Manual Iglesia Hoy 5

Software Especializado para Iglesias
ADMINISTRANDO CON EXCELENCIA
Versin 5
Manual del Usuario
Contenido
BIENVENIDO A IGLESIA HOY 5 ............................................................................ 1 Configuracin Inicial .............................................................................................. 17 Membresa ............................................................................................................ 28 Grupos .................................................................................................................. 41 Administracin de Niveles de Grupos ................................................................ 41 Control de asistencia a grupos -Resumen del trabajo en equipo ...................... 57 Finanzas ................................................................................................................ 76 Escuela Bblica ...................................................................................................... 86 Documentos .......................................................................................................... 96 Reportes .............................................................................................................. 102 Herramientas ....................................................................................................... 108 Seguridad ............................................................................................................ 118 ndice ................................................................................................................... 125
2002 2011 JRSoftware. Derechos reservados. Prohibida la reproduccin y utilizacin del contenido de esta publicacin salvo para los fines especificados por el titular de los derechos.
Contacto: informacin@iglesiahoy.com
www.iglesiahoy.com
ii
BIENVENIDO A IGLESIA HOY 5

Bienvenidos a Iglesia HOY 5, el software especializado para iglesias. Adicionalmente a tener los datos personales de sus miembros, encontrar todas las herramientas necesarias para administrar la informacin relacionada a los miembros de su iglesia, como son: sus asistencias a las actividades de la iglesia, sus contribuciones y su desempeo y crecimiento en su discipulado y vida Cristiana Dentro de esta ayuda en lnea de sistema, encontrar una serie de iconos, los cuales le ayudarn a comprender mejor los conceptos explicados, y adems le ayudarn a saber cuando debe tener cuidado al momento de realizar operaciones con el sistema. Los iconos son los siguientes:
ICONO
SIGNIFICADO Representa un aviso de una operacin delicada dentro del sistema.
Representa una sugerencia o consejo.
Representa que ha realizado una operacin con xito.
Representa un ejemplo del concepto explicado. Representa que lea cuidadosamente las opciones y/o mensajes del sistema y que observe detalladamente. Representa un comentario de lo que no debe ser realizado con el sistema.
Lo invitamos pues a que contine leyendo esta ayuda de sistema, la cual le explicar ms a detalle lo que realiza cada una de las operaciones del sistema y sobre todo, permitirle extraer todo el potencial de informacin y administracin que esta incluido en el sistema Iglesia HOY.
QUE HAY DE NUEVO EN LA VERSIN 5?
Ahora con Iglesia HOY 5, adems de poder administrar la informacin de sus miembros, puede administrar el crecimiento de los miembros. S, as es, ahora el sistema Iglesia HOY ha mejorado el rea de grupos celulares y de escuela permitiendo seguir de cerca a cada miembro y los pasos que ha tomado para crecer en su vida cristiana, adems se ha dotado al sistema de varias herramientas que permitirn que el trabajo administrativo sea ms fcil y rpido. A continuacin le mencionamos lo nuevo de Iglesia HOY 5. 1. Nuevo diseo de Interfaz de usuario con iconos personalizados, para una mejor comprensin del usuario. 2. Licencia del sistema modificada, para que sea limitada por cantidad de personas, permitindole de esta manera poder utilizar todas las opciones del sistema sin limitantes en cuanto a mdulos de sistema. 3. Se han ampliado las opciones de configuracin del sistema, para que tenga una mejor manera de personalizar los trminos del sistema, en base a las necesidades de su iglesia. 4. Nuevos campos a nivel de base de datos, mismos que pueden personalizarse segn sus necesidades, ya que pueden ayudarme a controlar o administrar cierta informacin que el sistema no tenga considerada. 5. Buscador avanzado en el listado de Miembros, le permite encontrar de una manera fcil y rpida a un miembro de la lista, ya que puede realizar la bsqueda con solo teclear algunos caracteres del nombre y no necesariamente la palabra completa. 6. Se ha ampliado el Seguimiento al Crecimiento de Miembro, ahora puede administrar el desempeo de cada miembro segn los pasos que debe completar dentro de los programas actuales de las Iglesias Cristianas, ya que ahora se controla su avance en las Clases o Cursos que debe llevar, en sus Grupos Celulares y Ministerios en los que se desempea. 7. Transferencia de datos va Internet modificada, para que los lderes de grupo puedan recibir la lista de miembros actualizada y as evitar la captura repetitiva de los datos del miembro. 8. Llenado de los reportes de Asistencia de Grupos Celulares modificado, de modo que el lder de Grupos llene su reporte desde la comodidad e su hogar u oficina, y al finalizar su llenado, enviar el reporte totalizado va Internet al sistema central ubicado en la oficina del supervisor general y/o pastor de la Iglesia, y as agilizar el proceso de llenado de reportes de asistencia y al mismo tiempo evitar los errores de captura. 9. Ahora en Grupos Celulares tiene hasta cuatro niveles de organizacin, lo cual le permite tener la informacin ms ordenada de los Grupos, y puede presentarse
Lo Nuevo en IH5
en modelo de rbol, para que visualmente sea ms fcil comprender la estructura actual de su Iglesia en el modelo de Grupos Celulares. 10. La asignacin de personas a los Grupos es ms sencilla ya que al momento de dar de alta al Grupo, el sistema le permite inmediatamente asignar a las personas pertenecientes a l, en la misma ventana de sistema. 11. El llenado de Reportes de Asistencia, ya sea a Grupos Celulares, a Cursos o Clases, y a la Iglesia es ms sencillo ya que si detecta usted que es la mayora quien asisti, puede usted cargar la lista de las peronas pertenecientes con valores ya predeterminados, y en este caso modificar la minora, agilizando el proceso de llenado. 12. Nuevo mdulo de Asistencia a la Iglesia, el cual le permite llevar el control de asistencia a un evento que realice en su iglesia, ya sea una conferencia, una confraternidad o bien una actividad extraordinaria, puede tener respuesta a las preguntas Cuntos asistieron al evento? y Quienes asistieron al evento?. 13. Nuevas Grficas Estadsticas con datos de los Grupos Celulares, ya sea por perodos, por das de reunin, con cantidad de asistencia y porcentajes. 14. Se introduce el modelo de Clases o Cursos, modificndose totalmente el concepto de Escuela Dominical que exista en Iglesia HOY 4. Ahora en iglesia HOY 5 una clase ya no es permanente, es decir ya puede administrarlas por perodo, asignndole fecha inicial y fecha final del curso o clase. Se permite tambin que un miembro pertenezca a varias clases y no a una sola como antes se haca. Todo esto, juntamente con el resto de las opciones ya existentes en versiones previas del sistema, es lo que usted encontrar en el nuevo y re-diseado Iglesia HOY versin 5. Lo invitamos pues a que contine con esta ayuda de sistema o bien, inicie la utilizacin del sistema Iglesia HOY 5.
INSTALACIN DE IGLESIA HOY 5
Descargue el archivo instalador de Iglesia HOY 5 desde la direccin en Internet que le fue indicada; o bien, si cuenta con el CD de instalacin del sistema inserte el disco en la bandeja de lectura del CD ROM de su computadora. Localice el archivo de instalacin, ya se en el CD o si lo descargo de Internet en su disco local. Una vez localizado el archivo instalador, realice su ejecucin haciendo clic en l y siga instrucciones en pantalla, como se muestra a continuacin: 1. Se muestra la ventana de bienvenida a la instalacin.
2. Se muestra el contrato de licencia y limitaciones de responsabilidad. 3. Una vez ledo el contrato de licencia y limitaciones de responsabilidad, se le solicita acepte los trminos y haga clic en el botn Siguiente.
Instalacin del Sistema
4. El sistema de instalacin le solicita que indique la ruta de disco local donde ser instalado el sistema. Le sugerimos no modificar la ruta y presione el botn Siguiente. 5. Se muestra la ventana de confirmacin de la instalacin, mostrando la ruta de datos y el espacio en disco local que utilizar sistema. Haga clic en Siguiente. 6. Espere el tiempo suficiente que se requiere para finalizar la instalacin del sistema. 7. Para terminar la instalacin del sistema, haga clic en el botn Finalizar. Una vez finalizada la instalacin del sistema podr ejecutarlo, localizando el icono del programa en el escritorio de su sistema operativo.
REQUERIMIENTOS DE EQUIPO DE COMPUTO
El sistema Iglesia HOY 5 es noble al momento de instalarse, ya que no requiere de un sistema de cmputo en especial. Sin embargo se sugiere que sea instalado sobre sistemas de computo actualizados, para que obtenga usted el mejor rendimiento del mismo y que los tiempos de respuesta al momento de utilizarlo sean cortos. El equipo de computo requerido o hardware, ms bien esta definido por el sistema operativo que va a utilizar, por ejemplo si va a utilizar Windows Vista Para las cuestiones de respaldo de datos, es necesario que su equipo de computo tenga una unidad de CD/RW como mnimo si es que desea respaldar los datos en CD.
INSTALACIN EN RED LOCAL
Si usted va a utilizar el sistema dentro de una red local, es necesario que esta se encuentre en optimas condiciones y que se encuentre debidamente configurada, y que las computadoras que integran esa red local, puedan verse una a la otra. Por tratarse de una aplicacin de base de datos ISAM la red debe estar conectada mediante Cable, y NO inalmbrica, ya que en las redes inalmbricas las bases de datos compartidas de este tipo no operan de manera ptima. Cuando se va a utilizar el sistema Iglesia Hoy en red local, no se tiene que instalar en cada computadora, sino que slo se instala en una de ellas (que ser el servidor), y desde las dems computadoras (que sern las estaciones)se tiene que crear un acceso directo (shortcut) a la aplicacin del servidor. Para lograr esto, 1. en el servidor se tiene que compartir el disco duro donde est instalado el sistema, asegrese de activar la opcin de que los usuarios pueden modificar mis archivos, para que tengan privilegio de escritura 2. en las estaciones se tiene que crear una unidad de red (map drive), y una vez que ya est accesible este disco como unidad de red (que se ver como una letra de disco ms, por ejemplo disco Z:) 3. se localiza la carpeta Iglesia HOY en la nueva unidad y dentro de sta al archivo iglesiahoy.exe 4. Haga un clic derecho sobre iglesiahoy.exe y elija la opcin Enviar a ->Escritorio como Acceso directo (Send to -> Desktop create shorcut)
LICENCIA DE SOFTWARE
La licencia del uso del sistema Iglesia HOY consiste en permitirle al usuario el uso legal del sistema Iglesia HOY. A continuacin explicamos el uso correcto de la Licencia del sistema, y las respuestas a preguntas frecuentes relacionadas con el tema Lmite de personas de las ediciones A partir de esta versin 5, para hacer ms accesible el sistema a iglesias pequeas, manejamos precios que consideramos justos segn el tamao de la iglesia, es decir segn el nmero de personas que van a capturar y administrar en el sistema. Por ello se crearon 9 ediciones con diferente capacidad de personas, las capacidades son de 50, 100, 200, 500, 750, 1000, 2000, 3000 personas, y la edicin sin lmite de personas. La primera de estas ediciones, la de 50 personas, es gratuita y est disponible en el sitio web para su descarga. Entonces cada iglesia compra la edicin segn su necesidad. Cuando una iglesia compra el sistema, nosotros le damos un archivo que activa una capacidad de registro de personas en la base de datos, segn la edicin que haya comprado. Tamao de la iglesia Iglesia nueva (menos de 100 personas) Iglesia pequea (entre 100 y 200 personas) Iglesia de entre 200 y 500 personas Iglesia de entre 500 y 750 personas Iglesia de entre 750 y 1000 personas Iglesia de entre 1000 y 2000 personas Iglesia de entre 2000 y 3000 personas Iglesia de ms de 3000 personas Se recomienda: Iglesia HOY Edicin 100 personas Iglesia HOY Edicin 200 personas Iglesia HOY Edicin 500 personas Iglesia HOY Edicin 750 personas Iglesia HOY Edic. 1000 personas Iglesia HOY Edic. 2000 personas Iglesia HOY Edic. 3000 personas Iglesia HOY Sin Lmite de personas
Este nmero de registros engloba a todas las personas, tanto miembros, nios, adolescentes y visitantes. Este punto es importante entenderlo, ya que por eso manejamos el trmino lmite de personas en vez de lmite de miembros, porque no slo se contabiliza el nmero de miembros oficiales sino el total de personas que se registran en el sistema incluyendo a los visitantes de los grupos celulares, etc. Ejemplo: Miembros oficiales adultos Nios y adolescentes Visitantes a los grupos y a la iglesia Total de Personas (para que considere al comprar licencia para su iglesia): 75 30 23 128
Con la compra de una licencia, lo podemos instalar a todas las iglesias que dependen de nuestra misma organizacin?
Iglesia HOY 5 Manual del Usuario

No, con la compra de una licencia slo lo puede utilizar su iglesia local. En esta explicacin por eso utilizamos el trmino Iglesia local, para aclarar que nos referimos al grupo de creyentes que se renen en un mismo templo o edificio, y no a una Institucin, agrupacin o denominacin completa, ya que entendemos que hay organizaciones que cuentan con varias, incluso cientos de congregaciones o templos, y en este caso por supuesto que no les estamos autorizando a que con una sola compra, cientos de iglesias locales en diferentes ciudades utilicen el sistema. En estos casos, tienen que adquirir una licencia por cada una de sus iglesias locales o congregaciones establecidas que van a utilizar el sistema. Ejemplo: Iglesia Agua Viva en Cd. De Mxico 1 Licencia de Iglesia HOY Iglesia Agua Viva en Madrid 1 Licencia de Iglesia HOY Iglesia Agua Viva en Miami 1 Licencia de Iglesia HOY Iglesia Agua Viva en Guatemala 1 Licencia de Iglesia HOY Iglesia Agua Viva en Bogot 1 Licencia de Iglesia HOY Iglesia Agua Viva en Buenos Aires 1 Licencia de Iglesia HOY
Entonces para qu tiene el sistema la funcionalidad de administrar varias iglesias en el mismo sistema? Esta caracterstica tiene varios usos, damos a continuacin algunos ejemplos de cmo puede aprovecharse esta funcionalidad: 1. De inicio, el uso que ya trae desde que se instala el sistema, es que en la Iglesia #2 en la lista, trae una iglesia con datos de muestra, la cual sirve para que usted evalue la funcionalidad del sistema, imprima reportes, consulte datos, todo esto sin la necesidad de que usted capture nada, simplemente consulta e imprime reportes, y es una manera de conocer los alcances del sistema, incluso generar movimientos de prueba sin afectar para nada sus datos reales. En este caso la iglesia #1 est sin datos, preparada para que usted comience a capturar la informacin de su iglesia, sus miembros, etc. 2. Puede utilizar carpetas de datos separadas para diferentes aos, es decir si desea que todo lo de un ao, tanto finanzas como asistencia de los miembros, etc, no se revuelva con lo del ao siguiente, podra cada ao crear una nueva iglesia en la lista, hacer una copia slo de los miembros, y empezar a llenar movimientos de diezmos, ofrendas, asistencia, etc. Y estos queden separados de otros aos. 3. En caso de que su organizacin ya haya adquirido mltiples licencias, una por cada una de sus congregaciones, entonces en la oficina general de la organizacin (donde tambin tienen que comprar una licencia), desde un mismo sistema iglesia hoy pueden consultar los datos de cada una de ellas, si las agrega en la lista de iglesias, y utilizan la funcionalidad que trae el sistema para enviar y recibir los datos mediante internet Cuntas personas de mi iglesia pueden instalar el sistema? La licencia que adquiere le autoriza a que instale el sistema Iglesia HOY 5 a todas las personas que lo necesiten siempre y cuando se trate de la misma iglesia local o congregacin, tal como se explicaba en los temas anteriores. Debido a que el sistema Iglesia HOY no maneja una base de datos conectada en lnea entre todas las personas que instalen el sistema, es importante que se entienda que lo que cada persona capture en su sistema, se queda localmente en esa computadora, no lo ven las dems personas que tambin tienen el sistema Iglesia HOY. Por esta razn se ha implementado en esta versin Iglesia HOY, una caracterstica para transmitir archivos que modifica una persona, a las dems personas de la iglesia que tambin utilizan Iglesia HOY, y en este caso se sugiere que slo una persona se encargue de administrar la lista de miembros total, y se las enve a todos los dems usuarios constantemente, por ejemplo cada semana. Los dems usuarios se encargaran
Actualizacin del Sistema

entonces de hacerle llegar las solicitudes de nuevas personas que se tengan que agregar al sistema, el administrador de la membresa se encarga de agregar a estas nuevas personas a las listas (de miembros, nios, visitantes, etc) y les hace un envo de datos, les avisa que ya pueden descargar la membresa actualizada, y procederan los dems usuarios entonces a descargar ese archivo actualizado. En este ejemplo, sera muy probable que los lderes de grupos celulares hagan la peticin de que se agregue al sistema a una nueva persona que se ha invitado al grupo. El sistema est preparado para esto ya que al llenar el reporte de quienes asistieron al grupo, se tiene un campo para escribir cuantas personas que aun no estn registradas en el sistema han asistido, as no se deja de reportar la asistencia real, aunque aun haya personas que no existen en la lista de personas. El lder de grupo hace llegar los nombres de dichas personas, y seguramente despus de que se completa el ciclo mencionado anteriormente, la siguiente semana que se rena el grupo entonces ya estarn las personas registradas en la listas del sistema. El sistema se puede instalar en red?, Cuntos usuarios en red pueden utilizarlo simultneamente? Efectivamente, Iglesia HOY est diseado para operar en una red local y de esta manera se le saca mucho provecho cuando se tiene que capturar mucha informacin. El sistema puede ser utilizado hasta por 10 personas simultneamente en una red local. Aclaramos que en Red no significa por Internet. Una red local es un grupo de computadoras que se encuentran fsicamente en el mismo edificio u oficina, y estn conectadas entre si por cables y aparatos de interconexin de datos (Hubs, switches, etc.). Cuando se va a utilizar el sistema Iglesia Hoy en red, no se tiene que instalar en cada computadora, sino que slo se instala en una de ellas (que ser el servidor), y desde las dems computadoras (que sern las estaciones)se tiene que crear un acceso directo (shortcut) a la aplicacin del servidor. Para lograr esto, en el servidor se tiene que compartir el disco duro donde est instalado el sistema, y en las estaciones se tiene que crear una unidad de red (map drive), y una vez que ya est accesible este disco como unidad de red (que se ver como una letra de disco ms, por ejemplo disco Z:) se localiza la carpeta Iglesia HOY y dentro de sta al archivo iglesiahoy.exe y se crea un acceso directo.
ACTUALIZACIN DEL SISTEMA IGLESIA HOY
Las actualizaciones del sistema Iglesia HOY consisten en cambios visuales y/o de comportamiento del sistema, con el objetivo de ir mejorando los procesos y as lograr tener un sistema estable. Dichas actualizaciones se ponen a su alcance en nuestro sitio web oficial, en www.iglesiahoy.com y visite la seccin de Actualizaciones, llenar los datos que le son solicitados en la forma y descargar los archivos correspondientes. Una vez que descargue los archivos, ejectelos y siga instrucciones en pantalla. Al finalizar podr ingresar nuevamente al sistema y podr tener la certeza de que su sistema est actualizado y por lo tanto puede tener la tranquilidad de contar con un sistema estable.
ACTIVACIN DEL SISTEMA IGLESIA HOY 5
Para activar Iglesia HOY ejecute el sistema, y cuando ingrese busque en el men Seguridad la opcin Activar Licencia del Producto. Al hacerlo se mostrar la ventana de registro la cual es similar a la siguiente:
Despus deber localizar en su disco local, el archivo de licencia que le fue enviado en un correo electrnico. Para hacerlo presione el botn Buscar Archivo. Una vez localizado el archivo, seleccinelo y presione el botn Abrir, al hacerlo el sistema Iglesia HOY le mostrar un mensaje indicndole que la activacin se realiz con xito. Como ltimo paso, para que pueda usar su sistema Iglesia HOY salga completamente de l, cerrndolo correctamente y vuelva a ingresar. NOTA: la opcin Activar Licencia del Producto, en versiones anteriores a la 5.5 se llamaba Registrar Producto
10
Problemas de Activacin?
PROBLEMAS DE ACTIVACIN?
Si tiene dificultades para activar el sistema Iglesia HOY, verifique lo siguiente: 1. Verifique que la hora y fecha de su equipo de computo sea la correcta, es decir que sea vlida al da de hoy. 2. Si esta copiando o transcribiendo su cdigo a la ventana de registro, verifique los datos que esta capturando sean los correctos. (Estos datos son los que le fueron enviados por correo electrnico). 3. Si esta activando el sistema usando la nueva tecnologa de un archivo de licencia, verifique que el archivo s se encuentra fsicamente en la ruta que le esta indicando al sistema. En caso de verificar los puntos anterior y an as se presentan dificultades para activar el sistema, contctenos usando la ventana de contacto de nuestra pgina oficial www.iglesiahoy.com o bien escriba a informacion@iglesiahoy.com
11
ASISTENTE DE CONFIGURACIN INICIAL
El asistente de configuracin inicial es una herramienta la cual le permite configurar su Iglesia HOY desde la primera vez que ejecuta el sistema, asegurando as que los datos de su iglesia estarn listos para cuando decida alimentar al sistema con informacin real de su membresa. Al momento de ejecutar el sistema por primera ocasin el Asistente mostrar la primer ventana, la cual consiste en la siguiente:
En esta ventana le son solicitados los datos bsicos de su iglesia, tales como: nombre de la iglesia, direccin, telfonos, registro ante las instituciones gubernamentales de cada pas, nombre del pastor, correo electrnico, sitio web, y alguna informacin adicional, as mismo los das de reunin para llevar a cabo el da de celebracin. Al final de esta ventana, encontrar una opcin la cual dice: Ya no volver a este asistente al iniciar el sistema. Si elige esta opcin nunca ms se mostrar el asistente al ingresar al sistema. Al momento de presionar el botn Continuar, el sistema le mostrar la ventana de opciones generales de configuracin, la cual permite personalizar el sistema con los
12
Asistente de Configuracin Inicial

trminos utilizados en su iglesia. Para conocer ms a detalle las opciones de configuracin, lea la seccin Opciones de Configuracin de esta ayuda de sistema.
No es necesario modificar en este preciso momento las opciones de configuracin, por lo tanto puede abandonar esta ventana de sistema presionando el botn Guardar. Al cerrar la ventana de Opciones de Configuracin, se mostrar la ventana de seleccin de Iglesias, la cual le permite ingresar a donde sern almacenados los datos reales de su membresa; o bien, ingresar a los datos de muestra que se instalan juntamente con el sistema.
Seleccione la iglesia a la cual desea ingresar y presione el botn Continuar.
13
CONOCIENDO EL ENTORNO DEL SISTEMA
El sistema Iglesia HOY se ha caracterizado por mantener un entorno sencillo para el usuario, Iglesia HOY 5 no es la excepcin, sigue manteniendo su entorno sencillo para que los usuarios que estn acostumbrados a una versin anterior se adapten rpidamente a las nuevas funciones. A continuacin hablaremos de su ventana principal, la cual ser denominada el entorno del sistema o bien, donde se mostrarn todas las ventanas relacionadas al sistema Iglesia HOY 5.
El entorno del sistema se divide en secciones, las cuales se explican a continuacin y son estas las que le ayudan al usuario a realizar operaciones dentro del sistema, o bien le muestra el status de una operacin dentro del sistema. Las secciones del entorno son: Barra de Men. Esta barra es la que contiene todas las opciones disponibles a realizar con el sistema Iglesia HOY, mismas que su vez tienen un submen de operaciones que agrupa a las operaciones de sistema relacionadas al nombre del men.
Barra de Herramientas. Esta barra contiene a las operaciones ms comunes a utilizar, y se presentan por medio de botones y cada uno de estos presenta un icono relacionado a la
14
Entorno del Sistema

operacin que realiza cada un de ellos. (Recuerde que vario s de los trminos mencionados a continuacin se pueden personalizar, por lo tanto puede que no se llamen igual en su sistema).
Miembros de la Iglesia
Nios y Adolescentes
Amigos (Visitantes)
Niveles de Organizacin de los Grupos
Grupos de la Iglesia
Asistencia a los Grupos Individuales (Reportes de Lder)
Informes Generales de los Grupos
Programa de Cursos de la Escuela Bblica
Asistencia a Clases de la Escuela Bblica
Informes por Da de la Escuela Bblica
Tesoreras
Sobres con Diezmos y Donativos
Asistencia a la Iglesia
Envo de Correos, Boletines y Noticias
Grficas Estadsticas
15
Editor de Reportes del Sistema Descarga y Actualizacin de los Miembros desde un Archivo va Internet Envo de Archivo de Actualizacin de Miembros va Internet Crear Respaldo de Datos
Opciones de Configuracin del Sistema
Cambiar de Iglesia Activa en Sistema
Barra de Estado. Esta barra presenta datos importantes, ya que al estar utilizando el sistema, muestra el nombre de la operacin que se esta realizando en ese momento, tambin muestra el nombre de usuario que se encuentra ingresado en el sistema, muestra tambin el nmero de serie, el cual es muy til al momento de solicitar soporte tcnico al sistema. Se muestra tambin la cantidad de personas que puede administrar con su licencia de sistema, y por ltimo la fecha del equipo de computo.
16
Configuracin Inicial
OPCIONES GENERALES DE CONFIGURACIN
Las opciones generales de configuracin son las que se encargan de personalizar al sistema, segn a las necesidades de la Iglesia que esta haciendo uso de Iglesia HOY. Estas son las que le permiten cambiar el nombre de los trminos de las ventanas, el Logotipo de su iglesia para los Reportes, permiten en algunos casos modificar el comportamiento del sistema y en otros casos modificar nombres de campos de la base de datos segn sus necesidades.
Los cambios que realice en esta ventana, pueden ser considerados como delicados, por lo tanto ponga atencin a los cambios y lea detalladamente las opciones.
Para acceder a la ventana de configuraciones de sistema, en el men Configuracin seleccione Opciones Generales de Configuracin. Al hacerlo se mostrar la ventana correspondiente, la cual es similar a la siguiente:
17
Como puede observar, en la primer pestaa se le permite modificar la Terminologa utilizada por el sistema tanto en singular como plural, y ahora en la versin 5 de Iglesia HOY se esta requiriendo que seleccione el gnero del termino, esto para facilitarle al sistema el generar palabras o frases que sean ms fciles de entender por el usuario final, ya sea en pantalla o en los reportes impresos.
Ejemplo. Trmino para Clase de Escuela: Materia Trmino en Plural: Materias Gnero: F (Femenino) Frase generada por el sistema Iglesia HOY: La Materia "doctrina" corresponde a las Materias de adultos. Caso contrario, si elegimos el gnero M para el trmino Clases, el sistema generara la frase El materia "doctrina" corresponde a los materias de adultos.
En la segunda pestaa encontramos la seccin de Opciones Generales, las cuales modifican el comportamiento del sistema en ciertas opciones, tales como: Administrar una sola iglesia. Permitir el exportar los reportes de sistema a distintos formatos. El nombre del servidor a utilizar para el envo de boletines y el puerto de salida. La cuenta de correo que utilizar el sistema para el envo de boletines.
18
Para hacer uso de la funcionalidad de envo de correos desde Iglesia HOY, su iglesia necesita ya tener funcionando una cuenta de correo de un dominio adquirido por su iglesia, por ejemplo algo como pastores@iglesiacristiana.org, etc... y la configuracion de servidor, cuenta y usuario son las mismas que usted ya emplea normalmente para leer sus correos en Outlook, Windows Mail, etc... asegurese tambien de que el puerto sea el correcto, si tiene dudas de dicha informacin consulte a su proveedor del hospedaje y correo (hosting) Le reiteramos lo dicho en el prrafo informativo anterior, que la funcionalidad de envo de boletines por email est diseada para utilizar una cuenta de correo de un dominio propio de ustedes y no desde cuentas gratuitas como yahoo o hotmail, ya que no es tan fcil configurarlas. Nos han reportado algunos usuarios que con cuentas de GMAIL si se pueden enviar, mas no es algo que le podamos asegurar, en cuyo caso tiene que consultar la ayuda que proporciona gmail en las opciones de IMAP/Forwarding En la tercer pestaa usted puede asignar una imagen como Logotipo de su iglesia la cual se presentar en el encabezado de todos los reportes impresos.
En la cuarta, quinta y sexta pestaa de configuraciones, encontramos los Nombres de Campos Personalizados. Estos son campos que pueden ser de utilidad, ya que puede haber ciertas cuestiones que el sistema no administra, pero usted puede hacer que lleve el control tambin de eso. Slo tiene que tener cuidado que poner un nombre claro, y que tenga bien definido para que ser utilizado.
19
20
Ejemplo. Si en alguno de sus grupos Celulares asisten personas con capacidades limitadas, estas no estn siendo consideradas como tal, por lo tanto puede utilizar un campo personalizado para que el sistema registre esto. Entonces un campo personalizado se podra llamar Personas Discapacitadas y este se mostrar en los reportes de Grupos Celulares. Este es un ejmplo de los muchos usos que se le puede dar a los campos personalizados.
Una vez que modifique las opciones segn a sus necesidades de sistema, no olvide presionar el botn Guardar.
Para que los cambios que acaba de realizar en la ventana de configuraciones se muestren en sistema, debe salir completamente de l y volver a ingresar.
21
DATOS DE LA IGLESIA
En esta seccin del sistema es donde se le permite llenar los datos bsicos de la Iglesia, mismos que son utilizados al momento de imprimir un reporte, una carta o documento oficial de la Iglesia. Dentro de los datos bsicos que deben ser llenados, se encuentra el nombre de la iglesia, domicilio, nombre del pastor, etc. Para acceder a esta ventana del sistema, en el men Configuracin busque la opcin Datos de la Iglesia, lo cual le mostrar una ventana como la siguiente:
Al finalizar la captura de los datos de la iglesia y almacenar los cambios, presione el botn Guardar.
22
TABLAS BSICAS
Las Tablas Bsicas son una serie de datos que el sistema necesita para poder iniciar la administracin de la informacin. Es necesario que estas tablas tengan datos vlidos para que el sistema pueda desde un inicio filtrar la informacin al momento de agregar miembros a la base de datos. Dentro de las Tablas Bsicas tenemos las siguientes: Tabla de Clasificacin Social. Esta tabla le permite clasificar a sus miembros en base a su clasificacin social. Esta puede ser utilizada para dividir a los miembros en relacin a su edad, es decir se puede implementar el manejarlos por adultos casados, adultos no casados, jvenes, nios, etc. La ventana de administracin de clasificacin social, esta localizada en el men Configuracin y dentro de Tablas Bsicas busque la opcin Tabla de Clasificacin Social (donde tambin se muestra el trmino personalizado), lo cual le mostrar una ventana como la siguiente:
Si desea abandonar esta seccin del sistema, presione el botn Salir. Tipos de Eventos para Asistencia a Iglesia. Son los que se utilizan al momento de administrar la asistencia de los miembros a los eventos. La ventana de administracin de eventos de la Iglesia, esta localizada en el men Configuracin y dentro de Tablas Bsicas busque la opcin Tipos de
23

Eventos para Asistencia a Iglesia, lo cual le mostrar una ventana como la siguiente:
Si desea abandonar esta seccin del sistema, presione el botn Salir. Pasos Predefinidos para Miembros. En esta tabla es donde se establecen los pasos que un miembro requiere para formar parte de los programas actuales de su iglesia. Los pasos deben ser definidos por usted, o bien; si ya los tienen definidos en su iglesia deber agregarlos a esta lista, para as poder administrar la informacin del miembro y su crecimiento segn el programa que adoptaron en su Iglesia. Esta ventana est localizada en el men Configuracin y dentro de Tablas Bsicas busque la opcin Pasos Predefinidos para Miembros, lo cual le mostrar una ventana como la siguiente:
24
Si desea abandonar esta seccin del sistema, presione el botn Salir. Lista de Iglesias para Administrar. El sistema Iglesia HOY le permite administrar la informacin de varias Iglesias, esto para cumplir con el perfil de aquellos pastores los cuales son supervisores de varias iglesias, donde requieren llevar la informacin de las iglesias por separado. Para hacer uso de esta funcionalidad del sistema, es necesario agregar los datos de cada iglesia, as como los miembros de cada una de ellas. La ventana de administracin de iglesias, esta localizada en el men Configuracin y dentro de Tablas Bsicas busque la opcin Lista de Iglesias para Administrar, lo cual le mostrar una ventana como la siguiente:
Si desea abandonar esta seccin del sistema, presione el botn Salir.
Al utilizar esta funcionalidad del sistema, siempre debe tener cuidado de no mezclar los datos de una iglesia con otra, es decir; siempre verifique que los miembros correspondan a la iglesia activa en sistema, y no por confusin se haga la alta del miembro que pertenezca a otra iglesia.
25
CONEXIONES FTP
Una de las nuevas opciones del sistema Iglesia HOY es que le permite enviar el listado de miembros a los lideres de Grupos, para que siempre tengan actualizada la informacin, otra es opcin es el poder recibir en el sistema central la informacin de los reportes de asistencia generado por cada uno de los lderes de Grupo, agilizando as el proceso de llenado de reportes generales. Para ello el sistema requiere tener acceso al Internet, y adems contar con un espacio determinado en un Servidor de Datos , para alojar los archivos que el sistema transfiere. En la seccin Conexiones FTPProtocolo de Transferencia de Archivos (File Transfer Protocol). Protocolo que permite a un usuario de un sistema acceder a otro sistema de la Red para transferir archivos de forma bidireccional. A travs de FTP se pueden descargar (bajar) o cargar (subir o enviar) archivos a travs del Internet. es donde se configura al sistema Iglesia HOY para indicarle cules son los parmetros que requiere para conectarse al Servidor de Datos, y as lograr la transferencia de archivos. Para acceder a esta ventana, en el men Configuracin elija la opcin Conexiones FTP, la cual le presentar 3 opciones distintas las cuales se explican a continuacin. 1. Subir Datos de Miembros. En esta ventana es donde se configuran los accesos al Servidor de Datos, los cuales le permiten enviar los archivos actualizados de miembros desde el sistema Iglesia HOY central (oficina pastoral) al resto de los sistemas Iglesia HOY (lderes de grupo). La ventana que se muestra es similar a la siguiente:
26
2. Envo de Reportes de Grupos. En esta ventana es donde se configuran los accesos al Servidor de Datos, los cuales le permiten enviar los archivos de reportes de Grupos (generados por los lderes de grupo en cada uno de sus sistemas) al sistema Iglesia HOY central (oficina pastoral).
3. Envo de Reportes de Escuela. En esta ventana es donde se configuran los accesos al Servidor de Datos, los cuales le permiten enviar los archivos de reportes de Escuela o Cursos (generados por los maestros de escuela en cada uno de sus sistemas) al sistema Iglesia HOY central (oficina pastoral).
27
Membresa
TIPOS DE PERSONAS EN LA MEMBRESA
La membresa de la iglesia est compuesta por miembros oficiales o personas bautizadas, por los visitantes o amigos, por los nios y adolescentes. Dentro de Iglesia HOY se puede administrar a toda la membresa, pero por cuestiones de ordenamientos de los datos e informacin, la membresa ha sido separada a cada uno de los rubros antes mencionados. Debido a ello, es que el mdulo de membresa est compuesto por varias ventanas de sistema, las cuales cada una de ella se encarga de administrar la informacin relacionada a los grupos de personas, los cuales son: 1. Miembros Oficiales, que es la seccin encargada de la membresa solamente de las personas que son consideradas oficialmente miembros de la iglesia, ya sea porque han sido bautizados o por las razones que la iglesia considera para pertenecer oficialmente a membresa. 2. Nios y Adolescentes, que es la seccin encargada de administrar solamente a esta parte de la membresa, la cual est compuesta por los nios y los adolescentes (siempre y cuando stos no se conviertan en miembros oficiales, ya que de ser as, se deben administrar en miembros oficiales). 3. Visitantes, que es la seccin encargada de administrar a la membresa compuesta por las visitas o amigos que asisten con regularidad a la iglesia (siempre y cuando stos no se conviertan en miembros oficiales, ya que de ser as, se deben administrar en miembros oficiales). Estas son las separaciones que el sistema requiere para poder administrar mejor la informacin. El resto de la informacin relacionada a la membresa de la iglesia, es administrada en conjunto, es decir sin separaciones. Lo invitamos a que siga leyendo esta ayuda, para que pueda obtener un mejor rendimiento del sistema.
28
Membresa
ADMINISTRADOR DE MIEMBROS
Esta seccin de Iglesia HOY es la encargada de administrar nica y exclusivamente a los miembros oficiales de la membresa de la Iglesia. Es sin duda parte fundamental y considerada una de las ms importantes del sistema. En ella se concentra toda la informacin relacionada al miembro, sus datos personales, su desempeo dentro de la Iglesia y su crecimiento en los programas actuales adaptados por las Iglesias Cristianas (Pasos definidos para el crecimiento del miembro, las clases o cursos que ha tomado, etc.). Muchos de los datos de esta ventana son llenados en otras secciones, mismas que estn relacionadas. Por ejemplo, la familia a la que pertenece un miembro puede darse se alta en la seccin Familias de la Iglesia, y cuando se agregue al nuevo miembro, no habr necesidad de capturar sus datos de domicilio y/o apellidos cada vez que sea necesario, sino que podr seleccionarlo de la lista de familias y con eso ser suficiente para que la mayora de los datos de la persona sean llenados automticamente y esto ayudar a una captura mayor en menor tiempo, ya que puede haber familias grandes, donde sus datos bsicos sean los mismos (domicilio, telfono, etc). Para acceder a la ventana de administracin de miembros en el men Membresa elija la opcin Administracin de Miembros y esto le mostrar una ventana como la siguiente:
Como puede observar, esta ventana le permite ordenar el listado de miembros por nombre, apellido, por Id de miembro, por grupos celulares al que pertenecen, por
29

familia o por clasificacin social. Adems, si cuenta usted con un listado muy largo, donde es difcil encontrar a una persona por los ordenamientos antes mencionados, ahora puede utilizar la herramienta de bsqueda rpida, la cual esta localizada en la parte superior derecha de la misma ventana de administracin. Lo nico que requiere esta ventana es que capture una palabra parcial o total, y presiona la tecla F5 en su teclado, para que el sistema realice una bsqueda rpida en la lista de miembros y le muestre los datos ms cercanos a la palabra capturada.
Supongamos que desea buscar a una persona pero no recuerda muchos datos de ella, y tiene una lista de miembros muy extensa y adems no recuerda sus apellidos, lo cual facilitara la bsqueda. Por lo tanto necesitar utilizar la bsqueda rpida. Lo que tendra que capturar en el campo de bsqueda sera cualquier palabra, siempre y cuando sta se encuentre dentro de los datos capturados de la persona que busca y dicha palabra puede ser parcial o total, es decir con poner solamente las primera letras es suficiente. La palabra pudiera ser la colonia donde vive, su profesin, etc.
En esta ventana de administracin de miembros, tambin encontrar las operaciones estndar como son agregar nuevo miembro, modificar los datos de uno ya existente, eliminar a un miembro de la lista, o bien dar de baja de un miembro de la membresa. Una de las nuevas opciones en esta versin del sistema es que ahora puede consultar los datos del miembro de manera detallada sin temor a modificar los datos, esto lo puede hacer presionando el botn Ver, adems dentro de los datos detallados, puede localizar un nuevo botn el cual le ayuda a ampliar la fotografa del miembro. Para cerrar la ventana de administracin del miembro, presione el botn Salir.
30
Membresa
FAMILIAS DE LA IGLESIA
La seccin Familias de la Iglesia, es un auxiliar a la administracin de personas en general, ya que le permite generar un listado de todas las familias que asisten a la iglesia, ya sean miembros oficiales o visitantes. La finalidad de esta herramienta es evitar la captura en repetidas ocasiones de los datos familiares de los miembros, agilizando as el proceso de llenado. Lo que se encuentre capturado en los datos de la familia, son los mismos que se llenarn al momento de seleccionar la familia a la que pertenece el miembro al momento de agregarlo a la base de datos. Para acceder a la ventana de familias, en el men Membresa elija la opcin Familias de la Iglesia y se mostrar una ventana solicitando los datos bsicos de la familia, la cual es similar a la siguiente:
En la ventana observe que se muestran los botones de las operaciones estndar, los cuales son agregar, modificar, y eliminar. Tambin esta disponible el botn Ver que sirve para consultar los datos detallados sin temor a modificarlos. El botn Elegir es el que le permite seleccionar a la familia al momento de asignarse la a un miembro. Para cerrar la ventana de Familias de la Iglesia, presione el botn Cerrar.
31
ADMINISTRADOR DE NIOS Y ADOLESCENTES
Esta seccin del sistema es la encargada de administrar a los Nios y Adolescentes que asisten a la Iglesia. El llenado de esta informacin es muy similar al llenado de Miembros Oficiales, obviamente con algunas diferencias ya que cuando se trata de Nios o Adolescentes, no se solicita la informacin correspondiente a las clases o cursos, tampoco se solicita que se llenen los pasos definidos para los miembros, etc. por considerar que no son obligatorios para ellos. Por lo tanto la administracin de los Nios y Adolescentes se concentra solamente en la informacin personal bsica como es: la familia a la que pertenece, domicilio, etc. pero aqu tambin est disponible la opcin de evitar llenar muchos de los datos manualmente con solo indicar a que familia pertenece el nio o adolescente.
El botn llamado Incorporar a Membresa Oficial, sirve para incorporar a un adolescente a la membresa cuando se ha convertido en miembro oficial (ya sea por bautismo, etc.) donde al presionarlo, ahora s se solicita se capture el resto de la informacin complementaria en los formularios de miembro oficial (pasos definidos para miembros, clases o cursos, crecimiento del miembro, etc.) y una vez que llene los datos complementarios, entonces el registro de este adolescente automticamente abandona la seccin de adolescentes y aparecer en la seccin de miembros. Para cerrar la ventana de administracin de Nios y Adolescentes, presione el botn Cerrar.
32
Membresa
ADMINISTRADOR DE VISITANTES
Esta seccin del sistema es la encargada de administrar a los Visitantes, Invitados o Amigos que asisten a la Iglesia. El llenado de esta informacin es muy similar al llenado de Miembros Oficiales, ya que se solicita la informacin personal bsica como es: la familia a la que pertenece, domicilio, etc. tambin est disponible la opcin de evitar llenar muchos de los datos manualmente con solo indicar a que familia pertenece el visitante, o bien cul es su relacin con la familia seleccionada. Tambin se solicita la informacin correspondiente a las clases que se encuentra cursando, as como los pasos definidos para los miembros, etc. La diferencia a la ventana de miembros es que no se solicita informacin de su desempeo actual en la iglesia, es decir; los cargos (los cuales pudieran estar destinados solo para miembros oficiales) fecha de conversin, fecha de bautismo, etc.
Tambin se encuentra un botn llamado Incorporar a Membresa Oficial, el cual sirve para incorporar a un visitante a la membresa cuando se ha convertido en miembro oficial (ya sea por bautismo, etc.) donde al presionarlo, ahora s se solicita se capture el resto de la informacin complementaria en los formularios de miembro oficial (fecha de conversin, fecha de bautismo, ministro que oficia el bautismo, sus cargos en la iglesia, as como observaciones que pudieran complementar la informacin) y una vez que llene los datos correspondientes, entonces el registro de este visitante automticamente abandona la seccin de Visitantes y aparecer en la seccin de miembros.
33
ADMINISTRADOR DE MINISTERIOS
Esta seccin del sistema es la encargada de administrar todo lo relacionado a los Ministerios que se ejercen en la Iglesia, as como saber quienes son los miembros que ejecutan esos ministerios. Es aqu donde se asignan los miembros a los ministerios, y en la ventana de informacin detallada del miembro oficial es donde se muestran estas asignaciones. Para acceder a esta ventana, en el men Membresa elija la opcin Administrador de Ministerios y se mostrar una ventana similar a la siguiente:
En ella encontrar nuevamente los botones estndar los cuales sirven para agregar un nuevo registro, modificar uno ya existente y eliminar un registro. Tambin se encuentra el botn Ver el cual permite ver a detalle un ministerio sin temor a modificar su contenido. Al momento de agregar un nuevo Ministerio, se le solicitar llenar los datos de nombre y descripcin del mismo, as como asignar a la persona que desempear este nuevo ministerio. Se pueden agregar la cantidad de personas que sean necesarias.
34
Membresa
Para almacenar los cambios en e registro de ministerios, presione el botn Aceptar. Para cerrar la ventana de Administracin de Ministerios, presione el botn Salir.
35
ASISTENCIA A LA IGLESIA
Iglesia HOY ahora cuenta con esta nueva herramienta de control de Asistencia a las actividades de la Iglesia, la cual le permite tener respuesta a las preguntas tales como: Quienes asistieron y quines no asistieron?, Cul fue el evento? y En qu fecha fue realizado? Uno de los usos que se le est dando a este mdulo es para el control estricto de los nios cuando se maneja Iglesia infantil por separado de las actividades de adultos, ya que si se diera el incidente de que un nio se reporta como extraviado, se puede tener la seguridad si realmente el nio si fue ingresado en la actividad infantil o no, y de igual modo tener un control de quin es el que lleva y recoge al nio. Para acceder a la ventana de asistencia, en el men Membresa elija la opcin Asistencia a la Iglesia En la ventana de administracin de la asistencia a la iglesia, podr observar los botones estndar, que le permiten agregar un nuevo registro de evento, modificar uno ya existente o eliminar un registro. Tambin se muestra el botn Ver el cual le permite ver el detalle del registro sin tener temor a modificarlo. Al momento de agregar un evento, observe que la ventana le permite elegir el tipo del Evento, los cuales se dan de alta en el sistema en la seccin de Tablas Bsicas. Una vez que seleccione el tipo del evento, le ser solicitado un nombre para este evento a realizar, as como la fecha en la que se llevar a cabo. Ahora bien, tambin esta ventana tiene la ventaja de que su llenado sea rpido y fcil, ya que en caso de que la mayora sea quien asiste, puede utilizar el botn Llenar Lista, la cual trae predefinido el dato se que S asisti y solo modificar ala minora indicando que no se present. En el caso contrario donde es la mayora quien no se presenta, puede agregar persona a persona, utilizando el botn Agregar.
36
Membresa
37

Registro de Asistencia mediante Cdigos de Barras Si la asistencia a su iglesia es masiva, se vuelve til utilizar lectores de Cdigos de Barras, y los asistentes presentan una credencial o gafete al ingresar, de esta manera simplemente al leer el cdigo de barras con el Scanner, queda registrada la asistencia de esa persona. Para hacer uso de esta funcionalidad de cdigos de barras, simplemente posicione el cursor una sola vez en el recuadro banco que se muestra junto a la Flecha, a partir de ese momento puede comenzar a leer los cdigos de barras uno tras otro sin necesidad de hacer nada mas. Si usted desea hacer uso del campo de Puntualidad, puede cambiar el valor por Default de Puntual o Tarde para todos los cdigos que lea a partir de ese momento.
Por ejemplo, si el evento que est registrando tiene una hora de inicio de 6:00PM pero usted desea dar un tiempo de tolerancia de 10 minutos, al llegarse las 6:10 de la tarde usted puede cambiar el valor Defaul de Puntal a Tarde y a partir de ese momento las nuevas personas que ingresen quedarn marcadas con el valor tarde Cuando se hace uso del registro mediante scanner de cdigos de barras, es fcil olvidar registrar a los ausentes, por lo que una sugerencia en este caso es la siguiente. 1. Primero haga uso del botn Llenar Lista y agregue como Ausentes a todas las personas que deberan asistir al evento (Por ejemplo si es un Servicio Juvenil, agregue a todos los Jvenes) con el ajuste por default de AUSENTES. 2. Ahora si comience a escanear los cdigos a medida que van llegando al evento, el sistema est preparado para automticamente cambiar los Ausentes por Asistentes al detectar un cdigo que ya estaba como ausente. De esta manera ha logrado llenar un registro tanto de los asistentes como de los ausentes sin tener que haber agregado manualmente a ninguno de ambos tipos. Para guardar las modificaciones realizadas en la lista se asistencia, presione el botn Guardar. Usted puede imprimir un reporte de sus asistentes as como de sus ausentes en los botones previstos para ello en la parte inferior de la ventana de administracin de asistencia a la iglesia Para cerrar la ventana de administracin de asistencia a la Iglesia, presione el botn Salir.
38
Membresa
VISITACIONES A HOGARES
En esta seccin del sistema es donde se administran las visitaciones que se programan y/o realizan espontneamente a los hogares de los miembros y/o visitantes. Tambin le permite registrar las llamadas telefnicas realizadas a los miembros y/o visitantes, mismas que pueden ser de seguimiento (resultado de una actividad especial para los visitantes) o motivndosele a que contine visitando la Iglesia. Para acceder a esta seccin, en el men Membresa elija la opcin Visitaciones a Hogares y se mostrar la ventana de administracin la cual es similar a la siguiente:
En la ventana de administracin, podr observar los botones estndar los cuales le permiten agregar un nuevo registro de visitacin, modificar uno ya existente o eliminar un registro. Tambin se muestra el botn Ver el cual le permite ver el detalle del registro sin tener temor a modificarlo. Al momento de agregar un registro de visitacin le ser solicitado el nombre de la persona a la cual se va a visitar, o bien ya se visit durante la semana. Tambin es requerido que indique el tipo de visita, la fecha, la hora y el resultado obtenido, es decir, si la persona se encontr en su domicilio, el tema tratado y algn comentario adicional.
Para guardar el registro de la nueva visitacin presione el botn Guardar.
39
PERSONAS DADAS DE BAJA EN MEMBRESA
Esta seccin del sistema le muestra el listado de las personas que por alguna razn han sido dadas de baja definitivamente o temporalmente de la lista oficial de la Membresa de la Iglesia. Las razones de la baja podran ser por defuncin, traslado a otra iglesia o ciudad, disciplina o excomunin o por alguna otra razn. Para acceder a esta seccin del sistema, en el men Membresa elija la opcin Personas Dadas de Baja de la Membresa y se mostrar una ventana similar a la siguiente:
Como podr observar, en esta ventana no se muestran los botones estndar, esto es debido a que se trata solo de un listado para que tenga un control de quienes han sido dados de baja de la membresa. El listado presentado en esta ventana es administrado directamente desde la ventana de administracin de Miembros Oficiales.
Los botones presentados en esta ventana son el botn Ver el cual le permite ver el detalle del registro sin temor a modificarlo y el botn Reincorporar a la Membresa el cual puede ser usado cuando el miembro dado de baja ha regresado nuevamente a esta iglesia, o bien el miembro ha cumplido su perodo de disciplina por mencionar algunos ejemplos. Tambin se muestra el botn Eliminar, el cual le ayuda a eliminar los registros que tienen bastante tiempo y es necesario depurar la informacin.
40
Grupos
Administracin de Niveles de Grupos
TERMINOLOGA Y ESTRUCTURA DE GRUPOS
Un Grupo Celular en Iglesia HOY, se compone por todos los asistentes a dicho grupo, ya sean Miembros oficiales, visitantes o nios. A todos ellos les llamaremos Personas del grupo.. Uno de los miembros del grupo es el Lder del grupo, por lo que es importante entender que tambin se debe agregar a la persona que ser lder del grupo, como parte de las personas del grupo.
Iglesia HOY 5 ofrece la posibilidad de organizar sus grupos hasta con 4 niveles de organizacin. En las prximas pginas daremos ejemplos de cmo utilizarla segn el tamao de su iglesia.
En dado caso de que su iglesia contara con gran nmero de grupos celulares el sistema Iglesia HOY le permitira organizarlos todos con hasta 4 niveles, siendo el 4o nivel el de los grupos, y los 3 niveles superiores seran los lderes que supervisan, de esta manera se formara un rbol de la siguiente manera:
41
La mayora de los trminos utilizados los puede personalizar a los que utilizan en su propia organizacin. Observe que cada grupo pertenece a un Nivel 3 y as sucesivamente. Los grupos pueden ser homogneos o heterogneos en cuanto a sexo. De igual modo el nmero de elementos de cada nivel puede crecer sin lmite.
CASOS PRCTICOS COMO EJEMPLO
Para guiarle paso a paso cmo crear en el sistema Iglesia HOY la organizacin de sus grupos hemos creado tres ejemplos, elija en el enlace siguiente el que mas se adecue a su iglesia: Caso 1. Iglesia pequea con pocos grupos Caso 2. Iglesia pequea con supervisores de grupos Caso 3. Iglesia mediana con muchos grupos Caso 4. Iglesia grande con bastantes grupos Caso 1. Iglesia pequea con pocos grupos Una iglesia con pocos grupos, muy seguramente que tendr suficiente con un slo lder o supervisor de dichos grupos, por lo que lo mejor, es solamente utilizar el NIVEL 3 del sistema Iglesia HOY para llenar el nombre de quin ser el Lder de los grupos de la Iglesia.
Para cuestiones de explicar este caso prctico, los trminos personalizados de grupos estn configurados de la siguiente manera: Trmino utilizado para Clula: Grupo Trmino en Plural: Grupos Gnero: M Nivel 1 de Gpos. Celulares: Niv 1 Sin utilizar Nivel 2 de Gpos. Celulares: Niv 2 Sin utilizar Nivel 3 de Gpos. Celulares: Zona Lder de Nivel 1: Lder Sin utilizar
42
Grupos
Lder de Nivel 2: Lder Sin utilizar Lder de Nivel 3: Supervisor de Zona
NOTA: Por supuesto no est limitado a slo 4 grupos, puede crecer sin lmite, esto es slo ejemplo Ventana: Opciones Generales de Configuracin
Ventana: Administracin de Niveles de los Grupos
43

Ventana de actualizacin del Nivel 3 (Zona) nmero 1
Caso 2. Iglesia pequea con supervisores de grupos Ejemplo de Iglesia que tiene lderes que supervisan zonas de grupos, y un lder general que supervisa a cada lder o supervisor de las Zonas. Adems de utilizar el NIVEL 3 para las Zonas, ahora se utiliza el NIVEL 2, para el lder general de los Grupos de la Iglesia.
Para cuestiones de explicar este caso prctico, los trminos personalizados de grupos estn configurados de la siguiente manera: Trmino utilizado para Clula: Grupo, Trmino en Plural: Grupos, Gnero: M Nivel 1 de Gpos. Celulares: Niv 1 Sin utilizar Nivel 2 de Gpos. Celulares: Sector Nivel 3 de Gpos. Celulares: Zona Lder de Nivel 1: Lder Sin utilizar Lder de Nivel 1: Coordinador d Sector Lder de Nivel 1: Supervisor de Zona
44
Grupos
NOTA: Por supuesto no est limitado a slo 2 Zonas, puede crecer sin lmite el nmero de Zonas, De igual maneral el nmero de grupos por Zona no est limitado, esto es slo ejemplo Ventana: Opciones Generales de Configuracin
45

Ventana: Administracin de Niveles de los Grupos
46
Grupos
Caso 3. Iglesia mediana con muchos grupos Ejemplo de Iglesia que tiene lderes que supervisan zonas de grupos, y lderes que coordinan sectores de Zonas. Se utiliza el NIVEL 3 para las Zonas, el NIVEL 2 para sectores, y ahora se utiliza el NIVEL 1, para el lder general de los Grupos de la Iglesia.
Para cuestiones de explicar este caso prctico, los trminos personalizados de grupos estn configurados de la siguiente manera: Trmino utilizado para Clula: Grupo, Trmino en Plural: Grupos, Gnero: M Nivel 1 de Gpos. Celulares: rea Nivel 2 de Gpos. Celulares: Sector Nivel 3 de Gpos. Celulares: Zona Lder de Nivel 1: Lder de rea Lder de Nivel 1: Coordinador d Sector Lder de Nivel 1: Supervisor de Zona
NOTA: Por supuesto no est limitado a slo 2 Zonas, a dos Sectores, puede crecer sin lmite el nmero de Zonas y Sectores, De igual maneral el nmero de grupos por Zona no est limitado, esto es slo ejemplo Ventana: Opciones Generales de Configuracin
47

Ventana: Niveles de organizacin de los Grupos
Diagrama de los grupos utilizando la funcin Mostrar como rbol
48
Grupos
Caso 4. Iglesia grande con bastantes grupos Ejemplo de Iglesia que tiene lderes que supervisan zonas de grupos, y lderes que coordinan a los supervisores de Zonas y lderes de rea que supervisan a los coordinadores de Sectores. Se utiliza el NIVEL 3 para las Zonas, el NIVEL 2 para sectores, y el NIVEL 1 para las reas. Observe que en este caso ya queda fuera de la organizacin de niveles del sistema Iglesia HOY 5 un lder general de los grupos de la Iglesia, pero eso no afecta para nada la organizacin de los niveles.
Ya no pondremos las ventanas del sistema para mostrarle como llenar este ejemplo, ya que es similar a como lo hemos venido presentando. En este caso agregar el rea 2, crear los Sectores 3 y 4, las Zonas 5, 6, 7 y 8 y todos los grupos pertenecientes a dichas Zonas. NOTA:recuerde que no est limitado a slo 2 Zonas, Sectores areas, puede crecer sin lmite el nmero de reas, Zonas y Sectores, De igual manera el nmero de grupos por Zona no est limitado, esto es slo ejemplo
49
GRUPOS DE LA IGLESIA
Para cuestiones de explicar esta seccin en la ayuda de sistema, se utilizan los trminos configurados por default en el sistema. Si usted modific los trminos, puede que los nombres de los trminos no coincidan con los que se utilizan en la ayuda.
Esta seccin de la ayuda le da una orientacin sobre la ventana de Grupos Celulares, se recomienda que si desea entender el concepto de los Grupos de una manera prctica, lea primero el tema Administracin de Niveles de Grupos en el apartado Terminologa y estructura de grupos, y en Casos prcticos Los Grupos de la Iglesia pueden ser administrados, ya sea en esta ventana la cual esta dedicada a mostrar solamente los grupos; o bien, puede ser administrada como parte de la ventana de administracin de niveles de grupos. Y es aqu donde se muestra el listado de todos los grupos celulares existentes en su Iglesia. Para ingresar a esta seccin del sistema, en el men Grupos elija la opcin Grupos de la Iglesia y se mostrar una ventana similar a la siguiente:
50
Grupos
En ella encontrar nuevamente los botones estndar los cuales sirven para agregar un nuevo registro, modificar uno ya existente y eliminar un registro. Tambin se encuentra el botn Ver el cual permite ver a detalle un grupo sin temor a modificar su contenido. Al momento de agregar un nuevo Grupo, le sern solicitados los datos bsicos del grupo, tales como: el nombre del grupo, nombre del lder y el nombre de la persona auxiliar, el domicilio donde se reunirn, fecha de inicio, hora, etc. Tambin es donde se agregan a los miembros que van a pertenecer a cada grupo y se pueden agregar a cada grupo la cantidad de personas que sean necesarias.
Para almacenar los datos del registro del nuevo Grupo, presione el botn Aceptar. Para cerrar la ventana de Grupos de la Iglesia, presione el botn Cerrar. Qu sigue despus? Esto es slo el comienzo. Iglesia HOY 5 le permite llevar semana tras semana la asistencia de las personas a sus grupos, el lder de cada grupo puede enviar por internet su reporte de asistencia, los Supervisores, Coordinadores o el Pastor puede descargarlos para integrarlos a su sistema Iglesia HOY local y revisar el estado de sus grupos, conocer los asistentes y los ausentes, crear informes generales semanales, mostrarlos en grficas de barras y mucho ms. Lea el tema llamado Asistencia a los Grupos para conocer a detalle la forma de hacerlo.
51
ASISTENCIA A LOS GRUPOS INDIVIDUALES
Para cuestiones de explicar esta seccin en la ayuda de sistema, se utilizan los trminos configurados previamente en el sistema. Si usted modific los trminos, puede que los nombres de los trminos no coincidan con los que se utilizan en la ayuda.
En esta seccin del sistema es donde se registra la asistencia de los Grupos; es decir, es donde se registra que cada uno de los miembros haya asistido a la reunin de su Grupo correspondiente. Estos controles de asistencia son individuales por Grupo, y son llenados por el Lder de cada Grupo al finalizar la reunin. En cada control de asistencia a los Grupos, se le solicita a los lderes de cada grupo que llenen la informacin correspondiente a cada miembro, la cual trata de cubrir todos los rubros de los modelos actuales de crecimiento adoptado por las Iglesias Cristianas, en el cual existe una reunin de planeacin donde se supone que solo asisten los miembros oficiales de la iglesia, misma que se lleva a cabo antes de la reunin de grupo; y es en la reunin de grupo donde ya se renen todos los miembros de grupo, es decir miembros oficiales, visitantes y nios. En algunos casos o iglesias, dentro del modelo de crecimiento que adoptaron, tambin se le solicita a cada lder de grupo que lleve un control de asistencia a las actividades de la iglesia de cada uno de los miembros de su grupo, ya sea a la reunin de planeacin, el servicio semanal de la iglesia, as como al servicio de fin de semana; el sistema le permite llevar tambin ste control. Dentro del mismo control de asistencia al grupo, tambin le permite registrar otros datos tales como: visitas realizadas por el lder del grupo a sus miembros ya sean visitantes o miembros oficiales de la iglesia, el nombre del tema tratado en la reunin, as como los campos personalizados si es que estn siendo utilizados (revise sus opciones de configuracin de sistema, para ver a que hacen referencia estos campos). Para acceder a esta seccin del sistema, en el men Grupos elija la opcin Asistencia a los Grupos Individuales (Reporte del Lder) y se mostrar una ventana similar a la siguiente:
52
Grupos
En esta ventana, se puede observar en forma de lista todos los registros de control de asistencia que se tiene almacenados en el sistema. Estos puede ser mostrados por fecha de realizacin; o bien, por grupo en donde tendr que especificar cual grupo desea buscar; tambin encontrar las operaciones estndar como son agregar nuevo control, modificar uno ya existente, o eliminar uno ya existente. Tambin puede consultar el detalle del control de asistencia sin temor a modificar su contenido, esto lo puede hacer presionando el botn Ver. Al momento de llenar el control de asistencia a los grupos, lo puede hacer de 2 formas, una es utilizando el botn Llenar con los miembros del Grupo, lo cual le permite llenar de manera rpida el control, utilizando el parmetro para indicar si asisti o no la persona.
Si al observar al grupo reunido, ve que la mayora esta presente, ser ms fcil el llenado utilizando el botn Llenar con los miembros del Grupo; caso contrario, si es la minora quien esta presente, seleccione no asisti y solo modifique las asistencias necesarias.
Para agregar un nuevo registro de control de asistencia, presione el botn Agregar lo cual muestra la siguiente ventana:
53
Al momento de generar el reporte de asistencia individual es de suma importancia que usted capture le fecha real de reunin de su grupo, ya que si captura otra fecha
54
Grupos
(da siguiente, si es que realiza el reporte despus) el sistema al momento de generar un reporte general no podr localizar los datos. Por lo tanto no genere reportes individuales de asistencia con fecha distinta a cuando se reuni su grupo.
Es importante mencionar que muchos de los datos puede evitar capturarlos siempre y cuando la opcin de Sumas automticas este activado. Por otro lado en la pestaa de Otros Datos le permite ver los totales del resto de las asistencias, como son: asistencia al servicio semanal de su iglesia, asistencia al servicio de fin de semana, y los hogares visitados. Como puede observar, tambin se muestran los campos personalizados, los cuales segn las caractersticas con las que fueron configurados, son los datos que le solicitar. Para cerrar la ventana de registro de nuevo control de asistencia y guardar la captura, presione el botn Guardar.
Todo lo anterior aplica solo para Lderes de Grupo; o bien, cuando los registros de control de asistencia, sern llenados de manera manual; es decir que se le harn llegar de alguna manera a la persona encargada de obtener los reportes generales de los grupos; ya sea en papel, en archivos digitales (Excel) o en algn otro formato.
Si usted es el encargado de obtener los reportes generales de Grupos, hay una manera ms fcil con la que usted puede obtener los reportes de asistencia a los Grupos. Misma que explicamos a continuacin.
Para realizar de manera ms sencilla y rpida la tarea de obtener los reportes de asistencia a los grupos, al sistema Iglesia HOY 5 se le ha agregado funcionalidad para que cada lder grupo tenga un sistema Iglesia HOY en su computadora porttil o en la computadora de su casa, esto con la finalidad de que pueda l llenar los controles de asistencia a los grupos individuales, y una vez que termine, los pueda enviar va Internet al supervisor de grupos con tal solo realizar un clic; s, efectivamente un clic. Al momento de terminar la captura del control de asistencia, el lder de grupo deber presionar el botn Subir Reporte y al hacerlo deber esperar a que la operacin termine de enviar los archivos y listo. En caso de ser necesario, deber avisarle al encargado de la supervisin que ya ha enviado el control de asistencia por Internet.
55
Ahora bien, una vez que el encargado de la supervisin tenga disponibles los reportes del lder en Internet, deber descargar los reportes de los grupos individuales, para as poder realizar el reporte general de grupos. Para descargar los reportes del grupo, necesitar saber el nombre del grupo y la fecha de la reunin ya que estos datos le son solicitados al momento de presionar el botn Descargar Archivo.
Para cerrar la ventana de asistencia a los grupos, presione el botn Cerrar.
56
Grupos
Control de asistencia a grupos -Resumen del trabajo en equipo con Iglesia HOY 5
La licencia que adquiere le autoriza a que instale el sistema Iglesia HOY 5 a todas las personas que lo necesiten siempre y cuando se trate de la misma iglesia local o congregacin, tal como se explica en el tutorial de Licenciamiento (disponible en www.iglesiahoy.com en seccin Soporte). Debido a que el sistema Iglesia HOY no maneja una base de datos conectada en lnea entre todas las personas que instalen el sistema, es importante que se entienda que lo que cada persona capture en su sistema, se queda localmente en esa computadora, no lo ven las dems personas que tambin tienen el sistema Iglesia HOY. Por esta razn se ha implementado en esta versin Iglesia HOY, una caracterstica para transmitir archivos que modifica una persona, a las dems personas de la iglesia que tambin utilizan Iglesia HOY (Ver Figura A)
Figura A. Iglesia HOY se puede instalar en todas las PCs que se requieran, tanto de los supervisores de grupos como de los lderes de cada grupo. Hay forma de transmitir los reportes semanales de asistencia de cada grupo a sus supervisores mediante Internet Hay bsicamente 2 funciones de envo y recepcin de archivos que usted necesitar para el control semanal de grupos: 1. El envo y recepcin de la lista de miembros 2. El envo y recepcin del reporte de asistencia de un grupo celular El sistema Iglesia HOY utiliza un servidor de Internet con protocolo FTP, como un intermediario, donde se depositan los archivos que sube una PC y de ah los pueden descargar las dems PCs. La buena noticia es que usted no tiene que configurar nada para utilizarlo, el servidor ya va configurado por default, por lo tanto usted no tiene que preocuparse por ello. Pero si necesita tomar en cuenta lo siguiente: *Los datos de su iglesia NO se revuelven con los de otras iglesias gracias al nmero de serie nico que se les asign a ustedes, por lo tanto, para que puedan hacer uso de su espacio, asegrese de activarle la licencia a todas las PCs que tienen instalado un sistema Iglesia HOY de su iglesia, ya que si ellos lo operan con la licencia gratuita no tendrn acceso a subir y descargar sus archivos. Paso previo necesario: Administracin centralizada de las personas 1. Tiene que asignarse en su iglesia a una persona que sea la encargada de administrar la lista de personas (miembros, nios y visitantes) para evitar duplicidad de trabajo. Le llamaremos a esta persona Administrador de Membresa. Esta persona se debe asignar para administrar la membresa para toda la iglesia y no solo para los grupos celulares, ya que la lista de membresa que administrar, ser tambin la que descarguen los usuarios de finanzas y de escuela bblica. El administrador de membresa tambin tiene la facultad de asignar a qu grupo celular pertenece cada persona, y en el archivo de Miembros que sube a internet, tambin puede actualizar las listas de asignacin a grupos celulares,
57

2. El Administrador de membresa, en su sistema, utilizar el botn que tiene la Flecha hacia Arriba, para subir al servidor la lista ms actualizada de personas (ver Figura 1).
Figura 1: Botones para subir y descargar listas actualizadas de personas Al subir el archivo a Internet se puede tambin aprovechar para enviar la actualizaciones de asignaciones de las personas a los grupos celulares activando la opcin Incluir listas de Grupos (ver Figura 1.2). Se recomienda ampliamente que active esta opcin para que los lderes de grupos vean reflejadas a las personas que pertenecen a su grupo 3. Desde las PCs de los lderes de grupos y de los supervisores de grupos que utilizan el sistema Iglesia HOY, utilizarn el botn que tiene Flecha hacia abajo, para descargar e integrar la lista de personas (Ver Figura 1): NOTA IMPORTANTE: AL HACER ESTO SE REEMPLAZAR POR COMPLETO LA LISTA QUE YA TENAN ANTERIORMENTE, POR ESO ES TAN IMPORTANTE SINCRONIZARSE, Y QUE SOLO UNA PERSONA SEA EL ADMINISTRADOR DE MIEMBROS, Y LAS DEMS PERSONAS NO AGREGUEN PERSONAS AL SISTEMA SINO SOLO LA ACTUALICEN DEL ARCHIVO QUE SUBE EL ADMINISTRADOR DE MEMBRESA 4. Cuando cualquiera de los lderes de grupos necesiten que se agregue una nueva persona a las listas de miembros o de visitantes, TIENE QUE SOLICITAR AL ADMINISTRADOR DE MEMBRESA QUE LO HAGA, Y QUE SUBA EL ARCHIVO ACTUALIZADO, Y hasta despus de esto, el lder ya puede entonces descargar y actualizar su sistema Iglesia HOY con el archivo de personas actualizado.
Figura 1.2: El Administrador de membresa tambin puede actualizar a todos las listas de los Grupos
58
Grupos
EL PROCEDIMIENTO QUE TIENE QUE HACER EL LDER DE GRUPO CADA SEMANA
Procedimiento que tiene que hacer el lder de grupo cada semana para enviar su reporte de asistencia Paso 1: Actualizar la lista de personas de su sistema Iglesia HOY 1. Primero se recomienda que descargue la lista actualizada de Miembros, si es que hay un Administrador de membresa en su iglesia tal como le mencionbamos en el apartado anterior. Para eso utilice el botn que tiene la flecha hacia abajo en la ventaja principal (Ver Fig. 1) .
Figura 1: Botn para descargar la membresa actualizada 2. En la ventana siguiente, se le confirma el nombre del archivo que buscar en internet, el cual se compone por el nmero de serie asignado en su licencia nica y la palabra Iglesia mas el nmero de iglesia que est usando en el sistema, por ejemplo Iglesia1, iglesia2, Iglesia3 etc, esto para evitar que vaya a descargar los datos de otra iglesia, en el caso de organizaciones que han adquirido licencias para varias iglesias locales y van a tener una supervisin centralizada de todas. Presione el botn Actualizar Membresa, ver de manera rpida una ventana que descarga y descomprime el archivo, luego presione el botn salir (ver Figura 1.1). En caso de que el archivo que busca no est en el servidor, le mostrar un mensaje hacendoselo saber, en este caso lo ms seguro es que aun no hay un archivo de membresa que anteriormente hubiera subido el Administrador de membresa o alguien ms con esa funcin de su misma iglesia. El administrador de membresa, tambin tiene la facultad de asignar a qu grupo celular pertenece cada persona, y en el archivo de Miembros que sube a internet, tambin puede actualizar las listas de asignacin a grupos celulares, asi es que si el administrador de membresa, tambin incluy en el archivo las asignaciones a grupos, usted ver reflejados los cambios de los miembros asignados a su grupo. En caso de que no se hayan actualizado, es necesario que se comunique con el administrador de membresa para hacerle saber las actualizaciones de las personas de su grupo, para que l las asigne y suba de nuevo el archivo actualizado.
59
Figura 1.1: Ventana para descargar el archivo actualizado de membresa Paso 2. Llenar su control de asistencia de una reunin, explicacin paso a paso. Para llenar el reporte de asistencia de su reunin: 1. De la barra de herramientas de la ventana principal del sistema, haga clic en el botn Asistencia a los grupos individuales, el cual tiene un icono como este:
Tambin puede abrir la misma ventana desde el Men Grupos, en la opcin Asistencia a los grupos individuales (Reporte del lder) La ventana que se abrir ser como la que se muestra en la figura 2.1
Figura 2.1: Ventana de Controles de Asistencia a los grupos individuales (Reporte del lder) En esta ventana lo que se muestran son todos los reportes semanales de su grupo. Para crear el nuevo reporte o control de asistencia, presione el botn AGREGAR. Se abrir la ventana que se muestra en la figura 2.2. Explicacin de los datos a llenar: a) Grupo: utilice el botn con la lupa para seleccionar su grupo, o si se sabe el nmero de grupo simplemente escrbalo en el recuadro.
60
Grupos
b) Fecha: Seleccione la fecha del da de la reunin que est reportando. IMPORTANTE: Es necesario que todos los reportes de sus grupos de una misma semana se reporten con el mismo da, en caso de que en su iglesia haya grupos que se renen diferente da de la semana, se sugiere que aun as todos reporten con una misma fecha, esto para que el supervisor de grupos pueda generar el Informe General en base a una sola fecha. Si en su modelo de grupos se renen adems otro da para planear el lder con sus auxiliares, en esta misma ventana podr de todas maneras especificar informacin referente a los que asistieron a su reunin de planeacin, mas delante veremos cmo. c) Se reuni? Seleccione S si el grupo se reuni esta semana. Si elige N significa que no se reunieron, en este caso entonces ya no ser necesario llenar mas informacin y simplemente puede Guardar para terminar. d) Entreg informe? Seleccione S si est entregando el informe de la reunin, puede elegir N si no tiene ms informacin debido a que no cuenta con con mas informacin para reportar pero aun as desea hacer saber que si se reunieron. En este ltimo caso ya no tendra que llenar ms informacin y simplemente puede Guardar para terminar.
Figura 2.2 Ventana para llenar todos los datos de la reunin e) Llenar lista con los miembros del grupo. Este botn es muy til porque llenar automticamente en la parte inferior a todos los miembros del grupo, haciendo ms fcil con esto llenar automticamente todos los datos que restan del informe. Presione el botn una vez y espere a que aparezcan en la parte de abajo todos los miembros de su grupo. En caso de que no se llene la lista de personas, puede deberse a que no ha especificado el Grupo en el inciso a) o tal vez no ha descargado la lista de miembros actualizada como se explicaba en el apartado anterior. f) Desea que los totales se autocalculen en base a la lista de personas? Si efectivamente en el paso anterior usted llen la lista de personas de su grupo, entonces elija SI en base a la lista de personas (sumas automticas). Si por alguna razn desea llenar manualmente los totales del reporte, en vez de permitir que el sistema calcule automticamente entonces seleccione NO, capturar los totales. Un caso en el que puede decidir hacerlo de esta ltima manera es cuando no pudo obtener la lista de los miembros de su grupo tal como se explica en el captulo anterior, pero aun as desea reportar los totales de su reunin. Observe que si elije NO, capturar los totales entonces el sistema SI le permite capturar en los recuadros de Asistentes, ofrenda, ausentes etc.. en cambio si eligi SI en base a la lista de personas, entonces no debe capturar nada ah, sino que lea los pasos siguientes para continuar con el llenado de totales. La Figura 2.3 muestra con lneas
61

cmo es que se autocalculan los valores en base a los datos que se especifiquen directamente a las personas g) Visitantes (nuevos): Este valor lo tiene que llenar manualmente si hubo asistencia de personas que aun NO existen en el sistema. Los dems valores de asistencia se llenarn automticamente tal como lo explicaba el punto anterior, pero para que pueda usted reportar el valor real de la asistencia a su grupo, llene aqu el nmero de personas que no aparecen en la lista debido a que son nuevos en el grupo. h) Seccin Reunin de la parte inferior. Asisti: Haga un doble clic sobre el valor para elegir S N. Elija S si la persona asisti a la reunin principal del grupo, elija N si esta persona no asisti. Observe que llenando este valor con S, en la parte superior se llena automticamente los valores de Asistencia, y el sistema agrega un valor donde corresponde ya sea en Miembros, nios, adolescentes o visitantes. Tambin se actualiza el valor de Asistencia Total. De igual modo, los valores de Ausentes se llenan cuando especifica que una persona No asisti. Ofrenda: Especifique la ofrenda que aport esta persona, en caso de que en sus grupos renan ofrenda. En caso de que en sus grupos la ofrenda no se contabilice personalmente sino total, entonces un tip para aprovechar que el sistema hace sumas automticas, es que llene el total del monto de su ofrenda en el espacio de la primer persona, es decir en este primer rengln, y a las dems personas no les especifique ningn monto. Como el sistema suma todos los renglones y solo en uno de ellos encuentra un monto, entonces este valor se pasar automticamente a la parte superior en la seccin del total de Ofrenda. i) Seccin Otras asistencias de la parte inferior Planeacin: Si en su modelo de grupos se renen otro da para planear el lder con sus auxiliares adems de la reunin principal, puede llenar en este valor si la persona asisti a dicha planeacin o no, asignando una S o una N respetivamente. Este valor se contabiliza para el total de la parte superior llamado Reunin de planeacin (vea figura 2.3)
Figura 2.3: Los valores que se llenan sobre las personas se suman en los totales de la parte superior automticamente Servicio de (mircoles): Puede aprovechar para especificar si esta persona asisti al servicio de la iglesia que se tiene entre semana, el da es configurable en el Men Configuracin del sistema
62
Grupos
Iglesia HOY, en la opcin Datos de la Iglesia. En este ejemplo el da se especific que es mircoles. Servicio de (domingo): Con el mismo objetivo que el dato anterior, puede especificar si esta persona asisti a su servicio principal de la iglesia que generalmente es en da Domingo, o si en su iglesia es otro da, tambin lo puede configurar en las Datos de la Iglesia j) Conversiones, Evangelizndose, Discipulndose: Estos tres campos no son autocalculados, es decir tiene que capturar manualmente su valor. Su objetivo es dar seguimiento al crecimiento de las personas del grupo, y sirven como estadsticas. Hay ms datos que llenar los cuales puede ver al presionar la pestaa Otros Datos (ver figura 2.4) k) Trabajo de campo (Visitas a hogares de miembros, visitas a hogares de visitantes): Estos dos campos no son autocalculados, es decir tiene que capturar manualmente su valor. Su objetivo es dar seguimiento al trabajo de campo del grupo en cuanto a visitas a hogares durante la semana en curso. l) Asistencia a servicio de (Mircoles): Esta seccin se totaliza automticamente en base los valores capturados explicados en el punto i) adems puede escribir personas que no estn registradas aun en el sistema en el campo Visitantes (Nuevos). Recuerde que el da Mircoles es configurable m) Asistencia a servicio de (Domingo). Esta seccin se totaliza automticamente en base los valores capturados explicados en el punto i) adems puede escribir personas que no estn registradas aun en el sistema en el campo Visitantes (Nuevos). Recuerde que el da Domingo es configurable n) Tema de la semana: Puede anotar aqu que tema se estudi en el grupo durante esta reunin o) Hubo tiempo para aperitivo/convivir en la reunin. Puede especificar si hubo en esta reunin un tiempo para aperitivo y convivir. p) Campos Personalizados. El fin de estos campos es que se adapten a lo que necesite su iglesia. En este ejemplo para lo que estamos usndolo es para escribir el nombre de un nuevo visitante que estuvo en esta reunin llamado Juan Daz Prez, y la idea es que se est solicitando que se agregue esta persona al sistema. Esta es slo una idea de un uso que se le puede dar. Recuerde que en la seccin de Configuracin del sistema, le puede poner nombre a estos campos para que no se llamen simplemente Personalizado1, Personalizado 2, etc..
63

Figura 2.4 Otros Datos Al terminar de llenar todo el control, presione el botn Guardar. Se regresar a la ventana donde se muestran todos los controles de asistencia de su grupo. En este momento est listo para enviar por Internet el reporte de esta reunin. Tambin puede hacer una impresin en papel de este reporte de asistencia, para eso utilice el botn que tiene el icono de una impresora y que dice Reporte del lder. (ver figura 3.1)
Figura 3.1: Ejemplo impreso del Control de Asistencia de un grupo Reporte del lder Paso 3. Enviar su reporte de asistencia de grupos (subirlo a Internet) 1. Asegrese de que termin de llenar todos los datos del control de asistencia de la reunin tal como lo explica el Paso 2, y lo Guard. 2. En la ventana de asistencia a grupos, selecciona el rengln del control de asistencia que acaba de llenar, y presiona el botn Subir Reporte ( ver Figura 3.1). NOTA: Asegrese de que est seleccionado (remarcado) el rengln de la reunin deseada, porque si accidentalmente selecciona un control de otro da diferente, al subir el reporte a Internet, se subir el del rengln que est seleccionado en ese momento 3. Aparecer una ventana que comenzar a subir el archivo con el reporte del control de asistencia a Internet (Ver figura 3.2) 4. Si el archivo se sube exitosamente a Internet, al terminar de hacerlo le mostrar una ventanita con el mensaje hacendoselo saber (ver figura 3.3), en caso de que no se haya podido subir, tambin le parecer un mensaje hacindoselo saber. En este caso revise que tiene una conexin a Internet activa, y que su sistema Iglesia HOY se lo hayan activado con la licencia de su iglesia, ya
64
Grupos
que si est utilizando la licencia gratuita no tendr activada la funcin de envo mediante internet hasta que registre su sistema con la licencia de su iglesia.
Figura 3.2: Lista de todos los controles de asistencia o reportes que el lder del grupo ha llenado para enviar a su supervisor. Antes de subirlo, seleccione el rengln correspondiente
Figura 3.3: Ventana que sube el archivo con el reporte del lder
65
Figura 3.4: Notificacin cuando el archivo se termin de subir
EL PROCEDIMIENTO QUE TIENE QUE HACER UN SUPERVISOR DE GRUPOS CADA SEMANA
Procedimiento que tiene que hacer un Supervisor de grupos cada semana para recibir los reportes de asistencia Paso 1: Actualizar la lista de personas de su sistema Iglesia HOY Siguiendo las mismas instrucciones que se explican en el paso 1 del captulo anterior Paso 2: Descargar de Internet los reportes enviados por los lderes de cada grupo 1. De la barra de herramientas de la ventana principal del sistema, haga clic en el botn Asistencia a los grupos individuales, el cual tiene un icono como este:
Tambin puede abrir la misma ventana desde el Men Grupos, en la opcin Asistencia a los grupos individuales (Reporte del lder) 2. Presione el botn Descargar Reporte para empezar a descargar de Internet cada uno de los reportes de sus grupos que supervisa 3. Se abrir una ventana donde le solicita de qu grupo y de qu fecha de reunin es el reporte que se va a buscar y descargar de Internet (Ver figura 4.1), seleccione uno de los grupos que usted supervisa, y seleccione la fecha exacta de la reunin tal como ese lder de grupo la report, IMPORTANTE: si no coincide esta fecha con la fecha que se especifica en el paso b) del paso 2 del captulo anterior, no se encontrar el archivo buscado
66
Grupos
Figura 4.1: Lista de todos los controles de asistencia o reportes, que envan los lderes de los grupos, y que el supervisor de ellos descarga de Internet 4. Si el archivo buscado se encuentra en el servidor de Internet, le har saber con un mensaje como el que se muestra en la figura 4.2. En caso de que no se encuentre, se lo har saber tambin con un mensaje. En este caso revise que haya elegido correctamente el grupo y la fecha de reunin reportada, y por supuesto que el lder del grupo previamente ya haya subido el archivo. Una sugerencia es que el supervisor espere un da o un par de das despus de las reuniones de los grupos para descargar los reportes, de esta manera los lderes tienen un margen de tiempo suficiente para llenar su reporte y subirlo.
Figura 4.2: Notificacin de que el archivo con el reporte se encontr, se descarg y se integrar al sistema. 5. Para verificar que efectivamente el archivo se integr, en la misma ventana de los Controles de asistencia, ver que se ha agregado un nuevo rengln. Seleccinelo y puede hacer una impresin con el botn Reporte del lder, o puede consultarlo en pantalla con el botn Ver. Es posible modificarlo, ya que como puede observar el botn Modificar est activo, pero tenga en cuenta que lo que usted modifique no va a coincidir con lo que el lder llen en su reporte.
67
En caso de que el lder haya llenado incorrectamente algn dato lo que se recomienda es contactar al lder del grupo y solicitarle que corrija los datos necesarios Y VUELVA A SUBIR DE NUEVO EL ARCHIVO A INTERNET, ya que el sistema si permite subir un archivo que ya se haba subido previamente con el fin de permitir correcciones, y en este caso, usted tendr que DESCARGAR DE NUEVO el mismo reporte, tambin el sistema le permite esto, con la finalidad de permitir descargar de nuevo un reporte que un lder corrigi o agreg ms informacin despus de que ya se haba enviado una primera vez.
6. Vuelva a efectuar los pasos 2 al 5 por cada diferente grupo que usted supervisa Paso 3. Generar el Informe General de un da de reuniones El informe general de un da de reuniones de grupos es algo muy sencillo de generar en el sistema Iglesia HOY, pero muchas veces no se comprende su funcin y cmo generarlo y por esa razn se confunden muchos usuarios y algunos no lo utilizan, pero una vez que se comprende como generarlo ver que tiene mucha funcionalidad debido a la informacin estadstica que se genera. El Informe General de grupos, es un concentrado de los controles de asistencia de cada grupo (reportes de los lderes), de una misma fecha. Este informe se crea de manera automtica Siempre y cuando ya se tengan en el sistema Todos los controles de asistencia de cada grupo de una misma fecha. Siendo as simplemente el paso siguiente es decirle al sistema de qu fecha es la que se desea generar el Informe General, y el sistema se encargar del resto. A continuacin damos los pasos detallados. 1. Abra la ventana de Informes Generales de grupos, presionando en la ventana principal del sistema el botn que tiene la figura siguiente:
Tambin puede abrir esta ventana desde el men de Grupos, en la opcin Informes Generales de los grupos. La ventana que se abre, muestra un listado de todos los Informes concentrados de los grupos, por eso ver uno diferente por cada da que se han reunido los grupos. (Ver figura 4.3)
68
Grupos
Figura 4.3: Ventana de Informes Generales de los Grupos 2. Presione el botn Agregar, para crear un nuevo informe. De la ventana que se abre, el nico dato que usted tiene que especificar es la Fecha, es decir el da de las reuniones de sus grupos que usted desea consolidar. Es requisito que todos los reportes de sus grupos se hayan especificado el mismo da, en caso de que en su iglesia haya grupos que se renen diferente da de la semana, se sugiere que aun as todos reporten con una misma fecha, para poder lograr que el Informe General se cree automticamente. (Ver figura 4.4) 3. Podr observar que una vez que usted elije la fecha (presione la tecla TAB si la escribi en vez de usar el calendario), automticamente en la parte inferior aparecern todos los Controles de asistencia (reportes de los lderes), y por consecuencia, todos los totales de la parte superior se calculan automticamente, generando de esta manera la informacin totalizada de la semana. 4. Cmbiese a la pestaa de Otros datos, para consultar informacin adicional del informe
69
Figura 4.4: Generando un Informe General de grupos 5. Simplemente presione el botn Guardar para regresar a la ventana del listado de todos los Informes, desde donde podr imprimirlo 6. Seleccione el rengln del informe que acaba de generar y presione el botn Imprimir Informe para ver en pantalla una hoja con el informe general as como la opcin de poder imprimirlo, o guardarlo en algn formato tal como PDF, el cual pude enviar por correo electrnico, archivarlo, etc. (Ver figura 4.5) 7. Tambin puede imprimir un reporte llamado Reporte de un da con diferencias, desde el men Reportes en la opcin de Grupos, elija el que se llama Reporte de un da (con diferencias), este reporte da un concentrado del informe de la semana, pero adems muestra la diferencia de los nmeros de personas involucrados en los grupos de su iglesia, contra las personas que estuvieron ausentes.
70
Grupos
Figura 4.5: Ejemplo de reporte impreso de un Informe General
71
INFORMES GENERALES DE GRUPOS
Para cuestiones de explicar esta seccin en la ayuda de sistema, se utilizan los trminos configurados por default en el sistema. Si usted modific los trminos, puede que los nombres de los trminos no coincidan con los que se utilizan en la ayuda.
Esta seccin de la ayuda le da una orientacin sobre la ventana de Informes Generales de Grupos, se recomienda que si desea entender el concepto de los Informes de una manera prctica, lea primero el tema llamado Control de Asistencia a los grupos, en el apartado El procedimiento que tiene que hacer el supervisor de Grupos cada semana Los informes generales de los grupos son de mucha importancia, ya que permiten de una manera rpida visualizar cmo es el comportamiento de los grupos a nivel general. Estos se componen de los reportes individuales de cada grupo, por lo tanto para generarlos, es necesario que se tenga a la mano los reportes individuales, los cuales son generados por cada lder de grupo. Una vez que se tengan los reportes individuales registrados en el sistema, generar un reporte de asistencia general de los grupos es muy sencillo. Para ver esta seccin del sistema, en el men Grupos elija la opcin Informes Generales de Grupos y se abrir un ventana similar a la siguiente:
72
Grupos
En esta ventana, se puede observar en forma de lista todos los informes generales que se tienen almacenados en el sistema. Estos puede ser mostrados por fecha de realizacin ordenados por fecha; tambin encontrar las operaciones estndar como son agregar nuevo reporte general, modificar uno, o eliminar uno ya existente. Tambin puede consultar el detalle del reporte general de asistencia sin temor a modificar su contenido, esto lo puede hacer presionando el botn Ver. Para llenar o generar un nuevo reporte general, presione el botn Agregar y se mostrar la ventana siguiente:
73
La ventana de la imagen anterior misma que le ayuda a generar un reporte general de asistencia a los grupos, tiene una semejanza muy cercana a la ventana de
74
Grupos
registro de reporte individual, por lo tanto debe tener cuidado en los datos que le son solicitados para su captura.
El llenado de la informacin requerida para obtener un reporte general es muy sencillo, sobre todo cuando el encargado de los reportes generales ya cuenta con los reportes individuales. Al momento de generar el reporte general, lo primero que se solicita es la fecha de reunin.
La fecha que el sistema esta esperando como ingreso corresponde a la fecha en la cual los grupos se han reunido; y no se refiere la fecha de algn otro dato (planeacin, etc.)
Tomando en cuenta la nota anterior, si usted introduce una fecha vlida con reportes individuales existentes, notar que con solo ingresar la fecha automticamente se agregan los reportes individuales al reporte general. En caso de que alguno o algunos de los grupos an no tenga registro de reporte individual; puede presionar el botn Llenar con los Grupos los cuales puede indicarle que se llenen con el valor de se s reunieron o no. Si desea hacerlo manual, agregando cada uno de los grupos usando el botn Agregar Grupo lo cual le permitir agregar un nuevo registro de asistencia individual para que al finalizar su captura sea agregado al reporte general. Por otro lado en la pestaa de Otros Datos le permite ver los totales del resto de las asistencias en forma general, como son: asistencia al servicio semanal de su iglesia, asistencia al servicio de fin de semana, y los hogares visitados. Como puede observar, tambin se muestran los campos personalizados, los cuales segn las caractersticas con las que fueron configurados, son los datos que mostrarn. Para cerrar la ventana de registro asistencia general y guardar la captura, presione el botn Aceptar. Para abandonar esta seccin de informes generales, presione el botn Cerrar.
75
Finanzas
TESORERAS
En esta seccin del sistema es donde se administran todas las tesoreras de su Iglesia. En ella se concentran todos los movimientos de entrada y salida de dinero. Ahora en Iglesia HOY 5, se agrega la funcionalidad de cuentas; es decir, ahora puede utilizar los sobres que le permiten destinar cierta cantidad de dinero a distintos conceptos o cuentas, para as darle flexibilidad y no necesariamente ingresar toda una cantidad contenida en un sobre a una sola tesorera. Para acceder a esta seccin del sistema, en el men Finanzas elija la opcin Tesoreras y se mostrar la siguiente ventana:
En esta ventana de administracin de tesoreras, encontrar las operaciones estndar como son agregar nueva tesorera, modificar, o eliminar tesorera. Tambin esta disponible el botn Ver que le permite visualizar los datos detallados del registro de tesorera sin temor a modificarlos. En este listado puede observar de manera rpida el nombre de la tesorera, del destino de los fondos de la misma, el saldo total y un comentario adicional.
76
Finanzas
Para agregar una nueva tesorera, presione el botn Agregar y se mostrar la siguiente ventana:
Al momento de capturar los datos de la tesorera se le sern solicitados el nombre de la tesorera, los comentarios, el destino de los fondos, y lo ms importante, tiene que generar un movimiento inicial para la tesorera.
Si al capturar el movimiento inicial en la tesorera, el saldo de sta se actualiza automticamente, la operacin de agregar una nueva tesorera ha sido realizado correctamente.
77
Para guardar los cambios realizados en la captura de nueva tesorera, presione el botn Guardar. Para cerrar la ventana de administracin de Tesoreras presione el botn Cerrar.
78
Finanzas
MOVIMIENTOS
En esta seccin del sistema se muestran los movimientos realizados con cada una de las tesoreras, mismos que puedes ser ordenados por tesorera (deber elegir cual desea mostrar), por fecha, o por tipo de movimiento. Para ver esta seccin del sistema, en el men Finanzas elija la opcin Movimientos y se mostrar la siguiente ventana:
Como puede observar al igual que otras ventanas, encontrar las operaciones estndar como son agregar nuevo movimiento, modificar, o eliminar. Tambin esta disponible el botn Ver que le permite visualizar los datos detallados del registro del movimiento sin temor a modificarlos. Al momento de agregar un nuevo movimiento, le ser solicitado que capture la fecha del movimiento, el tipo, la tesorera que afecta, la cuenta o concepto, el monto de la cantidad, el tipo de pago, y el documento que avala el movimiento.
79
Para guardar los datos del movimiento, presione el botn Guardar. Para cerrar la ventana de movimientos, presione el botn Cerrar.
80
Finanzas
SOBRES DE DIEZMOS Y DONATIVOS
En esta seccin del sistema es donde se administran los diezmos y donativos relacionados directamente a como los miembros lo destinan en los sobres. Si en su iglesia se utilizan el tipo de sobres para diezmos, los cuales traen impresos varios conceptos, con la nueva modalidad de diezmos disponible en Iglesia HOY podr administrarlos sin dificultad, ya que se han realizado las adaptaciones correspondientes para que puede seguir utilizando ese tipo de sobres. Para ver esta seccin el sistema, en el men Finanzas elija la opcin Sobres de Diezmos y Donativos y se mostrar una ventana como la siguiente:
En esta ventana de administracin de sobres y donativos, encontrar las operaciones estndar como son agregar, modificar, o eliminar. Tambin esta disponible el botn Ver que le permite visualizar los datos detallados del registro sin temor a modificarlos. Al momento de capturar los sobres, puede hacer uso de la ventana auxiliar de captura masiva, o bien hacerlo paso a paso y por cada persona que se encuentre registrada en su sistema.
81

Para utilizar la ventana auxiliar, deber presionar el botn Auxiliar de Captura Masiva y para consultar como utiliza esta herramienta de llenado de los diezmos haga clic aqu.
Si va a realizar el llenado del registro de diezmos paso a paso, al presionar el botn Agregar le sern solicitados los siguientes datos:
82
Finanzas
Nombre de la persona, misma que podr elegir de la lista de personas la cual se muestra presionando el botn Buscar. Fecha, la cual se refiere a la fecha escrita en el sobre, sin importar la fecha en que se captura en sistema, esto debido a que no necesariamente se realiza la captura el mismo da de recepcin del sobre. Forma de aplicacin, misma que se puede considerar como personal o familiar. Comentario, el cual puede ser un comentario adicional para ampliar la informacin del sobre. Agregar Concepto, el cual le permite elegir uno de los que tiene configurados en su sistema. Cantidad, es la cantidad de dinero que ser destinada para cada uno de los conceptos de sus tesoreras.
Si al capturar los conceptos con sus respectivas cantidades, el espacio reservado para totalizar la cantidad se actualiza automticamente, la captura del registro del sobre ha sido realizada con xito.
Para guardar los datos del registro del sobre, presione el botn Guardar. En la ventana de administracin de los sobres y donativos se encuentran tres botones ms, los cuales le permiten emitir un comprobante o recibo a la persona que ha realizado su diezmo o donativo; o bien, obtener un listado de los diezmos y/o donativos realizados en un perodo de fecha determinado. Estas operaciones se puede realizar presionando el botn correspondiente, los cuales son Recibo para Persona y Listado de Sobres respectivamente. El tercero de ellos es el botn llamado Generar movimiento sobre Tesorera, el cual explicamos en el siguiente apartado. Generar movimiento sobre Tesorera Es importante que primero entienda que todo lo que se captura en la Administracin de sobres, no genera automticamente ingresos a ninguna Tesorera del sistema. Usted tiene la flexibilidad de decidir qu sobres, de qu concepto, de qu fecha, se destinan a cul tesorera. Esta funcin le permite totalizar el monto de un grupo de sobres, y generar un movimiento de Ingreso a una tesorera. La ventana le permite elegir si desea totalizar todos los conceptos que vengan en los sobres , o slo de un concepto especfico, tal como Diezmo o Construccin, etc.. (en el caso de que utilicen mltiples conceptos en sus sobres)
83
Observe que tiene que especificar a cul tesorera va destinado el movimiento de ingreso que se generar, y el otro dato muy importante que tiene que especificar es la Fecha de los sobres que va a considerar. La manera en que se diseo esta funcin es que slo considere los sobres que fueron aportados en un solo da, y no de un periodo ya que de esta manera el movimiento de ingreso no se podra especificar de que fecha es, recuerde que en los movimientos de tesorera uno de los datos es la fecha del movimiento, por esta razn esta ventana le pide que le especifique de qu da quiere considerar los sobres aportados por sus miembros. Una vez que haya llenado los datos necesarios presione el botn Proceder. Una vez que termina el proceso se cierre la ventana automticamente y regresar al Administrador Sobres. Para comprobar que efectivamente el movimiento se gener, vaya a Finanzas, a la ventana Tesoreras, elija la tesorera de destino y consulte sus movimientos, ahi deber ver un rengln que se gener en el proceso que acaba de hacer. Para salir de la ventana de administracin de sobre, presione el botn Cerrar.
CONCEPTOS / CUENTAS
En esta seccin del sistema, es donde se administran los conceptos que sern utilizados por las tesoreras. Se pueden agregar cuentos conceptos sean necesarios en su iglesia, y son muy tiles al momento de registrar movimientos o sobres en el sistema. Para acceder a esta seccin del sistema, en el men Finanzas elija la opcin Conceptos/Cuentas y se mostrar la siguiente ventana:
84
Finanzas
En esta ventana de administracin de conceptos, encontrar las operaciones estndar como son agregar, modificar, o eliminar. Tambin esta disponible el botn Ver que le permite visualizar los datos detallados del concepto sin temor a modificarlos. Los registros de los conceptos pueden ser ordenados por Clave, concepto y tipo. Al momento de agregar un nuevo concepto, deber presionar el botn correspondiente y le sern solicitados los datos bsicos, como son: Clave del concepto, Descripcin del Concepto y el Tipo el cual puede ser ingreso o egreso.
Para almacenar los datos capturados para el nuevo registro de concepto, presione el botn Guardar. Para cerrar la administracin de conceptos, presione el botn Cerrar.
85
Escuela Bblica
CLASES DE LA ESCUELA BBLICA
Para cuestiones de explicar esta seccin en la ayuda de sistema, se utilizan los trminos configurados previamente en el sistema. Si usted modific los trminos, puede que los nombres de los trminos no coincidan con los que se utilizan en la ayuda. Los trminos utilizados al momento de redactar la ayuda de sistema son: Trmino utilizado para Escuela Bblica: Escuela Bblica Gnero de Escuela: F Trmino para Clase de Escuela: Clase Trmino en Plural: Clases Gnero: F
En esta nueva versin del sistema Iglesia HOY se ha modificado el concepto que anteriormente se tena de Escuela. Anteriormente este mdulo estaba diseado para un tipo de escuela donde las clases eran permanentes y estaban conjuntamente divididos por clases sociales, es decir: nios, adolescentes, jvenes, seoras y seores, etc. lo cual no era optimo ya que no cumpla con los requerimientos de los programas actuales, adoptados por las iglesias cristianas. Ahora ya puede agregar a una persona a una o varias clases a la vez, y se pueden manejar ambas modalidades de escuela: escuela graduada (compuesta por varias clases o cursos y con determinado tiempo de duracin); o bien, la escuela tradicional (clases permanentes). Para poder administrar el mdulo de escuela, debe contar previamente con una definicin de escuela, es decir, que debe tener definidas las clases o cursos que se impartirn a las personas y adems el tiempo de duracin para cada una de las clases. Para acceder a la administracin de las clases, en el men Escuela Bblica elija la opcin Clases de la Escuela Bblica y se mostrar la siguiente ventana:
86
Escuela Bblica
En ella encontrar las operaciones estndar como son agregar nueva clase, modificar una existente, o eliminar. Tambin esta disponible el botn Ver que le permite visualizar los datos detallados de la clase sin temor a modificarlos. Al momento de agregar una nueva clase, le ser solicitado el nombre de la clase, el saln de clases donde ser impartida, el tipo de la clase (ser impartida a los nios, adolescentes, adultos o visitantes), y debido a que puede tratarse de una clase que no pertenece al programa de crecimiento adoptado por la iglesia es por ello que se le solicita indicar si es requerida o no por el miembro y a su vez el nmero de orden a seguir.
Una vez que se capture la informacin de la clase, presione el botn Aceptar para almacenar los datos.
87
Para cerrar la administracin de clases, presione el botn Cerrar.
CALENDARIO DE CURSOS
En esta seccin del sistema es donde se administran los tiempos de inicio y finalizacin de las clases, as como asignar a cada una de las clases las personas que la cursarn. Como comentamos anteriormente en esta ayuda de sistema, puede ser utilizado tanto para escuelas graduadas como escuelas tradicionales (clases permanentes). Para acceder a esta seccin del sistema, en el men Escuela Bblica elija la opcin Calendario de Cursos y se mostrar la siguiente ventana:
En ella encontrar las operaciones estndar como son agregar, modificar, o eliminar. Tambin esta disponible el botn Ver que le permite visualizar los datos detallados del
88
Escuela Bblica
registro sin temor a modificar su contenido. Los registros pueden ser ordenados por consecutivo, por clase o por fecha de inicio. Al momento de agregar un registro de clase, le ser solicitado que introduzca la informacin correspondiente, para ello requiere anteriormente haber capturado las clases que se impartirn en su iglesia. La ventana de captura para el registro de la clase es la siguiente:
Los datos que se le solicitados son: Nombre de la Clase, el cual debe ser elegido de la lista de clases registradas en su sistema. El nombre del maestro titular, donde deber elegir de la lista de personas a la que impartir la clase. El nombre del maestro suplente, tambin ser elegido de la lista de personas. Fecha de inicio del curso, que como su nombre lo indica es la fecha en la cual el curso o clase da inicio.
Si en su iglesia utilizan el modelo de clases permanentes, le aconsejamos que la fecha de inicio del curso lo programe para el primer da de reunin del ao en curso. Esto para mantener dividida la informacin de cada ao.
89

Fecha de fin de curso, como su nombre lo indica es la fecha en la que se pretende dar por terminada la clase o curso.
Si en su iglesia utilizan el modelo de clases permanentes, le aconsejamos que la fecha final del curso lo programe para el ltimo da de reunin del ao en curso. Esto para mantener dividida la informacin de cada ao.
Frecuencia de la Clase, se refiere a cuantos das transcurren entre una sesin de la clase. Hora de la Clase, es la hora en la cual se impartir la clase. Generar los Controles de este Curso, se refiere a que tomando en cuenta la fecha de inicio del curso, la fecha de finalizacin y la frecuencia de las sesiones el sistema generar automticamente los controles de asistencia, esto para facilitarle el llenado del mismo, a que solo tenga que asignar las asistencias as como la informacin adicional, es decir toda la informacin bsica requerida como: fecha de reunin de la clase, saln, maestro, etc. ser llenado por el mismo sistema. Por ltimo le es solicitado que asigne a las personas que pertenecern o cursarn la clase, donde deber elegir de la lista de personas.
Para guardar los datos capturados correspondientes a la nueva clase, presione el botn Guardar. Para cerrar la ventana de administracin de calendarios, presione el botn Cerrar.
ASISTENCIA A CLASES DE LA ESCUELA BBLICA
En esta seccin es donde se administran las asistencias a cada una de las clases, y cada uno de los registros representa un reporte de reunin o sesin de clase. Para acceder a esta seccin del sistema en el men Escuela Bblica elija la opcin Asistencia a Clases de la Escuela Bblica y se mostrar la ventana siguiente:
90
Escuela Bblica
En ella encontrar las operaciones estndar como son agregar, modificar, o eliminar. Tambin esta disponible el botn Ver que le permite visualizar los datos detallados del registro sin temor a modificar su contenido. Los registros pueden ser ordenados por fecha del control o por clase.
Si al momento de agregar la clase o curso, en la seccin de administracin de calendario de cursos, le indic al sistema que genere automticamente los controles de asistencia para la clase, podr observar que los encabezados de cada uno de los controles de asistencia ya se encuentran disponibles en la seccin de asistencia a clases.
Si tiene disponibles los controles de asistencia para cada una de las sesiones de clase modifique el que cumple con la fecha programada; o bien si no se muestran agregue un nuevo control con la fecha de la sesin de la clase. Al momento de agregarlo y/o modificarlo, los datos que le sern solicitados son los siguientes: Fecha, la cual si no cumple con la fecha de sesin de clase, puede ser modificada. Clase, donde deber elegir el nmero de curso, mismo que fue asignado al momento de agregarlo al calendario de cursos. Y por ltimo los registros individuales de cada alumno de la clase. En este ltimo dato solicitado, observe que se presenta un botn se llama Llenar Lista
91

con Alumnos de la Clase el cual su funcin es justamente llenar la lista con los valores previamente definidos, los cuales se muestran a la derecha del botn, los cuales su funcin es ayudarle a realizar una captura ms fcil y rpida ya que puede asignarles el valor de asistencia, adems si el alumno cumpli con lo requerido en el campo personalizado 2 y el campo personalizado 3 (para consultar lo relacionado a campos personalizados de escuela haga clic aqu). Tambin puede agregar a la persona de forma manual, es decir persona a persona hasta completar la lista. Una vez que tenga a la lista de personas las cuales son alumnos de la clase, puede modificar los datos de cada una de ella, con solo seleccionarla de la lista. Proceda a modificar los registros para cada una de ellas, tales como: asistencia, puntualidad, ofrenda, participaciones en clase, y lo relacionado a los campos personalizados para escuela. Para realizar de manera ms sencilla y rpida la tarea de obtener los reportes de asistencia a la escuela, al sistema Iglesia HOY 5 se le ha agregado funcionalidad para que cada maestro de escuela tenga un sistema Iglesia HOY en su computadora porttil o en la computadora de su casa, esto con la finalidad de que pueda l llenar los controles de asistencia a la escuela de forma individual; es decir, por clase; y una vez que termine los pueda enviar va Internet al director y/o secretario de escuela con tal solo realizar un clic; s, efectivamente un clic. Al momento de terminar la captura de la asistencia a escuela, el maestro de clase deber presionar el botn Subir Reporte y al hacerlo deber esperar a que la operacin termine de enviar los archivos y listo. En caso de ser necesario, deber avisarle al secretario o a la persona encargada de obtener los informes generales de escuela que ya ha enviado el control de asistencia por Internet.
Ahora bien, una vez que el secretario tenga disponibles los registros de asistencias en Internet, deber descargar los archivos, para as poder realizar el informe general de escuela. Para descargar los reportes individuales de asistencia a escuela, necesitar saber el nombre de clase o curso y la fecha de la reunin ya que estos datos le son solicitados al momento de presionar el botn Descargar Archivo.
92
Escuela Bblica
Para guardar los cambios en el registro de control de asistencia a clase, presione el botn Aceptar. Para generar un reporte de asistencia, se puede realizar presionando el botn Imprimir Reporte lo cual generar el reporte correspondiente al da seleccionado. Para cerrar la ventana de administracin de asistencia a clases y abandonar la seccin presione el botn Salir.
INFORMES GENERALES DE ESCUELA BBLICA
En esta seccin del sistema es donde se generan los informes generales de Escuela Bblica, mismo que pueden ser utilizados para presentarlos a los miembros en las pizarras de publicidad (regularmente ubicadas en la entrada de los templos) o bien para estadsticas de la misma administracin de la iglesia. Para generar estos informes es necesario que existan registrados los informes de asistencia de las clases (individual por clase) para que entonces los datos puedan ser reflejados en el informe general. Para acceder a esta parte del sistema, en el men Escuela Bblica elija la opcin Informes Generales de Escuela Bblica y se mostrar la siguiente ventana:
93
En ella encontrar las operaciones estndar como son agregar, modificar, o eliminar. Tambin esta disponible el botn Ver que le permite visualizar los datos detallados del registro sin temor a modificar su contenido. Los registros pueden ser ordenados por fecha del control o por cantidad de asistencia total de personas. Para agregar un nuevo registro de informe general, presione el botn Agregar y se presentar la ventana de captura, la cual tiene la funcionalidad de agregar los registros individuales de asistencia a clases con tan solo indicarle al sistema la fecha correspondiente al informe general.
94
Escuela Bblica
Observe que los campos mostrados en la parte superior de la ventana son auto calculados al momento de agregar los informes individuales, as tambin se mostrarn los datos de los campos personalizados (para consultar lo relacionado a campos personalizados de escuela haga clic aqu). Si usted desea generar desde esta ventana los informes individuales de asistencia a la escuela, lo puede hacer presionando el botn Agregar localizado en la misma de ventana de registro de informe general. Para almacenar los datos del informes general, presione el botn Aceptar. Para abandonar la seccin de informes generales presione el botn Salir.
95
Documentos
BOLETINES DE AVISOS
En esta seccin del sistema es donde se administran todos los boletines que pueden ser de mucha utilidad al momento de que requiera hacerles llegar un mensaje a todos los lderes de la iglesia; o bien, a todas las personas que de alguna manera se desempean en un cargo o ministerio de la iglesia. Este herramienta le brinda la flexibilidad de imprimir los boletines para ser entregados fsicamente a las personas usando el correo convencional; o bien, enviarlos por correo electrnico (debe tener capturada la informacin correspondiente del correo electrnico del destinatario). Para acceder a esta seccin del sistema, en el men Documentos elija la opcin Boletines de Avisos y se mostrar la siguiente ventana:
En ella encontrar las operaciones estndar como son agregar, modificar, o eliminar.
96
Documentos
Para hacer uso de la funcionalidad de envo de correos desde Iglesia HOY, su iglesia necesita ya tener funcionando una cuenta de correo de un dominio adquirido por su iglesia, por ejemplo algo como pastores@iglesiacristiana.org, etc... y la configuracion de servidor, cuenta y usuario son las mismas que usted ya emplea normalmente para leer sus correos en Outlook, Windows Mail, etc... asegurese tambien de que el puerto sea el correcto, si tiene dudas de dicha informacin consulte a su proveedor del hospedaje y correo (hosting) Le reiteramos lo dicho en el prrafo informativo anterior, que la funcionalidad de envo de boletines por email est diseada para utilizar una cuenta de correo de un dominio propio de ustedes y no desde cuentas gratuitas como yahoo o hotmail, ya que no es tan fcil configurarlas. Nos han reportado algunos usuarios que con cuentas de GMAIL si se pueden enviar, mas no es algo que le podamos asegurar, en cuyo caso tiene que consultar la ayuda que proporciona gmail en las opciones de IMAP/Forwarding Al momento de agregar un nuevo boletn se ser solicitado que capture la fecha, el nombre del boletn, el ttulo o asunto (para identificar de que se trata de una manera rpida) y los destinatarios, los cuales se muestran en grupos para ser elegidos segn considere, los grupos son:
Enviar el boletn a todas las personas (miembros, nios, adolescentes y visitantes registrados en su sistema). Enviar el boletn solamente a los miembros oficiales de la iglesia. Enviar el boletn solamente a un tipo de personas en especifico (miembros, nios, adolescentes y visitantes). Enviar el boletn a un grupo social especifico (segn tenga configurado su sistema en grupos sociales).
97

Enviar el boletn a un grupo celular especifico (elegido de su lista de grupos celulares). Enviar el boletn a una sola persona en particular. Enviar el boletn a todas las personas asignadas a un Ministerio
Una vez que elija a quien le ser enviado el boletn, se localiza la seccin de captura del mensaje, la cual le permite escribir la cantidad de caracteres necesarios para un boletn. El status es un mensaje slo de visualizacin, el cual le indica si el boletn ya fue enviado o impreso. Para almacenar los datos del boletn, presione el botn Guardar. Ya que tenga disponible el boletn en el listado de boletines, depender de su eleccin el destino del mismo, ya que pude imprimirlo para enviarlo por correo convencional; o bien, enviarlo por correo electrnico siempre y cuando los destinatarios tengan lleno el campo correo electrnico en sus datos de Miembresa. Una vez que usted selecciona el botn Enviar por correo electrnico se presenta una lista de todas las personas a las cuales se detect que si tienen lleno su campo correo electrnico, en este momento pudiera usted corregir alguna direccin incorrecta e incluso agregar algn destinatario adicional. Presione el botn Enviar Correos para que el sistema proceda a enviar uno por uno los mensajes. Ver una ventana de progreso la cual tiene que dejar que haga su trabajo hasta que llegue al 100% y en ese momento automticamente se cerrar dicha ventana de progreso. En caso de que en vez de mostrar un avance en el progreso de envo se muestre un mensaje de error, significa que aun no ha configurado correctamente la cuenta de envo, o bien su conexin a Internet se ha interrumpido.
98
Documentos
TIPOS DE DOCUMENTOS
Esta seccin del sistema es la que le permite administrar el tipo de documentos que son emitidos en su iglesia, los cuales pueden ser desde una carta de recomendacin, hasta una carta de defuncin. Esta herramienta tiene la particularidad de permitirle la cantidad de tipos de documentos que sean necesarios, es decir no tiene una limitante. Lo nico que se requiere es que tenga los formatos de sus documentos impresos en papel membretado, ya que el sistema lo que realiza al momento de obtener un documento oficial de su iglesia es slo la impresin de los datos personales, mas no de las imgenes y/o mrgenes. Para acceder a esta seccin del sistema, en el men Documentos elija la opcin Tipos de Cartas/Actas y se mostrar la siguiente ventana:
En ella encontrar las operaciones estndar como son agregar, modificar, o eliminar. Tambin esta disponible el botn Ver que le permite visualizar el tipo de documento sin temor a modificar su contenido. Al momento de agregar un nuevo tipo de documento, le ser solicitado el nombre del mismo, y para almacenar la informacin presione el botn Aceptar.
Para abandonar esta seccin del sistema, presione el botn Salir.
99
DOCUMENTOS PARA MIEMBROS
La administracin de los documentos oficiales emitidos en su iglesia es llevada en esta seccin del sistema, la cual le permite generar las cartas de recomendacin, de bautismo etc., bsicamente son los documentos que ha configurado en la seccin de tipos de documentos. Para acceder a esta seccin del sistema, en el men Documentos elija la opcin Cartas/Actas y se mostrar la siguiente ventana:
En ella encontrar las operaciones estndar como son agregar, modificar, o eliminar. Tambin esta disponible el botn Ver que le permite visualizar el detalle del documento sin temor a modificar su contenido. Al momento de agregar un nuevo documento, le sern solicitados los datos del bsicos del documento los cuales dependern del documento que elija.
100
Documentos
Para almacenar la informacin presione el botn Aceptar.
101
Reportes
REPORTES DE IGLESIA HOY
Los reportes del sistema Iglesia HOY son el complemento ideal para extraer de una manera rpida y fcil la informacin correspondiente a ciertas reas, de las cuales el sistema se encarga de administrar. El equipo de desarrollo del sistema Iglesia HOY ha considerado importantes para el personal administrativo de la iglesia una serie de reportes los cuales hemos separado por grupos segn su contenido, los cuales se listan a continuacin. En el sistema encontrar los reportes de: Membresa. Grupos Celulares. Escuela Bblica. Finanzas.
Cada uno de este grupos cuenta con una serie de reportes los cuales van desde los que contienen informacin bsica, hasta los complejos. Por otro lado estn los reportes que le permiten generar credenciales para las personas registradas en su sistema. Otro dato importante dentro de los reportes del sistema, es que se le permite generar reportes en papel (impresos directamente en impresoras convencionales) y en archivos digitales en distintos formatos como son: . PDF , . TXT , . DOC y . HTML Adems de todo lo anterior, el sistema le permite agregar el logotipo de su iglesia, para que ste se imprima juntamente con la informacin en cada reporte. Para agregar el logotipo de su iglesia a los reportes del sistema debe tomar las siguientes consideraciones: 1. El formato de la imagen debe . JPG 2. El tamao de la imagen debe ser considerado como 1 x 1.5; es decir, si la imagen mide 100 px de ancho, la altura debe ser de 150 px, esto para mantener el aspecto de la imagen. 3. La imagen del logotipo debe ser almacenada fsicamente en el directorio de instalacin del sistema Iglesia HOY, si al momento de la instalacin no modific la ruta de instalacin, seguramente la encontrar en C:\IglesiaHoy en su disco local.
102
Reportes
Una vez que realice los 3 pasos anteriores, al momento de imprimir un reporte, ste imprimir su logotipo. Lo invitamos a que lea el resto de la seccin de Reportes en esta ayuda de sistema, para que conozca los grupos de reportes que hemos considerado importantes.
REPORTES DE MEMBRESA
Como su nombre lo indica, en este grupo de reportes se encuentran todos aquellos reportes que al generarlos, ofrecen informacin relacionada con la membresa de la iglesia. Para acceder a este grupo de reportes, en el men Reportes elija la opcin Membresa y se mostrar el grupo de reportes los cuales son: Directorios. o Directorio de Familias con sus miembros o Directorio de Membresa por Apellidos o Directorio de Membresa por Nombres Listado total de personas por ID Listado total de personas por Nombres Listados Selectivos Listados de Clasificaciones Sociales Cumpleaos de un Perodo Crear Credenciales de Identificacin Estadsticos y Demogrficos o Personas por Lugar de Nacimiento o Personas por Ocupacin u Oficio o Personas por Estado Civil o Personas por Nacionalidad o Personas cuyos Padres son Miembros Aqu o Personas que asistan antes a Otra Iglesia o Personas cuyo Cnyuge es miembro Aqu o Miembros por Lugar de Bautismo o Miembros Bautizados en sta Iglesia o Nios cuyos Padres no son bautizados o Visitantes que requieres visitacin
Cada uno de los reportes mencionados, mostrarn la informacin ordenada segn su ttulo lo indica.
103

Si alguno de los reportes de sistema, no muestra la informacin que usted necesita, puede utilizar el Editor de Reportes para generar uno nuevo, modificar uno ya existente, o eliminar algn reporte.
REPORTES DE GRUPOS CELULARES
Este grupo de reportes muestra la informacin relacionada a los Grupos Celulares. Para acceder a este grupo de reportes, en el men Reportes elija la opcin Grupos Celulares y se mostrar el grupo de reportes los cuales son: Informe de un da de Reuniones Reporte de un da (con diferencias) rbol de Organizacin de Niveles rbol de Organizacin (con miembros)
REPORTES DE ESCUELA BBLICA
Este grupo de reportes muestra la informacin relacionada a la Escuela Bblica. Para acceder a este grupo de reportes, en el men Reportes elija la opcin Escuela Bblica y se mostrar el grupo de reportes los cuales son: Calendario de Cursos Alumnos Inscritos a Cursos Programa de Cursos por Persona Reportes de Asistencia a Clases de un Da Reportes de Asistencia a Clases en un Perodo Reportes de Asistencia por Persona Informe General de un Da de Clases
104
Reportes
REPORTES DE FINANZAS
Este grupo de reportes muestra la informacin correspondiente a las finanzas de la iglesia; es decir, a las tesoreras, donativos y diezmos que nos administrados con el sistema. Para acceder a este grupo de reportes, en el men Reportes elija la opcin Finanzas y se mostrar el grupo de reportes los cuales son: Tesoreras o Ingresos/Egresos a Tesoreras por Perodo o Movimientos por Cuenta o Concepto o Movimientos por Tesorera Sobres de Contribuciones o Total en Sobres por Fecha o Sobres por Concepto por Perodo o Recibo de Sobres para Miembros
105
GRAFICAS ESTADSTICAS INTERACTIVAS
Las graficas en un sistema administrativo le ayudan a visualizar de una manera rpida y fcil como se comporta el crecimiento o desempeo de una empresa. En el sistema Iglesia HOY por ser un sistema administrativo, tambin se le ha dotado de la seccin de graficas, pero a diferencia de un sistema administrativo convencional, ste le permite visualizar el comportamiento de su membresa con respecto a las asistencias a escuela bblica, asistencia a los grupos celulares, el comportamiento de las finanzas de la iglesia, etc. Para poder visualizar las graficas en el sistema Iglesia HOY, en el men Reportes elija la opcin Grficas Estadsticas Interactivas y se mostrar la ventana con las distintas graficas disponibles.
Como podr observar, en cada una de ellas se presenta la opcin de imprimir la grafica, la cual el resultado de dicha impresin es la misma grfica en conjunto con los datos contenidos en ella, en un listado tipo reporte de sistema.
106
Reportes
EDITOR DE REPORTES
El Editor de Reportes es una herramienta que ha sido agregada al sistema Iglesia HOY, para que tenga la oportunidad de generar sus propios reportes, modifique alguno de los ya predeterminados en sistema, o bien elimine los que no le son de utilidad. Si considera que uno de los reportes no le brinda la informacin como la requiere, es cuando puede hacer uso de esta herramienta. No es difcil utilizarla, pero si requiere de un poco de experiencia en herramientas de reportes o bases de datos, tales como: Access o Crystal Reports. Para acceder a esta seccin del sistema, en el men Reportes elija la opcin Editor de Reportes y se mostrar la ventana de administracin de reportes.
Si desea abandonar esta seccin del sistema, presione el botn Cerrar.
107
Herramientas
IMPORTAR DATOS DE IGLESIA HOY 4
Esta seccin del sistema es la que le permite importar los datos de una versin anterior de Iglesia HOY. Si ya cuenta con un sistema Iglesia HOY de versin 4 instalado en su equipo de computo, seguramente desear que los datos almacenados en l ahora sean reflejados en Iglesia HOY 5. Es por ello que se ha implementado sta herramienta se importacin de datos, la cual le va a permitir realizar la operacin. Cabe mencionar que las diferencias entre versiones anteriores de Iglesia HOY con la versin 5 pueden ser muy distintas y por lo tanto alguna de la informacin en algn momento va a tener que ser capturada, ya sea para completar los datos, o bien para mantener la informacin de los registros actualizada. Para realizar la operacin de importar los datos de una versin 4 a la versin actual, en el men Herramientas elija la opcin Importar Datos de IH versin 4 y se mostrar la siguiente ventana:
108
Herramientas
Es importante que siga paso a paso la siguiente lista de procedimientos, de lo contrario se correo el riesgo de obtener una serie de dificultades al momento de finalizar el proceso de importacin y por consecuencia que los datos importados sean incorrectos. 1. Localice la carpeta de instalacin del sistema anterior de Iglesia HOY 4 en su disco local. Es probable que sta tenga la ruta C:\IglesiaHoy 2. Acceda a la carpeta de instalacin del sistema anterior Iglesia HOY 4 (..\IglesiaHoy) donde encontrar por lo menos 3 carpeta y una serie de archivos, donde deber seleccionar la carpeta llamada Datos. 3. Acceda a la carpeta Datos (...\IglesiaHOY\Datos) y encontrar por lo menos 3 carpetas y otra serie de archivos. 4. Deber elegir la carpeta donde se encuentran almacenados los datos de su Iglesia. Para saber exactamente cual es la carpeta que contiene la informacin de su Iglesia, ingrese al sistema anterior Iglesia HOY 4 y verifique el nmero de iglesia que selecciona al momento de ingresar. 5. Regrese a donde se estn mostrando las 3 carpetas y seleccione la correcta (...\IglesiaHoy\Datos\Iglesia1) 6. Una vez que seleccione la carpeta correcta, donde estn almacenados los datos de su sistema anterior, pase al siguiente campo en la ventana de importacin de datos. 7. En el campo donde indica que los datos se importarn a la iglesia Activa, asegrese de tener seleccionada la iglesia de su eleccin. 8. Si va a importar toda la informacin adems de la membresa, tenga que presente que no debe modificar absolutamente ningn dato, sobre todo las ID de los miembros, ya que de hacerlo el sistema la impedir que pueda importar el resto de la informacin. 9. Seleccione que operacin desea realizar con los datos relacionados a G12 del sistema anterior. 10. Cuando est listo para importar la membresa, presione el botn Proceder. 11. Si va a importar el resto de la informacin, presione el resto de los botones en forma secuencial; es decir, uno despus que el otro termine su proceso. 12. Para abandonar la ventana de importacin de datos, presione el botn Cerrar.
109
IMPORTAR ARCHIVO DE EXCEL CON MIEMBROS
Esta seccin del sistema es la que le permite importar desde un archivo de Excel, los datos de su membresa. Es una herramienta til si ya cuenta usted con la informacin capturada previamente en este tipo de archivos. Si no cuenta con la informacin en un archivo externo y necesita iniciar la captura en su sistema, le recomendamos que lo haga directamente en el sistema Iglesia HOY y no el archivos externos, esto para que se vaya familiarizando con la interfaz del sistema. Para utilizar esta herramienta, en el men Herramientas elija la opcin Importar Archivo de Excel con Miembros y se mostrar la siguiente ventana.
Lo nico que requiere para importar la informacin contenida en un archivo de Excel, es lo siguiente: 1. Que el archivo Excel cumpla con la estructura de archivo esperado por el sistema Iglesia HOY. La estructura del archivo debe contener las siguientes columnas como se especifica ms delante, pero este no debe contener los nombres de los encabezados de la columna. Las columnas esperadas por el sistema Iglesia HOY son:
Celda en el Archivo de Excel: A
Nombre del dato:
Dato que debe contener: Numrico. Puede ser un nmero cualquiera, si no lo tiene asignado, puede dejarse en blanco y el sistema se encargar de asignarlo. Apellidos de la familia. Ejemplo: Lpez Garca. Nombre o nombres de la persona
ID del miembro
B C
Familia Nombres
110
Herramientas
D E F G Apellidos Relacin con la familia Sexo de la persona Tipo Apellido o Apellidos de la persona Una palabra de familia. Ejemplo: madre, padre, hijo, hija. Representado por una sola letra, "M" o "F" Debe tener uno de los siguientes: MIEMBRO, NIO, ADOLESCENTE, VISITANTE Fecha de nacimiento con el siguiente formato: dd/mm/aaaa (Debe incluir las diagonales). Domicilio personal Alguno de los siguientes: Soltero(a), Casado(a), Viudo(a), Otro. Nacionalidad de la persona Nmero de identidad, segn el pas le llaman diferente a este nmero Telfono de casa de la persona Telfono mvil Direccin de correo electrnico Cdigo postal del domicilio de la persona A qu se dedica la persona Lugar donde trabaja o estudia la persona Puesto en su trabajo o grado que cursa en la escuela Telfono de escuela o trabajo Fecha de bautismo con el siguiente formato: dd/mm/aaaa (Debe incluir las diagonales). Lugar donde fue bautizado Lugar donde naci Cualquier comentario u observacin con respecto a la persona, hasta un total de 100 caracteres.
H I J K L M N O P Q R S T U V W X
Fecha de nacimiento Direccin de la persona Estado civil Nacionalidad Nm. de clula, identidad, SSN, CURP Telfono Telfono celular Correo electrnico Cdigo postal Profesin Lugar de trabajo o estudio Puesto que desempea en su trabajo Telfono de trabajo Fecha de bautismo Lugar de bautismo Lugar de nacimiento Observaciones adicionales
2. Guardar este archivo de Excel, como un archivo plano separado por comas (.CSV) 3. Indicarle al sistema dnde est localizado el archivo fsicamente en su disco local. (..Mis Documentos\Archivo de miembros.csv) Una vez que tenga seleccionado el archivo en el sistema, presione el botn Proceder.
111
IMPORTAR ARCHIVO DE EXCEL CON FAMILIAS DE LA IGLESIA
Esta seccin del sistema es la que le permite importar desde un archivo de Excel, los datos de las familias de la iglesia. Es una herramienta til si ya cuenta usted con la informacin capturada previamente en este tipo de archivos. Si no cuenta con la informacin en un archivo externo y necesita iniciar la captura en su sistema, le recomendamos que lo haga directamente en el sistema Iglesia HOY y no el archivos externos, esto para que se vaya familiarizando con la interfaz del sistema. Para utilizar esta herramienta, en el men Herramientas elija la opcin Importar Archivo de Excel con Familias de la Iglesia y se mostrar la siguiente ventana.
Lo nico que requiere para importar la informacin contenida en un archivo de Excel, es lo siguiente: 1. Que el archivo Excel cumpla con la estructura de archivo esperado por el sistema Iglesia HOY. La estructura del archivo debe contener las siguientes columnas como se especifica ms delante, pero este no debe contener los nombres de los encabezados de la columna. Las columnas esperadas por el sistema Iglesia HOY son: o Apellidos compuestos por ambos padres o Direccin de la familia o Telfono de casa 2. Guardar este archivo de Excel, como un archivo plano separado por comas (.CSV) 3. Indicarle al sistema dnde est localizado el archivo fsicamente en su disco local. (..Mis Documentos\Archivo de Familias.csv) Una vez que tenga seleccionado el archivo en el sistema, presione el botn Proceder.
112
Herramientas
EXPORTAR MIEMBROS A ARCHIVO EXCEL (.CSV)
UNA NOTA IMPORTANTE: En versiones anteriores de Iglesia HOY no se haba habilitado alguna herramienta para exportar datos debido a que muchas veces se hace mal uso de la exportacin cuando el usuario ignora todo lo que puede hacer dentro del sistema Iglesia HOY, y sin saberlo exporta los datos para hacer por fuera algo que es mas fcil hacer dentro del mismo sistema iglesia HOY, por ejemplo una lista de cumpleaeros o un directorio telefnico se puede hacer con un par de clics con la ventaja de que siempre que lo haga, generar reportes con la informacin mas actualizada, a diferencia de que si comienza a editar un archivo de Excel y despus agrega nuevas personas en Iglesia HOY, su archivo Excel ya qued obsoleto. Por lo tanto siempre se recomienda que antes de exportar sus datos para hacer alguna tarea externamente con ellos, primero agote las posibilidades de poder hacer dicha tarea con los reportes ya incluidos en Iglesia HOY, e incluso evale si con el Editor de Reportes puede generar una nueva versin de algn reporte para lograr dicha tarea.
Esta herramienta la permite generar un archivo CSV con las personas de su sistema Iglesia HOY. Un archivo CSV tcnicamente hablando no es un archivo de Excel, aunque la manera mas comn de poder abrirlos es con el programa MS Excel. CSV son las siglas en ingls de Valores Separados por Coma, entonces es un archivo de texto que trae valores que pueden ser identificados uno de otro porque una coma (,) los separa. Este tipo de archivos son muy tiles porque se pueden importar a otras bases de datos.
La primer ventana que aparece le permite filtrar qu personas exportar, una vez que elija el filtro deseado, presione el botn Proceder
113

A continuacin le aparecer la ventana que le permite elegir el destino del archivo as como el nombre del archivo mismo, se sugiere que si modifica el nombre que el sistema le sugiere, no elimine la extensin .CSV ya que eso le permitir que el archivo sea identificado por el tipo de archivo correcto.
Presione el botn Proceder de esta ventana para que su archivo sea generado en su destino especificado.
114
Herramientas
RESPALDO DE DATOS
El respaldo de datos es muy importante ya que le permite ir generando una copia de sus datos dentro de su mismo disco local. En caso de que su informacin sufra algn dao debido a factores externos, tales como: apagones en el energa elctrica, infeccin por virus del equipo de cmputo, borrado accidental de la informacin, etc. en cierta manera puede estar tranquilo ya que si se forma un hbito de respaldar la informacin por lo menos una vez al mes, se esta asegurando que en caso de una contingencia, no tenga que iniciar desde cero con la informacin. Para utilizar esta herramienta, en el men Herramientas elija la opcin Respaldo de Datos y se mostrar la siguiente ventana:
Y slo tendr que realizar lo siguiente: 1. Indicarle al sistema dnde desea almacenar el archivo de respaldo. 2. Presionar el botn Respaldar. Para abandonar esta seccin del sistema, presione el botn Salir.
115
MANTENIMIENTO AVANZADO A TABLAS
Los cambios que realice en esta ventana, pueden ser considerados como delicados, por lo tanto ponga atencin a los cambios y lea detalladamente las opciones.
Esta seccin se utiliza cuando existe algn error en la estructura interna en las tablas de la base de datos. Los cambios realizados en esta seccin afectan directamente a la estructura interna de las tablas usadas por el sistema Iglesia HOY y no a los datos capturados por el usuario. Para acceder a esta seccin, en el men Herramientas elija la opcin Mantenimiento Avanzado a Tablas.
116
Herramientas
INICIALIZAR INFORMACIN (BORRAR DATOS)
Esta opcin de sistema es delicada, por lo tanto tenga cuidado de utilizarla slo cuando sea necesaria. Tenga presente que si procede con la inicializacin de sistema, todos los datos almacenados en la base de datos sern eliminados sin opcin a respaldarlos y/o recuperarlos.
Esta seccin del sistema debe ser considerada como delicada, ya que es la que se encarga de eliminar toda la informacin de prueba que pudiera existir en la base de datos. Por tal motivo slo debe ser utilizada al momento que desea utilizar el sistema con los datos reales en su iglesia. Tenga presente que una vez que tenga informacin real de su iglesia y por accidente y/o curiosidad utilizan esta herramienta, los datos sern eliminados y no habr forma de recuperarlos. Para acceder a esta seccin del sistema, en el men Herramientas elija la opcin Inicializar Informacin y se mostrar la siguiente ventana:
Lea cuidadosamente las instrucciones en pantalla y si esta decidido a inicializar el sistema, presione el botn Proceder. Si desea abandonar la ventana sin llevar a cabo la inicializacin de sistema, presione el botn Cancelar.
117
Seguridad
CAMBIAR USUARIO
Un usuario de sistema, es la persona que ingresa a l para utilizarlo y realizar operaciones. Al momento de estar ingresado al sistema con un usuario, y desea cambiar a otro, no es necesario salir completamente del sistema, con slo ir al men Seguridad y elegir la opcin Cambiar Usuario; o bien con presionar la tecla F6 en cualquier momento de operar el sistema, se mostrar la ventana que le permite cambiar de usuario.
Una vez que introduzca los datos del usuario, presione el botn Aceptar.
REGISTRAR PRODUCTO
Para ver lo relacionado al Registro del Producto, lea la seccin Activacin de Sistema.
118
Seguridad
MODIFICAR CLAVE
Esta seccin le permite aumentar el nivel de seguridad para cada uno de los usuarios del sistema, ya que como su nombre lo indica, le permite modificar la clave o contrasea del usuario que utiliza para ingresar a Iglesia HOY. Para modificar la clave o contrasea del un usuario, necesita ingresar con el usuario deseado a modificar. Una vez firmado en el sistema, en el men Seguridad elija la opcin Modificar Clave y se mostrar la siguiente ventana:
En esta ventana le ser solicitada la contrasea actual del usuario, y despus la nueva contrasea, misma que deber ser confirmada. Una vez introducidos los datos de la nueva contrasea, presione el botn Aceptar.
IMPORTANTE: Observe que despus de modificar la clave el usuario no cambia. Por Ejemplo: si usted modifica la clave al usuario ADMIN, (que antes tambin era admin) y la cambia a "1234" entonces ahora los nuevos datos para ingresar son: usuario: ADMIN, clave: 1234
119
USUARIOS
En esta seccin del sistema es donde se administran a los usuarios que ingresan al sistema, en ella se encuentran los usuarios que han sido definidos previamente por el equipo de desarrollo del sistema Iglesia HOY. Los niveles de seguridad definidos previamente son 5 y cada uno de ellos ya tiene configurados los accesos y limitantes para cada una de las reas del sistema que deben tener cada uno de los grupos. Ahora bien, dentro de cada grupo de usuarios, ya esta definido un usuario, pero si es necesario se pueden agregar un sin nmero de usuarios para cada grupo. Para conocer cada uno de los usuarios, vea la siguiente tabla: ID de Usuario admin miembros grupos escuela finanzas Grupo de usuarios al que pertenece Administradores generales de la informacin y sistema. Administradores slo de la informacin de membresa. Administradores slo de lo relacionado a Grupos y Clulas. Administradores slo de lo relacionado a Escuela y Cursos. Administradores slo de lo relacionado a las Tesoreras.
Recuerde que para ingresar al sistema, se le solicita ingrese los datos del ID de usuario y Clave de usuario.
Y para cada uno de los usuarios mencionados en la tabla anterior, la Clave es el mismo ID de usuario, misma que puede ser modificada. Para conocer como modificar la clave de usuario, haga clic aqu. Por seguridad el acceso a la administracin de usuarios de sistema ha sido bloqueada, en caso de que usted sea el encargado de administrar el sistema Iglesia HOY y requiera generar ms usuarios de los ya definidos previamente, contctenos
120
Seguridad
solicitando acceso a la administracin de usuarios, y responda a las preguntas a las cuales pudiera estar sujeto.
Una vez que haya realizado las modificaciones correspondientes, presione el botn Cerrar para abandonar esta seccin.
GRUPOS DE USUARIOS
Los grupos de usuarios del sistema Iglesia HOY son los grupos definidos para la seguridad dentro del sistema, es decir donde se configuran los accesos y privilegios para cada grupo de usuarios. Los grupos definidos previamente son: administradores de la iglesia en general, administradores de escuela exclusivamente, administradores de finanzas exclusivamente, administradores de grupos celulares exclusivamente y administradores de membresa exclusivamente. En cada grupo de usuarios del sistema podr agregar la cantidad necesaria de usuarios. Por seguridad esta seccin del sistema ha sido bloqueada para los usuarios, en caso de que usted sea el administrador del sistema Iglesia HOY y necesite ingresar a los grupos de usuarios del sistema, contctenos solicitando acceso a la administracin de usuarios, y responda a las preguntas a las cuales pudiera estas sujeto.
121
Para abandonar esta seccin del sistema, presione el botn Cerrar.
122
SOPORTE TCNICO
En caso de requerir soporte tcnico al sistema Iglesia HOY, nos puede contactar en alguna de las siguientes opciones: Escribiendo un correo electrnico a informacion@iglesiahoy.com exponiendo su caso. Utilizando nuestra pgina de contacto en www.iglesiahoy.com Va telefnica llamando a los siguientes nmeros: o o o Desde el interior de la Repblica Mexicana 01 (664) 608-0122 En USA marque sin costo 1 -877-286-9014 Desde el resto del mundo +52 (664) 608-0122
Nuestras Oficinas Generales estn ubicadas en: Blvd. Daz Ordaz 4508-102 Fracc. Las Palmas Tijuana, B.
123
ndice
A Access ........................................... 107 Actas ....................................... 99, 100 ACTIVACIN DEL SISTEMA IGLESIA HOY ............................. 10 Actualizacin ................................... 14 ACTUALIZACIN DEL SISTEMA IGLESIA HOY ............................... 9 Actualizaciones .................................. 9 Administracin ................................. 34 ADMINISTRACIN DE LOS NIVELES DE GRUPOS ................................ 41 Administrador .................................. 34 ADMINISTRADOR DE MIEMBROS 29 ADMINISTRADOR DE MINISTERIOS .................................................... 34 ADMINISTRADOR DE NIOS ........ 32 ADMINISTRADOR DE VISITANTES .................................................... 33 Administrador Nios ......................... 32 Administradores ............................. 121 Administrativo.................................... 2 Adolescentes .............................. 14, 32 Agregar ........................................... 93 Al evento ........................................... 2 Alumnos .......................................... 90 Alumnos Inscritos ........................... 104 Anonymous FTP ............................... 26 Apellidos ....................................... 103 Archive Site ..................................... 26 Archivos .......................................... 26 ASISTENCIA .... 2, 36, 52, 66, 90, 104 Asistente .......................................... 12 ASISTENTE DE CONFIGURACIN INICIAL ...................................... 12 Automticamente32, 33, 66, 72, 76, 81, 88, 90 Auxiliar ........................................... 81 Avisos ............................................. 96 B Baja ................................................. 40 Bautismo........................................ 103 BIENVENIDO ................................... 1 Boletines .................................... 14, 96
BOLETINES DE AVISOS ................ 96 BORRAR DATOS .......................... 117 C Calendario ....................................... 88 CALENDARIO DE CURSOS ........... 88 CAMBIAR USUARIO .................... 118 Campos Personalizados ..................... 17 Cancelar ........................................ 117 Captura Masiva ................................ 81 Cartas ...................................... 99, 100 CASOS PRCTICOS COMO EJEMPLO .................................................... 42 CD .................................................... 4 CD ROM ........................................... 4 Clula ........................................ 41, 42 Celulares .......................................... 17 Clulas, Redes .................................... 2 Cerrar ... 31, 32, 33, 39, 79, 84, 88, 96, 121 Clase ............................. 17, 86, 88, 90 Clases ................ 2, 14, 17, 86, 90, 104 CLASES DE LA ESCUELA BBLICA .............................................. 86, 90 Clasificacin Social .......................... 23 Clasificaciones Sociales .................. 103 Complementarios .............................. 32 Concepto ................................. 84, 105 CONCEPTOS .................................. 84 Conexiones ...................................... 26 CONEXIONES FTP ......................... 26 Configuracin ................ 12, 17, 22, 26 Configuraciones ............................... 17 Congregaciones .................................. 7 CONOCIENDO EL ENTORNO DEL SISTEMA .................................... 14 Contribuciones ............................... 105 Controles ................................... 66, 88 Cnyuge ........................................ 103 Coordinadores .................................. 50 Correo ............................................. 98 Correos ............................................ 14 Correspondiente 32, 33, 41, 84, 88, 90, 93, 96, 105 Correspondientes ........................ 33, 88 125
Iglesia HOY 5 Manual del Usuario Crear Credenciales .......................... 103 Crear Respaldo ................................. 14 Crecimiento........................................ 2 Crystal Reports ............................... 107 CSV .............................. 110, 112, 113 Cuntos ............................................. 2 Cuenta ........................................... 105 CUENTAS ....................................... 84 Curso ............................................... 88 Cursos ........................... 2, 26, 88, 104 D Data Server ...................................... 26 Datos ................................. 22, 26, 115 DATOS DE LA IGLESIA ................. 22 Definitivamente ................................ 40 Demogrficos ................................. 103 Descargar Archivo ...................... 52, 90 Descargar Reporte............................. 66 Descripcin ...................................... 84 Da ................................................ 104 Diezmos..................................... 14, 81 Direcciones ...................................... 98 Documentos ................. 96, 98, 99, 100 DOCUMENTOS PARA MIEMBROS .................................................. 100 DONATIVOS .................................. 81 E Editor ............ 103, 104, 105, 107, 113 EDITOR DE REPORTES ................ 107 Elegir .............................................. 31 Eliminar ........................................... 40 Email ............................................... 96 Escuela ............................ 2, 17, 26, 86 Escuela Bblica . 14, 86, 88, 90, 93, 104 Escuela Dominical .............................. 2 Espontneamente .............................. 39 Estado Civil ................................... 103 Evento ............................................. 36 Eventos ............................................ 23 Excel ....................... 52, 110, 112, 113 EXPORTAR MIEMBROS .............. 113 F F6 ................................................. 118 Familias ........................... 31, 103, 112 FAMILIAS DE LA IGLESIA ............ 31 Fecha ............................................. 105 File Transfer Protocol........................ 26 Finanzas ................ 76, 79, 81, 84, 105 FTP ................................................. 26 G G12 ............................................... 108 Grficas Estadsticas ......................... 14 GRAFICAS ESTADSTICAS INTERACTIVAS........................ 106 Grficas Estadsticas Interactivas ...... 106 Grupo .......................................... 2, 26 Grupo, Trmino ................................ 42 Grupos............................. 2, 26, 41, 72 Grupos Celulares ...... 2, 17, 41, 50, 104 GRUPOS DE LA IGLESIA ............... 50 GRUPOS DE USUARIOS ............... 121 Grupos, Gnero ................................ 42 Guardar ....... 17, 22, 39, 79, 84, 88, 96 H Herramientas ... 14, 110, 112, 115, 116, 117 HOGARES ...................................... 39 HOY ................................................. 2 HTML ........................................... 102 I ICONO ............................................. 1 ID ................................... 29, 103, 108 Identificacin ................................. 103 Iglesia2, 17, 22, 31, 32, 33, 34, 39, 40, 103 Iglesia Activa ................................... 14 Iglesia HOY ................................. 2, 17 Iglesias Cristianas ............................... 2 Importar Archivo .................... 110, 112 IMPORTAR ARCHIVO DE EXCEL CON FAMILIAS DE LA IGLESIA .................................................. 112 IMPORTAR ARCHIVO DE EXCEL CON MIEMBROS ...................... 110 Importar Datos ............................... 108 IMPORTAR DATOS DE IGLESIA HOY .................................................. 108 Imprimir Informe .............................. 66 Imprimir Reporte .............................. 90 Incorporar .................................. 32, 33 Informe General ............................. 104 Informes Generales ............... 66, 72, 93
126
ndice INFORMES GENERALES DE ESCUELA BBLICA .................... 93 INFORMES GENERALES DE GRUPOS...................................... 72 Ingresos/Egresos ............................. 105 INICIALIZAR INFORMACIN ..... 117 INSTALACIN DE IGLESIA HOY .... 4 Institucin .......................................... 7 Interfaz .............................................. 2 Internet ............................ 2, 26, 52, 90 J JPEG ............................................. 102 JR Software ........................................ 7 L Licencia ............................................. 7 LICENCIA DE SOFTWARE ............... 7 Lder ......................................... 42, 52 Lderes ........................................ 2, 52 LISTA DE DIRECCIONES DE CORREO ..................................... 98 Listados Selectivos.......................... 103 Ll Llenar Lista ................................ 36, 90 L Lugar ............................................. 103 M MANTENIMIENTO AVANZADO .. 116 Marcado......................................... 102 Materia ............................................ 17 Materias ........................................... 17 Membresa .. 28, 29, 31, 32, 33, 34, 39, 40, 103 Membresa Oficial ...................... 32, 33 Men Grupos ................................... 66 Microsoft Word .............................. 102 Miembro ............................................ 2 Miembros............................. 2, 29, 105 Miembros Aqu .............................. 103 Miembros Bautizados ...................... 103 Miembros Oficiales ............... 32, 33, 40 Ministerio ........................................ 34 Ministerios ................................... 2, 34 MODIFICAR CLAVE .................... 119 MOVIMIENTOS .............................. 79 N Nacimiento..................................... 103 Nacionalidad .................................. 103 Nios............................................... 32 Nivel ............................................... 41 Niveles ........................ 41, 42, 50, 104 Nombres .................................. 17, 103 Nuevas Grficas Estadsticas ................ 2 O Ocupacin ...................................... 103 Oficio ............................................ 103 Opciones.......................................... 17 Opciones Generales .......................... 17 OPCIONES GENERALES DE CONFIGURACIN ...................... 17 Organizacin ............................ 41, 104 Otra Iglesia .................................... 103 Otros Datos ...................................... 72 P Padres............................................ 103 Participaciones ................................. 90 Pasos Predefinidos ............................ 23 PDF......................................... 66, 102 Perodo .......................... 103, 104, 105 Persona .......................................... 104 Personas Dadas................................. 40 PERSONAS DADAS DE BAJA EN MEMBRESA .............................. 40 Personas Discapacitadas .................... 17 Plural............................................... 17 Portable Document Format .............. 102 Predeterminados ................................. 2 PROBLEMAS DE ACTIVACIN ..... 11 Proceder ........................................ 117 Producto ........................................ 118 Q QUE HAY DE NUEVO EN LA VERSIN ...................................... 2 Quienes ............................................. 2 R Recibo ............................................. 81 Red ................................................. 26 REGISTRAR PRODUCTO ....... 10, 118 Registro ......................................... 118 Reincorporar .................................... 40 Reporte ............................................ 66 Reportes2, 26, 103, 104, 105, 106, 107
127
Iglesia HOY 5 Manual del Usuario REPORTES DE ESCUELA BBLICA .................................................. 104 REPORTES DE FINANZAS ........... 105 REPORTES DE GRUPOS CELULARES .................................................. 104 REPORTES DE IGLESIA HOY ...... 102 REPORTES DE MEMBRESA........ 103 REQUERIMIENTOS DE EQUIPO DE COMPUTO .................................... 6 Respaldar ....................................... 115 Respaldo ........................................ 115 RESPALDO DE DATOS ................ 115 Responsabilidad.................................. 4 Reuniones ...................................... 104 S Salir ................ 34, 40, 93, 98, 99, 115 Sector .............................................. 42 Seguimiento ....................................... 2 Seguridad ......................... 10, 118, 119 Servidor ........................................... 26 Sistema ............................................ 17 Site.................................................. 26 Sitios ............................................... 26 Sobres ..................................... 81, 105 SOBRES DE DIEZMOS ................... 81 SOPORTE TCNICO ..................... 123 Subir Datos ...................................... 26 Subir Reporte ................. 52, 57, 59, 90 Sumas .............................................. 52 Supervisor........................................ 66 Supervisores ..................................... 50 T Tabla ............................................... 23 TABLAS ....................................... 116 Tablas Bsicas ............................ 23, 36 Terminologa .................................... 17 Tesorera.................................. 81, 105 Tesoreras ................................ 76, 105 Tipo ................................................ 84 Tipos ......................................... 23, 99 TIPOS DE DOCUMENTOS .............. 99 Transferencia ................................... 26 U USA .............................................. 123 Usuario .......................................... 120 USUARIOS ................................... 120 V Ver ..31, 34, 39, 40, 79, 84, 88, 93, 96, 98, 99, 100 VISITACIONES .............................. 39 VISITANTE .................................. 110 Visitantes ......................................... 33 W Web ................................................ 26 Z Zona ................................................ 42
128

Manual Iglesia Hoy 5

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Manual Iglesia Hoy 5

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Software Especializado para Iglesias

ADMINISTRANDO CON EXCELENCIA

Manual del Usuario

BIENVENIDO A IGLESIA HOY 5

SIGNIFICADO Representa un aviso de una operacin delicada dentro del sistema.

Representa una sugerencia o consejo.

Representa que ha realizado una operacin con xito.

QUE HAY DE NUEVO EN LA VERSIN 5?

INSTALACIN DE IGLESIA HOY 5

Instalacin del Sistema

REQUERIMIENTOS DE EQUIPO DE COMPUTO

INSTALACIN EN RED LOCAL

Iglesia HOY 5 Manual del Usuario

Actualizacin del Sistema

ACTUALIZACIN DEL SISTEMA IGLESIA HOY

ACTIVACIN DEL SISTEMA IGLESIA HOY 5

ASISTENTE DE CONFIGURACIN INICIAL

Asistente de Configuracin Inicial

Seleccione la iglesia a la cual desea ingresar y presione el botn Continuar.

CONOCIENDO EL ENTORNO DEL SISTEMA

Entorno del Sistema

Niveles de Organizacin de los Grupos

Asistencia a los Grupos Individuales (Reportes de Lder)

Informes Generales de los Grupos

Programa de Cursos de la Escuela Bblica

Asistencia a Clases de la Escuela Bblica

Informes por Da de la Escuela Bblica

Sobres con Diezmos y Donativos

Envo de Correos, Boletines y Noticias

Iglesia HOY 5 Manual del Usuario

Opciones de Configuracin del Sistema

Cambiar de Iglesia Activa en Sistema

Iglesia HOY 5 Manual del Usuario

Iglesia HOY 5 Manual del Usuario

Iglesia HOY 5 Manual del Usuario

Iglesia HOY 5 Manual del Usuario

Si desea abandonar esta seccin del sistema, presione el botn Salir.

Iglesia HOY 5 Manual del Usuario

Iglesia HOY 5 Manual del Usuario

Iglesia HOY 5 Manual del Usuario

ADMINISTRADOR DE NIOS Y ADOLESCENTES

Iglesia HOY 5 Manual del Usuario

Iglesia HOY 5 Manual del Usuario

Iglesia HOY 5 Manual del Usuario

Para guardar el registro de la nueva visitacin presione el botn Guardar.

Iglesia HOY 5 Manual del Usuario

PERSONAS DADAS DE BAJA EN MEMBRESA

Iglesia HOY 5 Manual del Usuario

CASOS PRCTICOS COMO EJEMPLO

Ventana: Administracin de Niveles de los Grupos

Iglesia HOY 5 Manual del Usuario

Iglesia HOY 5 Manual del Usuario

Iglesia HOY 5 Manual del Usuario

Diagrama de los grupos utilizando la funcin Mostrar como rbol

Iglesia HOY 5 Manual del Usuario

Iglesia HOY 5 Manual del Usuario

ASISTENCIA A LOS GRUPOS INDIVIDUALES

Iglesia HOY 5 Manual del Usuario

Iglesia HOY 5 Manual del Usuario

Para cerrar la ventana de asistencia a los grupos, presione el botn Cerrar.

Iglesia HOY 5 Manual del Usuario

EL PROCEDIMIENTO QUE TIENE QUE HACER EL LDER DE GRUPO CADA SEMANA

Iglesia HOY 5 Manual del Usuario

Iglesia HOY 5 Manual del Usuario