CONGREGACIN DE LOS HERMANOS DE LAS ESCUELAS CRISTIANAS DISTRITO LASALLISTA DE BOGOT COLEGIO LA SALLE CCUTA GUA DE TRABAJO N 1

NOMBRES: CURSO: ASIGNATURA: 10 ABC APELLIDOS: TEMA: BASE DE DATOS PERIODO: PRIMERO DOCENTE: ESP. LINA PAOLA REY LPEZ
FECHA DE PRESENTACIN DE LA ACTIVIDAD

TECNOLOGA E INFORMTICA

FECHA EN QUE SE ASIGNA LA ACTIVIDAD

1 al 5 Febrero del 2010

1 al 5 Febrero del 2010

BASE DE DATOS, ACCESS

Introduccin. El trmino base de datos fue acuado por primera vez en 1963, en un simposio celebrado en California. De forma sencilla podemos indicar que una base de datos no es ms que un conjunto de informacin relacionada que se encuentra agrupada o estructurada. El archivo por s mismo, no constituye una base de datos, sino ms bien la forma en que est organizada la informacin es la que da origen a la base de datos. Las bases de datos manuales, pueden ser difciles de gestionar y modificar. Por ejemplo, en una gua de telfonos no es posible encontrar el nmero de un individuo si no sabemos su apellido, aunque conozcamos su domicilio. Del mismo modo, en un archivo de pacientes en el que la informacin est desordenada por el nombre de los mismos, ser una tarea bastante engorrosa encontrar todos los pacientes que viven en una zona determinada. Los problemas expuestos anteriormente se pueden resolver creando una base de datos informatizada. Desde el punto de vista informtico, Una base de datos es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulan ese conjunto de datos. Desde el punto de vista ms formal, podramos definir una base de datos como un conjunto de datos estructurados, fiables y homogneos, organizados independientemente en mquina, accesibles a tiempo real, compartibles por usuarios concurrentes que tienen necesidades de informaciones diferentes y no predecibles en el tiempo. Trminos claves: Base de Datos: Conjunto de informacin relacionada con un asunto, tema o actividad especficos. As, se pueden utilizar Bases de Datos para cosas tan sencillas como mantener un registro de nuestra coleccin de discos de msica, hasta llevar toda la gestin de una gran empresa u organizacin. Microsoft Access es un potente sistema de administracin de Bases de Datos relacionales. Objetos de base de datos: Tablas, consultas, formularios, informes, macros y mdulos Tabla: Estructura fundamental de un sistema de administracin de bases de datos. En Microsoft Access, una tabla es un objeto que almacena datos en registros (filas) y campos (columnas). Campo: Componente de una tabla que contiene un elemento especfico de informacin, como por ejemplo un apellido. Un campo se representa como una columna o celda en una hoja de datos. Tipos de campos: Texto: Para introducir cadenas de caracteres hasta un mximo de 255 Memo: Para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres Numrico: Para introducir nmeros Fecha/Hora: Para introducir datos en formato fecha u hora Moneda: Para introducir datos en formato nmero y con el signo monetario Autonumrico: En este tipo de campo, Access numera automticamente el contenido S/No: Campo lgico. Este tipo de campo es slo si queremos un contenido del tipo S/No, Verdadero/Falso, etc. Objeto OLE: Para introducir una foto, grfico, hoja de clculo, sonido, etc.

Clave principal: Uno o ms campos cuyo valor o valores identifican de manera nica a cada registro de una tabla. En una relacin, se usa una clave principal para hacer referencia a registros especficos de una tabla desde otra tabla. Registro: Es el conjunto de informacin referida a una misma persona u objeto. Consulta: Una pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o una peticin para realizar una accin sobre los datos. Una consulta puede recopilar datos de mltiples tablas. Formulario: Objeto de una base de datos Microsoft Access en el que se pueden colocar controles para realizar acciones o para introducir, mostrar y modificar los datos de los campos. Informe: Un objeto de una base de datos de Microsoft Access que presenta informacin con formato y organizada de acuerdo con sus especificaciones. Como ejemplos de informes se pueden citar resmenes de ventas, listines telefnicos Panel de control: El panel de control es un conjunto de tablas y formularios que ACCESS crea para administrar el men de opciones, este men nos permite navegar por la base de datos usando botones para abrir formularios basados en tablas y consultas.

INTRODUCCIN BASE DE DATOS

Para qu sirve una base de datos? Para registrar y representar el funcionamiento del sistema, a travs de los datos relativos a sus diferentes caractersticas y componentes. Qu informacin debe contener una base de datos? Los datos que se requieren para que pueda tomarse una decisin operativa, gerencial o estratgica. Los datos que se requieren para elaborar los reportes que ilustran el estado del sistema. Cules de las siguientes son importantes caractersticas de una base de datos? Disponibilidad, precisin, representatividad y concurrencia. No redundancia, coherencia, versatilidad e interoperabilidad. Escalabilidad, integridad y seguridad. Minimalidad, interiorizacin y exteriorizacin. Qu significa consistencia de una base de datos? Que todos los datos que almacena deben ser coherentes. Qu significa escalabilidad de una base de datos? Que se puede incrementar el nmero de atributos, entidades y relaciones entre las entidades para actualizar los requerimientos. Qu significa integridad de una base de datos? Que los datos almacenados en la BD no han sido alterados accidentalmente o maliciosamente y se mantienen coherentes.

INTRODUCCIN ACCESS
Arrancar y cerrar Access 2007 Veamos las dos formas bsicas de iniciar Access 2007. Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador buscar Microsoft Office y luego Microsoft Access, hacer clic sobre l, y se iniciar el programa. Desde el icono de Access 2007 del escritorio siguientes operaciones: .Para cerrar Access 2007, puedes utilizar cualquiera de las

Hacer clic en el botn cerrar , ubicado en el extremo superior derecho de la pantalla. Pulsar la combinacin de teclas ALT+F4. Hacer clic sobre el Botn de Office y pulsar el botn Salir de Access

La pantalla inicial Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales.

Las barras La barra de Ttulo: Contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual.

Barra de control: En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar. La Banda de Opciones: Contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creacin de los diferentes elementos que se pueden crear en Access.

La barra de estado: se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicacin, proporciona distinta informacin segn la pantalla en la que estemos en cada momento

Por ejemplo aqu nos indica que tenemos la tecla de teclado numrico pulsada (Bloq Num), que estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de datos, Tabla dinmica, Grfico dinmico y Diseo con los cuatro botones que aparecen a la derecha.

Conceptos bsicos de Access

Crear una base de datos Hacer clic sobre la opcin Nuevo del Botn de Office (haciendo clic en el icono de Office en la parte superior izquierda de la pantalla) que aparece a la derecha de la pantalla.

Aparecer la ventana de Introduccin a Microsoft Office Access. Selecciona la opcin Base de datos en blanco. En la parte inferior tambin podrs seleccionar una plantilla para crear una nueva base de datos basada en ella. A continuacin aparecer en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro:

Aqu debers indicar el Nombre de archivo de la base de datos. Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic en el botn Buscar ubicacin .

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo donde indicaremos el nombre de la base de datos que estamos creando y el lugar donde se guardar.

En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base de datos. Hacer clic sobre el botn Aceptar. Se cerrar el cuadro de dilogo y volvers a la pantalla de Introduccin a Microsoft Office Access. En el cuadro de texto Nombre de archivo aparecer la ruta y el nombre que escogiste.Pulsar el botn Crear para crear la base de datos.Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la cual Access asignar la extensin .ACCDB. Por defecto, Access abrir una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus datos.

Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los dems objetos se crean a partir de stas. Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploracin, desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos. En principio slo encontraremos el de Tabla1 pues es el que Access crear por defecto.

EJERCICIO DE PRCTICA Una empresa necesita llevar un control de vendedores, productos y ventas. Un producto tiene un id nico, nombre, precio actual, stock y nombre del proveedor. Adems se organizan en categoras, y cada producto va slo en una categora. Una categora tiene id, nombre y descripcin. Por razones de contabilidad, se debe registrar la informacin de cada venta con un id, fecha, cliente, descuento y monto final. Adems se debe guardar el precio al momento de la venta, la cantidad vendida y el monto total por el producto Desarrollo: Identificar las tablas, luego agregamos los atributos propios de cada tabla. Despus seleccionamos el atributo al cual se le agregara la clave nica, fornea o principal y por ultimo realizamos las relaciones entre tablas.

GUA TERICO PRCTICO N 1: BASE DE DATOS, ACCESS TALLER EN CLASE Y CASA

Crear, abrir y cerrar una base de datos 1) Crear una base de datos en la carpeta Mis ejercicios del disco duro con el nombre Concesionario. Si la carpeta no existe crala. 2) Cerrar la base de datos anterior. 3) Abrir la base de datos Concesionario de la carpeta Mis ejercicios del disco duro. 4) Volver a cerrarla.Prueba evaluativa. Solo una respuesta es vlida por pregunta. 1. No hay que cerrar nunca una base de datos sin haberla guardado anteriormente ya que sino se perderan los ltimos cambios. a) Verdadero. b) Falso 2. No se pueden tener abiertas varias bases de datos a la vez en una misma sesin de Access a) Verdadero. b) Falso 3. El objeto ms importante de una base de datos es la tabla. a) Verdadero. b) Falso

4. Las nicas formas de abrir una base de datos es utilizando la opcin Abrir del Botn de Office a) Verdadero.

b) Falso 5. El botn
a) b) c)

significa Abrir Nuevo Cerrar.

6. El icono significa a) Deshacer b) Volver c) Cerrar significa 7. El icono a) Abrir b) Imprimir c) Destruir 8. Si hacemos clic sobre el botn Nuevo en el Botn de Office a) Aparecer el cuadro de dilogo Nuevo, para crear una nueva base de datos b) Aparecer directamente una base de datos vaca en pantalla. c) Cualquiera de las dos primeras opciones. d) Ninguna de las opciones anteriores. 9. En el Botn de Office encontraremos: a) La opcin para guardar la base de datos. b) La opcin de abrir una base de datos. c) Cualquiera de las dos primeras opciones. d) Ninguna de las opciones anteriores 10. El icono sirve para... a) Grabar un disquete con la informacin obtenida. b) Guardar los cambios realizados. c) Cualquiera de las dos primeras opciones 11. No hay que cerrar nunca una BD sin haberla guardado anteriormente ya que si no se perderan los ltimos cambios. a) Verdadero b) Falso 12. Enumera y explica brevemente 3 objetos propios de una base de datos. 13. Realizar en casa el desarrollo del siguiente ejercicio. (tablas, atributos, clave, relaciones) Una empresa vende productos a varios clientes. Se necesita conocer los datos personales de los clientes (nombre, apellidos, dni, direccin y fecha de nacimiento). Cada producto tiene un nombre y un cdigo, as como un precio unitario. Un cliente puede comprar varios productos a la empresa, y un mismo producto puede ser comprado por varios clientes. Los productos son suministrados por diferentes proveedores. Se debe tener en cuenta que un producto slo puede ser suministrado por un proveedor, y que un proveedor puede suministrar diferentes productos. De cada proveedor se desea conocer el NIF, nombre y direccin.