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La documentation obligatoire ISO 9001

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Dans le cadre du systme du systme de management de la qualit (ISO 9001 : 2008) les exigences lies la documentation obligatoire sont : Une politique qualit Des objectifs qualit Le manuel qualit Les procdures documentes obligatoires Les enregistrements exigs Les procdures documentes obligatoires concernent : La matrise des documents La matrise des enregistrements Les audits internes La matrise du produit non conforme Les actions correctives Les actions prventives Le mot procdure documentes indique que le document est un crit. Pour information, une procdure de travail, partage au sein dune quipe, peut tout naturellement tre orale. La note n2 (ISO 9001 : 2008 paragraphe 4.2.1) prcise trs bien ce point de vue : ltendue de la documentation peut diffrer dune entreprise lautre en raison de la taille de lentreprise et du type dactivits, de la complexit des
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processus et de leurs interactions, de la comptences du personnel . Pour rgir le fonctionnement dun systme de management de la qualit (satisfaction des clients), il faut en effet matriser les six points suivants : Tout document ncessaire et suffisant au bon fonctionnement des processus et de leurs interactions doit tre gr. Il sagit de mettre disposition, aux acteurs concerns, linformation juste (version de linformation) : ISO 9001 : 2008 paragraphe 4.2.3. Tout enregistrement ncessaire et suffisant pour apporter la preuve de conformit dun produit & service ou du fonctionnement des processus doit tre gr. Il sagit de rgir les rgles de conservation de ces informations, afin de pouvoir les rcuprer, en cas de besoin : ISO 9001 : 2008 paragraphe 4.2.4. La mise en place des audits internes afin de sassurer des deux objectifs suivants : la conformit des activits aux exigences internes et normatives (ISO 9001 : 2008) la mise en uvre et lentretien des activits, de manire efficace Laudit interne est un outil dobservation mis en uvre par une personne (auditeur) nayant pas de rapport direct avec les activits auditer (champ dapplication) : ISO 9001 : 2008 paragraphe 8.2.2. En cas de dysfonctionnement dune activit de lentreprise concernant le produit & service fournis aux clients, il sagit de traiter ce dysfonctionnement le plus rapidement possible afin dviter ou limiter linsatisfaction client : ISO 9001 : 2008 paragraphe 8.3. La mise en place de solutions correctives permettant dradiquer les causes de problmes dits rels : ISO 9001 : 2008 paragraphe 8.5.2. La mise en place de solutions prventives permettant dradiquer les causes de problmes potentiels : ISO 9001 : 2008 paragraphe 8.5.3. Lapplication des six procdures (six points dcrits prcdemment), par les acteurs des processus, est ncessaire pour la matrise dun systme de management. En tant que pilote dun processus, jai donc la responsabilit de : Dfinir la documentation ncessaire et suffisante (compromis crits / comptences) la matrise de mon processus (voir article outil 5M (http://www.ameliorationcontinue.fr/?p=157) : aspect Mthodes ) Dfinir les enregistrements ncessaires et suffisants gnrs par mon processus Utiliser les audits internes comme source de lamlioration continue de mon processus Grer les dysfonctionnements produits & services mis par mon processus Amliorer le fonctionnement de mon processus en mettant en place des actions correctives et prventives En conclusion, les procdures documentes obligatoires sont prendre en compte par les pilotes de processus et les acteurs des processus (voir article lapproche processus (http://www.ameliorationcontinue.fr/?p=4) ). Crdit photo : Photos Libres (http://www.photo-libre.fr)

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La documentation obligatoire ISO 9001, 10.0 out of 10 based on 1 rating Expressions recherches: procdures obligatoires iso 9001 procdure obligatoire iso 9001 iso 9001 procdures obligatoires PROCEDURE ISO 9001 iso 9001 document obligatoire iso 9001 procdure obligatoire les procdures obligatoires de l\iso 9001 6 procedures obligatoire iso 9001 document iso 9001 iso 9001 version 2008 les 6 maitrises Voir aussi : 1. Interaction entre les processus & management des risques (http://www.ameliorationcontinue.fr/interaction-entre-les-processus/) Mots-cls: documentation (http://www.ameliorationcontinue.fr/tag/documentation-2/), ISO 9001 (http://www.ameliorationcontinue.fr/tag/iso-9001/), management (http://www.ameliorationcontinue.fr/tag/management/), savoir-faire
(http://www.ameliorationcontinue.fr/tag/savoir-faire/)

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19 commentaires pour La documentation obligatoire ISO 9001

1. Madeleine Nsang dit : 26 septembre 2011 15 h 52 min (http://www.ameliorationcontinue.fr/la-documention-obligatoire-iso-9001/comment-page1/#comment-1458)

Je souhaiterai avoir des informations sur les techniques daudit interne et audit de certification : les documents pouvant expliquer plus facilement les chapitres de la norme en fonction du domaine dactivit (Agroalimentaire).

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2.

Pascal Weber (http://www.ameliorationcontinue.fr/) dit : 30 septembre 2011 16 h 04 min (http://www.ameliorationcontinue.fr/la-documention-obligatoire-iso-9001/comment-page1/#comment-1466)

Bonjour Madeleine, Je vous invite lire larticle Russir les audits internes en 4 tapes (http://www.ameliorationcontinue.fr/audit-interne/) . Il explique les quatre tapes pour raliser un audit interne. Je ne suis pas partisan dun guide daudit regroupant des questions toutes faites. Il est important de partir de la feuille blanche pour construire son propre fil directeur, en sappuyant sur les exigences ISO 9001 (Quelles sont les exigences couvrir dans mon champ daudit?) et les documents propres au SMQ de lentreprise (manuel qualit, procdures, en gnral). Un deuxime argument est que lentreprise volue dans le temps. Laudit interne doit sadapter aux vnements, lactualit de lentreprise. Un guide daudit et en particulier le fil directeur doit tre adapt. Si vous avez une quipe dauditeurs internes, il est intressant de vous construire une matrice croise entre les processus du SMQ et les exigences de la norme ISO 9001 (+ autres exigences ventuellement). Ce type doutil permet de gagner du temps au moment de la cration du guide daudit car il rpond naturellement la question : Quelles sont les exigences couvrir dans mon champ daudit? Astuce : en utilisant le moteur de recherche du blog, vous trouverez plusieurs articles sur les audits. Concernant votre souhait sur les audits de certification, pourriez-vous prciser votre question? Russir les audits internes en 4 tapes (http://www.ameliorationcontinue.fr/audit-interne/) Au plaisir de vous lire. Pascal Weber

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3.

ABDEDDAIM dit : 1 octobre 2011 13 h 45 min (http://www.ameliorationcontinue.fr/la-documention-obligatoire-iso-9001/comment-page1/#comment-1470)

Bonjour,
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jaimerais bien vous demander de bien vouloir, me transmettre un rsum des principales exigences de la norme ISO9001:2008, pour la prparation dune entreprise une ventuelle certification. Sans oublier de vous remercier infiniment pour tous les efforts mise en uvre dans votre blog pour la comprhension et la maitrise de la gestion de la qualit.

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4.

Pascal Weber (http://www.ameliorationcontinue.fr/) dit : 4 octobre 2011 13 h 31 min (http://www.ameliorationcontinue.fr/la-documention-obligatoire-iso-9001/comment-page1/#comment-1475)

Bonjour, Je travaille actuellement sur un projet de supports de comprhension des exigences de la norme ISO 9001. Pour le moment, je vais vous envoyer un support PowerPoint reprenant les principales exigences, mais ce document ne vous donnera pas dinformation sur linterprtation des exigences. Au plaisir de vous lire. Pascal

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5.

Nad dit : 16 octobre 2011 9 h 35 min (http://www.ameliorationcontinue.fr/la-documention-obligatoire-iso-9001/comment-page1/#comment-1502)

Bonjour, Jespre avoir une ide sur la mthode de contrle de qualit G1. Sans oublier ma problmatique sur le rle et les activits du bureau interne des normes. Merci et bonne journe!

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6.

Pascal Weber (http://www.ameliorationcontinue.fr/) dit : 18 octobre 2011 19 h 38 min (http://www.ameliorationcontinue.fr/la-documention-obligatoire-iso-9001/comment-page1/#comment-1523)

Bonjour, Le contrle qualit G1 est en rapport avec la norme de rception de marchandises par chantillonnage base sur un NQA (Niveau Qualit Acceptable), une rception par lot avec refus ou acceptation du lot selon les rsultats des contrles. La norme sintitule NF ISO 2859-1 : avril 2000 Rgles dchantillonnage pour les contrles par attributs Partie 1 : procdures dchantillonnage pour les contrles lot par lot, indexs daprs le niveau de qualit acceptable (NQA) . La mission dun bureau des normes , comme vous lvoquez dans votre commentaire, est de faire la veille normative des normes auxquelles vos produits vont devoir se conformer. Ces normes peuvent tre utiles pour le bureau dtudes, dans le cadre de la conceptions de produits ou un service qualit effectuant par exemple des essais de produits. Au plaisir de vous lire. Pascal Weber

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7.

COTARD dit : 29 novembre 2011 21 h 10 min (http://www.ameliorationcontinue.fr/la-documention-obligatoire-iso-9001/comment-page1/#comment-1624)

Bonjour, je suis actuellement tudiante en management QSE. Dans le cadre dun projet professionnel, nous sommes chargs entre autre dtablir une procdure de gestion documentaire. Je souhaiterais savoir si vous auriez quelques exemples me fournir pour mieux apprhender la formulation de cette dernire. Cordialement Marie-Anne COTARD

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8.

Pascal Weber (http://www.ameliorationcontinue.fr/) dit : 4 dcembre 2011 22 h 44 min (http://www.ameliorationcontinue.fr/la-documention-obligatoire-iso-9001/comment-page1/#comment-1639)

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Bonjour Marie-Anne, Je vous propose de regarder mon dernier article voquant la matrise des documents (http://www.ameliorationcontinue.fr/definirprocedure-maitrise-documents/). Un exemple de procdure de matrise des documents est tlchargeable. Elle sapplique tout les systmes de management (ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, ). Au plaisir de vous lire.

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9.

ABOUBAKARI dit : 29 janvier 2012 20 h 54 min (http://www.ameliorationcontinue.fr/la-documention-obligatoire-iso-9001/comment-page1/#comment-1874)

Bonsoir, Je souhaite avoir des exemples de rdaction de procdures de matrise des enregistrements, documentaires, processus de management de la qualit. Merci

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10.

Pascal Weber (http://www.ameliorationcontinue.fr/) dit : 31 janvier 2012 7 h 55 min (http://www.ameliorationcontinue.fr/la-documention-obligatoire-iso-9001/comment-page1/#comment-1878)

Bonjour, La matrise des documents et des enregistrements sont 2 procdures documentes au sens de la norme ISO 9001 : 2008. Dans larticle Comment dfinir la procdure de matrise des document? (http://www.ameliorationcontinue.fr/definir-procedure-maitrisedocuments/) vous avez le dcodage des exigences documentaires et vous pouvez tlcharger gratuitement un exemple de procdure de matrise des documents. Plus gnralement, dans larticle La documentation obligatoire ISO 9001 (http://www.ameliorationcontinue.fr/la-documentionobligatoire-iso-9001/) , vous trouvez lensemble des exigences lies aux procdures documentes demandes par la norme ISO 9001 : 2008. Pour rpondre directement votre question sur la procdure de matrise des enregistrements, un tableau Excel reprenant lensemble des exigences ISO 9001 : 2008 paragraphe 4.2.4 est une solution possible . Je considre que les enregistrements sont gnrs par des activits englobes dans les processus ou fournis par les parties prenantes (clients, fournisseurs). Dans ce cas, il est faudrait rattacher les enregistrements ncessaires et suffisants vos diffrents processus. Quels champs dans le fichier Excel? processus, titre de lenregistrement (compte rendu, valuation fournisseurs, rapport daudit, ), lieu de stockage, laccessibilit (confidentialit ventuelle), dure de conservation (nombre dannes), mode dlimination aprs dpassement de la dure de conservation (destruction filire, recyclage papier). La notion de protection est plutt lie aux dispositions prises pour prserver les enregistrements pendant toute la dure de conservation. Il est important dadapter les conditions de stockage : approche risque (dgt des eaux, humidit, feu, ). IMPORTANT : La forme dune procdure nest en aucun cas impose par la norme ISO 9001 : 2008. La procdure de matrise des document prend une forme classique (Qui fait quoi? Comment?). La forme tableau Excel est une autre forme que pourra prendre une procdure documente. Le tout est que le document rponde aux exigences de la norme ISO 9001 : 2008 (cf note 3 du paragraphe 4.2.1). Votre dernire question porte sur le processus de management. Je vous propose dappliquer les 4 tapes dfinis dans larticle Lapproche processus comme outil de management (http://www.ameliorationcontinue.fr/approche-processus/) . Nhsitez-pas apporter de nouveaux commentaires suite la mise en uvre des solution proposes. Au plaisir de vous lire. Pascal Weber

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11.

najat dit : 10 avril 2012 21 h 51 min (http://www.ameliorationcontinue.fr/la-documention-obligatoire-iso-9001/comment-page1/#comment-2126)

Bonjour,
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svp, jai besoin des doc concernant la mise en place dun systme de management de la qualit (ISO 9001:2008). Merci.

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12.

Pascal Weber (http://www.ameliorationcontinue.fr/) dit : 25 avril 2012 14 h 15 min (http://www.ameliorationcontinue.fr/la-documention-obligatoire-iso-9001/comment-page1/#comment-2175)

Bonjour, Vous savez que dans un premier temps, il sagit de dfinir les procdures dites obligatoires : - Matrise des documents - Matrise des enregistrements - Audit interne - Matrise du produit non conforme - Actions correctives - Actions prventives. Dans votre projet de mise en oeuvre dun SMQ, il vaut mieux commencer par les processus : Comment mettre en uvre un SMQ ? 4 tapes respecter! (http://www.ameliorationcontinue.fr/implementation-smq-iso9001/). Pour dcrire prcisment un processus, je vous invite prendre connaissance de larticle : Comment dcrire une fiche processus pour amliorer les performances de lentreprise ? (http://www.ameliorationcontinue.fr/fiche-processus-interaction/). Les enregistrements y sont apprhends travers les donnes de sortie des processus. Vous avez un modle de fiche processus tlcharger. Vous pouvez galement tlcharger un modle de gestion de la documentation. Vous lavez peut tre dj fait : Comment dfinir la procdure de matrise des documents? (http://www.ameliorationcontinue.fr/definir-procedure-maitrise-documents/). Pour les audits internes, je vous invite lire : Russir les audits internes en 4 tapes (http://www.ameliorationcontinue.fr/auditinterne/). Il faudrait tout dabord travailler votre mthodologie daudit avant de formaliser la procdure. Dans votre projet de mise en oeuvre de votre SMQ, vous avez encore un peu de temps pour cela. Votre SMQ doit fonctionner avant que vous ne puissiez raliser des audits internes. La procdure de matrise du produit / service non conforme, il faudrait galement travailler les diffrents canaux de dtection afin de construire votre mthodologie de traitement (actions curatives). Pour vous aider construire vos outils, je vous invite lire larticle : Produits non conformes & performance (http://www.ameliorationcontinue.fr/indicateur-produits-non-conformes/). Les actions correctives et prventives sont bases sur la mthode de rsolution de problmes. Encore une fois, en vous appuyant sur la mthodologie, vous aurez tous les lments pour formaliser votre procdure obligatoire. En effet, mme si les exigences de lISO 9001:2008 indiquent une procdure pour chaque sujet, il vous est parfaitement possible de regrouper cela dans une procdure unique, comme par exemple Procdure de gestion de lamlioration . Cette procdure pourra traiter des actions correctives, des actions prventives, mais galement des actions de progrs. Les actions correctives Mthode de rsolution de problme (http://www.ameliorationcontinue.fr/les-actions-correctives/) Les actions prventives pour viter les problmes (http://www.ameliorationcontinue.fr/les-actions-preventives/) Les projets damlioration avec la gestion de projets (http://www.ameliorationcontinue.fr/les-projets-damelioration/) Une fois que votre SMQ sera en fonctionnement (animation des indicateurs et de lamlioration), vous pourrez rflchir au manuel qualit. Quels sont les clients de votre manuel? Quelques pistes de rflexion : Comment faire du manuel qualit un outil valeur ajoute? (http://www.ameliorationcontinue.fr/lemanuel-qualite/)

Au plaisir de vous lire. Pascal Weber

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Tunisien dit : 2 mai 2012 17 h 35 min (http://www.ameliorationcontinue.fr/la-documention-obligatoire-iso-9001/comment-page1/#comment-2201)

Bonjour,
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Nous voulons tre certifis Iso 9001 et 14001. et pour ce fait, je voulais me renseigner sur ce que je dois prparer et savoir ou est ce que je me positionne. Est ce que jai besoin de prparer ou amnager des trucs bien spcifiques. Merci davance de madresser si possibles tous types de documentations pouvant maider.

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Pascal Weber (http://www.ameliorationcontinue.fr/) dit : 4 mai 2012 13 h 05 min (http://www.ameliorationcontinue.fr/la-documention-obligatoire-iso-9001/comment-page1/#comment-2204)

Bonjour, Un projet intressant car vous avez lopportunit de mettre en place un systme de management intgr. La documentation obligatoire sera ncessairement commune : matrise des documents, matrise des enregistrements, matrise des conformit, audit interne, actions correctives, actions prventives. Cette documentation est obligatoire car elle rpond des besoin de matrise systmique. La documentation interne et externe doit tre gre par le systme. Le systme doit pouvoir conserver les enregistrements comme preuve de la conformit et defficacit. Un systme peut en effet dysfonctionner (aspect produit non conforme pour la qualit, aspect incident environnemental). Tout systme doit samliorer en sappuyant sur les actions correctives et prventives. Pas seulement, car lamlioration se fait plusieurs niveaux : politique qualit et environnement, objectifs qualit et environnementaux, audits internes. Pour votre systme environnement, il faut dmarrer avec un diagnostic environnemental permettant de mettre en vidence les points conformes et non conformes vis--vis des exigences lgales et rglementaires. Ces lments vont vous permettre de mettre en place un management des risques environnementaux. Un deuxime aspect important du systme de management environnemental est les activits de veille faire : lois, dcrets, normes applicables, Cet article pourra vous aider pour la mise en place dun SMQ, cest le socle vous permettant de construire votre systme de management intgr en ajoutant les exigences ISO 14001. Comment mettre en uvre un SMQ ? 4 tapes respecter! (http://www.ameliorationcontinue.fr/implementation-smq-iso9001/) Nhsitez-pas utiliser le moteur de recherche du blog et les diffrentes rubriques pour identifier des articles de rfrence. La rubrique Tlchargement senrichit rgulirement avec des documents / outils utiliser. Avant de chercher des documents modles, je pense quil est important de bien comprendre les fondamentaux appliquer afin de construire un systme de management QE trs BSP (Bon Sens Pratique). Il faut absolument viter les usines gaz. Au plaisir de vous lire.

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vonet dit : 18 janvier 2013 9 h 47 min (http://www.ameliorationcontinue.fr/la-documention-obligatoire-iso-9001/comment-page1/#comment-3324)

Bonjour, Comment placez vous les WIKI qui se dveloppent ce jour dans les quipes de dveloppement informatiques par rapport la notion de document et de matrise des documents de la norme? Quelle dfinition doit on accepter pour le mot document ? dans la mesure ou vous indiquez quune procdure peut tre orale et dans ce dernier cas comment assurer de la justesse dune telle procdure ? cordialement

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Pascal Weber (http://www.ameliorationcontinue.fr/) dit : 21 janvier 2013 19 h 46 min (http://www.ameliorationcontinue.fr/la-documention-obligatoire-iso-9001/comment-page1/#comment-3328)

Bonsoir Christian,
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Je vous souhaite tout dabord mes meilleurs vux pour cette anne 2013. Votre question est trs intressante. Je vais tenter de vous donner mon point de vue. Dans les normes traitant des systmes de management, on voque, en dehors des procdures obligatoires, les documents jugs ncessaires par lentreprise pour assurer la matrise de ses activits. Dans ce cas, on tombe ncessairement dans le cadre de la procdure de matrise des documents : approbation avant diffusion, revue documentaire, identification des modifications apportes en cas de mise jour, La notion de procdure orale correspond un mode de fonctionnement sans crit. Dans la mesure o lcrit napporte pas de valeur ajoute et que lactivit en question ne dysfonctionne pas dans le temps, il nest pas ncessaire de dcrire cette activit. Elle est matrise travers la connaissance des acteurs qui la pratique. La question du WIKI est , mon avis, diffrente. Cest un outil intressant pour construire, de manire collaborative, un futur document que lon souhaite mettre sous matrise documentaire. Cela peut aussi tre une base de connaissances partage au sein dune quipe. Dans le premier cas, la construction du document est facilite avec le mode collaboratif. Cela vite, par exemple, des changes de documents par mail avec un mcanisme de consolidation. Exemple : mise en place dun cahier des charges entre une DSI et des utilisateurs, cration dune spcification au sein dune quipe projet DSI (aspects architecture, scurit, fonctionnalit, ). Dans le cas dune base de connaissances, je pense quil faille toutefois avoir des rfrents pour approuver un contenu si le WIKI est utilis de manire trs large : tout le monde a la possibilit de modifier de linformation. Si le WIKI est aliment uniquement par des experts, la notion dapprobation nest pas vraiment utile. On est sur des dires dexperts. Je pense que cest la nature du contenu qui doit dterminer le niveau de matrise de linformation mettre en place. La rponse peut sembler gnrale, mais je pense quil faut apprhender chaque situation au cas par cas : Nature de linformation partage, impact si linformation est obsolte. Si lon gre de linformation en rapport avec un contexte bien dfini, linformation sera toujours vraie. Elle ne ncessite donc pas de revue car elle ne sapplique quau cas de figure stipul. Au plaisir de vous lire. Pascal Weber

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youssef dit : 25 janvier 2013 21 h 34 min (http://www.ameliorationcontinue.fr/la-documention-obligatoire-iso-9001/comment-page1/#comment-3330)

Bonjour, je viens de rejoindre une socit certifie ISO 9001V2008 en tant que responsable SMQ. Un audit de reconduite de certification est prvu en juillet 2013. Comment dmarrer la prparation de laudit. Merci pour tes commentaires. Youssef

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christian VONET dit : 29 janvier 2013 7 h 43 min (http://www.ameliorationcontinue.fr/la-documention-obligatoire-iso-9001/comment-page1/#comment-3331)

Bonjour Pascal Meilleurs voeux vous galement (mes excuses jaurais du commencer par cela dans mon mail prcdent) et merci de vos rponses en ligne qui permettent dclairer des sujets de proccupation. Les technologies actuelles donnent plus de souplesse dans la mise en oeuvre dun systme de management mais posent souvent des problmes pour en limiter les drives. Autre sujet lordre du jour et sur lequel une rflexion et ou des expriences peuvent tre utiles, celui de lintgration des mthodes dites agiles (scrum XP ) comme mthode de dveloppement. L aussi les drives peuvent rapidement apparatre avec des remarques du style on redonne le pouvoir aux programmeurs et la problmatique de la matrise des exigences et du pilotage des projets qui est assez diffrente des habitudes de traabilit des autres mthodes. On tombe comme vous lvoquiez dans un monde dexpert dont la matrise nest pas vidente. La suite au prochain pisode A bientt

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Cordialement Christian

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Pascal Weber (http://www.ameliorationcontinue.fr/) dit : 31 janvier 2013 9 h 39 min (http://www.ameliorationcontinue.fr/la-documention-obligatoire-iso-9001/comment-page1/#comment-3336)

Bonjour Youssef, Un point de dpart possible est de prendre la norme ISO 9001:2008 afin de balayer lensemble des exigences. A vous de mettre les rponses apportes par lentreprise. Cest une faon de dcouvrir le SMQ en tant que nouveau collaborateur. Cela vous permettra didentifier les points ncessitant un plan dactions dici laudit de juillet 2013. Si aucun audit interne a t ralis, et mme si certains audits internes ont t raliss depuis moins dan, il vous galement possible de faire un audit interne du SMQ permettant de couvrir lensemble des exigences de lISO 9001:2008. Cela vous permettra didentifier les carts ncessitant un plan dactions. Lavantage est que vous aurez fait un audit interne global. Il vous servira denregistrement pour les exigences lies aux audits internes. Cela vous permettra de mettre en place les actions correctives ncessaires. Au plaisir de vous lire. Pascal Weber

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