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ADMINISTRACION DE PROYECTOS CON MSMS-PROJECT

MARCO GENERAL DEL MS-PROJECT. GESTIN DE TAREAS (INTRODUCIR Y ORGANIZAR).

ING. SAHUANAY SIU, Danyelo

PRIMAVERA ORACLE
http://www.oracle.com/us/corporate/ac quisitions/primavera/index.html

Familia de Microsoft Project

Microsoft Project Standard : desde una PC

Microsoft Project Professional : Organizaciones

Microsoft Project Server : Servidores Empresariales

Ing. Danyelo Sahuanay

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CERTIFICACIONES INTERNACIONALES
Course 5927: Microsoft Office Project, Managing Projects Course 5928: Microsoft Office Project Server, Managing Projects Course 5929: Managing Projects and Programs with Microsoft Office Project Server Course 5930: Managing Project Portfolios Using Portfolio Server

http://www.microsoft.com/learning/

Microsoft Project 2010

Microsoft Project Professional 2010 ofrece una forma potente y visualmente mejorada de administrar una amplia gama de proyectos y de programas eficazmente.

Mediante una experiencia novedosa e intuitiva, esta solucin proporciona las herramientas de planificacin, administracin y colaboracin empresarial, de personas y de equipos necesarias para cumplir con los plazos de entrega cruciales o elegir los recursos adecuados para un equipo, entre otros objetivos.

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Caracteristicas Mejoradas MS. Project

Caracteristicas Mejoradas MS. Project

CONCEPTOS BASICOS
TAREA: Actividad que realizaras en tu proyecto. DIAGRAMA DE GANTT : Representan las tareas de un proyecto con las barras que reflejan la duracin de las distintas tareas, las columnas representan los das, semanas, o meses del proyecto.

HITO: Punto de control de objetivo.

DIAGRAMA DE RED: No precisa detalle de los tiempos de un proyecto, muestra el flujo de tareas y la relacin entre tereas.

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INGRESAR AL PROGRAMA
Para ingresar al Microsoft Project 2010 se sede seguir el mismo procedimiento normal utilizado por cualquier otro programa de Office. E aqu, la descripcin de los pasos a seguir para ingresar al Project: a) Clic en el botn Inicio b) Clic en todos los Programas c) Clic en Microsoft Office d) Clic en Microsoft Project 2010

ENTORNO DE TRABAJO

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VISTAS
BACKSTAGE: F. Archivo.

Crear Nuevas Vistas.

NUEVO
COPIAR Y PEGAR ENCABEZADOS

FILTROS EN CAMPOS

MINIBARRA DE ACCESO RAPIDO

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EJEMPLOS DE PROYECTOS

AMBITO
CONSTRUCCION MEDICINA TECNOLOGIAS DE INFORMACION ELECTRONICA COMERCIAL SOCIAL

NOMBRE DEL PROYECTO: AMPLIACIN DE

RED DE ATENCIN DE CANALES ELECTRNICOS AUTOMATICOS
OBJETIVO: Ampliar la cobertura de atencin automtica de la Institucin Financiera. ALCANCES: Estudio de Cobertura. Adquirir Cajeros. Implementar los Cajeros. Promocionar los Cajeros.

Detallar Tareas Establecer Duracin Alinear recursos

WBS O EDT (ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICIN DE TRABAJO) FASE, RESUMEN, SUB TAREAS

1. Estudio de Cobertura

2. Adquirir Cajeros

3. Implementar los Cajeros

4. Promocionar los Cajeros

2.1 Estudio de Proveedores (5) 2.2 Elaboracin de Bases para la licitacin. (3) 2.3 Licitacin (3) 2.4 Recepcin. (3)

4.1 Diseo de campaa publicitaria. (15) 4.2 Ejecucin de campaa.(30)

1.1 Elaboracin del Plan de Estudio.(5) 1.2Estudio de cobertura.(10)

3.1 Contratacin y ubicacin definitiva. (12) 3.2 Diseo, Construccin e Instalacin 3.2.1 Elaboracin de Bases.(3) 3.2.2 Licitacin.(3) 3.2.3 Ejecucin de Obras (30) 3.2.4 Recepcin de la obra. (5) 3.3 Seguridad (6) 3.4 Implementacin del sistema de comunicaciones y activacin del servicio (6) 3.5 Abastecimiento (1)

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EMPEZANDO A TRABAJAR
1) Archivo > Informacin > Informacin del Proyecto > Propiedades Avanzadas

I. CALENDARIOS
Existe un calendario predeterminado para el proyecto y las tareas Das laborables: lunes a viernes Horas laborables: 9:00-13;00 y 15:00-19:00
PLANTILLA ESTANDAR 24 HORAS TURNO NOCHE

Base

USO

De tareas

Tipos de calendarios

De Proyectos

USO

De recursos

USO

EMPEZANDO A TRABAJAR
2) Proyecto > Informacin del Proyecto

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ACTIVIDADES:
1) Se requiere la construccin de un cuartel para qu albergue al personal de la Polica Nacional en Alto Cayma, debido a que no hay instalaciones policiales en esa zona altamente poblada y se planea iniciar el proyecto el 01 de Mayo del 2012, se tendr un horario laboral de acuerdo al calendario estndar. GUARDAR EL ARCHIVO CON EL NOMBRE. Proyecto_001

2) Se requiere la construccin de un cuartel para que el albergue al personal de la Polica Nacional en Alto Cayma, debido a que no hay instalaciones policiales en esa zona altamente poblada y se planea iniciar el proyecto el 15 de Marzo del 2010, se tendr un horario laboral estndar con una jornada laboral de 8 hrs al da, sbados y domingos no se trabajara. Se tendrn los siguientes das no laborables (01/05 , 28-29/07, 15/08, 25/12). GUARDAR EL ARCHIVO CON EL NOMBRE. Proyecto_002. 3) Ana desea hacer su tesis Profesional. Para lo que Planea dedicarle 02 horas de lunes a viernes, de 8:00 a 10:00 pm; sbados y domingos no trabaja empezar el da 01 junio 2010. Elaborar el calendario Correspondiente. GUARDAR EL ARCHIVO CON EL NOMBRE. Proyecto_003. 4) Jos, un aficionado a los trenes desea armar un modelo a escala los fines de semana (sbados de 4:00 a 6:00 pm y domingos de 8:00 a 12 pm) Elaborar el calendario Correspondiente. GUARDAR EL ARCHIVO CON EL NOMBRE. Proyecto_004.

ACTIVIDADES:
5) La Municipalidad ha decidido hacer trabajos de asfaltado en la avenida Ejercito par lo cual se deber de trabajar todos los das incluido feriados las 24 horas del da. El inicio programado ser el 11 se siembre 2012 GUARDAR EL ARCHIVO CON EL NOMBRE. Proyecto_006. 6) Se realizaran trabajos de mantenimiento de los semforos, los trabajos sern de lunes a viernes de 21.00 a 5.00 horas. iniciando en 01 julio 1989. GUARDAR EL ARCHIVO CON EL NOMBRE. Proyecto_007. 7) Determinar el calendario para para su PLAN DE PROYECTO escogido en la actividad anterior

II. GESTION DE TAREAS

1. INGRESAR TAREAS

MARCADOR DE POSICION DE TAREAS (SOLO TAREAS INACTIVAS NOTAS DE TAREAS SANGRIA (ALT + ^ + >)

INGRESAR TAREAS).

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2. 2.ESTRUCTURAR ESTRUCTURAR LAS TAREAS EN UN ESQUEMA LOGICO

Las tareas resumen aparecen en negrita y las sub tareas aparecen con sangras debajo de ellas. Utilice los controles de esquema (sangra y anulacin de sangra) para indicar la estructura jerrquica de la lista de tareas.

ACTIVIDAD:
Segn el Plan Elaborado en la actividad anterior. Ingresar las fases y tareas correspondientes

Antes de una reunin muy importante, la junta de inversionistas le pide que muestre rpidamente los cdigos EDT (WBS) que usted no ha mostrado en su cronograma. Cmo podra mostrar los cdigos EDT de la manera ms rpida posible?:

3. ESTABLECER DEPENDENCIAS Y DELIMITACIONES

La ventaja de las dependencias o tareas vinculadas es que cada vez que Una tarea cambia , la tarea vinculada se reprograma automticamente. En el diagrama Gantt las dependencias se representan con lneas entre las Barras de representacin de cada tarea.

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Ejemplos.
1. Primero se realiza las paredes luego el se realiza el techo 2. Preparar las paredes mientras otra persona va a comprar pintura 3. La tarea supervisin de cables no puede terminar hasta que termine el cableado

3.1 Establecer tiempo de adelanto o de retraso de la Tarea

El tiempo de adelanto especifica superposicin entre tareas que tienen una dependencia. El tiempo de retraso especifica una posposicin entre tareas que tienen dependencia.

Columna Predecesoras Dialogo de Informacin

3.2 Delimitaciones
El tiempo de adelanto especifica superposicin entre tareas que tienen una dependencia.

ACTIVIDAD:
Segn el Plan Elaborado en la actividad anterior. Establecer las dependencias, tiempos de adelanto y/o retraso. Estimar aproximadamente el recurso humano necesario para cada tarea.

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GESTION DE TAREAS
4. ESTIMAR LA DURACION. (formulario de Tareas)
Determinar la duracin de la construccin de una pared de ladrillo de 160 m2 Si tenemos una cuadrilla con rendimiento de 8 m2 por da (jornal de 8 horas) 160/8 = 20 das

Si tenemos tuviramos 2 cuadrillas ??????

GESTION DE TAREAS
4.1 ASIGNAR LA DURACION.
Columna Duracin Dialogo de Informacin Diagrama de Gantt

Duracin Estimada? Planificada

Te = (Top+4Tpr+Tpe)/6 DURACION A LAS TAREAS RESUMEN !!!!!!!!!!!!!!
Te es el tiempo estimado Top es el tiempo optimista Tpr es el tiempo ms probable Tpe es el tiempo pesimista

GESTION DE TAREAS
2.2 ESTIMAR LA DURACION. (formula de programacin) TRABAJO = DURACION x UNIDADES
TRABAJO indica la cantidad de esfuerzo, medido en unidades de tiempo (como horas o das) que un recurso necesita para completar la tarea. El trabajo total de una tarea constituye la suma de todas esas unidades temporales, con independencia del nmero de recursos asignados a la tarea. DURACIN es la longitud del perodo laborable entre el comienzo y el fin de una tarea. El perodo laborable de una tarea se define mediante el calendario del proyecto, el calendario del recurso, el calendario de tareas o cualquier calendario personalizado que se haya definido para el proyecto. UNIDADES indica la cantidad de tiempo disponible de un recurso, segn el calendario de recurso, que se va a emplear para trabajar en una tarea concreta. Los recursos son las personas, el equipo o los dems materiales que se utilizan para realizar una tarea. En la programacin de un proyecto, el esfuerzo del recurso se expresa como unidades de asignacin o, en ocasiones, slo como unidades.

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GESTION DE TAREAS
Si las unidades son fijas Trabajo y Duracin varan Programacin Orientada a Recursos, al aumentar recursos, la duracin de la tarea disminuye.

Si el trabajo es fijo

Unidades y Duracin varan

Se asigna un porcentaje de esfuerzo para completar la tarea.

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Si la duracin es fija

Trabajo y unidades varan

El numero de recursos no afecta la duracin de la Tarea.

Una tarea de resumen siempre dispone de un tipo de tarea de duracin fija. Las tareas de resumen se basan en la fecha de comienzo ms temprana y la fecha de fin ms tarda de sus subtareas y el clculo de la duracin de una tarea de resumen se basa en sus subtareas. De manera que la duracin de una tarea de resumen no se puede cambiar directamente.

CONDICIONADA POR EL ESFUERZO

Cuando se asigna o quita personas de una tarea, Project alarga o reduce la duracin de sta basndose en el nmero de unidades de recursos asignados a dicha tarea, pero no cambia el trabajo total de ella. En muchos casos, cuando comienza a planear un proyecto, ya sabe "qu" tiene que hacerse cuando se agrega una tarea a un proyecto. Por ejemplo, ya sabe (o tiene una estimacin bastante acertada) de los metros cuadrados que tienen las paredes que van a pintarse o cunto cdigo de software tiene que escribirse para un conjunto particular de funciones. As que cuando planea un proyecto, con frecuencia ya tiene una idea bastante aproximada del "trabajo" que tiene que hacerse. Para completar la programacin del proyecto, tendr que ajustar las horas anticipadas para completar este trabajo (duracin) y el nmero de recursos (unidades de recursos) que puede asignarle para completar el trabajo.

Mantener el trabajo constante

Aun cuando el ajuste Condicionada por el esfuerzo est habilitado de manera predeterminada, no supone ningn cambio en la programacin hasta que agregue recursos a una tarea o los quite de ella. La programacin condicionada por el esfuerzo se comporta de manera diferente dependiendo de cundo asigna los recursos: Los clculos condicionados por el esfuerzo slo se aplican despus de asignar uno o varios recursos por primera vez a la tarea. Despus de asignar un recurso, el valor Trabajo no cambia con la adicin de nuevos recursos ni con la reduccin de stos en la misma tarea. Los clculos condicionados por el esfuerzo no se aplicarn a varios recursos que se asignan a la vez y que son las primeras asignaciones de una tarea. No obstante, tras esta asignacin inicial de diversos recursos, el valor Trabajo no cambia al asignar nuevos recursos ni al quitarlos.

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Por qu deshabilitar la opcin? Cuando tememos algn trabajo incierto

TAREAS RECURRENTES:
Tareas que ocurren con cierta Frecuencia.

III. CREACION DE RECURSOS

Es lo que se nesecita para realizar el trabajo en un projecto.

Los recursos pueden ser:

Personas o Equipos Materiales Costos

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