ADMINISTRACIN

1.- Descripcin De La Empresa

1.1. Razn Social: Per Systems Sociedad Comercial de Responsabilidad Limitada. Localizada en la calle San Jos, No 462 1er piso, en el Centro de Chiclayo, con telfono No 204701, con fecha de creacin 21 Agosto de 2006, y cuyo representante legal es el Sr. Alejandro iquen Sandoval. 1.2. Giro Del Negocio: La empresa se dedica a la comercializacin, distribucin, repotenciacin, representacin y venta de equipos de computo, accesorios y suministros informticos; servicios de consultora en el desarrollo de sistemas y suministros de informtica; instalacin y conexin de redes e Internet. 1.3. Breve Descripcin Histrica: El 21 Agosto del ao 2006, en la ciudad de Chiclayo, distrito de Jos Leonardo Ortiz, se extendi en el registro de escrituras pblicas del Notario, Sr. Jaime Crdenas, una constitucin de Sociedad Comercial De Responsabilidad Limitada, que otorgan al seor . Alejandro iquen Sandoval, representante legal de Per Systems" Sociedad Comercial De Responsabilidad Limitada, pudiendo utilizar la abreviatura Per Systems S.C.R.L. , la misma que tiene una duracin de funcionamiento indeterminada, la cual inicia sus actividades el mismo da de ese pacto (12 de Julio del 2006), y adquiere personalidad jurdica desde su inscripcin en el Registro De Personas Jurdicas De Chiclayo, cuyo nuevo domicilio es en la calle San Jos N 462 1ER piso, del distrito de Chiclayo, departamento de Lambayeque, pudiendo establecer sucursales en cualquier lugar del pas o del extranjero. Este negocio se dedica a la comercializacin, distribucin, repotenciacin, representacin y venta de equipos de computo, accesorios y suministros informticos; servicios de consultora en el desarrollo de sistemas y suministros de informtica; instalacin y conexin de redes;

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mantenimiento y reparacin de equipos de computo; servicio de conexin a Internet; servicios de capacitacin y asesora en el rea informtica; servicios de tipeos en general. Misin de la empresa: Per Systems es Systems una empresa constituida como sociedad de responsabilidad limitada, que ofrece la mejor calidad de hardware y software, mediante la comercializacin de equipos, accesorios y suministros de cmputo e impresoras, as como el mejor servicio tcnico y de mantenimiento de hardware, instalaciones de redes, creacin de pginas web, desarrollo de sistemas, capacitacin en cursos de alto nivel y eventos relacionados con Tecnologas de la Informacin, a clientes de clase media o alta, estudiantes universitarios o de institutos en todas las carreras, en especial de Ingeniera de Sistemas y de Computacin e Informtica, as como profesionales, personas con negocios en crecimiento, instituciones pblicas y privadas que necesiten de nuestros productos y servicios; para lo cual realizamos los procesos de compras, ventas y almacenaje de hardware, venta de software y procesos de matricula en cursos de capacitacin. Contamos con un sistema de red que nos permite el mejor desempeo de la empresa, compartiendo la informacin a todos los niveles y facilitando la comunicacin con los departamentos; tambin contamos con una infraestructura que se ajusta a nuestras necesidades. Adems tenemos acceso a Internet que nos pone en contacto con nuestros proveedores, que son del mbito local y nacional, tales como Deltron, Computer wholesalers S.A., Int Comex Per, Tech Data Per, PC Ink Per, etc., los cuales hacen que las ventas de hardware sean las ms ptimas. A escala organizacional contamos con personal capacitado en el rea de investigacin y Desarrollo de Sistemas, en el rea de Capacitacin y Eventos, en el rea de Administracin, el rea de Comercializacin de Equipos de
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Cmputo, y en la Gerencia General, as como tambin personal especializado en soporte tcnico y de mantenimiento; y todo lo necesario para brindar el mejor servicio que el cliente merece. Visin de la empresa: Nos vemos como una empresa que brindar hardware y software de ms alta calidad, mediante la comercializacin de equipos, accesorios y suministros de cmputo e impresoras de ltima generacin, as como el mejor soporte tcnico y de mantenimiento del hardware, instalaciones de redes internas y externas, desarrollo a clientes en general que necesitaran de nuestros productos y servicios al ms bajo costo; para lo cual contaremos con una infraestructura implementada en diferentes ciudades del mbito, compartiendo la informacin a escala interna y externa que nos permitir comunicarnos con nuestros proveedores potenciales con mayor facilidad, tales como IBM, ACER, HAWLETT PACKARD, SAMSUNG, etc., los cuales hacen que las ventas del hardware sean ms fiables. En el plano organizacional, contaremos con personal en las ramas de la Ingeniera de Sistemas, altamente capacitados y especializados, lo que contribuir a que nuestra empresa sea la ms competitiva en el mercado. 1.4. Descripcin Sus Principales Procesos.

Ventas:
Son los registros de salida de productos, mediante factura o boleta, que la empresa realiza hacia sus clientes.

Compras: Son los registros de entrada de productos, mediante factura y gua de remisin, que la empresa realiza hacia los proveedores.

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Almacenaje de Productos:

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Son los registros de entrada y salida de productos, mediante factura, boleta y gua de remisin, que la empresa realiza para llevar un control de los productos que se encuentran en stock listos para ser comercializados.

Devolucin y Reclamos: Proceso que se realiza luego de la venta (realizada por lo clientes) o la compra (realizada por la institucin) de un producto, donde se estipula la falla o falta de la maquinaria. Si el reclamo o devolucin fuese por venta, se recepciona la factura o boleta para acceder a la devolucin o reclamo del producto; si fuese por compra, el proveedor recepciona la gua de remisin y la factura que la institucin recibi por la compra de los productos.

Crdito: Proceso por el cual se otorga crdito a los clientes, el cual es consultado con una entidad de respaldo (Caja Municipal de Piura), generando una cantidad de letras por cobrar de acuerdo al monto.

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Diagrama de Flujo De Los Procesos De La Empresa Per Systems S.C.R.L.

IN IC IO

R ecepcin de P roductos de P edidos de la E m presa

D escarga de los P roductos

R ecepcin de productos en alm acn

C onteo fsico de productos V erificacin de fechas de vencim iento Si E s conform e ? No

P edir com pensaci n por productos faltantes

Si

E s conform e ?

No

C onteo d e productos defectuosos

T raslado de productos hacia los paneles de alm acenam iento Paredes, Revoredo

U bicacin de productos por categora

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P roductos ubicados en su lugar respectivo

F IN

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Organigrama De La Empresa Per Systems S.C.R.L.

GERENCIA GENERAL GERENCIA GENERAL

ADMINISTRACIN ADMINISTRACIN

CAPACITACIN Y CAPACITACIN Y EVENTOS EVENTOS

INVESTIGACIN Y INVESTIGACIN DESARROLLO DE Y DESARROLLO DE SISTEMAS SISTEMAS

COMERCIALIZACIN COMERCIALIZACIN DE EQUIPOS DE DE EQUIPOS DE COMPUTO COMPUTO

CAPACITACIN CAPACITACIN EN CURSOS DE EN CURSOS DE ALTO NIVEL ALTO NIVEL

EVENTOS EVENTOS RELACIONADOS CON RELACIONADOS LA TECNOLOGAS DE CON TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN INFORMACIN

FINANZAS

COMPRAS COMPRAS

VENTAS VENTAS

ALMACN ALMACN

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1.5. Principales Objetivos y Metas de la Empresa. Objetivos Principales:

Organizar las reas desarrolladas para un desarrollo ptimo de la empresa. Generar utilidad necesaria para el posterior crecimiento de la empresa, mediante la
venta de hardware y software de alta calidad.

Fortalecer lazos con las instituciones pblicas y privadas mediante eventos

relacionados con tecnologas de la informacin.

Ofrecer lo mejor del hardware a la comunidad local. Ofrecer servicios de implementacin de soluciones informticas integrales.
Metas

Generar utilidad necesaria para el posterior crecimiento de la empresa. Ser la empresa lder en la venta de equipos de computo y eventos de alta tecnologa
relacionados con los sistemas de informacin.

Expandir su mercado en el interior del pas.

1.6. Principales Polticas del Negocio. Polticas de Venta:

Promociones, descuentos y obsequios por volumen de compra.

Financiamiento: A clientes a travs de entidades financieras (Caja Municipal de

Piura). A profesionales y empleados, a travs de descuentos por planilla. A personas con negocios en crecimiento, cuya aprobacin estar a

cargo de la entidad financiera. Polticas de Compra:

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La compra de hardware para venta se har al encontrarse al lmite de

stock mnimo de productos, que la empresa maneja por existencias en vitrina y almacn.

Se escoger entre los principales proveedores para efectuar los

pedidos de los productos que se necesitan, previa cotizacin On Line.

Se verifican las ordenes de compra y se procede a dar vistos buenos

de las ms urgentes.

Las compras no tienen fecha peridica, estas se hacen cuando el

stock se encuentra casi en cero. Esto es para cada lnea de producto en hardware y software que maneja la empresa. Polticas de Almacn:

Se mantiene en constante conteo de productos de entrada y salida del

almacn para facilitar los registros de los mismos en vitrina y almacn. Esto es un kardex que se actualiza cada da, el cual tiene un numero mnimo de productos que debe haber en vitrina y almacn, esto es por espacio.

Se registra un cambio del producto siempre y cuando el producto

tenga una falla de fbrica adjuntando la serie del producto.

Se genera una visto bueno por salida de producto del almacn con
una copia de documento de compra del rea de ventas, esto para asegurar la salida del producto y llevar un doble control de cuadre en ventas y almacn, esto es como: salida de productos por fallas y por venta. Estrategias para el logro de los Objetivos:

Puntualidad, eficiencia, efectividad y eficacia al ofrecer nuestros

productos y servicios.

Otorgar promociones y regalos por volumen de compra. Garanta de un ao de los productos. Servicio tcnico y de mantenimiento a domicilio.

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Brindar la mejor calidad de software, de acuerdo al requerimiento del

cliente. Identificacin De La Cartera Del Sistema La empresa Per Systems S.C.R.L., converge con una cartera de Aplicaciones: Sistema Base: Ventas, Compras y Almacn. Sistema Administrativo: Inventario, Contabilidad, Control de

E/S de dinero (caja), Financiamiento. Para efecto de nuestro anlisis, solo nos orientaremos a desarrollar el sistema base de la empresa.

V ENT A S

Ventas Compras R e g is t r o d e c a r t e r a d eAlmacn c lie n t e .

R e q u e r im e in t o s d e p e d id o s . F a c t u r a c i n c o n t r o l y s e g u im ie n t o d e c r d it o s ( le t r a s x c o b r a r )

3 CO M P R AS 1 Ventas4 Compras Almacn 1 2

C R R R C

a t e ra d e e q u ic it o s e q u is it o s e q u is it o s o n t ro l d e

p ro v ee d ore s . d e c o t iz a c io n e s . d e o rd e n e s d e c o m p ra . d e g u a s d e r e m is i n y f a c t o r e s d e c o m p r a . pag os .

A LM A CE N

C o n tro l d e k a rd e x . P la n d e m a n t e n im ie n t o

La empresa confirma que se dar prioridad a el sistema de almacn, y consecuentemente se desarrollaran los sistemas de compras y ventas en ese orden. Definicin De Las Entidades De Informacin.

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Cliente: Persona que tiene la intencin de compra o solicita informacin de los productos de la empresa, de las cuales se desea conocer su nombre, cdigo, direccin, telfono, RUC (si lo tuviera).

Proveedor: Distribuidor de los productos que la empresa requiere para realizar sus ventas, del cual se quiere saber su nombre o razn social, direccin, telfono, fax, e-mail.

Producto: Maquinaria que esta expuesto ser vendida o comprada por la empresa, de la cual se requiere saber su cdigo, su nombre, descripcin, precio unitario de venta, unidad de medida, stock mnimo necesario en almacn y marca.

Pedido de Venta: Solicitud de compra que hace el cliente a la empresa de el(los) producto(s), del cual se desea saber el tipo de documento con el que realiza el pago, su nmero de pedido de venta, fecha de generacin, estado de venta, cdigo de cliente.

Pedido de compra: Solicitud de compra de productos que hace la empresa a sus proveedores, del cual se desea saber el nmero de pedido de compra, fecha de generacin, cdigo de producto.

Documento de pago: Formato que usa la empresa para registrar sus ventas, los cuales pueden ser facturas (si los clientes tienen RUC) o boletas, del cul se desea saber el nmero de factura o boleta, monto, nmero de pedido, fecha de generacin de documento de pago, tipo de pago (si es que es a crdito o cash), IGV, total.

Letras por cobrar: Formato que usa la empresa en caso de dar crdito a sus clientes, los cuales contiene nmero de letra, fecha de generacin, estado de letra (cancelada o pendiente), fecha de pago o cancelacin, monto, inters, mora, nmero de factura.

Definicin De Las Entidades Externas

Cliente

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Persona u organizacin que utiliza o usa los servicios de la empresa.

Proveedor Agente encargado de abastecer a una colectividad u organizacin de gran consumo.

Gerencia Direccin de una empresa comercial, industrial, privada o del Estado. Contabilidad Sistema adoptado para llevar las cuentas y generar reportes de estima en los establecimientos pblicos y privados.

Entidad Crediticia Organismo que se encarga de manejar ahorros y dar crditos dinerarios a personas e instituciones pblicas y privadas.

2.- Principales Competidores

Sus principales competidores estn en la provincia de Chiclayo, como su entorno local de funcionamiento, estos son: KM Data, DComputo, Siscomp S.R.L., JB Computadoras, Info Line, Sistemas 2000, etc.

3.- Pictogrfico
Control De Stock De Almacn y Vitrinas
Julio, quien registra la entrega ... YO

Actualiza el kardex, ... Jorge

Despus lo hacemos chino...

Movimientos Transaccionales
Verifica el nombre de esta personaDocente en la base da datos

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Bien de esto se har cargo la Caja Rural de Piura...

Esta bien Magaly lo har

Control De Precios
Quiero adquirir una PC............ya se ir a Peru Systems

Tenemos los mejores precios...

Muchas ventas y ya quiero irme..

Uso De Tecnologas De La Informacin

Espreme un momento ... tengo que consultar con almacn...

Este negocio est marchando de maravilla ya tenemos dos sucursales en tres meses

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4.- Reconocimiento De Componentes Logsticos:

Consideramos analizar el rea de Comercializacin de Equipos de Cmputo, cuya funcin logstica se lleva a cabo a travs de la Seccin de Almacn que es el punto fuerte de la empresa Per Systems SCRL. Dentro del almacn se ubican los productos para su mejor conservacin, ubicndolos de acuerdo a diversos criterios. El movimiento de las existencias es diariamente, tambin se realiza el control de inventarios conociendo as la cantidad de productos existentes y los faltantes que se solicitarn posteriormente, permitindole as contar con una continuidad en el abastecimiento. reas Relacionadas con la funcin Logstica de la Organizacin La empresa Per Systems S.C.R.L., considera a todas sus reas orgnicas como S.C.R.L. unidades interrelacionadas entre si, pero es importante recalcar que las unidades orgnicas de ventas, compras y almacn tienen una relacin mucho ms fuerte, debido a que se trata de realizar una logstica integrada dentro de la organizacin, es decir que Almacn a travs de su elemento Compras debe adquirir productos solicitados (equipos de cmputo), en la cantidad necesaria y con el precio conveniente; adems se da esta relacin porque debe existir una adecuada comunicacin y coordinacin con los proveedores que les abastezcan de estos productos. Adems porque la dependencia de Finanzas debe pagar al proveedor en el tiempo oportuno, es por ello que tiene por funcin: elaborar los flujos de pago a los proveedores, adelantar avales, hacer giros, prstamos a entidades financieras y bancarias para cubrir obligaciones; adems para recuperar el capital invertido en la compra de productos y por ltimo porque la dependencia de ventas debe tener y cobrar a los clientes para proveer a la dependencia de Finanzas el dinero necesario y as poder pagar a los proveedores en el tiempo acordado. En el momento en que se va a realizar una compra, el elemento Compras debe coordinar con el financiero y explicarle el motivo de la compra en base a esta informacin el financiero toma en cuenta sus herramientas de anlisis financiero, consulta con los flujos de caja, verifica el dinero disponible y su capacidad para cubrir obligaciones en el momento oportuno. Una vez hecho el anlisis, Finanzas coordina con el departamento de

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Ventas para constatar la posibilidad de vender esos productos en un determinado tiempo y de esta manera recobrar el dinero que permitir que el financiero cancele al proveedor en el tiempo acordado, manteniendo de esta manera una buena imagen de la empresa frente a sus proveedores. La comunicacin entre todas las dependencias mencionadas es vital para la empresa, puesto que es en la oficina principal donde finalmente se realizan los pedidos de compras de la empresa en general, porque de no tener informacin sobre las necesidades de la empresa se puede caer en el error de solicitar un producto que puede ser muy vendido entre algunos clientes, pero que no tienen la misma acogida en otros. Objetivos de la Administracin Logstica en la empresa La finalidad de la Empresa PER SYSTEMS SCRL es comercializar y distribuir productos Informticos a nivel departamental, as como brindar buen servicio a los clientes, para esto, se establecen objetivos especficos a cada Departamento, las mismas que pondrn todo su empeo entre los elementos que los conforman. Entre los objetivos especficos establecidos a la Administracin Logstica, tenemos:

Precios de Compra Bajos Precios de Venta Bajos

El precio es definido por el porcentaje agregado permitido luego de la compra al proveedor (19% IGV). La compra de estos productos est en funcin del mercado, es decir que se tiene que adquirir los productos de mayor salida.

Reducir costos de Operaciones:

Tratan de mantener costos de operaciones racionales, esto se logra a travs de estrategias como: por ejemplo: Cuando un producto est en oferta ste se adquiere en grandes cantidades, se hace en un solo pedido y se evita el costo de reposicin, y la venta es inmediata, puesto que la promocin est vigente.

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La empresa trata de: Mantener el nmero de trabajadores para evitar la debilitacin del servicio y la prdida de ventas, adems trata de no disminuir sueldos para la eficiencia en la actividad que realizan los trabajadores. Se puede disminuir el costo de transporte utilizando el transporte pesado; aunque ste demore ms, se utiliza para productos que no son muy urgentes.

Desarrollo del personal:

PERU SYSTEMS SCRL promueve y capacita a su equipo de ventas, almacn, compras, etc. Esta empresa cuenta con profesionales Licenciados en Computacin e Informtica, Ingenieros de Sistemas, Tcnicos en Informtica y Computacin, Contadores Pblicos, etc. Este requisito es indispensable para que el vendedor pueda convencer al cliente. PER SYSTEMS SCRL capacita eventualmente a su personal de almacn en cuanto a tcnicas de manipuleo, control de mercaderas, etc y al personal de ventas ms an, reciben capacitacin sobre el tipo de producto que van a vender, sobre manejo de computadores e Internet, puesto que esto les permite enviar sus reportes y pedidos inmediatamente a la central si es necesario (dependiendo del rango del vendedor).

Rotacin de Inventarios Alta:

A veces no es posible alcanzar este objetivo por la naturaleza estacionaria de la venta del producto, Asimismo, se logra este objetivo cuando el proveedor ofrece descuentos, es entonces donde a los clientes se les aplica un descuento razonable.

Continuidad en el Abastecimiento:

La oficina de almacn, se encarga de abastecer en el tiempo oportuno a la empresa para evitar el agotamiento de productos, la prdida de ventas, etc; pero sobre todo la prdida de clientes.

Consistencia en la Calidad:

La calidad de los productos informticos ya est establecida y garantizada por el proveedor el cual se encuentra en constante evaluacin por las entidades estatales y

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por instituciones encargadas de velar por la adecuacin de los instrumentos informticos a los clientes finales.

Buenas relaciones con los Proveedores.

COMPRAS Las compras en la empresa Per Systems S.C.R.L. estn centralizadas en la ciudad Chiclayo, que es en donde se recibe los pedidos, en el caso de que sean productos nuevos deben ser pedidos a Lima a un proveedor que garantice el pedido de compra. En la empresa Per Systems S.C.R.L. la jefatura de compras tiene como uno de sus objetivos primordiales, abastecerse de productos en forma oportuna, en cantidades suficientes para atender a las necesidades de los clientes, stos se realizan de acuerdo a los promedios de ventas, promociones que otorgan los laboratorios, considerando la importancia de mantener un stock adecuado. Los objetivos del departamento de compras y el de la entidad estn estrechamente ligados ya que su fin es la comercializacin y distribucin de productos informticos, y si no cuenta con la cantidad necesaria para la venta se puede producir conflictos y en consecuencia perder su posicin competitiva en el mercado. Esta dependencia para tomar una decisin de Compras debe interesarse por conocer las caractersticas de los productos y analizarlos, evitando la influencia de los vendedores que pueden hacer promociones engaosas con el fin de vender todos sus productos. Por eso debe tener en cuenta que el precio NO debe ser el factor decisivo a la hora de comprar Si la respuesta es positiva se proceder a analizar las condiciones de pago (crdito o contado) y el plazo en el que se cancelar. Muchas veces el departamento de Compras no puede realizar adquisiciones rpidas porque debe coordinar con la direccin de comercializacin y de Finanzas y las acciones de estos departamentos estn restringidas por la Gerencia General. El departamento de Compras de Per Systems S.C.R.L. puede asumir una responsabilidad individual, porque se debe estar informado de los stocks que se manejan en los almacenes

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en el caso de que no hayan especificado correctamente sus requerimientos. Por ejemplo: Cuando se enva un producto equivocado. El Jefe de Almacn tiene la responsabilidad de entregar semanalmente un listado donde se indique las ventas y la cantidad de existencias en almacn. Su poltica es mantener este inventario de acuerdo a los pronsticos de ventas, de 30 das para evitar sobrestock o ruptura de ste. Dentro de las Obligaciones del elemento Compras, que debe considerar siempre son: comunicar que productos estn agotados, Mantener un stock adecuado, Revisar semanalmente los niveles de existencias. Las compras se deben realizar teniendo en cuenta: La situacin de mercado, muchas veces el mercado se encuentra en recesin, los productos salen de acuerdo a su rotacin. Si es de baja rotacin se compran en menores volmenes, Periodos futuros especficos (de acuerdo a las pocas estacionarias), las necesidades. Normas Para Efectuar Las Compras Las normas que sigue la empresa para realizar sus compras son las que recomienda la logstica. 1. Cantidad: La empresa Per Systems S.C.R.L. toma en cuenta los promedios de ventas de los ltimos 6 meses en base a esto hacen la reposicin de productos, la fuerza de ventas, etc. 2. Calidad: En el caso de los productos informticos, la calidad est determinada por los parmetros establecidos por los organismos de salud y tecnologa; los proveedores y productores de equipos informticos se rigen por estas normas de calidad establecidas por la organizacin mundial de la salud, as como estndares de energa establecidas por la Comunidad Europea e instituciones de que certifican las normativas ISO y de Calidad. 3. Momento Oportuno: La empresa Per Systems S.C.R.L. para determinar el momento de compra toma en cuenta el consumo, el tiempo de demora, la va a utilizar, la cantidad por adquirir y Paredes, Revoredo Docente : Lic. Adm. Mirko Merino Nez

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la distancia del proveedor; esto es determinado por su sistema de control de existencias que les indica cmo es el movimiento de su stock y les ayuda a establecer el punto de pedido ms conveniente. 4. Precio: Per Systems S.C.R.L. establece sus precios de acuerdo a la demanda de los mismos y los precios de compra y transporte para el abastecimiento de los mismos. Los pasos consecutivos para realizar la adquisicin de materiales se realizan ayudados por medios manuales, que a veces no permiten tener una cantidad e identificacin clara de lo que se necesita comprar. En el almacn, en el cual se encuentran los productos para la venta existen pasos consecutivos que se deben seguir para obtener lo dicho anteriormente y poder llegar a abastecer oportunamente al cliente. En el almacn siempre estn en constante control de existencias, a travs de un kardex, los productos que estn a punto de agotarse para su reposicin oportuna, este es enviada al departamento de Compras en el cual se verifica la cantidad a necesitar y la existencia del mismo, pero si no es as entonces se procede a emitir una orden de compra a sus respectivos proveedores, en esta empresa no se realizan cotizaciones (salvo emergencias a faltantes de los proveedores o insatisfaccin de pedidos se realizan cotizaciones externas); puesto que tienen sus proveedores fijos los cuales emiten el pedido junto con guas de remisin y una factura por una unidad su transporte contrato, llega a las instalaciones del almacn para su posterior verificacin Flujo de Materiales Abastecimiento: El abastecimiento de los productos informticos es realizado en el rea de almacn de acuerdo a los requerimientos especificados en formatos; en este se indica si se trata de un producto agotado o de un reforzamiento de stock. Este documento es recepcionado por la jefatura de Compras. El flujo de materiales se inicia con la necesidad de compra de productos que est en relacin a los stock mnimos y promedio de ventas indicando en un formato si se trata

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de un producto agotado, es decir si es stock cero o de refuerzo de stock que quiere decir que si existe producto, pero es necesario su reposicin. Este documento es recepcionado por la jefatura de compras, quien se encarga de ver la forma de abastecer a la empresa en el momento oportuno; por decir si existe un producto agotado y es urgente, el departamento de compras emite la orden de compra a sus proveedores, indicando que autorizar para la transferencia del producto a almacn. Cuando se trata de reforzamiento de stock, el proveedor puede demorar en enviar la mercadera (el tiempo de demora para contar con la mercadera es de 15 das, dependiendo del tipo de producto). Para el transporte de la mercadera, Per Systems S.C.R.L. contrata a una empresa de transportes que brinda servicios mediante unidades de transporte carguero y pesado segn el tipo de mercadera. Estos productos son descargados y desembalados en el mismo almacn de la empresa de transportes, el cual es comparado con la gua de remisin, que posteriormente ser ingresado a una hoja de clculo antes de proceder a la colocacin del producto en el almacn diario segn el promedio de ventas y promociones, adems son sellados por si ocurre cualquier problema por devolucin, la empresa puede verificar que realmente le ha vendido ese producto. Realizando el almacenaje de los productos, cada responsable de seccin se encargar de registrar en la tarjeta kardex el movimiento de la mercadera, los cuales sern guardados en estantes para recopilar informacin dando a conocer el reporte diario de existencias y semanalmente se realiza el reporte general; no todos los productos tienen kardex, solo aquellos que tienen fuertes inversiones y aquellos productos que en el mes anterior resultaron con diferencias o estuvieron faltando, en donde se elabora un listado de todos los faltantes y productos agotados. Despus que han sido repartidos algunos productos al almacn diario, los sobrantes van directamente al almacn mayor donde son ubicados en estantes segn las ventas que se realizan se va sustrayendo del almacn mayor al almacn diario. Distribucin Fsica:

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Una vez que llega el pedido del cliente a la seccin ventas, este coordina con la persona encargada de finanzas, en donde se evala la capacidad de pago del cliente; posteriormente la seccin ventas enva la orden de compra al almacn para separar, preparar y embalar los productos. Si el pedido es de un cliente local, el producto es despachado en cajas originales y distribuidos a domicilio y si es un cliente de provincia, distrito, el producto es despachado en cajas originales y es enviado en unidades interprovinciales en la que se enva la gua de remisin para finalmente preparar la factura. Para realizar el aprovisionamiento, la empresa realiza lo siguiente:

Orden De Compra

Cartera De Proveedores

Revisar Cotizaciones

Elegir Proveedor

Proceso de Aprovisionamiento Per Systems S.C.R.L.

Verificar Kardex

Efectuar Pedido

Actualizar Stock

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ALMACN La empresa Per Systems S.C.R.L. cuenta con un almacn quien es el responsable de controlar la mercadera, chequeo de productos y todo lo que es ingreso y egreso de mercaderas de esta seccin. El almacn de Per Systems S.C.R.L. est constituido por 2 reas bien limitadas: Almacn diario que est formado por todos los productos que tienen una salida diaria, y almacn Mayor formado por todos los productos en sobrestock que van a servir para completar pedidos inesperados. Entrada y Salida de Productos en Almacn A travs de cargueros o transporte pesado, llega la mercadera a almacn, la misma que es manipulada y transportada a su interior a travs de carretillas de metal. En almacn son chequeados, se hace una revisin a fin de no introducir productos deteriorados o con una mala presentacin. El jefe de almacn avisa la llegada de pedido a Secretara mediante un timbre; y la gua de remisin con la cual ha llegado el pedido es enviado a travs de una va mecanizada, as la gua es ingresada a la computadora que hace la verificacin con la Orden de Compra y emite posibles errores. Despus de la revisin, la mercadera es sellada con la marca de la empresa Per Systems S.C.R.L. y colocadas en los estantes respectivos del almacn. El kardex se utiliza para registrar productos del almacn diario considerados como caros y los registros del Almacn Mayor se llevan en pioneers. Control de Inventarios Diariamente se elaboran reportes del nivel de existencias que se tiene en almacn y semanalmente todos los sbados se entrega un reporte general a la oficina de Administracin indicando los faltantes y productos agotados. Adems del listado de faltantes y productos agotados; tambin se entrega un listado de ventas (indicando el nombre del producto, nmero de unidades vendidas, precio de venta, las deducciones y su

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stock)

de tal manera que a fin de mes se puedan elaborar los inventarios fsicos y

mecanizados. Para llevar un control ms detallado elaboran inventarios mecanizados, los cuales son comparados con el inventario fsico que se realiza manualmente por medio de los kardex. Solamente los productos especiales que no tienen mucha rotacin utilizan kardex o son en su mayora caros. En esta empresa se han presentado casos de: sobrestock y ruptura de stock Niveles de Stock Son determinados por la necesidad de compra. Per Systems S.C.R.L. tiene varios sistemas para determinar el nivel de stock, pero existen 2 que son los principales: 1. Pedido colocado: Cuando La empresa hace un pedido, al no contarse con el stock suficiente, se solicita la cantidad exacta, el cdigo del producto y las unidades necesarias, hacindose un reporte va correo electrnico. 2. Refuerzo de Stock: Per Systems S.C.R.L. hace pedidos al proveedor para reforzar lo que tiene en el almacn. Este reforzamiento de stock se presenta en 2 casos: Por la rotacin del producto. Los stocks mnimos (Punto de pedido). Devolucin de productos: 1. El rea solicitante, visitador o promotor confecciona una gua en original y 3 copias y lo enva al almacn. 2. El almacn recibe el original y las 3 copias junto con el material promocional verificando las cantidades indicadas en la gua, anota su firma de recibido y enva el original 2da, 3ra copia al rea solicitante archivando la primera. 3. El rea solicitante archiva la 2da, 3ra copia y entrega el original al gerente general.

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Material y equipo de embalaje El pedido es separado y colocado en cajas, luego es chequeado con la gua de remisin y la orden de compra; despus se procede a embalar. Si se trata de productos que sern transportados a clientes cuyo local est ubicado dentro de la ciudad, se embalar en cajas, depender tambin de la cantidad y del tipo de producto que ha solicitado. Si el producto es enviado a provincia, se embala en cajas, indicando en un rtulo Frgil. Despus la caja es sellada para posteriormente colocar las grapas de seguridad. Carretillas de Metal En el momento en que llega la unidad de transporte con la mercadera, se estaciona en la parte lateral de la empresa Per Systems S.C.R.L. para proceder a llevar las cajas de productos al interior del almacn, realizndose a travs de los carritos de transporte. Clientes de la empresa Per Systems S.C.R.L. El grupo de clientes de la empresa Per Systems S.C.R.L. est constituida por la mayora de usuarios informticos de Chiclayo y regin. La empresa Per Systems S.C.R.L. mantiene con sus clientes muy buenas relaciones ya que otorga un servicio rpido, lo que la hace obtener una ventaja competitiva en el mercado. Procedimiento para la atencin de pedidos. 1. El cliente hace el pedido a travs de sus representantes de ventas, o directamente en la empresa. 2. En la oficina de ventas se prepara la gua de movimiento o de remisin, original y 3 copias, la original queda en esta oficina y las 3 copias son enviadas al almacn. 3. El encargado del almacn recibe estos documentos y procede a preparar, embalar y despachar la mercadera, esta mercadera es entregada al transportista o repartidor conjuntamente con dos guas de remisin, (una para el transporte y otra para el cliente) quedndose una gua en el almacn. 4. El transportista recepciona los productos y las guas de remisin, al momento que egresa de esta distribuidora el Agente de Servicio (Vigilante) registra la mercadera en un documento llamado Control de reparto que contiene el nombre de la persona que va a repartir, hacia donde se dirige el destino (Ciudad), hora de egreso,

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observaciones, etc. para su control interno; una vez que se ha registrado el producto y el nombre del repartidor, ste lleva la mercadera al cliente. 5. El cliente recibe la gua de remisin y la mercadera, comparando esto con la orden de compra.

Documento de Venta al Cliente

Per Systems SRL
Comercializadora de equipos de computo Factura Serie 004 N 1206 RUC: 12563698125

Cliente:_________________________________________________________ RUC cliente:_________________________ Fecha: _____/______/_____ Direccin: _______________________________________________________

Item

Cdigo

Descripci n

Unidad Medida

Cantidad Solicitada

Precio Unitario

Subtotal

Monto I.G.V. Total

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Imprenta Zavaleta Vicente De la Vega N 624

5.- Propuestas De Mejora A Los Problemas De La Empresa Per Systems S.C.R.L.:

La empresa debera optar por una automatizacin de procesos de informacin, para que la fluidez de la misma no sea lenta y pueda agilizar las actividades de evaluacin de propuestas, escoger proveedores y permita un rpido aprovisionamiento en caso de emergencias. Hacer un cambio de mentalidad entre el personal que labora en las reas de la empresa, otorgndoles seminarios e informes sobre la nueva administracin en las empresas en vas de desarrollo. Realizar un control peridico sobre los productos en vitrina y en almacn, a travs de informes u Hojas de clculo como el Excel, para generar reportes mas precisos y analizar estrategias o margen de ventas. Establecer una red (Intranet/extranet), que ayude al trfico de informacin en los procesos de consulta y venta de productos. De esta manera la oportunidad de comprar a travs de Internet y consultar con el rea de almacn ser ms gil, as como elegir el mejor plan de compra en el momento requerido.

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AUTOMATIZACIN DEL PROCESO DE INFORMACIN PROPUESTO

Informacin de los sistemas de compras, entradas Nombre y direccin, Instrucciones de envo Informacin de Control de Inventario Archivo de proveedore s

Archivo de elementos o de productos que se compran

Pedidos

COMPUTADOR

Orden de Compra

Archivo de Pedidos atendidos

Informes Historial de Precios

Para la ltimas compras de cada elemento

Parte del sistema de Red de la Empresa Per Systems S.C.R.L.

RESUMEN Per Systems S.C.R.L. cuenta con un rea logstica centralizada en el rea de Almacn. Existe una coordinacin entre las reas de la empresa, pero se mejorara esta relacin con el establecimiento de funciones definidas a cada estamento (reglamentos y normas).

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Dado que es un empresa meramente comercial, la logstica de distribucin se encuentra ligada a la venta del producto y la forma de llegar al cliente por parte de la empresa, la cual est relacionada con el aprovisionamiento de la empresa y las polticas de la misma para cada rea. La empresa debe optar por una automatizacin de sus procesos, para elevar su nivel competitivo frente al mercado, as como integrar las tecnologas de la informacin en sus proyectos de desarrollo. Antes de desarrollar los diversos enfoques para el estudio de factibilidad, debemos tener en cuenta las siguientes soluciones posibles: a) Sistema en red.- Para esta alternativa se plantea las siguientes opciones: a.1 En esta primera alternativa utilizaramos 2 computadoras de las cuales una de ellas la utilizaramos como servidor (esta realizara el control de ALMACN y algn otro trabajo extra) la otra para el proceso de ventas. a.2 En esta utilizaramos un servidor con dos terminales (uno para ventas y el otro ALMACN). El servidor ser manejado por el gerente.

a)

FACTIBILIDAD OPERATIVA La persona encargada de manipular el sistema deber contar con el siguiente perfil profesional: Ser egresado de un Instituto en computacin. Adems, tener experiencia en el uso de sistema de informacin. De lo contrario la persona encargada de manipular el sistema deber ser capacitada para poder utilizar el sistema. Como conclusin el manejo del sistema lo deber realizar personal capacitado en el funcionamiento de dicho sistema.

b)

FACTIBILIDAD TCNICA

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La eleccin ms adecuada sera la de un sistema en red (segunda opcin) ya que permitira integrar de mejor manera los sistemas base de la empresa en cuestin: Sistema de Comercializacin. El hardware para implementar dicha eleccin est disponible para su adquisicin en Chiclayo. Se determinar el hardware posteriormente. Este hardware brindara una buena seguridad segn lo detallado en la definicin de hardware optimo, tanto en el aspecto de la informacin como en el aspecto de proteccin de s mismo, sino tambin brindar confiabilidad, facilidad de acceso, sus respuestas sern las ms veraces; tambin se esta considerando un crecimiento de acuerdo a las caractersticas de la empresa. c) FACTIBILIDAD ECONOMICA La inversin que puede hacer la empresa es factible, aunque saben que el costo podra ser un poco elevado, debido a que el material (accesorios de computadoras, hardware de red, etc.) conque cuenta no es suficiente y falta de adquirir. Adems tienen conocimiento de que debe existir una inversin para capacitacin de personal. Pero todo ello podr ser recuperado a mediano plazo y a cambio de ello brindar un servicio de calidad. El costo de la red se estima aproximadamente en $3058.27, siendo esto a nuestro criterio la solucin ms factible. Para complementar este punto se har un anlisis costo / beneficio.

Determinacin de Costos por Equipo Equipos Mquina (PC) Mquina Servidor Precio Unitario $850 $1000 Opcin 1 $ 850 $ 1000 Opcin 2 $ 1700 $ 1000

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Cable UTP HUB Plugs(conectores ) Rosetas Tarjeta de Red Canaleta

$0.25/m $40.00 $0.38 $2.07 $15 $1.62/m

$ 1.75 $ 40 $ 2.28 $ 4.14 $30 $8.1 Equipo Adicional

$2.75 $ 40 $ 3.42 $ 4.14 $ 45 $ 14.58

Lectora Impresora

$52 $120 Software

$ 52 $ 240

$ 52 $ 240

Windows NT Server Windows 98 (OEM)

$680 $150

0 $150

$680 0

0 $300

$680 0

Costo en dlares Costo en soles

$3058.27 S/ 10703.945

$4081.89 S/ 14,286.615

Beneficios : $ 65520 anuales. 7 clientes especficos.

$ 9360 por cliente anual.

$ 780 por cliente mensual Intangibles : El trabajo del almacenero ser menos tedioso. Mejor control del movimiento de productos. Actualizacin de datos del producto (Precio, stock y fecha de vencimiento). Docente : Lic. Adm. Mirko Merino Nez

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Tangibles : Se mejorar la atencin del cliente, resultando como consecuencia la afluencia de una mayor cantidad de clientes No habr perdida de algn cliente; por el hecho de que se le dejaba esperando mientras se verificaba si el producto encontraba en almacn.

CONCLUSIONES
Con el siguiente trabajo nuestro grupo confirma la necesidad de un sistema informtico en la empresa, el cual permitir un mejor control de ventas compras y almacn: Obtener resmenes de compras y ventas. Lograr un mejor control, almacenamiento y administracin de datos, as como de los movimientos transaccionales con los clientes como el control de stock. Aumentar Las utilidades por rapidez a la informacin de datos y registros de operaciones.

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