You are on page 1of 33

Manual de Microsoft Excel 2007

NDICE Introduccin Excel 2007 .................................................................................................. 3 Captulo I: Creacin de Libros y Edicin de Hojas .............................................................. 4 a. Empezar a trabajar con Excel ..................................................................................... 4 b. Elementos de la Ventana de Excel .............................................................................. 4 Captulo II: Guardar y Abrir un Libro de Trabajo ............................................................... 7 a. Para guardar un libro ................................................................................................. 7 b. Aplicar contrasea al archivo creado........................................................................... 8 c. Para abrir un libro ..................................................................................................... 8 Captulo III: Operaciones con Celdas y Hojas ................................................................... 10 Seleccin de celdas, filas, columnas y hojas de clculo ................................................... 10 Ocultar hojas. ............................................................................................................ 11 Mostrar hojas ocultas.................................................................................................. 11 Cambiar Nombre a la Hoja .......................................................................................... 11 Captulo IV: Aplicar Formato a las Celdas ........................................................................ 13 Fuente ...................................................................................................................... 13 Alineacin ................................................................................................................ 13 Bordes ...................................................................................................................... 14 Relleno ..................................................................................................................... 14 Nmeros ................................................................................................................... 15 Formato Condicional .................................................................................................. 16 Controlador de relleno. Series ..................................................................................... 17 Captulo V: Frmulas y Funciones................................................................................... 18 a. Frmula ................................................................................................................ 18 b. Funcin ................................................................................................................ 19 Insertar una Funcin .............................................................................................. 19 Funciones Matemticas y Trigonomtricas................................................................ 20 Funciones Estadsticas............................................................................................ 21 Funciones Financieras ............................................................................................ 23 Funciones Lgicas.................................................................................................. 24 c. Copiado automtico de funciones / frmulas .............................................................. 25 d. Referencias ............................................................................................................ 26 e. Mensajes de error ms frecuentes ............................................................................. 27 Captulo VI: Grficos..................................................................................................... 27 Captulo VII: Impresin ................................................................................................. 29 Vista preliminar......................................................................................................... 29 Configurar Pgina ..................................................................................................... 31 Imprimir ................................................................................................................... 33 Bibliografa .................................................................................................................. 33

Editado por: Ing. Erika Mara Meja

Manual de Microsoft Excel 2007

Introduccin Excel 2007


Excel es un programa Ofimtico que brinda muchas facilidades para la realizacin de clculos simples y complejos, as como representaciones grficas de los datos que el usuario ingresa.

Al utilizar el programa se crea un archivo de extensin .xlsx denominado Libro. Un libro es un conjunto de hojas de clculo y grficos 1 y puede contener ms de 2,400 hojas. Cada hoja de clculo est formada por filas y columnas. El usuario puede utilizar 16.384 columnas y 1.048.576 filas.

B6

Como se muestra en la imagen anterior, las columnas se identifican por letras, que van desde la A hasta la XFD2 y las filas por nmeros 1, 2,310485763. La interseccin de una fila y una columna se denomina Celda, cuyo nombre est formado por el identificativo de la Columna seguido del identificativo de la columna, por ejemplo A1, B6, Z43. La unin de celdas horizontalmente se llama rango horizontal y se denota de la siguiente manera: A1:J1 es decir, desde la celda A1 hasta la J1. La unin de celdas verticalmente se denomina rango vertical y se denota as, A1:A50; desde la celda A1 hasta la celda A50. Una Referencia identifica el rango de celdas en una hoja de clculo e indica a Excel en qu celdas debe buscar los datos que desea utilizar en las frmulas. Otra forma de hacer referencias a los rangos es utilizar dos valores separados por dos puntos (:), como se explicaba anteriormente.

1 2

Universidad de Novarra. Centro de Tecnologa Informtica. Manual Excel 2003 Para comprobar este dato, presione simultneamente las teclas Ctrl + direccional hacia la derecha 3 Para comprobar este dato, presione simultneamente las teclas Ctrl + direccional hacia abajo

Editado por: Ing. Erika Mara Meja

Manual de Microsoft Excel 2007

Captulo I: Creacin de Libros y Edicin de Hojas


a. Empezar a trabajar con Excel Existen varias formas para abrir el programa: Desde la Opcin Programas:
1. 2. 3. 4. Clic en el Men Inicio Opcin Todos los Programas Clic en Microsoft Office Microsoft Office Excel 2007

2. Clic en Ejecutar

Desde la Opcin Ejecutar


1. 2. 3. 4. Clic en el Men Inicio Opcin Ejecutar En el Recuadro abrir escribe excel, puede escribirse en mayscula o minscula. Para finalizar, Clic en Aceptar o con Enter basta.

3. Escribir Excel

b. Elementos de la Ventana de Excel

4. Aqu

Clic

Al iniciar Excel, aparece la ventana principal del programa, en donde usted puede realizar operaciones bsicas de copiado y pegado, formato de fuentes, alineaciones y formato de celdas, estilos a las celdas, filtros, insertar funciones, entre otras.

Editado por: Ing. Erika Mara Meja

Manual de Microsoft Excel 2007


La barra de ttulo Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Por defecto, al crear un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guarde y le de el nombre que desea. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar , restaurar y cerrar . La barra de acceso rpido Contiene las operaciones ms habituales de Excel como Guardar , Deshacer o Rehacer . Si desea aadir ms botones a la barra de acceso rpido, haga clic en la flecha desplegable de la derecha y seleccione las opciones que desea aadir a la barra, como se muestra a continuacin:

La Banda de Opciones La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. En la siguiente imagen se muestran las opciones correspondientes al men Inicio.

Al hacer clic en Insertar, ver las operaciones relacionadas con la insercin de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel y as cada una de las opciones de los mens. La Barra de etiquetas Cuando empieza a trabajar en Excel, el nuevo libro trae por defecto tres hojas de clculo, basta con un solo clic encima de la pestaa, para trasladarse de una hoja a otra. Si el nmero de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendr que hacer uso de los botones que aparecen a la izquierda de dicha barra: Para visualizar a partir de la Hoja1. Para visualizar la hoja anterior a las que est visualizando. Para visualizar la hoja siguiente a las que est visualizando. Para visualizar las ltimas hojas.

Editado por: Ing. Erika Mara Meja

Manual de Microsoft Excel 2007 El Botn Office

El botn de Office, se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla, y permite realizar acciones sobre el documento, tales como Guardar, Guardar Como, Imprimir, Nuevo Libro, etc. La barra de frmulas Muestra el nombre y el contenido de la celda activa.

Editado por: Ing. Erika Mara Meja

Manual de Microsoft Excel 2007

Captulo II: Guardar y Abrir un Libro de Trabajo


Cuando empieza a crear un libro de trabajo y desea recuperarlo en otra ocasin para modificarlo o imprimirlo, tiene que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operacin se denomina Guardar. Es recomendable que vaya guardando peridicamente el trabajo que hace, dado que pueden ocurrir inconvenientes que causen prdida de la informacin.

a. Para guardar un libro


1. Clic en el Botn de Office 2. Seleccione la Opcin Guardar. 3. Aparecer una ventana similar a la siguiente:

4. Seleccione la ubicacin donde desea almacenar el archivo, disquete, cd, dvd, etc.

5. Escriba el nombre del archivo que creado

6. Clic en Guardar

Este formato de archivo slo podr abrirse en computadoras que tengan instalado el Excel 2007, de no ser as, es recomendable que guarde el archivo como tipo: Libro de Excel 97-2003.

Una vez que ya ha guardado el documento, haga Clic sobre el botn Guardar de la Barra de Acceso Rpido, se guardar con el mismo nombre que tena. Tambin puedes utilizar la combinacin de teclas Ctrl + G.

Editado por: Ing. Erika Mara Meja

Manual de Microsoft Excel 2007

b. Aplicar contrasea al archivo creado


Si usted desea proteger un archivo, es recomendable aplique contrasea al mismo. Es til, por ejemplo, en el caso que el control de Notas de los estudiantes se lleve en una hoja de clculo y para evitar cualquier modificacin, se protege mediante una contrasea. En la ventana de Guardar Como antes de hacer clic sobre el botn Guardar, haga clic en el botn Herramientas ubicado en la parte inferior izquierda de la misma ventana, tal como se muestra a continuacin:

Clic Aqu

Luego seleccionar la opcin Opciones Generales y se mostrar la ventana donde indicar la contrasea que desea colocar; al finalizar hacer clic en Aceptar:

c. Para abrir un libro


Para abrir un libro anteriormente guardado, debe hacer clic en el botn de Office, y luego en la opcin Abrir.

Editado por: Ing. Erika Mara Meja

Manual de Microsoft Excel 2007

Aparecer el cuadro de dilogo siguiente:

Seleccione la ubicacin donde est el archivo que desea abrir, clic sobre el archivo y luego en el botn Abrir. Puede suceder que el archivo que cre, se dae por diferentes causas, antes de alarmarse es recomendable intente abrir el archivo como de slo lectura, como copia o indicarle al sistema que intente reparar el archivo.

Editado por: Ing. Erika Mara Meja

Manual de Microsoft Excel 2007

Captulo III: Operaciones con Celdas y Hojas Seleccin de celdas, filas, columnas y hojas de clculo
Para poder modificar una celda o un rango de celdas es necesario seleccionar aquellas en las que desea realizar la operacin. Para seleccionar una nica celda slo tiene que hacer clic sobre la celda a seleccionar con el botn izquierdo del ratn. Este se transforma en una cruz gruesa blanca, tal como: . Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botn izquierdo del ratn en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botn del ratn mientras se arrastra hasta la ltima celda a seleccionar, despus soltarlo y ver como las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color. Aunque la primera celda aparezca sombreada en blanco eso significa que de ah inicia la seleccin. Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superior de la columna a seleccionar y hacer clic sobre ste.

Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a seleccionar y hacer clic sobre ste. Para seleccionar una hoja de clculo situarse sobre el botn superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre ste.

Para agregar filas y/ o columnas 1. Ubquese encima de la fila donde desea insertar la nueva fila. 2. En la parte superior de la barra de opciones del Men Inicio, hay un botn de Insertar... Clic en l para insertar una fila.

Para eliminar una fila y/ o columna 1. Seleccione la fila que desea eliminar. 2. En la parte superior de la barra de opciones del Men Inicio, hay un botn de Eliminar... Clic en l para eliminar la fila. Para Copiar y Pegar celdas 1. Seleccione las celdas que desea copiar o cortar. 2. Haga clic en el botn Copiar , o en su caso Cortar pestaa de Inicio. 3. Seleccione la nueva ubicacin de la celdas. 4. Clic en el botn Pegar . , ambos ubicados en la

Editado por: Ing. Erika Mara Meja

10

Manual de Microsoft Excel 2007

Insertar hojas en un libro de trabajo Si necesitas trabajar con ms de tres hojas en un libro de trabajo, tendrs que aadir ms. Para aadir una hoja, seguiremos los siguientes pasos: 1. Situarse en la hoja posterior a nuestra nueva hoja, ya que las hojas siempre se aadirn a la izquierda de la seleccionada. 2. En la parte superior de la barra de opciones del Men Inicio, hay un botn de Insertar... Seleccione la opcin Insertar Hoja. O bien, Hacer clic en el botn Insertar Hoja que aparece en la barra de etiquetas:

Ocultar hojas.
Si deseas ocultar hojas de clculo del libro de trabajo, seguir los siguientes pasos: Seleccionar las hojas a ocultar. No se pueden seleccionar todas las hojas, deber quedar al menos una en el libro de trabajo. Seleccionar el men Formato. Elegir la opcin Ocultar y mostrar. Aparecer otro submen. Seleccionar la opcin Ocultar hoja.

Mostrar hojas ocultas.


Si deseamos mostrar hojas ocultas, seguir los siguientes pasos: Seleccionar el men Formato. Elegir la opcin Ocultar y mostrar. Aparecer otro submen. Elegir la opcin Mostrar hoja... Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar de la derecha con las hojas ocultas. Seleccionar la hoja a mostrar. Hacer clic en Aceptar.

Cambiar Nombre a la Hoja


Para cambiar el nombre a la hoja, basta con hacer doble clic encima del nombre de la hoja y escribir el nuevo nombre.

Editado por: Ing. Erika Mara Meja

11

Manual de Microsoft Excel 2007

Cambiar el color a las etiquetas de hoja


Excel 2007 tambin nos permite cambiar o asignar un color a las etiquetas de las hojas de clculo. Para ello, seguir los siguientes pasos: Seleccionar el men Formato de la pestaa Inicio. Elegir la opcin Color de etiqueta. Aparecer otro submen. Seleccionar el color deseado. Para quitar el color de la etiqueta de la hoja hay que seguir los mismos pasos, slo deber Seleccionar la opcin Sin color.

Ingreso de Datos en las celdas


En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. 1. Situar el cursor sobre la celda donde se va a introducir los datos y teclear los datos deseados. Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como muestra la siguiente figura:

2. Una vez escrito el contenido de la celda, puede utilizar los siguientes mtodos: Enter: Se valida el valor introducido en la celda. Teclas de Movimiento: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada: derecha, izquierda, arriba o abajo. Cuadro de Aceptacin: Es el botn de la barra de frmulas, al hacer clic sobre l se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguir siendo la misma. Nota: Si antes de introducir la informacin cambia de opinin y desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo debe pulsar la tecla Esc o hacer clic sobre el botn Cancelar de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda seguir con el valor que tena. Para modificar el contenido de una celda, basta con presionar la tecla F2 o Supr.

Editado por: Ing. Erika Mara Meja

12

Manual de Microsoft Excel 2007

Captulo IV: Aplicar Formato a las Celdas


Excel nos permite darle una buena presentacin a la hoja de clculo resaltando la informacin ms interesante, y as sacar conclusiones de forma rpida y eficiente. Tiene diferentes opciones para cambiar el aspecto de las celdas, tipo y aspecto de la letra, la alineacin, bordes, sombreados y forma de visualizar nmeros en la celda, entre otras.

Fuente
Excel permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo cambiando la fuente, el tamao, estilo y color de los datos de una celda. Para cambiar la apariencia de los datos de la hoja de clculo, puede utilizar los cuadros de dilogo o la banda de opciones, en cualquiera de las dos primero debers previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto: Utilizando los cuadros de dilogo: En la pestaa Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la seccin Fuente.

Del cuadro de dilogo que se abre, Formato de celdas, haciendo clic sobre la pestaa Fuente, aparecer la ficha de la derecha. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botn Aceptar.

Alineacin
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada. Para cambiar la alineacin de los datos de nuestra hoja de clculo, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineacin. Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la seccin Alineacin. Luego aparecer la ventana de alineacin donde usted podr modificar, las opciones que estime conveniente:

Editado por: Ing. Erika Mara Meja

13

Manual de Microsoft Excel 2007 Bordes Excel nos permite crear lneas en los bordes o lados de las celdas. Usted puede aplicar bordes de diferentes maneras: Desde la Banda de Opciones En la Banda de opciones dispone de un botn que permite modificar los bordes de forma ms rpida: Si se hace clic sobre el botn se dibujar un borde tal como viene representado en ste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botn. O hacer clic en la opcin Ms Bordes Aparecer la ventana de Formato de Celdas, una vez que modifique los bordes que desea, clic en Aceptar. Desde el Men Contextual Fuente 1. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. 2. Seleccionar la pestaa Inicio. 3. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin Fuente. 4. En el cuadro de dilogo que se abrir hacer clic sobre la pestaa Bordes. 5. Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha. 6. Elegir las opciones deseadas del recuadro. 7. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar. Relleno Excel nos permite tambin sombrear las celdas de una hoja de clculo para remarcarlas de las dems. Para ello, seguir los siguientes pasos: En la Banda de opciones dispone de un botn que permite modificar los bordes de forma ms rpida:

Si se hace clic sobre el botn se sombrear la celda del color indicado en ste, en nuestro caso, en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la flecha derecha del botn.

Editado por: Ing. Erika Mara Meja

14

Manual de Microsoft Excel 2007 Otra forma de aplicar relleno, es desde el Men Contextual Fuente: 1. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. 2. Seleccionar la pestaa Inicio. 3. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin Fuente. 4. Hacer clic sobre la pestaa Relleno. 5. Aparecer la ficha de la derecha. 6. Elegir las opciones deseadas del recuadro. 7. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar.

Nmeros Excel nos permite modificar la realizarse de dos maneras: Desde la Banda de Opciones

visualizacin de los nmeros en la celda. Puede

En la Banda de opciones Formato disponemos de una serie de botones que nos permitirn modificar el formato de los nmeros de forma ms rpida: Si se hace clic sobre el botn, los nmeros de las celdas seleccionadas se convertirn a formato moneda. Para asignar el formato de porcentaje (multiplicar el nmero por 100 y le aadir el smbolo %). Para utilizar el formato de millares (con separador de miles y cambio de alineacin). Para quitar un decimal a los nmeros introducidos en las celdas seleccionadas. Para aadir un decimal a los nmeros introducidos en las celdas seleccionadas. Desde el Men Contextual Nmero 1. Seleccionar la pestaa Inicio. 2. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin Nmero. 3. Hacer clic sobre la pestaa Nmero. 4. Aparecer la ficha de la derecha: 5. Elegir la opcin deseada del recuadro Categora: 6. Hacer clic sobre el botn Aceptar. La categora depende del valor introducido en la celda. Las categoras ms utilizadas son: General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, nmeros en forma exponencial, etc.
Editado por: Ing. Erika Mara Meja

15

Manual de Microsoft Excel 2007 Nmero: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el nmero de decimales, tambin permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los nmeros negativos. Moneda: Es parecido a la categora Nmero, permite especificar el nmero de decimales, se puede escoger el smbolo monetario como podra ser y la forma de visualizar los nmeros negativos. Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los smbolos de moneda y las comas decimales en una columna. Fecha: Contiene nmeros que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha. Hora: Contiene nmeros que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora. Porcentaje: Visualiza los nmeros como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el smbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostrara como 15,28%. Fraccin: Permite escoger entre nueve formatos de fraccin. Formato Condicional El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un formato especial o no sobre esa celda. El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una determinada condicin, para resaltar las celdas segn el valor contenido en ella, etc... Cmo aplicar un formato condicional a una celda: - Seleccionamos las celdas a la que vamos a aplicar un formato condicional. - Accedemos al men Formato condicional de la pestaa Inicio. Aqu tiene varias opciones, como resaltar algunas celdas dependiendo de su relacin con otras, o resaltar aquellas celdas que tengan un valor mayor o menor que otro. Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de color y Conjunto de iconos para aplicar diversos efectos a determinadas celdas. Usted puede personalizar las condiciones del formato condicional. Para ello deber crear una nueva regla, al hacer clic en esta opcin; aparece el siguiente cuadro de dilogo:

Editado por: Ing. Erika Mara Meja

16

Manual de Microsoft Excel 2007

Seleccione el tipo de regla que desee. En el marco Editar una descripcin de regla deber indicar las condiciones que debe cumplir la celda y de qu forma se marcar. Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el valor a comparar. Si pulsamos sobre el botn Formato... entramos en un cuadro de dilogo donde podemos escoger el formato con el que se mostrar la celda cuando la condicin se cumpla. El formato puede modificar, el color de la fuente de la letra, el estilo, el borde de la celda, el color de fondo de la celda, etc. Al pulsar sobre Aceptar se crear la regla y cada celda que cumpla las condiciones se marcar. Si el valor incluido en la celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le aplicar ningn formato especial. Controlador de relleno. Series
Una serie en un conjunto de datos definidos por el programa o el usuario. tiles para rellenar rpidamente de datos la hoja de clculo. Cada celda al seleccionarse, sea texto o nmero, tiene en su parte inferior derecha, un recuadro pequeo color negro Al posicionar el puntero del Mouse sobre ese recuadro, el puntero cambiar y se mostrar el controlador de relleno, tal como . Al arrastrar este controlador podemos hacer un relleno automtico de celdas. Si el contenido de la celda es texto usado comnmente como Lunes, Martes, , o Enero Febrero, Marzo,, o 1990, 1991, 1992; basta con arrastrar el controlador y las celdas automticamente se rellenarn, esto es lo que se conoce como series. Por ejemplo, enumerar sucesivamente una lista de estudiantes o profesores. Tal como el de la figura:

Seleccionemos los 2 primeros elementos de la lista, como se observa en la fig. de la Izquierda. Clic en el recuadro pequeo de la parte inferior derecha, mantenga presionado el Mouse, arrastre el cursor hasta la celda A14. De modo que la hoja quedar como la fig. de la derecha.

Editado por: Ing. Erika Mara Meja

17

Manual de Microsoft Excel 2007

Si el contenido de la celda es una frmula, la misma frmula se calcula para las siguientes celdas, haciendo uso de las referencias relativas y absolutas. Este tema se abordar ms adelante. Algunas de las series ya definidas en el Excel son:

Ahora con las ltimas versiones de Excel es todava ms fcil, porque al arrastrar el controlador de relleno nos aparece una etiqueta inteligente donde podemos elegir lo que queremos.

Captulo V: Frmulas y Funciones


a. Frmula Una frmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas y operadores. Esta debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo = (igual). Sintaxis de una Frmula: = referencia + operador + referencia

Pasos para insertar una Frmula: Seleccione la celda en la que desea insertar la frmula, verifique que esta no contenga datos. Inserte el smbolo =, y luego digite los valores o indique la referencia de las celdas con las valores que la frmula utilizar, para efectuar el clculo.

Luego pulse enter para que aparezca el resultado.


Editado por: Ing. Erika Mara Meja

18

Manual de Microsoft Excel 2007


b. Funcin Una funcin es una frmula predefinida por Excel 2003, que opera con uno o ms valores y devuelve un resultado el cual aparecer directamente en la celda. Sintaxis de una funcin:

nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Reglas para definir una funcin: Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada parntesis. Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;
Ejemplo: =SUMA(A1:C8) Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

Insertar una Funcin


Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel 2003 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas. Desde la celda: Basta con escribir el signo de igual y luego la sintaxis de la funcin. Desde el Asistente

Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin. Hacer clic en el Men Frmulas. Elegir la opcin Insertar funcin. O bien, hacer clic sobre el botn el siguiente cuadro de dilogo: de la barra de frmulas. En ambos casos, aparecer

Editado por: Ing. Erika Mara Meja

19

Manual de Microsoft Excel 2007

Funciones Matemticas y Trigonomtricas Funcin SUMA (). Esta funcin efecta la suma de todos los valores que se encuentran en el rango de celdas que el usuario indica como referencia de la funcin. Cada funcin necesita argumentos u origen de datos sobre los cuales trabajar la funcin. Por ejemplo al utilizar la funcin Suma(), aparecer una ventana como la siguiente: En el recuadro Nmero1 debe indicar el primer argumento que generalmente ser una celda o rango de celdas como: A4:A8 Lo cual significa que la funcin sumar todos los valores que estn en las celdas A4, A5, A6, A7, A8. (16+3+14+22+13) = 68 Para seleccionar el rango de los datos en el campo Nmero1, debe hacer clic sobre le botn el botn Funcin PRODUCTO (). Esta funcin efecta la multiplicacin de todos los valores que se encuentran en el rango indicado En el recuadro Nmero1 debe indicar el primer argumento ya sea una celda o rango de celdas como: A4:A8. Lo cual significa que la funcin multiplicar todos los valores que estn en las celdas A4, A5, A6, A7, A8. Este procedimiento devolver el resultado en la celda indicada. . Seleccionar el rango y hacer clic nuevamente en

Editado por: Ing. Erika Mara Meja

20

Manual de Microsoft Excel 2007

Funcin Potencia(): Devuelve el resultado de elevar un nmero a una potencia especificada. Aqu se escribe el nmero
base o la celda que contiene el nmero base. Aqu se escribe el exponente o se selecciona la celda que ser el exponente de la funcin.

Funcin Raz(): Devuelve la raz cuadrada de un nmero.

Funcin Sumar.Si(): Suma las celdas que cumple determinado criterio o condicin.
El criterio es la condicin que debe cumplirse para evaluar y sumar los datos del rango.

Funciones Estadsticas Funcin MAX (). Esta funcin selecciona el mayor nmero de todos los valores que se encuentan en el rango indicado.

En el recuadro Nmero1 debe indicar el primer argumento ya sea una celda o rango de celdas como: A4:A8.

Editado por: Ing. Erika Mara Meja

21

Manual de Microsoft Excel 2007

Funcin MIN (). Esta funcin selecciona el nmero menor de todos los valores que se encuentran en el rango indicado.

En el recuadro Nmero1 debe indicar el primer argumento ya sea una celda o rango de celdas como: A4:A8.

Funcin PROMEDIO (): Esta funcin efecta la suma de todos los valores que se encuentran en el rango y los divide entre el nmero de celdas que componen el rango, mismo que el usuario indica como referencia de la funcin. En el recuadro Nmero1 debe indicar el primer argumento ya sea una celda o rango de celdas como: A4:A8. Lo cual significa que la funcin sumar todos los valores que estn en las celdas A4, A5, A6, A7, A8. y los dividir entre 5, (cantidad de datos de la referencia).(16+3+14+22+13) = 68 / 5 = 13.6

Funcin CONTAR (). Cuenta nicamente los campos con valores numricos, tal como se indica en el siguiente ejemplo:

- Los parmetros que pide la funcin son las referencias de las celdas que tienen los datos numricos. - Si usted indica como referencia de la funcin campos con datos de tipo texto la funcin devolver como resultado el valor 0 cero.

Editado por: Ing. Erika Mara Meja

22

Manual de Microsoft Excel 2007

Funcin CONTAR.SI (). Cuenta los campos del rango determinados por una condicin o criterio. Los valores de los rangos pueden ser numricos, de tipo texto o fecha, tal como se indica en el siguiente ejemplo:

- Primeramente indique el rango de los datos que desea contar. El criterio es el condicional que limita el conteo. Por ejemplo el rango B2:B8, y el criterio arroz.

Funciones Financieras Funcin PAGO() Esta funcin calcula el pago de un prstamo basndose en pagos constantes y en una tasa de inters constante. Sintaxis PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo)
Tasa es la tasa de inters del prstamo. Nper es el nmero total de pagos del prstamo. Va es el valor actual o lo que vale ahora la cantidad total de una serie de pagos futuros. Vf es el valor futuro o saldo en efectivo que desea lograr despus de efectuar el ltimo pago. Si el argumento vf se omite, se asume que el valor es 0 (por ejemplo, el valor futuro de un prstamo es 0). Tipo es el nmero 0 (cero) o 1 e indica el vencimiento de pagos.

El pago devuelto por la funcin PAGO incluye el capital y el inters, pero no incluye impuestos, pagos en reserva ni los gastos que algunas veces se asocian con los prstamos.

Editado por: Ing. Erika Mara Meja

23

Manual de Microsoft Excel 2007


Funciones Lgicas Funcin SI () La funcin SI (), pertenece a la categora de funciones Lgicas, la tarea principal de esta funcin es evaluar dos condiciones para uno o ms criterios. - La funcin Si (), requiere de una Prueba Lgica, esta puede ser cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como verdadero o falso. - El campo Valor si verdadero, es donde se escribe la condicin que debe cumplirse en caso de que la prueba lgica sea verdadera. - El campo Valor si falso, es donde se escribe la condicin que debe cumplirse en caso de que la prueba lgica sea falsa. - Si la prueba lgica resulta verdadera, esto significa que se cumplir el Valor si verdadero y si la prueba lgica resulta falsa entonces se cumplir el Valor si falso. Los valores de la prueba lgica pueden ser numricos, de tipo texto o fecha, tal como se indica en el siguiente ejemplo: Para la nota de cada estudiante que sea mayor o igual que 60; (Nota (D3) > = 60), si el criterio se cumple entonces la calificacin del estudiante ser APROBADO, en caso contrario ser REPROBADO.

Editado por: Ing. Erika Mara Meja

24

Manual de Microsoft Excel 2007

Funcin Y (): Esta funcin devuelve verdadero si ambas condiciones son verdaderas, de lo contrario falso.

Funcin O (): Esta funcin evala dos o ms condiciones, y devuelve verdadero si se cumple al menos uma condicin, de lo contrario falso.

Nota: El programa Excel permite el uso de funciones anidadas. Es decir, una funcin dentro de otra. Por ejemplo podemos usar la funcin Si (), cuyo valores verdaderos o falsos estn determinados por funciones como Y, O, Suma, Ao, etc. Para explotar las funcionalidades del Excel, es necesario practicar el uso de funciones anidadas.

c. Copiado automtico de funciones / frmulas Excel 2003, ofrece una forma ms rpida y efectiva de copiar automticamente, las frmulas en las celdas contiguas a las que ya contengan una. Como el caso de la figura de la derecha. Observe en la celda D4 la frmula =B4+C4.

Editado por: Ing. Erika Mara Meja

25

Manual de Microsoft Excel 2007

Para efectuar este proceso coloque el cursor en la parte inferior derecha de la celda justo donde se observa el punto negro de la misma, cuando el cursor se convierta en una cruz negrita como se observa en la imagen superior derecha arrastre el ratn en la direccin (izquierda, derecha, abajo o arriba), en donde desea copiar la frmula. Tal como se observa en la imagen de la izquierda. La frmula se copi para las celdas inferiores con los datos de referencia correspondientes.

d. Referencias Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e indica a Microsoft Excel en qu celdas debe buscar los valores o los datos que se desea utilizar en una frmula. Los diferentes tipos de referencias a celdas son: RELATIVAS: Si copia una frmula con referencias relativas, la frmula cambiar automticamente dependiendo de donde vamos a copiarla.

ABSOLUTAS: Si copia una frmula con referencias absolutas, la frmula no variar ya que se indica que celdas quedarn fijas (el smbolo $ indica que una celda est fija y no cambiar cuando se copie)

Otra funcionalidad muy interesante de las referencias es la posibilidad de escribir referencias a celdas que se encuentran en otras hojas o incluso en otros libros, as podremos hacer clculos con celdas de diferentes hojas y libros. Referencia a otras hojas: Debe indicarse el nombre de la hoja seguido del signo de exclamacin y el nombre de la celda. Por ejemplo: Hoja2!A2 esta referencia indica seleccionar la celda A2 de la hoja Hoja2. Si la hoja tuviera un nombre personalizado con espacios incluidos, la referencia sera de este modo 'Nombre de la hoja externa'!A2, habra que encerrar el nombre de la hoja entre comillas simples ' '. Referencia a otros libros: Para hacer referencia a celdas de otros libros debe indicar el nombre del libro entre corchete, y el resto como referencia a otra hoja.
Editado por: Ing. Erika Mara Meja

26

Manual de Microsoft Excel 2007


Por ejemplo: '[presupuesto 2003]Hoja1'!B2 esta referencia indica que la celda se encuentra en el libro "Presupuesto 2003", en la Hoja1 y en la celda B2. e. Mensajes de error ms frecuentes Cuando una frmula no se introduce correctamente, Excel presenta un mensaje de error que indica cul es el fallo cometido: #Valor!: Excel enva este error cuando en la frmula se hace referencia a una celda en la que no hay un valor numrico sino de texto, o comas en lugar de puntos y viceversa para indicar decimales o miles. #div/0!: Se muestra cuando en la frmula se ha hecho referencia en un denominador a una casilla donde el valor no existe, o es cero, o es una casilla en blanco. #ref!: Este error quiere decir error en la referencia de celdas que se hace en las frmulas.

###: Esto no es necesariamente un error. Con esto el Excel, indica que el resultado de la
frmula no cabe en el ancho de la celda. Basta con ampliar la anchura de la columna para conseguir ver bien los resultados. #Nombre? Este quiere decir que hay algn error en el enunciado de la frmula, algn espacio o alguna letra incorrecta, falta de parntesis, o argumentos de funcin.

Captulo VI: Grficos


La utilizacin de grficos hace ms sencilla e inmediata la interpretacin de los datos. Para crear un grfico deber seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar el rango de celdas que sern graficadas. 2. Clic en la pestaa Insertar Aparece la siguiente barra de opciones de grficos:

Existen diversos tipos de grficos a su disposicin. Puede seleccionar un grfico a insertar haciendo clic en el tipo que le interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.

En cada uno de los tipos generales de grficos podrs encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de grfico... Hacer clic en esa opcin equivaldra a desplegar el cuadro de dilogo de Insertar grfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la seccin Grficos. 3. En ambos casos, se despliega la ventana de Insertar GrficoSeleccione uno y pulsa Aceptar.
Editado por: Ing. Erika Mara Meja

27

Manual de Microsoft Excel 2007

Si tiene seleccionado el grfico insertado, aparecern nuevas pestaas, tal como se muestra en la siguiente imagen:

Para terminar de configurar tu grfico puedes ir a la pestaa Formato, donde encontrars la seccin Estilos de forma, opciones que permiten aplicar diversos estilos sobre los grficos:

Si no quiere utilizar uno de los preestablecidos puede utilizar las listas Relleno de forma, Contorno de forma y Efectos de forma para personalizar an ms el estilo del grfico.

Modificar la posicin de un grfico


Excel te permite decidir la posicin del grfico en el documento. Adems de poder establecer su tamao y moverlo por la hoja de clculo tambin podrs establecer su ubicacin.Para ello haz clic en el botn Mover grfico que encontrars en la pestaa Diseo. Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

Editado por: Ing. Erika Mara Meja

28

Manual de Microsoft Excel 2007 La primera opcin Hoja nueva te permite establecer el grfico como una hoja nueva. Tendrs la ventaja de que no molestar en la hoja de clculo, pero no podrs contrastar los datos numricos si la mantienes en una hoja aparte. Depende del formato que quieras utilizar. Escribe un nombre en la caja de texto y pulsa Aceptar.

Modificar las caractersticas de un grfico


En la pestaa Presentacin podrs encontrar todas las opciones relativas al aspecto del grfico. Por ejemplo, podrs decidir que ejes mostrar o si quieres incluir una cuadrcula de fondo para poder leer mejor los resultados. Todo esto lo encontraras en la seccin Ejes:

Utiliza las opciones de la seccin Etiquetas para establecer qu literales de texto se mostrarn en el grfico:

De todas formas, recuerda que puedes seleccionar las etiquetas dentro del grfico y arrastrarlas para colocarlas en la posicin deseada, desde esta seccin tambin podrs configurar la Leyenda del grfico.

Captulo VII: Impresin


Existen diferentes tcnicas relacionadas con la impresin de datos, como puede ser la configuracin de las pginas a imprimir, la vista preliminar para ver el documento antes de mandar la impresin y por supuesto la operacin de imprimir los datos. Vista preliminar La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja antes de imprimirla. Esta opcin se encuentra en el botn de Botn Office, haciendo clic en la flecha a la derecha de Imprimir.

Editado por: Ing. Erika Mara Meja

29

Manual de Microsoft Excel 2007

La pgina se mostrar de este modo:

En caso de tener ms de una pgina, podremos cambiar la pgina a visualizar utilizando los botones: para ir a la pgina anterior. para ir a la pgina siguiente. Si nuestra hoja slo tiene 1 pgina stos botones estarn desactivados. Al situarse sobre la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero del ratn se convierte en una lupa, de tal forma que podremos ampliar o reducir cualquier zona de la pgina. Si nos situamos sobre cualquier parte de la pgina y hacemos clic, se ampliar la parte de la pgina donde nos encontramos situados. Y si volvemos a hacer clic se volver a visualizar la pgina entera. Esta operacin se puede realizar tambin haciendo clic sobre el botn. Si la hoja de clculo se encuentra preparada para la impresin, hacer clic sobre el botn , para que aparezca el cuadro de dilogo Impresin. Si la hoja de clculo necesita
Editado por: Ing. Erika Mara Meja

30

Manual de Microsoft Excel 2007

alguna modificacin de aspecto, hacer clic sobre el botn cuadro de dilogo Configurar pgina. En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botn preliminar.

, para que aparezca el

para cerrar la Vista

Configurar Pgina Antes de imprimir una hoja de clculo, Excel 2007 nos permite modificar factores que afectan a la presentacin de las pginas impresas, como la orientacin, encabezados y pies de pgina, tamao del papel,... Si deseamos modificar algunos de los factores anteriores, desde la vista preliminar, deberemos hacer clic en el botn Configurar pgina...
Aparecer el cuadro de dilogo Configurar pgina que contiene 4 fichas.

La primera de las fichas se denomina Pgina y permite indicar caractersticas como la orientacin del papel, el tamao del papel que utilizamos, la escala, etc.

Para modificar los mrgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir, utilizar la ficha Mrgenes. Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como verticalmente, Excel nos lo realizar automticamente activando las casillas Horizontalmente y/o Verticalmente respectivamente.

Para definir los encabezados y pies de pginas se utiliza la ficha Encabezado y pie de pgina.
Editado por: Ing. Erika Mara Meja

31

Manual de Microsoft Excel 2007

Puede utilizar cualquiera de los encabezados definidos en el programa o bien Personalizar su encabezado. Para ello, hacer clic sobre el botn Personalizar Encabezado o en si desea Personalizar pie de pgina... La ficha Hoja que nos permite definir cmo queremos que se impriman los datos contenidos en la hoja.

En rea de impresin: podrs indicar qu rango de celdas quieres imprimir. En Imprimir ttulos podrs activar cualquiera de las siguientes opciones: o Repetir filas en extremo superior para que en cada pgina que se imprima aparezca como ttulo de columnas aquella fila que est indicada en ese recuadro. o Repetir columnas a la izquierda para que en cada pgina que se imprima aparezca como ttulo de la fila aquella columna indicada en el recuadro. En el recuadro Imprimir podrs activar cualquiera de las siguientes opciones: o Lneas de divisin para imprimir las lneas que delimitan cada celda de la hoja. o Blanco y negro por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a utilizar una impresora en blanco y negro o no queremos gastar el cartucho de colores. o Calidad de borrador para realizar una impresin rpida pero menos bonita de nuestra hoja. Slo tendr sentido si la impresora dispone de esta herramienta. o Ttulos de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los nmeros de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de la hoja. Editado por: Ing. Erika Mara Meja

32

Manual de Microsoft Excel 2007

Imprimir

Una vez nuestra hoja est preparada para imprimir, es aconsejable guardarla, y despus, seguir los siguientes pasos: Hacer clic sobre la opcin Imprimir del Botn Office. Se abrir un cuadro de dilogo similar al siguiente: En el recuadro Impresora, aparecer el nombre de la impresora que tenemos instalada en nuestra computadora. En caso de desear cambiarla, hacer clic sobre la flecha derecha del Nombre: para elegir otra impresora de la lista desplegable que se abrir. Con el botn Propiedades podremos cambiar algunas caractersticas de la impresora. En el recuadro Intervalo de pginas, tendremos que indicar si desea imprimir Todas las pginas, o bien slo un rango de Pginas, especificndolo en Desde: y hasta En el recuadro Imprimir, podrs indicar si deseas imprimir Todo el libro, o slo las Hojas activas (seleccionadas o nuestra hoja activa), o bien, Seleccin para imprimir slo los objetos seleccionados de la hoja. Por ltimo en Nmero de copias: podrs indicar el nmero de copias a realizar y si las quieres Intercalar.

Bibliografa
Universidad de Navarra. Centro de Tecnologa Informtica. Manual Excel 2003 Cursos gratuitos, Excel 2003. http://www.aulaclic.es/excel2000/t_14a_2.htm http://club.telepolis.com/ortihuela/excel2000.htm

Editado por: Ing. Erika Mara Meja

33