Rio, 01/12/06. Gesto de Bens Patrimoniais 1.0 - Objetivos 2.0 - Atividades 3.

0 - Conceitos

1.0 Objetivos Este setor tem como objetivo manter registros atualizados dos bens imobilizados da empresa, com todos os dados, tais como: Descrio do bem a nomenclatura (nome do objeto) do bem e uma descrio sucinta (resumida e objetiva) do bem; Valor preo que custou o item para a empresa; Data da aquisio data que o material entrou na empresa; Reavaliaes, depreciaes, controle de exaustes; Departamento e setor locado onde est locado.

A administrao patrimonial compreende uma seqncia de atividades que tem seu inicio na aquisio, ou seja, na compra daquele item, e termina quando o bem for retirado com a devida baixa, do patrimnio da instituio por diversos motivos, dos quais podemos citar: depreciao, obsolescncia, doao, baixa por inservvel, entre outras. Aps o recebimento do item, inicia-se o processo de classificao para o devido registro e posterior distribuio. O processo de classificao consiste em: identificar, codificar (atribuir um nmero a este item) e catalogar (gerar um documento onde rena todos os itens patrimoniais da empresa). 2.0 Atividades As atividades do setor de administrao de bens patrimoniais tem como principais atividades os seguintes: 1 Manter atualizados os registros patrimoniais; 2 Emplaquetar os bens; 3 Manter atualizados e organizados os arquivos: cadastro de bens patrimoniais, cadastro de fornecedores, cadastro de centro de custo, cadastro de classificao fiscal, cadastro de localizao do bem, cadastro de estado do bem, calculo de depreciao, manuteno do bem patrimonial.

A partir dos cadastros acima citados so emitidos os seguintes relatrios: -Relatrio dos movimentos (quando se movimenta um bem de setor para o outro); -Relatrio dos bens patrimoniais; -Relatrio de identificao dos centros de custo; -Relatrio da classificao contbil-fiscal; -Relatrio da localizao do bem; -Relatrio do estado do bem (como ele se encontra). 4 Responder pelo setor. 3.0 Conceitos O setor de administrao de patrimnio normalmente subordinado chefia administrativa e tem as seguintes atribuies: 1 Planejar,coordenar,executar e avaliar as atividades de administrao dos bens patrimoniais, efetuando o registro, o cadastramento e controle fsico dos mesmos, bem como zelar pela sua guarda e ainda conservao e manuteno de tais itens; 2 Gerenciar o depsito de bens patrimoniais e sistematizar seu relacionamento com os clientes; 3 Realizar licitaes visando alienao (transferncia do domnio de uma coisa para outrem) e aquisio de materiais, bens mveis e contratao das diversas modalidades de licitao, coordenando todas as etapas at a efetiva concluso do processo com a emisso dos contratos de aquisio e ainda providenciando a emisso das correspondentes notas fiscais no caso de alienao de bens; 4 Organizar e manter os registros e documentos relativos aos processos de compra, venda e contratao de servios; 5 Executar e articular as atividades de venda dos bens imprestveis da empresa; 6 Orientar, acompanhar, fiscalizar e avaliar a elaborao de inventrios de bens permanentes e de consumo; 7 Identificar os bens inservveis, obsoletos e sem utilizao, objetivando alien-los ou disponibiliza-los para outros setores da empresa; 8 Supervisionar e controlar, escrituralmente os bens no sujeitos aos registros patrimoniais; 9 Programar e supervisionar o sistema de vigilncia e segurana patrimonial; 10 Executar os servios de administrao dos contratos dos bens.

Rio, 08/12/06 Gesto de Bens Patrimoniais Manual de Procedimentos 1. Objetivo: Auxiliar os usurios na operacionalizao do sistema de patrimnio, estabelecendo a sistemtica para processamento das atividades referentes ao cadastro, marcao, movimentao e controle fsico dos bens mveis e semoventes (animais selvagens domesticados). 2. Campo de aplicao: Aplica-se a todas as unidades (aonde vai ser aplicado esse manual). 3. Competncia: As competncias da diviso de patrimnio, so definidas no manual de procedimentos. 4. Definies: So as seguintes definies dos termos utilizados neste manual de procedimentos: ACERVO o conjunto de bens patrimoniais existentes em uma empresa; SEMOVENTES so os animais selvagens domesticados ou animal domstico; CADASTRO conjunto de dados relativos aos bens patrimoniais; CARGA a efetivao da responsabilidade pela guarda e/ou uso do material pelo seu consignatrio; CESSIONRIO aquele que aceita a ao (ceder) ( o responsvel); COMODATO o emprstimo gratuito de material, que dever ser restitudo no tempo convencionado. Normalmente material no fungvel; FUNGVEL material que se consome com o 1 uso; CONSIGNATRIO aquele que recebe em consignao o equivalente do que lhe devido; COTEJAR comparar e marcar; INTANGVEL que no se pode tocar; LONGEVIDADE longa vida; MATERIAL PERMANENTE aquele pela prpria natureza caracterstica de durao e valor que deva integrar o ativo imobilizado (ativo fixo); OBSOLETO que caiu em desuso (antiquado);

 REGISTRO PATRIMONIAL o conjunto de operaes que tem por finalidade fixar no bem o seu registro de identificao. 5. Bens Patrimoniais: considerado bem patrimonial todo aquele que destinado manuteno das atividades. Os bens patrimoniais so considerados por suas caractersticas e atributos, bens de consumo, mveis, imveis e semoventes. Todo bem patrimonial mvel classificado como material permanente, inclusive os livros, mapas e assemelhados, que por sua caracterstica prpria tenham durao superior a dois anos. OBS.: Para efeito de classificao de despesas, considera-se material permanente o de durao superior a 2 anos- lei n4020 artigo 15 pargrafo 2 de 17/03/1964. considerado ainda, material permanente, o semovente com as seguintes caractersticas; a) animal destinado ao trabalho agrcola(boi, jegue, animais que usem cela ou puxam carroa); b) animal utilizado para reproduo, bem como o destinado a inseminao artificial. No ser suprimido o controle sobre objeto de inegvel, notria, insofismvel (inquestionvel) valor de natureza artstica, cvica, cultural, documental ou histrica em face de impossibilidade de cotejar esse valor intangvel com o do risco, na perda do material. 6. Origem: O acervo composto pelos bens da empresa e tiveram sua origem atravs de: a) aquisies; b) doaes; c) produes prprias; d) convnios. 7. Incorporao: A incorporao de materiais feita pelo seu tombamento, ato pelo qual, atravs do registro cadastral, a diviso de patrimnio faz a sua incluso no acervo. A incorporao de material permanente oriundo de doao, bem como o controle sobre materiais de convnio e/ou contrato ser feito com base no documento da origem, onde dever constar a descrio quantitativa e qualitativa do material. Qualquer material permanente somente ser recebido em doao e incorporao do acervo, mediante documentao comprobatria e devidamente autorizada pela diviso de patrimnio, que ser informada sobre a convenincia e economicidade da aceitao. A incorporao em carga patrimonial do material permanente produzido, ser realizada vista do processo regular, co base em documentao contendo apropriao de custos feita pela unidade produtora ou, a falta deste, na valorao e efetuada por comisso especial, designada para este fim. Nota: toda empresa dividida em centros de custo.

O valor deste material permanente produzido, ser igual a soma dos custos estimados para matria prima, mo-de-obra, desgaste dos equipamentos, energia consumida na produo, etc. Os materiais permanentes recebidos em comodato tero o controle patrimonial semelhante aos do acervo. 8. Identificao Fsica: Os materiais permanentes so identificados atravs de registro numrico denominado registro patrimonial. A identificao do registro patrimonial do material permanente feita atravs de fixao de chapa metlica com cola de etiqueta, gravao, carimbo ou marcao a tinta. O registro patrimonial do material bibliogrfico, feito atravs de carimbos ou etiquetas. O registro patrimonial do semovente feito mediante a colocao de brinco. A fixao de chapa ser feita por rebites, exceto nos casos em que o material no possa ser perfurado, quando a mesma deva ser feita atravs de cola. A identificao do material, sempre que possvel dever ser feita observando-se os seguintes critrios: a) protegida das temperes (chuva, sol, vento); b) discreta, mas de fcil visualizao; c) padronizao da colocao em materiais da mesma espcie; d) apor o mais prximo possvel da identificao do fabricante do material. Rio, 12/01/2007. 9. Transferncia e Responsabilidade: 9.1 Transferncia a seo de material permanente entre os setores da empresa e conseqente substituio da responsabilidade pela deteno da carga. 9.2 A transferncia de material permanente poder ser provisria ou definitiva. 9.2.1 A transferncia provisria se dar quando o material sair, temporariamente para conserto ou emprstimo entre setores da empresa. 9.2.9 A transferncia definitiva se dar quando o material no retornar mais para o cedente,incluindo os casos em que o material recolhido por obsoletismo, ociosidade ou por impossibilidade ou inconvenincia de recuperao. 9.2.3 Toda transferncia definitiva de carga e material permanente dever ser objeto de registro do departamento patrimonial. 9.3 A transferncia de material permanente feita entre unidades distintas da empresa, dever ter a anuncia (concordncia) dos respectivos dirigentes.

9.4 Para toda transferncia de materiais permanentes ou a transferncia provisria deve ser utilizado o formulrio de transferncia. 9.5 Todo procedimento necessrio para execuo e controle dos materiais transferidos ser efetuado pelo cedente. 9.6 Para transferncia provisria a ttulo de conserto, dever ser utilizado um formulrio prprio. 9.7 A responsabilidade sobre o material permanente assumida pelo detentor da carga patrimonial, atravs da assinatura do TERMO DE RESPONSABILIDADE. 9.8 Independente da assinatura do TR obrigao de todos a quem tenha sido confiado o material para guarda ou uso, zelar pela sua boa conservao e diligenciar no sentido da recuperao daquele que sofrer avaria e, por assim dizer, todo colaborador da empresa poder ser chamado responsabilidade por qualquer irregularidade ocorrida com o material que lhe for confiado. 9.9 O material fica sob a responsabilidade gerencial da chefia de cada rgo. 9.10 O detentor de carga patrimonial poder emitir termos co-responsabilidade para os demais colaboradores usurios de materiais permanentes, quando achar conveniente. 9.11 Todo detentor de carga patrimonial,poder emitir, ao deixar sua funo, documento em carter particular para se resguardar de futuras reclamaes. 9.12 A qualquer tempo ser cobrada a responsabilidade decorrente dos dispositivos previstos na legislao em vigor. 9.13 Ser atribudo um prazo (recomendvel 10 dias teis para passagem de responsabilidade e, o novo detentor da carga ter o mesmo prazo para dar recebimento e o devido encaminhamento do TR). 9.13.1 A passagem de carga patrimonial dever ser feita, obrigatoriamente, a vista da verificao fsica de cada material permanente. 9.13.2 A no transferncia de responsabilidade nos prazos previstos no item 9.13, levar o novo chefe do setor a ser co-responsvel pelos bens existentes, razo pela qual o que sai e o que assume, passaro a ser responsveis pelos bens. 10. Reposio e Ressarcimento: 10.1 dever de todo colaborador comunicar, imediatamente, ao detentor da carga, qualquer irregularidade ocorrida com os materiais permanentes entregues aos seus cuidados.

10.2 O documento bsico para a averiguao de irregularidade ser emitido pelo detentor da carga que faria a comunicao por escrito de maneira circunstanciada a chefia do setor. 10.3 A no comunicao da irregularidade implicar na responsabilizao do consignatrio (usurio do material) independente de qualquer outra providncia. 10.4 Com a comunicao, o setor de patrimnio poder, aps a avaliao da ocorrncia: a) a concluir que a irregularidade decorreu do uso normal ou de outros fatores que no dependeram da ao do consignatrio ou usurio, e assim, solicitar soluo que couber; b) identificar de imediato, o (os) responsvel (eis) pela irregularidade, sujeitando (os) as providncias constantes do item 10.6. 10.5 Nos casos de avarias ou perdas das caractersticas ocasionadas pelo consignatrio ou usurio, ser designada comisso especial para apurao da irregularidade, que far relatrio abordando os seguintes tpicos: a) a ocorrncia e suas circunstncias; b) estado em que se encontra o material; c) valor do material praticado no mercado; d) possibilidade de recuperao do material, em caso negativo, se h partes a serem aproveitadas; e) sugestes para o destino a ser dado ao material; f) grau de responsabilidade da pessoa (s) envolvida (s). 10.6 Caracterizada a existncia de responsveis pela irregularidade ficar (o) esse (s) responsvel (eis) sujeitos, conforme o caso e, alm de outras penas cabveis que forem julgadas: a) arcar com as despesas de recuperao do material; b) substituir o material por outro com as mesmas caractersticas; c) indenizar em dinheiro esse material. 10.7 Quando no for identificado o responsvel (eis) pelo desaparecimento ou dano do material, aps esgotar a possibilidade de soluo atravs de consignatrio, ser aberta uma sindicncia para apurar a responsabilidade pelo fato. 10.8 O ressarcimento ou reposio do material dever ser feito dentro de um prazo estipulado pela direo da empresa (sugere-se 30 dias). 10.9 Nos casos de roubo, sendo de imediato notado indcios do fato, a seo de segurana dever ser comunicada, para que seja efetuado o laudo da ocorrncia. 10.9.1 Caber a seo de segurana acionar, a autoridade de segurana pblica todas as vezes que houver indcios de roubo.

Rio,19/01/2007. 11. Conservao e Recuperao 11.1 obrigao de todos a quem tenha sido confiado o material para guarda ou uso, zelar pela sua conservao e diligenciar no sentido da recuperao daquele que for avariado. 11.2 Com o objetivo de minimizar os custos com a conservao e reposio de material do acervo da organizao, os detentores e/ou usurios devero solicitar manuteno preventiva e manuteno corretiva dos materiais considerados de uso permanente visando o seu melhor desempenho e maior longevidade. 11.3 Todo material permanente ser encaminhado diviso de manuteno, para conserto mediante preenchimento de um formulrio desenhado especificamente para este procedimento, normalmente chamado SOLICITAO DE SERVIO. O chefe da diviso de manuteno assumir, temporariamente a responsabilidade sobre todo e qualquer material que seja transferido para sua diviso. 11.3.1 O documento utilizado no encaminhamento de material permanente para ser consertado por terceiros, tambm dever ser providenciado pela diviso de manuteno, com no mnimo 2 vias e contendo os seguintes dados: a) identificao do material permanente, com uma breve descrio do material, constando marca, tipo, modelo, ficha patrimonial, n de srie e n de estoque; b) identificao da empresa prestadora do servio, constando endereo, telefone, setor e responsvel pelo transporte do material; c) declarao de responsabilidade pelo material assumida pela prestadora de servio. 11.4 A recuperao do material permanente somente ser vivel se a despesa com tal conserto for orada em no mximo 50% do seu valor de mercado. 11.5 Nenhum material poder ser desmontado para utilizao de partes ou descaracterizado sem a prvia autorizao da diviso de manuteno, que por sua vez dever ter a anuncia da autoridade competente. 11.5 Ser responsabilizado o colaborador que descumprir o item anterior. 12. Baixa:

12.1 A baixa do material permanente o cancelamento de seu registro no cadastro de matrias patrimoniais da empresa. 12.2 A baixa do material permanente ser proposta pelo detentor da carga patrimonial e/ou pela diviso de manuteno. A baixa pode ser decorrente de: a) b) c) d) e) extravio ou roubo; perecimento normalmente por dano ou sinistro; obsolescncia; cesso ou doao; alienao (venda).

12.3 O processo de baixa deve ser precedido, no que couber, dos seguintes passos: a) promoo de diligncias administrativas cabveis; b) constatao atravs de laudo tcnico, de que o material se encontra sem condies de uso, ou seja, inservvel; c) anlise e parecer da comisso especifica, designada pela autoridade competente. 12.4 A diviso de manuteno de posse do parecer da comisso, solicitar ao responsvel pela diviso de manuteno,a autorizao para executar os procedimentos de baixa. 12.5 Os matrias permanentes para baixa, devero ser considerados genericamente inservveis para o uso a que se destinam, e assim sendo sero considerados como: a) ocioso; b) anti-economico (manuteno muito onerosa); c) irrecupervel. 12.6 Os materiais que se enquadrarem no item anterior podero ser cedidos a outros rgos que deles necessitem. 12.7 A baixa de semoventes ser feita com base em laudo tcnico devidamente instrudo emitido por servidor credenciado. 12.8 A doao de material presentes, razo de interesse social, ser efetuada pela empresa aps avaliao de sua oportunidade e convenincia, relativamente escolha de outra forma de alienao, em favor de outras empresas, rgos ou entidades, como a seguir indicados: a) ocioso ou recupervel; b) anti-economico; c) irrecupervel. 12.9 A baixa do material alienado, aps o recolhimento financeiro junto tesouraria. 12.10 A avaliao do material para alienao ser feita de conformidade com os preos atualizados e praticados no mercado.

12.11 A venda normalmente ser efetuada mediante concorrncia, leilo ou convite,nas seguintes condies: Por concorrncia em que ser dada maior amplitude convocao, para material avaliado, isoladamente ou em lotes, em quantia superior estabelecida na determinao legal vigente poca da reavaliao da alienao; a) Por leilo processado por leilo dirigido em leiloeiro oficial; b) Por convite dirigido pelo menos 3 pessoas jurdicas do ramo pertinente ao objetivo da licitao ou pessoa fsica, preferencialmente no sendo colaborador da empresa. 12.11.1 A administrao poder optar pelo leilo nos casos em que couber convite e em qualquer caso, pela concorrncia. 12.12 O material dever ser distribudo em lotes de: a) Um objeto quando se tratar de veculos, embarcao ou material cuja avaliao global seja superior ao valor estabelecido pela determinao legal; b) Vrios objetos preferencialmente homogneos quando a soma da avaliao de seus componentes, for igual ou inferior ao valor estabelecido na determinao legal; 12.13 Os valores estabelecidos para a alienao, sero definidos em funo do preo de mercado. 12.14 A alienao de material poder ser dispensada de licitao, quando for revestida de justificvel interesse, em caso de doao ou quando para atendimento ao interesse social. 12.15 A publicidade para os certames licitatrios ser assegurada com publicidade em jornais de grande circulao. 12.16 Os prazos para realizao dos certames (data de publicao at o fechamento), contatos da 1 publicao sero de no mnimo. a) 30 dias para concorrncia; b) 15 dias para leilo; c) 3 dias teis para convite. 12.17 Quando no houver interessados a licitao, o procedimento ser reexaminado,com o objetivo de detectar as razes do desinteresse; 12.18 A permuta com particulares poder ser realizada sem licitao de valor, desde que as avaliaes dos lotes sejam coincidentes e aja interesse mtuo.

12.18.1 No interesse pblico, devidamente justificado, o material disponvel a ser permutado poder entrar como parte do pagamento de outro a ser adquirido. Rio, 26/01/2007. 13. Inventrio Fsico 13.1 o instrumento de controle para verificao dos materiais permanentes em uso nas diversas unidades e setores da organizao. 13.2 O inventrio, realizado para conferncia fsica dos bens patrimoniais com carga patrimonial, visa: a) Confirmar a atribuio da carga e a sua real localizao, identificando o setor onde o bem patrimonial se encontra; b) Manter atualizado o controle dos bens e seus registros; c) Apurar a ocorrncia de dano, extravio ou qualquer outra irregularidade. 13.3 O inventrio pode ser: a) Anual com a finalidade de comprovar a quantidade e o valor dos materiais permanentes existentes por ocasio do encerramento do exerccio fiscal; b) Eventual realizado em qualquer poca por iniciativa do detentor da carga, com o objetivo de fiscalizar os bens patrimoniais; c) Transferncia de responsabilidade realizada quando houver substituio de chefias, desativao, juno ou desdobramento de setores. 13.4 O inventrio ser efetuado por comisso direcionada para este fim, composta de no mnimo 3 membros, a qual compete: a) Efetuar o inventrio da rea correspondente dando conhecimento aos respectivos detentores da carga patrimonial, das ocorrncias identificadas; b) Solicitar a unidade inventariada ou detentor da carga, quando for o caso, tcnicos ou mesmo funcionrios conhecedores dos materiais, visando facilitar a sua localizao e sua identificao;

c) Elaborar o relatrio final do inventrio, citando todas as ocorrncias verificadas e encaminh-lo ao setor de bens patrimoniais, com cpia para o responsvel ou detentor da carga. 13.5 A comisso de inventrio dever atentar para que todo material esteja efetivamente sobre a responsabilidade de algum funcionrio. Exerccios: Imagine-se trabalhando como gestor de bens patrimoniais e o auditor lhe faz os seguintes questionamentos: 1) Qual o objetivo principal do setor? Resp.: Este setor tem como objetivo manter registros atualizados dos bens imobilizados da empresa, com todos os dados (descrio dos bens, valor data da aquisio, reavaliaes, depreciaes, controle de exaustes). 2) O que tombamento do bem? Resp.: Conservar o original, sem modificaes. No poder ser negociado, vendido. 3) O que alienao do bem? Resp.: a venda do bem patrimonial. (negociado) 4) Defina baixa de um bem. A baixa do material permanente ser proposta pelo detentor da carga patrimonial e/ou pela diviso de manuteno. A baixa pode ser precedida de: extravio ou roubo; perecimento; obsolescncia; alienao, etc. 5) Quais so os principais motivos da baixa de um bem. Como dever ser esse processo? Resp.: Os mais comuns so extravio ou roubo; perecimento, que significa o desgaste natural por uso ou tempo; obsolescncia, quando o equipamento ultrapassado por outro; alienao, a venda; doao; servios sociais. 6) Quais dados do bem so fundamentais pra um perfeito registro? Descrio do bem, nome do objeto (nomenclatura); valor (preo que custou para a empresa); data de aquisio; departamento onde est locado o produto. 7) Exemplifique bens plaquetaveis e no plaquetaveis. Resp.: Plaquetaveis carros, mveis (moblia), semoventes entre outros. No plaquetaveis maioria dos bens de consumo (caneta, lpis, detergente).

8) Quais os objetivos de um inventrio de bens patrimoniais em uma empresa. Resp.: Inventrio fsico o instrumento de controle para verificao de materiais permanentes nas diversas unidades e setores da organizao . Conferncia fsica dos bens patrimoniais. 9) Entre os inventrios anual e eventual, qual voc adotaria e porqu? Resp.: Eventual, para dar suspense aos funcionrios quando ser feita a contagem, inibe qualquer irregularidade que possa ocorrer no decorrer do ato. 10) Descreva em 4 linhas a importncia do tcnico administrativo atuando na rea de bens patrimoniais. Resp.: fundamental para o tcnico ter a noo de como feita a contagem, as responsabilidades dos setores em manter todos os bens em estado de uso. O administrador tem que dominar essa rea.