MANUAL DE USUARIO DEL PROYECTO DE IMPLANTACION DE SAP R/3 131248167.

DOC

Fecha: 14/08/2002

Modulo: GL

Manual: Libro Mayor

Plan de Cuentas de Mayor 4.1 Crear un Registro Maestro de Cuenta de Mayor Va de Acceso En la barra de herramientas del men principal ingrese por Finanzas Gestin Financiera Libro Mayor Datos Maestros Tratamiento Individual Central (Ver Figuras 4.1.1) Objetivo Definir en el libro mayor todas las cuentas que servirn de base para las contabilizaciones; para cada una de ellas se incluir informacin especfica que indica la funcin de la misma. Los datos maestros importantes para la utilizacin son almacenados en el registro de la cuenta. 4.1.1 Pantalla Men para entrada de cuentas de mayor

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La pantalla 4.1.2 es la inicial para incluir las cuentas del Libro Mayor a nivel de Plan de Cuentas, los campos a digitar son Cuenta de Mayor y Sociedad. Figura 4.1.2. Entrada Principal para la Creacin de Cuenta de Mayor.

Indicador (1) (2)

Nombre del Campo Cta. Mayor Sociedad

Significado Nmero de la cuenta de 10 dgitos que se quiere crear. El numero de sociedad.

Valores Propuestos F4 F4

Una vez ingresado los datos, se presiona el icono crear , apareciendo la pantalla 4.1.3. primera carpeta denominada Tipo/Denominacin, .

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4.1 .3 Cta.mayor crear: Central

Indicador (1)

Nombre del Campo Grupo de cuentas

Significado El grupo de cuentas es un resumen de las caractersticas que controlan la creacin de registros maestros. Puede utilizarse para determinar los campos que deben o pueden completarse al crear el registro maestro. Adems, puede utilizarse para predefinir un intervalo de nmeros, a partir del cual se deben escoger los nmeros para los registros maestros. Se crean, con el mismo grupo de cuentas, las cuentas que necesitan los mismos campos del registro maestro y que utilizan el mismo intervalo de nmeros. Indica que la cuenta es de beneficio. Indica que la cuenta es de balance. Es este campo es un nombre corto de la cuenta contable. Indica el nombre de la cuenta contable. Indica la Sociedad de Consolidacin.

Valores Propuestos F4

Cta. Beneficio Cta. de balance (2) (3) (4) Texto breve Texto explicativo Sociedad GL asociada

F4 F4 ninguno ninguno F4

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Ingresando los datos, se da clic en la siguiente carpeta denominada Datos de control, apareciendo la pantalla 4.1.4. Figura 4.1.4.Cta. mayor Crear: Central

Indicador (1)

Nombre del Campo Moneda de la Cuenta Saldo solo en moneda local Clave de diferencias T/C

Significado Moneda en la que se gestiona la cuenta. Este indicador seala que en las contabilizaciones de la cuenta, los datos slo se actualizan en la moneda local. Clave para la valorizacin de moneda extranjera de cuentas de Balance. Con la clave de valorizacin se le indica al sistema las cuentas donde se contabilizan las diferencias de valorizacin. Agrupamiento de cuentas de mayor en un grupo para la valorizacin del tipo de cambio. Tipo de cuenta de impuestos. Si se indica, permite contabilizar la cuenta sin tener que introducir un indicador de impuestos. Caracteriza la cuenta de mayor como cuenta

Valores Propuestos CRC Ninguno F4

(2)

(3) (4)

Grupo de Valoracin Categora Fiscal Permitida contab. Sin IVA Cta. asociada por clase de Cta.

F4 F4 Ninguno F4

(5)

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Indicador

Nombre del Campo

Significado asociada. La cuenta asociada asegura la integracin de una cuenta de la contabilidad auxiliar en el libro mayor. Indica otro nmero para la cuenta. Por ejemplo el nmero de cuenta de un sistema anterior o de un plan de cuentas nacional. Para cuentas que se gestionan en un sistema externo.

Valores Propuestos

(6)

N de Cuenta Alternativo Gestin de cuentas externa

F4 Ninguno

(7) (8)

Clave de inflacin Grupo de Tolerancia Gestin Partidas Abiertas Visualizacin Part. Indiv.

(9)

Clave de clasificacin

Especifica que se gestionen las partidas abiertas para la cuenta Permite visualizar partidas individuales de la cuenta. Para visualizar las partidas individuales, el sistema sigue un orden de clasificacin estndar, esta opcin le ofrece la posibilidad de determinar una secuencia diferente.

Ninguno Ninguno F4

En esta pantalla se llenan los campos con la informacin requerida y se pasa a la siguiente carpeta denominada Entrada/Banco, apareciendo la pantalla siguiente 4.1.5. 4.1.5. Cta.mayor Crear: Central

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(1)

Grupo Status Campos Slo Contab. Automticamente

Determina el formato de imagen en la entrada de documentos. Indicador que determina que esta cuenta slo deber admitir contabilizaciones automticas; es decir, las hechas por el sistema. El nivel de tesorera se emplea para el control en la gestin de caja. Este indicador seala que en la cuenta de mayor en cuestin se contabilizan movimientos de caja. Cdigo alfanumrico presupuestaria, a la presupuesto. de la posicin cual asigna un

F4 Ninguno

(2)

Nivel de Tesorera Relevante para movim. caja

F4 Ninguno

(3)

PosPre

F4

(4)

Banco Propio

Con la clave se determinan todos los datos bancarios. Relaciona la cuenta con los datos bancarios En combinacin con la clave del banco propio, esta clave identifica en forma particular una cuenta bancaria

F4

(5)

ID de Cuenta

F4

Despus de ingresar los datos obligatorios y/o necesarios, se procede a grabar dicha informacin a travs del icono ubicado en la barra de herramientas. El sistema nos dar un mensaje notificando que la cuenta ha sido creada en el Plan de Cuentas, y aparecer la pantalla 4.1.6 mostrando el mensaje, para salir de la creacin de cuentas se pulsa el icono final.

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4.1.6. Cta.mayor Visualizar: Central

En la pantalla de entrada principal de creacin de cuentas de mayor, aparece una serie de iconos de diversas aplicaciones que se pueden realizar a las cuentas, seguidamente se explicaran cada una de ellas.

4.2 Visualizar Registro Maestro de Cuenta de Mayor Objetivo Visualizar la informacin de todos los campos de un registro maestro de una cuenta de mayor.

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Dentro de la pantalla de creacin de cuentas de mayor se digita el nmero de cuenta, se selecciona la sociedad. y se presiona el icono . Se puede visualizar todas las diferentes carpetas de la cuenta. Con esta opcin se podr visualizar los campos que le estn autorizados al usuario. 4.3 Modificar Registro Maestro de Cuenta de Mayor Objetivo Realizar cambios o modificaciones a ciertos campos en un registro maestro de cuentas de mayor. Al ingresar a la pantalla de creacin de cuentas de mayor, se le indica el nmero de la cuenta, se selecciona la sociedad y se presiona el icono modificar. Se puede modificar todos los campos que se requieren de las diferentes carpetas. (Figura 4.3.1) Figura 4.3.1 Pantalla Va de Acceso Modificacin

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Una vez ingresados las modificaciones que se desean realizar en los campos de la figura 4.3.1. , se debe grabar las modificaciones con el icono grabacin ha sido efectuada y para se presiona el icono generando el mensaje de que la .

4.4 Bloquear maestro de cuenta de mayor Objetivo Bloquear para creacin, contabilizaciones y/o planificacin una cuenta determinada dentro del Plan de Cuentas de Mayor, bien sea en todas las sociedades o en una particular Al darle enter aparece la pantalla de entrada principal de creacin de cuentas de mayor, en dicha pantalla le indicamos el nmero de la cuenta que se desea bloquear y se presiona el icono .Icono Bloqueo (figura 4.4.1)

4.4.1 Cta.mayor Bloquear: Central

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Indicador

Nombre del Campo Bloqueo de Creacin Bloqueo de Contabilizacin Bloqueo de Planificacin Bloqueo en la sociedad

Significado Este indicador tiene como efecto que la cuenta quede bloqueada para la creacin en la sociedad. Todas las Sociedades: La cuenta se bloquee para contabilizacin en todas las Sociedades existentes Tiene como efecto que la cuenta quede bloqueada para la planificacin. Hace que la cuenta se bloquee para contabilizacin en la Sociedad seleccionada.

Valores Propuestos Ninguno Ninguno Ninguno Ninguno

La opcin de bloqueo nos permite bloquear las cuentas contables o sociedades, temporalmente mientras se ejecuten algn tipo de correccin el cual, oblig al bloqueo de la cuenta de mayor. Luego presiona el icono luego de haber finalizado se sale con el icono 4.5 Desbloquear una cuenta contable Se vuelve a presionar en el icono bloquear y el sistema le desplegara la pantalla 4.5.1, para desbloquear y estando en la pantalla se desmarca la opcin bloqueada, luego presiona el icono con el icono gravar y desbloquea la cuenta de mayor, luego de haber finalizado se sale . . gravar y bloquea la cuenta de mayor,

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4.5.1 Pantalla de bloqueo

4.6. Marcar para Borrado Maestro Cuenta de Mayor (FS06) Objetivo Marcar una cuenta especfica de mayor para que sea borrada. Se utiliza cuando se realiza mantenimiento del Plan de Cuentas y se va a eliminar todas aquellas cuentas que ya no se necesitan, porque se seleccionan para borrar slo aquellas que estn marcadas para borrado. Por supuesto, el administrador del plan de cuentas debe asegurarse que las cuentas han sido marcadas para borrado. Es importante resaltar que una cuenta slo puede ser borrada si su saldo es cero. Lo que se aconseja cuando no se va a utilizar ms una cuenta, es bloquearla para contabilizaciones y marcarla para borrado. Una cuenta puede ser marcada para borrado a nivel de Plan de cuentas (para todas las sociedades y el Plan) o a nivel de Sociedad. Al darle enter aparece la pantalla de entrada principal de creacin de cuentas de mayor, en dicha pantalla le indicamos el nmero de la cuenta que se desea bloquear y se presiona el icono marcar desplegndose la pantalla 4.6.1

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4.6.1 Cta.mayor Marcar para borrado: Central

Indicador

Nombre del Campo Peticin Cuentas borrado Plan

Significado

de Este indicador seala que deben marcarse para borrado datos del registro maestro a nivel de Plan de Cuentas. Peticin borrado en la Sociedad Este indicador seala que deben marcarse para borrado datos del registro maestro a nivel de Sociedad.

Valores Propuestos Ninguno Ninguno

Una vez completados los datos necesarios, debemos grabar dicha informacin a travs del icono ubicado en la barra de herramientas.

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4.7 Crear una cuenta mayor con modelo Objetivo Crear una cuenta con base en una ya existente., por ejemplo crear una cuenta gastos o ingresos en las cuales las variables de creacin son iguales lo nico que varia es el nombre de la cuenta. Al ingresar a la pantalla principal de creacin de cuentas de mayor, se digita el numero de cuenta, se indica la sociedad y se presiona el icono crear con modelo ; desplegndose la pantalla 4.7.1 4.7.1 Cuenta modelo

Indicador 1 2

Nombre del Campo Cta mayor Sociedad

Significado Cuenta de mayor que se tomara de modelo de creacin Sociedad a la que pertenece la cuenta de modelo.

Valores Propuestos F4 F4

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Le damos enter apareciendo nuevamente la pantalla principal de creacin de cuentas con las carpetas debidamente llenas, en las cuales solamente debemos cambiar los campos que se requieran para la nueva cuenta.

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