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TECNOLGICO DE COSTA RICA ESC. ADMINISTRACION DE EMPRESAS PRCTICA PROFESIONAL

RECOMENDACIONES PARA EL PROYECTO FINAL CUANDO SE TRATA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. Tomo I. GENERALIDADES DE LA INVESTIGACION. Nombre Aspecto Antecedentes de empresa Naturaleza Ubicacin Descripcin la Historia, crecimiento, logros, proyectos, otros. Descripcin de los bienes, o servicios que brinda la empresa, competidores, otros. Direccin fsica.

Referencia empresaria l.

Cantidad de personal y Si es posible todos los de la empresa, puestos sino por lo menos mencionar los del rea en estudio. Si son muchos los puestos, hacer referencia a los anexos. Misin, Visin, Elementos estratgicos actuales. Si no Valores, otros. hay o no se encuentran bien definidos o desactualizados, debe mencionarse tanto en las conclusiones y recomendaciones, hacer un estudio posterior a los mismos. Organigrama El actual. Si no hay o no se encuentra bien definido o desactualizado, debe mencionarse tanto en las conclusiones y recomendaciones, hacer un estudio posterior al mismo. FODA Si lo hay.

Descripcin de las Oficinas, salas de reuniones, comedor, instalaciones fsicas iluminacin, ventilacin, mobiliario, equipo, tecnologas, otros. Principalmente de las reas en estudio. Descripcin de las Objetivo, funciones, organigrama y reas involucradas en otros. el proyecto.

Justificaci Importancia del trabajo Los beneficios que tiene la empresa n del que se hace. por poseer un Manual Administrativo ( estudio el que se seta proponiendo) Definicin del Problema Planteamiento normativa. del problema segn

Definir uno estandarizado para todos los proyectos. Solicitamos a los compaeros de Metodologa de la Investigacin recomendar. Objetivos: Objetivo General Definir uno estandarizado para todos los proyectos. Solicitamos a los compaeros de Metodologa de la Investigacin recomendar. Objetivos especficos Definir algunos estandarizados. Solicitamos a los compaeros de Metodologa de la Investigacin recomendar. Delimitaci Alcances n del estudio Limitaciones Mencionar los nombres de las Unidades Administrativas donde se levantaron los procedimientos. Mencionarlos codificados y clasificados por reas. Establecidas segn normativa.

3 MARCO TEORICO A. Administracin Definicin Proceso Administrativo B. Eficiencia y eficacia Conceptos C. Anlisis Administrativo Definicin Objetivos Estudios Premisas D. Estructura Organizacional Definicin Definicin de organigrama Importancia de organigrama E. Manual Administrativo Definicin Objetivos Clasificacin Importancia F. Procedimientos Definicin Caractersticas Objetivos Definir proceso G. Manual de Procedimientos Definicin Objetivos Importancia E. Diagrama de Flujo Definicin Ventajas Simbologa utilizada H. Formularios Definicin Diseo Anlisis I. Polticas Definicin Objetivos Tipos

4 J. Investigacin. Definicin Investigacin administrativa Importancia de la investigacin administrativa Tipos de investigacin K. Fuentes de investigacin. Definicin Tipos L. Sujetos de investigacin Definicin M. Tcnicas de recoleccin de informacin. Definicin Tipos de tcnicas N. Variables de estudio. Definir al menos: Nombre del procedimiento. Objetivo del procedimiento Alcance: Unidad administrativa donde inicia y termina el procedimiento. Descripcin del procedimiento Polticas y/o normas Personal que interviene Personal responsable de la revisin Formularios (de todo tipo) Frecuencia O. Definir las tcnicas de anlisis utilizadas. Diagrama causa-efecto Hexmetro Quintiliano. (5W` IH) Paretos Diagrama de dispersin Muestreo del trabajo

5 MARCO METODOLGICO: Redactado en tiempo pasado. No definir ningn concepto, pues ya estn definidos en el marco terico. Nombre Tipo investigacin Fuentes informacin Sujetos investigacin Aspecto de Descriptiva, exploratoria y otras. de Primaria secundaria. y Descripcin Describir los diferentes tipos de investigacin aplicados en el desarrollo del estudio. Describir las diferentes fuentes de investigacin utilizadas en el desarrollo del estudio. Debe incluir el nombre de las personas, los puestos que ocupan y su participacin en los procedimientos. Referir esta informacin a los apndices. Describir los diferentes medios de recoleccin utilizados en el desarrollo del estudio. Debe de utilizarse por lo menos el cuestionario. (Ver anexo 1) Debe hacerse referencia de estos instrumentos en los apndices. Describir las diferentes tcnicas de anlisis utilizadas en el desarrollo del estudio. utilizarse las que se

de Son los responsables de suministrar la informacin que da sustento al estudio.

Medios de Entrevista, recoleccin cuestionario, De la informacin. observacin, otras.

Tcnicas herramientas anlisis.

o Diagrama causade efecto Hexmetro Quintiliano. (5W` IH) Paretos Slo deben Diagrama de mencionan. dispersin Muestreo del trabajo Nombre del procedimiento. Objetivo del procedimiento Alcance: Unidad administrativa donde inicia y termina el procedimiento. Descripcin del procedimiento. Polticas y/o normas que rigen el procedimiento. Personal que interviene en las actividades del

Variables de estudio

6 procedimiento. Personal responsable de la revisin del procedimiento. Formularios utilizados en el procedimiento (de todo tipo) Frecuencia de la aplicacin del procedimiento. Cronograma actividades de Descripcin general de cmo se desarroll el estudio. (Ver anexo 2)

7 DIAGNOSTICO DE LA SITUACION ACTUAL Nombre Descripcin procedimientos actuales. Descripcin Descripcin de todos los procedimientos actuales que estn siendo sometidos a estudio. Deben presentarse tal y como se recomienda presentar los recomendados. Ver tomo II. los Presentacin del anlisis Se deben analizar todos que se hace a cada uno los componentes de los de los procedimientos. procedimientos actuales, con las herramientas mencionadas anteriormente. Obligatoriamente los formularios. Cada uno de los procedimientos analizados, debe tener las conclusiones del anlisis y las posibles recomendaciones. Concepto de Identificacin del procedimiento, narracin y diagrama de flujo.

Anlisis de procedimientos.

8 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES. A. Conclusiones: Generalizar las conclusiones obtenidas de la situacin actual. Todas deben de estar apoyadas en la investigacin y en los objetivos especficos. B. Recomendaciones: Adems de recomendar el Manual de procedimientos y sus usos, debe recomendarse el procedimiento narrativo y diagrama de flujo de su actualizacin. Debe aparecer al menos una recomendacin por cada conclusin. APNDICES: No se numeran las pginas. Es lo creado por el estudiante y van por orden alfabtico. ANEXOS: No se numeran las pginas. Es lo existente en la empresa y van por orden numrico. BIBLIOGRAFIA. No se enumera, va en orden alfabtico. Recomendaciones generales: 1. Hacer un tercer tomo que incluya todos los papeles de trabajo, como los cuestionarios llenos y otros. 2. No se seala un nmero especfico de procedimientos, se deben hacer los que sean ms productivos para el rea de estudio. 3. Si no hay procedimientos escritos o documentados, deben levantarse narrativamente y su correspondiente diagrama de flujo, en la situacin actual para su anlisis. 4. Si hay procedimientos escritos o documentados, deben incluirse en los anexos, de igual forma hay que levantar su narracin y diagrama a de flujo para su anlisis, en la situacin actual. 5. Recomendamos que el empaste del Tomo II, propiamente el Manual de Procedimientos, sea de tal forma que haya posibilidad de sacar e introducir hojas cuando se requiera. Hablamos del que se entrega a la empresa.

9 RECOMENDACIONES PARA EL PROYECTO FINAL CUANDO SE TRATA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. Tomo II. 1. Debe ir presentado de forma tal que, que si toma aisladamente del Tomo I, sea comprendido en su totalidad. 2. Debe contener: ndice General ndice de procedimientos recomendados, clasificados por reas. ndices de anexos Introduccin Manual de Procedimientos: Concepto Utilidad o usos Descripcin de sus componentes. Recomendaciones para su implementacin Recomendaciones para su actualizacin. diagrama de flujo) Diagrama de flujo: Definicin Importancia Simbologa 3. En cuanto al formato para cada uno propuestos: de los procedimientos

(Incluyendo

procedimiento

3.1 Identificacin del procedimiento: Tal y como lo recomienda Benjamn Franklin, Enrique. Organizacin de Empresas. Encabezado: Cada procedimiento debe ir debidamente identificado por un encabezado que defina el nombre de la empresa y su logotipo, la unidad administrativa responsable de su elaboracin, revisin y actualizacin y el nombre del procedimiento y cdigo. Fecha de elaboracin, nmero de pginas (consecutivo) Pgina __ de___ y fecha de sustitucin de pgina (actualizacin de la informacin) Pgina___ de____. Objetivo: Describe el fin que persigue la aplicacin del procedimiento. Descripcin: Es un resumen general del procedimiento. Alcance: Se refiere a la cubertura del procedimiento. (En que unidad administrativa empieza y en cual termina)

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Responsables: Son las reas, unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquier fase. Polticas o normas de operacin: Criterios o lineamientos generales de accin que se formulan de manera explcita para orientar y facilitar las operaciones que se lleva a cabo en las distintas instancias que participan los procedimientos. Formularios, documentos, impresos: Son las formas que se utilizan en un procedimiento, se intercalan dentro del mismo y se adjuntan como apndices los recomendados y en anexos los actuales. Adems se hace referencia de los mismos en el procedimiento narrativo. Sistemas de informacin: Es el software utilizado en cada procedimiento segn corresponda. Adems se hace referencia del mismo en el procedimiento narrativo. Frecuencia: El nmero de veces que es necesario utilizar el procedimiento en un periodo determinado. Conceptos: Palabras o trminos de carcter tcnico que se emplean en los procedimientos y cuyo significado, por su grado de especializacin, requiere mayor informacin para hacer ms accesible al usuario la consulta al manual. Ejemplo de encabezado: Nombre de la organizacin Nombre de la Unidad Nombre del procedimiento Cdigo

Fecha Pagina Sustituye a Fecha Pagina

de de

Logotipo

3.2. Descripcin de las operaciones: (procedimiento narrativo) Tal y como lo recomienda Benjamn Franklin, Enrique. Organizacin de Empresas. Presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento; adems de explicar en qu consisten, cmo, dnde y con qu se hacen, seala responsables de efectuarlas. Igual lleva el mismo encabezado de la Identificacin del procedimiento. Debe hacer referencia de los documentos y los programas en el procedimiento narrativo.

11 Muy importante al finalizar debe llevar el nombre y firma de responsables de preparar, revisar y aprobar el procedimiento. Se recomienda por objetividad que estas tres personas deban ser diferentes. La narracin debe de empezar con un verbo de accin. Nmero de operacin Descripcin operacin de la Responsable

Elabor:

Revis:

Autoriz:

3.3 Diagrama de flujo: Es la presentacin grafica de la sucesin en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o recorrido de formas o materiales; en ella se muestran las reas o unidades administrativas o los puestos que intervienen en cada operacin escrita. Para este efecto se recomienda el que adjunta el compaero Eduardo Rojas. Adems podra toma las consideraciones siguientes: 1. Utilizar los smbolos de la norma ASI (diagramacin administrativa). 2. Debe ponerse dentro de cada smbolo de operacin, su contenido en frases breves y sencillas. 3. Cualquier inicial o abreviatura, debe anotarse su significado al pie de la hoja del diagrama. 4. El smbolo de documento debe contener el nombre de la forma original o reporte de que se trate. 5. Si existen varias copia de un documento, la original debe identificarse con la letra o y las copias mediante dgitos, 1, 2, 3,4. 6. El contenido del smbolo conector puede ser numrico o alfabtico, pero debe ser igual en los conectores de entrada y salida. 7. El conector de pagina puede ser numrico o alfabtico, seria mejor poner el diferente al usado como conector de sucesin y que el smbolo que indica el destino incluya el numero o letra de pagina donde continua el diagrama y a su vez, que el smbolo que indica la procedencia contenga el numero o letra de pagina de donde proviene el diagrama. 8. Lo ms conveniente es que el diagrama de flujo se presente en mximo de dos pginas.

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