dirjase al <Men Principal> luego seleccione el men Caja Registradora Apertura de Caja. El sistema le mostrar la siguiente ventana.
Figura 233. Ventana insertar comprobante de apertura
Operador: seleccione el operador de la caja a la cual se le va a realizar el comprobante de apertura, mediante la opcin <*Enter>1 Caja: mediante la opcin <*Enter>1 seleccione el nombre de la caja a la cual se le va a realizar el comprobante de apertura. Monto Apertura: ingrese el monto de apertura. Monto Efectivo: ingrese el monto de apertura en efectivo. Monto Tarjeta: ingrese el monto de apertura en tarjeta de crdito. Monto Cheque: ingrese el monto de apertura en cheque. Monto Cierre: ingrese el monto de cierre. Hora Apertura: seleccione la fecha de apertura de la caja. Hora Cierre: seleccione la hora de cierre de caja. Fecha: seleccione la fecha actual. Despus de ingresar todos los datos solicitados presione el botn Grabar De igual manera mediante esta ventana usted puede realizar el Cierre de Caja.
Ingrese * luego presione la tecla Enter Manual de Usuario Sistema Administrativo Windows 24 de Marzo de 2010
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15.4 Informes de Caja

Los informes disponibles para caja registradora son los siguientes: Informes de Cuadre de Caja

Cuadre General. Por tipo de Cobro. Permite totalizarlo por Alcuotas y por Tipos de Cobro. Con Detalle de Forma de Pago. Puede incluir si se desea el Resumen Total del Informe.
Informes de Caja
Informe de Caja Abiertas
Para visualizarlos desde el <Men Principal> seleccione el men Caja Registradora Informes de Caja. Todos los informes son emitidos entre Fechas, Detallados o Resumidos y por impresora o Pantalla segn se requiera.
Figura 234. Ventana de Configuracin Elegida.
15.5 Facturar como Operador de Caja (cajero.)

Para llevar a cabo el proceso de facturacin como usuario cajero, entre al sistema como usuario tipo operador de caja. Luego dirjase al <Men Principal> seleccione el men Factura Insertar, y el sistema le mostrar la siguiente ventana.
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Figura 235. Ventana Facturacin Tipo Cajero
Cliente: ingrese el nombre del cliente al cual se le va a emitir la factura.

Nota: si el cliente est registrado en el sistema ingrese <*Enter>1 en el campo, luego escoja el cliente en la siguiente ventana. Si el cliente no est registrado, el sistema le mostrar el siguiente mensaje.
Si usted si usa gaveta de Dinero, le aparecer la ventana de Datos de Hardware, en donde debe indicar la siguiente informacin: Puerto del PC: puerto donde est conectada la gaveta en el PC. Comando de Conexin con este perifrico, consulte su manual. Abrir Gaveta de Dinero sin clave de supervisor. Usar tecla de acceso directo (Ctrl. + A) para abrir gaveta.
Figura 236. Ventana de Datos del Hardware.
Escriba asterisco (*) luego presione Enter Pg.174 Manual de Usuario Sistema Administrativo Windows 24 de Marzo de 2010
El sistema es 100% compatible con las gavetas de dinero del fabricante Dynapost, las cuales son las de uso ms frecuente. Una vez indicados los Datos del Hardware, haga clic en el botn Siguiente y en la ventana de Configuracin Elegida verifique todos los datos seleccionados y si son correctos haga clic en Grabar.
Figura 237. Ventana de Configuracin Elegida.
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16. Importar / Exportar Datos

16.1 Importar
El Sistema Administrativo para Windows le permite realizar la importacin de datos por mdulos desde un archivo de texto (txt), para realizar esto desde el <Men Principal> escoja el men Importar / Exportar Importar el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 238. Ventana importar datos.
Formato de Importacin: Escoja el formato de importacin TXT (Separado por TAB) CSV (Separado por Punto y Coma) Ruta del Archivo a Importar: Escoja la ruta donde se encuentra el archivo a importar puede utilizar el botn con los tres puntos () En mdulos que deseen importar: escoja el (los) mdulo (s) que desee importar, si desea importarlos todo entonces seleccinelos haciendo clic en el botn Seleccionar Todo, luego presione el botn Importar para iniciar el proceso.
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16.2 Exportar
De igual manera el sistema le permite realizar exportacin de datos, para realizar esto escoja el men Importar / Exportar Exportar el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 239. Ventana exportar datos.
Formato de Exportacin: Escoja el formato de exportacin TXT (Separado por TAB) CSV (Separado por Punto y Coma) Ruta del Archivo a Exportar: Escoja la ruta donde se guardara el archivo a exportar puede utilizar el botn con los tres puntos () En mdulos que deseen Exportar: escoja el (los) mdulo (s) que desee importar, si desea importarlos todo entonces seleccinelos haciendo clic en el botn Seleccionar Todo, luego presione el botn Exportar para iniciar el proceso.
16.3 Exportar Entre Fechas.

Para llevar a cabo el proceso de Exportacin de datos entre fechas escoja el men Importar / Exportar Exportar Entre Fechas el sistema le mostrar la siguiente ventana:
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Figura 240. Ventana de Exportar con un rango de fecha.
En cualquiera de las tres opciones se debe especificar los siguientes datos: Formato de la Importacin / Exportacin: debe indicarse si el formato del archivo de datos que se incluir en el zip ser con los datos separados por Tab o por punto y coma. El nombres del archivo .zip que contiene (al importar) o contendr (al Exportar) los datos. Fecha Inicial y Final, solo deben especificarse estos datos para el caso de Exportacin de Datos entre fechas. Y por ltimo una lista con las opciones de los datos que pueden ser importados o exportados del SAW. La opcin de Generar CxC de las Facturas a importar solo est disponible al importar Mdulo de Facturas.
Nota: Las especificaciones del formato de exportacin las podr encontrar en los instructivos especficos para cada tipo de dato.
Los Datos disponibles para Importar / exportar son los siguientes: o o o o o o

o
Clientes Vendedores Proveedores Artculos de Inventario CxP CxC

Facturas (tanto en borrador como emitidas)
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17. Cobranza.
17.1 Insertar Cuentas por Cobrar (CxC)
Para efectuar el proceso de cuentas por cobrar, active el mdulo Mens - CxC / Cobranzas / Vendedor, y una vez all acceda desde el men CxC Insertar.
Figura 241. Ventana de Insercin de CxC.
Las facturas generadas con el sistema, automticamente generan una cuenta por cobrar, usted no debe insertarla. La CxC que usted inserta, correspondern a aquellas facturas que no fueron emitidas por el sistema, e indicar los siguientes datos: Nmero: el sistema le permite asignar el nmero de identificacin del comprobante a insertar, en el caso de que usted se encuentre incluyendo el histrico de las cuentas por cobrar o alguna factura que no haya emitido con el sistema. Tipo de CxC: seleccione el tipo de documento al cual pertenece la cuenta por cobrar. Los tipos disponibles son: Factura, Giro, Cheque devuelto, Nota de Dbito, Nota de Crdito y Nota de Entrega. Status: esta opcin automticamente muestra si la cuenta por cobrar pertenece a un documento que se encuentra por cancelar, cancelado, es un cheque devuelto, fue abonada, anulada o pertenece a un refinanciamiento. Siempre al insertar el status ser Por Cancelar, y cuando la cuenta sea abonada o pagada completamente, el sistema le cambiara el status. Cliente y Vendedor: indique el nombre o utilice la combinacin de teclas (Asterisco (*) + Enter) para que el sistema le muestre la lista. Seleccione uno con la ayuda de las teclas direccionales y presione <Enter>. Fecha: indique la fecha de generacin del documento. Vencimiento: indique la fecha en la cual vence el plazo para la cancelacin.
Descripcin: indique la descripcin de la cuenta por cobrar. Moneda: si usted trabaja con distintos tipos de monedas indique el nombre de la moneda por la cual se gener la cuenta por cobrar. Cambio a Moneda Local: si trabaja con moneda extranjera se mostrar el cambio. Monto exento: indique el monto exento del artculo. Monto gravado: indique el monto total de la base imponible a cobrar. Este monto no debe incluir el IVA. IVA: el monto del impuesto se calcula automticamente y no puede ser modificado. Total: el sistema mostrar el total pendiente por pagar del cliente, incluyendo el IVA. Monto abonado: si el cliente realiz algn abono o cancel totalmente la cuenta por pagar que tena pendiente con la compaa, el sistema indicar el monto de la misma. Resta por Pagar: el sistema mostrar de manera automtica el monto restante por cancelar, este monto proviene de restarle al total de la factura el monto abonado. Haga clic en el botn de Grabar en caso contrario el botn Salir. De igual manera usted puede consulta, modificar o eliminar cuentas por cobrar ya guardadas mediante las opciones correspondientes en el men CxC
17.2 Anular CxC

Al momento que necesite anular una cuenta por cobrar (cxc) lo puede hacer desde el men CxC Anular el sistema le mostrara la siguiente ventana.
Figura 242. Ventana buscar CxC.
Presione el botn Buscar escoja la cuenta por cobrar que desee anular y presione el botn Anular en la siguiente ventana puede verificar los datos del cuenta por cobrar y luego presione el botn Grabar.
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Figura 243. Ventana anular CxC.
Presione el botn Anular
17.3 Re Imprimir Cuentas por Cobrar (CxC)

Si desea re-imprimir una cuenta por cobrar el Sistema Administrativo para Windows dispone de este proceso, para ello escoja el men CxC Re-Imprimir El sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 244. Ventana buscar cxc
Presione el botn Buscar escoja la cuenta por cobra que desee re-imprimir y presione el botn Re-Imprimir en la siguiente ventana puede verificar los datos de la cuenta por cobrar y luego presione el botn Re-Imprimir.
Pg.181
Figura 245. Ventana anular CxC.
17.4 Informes de CxC

Usted puede tener un anlisis de vencimiento resumido o detallado de las cuentas por cobrar de la compaa, adems de poder visualizar la facturacin por vendedor, por pantalla o impresora a travs de los informes disponibles para Cuentas por Cobrar. Desde el <Men Principal> dirjase al men de CxC Informes el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 246. Informes de CxC.
Los informes disponibles son:
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Informes de CxC

CxC por vendedores. CxC entre Fechas. CxC Pendientes entre Fechas. CxC con Descripcin.
Informes Varios de CxC

Anlisis de vencimiento. Anlisis de Vencto. Entre fechas. Anlisis CxC histrico. Histrico de cliente. Anlisis de vencto. a una Fecha
Informes Estadsticos
Estadstico de Vendedores.
Escoja el informe que desee visualizar o imprimir, ingrese los parmetros solicitados luego presione los botones Imprimir o Pantalla de acuerdo a lo que desee realizar.
17.5 Datos de Cuentas por Cobrar generadas por Cobranzas

Cuando se est consultando una Cuenta por Cobrar que fue creada automticamente por una cobranza y a esta Cuenta se le indico un monto de retencin para el IVA, le aparecer activa la Pestaa Retencin IVA.
Figura 247. Pestaa Retencin IVA.
Esta pestaa muestra los datos de la retencin de IVA para esta Cuenta por Cobrar:
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IVA Retenido: monto de la retencin, la cual nunca ser mayor al IVA total de la Cuenta. Nmero de Comprobante asignado a la retencin. Fecha de Aplicacin de la Retencin. Fecha del Comprobante de Retencin.
17.6 Informes de Libros

Para solicitar la informacin del libro de compras, desde el <Men Principal> seleccione el mdulo Mens - CxC / Cobranzas / Vendedor, luego dirjase al men CxC Informes de Libros. El sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 248. Ventana de solicitud del Informe Libro de compras.

Nota: Este informe puede emitirse, por impresora, por pantalla o exportarlo a XLS formato y que puede ser visualizado en Excel. La presentacin del Libro fue elaborada de acuerdo a la normativa legal vigente, por tanto cumple con las especificaciones del SENIAT.
Indique el mes y el ao en el cual desea generar el Libro de compras y haga clic en botn Pantalla o Impresora.
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17.7 Importar CxC

Si usted desea realizar importacin de cuentas por cobrar (CxC), escoja el men CxC Importar el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 249. Ventana importacin de compras.
Formato de Importacin: Escoja el formato de importacin TXT (Separado por TAB) CSV (Separado por Punto y Coma) Ruta del Archivo a Importar: Escoja la ruta donde se encuentra el archivo a importar puede utilizar el botn con los tres puntos () Luego presione el botn Importar para iniciar el proceso.
17.8 Exportar CxC

De igual manera el Sistema Administrativo para Windows le permite exportar cuentas por cobrar para ello escoja el men CxC Exportar el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 250. Ventana importacin de compras.
Formato de Exportacin: Escoja el formato de exportacin TXT (Separado por TAB) CSV (Separado por Punto y Coma) Ruta del Archivo a Exportar: Escoja la ruta donde se guardara el archivo a exportar puede utilizar el botn con los tres puntos ()
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En mdulos que deseen Exportar: escoja el (los) mdulo (s) que desee importar, si desea importarlos todo entonces seleccinelos haciendo clic en el botn Seleccionar Todo, luego presione el botn Exportar para iniciar el proceso.
17.9 Insertar Anticipos (Cobrados)

El Sistema Administrativo para Windows le permite el manejo de anticipos recibidos de clientes, los cuales se podrn utilizar para cancelar facturaciones posteriores de estos clientes. Para ellos desde el <Men Principal> seleccione el mdulo Men CxC / Cobranzas / Vendedores y una vez all, seleccione el men Anticipos Insertar, donde aparecer la siguiente pantalla:
Figura 251. Ventana Insertar Anticipo Cobrado.
Para insertar el Anticipo (cobrado), indique los siguientes datos solicitados: Fecha: seleccione la fecha del anticipo. Nmero: indique un nmero para el anticipo, el sistema le sugiere un consecutivo si activo el parmetro que as lo indica (Sugerir nmero de Anticipo en pestaa de Anticipo). Asociar anticipo a cotizacin: active esta opcin si desea activar el anticipo a una cotizacin. Cdigo Nombre del Cliente: seleccione el cliente que est pagando el anticipo. Cuenta Bancaria: indique la cuenta en la cual est ingresando el anticipo (puede ser una cuenta bancaria como tal o la cuenta Caja Principal, precargada en el sistema). Concepto Bancario: Indique el concepto bancario, all le aparecer el indicado en los parmetro, mas puede ser cambiado si lo desea. Descripcin: si desea indicar informacin adicional del anticipo utilice este dato.
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Moneda: si trabaja con distintos tipos de monedas indique el nombre y cambio de la moneda a usar en el anticipo. Seccin Montos Total: indique el monto total del anticipo cobrado al cliente. Usado: al consultar o modificar Anticipos, este dato mostrar el monto que se haya usado del anticipo para saldar compromisos del cliente. Restante: al consultar o modificar Anticipos, muestra el monto que queda sin usar del anticipo. De igual manera usted puede consulta, modificar o eliminar anticipos ya guardados mediante las opciones correspondientes en el men Anticipo
17.10 Anular Anticipo

Si desea anular algn anticipo el Sistema Administrativo para Windows le permite hacerlo, para ello siga el siguiente men Anticipo Anular, el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 252. Buscar Anticipo para anular.
Presione el botn Buscar escoja el anticipo que desee anular y presione el botn Anular en la siguiente ventana puede verificar los datos del anticipo y luego presione el botn Grabar.
Figura 253. Ventana anular Anticipo
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17.11 Devolver Anticipo

Si desea devolver algn anticipo ya guardado escoja el men Anticipo Devolver el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 254. Buscar anticipo para devolver.
Presione el botn Buscar escoja el anticipo que desee devolver y presione el botn Devolver en la siguiente ventana puede verificar los datos del anticipo que desee devolver y luego presione el botn Grabar.
Figura 255. Ventana devolver anticipo
17.12 Re-Imprimir Anticipo

Si desea reimprimir un anticipo, escoja el men Anticipo Re-Imprimir, el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 256. Buscar anticipo para re-imprimir.
Presione el botn Buscar escoja el anticipo que desee re-imprimir y presione el botn Re-Imprimir en la siguiente ventana puede verificar los datos del anticipo que desee re-imprimir y luego presione el botn Grabar como se muestra en la siguiente ventana:
Figura 257. Ventana re-imprimir anticipo
17.13 Informe de Anticipo

El Sistema Administrativo para Windows SAW le permite obtener los informes de anticipos cobrados para esto escoja el men Anticipo Informes el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 258. Ventana informes de anticipo
Escoja el informe que desee visualizar o imprimir, ingrese los parmetros solicitados luego presione el botn Impresora o Pantalla de acuerdo a lo que desee realizar.
Pg.189
17.14 Insertar Cobranzas

Nota: el sistema le permiten cruzar una factura del ao 2007 expresada en bolvares (Bs) con una nota de crdito del ao 2008 expresada en bolvares fuertes(BsF)
Si tiene facturas por cobrar y stas han sido pagadas, dirjase al mdulo de Mens CxC / Cobranza / Vendedor y una vez all acceda al men Cobranza Insertar. El Sistema Administrativo para Windows SAW, permite insertar una Cobranza insertando documentos para (CxC y anticipos), expresados en distintas monedas y la combinacin de las mismas. Tambin muestra informacin ms completa del detalle de la CxC tales como: el monto restante, la moneda, el cambio a la moneda de la cobranza y el monto expresado en la moneda en la cual se est realizando la misma.
Figura 259. Ventana insertar cobranzas.
Para incluir la cobranza, indique los siguientes datos solicitados: Nmero cobranza: el sistema le mostrar de manera automtica el nmero de recibo que identificar la cobranza, usted puede modificarlo. Fecha: indique la fecha en que se realiz la cobranza. Cuenta: indique a que cuenta bancaria donde se realiz el depsito. Para ver esta opcin tiene que tener activada en Banco la opcin de mov. Bancario automtico en Cobranzas. Si esta activada la opcin de moneda extranjera, aparecer al lado de la cuenta el tipo de moneda con el que trabaja la cuenta seleccionada.
Pg.190
Cliente: coloque el nombre del cliente o presione <Intro> para que el sistema le muestre una lista de los existentes. Si el cliente no existe el sistema le permitir incluirlo. Cobrador: coloque el nombre de la persona que realiz la cobranza haga clic en el campo para que el sistema le muestre una lista de los cobradores o coloque directamente el nombre del cobrador. Concepto: indique el cdigo que identifica el cobro efectuado, si no lo conoce coloque (Asterisco (*) + Enter) y el sistema le mostrar la lista de los conceptos existentes, seleccione uno y haga clic para escogerlo, recuerde que si est realizando un cobro el concepto debe ser de INGRESO.
Nota: si trabaja con distintos tipos de moneda el sistema le muestra en la parte superior derecha de la ventana, el monto expresado en la moneda con la cual se inserto en documento, as como el valor del cambio a la moneda local. Ej. Si la cobranza fue hecha en dlares, le mostrar el monto equivalente (Al cambio) en bolvares fuertes (BsF), como se muestra en la siguiente figura:
Figura 260. Monto expresado en BsF.
Pestaa de Abonos
Los montos se encuentran expresados con 4 decimales a fin de que los clculos sean ms precisos
Figura 261. Pestaa Abonos de CxC.
Smbolo de la moneda del documento: Expresa el smbolo de la moneda de cada uno de los documentos. Monto Original y Monto restante: Estas columnas le permiten visualizar el monto original de la CxC, y el monto restante (en caso de que la cuenta est abonada, permite ver el monto que falta por cobrar) Cambio BsF: En esta columna se puede colocar el cambio a la moneda local (en las CxC que estn expresadas en monedas extranjeras o monedas distintas a la moneda de la cuenta). Monto Total BsF: Expresa el total de la CxC segn la moneda de cobranza. Monto Abonado: En esta columna coloque el monto del abono o de la cancelacin por cada CxC pendiente, puede incluir varios documentos procesados en la misma cobranza.
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Pestaa Anticipos
Figura 262. Pestaa Anticipos de CxC.
Nmero del Anticipo: esta columna expresa el nmero del anticipo. (BsF) Smbolo de la moneda del documento: muestra el smbolo de la moneda de cada uno de los documentos. Monto Original y Monto restante: Estas columnas permiten visualizar el monto original del anticipo y el monto que resta. Cambio: En esta columna se puede colocar el cambio a la moneda local (en las cuentas que estn expresadas en monedas extranjeras). Monto Total: esta columna muestra el total de la CxC segn la moneda de cobranza. Monto Aplicado Monto del anticipo que se aplicar a esta cobranza. Pestaa Retencin IVA
Figura 263. Pestaa Retencin de CxC.
Si se realiz Retencin de IVA a la cobranza, en esta pestaa se mostrarn los datos de la retencin de IVA. N CxC: esta columna se expresa el nmero de la cuenta por cobrar (CxC). Smbolo de la moneda del documento: Expresa el smbolo de la moneda de cada uno de los documentos. IVA de CxC: Muestra el monto total del IVA de los documentos incluidos, estos montos estn expresados en la moneda original de los mismos. Monto IVA Ret: En esta columna se debe colocar el monto de la Retencin de IVA, expresado en la moneda del documento. N Comprobante y Fecha de Comprobante: en estas columnas se debe colocar los datos del comprobante (nmero y fecha de mismo). R: esta columna muestra el status de la retencin, S (retenida) N (no retenida).
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Seccin Desglose Del Cobro

En esta ventana se muestra el desglose de la cobranza que est realizando
Figura 264. Desglose del Cobro.
Ret. ISLR: coloque el monto de la retencin del ISLR que se le hizo al cliente. Otros: colocar el monto aqu si usted desea incluir algn aumento o disminucin a la cancelacin de la factura tales como notas de dbito. Ret. IVA: mostrar el monto de la retencin del IVA (total de todos los documentos o CxC) que hizo el cliente. Se seleccione la(s) forma(s) de pago adopt el cliente, en Efectivo, en Cheque coloque el monto y el N nmero del cheque, y el nombre del banco, y por ltimo en Tarjeta se coloca el monto, el nmero de la tarjeta y el tipo de tarjeta. Anticipo: en caso de usar anticipos de clientes en la cobranza, ac aparecer el monto usado. Vuelto: nicamente se activa cuando se usa emitir directo y cobro directo, el tipo de pago es cheque y el monto de este es diferente al monto de venta.
Nota: Si se est usando moneda extranjera, en el desglose aparecern todos los montos en Bolvares.
Seccin Montos Cobrados
Figura 265. Montos Cobrados.
Total Abonos: Aqu el sistema mostrar el monto a abonar o a cancelar por el cliente. Total Cobro: el sistema le mostrar el monto total de todos los tipos de cobro, como son en efectivo, cheque o tarjeta, as como las retenciones de impuestos. Diferencia: si el monto del Total documentos no es igual al Total cobrado, la diferencia la reflejar aqu, hasta que la diferencia no sea cero no puede grabar la cobranza. Haga clic en el botn Grabar para salvar el documento.
De igual manera usted puede consulta, modificar o eliminar cobranzas ya guardadas mediante las opciones correspondientes en el men Cobranza
17.15 Anular Cobranzas

Si desea anular alguna cobranza escoja el men Cobranza Anular el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 266. Buscar cobranzas para anular
Presione el botn Buscar escoja la cobranza que desee anular, en la siguiente ventana puede verificar los datos de la cobranza y luego presione el botn Anular como se muestra en la siguiente ventana:
Figura 267. Ventana anular cobranzas
Pg.194
Recuerde que: al momento de anular una cobranza, el movimiento bancario asociado a la anulacin, asume dos maneras, las cuales se describen a continuacin: Si la cobranza que se est anulando corresponde al mismo mes y ao de la fecha actual (fecha de anulacin) entonces el movimiento bancario de la cobranza se modifica automticamente con fecha de hoy, quedando el monto en cero (0). Si la cobranza es de otro mes y/o ao distinto de la fecha actual (fecha de anulacin) entonces el movimiento bancario original de la cobranza permanece igual y se agrega automticamente otro movimiento bancario de reverso por igual monto con fecha de hoy. Si su software est integrado con la contabilidad, entonces, este genera un Segundo Comprobante Contable (de reverso) asociado a la cobranza. Este comprobante tiene las siguientes caractersticas: en la casilla "Generado Por" dice: Anulacin de Cobranza. En la casilla Descripcin dice: Reverso Comprobante N XXXXXXXX que corresponde al comprobante original y los asientos tienen las mismas cuentas, con los montos reflejados en la columna contraria. Este comprobante tendr la misma fecha que el comprobante original. Si usted desea visualizar este comprobante de reverso presione el botn Ver Comprobante Anulacin como se muestra en la siguiente imagen.
Si desea visualizar el Comprobante de Reverso, presione este botn
Si desea visualizar el Comprobante Original presione este botn
Figura 268. Ventana anular cobranzas
Tenga en cuenta qu: Cuando la cobranza consultada tenga estatus Anulada el botn Ver Comprobante Anulacin se har visible.
17.16 Re-Imprimir Cobranza

Si desea reimprimir una cobranza, escoja el men Cobranza Re-Imprimir, el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 269. Buscar cobranzas para re-imprimir
Presione el botn Buscar escoja la cobranza que desee re-imprimir y presione el botn Re-Imprimir en la siguiente ventana puede verificar los datos de la cobranza luego presione el botn Re-Imprimir como se muestra en la siguiente ventana:
Figura 270. Ventana re-imprimir cobranzas
17.17 Cambiar Cobrador

Se desea cambiar el cobrador asignado a una cobranza escoja el men Cobranza Cambiar Cobrador el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 271. Buscar cobranzas para modificar cobrador
Pg.196
Presione el botn Buscar escoja la cobranza que desee cambiar el cobrador y presione el botn Cambiar Cobrador en la siguiente ventana puede verificar los datos de la cobranza luego presione el botn Cambiar Cobrador como se muestra en la siguiente ventana:
Figura 272. Ventana modificar cobrador
17.18 Cambiar Datos Comprobante de Retencin

Para cambiar los datos en el comprobante de retencin escoja el men Cobranza Cambiar Datos del Comprobante de Retencin de IVA el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 273. Buscar cobranzas para modificar cobrador
Presione el botn Buscar escoja la cobranza que desee cambiar el comprobante y presione el botn Cambiar Comprobante en la siguiente ventana puede verificar los datos de la cobranza luego presione el botn Cambiar Comprobante como se muestra en la siguiente ventana:
Pg.197
Figura 274. Ventana modificar comprobante de retencin
17.19 Informe de Cobranzas

Usted puede generar los siguientes informes de Cobranzas desde la opcin de informes en el men de Cobranza Informes, el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 275. Ventana de Informes de Cobranza.
Los informes de cobranza disponibles son los siguientes.

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Cobranza por vendedores. Cobranzas entre fechas. Cobranzas por da. Comisin de Vendedores. Retenciones IVA. Comparativo por Ao.
Cobranzas con Retencin de IVA Pendientes por Distribuir. Desglose de Cobranza
17.20 Insertar Vendedor

El Sistema Administrativo para Windows SAW le permite a usted llevar de manera automatizada las cuentas por cobrar y la cobranza de su compaa. Usted podr obtener con su sistema la informacin de una manera rpida y sencilla. Para insertar un vendedor dirjase al mdulo Mens - CxC / Cobranzas / Vendedor, y una vez all acceda desde el men a la opcin Vendedor Insertar.
Figura 276. Ventana insertar vendedor.
All inserte la informacin del vendedor, como son Cdigo (Asignado automticamente por el sistema, pero puede ser cambiado), Nombre, Nmero R.I.F... Luego en la pestaa Datos del Vendedor indique su Direccin, Ciudad (dato obligatorio), Telfono, Fax, e-mail y si lo requiere alguna Nota informativa de Vendedor. Tambin deben indicarse los datos de las comisiones del vendedor en la pestaa Asignacin de Comisiones. Pueden indicarse comisiones Por ventas o por Cobranzas ambas opciones permiten definir hasta 5 niveles de topes.
Pg.199
Figura 277. Pestaa Asignacin de Comisiones.
Haga clic en el botn Grabar para salvar el documento. De igual manera usted puede consulta, modificar o eliminar vendedores ya guardados mediante las opciones correspondientes en el men Vendedor
17.21 Informes de Vendedor

El sistema le permite obtener y visualizar los informes referentes a vendedores para ello escoja el men Vendedor Informes, el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 278. Ventana informes de vendedor
Pg.200
17.22 Importar Datos de Vendedores

Si usted desea realizar importacin de datos concerniente a vendedores escoja el men Vendedor Importar el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 279. Ventana importar datos de vendedores
17.23 Exportar Datos de Vendedor.

De igual manera el Sistema Administrativo para Windows le permite exportar datos de vendedores para ello escoja el men Vendedor Exportar el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 280. Ventana exportar datos de vendedores
Formato de Exportacin: Escoja el formato de exportacin TXT (Separado por TAB) CSV (Separado por Punto y Coma) Ruta del Archivo a Exportar: Escoja la ruta donde se guardara el archivo a exportar puede utilizar el botn con los tres puntos () Luego presione el botn Exportar para iniciar el proceso.
Pg.201
18. Pagos
Con el Sistema Administrativo para Windows SAW usted puede llevar de manera automatizada las cuentas por pagar y los pagos realizados a sus proveedores. Adems podr obtener con su sistema la informacin de una manera rpida y sencilla.
18.1 Insertar Proveedores

El Sistema Administrativo para Windows SAW maneja tantos proveedores como sean necesarios, estos pueden ser incluidos directamente al insertar las cuentas por pagar, al crear un nuevo pago o por el mdulo Mens - CxP / Pagos / Proveedores / Forma 30 (IVA) y una vez all, acceda desde el men a la opcin Proveedor Insertar donde se le solicitar la siguiente informacin:
Figura 281. Ventana de Insercin de Proveedor.
Seccin Datos del Proveedor Cdigo: indique el cdigo asignado al proveedor. Nombre: indique el nombre o razn social del proveedor a insertar. Contacto: coloque el nombre de la persona a contactar dentro de la compaa. Indique el Nmero de R.I.F, NIT, Telfonos. Tipo: coloque segn su clasificacin personal si el proveedor es nacional, extranjero, de un servicio en particular, etc. Indique los datos de E-mail y Fax.
Pg.202
Beneficiario y Usar Beneficiario al Imprimir Cheque: estos datos nicamente estn disponible si al usuario activo, se le activo el permiso para cambiar el beneficiario (mdulo Mens Usuario / Conversin / Parmetros / Respaldar, men Usuario Modificar). Direccin: indique la direccin fiscal del proveedor. Seccin Datos de Retencin ISLR Tipo de Persona: seleccione entre persona jurdica domiciliada, jurdica no domiciliada, natural residente o natural no residente. Retencin Usual: escoja el cdigo ms frecuente con el que se le retiene al proveedor. Seccin Reglas de Contabilizacin Si se desea llevar en cuentas contables diferentes el Proveedor indique el cdigo de la cuenta de Gastos, Anticipo y de la Cuenta por Pagar Proveedor con las que quiere trabajar este. Si no indica ninguna cuenta, el sistema contabilizara segn las cuentas que fueron indicadas en las reglas de contabilizacin general. Seccin Datos de Libros Fiscales (Solo contribuyentes Especiales) Tipo de Proveedor: Indique si el proveedor es: con RIF, Sin RIF, No Residenciado o No Domiciliado. Porcentaje de Retencin Iva: Indique si l % de retencin para este proveedor va a ser de 0, 75 o 100.
Nota: Este valor va a depender de que la factura del proveedor cumpla con las especificaciones del SENIAT, o de que el proveedor est o no inscrito en el RIF, todos estos aspectos son indicados en la Providencia Administrativa N SNAT/2002/ 1.455
Luego de llenar todos los datos solicitados presione el botn Grabar. De igual manera usted puede consulta, modificar o eliminar proveedores ya guardados mediante las opciones correspondientes en el men Proveedor
Pg.203
18.2 Unificar Proveedores

El Sistema Administrativo para Windows le permite unificar dos proveedores para ello escoja el men G Activar Modo Avanzado acepte el mensaje luego escoja el men Proveedor Unificar el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 282. Ventana unificar proveedores.
Proveedor a Unificar: ingrese el cliente que desee unificar. Sustituir por el Proveedor: ingrese el cliente que va a sustituir. Luego presione el botn Grabar
18.3 Informes de Proveedor

Para solicitarlos informes de proveedores, dirjase al men Proveedor Informes. Entre los informes disponibles, tenemos los siguientes: CxP Entre Fechas, CxP Pendientes entre Fechas, anlisis de vencimiento resumido o detallado de las cuentas por pagar, Anlisis de Vencimientos entre Fechas, Anlisis de CxP Histrico, Anlisis de Vencimientos a una Fecha, Libro de Compras, Estado de Cuenta por proveedor, Histrico de Proveedores, y Listado de Proveedores. Para visualizar los informes, dirjase al men Proveedor Informes y solicite el que usted desee.
Figura 283. Ventana solicitud de informes de Proveedores.
Pg.204
18.4 Importar Datos de Proveedores

Si usted desea realizar importacin de datos concerniente a proveedores escoja el men Proveedor Importar el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 284. Ventana importar datos de proveedores
18.5 Exportar Datos de Proveedores

De igual manera el sistema le permite exportar datos de proveedores para ello escoja el men Proveedor Exportar el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 285. Ventana exportar datos de vendedores
Formato de Exportacin: Escoja el formato de exportacin TXT (Separado por TAB) CSV (Separado por Punto y Coma) Ruta del Archivo a Exportar: Escoja la ruta donde se guardara el archivo a exportar puede utilizar el botn con los tres puntos ()
Luego presione el botn Exportar para iniciar el proceso.
18.6 Insertar Cuentas por Pagar (CxP)

Para efectuar el proceso de cuentas por pagar, desde el <Men Principal> escoja el mdulo Mens - CxP / Pagos / Proveedores / Forma 30 (IVA), seleccione al men CxP Insertar.
Figura 286. Ventana de insertar CxP
Indique los siguientes datos solicitados: Tipo de CxP: seleccione el tipo de documento al cual pertenece la cuenta por pagar. Los tipos disponibles son: Factura, Giro, Cheque Devuelto, Nota de Dbito, Nota de Crdito y Nota de entrega. Status: el sistema le indicar de manera automtica que el status de la cuenta es Por Cancelar. Nmero: el sistema le permite asignar el nmero de identificacin del documento a insertar. N Control: indique un nmero de control para la Cuenta por Pagar. Proveedor: indique el nombre puede utilizar la combinacin de teclas (asterisco (*) + Enter), para que el sistema le muestre la lista. Si no existe debe insertarlo primero. Fecha: indique la fecha en la cual se gener la cuenta por pagar.
Pg.206
Daz Vencimiento: indique el nmero de das en que vence la CxP a partir de la fecha en que esta se genero. Al indicar este dato modifica automticamente el Vencimiento, y viceversa, el modificar el vencimiento este dato se modifica automticamente. Vencimiento: indique la fecha en la cual vence el plazo para la cancelacin. Moneda: El sistema le mostrar el tipo de moneda utilizado en el documento seleccionado, en caso de ser moneda extranjera el cambio en bolvares que representa. Estas opciones se muestran nicamente si en el parmetro Moneda de la empresa se indico que manejaba moneda extranjera. Pestaa Detalle
Figura 287. Pestaa Detalle
Seccin Datos del I.V.A. Aplica para el Libro de Compras: si lo activa la factura la insertar en el Libro de Compras. Mes / ao de aplicacin: indique el mes y el ao en el cual usted aplicar la cuenta por pagar. Esta informacin ser tomada para generar el Libro de Compras. Tipo de Compras: seleccione entre: exentas, importacin, internas, exoneradas, no sujetas al impuesto, sin derecho a crdito. Si el tipo de compra es importacin deber indicar: N Planilla Importacin: Esta opcin solo se muestra si el tipo de compra es Importacin y en ella se debe indicar el nmero de la planilla de Importacin usada en la compra asociada a la cuenta por pagar. N de Expediente Importacin: Esta opcin solo se muestra si el tipo de compra es Importacin y en ella se debe indicar el nmero del expediente de la Importacin usada en la compra asociada a la cuenta por pagar. Tipo de Transaccin: Los tipos de transaccin son 01 Registro, 02 Complemento, 03 Anulacin, 04 Ajuste. 01 Registro es una factura normal. 02 Complemento se usa cuando la factura original tiene una segunda parte es decir en la primera no entraron todos los renglones y se uso otro formato.
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03 Anulacin usada para anulacin de la factura. 04 Ajuste. Crdito Fiscal: seleccione entre deducible, prorrateable o no deducible. Monto exento: si el pago posee un monto exento indique el valor. Montos Gravables: indique el monto total de la base imponible a cobrar. Este monto no debe incluir el IVA. Montos IVA: el sistema le calcular el monto del impuesto de manera automtica. Este campo puede ser modificado por el cliente si en los parmetros, en la Pestaa General, tiene activada la opcin Permitir editar el IVA en CxP y CxC. Total CxP: el sistema le mostrar el total pendiente por pagar incluyendo el impuesto. Monto abonado: si la empresa realiz algn abono o cancel totalmente la cuenta por pagar que tena pendiente, indique el monto de la misma. Resta por pagar: el sistema le mostrar de manera automtica el monto restante por cancelar, este monto proviene de restarle al total de la factura el monto abonado. Observaciones: indique la descripcin del pago a efectuar. Pestaa Ret. I.S.L.R. Esta Pestaa es informativa, en ella aparecern los Datos de la Retencin de Impuesto Sobre La Renta. Al insertar no muestra informacin, solo una vez realizado algn pago.
Figura 288. Pestaa Ret. I.S.L.R.
Pestaa RET. I.V.A. Esta pestaa es informativa, en ella aparecern los Datos de la Retencin de I.V.A.
Figura 289. Pestaa Ret.IVA.
Pg.208
El dato Mdulo de Origen depender del valor indicado en el parmetro Efectuar la retencin de IVA en que se encuentra en la pestaa Ret. IVA. Adems este valor debe coincidir con el indicado en las reglas de Contabilizacin, pestaa General.
Figura 290. Datos de Retencin de IVA en Parmetros y en Reglas de Contabilizacin.
Pestaa Monto en Bs Esta ficha es informativa, en ella aparecern los montos sealados en la Cuenta por Pagar, pero con su conversin a bolvares segn el Cambios a Moneda Local indicados. Est disponible solo para las Empresas que manejan otras monedas y para aquellas CxP a las que se le indiquen otro tipo de moneda diferente a la local.
Figura 291. Pestaa Montos en Bolvares.
Haga clic en el botn Grabar para guardar y clic en Salir o Esc para salir sin grabar.
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De igual manera usted puede consulta, modificar o eliminar cuentas por pagar ya guardadas mediante las opciones correspondientes en el men CxP
18.7 Anular Cuenta por Pagar (CxP)

Al momento que necesite anular una cuenta por paga (cxp) lo puede hacer desde el men CxP Anular el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 292. Ventana buscar CxP.
Presione el botn Buscar escoja la cuenta por pagar que desee anular y presione el botn Anular en la siguiente ventana puede verificar los datos de la cuenta por pagar y luego presione el botn Grabar.
Figura 293. Ventana anular CxP.
Pg.210
18.8 Re-Imprimir Cuentas por Pagar (CxP)

Si desea re-imprimir una cuenta por pagar el sistema dispone de este proceso, para ello escoja el men CxP Re-Imprimir El sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 294. Ventana buscar CxP
Presione el botn Buscar escoja la cuenta por pagar y presione el botn Re-Imprimir en la siguiente ventana puede verificar los datos de la cuenta por pagar y luego presione el botn Re-Imprimir.
Figura 295. Ventana Re-Imprimir CxP
Pg.211
18.9 Re-Imprimir Comprobante de Retencin IVA

Si desea reimprimir un comprobante de retencin de IVA, escoja el men CxP ReImprimir Comprobante de Retencin, el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 296. Ventana buscar CxP
Presione el botn Buscar escoja la cuenta por pagar y presione el botn Re-Imprimir Ret IVA en la siguiente ventana puede verificar los datos de la cuenta por pagar luego presione el botn Re-Imprimir como se muestra en la siguiente ventana:
Figura 297. Ventana Re-Imprimir comprobante de retencin
18.10 Insertar CxP Histrica

El proceso de insertar una cuenta por pagar histrica es similar al de insertar una cuenta por pagar (CxP) normal, solo que para insertar aquella debe activar modo avanzado desde el men G Activar Modo Avanzado.
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18.11 Actualizar Libros de Compra / RET IVA

Para actualizar los libros de compra de retencin de IVA debe activar modo avanzado desde el men G Activar Modo Avanzado acepte el mensaje luego escoja el men CxP Actualizar Libros de Compras RET / IVA el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 298. Ventana buscar CxP para actualizar
Presione el botn Buscar escoja la cuenta por pagar y presione el botn Actualizar en la siguiente ventana puede verificar los datos de la cuenta por pagar luego presione el botn Grabar como se muestra en la siguiente ventana:
Figura 299. Ventana actualizar CxP
Pg.213
18.12 Importar Datos de Cuentas por Pagar (CxP)

Si usted desea realizar importacin de datos concerniente a cuentas por pagar (CxP) escoja el men CxP Importar el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 300. Ventana importar CxP
18.13 Exportar Datos Cuentas por Pagar (CxP)

De igual manera el Sistema Administrativo para Windows le permite exportar datos de cuentas por pagar (CxP) para ello escoja el men CxP Exportar el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 301. Ventana Exportar CxP
Ruta del Archivo a Exportar: Escoja la ruta donde se guardara el archivo a exportar puede utilizar el botn con los tres puntos () Luego presione el botn Exportar para iniciar el proceso.
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18.14 Insertar Anticipos (Pagados).

El Sistema Administrativo para Windows le permite el manejo de anticipos dados a proveedores, los cuales se utilizarn para cancelar compromisos adquiridos posteriormente con estos proveedores. Para ellos dirjase al mdulo CxP / Pagos / Proveedores / Forma 30(IVA) y una vez all, acceda desde el men la opcin Anticipos Insertar, donde aparecer la siguiente pantalla:
Figura 302. Ventana Insertar Anticipo Pagado.
Para insertar el Anticipo (pagado), indique los siguientes datos solicitados: Fecha: introduzca la fecha del anticipo. Nmero: indique un nmero para el anticipo, el sistema le sugiere un consecutivo si activo el parmetro que as lo indica (Sugerir nmero de Anticipo en ficha de Anticipo). Nmero de Cheque: indique el nmero de cheque en los casos en que este es pagado con esta forma de pago. Cdigo Nombre (del Proveedor): seleccione el proveedor al que est pagando el anticipo. Cuenta Bancaria: indique la cuenta con la cual est pagando el anticipo (puede ser una cuenta bancaria como tal o la cuenta Caja Principal, precargada en el sistema). Concepto Bancario: Indique el concepto bancario, all le aparecer el indicado en los parmetro, mas puede ser cambiado si lo desea. Descripcin: si desea indicar informacin adicional del anticipo utilice este dato. Moneda: si trabaja con distintos tipos de monedas indique el nombre y cambio de la moneda a usar en el anticipo.
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Seccin Montos Total: indique el monto total del anticipo pagado al proveedor. Usado: al consultar o modificar Anticipos, este dato mostrar el monto que se haya usado del anticipo para saldar compromisos con el proveedor. Restante: al consultar o modificar, muestra el monto que queda sin usar del anticipo. Despus de ingresar todos los datos solicitados presione el botn Grabar. De igual manera usted puede consulta, modificar o eliminar anticipos ya guardados mediante las opciones correspondientes en el men Anticipos.
18.15 Anular Anticipo (Pagado)

Si desea anular algn anticipo pagado el Sistema Administrativo para Windows le permite hacerlo, desde el men Anticipo Anular, el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 303. Buscar Anticipo para anular.
Presione el botn Buscar escoja el anticipo que desee anular y presione el botn Anular en la siguiente ventana puede verificar los datos del anticipo y luego presione el botn Grabar.
Figura 304. Ventana anular Anticipo
Pg.216
18.16 Devolver Anticipo (Pagado)

Si desea devolver algn anticipo ya guardado escoja el men Anticipo Devolver el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 305. Buscar anticipo para devolver.
Presione el botn Buscar escoja el anticipo que desee devolver y presione el botn Devolver en la siguiente ventana puede verificar los datos del anticipo que desee devolver y luego presione el botn Grabar.
Figura 306. Ventana devolver anticipo pagado
18.17 Re-Imprimir Anticipo (Pagado)

Si desea reimprimir un anticipo, escoja el men Anticipo Re-Imprimir, el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 307. Buscar anticipo para re-imprimir.
Presione el botn Buscar escoja el anticipo que desee re-imprimir y presione el botn Re-Imprimir en la siguiente ventana puede verificar los datos del anticipo que desee re-imprimir y luego presione el botn Grabar como se muestra en la siguiente ventana:
Pg.217
Figura 308. Ventana re-imprimir anticipo
18.18 Informes de Anticipo (Pagados)

El Sistema Administrativo para Windows SAW le permite obtener los informes de anticipos pagados para esto escoja el men Anticipo Informes el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 309. Ventana informes de anticipo pagados
18.19 Insertar Pagos

El Sistema Administrativo para Windows SAW, permite insertar Pagos insertando documentos para (CxP y anticipos), expresados en distintas monedas y la combinacin de los mismos. Tambin muestra informacin ms completa del detalle de la CxP tales como: el monto restante, la moneda, el cambio a la moneda de la cobranza y el monto expresado en la moneda en la cual se est realizando el mismo. Si usted ya realiz los pagos y desea incluirlos en el sistema, desde el <Men Principal> dirjase al mdulo Mens - CxP / Pagos / Proveedores / Forma 30 (IVA) y una vez escoja la opcin Pagos Insertar.
Pg.218
Figura 310. Ventana de insercin de Pago.
Para incluir el pago, indique los siguientes datos solicitados: N Cheque: indique el nmero del cheque que se utiliz para la cancelacin del compromiso adquirido por la empresa. Fecha: indique la fecha en que se realiz el pago. N Comprobante: el sistema asigna automticamente el nmero del comprobante de egreso, y no puede ser modificado. Status: el sistema le mostrar si la cuenta por pagar esta vigente, abonada o cancelada. Cuenta: En este campo colocar el nmero de la cuenta bancaria donde se realiz el egreso. Si usted tiene en los parmetros de Bancos, la opcin Genera movimiento bancario desde pago se registrara automticamente el pago en los movimientos bancarios de esta cuenta. Genera I.T.F: Si activa esta opcin, generar el inters sobre transacciones financieras. Proveedor: coloque el nombre del proveedor o utilice la combinacin de teclas (Asterisco (*) + Enter) para que el sistema le muestre una lista de los existentes. Concepto: indique el cdigo que identifica el pago efectuado, si no lo conoce presione Enter y el sistema le mostrar la lista de los conceptos existentes, seleccione uno y haga clic en el botn Escoger. Disponible solo si usted tiene en los parmetros de Bancos, la opcin Genera movimiento bancario desde pago.
Cheque a Nombre de: si se indico un nombre de beneficiario en el proveedor, aparecer el nombre de este y podr ser cambiado nicamente si el usuario tiene permiso para ello en su configuracin.
Nota: si trabaja con distintos tipos de moneda el sistema le muestra en la parte superior derecha de la ventana, el monto expresado en la moneda con la cual se inserto en documento, as como el valor del cambio a la moneda local. Ej. Si el pago fue hecho en dlares, le mostrar el monto equivalente (Al cambio) en bolvares fuertes (BsF), como se muestra en la siguiente figura.
Figura 311. Monto expresado en BsF.
Pestaa Abonos Esta pestaa muestra en la pantalla todas las cuentas por pagar que tiene con el proveedor escogido, y sus respectivos saldos. Hay una columna donde usted insertar el abono o la cancelacin. Tiene que colocar los abonos para poder acceder a la pantalla de Retenciones.
Figura 312. Pestaa Abonos.
Moneda: esta columna expresa el smbolo de la moneda de cada uno documentos. Monto Original y Monto restante: estas columnas permiten visualizar el monto original de la CxP y el monto restante (en caso de que la cuenta est abonada permite ver el monto que falta por cancelar). Cambio: En esta columna se debe colocar el cambio a la moneda local (en las CxP que estn expresadas en monedas extranjeras o monedas distintas a la moneda de la cuenta). Monto Total: muestra el total de la CxP segn la moneda en la cual se est efectuando el Pago.
Los montos se encuentra n expresado s con 4 decimales a fin de que los clculos sean ms de los precisos
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Pestaa Retencin I.S.L.R.

Esta columna muestra el valor de las retenciones expresadas en la moneda local
Figura 313. Pestaa Retencin ISLR.
N CxP: el sistema muestra el cdigo de la(s) Cuenta(s) por pagar del proveedor seleccionado. Smbolo de la moneda del documento: Expresa el smbolo de la moneda de cada uno de los documentos. Monto Original CxP: En esta columna se muestra el monto original de la CxP. Cdigo Ret: esta columna expresa el cdigo de la Retencin que se le va a aplicar al proveedor segn sea el caso, el sistema si la retencin es por otro cdigo debe presionar en la barra espaciadora para que borre el cdigo y presionar Enter para que aparezca la lista donde podr escoger. Base imponible: coloca el monto de lo abonado o de la cancelacin de la factura. Retencin (Moneda Local): calcula el monto del impuesto a retener por el monto de la base imponible. R: este campo indica si la retencin ya se le hizo al cliente.
Esta columna muestra el los montos de las CxP expresadas en BsF
Pestaa Retencin IVA
Esta columna muestra el cambio a la moneda local (BsF)
Esta columna muestra el valor de la retencin de IVA expresada en BsF
Figura 314. Pestaa Retencin IVA.
N CxP: el sistema muestra el cdigo de la(s) Cuenta(s) por pagar del proveedor seleccionado. Smbolo de la moneda del documento: esta columna expresa el smbolo de la moneda de cada uno de los documentos.
Monto Original: En esta columna se muestra el monto original de la CxP, el monto de la factura a pagar. Cambio: esta columna expresa el cambio a la moneda local Total: esta columna muestra el total de la CxP segn la moneda en la cual se est efectuando del pago. Monto IVA: esta columna muestra el monto del IVA (expresado en la moneda local) para el clculo de la Retencin. Retencin IVA (Moneda Local): en esta columna se expresa el monto retenido (la retencin puede ser 0%, 75% o 100% del monto del IVA)
Pestaa Anticipos El sistema mostrar la lista de todos los Anticipos dados al proveedor en caso de existir. Los montos se
encuentran expresados con 4 decimales a fin de que los clculos sean ms precisos
Figura 315. Pestaa Anticipos.
N Anticipo: esta columna muestra el nmero (N) del Anticipo. Smbolo de la moneda del documento: esta columna muestra el smbolo de la moneda de cada uno de los documentos. Monto Original y Monto Restante: estas columnas permiten visualizar el monto original del anticipo y el monto que resta por utilizar. Cambio: en esta columna se puede colocar el cambio a la moneda local (en las cuentas que estn expresadas en monedas extranjeras). Monto Aplicado: muestra el monto del anticipo que se aplicar a este pago.
Seccin Clculo en Moneda de la Cuenta Bancaria. Otros: colocar el monto aqu si usted desea incluir algn aumento o disminucin a la cancelacin de la factura tales como notas de dbito. Retencin I.S.L.R.: el sistema coloca monto de retencin de I.S.L.R. segn el clculo que corresponda al proveedor. Retencin I.V.A.: el sistema coloca monto de retencin de I.V.A. segn el clculo que corresponda al proveedor. Cheque o Efectivo: Indique el monto del abono o la cancelacin de la CxP.
Anticipo: en caso de usar en este pago, anticipos previamente dados al proveedor, ac aparecer el monto usado. Total pagado: indica el total de la suma entre el monto indicado en Otros, el Monto cheque o efectivo y la Retencin I.S.L.R. Total abonos: indica el total de los abonos indicados en la ficha Abonos. Diferencia: indica la diferencia entre el abono indicado y el total pagado. Descripcin: coloque aqu cualquier informacin adicional, con respecto al pago. Para grabar el pago la diferencia entre el monto de los abonos y lo que se va a pagar debe ser cero, sino no puede guardar el pago. Luego de llenar todos los datos solicitados presione el botn Grabar De igual manera usted puede consulta, modificar o eliminar pagos ya guardados mediante las opciones correspondientes en el men Pago.
18.20 Anular Pagos

Si desea anular algn pago el sistema le permite hacerlo, desde el men Pago Anular, el sistema le mostrara la siguiente ventana
Figura 316. Buscar pagos para anular.
Presione el botn Buscar escoja el pago que desee y presione el botn Anular en la siguiente ventana puede verificar los datos del pago y luego presione el botn Grabar.
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Figura 317. Ventana anular pagos
Recuerde que: al momento de anular una cobranza, el movimiento bancario asociado a la anulacin, asume dos maneras, las cuales se describen a continuacin: Si la cobranza que se est anulando corresponde al mismo mes y ao de la fecha actual (fecha de anulacin) entonces el movimiento bancario de la cobranza se modifica automticamente con fecha de hoy, quedando el monto en cero (0). Si la cobranza es de otro mes y/o ao distinto de la fecha actual (fecha de anulacin) entonces el movimiento bancario original de la cobranza permanece igual y se agrega automticamente otro movimiento bancario de reverso por igual monto con fecha de hoy. Si su software est integrado con la contabilidad, entonces, este genera un Segundo Comprobante Contable (de reverso) asociado a la cobranza. Este comprobante tiene las siguientes caractersticas: en la casilla "Generado Por" dice: Anulacin de Cobranza. En la casilla Descripcin dice: Reverso Comprobante N XXXXXXXX que corresponde al comprobante original y los asientos tienen las mismas cuentas, con los montos reflejados en la columna contraria. Este comprobante tendr la misma fecha que el comprobante original. Si usted desea visualizar este comprobante de reverso presione el botn Ver Comprobante Anulacin como se muestra en la siguiente imagen.
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Si desea visualizar el Comprobante de Reverso, presione este botn
Si desea visualizar el Comprobante Original presione este botn
Figura 318. Ventana anular pagos
Tenga en cuenta qu: Cuando el pago consultado tenga estatus Anulado el botn Ver Comprobante Anulacin se har visible.
18.21 Insertar Pago Histrico

El proceso de insertar un pago histrico es similar al de insertar un pago normal, solo que para insertar aquellos debe activar modo avanzado desde el men G Activar Modo Avanzado
18.22 Re-Imprimir Comprobante de Pago

Si desea re-imprimir un comprobante de pago, escoja el men Pago Re-Imprimir Comprobante de Pago, el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 319. Ventana buscar pagos
Presione el botn Buscar escoja el pago y presione el botn Re-Imprimir Ret IVA en la siguiente ventana puede verificar los datos del pago luego presione el botn ReImprimir como se muestra en la siguiente ventana:
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Figura 320. Ventana Re-Imprimir comprobante de pago
18.23 Re-Imprimir Comprobante de Retencin

Si desea reimprimir un comprobante de retencin, escoja el men Pago ReImprimir Comprobante de Retencin, el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 321. Buscar pagos para re-imprimir comprobantes de RET
Presione el botn Buscar escoja el pago que desee y presione el botn Re-Imprimir en la siguiente ventana puede verificar los datos del pago luego presione el botn ReImprimir como se muestra en la siguiente ventana:
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Figura 322. Ventana re-imprimir comprobante de retencin
18.24 Informes de Pagos

Para visualizar los informes disponibles de pagos desde el <Men Principal> seleccione el mdulo Mens - CxP / Pagos / Proveedores / Forma 30 (IVA) luego escoja el men Pago Informes el sistema le mostrar la siguiente ventana:
Figura 323. Ventana de solicitud de Informes de Pago.
Los informes disponibles son los siguientes: Pagos entre fechas. Retenciones. Retenciones X Concepto.
Retenciones Mensuales, X Tipo de Persona. Borrador de Planilla de Declaracin y Pago. Declaracin Informativa. Comprobante Resumen de Retencin I.V.A
Solicite el que usted desee, todos estos informes estn disponibles para ser visualizados tanto por Impresora como por Pantalla.
Nota: La opcin Declaracin Informativa solo est disponible para aquellas compaas que sean Contribuyente Especial.
18.25 Re-Calcular Retenciones en Pagos

Para re-calcular las retenciones en los pagos puede escoger la opcin de men Pagos Re- Calcular Retenciones en Pagos el sistema le mostrara el siguiente mensaje:
Figura 324. Mensaje confirmar re-calcular retenciones en pagos
Acepte el mensaje si est de acuerdo, el sistema empezara el proceso de re calcular retenciones en pagos, luego al terminar le mostrara el siguiente mensaje:
Figura 325. Mensaje proceso re-calcular retenciones en pagos concluido
18.26 Generar Archivo XML para declaracin de Rentas

El Sistema Administrativo para Windows le permite obtener el archivo XML para la declaracin mensual de pagos de I.S.L.R. para ello escoja el men Pago Declaracin Mensual XML el sistema le mostrara la siguiente ventana
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Figura 326. Ventana para generar archivo XML pagos de I.S.L.R
Seccin Retenciones Por: Seleccione algunas de las siguientes opciones Salarios y otras Retenciones: Dividendos y Acciones: Ganancias Fortuitas:
Luego ingrese el mes y ao as como la ruta donde se guardara el archivo que genere, luego presione el botn Generar
18.27 Relacin Anual

18.26.1 Relacin Anual Forma Impresa Si usted desea obtener una Relacin Anual, el Sistema Administrativo para Windows le permite obtenerla para ello desde el <Men Principal> escoja el mdulo Mens - CxP / Pagos / Proveedores / Forma 30 (IVA) luego escoja el men Relacin Anual Forma Impresa el sistema le mostrara la siguiente ventana:
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Figura 327. Ventana obtener relacin anual forma impresa
Dispositivo Pantalla: si escoge esta opcin el sistema le muestra la relacin anual de forma previa en pantalla Impresora: si escoge esta opcin el sistema enva directamente la relacin anual a la impresora. Archivo de Texto: esta opcin el sistema le genera un archivo de texto con la relacin anual. Datos del Informe Despus de seleccionar cualquiera de las opciones anteriores, ingrese los parmetros solicitados luego presione el botn Imprimir. 18.26.2 Relacin Anual Medio Magntico De igual manera usted puede obtener la relacin anual por medio magntico para esto escoja el men Relacin Anual Medio Magntico el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 328. Ventana obtener relacin anual por medio magntico
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Dispositivo Archivo .XLS - RUTA: si escoge esta opcin el sistema le pedir la ruta donde se guardara la relacin anual. Borrador: al escoger esta opcin el sistema le mostrara un borrador con la relacin anual el cual puede imprimir. Datos del Informe Despus de seleccionar cualquiera de las opciones anteriores, ingrese los parmetros solicitados luego presione el botn Generar.
18.28 Insertar ARCV

Para insertar los ARCV en el sistema, active el mdulo Mens - CxP / Pagos / Proveedores / Forma 30 (IVA) escoja el men ARCV Insertar el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 329. Ventana insertar ARCV
Nombre del Proveedor: ingrese el nombre del proveedor recuerde que puede utilizar la combinacin de teclas (Asterisco (*) + Enter) Periodo (Mes / Ao) Escoja la fecha desde - hasta Luego presione el botn Grabar. De igual manera usted puede consulta, modificar o eliminar ARCV ya guardados mediante las opciones correspondientes en el men ARCV
18.29 Re-Imprimir ARCV

Si desea re-imprimir un ARCV, escoja el men ARCV Re-Imprimir, el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 330. Ventana buscar ARCV
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Presione el botn Buscar escoja el ARCV y presione el botn Re-Imprimir en la siguiente ventana puede verificar los datos del ARCV luego presione el botn ReImprimir como se muestra en la siguiente ventana.
Figura 331. Ventana Re-Imprimir ARCV
18.30 Generar ARCV

Para generar un ARCV escoja el men ARCV Generar el sistema le mostrara la siguiente ventana.
Figura 332. Ventana generar ARCV
Periodo (Mes / Ao) Ingrese la fecha Desde Hasta Cantidad a Generar: escoja de la lista algunas de las siguientes opciones Todos Varios Luego presione el botn Generar
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18.31 Eliminar varios ARCV

Para eliminar varios ARCV ya guardados en el sistema escoja el men ARCV Eliminar Varios el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 333. Ventana eliminar ARCV
Cantidad a Eliminar: seleccione de la lista alguna de las siguientes opciones. Todos Varios Fecha Desde: ingrese la fecha desde. Fecha Hasta: ingrese la fecha hasta. Proveedor Desde: ingrese el proveedor desde. Proveedor Hasta: ingrese el proveedor hasta.
18.32 Re-Imprimir Varios

El proceso de reimprimir varios es similar al proceso de re-imprimir ARCV solo que este le permite reimprimir varios o todos los ARCV, para ello escoja el men ARCV Re-Imprimir Varios
18.33 Consultar Tabla Retencin

Si usted desea consultara la tabla de Retencin desde el mdulo Mens - CxP / Pagos / Proveedores / Forma 30 (IVA) escoja el men Tabla Retencin Consultar el sistema le mostrara la siguiente ventana:
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Figura 334. Ventana consultar retenciones
Presione el botn Buscar escoja la Retencin y presione el botn Consultar en la siguiente ventana puede consultar los datos del Retencin, puede avanzar o retroceder con los botones disponibles Anterior y Siguiente.
18.34 Modificar Tabla Retencin

De igual manera usted puede modificar la tabla de retenciones para ello escoja el men Tabla Retencin Modificar el sistema le mostrara la siguiente ventana, presione el botn Buscar, en la ventana Tabla Retencin modifique los valores que desee luego presione el botn Grabar para guardar las modificaciones.
Figura 335. Ventana modificar retenciones
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De igual manera el Sistema Administrativo para Windows le permite eliminar una tabla de retenciones ya guardada en el sistema esta opcin tambin est disponible en el men Tabla Retenciones
18.35 Actualizar Tabla de Retencin de Personas Naturales

Si desea actualizar la tabla de retenciones para personas naturales el sistema le permite hacerlo para ello escoja el men Tabla Retenciones Actualizar Tabla de Retencin de PN el sistema le mostrara el siguiente mensaje:
Si est de acuerdo presin el botn Yes para continuar. Al finalizar el proceso el sistema le mostrara el siguiente mensaje:
Figura 337. Mensaje de finalizacin de proceso
18.36 Plantilla de Retencin

Para consultar una plantilla de retencin determinada escoja el men G Activar Modo Avanzado acepte el mensaje luego escoja el men Tabla Retencin Consultar el sistema le mostrara las siguientes ventanas:
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Figura 338. Ventana consultar Plantillas de Retencin
Presione el botn buscar escoja la plantilla que desee consultar luego presione el botn Consultar, en la ventana PlantillaRET consulte la que usted desee, puede ayudar con los botones Anterior y Siguiente. Distribuir Retencin de IVA Esta opcin es de utilidad si se tienen cobranzas con retencin de IVA creadas en la versin 4.70 o anterior del Sistema Administrativo para Windows Saw. Por defecto los usuario no tienen acceso la opcin del men Distribuir de la Retencin del IVA, por tanto debe ir al mdulo Mens - Usuarios / Conversin / Parmetros / Respaldar, luego al men Usuario Modificar y all active en la Pestaa CxC la opcin Distribuir Retencin IVA.
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Active esta opcin al usuario
Figura 339. Ventana de modificar Usuario.
Si este es el caso, el monto de IVA retenido debe distribuirse en el (los) documento(s) que compone(n) la cobranza. Para ello dirjase al mdulo Mens - CxC / Cobranzas / Vendedor y luego al men Cobranzas Distribucin de la Retencin del IVA en las Cobranzas convertidas de Versin 4.70 o anterior. El sistema le va a mostrar un listado de todas las cobranzas que tenan IVA retenido por distribuir, en caso de que existan. Seleccione de la lista una de las cobranzas y haga clic en el botn Distribuir. Le aparecer la ventana de Distribuir Cobranza, donde solo podr modificar los datos de la retencin de IVA.
Nmero de comproban te de Retencin
Figura 340. Ventana de actualizar IVA de Cobranza.
En esta ventana se debe indicar el monto IVA retenido para cada documento o Cuenta por Cobrar, el cual debe coincidir con el IVA retenido para toda la cobranza. Si son
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varios los documentos o Cuentas por Cobrar la sumatoria de las retenciones de cada uno, debe coincidir con el total retenido en la cobranza. Luego de sealar el monto del IVA retenido, indique el nmero y fecha del comprobante de retencin.
Indique un nmero de comprobante de retencin para cada Cuenta por Cobrar
Figura 341. Pestaa Retencin I.V.A.
18.37 Planilla Forma 00030

El Sistema Administrativo para Windows SAW le permite obtener la planilla forma 00030 para ello desde el <Men Principal> escoja el men active el mdulo Mens CxC /Cobranzas /Vendedor/Planilla Forma 30(IVA) luego escoja el men Planilla Forma 00030 Insertar el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 342. Insertar planilla Forma 00030
Ingrese el Mes y Ao de Aplicacin luego presione el botn Insertar el sistema le mostrara la siguiente ventana:
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Figura 343. Datos en planilla Forma 00030
En esta ventana el sistema le muestra los datos que sern impresos adems le permite editar y re-calcular los valores en los campos, si est de acuerdo con los valores entonces presin el botn Grabar, el sistema le mostrara el siguiente mensaje:
Figura 344. Mensaje de solicitud de confirmacin
Presione el botn correspondiente a la opcin que usted desee
18.38 Planilla Forma 00030 Insertar Sustitutiva

De igual manera usted puede insertar la planilla sustitutiva para hacerlo escoja el men Planilla Forma 00030 Insertar Sustitutiva. De igual manera el sistema le permite consultar, modificar y eliminar planillas Forma 00030 as como tambin le permite imprimir la planilla y un borrador de la misma, estas opciones estn disponibles en el men Planilla Forma 00030
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19. Bancos
El Sistema Administrativo para Windows SAW le permite llevar el control de todas las transacciones realizadas en los diferentes bancos que maneja la empresa bien sea en moneda extranjera o en moneda local.
19.1 Insertar Cuenta Bancaria

Para incluir las cuentas bancarias con las cuales trabaja la empresa, desde el <Men Principal> active el mdulo de Mens - Bancos y una vez all, acceda al men Cuenta Bancaria Insertar, el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 345. Ventana insertar cuenta bancaria.
En la cual se le solicitar la siguiente informacin Seccin Datos de la Cuenta Bancaria Cdigo: indique un cdigo a la cuenta bancaria. Status: aqu usted indicar si la cuenta esta activa (en uso) o ya no la utiliza. N de cuenta: Coloque el nmero de cuenta del banco de la empresa. Nombre: indique el nombre de la cuenta del banco. Tipo: seleccione si es ahorros, corriente o Activos Lquidos. Impuesto a las Transacciones Financieras: si desea que el sistema calcule el impuesto a las transacciones financieras cada vez que realice un pago, active esta opcin. Nombre Moneda: si la empresa tiene activado manejo de moneda extranjera, podr seleccionar entre los tipos de moneda que haya creado.
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Seccin Datos del Banco Cdigo: seleccione el banco al que pertenece la cuenta. Nombre: aqu aparecer el nombre del banco que escogi de la lista. Sucursal: indique en qu agencia abri la cuenta de la empresa. Seccin Otros Saldo Disponible: cuando la cuenta tenga movimiento (es decir se est modificando una cuenta ya existente) aparecer el monto disponible segn libros. Cuenta Contable: En este campo debe indicar la cuenta que se utilizar para hacer el asiento contable de cualquier movimiento en la cuenta. Plantilla Impresin de Cheque: indique el nombre de la plantilla para poder imprimir el cheque del banco que seleccion para trabajar. Haga clic en el botn de Grabar. De igual manera usted puede consulta, modificar o eliminar cuentas bancarias ya guardadas mediante las opciones correspondientes en el men Cuenta Bancaria
19.2 Recalcular Saldos

El Sistema Administrativo para Windows le permite recalcular saldos guardados para ello llevar a cabo este proceso escoja el men G Activar Modo Avanzado luego escoja el men Cuenta Bancaria Recalcular Saldos
Figura 346. Ventana recalcular saldos.
Al terminar el proceso el sistema le mostrara el siguiente mensaje
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19.3 Informes de Cuentas Bancarias

Si usted desea saber el saldo del Banco en el sistema, desde el <Men Principal> dirjase al mdulo Mens Bancos, luego escoja el men Cuenta Bancaria Informes, el sistema le mostrara la siguiente ventana.
Figura 348. Ventana solicitud de informes de bancos.
Los informes disponibles son: Saldos Bancarios. Transacciones por Cuenta. Transacciones Concepto. Trans. por Cuenta y Concepto Transacciones por Da. Flujo de Caja Histrico. Listado de Concepto. Transacciones por Beneficiario Declaracin del Impuesto a las Transacciones Financieras.
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19.4 Movimientos Bancarios.

Los movimientos bancarios son generados automticamente si usted indic en los parmetros generales que se manejaran directamente por el sistema al generarse una cobranza o se efecta la cancelacin de un pago, ms especficamente en la ficha Banco, con los parmetros Generar Mov. Bancarios desde cobro y Generar Mov. Bancario desde pago. Si usted desea incluir un movimiento bancario manual, desde el <Men Principal > dirjase al mdulo Mens - Bancos luego escoja el men Movimiento Bancario Insertar. El sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 349. Ventana insertar de movimientos bancarios.
Donde se solicitar la siguiente informacin: Fecha del movimiento: indique la fecha en que se gener el movimiento. Generado por: El sistema indica automticamente el usuario que est generando el movimiento. Seccin Datos de la cuenta Bancaria Cuenta Bancaria: seleccione la cuenta del banco asociado al movimiento que esta insertando. Moneda: indica la moneda en que se realizar el movimiento Cambio a Bs.: en este debe indicar el cambio en Bolvares de la moneda.
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Seccin Datos del Concepto Bancario Cdigo Concepto: indique el cdigo del concepto aplicado al movimiento. Si no lo conoce puede utilizar la combinacin de teclas (Asterisco (*) +Enter) y el sistema le mostrar la lista. Tipo Concepto: es colocado automticamente por el sistema y depender del concepto seleccionado. Generar Dbito Bancaria: si la activa cuando grabe un movimiento de egreso generar un movimiento con el dbito bancario correspondiente. Seccin Datos de la Transaccin. N Documento: indique el nmero de identificacin del documento incluido. Monto: coloque el monto del movimiento bancario que va a incluir. Descripcin: escriba la descripcin del movimiento. Haga clic en el botn Grabar.
19.5 Insertar Movimiento Bancario con Opcin Imprimir Cheque.

El Sistema Administrativo para Windows tambin le permite insertar movimientos bancarios con opcin a imprimir cheque. Para ello el escoja el men Movimiento Bancario Insertar con Opcin Imprimir Cheque el sistema le mostrara la ventana insertar movimiento bancario explicada en el punto anterior, solo que en esta ventana se activa la pestaa Impresin de Cheque en la que le solicita el nombre del beneficiario y el nmero de cheque.
19.6 Anular Movimiento Bancario

Al momento que necesite anular un movimiento bancario lo puede hacer desde el men Movimiento Bancario Anular el sistema le mostrara la siguiente ventana:
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Figura 350. Ventana buscar CxP.
Presione el botn Buscar escoja la cuenta por pagar que desee anular y presione el botn Anular en la siguiente ventana puede verificar los datos de la cuenta por pagar y luego presione el botn Anular
19.7 Generar Faltante de Cobranzas

Para generar un faltante en cobranzas escoja el men G Activar Modo Avanzado acepte el mensaje luego escoja el men Movimiento Bancario Genera Faltante de Cobranzas el sistema le mostrara la siguientes ventanas en la primera escoja la fecha a generar y presione el botn Generar, el sistema le muestra la segunda ventana comunicndole que el proceso se llevo a cabo.
Figura 351. Ventana generar faltantes de cobranzas

19.8 Re-Imprimir Cheque

Si desea re-imprimir un cheque, escoja el men Movimiento Bancario Re-Imprimir Cheque, el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 352. Re-imprimir cheque
Presione el botn Buscar escoja el cheque que desee y presione el botn Re-Imprimir en la siguiente ventana puede verificar los datos del pago luego presione el botn ReImprimir como se muestra en la figura anterior.
19.9 Insertar Concepto Bancario

Los conceptos bancarios constituyen los diferentes tipos de transacciones bancarias que se efectan dentro de la empresa, tanto de ingresos como de egresos. Estos conceptos son utilizados para identificar el tipo de movimiento bancario que realice la compaa. Para insertar los conceptos desde el <Men Principal > dirjase al mdulo Mens Bancos luego escoja el men Conceptos bancarios Insertar, donde se le solicitar:
Figura 353. Ventana insertar Concepto Bancario.

Cdigo: indique el cdigo con el cual identificar el concepto. Descripcin: coloque cmo se llamar el concepto. Tipo: indique si el concepto es de ingreso o de egreso. Haga clic en el botn Grabar para guardar los cambios. De igual manera usted puede consulta, modificar o eliminar conceptos ya guardados mediante las opciones correspondientes en el men Concepto.
Nota: Si desea borrar algn concepto que cre previamente y que no est utilizando, este concepto no debe estar siendo utilizado en ninguna cobranza, pago o movimiento, ya que forma parte de las transacciones bancarias de la empresa.
19.10 Insertar Conciliacin Bancaria

La conciliacin bancaria consiste en verificar la igualdad entre los movimientos bancarios que han generado el sistema y las constancias que surgen de los resmenes bancarios, efectuando el cotejo mediante un ejercicio bsico de control. Las diferencias generalmente se generan al haber demoras en registrar algunas operaciones por falta de informacin. Uno de los casos ms comunes es cuando la empresa entrega un cheque a un tercero e inmediatamente lo contabiliza en sus registros pero el banco recin lo har cuando el beneficiario se presente a cobrarlo o lo deposite. El Sistema Administrativo para Windows SAW maneja el Mtodo de Conciliacin Bancaria de Saldos Encontrados, el cual consiste en partir de uno de los saldos posibles: el reflejado en los libros y llegar al saldo segn el estado de cuenta bancario. Al insertar una conciliacin bancaria, usted indicar la cuenta bancaria que desea conciliar as como el mes y ao de los movimientos, y el sistema le mostrara los egresos que cumplan con tales requisitos. Para insertar una conciliacin desde el <Men Principal > dirjase al mdulo Mens Bancos luego escoja el men Conciliacin Insertar, el sistema le mostrara la siguiente ventana:
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Figura 354. Ventana insertar conciliacin bancaria.
Donde se solicitar la siguiente informacin: Cuenta: indique la cuenta de la cual quiere ver los movimientos bancarios a conciliar. Mes / Ao: indique el periodo, mes y ao de los movimientos a conciliar. Seccin Cargar Movimientos: permite indicar que movimientos mostrar en la lista. Tiene tres opciones: Conciliados, No Conciliados y Todos. Botn Agregar Movimientos: este botn permite agregar movimientos bancarios a la cuenta que se est conciliando. Al hacer clic en l, se abrir la ventana de insercin de movimiento.
Figura 355. Ventana insertar movimiento bancario.
Botn Actualizar Movimientos: este botn permite que el sistema actualice la lista de movimientos y los muestre todos, de manera que si se est modificando una
conciliacin previamente insertada, muestre todos los movimientos asociados a la cuenta y periodo indicado, no solo los conciliados sino tambin los no conciliados. Tambin cuando recin se agrega un nuevo movimiento, el sistema no lo muestra inmediatamente, y es necesario actualizar la lista a travs de este botn. Los movimientos insertados a travs del mdulo bancos, no aparecern automticamente en la lista de movimientos de conciliacin, solo cuando se activa el botn actualizar movimientos. Seccin Conciliar Movimientos En esta rea encontrar dos botones, Todos y Ninguno con los cuales activar o desactivar la conciliacin (columna C) de los movimientos listados. Pestaa Movimientos Bancarios.
Figura 356. Ventana pestaa Movimientos Bancarios.
Una vez colocados los datos anteriores, aparecern los movimientos que correspondan, especificando: N Documento, Fecha, Descripcin, Monto Debe, Monto Haber, C (Conciliado o no, si est activo se seala como conciliado) y N de Movimiento. Pestaa Datos Resumidos (Mtodo: Saldo Encontrados)
Figura 357. Ventana pestaa Datos Resumidos.
Esta pestaa muestra los montos correspondientes al Saldo Segn Libros

Mas: Movimiento de Egreso No conciliados. Menos: Movimientos de Ingresos No Conciliados. Adems le permite ingresar el saldo segn el banco para ser comparado: Pestaa Informacin de Conciliacin
Figura 358. Ventana pestaa Informacin de Conciliacin
De igual manera usted puede consulta, modificar o eliminar conciliaciones ya guardadas mediante las opciones correspondientes en el men Conciliacin.
19.11 Cerrar / Abrir Conciliacin

El Sistema Administrativo para Windows SAW le permite cerrar o abrir una conciliacin para ello escoja el men Conciliacin Abrir, el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 359. Ventana buscar conciliacin para abrir
Ingrese el cdigo de cuenta, nombre de la cuenta as como el Mes / Ao luego presione el botn Buscar. Para cerrar una conciliacin es el mismo proceso que el explicado aqu.
Pg.250
19.12 Informes de Conciliacin

Si usted desea saber sus Movimientos por Conciliacin o las Transacciones conciliadas o no conciliadas, desde el <Men Principal> dirjase al mdulo de Mens - Bancos luego escoja el men Conciliacin Informes el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 360. Ventana de solicitud de Informes de Conciliacin.
En la cual aparecern los siguientes informes: Movimientos por Conciliacin. Transacciones (no) Conciliadas. Escoja el informe que desee visualizar o imprimir, ingrese los parmetros solicitados luego presione el botn Impresora o Pantalla de acuerdo a lo que desee realizar.
Pg.251
20. Compras
20.1 Insertar Compras
El Sistema Administrativo para Windows SAW le permite insertar las compras que usted maneje para ello escoja el mdulo Mens - Compras luego escoja el men Compras Insertar, el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 361. Ventana insertar compras.
Nmero: ingrese el nmero de la compra. Fecha: seleccione la fecha de la compra. Proveedor: ingrese el proveedor correspondiente a la compra, recuerde que puede usar la combinacin de teclas (Asterisco (*) + Enter) Almacn: mediante la combinacin de teclas (Asterisco (*) + Enter) almacn correspondiente a la compra. ingrese el
Moneda: mediante la combinacin de teclas (Asterisco (*) + Enter) escoja la moneda en que realizo la compra. En los detalles de la compra Cdigo Inventario: de igual manera con la combinacin de teclas (Asterisco (*) + Enter) ingrese el cdigo de inventario. Descripcin: dependiendo del cdigo que inserte el sistema coloca en este campo de forma automtica la descripcin del producto. Cantidad: ingrese la cantidad del producto determinado. Costo Unitario: el sistema lo coloca de forma automtica.
Distribucin de gastos Tipo: Seleccione tipo de gasto Por Monto Por Porcentaje Haga clic en el botn de Grabar. De igual manera usted puede consulta, modificar o eliminar compras ya guardadas mediante las opciones correspondientes en el men Compra
20.2 Anular Compras

Al momento que necesite anular una compra lo puede hacer desde el men CxP Anular el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 362. Ventana buscar compra.
Presione el botn Buscar en la siguiente ventana escoja la compra que desee y presione el botn Anular, en la siguiente ventana puede verificar los datos de la compra y luego presione el botn Anular.
Figura 363. Ventana anular compra.

20.3 Informes de Compras.

Si usted desea saber las compras realizadas, escoja el men Compra Informes el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 364. Ventana solicitud de informes.
En la cual aparecern los siguientes informes: Compra entre Fechas. Costo de Compra entre Fechas. Margen sobre Costo Promedio de Compra. Histrico de Compras.
20.4 Insertar Compras desde Orden de Compra

Usted puede insertar una compra desde una orden de compra para ello escoja el men Compra Insertar con Orden de Compra.
Pg.254
Figura 365. Ventana solicitud de informes.
Nmero: ingrese el nmero de la compra. Fecha: escoja la fecha de la compra. Datos de la Orden de Compra Documento Tipo: seleccione el tipo de documento Nota de Entrega. Factura. Orden N: mediante la combinacin de teclas (Asterisco (*) + Enter) ingrese el nmero de orden de compra. N Nota de Entrega: ingrese el nmero de nota de entrega. Proveedor: seleccione el proveedor recuerde que puede usar con la combinacin de teclas (Asterisco (*) + Enter). Almacn: de igual manera con la combinacin de teclas (Asterisco (*) + Enter) ingrese el cdigo de almacn. Moneda: Para insertar la moneda de la compra utilice la combinacin de teclas (Asterisco (*) + Enter). Haga clic en el botn Grabar
Pg.255
20.5 Re-Imprimir Compras

Si desea re-imprimir una compra, escoja el men Compra Re-Imprimir, el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 366. Ventana buscar compra.
En esta ventana presione el botn Buscar escoja la compra que desee y presione el botn Re-Imprimir, en la siguiente ventana puede verificar los datos de la compra y luego presione el botn Re-Imprimir
Figura 367. Ventana re-imprimir compra.
Pg.256
20.6 Insertar Orden de Compra

Para insertar una orden de compra en el sistema escoja el men Orden de Compra Insertar el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 368. Ventana insertar orden de compra.
Nmero: ingrese el nmero de la orden de compra. Fecha: seleccione la fecha de la orden de compra. Proveedor: ingrese el proveedor correspondiente a la orden de compra, recuerde que puede usar la combinacin de teclas (Asterisco (*) + Enter) En los detalles de la orden de compra Cdigo Inventario: de igual manera con la combinacin de teclas (Asterisco (*) + Enter) ingrese el cdigo de inventario. Descripcin: dependiendo del cdigo que inserte el sistema coloca en este campo de forma automtica la descripcin del producto. Cantidad: ingrese la cantidad del producto determinado. Costo Unitario: el sistema lo coloca de forma automtica. Observaciones: ingrese alguna observacin si es necesario. Haga clic en el botn de Grabar. De igual manera usted puede consulta, modificar o eliminar ordenes de compras ya guardadas mediante las opciones correspondientes en el men Orden de Compra
Pg.257
20.7 Libro de Compras.

Para solicitar la informacin del libro de compras, desde el <Men Principal> seleccione el mdulo Mens - CxP / Pagos / Proveedores / Forma 30 (IVA), luego dirjase al men Proveedor Informes de Libros. El sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 369. Ventana solicitud de Informe de Libro de compras.
20.8 Re-Imprimir Orden de Compra

Si desea re-imprimir una orden de compra, escoja el men Orden de Compra ReImprimir, el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 370. Ventana buscar orden de compra.
En esta ventana presione el botn Buscar escoja la orden de compra que desee y presione el botn Re-Imprimir, en la siguiente ventana puede verificar los datos de la orden de compra y luego presione el botn Re-Imprimir.
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Figura 371. Ventana re-imprimir orden de compra.
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21. Otros Cargos y Descuentos en Factura

A travs de esta opcin se pueden definir y configurar cargos o descuentos que luego se usaran en la facturacin. Para visualizar esta opcin en la lista de tablas, debe activar en Parmetros Administrativos Facturacin (cont) el parmetro Usar Otros Cargos de Factura Desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la opcin Otros cargos y Descuentos en Factura y haga clic en el botn Insertar, le aparecer la ventana de insercin:
Figura 372. Ventana de Otros Cargos de Factura.
Donde se le solicitar indicar los siguientes datos: Cdigo del Cargo: indique un cdigo para el cargo. Dato obligatorio. Descripcin: indique una descripcin clara para el cargo. Dato obligatorio. Status: se puede indicar que el cargo est vigente o desincorporado. CALCULO Se calcula en base a: las opciones disponibles son frmula, monto fijo o indicar monto.
La opcin monto fijo, al momento de facturar, se realizar el cargo o descuento, en base al monto aqu sealado.
Pg.260
La opcin indicar monto, permitir indicar el monto del descuento o cargos, al momento de facturar. La opcin formula, activar los valores que se explican a continuacin, los cuales permiten, que el valor del cargo o descuento se calcule automticamente segn los montos de la factura. Base Frmula: el clculo se basa en el valor del Sub-Total, la Base Imponible o el Total Factura. Porcentaje sobre la Base: se debe indicar el porcentaje que se va a aplicar sobre la base indicada. Sustraendo: si se quiere aplicar una resta a los montos debe indicarlo.
IMPRIMIR. Como Aplica al Total Factura: las opciones para aplicar al total a pagar de la factura los clculos son Suma, Resta o No aplica (solo informativo). COMISIN Excluir de las Comisiones: activar esta opcin indicar que no aplica a ningn tipo de comisin definida en los vendedores o asociados. % Comisin: seala el porcentaje de comisin que aplica a Cargos o Descuentos para vendedores o asociados. CUENTAS CONTABLES Si el sistema es Integrado (con contabilidad), puede definir una cuenta especifica a la cual se cargar / abonara el valor correspondiente a este cargo o abono.
Pg.261
22. Asociado en Cuenta

El software SAW Glac, contempla el manejo de vendedores como asociados o socios los cuales generalmente tienen comisiones altas sobre sus ventas. Para trabajar con asociado en cuenta, desde el <Men Principal> seleccione el mdulo Usuarios / Conversin /Parmetros / Respaldar luego seleccione el men Parmetros Administrativos Modificar en la ficha Compaa, slo debe activar el parmetro Es asociado en Cuenta de Participacin.
Figura 373. Ventana parmetros administrativos.
Estas comisiones de vendedores sern afectadas por los siguientes costos de la empresa: Impuesto al Valor Agregado IVA Comisiones de tarjetas de crdito Costo de productos (artculos) Patente Municipal
Todos estos detalles de costos sern reflejados en el Informe de Ganancias y Prdidas sobre Contrato que se ubica en el mdulo Mens -Facturacin / Cotizacin / Contrato y en el men Factura Informes Especiales de Facturacin
Figura 374. Informe de Ganancias y Prdidas.
Pg.262
En este informe debe indicarse el porcentaje promedio de comisin por Tarjeta de Crdito en la opcin llamada % Descuento x T.C.. Para aquellos asociados que tienen ayudantes a quienes le asignan un % de comisin de su propia comisin, deben indicar el porcentaje de esta en la opcin: % Comisin Ayudante. Adems debe indicarse la Fecha Inicial y Fecha Final, y el Vendedor a Imprimir si se desea Todos los vendedores o slo uno de ellos. Luego presione el botn Impresora o Pantalla
Pg.263
23. Emitir Directo

Esta funcionalidad del software SAW Glac permite, en un solo paso, insertar, emitir e imprimir facturas, generando adems la Cuenta por Cobrar. Para activarla desde el <Men Principal> seleccione el mdulo Mens - Usuarios / Conversin /Parmetros / Respaldar luego ir a Parmetros Administrativos Modificar y en la ficha Facturacin (Continuacin) activar el siguiente parmetro:
Figura 375. Pestaa Facturacin (Continuacin)
Adems debe verificar que los niveles de acceso del usuario que usted usa se encuentren activos para este mdulo.
Figura 376. Parmetro Emitir en Pestaa Facturacin (extras).
Una vez que tenga activas todas estas opciones, podr insertar y emitir en un solo paso desde el men Factura Emitir Directo.
Pg.264
24. Cobro Directo.

El software SAW Glac permite, en un solo paso, insertar, emitir e imprimir facturas, generando la Cobranza asociada, lo cual le permite adems trabajar con una gaveta o caja registradora. Solo funciona para facturas de contado. Para activarlo desde el <Men Principal> seleccione el mdulo Mens - Usuarios / Conversin /Parmetros / Respaldar luego debe ir a Parmetros Administrativos Modificar y en la ficha Facturacin (Continuacin) active los siguientes parmetros:
Figura 377. Parmetro Usa Cobro Directo en Pestaa Facturacin (Continuacin).
Para activar el parmetro Usa Cobro Directo debe estar activado tambin Emitir Directo, y debe indicar la Cuenta Bancaria Genrica (puede usar el valor precargado: 00000 - Caja Principal) y el Concepto Bancario (puede usar el valor precargado: 60340 Cobro Directo de Fact.).
Figura 378. Ventanas de seleccin de Cuenta y Concepto Bancario.
Pg.265
Una vez activada la opcin de Cobro Directo, las siguientes opciones de men funcionan de la siguiente forma: Factura Insertar: toda factura que se ingrese por este men insertara la factura, la emitir, la imprimir y generar la cobranza asociada. Factura Insertar Factura Borrador: para insertar y no emitirla y cobrarla en un solo paso debe usar esta opcin de men, la cual es til cuando se desea mantener una factura en espera de ser cobrada, mientras se insertan otras. Factura Emitir y cobrar: esta opcin es til cuando hemos insertado facturas desde la opcin anterior (Factura Insertar Factura Borrador) y deseamos retomarla para emitirla y cobrarla en un solo paso. Adems debe revisar los permisos de su usuario en el sistema Glac, y verificar que tenga activo este mdulo.
Figura 379. Parmetro Emitir en Pestaa Facturacin (extras).
Pg.266
25. Importar / Exportar Datos.

El Sistema Administrativo para Windows SAW tambin le permite importar y exportar datos.
25.1 Importar Datos

Para llevar a cabo el proceso de Importacin de datos dirjase al mdulo Mens Factura / Cotizacin / Contrato, luego escoja el men Importar / Exportar Importar el sistema le mostrar la siguiente ventana.
Figura 380. Ventana de Importar Datos.
25.2 Exportar Datos.

Para llevar a cabo el proceso de Exportacin de datos dirjase al mdulo Mens Factura / Cotizacin / Contrato, luego escoja el men Importar / Exportar Exportar el sistema le mostrar la siguiente ventana.
Figura 381. Ventana de Exportar Datos.
Pg.267

Manual de Usuario Del SAW

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Manual de Usuario

Sistema Administrativo Integrado para Windows

15 de Marzo de 2010 Pg. 2

Saw - Sistema Administrativo Windows Manual de Usuario

15 de Marzo de 2010 Pg. 4

Saw - Sistema Administrativo Windows Manual de Usuario

15 de Marzo de 2010 Pg. 6

Saw - Sistema Administrativo Windows Manual de Usuario

Saw - Sistema Administrativo Windows Manual de Usuario

15 de Marzo de 2010 Pg. 7

Manual de Usuario Sistema Administrativo Windows 24 de Marzo de 2010

Caractersticas del Sistema.

Manual de Usuario Sistema Administrativo Windows 24 de Marzo de 2010

Figura 1. Icono Configuracin regional en el Panel de Control.

Figura 2. Ventana Configuracin regional.

Manual de Usuario Sistema Administrativo Windows 24 de Marzo de 2010

Figura 3. Pestaa Nmero de la ventana Configuracin regional.

Figura 4. Pestaa Moneda de la ventana Configuracin regional.

Manual de Usuario Sistema Administrativo Windows 24 de Marzo de 2010

Figura 5. Ventana de ingreso al sistema.

Le aparecer la ventana Solicitud de Accin.

(El sistema la detecta automticamente.)

Figura 6. Ventana Solicitud de Accin

Seguidamente el sistema le mostrar la siguiente ventana:

Figura 7. Ventana Validar Clave Especial

Figura 8. Mensaje de advertencia.

Si ya existe al menos una Empresa solo se le solicitara que escoja una.

Manual de Usuario Sistema Administrativo Windows 24 de Marzo de 2010

Figura 9. Ventana Escoger Empresa

Figura 10. Ventana de modificar Parmetros Administrativos.

Manual de Usuario Sistema Administrativo Windows 24 de Marzo de 2010

Figura 11. Ventana Insertar Usuarios

Ingresar Usuarios Operador de Caja.

Figura 12. Pestaa Opciones de Cajeros

Manual de Usuario Sistema Administrativo Windows 24 de Marzo de 2010

Activar / Desactivar Usuarios

Figura 13. Ventana buscar usuarios

Figura 14. Ventana de confirmacin

Insertar Usuario Copia

Manual de Usuario Sistema Administrativo Windows 24 de Marzo de 2010

Figura 15. Ventana buscar usuario para copiar

Figura 16. Ventana ingresar nombre de usuario

Ahora ingrese el nombre del nuevo usuario y presione el botn Aceptar.

Figura 17. Ventana buscar usuario

Manual de Usuario Sistema Administrativo Windows 24 de Marzo de 2010

Figura 18. Ventana confirmar reinicio de Password

Figura 19. Ventana de Respaldar Base de Datos.

Manual de Usuario Sistema Administrativo Windows 24 de Marzo de 2010

Figura 20. Mensaje de proceso exitoso.

Figura 21. Mensaje de confirmacin para respaldar reportes.

Modelo del Respaldo

Figura 22. Opciones del Men Respaldar / Restaurar.

Manual de Usuario Sistema Administrativo Windows 24 de Marzo de 2010

Figura 23. Mensaje de confirmacin del proceso restaurar.

Figura 24. Mensaje de advertencia.

Nota: Si el respaldo es de una sola Compaa, el sistema mostrar el siguiente mensaje:

Figura 25. Mensaje de advertencia.

Manual de Usuario Sistema Administrativo Windows 24 de Marzo de 2010

Figura 26. Ventana Restaurar Empresa.

De esta ventana seleccionar el directorio y el archivo de respaldo correspondiente.

Figura 27. Ventana Restaurar Empresa.

Manual de Usuario Sistema Administrativo Windows 24 de Marzo de 2010

Figura 28. Buscar lotes administrativos para consultar

Figura 29. Consulta de lote administrativo.