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(.56,0) +, 1-240)*.:1 +, $3292 ) /) &,56.:1 +, /) 156.67*.:1 %+7*)6.8) ($&% 8!#!" ESTUDIANTES Y MATRICULAS 1. Registro de Estudiantes Esta opcin permite realizar el registro de los datos de un estudiante en el sistema, recopilando toda la informacin necesaria para llevar un control de su progreso. a. Nuevo Estudiante.- Para agregar un estudiante debe pulsar el botn Nuevo, tras lo cual se habilitan la siguiente ventana y los campos para registro y luego ingrese los datos a continuacin descritos. Pulse el botn Grabar para cada una de las pestaas llenadas luego modificar hasta culminar para continuar con el registro de datos del alumno.

Llenar cada una de las pestaas

Nota: En la opcin Posee Apellidos Si escoge la opcin Ambos podr ingresar los apellidos y nombre de estudiante, si escoge la opcin Solo Paterno el campo del Apellido Materno se bloqueara y si elige Solo Materno el campo del Apellido Paterno se bloqueara Los datos que se registran en este mantenimiento son: Nro. Estudiante Cdigo Estudiante Sexo Posee apellidos Apellido Paterno Apellido Materno Nombres Cargar foto Pas Nacimiento Fecha Nacimiento Estado Civil Lugar Nacimiento Identificador asignado por el sistema Identificador nico del estudiante dentro del sistema educativo nacional. Gnero masculino o femenino Se refiere a si el estudiante no tiene los apellidos paterno y/o materno. Apellido paterno del estudiante Apellido Materno del estudiante Nombre completo del estudiante
Imagen del estudiante. Debe pesar menos menos de 500 Kb. y ser de los formatos .jpg, .bmp.

Pas de origen del estudiante Fecha de nacimiento Condicin del estudiante Ubicacin geogrfica (Departamento, provincia, distrito)

El control de la homonimia en el sistema. En el momento que est ingresado los datos Apellido Paterno, Apellido Materno y Nombre de un estudiante y si ste ya existe en la base de datos, se mostrar la siguiente ventana que sugiere la existencia de homonimia con otra persona registrada previamente. De inmediato el sistema muestra una ventana donde se muestran los datos personales ms importantes.

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b. Modificar Estudiante.- Para modificar un estudiante, utilice la bsqueda especfica o por filtros para ubicar el registro, seleccione la ficha cuyos datos desea cambiar y luego pulse el botn Modificar para realizar los cambios.

Cargar foto del estudiante: Para cargar la imagen del estudiante, se hace clic en el botn correspondiente y aparece la siguiente ventana. GRUPO DE FICHAS REGISTRAR ESTUDIOS FICHA PRINCIPAL: Para la ficha Principal dentro de la ficha Registrar Estudios se pueden complementar los datos del documento de identidad al modificar el registro. Una explicacin especial se debe hacer en el registro de documentos asociados al estudiante, lo cual se realiza en la parte inferior derecha de la derecha:
Ingrese el nmero de documento haga clic en chek y grabar

FICHA DOMICILIO: Elegimos la ficha Domicilio y luego pulsamos modificar el cual nos va habilitar los campos para que podamos ingresar la informacin correspondiente FICHA SITUACION LABORAL: Elegimos la ficha Situacin Laboral y luego pulsamos modificar el cual nos va habilitar los campos para que podamos ingresar la informacin correspondiente Despus de ingresar la informacin requerida pulse el botn grabar para que guarde la informacin solicitada FICHA DATOS SECUNDARIOS: Elegimos la ficha Datos Secundario y luego pulsamos modificar el cual nos va habilitar los campos para que podamos ingresar la informacin correspondiente Ficha Datos Secundario, se ubica dentro de la ficha Registrar Estudios GRUPO DE FICHAS CONTROLES DE SALUD FICHA CONTROLES DE SALUD: Se refiere a la ficha que mantiene actualizada la informacin del peso y talla del estudiante. GRUPO DE FICHAS DE FAMILIARES

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Apellido Paterno Apellido Materno Nombres Pas Nacimiento Fecha Nacimiento Estado Civil Lugar Nacimiento Parentesco

Apellido paterno del familiar Apellido materno del familiar Nombres del familiar Pas de nacimiento del familiar Fecha de nacimiento Estado civil del familiar Lugar de nacimiento del familiar Relacin del familiar con el estudiante

Sexo Grado Instruccin

Gnero masculino o femenino Grado alcanzado.

Domicilio Centro de Trabajo Telfono Celular Email Ocupacin Vive

Direccin de vivienda del familiar Centro de labores del familiar Nmero telefnico del familiar Nmero de telfono mvil del familiar Correo electrnico del familiar. Cargo o tarea que realiza el familiar Estado de existencia del familiar

d. Eliminar Estudiante.- Para eliminar un estudiante, utilice la Bsqueda Especfica o por Filtros para ubicar el registro y luego pulse el botn Eliminar, tras lo cual se mostrar un mensaje de confirmacin de la accin. e. Bsqueda Especfica.- Permite ubicar un estudiante en el sistema al suministrarle algn dato especfico como el cdigo de estudiante, cdigo del educando tipo y nmero de documento. Luego de pulsar el botn Buscar, muestra los datos del estudiante consultado en la ficha de registro de estudiante para su mantenimiento.

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f. Bsqueda por Filtros.- Se accede al pulsar el botn Buscar. Permite ubicar un personal en el sistema al acotar los datos conocidos del mismo. Luego de ubicar al personal se elige el enlace ubicado bajo la columna cdigo, tras lo cual se muestran los datos del personal encontrado en la ficha de registro de personal para su mantenimiento. 11. Matrcula de Estudiantes Esta opcin permite realizar el registro o ratificacin de la matrcula de un estudiante para el presente ao acadmico. Despus de elegir la opcin de Matrcula de Estudiante mostrara la siguiente ventana principal donde se podr registrar la matricula de los estudiantes

Bsqueda por datos especficos

a. Nueva Matrcula.- Para agregar una matrcula debe pulsar el botn Nuevo, tras lo cual se habilitan los campos para registro y luego ingrese los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.

Enlace Registrar el apoderao

Los datos que se ingresan en esta ventana son las siguientes: Cdigo de matrcula Cdigo de Estudiante Identifica a la matrcula. Es un nmero que es asignado por el sistema para cada ao acadmico en cada IE. El cdigo que identifica al estudiante. Vea posteriormente en este

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acpite la bsqueda y creacin de estudiantes para ser matriculados. Fecha de matrcula: Es la fecha que el estudiante se ha matriculado. Esta fecha se usa tambin al momento de asociar resoluciones a las matrculas. Esta fecha puede ser diferente a la del sistema. El sistema internamente guarda la fecha en la que se crea un registro de matrcula. Muestra la imagen asociada al estudiante. Corresponde al estudiante que ha sido matriculado

Foto estudiante Apellidos y nombres: Condicin de Matricula

Situacin matrcula

Ingresante

Grado

Seccin Trabaja

El estudiante ingresa a estudiar en la IE al primer grado del nivel. Promovido El estudiante ha sido promovido desde el grado anterior. Repite El estudiante no ha sido promovido, es decir ha repetido el grado. Reentrante El estudiante ha regresado a estudiar el mismo grado Reingresante El estudiante ha reingresado a estudiar Es el grado al que se ha matriculado un estudiante. Si la matrcula es Ingresante, entonces solo se permitir el registro del primer grado. Si es promovido, entonces no se permitir el primer grado del nivel Es cualquiera de las secciones que se han registrado en el sistema

Si el estudiante trabaja se habilitar la opcin horas semanales en la cual se tiene que poner las horas correspondientes al trabajo y la condicin de trabajo en la cual se tiene que elegir una de las dos opciones El estudiante procede de la misma IE para esta matrcula. Otra IE El estudiante procede de una IE diferente a la de la matrcula. Su casa El estudiante no proviene de ninguna IE. Nombre de la Institucin Educativa. Se activa siempre que la IE de procedencia del estudiante matriculado sea Otra IE. Misma IE

I.E Procedencia

Nombre I.E Condicin Laboral

En el caso que el estudiante ya se encuentre matriculado en la Institucin Educativa en el mismo ao acadmico (aunque puede ser en otra IE), se mostrar la siguiente ventana indicando la I.E, el cdigo de matrcula, ao, grado y seccin como se muestra en la siguiente ventana.

b. Bsqueda y creacin de nuevos estudiantes Se debe destacar que este registro de matrcula, requiere que se haya previamente registrado el estudiante en el sistema. Sin embargo es posible CREAR el estudiante y luego poder matricularlo. Para buscar un nuevo estudiante dentro de la misma IE o en el archivo general de estudiantes pulse clic en el botn de ayuda. Puede ingresar el apellido y nombre del estudiante o puede ingresar parte de ellos y seleccionar una de las dos opciones

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En la I.E Solo buscar los estudiantes que se encuentran registrados en la I.E. Se asume que el usuario sabe que el estudiante est asociado a su IE. Bsqueda General Realizara una bsqueda general en toda la base de datos. Esta ser ms costosa en recursos y retornar la informacin en un periodo ms largo de tiempo. REGISTRAR APODERADO.- Permite realizar el registro (para agregar o modificar) de los datos del apoderado del estudiante. Se accede al elegir el enlace Registrar el Apoderado, luego pulse el botn chek, Grabar para guardar los cambios.

Seleccione la opcin de apoderado

Finalmente pulse el botn grabar para que guarde la informacin ingresada del apoderado. Con ello la ventana de Matrcula del estudiante vuelve a tomar el control y se debe continuar con el registro de la matrcula. Note que el nmero de estudiante que se ha creado. En la ventana tambin esta la opcin de Otros Datos

Ingrese a la opcin de Otros Datos

En dicha opcin encontrara: reas exoneraradas reas a Cargo AGREGAR AREA EXONERADA.- Para indicar que un estudiante se va a exonerar en algunas reas pulse el botn Agregar, tras lo cual se muestra la ventana para el registro de las reas.

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Abrir la siguiente venta en la cual solo aparece el rea de religin es decir en la nica rea que se puede exonerar. REGISTRAR AREA A CARGO.- Esta funcionalidad solo se activa siempre que se trate de una matrcula que no tiene situacin de Ingresante (dado que se trata de un grado que recin inicia dentro del nivel acadmico, no existe un grado previo). c. Eliminar Matrcula.- Utilice la bsqueda especfica para ubicar el registro que desea eliminar. La eliminacin solo ser posible si es que el registro de matrcula est en el estado de En proceso y no existen ninguna informacin relacionada al registro. Una vez ubicado el registro pulse el botn Eliminar, tras lo cual se mostrar un mensaje de confirmacin de la accin. d. Confirma matrcula. Cuando est seguro que los datos ingresados en la matrcula del estudiante son los correctos pulse el botn Confirmar Matricula; el estado de matricula que se encontraba En proceso pasara al estado Definitiva por lo tanto ya no podr realizar ningn tipo de modificacin como se muestra en la siguientes ventanas. Nota: En la Nomina de Matricula solo aparecer los estudiantes que tienen su matrcula en estado DEFINITIVA. Despus de pulsar el Ficha de matricula le mostrara el siguiente reporte

e. Imprimir.- Es la opcin que te permite imprimir la informacin relacionada a la matrcula, si pulsa esta opcin le abrir la siguiente ventana la cual tiene dos opciones

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12. Nmina de Matrcula

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Primero se tiene que seleccionar el grado el cual va habilitar la opcin de seccin, tambin tenemos que elegir una de las opciones; automticamente va mostrar los datos de Responsable de la matrcula, R.D institucional, Fecha de aprobacin como se muestra en la siguiente pantalla, esta informacin se actualiza en ciclos, grados y secciones

Estos datos se pueden actualizar en el registro de la seccin

Pulse el botn Generar Nmina

Despus pulse el botn Generar Nmina para que muestre la imagen en PDF de la Nomina de Matricula la cual la puede imprimir la imagen de la cara de adelante, La imagen de la cara posterior:

13. Registro de Nmina Bsica En algunos casos, se va a requerir solo emitir la nmina de matrcula bsica a travs del sistema, para ello se ha creado esta opcin que permite realizar rpidamente la matrcula de estudiantes de una institucin educativa. Como prerrequisito para usar esta opcin se requiere haber creado las secciones de la IE para el ao acadmico en curso y posteriormente ingresar a la opcin. a) Se selecciona el grado y la seccin y se descarga la plantilla con la opcin Generar plantilla Excel. Entonces se va a descargar un archivo Excel a travs del explorador. OFIN -2011 Pgina 65 de 111 Usted est en la libertad de Abrir o guardar el archivo que se descarga, tenga en cuenta nicamente que no debe cambiar el nombre del archivo debido a que es mediante el nombre del mismo que la informacin all contenida se depositarn los datos correctamente. b) Al abrir el archivo, se muestra lo siguiente: La hoja inicial denominada Generalidades, muestra informacin general de la seccin. La segunda hoja denominada Nomina De Matricula, es donde se deben ingresar los datos de los estudiantes que pertenecen a la seccin

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c) Proceda a cargar los datos de los estudiantes en las celdas que correspondan manualmente. Si la IE cuenta con un sistema de informacin podr rellenar estos campos a travs de una interfase. d) Una vez guardado el registro, usted debe cerrar el archivo Excel. Luego podr cargar la informacin al sistema mediante el botn de Carga Nmina de Excel. e) Presione el bot Examinar y ubique el archivo que desea cargar. f) Presione el bot Cargar registros para que el sistema capture los datos contenidos en el archivo Excel. Es importante saber que a este punto no se ha realizado la carga de datos, solamente se ha ledo la hoja de clculo y la informacin es presentada al usuario g) Al presionar Aceptar, el sistema muestra los datos contenidos en el archivo en Excel para que el usuario pueda observar los datos que sern actualizados. h) El usuario puede eliminar, agregar o modificar los registros contenidos en esta relacin. Para modificar un registro, haciendo clic sobre el cono se apertura el formulario correspondiente para modificar los datos que se requiere para la nmina. i) Sin embargo, posiblemente el usuario desea modificar la hoja de clculo y volver a realizar la carga nuevamente, repitiendo los pasos anteriormente descritos. Antes de realizar una carga nueva es necesario que se eliminen la relacin haciendo clic en el botn Borrar Carga de Datos, tras lo cual se muestra el mensaje siguiente: j) Al presionar el botn Validar datos, el sistema realiza una serie de validaciones sobre la informacin registrada por el usuario. Si no hay problemas, el sistema emite el siguiente mensaje: k) Finalmente, el usuario realizara la actualizacin definitiva con el botn de Transferir Informacin, tras lo cual se muestra la siguiente ventana de advertencia: l) Luego de transferir, el sistema muestra el mensaje siguiente: datos transferidos correctamente Al presionar el botn Aceptar, se inicializa la lista de estudiantes facultando al usuario a realizar otra transferencia. m) El usuario puede comprobar la carga realizada imprimiendo la nmina de matrcula mediante la opcin de Nmina de matrcula. 14. Estudiantes por seccin Esta opcin permite ver el listado de los estudiantes matriculados por seccin, tambin permite ordenar la lista de estudiantes de forma automtica o manual.

Secciones del grado

Enlace que permite modificar los datos del estudiante matriculado

El usuario puede cambiar la numeracin

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17. Cambio de Seccin por Estudiante Esta opcin permite cambiar a un estudiante de seccin dentro de un mismo grado en el transcurso del ao acadmico. Este traslado realiza el movimiento de toda la informacin asociada del estudiante desde su seccin origen al destino, tales como: asistencia, notas, libretas, principalmente. Pulse agregar para que pueda ingresar la informacin correspondiente del estudiante del cual se va realizar el cambio de seccin. 18. Traslado de Estudiantes Esta opcin permite registrar los datos del estudiante que se va trasladar a otra institucin educativa. Inicialmente muestra el listado de todos los estudiantes trasladados de la institucin educativa: 19. Retiro de Estudiantes Esta opcin permite el registro de los estudiantes retirados de la Institucin Educativa durante un ao acadmico. Para agregar a los estudiantes que sern retirados de la Institucin Educativa pulse el botn Agregar ADMINISTRACIN DE ASISTENCIA/EVALUACIN 20. Asistencia Mensual a la IE Esta opcin permite realizar el registro de la asistencia de los estudiantes a la institucin educativa por meses, para las fechas dentro del ao acadmico establecido para la institucin educativa. Al ingresar a esta opcin aparece la ventana siguiente:

Permite consolidar o resumir el total de asistencias por mes, para su posterior consulta.

Enlace Registro de Asistencia

Luego de elegir el mes de registro accediendo al enlace Seleccionar, se procede al registro de la asistencia teniendo en cuenta las consideraciones indicadas a continuacin: a. Slo se pueden registrar fechas que se encuentran dentro del ao acadmico, y como lmite hasta la fecha actual. b. Por defecto todos aquellos das laborables y marcados como de recuperacin aparecen como Asisti (smbolo de punto), con la finalidad que el usuario marque, solo aquellos estudiantes que no asistieron a clases. c. Por defecto las fechas muestran los das de la semana y das festivos de manera informativa, as como una descripcin por cada uno de los estados. d. El Registro de Asistencia posee mensajes informativos a modo de leyenda, que se obtienen al posicionar el puntero del mouse sobre cualquier ubicacin del registro. Para marcar la asistencia, se debe pulsar repetidas veces con el mouse sobre cada casilla asociada al estudiante segn el da de toma de asistencia. Los valores son detallados a continuacin. La asistencia es grabada automticamente.

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Descripcin Falta Tardanza Falta Justificada Tardanza Justificada Asisti No se registro Smbolo F T J U smbolo de punto espacio en blanco

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a. Imprimir asistencia Para imprimir el reporte de asistencia, pulse el cono de la impresora, luego el sistema mostrar la ventana: b. Eliminar asistencia La eliminacin de la asistencia puede hacerse total es decir eliminar la asistencia de todos les estudiantes pulsando la opcin Limpiar Asistencia . En el caso que este seguro de borrar la asistencia de todos los estudiantes le mostrara la ventana de confirmacin y pulse Aceptar En el caso que quiera borrar la asistencia de un solo estudiante pulse el icono