Implementación Sistema Correspondencia

Desarrollo de un Sistema de Control de Correspondencia Para la Secretara Ejecutiva del Comit de Ministros
Informe Etapa 2 : Construccin del sistema diseado en la etapa previa (ver Informe Etapa 1).
Consultor: Esteban Osorio Fuentes
Junio 2003
Etapa 2: Construccin del sistema diseado en la etapa previa (ver Informe Etapa 1).
Indice
1. Introduccin.... 3 2. Programacin del sistema....... 4 2.1 Creacin de la base de datos...... 4 2.2 Construccin de paneles.. 4 2.3 Programacin de los paneles.... 26 3. Instalacin en la Intranet..... 28 4. Pruebas con usuarios..... 29 5. Correcciones.... 31 6. Puesta en marcha.....33
1. Introduccin.
Este informe tiene como objetivo principal el describir las fases por las cuales se transit hasta tener un sistema de control de correspondencia completamente construido en base a las definiciones logradas en el diseo obtenido en la etapa anterior (informe etapa 1: Diseo de un sistema para el control y seguimiento de la correspondencia, para ser usado en la plataforma Intranet). En las siguientes secciones se describir la forma en que se llevaron al mundo real cada una de las indicaciones que se entregaron en la etapa previa de diseo: - Primero se aborda la descripcin de las tareas necesarias para realizar la programacin del sistema, detallando el como se creo la estructura de la base de datos y como se pobl con los datos bsicos que necesita el sistema para funcionar. Adems se decide el aspecto que tendr cada una de las pantallas o paneles que conformarn el sistema, para luego proceder a la posterior programacin que las har funcionar correctamente. - A continuacin se detalla las tareas necesarias para realizar la instalacin final del sistema dentro de la plataforma Intranet de que dispone la subsecretara. - Para finalizar se hace un breve repaso por algunas de las pruebas que se hicieron con los usuarios finales y las posteriores correcciones que nacen a travs de las propias recomendaciones que ellos realizaron luego de operar durante algn tiempo con el sistema, as como las observaciones que realiz el propio equipo de trabajo encargado de desarrollar el sistema.
2. Programacin del sistema.

La programacin o desarrollo del diseo del sistema se compone en este caso de tres etapas: la creacin de la base de datos, la creacin de los paneles y, por ltimo, la programacin correspondiente de cada uno de estos paneles. En lo que resta de este apartado se ver el detalle de cada uno de estos pasos. 2.1. Creacin de la base de datos. Para esto se tomo el modelo proveniente de la etapa del diseo de la aplicacin y se obtuvo un script para la generacin de la base de datos utilizando la herramienta PowerDesigner 8 de Sybase. Esta herramienta crea automticamente un script que se nombr como script_siscodo.sql, luego lo que sigui fue llevar este archivo a una carpeta dentro del servidor Linux donde correra la aplicacin para posteriormente crear el espacio y el nombre (controldoctos) de la base de datos, utilizando el motor de datos PostgreSql como se defini en la etapa de diseo, mediante la instruccin $ createdb controldoctos , a continuacin se corri el script que genera la estructura de la base de datos con el comando $ cat script_siscodo.sql | psql controldoctos Con esto ya se tiene creada y lista para entrar en funcionamiento la base de datos del sistema. 2.2. Construccin de paneles. En esta etapa se procedi, en conjunto con las personas encargadas de sacar adelante el proyecto, a refinar los diseos de paneles o pantallas que compondran el sistema. Para esto se tena como principal referencia el sistema otorgado por el departamento de informtica del Sernapesca de donde se obtuvo la idea central del sistema de control de correspondencia. El principal panel o pantalla de entrada al sistema aparece luego de que el usuario ha respondido a la peticin de ingreso de nombre de usuario y su clave, este panel es lo que se puede llamar el men del sistemas, desde donde se puede llegar al conjunto de todas las opciones que ste ofrece. A continuacin se enumeran estas opciones o paneles:
Ingreso y Asignacin de Correspondencia Recepcin de Correspondencia Despacho de Correspondencia Archivar Documento Carga de Datos Oficina Piso 1 Consulta de Documentos Consulta por Texto Consulta por N Correlativo Asignados por Oficina de Partes Listado de Ingresados y Asignados Listado de Decepcionados y Asignados Listado de Documentos Archivados
Panel principal o men del Sistema de Correspondencia. La figura que se muestra a continuacin es el panel denominado Men del Sistema de Correspondencia.
Desde aqu se accede a cada una de las opciones antes mencionadas haciendo clic sobre el nombre del panel al que se necesite acceder.
Ingreso o Asignacin de Correspondencia. Este panel se utiliza para realizar el ingreso al sistema del registro de la ficha de un nuevo documento. Esta opcin se conforma de dos pantallas, la primera en la cual solo se indica si el documento ser en un comienzo asignado a un usuario al interior del centro o hacia otro centro.
Luego de seleccionar la opcin que corresponda y hacer clic en ACEPTAR, el sistema se redirige hacia otra pantalla donde se realiza el ingreso de la ficha del documento.
La imagen que se muestra mas abajo muestra la apariencia del panel de ingreso.
Aqu se ingresa el detalle de la ficha del documento, dentro de lo que se encuentra el tipo del documento, el nmero de este, su fecha, el origen desde donde se enva, otro origen si es necesario, referencia o materia que trata, alguna accin asociada a l, el destino donde tiene que dirigirse y alguna nota extra que se quisiera consignar.
Recepcin de Correspondencia. Este panel es el que permite acusar recibo de la correspondencia que viene por mano (documentos fsicos).
Aqu solo basta seleccionar el o los documentos que se requiera para luego hacer clic en aceptar y dar por concluida la recepcin de stos.
Despacho de Correspondencia. Esta pantalla fue diseada con el fin de poder asignar documentos. Al igual que el panel de ingreso, al entrar en esta opcin se hace una pregunta acerca de si el documento ser o no asignado a alguien dentro del centro actual. Luego de eso aparece el panel que se muestra en la imagen a continuacin.
Aqu se debe seleccionar el o los destinos donde ser enviado, luego el o los documentos a enviar y, finalmente, hacer clic en aceptar para terminar la operacin.
Archivar Documento. Para poder dejar en archivo algn documento se diseo el siguiente panel.
Por lo general todas las pantallas o paneles del sistema tienen un comportamiento similar en cuanto a la operacin o manejo de stos. Aqu se debe seleccionar la carpeta de destino donde ser archivado el documento, luego el o los documentos que se archivarn y, por ltimo, hacer clic en aceptar para terminar la operacin.
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Carga de Datos de la Oficina de Partes. La oficina de partes utiliza un panel especialmente diseado para esa unidad, el cual les permite realizar la carga de los datos que ellos ingresan en una oficina ubicada en el primer piso, la que est principalmente encargada de recibir la correspondencia que viene desde el exterior (organismos externos). La siguiente imagen muestra el panel utilizado para realizar lo anterior.
Aqu se pide al usuario que indique la ubicacin del archivo que se trae desde el primer piso por medio magntico (disquete), para ser subido hasta el sitio donde se encuentra el sistema y luego realizar la carga de la informacin dentro de la base de datos. De esta manera se mantiene comunicado el sistema sobre lo que entra en la oficina de partes que no est conectada a la red.
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Consulta de Documentos. Dentro de los informes o reportes del sistema se dise uno que simplemente se llam Consulta de Documentos, el cual permite mediante unos filtros simples buscar algn documento que cumpla con algunas caractersticas.
Esta consulta permite filtrar por un periodo de tiempo en que el documento fue ingresado, por su tipo (memo, carta, ordinario, etc. ) y/o por la fuente de origen de ste.
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La pgina que presenta como resultado esta consulta es la que se muestra en la siguiente imagen.
Aqu se puede apreciar en el encabezado el detalle de los parmetros de bsqueda y mas abajo una lista con los documentos que cumplieron con los criterios de la consulta.
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Consulta por Texto. Este es otro de los paneles que cabe dentro de la clasificacin de informe o reporte. Tiene por nombre Consulta por Texto y, como su nombre lo dice, permite buscar documentos que coincidan con algn patrn de texto que se especifique. Esta consulta se hace en el registro de cada documento dentro de los campos ORIGEN2, REFERENCIA Y NOTAS.
Solo basta con ingresar el texto de bsqueda, hacer clic en BUSCAR y listo.
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La pantalla de resultado a esta consulta es la que se ve en la siguiente imagen.
En el encabezado se ve los datos del centro y usuario que estn haciendo la consulta, junto con la fecha de la consulta, el texto sobre el que se basa la bsqueda. En la parte de abajo se entrega el detalle de los documentos que coincidieron.
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Consulta por N Correlativo. Esta consulta permite buscar un documento por medio de su nmero correlativo que viene a ser el nico cdigo descriptor que identifica a cada uno de ellos, algo as como el rut de cada documento.
Solo se debe ingresar el nmero correlativo del documento a buscar y, de ser encontrado, arroja directamente la ficha de ste.
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Todas las bsquedas y pantallas permiten acceder a la ficha de cualquier documento que est siendo referenciado. Por ejemplo en la bsqueda por texto, el conjunto de documentos que son encontrados salen en una lista desde donde mediante un clic dentro de la lnea donde es brevemente descrito ste se puede acceder a su ficha completa. En el caso de la bsqueda por correlativo, por tratarse de un resultado nico esta ficha aparece directamente y es la que se muestra a continuacin.
Aqu se pueden ver todos los datos que se dieron en el momento del ingreso de la ficha del documento e, incluso, se da la posibilidad de poder actualizar la NOTA que se dio al momento del ingreso o posteriormente en algn otro centro.
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Asignados por Oficina de Partes. Esta es una vista o informe que permite ver el detalle de documentos asignados por oficina de partes a cada uno de los dems centros.
Aqu se ve el total de documentos que se han asignado, desde que se esta utilizando el sistema, a cada uno de los centros, y al final se da la cantidad total. Haciendo clic sobre alguna de las lneas de la lista se llega a otra pantalla donde se muestra el detalle de los tipos de documentos y la cantidad de cada uno que han sido enviados a dicho centro.
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Esta es la pantalla que se da como resultado de hacer clic sobre la lnea correspondiente al centro Gestin.
Estando aqu tambin cabe la posibilidad de acceder a un ltimo detalle donde se puede ver ya al nivel de los documentos propiamente tales.
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Este es el ltimo nivel de detalle que se muestra en la opcin de Asignados por Oficina de Partes.
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Listado de Ingresados y Asignados. Este listado le permite ver, al centro que haga la consulta, una lista que muestre los documentos que desde l se han ingresado al sistema y ya han sido asignados a otro centro. Con esto se puede saber a que centro se ha asignado cada uno de los documentos registrados dentro de un determinado periodo de tiempo.
Esta es la pantalla de ingreso a la opcin, en la cual se puede filtrar por el destino del documento y un periodo de tiempo.
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Este es el resultado que entrega una consulta de este tipo.
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Listado de Recepcionados y Asignados. Este listado le permite ver, al centro que haga la consulta, una lista que muestre los documentos que han sido recibidos desde otro centro y ya han sido asignados a otro. Con esto se puede saber a que centro se ha asignado cada uno de los documentos recibidos dentro de un determinado periodo de tiempo.
Este listado es, en forma, idntico al descrito anteriormente, por lo que sus opciones de filtrar los datos son por el destino del documento y un periodo de tiempo.
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Ac podemos ver el resultado que nos entrega una de estas consultas.
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Listado de Documentos Archivados. Este listado le permite ver, al centro que haga la consulta, una lista con los documentos que han sido archivados por el operador del centro.
Aqu se le permite al usuario seleccionar el nombre de la carpeta que desea revisar o, por defecto, se lista el contenido de cada una de las carpetas creadas para el centro actual.
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Este es el aspecto que tendr una futura consulta dentro de la opcin Listado de Documentos Archivados, donde se est viendo el contenido de la carpeta Basura.
Dentro de este listado, adems de poder acceder a la ficha de cada uno de los documentos, se da la posibilidad de sacar de archivo o desarchivar alguno que se quisiera volver a ingresar al sistema. 2.3. Programacin de los paneles. En cuanto a la programacin del sistema se opt por ir paso a paso en el mismo orden que se diseo el men o pgina principal. El orden de programacin de cada una de las pginas fue el siguiente: Programacin Javascript 1.2. Programacin Php 4.
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La herramienta utilizada para realizar la programacin de las pginas fue, tal como se especfico en la etapa de diseo, Dreamweaver Ultradev 4, la cual result una excelente herramienta a la hora de tener que realizar la programacin de cada uno de los diferentes paneles sin importar la complejidad que pudiese tener cada uno de ellos.
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3. Instalacin en la Intranet.
Para la instalacin y publicacin del sistema en la Intranet se tuvo que traspasar los archivos desde el ambiente de pruebas al de trabajo, as como crear las tablas necesarias dentro de la base de datos controldoctos para lograr el correcto funcionamiento del sistema. Adems se tuvo que enganchar la aplicacin al men principal de la Intranet mediante la insercin dentro de la seccin Sistemas e Informacin del tem Sistema de Correspondencia, desde el cual se abre una nueva pgina con el men principal del sistema previo ingreso de un nombre de usuario y password. Algo muy importante fue la insercin de las siguientes lneas dentro del archivo de configuracin del servidor web apache (/etc/httpd/conf/httpd.conf): # Virtual host SISTEMA DE CORRESPONDENCIA <VirtualHost 172.16.0.42> DocumentRoot /var/www/html/intra-test/sistemas/controldoctos/ ServerName correspondencia DirectoryIndex menu.php menu.htm ServerSignature email </VirtualHost> Mediante las lneas anteriores nos aseguramos de que el sistema pueda ser accedido al interior de la subsecretara mediante una simple llamada desde el browser a la direccin http://correspondencia, adems de la forma ya mencionada (desde el sistema de Intranet).
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4. Pruebas con Usuarios.

Como una primera accin para probar el estado de desarrollo en que se encontraba el sistema, y en alguna medida para refinar los detalles, se liber una primera versin completa para su uso a modo solo de pruebas a un grupo reducido de futuras operadoras de los centros, conformado por un grupo de secretarias de la subsecretara. Luego de un breve espacio de tiempo en que primero se les instruy a los usuarios sobre el uso del sistema y luego se les dej operar con l libremente, se empezaron a recibir los primeros resultados, adems de muchas consultas diarias, lo que permiti saber cuales eran los detalles que deban ser corregidos, o refinados en algunos casos, de manera que los usuarios se sintieran totalmente cmodos con el uso del sistema. Cabe destacar que, principalmente, las recomendaciones u observaciones que dieron como resultado estas pruebas con usuarios fueron del tipo de facilidad de uso y no de funcionamiento de la aplicacin. Detalles tales como ubicacin de algunos botones dentro de la pgina, el orden en que desplegaban ciertos listados, eliminacin o insercin de algunos campos que aparecan en algunas consultas, cambios en la leyenda que apareca dentro de algn botn, agregacin de cierta informacin en la base de datos especialmente en lo que se refiere a tipos, fueron las recomendaciones mas recurrentes, y a la vez sencillas, que arroj el periodo de pruebas. Por otro lado se obtuvo otros detalles que fueron de una complejidad mayor como el reordenamiento de la hoja de ruta del documento (parte inferior de la ficha de documento, ver imagen en la siguiente pgina), la cual tena una falla de programacin. Otro hallazgo importante fue uno generalizado para los paneles del sistema, los que en un principio solo permitan selecciones nicas, por ejemplo solo se poda enviar un documento a un centro, o solo se poda recibir un documento por vez, lo que luego de realizadas las primeras pruebas arroj muchas propuestas de parte de los usuarios en cuanto a que el permitir la posibilidad de enviar varios documentos a varios centros a la vez o hacer la recepcin de varios en un solo paso podra agilizar en un alto grado la operacin del sistema.
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5. Correcciones.
Luego de la etapa de pruebas y posterior obtencin de sus resultados, se lleg a la etapa de correcciones donde se sigui el propsito de dar una completa y buena solucin a todas las recomendaciones y observaciones que captaron los usuarios sobre el sistema. Uno de los casos de modificacin ocurri en unos botones que tienen casi todos los paneles, los que en un comienzo aparecan abajo al final de la pgina y se tuvieron que cambiar de lugar hacia arriba por que cuando se tenan largos listados por lo general se utilizaban los registros de la parte superior del listado, lo que obligaba a desplazarse hasta el final de la pgina para poder completar la operacin. Otro caso que llama la atencin es el que el texto que apareca dentro de algunos botones del sistema llevaban a la confusin a algunos usuarios, ya que no eran lo suficientemente descriptivos, lo que llevaba a que a algunas personas se les tena que explicar claramente que tal botn serva para esta tarea y no para lo que ellos suponan. Por ejemplo, cuando se despachaba un registro de documento, apareca un cuadro que preguntaba si ste sera asignado a un centro distinto o a una persona del mismo centro, ante lo cual el usuario solo tena dos respuestas, un botn etiquetado como aceptar y uno como cancelar, lo cual llevaba a confusin por que segn ellos las respuestas deban ser solo si o no, lo cual era muy vlido, pero no era posible dentro de los dominios del lenguaje Javascript. Todo lo anterior llev a cambiar ese cuadro por una pgina en que se hace la pregunta y le da claramente las opciones si y no, no dejando duda alguna sobre lo que all deba realizar el usuario. El siguiente caso de correccin fue uno de mayor complejidad, el cual trataba el orden en que se generaba la hoja de ruta el documento, ya que no estaba reflejando lo que en realidad haba pasado en el historial de ste, debido a algunas fallas que se tenan en la programacin de la pgina (ficha del documento) que obtena este resumen. Luego de realizada esta correccin y testeada en numerosas ocasiones, se obtuvo por fin una hoja de ruta totalmente depurada y que reflejaba realmente la trayectoria y los tiempos precisos que el documento estuvo en los diferentes centros. El caso que mas impacto caus, debido principalmente a que cambi en un alto porcentaje la forma de operar el sistema en general y no particularmente para una pgina o panel, fue el problema que se encontr con la seleccin nica y que permita solamente operar sobre un documento por vez, lo que reduca bastante la potencialidad del sistema. Con resolver este problema se gan en agilidad de uso del sistema por parte de los usuario, ya que lo que
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anteriormente tenan que hacer una y otra vez con cada uno de los documentos que deban operar, se redujo a una sola operacin con todo un conjunto a la vez, dndole tambin una sensacin de alivio por ver que su esfuerzo se reduca gracias a los avances que tena el sistema.
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6. Puesta en Marcha.
Los pasos que se siguieron para dar el vamos a la operacin y explotacin del sistema fueron el avisar mediante un correo escrito sobre una reunin a todas las secretarias encargadas de operar el sistema sobre la realizacin de una reunin en que se les comunic de la entrada en puesta en marcha del sistema, adems de que la utilizacin bsica del mismo sera enseada en los prximos das por medio de un grupo de personas que estuvieron desde el comienzo en la elaboracin de ste. Para empezar a utilizar el sistema, se program la realizacin de una capacitacin de tipo puesto por puesto, en la que cada uno de los encargados del sistema se dividi a una parte de los usuarios, de modo de ir donde ellos a hacerles un mini-curso o capacitacin, con el fin de traspasarle tanto las ideas como la operacin del sistema. Una vez finalizada las labores de capacitacin de los usuarios, se procedi a atender telefnicamente cualquier duda que tuvieran dentro del desarrollo de sus labores con el sistema.
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Consultor: Esteban Osorio Fuentes

2. Programacin del sistema.

La pantalla de resultado a esta consulta es la que se ve en la siguiente imagen.

Este es el resultado que entrega una consulta de este tipo.

Ac podemos ver el resultado que nos entrega una de estas consultas.

4. Pruebas con Usuarios.

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