CENTRO DE EXCELENCIA UNIVERSIDAD AUTONOMA DE TAMAULIPAS

Presenta : ADMINISTRACIN DEL TIEMPO

LIC. SILVIA ARAGN SIERRA MDO

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Introduccin Conceptos . La Administracin del Tiempo como Habilidad Gerencial Clave - Qu es el tiempo? -Mitos sobre la administracin del tiempo - Mi administracin personal con el tiempo - Modelos de administracin del tiempo Beneficios de la administracin del tiempo Consejos prcticos Las cuatro generaciones del tiempo Administrndonos en el cuadrante dos Uso de la Agenda La delegacin Afilar la sierra
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INDICE

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OBJETIVO GENERAL:
Desarrollar en los participantes la habilidad administrar su tiempo adecuadamente, con base a sus metas, roles , valores y prioridades a nivel personal y profesional.

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Introduccin
Metas generales Adquirir conciencia de que la administracin del tiempo depende totalmente del control de los propios hbitos. Revisar y analizar diferentes metodologas de uso del tiempo. Revisar conceptos de correcta aplicacin del uso del tiempo. Identificar a travs de instrumentos de auto evaluacin, formas para mejorar el uso del tiempo que hacen actualmente. Conocer el uso de herramientas complementarias de apoyo para controlar el uso del tiempo.
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INTRODUCCIN
Cuando concebimos la necesidad de controlar el tiempo, en realidad lo que deseamos administrar (manejar) son los acontecimientos que suceden y dan sentido a ste tiempo que es un intangible que se concreta en los eventos que ocurren mientras la vida camina incesante hacia la muerte.

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Definiciones:
Administracin del tiempo es el arte de hacer que sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades. Cmo el tiempo no existe en s, la administracin del tiempo es la administracin de s mismo;

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DEFINICIONES
Es un proceso continuo en el cual suceden eventos que vienen del pasado, pasan por el presente y van hacia el futuro. Diccionario Webster

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ADMINISTRACIN DEL TIEMPO

Es un conjunto de habilidades prcticas que te ayudan a usar tu tiempo de la manera ms efectiva y productivamente posible. Te ayuda a reducir el estrs del trabajo , por ser ms productivo y tener ms control de tu tiempo, esto te asegura que tendrs ms tiempo para relajarte fuera del trabajo

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Administracin efectiva del tiempo:

Proceso mediante el cual se planifica, organiza, dirige y controla el uso del tiempo para lograr nuestros objetivos.

La propia naturaleza del tiempo hace necesaria su administracin y correcto aprovechamiento. Esto es debido a los siguientes factores:

No puede ser detenido

No puede ser acumulado

No puede ser estirado

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El ayer se fue para siempre, el da de hoy durar un instante, el maana depende de lo que se haga hoy

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VENTAJAS DE LA ADMINISTRACIN DEL TIEMPO

Incrementar rendimiento Realizar todas las actividades Tener ms tiempo Aumentar capacidad Tomar el control de acciones Ahorrar energa Aumentar responsabilidad Minimizar el estrs Cumplir acciones Mejorar hbitos Superacin personal Examinar actividades Invertir el tiempo en actividades importantes. ______Material propiedad de Aragn Sierra Consultores______ Mayor satisfaccin

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Desperdiciadores de tiempo
Es cualquier cosa que impida que una persona alcance sus objetivos. Externos: provocados por otras personas, factores Internos: provocados por nosotros mismos.

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Desperdiciadores de tiempo externos

Excesivo flujo de papeles Telfono Chat / Internet Televisin Visitas Reuniones Fallas de comunicacin Polticas y procedimientos. Falta o exceso de informacin Dormir
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EJERCICIO LADRONES DE SU TIEMPO

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Dedico tiempo a las cosas importantes para m

De acuerdo a lo que es importante para m es que establezco las prioridades. Qu aspectos valora?
Profesional Financiero Familiar Social Espiritual Intelectual Fsico

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EJERCICIO PIE DEL TIEMPO

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Las Cuatro Generaciones de la Administracin del Tiempo.

GENERACIN I.La primera generacin podra caracterizarse por las notas y las listas de tareas, que tendran que proporcionar cierto reconocimiento y totalidad a los mltiples requerimientos planteados a nuestro tiempo y nuestra energa GENERACIN II.LLEGAN LAS AGENDAS TRADICIONALES.

La segunda generacin podra caracterizarse por agendas, por esto refleja el intento de mirar hacia delante, programar los acontecimientos y las actividades del futuro.
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GENERACIN III.La TERCERA generacin Se basa en la planeacin, priorizacin y control Se centra en la administracin, el control y el logro individualista Las personas asumen la responsabilidad de los resultados
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GENERACIN IV.La Cuarta generacin

Refleja el campo actual de la administracin del tiempo. Suma a las generaciones precedentes la de priorizar, de clarificar valores. Se centra en el establecimiento de metas, objetivos, a largo, mediano y corto plazo SE BASA EN CLARIFICAR TUS VALORES GOBERNANTES Y PRIORIZA ACTIVIDADES.
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SAS2

CUARTA GENERACIN

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DEMASIADOS COMPROMISOS
ADMINISTRACIN POR CRISIS La Tirana de lo Urgente

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Diapositiva 21 SAS2 POrcentajes

Silvia Aragn Sierra, 25/11/2002

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Matriz de Administracin del Tiempo

Urgente / Importante No Urgente / Importante

Urgente / No Importante

No Urgente / No Importante

Tiempo de calidad
Un aprovechamiento adecuado del tiempo permite al gerente disfrutar de su trabajo y su descanso.

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CONSEJOS PRCTICOS DE ADMINISTRACIN DEL TIEMPO

Delegacin

Delegar lo ms posible, siempre recordando que la responsabilidad final es tuya. Siempre asegurarse que las instrucciones para las actividades delegadas sean claras y entendibles. Apuntar las tareas asignadas para tener un control sobre ellas.
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LA DELEGACIN: AUMENTANDO P Y CP
Logramos todo lo que hacemos por medio de la delegacin: en el tiempo o en otras personas. Si delegamos en el tiempo, pensamos en trminos de eficiencia. Si delegamos en otras personas, pensamos en trminos de efectividad. Transferir la responsabilidad a personas aptas y adiestradas
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DELEGACIN EN RECADEROS

Existen bsicamente dos tipos de delegacin: la delegacin en recaderos y la delegacin en encargados. La delegacin en recaderos significa vaya a buscar esto, vaya a buscar aquello, haga esto, haga aquello, y avseme cuando est hecho.

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DELEGACIN EN ENCARGADOS
La delegacin en encargados se centra en los resultados y no en los mtodos. Permite a las personas elegir sus mtodos y las hace responsables de los resultados.

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PROCESO DE LA DELEGACIN
1.Resultados deseados: Crear una comprensin mutua y clara de lo que hay que lograr, concentrndose en el qu y no en el cmo; en los resultados, no en los mtodos. Dedicar tiempo. Ser paciente. Visualizar el resultado deseado. 2.Directrices: Identificar los parmetros dentro de los cuales debe operar el individuo. stos sern los menos posibles para evitar la delegacin de mtodos, pero entre ellos tienen que contarse algunas restricciones importantes. Sealemos las rutas potenciales de fracaso, lo que no hay que hacer, pero no digamos qu hay que hacer.
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3.Recursos:

Identificar los recursos humanos, econmicos, tcnicos u organizacionales con los que la persona puede contar para el logro de los resultados deseados.

4.Rendicin de cuentas: Establecer las normas de

rendimiento que se utilizarn en la evaluacin de los resultados, y los momentos especficos en que esa evaluacin tendr lugar.

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5.Consecuencias: Especificar lo que suceder, lo bueno, y lo malo, como resultado de la evaluacin. Entre las consecuencias pueden contarse las recompensas econmicas, las recompensas psicolgicas, las diferentes asignaciones de tareas y los resultados naturales ligados a la misin general de la organizacin.
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SAS11

Ejercicio de Delegacin
1.Resultados deseados: 2.Directrices: 3.Recursos:. 4.Rendicin de cuentas: 5.Consecuencias:
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Diapositiva 32 SAS11 ejercicio de delegacin Escriba un caso real de delegacin en su trabajo

Silvia Aragn Sierra, 25/11/2002

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Barreras psicolgicas de la delegacin:

Soberbia: Inseguridad: Miedo: Necesidad de comodidad Exceso de control Perfeccionismo: Mala planificacin: Poca eficiencia:

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EJERCICIO
MANEJO Y USO DE AGENDA

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SAS8

CONVIRTINDOSE EN UN AUTOADMINISTRADOR DE CUADRANTE II

La organizacin del cuadrante II implica cuatro actividades clave:

Identificacin de roles:
La primera tarea consiste en poner por escrito los roles clave. No es necesario que se definan los roles correspondientes al resto de la vida, se debe limitar a considerar nicamente la semana y poner por escrito las reas en las que se dedicar tiempo durante los prximos siete das. Ejemplos del modo en que la gente puede verse en sus diversos roles:

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Seleccin de metas:
El paso siguiente consiste en pensar dos o tres resultados importantes que se cree tiene que lograr en cada rol durante los siete das siguientes, los cuales sern registrados como metas.

Programacin temporal:
Ahora se considera la semana que tiene ante s, con las metas en mente y programando el tiempo para alcanzarlas. Por ejemplo si se establece la meta de mejorar el estado fsico mediante ejercicios, puede reservarles una hora, tres o cuatro das por semana. Hay algunas metas que slo se pueden alcanzar durante el horario de trabajo. Despus de haber identificado los roles y establecido las metas, se puede trasladar cada meta a un da especfico de la semana, sea como prioridad o, lo que es incluso mejor, con una asignacin horaria concreta.
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Diapositiva 35 SAS8 Agenda Covey VIERNES 1 HORA Y MEDIA

Silvia Aragn Sierra, 27/05/2004

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Adaptacin Diaria:
Con la organizacin semanal del cuadrante II, la planificacin diaria se convierte en una funcin de adaptacin diaria, de dar prioridad a actividades y de responder a acontecimientos relaciones y experiencias imprevistos de un modo significativo. VIVIRLO Si el primer hbito dice tu eres el programador, y el segundo hbito formula el programa, lo que promulga el tercer hbito es vive el programa.
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EN LA AGENDA DEBE HABER .

COHERENCIA: sugiere que haya armona, unidad e integridad entre visin y misin, roles y metas, prioridades y planes, deseos y disciplina. EQUILIBRIO: mantener un equilibrio en la vida, de forma que no se descuiden reas importantes como la Salud, la familia, la preparacin profesional o el desarrollo personal. CENTRARSE EN EL CUADRANTE II: aplicar la organizacin semanal, ya que la clave no es dar prioridad a lo que est en la agenda, sino ordenar en la agenda las prioridades, y esto puede hacerse mejor en el contexto de la semana.
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FLEXIBILIDAD: Hay que acondicionar la herramienta de planificacin a nuestro estilo, necesidades y mtodos particulares. SER PORTATIL: llevar la herramienta con nosotros en todo momento, para poder analizarla o en su caso modificarla DIMENSION HUMANA: esto implica pensar en trminos de efectividad en el trato con las personas.

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Administracin de actividades
Planear las actividades Diseo de Objetivos Planes de contingencia.

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Administracin de actividades
Puedo realizar una planificacin eficaz si:
Reviso mis metas y establezco tareas diarias especficas. Determino el tiempo que tomar realizar cada tarea. Anticipo los obstculos a los que me enfrentar. Organizo mis tareas por orden de prioridad.

Para establecer mis metas de una manera adecuada es necesario que:

Estn en lnea con mis valores. Sean de tiempo definido. Estn definidas clara y especficamente. Sean completamente mas. Sean realistas.
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Eficiencia en el trabajo
Efectividad de tiempo en el trabajo Arreglo de los espacios de trabajo Interrupciones

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Administracin del tiempo y variables que intervienen

Asertividad Anlisis y solucin de problemas Estilo de Liderazgo Cultura Cambios organizacionales En la delegacin :
Habilidades, capacidades , conocimiento del equipo de trabajo Madurez del subordinado Una buena seleccin
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Comunicacin y Asertividad
Caractersticas de la buena comunicacin ________________________________________ Saber decir no Por qu no podemos decir no Buscamos aprobacin y aceptacin Tenemos miedo de ofender No podemos abandonar un proyecto No se nos ocurre ninguna excusa No somos capaces de negociar No podemos decir no al jefe
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AFILAR LA SIERRA
Visin/Misin personal Fsico (vivir, salud) Mental (aprender, creacin profesional) Espiritual (dejar un legado, crecimiento espiritual) Social (amar, afecto , amistades) Econmico LABORAL
COLLAGE
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BIBLIOGRAFA
Apuntes y materiales de Aragn Sierra Consultores silviaaragon@prodigy.net.mx Covey Stephen R ,.Los siete hbitos de le gente altamente efectiva Lo primero es lo primero, Editorial Paidos. Mxico, 1995 Rodrguez E Mario . Serie de capacitacin integral. Administracin del tiempo, Editorial El manual moderno. Segunda edicin, Mxico, 1995 Lewis M,y Graham Kelly .La eficiencia administrativa . Editorial Norma . Desarrollo gerencial. Colombia.1998 Viedma, Jos Ma. (1992) La excelencia empresarial. Mc. Graw Hill. Mxico.
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