MBA em PROJETOS

GERENCIAMENTO DE COMUNICAES EM PROJETOS

Leon Herszon Filho (M.Sc., PMP)

Realizao Fundao Getulio Vargas FGV Management

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Todos os direitos em relao ao design deste material didtico so reservados Fundao Getulio Vargas. Todos os direitos quanto ao contedo deste material didtico so reservados ao(s) autor(es). Ficha catalogrfica Herszon-Filho, Leon Gerenciamento de Comunicaes em Projetos. 1a Edio; Rio de Janeiro: FGV Management Cursos de Educao Continuada. 90 pginas. Bibliografia 1. Gerncia de Projetos. 2. Gerncia de Escopo 3.Desenvolvimento Gerencial. 4. Administrao. I. Ttulo Diretor da EBAPE/FGV Prof. Bianor Scelza Cavalcanti Diretor da EPGE/FGV Prof. Clovis de Faro Diretor Executivo do FGV Management Prof. Ricardo Spinelli de Carvalho FGV Online Prof. Carlos Longo Ncleo FGV - Braslia Prof. Maria do Socorro V. de Carvalho ISAE Amaznia Prof. Rosa Oliveira de Pontes ISAE Paran Prof. Norman de Paula Arruda Filho Central de Qualidade Prof. Peter Elsler

Sumrio
1.1 EMENTA ........................................................................................ 3 1.2 CARGA HORRIA TOTAL .................................................................... 3 1.3 OBJETIVOS .................................................................................... 3 1.4 CONTEDO PROGRAMTICO .............................................................. 3 1.5 METODOLOGIA ............................................................................... 3 1.6 CRITRIOS DE AVALIAO ................................................................ 4 1.7 CURRICULUM RESUMIDO DO PROFESSOR .............................................. 4 1.8 MATERIAL COMPLEMENTAR ............................................................... 4 1.9 BIBLIOGRAFIA ............................................................................ ...4 2.0 SITES RECOMENDADOS SOBRE GERENCIAMENTO DE PROJETOS............... ...4 3.0SLIDES AMPLIADOS.................................................................................5

4.0Exerccio.............................................................................12 5.0 Texto Complementar...........................................................13

1.1 Ementa
Viso Geral da Comunicao, Planejamento da Comunicao do projeto, Distribuio de informaes, Reporte de Performance, Gerenciamento de Stakeholders

1.2 Carga horria total

12 horas/ aula

1.3 Objetivos
Apresentar os elementos-chave da Gerncia de Comunicao e suas implicaes para o sucesso de um projeto Apresentar os principais componentes de um Plano de Comunicao

1.4 Contedo programtico

Viso Geral da Comunicao Identificao de Stakeholders e Planejamento da comunicao do projeto Distribuio de informaes Reporte de Performance Gerenciamento de Stakeholders Processo de Comunicao Fatores de Influncia na Comunicao Barreiras da Comunicao Anlise dos Requisitos de Informao Identificao e categorizao dos Stakeholders Anlise dos Stakeholders Componentes do Plano Desenvolvimento do Plano Mensagens e Meios de Comunicao Mtodos Ferramentas Sistema de Informaes de Gerenciamento de Projetos Processos Mtricas Informaes Processos Reunies (Planejamento, Conduo e Acompanhamento)

1.5 Metodologia
Aulas expositivas dos aspectos tericos, com exerccios e estudos de caso visando a aplicabilidade prtica.

1.6 Critrios de avaliao

Os participantes sero avaliados atravs de prova individual e trabalho em grupo.

1.7 Curriculum resumido do professor

Leon Herszon Filho - Mestre em Sistemas de Gesto pela Universidade Federal Fluminense, engenheiro civil, membro do PMI e certificado como Project Management Professional. Professor dos programas de ps-graduao em Gerncia de Projetos do MBA-FGV no Brasil e de diversos programas internacionais pelo International Institute for Learning (IIL). Palestrante international pelo PMI USA. Trabalhou na Shell Brasil por 12 anos, tendo atuado nas reas de engenharia, segurana industrial e meio-ambiente, tecnologia da informao, procurement, e responsvel por diversos projetos. Aps a Shell iniciou empresa prpria de consultoria e atuou como Diretor de Operaes de empresa de tecnologia e desenvolvimento web. Em seguida foi convidado para iniciar a operao do IIL no Brasil atuando como Diretor Executivo, onde permaneceu por mais de dois anos. Posteriormente foi convidado pelo IIL USA para gerenciar a operao da empresa na costa Oeste americana como Senior Business Director. Atualmente Vice Presidente Executivo do IIL em sua sede em New York, responsvel em gerenciar contas globais e projetos estratgicos da empresa. O IIL uma empresa lder mundial em treinamento e consultoria em Gesto de Projetos, Business Analysis, Microsoft Project e Seis Sigma..

1.8 Material Complementar

Material complementar disponvel no site de contedo de Gerncia de Projetos, endereo eletrnico www.fgv.br/network

1.9 Bibliografia
1. BARCAUI, Andr. Gerente tambm Gente: Um Romance sobre Gerncia de Projetos. Rio de Janeiro. Brasport, 2006. 2. CHAVES, L . E. et all, Gerncia de Comunicao em projetos, Rio de Janeiro, Editora FGV, 2006

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3. DINSMORE, Paul Campbell, PINTO, Amrico, CAVALIERI, Adriane, CARNEIRO, Margareth F. Santos, Projetos Brasileiros: Casos Reais de Gerenciamento, Brasport, 2007 4. FERREIRA, Fernanda Maria P.F. Ramos, O Perfil do Gerente de Projetos Brasileiro, Brasport, Rio de Janeiro, 2006. 5. KERZNER, Harold. Gesto de Projetos, As Melhores Prticas. So Paulo: Bookman Editora, 2002. 6. KERZNER, Harold. Project Managemnt: a systems approach to planning, scheduling and controlling. 9th edition. New York: John Willey & Sons, 2005. 7. MAXIMIANO, Antonio Cesar Amaru, Administrao de Projetos: Como Transformar Idias em Resultados, 2 Edio, So Paulo, Atlas, 2002. 8. Project Management Institute. Project Management Body of Knowledge (PMBOK) ed.2004. Newton Square: PMI, 2004. 9. RABEQUINI Jr, Roque, O Gerente de Projetos na Empresa, 2a Edio, Editora Atlas, So Paulo, 2007 10.RABEQUINI Jr, Roque, Marly Monteiro de Carvalho (organizadores); Gerenciamento de Projetos na prtica: casos brasileiros, Editora Atlas, So Paulo, 2006 11.VARGAS, Ricardo Viana. Gerenciamento de projetos. Rio de Janeiro: Brasport. (Edio mais recente) 12.VARGAS, Ricardo Viana. Janeiro, Brasport. 2003 13.XAVIER, Carlos Magno da Silva e outros. Metodologia de Gerenciamento de Projetos Methodware: Abordagem prtica de como iniciar, planejar, executar, controlar e fechar projetos, Rio de Janeiro, Brasport, 2005. Manual Prtico do Plano do Projeto. Rio de

2 Sites recomendados sobre Gerenciamento de Projetos

Algumas Ferramentas teis todas possuem verses para avaliao disponveis Microsoft Project http://www.microsoft.com/office/project/prodinfo/trial.mspx WBS Chart Pro e PERT Chart EXPERT - http://www.criticaltools.com/ Risk Pro - http://www.palisade.com Mindjet MindManager - http://www.mindjet.com Alguns endereos do PMI http://www.pmi.org http://www.pmi.org.br (PMI Brasil) Alguns Sites de Contedo Pesquisa de solues http://www.sciencedirect.com/ http://certcities.com/ http://standishgroup.com/ http://www.iil.com/webinars/ http://www.allpm.com/ http://www.iil.com.br/upmm.php http://www.iil.com.br/elibrary/index.php http://www.mundopm.com.br http://www.pmforum.org http://www.projectmanagement.com (Gantthead) http://www.e-ProjectManagers.com Alguns Sites de Entidades de Gerenciamento de Projetos Associao Brasileira de Gerenciamento de Projetos http://www.abgp.org.br International Project Management Association http://www.ipma.ch The Australian Institute of Project Management - http://www.aipm.com.au International Cost Engineering Council http://www.icoste.org The Association for the Advancement of Cost Engineering http://www.aacei.org The Association of Project Managers, com sede na Inglaterra www.apm.org.uk

3 Slides ampliados

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4 Exerccio - Problemas de Comunicao

em Projetos
Em cada uma das situaes a seguir, identifique as principais barreiras comunicao e proponha medidas para super-las. 1. Voc informou ao tcnico do laboratrio que o cliente precisa que o produto seja testado a 15, 40 e 60 graus Celsius, em vez das temperaturas normais de teste de 20, 25 e 30 graus Celsius. Os testes foram agendados para se iniciarem em dois meses. Depois de concludos, voc recebe os relatrios com os resultados preparados pelo tcnico do laboratrio e percebe que os testes foram realizados a 20, 25 e 30 graus Celsius. 2. Voc est gerenciando um time de projetos de 20 pessoas. Bruna uma especialista em contratos que nunca havia trabalhado com voc anteriormente. Durante uma reunio, voc informou a Bruna que precisa de 2 toneladas de um material extremamente caro e voc a instruiu a encontrar o produto o mais rpido possvel no menor preo. Duas semanas depois, voc recebe um telefonema de sua rea de almoxarifado informando que 2 toneladas de material haviam chegado e j estavam armazenadas. Isso gerou para voc um enorme problema de custo, uma vez que o oramento do projeto no contempla a compra e o armazenamento integral do material. 3. O vice-presidente de finanas solicitou a voc um relatrio de status do projeto e o agendamento de uma reunio para a prxima tera feira. Duas horas depois voc passa pela sala do VP, e ele lhe chama e diz: Onde est o meu relatrio de status que eu lhe solicitei?. 4. O departamento de desenho tcnico colocou um desenhista disponvel para seu projeto. Voc se reuniu com o desenhista, uma pessoa que voc no conhecia, e informou a ele o modo com que gostaria que os desenhos fossem apresentados e perguntou a ele se havia compreendido sua necessidade. Ele confirma que sim. Duas semanas depois os desenhos chegam at voc fora das especificaes solicitadas. Voc questiona o desenhista, e ele responde, Esse o padro com que desenhamos para todos os clientes. 5. Voc instrui um dos membros do seu time para preparar um relatrio tcnico para a reunio do prximo ms com o cliente. Para evitar qualquer falha na comunicao, voc passa ao membro do time uma lista exata com todos os detalhes tcnicos do projeto. Uma semana antes da reunio, o membro do time procura voc para que reveja o relatrio criado, antes que ele faa a impresso final. Ao abrir o relatrio, voc percebe que o relatrio previsto por voc, para ter cinco pginas, est agora com duzentas pginas.

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5 Estudo Comparativo de Sistemas Colaborativos de Projeto

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Centro de Estudos de Engenharia Civil, Universidade Federal do Paran. Ricardo Mendes Jr. (D.Sc., UFPR); Srgio Scheer (D.Sc., UFPR); Thiago H. Zen (Mestrando; PPGCC); Fbio V. Peyrerl (Mestrando; PPGCC) Resumo do Texto Original: A busca de mais produtividade e qualidade, em funo da crescente concorrncia entre empresas e do aumento do nvel de exigncia do cliente, tem levado as empresas construtoras e de projetos a investir em Tecnologia da Informao. Nos ltimos anos, diversas inovaes relacionadas ao paradigma da Internet tm provocado mudanas na forma de interao entre organizaes. Entre essas inovaes destacam-se os sistemas de colaborao de projetos, cada vez mais presentes no desenvolvimento de projetos de engenharia. Atualmente, existem diversas ferramentas de colaborao comerciais e acadmicas desenvolvidas, principalmente, como servio disponvel na web. Segundo Caldas e Soibelman (2001), um sistema colaborativo bem projetado e utilizado capaz de dar apoio tomada de decises e a melhoria dos processos. A tecnologia de informao (TI) apontada por muitos autores como uma boa ferramenta para coordenao das atividades colaborativas. Entre as tecnologias de TI disponveis, a internet se destaca como a que melhor facilita essas atividades de colaborao (NITITHAMYONG; SKIBNIEWSKI, 2004). Os sistemas colaborativos baseados na internet, ou tambm chamados de extranets, permitem essa coordenao de informaes propiciando a colaborao entre as diversas partes envolvidas no projeto como fornecedores e clientes (Caldas e Soibelman, 2001). As extranets permitem a centralizao e a administrao do projeto com informaes e resultados de trabalhos disponveis do projeto diretamente no navegador da internet (browser). Elas propiciam velocidade de comunicao e atualidade das decises tomadas possibilitando uma anlise crtica de toda a equipe (Nascimento e Santos, 2002a). Com base nos trabalhos de O'Brien (2000), Soibelman e Caldas (2000) e Nitithamyong e Skibniewski (2004) possvel compilar uma lista com as barreiras ao uso das extranets: Dificuldade em quantificar custos e benefcios Grau de confiabilidade do sistema Segurana do sistema

1 Este texto (modificado) parte da apostila da Prof. Sylvia Vergara disciplina Gerindo Habilidades e Competncias MBA-FGVManagement

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Falta de interao com outros sistemas relacionados execuo do projeto Resistncia mudana Barreiras relacionadas autorizao de acesso e uso de senhas e logins Membros do projeto com falta de maturidade colaborativa Concorrncia de informaes com canais de comunicao fora do sistema Excessiva generalidade das aplicaes Incerteza quanto ao tratamento legal de transaes de contratos e ordens de servio deliberadas atravs do sistema A falta de adequao do fluxo de informao ao fluxo do processo organizacional; Acmulo excessivo de informao e no adoo de critrios para se avaliar a qualidade da informao; Grande variedade de dados dificultando o acesso a informao Dificuldade de entendimento de informaes gerando a necessidade de esclarecimentos adicionais. Demora nas respostas devido falta de mecanismos de monitoramento dos fluxos de Informao Falta de definies dos responsveis pela informao aps a concluso do projeto Conexo com a internet lenta e instvel. Com base nos trabalhos de MOECKEL (2000), NASCIMENTO (2004), NITITHAMYONG e SKIBNIEWSKI (2004) e, tambm, no estudo exploratrio de dois sistemas comerciais e dois sistemas acadmicos foram definidos os principais recursos disponveis nas extranets de projeto: Gerenciamento de documentos: Esta funcionalidade consiste no armazenamento dos documentos do projeto (arquivos CAD, figuras, memorandos, planilhas, etc.) em um nico local. O sistema deve permitir que usurios faam download, upload e insiram comentrios aos arquivos.

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Controle de revises: Esta funcionalidade permite armazenar e acessar diversas revises de um mesmo documento, alm de registrar quem fez e quando foram realizadas as revises. Visualizao de arquivos: Esta funcionalidade consiste na visualizao de diversos formatos de arquivos diretamente no web browser. Muitas vezes so plug-in gratuitos, ou no, sistema que fazem a converso dos arquivos. Envio de comunicados: Essa a principal funcionalidade de colaborao dos sistemas, onde h uma relao direta entre os usurios. Os comunicados funcionam da mesma maneira que os e-mails, com a vantagem de ficarem registrados e disponveis na extranet de projeto. Notificao por e-mail: Essa funcionalidade resume-se ao envio de emails aos usurios notificando determinados eventos do sistema (envio de comunicado, upload de arquivo, criao de usurio, etc). Monitoramento do sistema: Essa funcionalidade permite controlar os principais (ou todos) os eventos do sistema como, por exemplo, quem e quando criou (ou excluiu) usurio. Sistema de busca: Essa funcionalidade constitui-se em uma rpida e prtica do usurio procurar por documentos, comunicados, usurios, etc. Agenda de contatos: Essa funcionalidade consiste na centralizao das informaes pessoais (nome, e-mail, telefone, endereo, etc) de cada integrante da equipe de projeto. Fluxo de trabalho (workflow) do projeto: Workflow o fluxo de controle e informao num processo de negcio, ou seja, atravs dessa funcionalidade os membros da equipe de projeto podem trabalhar colaborativamente atravs de requisies de informaes, ordens de mudanas e regras que orientam a o processo de execuo de tarefas. Chat: Permite que os membros da equipe do projeto possam conversar em simultneo e no mesmo canal on-line, atravs de mensagens escritas. Frum de discusso: Essa uma ferramenta de comunicao que permite a discusso on-line de um tpico especfico. Os membros da equipe de projeto podem questionar, responder e comentar um determinado assunto, permitindo, ento, que o processo de deciso seja documentado. Cronograma e calendrio: Essa funcionalidade permite que reunies e cronogramas tarefas sejam gerenciadas em uma agenda centralizada, permitindo rpida consulta e confiana nas informaes. H, tambm, a possibilidade de comunicar automaticamente, por email, a equipe de projeto de uma reunio. Alguns sistemas possuem integrao do cronograma on-line com o cronograma de softwares

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desktops comerciais de grande aceitao no mercado como, por exemplo, o Microsoft Project, Primavera P3e/ck e SureTrakk. Videoconferncia: Essa funcionalidade permite que os membros da equipe do projeto possam se reunir e discutir de maneira simultnea e direta atravs de imagens de vdeo e som. Customizao (pequena) do ambiente: Permite que os usurios customizem, mesmo que de forma limitada, a interface do sistema para melhor visualizao das informaes. Comunicao com usurios externos ao sistema: Essa funcionalidade permite que informaes sejam enviadas para stakeholders do projeto que usam o sistema, atravs do uso de fax, e-mail ou mensagens para telefones mveis. Arquivamento do projeto: Permite que todas as informaes de um projeto possam ser armazenadas em dispositivos de mdia (HDs, CDs, DVDs, etc), para uso posterior. Visualizar estatsticas do projeto: Essa funcionalidade permite aos membros da equipe de projeto visualizar um resumo das aes realizadas no sistema como, por exemplo, o nmero de mensagens e documento inseridos no sistema. Muitas vezes um resumo dessas estatsticas est disponvel na pgina inicial do sistema. Integrao com dispositivos de computao e telefonia mvel: Essa funcionalidade consiste na troca de informaes disponveis no sistema com dispositivos de computao e telefonia mvel como PDAs e Smartphone.

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