MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES - MOF DEFINICION El Manual de Organizacin y Funciones, es un documento normativo que describe las funciones especficas

a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollndolas a partir de la estructura orgnica y funciones generales establecidas en el Reglamento de Organizacin y Funciones, as como en base a los requerimientos de cargos considerados en el Cuadro para Asignacin de Personal. OBJETIVO El Manual de Organizacin y Funciones tiene por objetivos: Describir las funciones principales de cada de dependencia, delimitado la amplitud, naturaleza y campo de accin de la misma. Determinar los cargos dentro de la estructura orgnica y las funciones que le competen. Precisar las interrelaciones jerrquicas y funcionales internas y externas de la dependencia. Describir los procedimientos administrativos racionalizados. UTILIDADES Dentro de las principales utilidades que presenta el MOF tenemos las siguientes: Determina las funciones especficas, responsabilidades, autoridad y requisitos mnimos de los cargos dentro de la estructura orgnica de cada dependencia. Proporciona informacin a los funcionarios y servidores pblicos sobre sus funciones y ubicacin dentro de la estructura general de la organizacin, as como sobre las interrelaciones formales que corresponda. Ayuda a institucionalizar la Simplificacin Administrativa proporcionando informacin sobre las funciones que le corresponde desempear al personal al ocupar los cargos que constituyen los puntos de trmite en el flujo de los procedimientos. Facilita el proceso de induccin de personal nuevo y el de adiestramiento y orientacin del personal en servicio, permitindoles conocer con claridad sus funciones y responsabilidades del cargo a que han sido asignados as como aplicar programas de capacitacin. El MOF no ser empleado para crear nuevas unidades orgnicas distintas a las contenidas en el ROF. Tampoco se utilizar para crear cargos al margen de los establecidos en el CAP.

El Manual de Organizacin y Funciones se elaborar independientemente en cada unidad orgnica de segundo nivel organizacional llmese Direccin Nacional, Direccin General, Direccin Tcnica, Oficina u rgano de nivel equivalente.

LIMITACIONES Las principales limitaciones a tener en cuenta seran: No es la solucin a todos los problemas administrativos, si bien constituyen un instrumento que puede propiciarla. Si no se le actualiza permanentemente, pierde vigencia. Su costo de confeccin y revisin puede ser oneroso. Los aspectos informales de la organizacin no se hallan contenidos en l. PROCEDIMIENTOS DE FORMULACIN Generalmente comprende las siguientes etapas: 1. PLANEAMIENTO

En esta fase se determinar lo siguiente: Propsitos del Manual Usuarios del Manual Designacin del personal responsable de su elaboracin Actividades a desarrollar. Cronograma de trabajo Recursos materiales necesarios. Establecer el mtodo a utilizarse en la recoleccin de datos y anlisis de la misma.

2.

RECOPILACIN DE LA INFORMACIN

Se recopila informacin, de acuerdo al mtodo fijado en la fase del planeamiento. Puede ser la investigacin documental de archivos; entrevistas a los empleados y jefes para obtener datos de las actividades y operaciones en que intervienen; la observacin directa, etc. Es recomendable emplear el mtodo mixto, o sea el uso de la encuesta con cuestionarios y en los casos especiales o dudosos la entrevista. 3. ESTUDIO Y ANLISIS

Se proceder al estudio exhaustivo de la informacin obtenida para establecer si se encuentra ambigedades, contradicciones o duplicidad al describir tanto las funciones generales como especficos. Este estudio puede enfocarse en dos formas: De lo especfico a lo general, o sea partiendo del anlisis desde el cargo como clula bsica del rgano, hasta llegar a establecer las funciones generales que posibiliten el logro del objetivo. De los general a lo especfico, es decir iniciando el anlisis del objetivo de la dependencia e ir desagregando en funciones generales, funciones especficas de cada una de las unidades estructurales, luego las actividades hasta llegar a las tareas cuyo conjunto constituye el cargo. 4. REDACCIN DEL PROYECTO

Una vez analizada la informacin y delimitados los campos de accin de las unidades orgnicas que integrar la dependencia, se proceder a la redaccin del Manual, de acuerdo al esquema que luego detallamos. Se recomienda utilizar el lenguaje claro, sencillo, concreto y breve. Al describir las funciones, se debern emplear el infinitivo de los verbos al iniciar cada prrafo. Ej. Revisar, redactar, supervisar, formular, etc. 5. REVISIN Y APROBACIN

Redactado el proyecto del Manual, ser presentado a la autoridad superior de la dependencia descrita para que haga las correcciones necesarias, lo revise y otorgue el visado al documento. Con la visacin del Jefe de la dependencia interesada y el VB de la Oficina de Racionalizacin, se formular en coordinacin con la Oficina de Asesora Jurdica la norma que lo apruebe y lo ponga en vigencia, de acuerdo a los niveles de desconcentracin de atribuciones. 6. PRESENTACIN E IMPRESIN

El Manual aprobado se hace imprimir: Se recomienda se haga en hojas sueltas, que permita hacer modificada parciales sin alterar todo el documento. En hojas de tamao A-4 segn norma. Guardarlos flderes que permita su fcil manejo o intercambio. Utilizar clave para la numeracin, que evite trastornos mayores en la sustitucin. Y no usar letra muy pequea ni muy grande. 7. DIFUSIN

El Manual aprobado e impreso debe repartirse entre el personal de la dependencia, y el personal directivo de las Oficinas con quienes debe coordinarse. 8. ACTUALIZACIN

Peridicamente se proceder a estudiar y verificar si el documento ha cumplido con el objetivo; qu puntos hay que mejorar o sustituirlos por otros.

1. Introduccin Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o de dos mas de ellas. El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participacin. Suelen contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, mquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la informacin bsica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluacin y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se est realizando o no adecuadamente.

2. Utilidad Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin. Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema. Interviene en la consulta de todo el personal. Que se desee emprender tareas de simplificacin de trabajo como anlisis de tiempos, delegacin de autoridad, etc. Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya existente. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria. Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas o errores. Facilita las labores de auditoria, evaluacin del control interno y su evaluacin. Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y

cmo deben hacerlo. Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades. Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y mtodos efinicin de Manual de Polticas: Documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administracin que es probable que se presenten en determinadas circunstancias. Las polticas son la actitud de la administracin superior. Las polticas escritas establecen lneas de gua, un marco dentro del cual el personal operativo pueda obrar para balancear las actividades y objetivos de la direccin superior segn convenga a las condiciones del organismo social. Objetivo del Manual de Polticas: Presentar una visin de conjunto de la organizacin para su adecuada organizacin. Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse en cada unidad administrativa. Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio. Ser instrumento til para la orientacin e informacin al personal. Facilitar la descentralizacin, al suministrar a los niveles intermedios lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones. Servir de base para una constante y efectiva revisin administrativa. Importancia de Manual de Polticas: Su importancia radica en que representa un recurso tcnico para ayudar a la orientacin del personal y tambin ayuda a declarar polticas y procedimientos, o proporcionar soluciones rpidas a los malos entendimientos y a mostrar como puede contribuir el empleado al logro de los objetivos del organismo. Tambin ayuda a los administradores a no repetir la informacin o instrucciones. Ventajas de los manuales de Polticas: Las polticas escritas requieren que los administradores piensen a travs de sus cursos de accin y predeterminen que acciones se tomarn bajo diversas circunstancias.

Se proporciona un panorama general de accin para muchos asuntos, y solamente los asuntos poco usuales requieren la atencin de altos directivos. Se proporciona un marco de accin dentro del cual el administrador puede operar libremente. Las polticas escritas ayudan a asegurar un trato equitativo para todos los empleados. Las polticas escritas generan seguridad de comunicacin interna en todos los niveles. El manual de polticas es fuente de conocimiento inicial, rpido y claro, para ubicar en su puesto nuevos empleados. OBJETIVOS: 1. Proporcionar a las diversas reas de la empresa los manuales Tcnicos de Organizacin que respalden su operacin, de acuerdo a la estructura orgnica autorizada. 2. Desarrollar los sistemas de operacin de las diversas reas de la empresa. 3. Dotar de la infraestructura informtica necesaria para la operacin de las reas de la empresa. FUNCIONES: 1. Normar las actividades que involucran los sistemas administrativos e informticos de la empresa. 2. Mantener la operacin de la empresa de acuerdo a la estructura orgnica autorizada e instrumentarla con las herramientas tcnicas de organizacin que respalden el cumplimiento de los objetivos y funciones de cada unidad administrativa. 3. Plantear el desarrollo informtico de la empresa y dirigir su ejecucin. 4. Investigar sobre las innovaciones tecnolgicas en materia informtica y evaluar su aplicacin en la empresa. 5. Dirigir, elaborar e implantar los sistemas administrativos e informticos de carcter institucional y coordinar los sistemas especficos de las reas sustantivas y de apoyo. 6. Promover la adquisicin de los equipos de cmputo necesarios para soportar los sistemas.

7. Promover la capacitacin informtica en las reas usuarias de la empresa. 8. Administrar los recursos de cmputo con que cuenta la empresa. 9. Representar al Empresa en los aspectos de informtica ante los organismos externos. 10. Analizar la factibilidad de adquirir o contratar servicios informticos que requieran las reas usuarias de la empresa. GERENCIA DE ORGANIZACIN Y NORMATIVIDAD OBJETIVOS: 1. Vigilar que la estructura orgnica autorizada sea analizada constantemente, para lograr un mejor aprovechamiento y desarrollo de los recursos humanos, materiales y financieros de la empresa. 2. Vigilar que los sistemas operativos y procedimientos de cada unidad administrativa de la empresa, definan los mtodos de trabajo ms eficientes que permitan el mejor desempeo de las tareas encomendadas, as como la factibilidad de automatizacin e integracin. 3. Planear el desarrollo de los sistemas de cmputo institucionales para respaldar las actividades sustantivas de la empresa. FUNCIONES: 1. Dirigir la elaboracin de la estructura orgnica y Manual de Organizacin de la empresa para su difusin oficial. 2. Supervisar el registro y control de la estructura orgnica, catlogo de puestos, distribucin de plazas y registro de firmas autorizadas para cada unidad administrativa de la empresa. 3. Establecer el sistema permanente de actualizacin del Manual de Organizacin. 4. Dirigir la elaboracin de los sistemas administrativos, polticas y procedimientos orientados a la automatizacin de la operacin de las unidades administrativas de la empresa. 5. Normar las actividades que involucran los sistemas administrativos e informticos de la empresa. 6. Mantener la operacin de la empresa de acuerdo a la estructura orgnica autorizada e instrumentarla con las herramientas tcnicas de organizacin que respalden el cumplimiento de los objetivos y funciones de cada unidad administrativa. 7. Planear el desarrollo informtico de la empresa y dirigir su ejecucin.

8. Dirigir, elaborar e implantar los sistemas administrativos e informticos de carcter institucional y coordinar los sistemas especficos de las reas sustantivas y de apoyo. 9. Promover la capacitacin informtica en las reas usuarias de la empresa. 10. Representar al Empresa en los aspectos de informtica ante los organismos externos. 11. Analizar la factibilidad de adquirir o contratar servicios informticos que requieran las reas usuarias de la empresa.