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Para borrar el cuadro combinado anterior: 1. 2. 3. 4. Ponerse en la celda. Datos. Validacin de datos. Borrar todos.
Para poner formato condicional a un conjunto de celdas: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Inicio Formato condicional. Nueva regla. Seleccionamos la segunda opcin. Establecemos la condicin del formato. Botn Formato. Aplicamos el formato de fuente, borde o relleno que queremos y aceptar.
Para cambiar o eliminar un formato condicional: 1. 2. 3. 4. Seleccionamos el rango. Inicio. Formato condicional. Administrar reglas.
Para eliminar datos duplicados: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Selecciono el rango de celdas. Datos. Quitar duplicados. Marcamos la opcin continuar con la seleccin actual. Boton quitar duplicados. Desactivamos la columna que sobre.
Controlar introduccin de datos: 1. 2. 3. 4. 5. Seleccionar el rango. Validacin de datos. Permitir-> nmero entero. Entre (introducir condicin de validacin). Min-Max (en las pestaas mensaje entrante y mensaje de error se puede introducir texto de ayuda y de advertencia).
Para visualizar las formulas de la hoja de calculo: 1. Formulas. 2. Mostrar formulas. 3. Imprimir hoja de clculo en una nica hoja DIN A4. Para crear un nombre de rango: 1. Seleccionar la celda que quiero nombrar y la celda que contiene el texto que voy a utilizar como nombre. 2. Frmulas. 3. Crear desde la seleccin. 4. Aceptar. Para eliminar un nombre de rango: 1. 2. 3. 4. 5. Formulas. Administrador de nombres. Seleccionar el nombre a borrar. Eliminar. Aceptar.
NOTA: Si se borra un nombre de rango que este siendo utilizado en una formula, esta dar un resultado de error. Para clasificar una tabla: 1. Situarse en cualquier valor del campo por el que se quiere ordenar. 2. Datos. 3. Pulsar el icono AZ o ZA (Ascendente o descendente). Para ordenar una tabla por ms de un campo: 1. 2. 3. 4. 5. Click en cualquier lugar de la tabla. Inicio. Ordenar y filtrar. Orden personalizado. Seleccionar los campos por los que se quiere clasificar.
Subtotales: La tabla tiene que estar obligatoriamente clasificada por el campo por el que se desea agrupar. Por ejemplo, si te piden el total de sueldos por categora, la tabla ha de ser ordenada previamente por categora. 1. Datos. 2. Subtotal. 3. Donde pone por cada cambio de seleccionar el campo por el que se desea agrupar. 4. Donde pone para usar funcin seleccionar la operacin a realizar. 5. Donde pone agregar subtotal a seleccionar el campo que se quiere calcular. Filtros automticos: Permiten filtrar los registros de una tabla en funcin de una o ms condiciones. 1. Situarse sobre cualquier nombre de campo. 2. Datos. 3. Filtro. Filtros avanzados: Permiten copiar en otra parte de la hoja de clculo los registros que cumplan la o las condiciones. En estos filtros aparecen dos tipos de rango, el rango de lista y el rango de criterio. El rango de lista, son las celdas donde estn los datos originales incluyendo la fila que contiene los nombres de campo. El rango de criterio, est formado como mnimo por dos celdas, una con el nombre del campo por el cual vamos a establecer la condicin y otra justo debajo de la anterior con el valor de la condicin, normalmente estas dos celdas se suelen poner un par de filas ms abajo del ltimo registro del rango de lista, una vez introducido el rango de criterios damos los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4. 5. Click en mitad del rango de lista. Datos. Filtro avanzado. Seleccionar copiar a otro lugar. Donde pone rango de lista, seleccionar sino lo estuviera la tabla con los datos originales. 6. Donde pone rango de criterios, seleccionar las dos celdas que acabamos de escribir. 7. Donde pone copiar a hacemos click en la celda a partir de la cual se quieren copiar registros.
Opciones de los filtros avanzados: Si se quiere establecer ms de una condicin y ambas de obligado cumplimiento el rango de criterio estar formado como mnimo por cuatro celdas dispuestas de la siguiente forma: DEPARTAMENTO CONTABILIDAD LOCALIDAD OVIEDO
Si queremos que la condicin sea un valor u otro el rango de criterio estar formado por tres celdas: DEPARTAMENTO CONTABILIDAD LABORAL Cuando utilizamos dos campos y nos vale el valor de cualquiera de los dos el criterio estar formado por seis celda dispuestas as: LOCALIDAD OVIEDO X DEPARTAMENTO X CONTABILIDAD
Si trabajamos con condiciones de tipo texto, podemos utilizar el asterisco como carcter comodn: APELLIDO Gar* Para convertir un rango en una tabla: 1. 2. 3. 4. 5. Seleccionar cualquier celda del rango. Inicio. Dar formato como tabla. Seleccionar el estilo que se le quiere aplicar. Seleccionar el rango de celdas si no lo estuviera seleccionado.
Para convertir una tabla en rango: 1. Botn derecho sobre la tabla. 2. Tabla. 3. Convertir en rango. Para realizar cambios fila-columna: Usar copiar-transponer. Miguel Miguel Jos Jos
Tablas dinmicas: Cambian los resultados de una tabla en funcin de las selecciones que se hagan en ella, en una tabla dinmica hay cuatro secciones: 1. Filtro de informe, donde se colocara el campo de mayor jerarqua. 2. Rotulo de fila y/o rotulo de columna, donde se colocaran los campos de una jerarqua anterior. 3. Seccin valores, donde se colocan los campos que se quiere calcular. Para crear una tabla dinmica: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Insertar. Insertar tabla dinmica. Tabla dinmica. Seleccionar la tabla original entera. Donde pone ubicacin, hacer click en la celda donde se quiere colocar. En la parte derecha, aparecen los campos de la tabla y las secciones, arrastrar cada campo a la seccin que se quiere que ocupe.
Para actualizar una tabla dinmica: 1. Que no se olvide que el nuevo registro tiene que estar insertado dentro de la tabla original (entre 2 registros existentes). 2. Pulsar el botn derecho sobre cualquier parte de la tabla dinmica. 3. Actualizar. Para borrar una tabla dinmica: Seleccionar todo y suprimir. Alfredo Surez Felgueroso
Para proteger una hoja de clculo: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Seleccionar las celdas que NO! se quiere proteger. Inicio. Widget del grupo Nmero (flechita inferior derecha del grupo nmero). Proteger. Bloqueada. Aceptar. Revisar. Proteger Hoja. Aceptar.
Para desproteger una hoja de clculo: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Revisar. Desproteger Hoja. Seleccionamos el rango que antes habamos desbloqueado. Inicio. Widget de nmero. Proteger. Marcar la casilla bloqueada.
Para aadir un comentario a una celda: 1. 2. 3. 4. Situarse en la celda. Revisar. Nuevo comentario. Escribir el texto.
Para modificar o eliminar el comentario: 1. Situarse en la celda con comentario. 2. Botn derecho. 3. Modificar o eliminar comentario. Para auditar las formulas (saber que celdas dependen o preceden de esa celda): 1. Nos situamos en la celda con la formula. 2. Formulas. 3. Rastrear precedentes o rastrear dependientes. Para vincular un libro: insertar un enlace: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Nos situamos en la posicin donde queremos insertar el vinculo. Insertar. Hipervnculo. Donde pone texto, escribimos uno descriptivo. Hacemos doble click sobre el libro a vincular. Aceptar.
Para crear un escenario: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Datos. Anlisis Y SI. Escenarios. Agregar. Dar nombre al escenario. Donde pone celdas cambiantes seleccionar las celdas donde estn todas las variables que se quieren manejar. 7. Introducir los valores de cada una de las variables. 8. Aceptar. Nota: es aconsejable crear un escenario con los datos originales. Para visualizar los resultados de los escenarios basta con ir al Administrador de escenarios seleccionar el elegido, y pulsar Mostrar. Para crear una hoja resumen de todos los escenarios: 1. Administrador de escenarios. 2. Botn Resumen. 3. Donde pone celdas de resultado seleccionar las celdas donde estn los resultados que van a cambiar en funcin de las variables de los escenarios. Bsqueda de objetivos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Datos. Anlisis Y SI. Buscar objetivo. Donde pone definir la celda hacer click en la celda de resultado. Donde pone con el valor escribir el resultado que se quiere. Donde pone para cambiar la celda hacer click en la celda donde esta el valor de la variable que se quiere obtener.
MACROS
Una macro es una secuencia de acciones que se ejecutaran una detrs de otra. Se suelen hacer las macros para automatizar tareas repetitivas. Para poder crear una macro hay que habilitar en la cinta de opciones la ficha programador, para ello ir a: 1. 2. 3. 4. Botn de Office. Opciones de Excel. Ms frecuentes. Activar la opcin mostrar ficha programador en la cinta opciones.
Para grabar una macro: 1. 2. 3. 4. Programador. Grabar macro. Dar nombre a la macro (sin espacios en blanco). Ejecutar todos los pasos que se quieren automatizar como lo haramos normalmente. Nota: es recomendable que a la hora de crear una macro, se apunten los pasos que se quieren grabar en un papel, para realizarlos bien, ya que si no, la macro grabara todos los pasos que se den, tanto acertados como incorrectos. 5. Cuando se termine pulsar la opcin detener la grabacin. Para asignar una macro a un botn de comando: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Programador. Insertar. Hacer clic en el primer icono de la seccin controles de formulario. Dibujar un rectngulo en la posicin en la cual queremos colocar el botn. Seleccionar la macro que se quiere asignar al botn. Aceptar. Cambiar el texto del botn, por uno ms descriptivo. Hacer click fuera del rectngulo.
Para eliminar un botn de comando: 1. Botn derecho del ratn, sobre el botn. 2. Escape. 3. Suprimir. Cuando un libro tiene una macro no se puede guardar como un libro normal, habra que seleccionar guardarlo como libro de Excel habilitado para macros. Alfredo Surez Felgueroso
La extensin de los libros con macros es:.xlsm Siempre que se abra un libro con macros el programa dar una advertencia de seguridad, para que la macro funcione habr que pulsar el botn opciones activando a continuacin donde pone habilitar este contenido.
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FUNCIONES FINANCIERAS
FUNCION: PAGO Pertenece a la categora de funciones financieras y calcula la cuota de un prstamo. Su sintaxis es:
FUNCION: PAGO. INT .ENTRE Calcula los intereses pagados entre dos periodos
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FUNCION: PAGOPRIN Calculo el principal pagado en un momento o periodo concreto de la vida del prstamo.
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FUNCIONES LOGICAS
FUNCION SI
FUNCION O Nos permite expresar hasta 256 condiciones pero basta con que e cumpla cualquiera de ellas
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FUNCIONCONTAR.SI Cuenta el nmero de celdas que cumplen la condicin, pertenece a la categora de estadsticas y su sintaxis es:
FUNCION SUMAR.SI Suma las celdas que cumplan una determinada condicin, y su sintaxis es:
=CONTARA (RANGO)
FUNCION BDEXTRAER Pertenece a la categora de base de datos y extrae de una tabla el registro que cumpla la condicin.
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FUNCION: BUSCARV Busca en una base de datos el registro que cumpla una condicin.
FUNCION: SUMAR.SI.CONJUNTO Nos permite sumar un conjunto de celdas en funcin de ms de una condicin.
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