Antologa De Administracin De Operaciones 1 Lc.

Oralia Ramrez Torres

UNIDAD 4
ADMINISTRACION DE INVENTARIOS

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Objetivo particular Al termino de la unidad el alumno conocer y aplicara los modelos y sistemas de inventarios, y los adecuara alas caractersticas propias de la empresa

1 2 4.1 Definicin y tipos de inventarios.

Concepto: es el conjunto de mercancas, materias primas, materiales y productos terminados, productos en proceso, que tiene que la empresa para comercializar con aquellos. Los inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio, o para ser consumidos en la produccin de bienes y servicios o para su posterior comercializacin. Es uno de los activos mas grandes que se tienen dentro de la empresa. El inventario e s considerado el corazn del negocio en virtud de que toda la actividad principal radica en relacin de los inventarios. Inventario perpetuo: es el que se lleva en continuo acuerdo con las exigencias en el almacn. Por medio de un registro detallado que puede servir tambin como auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades fsica. Inventarios intermitentes: este inventario se puede efectuar varias veces al ao. Se recurre a el, por razones diversas no se pueden introducir en la contabilidad del inventario contable permanente al que se trata de cumplir en parte. Inventario final: es te inventario se realiza al termino del ejercicio econmico, generalmente al finalizar el periodo y puede ser utilizado par determinar un nueva situacin patrimonial en ese sentido, despus de efectuadas las operaciones mercantiles de dichos periodos. Inventario inicial: es el que se realiza al dar comienzos de las operaciones. Inventario fsico: es el inventario real. Es contar, pesar, o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes. Que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valoradas de las exigencias. Inventario mixto: es de una clase de mercancas cuyas partidas no se identifican o no pueden identificarse con un lote en particular Inventarios de productos terminados: este tipo de inventario es para todas las mercancas que un fabricante es producido para vender a su cliente. Inventario en transito: es utilizada con el fin de sostener las operaciones para sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a las compaas con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existe por que un material debe moverse de un lugar a otro, mientras el inventario se encuentra en camino, no puede

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tener una funcin til para las plantas y los clientes, existen exclusivamente por el tiempo de transporte. Inventario de materia prima: en el se representan existencias de los insumos bsicos de los materiales que habr de incorporarse al proceso de fabricacin de una compaa. Inventarios en procesos: son existencias que se tienen a medida que se aade mano de obra, otros materiales y de mas costos indirectos a la materia prima bruta, la que se llegara a conformar ya sea un sub.-ensamble o componente de un producto terminado; mientras no concluya su proceso de fabricacin, ha de ser inventarios en procesos. Inventarios en consignacin: es aquella mercadera que se entrega par ser vendida pero el titulo de propiedad lo conserva el vendedor. Inventario mximo: debido al enfoque de control de masas empleados, existe el riesgo que el control de inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artculos. Por lo tanto se establece un control de inventario mximo. Se mide en meses de demanda pronosticada. Inventario mnimo: es la cantidad mnima del inventario a ser mantenida en el almacn. Inventario disponible: es a aquel que se encuentran disponibles para la produccin o venta. Inventario en lnea: es aquel que aguarda a ser procesado en la lnea de produccin. Inventario agregado: se aplica cuando al administrar las exigencias del nico artculo representa un alto costo, para minimizar el impacto del costo en la administracin del inventario, los artculos se agrupan ya sea en familia u otros tipos de clasificacin de materiales de acuerdo a su importancia econmica, Inventario en cuarentena: es aquel que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento antes de disponer del mismo, es aplicado a bienes de consumo, generalmente comestible u otros. Inventario de previsin: se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura permanente definida. Se diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los de previsin se tienen a la luz de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo. Inventario de seguridad: son aquello que existen en un lugar dado de la empresa como resultado de incertidumbre en la demanda u oferta de unidades en dicho lugar. Los inventarios de seguridad concernientes a materias primas, protegen contra la incertidumbre de la actuacin de proveedores debido a factores con el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades que al ser de la mala calidad no podrn ser aceptadas. Se utilizan para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas de la demanda. Inventario de anticipacin: son los que se establecen con anticipacin a los periodos de mayor demanda, a programas de produccin comercial o a un periodo de sierre de la planta. Bsicamente los inventarios de anticipacin almacenan horas-

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trabajos y horas-maquinas para futuras necesidades y limitan los cambios en la tasas de produccin. Inventarios de lote o de tamao de lote: estos son en tamao que se piden en tamao de lote por que es ms econmico hacerlo as que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda. Inventario estacinales: los inventarios utilizados con este fin se disean para cumplir ms econmicamente la demanda estacional variando los niveles de produccin para satisface fluctuaciones en la demanda. Tambin estos inventarios son utilizados para suavizar el nivel de produccin de las operaciones, para que los trabajadores no tengan que contratarse o despedirse frecuentemente. Inventarios intermitentes: es un inventario realizado con cierto tiempo y no de una sola vez al final del periodo contable. Inventarios permanentes: es un mtodo seguido en el funcionamiento de algunas cuentas, en general representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el valor de los stocks. Inventarios clnicos: son inventarios para apoyar la decisin de los inventarios; algunas de ellas se consideran aceptables solamente en circunstancias especiales, en tanto que otras son de aplicacin general.

Pero en el inventarios:

sistema productivo

hablamos

de

4 tipos bsicos de

Suministros- materias primas Materiales Producto en proceso Producto terminado mercancas Inventario perpetuo: es el que se lleva en continuo acuerdo con las exigencias en el almacn. Por medio de un registro detallado que puede servir tambin como auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades fsica.

4.2 Ventajas y desventajas de los inventarios.

Los inventarios son necesarios dadas las diferencias entre el tiempo y la localizacin de la demanda y el abastecimiento Implica dos decisiones bsicas: Cunto ordenar Cundo ordenar Ventajas de los inventarios Permite Ganar tiempo por que ni la produccin ni entrega son instantneas. Permite hacer frente a la competencia Permite reducir los costos que da lugar la falta de continuidad en el proceso de produccin. Permite establecer los precios cuando existe alta en los precios Desventajas de los inventarios

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Inventario excesivo: prdidas por deterioro espacio adicional para almacenamiento costo de oportunidad del capital Costo de mantenimiento Escasez de inventarios: interrupcin de produccin ventas perdidas elevado costo de procesamiento de facturas y pedidos

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4.3 Administracin de los inventarios.

El objetivo de la administracin de inventarios, igual que el la administracin de efectivo, tiene dos aspectos que se contraponen .Por una parte, se requiere minimizar la inversin del inventario, puesto que los recursos que no se destinan a ese fin se puede invertir en otros proyectos aceptables de otro modo no se podran financiar. Por la otra, hay que asegurarse de que la empresa cuente con inventario suficiente para hacer frente a la demanda cuando se presente y para que las operaciones de produccin y venta funcionen sin obstculos, como se ve, los dos aspectos del objeto son conflictivos. La administracin de los inventarios depende del tipo o naturaleza de la empresa, no es lo mismo el manejo en una empresa de servicios que en una empresa manufacturera. Tambin depende del tipo de proceso que se use: produccin continua, rdenes especficas y montajes o ensambles. Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro de la rotacin y evaluacin del inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo de reinventario tenga la empresa, ya que a travs d e todo esto determinaremos los resultados (utilidades o perdidas ). La administracin de inventario implica la determinacin de la cantidad de inventario que deber mantenerse a la fecha en que debern colocarse los pedidos y las cantidades de unidades a ordenar: existen dos factores importantes, que se toman en cuenta para conocer lo que implica la administracin de inventarios: El hecho de controlar el inventario de manera eficaz representa como todo, ventajas y desventajas, como las mencionadas anteriormente. 1.- Minimizacin de la inversin en el inventario El inventario mnimo es cero, la empresa podr no tener ninguno, y producir sobre pedido, esto no resulta posible para la mayora de las empresas , puesto que debe satisfacer de inmediato las necesidades del cliente, o en caso contrario el pedido pasara a los competidores que pueden hacerlo , es por esta razn que no s e recomienda no tener inventario. 2.- Afrontando la demanda. 5

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El inventario que la empresa debe tener, es solo el nivel apropiado en termino de la opcin de los beneficios que se esperan no incurriendo en faltantes y minimizando los costos de mantenimiento. La administracin de inventarios se centra en cuatro aspectos bsicos 1.- Cuntas unidades debern ordenarse o producirse en un momento dado? 2.- En que momento debern ordenarse o producirse el inventario? 3.- Qu artculos del inventario merecen una atencin especial? 4.- Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artculos del inventario? El inventario permite ganar tiempo ya que ni la produccin ni la entrega pueden ser instantnea, se debe contar con existencia del producto a las cuales se puede recurrir rpidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que termine el cargo proceso de produccin. Este permite hacer frente a la competencia, si la empresa no satisface la demanda del cliente s ira con la competencia, esto hace que la empresa no solo almacene inventario suficiente para satisfacer la demanda que se espera, si no una cantidad adicional para satisfacer la demanda inesperada. El inventario permite reducir los costos a que da lugar a la falta de continuidad en le proceso de produccin. Adems de ser una proteccin contra los aumentos de precios y contra la escasez de materia prima. La administracin de inventario es primordial dentro de un proceso de produccin ya que existen diversos procedimientos que nos va a garantizar como empresa, lograr la satisfaccin para llegar a obtener un nivel ptimo de produccin. Dicha poltica consiste en el conjunto de reglas y procedimientos que aseguran la continuidad de la produccin de una empresa, permitiendo una seguridad razonable en cuanto a la escasez de materia prima e impidiendo el acceso de inventario, con el objeto de mejorar la tasa de rendimiento. Su xito va estar enmarcado dentro de la poltica de la administracin de inventario 1. Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los abastecimientos de los diferentes productos. 2. Definir categoras para los inventarios y clasificar cada mercanca en la categora adecuada. 3. Mantener los costos de abastecimiento al mas bajo nivel posible. 4. Mantener un nivel adecuado de inventario. 5. Satisfacer rpidamente la demanda. 6. Recurrir a la informtica. En conclusin la meta de la administracin de inventario es proporcionar los inventarios necesarios para sostener las operaciones en le ms bajo costo posible. En tal sentido el primer paso que debe seguirse para determinar el nivel optimo de inventario son, los costos que intervienen en su compra y su mantenimiento, y que posteriormente, en que punto se podran minimizar estos costos 1 2 4.3.1 Tipos de costos. La Gestin de Inventarios es una actividad en la que coexisten tres tipos de Costos 6

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Costos asociados a los flujos Costos asociados a los stocks Costos asociados a los procesos Esta estructura se plantea sin perjuicio de mantener la clsica estructura de Costos por naturaleza, segn se clasifican en los dos siguientes grandes grupos. Costos de Operacin. Costos Asociados a la Inversin La Gestin de Inventarios es una actividad en la que coexisten tres tipos de Costos Costos asociados a los flujos Costos asociados a los stocks Costos asociados a los procesos Esta estructura se plantea sin perjuicio de mantener la clsica estructura de Costos por naturaleza, segn se clasifican en los dos siguientes grandes grupos. Costos de Operacin. Costos Asociados a la Inversin Los primeros, son los necesarios para la operacin normal en la consecucin del Fin. Mientras que los asociados a la Inversin son aquellos financieros relacionados con depreciaciones y amortizaciones. Dentro del mbito de los flujos habr que tener en cuenta los Costos de los flujos de aprovisionamiento (transportes), aunque algunas veces sern por cuenta del proveedor (en el caso de contratos tipo CFR, CIF, CPT o CIP, entre otros) y en otros casos estarn incluidos en el propio precio de la mercanca adquirida. Ser necesario tener en cuenta tanto los Costos de operacin como los asociados a la inversin. Costos asociados a los stocks, en este mbito debern incluirse todos los relacionados con Inventarios. Estos serian entre otros Costos de almacenamiento, deterioros, perdidas y degradacin de mercancas almacenadas, entre ellos tambin tenemos los de rupturas de Stock, en este caso cuentan con una componente fundamental los Costos financieros de las existencias, todo esto ya sern explicados mas adelante. Cuando se quiere conocer, en su conjunto los costos de inventarios habr que tener en cuenta todos los conceptos indicados. Por el contrario, cuando se precise calcular los costos, a los efectos de toma de decisiones, (por ejemplo, para decidir tamao optimo del pedido) solamente habr que tener en cuenta los costos evitables (que podrn variar en cada caso considerado), ya que los costos no evitables, por propia definicin permanecern a fuera sea cual fuera la decisin tomada. Por ltimo, dentro del mbito de los procesos existen numerosos e importantes conceptos que deben imputarse a los Costos de las existencias ellos son: Costos de compras, de lanzamiento de pedidos y de gestin de la actividad. Un caso paradigmtico es el siguiente. En general, los Costos de transporte se incorporan al precio de compras (por qu no incorporar tambin los Costos de almacenamiento, o de la gestin de los pedidos?), como consecuencia de que en la mayora de los casos se trata de transportes por cuenta del proveedor incluidos de manera ms o menos tcita o explcita en el precio de adquisicin. Pero incluso cuando el transporte est gestionado directamente por el comprador se mantiene esta prctica, aunque muchas

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veces el precio del transporte no es directamente proporciona al volumen de mercancas adquiridas, sino que depende del volumen transportado en cada pedido. En estas circunstancias el costo del transporte se convierte tambin en parte del costo de lanzamiento del pedido. La clasificacin puramente logstica de Costos que se ha citado hasta ahora no es la ms frecuentemente utilizada en "la profesin". Ya hemos citado en el prrafo anterior conceptos como "costo de lanzamiento del pedido" o "costo de adquisicin", que no aparecan entre los conceptos inicialmente expuestos. Pues bien, la clasificacin habitual de costos que utilizan los gestores de los inventarios es la siguiente: Costos de almacenamiento, de mantenimiento o de posesin de stocks Costos de lanzamiento del pedido Costos de adquisicin Costos de ruptura de stocks 2.1 COSTOS DE ALMACENAMIENTO. Los costos de almacenamiento, de mantenimiento o de posesin del Stock, incluyen todos los costos directamente relacionados con la titularidad de los inventarios tales como: Costos Financieros de las existencias Gastos del Almacn Seguros Deterioros, prdidas y degradacin de mercanca. Dependen de la actividad de almacenaje, este gestionado por la empresa o no, o de que la mercadera este almacenada en rgimen de deposito por parte del proveedor o de que sean propiedad del fabricante. Para dejar constancia de esta complejidad, se incluye seguidamente una relacin pormenorizado de los Costos de almacenamiento, mantenimiento o posesin de los stocks en el caso ms general posible. No obstante, ms adelante se expondr un mtodo simplificado para calcular estos costos (la tasa anual "ad valorem") que se utiliza con mucha frecuencia. La clasificacin de los costos de almacenamiento que seguidamente se incluye los clasifica por actividad (almacenaje y manutencin), por imputabilidad (fija y variable) y por origen directo e indirecto. COSTOS DIRECTOS DE ALMACENAJE Costos fijos Personal Vigilancia y Seguridad Cargas Fiscales Mantenimiento del Almacn Reparaciones del Almacn Alquileres Amortizacin del Almacn Amortizacin de estanteras y otros equipos de almacenaje 8

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Gastos financieros de inmovilizacin Costos variables Energa Agua Mantenimiento de Estanteras Materiales de reposicin Reparaciones ( relacionadas con almacenaje ) Deterioros, prdidas y degradacin de mercancas. Gastos Financieros de Stock. COSTOS DIRECTOS DE MANTENCION Costos fijos Personal Seguros Amortizacin de equipos de manutencin Amortizacin de equipos informticos Gastos financieros del inmovilizado Costos variables Energa Mantenimiento de equipo de manutencin Mantenimiento de equipo informtico Reparaciones de equipos de manutencin Comunicaciones.

COSTOS INDIRECTOS DE ALMACENAJE de administracin y estructura De formacin y entrenamiento del personal Resumiendo los costos diramos. Costo de compra: incluye impuestos menos descuentos ms transporte. Costos de pedido: procesamiento de facturas, fletes, compras, etc. Costos de mantenimiento: manejo de materiales, deterioro, almacenamiento, etc. Costo de faltantes.

4.3.2 Clasificacin ABC.

Este consiste en efectuar un anlisis de los inventarios estableciendo capas de inversin o categoras con objeto de lograr un mayor control y atencin sobre los inventarios, que por su nmero y monto merecen una vigilancia y atencin permanente. El sistema ABC divide los inventarios en tres grupos, A B C , en la categora A se concentra la mayor inversin. El grupo B esta formado por los productos que siguen al A en cuanto a la magnitud de la inversin. Y el grupo C lo componen en su mayora una gran cantidad de productos que solo requieren de una pequea inversin.

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La divisin de su inventario A B y C, permite a una empresa determinar el nivel y los tipos de procedimientos de control de inventarios necesarios. El control de los productos A debe ser el d e mas cuidado dado la magnitud de su inversin comprendida, en tanto los productos B y C estaran sujetos a procedimientos d e control menos estrictos. Los artculos A incluyen los inventarios que representan el 80% de la inversin y el 20% de los artculos, en el caso de una composicin 80/20. Los artculos B, con un valor medio, abarcan un nmero menor de inventarios que los artculos C de este grupo y por ltimo los artculos C, que tienen un valor reducido y sern un gran nmero de inventarios.

4 5 6 Importancia de la exactitud de los registros.

4.3.3

El control del inventario es una tarea vital en la empresa, por lo que debern majarse polticas, con el objeto de mantener un correcto control del inventario. Conociendo as las cantidades reales que se tengan en el almacn, todo esto para evitar perdidas por falta de inventario o por su exceso. Control Interno Sobre Inventarios El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercializacin. Las compaas exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen: 1. Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez al ao, no importando cual sistema se utilice 2. Mantenimiento eficiente de compras, recepcin y procedimientos de embarque 3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, dao descomposicin 4. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables 5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancas de alto costo unitario 6. Comprar el inventario en cantidades econmicas 10

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7. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de dficit, lo cual conduce a prdidas en ventas 8. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artculos innecesarios 7 4.3.4 Recuento cclico. El recuento de stocks, actividad fundamental dentro del control de los inventarios, consiste en arbitrar los medios para disponer peridicamente de datos viables de existencias. Si el gestor de los inventarios cuenta con informacin en tiempo real y tambin fiable de los movimientos de las mercancas (entradas y salidas), es relativamente sencillo, contar con datos tambin en tiempo real de las existencias, ya que: Existencias (t) = existencias (t-1) + entradas salidas El recuento cclico, que consiste en contar los distintos productos existentes en almacenes de forma peridica (cada da, semana, mes, etc.). La asignacin del periodo de recuento a cada producto depende de la importancia que tenga la misma para el gestor de los inventarios en funcin del lugar que ocupe en alguna de las clasificaciones de materiales. Los artculos clasificados como "A" pueden ser objeto de recuento diario o semanal, mientras que los artculos de la categora "B" pueden recontarse quincenal o mensualmente, y los del tipo "C" cada bimestre, trimestre, semestre o incluso una sola vez al ao Para no consumir excesivos recursos humanos en estas operaciones el recuento cclico de los Stocks se debe materializar en una "lista de recuento" en la que las distintas referencias a recontar se vallan alternando para no tener que efectuar el recuento simultaneo de muchas de ellas. Supongamos, por ejemplo, que tenemos las siguientes referencias. Tipo "A": Artculo 001 con recuento semanal Tipo "B": Artculo 002 y 003 con recuento quincenal Tipo "C": Artculo 004 a 007 con recuento mensual En estas circunstancias, la " lista de recuento " debera ser como la que se indica en la siguiente tabla. LISTA DE RECUENTO Semana 1 2 3 4 Artculos a recontar 001-002-004 001-003-005 001-002-006 001-003-007

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7 4.4 Modelos de inventarios deterministicos.
Los modelos de inventarios son herramientas que ayudan al a administrador de inventarios a tener un mejor control sobre ellos Los modelos deterministicos son aquellos que presentan formulas matemticas , y que tienen como fin determinar ciertos aspectos relevantes en los inventarios. Con el objeto de tomar buenas decisiones, en sus pedidos y control. Modelos Matemticos Un modelo es producto de una abstraccin de un sistema real: eliminando las complejidades y haciendo suposiciones pertinentes, se aplica una tcnica matemtica y se obtiene una representacin simblica del mismo.

Este tipo de modelos asume que la demanda es conocida con certeza y a una razn constante U unidades por ao. Con lo cual podemos calcular la demanda en perodo de t meses como D = U*t /12. Tambin se asume que el plazo de entrega de los pedidos es constante y su magnitud conocida. Los Modelos Determinsticos de Inventario que estudiaremos son: _ Modelo de cantidad optima de pedido _ Modelo de Fabricacin _ Modelo de Compra con dficit _ Modelo de Fabricacin con dficit Este modelo de inventario es el ms sencillo y podra aplicarse a cualquier comercio, por ejemplo un supermercado pide a intervalos fijos una cantidad determinada de productos, en el momento que se agotan estos productos llega otra orden y as sucesivamente. La cantidad a pedir es una funcin de demanda determinstica, el supermercadista no puede vender ms unidades de las que tiene en existencia. Los supuestos de este modelo son: _ La demanda es determinstica y ocurre a tasa constante. _ El costo de ordenar un pedido no depende de la cantidad a pedir. _ El tiempo de espera de cada pedido es cero. _ No se permite escasez. 12

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1 4.4.1 Modelos de Cantidad ptima del Pedido. La cantidad ptima es aqulla que reduce al mnimo el costo total del inventario o el total del pedido y su costo variable de inventario. Dentro de los costos que se deben tener en cuenta para la implementacin de este modelo se encuentran los Costos de pedido, los Costos de mantenimiento del inventario y los Costos totales. Uno de los instrumentos ms elaborados para determinar la cantidad de pedido optimo, de un articulo de inventario es el modelo bsico de cantidad econmica de pedido CEP. Este modelo puede utilizarse para controlar los artculos A de las empresas, pues toma en consideracin diversos costos operacionales y financieros, determina la cantidad de pedido que minimiza los costos de inventario total. El estudio d e este mtodo abarca: 1.- Los costos bsicos, 2.- un modelo grafico y 3.- mtodo analtico 1.-Los costos bsicos: adicionalmente al costo real de la mercanca los costos que origina el inventario puede dividirse en tres grandes grupos: Costo de pedido, costo de mantenimiento de inventario y costo total. Cada uno de ellos cuenta con algunos elementos y caractersticas claves. Costo de pedido: Incluye los gastos administrativos fijos para formular y recibir un pedido esto es, el costo de elaborar una orden de compra, de efectuar los limites resultantes, y de recibir y cotejar un pedido contra su factura. Los costos de pedidos se formulan normalmente en trminos de unidades monetarias por pedido. costo de mantenimiento de inventario: Estos son los costos variables por unidad resultantes de mantener un articulo de inventario durante un periodo especifico. costo total: se define como la suma de costos de pedidos y el costo del inventario. En el modelo CEP, el costo total es muy importante ya que su objetivo es determinar el monto pedido que lo minimice. 2.- mtodo grfico: La cantidad econmica de pedido puede determinarse a travs de una grafica, representando el monto del pedido sobre el eje X y los costos sobre el eje Y, el costo total mnimo se representa en el punto sealado como CEP. El CEP se encuentra en los puntos en los que se cortan las lneas de costo de pedido y las lneas de costo de mantenimiento de inventario.

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Modelo de lote econ mico: Costos de los inventarios

Costos

Costo total

Costo por mantener Costo por pedir Cantidad Optima Tama o de pedido

3.- Mtodo Analtico: Se determina a travs de una formula. El primer paso para determinar la ecuacin, del costo total es desarrollar una expresin para la funcin del costo de pedido y la del costo del mantenimiento del inventario. El costo del pedido puede expresarse como el producto del costo por pedido y el numero de pedidos. Donde El costo del pedido se expresa d e la forma siguiente: El costo total para un lote es: Costo unitario + Costo ordenar la compra + Costo mantener el inventario La siguiente ecuacin es la formula para calcular el tamao de orden econmico o lote de magnitud econmica de compra de produccin. CT = COSTOS TOTALES CP = COSTO PROPIO DEL INVENTARIO CA = COSTO DE ADQUISICION CP = Q /2 * C CA = R /Q S CT = Q/2 + ( Q/2 * S ) Q/2* C= R/ Q S Q = 2R S C 2 14

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3 Q = 2 R S 4 C Supongamos que tenemos los siguientes datos: R = unidades requeridas = 18000.00 C = costo del inventario = .10 centavos por unidad por ao S = costo de adquisicin por orden= 100 PESOS Q= 2RS C Q = 6000 UNIDADES R / Q = 18000/ 6000 = a 3 pedidos al ao 12 /3 = A CADA 4 MESES.

4.4.2 Modelo con Descuentos.

MODELO DE DESCUENTO POR COMPRAS DE GRANDES CANTIDADES. Es muy comn que el precio de un producto por la cantidad que se compra o se produce. Esta situacin surge cuando se tiene la oportunidad de recibir un descuento en la compra de una cantidad grande. Es posible que el costo de adicional de tener un inventario mayor , son ampliamente compensado reduciendo el costo de compra y el costo de ordenar. La forma directa de saber si se deben acelerar cantidades grandes es comparar el aumento de los costos con el precio normal con el ahorro generado por el precio de descuento. Ejemplo : D = 2000 u/ao. Ci = $5 Co = $5 Ch = 1.50 + 0.10 * 5 = 2 1. Encuentre la Q optima con el precio base. = = 100 2. Encontrar el costo del inventario con el precio base . = (5 * 2000 )+ (5 * (200/100)) + (200/2) = 10,200 3. Calcular el costo del inventario con el precio de descuento, comparar este costo con el anterior y seleccionar la opcin de menor costo. Ejemplo: Suponga que un proveedor nos ofrece un descuento del 5% si adquirimos lotes mayores o iguales a 200 unidades. Datos : desc. 5% Ci = 5 * 0.95 = $ 4.75 Ch = 1.50 + 0.10 ( 4.75 ) = $ 1.975 Ct = 4.75 + 2000 + (5 * 2000/200) + (1.975 * 200/2) = 9747.5 Ct = $ 9747.5 menor que la anterior. 15

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Otro proveedor nos ofrece ahora un descuento del 40% si compramos lotes mayores o iguales a 120 unidades. Datos: desc. 40% Ci = 5 * 0.66 = $ 3 Ch = 1.50 + 0.10 (3 ) = $ 1.80 Ct = 3 + 2000 + (5 * 2000/120) + (1.80 * 120/2) = 6191 Ct = $ 6191 Optimo.

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4.4.3 Modelo de produccin y consumo.

Este modelo se construye tomando en cuenta la produccin o consumo del inventario. Dichos de otra forma toma en cuenta la oferta y la demanda del inventario. 8 9 4.4.4 Modelo con faltantes. 10 Para construir este modelo hay que tomar en cuenta la desviacin estndar, en relacin al promedio diario de consumo, hay que tomar en cuenta el tiempo de adelanto de la adquisicin . el objeto de este mtodo es establecer una base cuantitativa para ampliar variaciones d el consumo.

MODELO QUE PERMITE FALTANTES (EOQ con faltantes)

Q-S Cantidad del lote Q 0 -S T

t1 t2 t1 = Tiempo en el cual tenemos inventario t2 = Tiempo en el que se tienen faltantes T= tiempo de ciclo =t1+t2

Deuda o faltantes s

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NOTA: Q-S: Es el mximo nmero de unidades que vamos a tener en el inventario Inventario Promedio: Q S (Q S ) t1( Q S ) / 2 + 0t 2 d 2 (Q S ) 2 = = Q T 2Q d t1 = T t 2 = Q d (Q s) d

T=

Nmero de rdenes en el ao: D Q Cuntas unidades en promedio nos falta? (tringulito inferior) Inventario faltante promedio: S S S t 2 2 2 = 2 d = S Q T 2Q d El valor de t2 es: t2 = S d

Nota: La D= demanda anual y la d = demanda diaria

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Sea: H: el costo por mantener inventarios A: el costo por ordenar (costo de set-up) B: costo del los faltantes (backorder) CT = el costo por mantener inventarios + el costo por ordenar + costo de los faltantes
2 ( Q S) D S2 CT = H + A+

2Q Q 14 de Abril de 2005

2Q

Decir el tamao de Q* y S* Demanda anual 800uds A= $150 H=$3 B=$20 Asumir 250 das para el ao Comparar el modelo EOQ bsico con el modelo de faltantes Qb = D e backorder QEOQ = M delo de fal tan tes

bsico

CTb

2 ( Q S) D S2 = H + A+

2Q

2Q

B = $791

CTEOQ =

Q D H + A = $848 2 Q

Qb =

2 DA H + A = 304 uds H B 2 AD = 283 uds H

QEOQ =

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H S * = Qb = 40 uds H + B Es ms adecuado el modelo con faltantes que el modelo sin faltantes. Porque el costo es ms econmico en el largo plazo. El tiempo de entrega de nuestro proveedor es de 20 das. Determinar el punto de Reorden. En qu nivel de los inventarios vamos a colocar nuestra orden y avisarle al proveedor que me mande la mercanca. Calculo: demanda diaria= 800/250=3.2 * 20 =64 Punto de reorden con un tiempo de entrega de 20 das es d * LT = Demanda del perodo de 20 das R = d 20 S = 64 40 = 24uds Punto de reorden con un tiempo de entrega de 110 das Si LT > T entonces LT-T= 110 das 95 das =15 das Demanda de 15 das es 48 uds. R= d(LT-T)-S= 8uds.

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CT = (Q 2 2QS + S 2 ) D S2 H + A+ B 2Q Q 2Q Q S2 D S2 H SH + H + A+ B 2 2Q Q 2Q ( H + B) 2 Q DA S SH + H + 2Q 2 Q

CT =

CT =

CT ( H + B ) = SH =0 S Q ( H + B) S=H Q H S = Q H +B

CT =

( H + B ) S 2 SH + Q H + DA
2Q 2 Q Q H + DAQ 1 2

CT = ( H + B ) S 2 2Q 1 SH +

CT Q ( H + B ) 2 H DA = ( H + B ) S 2 2Q 2 SH + H + DAQ 2 = S + =0 Q 2 2 2Q 2 2Q 2

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4.5 Modelos de inventarios probabilsticas.

La demanda es uniforme El abastecimiento se recibe todo junto cada vez El tiempo de entrega es constante Todos los costos son constantes

4.5.1 Nivel de servicio e inventario de seguridad.

Este tipo de inventarios es utilizado para impedir la interrupcin en el aprovisionamiento, por demoras en la entrega o por el aumento de imprevistos de la demanda durante un periodo de reabastecimiento, la importancia del mismo esta ligada al nivel de servicios, la fluctuacin de la demanda y la variacin de las demoras de la entrega

4.5.2 Modelo de Cantidad Fija.

Fue desarrolla por F. W. Harris en 1915

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Considera slo como costos relevantes los costos de mantenimiento del inventario y los costos de pedido Busca minimizar la suma de ambos costos

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UNIDAD 5
ADMINISTRACIN DE ALMACENES

Objetivo particular:
Que al termino del a unidad el alumno analice la importancia de la administracin de un almacn, las operaciones que se llevan a cabo, as como la seleccin del e quipo de manejo y almacenamiento

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Introduccin
El principal objetivo de la gestin de abastecimiento, es lograr un nivel de Servicio al cliente razonablemente alt, asociado a una inversin de inventario Razonablemente baja, con lo que se plantea un conflicto entre Disponibilidad Inventario y se torna necesario encontrar un equilibrio entre estos factores Conflictivos. No existe una nica solucin a este conflicto, por lo que es necesario conocer Las distintas tcnicas y encontrar la solucin ms apropiada para cada caso. Para evaluar los resultados es necesario implementar indicadores de gestin.

Objetivos
Conocer las metodologas que permitan resolver el conflicto planteado, en Forma objetiva para dar una solucin apropiada a cada caso. Ventajas e Importancia de la aplicacin de Polticas de stocks, elementos que intervienen En la teora de los stocks, objetivos de la Gestin de stocks. Sistemas MRP (Material Requeriment Planning) Plan de requerimientos de materiales. Distintos procedimientos para el control de existencias. Impacto del inventario En la distintas reas de la organizacin. Clculo de Indicadores de Gestin y Diseo de Tableros de Control.-

5.1 Funciones del Almacn

Dentro de una empresa del giro de la construccin, el almacn es el departamento responsable de surtir los pedidos hechos por el departamento de produccin, de solicitar al departamento de compras materiales cuando estos llegan a su punto mnimo; y recibir, verificar, almacenar y salvaguardar los materiales que posteriormente sern utilizados en produccin. Como todo departamento dentro de una organizacin, el departamento de almacn tiene objetivos especficos que son los siguientes: Surtir en tiempo las requisiciones de materiales enviadas por el departamento de produccin, previamente autorizadas. Procurar evitar la falta de material solicitando al departamento de compras nuevos pedidos cuando los materiales lleguen a su punto de reordeno. Mantener registros actualizados de las unidades en existencia de los materiales. Salvaguardar los materiales recibidos en las bodegas para as evitar robos o extravos, exposicin a factores ambientales y deterioros en general. 24

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Funciones del Departamento de Almacn. Dentro del departamento de almacn existe una seccin encargada de recibir y verificar los pedidos de materiales que ingresarn al almacn. Es la seccin de recepcin e inspeccin de materiales. ste subdepartamento tiene la responsabilidad de recibir los envos autorizados, inspeccionar el contenido, llenar los formatos adecuados y transportar los artculos a los almacenes. El papel que desempea el departamento de almacn es el siguiente: 1. Recibe y verifica las cantidades de los artculos y los pone en el almacn. 2. Asienta las entradas en la tarjeta del mayor de materiales, si es este tipo de registro no se lleva en el departamento de planeacin de materiales, compras o costos. 3. Entrega los materiales a la fbrica al recibir los formatos debidamente autorizados llamados requisiciones de materiales. Las prdidas que se producen en los almacenes pueden deberse a deterioros, roturas, hurtos o incapacidad para encontrar los artculos cuando se les necesita. Estas prdidas pueden minimizarse aplicando procedimientos de almacenes eficientes. Normalmente, el almacn se divide en secciones, subsecciones y depsitos. Se mantienen etiquetas de depsitos que indican la cantidad y ubicacin de cada artculo en el almacn. La ubicacin, grado de control que se ejerce y asignacin de espacio a los artculos especificados, dependen de sus caractersticas, como por ejemplo, frecuencia de uso, costo, tamao, etc. Es conveniente durante un ejercicio, hacer recuentos peridicos de existencias, hasta lograr que puedan comprobarse, un gran volumen de existencias, sino es que todas, y al fin del ejercicio se har un recuento fsico general (con paro de actividades de la empresa) tomndose ciertas medidas como las siguientes: 1. Planeacin de la toma de inventario fsico. 2. Que no existan entradas de almacn pendientes de registrarse. 3. Que no existan salidas de almacn pendientes de registrarse. 4. Listados con los nombres de materias primas, materiales y artculos terminados escritos a mquina, o en computadora. 5. Separar las materias primas, materiales y artculos terminados a vistas, en depsito, en comisin, etc. 6. No recibir materias primas, materiales y artculos terminados de proveedores, y en caso de hacerlo, integrarlos al inventario. 7. No despachar materias primas, materiales y artculos terminados y en caso de hacerlo controlar su salida por medio de vales. 8. Es recomendable usar tarjetas marbete para la toma de inventarios normalmente con tres secciones, una para el primer recuento, otra para el segundo recuento, una seccin para el departamento de contabilidad.

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A veces resulta ms econmico no llevar una contabilidad de papeleo formal o un procedimiento de requisiciones para ciertos tipos de materiales o suministros. Esto puede ser aconsejable en el caso de artculos que tienen poca probabilidad de ser tiles personalmente a los empleados y en el caso de artculos relativamente baratos o materiales que se usan en grandes cantidades en la produccin.

5.1.1.2 Recepcin Inventarios

La seccin de recepcin e inspeccin de materiales. ste subdepartamento tiene la responsabilidad de recibir los envos autorizados, inspeccionar el contenido, llenar los formatos adecuados y transportar los artculos a los almacenes. Funciones de recepcin e inspeccin. El departamento de recepcin e inspeccin normalmente realiza las siguientes funciones: 1. Recibe e inspecciona los artculos y verifica las cantidades con la orden de compra y la boleta de empaquetamiento. 2. Prepara informes cuando hay escasez, daos durante el trnsito y devoluciones a los vendedores. 3. Prepara una gua de recepcin para distribucin a varios departamentos. 4. Entrega la mercadera a los almacenes. El documento principal que se prepara en el departamento de recepcin es una gua de recepcin. Generalmente esta gua contiene un espacio destinado a comentarios acerca de la condicin del envo. Sin embargo, en algunas compaas se prepara un informe de inspeccin por separado, particularmente si se reciben materiales muy costosos y de alta precisin. La gua de recepcin es un documento bsico para el sistema de control interno de una compaa. La copia que se enva al departamento de contabilidad general sirve para hacer una comparacin entre las cantidades reales recibidas y las que aparecen en la factura del proveedor. Tambin se envan copias de la gua de recepcin al almacn (para asignar el espacio adecuado y asentar los datos en el inventario) y al departamento de compras (para el control de los pedidos colocados). Recepcin Debe ser responsable de lo siguiente: La aceptacin de los materiales recibidos, despus que estos hayan sido debidamente contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y comparados con una copia aprobada de la orden de compra. La prelacin de informes de recepcin para registrar y notificar la recepcin y aceptacin. La entrega o envo de las partidas recibidas, a los almacenes (depsitos) u otros lugares determinados. Como precaucin contra la apropiacin indebida de activos.

5.1.1.1 Manejo Fsico de Inventarios

El Almacenaje es un rea crtico para el servicio al cliente. Desafortunadamente muchos no entienden esto ni el rol del almacenaje, por lo que se requiere un enfoque ms activo, donde el servicio al cliente sea medido, evaluado y manejado dentro del almacn. 26

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El cliente siempre espera el producto correcto por lo tanto el almacn constituye una herramienta importante para satisfaccin del cliente. El manejo del inventario fsico es la manipulacin, que se hace del inventario desde el momento de recibirlo en el rea de almacenaje, y la colocacin de ellos en sus respectivos estantes o lugar de almacenamiento. As mismo la correspondiente manipulacin cuando se trasporta el inventario del estante al lugar de despacho del almacn. Algunas otras manipulaciones del inventario se dan cuando, s e le mueve para su respectivo mantenimiento y al final del periodo fiscal para elaborar el inventario fsico o recuento de la mercanca. 5.1.1.3 Organizacin Inventarios Planificacin De Las Polticas De Inventario En la mayora de los negocios, los inventarios representan una inversin relativamente alta y producen efectos importantes sobre todas las funciones principales de la empresa. Cada funcin tiene a generar demandas de inventario diferente y a menudo incongruente: Ventas.- Se necesitan inventarios elevados para hacer frente con rapidez a las exigencias del mercado. Produccin.- se necesitan elevados inventarios de materias primas para garantizar la disponibilidad en las actividades de fabricacin; y un colchn permisiblemente grande de inventarios de productos terminados facilita niveles de produccin estables. Compras.- las compras elevadas minimizan los costos por unidad y los gastos de compras en general. Financiacin.- los inventarios reducidos minimizan las necesidades de inversin (corriente de efectivo) y disminuyen los costos de mantener inventarios (almacenamiento, antigedad, riesgos, etc.). Los propsitos de las polticas de inventarios deben ser: 1.- Planificar el nivel ptimo de inversin en inventarios. 2.- A travs de control, mantener los niveles ptimos tan cerca como sea posible de lo planificado. Los niveles de inventario tienen que mantenerse entre dos extremos: un nivel excesivo que causa costos de operacin, riesgos e inversin insostenibles, y un nivel inadecuado que tiene como resultado la imposibilidad de hacer frente rpidamente a las demandas de ventas y produccin (Alto costo por falta de existencia). Las Funciones Que Efecta El Inventario Que funciones cumple el Inventario? En cualquier organizacin, los inventarios aaden una flexibilidad de operacin que de otra manera no existira. En fabricacin, los inventarios de producto en proceso son una necesidad absoluta, a menos que cada parte individual se lleve de maquina a maquina y que estas se preparen para producir una sola parte.

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Hay dos decisiones bsicas de inventario que los gerentes deben hacer cuando intentan llevar a cabo las funciones de inventario recin revisadas. Estas dos decisiones se hacen para cada artculo en el inventario: 1.- Que cantidad de un artculo ordenar cuando el inventario de ese tem se va a reabastecer. 2.- Cuando reabastecer el inventario de ese artculo. Manejo de inventarios (preparativos) Identificacin Instruccin Adiestramiento Mtodo De Valuacin De Inventarios Existen numerosas bases aceptables para la valuacin de los inventarios; algunas de ellas se consideran aceptables solamente en circunstancias especiales, en tanto que otras son de aplicacin general. Entre las cuestiones relativas a la valuacin de los inventarios, la de principal importancia es la consistencia: La informacin contable debe ser obtenida mediante la aplicacin de los mismos principios durante todo el periodo contable y durante diferentes periodos contables de manera que resulte factible comparar los Estados Financieros de diferentes periodos y conocer la evolucin de la entidad econmica; as como tambin comparar con Estados Financieros de otras entidades econmicas. Las Principales bases de valuacin para los inventarios son las siguientes: Costo Costo o Mercado, al ms bajo Precio de Venta Base de Costo para la valuacin de los inventarios: El Costo incluye cualquier costo adicional necesario para colocar los artculos en los anaqueles. Los costos incidentales comprenden el derecho de importacin, fletes u otros gastos de transporte, almacenamiento, y seguros, mientras los artculos y/o materias primas son transportados o estn en almacn, y los gastos ocasionales por cualquier periodo de aejamiento. Base de Costo o Mercado, el ms bajo: El precio de mercado puede determinarse sobre cualquiera de las siguientes bases, segn sea el tipo de inventario de que se trate: Base de compra o reposicin: esta base se aplica a las mercancas o materiales comprados. Base de Costo de reposicin: se aplica a los artculos en proceso, se determina con base a los precios del mercado para los materiales, en los costos prevalecientes de salarios y en los gastos de fabricacin corrientes. Base de realizacin: para ciertas partidas de Inventario, tales como las mercancas o materias primas desactualizadas, o las recogidas a clientes, puede no ser determinable un valor de compra o reposicin en el mercado y tal vez sea necesario 28

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aceptar, como un valor estimado de mercado el probable precio de venta, menos todos los posibles costos en que ha de incurriese para reacondicionar las mercancas o materia prima y venderlas con un margen de utilidad razonable. Teniendo como premisa lo anteriormente dicho podemos decir que los principales mtodos de valuacin de Inventarios son los siguientes: Costo Identificado Costo Promedio Primero en Entrar, Primero en Salir o "PEPS" Ultimo en entrar, Primero en Salir o "UEPS" Mtodo Detallista. Mtodo Costo Identificado: Elaborar ejemplos en el pizarron Este mtodo puede arrojar los importes ms exactos debido a que las unidades en existencia si pueden identificarse como pertenecientes a determinadas adquisiciones. Costo Promedio: Tal y como su nombre lo indica la forma de determinarse es sobre la base de dividir el importe acumulado de las erogaciones aplicables entre el nmero de artculos adquiridos o producidos. El costo de los artculos disponibles para la venta se divide entre el total de las unidades disponibles tambin para la venta. El promedio resultante se emplea entonces para valorizar el inventario final. Los costos determinados por el mtodo de promedio ponderados son afectados por las compras, al principio del periodo; as como al final del mismo; por lo tanto, en un mercado que tiende al alza, el costo unitario ser menor que el costo unitario calculado corriente, y en un mercado que tiende a la baja, dicho costo unitario exceder al costo corriente. Mtodo Primero en Entrar, Primero en Salir: Este mtodo identificado tambin como "PEPS", se basa en el supuesto de que los primeros artculos y/o materias primas en entrar al almacn o a la produccin son los primeros en salir de l. Se ha considerado conveniente este mtodo porque da lugar a una valuacin del inventario concordante con la tendencia de los precios; puesto que se presume que el inventario esta integrado por las compras mas recientes y esta valorizado a los costos tambin mas recientes, la valorizacin sigue entonces la tendencia del mercado. Mtodo ltimo en Entrar, Primero en Salir o "UEPS": Este mtodo parte de la suposicin de que las ultimas entradas en el almacn o al proceso de produccin, son los primeros artculos o materias primas en salir. El mtodo U.E.P.S. asigna los costos a los inventarios bajo el supuesto que las mercancas que se adquieren de ltimo son las primeras en utilizarse o venderse, por lo tanto el costo de la mercadera vendida quedara valuado a los ltimos precios de compra con que fueron adquiridos los artculos; y de forma contraria, el inventario final es valorado a los precios de compra de cada articulo en el momento que se dio la misma.

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Entre los benficos que ofrece este mtodo para efectos fiscales podemos citar los siguientes. El reconocimiento de los costos ms recientes de los artculos vendidos. Estos implica que cuando se vala el costo de la mercadera vendida se aplicarn los ltimos precios de compra, y en economas como la nuestra, se a demostrado que los precios tienden a subir, lo que provoca que el CMV sea mayor que si es valuado a precios menos recientes, por tal motivo las utilidades tienden a disminuirse y por ende en el pago de impuestos sobre la renta ser menor. La valuacin del inventario final de cada periodo genera un monto menor al que resultara de aplicar cualquier otro mtodo de valuacin, pues se utilizan los precios ms viejos de compra segn el extracto a que se refiere Dificultades de la metodologa del U.E.P.S a la hora de su aplicacin: Laboriosidad del mismo pues exige un control minucioso para cada lnea de producto. La reduccin de significativa en cantidad de algunas partida del inventario mientras que otras similares aumentan no compensan su valoracin sino por el contrario tienden a desaparecer la base U.E.P.S El efecto de la venta en cantidad de una partida da por resultado la liquidacin parcial o total de su base U.E.P.S y su reposicin al costo actual, pero se pasa por alto el efecto desusadamente grande en la cantidad de una partida similar. Los mtodos comnmente empleados en le manejo de inventarios son: El sistema ABC. El modelo bsico de cantidad econmico de pedido CEP. El Sistema ABC Una empresa que emplea est sistema debe dividir su inventario en tres grupos: A, B, C. en los productos "A" se ha concentrado la mxima inversin. El grupo "B" esta formado por los artculos que siguen a los "A" en cuanto a la magnitud de la inversin. Al grupo"C" lo componen en su mayora, una gran cantidad de productos que solo requieren de una pequea inversin. La divisin de su inventario en productos A, B y C permite a una empresa determinar el nivel y tipos de procedimientos de control de inventario necesarios. El control de los productos "A" debe ser el mas cuidadoso dada la magnitud de la inversin comprendida, en tanto los productos "B" y"C" estaran sujetos a procedimientos de control menos estrictos. Modelo Bsico de Cantidad Econmica de Pedidos Uno de los instrumentos mas elaborados para determinar la cantidad de pedido optimo de una articulo de inventario es le modelo bsico de cantidad econmica de pedido CEP. Este modelo puede utilizarse para controlar los artculos "A" de las empresas, pues toma en consideracin diversos costos operacionales y financieros, determina la cantidad de pedido que minimiza los costos de inventario total. El estudio de este modelo abarca: 1) los costos bsicos, 2) Un mtodo grafico, 3) un mtodo analtico.

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Costos de Pedidos. Incluye los gastos administrativos fijos para formular y recibir un pedido, esto es, el costo de elaborar una orden de compra, de efectuar los limites resultantes y de recibir y cortejar un pedido contra su factura. Los costos de pedidos se formulan normalmente en trminos de unidades monetarias por pedido. En estos costos se formulan en trminos de unidades monetarias por unidad y por periodo. Los costos de este tipo presentan elementos como los costos de almacenaje, costos de seguro, de deterioro, de obsolescencia y el ms importante el costo de oportunidad, que surge al inmovilizar fondos de la empresa en el inventario. 5.1.1.4 Despacho Inventarios El despacho es la salida del inventario, ya sea de materia prima departamento de produccin o bien de producto terminado para s su venta . al

El rea de despacho es el encargado de llenar el documento de despacho que acompaa al producto, el cual ser devuelto firmado por el departamento que recibe dicho inventario, despus de haber cotejado , que ciertamente el inventario es el que fue solicitado. En el momento en que se despacha el pinventasrio , se procede respectiva baja de los registros de inventarios que se tienen en almacn. a su

5.1.2 Mantenimiento Registros Inventarios Desde el momento que llega un inventario al almacn es responsabilidad del mismo, y como se menciono en puntos anteriores una de las funciones bsicas del almacn es la de registrar y mantener dichos registros. Cuando se recibe un nuevo pedido se debe de registrar cuantas unidades estn entrando y a que precio, acumulndolas a las que hubiere anteriormente, de igual forma cuando se despacha una de las unidades que se tenia en el registro, se procede a dar d e baja el articulo, o cuando se pierde el inventario por descuido de almacenamiento. Mantener los registros de inventarios actualizados, ayudara en su momento tomar una buena decisin de compra. O solicitud del inventario. a

5.2 Localizacin Distribucin de Almacenes

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Como s menciona anteriormente el almacn es el espacio en el que se guardan los inventarios que se tengan dentro del a empresa. Por lo que deben estar colocados dentro de la planta, en un lugar estratgico, si el material que guarda lo permite, con el objeto de minimizar los tiempos de entrega de materiales o d productos terminados. Con el objeto de evitar prdidas por demoras en la entrega. Desde el momento en el que se disea la localizacin de la planta se debe de tomar en cuenta la ubicacin del almacn. Adicional en su interior el almacn deber distribuirse de acuerdo al volumen y tipo de inventarios que guarde. 5.3 Seleccin de Mobiliario y Equipo de Almacn El mobiliario y equipo del almacn, son los bienes tangibles, los cuales se tienen dentro del almacn y cuya funcin es la de apoyar en el almacenamiento del inventario. Se encuentra compuesto por casilleros, gavetas, frigorficos, etc. El mobiliario y equipo del almacn deber ser seleccionado de acuerdo a las caractersticas del inventario a almacenar, ya que si es inventario de carnes, por lgico se necesita un frigorfico, o cmaras especiales que mantengan cierta temperatura, y viceversa y son tornillos o metal , se necesitan estantes , y cubrir la hmeda para evitar deterioro. La eficiencia total puede aumentar si se selecciona un equipo adecuada para cada inventario, tomando en cuenta el diseo del almacn En algunas compaas el departamento de conservacin dentro del almacn lo constituyen la estantera, los casilleros,, compartimientos, entre otros, hechas de madera ordinaria, sin embargo las estanteras de acetro son las mas usuales. 5.4 Sistemas Informticos de Administracin de Inventarios Con el surgimiento de la computadora, el hombre disea, programas o sistemas informticos, que le ayudan a minimizar los costos, y la rapidez en los registros de inventarios. 32

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Ya que como sabemos antes del surgimiento de los sistemas informticos, los registros y control del inventario en todas las empresas era de forma manual a travs de papeles , lo cual requera mas mano de obra para realizarlo y el tiempo era largo para conocer los resultados. Teniendo como consecuencia mayores gastos en el manejo del control d el inventario y sus respectivos registros. Por otro lado los archivos eran extensos y deban d e protegerse contra cualquier incendio. En la actualidad los el control del inventario se hace de manera rpida, con poca mano d e obra, los archivos son electrnicos, pudiendo guardar copias adicionales. Aun cuando os programas o sistemas informticos que sirven para controlar los inventarios son paquetes computacionales que resultan una inversin, a la larga es redituable, ya que como s e menciono disminuye el pago de salarios por manejo de personal, y la rapidez y seguridad en los registros.

Programa Maestro de Produccin

El programa maestro de la produccin (MPS) es un vinculo entre las estrategias generales de la empresa y los planes tcticos mediante las cuales esta alcanza sus metas. El MPS proporciona informacin esencial para reas funcionales, como; operaciones, marketing, y finanzas. 2.1 Programacin maestra de la produccin 2.1.1 Proceso de programacin maestra de la produccin

1. La funcin operaciones deber creare primero un MPS provisional, que servir para averiguar si este permite cumplir el programa con los recursos ( p.j capacidad de maquinas, mano de obra horas extras y subcontratistas) designados para el efecto en el plan de produccin agregado. Operaciones revisa el MPS hasta que logra ajustar un programa que satisfaga todas las limitaciones presentes en materia de recursos, o bien hasta que se convenza de que no ser posible desarrollar un programa factible. En este ultimo caso el plan de produccin deber ser revisado para ajustar los requisitos de produccin o aumentara los recursos autorizados. Una vez que un prospecto factible del MPS haya sido aceptado por los directivos de la planta, operaciones tomara como punto de partida el MPS as

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autorizado y los utilizara como los datos de entrada para la planificacin de requerimientos de materiales. A continuacin operaciones podr determinar Plan los de programas especficos para la produccin y el ensamble de produccin componentes. Los datos reales sobre rendimiento, como los niveles y los autorizado faltantes de inventarios, sern datos d e entradas para elaborar el prximo prospecto de MPS, en el cual el proceso del programa maestro de produccin se repetir.

requisitos

Prospecto de programa maestro de Produccin

NO Estn disponibles los recursos

requisitos para el requisitos Planificacin de para el requerimientos horizonte d de materiales

Programa maestro de produccin autorizado

SI

2.1.2.

Interfaces funcionales

Operacin necesita informacin de otras reas funcionales para desarrollar un MPS con el cual sea posible alcanzar los objetivos y las metas de organizacin incorporadas al plan de produccin. Aun cuando los programas maestros de produccin estn sometidos a continua revisin, los cambios debern hacerse con pleno conocimiento de sus consecuencias. Con frecuencia, los cambios producidos en el MPS requieren recursos adicionales, como cuando se incrementa la cantidad de pedido de un producto. Muchas compaas se enfrentan con frecuencia a esta situacin, y el problema es mayor cuando un cliente importante, esta involucrado en l. A menos que se autorice mas recursos para otros productos, lo cual pondr en peligro sus respectivos programas. Algunas compaas han dispuesto que los vicepresidente de marketing y manufactura debern autorizar conjuntamente cualquier cambio significativo al MPS, a fin d e garantizar la resolucin mutua de ese tipo de cuestiones .

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Otras reas funcionales suelen utilizar el MPS para su planificacin habitual. Finanzas el utiliza el MPS para estimar presupuestos y flujos de efectivo. Marketing lo emplea para proyectar el efecto de los cambios en la mezcla de productos sobre la capacidad de la empresa, a fin de satisfacer la demanda de los clientes y administrar programa de entrega de artculos. Manufactura lo utiliza para estimar los efectos de los cambios introducidos en el MPS sobre las cargas de actividades, estaciones de trabajo cuya importancia es decisiva. Las computadoras personales, en virtud de sus excelentes capacidades graficas, han brindado a los administradores acceso a muchos informes relacionados con el MPS, que puedan visualizar en forma legible y tiles. Los programas de esas computadoras permiten que el gerente formule preguntas del tipo que pasara si, para ver los efectos de la introduccin de diversos cambios en el MPS. 2.1.3. Desarrollo de un programa maestro de produccin (MPS) de un programa maestro de produccin incluye lo

El proceso de desarrollo siguiente:

1.-Calcular el inventario proyectado a la mano 2.- Determinar las fechas y las magnitudes de las cantidades de produccin de productos especficos. Ejemplo: Paso 1: calcular los inventarios proyectados a la mano. El primer paso consiste en calcular los inventarios proyectados a la mano, lo cual es equivalente a efectuar una estimacin de la cantidad de inventario disponible cada semana, una vez que la demanda ha sido satisfecha: (Inventario proyectado a la mano al final de esta semana) Inventario a la = mano al final de la ltima semana Cantidad en el MPS pendiente al inicio de esta s emana Requerimientos proyectados esta semana

Es posible que en algunas semanas no aparezca en el MPS una cantidad para un producto, por que ya existe el inventario suficiente del mismo. Para los requerimientos. Proyectados de esa semana, la persona que e labora el programa utilizara el f actor que sea mayor ( ya sea los pronsticos o los pedidos registrados de los clientes ), reconociendo que el pronostico esta sujeto a errores si los pedidos reales registrados exceden del pronostico, proyeccin ser mas precisa cuando la persona que realiza los programas utiliza los pedidos registrados, por que estos ltimos representan una cantidad conocida, el

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pronostico proporcionara una estimacin mas acertada de los requerimientos para esa semana, por que algunos pedidos no habrn llegado todava. Ejemplo: Un fabricante de la silla con respaldo tipo escalera produce sillas para inventario y necesita desarrollar un MPS para esta operacin. Marketing ha pronosticado una demanda de 30 sillas para la primera semana de abril, pero los pedidos de clientes que realmente se han registrado son por 38 sillas. El inventario a la mano es actualmente de 55 sillas. No hay ninguna cantidad pendiente en el MPS en la semana 1. Los pedidos reales para la semana 1 son mayores que el pronostico, la persona que elabora el programa utiliza esa cifra d e pedidos reales para calcular el saldo de inventario proyectado al final de la semana 1. Inventario = 55 + 0 - 38 = 17 sillas

En la semana 2 la cantidad pronosticada excede los pedidos reales registrados, por lo cual en inventario proyectado a la mano para el final de la semana 2 es de 17 + 0 - 30 = -13 . esta situacin de escasez que se necesitaran mas sillas en la semana 2. Paso 2. Determinar las fechas y las magnitudes de las cantidades en el MPS. La meta de determinar las metas y las magnitudes en las cantidades en el MPS consiste en mantener un saldo no negativo en el inventario proyectado a la mano. Cuando se detecte escasez en el inventario, ser necesario programar cantidades en el MPS adecuadas para compensarla. La primera cantidad en el MPS deber programarse para la semana en la cual el inventario proyectado a la mano refleje una escasez, como se ve que sucede en la semana dos de la siguiente figura. El programador agrega la cantidad en el MPS al inventario proyectado a la mano y busca cual e s el siguiente periodo en el que se presenta una escasez. Dicha escasez indica la necesidad de una segunda cantidad en el MP, y as sucesivamente. Programa maestro de produccin para la semana 1 y 2 de abril Elemento: silla con respaldo tipo escalera Abril Cantidad a la mano 55 1 Pronostico Pedidos de los clientes registrados Inventario proyectado a la mano 30 38 17 Explicacin 2 30 27 -13
El pronstico es menor que los pedidos registrados en la semana 1; el saldo del inventario proyectado a la mano = 55 +0 - 38 = 17 El pronostico excede a los

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Cantidad en el MPS Inicio al MPS
pedidos registrados en la semana 2; el saldo del Escasez indica la necesidad programar en el MPS que inventario proyectado a la mano = 17 +0 30 = -13. y la habr de completarse en la semana 2.

A continuacin se muestra un programa maestro de produccin correspondiente a la silla con respaldo tipo escalera, que abraca las 8 semanas siguientes. La poltica de pedido requiere que e l tamao del lote de produccin sea de 150 unidades lo cual es equivalente a una FOQ= 150 , se presenta una escasez de 13 sillas en la semana 2, a menos que el programador provea una cantidad en el MPS para ese periodo. Una vez que la cantidad en el MPS haya sido programada, el saldo actualizado del inventario proyectado para la semana 21 ser: Inventario = 17 sillas en inv. al + cantidad en el MPS - pronstico = 137 sillas Final de la semana 1 de 150 sillas de 30 sillas

El programa avanza a travs del registro MPS, columna por columna, hasta legar al final, y va llenando las cantidades del MPS segn se requiera para evitar la escasez. Las 137 unidades satisfarn las demanda pronosticadas hasta la semana , cuando la escasez del inventario ocasionada por la ausencia de una cantidad en le MPS es de 7 + 0 35 = - 28. esta escasez indica que ser necesario introducir otra cantidad de 1500 unidades en el MPS . el saldo actualizado del inventario es de 7 + 150 -35 = 122 sellas para la semana 7 La ultima fila de la figura muestra los periodos en los cuales deber empezar la produccin de las cantidades sealadas en el MPS, para que los elementos puedan estar disponibles en las fechas que se indican en la fila correspondiente a la cantidad en el MPS. En la parte superior derecha del registro MPS se ha anotado un tiempo de entrega de una semana para la silla con respaldo tipo escalera, esto quieres decir que se requiere una semana para realizar el ensamble de 150 sillas con respaldo tipo escalera, suponiendo que los elementos B, C, D, Y E estn disponibles. Para cada cantidad en el MPS, el programador trabaja de adelante hacia atrs, a travs del tiempo de entrega, para determinar cuando tendr que empezar a producir sillas el departamento de ensamble: en consecuencia un lote de 150 unidades deber iniciarse en la semana 1, y otro en la

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semana 6. estas cantidades corresponden a los requerimientos brutos contenidos en el registro MRP . 2.1.4. Cantidades disponibles para promesa

A dems de proporcionar a la funciona manufactura las fechas y las magnitudes de las cantidades de produccin, el MPS provee a marketing de informacin til para negociar las fechas de entrega con los clientes. La cantidad de artculos finales, cuya entrega puede prometer, marketing en fechas especificas, se conoce como inventario disponible para promesa (ATP) ( del ingles available-topromise inventory). Esta cantidad es equivalente a la diferencia entre los pedidos del cliente ya registrados y la cantidad total que operaciones esta planeando producir . a medida que son aceptados nuevos pedidos de clientes, el inventario ATP se reduce para reflejar el compromiso de la empresa en relacin con la entrega de esas cantidades, pero el inventario real permanece sin cambio alguno hasta que el pedido sea retirado del inventario para enviarlo a un cliente. Un inventario disponible para promesa esta asociado a cada una de las cantidades en el MPS , por que estas ultimas especifican las fechas y la magnitud del nuevo inventario que puede asignarse para atender pedidos futuros . En la siguiente figura s e muestra una fila adicional que corresponden a las cantidades disponibles para promesa. El ATP en la s emana 2 es igual a la cantidad en el MPS menos los pedidos de clientes registrados hasta la siguiente cantidad en el MPS es decir 150 ( 27 + 24 8 + 0 + 0) = 91 unidades . el ATP indica a marketing que de las 150 unidades programadas para completar durante la semana 2, 91 unidades no estn comprometidas todava, por lo cual es posible prometer un total d e nuevos pedidos, hasta por esa cantidad, para entregar en una fecha tan temprana como la semana . en la semana 7 el ATP es de 150 unidades por que no hay pedidos registrados en esa semana y las siguientes. El procedimiento para calcular la informacin sobre el inventario disponible para promesa es ligeramente distinto en el caso de la primera semana ( la actual ) del programa, que para las de ms semanas, por que en el se toma en cuenta el inventario actualmente disponible. El inventario ATP para la primera semana es igual al inventario actual a la mano, mas la cantidad en el en el MPS para la primera semana, monos el total acumulativo de los pedidos registrados hasta la semana (sin incluirla) en la cual se recibir la siguiente cantidad en el MPS . En la figura para las 1 semana es de 55 + 0 -38 =17 , esta informacin indica a al departamento de ventas que puede prometer hasta 17 unidades para esa semana, 91 unidades mas para alguna fecha comprendida entre la semana 2 y la 6, y 150 unidades adicionales para la semana 7 u 8 . si los requerimientos de los pedidos de clientes exceden a las cantidades ATP en esos periodos de tiempos, ser necesario modificar el MPS, antes de que dichos pedidos se registren, o no 38

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habr mas remedio que prometer los clientes una fecha de entrega mas tarda ( para cuando ya se haya recibido la siguiente cantidad en el MPS).

Elemento: Silla escalera

con

respaldo tipo

Poltica de pedido: 150 unidades

Tiempo de entrega: 1 semana

Cantidad a la mano Pronstico

55

Abril 1
30 38

2
30 27 137 150 0 91

3
30 24 107 0 0

4
30 8 77 0 0

Mayo 5 6
35 0 42 0 0 0 7 0 150 35

7
35 0 122 150 0 150

8
35 0 87 0 0

Pedidos de los clientes registrados

Inventario proyectado mano Cantidad en el MPS Inicio MPS Inventario disponible promesa ( ATP)

la 17
0 150

para 17

2.1.5.

Congelacin del MPS

El programa maestro de produccin es el fundamento de todos los programas referentes a elementos finales, subconjuntos, componentes materiales. Por esta razn los cambios al MPS suelen ser costosos, sobre todo si se alteran las cantidades en el MPS que estn a punto de completarse. Los incrementos en una cantidad en el MPS llegan a causar demoras en las entregas d e los , clientes o costos excesivos de expedicin, debido a la escasez de materiales. Las disminuciones introducidas en las cantidades del MPS pueden dar lugar a que una parte de los materiales o componente no sea utilizada (por lo menos, mientras no sea solicitada por otra necesidad ) y cierta capacidad valiosa quede atada para algo que no se requiera. Se producen costos similares cuando se modifican las fechas pronosticadas en las cuales s e necesitaran las distintas cantidades del MPS. Por estas razones, muchas empresas, sobre todo las que aplican una estrategia de fabricar para inventario y suelen concertar sus esfuerzos

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en las operaciones de bajo costo, acostumbran a congelar una parte del MPS, es decir no permiten que les hagan cambios. La congelacin pude ir acompaada de especificaciones a cerca de una valla de tiempo de demanda, que no es si no el nuecero de periodos ( a partir del periodo actual) sobre los cuales e s posible realizar pocos cambios, o ninguno, a MPS , en otras palabras el MPS es definitivo. Ni el autor del programa maestro ni la computadora podrn las cantidades en el MPS correspondientes en periodo congelado si no cuenta con la aprobacin de la gerencia. Tambin es posible especificar otras vallas de tiempo para permitir el cambio solamente en diversos grados. Por ejemplo, la valla del tiempo de planificacin abarca de ordinario un periodo mas largo que el de la valla del tiempo de demanda. El programador maestro ( pero no la computadora ) pude introducir cambios en las cantidades del MPS en ese periodo. El costo que implica hacer un cambio en el MPS dentro del la valla del tiempo de planificacin es menor que si el cambio en el MPS se hiciera dentro de la valla del tiempo. Mas all de la valla del tiempo de planificacin, la computadora puede programar las cantidades en el MPS , basndose en la poltica de pedidos aprobada que haya sido programa en esa mquina La siguiente figura muestra una valla de tiempo de demanda de dos semanas y una valla de tiempo de planificacin de seis semanas para el MPS correspondiente a la silla con respaldo tipo escalera. La cantidad en el MPS durante la semana 2 no debe modificarse sin la autorizacin de la gerencia. La cantidad en el MPS durante la semana 2 no debe modificarse sin la autorizacin de la gerencia. La cantidad en el MPS para la semana 7 puede ser alterada por el autor del programa maestro, sin pedir aprobacin de la gerencia. Las cantidades en el MPS despus d e la semana 8 pueden ser modificadas por la computadora, basndose en las polticas aprobadas por la gerencia que hayan sido programadas en esa maquina. Las duraciones de las vallas de tiempo deben revisarse peridicamente y ajustarse segn s e requieran, si bien e s cierto que la congelacin el MPS reduce los costos de manufactura y hace que la vida sea ms fcil para las personas responsables de la programacin de componentes y materiales, la sustitucin de un elemento final por otro es permisible, siempre que le plan de produccin s e respete y los componentes estn disponible. Los costos que implica el hecho de no poder satisfacer los pedidos de consumidores que presentan e n forma inesperada, con fechas de entrega comprendidas dentro de la valla del tiempo de demanda, deben ser ponderados frente a los a horro que este sistema origina con los costos de produccin.

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Bibliografa
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