2011

Sistema de Control Documental Manual del Usuario

Lic. Juan Carlos Ziga Rodrguez Versin 1.0 2011

Sistema Control Documental

INDICE TEMA Pgina 3 5 6 8 10 11 13 16 17 19

Acerca de Ingresar al Sistema Conociendo la Pantalla de Trabajo Consultar Documentos Consultar Historial Crear Documento Editar Documento Inactivar Documento Bandeja de Entrada Perfil de Usuario

2 / 20

Sistema Control Documental

Acerca De El sistema de control documental permite a la organizacin establecer una estructura de documentos ordenada por Unidades de Negocio y Departamentos, el objetivo es brindar a los usuarios de cada empresa una via de acceso sencilla a los diversos documentos que estan ligados con su desempeo laboral, asi como permitir el control cuando nuevas versiones de esos documentos deban ser compartidas. El siguiente esquema demuestra de manera basica como opera el sistema:

Documento Publicado

Aprobadores Aceptan Documento

Usuario Edita Documento

Todos los documentos que se muestran en la pantalla principal de trabajo tienen estatus de Publicado, y son por lo tanto, los documentos oficiales dentro de la organizacin. Con el tiempo, los procedimientos, reglas o instrucciones que se describen en los documentos son factibles de cambio, ya sea por mejora continua o para ajustarse al entorno empresarial, es entonces cuando un documento requiere ser Editado. Un documento editado no reemplaza automaticamente a un documento publicado, primero debe pasar por un proceso de aprobacion, pero antes de eso, el usuario Editor responsable debe Liberar el documento, entre el proceso de edicion y liberacion, el usuario puede seguir modificando el archivo las veces que considere necesarias, una vez liberado, el documento se envia a la bandeja del usuario Auditor para su aprobacion, despues de liberado el documento no puede ser modificado. El usuario Auditor revisara que el documento cumpla con todas las caracteristicas necesarias para que sea considerado como valido, tales como el numero de revision, el codigo del documento, la fecha y que cuente

3 / 20

Sistema Control Documental

con cada una de las secciones necesarias para su mejor entendimiento, el Auditor podra rechazar el documento si alguno de sus requisitos no se cumple, en tal caso, un correo y avisos mediante el sistema seran activados para que el usuario Editor sepa exactamente por que su documento fue rechazado, si el documento esta correctamente configurado, entonces el auditor procede a aprobarlo. El o los usuarios aprobadores, revisaran que el documento sea congruente en cuanto a su contenido, el aprobador es un usuario especialista en la materia que describe el documento, por lo tanto, tiene autoridad para rechazar o aprobar, en caso de rechazo el sistema actua de igual manera que con el rechazo del auditor, para un documento pueden existir un maximo de 4 aprobadores, cada uno de ellos con la capacidad de rechazar o autorizar. En caso de rechazo (auditor o aprobador) el documento regresa a su estatus de Edicion, y el sistema permite al usuario realizar las modificaciones necesarias, el siguiente esquema ejemplifica este proceso:

SI
Documento en Edicion Documento Liberado Documento Aprobado? Publicar

NO

Finalmente el documento sera publicado cuando todos los aprobadores autoricen el documento, en caso de que exista mas de un aprobador, el documento se publicara hasta que el sistema cuente con la ultima aprobacion.

4 / 20

Sistema Control Documental

Ingresar al Sistema Habra su navegador Internet Explorer, y en la barra de direcciones capture: http://furbania.dyndns.org:82/WebDocs/Default.aspx Pulse <ENTER> para continuar. En la pantalla de inicio de sesion, capture sus credenciales de acceso:

Para desplazarse utilice la tecla TAB, pulsar ENTER despus de capturar la contrasea equivale a dar clic en el botn Ingresar

El acceso al sistema se permite solo a usuarios autorizados.

5 / 20

Sistema Control Documental

Conociendo la Pantalla de Trabajo La pantalla se divide en las siguientes secciones:

Men Unidades de Negocio Departamento Seleccionado

Barra de Iconos

Cabecera de Grilla

Men de Departamentos

Pie de Grilla

Grilla de Documentos

En este ejemplo, el usuario tiene acceso a todas las unidades de negocio, aparece seleccionada la UN USC, tambin tiene acceso a todos los departamentos de esa UN

Men Unidades de Negocio Se despliegan las unidades de negocio a las cuales el usuario tiene acceso, para abrir una unidad de negocio pulse un clic sobre el botn correspondiente. Men de Departamentos Se despliegan los departamentos correspondientes a la unidad de negocio seleccionada, solo se mostraran los departamentos a los que el usuario tiene acceso.

6 / 20

Sistema Control Documental

Departamento Seleccionado Se despliega el nombre del departamento que esta seleccionado actualmente, si no hay departamento seleccionado se despliega el smbolo -. Barra de Iconos Diversas acciones que el usuario puede realizar acorde al tipo de perfil que le fue asignado. Icono Elemento Perfil de Usuario Descripcin Despliega informacion sobre el usuario, UN y Departamentos a los que tiene acceso, opcion para modificar su contrasea de ingreso al sistema, tambien despliega un listado de documentos en edicion y liberados en ese momento. Despliega la bandeja de entrada, ah se muestran los documentos en edicion o liberados, permite el manejo de estos documentos acorde a su estatus. Permite crear un documento nuevo, al crearlo, el documento queda con estatus de EDICION y requiere ser aprobado para su publicacion Abre el archivo seleccionado para su consulta Permite subir al sistema una nueva version del documento, es necesario contar con perfil de EDITOR para realizar esta accion, la nueva version del documento debe ser aprobada para su publicacion Despliega historico de revisiones del documento, razon de los cambios, aprobadores, fechas, etc. Busca un documento en la grilla de documentos actual, sirve para localizar rapidamente un documento sin necesidad de buscarlo pagina por pagina, es necesario elegir un departamento para que la busqueda funcione Permite descargar el mapa asociado al documento seleccionado en la grilla Despliega todos los documentos pendientes de aprobar, y/o documentos rechazados pendientes de liberar por el Editor Permite altas de usuario, cambio de contrasea, correo y abrir o cerrar accesos a Unidades de Negocio / Departamentos Cierra el sistema

Bandeja de Entrada Crear Documento Consultar Documento Editar Documento Consultar Historial Buscar Documento Descargar Mapa Lista de Documentos Pendientes Administracion de Usuarios Cerrar Sesion

Para buscar un documento, primero elige la UN, luego el departamento, despus captura en el cuadro de texto ubicado junto al botn Buscar Documento el nombre o parte del nombre del documento que buscas, por ltimo, pulsa el botn Buscar Documento, si el resultado tiene xito el o los documentos resultantes se desplegaran en la grilla de documentos.

7 / 20

Sistema Control Documental

Consultar Documento Los documentos dentro del sistema estn ordenados en base a la siguiente estructura jerrquica: Unidad de Negocio o Departamento Documento ejemplo 1, que pertenece al

Para ejemplificar, consideremos el documento Documento de compras departamento de Compras, de la unidad de negocio USC.

Para consultar el documento, primero debe seleccionar la unidad de negocio correspondiente, en este caso USC:

En seguida se despliegan los departamentos de esa unidad de negocio a los que el usuario tiene acceso:

Ahora seleccionamos con un clic el departamento donde el documento que deseamos consultar est ubicado, para el ejemplo en cuestin, abriremos el departamento de Compras, con esta accin, se desplegaran los documentos correspondientes en la grilla:

8 / 20

Sistema Control Documental

Los documentos se despliegan en el orden cronolgico en que fueron publicados, puedes ordenarlos por cdigo, documento o revisin haciendo clic en el campo correspondiente en la seccin Cabecera de Grilla, los documentos se agrupan en pantallas de 10 registros, para avanzar de pantalla da clic en el numero de pagina que deseas desplegar en la seccin Pie de Grilla Para consultar el documento: Haz clic en el icono Seleccionar

Luego, pulsa el botn Consultar Documento

Despus de unos momentos el documento se desplegara en pantalla, el tiempo de respuesta depender del tamao del archivo y el trafico de red.
La primera vez que se abre un documento de Office, el sistema pregunta si deseas abrir o guardar el archivo, debes marcar la opcin No volver a preguntar y elegir Abrir el documento, de esta manera, la prxima vez el sistema abrir ese tipo de documento automticamente.

9 / 20

Sistema Control Documental

Consultar Historial El sistema almacena informacin histrica de cada documento, cada que se agrega una nueva revisin automticamente tambin se agrega un registro con lo siguiente: Usuario Editor y Aprobadores (Quin?) Fecha de edicin, liberacin, aprobacin y publicacin (Cundo?) Razn del cambio (Por qu?)

De esta manera, sabremos cuantas veces un documento ha sido editado y por quien, as como sus aprobadores, las fechas y la razn por la que ese documento tuvo que ser reemplazado por una nueva revisin. Para consultar el histrico de un documento (Ubica el documento en la UN > Departamento que corresponda): Haz clic en el icono Seleccionar

Luego, pulsa el botn Consultar Documento

10 / 20

Sistema Control Documental

Crear Documento El sistema permite subir documentos nuevos a la estructura documental existente, para poder crear un documento, es necesario cumplir con estos requisitos: Usuario debe tener perfil de EDITOR Identificar a que UN y Departamento corresponde el nuevo documento El documento debe estar en formato PDF, Excel, Word o PowerPoint

Para crear un documento: Pulsa el botn Crear Documento

La siguiente pantalla se desplegara:

11 / 20

Sistema Control Documental

Cdigo del documento, el cdigo no debe existir previamente en el sistema, si capturas un cdigo existente una ventana de alerta te dar aviso y podrs modificar el valor capturado, la longitud mxima para el cdigo es de 16 caracteres alfanumricos. Titulo del documento, es el nombre del documento con el cual los usuarios podrn identificarlo en la grilla de documentos, la longitud mxima del nombre de documento es de 150 caracteres alfanumricos. Selecciona aprobadores, un listado de usuarios aprobadores ser desplegado en pantalla, debes elegir por lo menos un aprobador, el usuario AUDITOR es elegido automticamente por el sistema, el mximo de aprobadores para un documento es de 4.
El usuario AUDITOR es elegido internamente por el sistema, todos los documentos requieren la aprobacin del equipo Auditor.

Selecciona Ubicacin, elige del rbol la UN y el Departamento donde el documento ser ubicado Archivo a publicar, pulsa el botn Examinar para abrir un cuadro de dialogo que te permitir buscar el documento que deseas subir al sistema, navega por los directorios hasta encontrar tu documento, seleccinalo y pulsa el botn Abrir Mapa a publicar, pulsa el botn Examinar para abrir un cuadro de dialogo que te permitir buscar el mapa que deseas subir al sistema, navega por los directorios hasta encontrar el archivo, seleccinalo y pulsa el botn Abrir
Las cajas de texto Archivo a Publicar y Mapa a publicar se restablecen a espacio en blanco cuando el usuario da clic en un nombre de aprobador, en una UN, o en un Departamento, por eso es recomendable primero seleccionar aprobador, UN>Depto, y al final elegir el documento y el mapa a subir.

Pulsa Aceptar para que los archivos suban al servidor, el documento quedara con estatus de Edicin, un aviso por correo electrnico automtico ser enviado al siguiente personal: Auditores Aprobadores

Posteriormente podrs liberar el documento, reemplazarlo, o cancelar su edicin/liberacin, estas opciones estn disponibles en la Bandeja de Entrada. Si no deseas crear el documento, pulsa el botn Cancelar, o cierra la ventana activa.

12 / 20

Sistema Control Documental

Editar Documento Para editar un documento, se deben cumplir estos requisitos: El usuario debe tener perfil de EDITOR EL usuario debe tener el archivo original en su PC en formato Excel, Word o PowerPoint, as como el mapa asociado al documento

Todos los documentos publicados estn protegidos contra escritura para que no se puedan modificar al momento en que alguien los consulta, editar un documento implica hacerle modificaciones, y para poder realizar esas modificaciones es necesario tener una copia del archivo original (Office) en el disco duro local, para obtener una copia del archivo original consulta el archivo, ya cuando tengas el documento en pantalla haz una copia del mismo utilizando el comando Guardar Como, selecciona la ubicacin y guarda la copia, posteriormente puedes acceder a esa copia y hacerle las modificaciones necesarias, cuando el documento este terminado entonces utiliza la opcin Editar Documento Para editar un documento: Pulsa el icono seleccionar:

Luego, pulsa el botn Editar Documento

13 / 20

Sistema Control Documental

La siguiente pantalla se desplegara:

Razn del Cambio: Captura la razn del por qu este documento va a ser reemplazado por una nueva revisin. Archivo a publicar: pulsa el botn Examinar para abrir un cuadro de dialogo que te permitir buscar el documento que deseas subir al sistema, navega por los directorios hasta encontrar tu documento, seleccinalo y pulsa el botn Abrir Mapa a publicar: pulsa el botn Examinar para abrir un cuadro de dialogo que te permitir buscar el mapa que deseas subir al sistema, navega por los directorios hasta encontrar el archivo, seleccinalo y pulsa el botn Abrir
Las cajas de texto Archivo a Publicar y Mapa a publicar se restablecen a espacio en blanco cuando el usuario da clic en un nombre de aprobador, en una UN, o en un Departamento, por eso es recomendable primero seleccionar aprobador, UN>Depto, y al final elegir el documento y el mapa a subir.

Selecciona aprobadores, un listado de usuarios aprobadores ser desplegado en pantalla, debes elegir por lo menos un aprobador, el usuario AUDITOR es elegido automticamente por el sistema, el mximo de aprobadores para un documento es de 4.
El usuario AUDITOR es elegido internamente por el sistema, todos los documentos requieren la aprobacin del equipo Auditor.

14 / 20

Sistema Control Documental

Pulsa Aceptar para que el archivo suba al servidor, el documento quedara con estatus de Edicin, un aviso por correo electrnico automtico ser enviado al siguiente personal: Auditores Aprobadores

Posteriormente podrs liberar el documento, reemplazarlo, o cancelar su edicin/liberacin, estas opciones estn disponibles en la Bandeja de Entrada. Si no deseas editar el documento, pulsa el botn Cancelar, o cierra la ventana activa.

15 / 20

Sistema Control Documental

Inactivar Documento Cuando sea necesario dar de baja un documento publicado, el sistema permite hacerlo inhabilitndolo, esto provoca que el documento ya no este disponible para los usuarios y solamente quede almacenado internamente. Para inactivar un documento, es necesario tener un perfil de administrador. Utilice el botn Administrar Documentos:

La siguiente pantalla se desplegara:

Capture el cdigo del documento y puse el botn Aceptar El titulo, ubicacin y estatus del documento sern mostrados, para inactivar, desmarque la casilla Activo. Esta pantalla funciona tambin para activar un documento previamente dado de baja, solamente deber marcar la casilla Activo para que el documento nuevamente este disponible en el sistema.

16 / 20

Sistema Control Documental

Bandeja de Entrada La bandeja de entrada te permite visualizar los documentos que tienes en Edicin, as como sus diferentes estatus de acuerdo al proceso en el que se encuentren actualmente. Para ingresar a la bandeja de entrada: Pulsa el botn Bandeja de Entrada

La siguiente pantalla se desplegara:

En esta imagen, el documento Documento de compras ejemplo 1 esta en Edicin, estos son los estatus que un documento puede tener: Icono Elemento Edicion Liberado Documento Rechazado Descripcin El documento esta actualmente en Edicion, se permiten cambios al archivo. El documento ha sido liberado y esta pendiente de aprobacion, no se permiten cambios al archivo. El documento fue rechazado por uno de los aprobadores, el documento fue liberado pero debido al rechazo nuevamente esta en Edicion, se permiten cambios al archivo.

En la grilla de la bandeja, se desplegaran un mximo de 10 documentos por pagina, el modo de avance entre paginas es idntico al de la grilla de documentos.

17 / 20

Sistema Control Documental

En la grilla, se despliega el icono de seleccin, su estatus, cdigo, nombre del documento, fecha de edicin, usuarios que ya aprobaron el documento, usuarios que faltan de aprobar y el nmero de revisin. Puedes ordenar los documentos por cualquiera de los campos que aparecen subrayados en la cabecera de la grilla. A continuacin se describen las diferentes acciones que puedes realizar con un documento: Icono Elemento Consultar Documento Reemplazar Documento en Edicin Cancelar Edicion Descripcin Abre el documento seleccionado para su consulta, cualquier modificacion que se realice no se almacenara en el servidor. Permite sustituir el documento en edicion por un nuevo documento previamente modificado, requiere que el documento no este liberado. Cuando ya no es necesario subir una nueva revision del documento, se debe utilizar esta opcion, la cual cancela la edicion y deja la revision anterior como publicada. Envia el documento a aprobacion, despues de realizar esta accion el documento no se puede reemplazar ni cancelar su edicin, un aviso automatico por correo electronico sera enviado a los involucrados al concluir la liberacion del documento. Para cancelar la liberacin de un documento, es necesario que no este aprobado, si uno de los aprobadores ya autorizo el documento la cancelacion no se puede realizar. Cuando un documento liberado es rechazado por alguno de sus aprobadores, el sistema permite capturar la razon del rechazo, esa razon se puede consultar mediante esta opcion. Permite refrescar la bandeja de entrada, es decir, actualiza el estatus de los documentos desplegados.

Liberar Documento

Cancelar liberacin

Razon del rechazo Actualizar Bandeja

Una vez que el documento sea aprobado por todos, automticamente ser publicado y desaparecer de la bandeja de entrada.

18 / 20

Sistema Control Documental

Perfil de Usuario En esta opcin se despliegan datos del usuario, para ingresar al perfil: Pulsa el botn Perfil de Usuario:

La siguiente pantalla se desplegara:

19 / 20

Sistema Control Documental

Para cambiar tu contrasea de inicio de sesin, captura la contrasea actual, luego la nueva contrasea, por ultimo captura otra vez la nueva contrasea y pulsa el botn Aplicar, para una contrasea valida, debes usar 5 caracteres alfanumricos como mnimo, si los datos son correctos la contrasea ser actualizada. Accesos: Despliega las UNs y Departamentos a los cuales tiene acceso el usuario. Estadsticas: Se despliegan los documentos en Edicin y Liberados que el usuario tiene actualmente en su bandeja. Los diferentes estatus de usuario dentro del sistema son: Icono Bsico Editor Auditor Aprobador Elemento El usuario solamente puede consultar documentos El usuario puede crear documentos nuevos y editar documentos existentes. Usuario que aprueba documentos en base a su estructura Usuario que aprueba documentos en base a su contenido

20 / 20