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Aviso de derechos del Propietario
Este Manual es una Obra Literaria protegida en favor de Computacin en Accin, S.A. de C.V.; Copyright 2005-2006 Derechos Reservados 2005-2006 Computacin en Accin, S.A. de C.V., Pablo Villaseor No. 435, Col. Ladrn de Guevara, Guadalajara, Jalisco, Mxico. C.P. 44600. Los Derechos de este Manual se encuentran reconocidos por la Ley Federal del Derecho de Autor. Se prohbe su produccin, reproduccin, publicacin, edicin o fijacin material en copias o ejemplares, por cualquier medio, importacin, almacenamiento, transporte, distribucin, comercializacin, venta o arrendamiento, as como su comunicacin y transmisin pblica por cualquier medio, su divulgacin en cualquier modalidad, su traduccin, adaptacin, parfrasis, arreglos, transformaciones u otras similares, sin previa autorizacin por escrito de su titular. La violacin de esta prohibicin constituyen un delito y una infraccin administrativa que estn sancionados conforme a los artculos 424 fraccin III, 424 bis fraccin I y 424 ter, del Cdigo Penal Federal; as como los artculos 229 fracciones VII y XVI y 231 fracciones I, III, IV y X, de la Ley Federal del Derecho de Autor y dems normas aplicables vigentes. Las marcas COMPUTACIN EN ACCIN , EN ACCIN , PAQ y sus respectivos diseos; la marca y nombre comercial COMPAC y su diseo; las marcas ES TIEMPO DE PODER , LA CONEXIN DE TU NEGOCIO , TU NEGOCIO SIEMPRE EN MARCHA , SOAR. PODER. CRECER. ; los avisos comerciales Bien Pensado , Respuesta Oportuna , y La Forma ms Amigable de Controlar tu Negocio ; as como la Imagen del Foquito y del Diseo de la Portada , son signos distintivos registrados y protegidos propiedad de Computacin en Accin, S.A. de C.V. AdminPAQ , MegaPAQ , Exin , ContPAQ , CONTPAQ i , CheqPAQ , NomiPAQ , WinPAQ , Solucin Contable PAQ , ProduPAQ y VentPAQ , tambin son marcas registradas y protegidas propiedad de Computacin en Accin, S.A. de C.V., la que ostenta de igual forma los derechos patrimoniales de autor; con excepcin del programa de cmputo que ostenta la marca VentPAQ, cuyos derechos patrimoniales pertenecen a Pacific Soft, Sistemas de Informacin, S.A. de C.V. Microsoft , MS-D.O.S. , WINDOWS y Excel , son marcas y en su caso productos de Microsoft Corporation. Cualquier otra marca que se mencione dentro de este manual que pertenezca a terceras partes tiene solamente propsitos informativos y no constituye aprobacin y/o recomendacin. Computacin en Accin, no se responsabiliza de la ejecucin o uso de estos productos.

210.20120112

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II

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Contenido
Uso del manual _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Aviso de derechos del propietario _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Configuracin _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Generales _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Crear empresa _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Configurar empresa _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Redefinir empresa _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Monedas _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Tipo de cambio _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Unidades de venta _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Nombres _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Clientes _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Domicilio Cliente _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Emisin / Timbrado y entrega de CFD/CFDI _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Servicios _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Conceptos _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Impuestos _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Usuarios _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Consideraciones antes de crear usuarios _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Crear Perfiles de Usuarios _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Crear un usuario _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Cerrar sesin del usuario _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Usuarios conectados _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Operacin diaria _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Documentos _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Facturas _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Honorarios _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Cargos y Abonos _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Cargos _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Abonos _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ II II 1 1 1 2 2 4 4 4 4 5 6 6 7 8 10 11 12 12 13 14 14 15 15 15 17 19 19 20

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III

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Contenido
Administrador del almacn digital _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Contabilizacin _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Configuracin _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Establecer la empresa de CONTPAQ i CONTABILIDAD_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Definir segmentos contables _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Definir asientos contables _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Asignar asiento contable al concepto _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Contabilizacin _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Elaboracin de plizas _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Cargado de plizas _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Cargado de base gravable de IVA a CONTPAQ i CONTABILIDAD _ _ _ _ _ _ Eliminar la contabilizacin _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Reportes de contabilizacin _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Procesos y Herramientas _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Procesos peridicos _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Respaldar y Restaurar _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Respaldar empresa _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Restaurar empresa _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Reportes _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Hoja Electrnica_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Procesos especiales _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Timbrado / Emisin masiva _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Aviso al SAT de la cancelacin de CFDI _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ Informe Mensual al SAT _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Afectar saldos _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Reclculo de acumulados _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Herramientas _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Vistas _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Interfaz configurable _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Otras herramientas _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 21 25 25 25 26 27 29 30 30 31 32 33 34 35 35 35 35 36 37 38 42 42 43 44 45 45 46 46 48 49

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IV

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Extras

ndice, Contina...
Contenido
Barra de accesos directos _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Bitcora_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Calculadora _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Calendario _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Extras _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Utileras _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Verificacin de documentos _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Saldo cero _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ Reconstruccin de ndices _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Campos extra _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Editor de formas preimpresas _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Partes de la forma preimpresa _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Asignar forma a un concepto _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

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Generales
Crear empresa
CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA te permite crear varias empresas. La informacin de cada una se almacena en bases de datos diferentes con catlogos independientes, por ello se considera multiempresa y/o multiRFC. En este catlogo se almacena toda la informacin necesaria para la creacin de una empresa.

1
Selecciona del men Empresas la opcin Abrir Empresa (Ctrl+E) y haz clic en el botn Nueva Empresa.

2
Captura los datos de la empresa y guarda los cambios. Al finalizar cierra la ventana.

Especifica los datos generales de la empresa, as como la ubicacin de los archivos de la misma. Con el fin de emitir facturas es importante que captures el RFC de la empresa.

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Empresas Predefinidas Son plantillas que contienen la configuracin que se requiere para los diferentes giros comerciales. Actualmente existen 6 plantillas. Te sern de utilidad para que no inicies de cero tu empresa. Abrir empresa Para abrirla selecciona de la lista de empresas disponibles la deseada. Puedes hacer doble clic sobre ella o al seleccionarla haz clic en el botn Abrir Empresa. La primera vez que se abre la empresa podrs especificar los periodos y ejercicio actual, al terminar haz clic en el botn Aceptar. Cuando quieras visualizar nuevamente esta ventana ve al men Configuracin y selecciona la opcin Periodos y Ejercicios. Aqu, adems de configurar lo referente al periodo actual, puedes indicar si deseas modificar periodos anteriores y futuros. Adems, puedes especificar que los documentos posteriores al ltimo Cierre de ejercicio se muestren en las consultas.

Configurar empresa
- Redefinir empresa
Dentro de la ventana Redefinir empresa puedes configurar los parmetros que van a influir en la forma en cmo se manejarn los catlogos, as como algunos clculos como los impuestos. Ve al men Configuracin y selecciona la opcin Redefinir empresa (Ctrl+R). Observa que la ventana est dividida en ocho pestaas.

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Pestaa Generales

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Muestra los datos como RFC, registro de cmara, representante legal, CURP y Cuenta Estatal. Aqu puedes indicar el intervalo de tiempo de inactividad que deseas establecer para solicitar de nuevo la contrasea de tu certificado digital. Para realizar la contabilizacin simultnea de documentos asegrate de marcar la casilla correspondiente adems de indicar cul es la base de datos de la empresa de CONTPAQ i CONTABILIDAD con la que se conectar. Aqu se muestran los directorios en dnde se guardarn los archivos de la empresa y los respaldos. Pestaa Mascarillas Pestaa Direccin Muestra el domicilio fiscal de la empresa. Recuerda que estos datos se utilizan para la emisin de CFDI o CFD. Tambin puedes capturar el sitio web de la empresa y el correo electrnico. Pestaa Clientes Pestaa Decimales Aqui debes indicar el nmero de decimales que manejars para Cantidades, tipos de cambio y precios, puedes manejar desde 0 y hasta 5 decimales. Pestaa Impuestos Aqu puedes configurar el formato de cdigo que deseas utilizar en Clientes, Servicios, RFC y CURP. Adems hay una gua para conocer los smbolos utilizados en las estructuras. Pestaa Vistas Puedes habilitar la consulta de las vistas para los catlogos y los movimientos. Cuando estn habilitados, se mostrar un listado de los elementos del catlogo o tipo de documento al que hayas ingresado. Pestaa Complementos Aqu se captura la configuracin necesaria para complementos como las instituciones Donatarias y Educativas.

Aqu debes indicar qu impuesto Especifica el porcentaje de manejars como IVA y el porcentaje descuento global que aplicar para que tendrs para cada impuesto y retencin. los movimientos. Pestaa Almacn Digital Conexiones CFD/CFDI / Pestaa F@C Configura el modo en que se debern incluir los impuestos y las retenciones en la creacin del archivo XML del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) como la retencin de ISR o IVA, o impuesto local o que No se incluye.

Aqu indicars el servidor de correo POP3 si requieres entregar CFDI por correo electrnico y tambin puedes configurar el Proxy para el timbrado de CFDI.

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- Monedas

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Extras

Dentro del men Configuracin encontrars la opcin para configurar las monedas que manejar la empresa. Para cada moneda puedes configurar la bandera, el identificador segn la Clave ISO, el smbolo, su posicin, el nmero de decimales a utilizar, as como el formato de la cantidad protegida.

- Tipo de cambio
En este catlogo especifica el tipo de cambio para cada moneda registrada en CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA. Al efectuar los registros puedes consultar la historia cambiaria.

- Unidades de venta
Registra las unidades de venta en este catlogo para que puedas asignar una unidad de venta diferente a cada servicio que ofrece tu empresa. Puedes registrar cualquier unidad de venta que requieras, solo toma en cuenta que no existen las conversiones en unidades. Ejemplo: La unidad de venta Clase no puede desglosarse en Horas.

- Nombres
Tambin puedes realizar la configuracin de nombres de la siguiente informacin: Listas de precios, Impuestos y Retenciones, de los Descuentos as como modificar los nombres de los campos extras como importes, textos y fechas.

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Clientes
En este catlogo se guardan los datos generales, direccin fiscal y de envo, condiciones de crdito de las personas a las que se les vende un servicio.

1
Selecciona del men Catlogos la opcin Clientes. Haz clic en el botn Nuevo para comenzar.

2
Captura el cdigo y nombre del cliente y guarda los datos.

No olvides capturar el RFC del cliente ya que ste es necesario para realizar la facturacin.
Al guardar la informacin se habilitan 4 pestaas donde podrs configurar diferentes datos. Pestaa Datos generales Pestaa Addenda Asigna en esta pestaa la addenda que utilizar el cliente que ests En esta pestaa debes capturar registrando. los datos del cliente, los datos CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA cuenta con addendas disponibles comerciales de la empresa, as como para asignarlas a los clientes que asi lo requieren. Para obtener mayor los impuestos a utilizar. informacin cmo capturar informacin realcionada con stas consulta el documento Listado de Addendas.pdf desde el grupo Ayuda. Pestaa Usuario Pestaa Complemento

Consulta el tema Interfaz En esta pestaa debes capturar los datos del complemento de la addenda. Configurable para obtener mayor Es importante que sepas que algunas addendas requieren o utilizan un complemento. Cuando el caso aplique captura los datos solicitados. informacin al respecto.

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Domicilio Cliente Haz clic en el botn Domicilio de la ventana Clientes para capturar los datos del domicilio fiscal. Recuerda: Estos datos son necesarios para realizar la facturacin. Al finalizar, guarda los cambios haciendo clic en el botn Aceptar.

Emisin / Timbrado y Entrega de CFD/CFDI Desde esta ventana configura la forma en que sern entregados los CFD/CFDI que se generen a favor de este cliente. Entre los datos que debes especificar est correo electrnico, sitio FTP, usuario y contrasea para conectarse a dicho sitio, el tipo y formato de entrega; adems, debes especificar la informacin para el encriptado y emisin del documento digital. Al finalizar haz clic en el botn Aceptar para guardar los cambios.

Una vez que especificaste todos los datos del Cliente guarda los cambios y cierra la ventana.

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Servicios
En este catlogo se configuran los datos necesarios de los servicios que se podrn facturar en CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA. Al registrar datos en este catlogo se agilizar tu trabajo en el sistema, ya que al momento de facturar, solo requieres seleccionar el cdigo del servicio del catlogo.

1
Selecciona del men Catlogos la opcin Servicios. Haz clic en el botn Nuevo para comenzar.

2
Captura el cdigo y nombre del servicio; al finalizar guarda los datos. Al guardar la informacin se habilitan 4 pestaas donde podrs configurar diferentes datos. Pestaa Addenda Asigna en esta pestaa la addenda que utilizar el servicio que ests registrando.No olvides capturar los datos requeridos por el proveedor. Pestaa Complemento En esta pestaa se capturan los datos Pestaa Datos generales del complemento de la addenda si Podrs capturar tres descripciones para el servicio, mismas que podrs es requerido por el proveedor. configurar en el formato de impresin; adems, asignar las unidades de venta que manejar el servicio y los impuestos que aplicarn para ste. Pestaa Usuario Consulta el tema Interfaz Y finalmente debes especificar los precios en que ser vendido dicho Configurable para obtener mayor servicio. Para ello, podrs registrar hasta 10 listas de precios diferentes. informacin al respecto.

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Conceptos
Un Concepto es un tipo de documento el cual se crea a partir de un Documento Modelo. En CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA puedes crear tantos conceptos requieras y cada uno tendr caractersticas propias como: nombre, foliacin, campos, impuestos, formas preimpresas, etctera. Qu es un documento modelo Es una plantilla que contiene caractersticas que se toman como base para la creacin de conceptos. Actualmente existen siete tipos de Documentos Modelo: Factura Pago del cliente Cheque recibido Nota de crdito Honorarios del cliente Abono del cliente Nota de cargo al cliente

1
Selecciona del men Configuracin, submen Conceptos el documento modelo deseado, por ejemplo Factura.

2
Captura el cdigo y nombre del concepto a registrar.

3
Marca la casilla Comprobante Fiscal Digital / CFDi y guarda los cambios.

Posteriormente configura el resto de la informacin del concepto en cada una de las pestaas disponibles.

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Pestaa Datos Generales

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Pestaa Impuestos y descuentos En esta pestaa podrs habilitar o deshabilitar los descuentos, impuestos y retenciones que deseas utilizar para este concepto. Tambin puedes configurar de dnde se tomarn estas tasas.

En esta pestaa se especifican los datos generales del concepto como la forma preimpresa a utilizar, indicar si el concepto aplica por omisin para los pagos, el tipo de rgimen fiscal, el mtodo de pago que se utilizar por omisin as como el nmero mximo de movimientos permitidos a registrar.

Configura cmo aparecern los datos del cliente, puedes seleccionar una opcin entre Oculto, Lectura y Escritura. Realiza lo mismo con los datos de Consulta el tema Impuestos para la moneda. obtener mayor informacin al respecto. Si tu esquema de facturacin es CFDI o CFD asegrate de marcar la casilla Comprobante Fiscal Digital / CFDi. Al hacerlo, se activar la pestaa Pestaa Movimiento Comprobante Fiscal Digital / CFDi. Si tu esquema manejar CBB marca En esta pestaa se realiza la la casilla correspondiente. configuracin del movimiento, Si tu esquema de facturacin sigue siendo tradicional, debes realizar la configuracin de la serie y folio que se utilizar en los documentos que se registren con este concepto. Recuerda: Si en el campo Folio seleccionas alguna de las opciones por Consecutivo del documento modelo el consecutivo de folios ser comn para todos los conceptos creados en base a este documento modelo. Si seleccionas una de las opciones por Consecutivo del concepto el consecutivo de folios ser independiente por cada Concepto. Pestaa Comprobante Fiscal Digital / CFDi Esta pestaa est relacionada con la configuracin del Comprobante Fiscal Digital por Internet o Comprobante Fiscal Digital y solo se muestra si la casilla Comprobante Fiscal Digital / CFDi de la pestaa Datos Generales est marcada. Si tu esquema de facturacin es CFDI debers marcar la casilla correspondiente e indica la Versin del Anexo 20 del SAT que utilizars; en caso de que manejes CFD solo indica la versin del anexo. Es importante que especifiques los datos generales del certificado: el archivo del Certificado y de la Llave Privada. Captura la contrasea de la Llave Privada y automticamente mostrar la vigencia del certificado y llave privada en los campos correspondientes. Adems debes especificar los datos de la emisin y entrega del CFDI/CFD. Manten la casilla Emitir y Entregar a la vez o Emitir y Entregar a la vez" sin marcar para que revises del documento antes de entregarlo. Si vas a trabajar con Comprobantes Fiscales Digitales mantn desmarcada la casilla.

donde especificas la propiedad de cada campo, as como el orden en que sern capturados cada uno de ellos. Recuerda: si la addenda requiere captura de informacin en el movimiento, es necesario que en el campo Observaciones actives la propiedad Escritura.

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El Certificado y la Llave Privada son archivos proporcionados por el SAT una vez que se completaron los trmites correspondientes en caos de que si se reunieron todos los requisitos para el timbrado del CFDI o la emisin del CFD, segn el esquema de facturacin que hayas adoptado. El timbrado es la generacin del CFDI, la emisin es la generacin del CFD y la entrega es el envo del mismo al cliente. Esta entrega podr hacerse va correo electrnico, impresin o archivo en disco.
Folios autorizados para CFD En caso de que manejes CFD, debers configurar los folios autorizados por el SAT. Debes darlos de alta haciendo clic en el botn Alta de folios autorizados por el SAT y saber que los folios sern exclusivos para el concepto que ests registrando.

En esta ventana especifica la serie, folio inicial, el el total de folios a crear, el cdigo y ao de aprobacin. Cuando se trate de Comprobantes con Cdigo de Barras Bidimensional (CBB) debers especificar aqu la imagen del CBB correspondiente al rango de folios. Una vez que capturaste los datos haz clic en el botn Crear. Verifica que la informacin capturada es correcta.

Impuestos
Al configurar los Conceptos en CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA debes especificar la forma en que sern considerados los impuestos en el sistema dentro de la pestaa Impuestos y descuentos. Esto es, indicar cul es la base para calcular dicho impuesto, de dnde se tomar el impuesto.

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Consulta la siguiente tabla para conocer el comportamiento que tendr CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA al seleccionar cada una de ellas.
Buscar Valor en Descripcin

Ninguno Cliente

No se considerar el impuesto para los servicios. El valor del impuesto se tomar de la informacin registrada en el Cliente, sin importar lo configurado en el resto del sistema. El valor del impuesto se tomar de la informacin registrada en el Servicio, sin importar lo configurado en el resto del sistema. El valor del impuesto aplicar a la tasa especificada al momento de redefinir la empresa. Realiza la bsqueda del valor del impuesto en este orden.

Servicio

General

Servicio/Cliente/ General

El sistema busca primero la configuracin del servicio, si no cuenta con informacin sobre el impuesto, va al registro del Cliente y en caso de no encontrarlo finalmente revisa en la Configuracin General y de ah toma el impuesto a aplicar. Realiza la bsqueda del valor del impuesto en este orden.

Cliente/Servicio/ General

El sistema busca primero la configuracin del Cliente, si no cuenta con informacin sobre el impuesto, va al registro del Servicio y en caso de no encontrarlo finalmente revisa en la Configuracin General y de ah toma el impuesto a aplicar.

Usuarios
CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA permite controlar los accesos al sistema por medio del registro de usuarios, definiendo privilegios de uso para cada persona en los distintos mdulos de la aplicacin.

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Consideraciones antes de crear usuarios Quin es el usuario supervisor? Qu informacin debes saber Cmo asignar derechos a un usuario? sobre las contraseas?

Es el usuario que se crea de forma automtica al instalar CONTPAQ i Al crear contraseas para los Existen dos formas de asignar FACTURA ELECTRNICA y quien usuarios considera lo siguiente: derechos a un usuario: tiene acceso total a la funcionalidad o Crear el usuario y asignarle Utiliza combinaciones de de la aplicacin. Slo el usuario los derechos directamente. maysculas, minsculas, supervisor o usuarios que tengan o En caso de requerir asignar nmeros y smbolos, pero perfil de supervisor pueden los mismos derechos a varios que la combinacin te registrar nuevos usuarios y asignar usuarios, es ms conveniente resulte familiar. prioridades. primero crear un perfil con No proporciones las estos permisos y asignarle contraseas asignadas a el perfil a cada uno de los personas ajenas, ni utilices el Antes de comenzar a trabajar con usuarios. mismo usuario y contrasea el sistema, asigna una contrasea para varios empleados. al usuario SUPERVISOR de esta forma proteges la integridad de la informacin de la empresa. Crear Perfiles de Usuarios

1
Ve al men Empresas, submen Usuarios y selecciona la opcin Perfiles.

2
Haz clic en el botn Nuevo de la ventana Perfiles y captura el nombre del perfil a registrar.

3
Desmarca las casillas a las que el perfil no tendr derecho de uso. Realiza esto por cada una de las Guarda los cambios. pestaas disponibles.

Los perfiles te permiten crear una plantilla de permisos que podrs asignarlos a varios usuarios.

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Crear un usuario

Ve al men Empresas, submen Haz clic en el botn Nuevo de Captura el nombre del usuario con Usuarios y selecciona la opcin la ventana Configuracin de el que ingresar al sistema. Usuarios. Usuarios.

4
Indica los datos de seguridad como nombre completo, clave de acceso y asgnale el perfil que le corresponda, el cual contiene los permisos configurados.

5
Si el usuario tendr acceso a todas las empresas instaladas ve al paso 7; de lo contrario haz clic en el botn Seleccionar empresas.

6
Selecciona las empresas a las que tendr acceso el usuario. Haz clic en el botn F3 para desplegar la ventana con el listado de empresas disponibles.

7
Guarda los cambios.

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Cerrar sesin del usuario Ve al men Empresas, submen Usuarios y selecciona la opcin Cerrar sesin del Usuario Captura el cdigo del nuevo usuario y su clave de acceso o contrasea.

1 2 3

Haz clic en el botn Aceptar.

Usuarios conectados Esta opcin te permite visualizar todos los usuarios en red que se encuentran conectados al sistema as como la Empresa que tienen abierta en ese momento.

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Operacin diaria

Contabilizacin

Procesos y Herramientas

Extras

Documentos
Facturas
Para comenzar a capturar facturas puedes seleccionar de la barra vertical el concepto que corresponda al tipo de documento que deseas registrar, o bien, seleccionar del men Movimientos, submen Facturas el concepto de la factura deseado.

1 2

Captura los datos del encabezado, entre ellos est: Fecha de emisin de la factura; selecciona el Cliente y en caso que aplique especifica la moneda extranjera y el tipo de cambio con que ser registrado el documento.

Registra los movimientos de la factura. Para lograrlo, haz doble clic sobre el rea de Movimientos y captura los datos solicitados en la ventana Movimientos; al finalizar guarda los cambios.

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Operacin diaria

Contabilizacin

Procesos y Herramientas

Extras

3
Haz clic en el botn Timbrar /Emitir (segn sea el caso) para generar el documento. Al finalizar cierra la ventana del documento.

Nota: Si la factura requiere otros movimientos, haz clic en el botn Nuevo para registrarlo; de lo contrario, cierra la ventana.

Ventana Movimiento Pestaa General En esta pestaa podrs capturar las Observaciones, seleccionar el Servicio a facturar, as como el precio, impuestos y descuentos. En la parte inferior de la ventana se mostar un resumen considerando el sutotal, el importe de descuentos, impuestos y el total del movimiento. Nota: Si tu esquema de facturacin es CFD no se mostrar el campo Observaciones.

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Ventana Factura

Contabilizacin

Procesos y Herramientas

Extras

Pestaa Generales Aqu se indicar la razn social del Destinatario del Documento. Pestaa Informacin Adicional En esta pestaas debers especificar el Lugar de expedicion, Mtodo de pago, condiciones de pago y dems datos, adems de la referencia y observaciones del documento. Pestaa Pagos En esta pestaa se muestran los abonos asociados a este documento. Consulta el tema "Cargos y Abonos" contenido en esta seccin para saber cmo realizar pagos.

Pestaa Usuario

Otras acciones que puedes realizar en facturas son: Pagar , Saldar e Si lo requieres, en la pestaa Usuario puedes capturar los campos extras Imprimir. del documento.

Honorarios del Cliente

Para comenzar a capturar honorarios puedes seleccionar de la barra vertical el acceso rpido a este tipo de documentos; o bien, seleccionar del men Movimientos, submen Cargos al Cliente la opcin Honorarios.

1
Captura los datos del encabezado del documento; entre ellos est: serie y folio, fecha, cdigo del cliente e importe neto. Si lo deseas puedes indicar una referencia y capturar algunas observaciones del documento.

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Operacin diaria

Contabilizacin

Procesos y Herramientas

Extras

2
Verifica y captura los datos requeridos en la ventana Informacin Adicional como Lugar de expedicin, Mtodo y Condiciones de pago, as como el nmero de cuenta, entre otros. Posteriormente haz clic en el botn Aceptar.

3
Salda el documento deseado. Para saldar el documento, realiza cualquiera de las siguientes acciones: Haz doble clic en el campo Cargo(Peso) del rengln del movimiento a saldar. Presiona las teclas: - <Ctrl+S> para Saldar documentos partiendo del ms antiguo. - <F8> para saldar el documento actual. - <F5> para actualizar documentos a pagar. - <F6> Consultar documento a saldar.

Nota: Al finalizar, cierra la ventana Saldar abonos del Cliente y acepta los cambios en la ventana Honorarios.

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Contabilizacin

Procesos y Herramientas

Extras

Cargos / Abonos
Cargos
Los cargos al cliente en CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA incrementan su saldo y pueden asociarse con documentos de abono.

1
Captura los datos de encabezado del documento; entre ellos est fecha, folio y cdigo del cliente. Si lo deseas puedes capturar una referencia y notas adicionales que te permitan identificar bien la causa del cargo al cliente.

Captura el importe del cargo. Una vez terminada la captura Si el cliente tiene saldo a favor del documento de cargo puedes o documentos de abono podrs imprimirlo o guardarlo. asociar el saldo, de tal forma que el cargo queda pagado.

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Contabilizacin

Procesos y Herramientas

Extras

Para registrar cargos estn disponibles las opciones que se muestran en el siguiente grfico, pero podrs crear ms conceptos de cargo, segn lo requieras.

Abonos
Los abonos del cliente en CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA disminuyen su saldo y pueden asociarse con documentos de cargo, como facturas. Para registrar un abono puedes seleccionar de la barra vertical el acceso rpido a este tipo de documentos; o bien, seleccionar del men Movimientos, submen Abonos del Cliente la opcin Pago del Cliente.

1
Captura los datos de encabezado del documento: fecha, folio y cdigo del cliente. Si lo deseas puedes capturar una referencia y notas adicionales que te permitan identificar el abono.

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Operacin diaria

Contabilizacin

Procesos y Herramientas

Extras

2
Captura el importe del abono. Si el cliente tiene saldo pendiente de pago o documentos de cargo, podrs asociar el saldo, de tal forma que el abono queda saldado.

3
Una vez terminada la captura del documento de abono puedes imprimirlo o guardarlo.

Para registrar abonos disponibles estas opciones.

estn

Si lo deseas, podrs crear ms conceptos de abono, segn lo requieras.

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Operacin diaria

Contabilizacin

Procesos y Herramientas

Extras

Administrador Almacn digital

A travs del administrador, podrs realizar una serie de acciones con los Comprobantes Fiscales Digitales, como: Importar los CFDI y CFD. Asociar los comprobantes con documentos de CONTPAQ i FACTURA ELECTRONICA y/o plizas de CONTPAQ i CONTABILIDAD y BANCOS. Podrs administrar tanto los Comprobantes emitidos como los recibidos. As como recibir y validar CFDI/CFD emitidos por cualquier proveedor de CFD, sin necesidad de entrar a las pginas del SAT para comprobar si los documentos recibidos son correctos. Para ingresar ve al men Empresas y selecciona la opcin Administrador del Almacn Digital. Al desplegarse encontrars cuatro secciones.

XMLs en Revisin
En esta seccin se muestran los documentos XML ledos desde una carpeta, para posteriormente ser importados. 1. Haz clic en la seccin XMLs en Revisin 2. Haz clic en el botn Analizar directorio para leer los archivos XML de una carpeta. 3. Haz clic en el botn Importar todos, para guardarlos en el almacn digital.

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Importados por Asociar

Contabilizacin

Procesos y Herramientas

Extras

En la seccin Importados por Asociar se muestran todos los CFDI/CFD vlidos guardados en el almacn digital y que estn listos para ser asociados a documentos. 1. Para asociar el CFDI/CFD a un documento, selecciona el ejercicio y el periodo donde se encuentra el CFDI/CFD. 2. Selecciona el CFDI/CFD. 3. Haz clic en el botn Documento y selecciona el documento con el cual lo asociars.

Importados Asociados
En esta seccin se muestran los CFDI/CFD recibidos y asociados a un documento de la empresa activa. Adems en todas las pestaas de esta seccin encontrars el botn Actualizar Almacn Digital con el cual se actualiza el estado de todos los CFDI/CFD importados y asociados antes de la version 1.3.2 de CONTPAQ i FACTURA ELECTRONICA. Si los archivos estn asociados a CONTPAQ i CONTABILIDAD y/o CONTPAQ i BANCOS, dichos archivos se desplegarn en la pestaa correspondiente.

Al hacer clic derecho sobre el registro, podrs exportar el listado o el CFDI/CFD a un archivo.

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Operacin diaria

Contabilizacin

Procesos y Herramientas

Extras

Emitidos
En esta seccin se muestran los CFDI/CFD emitidos desde la empresa activa.

Adems, desde CONTPAQ i FACTURA ELECTRONICA puedes importar archivos de los certificados y folios expedidos por el SAT para ser utilizados en la emisin y recepcin de los CFDI/CFD. Ve al men Empresas y selecciona la opcin Importacin de archivos del SAT. Slo debes especificar la direccin ftp o la ruta donde se localizan los archivos y hacer clic en el botn Procesar. Al finalizar el proceso los archivos importados (FoliosCFD.txt, CSD.txt) estarn disponibles en la siguiente ruta: <C:\Compacw\Empresas>

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Contabilizacin

Procesos y Herramientas

Extras Extras

Configuracin
Establecer la empresa de CONTPAQ i CONTABILIDAD
El primer paso para configurar la contabilizacin es asociar la empresa de CONTPAQ i CONTABILIDAD donde se crearn las plizas.

1
Ve al men Configuracin y haz clic en la opcin Redefinir empresa.

2
Captura el nombre de la base de datos de la empresa de CONTPAQ i CONTABILIDAD.

3
Haz clic en el botn Guardar.

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Operacin diaria

Contabilizacin

Procesos y Herramientas

Extras Extras

Definir segmentos contables

El siguiente paso es definir los segmentos contables, donde podrs capturar las cuentas contables asociadas a los catlogos.

1
Ve al men Contabilizacin y selecciona la opcin Definicin de segmentos contables.

2
En la seccin Generales, podrs capturar cuentas contables generales o la parte inicial del segmento contable de los clientes, servicios y conceptos.

Por ejemplo, en el segmento general GE01 aparece el dato 103 que corresponde a la parte inicial del segmento contable de los clientes.

En la seccin Clientes podrs capturar las cuentas de IVA y en el rengln de IVA Tasa 16% puedes especificar la cuenta contable correspondiente a dicho impuesto. Utiliza los botones de la izquierda para definir las cuentas contables para los catlogos: clientes, servicios y conceptos.

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Operacin diaria

Contabilizacin

Procesos y Herramientas

Extras Extras

Segmentos por catlogo Clientes En esta ventana se define la cuenta contable del cliente. En el ejemplo se captur slo la parte final del segmento contable, ya que la parte inicial se defini en el segmento general.

Definir asientos contables

Enseguida, crea los asientos contables. Define qu movimientos tendr la pliza y a qu cuentas contables se realizarn los movimientos.

1
Ve al men Contabilizacin y selecciona la opcin Definicin de asientos contables.

2
Haz clic en el botn Nuevo.

3
Captura el nmero y el nombre del asiento.

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Operacin diaria

Contabilizacin

Procesos y Herramientas

Extras Extras

Selecciona la frecuencia con que se Establece los datos del encabezado Guarda los cambios. crear una pliza. de la pliza que se generar.

Despus es necesario configurar los movimientos de la pliza.

1
Presiona las teclas <Ctrl + Ins> para configurar los movimientos de la pliza.

2
Haz clic en el botn Nuevo.

3
Captura la Cuenta, en el ejemplo la cuenta del cliente se forma por la parte inicial del segmento general 1 y el segmento 1 del cliente, por lo que la frmula quedar as.

4
Selecciona el tipo de movimiento

Marca la casilla Concentrar en un Especifica de dnde se tomar el Movimiento Cuentas Similares importe del movimiento y qu para que todos los movimientos que porcentaje lo compondr. correspondan a la misma cuenta contable se agrupen en uno solo.

Guarda los cambios. Especifica el tipo de moneda a Selecciona la Referencia, el Diario, el utilizar. Concepto y el Segmento de negocio.

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Operacin diaria

Contabilizacin

Procesos y Herramientas

Extras Extras

Repite el procedimiento por cada movimiento de la pliza, al final haz clic en el botn Cerrar. Al finalizar vers la configuracin de los movimientos de la pliza en esta seccin.

Asignar asiento contable al concepto

El ltimo paso en la configuracin es asignar el asiento contable al concepto.

1
Ve al men Contabilizacin y selecciona la opcin Asignacin (Concepto >>Asiento contable).

2
Asigna el asiento contable al concepto. Haz clic en el botn .

3
Haz clic en el botn Cerrar.

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Operacin diaria

Contabilizacin

Procesos y Herramientas

Extras Extras

Contabilizacin
Elaboracin de plizas
Es la generacin de las plizas en CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA donde podrs confirmar si las plizas se crearon correctamente antes de enviarlas al sistema contable.

Ve al men Contabilizacin y Haz clic en el botn Aceptar para Captura el rango de fechas de los selecciona la opcin Elaboracin cerrar la ventana de recomendacin documentos que se contabilizarn. de plizas. de respaldo.

4
Selecciona qu tipo de documentos se contabilizarn.

5
Selecciona si generars las plizas de todos los documentos o slo de los que no han sido contabilizados.

6
Captura la fecha de contabilizacin, sta aplicar slo si as lo especificaste en el asiento contable.

Especifica los folios que tendrn las Captura el nombre y ruta de la Haz clic en el botn Procesar y si lo plizas generadas. bitcora o acepta el que se sugiere deseas visualiza el resultado en el por omisin. bloc de notas o en Excel.

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Operacin diaria

Contabilizacin

Procesos y Herramientas

Extras Extras

Cargado de plizas
Es el envo de las plizas de CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA hacia CONTPAQ i CONTABILIDAD donde se realizar la afectacin contable.

1
Ve al men Contabilizacin y selecciona la opcin Cargado de plizas a CONTPAQ i CONTABILIDAD.

2
Haz clic en el botn Aceptar para cerrar la ventana de recomendacin de respaldo.

3
Captura el rango de fechas de las plizas a generar.

4
Selecciona el tipo de plizas a generar y captura el rango de folios.

Haz clic en el botn Procesar y si lo Captura la ruta de la bitcora. deseas visualiza el resultado en el bloc de notas o en Excel.

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Operacin diaria

Contabilizacin

Procesos y Herramientas

Extras Extras

Cargado de base gravable de IVA a CONTPAQ i CONTABILIDAD

Es el envo de las plizas de CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA hacia CONTPAQ i CONTABILIDAD donde se realizar la afectacin contable.

1
Ve al men Contabilizacin y selecciona la opcin Cargado de base gravable de IVA a CONTPAQ i CONTABILIDAD.

2
Haz clic en el botn Aceptar para cerrar la ventana de recomendacin de respaldo.

3
Captura el rango de fechas, el tipo de pliza y el rango de folios.

Qu pasa si no est instalado CONTPAQ i CONTABILIDAD y CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA en la misma computadora?

Haz clic en el botn Procesar y si lo deseas visualiza el resultado en el Podrs realizar la contabilizacin enviando las plizas a un archivo TXT para despus cargarlas en CONTPAQ i CONTABILIDAD. bloc de notas o en Excel. 1. Ve al men Contabilizacin y selecciona la opcin Elaboracin de plizas a TXT. 2. Captura el rango de fechas el tipo de pliza y el rango de folios. 3. Marca la casilla Incluir el Clculo de la Base Gravable del IVA para que se incluya dicho clculo. 4. Haz clic en el botn Procesar. Nota: Toma nota de la ruta y el nombre del archivo generado ya que es el que cargars en CONTPAQ i CONTABILIDAD. 5. Cierra la ventana.

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Operacin diaria

Contabilizacin

Procesos y Herramientas

Extras Extras

Eliminar la contabilizacin
Elimina las plizas de CONTPAQ i CONTABILIDAD y que fueron enviadas desde CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA.

Ve al men Contabilizacin y selecciona la opcin Eliminacin de la Selecciona el rango de fechas de las contabilizacin. plizas a eliminar, opcionalmente podrs seleccionar un concepto en particular o eliminar las plizas de todos los conceptos.

3
Haz clic en el botn Procesar y si lo deseas visualiza el resultado en el bloc de notas o en Excel.

4
Cierra la ventana.

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Operacin diaria

Contabilizacin

Procesos y Herramientas

Extras Extras

Reportes de contabilizacin
Dentro del men Contabilizacin, encontrars un grupo de reportes que te permitirn ver el estado de los documentos contabilizados.

Listado de segmentos contables

Estado contable

Muestra el listado de documentos Muestra todos los segmentos por fecha y concepto e indica si ya Muestra el listado de plizas de contables asigandos a los Clientes, fue contabilizado o no, as como la CONTPAQ i CONTABILIDAD asociadas con los documentos Productos, Servicios, Paquetes, pliza con la que se contabiliz. en CONTPAQ i FACTURA Almacenes y Conceptos. ELECTRNICA.

Plizas y documentos asociados

Anlisis de IVA (por factura / por documento de pago)

Conciliacin CONTPAQ i CONTABILIDAD

Muestra una conciliacin de los documentos en CONTPAQ i FACTURA Estos reportes muestran un listado ELECTRNICA contra las plizas en CONTPAQ i CONTABILIDAD. de documentos (factura o pagos) con el desglose de las diferentes Aqu vers cules documentos se encuentran en los dos sistemas y cules se encuentran en slo uno de ellos. tasas de IVA.

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Operacin diaria

Contabilizacin

Procesos y Herramientas

Extras

Procesos peridicos
Respaldar y restaurar
Respaldar empresa El respaldo es una copia de seguridad de tu empresa que se genera en un archivo, mismo que posteriormente podrs quemar en un CD o copiar a un servidor.

1
Haz clic en el botn Catlogo de empresas de la barra de herramientas.

2
Selecciona la empresa deseada y haz clic en el botn Respaldar.

3
Haz clic en el botn Procesar.

Terminado el proceso, se regresar nuevamente a la ventana "Abrir Empresa" con el listado de las empresas.

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Operacin diaria

Contabilizacin

Procesos y Herramientas

Extras

Restaurar empresa Restaurar es el procedimiento para recuperar los respaldos creados anteriormente.

1
Haz clic en el botn Catlogo de empresas de la barra de herramientas.

2
Selecciona la empresa deseada y haz clic en el botn Restaurar.

3
Selecciona el respaldo a restaurar. Observa que cada respaldo tiene la fecha en la que se realiz.

4
Haz clic en el botn Procesar.

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Contabilizacin

Procesos y Herramientas

Extras

Reportes
Los reportes permiten mostrar informacin almacenada en CONTPAQ i FACTURA ELECTRONICA. Aqu podrs encontrar reportes de ventas, catlogos e informes al SAT. La mayora de los reportes se encuentran en el men Reportes, y algunos en el men Contabilizacin. Para ejecutarlos, slo seleccinalos de la lista. Una vez ejecutado el reporte selecciona los filtros y haz clic en el botn Continuar.

Dependiendo del reporte que ests ejecutando sern los filtros que debas indicar. Selecciona la salida del reporte que puede ser: en disco, pantalla o impresora y haz clic en el botn Aceptar.

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Contabilizacin

Procesos y Herramientas

Extras

As se ver el reporte si seleccionaste la salida en pantalla.

Desde aqu puedes realizar diversas acciones:

Con este botn imprimes el reporte. Con este botn cierras el reporte.

Hoja Electrnica
Con la informacin aqu presentada conocers cmo crear modelos en Excel utilizando la Hoja Electrnica. La Hoja Electrnica es un modelo en Excel que extrae informacin del sistema para permitirte crear reportes a la medida.

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Contabilizacin

Procesos y Herramientas

Extras

Ve al men Reportes y selecciona la Haz clic en el botn Nuevo para Captura una descripcin y nombre opcin Hoja Electrnica. crear un nuevo modelo. del archivo.

4
Guarda los cambios. El modelo aparecer en la lista de hojas electrnicas instaladas.

5
Selecciona el modelo y haz clic en el botn Ejecutar.

6
Asegrate de habililtar el uso de las macros en Excel.

Al ingresar al modelo de Excel, realiza las siguientes acciones:

1. Haz clic en el botn Insertar empresa. 2. Selecciona de la lista la empresa que deseas y haz clic en el botn Insertar. Se mostrar la empresa en la lista. 3. Cierra la ventana Insertar empresa haciendo clic en el botn Cancelar.

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Contabilizacin

Procesos y Herramientas

Extras

Pestaa Funciones En esta pestaa encontrars un listado de las funciones que podrs utilizar para extraer informacin del sistema.

De igual forma se encuentran ejemplos y descripciones de cada una de ellas. Ejemplo: La funcin Dato_Documento extrae informacin de documentos.

Los parmetros que recibe esta funcin son: Num Docto que corresponde al folio del documento. Num Serie que corresponde a la serie del documento. Docto Modelo corresponde al tipo de documento. (Para esto consulta la tabla DOCUMENTO MODELO que se encuentra al final de la misma hoja Funciones). Por ejemplo el 4 corresponde a las Facturas.

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Contabilizacin

Procesos y Herramientas

Extras

Dato Documento indica qu informacin extraers del documento. (Para esto consulta la tabla DATOS DOCUMENTO que se encuentra al final de la misma hoja Funciones. Por ejemplo el 2 corresponde a la Razn Social del cliente al que se le factur.) El ltimo dato indica el nmero de la empresa insertada en la hoja Parmetros.

Cmo insertar la funcin

1
Selecciona la celda Nomeclatura y presiona las teclas <Ctrl + C> para copiarla al portapapeles.

2
Selecciona la Hoja 1 y la celda donde pegars los valores.

5
Guarda los cambios y cierra el archivo de Excel.

4
Sustituye los parmetros por los valores requeridos.

3
Haz clic en el botn Pegar y selecciona la opcin Pegar valores.

En este ejemplo, se extrae el Folio 1, con Serie C, tipo de documento 4 que corresponde a Facturas, el dato documento 2 correspondiente a la razn social, y la empresa nmero 1 que se insert en la hoja parmetros. Como resultado se mostrar la Razn Social del cliente de esa factura.
Utiliza diferentes funciones para extraer ms informacin, incluso puedes combinarlo con funciones de Excel para obtener promedios, sumas, frmulas, tablas dinmicas o incluso grficas.

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Contabilizacin

Procesos y Herramientas

Extras

Procesos especiales
Timbrado / Emisin masiva
Este proceso te permite timbrar y/o entregar los CFDI o bien, emitir y/o entregar los CFD considerando un rango de fechas o un rango de folios. Slo debes capturar, en la pestaa 1. Emisin/Timbrado, la contrasea del certificado y la informacin de entrega, misma que puede ser tomada del catlogo de clientes. En la pestaa 2. Entrega el proceso te permite generarlos como copia e incluir los documentos cancelados. Tambin puedes indicar los formatos para impresin, la ubicacin en disco de los archivos a generar y el formato amigable a utilizar. Una vez que configuraste la emisin, haz clic en el botn "Emitir/Timbrar y Entregar" para ejecutar el proceso.

Para ejecutar este proceso, ve al men Empresas, submen Procesos y selecciona Emisin/Timbrado masivo de CFD s/CFDIs.

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Contabilizacin

Procesos y Herramientas

Extras

Aviso al SAT de la cancelacin de CFDI

Este proceso te permite notificar al SAT sobre todos los CFDI cancelados en CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA. La cancelacin de CFDI se realiza en 2 pasos: Cancelar el CFDI en CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA. (abre la factura y haz clic en el botn Cancelar. Notificar al SAT sobre la cancelacin del CFDI. Este procedimiento se hace con la Cancelacin masiva de CFDI.

Para realizar la cancelacin de timbres, ve al men Empresas, submen Procesos y selecciona la opcin Aviso al SAT de la Cancelacin de CFDI, selecciona el rango de fechas, el concepto, captura la contrasea del certificado y haz clic en el botn Procesar.

Al trmino del procedimiento se mostrar una bitcora con los resultados de la cancelacin en la ruta de la empresa y en la carpeta Timbres Cancelados se generar el Acuse con extensin XML. Si utilizas diferentes certificados (cada uno asignado a conceptos diferentes) en una misma empresa, no selecciones la opcin Todos en el campo Concepto sino que debers realizar la cancelacin por cada uno de los conceptos.

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Contabilizacin

Procesos y Herramientas

Extras

Informe mensual al SAT

Este proceso genera un informe con el formato requerido por el SAT a partir de los documentos creados en CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA. Selecciona el Ejercicio, Periodo y tipo de documentos a mostrar en el informe. Posteriormente, haz clic en el botn Procesar. Para ingresar a esta opcin ve al men Empresas, submen Procesos.

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Contabilizacin

Procesos y Herramientas

Extras

Afectar saldos
Este proceso actualiza las estadsticas, saldos de documentos y acumulados con base en los documentos capturados en la empresa y slo debes indicar el rango de fechas en el que deseas realizar la afectacin y hacer clic en el botn Procesar.

Reclculo de acumulados
Este proceso inicia en cero los saldos y estdisticas de todos los clientes o de los servicios, y vuelve a calcularlos reafectando todos los documentos existentes. Slo debes indicar el ejercicio, periodo y rango de fechas en las que deseas se realice el reclculo, seleccionar si ser para clientes o para servicios, indicar el rango de cdigos que deseas considerar y hacer clic en el botn Procesar.

Debido a que la Afectacin de saldos y el Reclculo de acumulados son procesos irreversibles, el sistema te sugiere realices un respaldo antes de ejecutarlos. Para referencia el sistema genera una bitcora con los resultados de la ejecucin de cada proceso.

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Contabilizacin

Procesos y Herramientas

Extras

Herramientas
Vistas
Las Vistas son un resumen de los registros de los catlogos y de los documentos que se registran en CONTPAQ i FACTURA ELECTRONICA. Ambos mdulos incluyen sus propias vistas y la informacin que renen puede variar, pues depender del catlogo o del documento al que corresponda. Estas vistas son configurables, de forma que puedes indicarle al sistema si deseas utilizarlas o no. Para lograrlo, ve al men Configuracin y selecciona la opcin Redefinir empresa. Una vez activa la ventana haz clic en la pestaa Vistas; o bien presiona las teclas <Atl+7>.

Por omisin, el sistema tiene marcado el uso de las vistas para los catlogos y documentos; sin embargo, las vistas pueden configurarse para que slo aparezcan las que necesites. Para lograrlo, haz clic sobre la casilla del mdulo que deseas que no utilice las vistas. Una vez realizada la configuracin guarda los cambios.

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Contabilizacin

Procesos y Herramientas

Extras

Cuando se tiene configurado acceder a los catlogos o documentos por medio de una vista, podrs exportar la informacin, enviarla a Excel as como configurar filtros que te ayuden a localizar los datos de una manera ms rpida y efectiva.

Cada vista tiene una serie de pestaas predefinidas donde podrs consultar informacin especfica ya filtrada.

Hay pestaas que son comunes Dentro de las vistas tambin podrs entre todos los catlogos asi como realizar bsquedas incrementales en los documentos; dependiendo de informacin por columnas. de la informacin que contiene cada uno son las variantes que se presentan.

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Contabilizacin

Procesos y Herramientas

Extras

Interfaz configurable
Dentro de la pestaa Usuario puedes agregar campos extras. Esta opcin est disponible dentro de los catlogos Clientes y Servicios, tambin se encuentra en los documentos y movimientos.

Presiona las teclas <Ctrl+F5> para habilitar el modo Interfaz Configurable y puedas agregar, modificar o eliminar campos extras y etiquetas.

Haz clic derecho sobre el rea donde desees agregar el dato y selecciona del men flotante el tipo de campo que deseas incluir. Puedes agregar hasta un mximo de 3 campos de texto, 4 campos de importe y 1 campo de fecha.

Puedes visualizar las propiedades del campo haciendo clic derecho sobre el objeto; del men flotante debe seleccionar la opcin Propiedades. Especifica las caractersticas del texto extra que ests insertando, as como la mascarilla que utilzar. Utiliza la informacin aqu presentada para que realices una configuracin correcta de la mascarilla. Para continuar trabajando con CONTPAQ i FACTURA ELECTRONICA es necesario salir del modo Interfaz Configurable presionando las teclas <Ctrl+F5>.

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Operacin diaria

Contabilizacin

Procesos y Herramientas

Extras

Otras herramientas
Barra de accesos directos
Con la barra de accesos directos puedes ir rpidamente a los documentos, catlogos y reportes ms utilizados en el sistema. Por omisin esta barra est habilitada pero si deseas dejar de utilizarla basta con que selecciones del men Ver la opcin Barra de Accesos Directos y esta desaparecer.

Bitcora

La bitcora de la empresa te permite conocer de forma rpida las operaciones que se han realizado en el da. Adems, puedes configurar qu columnas inlcuir en esta vista, el orden de aparicin; as como exportar los datos a un archivo texto o enviarlos directamente a Excel.

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Operacin diaria

Contabilizacin

Procesos y Herramientas

Extras

Para visualizar dicha informacin es necesario especificar algunos datos en la configuracin de la bitcora de operaciones, que se localiza dentro del men Configuracin.

Asegrate de realizar la siguiente configuracin:

3
Al terminar la configuracin, haz clic en el botn Aceptar.

Marca la casilla para cada opcin Repite el proceso para cada una de que quieras habilitar. las pestaas.

De esta forma si el usuario, por ejemplo, borr un documento al consultar la bitcora de las operaciones del da se mostrar la accin efectuada.

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Operacin diaria

Contabilizacin

Procesos y Herramientas

Extras

Calculadora

Cuando requieras realizar el clculo de algn importe, no necesitas salir de la aplicacin ni navegar por tu computadora para localizar la calculadora de Windows. Desde el men Ver tienes un acceso rpido a esta herramienta.

Calendario

Y para consultar una fecha o una hora puedes desplegar fcilmente el calendario. Desde el men Ver tienes un acceso rpido a esta herramienta.

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Operacin diaria

Procesos y Contabilizacin Herramientas

Extras Extras

Utileras
Las utileras son procesos exclusivos, que te permiten darle mantenimiento correctivo y preventivo a la informacin de tu empresa. Antes de ejecutarlas verifica que ningn usuario est trabajando en la empresa y realiza un respaldo de la informacin de la misma. Las utileras de CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA se localizan dentro del men Empresas, submen Utileras.

Verificacin de documentos
Para qu sirve Calcular nuevamente los tota les del documento, considerando el neto, descuentos, impuestos y el total Calcular nuevamente el saldo pendiente del documento.

Cundo utilizar Puedes ejecutarla cuando los importes de los documentos no coincidan o despus de ejecutar otra de las utileras disponibles.

Qu hacer Basta con que especifiques los datos de la ventana y al finalizar haz clic en el botn Procesar.

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Operacin diaria

Contabilizacin

Procesos y Herramientas

Extras Extras

Saldo cero
Para qu sirve Borrar todos los documentos de la empresa, pero conservando los catlogos. Cundo utilizar Cuando la base de datos ha crecido mucho y deseas reducirla; o bien quieres hacer una empresa nueva con los mismos catlogos.

Qu hacer Basta con que hagas clic en el botn Procesar para ejecutarla.

Reconstruccin de ndices
Para qu sirve Generar los ndices de las tablas de la base de datos. Cundo utilizar Despus de haber ejecutado alguna utilera. Al presentarse un apagn de luz. Cuando exisiti una desconexin de la base de datos. Qu hacer Selecciona la empresa en la cual deseas que se efecte el proceso y haz clic en el botn Recuperar ndices.

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Operacin diaria

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Procesos y Herramientas

Extras Extras

Campos extra
Los Catlogos Clientes y Servicios, as como los Documentos y Movimientos permiten utilizar 4 importes, 3 textos y 1 fecha extra., mismos que podrs asignarles el nombre que quieras y utilizarlos para almacenar la informacin que requieras. Para el caso de los Clientes, Servicios y Documentos podrs configurar los campos extras desde la pestaa Usuario y al presionar las teclas <Ctrl + F5> entrars al modo Interfaz Configurable. Consulta el tema Interfaz Configurable de la Seccin Procesos y Herramientas. Para el caso de los campos extras en movimientos ve al men Configuracin, submen Conceptos y selecciona el tipo de concepto a editar. Ejemplo: Factura.

1
Selecciona el cdigo del concepto que deseas editar.

2
Selecciona la opcin Escritura en los campos extra que deseas utilizar.

3
Haz clic en el botn Guardar y cierra la ventana.

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Extras Extras

Enseguida ve al men Configuracin y selecciona la opcin Nombres de los campos extras de movimientos.

En la seccin Nombres de los textos extras podrs capturar el nombre de las etiquetas para los campos extras.

Al finalizar acepta los cambios. As, al crear los movimientos de una factura, podrs capturar el campo extra que configuraste.

Editor de formas preimpresas

El Editor de Formas es una Herramienta que te permite crear y editar plantillas para la impresin de tus documentos.

Ve al men Empresas y selecciona la opcin Editor de Formas. La manera ms sencilla de crear una forma es tomar como base una existente.

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Extras Extras

1
Haz clic en el botn Nuevo.

Selecciona la forma preimpresa Haz clic en el botn Aceptar. deseada.

Observa que la forma est dividida en reas. Identificars el inicio de cada una con una franja amarilla.

Partes de la forma preimpresa

Encabezado Detalle Subdetalle Pie La primera es el Encabezado que corresponde a los datos principales del documento, como la informacin del cliente, folio y fecha del documento entre otros. Enseguida est el detalle, donde se insertan los campos de los movimientos, como el cdigo y nombre del producto, precio, cantidad, e importes del movimiento. En el subdetalle se incluye informacin extra de cada movimiento, como observaciones, referencias textos extras del movimiento. En el pie de pgina se encuentran los totales del documento, la cantidad protegida y observaciones generales del documento.

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Qu hacer

1
Inserta una hoja en blanco en tu impresora, enseguida ve al men Archivo y selecciona la opcin Imprimir Cuadricula.

Pon una factura sobre la hoja Haz clic derecho sobre el campo cuadriculada y a contraluz observa que deseas mover y selecciona la la cada de los campos. Utiliza las opcin Propiedades. reglas superior e inferior para ubicar la cada de los campos.

Utiliza este botn para probar Captura el rengln y la columna Haz clic en el botn Aceptar de la la forma preimpresa que acabas de inicial del campo, as como su ventana Propiedades de Etiquetas. configurar. longitud y justificacin, si se trata de una etiqueta aqu podrs cambiar el texto de la misma. Utiliza estos botones para agregar etiquetas y campos nuevos:

Asignar forma a un concepto

Ve al men Configuracin, Haz clic en el botn F3 del campo Haz clic en el campo Forma submen Conceptos y selecciona Cdigo y selecciona concepto al preimpresa y selecciona la forma el tipo de concepto al que deseas que le asignars la forma. que creaste. asignarle la forma preimpresa.

4
Guarda los cambios y cierra la ventana.

La prxima vez que imprimas un documento de este concepto, se utilizar por omisin esta forma preimpresa.

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