ESPCIES DOCUMENTAIS*

ABAIXO-ASSINADO: Documento de solicitao coletiva dirigido a uma autoridade pblica para manifestar apoio a algum, para demonstrar queixa, protesto coletivo ou para pedir algo que diga respeito ao interesse comum. ACRDO: Sentena final proferida por instncia superior e que passa a funcionar como modelo para solucionar questes anlogas em grau de recurso. ALVAR: Autorizao ou licena emitida por autoridade competente para que sejam realizados atos ou eventos, com prazo de validade, emitido especialmente para fim especfico. ATA: Registro escrito dos acontecimentos e decises tomadas por membros de reunio ou assemblia. ATESTADO: Documento escrito emitido por autoridade competente para atestar a verdade de um fato. CARTA: Correspondncia escrita enviada para uma ou mais pessoas com o intuito de emitir comunicaes sociais decorrentes de cargo e funo pblicos. Nas entidades privadas da rea comercial, industrial, bancria, social entre outras, a carta uma forma de correspondncia largamente utilizada para transmitir informaes, solicitar favores, fazer convites etc CERTIDO: Documento emitido por funcionrio de f pblica, no qual transcreve algo j registrado em livro de assentamento. CONTRATO: Acordo escrito no qual duas ou mais partes estabelecem entre si para cumprimento de direitos e deveres. DIPLOMA: Documento que confere ttulo ou habilitao de grau escolar a quem de direito. Usado tambm, como qualquer documento pblico. MEMORANDO: Tambm chamado de Correspondncia Interna, tem por objetivo a comunicao direta de assuntos rotineiros entre chefias de unidades de um mesmo rgo. No trata de assuntos de ordem pessoal e tampouco cria, altera ou suprime direitos e obrigaes. MEMORIAL: Na rea comercial significa o livro no qual se fazem lanamentos rpidos de operaes comerciais, para mais tarde serem definitivamente anotados nos livros prprios Exposio escrita pleiteando algo apresentada a uma autoridade, registrando-se uma descrio de fatos e juntando-se documentos comprobatrios. Pode ser de autoria coletiva, como o abaixo-assinado. MINUTA: Documento anterior ao original sem os sinais de validao que o tornam original, RASCUNHO NOTA DE EMPENHO: Compromisso de pagamento a ser efetuado em razo de compra de um objeto, um bem ou uma prestao de servio. OFCIO: Documento de comunicao usado no servio pblico entre subalternos e autoridades, entre os rgos pblicos e entre estes e os particulares, em carter oficial. Organizaes privadas no emitem ofcios e sim cartas. ORDEM DE SERVIO: Documento de determinao tcnica ou administrativa emitida por autoridade e dirigida aos responsveis por servios, tarefas ou obras. PARECER: Opinio de perito tcnico ou cientfico sobre um ato, servindo de base para a tomada de deciso. O mesmo que consulta. PETIO: Solicitao de algo dirigido a autoridade

pblica sem se ter a certeza ou a segurana quanto ao amparo legal do pedido. Diferente do requerimento que reivindica com base em ato legal. PORTARIA: Ato pelo qual as autoridades competentes determinam providncias de carter administrativo, impem normas, definem situaes funcionais, aplicam penalidades disciplinares e atos semelhantes, com base em atos dispositivos exarados em jurisdies superiores. PROCESSO: Conjunto de documentos com os quais se d andamento a determinada questo. Inclui documentos variados que transmitem e solicitam informaes, pareceres e despachos tramitando at que se cumpra o ato administrativo que gerou a sua criao. Unidade documental em que se renem oficialmente documentos de natureza diversa no decurso de uma ao administrativa ou judiciria, formando um conjunto materialmente indivisvel. PROCURAO: Instrumento pelo qual algum recebe de outrem poderes para, em nome delas, praticar atos ou administrar bens. PROTOCOLO: Comprovante padronizado da recepo de documentos, caracterizado por um nmero tambm registrado no respectivo documento. RASCUNHO: Documento com as caractersticas do original que lhe suceder. anterior minuta, que no apresenta imperfeies. RELAO: Listagem de nomes de pessoas, objetos, quantias, fatos, fenmenos, entre outros. RELATRIO: Relato escrito de fatos, despesas, transaes ou atividades realizadas por com a finalidade de prestar contas. RESOLUO: Ato emitido por rgo colegiado registrando uma deciso ou uma ordem no mbito de sua rea de atuao. TERMO: Declarao escrita em processo ou em livro prprio, registrando um ato administrativo, contratual, de ajuste ou uma vontade.

TIPOLOGIA DOCUMENTAL
Tipologia Documental o estudo que tem por objeto os tipos documentais, entendidos como a configurao que assume a espcie documental de acordo com a atividade que a gerou, a natureza do contedo ou tcnica de registro.

Tipo documental = Espcie + Funo

Exemplos de tipologias documentais: Ata de Reunio da CIPA Contrato de Locao de Imvel Contrato de Prestao de Servios Contrato de Trabalho

Memria.gabriela@gmail.com

CONCEITOS PARA

ANLISE DIPLOMTICA E TIPOLGICA**

TERMO Suporte Forma Formato DEFINIO TCNICA Material sobre o qual as informaes so registradas.. Estgio de preparao e de transmisso de documentos.. Configurao fsica de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado.. Configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo.. Configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas.. Configurao que assume uma espcie documental, de acordo com a atividade que a gerou.. EXEMPLOS Fita magntica, filme de nitrato, papel, pergaminho, papiro etc. Rascunho, minuta, original, cpia. Caderno, cartaz, diapositivo (slide), folha, livro, ficha, mapa, planta, jaqueta de microfilme, rolo de filme, carto perfurado, processo etc. Documentao audiovisual, fonogrfica, iconogrfica, textual, microgrfica etc.

Gnero

Espcie

Boletim, certido, declarao, relatrio, acrdo, petio, ata, diploma, edital, carta. Boletim de ocorrncia, boletim de freqncia e rendimento escolar, certido de nascimento, certido de casamento, declarao de bens, declarao de imposto de renda etc. Impresso, manuscrito, dactiloscrito, mimeografado. Carimbo, assinatura, selo, contra-selo, marca dgua, impresso digital etc. Dossi e Processo.

Tipo ou Tipologia Documental

Tcnica de Registro Sinal de Validao Unidade de Arquivamento Instrumento de pesquisa

Instrumento de Controle

Maneira pela qual as informaes so registradas no suporte. Marca que pretende dar autenticidade ao documento. Recipiente, invlucro ou formato que se tomam por base para fins de acondicionamento e armazenamento.. Obra de referncia, publicada ou no, que identifica, localiza, resume e transcreve, em diferentes graus e amplitudes, fundos, grupos, sries e peas documentais existentes em um arquivo permanente. Tm por finalidade auxiliar no processo de organizao e manuteno de um acervo. So de acesso restrito, destinados basicamente ao corpo tcnico do arquivo e no aos consulentes.

Guia, inventrio, catlogo, repertrio, ndice, edio de textos, guia de fontes.

Plano de classificao, tabela de temporalidade, tabela de equivalncia, mapa topogrfico, lista, ata ou termo de transferncia; ata ou termo e lista de eliminao; ata ou termo e lista de recolhimento.

* BELLOTTO: Como fazer anlise diplomtica e anlise tipolgica de documento de arquivo. Srie como fazer vol. 8. Disponvel em: http://www.saesp.sp.gov.br/cf8.pdf
**Definies do Dicionrio de Terminologia Arquivstica. So Paulo: AAB-SP, 1996.

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