UNIVERSITATEA POLITEHNICA DIN TIMISOARA FACULTATEA DE MANAGEMENT IN PRODUCTIE SI TRANSPORTURI

PROIECT LA SISTEME INFORMATICE IN MANAGEMENT

Studenti: POPOVICI Iasmin POPOVICI Gabriel PROFIR Alina

Coordonator: Drd.Ing. Negrut Mircea

1.1 PREZENTAREA GENERALA A SOCIETATII S.C ALEXIANA S.R.L 1.1.1. SCURT ISTORIC a). Denumirea societatii si anul infiintarii Denumirea societatii este: S.C."ALEXIANA S.R.L. In toate actele, facturile,anunturile,publicatiile si alte acte emanand de la societate, denumirea societatii va fi precedata de cuvintele "societate cu raspundere limitata " sau initialele "S.R.L.", de sediul societatii, capitalul privat si numarul de inregistrare. Societatea a fost infiintata in anul 2003 si isi are sediul in Romania, localitatea Moldova Noua Str. Dunarii,nr.36. b) Provenienta capitalului si evolutia lui Provenienta capitalului este romanesc, firma fiind infiintata de persoana juridica de origine romana, si care isi desfasoara activitatea in conformitate cu legile romane. Dinamica si structura productiei
CA Profit/Pierdere Nr. Angajati 2004 353.186 14.443 4 2005 360.430 10.700 4 2006 361.749 8.680 5 2007 395.644 7.636 5 2008 370.763 1.610 4

Cifra de Afaceri
400.000 390.000 380.000 370.763 370.000 Lei 360.430 360.000 350.000 340.000 330.000 2004 2005 2006 Anul 2007 2008 353.186 361.749 395.644

1.1.2. MODUL DE CONSTITUIRE A SOCIETATII Societatea Comerciala ALEXIANA" este persoana juridica romana, avand ca forma juridica de societate cu raspundere limitata. Aceasta isi desfasoara activitatea in conformitate cu legile romane si cu prevederile propriului sau statut. Societatea a fost infiintata de o singura persoana si nu are asociati, aceasta persoana venind cu un aport la capitalul social de 20.000 euro. 1.1.3. OBIECTUL DE ACTIVITATE Obiectul de activitate. 1. Achizitionarea de produse nealimentare( de exemplu: produse cosmetice, articole de imbracaminte, incaltaminte ) si comercializarea acestora. 2. Comert intern (cu amanuntul si cu ridicata), pentru toata gama de marfuri, produse indigene. Tendintele firmei in viitor sunt in primul rand sa-si mareasca profitul, prin acapararea mai multor segmente de piata sau prin extinderea in alte orase mai populate.

1.2. PREZENTAREA SISTEMULUI INFORMATIC EXISTENT Reprezinta adaptarea formelor de contabilitate prin folosirea tehnicii electronice de calcul. Ciclul contabil de prelucrare a datelor are la intrare in calculator formula contabila. Pe baza ei , se cladeste intregul sistem de stocare si prelucrare a datelor. Pe baza datelor introduse in calculator se editeaza obligatoriu registrul-jurnal care constituie evidenta cronologica. Acelasi jurnal serveste si la verificarea si validarea datelor introduse in calculator. Editarea registrelor cartea-mare este, dupa caz , obligatorie sau facultativa, in raport cu decizia utilizatorului de sistem informatic. Daca se retine varianta facultativa, registrele sunt editate selectiv la cererea consumatorului de informatie. Soft-ul utilizat in cadrul firmei prin care se efectueaza toate operatiile contabile este SAGA C. Meniurile programului Descrierea meniurilor programului.Meniurile programului, meniul principal si submeniurile sale devin active in urma incheierii operatiunii de preluare date. Detalii despre fiecare optiune a meniului principal: -Fisiere -Operatii -Situatii-listari -Diverse -Administrare

-Ajutor Explicatii detaliate despre optiunile submeniului Operatii gasiti in sectiunile corepunzatoare: -Articole contabile -Intrari -Iesiri -Imobilizari -Casa/Banca/Deconturi - lei -Casa/Banca - valuta -State salarii -Inchidere luna Intrari Operatiile de cumparare si asimilate acestora se introduc in program, utilizand ecranele functionale pentru intrari. Optiunea de meniu corespunzatoare intrarilor in valuta, va fi activa numai daca la configurarea societatii s-a bifat optiunea: Cu intrari in valuta. Ambele ecrane permit introducerea operatiunilor de cumparare si asimilate acestora, fie detaliat, fie in mod sintetic. Ecranele functionale pentru operarea cumpararilor, contin doua tabele (zone) pentru introducerea datelor: 1. tabelul care contine datele pentru antetul documentelor 2. tabelul pentru detaliile documentelor Casa, banca, deconturi Operatiunile de incasari si plati se pot inregistra in program prin intermediul ecranelor specializate.Incasarile si platile pot fi in lei sau in valuta.Ecranele de introducere a operatiilor sunt specializate pentru casa, banca si deconturi, atat in lei cat si in valuta. Deconturile pot fi operate doar in lei. Nu se pot opera deconturi in valuta Ecranele prezinta aceiasi structura si aceleasi modalitati de introducere a datelor. Operatiuni in lei Operatiunile de trezorerie, in lei, presupun introducerea datelor pentru: - registrul de casa - banca - deconturi Dupa cum se observa si din imaginea model prezentata la inceputul acestui capitol, ecranul de introducere a datelor este compus din doua tabele.

Tabelul din partea stanga, permite introducerea zilei de lucru. Restul informatiilor din acest tabel, respectiv: soldul initial, incasari, plati si sold final sunt date care se calculeaza pe baza informatiilor introduse in tabelul din partea dreapta. In ecranul de detalii, datele se introduc sub forma articolelor contabile simple. Contul de trezorerie in care se vor inregistra operatiile, este contul selectat din lista aflata deasupra zonei de introducere a detaliilor. Situatii comerciale clienti, furnizori Desi se apeleaza prin optiuni distincte de meniu, aceste situatii se prezinta intr-un mod unitar, atat pentru furnizori cat si pentru clienti. Ecranul permite vizualizarea si/sau tiparirea situatiei facturilor emise/primite de la terti (stadiul incasarii/achitarii acestora), atat pentru cele in lei cat si pentru cele in valuta. Functionare Se alege perioada pentru care se doreste situatia tertilor (perioada implicita fiind luna curenta) si se va putea vizualiza lista detaliata la nivel de factura, respectiv plata/incasare, a tertilor. Ecranul contine patru pagini: Prima pagina contine situatia generala a tuturor tertilor (clienti sau furnizori in functie de optiunea de meniu aleasa), inclusiv soldul contabil al acestora (acolo unde exista analitic).A doua pagina contine facturile din perioada selectata, aferente tertului selectat in prima pagina precum si toate platile/incasarile efectuate in perioada de referinta. A treia pagina, contine toate facturile aflate in sold si care sunt scadente peste numarul de zile specificate in partea de sus a paginii. Se poate alege afisarea si listarea facturilor scadente numai pentru tertul selectat prin marcarea optiunii corespunzatoare. A patra pagina, contine toate avizele tertului si facturile asociate. Coloana "Sold contabil" contine soldul contabil al contului analitic al tertului, la sfarsitul perioadei selectate. Butonul "Reglare avansuri/stornari" face legatura intre plati sau incasari si facturi in cazul in care acest lucru nu s-a efectuat la momentul operarii platilor/incasarilor. Platile de acest tip vor aparea cu culoare diferita in pagina "Plati -...". La accesarea butonului, apare un ecran care contine in tabelul superior platile sau incasarile care nu au fost atribuite facturilor, precum si stornarilor nerepartizate pe facturii, iar in ecranul inferior, facturile la care nu s-au operat incasari sau plati. Printr-un sistem similar cu cel intalnit la operarea platilor/incasarilor prin casa, banca sau deconturi se pot recrea legaturile dintre facturi si plati. Stergerea sau refacerea corelatiilor nu implica stergerea sau modificarea datelor inregistrate in contabilitate. Pentru rezultate corecte, trebuie ca perioada de timp pentru care se doreste efectuarea verificarii sa fie suficient de mare pentru a cuprinde toate facturile primite/emise.

Butonul "Tiparire" permite tiparirea informatiilor din pagina curenta. Butonul "Tiparire facturi neachitate" permite tiparirea numai a facturilor neachitate grupate, dupa furnizor sau client dupa caz. Daca pagina curenta este a doua sau a treia, se va tipari situatia numai pentru tertul curent Butonul "Tiparire facturi + plati" permite tiparirea facturilor si a platilor aferente acestora. 1.3. ANALIZA MEDIULUI EXTERN SI A RELATIILOR ACESTUIA CU UNITATEA 1.3.1. Prezentarea relatiilor cu alte firme ( furnizori, clienti, banci ) Prezentarea principalilor furnizori: 1. SC CLAU&RAUL SRL: matase, stofe, tesaturi textile Comanda Factura Dispozitie de livrare Nota de receptie Descrierea marfii

2. SC ENP PRODUCTION COM SRL : papetarii, hartii, caiete, pixuri Comanda Factura Dispozitie de livrare Nota de receptie Descrierea marfii

3. SC DER OFICE INTERNATIONAL SRL : imbracaminte si incaltaminte Comanda Factura Dispozitie de livrare Nota de receptie Descrierea marfii

4. SC SAMIROM SRL : detergenti, produse de uz casnic Comanda Factura Dispozitie de livrare Nota de receptie Descrierea marfii

5. SC GRADIMEX SRL Comanda Factura

Dispozitie de livrare Nota de receptie Descrierea marfii

6. SC INTERBRANDS SRL Comanda Factura Dispozitie de livrare Nota de receptie Descrierea marfii

7. SC TRIOCARPET SRL Comanda Factura Dispozitie de livrare Nota de receptie Descrierea marfii

8. SC ARAMIS COM SRL Comanda Factura Dispozitie de livrare Nota de receptie Descrierea marfii

9. SC HARMATRIC SRL Comanda Factura Dispozitie de livrare Nota de receptie Descrierea marfii

10. OVI&CRIS EUROGROUP SRL Comanda Factura Dispozitie de livrare Nota de receptie Descrierea marfii

Documente folosite: Factura Formular cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare. -exemplarul 1, rosu-exemplarul 2, verde exemplarul 3. 1. Serveste ca: document de baza caruia se intocmeste documentul de decontare a produselor si marfurilor livrate, a lucrarilor executate sau a serviciilor prestate; document de insotire a marfii pe timpul transportului; document de incarcare in gestiunea primitorului; document justificativ de inregistrare in contabilitatea furnizorului si a cumparatorului. 2. Se intocmeste, manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, in 3 exemplare, la livrarea produselor si a marfurilor la executarea lucrarilor si la prestarea serviciilor, pe baza dispozitiei de livrare, a avizului de insotire a marfii sau a altor documente care atesta executarea lucrarilor si prestarea serviciilor si se semneaza de emitent. Atunci cand factura nu se poate intocmi in momentul livrarii din cauza unor conditii obiective si cu totul exceptionale, produsele si marfurile livrate sunt insotite pe timpul transportului de avizul de insotire a marfii. In vederea corelarii documentelor de livrare, numarul si data avizului de insotire a marfii se inscriu in formularul de factura. 3. Circula: exemplarul 1 la cumparator; exemplarul 2 la desfacere; exemplarul 3 pentru inregistrarea in contabilitate

Nota de receptie si constatare de diferente 1. a) b) c) d) e) f) gros; Serveste ca: document pentru receptia bunurilor aprovizionate; document justificativ pentru incarcarea in gestiune act de proba in litigiile cu carausii si furnizorii, pentru diferentele constatate la receptie; document justificativ de inregistrare in contabilitate; bunurilor materiale cuprinse intr-o factura sau aviz de insotire a marfii, care fac parte din bunurile materiale primite spre prelucrare in custodie sau in pastrare; bunuri materiale procurate de la persoane fizice ; bunurilor materiale care sosesc neinsotite de documente de livrare; bunuri materiale care prezinta diferente la receptie; marfurilor intrate in gestiune la care evidenta se tine la pret de vanzare cu amanuntul sau en

Se foloseste ca document distinct de receptie in cazul; gestiuni diferite;

In cazurile mentionate mai sus, precum si pentru materialele nestocate a caror valoare se inregistreaza direct pe cheltuieli, receptia si incarcarea in gestiune se fac pe baza documentului de livrare care insoteste transportul (factura, avizul de insotire a marfii etc.) 2. Se intocmeste in 2 exemplare, potrivit prevederilor legale, la locul de depozitare sau in unitatea cu amanuntul, dupa caz, pe masura efectuarii receptiei. In situatia in care la receptie se constata diferente. Nota de receptie si constatare de diferente se intocmeste in 3 exemplare de catre comisia de receptie legal constituita. In cazul cand bunurile materiale sosesc in transa se intocmeste cate un formular pentru fiecare transa, care se anexeaza apoi la factura sau la avizul de insotire a marfii. Datele de pe verso formularului nu se completeaza decat Atunci cand se constata diferente la receptie

Dispozitie de livrare 1. 2. 3. Serveste : document pentru eliberarea din magazie a produselor, marfurilor sau a altor valori materiale document justificativ de scadere din gestiunea magaziei predatoare; document de baza pentru intocmirea avizului de insotire a marfii sau a facturii, dupa caz. Se intocmeste in 2 exemplare de catre serviciul desfacere. Circula: la magazie, pentru eliberarea produselor, marfurilor sau a altor valori materiale si pentru

destinate vanzarii;

inregistrarea in evidenta magaziei, semnandu-se de catre gestionarul predator pentru cantitatile livrate (ambele exemplare; 5. la compartimentul desfacere, pentru inregistrarea cantitatilor livrate in evidentele acestuia si Se arhiveaza: la magazie (exemplarul 1); la compartimentul desfacere (exemplarul 2) Clientii sunt persoane fizice care sunt consumatorii finali ai produselor comercializate de aceasta firma. Documentele folosite: pentru intocmirea avizului de insotire a marfii sau facturii, dupa caz (exemplarul 2).

Principala banca folosita de catre SC ALEXIANA SRL la efectuarea tranzactiilor banesti este BRD. Principalele acte folosite: a) Foaia de varsamant (formular tipizat, specific fiecarei banci ,cu ajutorul caruia se depun la banca banii care depasesc plafonul zilnic stabilit de lege . Se intocmeste de casiera in doua exemplare , unul insoteste banii la banca iar celalalt (vizat de banca ) ramane la registrul de casa. b) CEC-ul de numerar . Este CEC-ul cu ajutorul caruia se ridica banii din banca pentru efectuarea diferitelor plati (salarii, furnizori , avansuri de trezorerie etc).Se completeaza de casiera si cu aprobarea (semnatura directorului economic si stampila unitatii) Directorului Economic se prezinta la banca pentru ridicarea de numerar. c) Dispozitia de plata / incasare .Este un formular tipizat cu ajutorul caruia se ridica sau se depun banii in casierie . Se intocmeste de contabilul care tine evidenta Avansurilor de trezorerie pe baza unui REFERAT semnat in prealabil de directorul economic sau in urma decontului de cheltuieli (ordinului de deplasare). Se inregistreaza intr-un registru de numere (cu evidenta avansurilor de trezorerie) si se semneaza de contabilul care l-a intocmit, de contabilul sef si directorul economic. In baza documentului astfel intocmit casiera elibereaza plateste sumele de bani ( Dispozitia de plata) sau elibereaza chitanta pentru sumele de bani incasate (dispozitia de incasare) .Acestea raman la Registrul de casa ca documente justificative. d) Registrul de casa lei si valuta. Este un formular tipizat cu ajutorul caruia se tine evidenta incasarilor si platilor zilnice , in numerar(lei sau valuta).Se intocmeste de casiera , zilnic, in doua exemplare : un exemplar ramane la casierie iar celalalt se arhiveaza in compartimentul financiar-contabil unde se si opereaza inregistrarile in evidenta contabila a unitatii. 1.3.2. PREZENTAREA PRINCIPALELOR RELATII CU INSTITUTIILE GUVERNAMENTALE Pentru a-si putea desfasura activitatea, firma trebuie sa obtina diferite autorizatii de la mai multe organisme ale statului ( Camera de Comert si Industrie, Primarie, Politia sanitara ,Oficiul Comertului s.a.). Declaratiile la bugetul statului Statul de salarii sta la baza intocmirii tuturor declaratiilor la bugetul statului,in format electronic si anume : Declaratia la bugetul asigurarilor sociale se intocmeste pe baza statului de plata, in 2 exemplare, lunar ,unul depunandu-se la CNPAS ,cealalalt exemplar cu numarul de inregistrare pastrandu-se in unitate. Cuprinde contributia de asigurari sociale retinuta de la asigurati si contributia datorata de societate.

Declaratia la bugetul asigurarilor de somaj se intocmeste tot pe baza statului de salarii, lunar , tot in 2 exemplare unul ramane la unitate si celalat se depune la AJOFM. Cuprinde contributia angajatilor la bugetul asigurarilor de somaj si contributia societatii. Declaratia privind comisionul datorat Inspectoratului teritorial de munca.Un exemplar se depune la ITM, celalat cu numar de inregistrare se pastreaza la societate.Cuprimde contributia societatii (0.25%) datorata de societate . Declaratia la bugetul asigurarilor de sanatate se intocmeste lunar pe baza statelor de plata. Cuprinde contributia angajatilor si a societatii la bugetul asigurarilor de sanatate ; lista cu intrari si iesiri ; declaratia privind contributia pentru concedii si indemnizatii. (se intocmeste pe fiecare casa de sanatate in parte). Declaratie (100) privind obligatiile de plata la bugetul de stat care se depune la Administratia financiara. Se depune lunar si cuprinde toate contributiile datorate bugetului statului si trimestrial impozitul pe profit. Declaratie (102) privind obligatiile de plata la bugetele asigurarilor sociale si fondurilor speciale au termen 25 ale lunii urmatoare. Declaratie (103) privind accizele au termen 25 ale lunii urmatoare. Decont (300) de taxa pe valoare adaugata pana 25 luna urmatoare (pentru TVA). Declaratie (390) recapitulativa privind livrarile/achizitiile intracomunitare de bunuri se depune trimestrial. Declaratie (394) informativa privind livrarile/prestarile si achizitiile efectuate pe teritoriul national se depune simestrial. Declaratie privind stabilirea comisionului. Stat de plata salarii lunar. Declaratie initiala/rectificativa privind evidenta nominala a asiguratilor si a obligatiilor de plata catre bugetul asigurarilor sociale de stat. Declaratie privind evidenta nominala a asiguratilor si a obligatiilor de plata la bugetul asigurarilor pentru somaj. Date despre angajator subventii, scutiri si reduceri. Declaratie initiala/rectificativa privind evidenta obligatiilor catre bugetul Fondului National Unic de Asigurari Sociale de Sanatate pentru concedii si indemnizatii. Centralizator initial/rectificativ privind evidenta nominala a asiguratilor care au beneficiat de concedii si indemnizatii.

1.4 STUDIUL STRUCTURII ORGANIZATORICE A UNITATII 1.4.1. PREZENTAREA ORGANIGRAMEI UNITATII Director/Manager Popovici Iovan

Director economic/Contabil ef Iorgovan Marian

Resurse Umane/Administratie Popovici Mariana

Angajai/Vnztori Mtlic Terca Nicolici Liliana Lissi Ana 1.4.2. PREZENTAREA PRINCIPALELOR RELATII SI FLUXURI DE INFORMATII/DATE DINTRE DEPARTAMENTELE, COMPARTIMENTELE SI SERVICIILE DIN UNITATE IN FUNCTIE DE ORGANIGRAMA PREZENTATA

Directiune

Contabilitate

Resurse Umane/Administratie

Departamentul de vanzari

1.5. ANALIZA FUNCTIONALA A ACTIVITATII STUDIATE 1.5.1. PREZENTAREA SUCCINTA A FUNCTIUNILOR COMPARTIMENTULUI IN CARE SE DESFASOARA ACTIVITATEA STUDIATA Compartimentul Contabilitate Atribuii i rspunderi: Operarea documentelor contabile primare; ntocmirea i verificarea balanelor contabile i a situaiilor financiare semestriale i anuale (bilanul contabil); Calcularea drepturilor salariale, ntocmirea tatelor de plat i ntocmirea documentelor de virament aferente acestora; ntocmirea i depunerea la termenele legale a declaraiilor privind impozitele i taxele; ntocmirea i ntregistrarea la termenele legale a declaraiilor privind contribuiile sociale; Completarea registrului jurnal i a registrului cartea mare; Verificarea jurnalului de vnzri, a jurnalului de cumprri i a registrului inventar, care vor fi conduse de ctre client; Calcularea i analiza principalilor indicatori economico-financiari n baza balanei de verificare i a situaiilor financiare; Informarea periodic asupra schimbrilor legislaiei fiscale i contabile pentru a conduce corect evidena operativ-contabil la sediul firmei i pentru alegerea unei politici corecte la nivelul decizional al societii; Reprezentarea societii cu ocazia verificrii evidenei contabile de ctre organele abilitate prin lege de a efectua controale financiar-fiscale. 1.5.2. PREZENTAREA MODULUI DE CONECTARE SI A RELATIILOR DINTRE COMPARTIMENTUL IN CARE SE DESFASOARA ACTIVITATEA STUDIATA SI CELELALTE COMPARTIMENTE DIN CADRUL UNITATII

Departamentul de vanzari Departamentul de contabilitate

Directiunea

1.5.3. ACTELE NORMATIVE IN VIGOARE CE REGLEMENTEAZA ACTIVITATEA STUDIATA Cele mai importante legi cu care lucreaz firma sunt: Codul muncii, legea nr. 53/2003 Codul fiscal, legea nr. 571/2003 Ordinul Ministrului finanelor publice, nr 1752/2005 Norme Generale de Protecia Muncii ntocmite de ctre Ministerul Muncii i Proteciei Sociale, aprobate prin ordin al acestui minister. Sunt elaborate de ctre Institutul Naional de Cercetare Dezvoltare pentru Protecia Muncii ( I.N.C.D.P.M. ) n colaborare cu Inspecia Muncii din cadrul M.M.P.S.; Stabilesc cadrul general al normelor de protecia muncii, indiferent de domeniul de activitate a firmei. LEGEA nr. 31 din 16 NOIEMBRIE 1990 privind SOCIETILE COMERCIALE Reglementeaz activitatea societilor comerciale n general si modul de constituire al filialelor i sucursalelor societilor comerciale.Stabilete obiecte de activitate licite precum i obiecte de activitate reglementate n mod deosebit. 1.6 ANALIZA DOCUMENTELOR SAU A ALTOR SURSE INFORMATIONALE PRIVIND ACTIVITATEA STUDIATA 1.6.1 INVENTARUL DOCUMENTELOR SI A ALTOR SURSE INFORMATIONALE

INVENTARUL DOCUMENTELOR
Cod doc. 01 02 03 04 05 06 07 08 09 Simbol doc. F CH C OP FCP FV EXC FPM NR Denumire Factura Chitanta Comanda Ordin de plata Foaie colectiv de prezen(pontaj) Foaia varsamant Extras de cont Fi de Protecia Muncii Nota de receptie TOTAL Format A4 A5 A4 A5 A4 A4 A4 A5 A4 Cod de clasificare Nr. exemplare 3 3 2 2 1 1 1 1 2 16

1.6.2 FISA DE ANALIZA A DOCUMENTELOR FISA DE ANALIZA A DOCUMENTELOR

Cod Denumire doc. document 01 02 03 04 05 Factura (F) Chitanta (CH) Comanda (C) Ordin de plata (OP) Foaie colectiv de prezen(pontaj) (FCP) Foaia varsamant (FV) Extras de cont (EXC)

Exem- Emitent plarul 1 2 3 1 2 3 1 2 1 2 1 Contabil Contabil

Receptor

Frecvena

Client Furnizor Client Furnizor

La nevoie La nevoie Zilnic Zilnic Lunar

Tipul sursei informaionale Intrare Ieire * * * * * * * *

Administrator Client Furnizor Contabil Banca

Administrator Director Economic Contabil Contabil Banca Banca

06 07

1 1

La nevoie La nevoie Anual

* *

08

09

Fi de 1 Protecia Muncii (FPM) Nota de receptie 1 (NR) 2

Manager Resurse Umane

Directiune

Administrator Directiune

Zilnic

Documente de intrare Date intrare

Tot. Documente de ieire Tot. Intrri Ieiri Total F C H * O P * F C P * N R * * * * * * * * * * 5 1 0 2 2 4 2 0 0 2 1 0 12 1 1 5 4 11 6 2 1 7 2 1

F C C O F E F H V C P V X P C M * * * * * * * * * 7 0 1 3 2 7 4 2 1 5 1 1

Numr document Furnizor Client Denumire produs Cod produs Data U.M. Cantitatea Pre unitar Valoare Calitatea marfii Conditii de livrare

* * * * * * * *

* * * * * * *

* * * *

* * * * *

* *

1.6.3 GRILA INFORMATIILOR GRILA INFORMATIILOR

1.6.4 REPREZENTAREA FLUXULUI INFORMATIONAL Pentru a analiza fluxurile si circuitele informaionale se apeleaz la reprezentrile grafice si la descrierea acestor reprezentri. Cea mai utilizata de reprezentare a fluxurilor este metoda FLOW CHART. FLOW CHART-ul reprezinta un grafic operational reprezentand fluxul continuude operatii ce se executa asupra documentelor pas cu pas. Principalele simboluri utilizate sunt : Ia natere un document

Se fac completri pe document Verificarea documentului

Bloc de simplificare(aceeai operaie pe mai multe exemplare) Transportul documentului

Simbol combinat(verificare, semnare) Arhivare

1 ntocmirea unui document in mai multe exemplare 2 3

1.6.5 DESCRIEREA FLUXULUI DE OPERATII PRIVIND DOCUMENTELE SI ALTE SURSE INFORMATIONALE ANALIZATE 1.Factura de la furnizori Verificare semnare

Completeaz

Arhivare

1
Furnizor

2
Cotor

Comercial

Contabil ef

Contabilit.

2. Nota de receptie

Completeaza

Verificare semnare

Arhivare

1
Gestiune

2
Contabilitate Contab.

Director economic

3. Ordin de plata

Completeaza

Verificare semnare

Arhivare

1
Banca

2
Contabilitate Contab.

Director economic

1.7 PREZENTAREA CRITICA A SISTEMULUI INFORMATIONAL EXISTENT Sistemul informaional trebuie s asigure informaiile solicitate de sistemul decizional In aceasta situatie este necesara o selectare si centralizare a informatiilor astfel ca prin operativitate si oportunitate conducerea economica sa poata lua deciziile optime. Informaiile necesare in activitatea de conducere economica trebuie sa parvin pe ntreg parcursul desfurrii proceselor economice aa nct s poat fi semnalate din timp toate dereglrile ce se produc fa de programele prestabilite.

2.1 DEFINIREA OBIECTIVELOR SISTEMULUI INFORMATIC PROPUS 2.1.1 OBIECTIVE GENERALE Obiectivele generale se refer la: obiectivele de conducere i obiectivele funcionale.

Dintre obiectivele generale sunt: Creterea eficienei economice a activitii desfurate; mbuntirea calitii datelor i a fiabilitii ntregului sistem; Sporirea operativitii i exactitii datelor furnizate n vederea lurii unor decizii ct mai corecte pentru conductorul unitii; Selectarea, sistematizarea i analiza datelor n vederea mbuntirii metodelor de conducere; mbuntirea calitii produselor; Creterea profiturilor; Asigurarea prelucrrii automate a datelor; mbuntirea fluxurilor i circuitelor informaionale; Fundamentarea deciziilor pe baza informaiilor pertinente; Prelucrarea distribuit a datelor; Integrarea tuturor activitilor firmei n cadrul sistemului informatic.

2.1.2 OBIECTIVE SPECIFICE Obiective specifice legate de activitatea de comercializare a SC ALEXIANA SRL sunt urmtoarele: - comercializarea unei game cat mai vaste de produse - satisfacerea nevoilor clientilor - extinderea lantului de magazine pe o zona cat mai vasta - acapararea noilor segmente de piata - dezvoltarea activitatii de service si asistenta clientelei - cresterea rentabilitatii si limitarea cheltuielilor - ameliorarea imaginii magazinului, prin urmarirea clientelei, prin transmiterea de informatii asupra clientelei, urmarirea concurentei, participarea la actiuni de relatii publice 2.2 PREZENTAREA SITUATIILOR DE IESIRE A SISTEMULUI INFORMATIC Situaiile de ieire reprezint ansamblul listelor i rapoartelor rezultate n urma prelucrrii datelor. Ele sunt utilizate n scopul satisfacerii cerinelor informaionale ale sistemului decizional.

Proiectarea acestora constituie un obiectiv important al perfectionarii sistemului informational , ele fiind elemente ce justifica crearea si existenta acestuia.

Situaiile de ieire proiectate in cazul sistemului informatic privind activitatea de comert a SC ALEXIANA SRL sunt urmatoarele : FACTURA
SC ALEXIANA SRL LUCRARE,COMANDA: X(100)

NR. DOC

DATA

COD PREDTOR 3 X(8) CONT D X(10) C X(10)

COD PRIMITOR 4 X(8) CANTITATE NECESAR X(20)

NR.COMAND / COD LUCRARE 5 X(15) COD UM

Factura

1 2 9(10) D NR DENUMIREA CRT 9(8) PRODUSELOR X(100)

CANT ELIB

PRET UNITAR 9 (15,2)

VA LOA REA 9 (15,2)

X(15)

X(10)

X(10)

Loc de obinere: Furnizor Destinaia: Contabilitate Numr de exemplare: 3 Frecvena: La nevoie Dispozitivul periferic de ieire: - vizualizare pe ecran - imprimanta

2.3 FORMALIZAREA DOCUMENTELOR DE INTRARE Fiecare document din care se culeg informaii i date (de intrare) va fi formalizat n mod individual pe formularul original. FORMALIZAREA- este operaia de marcare pe o situaie a originalului i a numrului de exemplare utilizate. (Nr. documentelor n original/copie).

2.4 PROIECTAREA BAZEI INFORMATIONALE 2.4.1 DETERMINAREA CONTINUTULUI BAZEI INFORMATIONALE Determinarea coninutului bazei informaionale, a activitii studiate, are loc prin structurarea informaiilor si datelor din documentele de intrare, respectiv de ieire, sub forma uni tabel. Totalitatea acestor date si informaii care compun baza informaional sunt denumite atributele bazei informationale. Nr Denumire atribut Tip I2 I3 S2 S3 S4 S5 Crt (lungime) F C F CH C SP 1 Denumire furnizor X(50) * * * 2 Cod furnizor X(15) * * * 3 Denumire client X(50) * * * 4 Cod client X(15) * 5 Nr document X(8) * * * * * * 6 Data ntocmirii D * * * * * * 7 U.M. X(10) * * * * 8 Cantitatea X(20) * * * * 9 Pre unitar 9 (15,2) * * * 10 Valoare 9 (15,2) * * * * * * 11 Delegat X(8) * * * 12 Luna x(15) * * * * * * 13 Anul X(4) * * * * * 14 Data scadenta D * * * 15 Observaii M 2.4.2 DEFINIREA ENTITATILOR BAZEI INFORMATIONALE SI A RELATIILOR DINTRE ACESTEA Atributele din cadrul bazei informaionale sunt structurate sub forma unor entiti. Denumirea acestor entiti i structura lor este prezentat n tabelele urmtoare. Entitatile bazei informationale

Nr. Crt. 1 2 3 4 5

Simbol F CH C SP NR

Denumire Factura Chitanta Comanda Situaii de plat Nota de receptie

Numr de atribute 24 11 18 7 15

Coninutul entitilor

NR

CH

Nr Crt . 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 15 16

Denumire atribut

Tip (lungime)

Denumire furnizor Cod furnizor Denumire client Cod client Nr document Data ntocmirii U.M. Cantitatea Pre unitar Valoare Delegat Luna Anul Data scadenta Observaii

X(50) X(15) X(50) X(15) X(8) D X(10) X(20) 9 (15,2) 9 (15,2) X(8) x(15) X(4) D M

* * * * * * * * * * * *

* * * * * * * * * * * *

* * * * * * * * * * *

* * * * * * * * * *

* * * *

SP