Manual de Procedimientos RK 5-08

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Revisado por: Sectores Involucrados: Comercial, Finanzas, Administracin y Depsito. Empresa: ROMIKIN Fecha de Vigencia: 01/01/08 Versin: 1
Aprobado por: Responsable Global del Proceso: Gerentes Comerciales Hoja N: 1 de 111
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INDICE
REA
N 1.1 1.2
PROCESOS PLAN COMERCIAL FARMACIA Y VETERINARIA GESTIN DE VENTAS FACTURACIN DE MERCADO EXTERNO Y DESPACHO DE EXPORTACION PRSTAMOS OTORGADOS Y RECIBIDOS POLTICAS DE CRDITOS Y COBRANZAS RECEPCIN Y SALIDA DE MUESTRAS COMPRAS BIENES DE CAMBIO COMPRAS GENERALES COMPRAS X FONDO FIJO RECEPCION DE MERCADERIA TRANSFORMACIONES DE PRODUCTO FACTURACIN MERCADO INTERNO Y ENTREGA DE MERCADERA COBRANZAS CUSTODIA DE VALORES DEPOSITOS BANCARIOS PAGOS AL PROVEEDOR LOCALES TRANSFERENCIAS BANCARIAS POR IMPORTACIONES REPOSICION DE FONDO FIJO AM DE PROVEEDORES REGISTRO DE FACTURAS DE PROVEEDORES CONTABILIDAD CONCILIACION BANCARIA CONTROL DE INVENTARIO
COMERCIALIZACION
1.3 1.4 1.5 1.6 2.1
ABASTECIMIENTO
2.2 2.3 3.1
LOGSTICA
3.2 3.3 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 5.1 5.2
FINANZAS
ADMINISTRACIN
5.3 5.4 5.5
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 1.1 PLAN COMERCIAL FARMACIA Y VETERINARIA
1. OBJETIVO: Planificar y definir las acciones y condiciones comerciales de los productos que la empresa comercializar en un periodo determinado. 2. ALCANCE: El proceso comprende desde el anlisis comercial hasta la aprobacin y registro en sistema del presupuesto. Nota: El ingreso al sistema del presupuesto puede hacerse a futuro, lo importante es cumplir con el proceso en si del presupuesto.
3. MARCO: Externo: Mercado interno y externo de los productos; evolucin de precios y costos de materias primas; competencia; regulaciones e impuestos para la comercializacin y exportacin de los productos. Interno: Plan de crecimiento y objetivos de ventas; estrategia comercial: lineamientos de precios y condiciones (plazos, descuentos, otros). 4. DESCRIPCIN: INICIO
ANLISIS Gerentes Comerciales de las Divisiones Farmacia y Veterinaria Efecta un anlisis en funcin a: Informacin histrica Conocimiento personalizado del mercado. Condiciones y tendencias de los mercados locales y externos de los productos a comercializar Evolucin de precios Estudio de Costos Estudio de rentabilidad y contribucin marginal Plazos de abastecimiento
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Condiciones de los proveedores
A partir de lo anteriormente analizado define: Objetivos de ventas Rentabilidad y mrgenes. Precios de los productos a comercializar. Descuentos a aplicar a los clientes en funcin del volumen de compra y de la confiabilidad del cliente, obtenida en base a la trayectoria en la empresa. Asimismo verifica si el cliente tiene la posibilidad de acceder a consultas directas con el exterior, en cuyo caso puede otorgarle un descuento adicional.
Plazos de cobranzas en funcin al tipo de venta realizada y tipo de cliente
De acuerdo al anlisis y definiciones realizadas, elabora el detalle de Ventas y Compras para el periodo considerado en el formato de archivo que le pasara oportunamente el Gerente de Administracin. ELABORACIN DEL PRESUPUESTO Gerente de Administracin En base a la informacin recibida del rea Comercial elabora el presupuesto de Ventas y Compras para el periodo considerado para su posterior aprobacin por el Director. APROBACIN Director Ejecutivo Corporativo Recibe el presupuesto y analiza la informacin presentada:
Si hubieran cambios y/o modificaciones, da instrucciones al Gerente de Administracin para que las transmita al Gerente Comercial y las incorpore a los presupuestos expuestos.
Si no hubieran modificaciones, aprueba los presupuestos.
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REGISTRO Responsable de Administracin Luego de la aprobacin del presupuesto ingresa en sistema el mismo (A FUTURO). COMUNICACION Gerentes Comerciales Divisiones Farmacia y Veterinaria Comunican el presupuesto a sus ejecutivos de cuenta (Ver Proceso 1.2). Mensualmente evalan con sus ejecutivos el cumplimiento del presupuesto segn las compras y ventas reales, tanto locales como en el exterior (Ver Procesos 1.2, 1.3, 2.1) y definen las acciones a seguir para corregir eventuales desvos. 5. REFERENCIAS 1.1 Proceso de Elaboracin Presupuesto ACAF 1.2 Proceso de Gestin de Ventas 1.3 Proceso de Facturacin y Despacho de Exportaciones 2.1 Proceso de Compras de Bienes de Cambio 6. DOCUMENTACIN DEL PROCESO
NOMBRE N/A
EMISOR N/A
EMISIN N/A
CANT. N/A
DESTINO N/A
ANEXO N/A
ARCHIVO N/A
7. DOCUMENTACIN COMPLEMENTARIA
NOMBRE N/A
EMISOR N/A
EMISIN N/A
CANT. N/A
DESTINO N/A
ANEXO N/A
PROCESO N/A
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 1.2 GESTIN DE VENTAS
1. OBJETIVO: Gestionar la venta con el propsito de cumplir con los objetivos determinados en el plan comercial. 2. ALCANCE: El proceso comprende desde la gestin de la venta hasta su autorizacin.
3. MARCO: Externo: Regulaciones especficas de productos farmacuticos y veterinarios. Evolucin de precios en el mercado; competencia. Disposiciones especficas de los productos dispuestas por el fabricante. Interno: Plan comercial. Polticas y acciones comerciales. Plazo de cobranzas. Polticas de abastecimiento y mantenimiento del stock. Polticas para la distribucin de los productos.
4. DESCRIPCIN: INICIO GESTION DE LA VENTA Ejecutivo de Cuenta Gerente Comercial De acuerdo a lo establecido en el Plan Comercial (Ver proceso 1.1) el Ejecutivo de Cuenta es informado sobre: los objetivos de venta las pautas sobre los precios vigentes de los productos descuentos plausibles de realizar plazos de cobranzas stock inicial disponible y plazos de reposicin de los productos
De acuerdo con los objetivos de venta determinados y en funcin a la informacin recibida, realiza las acciones comerciales con el objeto de gestionar las ventas. Estas acciones son: Recibir pedidos de clientes habituales de la empresa Recibir consultas y/o pedidos especficos de nuevos clientes Reciben pedidos para nuevos productos para desarrollar.
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Realizar acciones proactivas, tendientes a captar nuevos clientes y/o nichos de mercado
El Ejecutivo de Cuenta recibe por parte del cliente un pedido de cotizacin y consulta a travs del sistema la disponibilidad del producto solicitado. Verifica los plazos de entrega en funcin de los requerimientos del cliente Elabora la respuesta al pedido de cotizacin efectuado por el cliente teniendo en cuenta los volmenes solicitados, el historial del cliente y el precio de reposicin de los productos. Si el cliente fuera nuevo o no cumpliera con los lineamientos establecidos respecto de la frecuencia y volmenes de compra, como con los plazos de cobranzas y antigedad, consulta con el Gerente Comercial la autorizacin para otorgar un descuento y/o bonificacin. Pasa la cotizacin al cliente en forma telefnica, a fin de poder negociar y concretar la venta. Slo para aquellos clientes de confiabilidad, habituales en la empresa, el precio se pasar por mail. Luego de la aceptacin del cliente de la cotizacin, confirma el stock disponible del producto y de acuerdo a los volmenes solicitados puede realizar: Reservas de stock, las que solicita va e-mail al Responsable del Depsito, a fin de garantizar el mismo lote. Solicitudes de prstamo, segn el Proceso de Prstamos de Mercadera (Ver proceso 1.4). A continuacin, carga en el sistema una Nota de venta (Ver modelo en Anexo 10), a efectos que la misma sea autorizada por Administracin/Tesorera. AUTORIZACIN Tesorera / Responsable de Cuentas a Cobrar Aprueba no la solicitud de autorizacin a travs del sistema, teniendo en cuenta el Proceso de Poltica de Crditos y Cobranzas (Ver Proceso 1.5). Las autorizaciones se realizan diariamente a las 12 hs. y a las 16 hs. A travs del sistema la solicitud de venta queda disponible para la entrega de mercadera (Ver Proceso 3.3) y facturacin despacho de la exportacin (Ver Proceso 1.3).
Revisado por: Sectores Involucrados: Comercial, Finanzas, Administracin y Depsito. Empresa: ROMIKIN Fecha de Vigencia: 01/01/08 Versin: 1 Aprobado por: Responsable Global del Proceso: Gerentes Comerciales Hoja N: 7 de 111
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SEGUIMIENTO DE LA VENTA Ejecutivo de Cuenta Gerente comercial Realiza el seguimiento de la facturacin de los productos y coordina junto con el Responsable del Depsito los plazos para la distribucin de los mismos. Contina con el Proceso 3.3. Facturacin y entrega de mercadera. En el caso de una exportacin se remite adicionalmente al Proceso 1.3. Despacho de exportacin. DEVOLUCIONES Respecto de las devoluciones de mercaderas, las mismas son autorizadas nicamente por el Gerente Comercial, en caso de ausencia del primero, de acuerdo a los siguientes lineamientos: Si se trata de una devolucin por un problema tcnico se aprueba siempre que se reciba el Informe del rechazo efectuado por el personal tcnico del cliente y siempre y cuando est dentro de los 30 das de la entrega. La mercadera se reciba posteriormente con la aprobacin de la Directora tcnica. Si hubo un error en la entrega se entreg en una fecha distinta a la pedida. El Responsable de depsito no podr recibir devoluciones por las cuales no haya de respaldo un mail de un ejecutivo de cuenta con copia al Gerente Comercial (se asume que al estar copiado aprob la devolucin).
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5. REFERENCIAS 1.1 Proceso de Plan Comercial 1.3 Proceso de Facturacin de Mercado Externo y Despacho de Exportacin 1.4 Proceso de Prstamos otorgados y recibidos de Mercedaria 1.5 Proceso de Polticas de Crditos y Cobranzas 3.3 Proceso de Facturacin y Entrega de Mercadera
6. DOCUMENTACIN DEL PROCESO
NOMBRE
EMISOR
EMISIN CANT.
DESTINO Original: Gerente Comercial Duplicado Departamento de Crditos Triplicado: Depsito
ANEXO
ARCHIVO
Nota de venta
Ejecutivo de Cuenta
Sistema
10
Depsito
NOMBRE N/A
EMISOR N/A
EMISIN N/A
CANT. N/A
DESTINO N/A
ANEXO N/A
PROCESO N/A
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 1.3 FACTURACIN DE MERCADO EXTERNO Y DESPACHO DE EXPORTACIN Y
1. OBJETIVO: Despachar y facturar las operaciones de venta al extranjero. 2. ALCANCE: Desde el despacho de la mercadera al exterior con sus correspondientes controles, hasta la emisin de la factura. 3. MARCO: Externo: Regulaciones Aduaneras y Tipo de Cambio. Regulaciones especficas de productos farmacuticos y veterinarios. Disposiciones especficas de los productos dispuestas por el fabricante. Evolucin de precios en el mercado. Acciones de la competencia. Interno: Plan comercial. Polticas y acciones comerciales. Plazo de cobranzas. Polticas de abastecimiento y mantenimiento del stock. Polticas para la distribucin de los productos. 4. DESCRIPCION: INICIO
CONFECCION FACTURA PROFORMA Responsable de Comercio Exterior Al recibir a travs del sistema la aprobacin por parte de Tesorara de la Nota de venta (Ver modelo en Anexo 10) a travs del Proceso de Gestin de Ventas (Ver proceso 1.2) genera la factura pro forma por duplicado (Ver modelo en Anexo 5) y abre el legajo de la exportacin. Obtiene a travs del Responsable de depsito el dato del peso bruto y las dimensiones y pide al despachante la contratacin y la informacin sobre el costo del flete. Adicionalmente, para aquellos casos que se requiera, tambin solicita la contratacin del seguro. Controla la factura pro forma y la enva al despachante y al cliente para su aprobacin. Los datos a controlar son:
Revisado por: Sectores Involucrados: Comercio Exterior/ Comercial / Finanzas/ Administracin/ Depsito Aprobado por: Responsable Global del Proceso: Comercio Exterior
Empresa: ROMIKIN
Fecha de Vigencia: 01/01/08 Versin: 1
Hoja N:
10 de
111
ROMIKIN
Condiciones de Prestacin Precio Promocin y descuentos Condicin impositiva Forma de Pago Lista de instrucciones.(Anexo 67) Lista de empaque. En base a la factura pro forma emite la Factura E por duplicado (Ver Modelo en Anexo 7) desde el sistema cuando la mercadera est prxima a salir. DESPACHO Responsable del Depsito: Genera el remito por duplicado (Ver modelo en Anexo 2) y separa la mercadera hasta el retiro de la misma. Etiqueta los productos segn las instrucciones recibidas de Comercio Exterior. Emite las Instrucciones de Parking (Ver modelo en Anexo 67) y la Lista de Empaque (Ver modelo en Anexo 6). Entrega la mercadera al transporte contratado segn las instrucciones emitidas por Comercio Exterior.
ENVO AL DESPACHANTE Responsable de Comercio Exterior: Enva al despachante la factura Pro Forma, la Lista de Empaque y las Instrucciones de Packing (Ver modelo en Anexo 67) y solicita que enve la liquidacin para transferir en Aduana el valor correspondiente. Informa al cliente que la mercadera se encuentra en trmite y le remite la documentacin: Documento de Embarque Certificado de Anlisis (Ver Modelo en Anexo 43) Hoja de Seguridad (Ver Modelo en Anexo 40) Lista de Empaque (Ver Modelo en Anexo 6)
Aprobado por: Responsable Global del Proceso: Comercio Exterior
Revisado por: Sectores Involucrados: Comercio Exterior/ Comercial / Finanzas/ Administracin/ Depsito
Empresa: ROMIKIN
Hoja N:
11 de
111
ROMIKIN
Factura E (Ver Modelo en Anexo 7)
Se acuerda con el cliente si los originales de los documentos se le entregarn con la mercadera o si se lo manda en un sobre aparte. Confirma la recepcin de los documentos enviados al cliente va mail. Luego se le solicita al responsable de Tesorera que efecte la transferencia a la aduana para el pago del derecho de exportacin y otros gastos inherentes. TRANSFERENCIA Responsable de Tesorera: El responsable del rea transfiere a la cuenta de la aduana el importe necesario para cubrir el derecho de exportacin a la aduana.
RENDICION DE GASTOS Despachante: Efecta y enva la rendicin de gastos, la cual se controla de acuerdo al Proceso registro de facturas de proveedores (Ver proceso 5.2). INGRESO DE DIVISAS Responsable de Comercio Exterior Recibe del despachante de aduana: Factura por honorarios, derechos y gastos. Permiso de embarque original parcial con el cumplido de embarque y la fecha y firma del guarda que hizo el embarque. Una vez informada la llegada de la orden de pago del exterior (Ver Proceso 4.1), presenta su aplicacin a las operaciones de exportacin para el cumplimiento de divisas en el banco receptor de la misma: Factura cliente copia Permiso de embarque copia con cumplido de embarque.
Entrega copia de la transferencia a Tesorera para que realice la contabilizacin respectiva.
Empresa: ROMIKIN
Hoja N:
12 de
111
ROMIKIN
5. REFERENCIAS: 1.2. Proceso de Gestin de Ventas 4.1 Proceso de Cobranzas 5.2 Proceso de Registro de Facturas de Proveedores 6. DOCUMENTACIN DEL PROCESO
NOMBRE Lista de Empaque Instrucciones de Packing Remito de salida
EMISOR Responsable de depsito Responsable de Comercio Exterior Responsable de Depsito
EMISIN CANT. Manual 2
DESTINO Original: Cliente Duplicado: Depsito Original: Cliente Duplicado: Depsito Original: Depsito Duplicado: Cliente Original: Cliente Duplicado: Administracin Original: Cliente Duplicado: Administracin Cliente Cliente
ANEXO 6
ARCHIVO Depsito
Manual
67
Depsito
Manual
Depsito
Fact. Pro Forma Factura E
Certificado de Anlisis Hoja de Seguridad
Responsable Manual de Comercio Exterior Responsable Sistema de Comercio Exterior Responsable Manual de Depsito Responsable Manual de Depsito
Administracin
Administracin
1 1
43 40
Depsito Depsito
Empresa: ROMIKIN
Hoja N:
13 de
111
ROMIKIN
NOMBRE
EMISOR
EMISIN
CANT.
Solicitud nota de venta
Ejecutivo de Cuenta
Sistema
DESTINO Original: Gerente Comercial Duplicado Departamento de Crditos Triplicado: Depsito
ANEXO
10
PROCESO 1.2 Proceso de Gestin de Ventas
Empresa: ROMIKIN
Hoja N:
14 de
111
ROMIKIN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 1.4 PRSTAMOS OTORGADOS Y RECIBIDOS
1. OBJETIVO: Recibir entregar mercadera en calidad de prstamo de/a clientes y/o
empresas competidoras verificando el control de la calidad y los productos pendientes de devolucin. 2. ALCANCE: Desde la recepcin de la Solicitud de mercaderas hasta la entrega y seguimiento de la devolucin de la misma. 3. MARCO: Externo: Demanda del mercado. Requerimiento de clientes y/o empresas competidoras. Interno: Polticas de Compras. Polticas comerciales. Polticas de administracin y gestin de stocks. 4. DESCRIPCIN: INICIO
REQUERIMIENTO Gerente Comercial Recibe el requerimiento de un cliente de una empresa competidora, solicitando determinada cantidad de uno o varios productos. Consulta a travs del sistema la disponibilidad de stock (Ver modelo en Anexo 26) y las ventas ya comprometidas para los prximos perodos. En funcin de lo evaluado, emite en forma manual la RK Formulario de
Pedido Orden de Prstamo (Ver modelo en Anexo 59) RK Formulario Envo Orden de prstamo segn corresponda. En el formulario RK Pedido envo de Prstamo de mercaderas detalla lo siguiente: Fecha de solicitud Fecha estimada de devolucin. Empresa/ cliente.
Comercial, Aprobado por: Compras, Responsable Global Gerentes Comerciales Hoja N: 15 de 111 del Proceso:
Revisado por: Sectores Involucrados: Logstica Empresa: ROMIKIN
ROMIKIN
Tipo de producto a requerir Especificaciones tcnicas Cantidad a requerir
EMISION ORDEN PRESTAMO Responsable de Compras En base a la RK firmada por el Gerente Comercial emite desde el sistema la Orden de prstamo (Ver modelo en Anexo 60), con los mismos datos que tiene la RK manual. ENTREGA / INGRESOS DE MERCADERA Responsable de Depsito Verifica la Orden de prstamo de mercaderas en el sistema. En el caso de entregas en calidad de prstamo emite el remito de Salida por duplicado (Ver modelo en Anexo 2) y efecta la baja del stock (Ver modelo en Anexo 82) en el sistema en el Almacn de prstamos. Aclara en el remito que el concepto es Devolucin entrega de prstamos. En el caso de ingresos emite un Remito de Entrada (Ver modelo en Anexo 20) y los registra. Para identificar los lotes y vencimientos (que son distintos a los originales) realiza un movimiento ficticio de fraccionamiento. El proceso de recepcin es similar al Proceso de Recepcin de mercadera (Ver proceso 3.1). La nica salvedad es que el Remito de Entrada se realiza en el Almacn de Prstamos.
SEGUIMIENTO Ejecutivos de Cuenta (Designar a una persona) Realiza mensualmente el seguimiento de la devolucin del producto hasta que se cumplan los plazos establecidos. Es el responsable del anlisis del saldo del Almacn prstamos, el cual posteriormente controlar Contadura a travs del de Contabilidad (Ver proceso 5.3).
Comercial,
Aprobado por: Compras, Responsable Global Gerentes Comerciales Hoja N: 16 de 111
del
Proceso:
ROMIKIN
Nota: Estimamos que el formulario manual RK pedido / envo orden de compra de prstamo debe reemplazarse a travs del sistema, haciendo que el rea comercial registre directamente la Orden de pedido/ envo de prstamo. Detallamos el proceso actual a fin de darle tiempo a la Compaa a implementar la mejora sugerida. 5. REFERENCIAS 3.1 Proceso de Recepcin de mercadera. 5.3 Proceso de Contabilidad.
NOMBRE Formulario Pedido Orden de Prstamo Orden de prstamo de mercaderas Remito de salida Remito de Entrada
EMISOR
EMISIN CANT.
DESTINO Original: Responsable de Compras. Duplicado: Gerente Comercial Responsable de Depsito Original: Cliente Duplicado: Depsito Responsable de Compras
ANEXO 59
ARCHIVO
Gerente Comercial
Manual
Responsable de Compras
Responsable Sistema de Compras Responsable de Deposito Manual
60
Depsito
2 1
2 20
Depsito Depsito
Responsable Sistema de Depsito
Comercial,
del
Proceso:
ROMIKIN
NOMBRE Listado de Stock Ajuste de Stock
EMISOR Responsable de Administracin Responsable de Administracin
EMISIN Sistema
CANT. 1
DESTINO Administracin
ANEXO 26
Sistema
Administracin
82
PROCESO 6.5 Proceso de Control de Inventario 6.5 Proceso de Control de Inventario
Comercial,
del
Proceso:
ROMIKIN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 1.5 POLTICAS DE CRDITOS Y COBRANZAS
1. OBJETIVO: Contribuir al cobro de la totalidad de las ventas efectuadas en tiempo y forma, reduciendo en la medida posible, mediante informacin objetiva existente y de manera preventiva, el potencial riesgo de incobrabilidades futuras.
2. ALCANCE: Desde la autorizacin de la venta a crdito hasta el cobro de la misma. 3. MARCO: Interno:
4. DESARROLLO
4.1 SOLICITUD AUTORIZACION NOTA DE VENTA GERENCIA COMERCIAL Ante la posible realizacin de una venta de acuerdo a lo detallado en la norma de los procesos 1.3 Venta de Mercado Local y 1.4 Facturacin Mercado Externo, el ejecutivo de cuentas o Gerente Comercial confeccionar en el sistema CWA una Nota de Venta para la aprobacin de la misma en lo referente a las condiciones
comerciales (lmite de crdito, forma y plazo de pago) por parte de Cuentas por Cobrar. Nuevos clientes: en el caso de tratarse de nuevos clientes, quien efecte la nota de venta mencionada precedentemente, deber enviar por mail al responsable de cuentas por cobrar (con la mayor antelacin posible a dicha nota de venta): Formulario de Alta de Cliente (ver Modelo en Anexo 25) Constancia de CUIT (Formulario AFIP) Inscripcin de Ingresos Brutos en Direccin General de Rentas Constancias de exenciones, en caso de corresponder.
Revisado por: Sectores Involucrados: Comercial/Administracin/Crditos y cobranzas Empresa: ROMIKIN Fecha de Vigencia: 01/01/08 Versin: 1
Aprobado por: Responsable Global del Proceso: Gerente Financiero Hoja N: 19 de 111
ROMIKIN
Asimismo, se deber informar en ese mismo mail las condiciones comerciales sugeridas por el Gerente Comercial en cuanto a lmite de crdito, forma y plazo de pago. Adicionalmente, en el caso de solicitarse venta a crdito, se deber acompaar toda la informacin posible que pueda servir como sustento del crdito solicitado, como por ejemplo: Estatuto Contrato social si corresponde Referencias bancarias y comerciales. Manifestacin de bienes y/o dos ltimos balances certificados por Contador Pblico Nacional. Informe de visita al cliente Informe del Gerente Comercial con referencias y proyeccin de venta]
El importe del lmite de crdito sugerido por el Gerente Comercial deber poseer una base objetiva en funcin a las ventas anuales proyectadas y la condicin de pago sugerida. En ningn caso, el lmite de crdito puede exceder el importe anual proyectado proporcionado a la cantidad de das establecidos en la condicin de pago acordada (no pudiendo exceder esta los 90 das o el plazo de financiacin pactado con el proveedor al que se le compra la mercadera que se est vendiendo). En caso de excesos (ya sea en el importe o en el plazo), la excepcin se regir por el rgimen de autorizacin establecido en el punto 4.2.2.3.
Aclaracin condicin de pago real: en el caso que por estrategia comercial se decida formalizar en la factura un plazo de pago menor al real estipulado o aceptable, el Gerente Comercial deber aclarar tambin tal situacin especificando ambos plazos, a fin que el sector de Cuentas por Cobrar pueda llevar un registro de las condiciones reales y efectuar el seguimiento y reclamo de cobranzas en funcin a la situacin real acordada/aceptada. 4.2 APROBACION NOTA DE VENTA RESPONSABLE DE CREDITOS Y COBRANZAS
ROMIKIN
4.2.1 Alta de Clientes Con la informacin mencionada en el punto anterior enviada por parte de la Gerencia Comercial, dar de alta la cuenta del cliente dentro de las 24 hs. siguientes a la recepcin de la documentacin citada. 4.2.2 Lmite de crdito Clientes nuevos o apertura de Cuentas Corrientes de clientes existentes: Para el otorgamiento por primera vez de un crdito en cuenta corriente (incluyendo a clientes existentes pero que siempre operaron con condicin de contado), se deber contar con la documentacin citada en el primer punto: a) Requisitos obligatorios: Formulario de Alta de Cliente (ver Modelo en 25I) Constancia de CUIT (Formulario AFIP) Inscripcin de Ingresos Brutos en Direccin General de Rentas Constancias de exenciones, en caso de corresponder. Informe de visita al cliente Informe del Gerente Comercial con referencias y proyeccin de venta b) Requisitos deseables (*): Estatuto Contrato social si corresponde Referencias bancarias y comerciales. Manifestacin de bienes y/o dos ltimos balances certificados por Contador Pblico Nacional.
(*) Estos requisitos no se establecen como obligatorios teniendo en cuenta que pueden existir casos que no sean fcilmente obtenibles. Esto no obsta el esfuerzo que el Area Comercial realice con los medios a su alcance para conseguirlos, ya que contribuirn en acelerar el proceso de anlisis y otorgamiento de lmite de crdito, como en un mayor soporte que sustente la decisin del mismo.
Asimismo, y de forma obligatoria, el responsable de cuentas por cobrar deber: Solicitar Informes del Banco Central de la Repblica Argentina, Nosis y Veraz. Solicitar Informe de Fidelitas.
Revisado por: Sectores Involucrados: Comercial/Administracin/Crditos y cobranzas Empresa: ROMIKIN Fecha de Vigencia: 01/01/08 Versin: 1 Aprobado por: Responsable Global del Proceso: Gerente Financiero Hoja N: 21 de 111
ROMIKIN
Consultar ms antecedentes a travs de Internet y por Razn Social en el buscador Google
En funcin a los antecedentes que surjan de toda la informacin obligatoria antes mencionada, como as tambin de la informacin deseada (en caso de poseerla), el Responsable de Cuentas por Cobrar analizar la factibilidad del otorgamiento de crdito y su respectivo lmite, teniendo en cuenta entre otros temas: Situacin financiera Endeudamiento Rentabilidad Liquidez Liquidez cida Informes judiciales Cheques rechazados Rotacin de inventarios Rotacin de crditos Deudas Bancarias Situacin ante el BCRA Patrimonio neto Inmuebles Bienes de Uso Lmite de crdito sugerido por Fidelitas Asimismo, para clientes existentes que operaban con condicin de contado, deber analizar y tener en cuenta tambin para el otorgamiento del lmite de crdito el historial de ventas anteriores y comportamiento del cliente.
Adicionalmente, para clientes para los cuales no se obtengan antecedentes ciertos o que an obtenindolos, los mismos sean negativos o dudosos, y an as se les
otorgue crdito con las justificaciones y autorizaciones explicitadas en la presente norma, se debern tener presente tambin la posibilidad de implementar los siguientes recaudos: a) Obtener algn tipo de aval o garanta
ROMIKIN
b) Para el caso de cheques de terceros, los mismos deben encontrarse endosados por parte del cliente al que se le efecta la venta.
4.2.2.1 Autorizacin de primera venta a crdito sin informe Fidelitas: En el caso que por el plazo de tiempo necesario para la obtencin y anlisis del Informe de Fidelitas, no sea posible contar con el mismo dentro del plazo para la realizacin de la venta, el Responsable de Cuentas por Cobrar podr basarse en todo el resto de la informacin obligatoria para autorizar la totalidad o parte de la primera venta a crdito dentro de los 3 das de solicitada, siempre y cuando no existan indicadores negativos y hasta el lmite de US$15.000.
El crdito total por todo concepto que se otorgue bajo las condiciones mencionadas en el prrafo precedente no podr exceder el 10% de las ventas acumuladas del ao, calculado a la fecha en la que se presente un requerimiento de tal naturaleza.
Si los informes antes mencionados poseen indicadores negativos que individualmente o en conjunto podran alertar sobre riesgos potenciales respecto a la cobrabilidad, dar conocimiento de los mismos al Area Comercial, y la venta solo podr realizarse con la condicin de pago anticipado. En caso de insistir el Gerente Comercial en el
otorgamiento de Crdito deber esperar hasta la obtencin del anlisis de Fidelitas.
El responsable del cuentas por cobrar deber efectuar todas las gestiones necesarias para que el Informe de Fidelitas se encuentre disponible para su anlisis dentro de los 20 das corridos de solicitado. 4.2.2.2 Niveles de Autorizacin excepciones primera venta a crdito sin Informe de Fidelitas: En el caso que para una primera venta a crdito el Gerente Comercial solicite otorgar la misma an con indicadores negativos surgidos de los anlisis e informes obligatorios antes mencionados o requiera exceder el lmite fijado de US$15.000 para esta primera venta, se deber confeccionar por parte del Gerente Comercial una
ROMIKIN
Solicitud de Excepcin (Ver Anexo 27) donde se deber dejar claramente expresado el motivo de tal solicitud y deber ser autorizada de acuerdo al siguiente rgimen:
Monto de Venta Hasta US$15.000 con
Nivel de autorizacin indicadores Gerente Comercial
negativos, siempre y cuando no exista a Responsable de Administracin dicha fecha una venta previa en iguales condiciones sin cobrar (*) Hasta un 20% superior al lmite fijado Gerente Comercial Responsable de Administracin Controller Corporativo Superior al 20% del lmite fijado Gerente Comercial Responsable de Administracin Controller Corporativo Director Ejecutivo Corporativo
(*) El crdito total acumulado por todo concepto que se otorgue bajo las condiciones mencionadas no podr exceder el 10% del importe de las ventas acumuladas del ao, calculado a la fecha en la que se presente un requerimiento de tal naturaleza
4.2.2.3 Lmite de crdito con anlisis crediticio completo (Informe Fidelitas): Una vez recibido el Informe de Fidelitas (dentro del plazo mximo de 20 das corridos de solicitado) el responsable de cuentas por cobrar deber emitir dentro de los 5 das corridos el informe con todos los indicadores antes mencionados de acuerdo al Modelo adjunto en el Anexo 28.
En el caso que el Gerente Comercial solicite un lmite de crdito superior al sugerido luego de todo el anlisis mencionado en el punto precedente, se deber confeccionar por parte del Gerente Comercial una Solicitud de Excepcin (Ver Anexo 27) donde se deber dejar claramente expresado el motivo de tal solicitud y deber ser autorizada de acuerdo al siguiente rgimen:
ROMIKIN
Exceso Lmite de Crdito Sugerido Hasta un 10% superior al lmite sugerido (*)
Nivel de autorizacin Gerente Comercial Responsable de Administracin
Hasta un 20% superior al lmite sugerido
Gerente Comercial Responsable de Administracin Controller Corporativo
Superior al 20% del lmite sugerido
Gerente Comercial Responsable de Administracin Controller Corporativo Director Ejecutivo Corporativo
(*) El crdito total acumulado por todo concepto que se otorgue bajo las condiciones mencionadas no podr exceder el 10% del importe de las ventas acumuladas del ao, calculado a la fecha en la que se presente un requerimiento de tal naturaleza 4.2.2.4 Carpeta del cliente (archivo): Con toda la informacin y anlisis efectuados de acuerdo a lo descripto precedentemente, el responsable de cuentas por cobrar confeccionar una carpeta y ser responsable de su archivo.
4.2.2.5 Actualizacin de anlisis lmites de crdito: Por lo menos cada 12 meses el responsable de Cuentas por Cobrar actualizar la informacin y anlisis relacionados con los lmites de crdito de acuerdo a lo establecido en el punto 4.2.2. Para dicho anlisis, se deber tener en cuenta tambin: 1- El total de ventas del ao inmediato anterior 2- Plazo y cumplimiento de condiciones de pago
Aumentos de lmites de crdito: en caso de aumentos por encima de un 10% respecto del lmite de crdito anteriormente asignado, adicional a los linimientos mencionados en el prrafo anterior, se deber tener en cuenta lo mencionado en el anteltimo prrafo del punto 4.1
ROMIKIN
Asimismo, y en forma diaria, el responsable de cuentas por cobrar, actualizar la base de datos de clientes con las variaciones significativas (mayores al 10% respecto al importe vigente) en los lmites de crdito que informa Fidelitas tambin en forma diaria. 4.2.3 Aprobacin Nota de Venta de clientes con lmite de crdito existente: Ante la solicitud de aprobacin al Responsable de cuentas por cobrar de una Nota de Venta emitida por la Gerencia Comercial, el responsable de cuentas por cobrar analizar su aprobacin en el plazo de 24hs. Para dicho anlisis tendr en cuenta los indicadores (en ese orden de importancia), condiciones y autorizaciones que se detallan a continuacin:
Nivel autorizacin Indicador Condicin de venta excepciones Director Corporativo Ejecutivo
Cheques rechazados que en Pago Anticipado importe o cantidad superen el 10% de la existencia en cartera a dicha fecha
Facturas pendientes de cobro Cancelacin previa y Idem con ms de 60 das de cobro efectivo de establecidos
niveles en
vencidas y por un importe total facturas vencidas por punto 4.2.2.2 superior a los US$15.000 similar importe al de la Nota de Venta a aprobar Lmite de crdito insuficiente Cancelacin previa y Idem cobro efectivo de establecidos niveles en
facturas por similar punto 4.2.2.2 importe al de la Nota de Venta a aprobar Das promedio que de surge mora Idem anterior del Idem establecidos punto 4.2.2.2 niveles en
ponderado
sistema CWA superior a 60
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das.
El responsable de cuentas por cobrar deber archivar la documentacin relacionada con todas las excepciones autorizadas, ordenadas
5. REFERENCIAS: Proceso de Venta Proceso de Cobranzas 6. GLOSARIO: Pago contado/anticipado: a los efectos de la presente nomrma, se considera como pago contado o pago anticipado a la efectiva acreditacin de fondos. No se considera pago contado a la recepcin de cheques con fecha diferida.
6. DOCUMENTOS: NOMBRE Solicitud de Apertura de cuenta corriente Informe Anlisis Crediticio Fidelitas Excepcin Comercial EMISOR Gerencia Comercial EMISIN CANT. DESTINO Crditos y Cobranzas ANEXO ARCHIVO Crditos y Cobranzas
Manual
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Crditos y Cobranzas Crditos y Cobranzas
Manual
Gerencia Comercial
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Crditos y Cobranzas Gerencia Comercial
Manual
Gerencia Comercial
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. 1.6 RECEPCIN Y SALIDA MUESTRAS
1. OBJETIVO: Definir la operatoria de la recepcin de muestras y el envo de las mismas a los clientes. Controlar las muestras que estn fsicamente en la compaa y tener conocimiento sobre los clientes a los cuales se les han entregado muestras. 2. ALCANCE: Desde el pedido del Ejecutivo de Cuentas de las muestras hasta la recepcin de las mismas y el envo al cliente. 3. MARCO: Externo: Regulaciones de las importaciones. especficos. Interno: Lineamientos y/o Polticas de respecto de la solicitud de muestras. Polticas comerciales. 4. DESCRIPCIN: INICIO Ejecutivos de Cuenta Las muestras son solicitadas por e-mail por los ejecutivos de cuenta en Normas y controles de calidad
funcin a los requerimientos de los clientes y el conocimiento de nuevos productos. Las muestras generalmente se reciben del exterior, aunque tambin puede ser de un proveedor local. Nota: En varios casos las muestras las envan directamente los proveedores para que la compaa tome conocimiento de los productos, sin mediar la solicitud del rea Comercial. El ejecutivo de cuenta confecciona una RKM (Orden de compra de Muestras en forma manual y la enva a Comercio Exterior. Nota: Para el futuro la RKM manual debe reemplazarse por una solicitud de orden de compra de muestras (Ver modelo en Anexo 23) realizada a travs del sistema.
Revisado por: Aprobado por: Sectores Involucrados: Comercial / Comercio Responsable Global del Proceso: Exterior/ Administracin Comercio Exterior Empresa: ROMIKIN Fecha de Vigencia: 01/01/08 Versin: 1 Hoja N: 28 de 111
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SEGUIMIENTO DE LA RECEPCION DE LA MUESTRA Responsable del Comercio Exterior Ingresa en el sistema, en base a la RKM manual, la Orden de compra de muestra con valor cero. Comienza a gestionar con el proveedor del exterior el envo de la muestra. Comprueba la disponibilidad de la documentacin para gestionar la importacin de la muestra. documentacin: Impresin de la Orden de Compra de Muestra (Ver modelo en Anexo 15) Consulta sobre el nmero de la Posicin Arancelaria: Si la Posicin Arancelaria correspondiente no estuviera disponible, intenta obtenerla de otro cliente bien solicita su gestin al Despachante de Aduana. Si la Posicin Arancelaria correspondiente estuviera disponible, enva al Despachante de Aduana una copia del Legajo a fin de comenzar a realizar las gestiones necesarias para el ingreso de la muestra. Efecta el seguimiento con el Despachante de Aduana, hasta el traslado del producto a las oficinas de la empresa. Despachante de Aduana Gestiona y paga las certificaciones y gastos inherentes a la importacin. Enva los comprobantes, certificaciones y documentacin adicional al Responsable de Comercio Exterior para su archivo. Recibe y verifica el producto (rtulos, especificaciones tcnicas, peso y otros aspectos). Remite al rea de Comercio Exterior de la empresa los comprobantes de gastos y documentacin respaldatoria por la importacin efectuada, incluyendo la liquidacin de sus honorarios. Arma el legajo de la importacin con la siguiente
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Nota: la rendicin de gastos del despachante la controla el rea de Comercio Exterior en igual forma a la explicada en el Proceso de Compra de Mercadera al Exterior. Realiza los trmites pertinentes para la nacionalizacin de la mercadera. Coordina con la compaa de transporte el traslado del producto a la empresa. RECEPCIN DE MUESTRAS Responsable de Comercio Exterior. Recibe las muestras y verifica a travs de la Orden de Compra las especificaciones del producto. Archiva el remito en el Legajo de Muestra y entrega el mismo a Contadura. Ingresa en el sistema las muestras recibidas en el Almacn Muestras, actualizando el stock. Utiliza para el ingreso el cdigo 2000 Muestras y en la descripcin detalla el producto recibido (se hace de esta manera para no sobrecargar el sistema con cdigos distintos de artculos). Entrega las muestras a la Directora Tcnica, quien se ocupa de controlar las especificaciones y calidad y de mantenerla en su poder hasta el posterior envo a un cliente. CONTROL Y VERIFICACIN Director Tcnico Habiendo recibido la muestra, verifica la calidad del producto recibido e informa su aprobacin al Ejecutivo de Cuenta a travs del sistema. ENTREGA DE MUESTRAS Ejecutivo de Cuenta Contacta al cliente para coordinar el envo de las muestras. Registra en el formulario Bajas de Muestras Entregadas (Ver Modelo en Anexo 52) la salida cuando entrega la mercadera, especificando el nombre del cliente. Entrega el formulario Bajas de Muestras Entregadas mensualmente, a fin de cada mes, al sector Comercio Exterior.
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CONTROL ALMACEN MUESTRAS Comercio Exterior A las 24Hs siguientes a la recepcin del formulario Bajas de Muestras Entregadas (Ver Modelo en Anexo 52), registra la salida de las muestras en el sistema generando el remito (Ver Modelo en Anexo 2) correspondiente, segn el proceso de Facturacin y Despacho de Exportacin (Ver Proceso 1.3). Posteriormente obtendr el saldo del almacn Muestras mediante listado de stock (Ver modelo en Anexo 26) y lo entregar al rea Comercial (va e-mail) para que confirmen si las muestras en stock estn en su poder o si les falt informar una entrega, para que lo regularicen, (Ver Proceso 5.5). El rea Comercial debe confirmar el saldo del Almacn de muestras dentro de las 48Hs siguientes a la recepcin del e-mail de Comercio Exterior. Nota: La descripcin de este proceso es provisoria, teniendo en cuenta la situacin actual de la compaa, en la que no podemos pretender implementar rpidamente cambios a nivel sistema y cultura del personal. Sugerimos, una vez que logren efectuar las capacitaciones y el cambio correspondiente en el sistema, que tanto la orden de compra de muestra como la salida de la muestra las registre en el sistema directamente el rea Comercial. De esa forma se eliminaran dos formularios manuales: el RKM (Solicitud de orden de compra de muestras) y el Baja de muestras entregadas, se ahorrara el registro que debe efectuar ahora el Sector Comercio Exterior y quedaran reflejados en el sistema los movimientos por la persona que realmente los ejecut, logrando una mejor asignacin de responsabilidades.
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5. REFERENCIAS 1.3 Proceso de Facturacin y Despacho de Exportacin 5.5 Proceso de Control de Inventario 6. DOCUMENTACIN DEL PROCESO
NOMBRE Solicitud Orden de Compra de Muestra Orden de Compra de Muestra Baja de Muestras entregadas
EMISOR Ejecutivo de Cuenta Responsable de Comercio Exterior Ejecutivo de Cuenta
EMISIN CANT.
DESTINO Original: Comercio Exterior. Duplicado: Ejecutivo de Cuenta Comercio Exterior Original: Comercio Exterior. Duplicado: Ejecutivo de Cuenta
ANEXO
ARCHIVO Comercio Exterior Comercio Exterior Comercio Exterior
Sistema
23
Sistema
15
Manual
52
NOMBRE Remito de Salida
EMISOR Comercio Exterior
EMISIN Sistema
CANT. 2
DESTINO Original: Depsito Duplicado : Cliente rea Comercial
ANEXO 2
Listado de Stock
Comercio Exterior
Sistema
26
PROCESO 1.3 Proceso de Facturacin y Despacho de exportacin 5.5 Proceso de Control de Inventario
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 2.1 COMPRAS DE BIENES DE CAMBIO
1. OBJETIVO: Definir la operatoria de compras de bienes de cambio y su correcto registro y control. 2. ALCANCE: El proceso comprende desde la emisin de la solicitud de compras de bienes de cambio hasta el control y autorizacin de las facturas. 3. MARCO: Externo: Regulaciones de Precios. Condiciones del Proveedor. Regulaciones
respecto de la importacin de productos. Regulaciones del BCRA. Interno: Presupuesto de Compra/Plan Comercial. Polticas de Control de Calidad. Proyecciones Financieras. 4. DESCRIPCIN: INICIO SOLICITUD DE COMPRA Gerente Comercial Ejecutivo de Cuenta del rea de Divisin Farmacia Veterinaria Determina las compras a realizar en base a los siguientes elementos: Anlisis diario de los stocks existentes en base a pedidos recibidos de los clientes. Anlisis mensual como mximo de las existencias en stock, en base a los informes recibidos del rea Administracin sobre das de stock y al anlisis particular a travs del sistema de los movimientos de los productos. Anlisis de la razonabilidad con el Presupuesto de Compras pasado originariamente (Ver proceso 1.1) El Gerente Comercial emite la Solicitud de Orden de Compra Local Importacin (Ver modelo en Anexo 13) a travs del sistema (Ver Nota A). En la misma detalla adjunta las cotizaciones solicitadas a los proveedores va mail. La cantidad de cotizaciones a solicitar es de 3 (tres) proveedores, si por
Revisado por: Sectores Involucrados: Comercial/Compras/Tesorera Empresa: ROMIKIN Fecha de Vigencia: 01/01/08 Versin: 1 Aprobado por: Responsable Global del Proceso: Gerentes Comerciales Hoja N: 33 de 111
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alguno caracterstica especial del producto no se llegara a esa cantidad, se fundamentar el motivo en la Solicitud de Compra. Nota A: Actualmente se utiliza el formulario RK en forma manual. La propuesta es que este formulario sea reemplazado por la Solicitud de Orden de Compra a travs del sistema, y que sta sea cargada directamente por el Gerente Comercial por los Ejecutivos de Cuenta y autorizada por ste ltimo. La cotizacin de los proveedores deber contener los siguientes datos: Producto Antecedentes del proveedor Precio cotizado Calidad del Producto Financiacin Condiciones de compra Condiciones y plazos de entrega Garantas
El Gerente Comercial pre-adjudicar la compra a un proveedor determinado teniendo en cuenta la mejor alternativa bsicamente entre la calidad, el plazo de entrega, el precio y la financiacin. En la Solicitud de compra se dejar en forma clara y precisa constancia del fundamento de su eleccin de proveedor.
EMISION ORDEN DE COMPRA Responsable de Compras locales Comercio Exterior segn corresponda Con la solicitud de compra, emite duplicado de la orden de compra por sistema (Ver modelo en Anexo 12) dentro de las 24 hs. hbiles siguientes.
Revisado por: Sectores Involucrados: Comercial/Compras/Tesorera Empresa: ROMIKIN Fecha de Vigencia: 01/01/08 Versin: 1
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AUTORIZACION FINANCIERA Tesorero Con el presupuesto de compras como base y la disponibilidad de fondos autoriza no la Orden de Compra. El plazo de liberacin de la Orden de compra en el sistema ser de 24 hs. hbiles. GENERACION DE LA COMPRA Y CONTROL DE LA FACTURA Responsable de Compras locales Comercio Exterior Comunica la compra al proveedor seleccionado dentro de las 24 hs. hbiles siguientes a la recepcin de la Orden de Compra autorizada por el Tesorero. Enva la Orden de Compra al proveedor asignado y la otra copia queda en el legajo de compra. En el caso de importaciones realiza adicionalmente los siguientes pasos: Abre el legajo de la importacin. Verifica si los productos tienen posicin arancelaria y los documentos necesarios en casos de intervenciones previas (psicotrpico, bse vaca loca). En caso de faltarle algn dato lo obtiene a travs del ejecutivo de cuenta del proveedor. Efecta el seguimiento por mail de la recepcin del embarque. Recepciona el aviso de embarque del proveedor (por mail por fax) y carga en el sistema los datos del embarque. Controla el precio y la cantidad del aviso de embarque con la orden de compra, verifica asimismo que la factura coincida con la orden de compra en el precio y en la cantidad, y enva copia del aviso de embarque y de la factura al despachante de aduana va mail fax. Posteriormente realiza el seguimiento de la recepcin de la mercadera hasta su ingreso en deposito (Ver Proceso 3.1). Asimismo, en el caso de importaciones, controla telefnicamente el arribo de la carga con las compaas martimas y/o areas, e ingresa las novedades en el
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sistema para que los ejecutivos de cuenta puedan ver las fechas de arribo estimadas. Una vez controlada la coincidencia entre la factura, la orden de compra y la recepcin sella las mismas con la leyenda Autorizado y firma en seal de conformidad. La informacin correspondiente a la compra queda registrada en el sistema para su posterior utilizacin en el Registro de Factura de Proveedores (Ver Proceso 5.2). Archiva el legajo de la orden de compra, el cual deber contener la siguiente documentacin: Solicitud de compra (manual por el momento, a futuro por sistema) Cotizaciones recibidas (por sistema, se adjuntarn a la solicitud de compra) Fundamento del proveedor seleccionado (por sistema, se adjuntar a la solicitud de compra) (Ver proceso 5.1). Orden de compra con la aprobacin del Tesorero y del Gerente Comercial (por sistema). Remito del proveedor. Remito de recepcin interno (Informe de recepcin por sistema) (Ver modelo en Anexo 20). Factura
En el caso de importaciones deber cumplir adicionalmente lo siguiente: Recibe del despachante de aduana el detalle del dinero que hay que transferir al Sistema Mara para poder oficializar (Ver proceso 4.5). Controla que el dinero solicitado por el despachante coincida con el cash flow estimado que pas a Contadura a principios de mes. Nota: a principios de mes Compras pasa a Contadura un cash flow con el detalle del dinero que necesitar en el mes para cumplir con los embarques pendientes. Solicita a Tesorera la transferencia por mail con copia a Logstica y al Ejecutivo de Cuenta para que tomen conocimiento del prximo arribo de la mercadera.
Revisado por: Sectores Involucrados: Comercial/Compras/Tesorera Empresa: ROMIKIN Fecha de Vigencia: 01/01/08 Versin: 1 Aprobado por: Responsable Global del Proceso: Gerentes Comerciales Hoja N: 36 de 111
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Oficializado el despacho comunica a Logstica y al Ejecutivo de Cuenta cuando se entregar la carga informando los datos a travs del sistema.
Recibe la rendicin de gastos del despachante de aduana aproximadamente a los 5 das hbiles de recibida la mercadera. Controla los gastos rendidos con los comprobantes respectivos y firma la rendicin en seal de conformidad.
Archiva la documentacin en el legajo de importacin y lo enva a Contadura para que realice el costeo de los productos, despus de lo cual, el legajo se devuelve a Compras Comercio Exterior para su archivo.
5. REFERENCIAS 1.1 Proceso del Plan Comercial Farmacia y veterinaria 3.1 Proceso de Recepcin de Mercaderas 4.5 Proceso de Transferencias Bancarias por Importaciones 5.1 Proceso de AM Proveedores 5.2 Proceso de Registro de Factura de Proveedores
NOMBRE Solicitud de Compra
EMISOR Ejecutivo Cta. rea Farmacia o Veterinaria Responsable de Compras
EMISIN CANT.
DESTINO
ANEXO
ARCHIVO
Manual
Compras Original: Proveedor Duplicado: Compras
13
Compras
Orden de Compra
Sistema
12
Compras
ROMIKIN
NOMBRE
EMISOR
EMISIN
CANT.
DESTINO
ANEXO
PROCESO 3.1 Proceso
Remito de Recepcin interno
Responsable del rea de Depsito
Sistema
Compras
20
Recepcin de Mercaderas
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 2.2 COMPRAS GENERALES (NO BIENES DE CAMBIO)
1. OBJETIVO: Definir la operatoria de compras generales y su correcto registro y control. 2. ALCANCE: El proceso comprende desde la emisin de la solicitud para compras generales hasta el control y autorizacin de la compra y de la factura. Se consideran dentro de esta clasificacin aquellas compras de productos y/o servicios que no se destinarn a la venta (no incluye bienes de cambio). Comprende los siguientes rubros, entre otros: Artculos de librera y papelera. Insumos de computacin. Artculos de mantenimiento edificio. Seguros. Alquileres. Servicios generales. Bienes de uso 3. MARCO: Externo: Evolucin y acuerdo de precios. Condiciones del proveedor. Condiciones de prestaciones del servicio. Interno: Plan de Compras. Planificacin Financiera y de Cash Flow. Polticas de abastecimiento. Polticas de Pago. 4. DESCRIPCIN: INICIO SOLICITUD DE COMPRA Sector Requirente Responsable del rea Para requirentes de la empresa el Responsable de rea del Sector Requirente emite la Solicitud de Compra (Ver modelo en Anexo 13) en el sistema, bien el requirente genera la solicitud de compra y el Responsable de rea libera la misma autorizndola.
Revisado por: Sectores Involucrados: Todos los de la Ca requirentes Compras/Tesorera Empresa: ROMIKIN Fecha de Vigencia: 01/01/08 Versin: 1 Aprobado por: Responsable Global del Proceso: Gerente de Abastecimiento Hoja N: 39 de 111
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Cuando el requirente es otra empresa del grupo y la compra se canalizar a travs de una factura a nombre de Romikin (Ver proceso 1.5 de ACAF) la solicitud de compra se efectuar por mail, en un archivo estndar y predeterminado (Ver modelo en Anexo 1). En la solicitud de compra detalla las caractersticas que debe poseer el bien servicio a adquirir, la fecha necesaria de entrega y los proveedores sugeridos en el caso en que eventualmente los tuviera, fundamentando su opinin.
SOLICITUD DE COTIZACIONES Responsable de Compras Genera por sistema la Orden de Compra (Ver modelo en Anexo 12) y solicita 3 cotizaciones. La cotizacin de los proveedores deber contener los siguientes datos: Antecedentes del proveedor Precio cotizado Calidad del Producto Financiacin Condiciones de compra Condiciones y plazos de entrega Garantas
Desde la liberacin de la solicitud de compra hasta la confeccin de la orden de compra no debe superarse el plazo de 72 hs. hbiles para compras habituales. En el caso de compras de mayor complejidad el plazo ser a determinar segn las condiciones de mercado. En el caso de que un proveedor no cumpla con el plazo requerido para la entrega de la cotizacin se lo reemplazar por otro. Ordenes de Compra Abiertas. Para compras recurrentes y compras que requieren uniformidad en la calidad, se trabajar con rdenes de compra abiertas. Para ello se seleccionarn proveedores anualmente, teniendo en cuenta 3 cotizaciones como mnimo. Comprenden los siguientes rubros, entre otros: Abogados.
Aprobado por: Responsable Global del Proceso: Gerente de Abastecimiento Hoja N: 40 de 111
Revisado por: Sectores Involucrados: Todos los de la Ca requirentes Compras/Tesorera Empresa: ROMIKIN Fecha de Vigencia: 01/01/08 Versin: 1
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Asesores impositivos/contables. Auditora contable. Seguridad. Servicio mquinas de caf. Seguros. Servicio limpieza. Fumigacin. Viajes, taxis, remises. Fletes. Mantenimiento.
Las cotizaciones a los proveedores se pedirn va mail. En el caso de que no se cumpla con las 3 cotizaciones, se deber justificar el accionar en la orden de compra. Adjunta las cotizaciones recibidas a la orden de compra a travs del sistema. La adjudicacin a un proveedor se realizar contemplando los siguientes aspectos, en el orden citado: Precio cotizado Calidad del Producto Financiacin Plazo de entrega
Y en la orden de compra se fundamentar el motivo de la eleccin. Si es un nuevo proveedor se le da de alta segn proceso de A/M de Proveedores (Ver proceso 5.1). Interacta con Tesorero, con el objetivo de definir las condiciones ms adecuadas de pago en cada momento (Ver proceso 4.4). CONTROL Y AUTORIZACION FINANCIERA Responsable de Tesorera Con el presupuesto de compras como base y la disponibilidad de fondos, autoriza no la orden de compra.
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El plazo desde la confeccin de la orden de compra hasta la liberacin de la misma no debe superar las 24 hs. hbiles.
GESTION DE COMPRA Responsable de Compras Una vez autorizada financieramente la compra, el Responsable de Compras adjudica y comunica la misma al proveedor seleccionado. Enva el original de la Orden de Compra al proveedor asignado y guarda una copia en el legajo de compra. Las cotizaciones recibidas quedarn adjuntas a la orden de compra en el sistema. Posteriormente, y con una periodicidad semanal a lo sumo, realiza el seguimiento de la recepcin del bien en el caso de compra de un producto (Ver proceso 3.1). En el caso de que el bien servicio a adquirir incluyera la firma de un contrato se remitir al Proceso de Legales Acaf (Ver Proceso 1.4 de ACAF) previamente a autorizar la factura del proveedor. Recibe la factura del proveedor y sella las mismas, con la leyenda Recibido registrando la fecha de recepcin y firma como acuse de recibo. Controla la factura verificando el precio, la cantidad y calidad del bien recibido con la orden de compra y con el remito conformado. En el caso de que las facturas se hayan recibido a travs de otro sector que no sea Compras (en el caso de Sistemas bsicamente), las mismas debern ser autorizadas por el responsable del control (quien cotejar cantidad y calidad de bienes recibidos) y remitidas dentro de las 48 hs. hbiles a Compras para su control. Sella las facturas con la leyenda Autorizado y firma en seal de conformidad. La informacin correspondiente a la compra queda registrada en el sistema para su posterior utilizacin en el Registro de Factura de Proveedores (Ver Proceso 5.2). Anualmente Compras deber realizar un anlisis del presupuesto del ao prximo con los gastos reales del presente ao para generar cambios nuevas
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propuestas de proveedores a fin de lograr ahorro en los costos y tiempos de los procesos. Entrega a Cuentas a Pagar factura original autorizada, remito si corresponde en el plazo de 48 hs. hbiles de recepcionadas las facturas. A su vez, Cuentas a Pagar recibe la orden de compra directamente desde el sistema. 5. REFERENCIAS 1.4 Proceso de Legales ACAF 1.5 Proceso de Compras Corporativas ACAF 3.1 Proceso de Recepcin de Mercadera 4.4 Proceso de Pagos al Proveedor Local 5.1 Proceso de AM Proveedores 5.2 Proceso de Registro de Factura de Proveedores
6.
DOCUMENTACIN DEL PROCESO EMISOR Responsable de rea Sector Requirente Responsable de Compras EMISIN CANT. DESTINO ANEXO ARCHIVO
NOMBRE Solicitud de Compra
Sistema
Compras Original: Proveedor Duplicado: Compras
13
Compras
Orden de Compra
Sistema
12
Compras
NOMBRE
EMISOR
EMISIN
CANT. 1
DESTINO rea
ANEXO 1
PROCESO 1.5 Proceso
Solicitud
Responsable Manual
ROMIKIN
estndar para compras corporativas
de rea Requirente del Grupo
Requirente del grupo/ Compras
de Compras Corporativas ACAF
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 2.3 COMPRAS POR FONDO FIJO
1. OBJETIVO: Gestionar compras y pagos de gastos menores por fondo fijo a cada sector de la empresa. 2. ALCANCE: Desde la solicitud del sector requirente hasta la compra y rendicin de comprobantes al responsable del Fondo Fijo. 3. MARCO: Interno: Polticas de creacin, uso, reposicin y rendicin del Fondo Fijo. 4. DESCRIPCIN: INICIO CONCEPTO DE FONDO FIJO El manejo y responsabilidad de los movimientos del fondo fijo est a cargo de un empleado autorizado a manejar valores del rea a la cual se asign el dinero. Los conceptos que cada sector podr rendir por fondo fijo son aquellos inferiores a $ 1000, correspondientes a compras extraordinarias y no recurrentes. Bsicamente son los siguientes: Almuerzos con proveedores y/o clientes. Certificaciones. Viticos. Gastos a rendir por viajes. Courier.
No podrn rendirse por fondo fijo gastos recurrentes, como ser mantenimiento, librera e insumos para el depsito. El valor de cada factura o ticket a cancelar no deber superar los $ 100 ya que todo importe superior a este valor podr ser susceptible de sufrir retenciones de IIBB de CABA. Cualquier excepcin deber ser justificada en nota aclaratoria que se deber adjuntar a los comprobantes presentados.
Revisado por: Sectores Involucrados: Todos los de la Ca requirente Tesorera/Contadura Empresa: ROMIKIN Fecha de Vigencia: 01/01/08 Versin: 1
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SOLICITUD Requirente: Confecciona un vale de caja (Ver modelo en Anexo 24) para efectuar compras menores por fondo fijo y lo remite al responsable de su rea para su verificacin y autorizacin. Los responsables de rea y la Secretaria de Direccin tendrn potestad para firmar y/o solicitar vales para rendir por fondo fijo. Ellos controlarn el requerimiento comprobando la necesidad del pedido: Si determinara que el requerimiento puede cumplirse sin la necesidad de efectuar la compra, el vale no es autorizado e informa al Requirente la alternativa para el abastecimiento del pedido de compra. Si determinara la necesidad de compra del requerimiento y sta no excediera el lmite establecido del Fondo Fijo, firma el Vale autorizndolo y lo remite al Responsable del Fondo Fijo. ENTREGA DE DINERO Responsable de Fondo Fijo: Recibe el Vale del Requirente y controla la debida autorizacin y que el tipo de compra gasto a realizar corresponda. Verifica el efectivo disponible. Si no hubiera suficiente saldo, remite los formularios a Tesorera para solicitar la reposicin del Fondo (Ver proceso 4.6). Si el saldo fuera suficiente, hasta el mximo de $ 500, entrega el dinero al Requirente, y solicita su firma en el Vale de Caja como acuse de recibo. Cualquier importe superior a $ 500 ser cancelado con cheque a favor del colaborador que solicite el anticipo de gasto (Ver proceso 2.2). Luego, archiva el Vale de Caja para su posterior rendicin.
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Requirente: Recibe el dinero y efecta la compra recibiendo el ticket o factura original. Si hubieran compras en las que no se hubieran recibido tickets o facturas, solicita autorizacin al Responsable del rea para efectuarlas.Las facturas (o documentos equivalentes) que se rindan o reintegren a travs de un fondo fijo debern: Ser del tipo A (a efectos de poder recuperar el importe correspondiente al IVA) o C (slo para gastos menores), y cumplir con los requisitos legales e impositivos vigentes. A tal efecto se deber solicitar al Responsable de Administracin la constancia de CUIT correspondiente a la Sociedad. Se deber prestar especial atencin a que las facturas de tipo A no posean CAI vencido No se aceptarn comprobantes del tipo B. El comprobante deber poseer el sello de pagado, o la leyenda de contados, o tener adjunto el recibo correspondiente.
Confecciona planilla de Rendicin de Gastos (Ver modelo en anexo 22) detallando: fecha, n del ticket y/o factura recibidos, detalle del gasto e importe. Las compras realizadas sin comprobantes tambin son detalladas en el formulario de rendicin. Enva al Responsable del rea para su revisin y aprobacin, luego de lo cual la remite al Responsable del Fondo Fijo. El tiempo mximo para cancelar un vale de caja ser de 7 das corridos (excepto ausencia por viaje de negocios, el cual deber ser rendido 3 das hbiles luego del regreso). Ningn colaborador podr solicitar un nuevo vale de caja si posee vales sin rendir. REVISIN Responsable por Fondo Fijo: Habiendo recibido la rendicin de gastos, controla que el Vale de Caja coincida con lo registrado en la rendicin de gastos y sus comprobantes.
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Si el Vale de Caja fuese inferior a los gastos rendidos entrega la diferencia en efectivo al Requirente, contra la firma de la Rendicin de gastos como Pagada, y le devuelve el Vale de Caja solicitado oportunamente. Si el Vale de Caja fuese superior a los gastos rendidos recibe la diferencia en efectivo del Requirente y devuelve al mismo el Vale de Caja. Archiva la rendicin de gastos por fecha, adjuntando los comprobantes correspondientes e interviniendo los mismos con el sello de Pagado. Realiza rendiciones peridicas de los gastos efectuados por cada sector requirente, hasta la reposicin del Fondo Fijo (Ver proceso 4.6). Los gastos efectuados en otras monedas (USD, EUROS, otros) reciben el mismo tratamiento, sea para los lmites y para la solicitud de vales, que la moneda local. Sern cancelados en la misma moneda del gasto siempre que exista disponibilidad de dicha moneda, caso contrario ser cancelado en pesos al TC vendedor del momento de cancelacin.
5. REFERENCIAS 2.2 Proceso de Compras Generales 4.6 Proceso de Reposicin por Fondo Fijo 6. DOCUMENTACIN DEL PROCESO
NOMBRE Vale de Caja Planilla de Rendicin de gastos
EMISOR Requirente
EMISIN Manual
CANT. 1 1
DESTINO Administracin Administracin
ANEXO 24 22
ARCHIVO Administracin Administracin
Requirente
Manual
NOMBRE N/A
EMISOR N/A
EMISIN N/A
CANT. N/A
DESTINO N/A
ANEXO N/A
PROCESO N/A
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 3.1 RECEPCIN DE MERCADERA
1. OBJETIVO: Recibir, verificar y controlar adecuadamente las mercaderas a ingresar en el depsito propio y /o en el de terceros. 2. ALCANCE: Desde el arribo e ingreso de la mercadera en depsito propio y/o de terceros hasta el registro de la misma.
3. MARCO: Externo: Interno: Normas especficas de productos farmacolgicos veterinarios. Polticas de Compras. Polticas de administracin y gestin del stock en Depsitos propios y de terceros. Polticas de control de calidad de los productos 4. DESCRIPCION: INICIO La efectivizacin de los procesos de compras, transformacin, entrega y facturacin de mercaderas (Ver procesos 2.1, 3.2, 3.3, 1.4 y 1.3) deviene en el movimiento de mercaderas que sern recibidas en depsito propio de la empresa, o bien en aqul de terceros. ESTIMACION DE ARRIBO DE PRODUCTOS Responsable de Compras locales: Actualiza una vez por semana los das lunes por la maana la fecha de recepcin estimada de las rdenes de compra abiertas pendientes de recepcin (RNAU), la cual obtiene llamando telefnicamente a los proveedores.
Responsable de Comercio Exterior: Efecta el seguimiento del arribo de la carga con el despachante de aduana. Recibe un e-mail del despachante de aduana confirmando la recepcin de la
Revisado por: Sectores Involucrados: Todos los de la Ca requirente Tesorera/Contadura Empresa: ROMIKIN Fecha de Vigencia: 01/01/08 Versin: 1 Aprobado por: Responsable Global del Proceso: Gerente Financiero Hoja N: 49 de 111
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mercadera con 24-48 hs. de antelacin. Reenva ese e-mail al Responsable de depsito si ste no hubiese sido informado directamente por el despachante y actualiza en el sistema la fecha de recepcin estimada de las rdenes de compra abiertas. Nota: En las importaciones la mercadera queda en el depsito fiscal y pasa a pertenecer a Romikin en el momento en que sale de la Aduana. El flete hasta el depsito de la empresa lo contrata directamente el despachante de aduana y luego lo rinde como un gasto ms de la importacin. El control de la carga se efecta directamente en el depsito. Responsable de Depsito: Los das lunes a partir de las 15 hs. genera en el sistema las rdenes de compra abiertas pendientes de recepcin (RNAU) de la semana,
entendindose por tal aquellas que tengan fecha a partir del martes inmediato siguiente y hasta el lunes prximo. En base a la informacin generada y a los mails recibidos del despachante de aduana prev las recepciones (reserva espacio fsico), las cuales se establece se harn en el horario de 9 a 16 hs. Analiza la conveniencia de almacenar la mercadera en el depsito propio y/o en el de terceros teniendo en cuenta la capacidad de almacenamiento de los depsitos y el tiempo de permanencia de las mercaderas en ellos. Informa va e-mail a los responsables en los depsitos de terceros las prximas fechas de recepcin de mercaderas. Especifica el tipo de producto, caractersticas y/o especificaciones tcnicas y cantidades a recibir.
RECEPCIN EN DEPSITO PROPIO Responsable de Depsito: De acuerdo al calendario de fechas de entrega, prepara y dispone el depsito para la recepcin, manipulacin y resguardo de los productos, reservando los espacios necesarios para el almacenamiento de los productos.
ROMIKIN
Antes de proceder a la descarga de la mercadera, recibe por parte del proveedor el remito, y certificado de anlisis del producto. Verifica con el remito la correspondiente orden de compra en el sistema (Ver modelo en Anexo 12) y la mercadera fsica que est recibiendo, controlando la correspondencia de: Nmero de OC Tipo de producto (especificaciones tcnicas) Cantidad de mercadera Peso Estado Fecha de envase vencimiento Lote Que los rtulos coincidan con el producto descripto en el remito y en el certificado de anlisis. Si encontrara diferencias en la recepcin sea por: especificaciones tcnicas del producto, productos no requeridos, faltantes sobrantes de mercadera durante la descarga, mercadera en mal estado y/o el envase averiado,
Procede de la siguiente forma: En el caso de importaciones recibe de todas formas los productos, saca una foto de los mismos e informa al Responsable de Compras. En el caso de proveedores locales saca una foto de los productos y consulta con el Responsable de compras, quien deber autorizar una de las siguientes alternativas: Devolver la mercadera, para lo cual el Responsable de depsito deber separar la misma, ingresar el detalle de la devolucin en el remito de entrada/ salida de mercaderas y solicitar autorizacin al Director Tcnico. Ingresa la autorizacin en el remito y notifica al proveedor mediante el formulario de rechazo (Ver modelo en Anexo 34). Ingresa en el sistema el formulario de rechazo, que acta como un remito de salida de mercaderas, e indica las cantidades y motivos por los que se devuelve aquella al proveedor.
ROMIKIN
Aceptar la mercadera resguardndola en cuarentena hasta la normalizacin de la situacin, e ingresarla en el almacn especfico para tal fin. En este caso saca una foto de los productos.
Enva la foto de los productos, el remito de entrada/ salida de mercaderas al Responsable de Compras para que pueda gestionar ante el proveedor la Nota de Crdito en caso que correspondiera. Luego, procede a pesar la mercadera y a registrar el resultado en el remito de Informe de Recepcin (Ver modelo en Anexo 20). Si el peso de los productos no fuera el adecuado ingresa esta diferencia en el sistema. Luego procede a firmar el remito recibido al proveedor y resguarda el original. Identifica el nmero de lote y clasifica el stock segn vencimientos. Emite por sistema el Remito de ingreso quedando disponible para su visualizacin desde otros sectores que corresponda. Detalla en el sistema el detalle de bolsas por cuete y nmeros de lote. Imprime una copia a fin de archivarla por proveedor y fecha de recepcin de mercaderas. Adjunta el remito original del proveedor, copia del certificado de anlisis del producto y el remito de entrada/ salida de mercaderas. En caso de haber recibido la factura del proveedor, la separa para remitirla al Responsable de Compras. RECEPCION EN DEPOSITOS DE TERCEROS Responsable de Depsito: Si el proceso de recepcin de productos tuviera lugar en el depsito de terceros, enva a un asistente a controlar la recepcin in situ en el momento de descarga del camin, y esta persona trae luego la documentacin recibida por parte del proveedor. El ingreso al sistema se hace en el almacn destinado al depsito del tercero. ENVIO DE DOCUMENTACION A RESPONSABLE DE COMPRAS Responsable de Depsito: Prepara un legajo con la documentacin enunciada y remite el mismo al Responsable de Compras locales al Responsable de Comercio Exterior, segn se trate de una compra local de una importacin: Remito
ROMIKIN
CONTROL
Informe de recepcin. Certificado de anlisis Factura
Responsable de compras locales Responsable de Comercio Exterior: Recibe el legajo de la recepcin del Responsable de depsito y controla la correspondencia (cantidad, calidad y precio) de la factura con el remito y la orden de compra. En caso de no encontrar diferencias pasa el legajo al Responsable de Compras para la autorizacin de la factura. Luego contina el Proceso de Recepcin de Facturas de Proveedores (Ver proceso 5.2).
5. REFERENCIAS: 1.3 Proceso de Facturacin y Despacho de Exportacin. 1.4 Proceso de Prstamos otorgados y recibidos 2.1 Proceso de Compras de Bienes de Cambio. 3.2 Proceso de Transformacin del Producto. 3.3 Proceso de Facturacin y Entrega de Mercadera. 5.2 Proceso de Registro de Facturas de Proveedores.
NOMBRE Formulario de Rechazo de Mercadera Remito de Recepcin Interno
EMISOR Responsable de Depsito Responsable de Depsito
EMISIN CANT. Sistema 1
DESTINO Administracin Original: Administracin. Duplicado: Proveedor
ANEXO 34
ARCHIVO Administracin
Sistema
20
Administracin
ROMIKIN
NOMBRE
EMISOR
EMISIN
CANT
DESTINO
ANEXO
PROCESO 2.1 Proceso
Orden de Compra
Responsable De Compras
Sistema
Original: Proveedores Duplicado: Responsable de Compras
Compras 12 Generales 2.3 Proceso Compras por Fondo Fijo
ROMIKIN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 3.2 TRANSFORMACIN DEL PRODUCTO
1. OBJETIVO: Procesar de manera adecuada y controlada la transformacin de productos para su posterior comercializacin. 2. ALCANCE: Desde la emisin de la Orden de transformacin hasta la entrega de mercadera hasta la recepcin del producto transformado. 3. MARCO: Externo: Requerimientos del cliente. Condiciones del proveedor. Evolucin de precios y costos. Demanda del mercado. Interno: Plan de transformacin de mercadera. Polticas de Compras. Evolucin de costos de transformacin de productos. 4. DESCRIPCIN: INICIO El proceso de transformacin de productos comienza a travs de ventas (Ver proceso 1.2) efectuadas por los Ejecutivos de Cuentas, lo solicitan desde las Divisiones Farmacia Veterinaria. Puede efectuarse ya sea para micronizar un producto directamente para transformarlo en uno distinto. CONFECCIN SOLICITUD ORDEN DE TRANSFORMACIN Ejecutivo de Cuenta: Emite desde el sistema la Solicitud de Orden de Transformacin del producto (Ver modelo en Anexo 36). En la Solicitud de la Orden de Transformacin se detallan las caractersticas del producto original, las especificaciones para su reprocesamiento y su cantidad y se pre-adjudica la tarea a un proveedor determinado fundamentando el motivo de la eleccin.
Revisado por: Sectores involucrados: Comercial/Logstica
Empresa: ROMIKIN
ROMIKIN
CONFECCION ORDEN DE TRANSFORMACION Responsable de Compras locales: Habiendo recibido la Solicitud de Orden de Transformacin, emite a travs del sistema la Orden de Compra de Transformacin (Ver modelo en Anexo 12). Solicita autorizacin a Tesorera sobre la Orden de Transformacin. AUTORIZACION ORDEN DE COMPRA POR TRANSFORMACION Responsable de Tesorera El Responsable de Tesorera aprueba la Orden de Compra por Transformacin en el sistema y la devuelve a Compras. Estima financieramente el costo del proveedor por el servicio de
transformacin. COMPRA Responsable de Compras Efecta el pedido al proveedor designado envindole una copia de la Orden de compra por transformacin (Ver proceso 2.1).
ENTREGA Responsable de Depsito Habiendo recibido por sistema la Orden de compra por transformacin aprobada, verifica en el sistema el producto y cantidad a entregar. Efecta y emite por duplicado el remito de salida (Ver modelo en Anexo 2) de mercaderas ejecutando la baja del stock. Coordina con el proveedor fecha y hora de retiro de la mercadera, separa, ordena y controla la mercadera a entregar. Efecta la carga de la mercadera en el transporte e incluye los datos de la misma en la gua de despacho. Solicita al transportista la conformacin de la gua de despacho. La rendicin del transportista contina conforme el Proceso de Facturacin y Entrega (Ver Proceso 3.3).
Empresa: ROMIKIN
ROMIKIN
Una vez que el proveedor efecta el proceso de transformacin de los productos, recibe los nuevos productos (Ver proceso 3.1). Ingresa y recodifica la mercadera recibida en el sistema, ingresando el stock recibido. Asienta, adems las diferencias en el producto transformado debido a los desperdicios de dicho proceso. Si recibiese la factura del proveedor la remite al Responsable de Compras (Ver proceso 5.2). Nota: El proceso de transformacin de productos solo se desarrolla en el depsito propio.
5. REFERENCIAS 1.2 Proceso de Gestin de Venta 2.1 Proceso de Compras de Bienes de Cambio 3.1 Proceso de Recepcin de Mercadera 3.3 Proceso de Facturacin y Entrega de Mercadera 5.2 Proceso de Registro de Facturas de Proveedores 6. DOCUMENTACIN DEL PROCESO:
NOMBRE
EMISOR
EMISIN Sistema
CANT.
DESTINO Original: Deposito. Duplicado: Proveedor Original: Resp. de Compras Duplicado: Ejecutivo de Cuenta
ANEXO
ARCHIVO
Remito de salida
Responsable de Depsito Sistema
Deposito
Solicitud de Orden de Transformacin
Ejecutivo de Cuentas
36
Empresa: ROMIKIN
ROMIKIN
NOMBRE Orden de Compra
EMISOR Responsable de Compras
EMISIN Sistema
CANT 2
DESTINO Original: Proveedor Duplicado: Compras
ANEXO
PROCESO 2.1 Compra
12
de Bienes de Cambio
Empresa: ROMIKIN
ROMIKIN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 3.3 FACTURACIN Y ENTREGA DE MERCADERA
1. OBJETIVO: Realizar todas las tareas necesarias para preparar los pedidos de los clientes en tiempo y forma, de acuerdo a las polticas comerciales y velando por la ptima custodia y conservacin de los productos.
2. ALCANCE: Desde la disposicin y armado del pedido hasta la facturacin y efectiva entrega de la mercadera al cliente.
3. MARCO: Externo: Regulaciones impositivas. Evolucin de precios. Demanda del mercado interno. Competencia. Condiciones del cliente. Condiciones de los proveedores. Interno: Plan Comercial. Polticas de Venta en el mercado interno. Polticas de Compra. Polticas de administracin y gestin del stock. Formalizar lineamientos del transporte a utilizar y estimar el costo del mismo.
4. DESCRIPCION: INICIO El proceso se inicia a raz de la gestiones de venta que realizan los Ejecutivos de Cuentas (FORMULARIO NOTA DE VENTA- NVL NOTA DE VENTA LOCAL) (Ver proceso 1.2 y 1.3). CONFECCION Responsable del Depsito: Diariamente a partir de las 16,30 HS. emite desde el sistema las Solicitudes de Notas de Venta (Ver modelo en Anexo 10) autorizadas y pendientes. Nota: Se realiza a las 16,30 hs. porque la ltima autorizacin de Finanzas es a las 16 hs. (Ver Proceso 1.3). En funcin a los requerimientos expresados en las Notas de Ventas, verifica a travs del sistema los lotes existentes y el detalle de bolsas por cuetes.
Revisado por: Sectores involucrados: Logstica/Comercial Aprobado por: Responsable Global del Proceso: Gerente de Abastecimiento y Gte. Administrativo Hoja N: 59 de 111
Empresa: ROMIKIN
ROMIKIN
Si detectara en el detalle de las Notas de Venta, que la unidad de medida expresada en aquella difiere de la unidad de medida de determinado producto, procede a re-envasar o fraccionar el producto con el objeto de cumplir con el requerimiento del cliente.
Emite desde el sistema la Hoja de Seguridad, (Ver modelo en Anexo 40), la cual acompaar el enva de los productos. Nota: La hoja de seguridad es un documento que describe cmo deben manipularse, resguardarse y desenvolverse los productos de alto riesgo (txicos). Este documento debe ser perfectamente legible, y disponerse en el idioma del pas en el cual se est operando. Prepara y dispone las mercaderas. Para los productos que lo requieran, emite un certificado de anlisis que acompaa la distribucin de mercaderas. A continuacin, genera los remitos por duplicado (Ver modelo en Anexo 2). Genera y emite las facturas correspondientes (Ver modelo en Anexo 3). Las mismas son prenumeradas y se generan por duplicado. Adjunta por cada Solicitud de Nota de Venta (Ver modelo en Anexo 10) la siguiente documentacin: Remito Factura Certificado de anlisis del producto (Ver modelo en Anexo 43) Hoja de seguridad (en los productos que lo requieran)
Nota: los originales de la documentacin descripta sern para el cliente y la copia quedar para la empresa. Nota: No hay entregas de mercadera directas desde el depsito de terceros. En caso de que la mercadera se encuentre all el Responsable de depsito deber solicitar el traslado al Depsito propio y despus iniciar el proceso normalmente.
Revisado por: Sectores involucrados: Logstica/Comercial
Aprobado por: Responsable Global del Proceso: Gerente de Abastecimiento y Gte. Administrativo Hoja N: 60 de 111
Empresa: ROMIKIN
ROMIKIN
DISTRIBUCION Responsable del Depsito: De acuerdo al programa de entregas y a los transportistas disponibles, analiza y define el transporte a utilizar en base a los siguientes lineamientos generales: Mercadera peligrosa: Transporte Camaraza Carga habitual: Camionetas.
Si alguno de los productos a distribuir requiriera ser transportado con refrigeracin, consulta en la Nota de Venta las condiciones en las que se pact la venta con el objeto de identificar si el costo de este servicio debiera ser facturado al cliente o bien, si ste contratara el servicio por cuenta propia. Si la empresa se hiciera cargo del transporte con refrigeracin, consulta al Responsable de Compras para la asignacin de un proveedor. A continuacin, elabora un plan de entregas para el transportista (Ruteo), y en base a ese plan emite manualmente la Gua de Despacho (Ver modelo en Anexo 41), documento en el que detalla los siguientes datos: Nro. de Notas de Ventas Nombre del Ejecutivo de Cuentas Fecha de reparto del producto Razn social del transportista y telfono de contacto Remitos involucrados Razn social/ Nombre de los clientes Domicilio de los clientes y telfonos de contacto
Entrega al Transportista la siguiente documentacin: Copia de la Gua de despacho Remito Certificado de anlisis Hoja de seguridad Factura
Nota: Los despachos se efectuarn diariamente de 7 a 9 hs.
Empresa: ROMIKIN
ROMIKIN
Transportista: Recibe del Responsable del Depsito la documentacin antes mencionada. Firma la Gua de despacho dejando conformidad de los remitos que se lleva. Procede a la carga y posterior distribucin de los productos. Entrega la mercadera a los clientes. Recibe el remito firmado por los clientes. A continuacin, entrega la factura al cliente y en los casos que efectivice la cobranza: Si abonara con dinero en efectivo, comprueba la veracidad de los billetes y efecta el Recibo correspondiente provisorio. Verifica que el cheque coincida con el importe de la factura y los das que correspondan. Si recibiera un cheque comprueba: Que el cheque no posea enmiendas ni tachaduras. Que el cheque sea nominativo. Fecha de vencimiento. Correspondencia entre el cheque y la factura Si hubo algn pedido que no se pudo entregar, el tercero informa a Logstica la causa de la imposibilidad de la entrega, y cuando se realiza la entrega nuevamente, se registra en la Gua de despacho del da de la misma. En el caso de entrega de pedidos al exterior hace firmar el remito a la persona que recibe y copia al despachante de aduana depsito fiscal. Una copia del remito queda para el Responsable de logstica quien despus la enva a Comercio Exterior. Nota: En todos los casos la entrega es con bultos cerrados precintados. Los clientes reciben bultos cerrados.
Empresa: ROMIKIN
ROMIKIN
CONTROL y REMISION DE VALORES Responsable del Depsito: Cuando el transportista regresa al Depsito controla con la Gua de despacho que haya entregado cada uno de los remitos que llev, para lo cual verifica el sello de recepcin colocado por los clientes y tilda en la copia de la Gua de despacho en seal de conformidad. Carga la fecha de entrega de la mercadera en el sistema. Esta carga en el sistema identifica que el transportista rindi el reparto y lo habilita para el pago de la factura por sus servicios, control que efectuar el rea de Administracin (Ver proceso 4.1). Por otra parte habilita a Crditos y cobranzas a gestionar el cobro de las facturas. Recibe los valores obtenidos (efectivo y/o cheques). Enva los valores por las entregas realizadas al Responsable de Tesorera en un sobre cerrado con: Recibo provisorio (Ver modelo en Anexo 42) por los valores recibidos Valores.
Asimismo enva un mail al Responsable de Tesorera avisndole que le envi por sobre los valores y detallndole las remesas. El mail deber contener los datos del cliente, el nmero de recibo provisorio y el importe. Responsable de Tesorera: Recibe el mail del Responsable de Depsito y lo contesta en conformidad no dentro de las 24 hs. siguientes de recibido. Recibe los valores y comprueba en el sistema su correspondencia con las facturas y Notas de Ventas (Ver proceso 4.1). Emite el Recibo definitivo (Ver modelo en Anexo 75) al cliente.
Empresa: ROMIKIN
ROMIKIN
5. REFERENCIAS: 1.2 Proceso de Gestin de Venta 1.3 Proceso de Facturacin de Mercado Externo y Despacho de Exportacin 4.1 Proceso de Cobranzas 6. DOCUMENTACIN DEL PROCESO
NOMBRE Solicitud Nota de Venta
EMISOR Ejecutivo de Cuentas
EMISIN CANT.
DESTINO
ANEXO
ARCHIVO Administracin de Ventas (Div. Farmacia y Vet.) Depsito Crditos y Cbzas. Depsito
Sistema
Depsito Original: Depsito / Duplicado: Cliente/ Crditos y Cobranzas. Original: Cliente/ Duplicado: Depsito Depsito Depsito Depsito
10
Remito de salida Recibo provisorio Factura Certificado de Anlisis Hoja de Seguridad Gua de despacho
Responsable de Depsito Transportista Responsable de Depsito Responsable de Depsito Responsable de Depsito Responsable de Depsito
Manual
Manual
42
Sistema
Sistema Sistema Manual
1 1 1
43 40 41
Depsito Depsito Depsito
NOMBRE
EMISOR
EMISIN
CANT.
DESTINO Original: Cliente/ Duplicado: Crditos y Cobranzas
ANEXO
PROCESO 4.1 Proceso de Cobranzas
Recibo Cobranzas
Responsable de Tesorera
Sistema
75
Empresa: ROMIKIN
ROMIKIN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 4.1 PROCESO DE COBRANZAS
1. OBJETIVO: Obtener en tiempo y forma el cobro correspondientes a las ventas efectuadas. 2. ALCANCE: Desde el seguimiento y anlisis de las fechas de cobro hasta la aplicacin de los Recibos a las Facturas en las cuentas de los clientes. 3. MARCO: Interno: Polticas de crditos y cobranzas. Previsin para incobrables 4. DESCRIPCION: GESTION DE COBRANZA Responsable de Cuentas a Cobrar: Diariamente obtiene el detalle de las facturas emitidas con sus fechas prximas de cobro en funcin al listado de vencimientos y cuentas por cobrar generados por el sistema. Gestiona la cobranza, a medida que se acerca la fecha de vencimiento, telefnicamente por mail. En el caso de clientes del exterior el aviso es siempre por mail. COBRO DE VALORES / REGISTRO Responsable del rea: El Responsable del rea puede recibir los siguientes valores: Cheques propios Cheques de terceros Retenciones Efectivo hasta $ 1000 Transferencias bancarias.
Los valores se recibirn a travs de una de las siguientes formas:
Revisado por: Sectores Involucrados: Depsito/Compras/Tesorera Empresa: ROMIKIN Fecha de Vigencia: 01/01/08 Versin: 1
ROMIKIN
Por envo desde Depsito a travs del Proceso de Facturacin y entrega de Mercadera (Ver proceso 3.3). Directamente de los clientes en las oficinas, mediante un cadete enviado a los clientes. Por depsitos o transferencias de cobro, de los cuales toma conocimiento consultando diariamente los movimientos bancarios. Adicionalmente, los clientes pueden enviar fax mails avisando del pago efectuando, y en el caso de transferencias recibidas desde el Exterior, es el Banco quien dar aviso de la remesa de divisas pendiente de acreditacin en cuenta.
En los casos en los cuales la cobranza la realiza el cadete el transportista, ellos emiten un recibo provisorio (Ver modelo en Anexo 42), el cual es canjeado al cliente por el recibo definitivo con posterioridad al control descripto a continuacin. En el recibo provisorio se deber dejar asentado claramente la fecha, importe, detallle de cheque segn corresponda (importe, fecha, banco, nmero, etc) Efecta los siguientes controles sobre los valores recibidos: Verifica que los cheques no posean enmiendas ni tachaduras, que la fecha de vencimiento coincida con la de la factura y que est firmado. En el caso de efectivo, verifica la veracidad de los billetes.
En el caso de haber tomado conocimiento de giros recibidos del Exterior, solicita el cierre de cambio en el Banco local. Diariamente revisa el resumen de los movimientos bancarios para verificar la acreditacin (Ver proceso de conciliacin bancaria 5.4) teniendo segn normativa del Banco Central 90 das para la liquidacin de las divisas por exportaciones. Cuando conoce fehacientemente que el cliente pag, en base a los elementos citados precedentemente, registra el ingreso de fondos en el sistema emitiendo un recibo de cobranzas definitivo (Ver modelo en Anexo 75) que debe estar prenumerado y utilizarse en forma correlativa. En el recibo se deber dejar asentado claramente la fecha, importe, detallle de cheque segn corresponda
ROMIKIN
(importe, fecha, banco, nmero, etc). Al registrar el ingreso de valores aplica las facturas, , en su defecto, genera un anticipo de clientes. Entrega el recibo definitivo al cliente si este se encuentra en la oficina, en caso contrario el mismo es enviado por correo. La copia del mismo se archiva en forma correlativa, por fecha y numero de recibo. A continuacin, se guardan los valores en caja fuerte (Ver Proceso Custodia de Valores 4.2) y para su posterior utilizacin en depsitos bancarios (Ver Proceso 4.3) o pagos a terceros. Finalmente el responsable archiva copia del recibo.
GESTION DE COBRANZA Y CONTROLES Responsable de Cuentas a Cobrar: Mensualmente emite aging (Ver modelo en Anexo 37) de cuentas corrientes, reporte que contiene los siguientes datos: Detalle por cliente de las facturas a vencer y vencidas. Das de atraso de cada una de las facturas vencidas. Clientes en gestin judicial. Ranking de los principales 20 clientes. Detalle de cheques en cartera y vencimientos de cada uno.
Realiza las acciones necesarias para gestionar la cobranza: Gestiones y seguimiento telefnico del Analista de crditos y cobranzas. Visita personal del Responsable de Crditos y cobranzas. Impulsar la colaboracin necesaria entre todos los sectores involucrados (Gerencias comerciales bsicamente) de manera tal de permitir potenciar la accin comercial y disminuir el riesgo crediticio asumido por la empresa. Interacta con las reas comerciales cuando el cliente manifieste atrasos, y decide en conjunto con las reas comerciales cuando debe pasarse un cliente al rea de Legales para intimarlo judicialmente a abonar su deuda. Controla los recibos pendientes de aplicacin y verifica los saldos pendientes de cobro de los mismos.
Revisado por: Sectores Involucrados: Depsito/Compras/Tesorera Empresa: ROMIKIN Fecha de Vigencia: 01/01/08 Versin: 1 Aprobado por: Responsable Global del Proceso: Gerente Financiero Hoja N: 67 de 111
ROMIKIN
Realiza los ajustes (dbitos crditos varios) (Ver modelo en Anexo 8 y 3) necesarios en los casos de ajustes de saldos varios de cuenta corriente, originados en diferencias de redondeos, y hasta el monto de $ 100 por cobranza. Genera mensualmente un proceso a travs del sistema mediante el cual se calcula la diferencia de cambio originada en facturas en dlares cobradas en pesos al tipo de cambio del da con cheques de pago diferido (Ver modelo en Anexo 9). El sistema genera, luego del mencionado proceso, un listado con las notas de dbito y crdito que correspondera hacer. El Responsable de
cuentas a cobrar decide con una marca que comprobantes generar, los que genere se activarn en la cuenta corriente del cliente. La decisin se basar en los montos, pudiendo no generar los comprobantes inferiores a 100 dlares. Recibe de las reas Comerciales solicitudes para realizar ajustes en las Cuentas corrientes por diferencias de precios otros motivos. El pedido de solicitud del rea Comercial es por mail del Gerente con copia al Controller. Realiza los ajustes pedidos y el mail con los requisitos citados es el respaldo de tal accionar, sin lmite de monto. Eleva el Aging de Cuentas corrientes al Controller, quien lo comparte con el rea Comercial en la Reunin Mensual (Ver proceso 1.2 Elaboracin Informes de Gestin ACAF).
ROMIKIN
5. REFERENCIAS: 1.2 Proceso de Elaboracin Informes de gestin ACAF 3.3 Proceso de Facturacin y Entrega de Mercadera 4.2 Proceso de Custodia de Valores. 4.3 Proceso de Depsitos Bancarios 5.4 Proceso de Conciliacin Bancaria 6. DOCUMENTACIN DEL PROCESO:
NOMBRE Recibo Cobranzas Notas de crdito exportacin Recibo provisorio Nota de Crdito Nota de Dbito Reporte Aging
EMISOR Responsable de tesorera Responsable de Cuentas a Cobrar Transportista Responsable de Cuentas a Cobrar Responsable de Cuentas a Cobrar Responsable de Cuentas a Cobrar
EMISIN Sistema
CANT. 2
DESTINO Original: Cliente Duplicado: Tesorera Original: Cliente Duplicado:Tesorera Tesorera Original: Cliente Duplicado: Tesorera Original: Cliente Duplicado: Tesorera Original: Controler Duplicado: Tesorera
ANEXO 75
ARCHIVO Tesorera
Manual
Tesorera
Manual Sistema
1 2
42 8
Tesorera Tesorera
Sistema 2
Tesorera. 3
Manual
37
Tesorera.
7. DOCUMENTACIN COMPLEMENTARIA:
NOMBRE N/A
EMISOR N/A
EMISIN CANT. N/A N/A
DESTINO N/A
ANEXO N/A
PROCESO N/A
ROMIKIN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 4.2 CUSTODIA DE VALORES
1. OBJETIVO: Administrar y resguardar eficientemente los valores en cartera hasta el momento de su utilizacin. 2. ALCANCE: Desde la recepcin de valores/efectivo hasta el control y resguardo de ellos. 3. MARCO: Interno: Polticas de Cobranzas y Custodia de valores. Consideraciones generales: La aplicacin de ciertos procedimientos durante el manejo de valores hace a normas de control interno necesarias para el funcionamiento y orden de la operatoria. En este sentido es recomendable: Al designar la persona a cargo del manejo de valores, corroborar que sta no sea la misma que realice la facturacin y/o los pagos. Los valores que permanezcan en la empresa deben ser resguardados en cajas ignfugas. Reforzar la custodia fsica de los valores. Se recomienda un recinto cerrado para el rea de Tesorera.
4. DESCRIPCIN
INICIO Responsable de Fondo Fijo/Caja Completado el proceso de Cobranzas (Ver proceso 4.1), recibe los valores y los ordena por fecha de vencimiento importe, segn se trate de cheques efectivo.
Revisado por: Sectores Involucrados: Contadura/Tesorera Empresa: ROMIKIN Fecha de Vigencia: 01/01/08 Versin: 1
ROMIKIN
Posteriormente los guarda en la caja fuerte y los deja a disposicin para el pago a proveedores (Ver proceso 4.4) para efectuar Depsitos Bancarios (Ver Proceso 4.3). Aspecto a considerar en la custodia de los valores: El responsable del fondo fijo/caja es la persona que tiene bajo su responsabilidad el arqueo y la custodia de los valores y comprobantes que conforman el saldo de su caja. Cualquier diferencia permanente entre el efectivo asignado y el arqueo entre el efectivo arqueado y la contabilidad deber ser informada inmediatamente a Tesorera y a la Gerencia de Administracin. Cualquier diferencia ser
analizada por la Gerencia de Administracin a fin de determinar si corresponde ejecutar el seguro contratado para el manejo de efectivo si se trata de una diferencia a cargo del Responsable de la Caja/F. Fijo. CONTROL Contadura Realiza mensualmente un arqueo de valores (cheques y efectivo), segn las instrucciones detalladas a continuacin. Arqueo de Cheques Un analista contable realizar el arqueo de cheques en presencia del Responsable de Fondo Fijo/Caja con el listado emitido por el sistema (Ver modelo en Anexo 87) de Valores a depositar. El control del analista contable consistir en verificar con el cheque el importe y la fecha del listado. Tildar el mismo en seal de conformidad Al final del listado colocar la siguiente leyenda: los valores aqu detallados fueron recontados en mi presencia y devueltos de conformidad al finalizar el inventario y firmarn al pie en seal de conformidad el Analista contable y el Responsable de F.Fijo/Caja. El listado del inventario de Valores a depositar lo archivar Contadura.
ROMIKIN
Controlar la integridad de las chequeras, verificando que los que no hayan sido emitidos se encuentren anulados. Si hubiese cheques anulados verificar que estn debidamente cruzados. Verificar tambin la correlatividad de los cheques en blanco. Asimismo, cotejar la chequera con el sistema que coincida el ltimo cheque emitido y el primero en blanco.
Arqueo de Caja Un analista contable realizar el arqueo de caja en presencia del Responsable del Fondo Fijo/ Caja. Se arquearn todas las cajas existentes en la compaa: de de fondo fijo y la de efectivo que contiene pesos, dlares, euros y otras monedas. El arqueo consiste en recontar los billetes y monedas y detallar en el formulario Arqueo de Caja (Ver modelo en Anexo 30) cada uno de los comprobantes y/o tickets de gastos y/o vales entregados. Finalizado el arqueo firmar en seal de conformidad el pie del formulario Arqueo de Caja junto con el Responsable del Fondo Fijo, prestando conformidad a que los valores fueron recontados en presencia de ambos y devueltos al Responsable del Fondo Fijo. El formulario Arqueo de Caja se archivar en Contadura.
5. REFERENCIAS: 4.1 Proceso de Cobranzas 4.3 Proceso depsitos Bancarios 4.4 Proceso de Pagos a Proveedor Local 6. DOCUMENTACIN DEL PROCESO:
ROMIKIN
NOMBRE
Listado de Valores a depositar (Inventario de cheques) Arqueo de Caja
EMISOR
EMISIN CANT.
DESTINO
ANEXO
ARCHIVO
Analista contable
Sistema
Contadura
87
Contadura
Analista Contable
Manual
Sectores que tienen fondo fijo asignado
30
Contadura
NOMBRE
N/A
EMISOR
N/A
EMISIN CANT.
N/A N/A
DESTINO
N/A
ANEXO
N/A
PROCESO
N/A
ROMIKIN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 4.3 DEPSITOS BANCARIOS
1. OBJETIVOS: Definir la operatoria para la realizacin de depsitos de efectivo y cheques en las cuentas bancarias 2. ALCANCE: Desde el anlisis de cheques de pago diferidos o del efectivo hasta su deposito en el banco. Finaliza con el control de la acreditacin del depsito a travs de la conciliacin bancaria.
3. MARCO: Interno: Polticas crediticias y financieras. Se verifica que las cobranzas sean depositadas en su totalidad y que los depsitos estn respaldados mediante boletas de depsito bancarias. Externo: Regulaciones y disposiciones del BCRA 4. DESCRIPCIN: ANLISIS/PREPARACIN Responsable de Tesorera: Diariamente visualiza por sistema los valores a depositar que estn en fecha de ser depositados provenientes del Proceso de Cobranzas (Ver Proceso 4.1). Una vez visualizado, lo acepta y lo imprime. BOLDEP (boletas de depsito Anexo 11). Nota: los cheques que recibe la compaa son cruzados y no a la orden. Asimismo, analiza si hay excedente de efectivo plausible de ser depositado en alguna cuenta bancaria. Prepara los valores a depositar (Ver proceso 4.2) y controla que la fecha sea coincidente con la que indica el sistema. Registra en el sistema el movimiento de fondos desde efectivo y valores en cartera hacia la cuenta bancaria correspondiente. De esta manera se actualizan los saldos contables de las cuentas de disponibilidades.
Revisado por: Sectores Involucrados: Tesorera/Crditos/Cobranzas Empresa: ROMIKIN Fecha de Vigencia: 01/01/08 Versin: 1 Aprobado por: Responsable Global del Proceso: Gerente Financiero Hoja N: 74 de 111
Se genera por Banco el Listado
ROMIKIN
Prepara las boletas de depsito, sellan los cheques y los eleva al apoderado para su endoso. El apoderado endosa los cheques y los devuelve. Entrega al cadete las boletas de depsito y los cheques para que los lleve al Banco. Lleva una Hoja de Ruta (Ver formulario 31) de los trmites que dio al cadete, donde indica el Banco y el total del importe a depositar. El cadete lleva los valores al banco para su efectivo depsito y rinde a tesorera la boleta de depsito con el correspondiente sello de intervencin del cajero del banco. El analista de Tesorera controla con la Hoja de Ruta del cadete que vuelvan la totalidad de boletas de depsito entregadas. Por ltimo, adjunta las boletas de depsito al reporte BOLDEP y lo archiva cronolgicamente. CONTROL Analista contable Verifica la acreditacin del depsito bancario al conciliar los bancos (Ver proceso 5.4). En el caso de haber algn cheque rechazado, se lo comunica inmediatamente de detectado al Responsable de Tesorera y al Responsable de Crditos y cobranzas. El Responsable de Tesorera se lo comunicar al cliente
telefnicamente y le informar de la emisin de una nota de dbito por el importe del cheque rechazado ms los gastos bancarios correspondientes. Posteriormente enviar al cliente nota de dbito original y copia del cheque rechazado. Una vez que el cliente pague su deuda enviar el original del cheque rechazado al cliente (Para entregar el original del cheque sin haber cobrado la deuda ser necesaria la autorizacin de la Gerencia Comercial).
Revisado por: Sectores Involucrados: Tesorera/Crditos/Cobranzas Empresa: ROMIKIN Fecha de Vigencia: 01/01/08 Versin: 1
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5. REFERENCIA: 4.1 Proceso de Cobranzas 4.2 Proceso de Custodia de Valores 5.4 Proceso de Conciliacin Bancaria 6. DOCUMENTACIN DEL PROCESO: NOMBRE Boleta de Depsito Hoja de Ruta EMISOR EMISIN CANT. DESTINO Original: Banco Duplicado: Tesorera Tesorera ANEXO ARCHIVO
Tesorera Tesorera
Sistema Manual
2 1
11 31
Tesorera Tesorera
7. DOCUMENTACIN COMPLEMENTARIA NOMBRE N/A EMISOR N/A EMISIN N/A CANT. N/A DESTINO N/A ANEXO N/A PROCESO N/A
Revisado por: Sectores Involucrados: Tesorera/Crditos/Cobranzas Empresa: ROMIKIN Fecha de Vigencia: 01/01/08 Versin: 1
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 4.4 PAGO A PROVEEDORES LOCALES
1. OBJETIVO: Definir la operatoria de pagos a proveedores locales por productos y/o servicios recibidos. 2. ALCANCE: El proceso comprende desde la verificacin hasta el pago efectivo al proveedor. 3. MARCO: Externo: Condiciones del proveedor. Contexto econmico - financiero. Interno: Polticas de Pagos. Polticas de Compras y de Financiacin. Niveles de jerarquas de personal para la autorizacin de la firma de cheques. 4. DESCRIPCIN:
INICIO CONSIDERACIONES GENERALES Los pagos a proveedores locales se realizan a travs de un sistema automtico con el Standard Bank. Finanzas decide los pagos y da instrucciones al Banco, quien se ocupa de la emisin de los cheques y/o de efectivizar las transferencias. Los servicios e impuestos se pagan a travs de dbito automtico de las cuentas bancarias. Las facturas se contabilizan normalmente segn el proceso de Registro Facturas de Proveedores (Ver proceso 5.2). El Responsable de Cuentas a Pagar visualiza los dbitos en las cuentas corrientes bancarias y aplica la orden de pago a las facturas. VERIFICACIN Responsable de Pago a Proveedores Recibe de Cuentas a Pagar las facturas contabilizadas segn el Proceso 5.2 y recepciona las mismas en el Sello control circuito de facturas (Ver modelo en Anexo 44). Todos los das mircoles emite desde el sistema el listado de cuentas a pagar (Ver modelo en Anexo 87) y analiza el vencimiento de las facturas originales de proveedores registradas hasta el da lunes prximo anterior (Ver proceso 5.2).
Revisado por: Sectores Involucrados: Contadura/Tesorera Empresa: ROMIKIN Fecha de Vigencia: 01/01/08 Versin: 1 Aprobado por: Responsable Global del Proceso: Gerente Financiero Hoja N: 77 de 111
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Las nicas excepciones que podrn ser atendidas fuera de este cronograma ser el PAGO DE IMPUESTOS y/o el PAGO DE SERVICIOS, pudindose en ambos casos pagarse cualquier da de la semana. Sobre los pagos a realizar determinados en base a los vencimientos de las facturas controla lo siguiente: Que la factura est firmada por el Responsable de compras. Que est aplicada contra la orden de compra (Ver modelo en Anexo 12) que se encuentra autorizada en el sistema. Que las condiciones de pago del proveedor segn la factura coincidan con las que surgen de la orden de compra. En caso de detectar diferencias en los controles citados precedentemente devuelve la factura al Responsable de Cuentas a Pagar para que gestione con el Responsable de Compras la Nota de crdito lo que corresponda con el proveedor. Si el proveedor solicitara la emisin del cheque a nombre de un beneficiario alternativo le explicar que no es la poltica de la empresa. Eventuales excepciones podrn autorizarlas los apoderados, quienes debern exigir al proveedor una carta en papel membrete de la firma formalizando el pedido. Si el proveedor solicitara una transferencia le indicar al Banco Standard Bank el CBU, Nmero de Cuenta, Nombre de Beneficiario y CUIT. El mismo da mircoles por la tarde selecciona en el sistema las rdenes de pago (Ver modelo en Anexo 17) que quiere efectivizar el cheque y/o emitir una transferencia. El sistema genera un archivo de formato txt que se exporta y se carga, importndolo luego, en la pgina de Internet del Standard Bank. Genera un listado resumen con el detalle de las rdenes de pago que envi. Controla la coincidencia con el archivo de formato Txt y lo eleva a la firma digital. La atencin de proveedores para consultas, dudas o confirmacin de pagos emitidos se realiza los das viernes de 10 a 12 horas, ya sea telefnicamente al 4809-2800/2865 personalmente para los que se presenten en la oficina (Av. Libertador 1068 14). Adicionalmente, los proveedores podrn confirmar su pago de lunes a viernes de 10 a 17 horas en el telfono 4820-3700 (Standard
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Bank) Opcin 1, indicando el CUIT de la empresa y el PIN registrado oportunamente. AUTORIZACIN DE PAGOS Apoderados Bancarios Se definen dos firmantes para los cheques, que deben pertenecer a grupos diferentes, segn los esquemas de firmas autorizadas de acuerdo a los poderes bancarios vigentes. Los apoderados bancarios controlarn que la orden de pago tenga las facturas que indica (Punto de Venta y nmero) y que el cheque est correctamente emitido, cruzado y con la leyenda no a la orden. Posteriormente los apoderados autorizarn los pagos, firmando en forma digital y envindolo al Banco antes del jueves a las 15 horas, a fin de que el pago se encuentre disponible el da viernes siguiente. En el caso de que los apoderados no autoricen un pago el Responsable de pago a proveedores ingresar en el sistema y anular la orden de pago. El cheque emitido ya no podr volver a utilizarse. El pago se realiza mediante el servicio de pago automtico a proveedores a travs del Standard Bank, que puede ser: Mediante la emisin de cheques (manuales continuos),
retenciones y rdenes de pagos para ser retirados en la ventanilla del Standard Bank (sucursal Florida 99, CABA), contra la entrega del recibo oficial de lunes a viernes de 10 a 16 hs, o A travs de transferencias va CBU para casos excepcionales, en los que las retenciones y rdenes de pago son emitidas por correo al domicilio del proveedor. Los apoderados comunican al Responsable de pago a proveedores que pagos fueron aprobados y cuales no, especificando su causal para la correccin y/o comunicacin al proveedor segn corresponda. El Responsable de pago a proveedores interviene las facturas indicando en el sello Control circuito de facturas (Ver modelo en Anexo 44) la fecha de la orden de pago.
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Para emitir cualquier pago fuera del procedimiento descripto ser necesaria la autorizacin del Gerente de Administracin y/o del Controller. AUTORIZACION DE PAGOS EXTRAORDINARIOS Gerente de Administracin o Controller Autoriza la emisin de pagos fuera de los canales y das habituales, los que podrn ser mediante la emisin de un cheque a ser retirado por la oficina, o un pago a proveedores a travs del Standard Bank un da que no sea viernes
ARCHIVO Responsable de Cuentas a Pagar: Recibe del banco los recibos oficiales de los proveedores (Ver proceso 5.4). Adjuntar los mismos a las rdenes de pago y los archivar por mes. OTROS PAGOS Pago de Sueldos Recibe el aviso de RRHH y dispone de los fondos. Contabiliza la salida del dinero contra la cuenta contable Sueldos a pagar.
5. REFERENCIAS: 5.2 Proceso de Registro de Factura de Proveedores 5.4 Proceso de Conciliacin Bancaria
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6. DOCUMENTACIN DEL PROCESO:
NOMBRE Orden de Pago Sello en facturas Listado de Solo Pendiente
EMISOR Responsable de Pago a Proveedores Responsable de Pago a Proveedores Responsable de Pago a Proveedores
EMISIN CANT.
DESTINO Original: Proveedores Duplicado: Tesorera Tesorera
ANEXO
ARCHIVO
Sistema
17
Tesorera
Manual
44
Tesorera
Sistema
Tesorera
87
Tesorera
NOMBRE
EMISOR
EMISIN
CANT.
DESTINO Original: Proveedores Duplicado: Responsable de Compras
ANEXO
PROCESO 2.1 Proceso de Bienes de Cambio
Orden de Compra
Responsable de Compra
Sistema
12
ROMIKIN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 4.5 TRANSFERENCIAS BANCARIAS DE PAGOS POR IMPORTACIONES
1. OBJETIVO: Administrar, ejecutar y registrar las operaciones de transferencias bancarias. 2. ALCANCE: El proceso comprende desde la verificacin de los pagos hasta la transferencia y su archivo. 3. MARCO: Externo: Regulaciones del BCRA. Condiciones establecidas con el proveedor. Regulaciones impositivas sobre las transferencias. Regulaciones respecto del pago de haberes y jubilaciones. Interno: Polticas de Pagos y Flujo de Fondos. Polticas de custodia de valores. 4. TRANSFERENCIAS A PROVEEDORES DEL EXTERIOR INICIO Responsable de Cuentas a Pagar Mensualmente emite por sistema un listado con los vencimientos de las importaciones del mes y solicita a Comercio exterior las carpetas de importacin que van a vencer. Cuando recibe las carpetas prepara el legajo de la importacin, que contiene lo siguiente: Factura BL (Remito) Despacho
Carga la operacin en un archivo de excel en la red de la Compaa informe transferencias al exterior (Ver modelo en Anexo 32) para que el Tesorero pueda tomar conocimiento de las mismas. Prepara la carta modelo para el Banco con solicitud de cierre de cambio adjuntando la documentacin involucrada: Factura, BL y Despacho. Eleva el legajo a la firma de los apoderados bancarios.
Revisado por: Sectores Involucrados: Tesorera, Comercio Exterior Empresa: ROMIKIN Fecha de Vigencia: 01/01/08 Versin: 1
ROMIKIN
AUTORIZACION Apoderados Bancarios Autorizan los pagos segn los grupos de firmantes autorizados y devuelven el legajo al Responsable de Cuentas a Pagar, quien enva el legajo al Banco y queda a la espera del contacto telefnico con el oficial la mesa de dinero para el cierre de cambio. CIERRE DE CAMBIO Tesorero El responsable de Tesorera se contacta telefnicamente con el oficial de cuenta la mesa de dinero y cierra el cambio, verificando si la cotizacin que le ofrecen es acorde a la de Mercado, para lo cual coteja a travs de Internet la cotizacin de la moneda extranjera. En caso de no cerrar cambio inmediatamente, maneja el tiempo de espera, y lo hace en los das subsiguientes. Posteriormente al cierre de cambio recibe del Banco la liquidacin y el SWIFT. Los adjunta al legajo y los devuelve al Responsable de Cuentas a pagar para la contabilizacin de la orden de pago (Ver modelo en Anexo 17). El Responsable de Cuentas a Pagar contabiliza la orden de pago y los gastos bancarios includos en la liquidacin. El Tesorero le avisa al proveedor y/o a Comercio Exterior por mail que la transferencia al exterior fue efectuada.
PAGOS A LA ADUANA Comercio Exterior Enva mensualmente a Tesorera un cash flow con las operaciones de aduana. Avisa por mail al Tesorero la necesidad de transferir dinero a la aduana.
ROMIKIN
TRANSFERENCIA Tesorera Utiliza el cash flow recibido de Comercio exterior en su planificacin mensual de ingresos y gastos. Recibe el mail con el pedido de transferencia y lo coteja con el cash flow recibido a principios de mes (Ver proceso 5.4). En caso de no haber estado previsto el pago, por tratarse de un embarque urgente similar, intenta de todas formas conseguir los fondos y alerta a Comercio exterior para intentar evitar se repita lo mismo. Los mails recibidos antes de las 11 hs. se ejecutan en el mismo da, los posteriores al da siguiente. AUTORIZACION Apoderados Los apoderados bancarios, segn los grupos definidos, autorizarn las transferencias diariamente antes de las 17 hs. 5. REFERENCIAS: 5.4 Proceso de Conciliacin Bancaria.
6. DOCUMENTACIN DEL PROCESO:
NOMBRE
EMISOR
EMISIN CANT.
DESTINO Original: Proveedor Duplicado: Responsable de Cuentas a pagar Original: Resp. Ctas. a Pagar Duplicado: Tesorera
ANEXO
ARCHIVO
Orden de pago
Responsable de Cuentas a pagar
Sistema
17
Tesorera
Informe de Transferencias al exterior
Responsable de Cuentas a pagar
Manual
32
Tesorera
ROMIKIN
NOMBRE N/A
EMISOR N/A
DESTINO N/A
ANEXO N/A
PROCESO N/A
ROMIKIN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 4.6 REPOSICIN POR FONDO FIJO
1. OBJETIVO: Integrar fondos para compras y gastos menores con el objeto de que sea utilizado por cada sector de la empresa habilitado. 2. ALCANCE: Desde la confeccin de la planilla de rendicin de gastos hasta la efectiva integracin del Fondo Fijo.
3. MARCO: Interno: Polticas de integracin, uso y rendicin del Fondo Fijo. Control de lmites de importes y esquema de autorizaciones. 4. DESCRIPCIN: CONFECCIN Responsable del Fondo Fijo: Al consumir el 70% del importe asignado al Fondo Fijo (Ver proceso 2.3) confecciona en forma manual la Planilla de Rendicin (Ver modelo en Anexo 22). La planilla de rendicin se compone por: Fecha del saldo de inicio Saldo inicial Concepto y/o detalle de los movimientos (constitucin del fondo, egresos e ingresos) Tipo y nmero del comprobante (ticket y/o factura) Importe de las facturas y tickets. Fecha de reposicin del fondo Firma del Responsable del Fondo Fijo
Adjunta a la planilla, los comprobantes que respaldan las operaciones sealadas en aquella y las autorizaciones firmadas por los Responsables de rea por los egresos realizados. REGISTRACIN
Revisado por: Sectores Involucraos: Contadura/Tesorera Empresa: ROMIKIN Fecha de Vigencia: 01/01/08 Versin: 1 Aprobado por: Responsable Global del Proceso: Gerente Financiero Hoja N: 86 de 111
ROMIKIN
Cuentas por pagar Registra los comprobantes, facturas y/o tickets recibidos en el sistema, emite la orden de pago (Ver modelo en Anexo 17) y el cheque y los pasa junto a los comprobantes al Responsable de Tesorera para su autorizacin segn los niveles definidos. El registro de comprobantes rendidos se realiza segn (Ver proceso 5.2). Se ocupa de seguir el cobro del cheque a travs del cadete. El manejo de los valores se efectuar de acuerdo a los lineamientos establecidos en el Proceso de Custodia de Valores (Ver Proceso 4.2). Archiva la Planilla de rendicin del fondo fijo por fecha de reposicin. 5. REFERENCIA: 2.3 Proceso de Compra por Fondo Fijo. 4.2 Proceso de Custodia de Valores. 5.2 Proceso de Registro de Facturas de Proveedores. 6. DOCUMENTACIN DEL PROCESO:
NOMBRE Planilla de rendicin Orden de pago
EMISOR Responsable del Fondo fijo Responsable de Cuentas a Pagar
DESTINO Tesorera Original: Proveedores Duplicado: Responsable de Compras
ANEXO 22
ARCHIVO Tesorera
Sistema
17
Tesorera
NOMBRE N/A
EMISOR N/A
DESTINO N/A
ANEXO N/A
PROCESO N/A
Revisado por: Sectores Involucraos: Contadura/Tesorera Empresa: ROMIKIN Fecha de Vigencia: 01/01/08 Versin: 1
ROMIKIN
Revisado por: Sectores Involucraos: Contadura/Tesorera Empresa: ROMIKIN Fecha de Vigencia: 01/01/08 Versin: 1
ROMIKIN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 5.1 ALTA Y MODIFICACIN DE PROVEEDORES
1. OBJETIVO Mantener, actualizar, registrar y controlar los datos correspondientes a proveedores. 2. ALCANCE Desde la solicitud de Alta o Modificacin de los datos del Proveedor hasta el efectivo ingreso en el sistema y control de la documentacin.
3. MARCO Externo: Condiciones del proveedor. Regulaciones impositivas y sus
modificaciones. Interno: Condiciones para el ingreso y/ modificacin de la nmina de proveedores. Polticas de compras y de financiacin con los proveedores. 4. DESCRIPCIN SOLICITUD Responsable de Compras A raz de la incorporacin de un nuevo proveedor de productos y/o servicios, o bien ante regulaciones impositivas que exijan modificaciones en la condicin de los proveedores, completa la Solicitud de Alta / Modificacin de datos de proveedores (Ver modelo Anexo 18). Rene la siguiente informacin para efectuar el Alta y/o Modificacin: Datos impositivos: CUIT / Situacin IVA/ Ingresos Brutos. Eventualmente otros datos de la empresa, como ser antecedentes, listas de precios, condiciones especficas por compras de grandes volmenes. Enva el formulario de Solicitud de Alta/ Modificacin de datos de proveedores y la documentacin citada al Responsable de Cuentas a Pagar.
Revisado por: Sectores Involucrados: Contadura/Compras/Finanzas Empresa: ROMIKIN Fecha de Vigencia: 01/01/08 Versin: 2
Aprobado por: Responsable Global del Proceso: Responsable Administrativo Hoja N: 89 de 111
ROMIKIN
Si se estuvieran modificando datos de un proveedor ya incorporado enva al Responsable de Cuentas a pagar, una copia de la documentacin que respalda dicha modificacin adjuntando el formulario de solicitud de modificacin de datos. ALTA / MODIFICACION DE PROVEEDORES Responsable de Cuentas por Pagar Recibe y revisa la documentacin enviada por el Responsable de Compras. En el caso de no contar con todos los datos requeridos del proveedor, informa y solicita al Responsable de Compras la documentacin faltante. Momentneamente, deja pendiente el Alta/ Modificacin del Proveedor archivando en forma temporaria la documentacin recibida hasta que la misma sea completada. Al momento de realizar el alta en el sistema Cuentas a Pagar deber verificar on-line los datos y la situacin fiscal del proveedor a travs de la pgina de Internet de la AFIP (www.afip.gov.ar). La razn social del proveedor la ingresa exactamente igual a la que figura en el comprobante de CUIT del proveedor, de forma tal de que el sistema pueda detectar si se duplica un proveedor. El Alta y / Modificacin de los datos se efectuar dentro de las 24 hs. siguientes de la recepcin del formulario de Alta/ Modificacin de datos con la documentacin respaldatoria. Archivar el formulario de Alta/ Modificacin de datos de proveedores junto a la primer orden de pago realizada al proveedor por las siguientes compras efectuadas (1.5, 2.1 y 2.2).
ROMIKIN
5. REFERENCIAS 1.5 Proceso de Compras Corporativas ACAF 2.1 Proceso de Compras de Bienes de Cambio 2.2 Proceso de Compras Generales 6. DOCUMENTACIN DEL PROCESO
NOMBRE Solicitud de Alta/Modificacin datos del Proveedor
EMISOR Responsable de Compras
EMISIN CANT.
DESTINO Responsable de Cuentas a Pagar
ANEXO
ARCHIVO
Manual
18
Administracin
NOMBRE N/A
EMISOR N/A
EMISIN N/A
CANT. N/A
DESTINO N/A
ANEXO N/A
PROCESO N/A
ROMIKIN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 5.2 REGISTRO DE FACTURAS PROVEEDORES
1. OBJETIVO: Registrar y controlar en forma correcta las operaciones que generen una obligacin de pago. 2. ALCANCE: El proceso comprende desde la recepcin de facturas previamente autorizadas por Compras hasta su segundo control y registracin. 3. MARCO: Externo: Condiciones del proveedor. Contexto econmico - financiero. Interno: Polticas de Pagos. Polticas de Compras y de Financiacin. 4. DESCRIPCIN: INICIO RECEPCIN Y CONTROL Responsable de Compra Tal como se describe en los procesos Compras de Bienes de Cambio (Ver proceso 2.1) y Compras generales (Ver proceso 2.2) y Reposicin por Fondo Fijo (Ver Proceso 4.6) recibe todas las facturas de proveedores. Las interviene con el sello Control circuito de facturas (Ver modelo en Anexo 44), indica la fecha, firma en seal de autorizacin y las remite a Cuentas a Pagar. 2 CONTROL FACTURA Responsable Cuentas a Pagar Recibe la factura del Responsable de compra e indica en el Sello Control Circuito de Facturas (Ver modelo en Anexo 44) la fecha de recepcin. Realiza el control de las autorizaciones correspondientes segn niveles de autorizacin definidos. Adicionalmente controla los clculos, la formalidad de la factura y las condiciones impositivas, CAI y legalidad de comprobantes recibidos.
Revisado por: Sectores Involucrados: Contadura/Compras/Cuentas a pagar Empresa: ROMIKIN Fecha de Vigencia: 01/01/08 Versin: 1
Aprobado por: Responsable Global del Proceso: Gerente Administrativo Hoja N: 92 de 111
ROMIKIN
REGISTRO Responsable Cuentas a Pagar Una vez controlada, contabiliza la factura de compra actualizando la cuenta corriente del proveedor en el sistema. Indica en el Sello Control Circuito de Facturas la fecha de contabilizacin y firma en seal de autorizacin. Luego aplica la Factura a la Orden de Compra (Ver modelo Anexo 12) en el caso de compras de Bienes de cambio. En el caso de compras generales que an no estn en el sistema no se realiza por el momento la mencionada aplicacin. Contina con el Proceso de Pago a Proveedores (Ver proceso 4.4) entregndole la Factura ya contabilizada al Responsable de pago a proveedores. PREVISIONES Responsable de Compras Mensualmente y hasta el 3er da. hbil de cada mes genera por sistema el listado de rdenes de Compra con recepcin que no tienen factura asociada. Se ocupa de hacer el reclamo de la factura al proveedor. 5. REFERENCIAS 2.1 Proceso de Bienes de Cambio 2.2 Proceso de Compras Generales 4.4 Proceso de Pagos a Proveedores Local 4.6 Proceso de Reposicin del Fondo Fijo
ROMIKIN
NOMBRE Sello en facturas a pagar
EMISOR Responsable de Cuentas a pagar
ANEXO 44
NOMBRE
EMISOR
EMISIN
CANT.
DESTINO Original: Proveedor Duplicado: Compras
ANEXO 12
PROCESO 2.1 Proceso de compras Bs de Cambio
Orden de Compra
Sistema
ROMIKIN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 5.3 PROCESO DE CONTABILIDAD
1. OBJETIVO: Definir los procedimientos y polticas a seguir para la registracin contable de las operaciones de la Empresa, en tiempo y forma de modo tal que sea til para la toma de decisiones 2. ALCANCE: El proceso comprende desde el cierre de la operatoria y anlisis de cuentas contables hasta la preparacin del balance mensual.
3. MARCO: Externo: Regulaciones impositivas y provisionales nacionales y Provinciales. Calendario Impositivo y provisional de Vencimientos Interno: Necesidades de reporte a la empresa y ACAF. 4. DESCRIPCIN: ANLISIS y CONTABILIZACIN Analista Contable El sistema realiza la contabilizacin automtica de las siguientes operaciones. Ventas Cobranzas Cuentas Corrientes de Clientes Pagos Cuentas Corrientes con Proveedores Movimiento de fondos Importaciones Exportaciones Valorizacin moneda extranjera (*)
(*) Las cuentas de estas caractersticas que poseen saldo al cierre de cada perodo se valan en forma manual.
Manualmente y de acuerdo al cronograma detallado se confeccionan los siguientes asientos en forma mensual, contra la existencia de documentacin
Revisado por: Sectores Involucrados: Contadura/Finanzas/Compras/Logstica/Control de Gestin/Comercial/Sistemas. Empresa: ROMIKIN Fecha de Vigencia: 01/01/08 Versin: 1 Aprobado por: Responsable Global del Proceso: Responsable Administrativo
Hoja N:
95 de
111
ROMIKIN
de
respaldo
verificando
cuando
corresponda
las
autorizaciones
correspondientes: Costo de Ventas Amortizaciones Devengamientos de gastos seguros pagados por adelantado. Inversiones Deudas bancarias y otras deudas Facturas a emitir (principalmente comisiones) Facturas a recibir Declaraciones juradas y anticipos impositivos Sueldos y cargas sociales. Provisiones vacaciones y sueldo anual complementario Provisin gastos de estructura (juicios, obsolescencia) Provisin otros gastos Previsin para incobrables
Revisado por: Sectores Involucrados: Contadura/Finanzas/Compras/Logstica/Control de Gestin/Comercial/Sistemas. Empresa: ROMIKIN Fecha de Vigencia: 01/01/08 Versin: 1
Aprobado por: Responsable Global del Proceso: Responsable Administrativo
Hoja N:
96 de
111
ROMIKIN
Cronograma de Cierres contables Sector Ventas Compras Cuentas por pagar Ctas por pagar Tesorera Administracin Administracin Tarea Cierre facturacin Control facturas Contabilizacin facturas Contabilizacin gastos bancarios Contabilizacin rdenes de pago Contabilizacin de costos Previsiones: Incobrables Juicios Asiento de Remuneraciones, cargas sociales, provisiones SAC y vacaciones Arqueo Conciliacin de cuentas patrimoniales y de resultados Devengamientos Generacin Balance comprobacin final Da Hbil Ultimo 1 2 3 4 5 6 7 8
Recursos Humanos
Administracin
Mensualmente se realizan anlisis de cuentas contables patrimoniales y de resultado, y a consecuencia de ese anlisis, si corresponde, se efectan asientos de ajuste. Las pautas para realizar los anlisis de cuentas son las siguientes: Caja y Bancos: Confeccionar las conciliaciones bancarias mensualmente y analizar partidas antiguas. Cruce de arqueos mensuales de efectivo con contabilidad. Cruce de arqueos mensuales de valores con la contabilidad
Hoja N:
97 de
111
ROMIKIN
Inversiones en Plazos Fijos: Clculo de intereses devengados y cruce con documentacin respaldatoria (comprobantes de los plazos fijos). Revisar cargo a resultado de los intereses devengados al cierre de aquellos plazos fijos constituidos en el mes anterior cuyo vencimiento fue en el presente.
Crditos por Ventas y Cuentas Intercompany: Cruce del total de cuentas corrientes con la contabilidad Cruce de saldos finales con la evolucin de los movimientos mensuales (Saldos al inicio / + - Ventas segn mayor del mes / + - Otros movimientos como por ejemplo diferencia de cambio al cierre = Saldo al cierre) Confirmacin de saldos por mail con empresas del grupo.
Otros Crditos Crditos impositivos: cruce de documentacin respaldatoria con altas segn mayores (declaraciones juradas, pagos de
anticipos). Adelantos y prstamos al personal: cruce de saldos contables con detalle suministrado por Estudio Externo encargado de liquidacin de sueldos.
Bienes de Cambio Cruce del mayor contable con el mdulo de stock. Conciliacin de la Cuenta Mercaderas. Se parte del saldo inicial segn el mdulo de stock y se llega a la existencia final del mdulo de stock. Para ello se extraen las compras y ventas del listado de movimientos del mdulo de stock y se cruzan con los
Hoja N:
98 de
111
ROMIKIN
mayores contables (compras locales, del exterior y ventas locales y al exterior). Al cierre de ejercicio se realiza adems un inventario fsico
Bienes de Uso e Intangibles Sacar fotocopia de la documentacin respaldatoria de las altas y archivar en un bibliorato destinado a tal fin. Activar montos superiores a U$S 500 con una vida til mayor a 3 aos.
Cuentas por Pagar Cruce del total de cuentas corrientes (mdulo de proveedores) con la contabilidad. Cruce de saldos finales con la evolucin de los movimientos mensuales (Saldos al inicio / + - Ventas segn mayor del mes / + - Otros movimientos como ser diferencia de cambio al cierre = Saldo al cierre) Confirmacin de saldos por mail con empresas del grupo.
Provisiones Ver que se hayan constituido todas las provisiones mensuales para gastos por ejemplo: telfono, luz, honorarios consultora, gastos de exportacin, gastos varios.
Cargas sociales y Cargas fiscales a pagar Cruzar con declaraciones juradas pagos posteriores
realizados.
Resultados Ventas: cruzar total de ventas del mes con mayor IVA Ventas.
Hoja N:
99 de
111
ROMIKIN
Costo de Venta: apropiar costo a los artculos teniendo en cuenta las facturas de compra y la factura de rendicin de gastos del despachante de aduana. Las compras locales se valan al tipo de cambio que figura en la factura del proveedor y las compras del exterior al tipo de cambio del momento de nacionalizacin. Mensualmente se efecta la revaluacin correspondiente segn el tipo de cambio al cierre de cada mes.
Remuneraciones: cruzar el total de remuneraciones con el total mensual segn libro de sueldos y jornales.
Gastos varios / devengamientos: cruce con documentacin respaldatoria (plizas de seguro, contratos)
GENERACIN BALANCE DE SALDOS Analista Contable Una vez registrados todos los asientos correspondientes, genera el balance de sumas y saldos y lo eleva al Responsable de Administracin. REVISION Responsable de Administracin Revisa la razonabilidad de los estados contables, que luego sern utilizados para el proceso de Informe de Gestin. Si encontrara inconsistencias dudas, las revisa con el Analista y las corrigen en la contabilidad, archivando los nuevos papeles de trabajo en caso de corresponder. ANUALMENTE Responsable de Administracin Tiene a su cargo el balance anual de presentacin, segn las normas contables vigentes; los que sern auditados segn corresponda y presentados ante la entidad pblica oficial para su certificacin.
Revisado por: Sectores Involucrados: Contadura/Finanzas/Compras/Logstica/Control de Gestin/Comercial/Sistemas. Empresa: ROMIKIN Fecha de Vigencia: 01/01/08 Versin: 1 Aprobado por: Responsable Global del Proceso: Responsable Administrativo
Hoja N:
100 de
111
ROMIKIN
Asamblea Una vez auditado el balance, se rene para dar su aprobacin para su posterior presentacin.
5. REFERENCIAS Otros procesos con registraciones contables automticas 6. DOCUMENTOS DEL PROCESO
NOMBRE N/A
EMISOR N/A
EMISIN N/A
CANT. N/A
DESTINO N/A
ANEXO N/A
ARCHIVO N/A
NOMBRE N/A
EMISOR N/A
EMISIN N/A
CANT. N/A
DESTINO N/A
ANEXO N/A
PROCESO N/A
Hoja N:
101 de
111
ROMIKIN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 5.4 CONCILIACIN BANCARIA
1. OBJETIVO: Relacionar, controlar y verificar informacin generada dentro de la empresa respecto de aquella provista por las entidades bancarias con las que opera la empresa con el propsito de detectar las diferencias y ejecutar las acciones correctivas correspondientes.
2. ALCANCE: Desde la verificacin de la informacin hasta bancarias, su correccin y ajuste. 3. MARCO: Externo: Regulaciones y disposiciones del BCRA. Interno: Polticas financieras y de cashflow. Polticas de Pagos, Cobranzas y Transferencias bancarias. la conciliacin de las cuentas
4. DESCRIPCION:
OBTENCION DEL EXTRACTO BANCARIO Tesorera Analista Se comunica con los distintos Bancos y obtiene mensualmente de stos los extractos bancarios (Ver proceso 4.3 ,4.4, 3.6 y 4.5) en archivo: Los Bancos y las cuentas involucradas son los siguientes: Santandar Bank cuenta corriente en $ Santandar Bank cuenta de pago a proveedores Citibank cuenta corriente en $ Credicoop Cuenta corriente en $ Patagonia Cuenta corriente en dlares. Guarda los extractos bancarios en un archivo de Excel en la red, creando una carpeta por Banco, con el siguiente formato Standard: Hoja 1: extracto bancario Hoja 2: agrupacin de conceptos debitados (Gastos bancarios, IVA,
Revisado por: Sectores involucrados: Administracin/ Finanzas/Tesorera Empresa: ROMIKIN Fecha de Vigencia: 01/01/08 Versin: 1
ROMIKIN
Impuesto al dbito). Controla el concepto y los importes por Notas de Dbito y Crdito emitidas por el banco. Efecta la contabilizacin de los distintos conceptos debitados detallados en la Hoja 2 del archivo indicado, con el mismo formato que coloca el Banco en el extracto bancario, de forma tal de que sean identificados fcilmente por el sistema de Conciliacin Automtica. En el caso de identificar cheques rechazados en el extracto bancario los informa por mail al Responsable de Tesorera y al Responsable de Crditos y cobranzas, para que gestionen respectivamente el recupero del Banco y la posterior gestin de cobranza (Ver proceso 4.1). Esta tarea deber estar finalizada a lo sumo el 3er. da hbil de cada mes. CONFECCIN CONCILIACION BANCARIA Analista Contable: Ingresa en el sistema de Conciliacin automtica (Ver modelo en Anexo 107) y selecciona el Banco y la cuenta. Copia el archivo de Excel generado por el Analista de tesorera y genera un archivo txt. Importa el archivo txt al sistema. Genera el proceso denorminado Pasaje de cartera, con lo que el sistema descarta los movimientos que no corresponden al mes a conciliar. Selecciona los movimientos contables del mes que est conciliando, destildando los que corresponden a otro mes. Genera a travs del sistema la conciliacin automtica seleccionando la Cuenta y el perodo que concilia. El sistema efecta la conciliacin automtica (Ver proceso 5.3) teniendo en cuenta las prioridades con las que se ha parametrizado (Importe, Concepto, Fecha). Si encuentra conceptos nuevos, que no han sido oportunamente parametrizados, lo informa. En este caso el Analista contable debe asociar el nuevo concepto a uno de los siguientes rubros: Cheques pendientes de acreditacin.
ROMIKIN
Cheques pendientes de presentacin al cobro. Crditos no contabilizados. Dbitos no contabilizados.
Luego de efectuar la conciliacin automtica, el sistema muestra una pantalla con dos solapas con la siguiente informacin: Solapa 1: Muestra lo conciliado automticamente y sugiere conciliarlo. El analista debe observarlo y puede destildarlo (no
conciliarlo) si detectase algn movimiento que no corresponda conciliar, tildarlo en seal de conformidad. Solapa 2: Muestra los movimientos pendientes indicando si los mismos son del extracto bancario de la contabilidad, con una E una C, segn corresponda. El analista contable analiza los movimientos pendientes y tiene la opcin de marcar aquellos que a su criterio pueden conciliarse, el sistema sumar lo marcado y cuando coincida el monto del extracto con el contable habilitar el traspase a movimiento conciliado. Cierra la conciliacin bancaria, en la cual los movimientos pendientes quedarn disponibles para el mes siguiente. Imprime la conciliacin con las partidas pendientes y la archiva junto al mayor contable y al extracto bancario en un bibliorato habilitado para tal fin. Analiza el causal de las partidas pendientes identificadas y corrobora el origen de las mismas para su posterior accin correctiva. Si stas provienen de errores u omisiones del banco consulta con el banco sobre las diferencias y gestiona los ajustes necesarios. Si se tratan de errores u omisiones en las imputaciones contables avisa a Tesorera va mail de los movimientos que debe contabilizar. Nota: esta tarea debe estar finalizada para el 8vo. da hbil de cada mes.
ROMIKIN
CONTROL Responsable de Administracin Controla la conciliacin efectuada y firma en seal de conformidad. En caso de detectar movimientos pendientes significativos comunica al Responsable de Finanzas, quien tambin revisar la conciliacin y firmar en seal de haber tomado conocimiento de los mismos dentro del 15 da. hbil de cada mes. 5. REFERENCIAS 3.6 Proceso de Pago de Sueldos ACAF 4.1 Proceso de Cobranzas. 4.3 Proceso de Depsitos Bancarios. 4.4 Proceso de Pagos al Proveedor Local. 4.5 Proceso de Transferencias Bancarias por Importaciones. 5.3 Proceso de Contabilidad. 6. DOCUMENTACIN DEL PROCESO
NOMBRE
Modelo de Conciliacin Bancaria
EMISOR
Administracin
EMISIN CANT.
Sistema 1
DESTINO
Administracin
ANEXO
107
ARCHIVO
Administracin
NOMBRE
EMISOR
EMISIN
CANT .
DESTINO
ANEX
O
PROCESO
ROMIKIN
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
ROMIKIN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 5.5 CONTROL DE INVENTARIOS
1. OBJETIVO: Verificar las existencias reales del inventario (en depsitos propios y de terceros) para la validacin de los registros contables as como la evaluacin del control interno en el manejo y custodia de los inventarios propiedad de la empresa. 2. ALCANCE: Desde el planeamiento del recuento fsico de la mercadera en depsito hasta el registro de los ajustes y emisin de reportes. 3. MARCO: Externo: Condiciones del proveedor para el abastecimiento y reposicin de mercaderas. Interno: Polticas de administracin, control, ajuste y rotacin de inventarios. Polticas de Compras. 4. DESCRIPCION: INICIO - ORGANIZACION Responsable de Administracin El Responsable de Administracin mensualmente monitorea las existencias en stock (Ver Proceso 5.3), genera reportes para las Gerencias comerciales sobre rotacin, fechas de vencimiento y productos en mal estado, e interacta con los gerentes comerciales a fin de poder comercializar la mercadera a un precio inferior y/o en un canal distinto. Por otra parte, anualmente decide, habiendo consultando previamente a las Gerencias Comerciales y al Responsable de logstica, la fecha de toma de inventario anual. Efecta la organizacin general del inventario, lo cual comprende las siguientes actividades: Formular los procedimientos a seguir para la toma del inventario fsico, el programa de actividades, horarios, parejas de conteo,
responsabilidades por rea e instrucciones generales.
Revisado por: Sectores Involucrados: Todos los de la Ca. Empresa: ROMIKIN Fecha de Vigencia: 01/01/08 Versin: 1
ROMIKIN
Llevar a cabo una reunin de trabajo con los responsables de sectores involucrados para definir las parejas de conteo y de control y las instrucciones generales.
Comunicar la fecha y hora de inventario a Auditoria Externa. Obtener el corte de documentacin, para lo cual preparar un papel de trabajo en el cual detallar el ltimo comprobante emitido y primero en blanco de los siguientes documentos: o o o o Factura Remito por ventas Remito de ingreso Transferencias entre depsitos
Generar el listado de la mercadera a inventariar por ubicacin con los saldos tericos que brinda el sistema. Asesorar a supervisores y parejas de conteo. Ordenar los documentos de inventario por nmero consecutivo asegurndose que no falte ninguno. Verificar la recoleccin de los conteos de los equipos de inventario y de la entrega continua de stos a los auxiliares para su ingreso al sistema. Recorrer el depsito para dar soporte y auxiliar a las parejas de conteo que as lo requieran.
RESPONSABILIDADES POR SECTOR Depsito Responsable de depsito Sealar en el plano del depsito las reas de localizacin de las ubicaciones de los productos terminados. Se asegurar de que el Depsito est perfectamente acomodado y de que queden aisladas eventuales reas que no se van a inventariar. Controlar que no se efecten movimientos de mercadera hasta tanto termine la toma de inventario fsico.
ROMIKIN
Sistemas Responsable de Sistemas Dar soporte durante el inventario a fin de subsanar rpidamente cualquier contratiempo.
Comercial Gerentes Comerciales Notificarn a los clientes cuando sea necesario que no se efectuarn envos de pedidos ni retiros de devoluciones durante el inventario fsico. No podrn cargar pedidos hasta las fechas detalladas en el calendario que informe oportunamente el Responsable de Administracin.
Compras Responsable de Compras Notificar a los proveedores que no se recibir mercadera durante el inventario fsico, exceptuando embarques del extranjero los cuales se recibirn y se identificarn con fotocopia de su entrada y con la leyenda NO INVENTARIAR. TOMA DE INVENTARIO Parejas de conteo Verificarn la ubicacin, el cdigo, la fecha de vencimiento y la descripcin del artculo visualizado con las Planillas de Inventarios (Ver modelo en Anexo 54) provistos por el Responsable de Administracin. Anotarn su conteo en el documento correspondiente. Informarn al Responsable de Administracin de las dudas y eventuales contratiempos que surjan. Si eventualmente encontraran unidades que no estuviesen detalladas en el documento del inventario las agregarn a mano en dichos listados completando la ubicacin, la descripcin del artculo, el cdigo y la cantidad. Permanecern en el depsito hasta tanto el Responsable de Administracin los autorice a retirarse.
ROMIKIN
Responsable de Administracin: Inmediatamente que se haya ingresado al sistema la informacin de los listados de inventario, procede a imprimir los Listados de Stock (Ver modelo en Anexo 26) para analizar las diferencias y realizar los segundos conteos. Organiza el segundo conteo por una pareja distinta a la que realiz el primer conteo. Recibe el segundo conteo y en caso de considerarlo necesario ordena un tercer cuarto conteo. AJUSTES Responsable de Administracin: Registra el ajuste de stock (Ver modelo en anexo 82) en la Planilla de Inventario por las diferencias encontradas, de acuerdo a los lmites de tolerancia definidos a continuacin.
Montos Hasta $ 5000? Ms de $ 5001
Autorizante Responsable de Administracin Controller
INFORME Auditor Interno Emite un informe de Administracin y Gestin con el resultado del inventario y las observaciones surgidas durante el mismo con el objeto de informar a la Direccin y a las Gerencias sobre la administracin y gestin de los inventarios.
ROMIKIN
5. REFERENCIAS 5.3 Proceso de Contabilidad
NOMBRE Planilla de Inventarios Listado de Stock Ajuste de Stock
EMISOR Responsable de Administracin Responsable de Administracin Responsable de Administracin
EMISIN Manual
CANT 1
ANEXO 54
Sistema
Administracin
26
Administracin
Sistema
Administracin
82
Administracin
NOMBRE N/A
EMISOR N/A
EMISIN N/A
CANT. N/A
DESTINO N/A
ANEXO N/A
PROCESO N/A

Manual de Procedimientos RK 5-08

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

1.3 1.4 1.5 1.6 2.1

2.2 2.3 3.1

5.3 5.4 5.5

Condiciones de los proveedores

Plazos de cobranzas en funcin al tipo de venta realizada y tipo de cliente

Si no hubieran modificaciones, aprueba los presupuestos.

6. DOCUMENTACIN DEL PROCESO

DESTINO Original: Gerente Comercial Duplicado Departamento de Crditos Triplicado: Depsito

Fecha de Vigencia: 01/01/08 Versin: 1

Fecha de Vigencia: 01/01/08 Versin: 1

Factura E (Ver Modelo en Anexo 7)

Entrega copia de la transferencia a Tesorera para que realice la contabilizacin respectiva.

Aprobado por: Responsable Global del Proceso: Comercio Exterior

Fecha de Vigencia: 01/01/08 Versin: 1

NOMBRE Lista de Empaque Instrucciones de Packing Remito de salida

EMISOR Responsable de depsito Responsable de Comercio Exterior Responsable de Depsito

EMISIN CANT. Manual 2

Fact. Pro Forma Factura E

Certificado de Anlisis Hoja de Seguridad

Aprobado por: Responsable Global del Proceso: Comercio Exterior

Fecha de Vigencia: 01/01/08 Versin: 1

Solicitud nota de venta

DESTINO Original: Gerente Comercial Duplicado Departamento de Crditos Triplicado: Depsito

PROCESO 1.2 Proceso de Gestin de Ventas

Aprobado por: Responsable Global del Proceso: Comercio Exterior

Fecha de Vigencia: 01/01/08 Versin: 1

1. OBJETIVO: Recibir entregar mercadera en calidad de prstamo de/a clientes y/o

Revisado por: Sectores Involucrados: Logstica Empresa: ROMIKIN

Fecha de Vigencia: 01/01/08 Versin: 1

Tipo de producto a requerir Especificaciones tcnicas Cantidad a requerir

Revisado por: Sectores Involucrados: Logstica Empresa: ROMIKIN

Aprobado por: Compras, Responsable Global Gerentes Comerciales Hoja N: 16 de 111

Fecha de Vigencia: 01/01/08 Versin: 1

6. DOCUMENTACIN DEL PROCESO

Responsable Sistema de Compras Responsable de Deposito Manual

Responsable Sistema de Depsito

Revisado por: Sectores Involucrados: Logstica Empresa: ROMIKIN

Aprobado por: Compras, Responsable Global Gerentes Comerciales Hoja N: 17 de 111

Fecha de Vigencia: 01/01/08 Versin: 1

NOMBRE Listado de Stock Ajuste de Stock

EMISOR Responsable de Administracin Responsable de Administracin

PROCESO 6.5 Proceso de Control de Inventario 6.5 Proceso de Control de Inventario

Revisado por: Sectores Involucrados: Logstica Empresa: ROMIKIN

Aprobado por: Compras, Responsable Global Gerentes Comerciales Hoja N: 18 de 111

Fecha de Vigencia: 01/01/08 Versin: 1

Consultar ms antecedentes a travs de Internet y por Razn Social en el buscador Google

otorgamiento de Crdito deber esperar hasta la obtencin del anlisis de Fidelitas.

Monto de Venta Hasta US$15.000 con

Nivel de autorizacin indicadores Gerente Comercial

Nivel de autorizacin Gerente Comercial Responsable de Administracin

Hasta un 20% superior al lmite sugerido

Gerente Comercial Responsable de Administracin Controller Corporativo

Superior al 20% del lmite sugerido

Gerente Comercial Responsable de Administracin Controller Corporativo Director Ejecutivo Corporativo

Nivel autorizacin Indicador Condicin de venta excepciones Director Corporativo Ejecutivo

sistema CWA superior a 60

Crditos y Cobranzas Crditos y Cobranzas

Crditos y Cobranzas Gerencia Comercial

EMISOR Ejecutivo de Cuenta Responsable de Comercio Exterior Ejecutivo de Cuenta

ARCHIVO Comercio Exterior Comercio Exterior Comercio Exterior

NOMBRE Remito de Salida

EMISOR Comercio Exterior

DESTINO Original: Depsito Duplicado : Cliente rea Comercial