Archivstica

Csar Gutirrez Mufioz

PONTIFXCLA UNIVERSIDAD CAT~LICA DEL PER

FACULTAD DE LJ3TRAS Y CIENCIAS HUMANAS

Csar Gutirrez Muoz

Materiales de Enseanza de la Facultad de Letras y Ciencias Humanas

1991

E s t a edicin se hace en concordancia con lo dispuesto por la legislacin sobre derechos de autor.

- Ley 13714Art. 69.- "Pueden ser reproducidas y difundidos breves fragmentos de obras literarias, cientficas y artsticas, y an la obra entera, si su breve extensin y naturaleza lo justifican; siempre que la reproduccin se haga con fines culturales y no comerciales, y que ella no entrae competencia desleal para el autor en cuanto al aprovechamiento pecuniario de la obra, debiendo indicarse, en todo caso, el nombre del autor, el ttulo de la obra y la fuente de donde se hubiere tomado".

O Pontificia Universidad Catlica del Per. Oficina de Publicaciones para la Docencia. Derechos Reservadas conforme a ley.

Lima, 1991 Primera edicin

"En la formacin del archivero han de contribuir, en partes iguales, la Universidady el Archivo General ak la Nacin, aquella en el aspecto terico, es& en el prctico. Para el estudiante de Archirvlogl, el archivo es lo que el hospiial para el cursanie de Medicina, el laboratorio para el de Qumica y el tribunalpara el de Derecho."
Mari0 Bnceo Perozo

INDICE

Presentacin, por Csar Gutirrez M u n a ..................................................................................... Introduccin al archivo, por Elio Lodolini ..................................................................................................... Archivos: breve Utforrriacin sobre su hktoria, por Jos Pedro Esposel ............................................................................................
El problema fundamental de la archivktica: l a naturaleza y el ordenamiento del archivo, por Elio Lodolini .....................................................

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Los archivos, memoria de la huntanida4 por Jean Favier ........................................................................................................ Nuestra memoria y los archivos, por Mara del Carmen Pescador del Hoyo .............................................................. Introduccin a la planifiacidn de los archivos, por Bruno Delmas ...................................................................................................
El valor del documento en un sistema de archivos, por Manuel Romero Tallafigo ................................................................................

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Ubicacin de la seleccin, por Manuel Vzquez ...............................................................................................

Programa de seleccin documental, por Manuel Vzquez ...............................................................................................

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Los lineantientos de la funcin archivfstica en los archivos permanentes, por Helosa Liberalli Beiiotto ..................................................................................
Clasificaciny ordenacin, por Antonia Heredia Herrera ................................................................................... Necesidady condiciones de un programa descriptivo de archivos en nuestros dfas, por Vicenta Corts Alonso .......................................................... Concepto de conservacin y principios ticos, ..por Vicente Vinas y Ruth Vinas .............................................................................. Instalacidn: local, equipo y material, por Vicenta Corts Alonso ...................................................................................... Causas de destruccin de los materiales de archivo y biblioteca .......................... Normas para la conservacin de documentos en los archivos administrativos del sector pblico nacional del Per ............................................ Los archivos en pases desarrollados: una contribucin al desarrollo nacional, por Wiifred 1. Smith ..............................................................
La consulta archivfstica,

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por Aurelio Tanodi ..................................................................................................

Los archivospblicos y el ciudadano, por Pedro Lpez Gmez ..........................................................................................

Perfil huntano del personal de archivos, por Federico Castro Nevares ................................................................................... Nontbrarriientodel archiveroAntonio de Sonioza .................................................. Cdigo del archivero, por Wayne C. Grover .............................................................................................. Normas de nioral archivera, por Mario Briceo P e r a o .......................................................................................

Mxinias para el archivista. por Gaston Litton .................................................................................................... Declaracidn de principios de l a Priniera Reunibn Interaniericana sobre Archivos (1961) ...........................................................................

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Vabr y fiurcidn de los sistemas nacionales de areiivos para el desarrollo socioecondniico y cukural de un pas (1976) ................................... Marco de referencia del Programa de Gestidn de Docunientos ydrchivos, RAMP (1982) ....................................................................................... Bibliografla para enipezar.....................................................................................

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Para avanzar en una ciencia, profesin o actividad hay que saber ms de 10 que se sabe en un momento determinado. La adquisicin de los nuevos conocimientos supone, principalmente, el constante estudio.
Luto sensu, estudiar es leer y releer los textos fundamentales, atender las clases y las disertaciones, investigar los asuntos pertinentes, reflexionar sobre los principios, conceptos y temas que animan el quehacer, dialogar con los colegas y con los ejercientes afines, visitar los archivos, etc. En pocas palabras, es profundizar por estos y por otras medios en os diversos aspectos de la amplia y variada materia archivistica,cuyodominio se busca en lo posible.

Pero, sin duda, la tradicional consulta de los libros, revistas, folletos y otras publicaciones sigue siendo el camino ms usado y todava el ms efectivo para que las novedades lleguen a los interesados. Por esta razn no es exagerado afirmar que sin buenas bibliotecas especializadas no hay ni habr un desarrollo archivstico completo. En ellas no se encuentra todo 10que se quiere conocer, pero s bastante. Son utilsimas en la formacin, la capacitacin y la actualizacinde la gente del rea. Tambin constituyenun valioso instrumentode trabajo para los archiveros y de apoyo para los investigadores. Su fomento es un deber; su existencia una necesidad. Conviene que en cada pas haya por lo menm una que satisfaga l a s requerimientos acadmicos, educativos y laborales de su mbito nacional. El lugar apropiado para su funcionamiento puede ser la universidad, la escuela superior o el archivo principal, pero est donde est la importancia de su servicio es innegable.
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De ah nuestra antigua preocupacin para que la biblioteca archivstica del Per sea la del Archivo General de la Nacin bajo el nombre inspirador de Guillermo Durand Flrez, su eficiente jefe entre 1964 y 1983. Los pasos dados en favor de este prop6sito son alentadores, mas, para su acertada realizacin, el proyecto exige una mayor insistencia de parte de las autoridades y de los usuarios del AGN.
Mientras tanto es preciso continuar con la difusin de la bibliografa archivstica en espaol, con la traduccin de la redactada en otros idiomas y, sobre todo, con la creacin de literatura propia que enriquezca realmente la ya larga lista mundial de autores, ttulos y contenidos.

Las bibliotecas archivsticas y, por tanto, las piezas que integran su coleccin son irremplazables. Sin embargo, su falta -total o parcial-puede subsanarse en alguna medida (muy pequea, por cierto) con los materiales de enseanza, preparados para acercar a los estudiantes una seleccin de trabajos (o parte de ellos) en un tiempo sealado y con unos fines concretos, es decir, para ahora ypara esto.
Los materiales de enseanza -como los que aqu presentamos- sirven para introducir en el estudio archivstico o, si se da el caso, para fortalecerlo. Siempre son un punto de partida; a lo ms, un tnico vigorizante en el experto. En sus pginas se ofrecen distintos datos y pareceres que deben ser asimilados racionalmente, pensados, y no en forma mecnica ni torpe. Su caracterstica ms saltante es la pasibilidad de mltiple empleo por el profesor; son aprovechables en la lectura, el debate, la tarea prctica y la evaluacin.
En esta tercera entrega:, auspiciada por la carrera de Bibliotecologa y Ciencia de la Informacin de la Facultad de Letras y Ciencias Humanas y editada por la Oficina de Publicaciones para la Docencia de la Secretara General de la Pontificia Universidad Catlica del Per, se renen los significativos aportes de Helosa Liberalli Belloto, Mario Briceo Perozo, Federico Castro Nevares, Vicenta Corts Alonso, Bruno Delmas, Jos Pedro Esposel, Jean Favier, Wayne C. Grover, Antonia Heredia Herrera, Gaston Litton, Elio Lodolini, Pedro Mpez Gmez, Mara del Carmen Pescador del Hoyo, Manuel Romero Tallafigo, Wilfred 1. Smith, Aurelio Tanodi, Manuel Vzquez, Ruth Vias y Vicente Vias, cuyos nombres y antecedentes garantizan una correcta orientacin archivst i a .
Las anteriores han SidoDescripcin e documentosarchi'visticas (materialesde trabajo). Lima: Pontificia Universidad Catlica del Per - Instituto Riva-Agero, 1982, % p. y Textosparaef estudio archivsn'co: marerialesde trabajo. Lima- Bonn: Pontificia UniversidadCatlica del Per- Fundacin Alemana para el Desarrollo Internacional, 1986, 91 p. Ambas estn agotadas.

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En el repertorio se incluyen unos documentos por tener en cuenta en el estudio archivstico y una bibliografa para empezar ...

Con la conviccin de que el mejor y ms duradero aprendizaje es el que se obtiene con el esfuerzo personal del alumno, agradecemos vivamente a quienes han permitido que estos materiales aparezcan.
Csar Gutirrez Muiioz

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INTRODUCCI~N AL A R C H N O ~ Elio Lodolini

El archivo nace involuntariamente, da a da, cual sedimentacin documentaria del desarrollo de la actividad prctica, jurdica, administrativa de un Estado, de una ciudad, de un grupo organizado o tambin de una persona fsica o de una familia.

El registro del nacimiento de una persona, el c u m p l ~ i e n t o de las tareas escolares, la asistencia sanitaria, el servicio militar, el pago de los impuestos, el contrato de alquiIer o de compra de la casa, el pago de la luz, del agua, del gas se traducen en la produccin de documentos, cuyo conjuntoconstituyeel archivo privado de aquella persona y, a travs del sucederse de las generaciones, de la correspondiente familia.

Muy superior es la masa de documentos que producen una oficina pblica o privada, o una entidad en el desarrollo de la propia actividad.
Los documentos, desde el momento de su nacimiento, se disponen en un orden natural, que deriva del mismo modo de funcionar de la oficina o de la entdad que les da el ser: se dice, en efecto, que el "archivo refleja la instituci6n" que 10 ha producido.

Con el pasar del tiempo, las documentos siempre se vuelven menos necesarios para el despachode las diligencias de la oficina y, ms bien, adquieren valor como testimonio, til por motivos de estudio. Como consecuencia, los documentos son cedidos por la oficina o la entidad que los ha producido a un instituto encargado de conservarlos como bienes culturales; esto es, al "archivo histrico" o simplemente "archivo" sin otros aadidos,

1.

En L'Archivi e la ricercn. Roma: Archvio di Stato - Scuola di Archivistica, Paleografia e Diplomatica,

1984. Catiogo de L a muestra didactica permanente, parte 1, p. 12-13. Segunda edici6n. Traducci6ndel italiano por Carlas Gatti Murriel (Lima-Per), publicada en el Bdern de I u Asociacin Peruunu de Archiveros. Lima: May. 1986.NQ3, p. 59-61.

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En Italia, el plazo actualmente establecido para este pasaje, que en lenguaje tcnico se llama "transferencia", es de cuarenta aos desde el momento en el que los documentos no sirven ms para la gestin de las diligencias en la oficina que 10s ha producido. Ei instituto encargado de conservar los documentos producidos por las oficinas estatales se llama "Archivo del Estado", mientras los documentos generados por las oficinas de la regin, de la provincia, del distrito o de otra entidad son integradas, siempre despus de cuarenta aos, desde el momento en el cual no sirven ms a la oficina, al archivo histrico respectivo.

La transferencia al Archivo del Estado o al archivo histrico de la entidad no es, sin embargo, integral, porque sera imposible conservar todos los documentos creados por todas las oficinas, a causa del espacio que ellos ocuparan. Por consiguiente, es necesario, desgraciadamente, hacer una seleccin entre los documentos que se consideran ms tiles, y que son conservados, y aquellos que se consideran menas tiles (no "intiles", porque hablar de documentos intiles seria un contrasentido) y que son destruidos o, como se dice en el lenguaje archivistico, "descartados". Naturalmente esta seleccin, fruto de un compromiso, no es de ningn modo fcil, en cuanto se trata de establecer hoy qu servir en un futuro lejano. Los errores de evaluacin son no s6io posibles, sino verdaderamente frecuentes, tanto que nosotros deploramos con amargura la destruccin, efectuada en los siglos pasados, de documentas entonces considerados "intiles" -y justamente, segn el patrn vigente en el momento cuando se hizo la seleccin- y que hoy, por el contrario, seran preciosos para nosotros.
Puesto que el archivo, como hemos dicho, est constituido por documentos surgidos en el curso del desarrollo de una actividad prctica, jurdica, administrativa y creados con este nico fin, ellos tienen un carcter de autenticidad, de verdad, de imparcialidad, que no tendran si hubiera sido producido para el fin especfico de transmitir noticias a la posteridad, acaso modificndolas o embellecindolas, como sucede a menudo con una narracin o una crnica, las cuales no constituyen documentos de archivo. Adems, puesto que cada documento ha sido emitido en el curso de un procedimiento administrativo y en el marco de las competencias generales de la oficina oel ente al cual pertenece, l constituye el eslabn de una cadena y existe en cuanto existen todos los otros documentos de la misma oficina o entidad, el uno ligado al otro, desde el origen, por una conexin determinada por el modo mismo de funcionar de la oficina o entidad.

El archivo, por eso, no es una simple suma de documentas, sino un conjunto orgnico, en el cual cada documento est condicionado por todos los otros y condiciona a su vez a todos los dems, en una serie de relaciones recprocas.

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El archivo est constituido por dos elementos: el conjunto de los documentos y el conjunto de las relaciones que median entre los documentos; as como un monumento est constituido no slo por piedras o por cal, sino tambin por el modo en el cual aquellas piedras estn dispuestas, sobre la base del proyecto concebido y realizado por su autor.
Un documento, aisladamente considerado o sacado del contexto al cual pertenece, pierde gran parte de su valor cientfico (de aqu la dificultad de hacer evidente en una muestra, formada necesariamente por documentos singulares, la naturaleza de un archivo); asimismo, muy poco valor cientfico (aun cuando pudiera tener valor venal) posee una cbleccin de documentos aisladamente considerados, y reunidos sobre la base de motivos de mera curiosidad @or ejemplo, una coleccin de autgrafos); mientras aquello que tiene importancia es el complejo, el conjunto, dispuesto desde el origen segn un orden que deriva del modo de funcionar de la oficina que lo ha producido, y quesolamente en aquel orden constituye un "archivo". Desgraciadamente estos conceptos, ahora unnimemente acogidos, han tardado mucho en afirmarse y, en consecuencia, en el pasado se han causado daos irreparables a los archivos, a travs de la formacin de colecciones y miscelneas, y de ordenamientos arbitrarios @or materia, por fecha, etc.) que han destruido los fondos originarios.

Es necesario un complejo y difcil estudio para conocer las competencias, la estructura interna, la praxis administrativa, el modo de funcionar de las administraciones que en los siglos pasados han producido los papeles y la continua evolucin de aquellas competencias, estructuras, praxis administrativas. Aquel estudio es, empero, el nico medio para conocer cul era, en consecuencia, la disposicin originaria, momento a momento, de los documentos.
Tarea del archivero es precisamente el estudio de la historia interna de la administracin y, a partir de ello, la reconstruccin del orden originario del conjunto de los documentos, que de tal modo vuelven a vivir (no tendra sentido disponer los documentos del archivo en cualquier otro orden; sera como disponer las piedras del Coliseo de tal modo que formen una fila o un cubo o U M pirmide; as como un arqudlogo reconstruye, recomponiendo los fragmentos, un monumento o un objeto de las pocas ms antiguas. Entre todos los bienes culturales el archivo puede ser comparado con el monumento o el bien arqueolgico, mientras que es completamente diverso y antittico respecto a todos los tipos de coleccin o reunin (biblioteca, pinacoteca, etc.). En un archivo no existen "catlogos" ("catalogar" los documentos equivaldra a destruir el archivo, porque significara considerar a los documentos uno a uno antes que en su totalidad y en sus relaciones recprocas), sino "inventarios", es decir, estudios
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hist6rico-jurdico-administrativcs sobre la institucin que ha producido los documentos, con la consiguiente indicacin del orden en el cual los documentos estaban dispuestosen el momento de su nacimiento y al cual han sido luegollevadosde nuevo por los archiveros como conclusin del trabajo mencionado.

Sobre lapuerta de cada archivodebierafjarse esta hcripcidn: Garanta del Derecho y Fuente de la Historia. Tulio Febres Cordero

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ARCHIVOS: BREVE INFORMACIN SOBRE SU HISTORIA'

Jos Pedro Esposel

En algn punto, dentro de nosotros, vive un espritu amigo, encargado de protegernos de la vanagloria. Al ingresar en esta Casa de la Cultura, casi sesquicentenaria, mucho nos vale este buen sentido interior al recordarnos el sentido verdadero de la distincin de que somos objeto: un gentil cumplimiento de esta ciencia magna, la Historia, para una de sus ms j6venes auxiliares, la Archivologa. Porque si los archivos de Ebla, en la Mesopotamia, descubiertos recientemente por los arquelogos italianos, datan de cuatro mil aos o ms, la moderna Archivologa es ciencia de menos de dos siglos, nacida de la Revolucin Francesa, hija de los ideales democrticos, cuya propuesta ha sido dejar en las manos de los pueblos tesoros antes escondidos. En la clase inaugural del Curso de Graduacin en Archivologia de la Universidad Federal Fluminense,dada en marzo de 1979,en Niteri, el profesor Vicente Sobrino Porto enseaba que en el inicio de las civilizaciones el archivo no era otra cosa sino la memoria de los hombres. M s que la imprecisin de los registros no escritos (testimonios, leyendas, mitos, arte, objetos de cultura) para la reconstitucinobjetiva de los hechos, nos importa resaltar aqu la cuestin de su propiedad. Y,en este sentido, la tarea que se impone la Archivologa contempornea es devolver a la sociedad la plenitud de uso y posesin de todo aquello en que se contiene su pasado. Una preocupacin ampliamente repartida por todas las dems actividades humanas vinculadas a la comunicacin transtemporal y que confluyen en la gran sntesis de la Historia.

Los problemas son an ilimitados. Ahora mismo, al sepultar en lugares desrticos

1.

Discurso ledo por el autor en su incorporacincomo socio honorario del InstitutoHistrico y G e o g r f i c o Brasileo,el 25 de noviembrede 1981.Traducidodel portuguspor Eliseoe Ins Salvatierra (Lima-Per).

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residuos nucleares cuya radiacin permanecer peligrosa por diez mil aos, el Gobierno de los Estados Unidos investiga cmo mantener informadas a las ciento veinte generaciones futuras del riesgo encerrado en estos depsitos. Los estudios realizados para la Humun nterference TuskForce atestiguan con desaliento que ninguna tcnica moderna asegura la durabilidad del soporte fsico, ni la legibilidad de cualquier signo, por tan gran lapso de tiempo. El mensaje de muerte en la basura de nuestros reactores atmicos es ms durable que el ms noble papel, que la ms rgida piedra, que los registros de nuestra mejor sabidura y que nuestros ms hermosos sueos. Aunque nos ha castado mucho avanzar de la tabla de arcilla a la cinta magntica de los computadores, el enigma de los residuos atmicos nos impone un reconocimiento de modestia. Los imperios mueren de prisa y sus motivaciones se van con ellos. Sus obras, como las pirmides, pueden resistir mucho ms y, aun as, desaparecen. Sobreviven las etimologas perdidas de las palabras, la matriz lejana de las costumbres, un casi nada esencial de memoria. Y esto nos hace volver a la cuestin de la posesin de los documentos: hacerlos pblicos, incluir la savia que de ellos se extrae en la conciencia de los hombres, significa apenas permitir que la experiencia pasada influya en la vida contempornea; es tambin la manera ms lcida de hacerlos trascender a la ms perfecta tcnica de conseNaC16n.

Con su filosofa abierta, pues, a la participacin y a la trascendencia, la moderna Archivologia se ha distinguido o redefinido en sucesivos partos epistemolgicos de la elaboracin misma de los documentos (sean ellos polticos, diplomticos, cientficos) y de la Informtica y de su soporte cibemtico. En el proceso de esa especializacin, no est de ms insistir en la importancia de la decisin histrica que coincidi con el Romanticismo o la impetuasa ofensiva de los historiadores del siglo XIX. Cupo a ellos, como acenta Robert-Henri Bautier en su comunicacin al VI Congreso Internacional de Archivos (Madrid, setiembre de 1968),"poner fin a los archivos definidos como el arsenal de armas jurdicas y polticas, para que ellos se tornasen, por el contrario, en laboratorios de investigaciones histricas".
Investigar el pasado de los archivos es, ya se ve, auscultar un elemento revelador del propio movimiento de la Historia, desde los palacios de la antigedad hasta las salas refrigeradas en que los caones electrnicos disparan birs de informacin sobre la pantalla de las telas de video. Periodificar la historia de los archivos no es ms fcil ni ms dificil que periodificar cualquier otro relato particular en el cuadro de la gran Historia General de la aventura humana. Es imposible hacerlo con precisi6n;mas es necesario hacerlo de alguna forma, p o r imposicin del mtodo, para que podamos abarcar el todo.

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Correspondiendo en lneas generales a la Antigedad, tenemos la era de losarchivos en palacios y templos. De los siglas XII al XVI de la era cristiana, el perodo de los registros o Trsur des charfes,en la cual reyes, prncipes, seores feudales y jerarcas de la Iglesia guardaban, al lado de otros tesoros, los ttulos que legitimaban sus tierras y derechos. Dei siglo XVI al inicio del siglo XIX, el apogeo de los archivos de Estado, considerados como instrumentos de poder de los monarcas absolutos, de las dspotas esclarecidos, de los jacobinos revolucionarios de Francia y del imperio napoienico. Todas estas etapas pueden, entretanto, ser consideradas precientficas ante la propuesta de la Archivologa moderna, empeada en colocar los archivos a disposicin de la comunidad, como autnticos laboratorios de Historia, despus de que cumplieran sus primeras funciones junto a las administraciones.

As,podemos iniciar la historia de los archivos p o r las tablas de arcilla, madera y marfil encontradas en excavaciones en la Mesopotamia y dispuestas algunas veces en escondrijos, como en el quinto cuarto del Templo de Nab, en Khorsabad, y otras veces lado a lado o apiladas en estantes de madera o banquetas de ladrillos o de arcilla, eventualmente cubiertas de asfalto. Ora arrumadas en canastas, compartimientos de cermica o cajas de madera, con rtulos, indicando por fuera la naturaleza del contenido, como se constat en el Palacio de Minos o en el sitio de Pilos, o aun colgadas en vigas como parece ser el caso de las tablas perforadas de Nimrud.
Los archivos de Ebla, a sesenta kilometros al sur de Alepo, en Siria, constituyen un magnfico ejemplo de esa era: sus 2,500 placas o fragmentos estaban dispuestos en dos cmaras, la menor de las cuales contena mil placas que aparecieron en las excavaciones entre pedazos del edificio desmoronado. Las placas del lote mayor apilbanse en orden en el suelo, aparentemente registradas despus del incendio de las anaqueles de madera. Las inscripcionesson en sumerio y en eblata, idioma semita emparentado con las lenguas modernas del grupo cananeo, como el fenicio. Adems de los relatos sobre comercio, indicaciones lingsticas para traduccin y pronunciacin de palabras sumerias, se encontrarontrabajos de estudiantes, documentos administrativos, jurdicos, diplomticos y textos literarios. Entre estos un fragmento de la saga de Gilgamesh, el hroe asirio que buscaba la inmortalidad.
El seguimiento nos lleva, inevitablemente, del Asia Menor a Egipto, cuya inmensa burocracia se empleaba ms en explorar el pas como dominio del faran que en gobernarlo como nacin en el sentido comn del trmino. Los documentos eran herramientas de trabajo para eso6 burcratas y ellos los producan competentemente durante siglos, utilizando sobre todo el papiro. Para obtenerlo, prensaban y secaban una contra la otra dos capas de hojas de la planta, dispuestas en el sentido perpendicular de sus venas.
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Un material prctico, mas no tan durable cuanto desearan los egiptlogos de nuestros das, perplejos delante de los muchos enigmas de la civilizacin que prosper a lo largo del Nilo. El papiro, que los egipcios legaran a los griegos, no fue el nico material empleado para el registro de la vida poltica, administrativa, econmica y social del imperio de los faraones. Las leyes que se destinaban a consulta frecuente, como el diario oficial de las campaas de Thutmosis 111, fueron grabadas en cuero de animales. Cascos de cermica servan a las anotaciones efmeras y las tablas de arcilla con caracteres cuneiformes y lenguaje estructurado a la manera babilnica parecen haber constituido instrumento de comunicacin corriente en tiempo de Amenofis 111 y IV,entre 1408 y 1354 antes de Cristo. Guardados en cofres o vasos, los rollos de papiro se identificaban por los escritos sumarios en el verso, de modo a aparecer enrollados, o por la descripcin del contenido en pequeas tiras sobrepuestas.Lleg a nuestros das la lista cuidadosamente preparada por un archivista de la vigsima dinasta sobre el contenido de dos vasos donde se guardaban procesos sobre robos cometidos en cementeriosde Tebas y la persecucin de los ladrones. Una leccin oportuna que se extrae del estudio de la documentacinde ese perodo se relaciona, sin duda, a la inconveniencia de las administracionesexcesivamente burocrticas y centralizadas. En el Papirus Judicial de Turn se lee al respecto de una conspiracin ocurrida en el templo de Ramss 111, de 1198a 1167 antes de Cristo, cuando la reina Tiji intent deponer al marido y llevar al trono a su hijo. Una corte especial fue creada para juzgarla y a los dems conspiradoresdentro y fuera del harn. De ese tribunal participaban dos archivistas, Mai y Peremhab; ocurre que en el curso del juzgamiento, algunas de las reales esposas, puestas bajo cuidado militar, sobornaron al oficial de infantera y al capitn de la polica encargados de la custodia, visitaron la casa de das jueces y se divirtieroncon ellos. Uno de los visitados fue justamente el infeliz archivista Mai, que por eso perdi el empleo, la nariz y las dos orejas. El hecho por cierto escapa al inters mayor de la historia formal, mas sobre ilustrar la importancia de los funcionarios encargados de la organizacin de archivos en el cuadro de la burocracia egipcia, permanentemente nos recuerda cun similar es a s misma la naturaleza humana. Un viaje relativamente corto por el Mediterrneon a lleva a Grecia. La civilizacin que all comenz a prosperar a la altura del siglo X antes de Cristo, extendida sobre el Mar Egeo, nos leg la propia denominacinarchivo, de arkh, los antiguos, y valoriz la institucinal punto de que Aristtelesla consideraba indispensable en un estado-modelo. Las ciudades griegas mantenan registros de inters pblico y particular,desde nacimientos hasta derechos de propiedad, ampliando la primitiva ocupacin del nmemon, memo22

rizador que, antes del uso extensivo de la escritura, se encargaba de testificar y retener detalles de cada transaccin hecha en su presencia, a fin de comprobarla en juicio o fuera de l. La combinacin de mtodos archivsticos y notariales fue exportada a todas las colonias griegas e ira a influir, a travs de las institucionesromanas, en toda la cultura occidental. Los archivos pblicos griegos comenzaron a formarse junto a los templos de las ciudades y colonias con la publicacin de leyes, contratos y acuerdos diplomticos, proverbios de orculos y otros temas expuestosa la lectura de los ciudadanos. En Atenas, en principio, cada magistratura posea su archivo, conservado en el urkheon, mientras que los registros documentales del arepago eran guardados en el templo de Minerva. Ms tarde, el archivo pblico pas a ser preservado en una de las edificacionesdel gora, el ViejoBoukutrion, donde tambin se instalara,en la primera mitad del siglo IV antes de Cristo, el Mtroon, templo de Cibeles. Cupo a esa diosa desempear, en relaci6n al archivo nacional, una misin protectora similar a la que Palas Atenea desempeaba en el Partenn como guarda de los tesoros del Estado: velaba por la conservacin de las deliberacionesdel rurboul, el consejo municipal, del dmos, la asamblea, en uutdgrufos, originales, y unffgrufos,copias; de las actas judiciales de inters pblico; de las cuentas del gobierno; de las listas de efebos, alumnos de la academia militar; de los ejemplares oficiales de las obras de los grandes trgicos. Haba otros archivosen Atenas ademsde ste, pero por el hecho de estar guardados en el mtroon,los documentos adquiran fe pblica y a ellos recurran los ciudadanosen busca de copias de su inters. Los escribanos, hypogrammati obedecan a la orientacin de inspectores, grummati, y tenan a su servicio a los demosioi, esclavos pblicos calificados. Un untigrupheus se encargaba de inscribir en piedra ciertos registros. Un nuevo edificio, el ninoon helnico,fue levantado al fin del siglo 1 1antes de Cristo: tena cuatro divisiones, una destinada a la residencia oficial, al norte, dos a los documentos y la cuarta, situada entre stas, al santuario de Cibeles, con su estatua esculpida por Agorcrito, discpulo de Fidias.

La primera etapa de los archivos, aquellosque llamamos de Antigedad Occidental, se cerrara en Roma. All, los documentospblicos era expuestosinicialmenteen tabulue publicue en los edificios del Capitolio, destruidos en el primer perodo imperial por un gran incendio. Los magistrados guardaban sus anotaciones, conientarii, en archivos privados en las residencias, el tublinium. Los comentar de los sacerdotes, tratando de asuntos religiosos, se conservaban en los templos y, en muchos casos, iran a dar origen a los archivos pblicos.

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En 510 antes de Cristo, al instituirse la Repblica se estableci en el almacn del templo de Saturno el Aeruriurn, donde se guardaban, al lado del tesoro pblico, los documentos oficiales, desde las leyes hasta, las consultas hechas al Senado. En 78 antes de Cristo fue levantado el Tubularium, nuevo archivo oficial cuyas ruinas estn en el sector Este al Monte Capitolio, en Roma. All, hasta el incendio del 70 despus del nacimientode Cristo,una curiosa estructuraadministrativaconstituida por esclavas, servi pirbiici, y hombres libres, uppuruures,cuidaba del orden cronolgicode los documentos, bajo el dudoso control de los escribas y cuestores (en el tiempo de Augusto) o de los prefectos (en la poca imperial), funcionariosde ms alta jerarqua.
Los Censores mantenan su archivo en el urrium libertutis, cerca del Foro. Por toda parte institucionesoficiales posean sus mbuhrii; en el palacio imperial se estableci la scriniu o srarariu, bajo la supervisin del mugister ufiiurum. Se poda escoger: Julio Csar y Augusto, por ejemplo, preferirn depositar sus testamentos en el templo de Vesta, bajo la custodia de las vrgenes vestales. Y mucha cosa reservada se quedaba en el secretarium del palacio imperial, bajo la custodia de los funcionariosde confianza, cuyo oficio de guardar secretos dio origen a la hoy tan laboriosa categora de los secretarios y las secretarias.

Loscumentarii de los magistrados, tan luego obtuvierancaracter pblico, en el final de la Repblica,pasarn a ser depositadosen archivos relativamente abiertosa la consulta y eran guardadosen orden alfabtico, tales como los cumenturiiprincipis imperiales. A las partes interesadas se entregaban copias autenticadas de los cumenrurih A partir del imperio, el depsitode las leyes y resolucionesen el archivo, necesario a su promulgacin, fue sustituido por la inscripcin en los registros, lo que tendra influencia bajo los procedimientosde la cancillera del Vaticano a 10 largo de toda la Edad Media.
Notable, en el caso de las institucionesromanas,es que estuvieranlejos de preservar y perfeccionar un sistema de archivo central equivalente al de las ciudades griegas. Si pareci ser sta la intencin de la Repblica cuando encarg el cnsul Quintus Lutatius Catulus construir el Tubularium con sus dos pisos de arcos, la idea no prosper en el imperio, que prefiri mantener los principales documentos diseminados en diferentes lugares. La diseminacin se acentu cuando el Imperio fue dividido en dos, el de Occidente y el de Oriente, y el gobierno occidental se torn migratorio. Cuando Teodosio encomend una comisin para recopilar un cdigo de leyes romanas, sus miembros tuvieronque recurrir a losarchivosprovinciales y a varias fuentes privadas. Esos archivos provinciales han ofrecido el modelo para la conservacin de documentos por la Iglesia Catlica, un evento importante en el resguardo de la continuidad histrica de la civilizacin occidental.
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La desorganizacin del estado romano hizo que se transfiriese a las instituciones locales del vasto imperio el encargo de guardar los documentos y prestar fe pblica. Notarios y defensoresplebis fueron asumiendo los encargos de los antiguos magistrados y los privilegios de los exceptores y de los rabularii de las gesta municipalia. Poco quedara de los documentos imperiales o de los grandes feudos, y menos todava de los actos privados, excepto lo que se pone bajo el cuidado de las iglesias y monasterios. El archivo pontificio, scrinium eccksiue romanae, data del siglo IV,cuando Dmaso 1 lo hizo instalar en la Baslica de San Lorenzo, en la regin de Prasina, cerca de las ruinas del Teatro de Pompeya. En 649, fue transferido a la residencia del Papa, en Letrn. Documentos vitales para la Iglesia pasarn a ser guardados, en los siglos siguientes, en subterrneos y en diferentes locales, considerados ms seguros para protegerlos de la constante agitacin poltica y de las efectos de violencia de la poca. Al reordenar, junto con la Cancillera Apostlica, los archivos de la Santa Fe, Inocencio III, al final del siglo XII y comienzos del siglo XJII, inici la serie de registros pontificios que llegarn hasta nuestro tiempo. Los archivos secretos del Vaticano se originan de la biblioteca secreta de Sixto IV (1471-1484),en la que Paulo V, en 1612, hizo juntar losdocumentos an ms antiguos que se haban depositado en la fortaleza de Sant Angelo y el entonces reciente material de la nueva Cmara Apostlica.
Contemporneo de Inocencio IIi, Juan Sin Tierra, comenz a hacer inscribir en rollas los actos administrativos expedidos por su cancillera, inicio de una prctica que pronto se disemin: Npoles la adopt, bajo el reinado de Federico II; lo mismo hicieron las condes de Toulouse y de Champagne, los reinos de Aragn, de Castilla, de Portugal. Las ciudades-emporio del Mediterrneo y del norte de Europa, ya al final del siglo XDI, cuidaban de guardar no solamente sus ttulos de propiedad y privilegios, sino tambin las deliberaciones de los consejos municipales, de otros rganos administrativos y hasta la correspondencia. Luego se juntaron a estos papeles contratos de particulares que as buscaban salvaguardarlos, lo que restableca la institucin romana de las gesta mimicipalia. Entramos en la era de los registros. Poco a poco, con el desarrollo de los poderes de la autoridad central y la diferenciacin de los rganos administrativos, se forman verdaderos depsitos de documentos juntoa las principales cortessoberanas. En los siglos XN y XV diferentes reparticiones cuidan de mantener archivos propios, incluyendo toda suerte de papeles y hasta minutas de contratos y cartas. En 1345, Pedro el Ceremonioso nombra un archivista para cuidar los documentos de Barcelona. Juana 1har lo mismo en Npoles y Gerardo de Montaigu realizar el primer inventario del tesoro documental de Carlos V, conteniendo 14,000piezas. Las convenciones internacionales, ya en el siglo XN, comienzan a disponer sobre la suerte de los ttulos de posesin de territorios, tanto
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cuanto del propio terreno disputado. Por esa poca, los archivos notariales, que resguardaban derechos privados por toda Europa, adquirieron tal importancia que pasaron a ser considerados propiedad inalienable, slo posible de transferencia de un notario a otm, preservndose a los herederos el derecho de cobrar las ventajas sobre los actos administrativos practicados por el sustituto.

Lm primeros archivos de Estado nacen en el siglo XVI.La historia de los archivos no se desliga, en momento alguno, de la historia general y poltica; nada hay de sorprendenteque la primaca recaiga, ah, en los reinos ibricos y, en particular, en Espaa que, en 1580, incorporara Portugal. En 1543, Carlos V escogi el castillo de Simancas como sede del Archivo General de Castilla. Los Felipes, que se siguieron en el trono espaol, dedicaran buena parte de sus esfuerzos a la doble tarea de expandir el reino y de juntar papeles. Por medio de ellos, Felipe 1 1de Espaa (y 1de Portugal), como dice su historigrafo Cabrera, "manejaba el mundo sin salir del trono". En 1567, l hizo recoger por toda Espaa instrucciones, memoriales, cartas y otros ttulos pblicos para juntarlos. El archivo de Simancas recibi en 1583 un reglamento de extrema rigidez en cuanto a la guarda de tales documentos, copiando y tornando ms explcitos los dispositivos que regan la Torre do Tonzbo,en Portugal.
Las normas filipinas determinaban, por ejemplo, que los actos del Estado y los relativos al Patronato y al patrimonio regio fuesen guardados en la cuba, la torre del castillo, protegidos del fuego. Mandaba copiar los libros ms importantes, ordenaba la preparacin de un ndice de los derechos de la Corona, un libro de inventaria, una relacin de cosas memorables o curiosas. Atribua al archivista poderes para confiscar actos oficiales que estuviesen en la posesin de cualquier ministro, por el fallecimiento de ste, dispona sobre la conservacin de los papeles y prohiba encender fuegoo instalar lamparines en el lugar del archivo.

En 1578,se instala en Inglaterra la State PupersOffice para depsito de documentos de la Secretara de Estado. En 1569, concntrase en Fiorencia u n gran archivo pblico. Como parte de la reforma administrativa de los estados germnicos, se comienza, por esa poca, a organizar los documentos en procesos relacionados a un mismo asunto, dispuestos en orden cronolgico. El paso siguiente ser dado en el siglo XVIII,con la creacin de los archivos de la Casa de Saboya, en Turn; de Rusia, bajo Pedro el Grande en 1720, y de la Monarqua de los Habsburgos, en Viena, por orden de la emperatriz Mara Teresa, en 1749. Este ltimo sirvide modelo a otrm acervos importantes, Como los de Buda en Hungra, de Miln, de Bruselas, de Varsovia, de Venecia, de Florencia. El siglo de las luces fue tambin el siglo de los archivos-arsenales. Mas la caracterstica central del perodo fue la valorizacin de los acervos documentales como instrumentos de poder,
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r e p i t o n o s jurdicos y de informacin puestos al servicio de los Estados. Esta es la motivacin verdadera de la poltica concentradora que se extendera hasta el imperio de Napolen, segn la mxima de que "un buen archivista es ms necesario al Estado que un buen general de artillera". Los archivos constituan los paoles de los publicistas y djplomticos, estos guerreros sin armas, en permanente campaa para hacer conquistas sin guerra, si posible, y vencerlas, si necesario, tornando la victoria slida y compensadora. Nada ms razonable que proteger los archivos de los enemigos y movilizarlos, como se hace con los ejrcitos, cuando se avecinan tiempos difciles. As,los hngaros retiraron sus archivos por el Danubio, en una chalana (que desgraciadamente se hundi), despus de la derrota de Mohacs, ya en 1526, y fueron los pioneros de una poltica de seguridad aplicada en todas partes a los acervos de documentos. Igualmente, no se puede dejar de establecer relacin entre la iniciativa de reunir en Sevilla, en 1781, toda la documentacin relativa a los derechos espaoles sobre sus posesiones en ultramar, y la creciente contestacin de las dems potencias, en particular de Inglaterra, a esos mismos derechos. Durante la Revolucin Francesa se proclam un principio fundamental y revolucionario que slo algunas dcadas despus ganara consecuencia: el de que los archivos, propiedad de la nacin, deberan ser puestos a disposicin de todos los ciudadanos. El rgimen revolucionario cuid an de racionalizar la poltica archivstica nacional, instituyendo, ms all de los archivos nacionales de Pars, otros en cada departamento y en cada comuna de Francia. El episodio napole6nico contribuy para confundir tanto la directriz cuanto el criterio de organizacin de esta red archivstica de modo que, an en 1936, cuidaba el Gobierno francs de transferir documentos de los ministerios para l o s archivos nacionales. De cualquier forma la centralizacin de papeles creara, por todas partes, tales problemas de indizacin y recuperacin de datos que ni aun la Revolucin Sovitica, en 1917, os completarla. Y la disponibilidad de recursos tcnicos para la operacin racional de tales acervos gigantescos es cosa de nuestros das.
La fase de los archivos nacionales tuvo, entre tanto, gran importancia por permitir la recogida y la organizacin de los documentos que serviran de materia prima para la constitucinde la moderna Archivologa, cuyos principios se contienen en el Decreto del 24 de junio de 1794 de la Asamblea Nacional Francesa, Artculo 37: "Todo ciudadano tiene el derecho de pedir, en cada depsito, ... la exhibicin de los documentos all contenidos". Se trata de hacer asequible esa determinacin, que envuelve problemas mucho ms all de 10 que pensaban los diputados al redactarla.

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El movimiento de inters por la Historia que se observa a mediados del siglo XiX -y que la pujanza de este Institutocomprueba que en nada se ha enfriad- desempea un papel notable en el nacimiento de la moderna Archivologa. Pero, fuera, de lo que concierne directamente al inters de los historiadores, otras tareas sern atribuidas a los archivos contemporneos: sirven ellos como instrumento esencial a las actividades del Estado moderno, sobre todo las de planeamiento; apoyan UM infinidad de reas de investigacin en todos los campos cientficos, ya sea permitiendo nuevas sntesis, ya sea ahorrando el esfuetzo de rehacer caminos ya recorridos; buscan una extensin dinmica hasta las primeras clases escolares,despertandoelinters por la documentacin,el sentido histrico de la cultura, la conciencia del ser-nacional y del ser-humano. Ciertamente, los problemas no son tan slo tcnicos. Aunque los Archivas Secretos del Vaticano cumplen este ao un siglo de apertura al conocimiento pblico, hay obstculospor todas partes al acceso de los archivos. Obstculospoltim, cuestionesde patentes, de seguridad, de propiedad de la nica mercadera que alguien puede vender, mas, una vez expuesta, a todos pertenece: la palabra. Pueden ser justificados los obstculos; por supuesto 1 0 son, en casos raros. Mas es una especie de deber profesional, tanto de los archivistas cuanto de los historiadoresy de los hombres de ciencia, no mirarlos con simpata. En el reino de la Utopa, en el que firmemente creemos, nada se esconder de los ojos de todos.

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EL PROBLEMA FUNDAMENTAL DE LA ARCHIV~STICA:

LA NATURALEZA Y EL ORDENAMIENTO DEL ARCHIVO'

Elio Lodolini

Sumarw:l. Premisa.2. El archivo como sedimento documentariode una actividad administrativa.3. Antttesis entre archivo y coleccidn, entre archivo y biblioteca. 4. El archivo como complejo orgnico. 5. El camino de los documentos: cundo nace el a seleccibn. 7.El ordenamientodel archivo?6.Las fases de la vida de los documentosy l archivo. 8.Nuevaspreguntasy respuestas siempre vlidas.
1. Si se pregunta a cualquier persona qu es un archivo, sta tendr una idea ms o menos vaga, asociada al concepto de "papeles viejos y p~lvoricntos'~ o, en el mejor de los casos, al de "alguna cosa similar a una biblioteca".

Hasta aqu no habra nada de qu sorprenderse; pero uno comienza a sorprenderse, si en lugar de a cualquiera, se interpela a un hombre culto, en cuanto, en el noventa por ciento de los casos, tambin un hombre culto tiene del archivo una idea igualmente vaga

e imprecisa.
Y hay que maravillarse verdaderamente del escaso conocimiento general en temas de archivos, si se considera que sin el archivo, sin la "memoria", no existira una sociedad organizada: es ms, si queremos avanzar ms, podemos decir que sin la memoria no existira la vida, por lo menos como nosotros la conocemos.
L a memoria rige y gobierna cada accin, desde el DNA que conserva la memoria

1.

En IrurgiRevisto deArchivfsficu.Vitoria- Gasteiz: Servicio Central de Publicaaones del Gobierno Vasco, 1988. NQ1, p. 27- 61. Texto bilinge euskera- castellano.

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gentica de las clulas de cada ser viviente, al computador que hoy adoptamos cada vez con mayor frecuencia. Una cadena ininterrumpida une las formas primitivas de conservacin y transmisin oral de la memoria y los primeros signos trazados por el hombre prehistrico sobre las paredes de las cavernas, a los diseos cada vez ms perfeccionados y estilizados de los jeroglficos egipcios y aztecas y de los ideogramas chinos, hasta la codificacin, en fin, del signo grfico, transformndose en el cuarto milenio antes de Cristo, en un smbolo, en cdigo absolutamente separado de la representacin del objeto a describir, y todava en otras formas de cdigo no grfico, Como la disposicin de las perforaciones en una ficha o de los impulsos magnticos sobre un disco o sobre una cinta, como el que he adoptado yo en el momento en el que escriba este texto.
'

Memoria oral primero, memoria escrita con diseos o con cdigos silbicos o alfabticos despus, y finalmente memoria registrada con formas no grficas, constituyen las etapas de una evolucin que se origina en la necesidad sentida por el hombre desde los albores de la civilizacin, de conservar y transmitir elementos esenciales para la vida del propio grupo social. Escritura y modos de conservacin de aquello que se ha escrito, es decir archivos, se remontan por consiguiente a los albores de la historia de la humaiiidad. La escritura nace por una exigencia prctica, de gobierno y administracin de la colectividad. En un segundo tiempo el hombre, disponiendo de este medio, lo utiliz tambin para expresar y transmitir opiniones, sentimientos, ideas; es decir, para escribir textos literarios. En otras palabras, nacieron primero los archivos y despus las bibliotecas. Y de archivos ricos y bien organizados se dotaron los pueblos de los que nosotros hoy conocemos la historia, de aquellos del Cercano Oriente antiguo (cuyos archivos constituidos por documentos escritos sobre tablas de arcilla, se remontan al cuarto milenio antes de Cristo), de los Griegos, de los Romanos, y as hasta nuestros das.
2. Para identificar el archivo podramos dar definiciones ms o menos elaboradas a m o ya hemos hecho en otras ocasiones-, pero la constatacin ms simple y ms inmediata es que el archivo constituye la natural sedimentacin documental de una

actividad prctica, jurdica, administrativa. Usamos la expresin "administrativa" en la acepcin ms amplia, que comprende cada una de las actividades posibles: administracin de un Estado, de un ente, de una familia, de una empresa, y tambin administracin judicial, financiera, militar, religiosa, escolar, etc2.

2.

Para ms amplias referencias nos remitiremos a: Elio Loddini, Archivisticu Principi e problemi, 4'. edian, Miin, Franco Angeli, editor, 1987.

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El archivo nace naturalmente, involuntariamente, por el hecho mismo de la existencia de una persona fsica o jurdica, un ente, una oficina, y el desarrollo de sus actividades normales. No se puede crear artificialmente un archivo, ni recoger juntos documentos que tienen diverso origen, concernientes a un asunto determinado, para formar un archivo.
Seala Vicenta Corts que "la formacin de los archivos es un proceso natural, es decir que el destino de los documentos es el que marca su origen. De manera que no son producto de la reunin erudita, la colecta programada ni la acumulacin caprichosa de doc~mentos"~.

Y Antonia Heredia, al definir el archivo, precisa "que el archivo no es resultado de un actovoluntarioo caprichm de alguien. Para que exista un archivo es preciso que haya una institucin con una funcin, con UMS actividades a desarr~llar"~.
La organizacin de este cum, por ejemplo, ha creado indudablemente, en las oficinas que lo han organizado, una gestin, un dossier,los cuales han sido constituidos por las propuestas, por las deliberaciones adoptadas, por la correspondencia con otras oficinas que eventualmente han estado involucradas en la preparacin y en la financiacin del curso, para lo que se refiere a la disposicin de los programas, a la admisin de los alumnos, a la eleccin de los docentes, y tambin a la correspondencia intercambiada entre los organizadores y los alumnos, y entre los organizadores y los docentes, etc.
Cuando leemos sin embargo, expresiones como "archivos de la guerra" o "archivos del arte" o "archivos de la literatura", debemos reflexionar sobre el significado real de estas expresiones y constatar que a menudo no se trata de "archivos" de oficinas o instituciones que se ocupan de cuestiones blicas, artsticas o literarias; sino de recolecciones de documentos artificialmente creadas, es decir de "no archivos".

3. El archivo constituye por lo tanto un conjunto de documentos, indisolublemente unidos entre s por un vnculo que es necesario, originario y determinado.

Es originario en cuanto existe desde el origen, desde el momento mismo en el que cada persona fsica o jurdica crea un documento; es necesario, porque sin aquel vnculo

3.

4.

Vicenta Coits Alonso. Maiwal de archivos municipales, Madrid, Asociacin espaola de archiveras, bibliotecarios, muselogos y dccumentaiistas, 1982 (Biblioteca profesional de ANABAD, 11, Estudios), p. 20. Antonia Heredia Herrera, Archivfrricu general. Teorfu y prbcficu, Sevilla, Diputacin provincial de Sevilla, 1986,pg. 59.

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entre los documentos no existira el archivo; es determinado, en cuanto une los documentos segn el modo en que stos se disponen en el momento de su nacimiento. Complejo orgnico y no recogida de documentos, no agregado artificial de documentos. Tambin Antonia Heredia precisa que en la definicin que ella da del archivo "se dice (...) conjunto de documentos acumulados y de proceso natural, lo cual es algo distinto a coiecci6nfT5. Antes bien, entre archivos y coleccin de documentos entendiendo por tal, documentos sacados de su sitio y "coleccionados", es decir recogidos artificialmente, desmembrndolos de los fondos archivisticm a los que orgnicamente pertenecan- hay una absoluta anttesis; una coleccin de documentos no podr jams convertirse en "archivo".

Es necesario sin embargo precisar que en algunos textos, especialmente en lengua espaola, la palabra coleccin" es usada inapropiadamente, no en su significado de recoleccin artificial de documentos pertenecientes a fondos diferentes, sino en un significado opuesto, es decir como sinnimo de "fondo archivstico".
Se trata de una acepcin del trmino, introducida desde hace tiempo en el uso, pero en tal caso es necesario aclarar el significado, en cuantose presta fcilmente a equvocos. Observa Sir Hilary Jenkinson: "Yo querra que la palabra coleccibn fuese prohibida en el vocabulario archivstico, solamente para establecer este importante hecho"; es decir que los archivos no son "coleccionados"' y Antonia Heredia precisa: "La idea de coleccin es ajena al a r ~ h i v o " ~ .
Todava ms absoluta que entre archivo y coleccin de documentos (los cuales, por lo tanto, por ser "documentos" deben haber sido producidos en el curso de una actividad administrativa y para fines administrativos, tambin si sucesivamente, con la formacin de la coeccin, se haya perdido el vnculo que los una al origen), todava ms absoluta que entre archivo y coleccin de documentos, deca, es la anttesis que opone el archivo

5.
6.

Ibidem

Hilary Jenkimon. The EnglishArchivist: anewprofessicm. Lecture for a new course in archive administration delivered at University College, London, 14 october 1947; vuelto a publicar en Selected Writings ofSirHiluryJenkimon (Editors:Roger H. Ellis and Peter Walne). Gloucester. Alan Sutton. 1980,pp. 236259, en las cfr., p. 238.
A. Heredia Herrera, &ra citada, pg. 101

7.

33

a otro tipo de institucin, que en la opinin comn es, sin embargo, habitualmente a 61 aproximado: la biblioteca.
Una primera, profunda diferencia existe entre libro y documento. El documento archivstico, como hemos ya subrayado, es tal, en cuanto ha sido producido "involuntatiamente" en el curso del desarrollo de una actividad administrativa, jurdica, prctica, del ente productor y tiene por consiguiente un preciso contenido jurdico-administrativo. El libro, al contrario, es producto voluntario del autor para comunicar a los lectores informaciones, ideas, opiniones, sentimientos, o simplemente para deleitarlos; est privado de cualquier valor jurdico; es completo en smismo, ms all de cualquier contexto, y es habitualmente considerado cada vez separadamente de otro libro; al contrario del documento que pierde gran parte del valor propio (o directamente todo el valor propio) si no forma parte de aquel contexto en el cual ha sido producido y es correlativo con todos los otros documentos.

La biblioteca, a su vez, es una recoleccin o coleccin de libros, formada voluntariamente por decisin del propietario, sea ste una persona fsica o un ente, y con libros, cada uno de los cuales ha sido introducido en aquella biblioteca por una eleccin voluntaria.
En el amplio campo de lo que se suele indicar con la denominacin conjunta de "bienes culturales", archivo y biblioteca se colocan, por lo tanto, en los dos extremos opuestos. Querramos precisar otro aspecto importante del archivo: Hemos dicho que los documentos de un archivo son producidos, en sus orgenes, exclusivamente por un fin jurdico-administrativo y no por un fin cultural. Y bien, precisamente esta circunstancia hace que aquellos documentos, una vez que el curso del tiempo haya hecho decaer los originarios fines jurdico-administrativos, adquieran especial valor para fines culturales. En otras palabras, el contenido jurdico-administrativo de los documentos es fundamental tambin para conferirles una importancia especial para fines de estudio (por ejemplo, para la bsqueda de material histrico); mientras textos no archivsticos, como por ejemplo una crnica, redactados con fines culturales, tienen un valor cultural muy inferior.
4. De cuanto hemos dicho hasta ahora, podemos sostener que para formar un archivo es necesario mucho ms que la suma de los documentos que lo componen.

Hemos recordado que los documentos de un archivo, si son considerados solos, aisladosde su contexto, pierden gran parte de su valor. Giorgio Cencetti afirma que "existe una falta de autonoma del documento de archivo concebido solo, porque no tiene ningn

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valor cuando es separado de las precedentes y subsiguientesy arrancado del Corpus al cual perteneca"'. Igualmente precisa es la afirmacin de Michel Duchein: "El documento de archivo (...) no tiene razn de ser, sino en la medida en que pertenece a un conjunto.Este, se coloca en el seno de un proceso funcional del que constituyel mismo un elemento, aunque sea mnimo. El documento de archivo no est jams concebido, al principio, como un elementoaislado. Este, tiene siempre un carcter utilitario,que puede aparecer claramente slo si ha conservadosu sitio en el conjuntode los otros documentosque lo acompaan"9. Y adems: "Corno consecuencia, es esencial para la valoracin de un documento cualquiera, saber exactamente quin 10 ha producido, en qu circunstancia,en el marco de qu proceso, con qu fin, para qu destinatario, cunto y cmo ha sido recibido por este ltimo, y por qu vas ha llegado a nosotros. Tal conocimiento -agrega Duchein- no es posible sino en la medida en que el conjunto de documentas que lo acompaan haya sido conservado intacto, bien individualizado y sin confusin alguna con documentos de origen diferente, aunque concernientesal mismo objeto"". Para Antonia Heredia, el "carader serial" es "una de las notas ms significativas" de "los documentas de archivo"11. En conclusin, yo creo que para que pueda hablarse de "archivo" son necesarios dos elementos: el conjuntoorgnico de los documentos que lo constituyen y el conjunto orgnico de las relaciones que transcurren entre aquellos documentos. Un archivo puede ser comparado a un monumento, el cual est constituido por las piedras, por los ladrillos, por la cal, por los mrmoles y maderas preciosas, por las decoraciones, etc., empleados en su construccin y por las relaciones que transcurren entre estos elementos materiales; es decir, del modo en que aquellas piedras, aquellos ladrillos, aquellos mrmoles, han sido dispuestas en el proyecto del creador y en la realizacin del constructor. Aquellas mismas piedras, mrmoles, etc., dispuestos en un montn informe o de cualquier modo diferente del original, no constituiran jams el monumento, aunque se tendra una masa exactamente idntica a l.
Giorgio Cenietti, Inventario bibliogmfico e inventuro archivistico, en "L'Arcbiginasio", a. m I v , Bolopa, 1939, pp. 106-117;vwlto a publicar en Scrirti urchivistki, di Giorgio Cencetti, Roma, 11Centro di Ricerca editore, 1970, pp. 56-69, e n el que la frase aqu menaonada est en la p& 64.

8.

9.

Micbel Duchein, Le respect des fmdF en archivktique. Principcs reriques et problmes pratiques, en "La Gazette des archives" n.* 97, Pars, 1977, pp. 71-96, la frase aqu mencionada est en la pg. 75.

la Ibidem 11. A. Heredia Herrera, obra citado, pg. 90

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El mismo argumento se puede dar para el archivo; antes, bien, en el caso del archivo, ste es todava ms vlido, porque cada documento que forma parte de l es diferente de todos los otros. En este punto es necesario hacer otra precisin concerniente al momento en que nace el archivo; es decir, es necesario preguntarse en qu momento un conjunto de documentos se convierte en "archivo".

Y hablando de "ordenamiento del archivo" nos referimos, no a la disposicin que se da a los papeles en su origen, cuando stos se sitan en la oficina o ente productor; sino al orden que debe darles el archivero cuando los papeles llegan a la ltima y definitiva fase de su vida, es decir al "archivo" propiamente dicho, o archivo histrico, o archivos sin otros agregados o, segn la expresin de reglamentos archivsticos franceses, "archivos definitivos". Nos referimos por lo tanto, a la obligacin o deber del archivero como funcionario cientfico al cual el archivo es confiado.
Tratamos por consiguiente de seguir las fases de la vida de los documentos, desde el acto de su produccin hasta el destino definitivo, por lo menos, cuando stos son producidos por un ente u oficina (los archivos de personas fsicas tienen formas diversas de gestin y cuanto aqu decimos no se adapta exactamente a ellos).

Lm documentos, hemos dicho, estn producidos por una oficina o por un ente exclusivamente por las necesidades del propio funcionamiento y como consecuencia de ese funcionamiento. Estos, reciben por lo tanto, un orden que depende directamente de las competencias, de los procesos, de la praxis de aquel ente u oficina; un orden que refleja el modo de funcionar de aquel ente u oficina. Si estos organismos cambian de competencia o cambian el modo de funcionar, cambia tambin como consecuencia, el modo en que, desde ese momento en adelante, los papeles estn dispuestos en el instante de su nacimiento.
Los documentos entran a formar parte de un conjunto que, segn las diversas opiniones que se tienen sobre el momento en que nace el "archivo", se indica como "archivo corriente" o "archivo de gestin" por quien sostiene que el archivo nace en el momento mismo en que los documentos son producidos o como la que en italiano se llama tambin "registrahtra" corriente'* o con otra denominacin; por lo tanto difenente
12 No podemos traduciral castellanola palabra regisrrafuru,ascomo la palabra alemana Regisrrarur,porque en Espaanoexisteun conceptosemejante. Se diceregisfruturuel conjuntode losdocumentos produados por UM oficina, si se considera que estos no constituyan an un "archivo"; es decir, que no exista "archivo corriente", y que los documentos utilizados por la oficina productora no constituyan an "archivo".(N.

del T.)

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de "archivo", por quien sostiene que el archivo nace solamente cuando los documentos han agotado su utilidad administrativa para la oficina o ente que l a ha producido, y han adquirido sin embargo, un exclusivo inters para fines de estudio.

Ms bien por la precisin, en algunos casos se sostiene que existe tambin una fase precedente, "pre-archivstica", en la cual los documentos estn en curso de tramitacin en la oficina o ente productor. As en Francia, los documentos son primero gestionados por la oficina productora, y sucesivamente, despus de concluida cada diligencia, stos son clasificados, es decir se les da un orden originario.
En Alemania los documentos son primero gestionados por la oficina o "cancillera" (Kunzlei) y sucesivamente se les da el orden originario, no por la denominada "oficina de registratura" (Regisaatur). El pasaje de los documentos de la cancillera a la oficina de registros puede suceder, inmediatamente despus de la conclusin de cada asunto al que se refieren dichos documentos, da por da; o a intervalos regulares ms o menos largos. En esta segunda hiptesis, los documentos permanecen por algn tiempo en la cancillera, antes de pasar a la oficina de regi~tros'~. Tambin para Aurelio Tanodi existe en la vida de los documentos U M "primera fase pre-archivstica", que "est constituida por la creacin y formacin de archivala en potencia dentro de la entidad p r o d ~ c t o r a " Y ~~ un . poco ms adelante: "Las hojas, cartas, expedientes, libros, etc., durante su tramitacin, no constituyen archivala, y la oficina que los produce u ordena no es un archivo, sino que ese material constituye slo una archivala en potencia, de 61 se puede separar lo innecesario, remitir algo a otra oficina, agregar nuevas hojas, es decir manejarlo segn las necesidades del asunto a que se refieren. Esta es la forma embrional de un grupo archivstico"''. Diferente es el procedimiento en las oficinas del Estado en Italia: los documentos pasan primero a la que es denominada "oficina de registro de entrada y salida de documentos y regisfruhira"(sera mejor llamarla "oficina de protocolo y de registratura") para ser registrados y recibir el lugar que es definitivo, y solamente sucesivamente estn asignados al empleado o a la seccin que debe gestionarlos; es decir, para usar la terminologa indicada por Tanodi, primero nace la "archivala", despus viene la "tramitacin".

13. Johannes Papritz,Arcltivwissenscliafi.,2' edicin, vol. 11, Marburg, 1983 pg. 8.

14. Aurelio Tanodi, Manual de ArchivologfaIiispanoameriuana. Teoras y primipios, Crdoba, Argentina,

Universidad Nacional de Crdoba, 1961, pg. 8.

15. idem., pg. 9

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Por lo tanto, con osin la fase que podemos llamar, para entendemos,"de cancillera" (o, con Tancdi, de "secretara"), los documentos concernientesa los asuntos en curso o aquellos recin concluidos son conservados en el "archivocorriente" (o, como lo llaman varios colegas espaoles, entre ellos Vicenta Corts y Antonia Heredia, "archivo de gestin") o "registratura corriente" (si consideramos que los papeles no constituyen todava un "archivo").
Despus de un perodo de tiempo ms o menos largo, y que por lo tanto podemos indicar genricamenteen algunos aos por la fecha de la conclusin del asuntoal cual se refieren los documentos -no por la fecha de los documentos porque el "asunto" al cual ellos se refieren, puede durar pocos das o muchos decenios-, los documentos, o mejor los expedientes, los legajos, los registros, los volmenes, pasan del archivo corriente o registratura corriente a un "archivo de depsito" (as llamado por quien sostiene que los documentos no constituyen todava "archivo", en cuanto se encuentran todava en la oficina productora y son an tiles a ella por sus fines institucionales).
El archivo de depsito o registratura de depsito, efectivamente, se encuentra todava en el ente u oficina que ha producido los documentos, y aqu son conservados, porque, si bien su uso es menos frecuente, pueden ser consultadosde tanto en tanto para la tramitacin de los asuntos de competencia del ente u oficina que los ha producido.

Generalmente, mientras el archivo corriente o registratura corriente se encuentra en las subdivisiones menores de una gran oficina o ente, el archivo de depsito o registratura de dep6sito se encuentra en las sub-divisionesmayores del mismo ente, o exite uno solo para toda la institucin.En consecuencia,un archivo de depsito o registro de depsito habitualmente recibe la serie de expedientes, legajos, registros, volmenes, provenientes de varios archivos corrientes o registraturascorrientes. Sucesivamente,mientras en el p a d o a estas dos fases, corriente y de depsito, de la vida de los documentos, le segua una tercera y ltima, con el pasaje de los documentos, previa operacin de seleccin al destino definitivo; es decir al "archivo histrico" o "archivo propiamente dicho" o "archivo" sin otras agregados, desde hace unos decenim hasta hoy se ha insertado una fase ulterior intermedia.

Los documentos, desde el archivo de depsito o registratura de depsito (o, si hay ms de uno, desde todos los archivos de depsito o desde todas las registraturas de o r quien considera depsito) del ente pasan a un "archivo intermedio'' (as denominado p que el archivo nace en el acto del nacimiento de los documentos o al trmino de la tramitacin de cada uno de los expedientes) ) o "pre-archivo" (as denominado por quien sostiene que el archivo nace cuando los documentos han agotado completamente su vida
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administrativa) y aqu permanecen hasta que estn "maduros" para el posterior destino al "archivo histrico" o "archivo definitivo" o "Archivo propiamente dicho" o simplemente "archivo", el cual en base y segn las opiniones que aqu hemos citado vanas veces, nace solamente en este punto.
El pre-archivo o archivo intermedio es habitualmente gestionado conjuntamente por el personal cientfico del archivo propiamente dicho o archivo histrico, y por el personal administrativo de las oficinas de las cuales provienen los documentos. Los documentos se seleccionan para la conservacin permanente o para la destruccin, se

preparan para el sucesivo vertido al archivo propiamente dicho o archivo histrico, y al mismo tiempo estn todava a disposicin de las oficinas que los han producido y que pueden tener algunas veces, todava necesidad de ellos, para los propios fines administrativos. La Administracin estatal espaola por ejemplo, tiene un gran "pre-archivo" en Alcal de Henares.
El destino final de la documentacin que ha superado la seleccin es el del "archivo". Aqu no hay ms dudas: los papeles constituyen ahora verdaderamente un archivo. Se habla por eso de "archivo histrico" (pero la locucin es quizs reductiva: El archivo no es solamente "histrico" sino una institucin "cientfica" sin lmites) o de "archivodefinitivo" o de "archivo propiamente dicho" o simplemente de archivo.

Esto es simplemente "archivo" para quien considera que solamente en este punto puede adoptarse este trmino; es decir, que el conjunto de los documentos constituya un archivo cuando haya perdido, al mximo, el inters administrativo para el ente u oficina que lo ha producido, haya sido seleccionado para la conservacin permanente con fines de estudio, y haya sido transferido a una institucin archivstica especializada, para ser conservado permanentemente y puesto a disposicin de cualquieraque quiera consultarlo.
Por lo tanto, no slo la fase de "cancillera" o "secretara", sino tambin la de la "registratura corriente", "registratura de depsito" y del "pre-archivo" son, segn esta concepcin, fases "pre-archivsticas". Para la archivstica alemana existe una contraposicin entre oficina de registratura {Regisnutur) y archivo (Archiv). La misma contraposicin existe para los colegas estadounidensesentre recurds y archives: mientras para el ingls Jenkinson las palabras recura3 y urchiivs pueden ser usadas indiferentemente16, para el estadounidense Schellenberg los archivos (archives) estn constituidos por los documentos (recurds) "de
16.

H.Jenknson, obra citada, pg. 237,nota

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cualquier institucin privada o pblica que hayan sido considerados merecedores de su preservacin permanente con fines de investigacin, o para referencia que han sido depositados o escogidos para guardarse en una institucin archivstica"' .

En el Diccionario de terminologa archivstica internacional, publicado por el Consejo Internacional de Archivos en 1984, la definicin de archivo en ingls y en francs es notablemente diferente: en el texto ingls son definidos archivos solamente los conjuntos de documentos "no corrientes", mientras en el texto francs se indican como arcbivos tambin los conjuntos de documentos corrientes ("cualquiera que sea su fecha") ".

No se trata por lo tanto de la traduccin de la palabra "archivo" del ingls al francs o viceversa, sino de dos significados diferentes de la misma palabra en los dos idiomas, Tambin un recientsimo estudio sobre el acceso a los archivos de las Organizaciones de las Naciones Unidas, de Bodil Ulate-Segura, Secretara del Comit para la formacin profesional de los archiveros del mismo Consejo Internacional de Archivos, adopta el trmino ingls "archives" -seala al principiw para indicar los documentos "no corrientes" conservados por la Organizacin que los ha producido o por sus sucesores con motivo de su duradero valor administrativo, fiscal, legal, de testimonio ylo informativo

''.

17. Theodore R.Schellenberg. Modenr archives. Priiiciplesaiidteclitiqires,Melbourne,F. M. Chesire, 1956, pg. 16. D e esta obra existe una traducci6n en espafiol a cargo de Manuel Carrera Stampa. con el ttulo Arcliivos Modentos. Prirrcipios y tctticus. La Habana, imprenta del Archivo Nacional, 1958. De esta ltima (pg. 42) hemos extradola definicinaqu mencionada,con la advertenciadequela palabra inglesa "records" ha sido traducida como "documentos", en lugar del trmino "registros" usado por Carrera Stampa. terniittolugiearchii*istique. English and Frcnch. Wi ih 18 DicrioitaryofArcliralTc.r~~ittology/Dcfiuti~~airede equivalents in Dutch, German Italian, Rwsian and Spanish. Edited by Peter Walne. Compiled by Frank El. Evans, Francois-J. Himly and Peter Walne, Mnchen, New York, London, Paris, K. G. Saur, 1984.

19. "The single term

archives is used lo rcfer to the noncurrent records preserved by the organization f continuing administrative, fiscal, legal, responsible for their creation, or its successors, because o evidential and/or informational value": Bodil Ulate-Segura, Access 10 the archives of Wnired Natiorrs agencies: uRAMP study wifh guidelitres. Paris, Unesco, General Information Progamme and UNEIST, 1937 (F'GI-S6/WS/24), pg. 13.

En la edicin francesa de este estudio (Pars, Unesco, 1988) se lee en la pg. 6. "Le terme arcltives ("archiva") employ seul designe les documents d'archives ayant cess d'avoir une utilit courante et conseivs par I'organisation qui les a cres,ou son successeur, en raison de leur valeur de tmoignage eVou valeur informative".

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6. Pero "archivo" o no archivo todava, las fases de la vida de os documentas que sean ahora consideradas no tres, sino cuatro, parece de hecho una opinin largamente difundida; aunque a menudo se habla an de "tres" fases una de las cuales es sin embargo, subdividida en dos partes.
El Manual de archivistica francs, editado en 1970, seala tres edades en la vida de los documentos, pero en realidad enumera por los menos cuatro: conservacin de los documentos en las oficinas productoras (bureaur),conservacin en un depsito intermedio en la Administracin o "pequeo depsito" ( d p t interniediaireproche I'adniinstration: petit dpot) ,conservacin en un depsito intermedio o anexo al archivo propiamente dicho (dpot interntediaire extrieur ou annex aux archives), es decir en el pre-archivo, y finalmente conservacin en el archivo, o archivo propiamente dicho, o archivo histrico (dpot d'archives proprenient dit)"). Anloga nos parece la opinin de Vicenta Corts, la cual, refirindose a los archivos municipales -pero evidentemente la cuestin terica es vlida para cualquier categora de archivos pblicos- habla de tres edades, pero indica cuatro fases de la vida de los documentos: "archivo de gestin (en las oficinas), archivo central administrativo (de la institucin), archivo intermedio (dep6sito temporal) y archivo histrico (dep6sito fi-

na~)"".
Tambin Antonia Heredia habla de tres edades, pero divide la segunda en dos perodos, diversificados tambin desde la fecha de los documentas conservados en los respectivos depsitos: "archivo central de la instituci6n (10/30 aos)" y "archivo fuera de la institucin (30/50 aos)"22.

Y Ana Dupl del Moral: "La documentacin de los archivos municipales como la del resto de los archivos de organismos pblicos -sentada la base de que dicha documetacin mantiene una relacin de continuidad-, atraviesa cuatro fases o estadios desde que ha sido producida. Estas fases se conocen como archivo de gestin o de oficina, central administrativo, archivo intermedio y archivo h i s t r i ~ o " ~ .

20. Ministre des Affaires culturelles. Direction des Archives de France, Association des Archivistes franpis, Manuel d'archivistique.Paris, SEVPEN, 1970, pg. 123.
21.

V. Corts Alonso, obra citada, pg. 20

A. Heredia Herrera, obra d a d a . pgs. 109-112
Ana Dupl del Moral, PIan regiotial para los archivos municipatesde la Comurudadde Madrid, Madrid, Comunidad de Madrid, Consejera de Cultura, Deportes y Turismo. Secretara general tcnica, 1985 ("Archivos, Estudios",vd.l), pg. 20.

22
23.

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Por lo tanto, aunque sean tres o cuatro las fases de la vida de los documentos, es necesario subrayar que:
1) para los conjuntos de documentos que se producen actualmente, la intervencin del archivero tienen lugar desde el momento del nacimiento de los mismos.

Esta intervencin, que los colegas estadounidenses definen como records nianagenient, va hacindose siempre ms amplia, tanto que precisamente en los Estados Unidos hay ahora una distinta especializacin profesional entre los archivists y los record nianagers,sefialada tambin por el Consejo Internacional de Archivos y que ha dado lugar tambin a la constitucin de dos asociaciones profesionales diversas.
2) es en la ltima fase de la vida de los documentos, es decir, en aquella del "archivo", o archivo propiamente dicho, o archivo definitivo, cuando se plantea el problema del ordenamiento. Al archivo, sin embargo, no llegan todos los documentos, en cuanto razones materiales (gastos, espacio) impiden una conservacin integral. Antes del ingreso en el archivo los documentos sufren, para tal fin, una seleccin: aquellos que se consideran ms tiles para estudios se conservan, aquellos que -a menudo errando en la valoracinse consideran menos tiles (no "intiles", porque documentos intiles no existen), se destruyen. Y hemos dicho "sin embargo", porque la seleccin es, en realidad, una operacin anti-archivstica, que rompe el vnculo existente entre los documentos. Esta constituye un compromiso entre una exigencia terica de conservar integralmente los documentos y una imposibilidad prctica de efectuar tal conservacin: si no se hiciera una seleccin, siempre dolorosa, todos los documentos terminaran por autodestruirse a causa de la imposibilidad de asegurar la conservacin. Con la seleccin la archivstica elige el mal menor, as como el cinijano que amputa a un hombre un brazo o una pierna para evitar el avance de la gangrena; y aquella amputacin constituya el mal menor, pero siempre un mal, no hay duda.
7. Cul es por consiguiente el mtodo a adoptar para el ordenamiento del archivo? Recordemos cuanto hemos dicho al principio acerca de la naturaleza del archivo; el cual es un conjunto orgnico de documentos, unidos por un vnculo originario, necesario y determinado, creados por un ente o una oficina en el curso del desarrollo de la propia actividad y para sus fines institucionales, y organizados en base a las competencias, a la estructura, a la praxis administrativa del ente u oficina. La respuesta a la interrogacin, recordando todo esto, no puede ser ms que una sola.
El nico mtodo de ordenamiento de un archivo es segn el "principio de proce-

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dencia"; o mejor dicho y ms claramente, segn el "principio de respeto al orden original de los documentos". Preferimos esta segunda expresin, en cuanto ella, como hemos dicho, nos parece ms clara que la primera, aunque ambas son habitualmente adoptadas como equivalentes una de la otra. En efecto, sin embargo, decir "principio de procedencia" puede querer decir, respetar el orden original de los documentos, pero puede tener tambin el mismo significado de la expresin francesa "respect des fonds"; cuando el "respect des fonds" fue prescrito por primera vez, en 1841, la expresin significaba simplemente que no deban ser mezclados documentos pertenecientes a fondos diferentes, mientras en el significado que seala el Diccionario internacional de terminologa archivstica editado en 1964a "respect des fonds" se atribuye el significado de llevar cada documento al lugar de origen%.

Las dos expresiones, repetimos pueden ser adoptadas como sinnimos, o bien, con los dos significados diferentes entre ellos. Por ejemplo, en los documentos finales de la "Primera Reunin Interamencana sobre Archivos", desarrollada en Washington del 9 al 27 de octubre de 1961bajo la direccin del Dr. Schellenberg, les fueron atribuidos dos significados distintos. As stos estn precisados en la "Resolucin No. 5, Ordenacin archivstica", en la que se recomienda:
"Artculo 1. Que el principio de procedencia archivstica y el principio del orden original sean las normas sobre las cuales se edifique la ordenacin de los fondos documentales orgnicos latinoamericanos, sean estos pblicos o privados. Artculo 2. Que se adopte la siguiente formulacin en espaol:
Principio de procedencia: Los documentos deben conservarse inviolablemente dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen. Principio del orden original: La ordenacin interna de un fondo documental debe mantenerse con la estructura que tuvo durante su servicio activoftz.

Compiled and 24. Elsevier ' s L a k o n ofarcbiveterminofogy French-English-German- Spanish-Italian-Dutch. arranged on a systemaiic basis by a Committee of the International Council on Archives, Amsterdam, London, New York, Elsevier PuMishing Company, 1 W . t a Reunin han sido puMicadas en vanos sitios. Aqu las citamos, en el 25. Las resoluaona adoptadasen a texto apad, del "Boletn Interamericano de Archivos", vd. 1, Crdoba, Argentina 1974, pgs. 83-102 cuyo texto aqu mencionado est en la pg. 87.

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Tambin en el Diccionario de terminologa archivstica de 1984 las dos definiciones

son anlogas. Bajo la voz inglesa "Principle of provenance" y la francesa "Principe de

respect des fonds, principe de provenance", traducido al espaol como "Principio de procedencia", se lee que se trata del "principio fundamental por el cual los documentos o archivos de una misma procedencia no deben ser mezclados Con aquellos de otra procedencia; este principio comprende a veces tambin el principio del respeto del orden primitivo" (mientras en el Diccionario de 1964, como hemos dicho, aquel estaba siempre considerado equivalente a este ltimo). Bajo la voz inglesa "Registry principie" y la francesa "Principe du respect de I'ordre primitif', traducido al espaol "Principio del orden de procedencia" (aunque nos parece ms exacto hablar de "Principio del orden original" o de "Principio de respeto al orden original") se lee: "Principio de teora archivstica segn el cual los archivos de una misma procedencia deben conservar el orden establecido por el ente que los ha producido; principio tal vez implcito en el principio de respect desfonds; llamado tambin principio de "Registratur ". Hablamos por consiguiente, para evitar equvocos, de "principio de respeto al orden original". El orden original es el dado por el ente productor, momento a momento, a los documentos, en base a sus competencias, a su estructura, a su modo de funcionar. Si competencias, estructura, modo de funcionar se modifican durante la vida del ente, se originan, como consecuencia, modificaciones en la disposicin originaria de los dccumentas, desde ese momento en adelante. Deber del archivero cuando los documentos llegan al archivo es, ante todo, respetar el orden originario de los documentos, si ste ha sido mantenido. Espaa tienen una interesante tradicin en este sentido. Ha escrito Vicenta Corts que los principios archivsticos dictados por Felipe 1 1 en 1588 y adoptados en el archivo de Simancas "detallan claramente el respeto al origen de los fondos y al ordenamiento original dado por las oficinas productoras, con cuyos inventarios llegaban al archivo"". Desgraciadamente, sin embargo, demasiado frecuentemente el orden originario no ha sido conservado; el archivero por lo tanto no tiene el deber de mantenerlo, sino aquel,

26.

Vicenta Corts Alonso. La escritura y lo escrito. Paleograflay Diplomtica de Esparay Amrica en los siglos A " y A"I, Madrid, Ediciones de Cultura Hispnica. Initituto de Cooperacin Iberoamericana, 1986.pg. 54. Cfr. tambin Vicenta Corts Alonso, Las Ordenanzas de Simancas y laA&instracin castellww, en Actas del IV Sympesium de Historia de la Administracin, Madrid, Instituto Nacional de Administracin Pblica, 1984, pgs, 197-224

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bastante ms difcil, de reconstruirlo, aboliendo las modificaciones aportadas al orden de los documentos por sucesivas reorganizaciones. Reorganizaciones que se han verificado con gran frecuencia en la segunda mitad del siglo XVIll y en la primera mitad del siglo XIX (y a menudo tambin en tiempos ms prximos a nosotros) en Francia, en Austria, en varios Estados italianos, como conseaiencia de la difusin, y de la aplicacin a los archivos, de los principios filosficos del iiuminismo y de la Enciclopedia, en base a los cuales los fondos archivsticos antiguos fueron desordenados y entremezclados entre ellos y los documentos, sin tener en cuenta para nada la procedencia, fueron ordenados por materias. Reconstruir el orden originario de los documentos es una tarea muy difcil, cuando la nica gua para este trabajo son los documentos mismos, que el archivero debe examinar con paciencia y sobre todo con inteligencia y con una Slida preparacin profesional. Se trata de reconstruir, sobre la base de los documentos, la historia interna de la institucin que los ha producido, la historia de las variaciones de las competencias, de la estructura y del modo de funcionar del ente, y por 10 tanto de su modo de producir y organizar los propios documentos desde el origen. Se trata de seguir todas las variacion e s de estos elementos en el tiempo y, en consecuencia, de lograr conocer cmo, en las varias fases de su vida y de su actividad, la institucin productora dispona los documentos. Los grandes eventos de la historia poltica, con frecuencia no influyen del todo sobre la originaria disposicin de los ppeles, mientras una simple modificacin de la estructura interna de una oficina o de su praxis administrativa lleva a una alteracin d e s d e aquel momento en adelante- de la disposicin de los papeles en el origen. El trabajo ms similar al del archivero es, a mi modo de ver, el del arquelogo, el cual de la excavacin de las ruinas de antiguos monumentos rotos y sepultados, de la recuperacin de fragmentos ms o menos completos, llega a reconstruir tal como estaba, la disposicin originaria de los hallazgos, y por lo tanto a reconstruir el templo, la fortaleza, la villa, la ciudad. No siempre el arquelogo logra este resultado, si los hallazgos son excesivamente incompletos, o si stos han sido manipulados o retocados; as como no siempre el archivero logra reconstruir el orden originario de los documentos de un archivo o de un fondo archivstico, cuando ste ha sufrido demasiadas prdidas o destrucciones. Tambin la bsqueda por parte del usuario del archivo, debe seguir la misma va que el archivero ha recorrido en su trabajo. No tiene sentido entrar en un archivo y pedir "qu hay en este archivo sobre tal tema, sobre tal materia?" La pregunta formulada correctamente es: "icul era, en el perodo que me interesa, la oficina competente para
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tratar aquella determinada materia o aquel deteminado asunto, y cmo funcionaba, y cmo en consecuencia, dispona sus documentos?" Ya hace ms de un siglo, en el lejano 1867,el archivero italiano Francesco Bonaini escriba que al entrar a un archivo se deban buscar %o las materias, sino las instituciones*ln.
Es precisamente a travs de la historia de las instituciones, no consideradas abstractamente, sino vistas en su efectivo funcionamientointerno, momento por momento, como deben ser efectuados tanto el ordenamiento del archivo, es decir, la reconstruccin del orden originario de los documentos por parte del archivero, como la bsqueda por parte del usuario. LA historia de las instituciones as concebida, en funcin archivstica, en Italia es considerada como una parte de la archivstica misma y es denominada "archivsticaespecial".

En cuanto al principio de conservacin del orden Originario de los documentos, o mejor de reconstruccin de ese orden originario, desde la mitad del siglo XiX es denominado en Italia "mtodo histrico" de ordenamiento, no porque sirva a los fines de la historia (sera un falso fin), sino porque se basa en la historia de la institucin que ha producido los documentos. El uso de ese principio como nico mtodo de ordenamiento de los archivos, est prescrito desde hace ms de cien aos por UM precisa norma legislativa (real decreto 27 de mayo 1875, np2.552).
8. Desde hace tiempo, sin embargo, ha vuelto a aparecer una interrogante jams olvidada por parte de los usuariosque se dirigen a los archivossin tener los conocimientos suficientes de archivstica.

Ellos preguntan: ''Pero por qu vosotros, archiveros, queris reconstruir el orden originario de los dwumentos? Nosera ms simple disponer los documentos en cualquier otro orden -alfabtico, geogrfico, cronolgico, o mejor todava por materias- que facilite la bsqueda tambin con la ayuda de un ordenador?"Y precisamente en nuestra poca, en la cual el ordenador entra cada vez ms ampliamente en tantas actividades,esta
27. Informe de Francisco Eonaini al Ministerio de Instrucan Pblica, del cual dependan los Archivos toscanos, fechadoen Florhcia, el 23demarzode 1867. El informe era entonces inditoy ha sido publicado despus por Antonio Panella, con una breve presentacin, bajo el tffulo L'ordnmento sronco e lu formazione di un Arcluuo generale (I'archivw dei Frari, o Archivio di &ato a Venezia) in una relazione inedita di Francesco Bonaini; en "Archivi",s. 11, a. 111, Roma, 1936, ps, 37-39. Ha sido despus nuevamente publicadopor Antonio Panella. Scrirti archivistici, por Arnaldo d'Addano, Roma, Ministero delf'htemo, 1955 ("Pubblicazioni degli Archivi di Stato", vol. XIX), pgs 215-218.

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pregunta, aparentemente atrayentee indudablementeinsidiosa,vuelve a hacerse insistente. Sin duda, para el archivero sera mucho ms fcil disponer los documentos en un orden cualquiera, por l mismo elegido, antes que realizar cada vez el largo, complejo y difcil estudiopara identificarcual era el orden originariode losdocumentosde un fondo, o para llevarlos a aquel orden. Pero el resultado de ordenamientos del gnero -alfabticos, geogrficos, cronlogicos, y sobre todo por materias- sera desastraso; y, sobre todo, abundan los ejemplos de aquellos ordenamientosrealizados, como ya hemos recordado, entre el siglo XVIIi y el X K

No s610 se facilitara, y s610 en apariencia, una determinada bsqueda o un determinado tipo de bsqueda,volviendo i m p i b l e todas las otras, porque se permitira, quizs encontrar este o aquel documento, sino tambin el documento solo, separado del o s otros del mismo fondo y de la misma serie, y por propio contexto, desmembrado de l 10 tanto privado de gran parte de su valor.
Aqu sealamos todava cuanto hemos dicho al principio, es decir, que un archivo no es una suma de documentos, y que cada documento existe en cuanto forma parte de un conjunto orgnico y tiene su exacto significado, en cuanto constituye el eslab6n de una cadena. Esta consideracin es vlida no slo para el archivero, sino tambin para el usuario que realiza su bsqueda en el archivo: tambin para l, encontrar el documento s610 significara bien poco.

No es la informacin contenida en el documento 10 que interesa, y la archivstica no es una "ciencia de la informacin" (como muy frecuentemente se dice), o solo una "ciencia de la informacin", sino que tiene un contenido mucho ms amplio; 10 que interesa es el significado pleno de cada documento, que se evidencia solamente a travs del vnculocon todos los otros documentos del mismo archivo; lo que interesa es conocer Cmo este documentoha sido producido, en el curso de qu procedimientoadministrativo y con qu validez jurdico-administrativa.

Dos documentas pueden parecer iguales entre s y tener idntico "valor informativo" en cuanto contienen la misma informacin;pero su "valor archivstico"puede ser del todo diferente, si diferente es su contenidojurdico-administrativo, el cual es esencial, no slo en el momento en que el documento ha sido producidopara los fines administrativos propias del ente productor, sino tambin cuando ste, por el curso del tiempo, ha perdido inters para el ente que lo ha producido y es utilizado para fines de estudio.
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Pero hay una ulterior consideracin que hacer, una consideracin que, a mi modo de ver, debera estar en la base de la actividad de cada archivero. En mi opinin -aunque sobre esto no todos estn de a c u e r d e el fin de la Archivstica no es el de "hacer encontrar" a los usuarios de los archivos los documentos tiles para su bsqueda: esta es simplemente una consecuencia de la correcta aplicacin en el plano prctico, en cada ordenamiento, de los principios tericos que rigen esta ciencia.

El "hacer encontrar los documentos" a los~usuarios de los archivos poda ser un fin vlido en los albores de la disciplina, antes que ella lograra su madurez, pero no lo es ya hoy, en cuanto la Archivstica es una ciencia, completa en s misma, con una metodologa propia, y del todo autnoma con respecto a otras ciencias con las cuales tiene slo aquellas relaciones recprocas que unen todas las ciencias y especialmente aquellas que obran en campos disciplinarios afines.
Podemos hacer una fcil comparacidn con otra ciencia, no lejana de la nuestra: la Diplomtica. Es notorio que la Diplomtica nace para descubrir la falsedad de los documentos: pero hoy nadie afirmana que el fin de la Diplomtica es el de "descubrir la falsedad de 105 documentos".

La Diplomtica es una ciencia completa en s misma, que tiene una metodologa propia y tiene como fin fundamental el progreso de s misma. El hecho de que a travs de la Diplomtica se pueda comprobar si un documento es falso o verdadero, es una consecuencia de la correcta aplicacin de la metodologa de la misma a cada caso, pero no el fin de la disciplina.
Y an: finalidad de la ciencia histrica es aquella de hacer progresar dicha ciencia, es decir, el conocimiento del pasado. Que, despus, aquel conocimiento pueda ser til para otros fines, es una consecuencia y no la finalidad de la ciencia histrica.
Finalidad del estudio de las Matemticas es la de hacer progresar siempre ms las Matemticas. Que despus el progreso de las Matemticas sea til a muchos otros fines, es una consecuencia y no la finalidad de las Matemticas. Otro tanto podemos decir para la Filosofa: un filsofo es un ptimo programador de computadoras, pero nadie osara decir que la Filosofa sirva para programar las computadoras. Un argumento anlogo puede ser hecho para la Archivstica. Finalidad de la Archivstica es el progreso de la misma. Quizs no siempre se advierte, porque se advierten ms fcilmente las consecuencias: cuanto ms progresa la Archivstica, mejor

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son satisfechas las bsquedas de los usuarios de los archivos. Pero esta, repetimos, es una consecuencia, no la finalidad, del progreso de la disciplina. Como toda ciencia, la Archivstica se basa en un conjunto de normas de carcter general, universalmente vlidas. Si se debe ordenar un archivo, constituido por document a escritos sobre tablas de arcilla hace cinco mil a b o un archivo constituido por documentos escritos sobre papel en el siglo XJX, la metodologa no cambia.

Y dir ms. S i un archivo fuese puesto en desorden diez o cien veces, y despus cada vez confiado a un archivero diferente para ser ordenado, y siempre que los principios de la ciencia archivstica hayan sido cada vez correctamente aplicados, a cada re-ordenamiento concluido, el archivo deber volver a tener siempre el mismo orden. C r e o que esta consideracin haya empujado -quizs inconscientemente- a Georges Bourgin a definir a Eugenio Casanova, el mximo terico de la archivstica en la primera mitad de nuestro siglo, como "un gran matemtico de los archivos"28.
En cuanto al ordenador, ste puede ser y es utilsimo en el archivo, si es usado correctamente: por ejemplo en una serie homognea de documentos (lisias de militares, listas de propietarios censados en catastro, etc.), como ayuda al trabajo del archivero; pero no puede, obviamente, sustituir jams ni el trabajo del archivero, ni otros medios de bsqueda y sobre todo el inventario redactado por el archivero.

El inventario, recuerdo, no es una lista de documentos, que sera imposible redactar a causa de su nmero y, sobre todo, estara privado de sentido, en cuanto se convertira en un mero "catlogo" de documentos; y "catalogar" un archivo, es decir, enumerar los documentos, equivaldra a destruir el "archivo", reducindolo a una simple suma de documentos. El inventario es, sobre todo, la historia de la institucin que ha producido cada uno de los fondos archivsticos, de las competencias, de la estructura, de los procedimientos de aquella institucin, y de cmo ella, en consecuencia, haya dispuesto en el origen los propios documentos segn un orden originario que ha sido reconstruido por el archivero.
El inventario as concebido es la nica clave que permite cada tipo de bsqueda.
Con frecuencia es difcil hacer entender todo esto al usuario que se acerca por primera vez a un archivo sin tener suficiente preparacibn archivstica. Muchos usuarios, si bien cualificados, estn sin embargo absolutamente desprevenidos, y sostienen que el

28 Al primer Congreso Internacionalde Archivos, Pars, 1950, cfr. "Archivum",1, Pars, 1951, pg. 69.

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archivo es algo similar a una biblioteca que conserva documentos en lugar de libros. Es esta una amarga constatacin, que los archiveros, situados en las salas de consulta de los respectivos archivos y para la gua de los usuarios en sus bsquedas, deben repetir con frecuencia. Entre los muchos testimonios, traemos una afirmacin del colega francs Bertrand Joly, quien escribe que "salvo excepciones, los funcionarios, los empleados y los historiadores, los que transfieren a los archivos y los que los utilizan, son archivsticamente "ignorantes", y que "la incompetencia de muchos Universitarios en materia de archivos, comprobada cada da, es verdaderamente e ~ c a n d a l o s a " ~ ~ .

No hace an muchos afios, en 1%, la Sociedad de Historiadores italianos, es decir, la asociacin que agtupa a los profesores universitarios italianos de materias histricas, dedic a los archivos un referndum entre sus socios. En ste se peda, entre otras cosas, la redaccin de inventarios uniformes.
Esto demuestra qu poco los autores de este pedido conocan los archivos y la archivstica. Uniforme puede y debe ser la metodologa del ordenamiento y del inventario (y no haba ninguna necesidad de pedir esta "uniformidad", dado que sta en Italia estaba ya prescrita por una norma de derecho positivo, que anteriormente hemos citado, que se remonta a 1875);pero precisamente porque en base a esta metodologa cada ordenamiento archivstico tiende a llevar los documentos al orden originario que les fue dado por el ente productor, el resultado final de cada ordenamiento archivstico ser diferente del de todos los otros, o por lo menos del concerniente a otras categoras de entes u oficinasm.

Del escaso conocimiento de los archivos y de la Archivstica por parte de muchos historiadores italianos, se tiene adems la prueba en la respuesta a otra pregunta: ms de

29. "Sauf exception, les fonctionnaires, les entrepreneurs et les historiens, cpux qui versent les archives et
ceux qui les utilisent, sont archivistiquement des ignorants", y en nota: "L'incompetence de beaucoup d'universitaires en matre d'archiws, chaquejour verifie, est veritablement scandaleuse": BertrandJoly, Lesarchivescontemporninesont-ellesun avenir?,en "La Gazette desarcbives", nn. 134-135,Pars, 1986, @gs. 185-193,donde las frases aquf mencionadas estn en las pgs. 193, nota 13.

3 0 . Dentro del mismo ente se puede tener una uniformidad de disposicinorgnana de los doaimentos entre oficinas del mismo tipo: por ejemplo,en la organizacin administrativadel Estado italiano, en 1940 fueron dictadas normas uniformes para la tenencia de los papeles de la Prefectura. Anlogamente, la autoridad queejerce la vigilanciaen determinadascategorasdeentes puededictar normas uniformes para la tenencia de l o s papeles de entes del mismo tipo: as sucedi en Italia en 1897 para los Municipios. Los archivos municipales italianos desde 1897 en adelante, presentan por lo tanto una uniformidad en la disposicin originaria de los documentos y en consecuenaa, en eventuales trabajos de ordenamiento se estar frente a una uniformidad a respetar.

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la mitad de l o s historiadores interpelados afirm que la Archivstica no es una disciplina autnoma, y casi la mitad de los mismos historiadores declar que no deberan existir ctedras de Archivstica en las universidades. Creemos, por 10tanto, que el colega Joly no est del todo equivocado al denunciar la "escandalosa ignorancia" de muchos universitarios en materia archivstica. Ms all del Ocano, la colega Virginia C.Purdy ha denunciado, en un brillante y agudo artculo, la "archivofobia" de muchos usuarios de los archivos, los cuales querran encontrarlos ordenados en base a sus temas de bsqueda, y ha afirmado que se trata de una... enfermedad muy difundida entre "colleagues in the histarical p r ~ f e s s i o n " ~ ~ .
El archivero es,por lo tanto, frecuentemente sometido a presiones por parte de quien no conoce o conoce poco la Archivstica.

Es necesario entonces tener mucha paciencia para hacer comprender a los usuarios de los archivos, como la adopcin de la metodologa correcta de ordenamiento del archivo por parte del archivero, adems de responder a una exigencia cientfica de una de las profesiones ms difciles, mencs conocidas, pero ms gratificantes, sirve tambin para permitir cualquier tipo de bsqueda por parte del usuario, una vez que ste haya tomado la no fcil va de acceso al archivo, buscando '*no las materias sino las instituciones".

31. Virginia C Purdy, Archivuphbia: itS causes and cure, in "Prdogue", Journal o f the National Archives. Vol 15, u* 2 Washington, Summer 1983, pgs. 115-119.

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LOS ARCHIVOS, MEMORIA DE LA HUMANIDAD'

Jean Favier

Antes de ser la materia prima con que se escribe la historia, los archivos fueron, han sido y son el arsenal de la administracin y el reflejo inmediato de la historia a medida que se va haciendo.

As, desde la ms remota antigedad, los archivos pblicos se constituyen como memoria del Estado, mientras el individuo constituye por su cuenta sus propios archivos como memoria de su propia actividad o de la de su familia. De 1 0 que se trata es de conservar el recuerdo de la accin de hoy da, para que sirva de base a la de maana.
Los soportes del archivo son variada, tan variados como los objetos. Segn las civilizaciones y las tcnicas, se han ido sucediendo la tableta de cera y la de arcilla seca, la concha y el t r a o de barro cocido, el papiro y el papel, el mrmol incluso. Han llegado as hasta nosotros, para servir de base a una historia que los administradores de entonces difcilmente podan imaginar, la correspondencia de los antiguos reyes del Cercano Oriente, el catastro del Imperio Romano, la estructura del patrimonio de la Iglesia de Roma o dePde Guillermo el Conquistador.
Lo que todos esos documentos tienen de comn, aparte del hecho de que surgieron de la vida activa y que su finalidad no era servir al historiador futuro, es su relativa perennidad. Una tableta o un trozo de mrmol apenas se gasta el ser ledo, y el frgil papiro, que con las manipulaciones sufre tanto como conla luz, no experimenta el menor dao cuando la mirada lo recorre.

Los documentos de este tipo tienen adems otra caracteristica comn: la unicidad.

Es cierto que la misma acta puede volver a copiarse indefinidamente. De todos modos,

1.

En El Correo de la Wnesco. Pars: Unesco, Mar. 1978, p. 10-15.

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ninguna de esas copias es semejante a la otra y cada una aporta a la historia los elementos de su propia originalidad.

h modos de tradicin se han diversificado. Hay por un lado el original, al que sigue de cerca la copia realizada al mismo tiempo y dotada de la misma eficacia administrativa. Hay luego la copia hecha por el autor mismo del acta para guardar constancia de las decisiones adoptadas y de las informaciones enviadas: es ste el registro, o estado, gracias al cual nuestros archivos conservan desde la Edad Media huellas de la actividad de las grandes administraciones pblicas. Basta con recorrer los estados de la cancillera britnica, los registros de los papas o los del "TrsOr des Chartes" de Francia para comprobar lo que supone para la historia humana esta memorizacin sistemtica de los actos de gobierno e incluso de los actos de gestin administrativa. Al mismo tiempo que experimentaban la necesidad de conservar sus archivos, las sociedades humanas constatahan tambin la de organizarlos. En efecto, los archivos constituyen la referencia privilegiada de toda decisin que se funde en las anteriores, lo cual significa que son la base de toda gestin consuetudinaria y de toda jurisdiccin que w) est respaldada por un cuerpo jurdico.
Entre los medios de esta organizacin, debe citarse el inventario en las diversas formas -alfabtica, cronolgica, topogrfica, metdica- que puede adoptar la inscripcin en un repertorio de todos los documentos conservados con vistas a facilitar su bsqueda. En la Antigedad existan ya tales repertorios, cuyo uso se generaliz en la Edad Media, sobre todo a partir del siglo XII.

Estos archivos tradicionales tienen sus fallos. El primero de ellos es la vulnerabilidad de los documentos frente a todos los agentes de destruccin, entre los cuales debe

sealarse en primer lugar el fuego, terror de las antiguas ciudades. En el transcurso de los siglos los incendios han destruido algunos de los fondos decumentales cuya ausencia lloran hoy los historiadores, incapaces de averiguar lo que en ellos se conservaba. Pero hay otro azote del que los archivos sufren desde que existen: la sustraccin o, dicho sin eufemismo, el robo. Junto a los c a m relativamente poco frecuentes de robos con todas las agravantes son numerossimos los c a m de desaparicin originada por la negligencia de los hombres que olvidan devolver a su sitio los documentos que consultan para su trabajo cotidiano. Si los archivos hubieran sido menos tiles, hoy estaran ms nutridos. Fue a partir del siglo X W cuando los historiadores occidentales sintieron la necesidad de fundar en los archivos su relato de los acontecimientos y su anlisis de las

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estructuras del pasado. Para el archivero, el inters histrico del documento era comparable a su valor como ttulo jurdico. No s610 se conservaban los archivos sino que se constituan colecciones de documentos histricos, tanto a base de originales como de copias. Los grandes mecenas enriquecan su biblioteca con estas colecciones facticias en las que hoy encontramos piezas de archivos ms o menos sustradas de su fondo original. Los eruditos surcaban Europa en busca de inditos, haciendo provisin de copias para su propio uso y para el de sus amigos. Esas copias son hoy a menudo el nico medio de que disponemos para conocer ciertos textos esenciales, desaparecidos con ocasin de un incendio o por otras causas.
El despertar del inters por la historia transforma radicalmente las normas del oficio de archivero. Este, cuya funcin se orientaba hasta entonces hacia la utilidad inmediata de la administracin, se pone ahora al servicio del historiador y, ms generalmente, al del mundo contemporneo. Esa preocupacin histrica conduce incluso, en el siglo XIX, a un reforzamiento de las prioridades, y el archivero, erudito de formacin, da preferencia al servicio del historiador sobre el de la gestin contempornea. No es de extraar que el siglo cuya historia resulta en numerosos aspectos ms dificiles de escribir -simplemente porque sus hombres se preocupaban poco de los historiadores futuros-sea precisamente aquel durante el cual se desarrollaron las teoras positivistas de la historia. El inters se volva hacia el pasado, olvidando que un da el presente sera a su vez pasado.

Fue en el siglo XIX cuando la mayora de los pases crearon esas grandes colecciones de inventaria, esas nutridas series de publicaciones, esos ficheros exhaustivos gracias a los cuales ha podido progresar la historia.
A medida que los archivos adquiran su dimensin cientfica y cultural, se afirmaba y consolidaba el derecho de todos los ciudadanos sobre un patrimonio archivstico comn. D e ello se derivaba para los servicios de archivos una serie de nuevas obligaciones, las propias del servicio pblico actual. Se trataba de comunicar, de ayudar a la labor de investigacin, de asesorar. Como resultado del desarrollo de las investigaciones universitarias, en las salas de lectura de los depsitos de archivos se apretujaba un pblico desinteresado pero lleno de pasin para el que el derecho a los archivos era simplemente una forma del derecho a la verdad.

El siglo XX empez por introducir en el archivismo los problemas de la masa. El aumento, patente en la mayora de los pases, de aquellas esferas en que el Estado interviene sistemticamente es una primera causa del incremento cuantitativo de los archivos. Hace s610 un siglo eran muy numerosos los asuntos que podan resolverse sin salir de la esfera privada. En cambio, hoy no existe, pongamos por caso, construccin de
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casa o interpretacin de obra musical en la que por uno u otro concepto no se vea

implicado el Estado: el Estado autoriza, prohibe, reglamenta, ayuda, grava con impuestos... Quiere decirse que los archivos pblicos reflejan el conjunto de las actividades de una colectividad. Otro factor que trastoca completamente la situacin del archivismo es, naturalmen-

te, el progreso de la tecnologa documental. En un siglo hemos pasado de la pluma al

bolgrafo, del copista a la mquina de escribir elctrica, a la multicopista, la fotocopia, la xerografa. Mientras que el documento nico era antes la regla, ahora es la excepcin.

La primera consecuencia de esta multiplicacin de los archivos es que nadie puede administrar por s mismo la masa de documentos que, sin ser todava de utilidadcotidiana, sigue presentando un inters suficiente para que no se los destruya. De ah la necesidad de que los especialistas -documentalistas o archiveros- tomen a su cargo el destino de esos archivas "vivientes".

Es ste el "prearchivamiento", que transfiere a la esfera del archivismo lo que antes perteneca a la de la gestin de oficina. El prearchivamiento no es pues el simple amontonamiento de los archivos an no clasificados sino una autntica gestin de a s documentos todava tiles para la administracin y que son ya codiciados por l investigadores.

Todo ello obliga a sistematizar mucho ms seriamente que en el pasado la prctica de la clasificacin para no quedar sumergido por la masa de documentos, pero sin que ello obligue a eliminar documentos que un da puedan ser tiles.
La tcnica del microfilm pasa por ofrecer una solucin general a todas las dificultades-derivadas de la gran masa de nuestros documentos y de los altos costos de su conservacin.Y, ciertamente, si slo tuviramos en cuenta el precio del metro de pelcula virgen, podramos maravillarnos de que quepa en una cajita 10 que tantos metros cuadrados ocupa en un depsito costoso de construir. En cambio, si se piensa en el trabajo que cuesta preparar las documentos para microfilmarlos, si se computa la masa de salarios que exige la operacin propiamente dicha y si no se olvida la amortizacin del material, nos percatamos de que microfilmar un fondo de archivos a fin de conservarlo en pequeo volumen cuesta dos veces ms que construir un edificio especialmente destinado a la conservacin de ese misma fondo.

Aesto se aade otro inconveniente, de no menor entidad: en la mayora de los pases no se reconoce al microfilm ni como ttulo ni como prueba judicial, porque elimina muchos elementos del anlisis y del peritaje. 55

Ello no obsta en modo alguno para que el microfilm ofrezca al archivero de nuestros das las incontables ventajas que entraa su escaso volumen. Gracias a esa virtud, es hoy el instrumento insustituible para toda clase de documentos poco accesibles directamente por 10 lejano de su ubicacin.

La transformacin radical de las tcnicas documentales ha introducido entre las preocupaciones del archivero una amenaza un tanto olvidada desde la poca del papiro: me refiero al carcter frgil, por no decir efimero, de los nuevos soportes documentales. Qu quedar dentro de uno o de cinco siglos de nuestras fotografas que amarillecen, de nuestras fotocopias casi evanescentes, de nuestras xerografas, de nuestras copias con papel carbn? Qu subsistir dentro de treinta aos de nuestras cintas magnetofnicas cuyo soporte material se degrada a cada consulta y cuya magnetizacin desaparece por s sola?
An ms grave es el problema que plantea el uso de la computadora en la ms diversas gestiones de la vida contempornea. Ser la memoria que tales mquinas conservan, aun suponiendo que el archivero disponga de los medios para regenerarla y combatir as su degradacin natural, compatible dentro de un siglo con las mquinas gracias a las cuales se gobernar entonces el mundo? Qu habr que hacer si esa memoria se vuelve muda?

Por lo dems, conservar las memorias segn los principios que regulan el archivado del papel podra constituir una precaucin insuficiente. El papel conserva la huella de los sucesivos estados de su redaccin. Un registro, un libro de contabilidad, un expediente individual conservan las diferentes etapas de la labor de un tribunal, de la caja de una empresa, de una carrera y de una vida. La computadora, que se enriquece a cada momento con los datos que en ella se introducen, pierde inmediatamente los datos antiguos cuando los nuevos los anulan. Por consiguiente, si no se toman las debidas precauciones, el historiador encontrar en la memoria conservada el reflejo de un estado final no el de un proceso temporal.

D e todos modos, la generalizacin de la curiosidad cientfica ha modificado desde hace medio siglo las condiciones de conservacin y de organizacin de los archivos. El archivero de antes de 1914 saba en lneas generales lo que se pedira unos aos despus, a saber, ms o menos lo mismo que se le peda unos aos antes. Fuente tradicional de la historia poltica e institucional, de la monografa local, de la biografa e incluso de la genealoga, los archivos se han convertido actualmente en el terreno de exploracin de cuantos investigadores se interesan por el pasado humano en todos sus aspectos. Los mismas archivos se utilizan para documentar la historia econmica y social, la historia
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de la psicologa colectiva y la sociologa religiosa de las pocas pasadas. La historia de los precios y las tcnicas, la historia de la higiene y la de las formas de religiosidad figuran ntimamente mezcladas entre los temas de inters que los investigadores estudian en los archivos. Pero, al mismo tiempo que el historiador escruta un pasado an cercano, el ciudadanovela celosamente por su derecho a la intimidad de una vida privada y familiar. He aqu otro problema que no conocieron los archiveros del siglo pasado. Abrir generosamente los fondos ms recientes, facilitar un anlisis cientfico de nuestra poca y garantizar la transparencia de una administracih que debe rendir cuentas a la nacih, pero al mismo tiempo proteger a cada persona frente a las curiosidades indelicadas y a las presiones individuales: he aqu unos deberes contradictorias que vienen a aadirse a la deontologa milenaria del archivero.
%

Una cosa son los derechos humanos, otra el derecho de gentes.El desmembramiento de los grandes imperios, ya en la Edad Media y particularmente desde hace dos siglos, ha obligado a muchos pueblos a buscar en el extranjero los archivos que permitan documentar un gran sector de su historia. De ah una serie de reivindicaciones que por desgracia resulta difcil satisfacer. La estructura de las fondos de archivos no refleja necesariamente las estructuras territoriales resultantes del desmembramiento del Imperio Otomano, del Imperio Austrohngaro, de los imperios coloniales, de las ocupaciones militares. El microfilm presenta el doble inconveniente de no resolver ninguno de los problemas de principio y de ser un instrumento, como ya hemos visto, muy oneroso. Es &te un asunto que vienen estudiando atentamente la Unesco, el Consejo internacional de Archivos y la Mesa Redonda internacional sobre los Archivas.

As, al cabo de tres mil aos de historia de los archivos, nos encontramos ante una paradoja. Reflejo y testigo de la dificultosa vida de los hombres en cada poca, los archivas se han convertido a su vez en uno de los elementos de la poltica nacional e internacional de cada pas. Cuando los Estados modernos definen mediante leyes el derecho aplicable a sus propios archivos y determinan mediante negociaciones el derecho que desean ejercer sobre archivos que no les pertenecen, abren una nueva etapa en la historia de la memoria humana.

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NUESTRA MEMORIA Y LOS ARCHIVOS'

Mara del Carmen Pescador del Hoyo

Mentalizacin

Los archivos son memorias colectivas. Pero adems memorias mucho ms duraderas que nuestra propia memoria individual, que termina con nuestra ausencia del mundo de los vivos. Son, es cierto, memorias falibles, como las nuestras, y de ellas debemos entresacar la realidad, lo que fue, no lo que se ama o imagin. En un archivo encontraremos verdades y falsedades, como tambin en nuestra propia memoria guardaremos recuerdos de los que a veces tendremos la duda de si fue un hecho real o slo una apreciacin nuestra. Ese trabajo de entresacar y contrastar corresponde al que investiga, al que trata de averiguar la verdad, o mejor dicho, esas pequeas verdades que concurren en los hechos, ya que la verdad absoluta, la verdad entera y -valga la redundancia- verdadera yo creo que es inalcanzable. De cada lado hay siempre un poco de verdad y un poco de razn. Cuando nosotros queremos dejar memoria de nuestra vida empezamos a remover los recuerdos. Cuando queremos hacer memoria de hechos colectivos removemos los papeles de los archivos. Por otra parte, ambos procesos no son independientes. Hay algo de nuestras vivencias personales que pueden aportar mucho al esclarecimiento de las vivencias colectivas que tratamos de conocer. Por eso, porque hay tanto archivado en nuestras memorias individuales como plasmado en soportes materiales es por lo que ha empezado a reconocerse el inters de estas aportaciones dando lugar a los llamados archivos orales para la Historia. Pues bien, si admiramos a una persona que tiene el privilegio de una gran memoria,

1 .

En el Boletn de IaANABAD. Madrid: Jul.-Set., 1981.Vol.XXXI, NQ3, p. 355-363. 58

tendremos que admirar por igual a una nacin, regin o ente geogrfico que tenga su memoria colectiva bien organizada, es decir: sus archivos en orden. Somos el resultado de nuestros antecedentes y el origen de lo que vendr despus. Si sabemos aprovechar las enseanzas tendremos facilitado el trabajo para nuestro desenvolvimiento, y si sabemos dejar memoria de esta actualidad que vivimos facilitaremos el camino a las generaciones futuras. Porque aunque la Historia no se repite enteramente, ya que las circunstancias condicionales van cambiando, la Historia no es mera curiosidad, es tambin informacin y aprendizaje. Y aunque es admitido que nadie escarmienta en cabeza ajena siempre ser mejor partir de unos antecedentes que partir de cero. Por eso cuando una comunidad adquiere madurez vuelve los ojos a su pasado y trata de conocerlo para conocerse mejor, y cuando esa comunidad quiere organizarse procura afanosamente reunir todos sus antecedentes fijados en soportes materiales, completando sus informes con los orales, sobre todo cuando aqullos han sido diezmados. Tal es el caso de algunos de los pases del llamado Tercer Mundo. Y puede ocurrir entonces algo que nos sirva de leccin: que alguno de estos pases construya su gran archivo estatal con todos los adelantos, con local para exposiciones, para conciertos, para conferencias, para biblioteca...mucho mejor que otros pases ms viejos con mucha ms historia documentada sobre sus espaldas. Este es el caso de Kenia, que en octubre de 1978 tena ya hecho un proyecto para un gran archivo cuyos depsitos en primera fase estaran constituidos por una nave de siete plantas, que en una segunda fase sera completada con otra de otras siete. Estamos, pues, ante el hecho curioso de que quien anda escaso de documentacin
la busca afanosamente por donde sea para conservarla, mientras que quien anda sobrado

no le concede la importancia debida.

Ante esta falta de atencin debemos de luchar por todos los medios planteando el problema desde el punto de vista personal para luego trasladarlo al colectivo. Si de siempre hemos alabado a las personas de categora intelectual, diciendo que estaban muy "documentadas", tambin hemos motejado a quienes eran ignorantes e ineficaces como personas "indocumentadas". Decir "Fulano es un indocumentado" era descalificarlo en el ejercicio de su actividad. Sin embargo, lo hemos dicho y repetido mecnicamente, sin darnos cuenta de su verdadero contenido. Pues bien,.vamos a tratar de que la administracin de un Estado, una institucin o una empresa no caiga en la categora de "indocumentada", que conozca cuanto tiene que conocer para mantener sus derechos y cumplir sus deberes, para no tener que inventar razones ni incurrir en los mismos errores que llevaron al fracaso. Vamos a tratar de que los archivos sean los surcos de esa memoria colectiva
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que almacena los datos. Nosotros fijamos en nuestra memoria nuestras vivencias que nos ayudan a sobrevivir. Pidamos a la colectividad que conozca de antemano, en lo posible, lo que puede hacer y lo que no uede hacer. Una colectividad desmemoriada es casi, casi, UM colectividad descerebrada

8.

Pongamos nuestro esfuerzo en convencer a la comunidad en que vivimos de que

los archivos no son el depsito de los residuos inservibles de la administracin donde unos cuantos pierdetiemp buscan curiosidades, y hacerles ver su importante cometido en el desarrollo comunitario. Y no nos estamos refiriendo slo a los archivos estatales,
sino a todos. Ninguno de ellos puede ser cercenado del conjunto sin daar a la colectividad.

Ya s que estoy hablando a un grupode convencidos, pero no importa. Mi propsito es recordar a todos que es un problema de todos, no de un grupo, sugerir razones, dar armas a los colegas para defender nuestra verdad, para impulsar nuestra labor, que no es ni s610 cultural ni slo practicista, sino las dos cosas a la vez. Para que no sintamos rubor cuando un pas del Tercer Mundo en vas de organizacin nos da una leccin de cordura
en materia de archivo.

Organizacibn Esto no quiere decir en absoluto que aspiremos a amontonar indiscriminadamente

los documentos que se van produciendo en el mbito de nuestro territorio, ni tampoco

que llevados de nuestro afn vayamos a realizar con ellos grandes desplazamientos sacndolos de su entorno natural. Previamente habr que establecer, si no est ya creada, una red de archivos por la que se canalice el fluir de la documentacin sin derramar algo de su caudal a fondo perdido, ni producir estancamientos remansados donde su efectividad va a ser nula. Para establecer correctamente esta red tendremos que tener en cuenta dos factores: el proceso de envejecimiento de la documentacin y su propia naturaleza y significado.

HAROLD D.LASSWELLen su "Estructuray funcin de la comunicacin en la sociedad", publicadopor pnmeravezhaceveinticincoaos,llegaacomparar la necesidadyestructura deun serviciodeinformacin con la que existe y opera biol6gicamente en lossereshumanos y animales degradosuperior. (The Structure andFunctionof Communication inSociety".B.BerelsonandM. Janowitz(e~).ReaderinPublicOpinion andCommunication. The Free Press, Clencoe, 1955).

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Este proceso de envejecimiento constituye para nosotros una de las principales preocupaciones, ya que en l se enrazan a su vez dos problemas fundamentales: las transferencias y los expurgos. Nasotros hasta ahora nos hemos ocupado ms del primero que del segundo, quizs por ser de ms fcil resolucin, pero sobre todo porque para este ltimo necesitamos de los organismos productores una colaboracin responsable que, por pereza mental, parecen poco decididos a prestamos.

Los dos factores ya citados de envejecimiento y naturaleza de los documentos van a motivar el fluir de la documentacin y consecuente trasvase de unos depsitos a otros. Si no contsemos con la necesidad de transferir la documentacin que est pasando la primera etapa de su vida en archivos inmediatos a depsitos estables, los archivos inmediatos que la recogen da a da, engordaran, se haran torpes e inoperantes por el peso muerto de los documentos que han perdido en parte o totalmente su vitalidad administrativa. Es de todo punto necesario establecer una salida paralela bien a depsito intermedios, bien a depsitos definitivos. Pero si en este fluir no tenemos la medida de lo que puede ser U M concentracin saludable y lo que llegara a ser una concentracin monstruosa, tambin los depsitos definitivos corren el riesgo de acabar aquejados de la misma enfermedad.
Saludable en cuanto a que si van a ser depsitos sin salida de documentacin, no podemos a la vez considerarlos indefinidamente abiertos, a travs de anos y aos, a la recepcin de los documentos que se vayan produciendo. Ah tenemos loscasos de Francia, Italia y Blgica, entre otros, que han tenido que construir verdaderas ciudades satlites de depsitos de archivo ms o menos cerca de los Archivos Centrales de la nacin. En EE.UU.lo estn resolviendo a base de microfilm, con menoscabo de los originales. Un indefinido acumulamiento llegar a convertirlos en verdaderos monstruos inmanejables. No podemos confundir organizacin controlada y articulada con centralizacin inoperant e . Hay que dejar bien definido lo que es un archivo inmediato, lo que es un archivo de trnsito y lo que es un archivo definitivo, sabiendo cortar cuando sea preciso de forma que cuando el definitivo no tenga ya ms capacidad racional de admisin concentre sus esfuerzos en lo que ya tiene, dedicndose a profundizar en ello para que sus documentos den el mayor rendimiento posible, en vez de crear problemas de ensanchamiento cuando su dotacin humana y econmica, cuando su espacio fsico y natural no sean siquiera suficientes para 10 que ya tenga acumulado. Trasladado el problema a nuestro pas, no se habra convertido hoy en un monstruo el Archivo de Simancas si en el siglo XVIU no hubiera sufrido una enorme sangra para formar el Archivo de Indias, y a su vez no hubiera ido languideciendo la entrada de flocumentosrecibiendo toda la produccin posterior hasta nuestros das?, no ha pensado
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nadie que si el antiguo Archivo General Central de Alcal de Henares -a tope en 1916, a pesar de las sucesivas ampliaciones realizadas- no se hubiera quemado, la creacin del nuevo hubiera sido igualmente indispensable? El sentido comn nos dice que los archivos definitivos no pueden ser un pozo sin fondo, que tiene que irse cerrando cuando han abarcado un largo perodo cronolgico, dando paso a la creacin de nuevos archivos definitivos, que a su vez sern superados por rebosamiento y plantearn la necesidad de la creacin de otros que vengan a recoger las nuevas emisiones documentales. Esta verdad fue intuida plenamente cuando a mediados del siglo XIX, en 1858,fue creado el Archivo General Central, a que acabamos de aludir, para recoger todo lo que por no haberse mandado a Simancas estaba desperdigado y en trance de perderse. Con todo pronto la realidad les hizo ver que se haban quedado cortos y a los ocho aos, en 1866, crearon otro nuevo archivo, el Histrico Nacional, para reunir en l la documentacin proveniente de instituciones ya prescritas y por tanto consideradas como de carcter plenamente histrico, encontrndose en primera fila los fondos de clero regular y secular incautados por el Estado. No se les ocurri llevarlo a Simancas. Aparte de los beneficios que aquella medida reportara a los seores acadmicos de la Historia y a los estudiosos de la universidad madrilea, los lmites fsicos del Archivo de Simancas son sillares de piedra y no pueden forzarse. Hubiera sido igual de encontrarse bastantes kilmetros ms cerca. Comprendiendo la leccin, si en la poca actual, en cualquier pas, se llegase, o volviese a llegar, a este punto de rebosamiento habra dos opciones: crear, como entonces se hizo, un nuevo depsito definitivo dispuesto para recoger durante una larga etapa la produccin documental no absorbida, as como la venidera, o hacer definitivo el archivo intermedio, creando otro nuevo que realizase su antigua funcin. Para optar por una u otra tendramos en consideracin sus circunstancias: si el archivo intermedio o de trnsito no tuviese condiciones fsicas para guardar los documentos con carcter indefinido la solucin correcta sera la primera. Si por el contrario reuniera las condiciones necesarias y, debido a la imposibilidad de transferir lo ms antiguo, no hubiese llegado a acumular gran cantidad de fondos, sera lo ms razonable darle estabilidad como archivo definitivo, en vez de proceder a movilizar miles y miles de documentos, evitando el riesgo al desorden y deterioro que para la documentacin supone todo traslado masivo, y el enorme msto en trabajo y dinero que acarreara tal traslado, sin ventajas que lo compensen. Tratemos de despersonalizar los problemas creando las personas para los archivos y no los archivos para las personas.

Esto nos proporciona tambin otra leccin: si verdaderamente podemos conseguir la organizacin de una red de archivos en la que tanto los inmediatos, como los
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intermedios y los definitivos estn en condiciones de garantizar esa fluidez necesaria para el buen funcionamiento del sistema, pongamos todo nuestro entusiasmo en su creacin, pero si s610 alcanzamos a llevar a decreto una teora que resulta imposible de realizar en la prctica por carecer de base fsica en que sustentarse ms vale que procuremos adaptarnos a la realidad y hagamos las cosas conforme la realidad requiera3.

Por otra parte, una de las penosas consecuencias a que nos lleva el criterio de concentracin a ultranza es el empobrecimiento cultural de las provincias o regiones. Algunas han tenido que llevar a sus Universidades copias xerogrficas o microgrficas de lo que, originado en su mbito, se ha acumulado en la capital de la nacin. Es posible que cuandose hizo fuera lo ms saludable para la conservacin de los documentos, pero hoy tenemos que tratar de evitarlo dotando a esas regiones de medios humanos y econmicos para mantener su documentacin en condiciones aceptables de conservacin y servicio. Tengmoslo en cuenta a la hora de organizar, rechazando la creacin de grupsculos satlites manejados por personas no bien capacitadas, que obviamente no pueden recibir una direccin adecuada que les llega desde muchos kilmetros de distancia. No importa que su contenido sea concreto a su mbito local o 10 desborde: si all los produjo el devenir de los hechos, all deben de quedarse. No temamos descentralizar siempre que hayamos conseguido una buena organizacin que relacione unos archivos con otros, articulando sus informaciones y servicios. Una buena informacin intercambiada y la facilidad que hoy existe de obtener copias por cualquier procedimiento reprogrfico evitar las ms de las veces desplazamientos innecesarios.
Sin embargo, a pesar del tiempo transcurrido, seguimos viviendo todava la centralizacin napolenica, de donde nos abruman tantos problemas, hoy que ya no hay imperios. Un nuevo escollo vamos a encontrar para nuestra planificacin en la supervivencia de la clasificacin de los archivos en ad/ninisfrativose histdricos, inverosmilmente conservada, pero a todas luces falsa y obsoleta. Porque as se ha comprendido ya en la gua de los archivos a nivel mundial publicada en 1975 por la revista "Archivum", con la impropia denominacibn de Anuario4 han desaparecido ya estas denominaciones sustituidas, por las de "archivo abierto" y "archivo cerrado", respectivamente, que responden a

3.
4.

Tratemos de despersonalizarlos problemas atenindonos a lo que una buena organizacin requiere. Anuario, en castellano, es la publicacin que tiene una periodiadadde publicacinanual, cuya condicin no concurre en el que citamos. El primero se public en 1955 y el segundo en 1975, con datos de 1973-74. En realidad es una Gua de Archivos a nivel mundial.

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UM realidad'. La documentacin, desde el momento en que se produce hasta que llega a su asiento final, es una y aquellos conceptos surgidos en el siglo XIX, cuando se forman los grandes archivos nacionales', estn entorpeciendo gravemente su estimacin y por consiguiente poniendo en peligro su conservacin. No es posible seguir aceptando esa clasificacin artificial y sin base real en un tiempo como el actual en que los historiadores ms que estudiar el ayer pretenden estudiar el hoy y, aun si me apuran, el maana. Si lo que se conserva en los llamados archivos administrativos no fuera Historia los historiadores no iran, como van, a consultarlos. Los documentos tienen valor por s mismos, no a fueiza de aos, aunque la vejez les roporcione un valor aadido, pero nunca ser esta la base de su pretendida historicidad ,ni tampoco la de su uso libre o restringido. Los plazos que se ha intentado poner en las diversas legislaciones son inoperantes a la hora de la verdad porque las salvedades son tantas que los plazos no nos valen gran cosa.

T '

Mejor sera que nos decidiramos, de una vez por todas, a rbmper con estos conceptos convencionales y ajustarnos a la realidad de que la documentacin no admite ms diferencias que la permisibilidad de su uso, es decir documentacin que todava no puede consultarse sin permiso de la entidad productora o la que ya puede consultarse libremente. Historia es todo y administracin es todo. Puede preguntarse cmo denominaramos entonces a los archivos clasificados hoy como "Administrativos". Muy sencillo, y mucho ms ajustado a la realidad: "Archivos inmediatos" o "Archivos en primera fase". Rechacemos conceptos decimonnicos, que estamos ya terminando el siglo XX. Creo que la aceptacin de esta verdad ayudara mucho a que se reconociese la importancia de nuestra misin y la necesidad de la presencia del archivero tcnicamente capacitado en sitio inmediato a las fuentes de produccin documental, asegurando as una proteccin de la que hoy, la mayor parte de las veces, carece. Borrando las falsas denominaciones .borraremos tambin de la mente de las personas ajenas a la profesin esos conceptos errneos que les llevan a asegurar: "Aqu no hay nada histrico, todo es administrativo",
Es el reconocimiento impllcito de que ningn archivo puede ser indefinidamenteabierto.

En Francia secrearon IosArchivosCentralesen 1794. LesiguieronInglaterra, Alemania,Suiza yPortuga1.

Los jvenes pafses hispanoamericanos lo hicieron durante el siglo XIX y primeros aos del XX, desde 1821 (Argentina) hasta 1914 (Venezuela). La creacin en Espana de los archivos, a que hemos hecho
alusin yaenel textodeeste trabajo, fueseguidacasideinmediatodelacreaci6ndelCuerpodeArchi~~eros y Bibliotecarios, en 1866, pensado solamente para la documentacin antigua, de ms de cincuenta aRos. La primera entidad administrativa en comprender el tremendo error fue el Ministerio de Hacienda, que pidi para su archivo un funcionario del nuevo Cuerpo, a cuyo ejemplo siguieron otros ministras, siendo a su vez aqul el primero, y hasta hoy el nico, que lo solicito tambin para sus Delegaciones provinciales.

La Ley de Defensa del Tesoro Documental y Bibliogrfico de 21 de junio de 1972 (art. l', apartado d) considera a m o integrantes de ste "Los fondos existentes en las Bibliotecas y Archivos de la Administracin Pblica Central, Local e Institucional,cualquiera que sea la poca a que pertenecen".

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con toda la carga negativa que para la documentacin esto supone. Nosotros estamos convencidos, pero hay que convencer a los dems. Creo que esto clarificara bastante las cosas y posiblemente producira tambin efectos saludables en cuanto a la consideracin y consecuente conservacin de los dociimentos, no slo estatales o institucionales, sino incluso privados. Qu para todo esto hace falta mucho dinero? No lo dudamos, pero la mayor parte de las veces -pensamos- el defecto est en que lo poco que hay no se reparte adecuadamente. Nadie parece haber cado en la cuenta de que la mitad de los despilfarros administrativos provienen precisamente de la anarqua de sus papeles. Que consigamos nuestro propsito o no es algo que cae fuera de nuestro alcance, pero que nunca puedan decirnos que no sabamos lo que queramos, ni a dnde queramos llegar.

Difusibn

El tercer punto que tenemos que considerar es el de la distribucin y difusin de conocimiento a base de la documentacin reunida. Sin ello todo lo anterior carecera de sentido'. En cuanto un mensaje se apoya sobre un soporte material se convierte en documento destinado a ser comunicado, sea cual fuera la base fjsica de este soporteg.

Es un problema que preocupa a nivel mundial y que tenemos que abordar en sus tres vertientes: comunicacin con la administracin o entidad productora en funcin de un asesoramiento para el correcto desarrollo de su actividad, comunicacin al usuario sobre el que pueden recaer los actos administrativos -derecho que ampara hoy la legislacin-, y comunicacin e informacin al estudioso que trata de averiguar algo sobre un pasado, ms o menos lejano o cercano, con fines cientficos y culturales.
El suministro de informacin a la administracin o entidad productora no siempre

8. 9.

LASSWELL, HAROLD D., en su obra citada en la nota 1, define la difusi6ncomo "la transmisin de la herencia social de U M generaa6n a la siguiente"o "transmisindel legadosocial".

CAUDE, ROLAND: "Organiserpour vivre", Pars, 1966,aboga porque toda la informaci6n sea transformada en documento escrito. Cai este criterio se est actuando al mecanografiar para su consulta por el pblico los textos grabados de los archivos orales. Existen ya algunos catlogos publicados en Mjico y recientemente, en 1980, la "Oral History Association" ha publicdo ea USA,con el ttulo de "Evalwation Guidelines", un pequeo pero sustandasofolleto en que se dan normas para la toma correcta de datos de este tipo de fuentes de informaci6n.

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e s forzosamentede datos rutinarios recientes. Son muchos los casos en que se remueven los documentos de los archivos buscando razones en que apoyar derechos histricos.
Tales los conflictos de lmites territoriales, surgimiento de nuevas nacionalidades, ocupacin indebida de un territorio, reivindicacin de una herencia por largos aos usurpada, recurso contra una aeja sentencia que no se consider justa y se desea derogar. Otras veces la defensa contra el expolio del patrimonio artstico, bibliogrfico y documental10. El derecho a la informacin de los administrados, en cuanto a receptores de las resoluciones de cualquier administracin pblica o privada, es un concepto muy antiguo", pero raras veces respetadoy casi siempre entorpecido.Los Estados y susgobiernos, as como las entidades, han celado siempre cuidadosamente sus procedimientos al adquirir conciencia de que la posesin de informacin es sinhima de poder poltico, social, econmico, cientfico y cultural. En la primera sesin de la Asamblea General francesa del perodo 1978-79, el entonces primer ministro Raymond Barre present un Proyecto de Ley relativa a la obligacin de hacer conocer los motivos de los actos administrativos. En su artculo l.* se proclama que todo ciudadano tiene derecho a conocer el motivo de las resolucionesde la Administracin. En nuestra actual Constitucin tambin se ampara este derecho en su artculo 105, y hace un ao, entre los meses de mayo y junio de 1980, el Instituto Nacional de Prospectiva de la Presidencia del Gobierno organiz un coloquio sobre problemas de la comunicacin en que se abund en la misma ideal2. Pero no nos hagamos muchas ilusiones: una cosa es lo que se predica y otra lo que se pone en prctica. En la realidad son tantas las trabas, en parte legtimas,
10.

En nuestro caso tiene nombres concretos: Gibraltar y Sahara. A escala menor recordemos que el retrato
ecuestre del duque de Lenna pintado por Rubens est hoy en el Museo del Prado gracias a que la documentacinqueacredita que ha pertenecidoal Patrimonio Real estaba a mano cuandoquisieronsacarlo a subasta pblica. La alarma fue dada por un artculo publicado en el diario "ABC" el 28 de septiembre de 1%2 por la autora del presente trabjo, que estaba estudiando esa documentacin en el Archivo Histrico Nacional. El caso ms reciente es el de los derechos que ha podidoexhibir el Estado espaol para justificar su reclamacin sobre la propiedaddel "Guernica" de Picasso.

1 1 .

En nuestra documentacin podemos citar un documentode Jaime 1, que se conserva en el Registro 13,en el que hace referencia al "nostropblico Archivio" y de Alfonso V se cita un privilegio de 1419, en que al fundar el archivo del Reino de Valencia, dice que lo hace para que las autoridades y par?icdur&ade~ del reino puedan tener noticia de todas las cosas pasadas.
D e hace pocos aos podemos citar en nuestra legislacin una orden de 11 de mmo de 1 % sobre acceso a los documentos de la administracin pblica, pero no ha tenido vigencia en la prctica. La Ley de autoriza d l o a l interesado,haciendo salvedadde Procedimientoadministrativovigente,en su artculo 23, la seguridad del Estado y el derecho a la intimidad.

1 2 Se presentaron nueve ponencias, de las que citaremos para este punto concreto la de Beatriz Rodrguez Salmones "El acceso de los ciudadanos a los C e n m de Documentacin de la Administraa6n Pblica.

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que interceptan su realizacin que casi puede decirse que estamos en perodo de iniciacin, valga la paradoja, de una secular teora que tardar todava muchos aos en adquirir madurez y vigencia, si es que alguna vez lo consigue. En verdad, yo creo que ms que aiestin de aos es de situaciones histricas, que unas veces lo permiten y otras lo blcyuean. El tercer cauce de informacin es el que sirve a la investigacin cientfica y cultural. La transmisin cultural incrementa la cohesin social y favorece la integracin. En los pases en los que la cultura es un bien de consumo profusamente extendido, las diferencias sociales entre sus ciudadanos se acortan sensiblemente. Y aqu tambin tenemos que apuntar nuevos rumbos. Es fundamental que en este campo el archivero no permanezca en actitud pasiva, esperando que alguien solicite sus informes: debe ser l quien inicie el suministrode conocimientos posibles sobre la documentacin que custodia. Es un hecho conocidopor todos los colegas que la publicacin de cualquier instrumento de descripcin de fondos de archivo produce de inmediato un movimiento masivo de investigadores hacia los fondos descritos. Pero hay algo ms: la labor de publicacin o edicin de documentos,previamente acondicionados y comentados que se vena considerando como l a b o r a realizar fuera de las horas de trabajo del archivero, ha pasado a ser considerada como legtima, siempre y cuando esto no suponga el abandono de otras tareas bsicas de inters primordial. Esto est en parte resuelto hoy con las ediciones en microfilm realizadas por los propios archivos sobre series que puedan interesar a un amplio sector de pblico.

La conclusin que de todo lo expuesto puede sacarse la resumiremos en muy pocas palabras: en tanto en cuanto salgamos de nuestra voluntaria reclusin, nos demos a m n m r y hagamos notar nuestro servicio y nuestra imprescindible presencia en una sociedad bien organizada, en la misma medida nuestro trabajo y m t r o s mismos seremos estimados y respetados por los dems.

De nuestro compaero Pedro Mpez Gmez citaremos el artculo "Losarchivos p6Hicap y el ciudadano"
(ANABAD, ao XXIX, nm. 4, octubrediciembre 1979, pgs. 35-37, en que afirma que el archivo es un"bien cultural" que tiene que ponerse al servicio de los ciudadanos, que son fuentes primarias de

informaan.

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INTRODUCCI~N A LA PLANLFICACI~N
DE LOS ARCHIVOS'
Bruno Delmas

Razn de ser de los archivos

El hombre slo es plenamente hombre por el conocimiento que tiene de s mismo y de su evolucin. Para realizar esa hazaa de reflexin y remontar el curso del tiempo requiere de documentos.
Si bien se piensa, todo es documento, es decir, testimonio: la tierra da fe de la historia del universo; el cuerpo del hombre es un testimonio vivo de la originalidad de nuestra especie; y nuestros cromosomas, de nuestro patrimonio gentico. Por razones diversas, y por su orden mismo, todo es memoria y testimonio de 10 que ha sido y de lo que es.

En qu consisten los archivos? "El archivo es el conjunto de materiales de toda ndole que todo rgano administrativo, toda persona fsica o moral, ha reunidoautomtica y orgnicamente debido a sus funciones o a su actividad".
Los archivos son los documentos sobre el hombre como ser social, son los testigos de su continuidad y de su adaptacin a los cambios profundos de la vida en la Tierra. Los archivos son, pues, el fundamento mismo de esa memoria consciente que tiene el hombre de s mismo. Para que progrese la historia de los hombres habr que darles una mayor plenitud y humanidad. Tal es el papel social fundamental de los archivos.

Esta expresi6n de un pensamiento, de una voluntad y de una accin fue grabada

1 .

En su libroLaplanifcacii6n&larUlfraestnrcturarnacionnlesdearchivos: esbozo&
Mexicq D.F.: Archivo General de la Nacin, 1986,p 3-10.

unapolticageneral.

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primero en piedra, arcilla, metal y, desde hace casi mil aios, se escribe principalmente sobre papel. Pero los documentos manuscritos han dejado de ser la forma privilegiada de los archivos. Desde principios del siglo XX,el desarrollo de la imprenta, primero, ms tarde de la mquina de escribir y de la multigraa, y la aparicin, por ltimo, hace unos decenios, de nuevos tipos de documentos visuales y sonoros (pelculas, fotografas, di$cos, cintas o hilos magnticos), y de documentos automatizados (cintas y fichas perforadas, textos producidos por las computadoras, etc.) han ensanchado considerablemente el campo de accin de los archivos.

T o d o s esos son documentos de archivo, en el sentido antes enunciado aun cuando entraen condiciones de conservacin nuevas. As, por ejemplo, en la URSS,el Archivo Central del Estado y los de las repblicas administran depsitos documentales que agrupan cinematecas, fototecas y discotecas.
Por lo dems, el carcter propio de los archivos se advierte ms claramente todava si se los compara, en el plano de su mtodo y de su misin, con las bibliotecas y loscentros de documentacinque, sin embargo, son muy similares porque en opinin de losprofanos, tambin se basan en los principios de seleccin y de coleccin.

Las bibliotecas se encargan de compilar y de conservar, para ofrecerlas a la lectura, obras que son el producto de una actividad intelectual que se basta a s misma. Con ello, el bibliotecario escoge los libros en funcin de las necesidades o de los gustos del pblico que frecuenta su establecimiento.
Anlogas son las preocupaciones de los documentalistas, cuya labor estriba principalmente en la compilacin, que se propone ser exhaustiva, y en la seleccin de informaciones,con miras a atender necesidades actuales o previsibles respecto al uso de la documentacin. Lo que cuenta es la utilizacin que se prev en un campo definido; se trata de preocupaciones limitadas y a corto plazo.

La funcin de los archivos es muy distinta y no ha dejado de ampliarse a 10 largo de las siglos. Al principio brindaban servicios de cancillera: eran los custodios de los ttulos y de los derechos del Estado. Muy pronto pasaron a ser tambin, por una evolucin Mgica, la memoria de las instituciones y los custodios de los documentos capitales de su historia. Hoy en da, con el desarrollo del mundo moderno y la proliferacinde documentos de todo tipo, tienen una nueva misin. En efecto, cuanto ms aumenta la masa de documentos orgnicamente producidos por un servicio administrativo,tanto ms se eleva ia proporcin de los documentas carentes de significacin histrica. Esa masa intil no solamente representa una pesada carga sino que adems inunda en cierto sentido los dacumentos que s tienen valor histrico.
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Como no es posible conservarlo todo, los archivistas tienen que separar, de la masa considerable de documentos, aquellos que tienen una significacin general (que constituyen una parte proporcional cada vez ms reducida) y aquellos que son intiles. Se trata de aportar una respuesta cientfica a estas preguntas, casi filosficas: qu es lo que debemos conservar y encontrar de nuevo sobre nosotros mismos?, qu es lo que necesitar maana nuestra sociedad? Estas preguntas imponen a los archivos una visin prospectiva y confieren al acto de eliminacin y de seleccin un carcter de decisin trascendental. Al dar respuesta a esas preguntas, y debido a la ndole las ms de las veces nica
de los documentos, los archivistas ejercen un verdadero juicio de vida y de muerte sobre

la informacin, ya que los textos que destruirn quedarn perdidos para siempre. As, pues, el mundo moderno encomienda a los archivos una parte esencial de s mismo: la sociedad encarga a sus archivistas que elijan por ella 10 que ser su memoria postrera.

Si carecen de los medios materiales y humanos necesarios para cumplir su misin, los archivos modernos, con muy contadas excepciones, no pueden desempear su papel.

Los gobiernos deben tomar una decisin capital: seguir como hasta ahora y aceptar el sufragio de los archivos, o bien oponerse a esa tendencia. Pero, qu jefe de Estado, qu responsable poltico puede razonablemente privarse de un instrumento tan esencial para su accin econmica y social, y para la consecucin de sus objetivos polticos?, cmo podra correr el riesgo de que su pas se volviera amnsico al descuidar los archivos, al dejar que desaparezcan los antiguos documentos cada vez ms amenazados, y al no conservar para el porvenir los testigos y testimonios de las grandes mutaciones de nuestro tiempo? El grado de civilizacin de una sociedad se mide por el inters que siente por su pasado.
incumbe, pues, a los gobiernos crear y establecer las necesarias infraestructuras.

Justificacin de la planificacin de los archivos

Al hablar de modernizacin y de desarrollo de los servicios nacionales de archivos, se piensa en el aprovechamiento ptimo de los crditos, en la reduccin de losdespilfarros y las prdidas de tiempo, y en la eficacia; todo esto se incluye en la idea de planificacin.

Hay que tener en cuenta, sin embargo, que planificar no significa programar el desarrollo de estructuras existentes, sino ms bien montar un sistema de archivos destinado a resolver los problemas del futuro.
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Los archivistas han de definir su poltica con una mentalidad prospectiva, y deben saber claramente lo que desean ya que toda poltica es cuestin de voluntad; asimismo, ser indispensable que su eleccin razonada y su conviccin profunda sean compartidas por los dems. En primer lugar, hay que buscar los hechos y meditar sobre las previsiones, con objeto de no extrapolar el presente sino de preparar el porvenir. La voluntad es necesaria para actuar, y esa voluntad es tambin necesaria para establecer un plan.

La planificacin es, en efecto, la determinacin de ciertos objetivos esenciales y la exposicin de los medios, de los recursos econmicos y del trabajo necesario para alcanzarlos. El valor de un plan consiste precisamente en esos factores, a la vez materiales, psicolgicos y sociales:
El plan impone una reflexin: jcules son las posibilidades?, jcules son las contradicciones y cmo superarlas?, jqu oportunidades tenemos para triunfar y en qu condiciones? Obliga a replantear los hbitos y rutinas. Este replanteamiento no lo hace ningn organismo por su propia voluntad; sin embargo, es una de las exigencias de toda administracin, si quiere seguir desempeando su papel en una sociedad y en un Estado que no dejan de evolucionar: jcules son las razones y la utilidad de mis servicios?, j d m o se emplean los fondos pblicos y cul es mi eficacia?
L a planificacin permite, mediante una labor de investigacin, definir y explicar las finalidades de un servicio nacional de archivos. Compilamos los documentos pblicos, eliminamos los que carecen de inters, clasificamos y conservamos los que tienen un valor permanente, pero, jpor qu y cmo queremos participar en la vida administrativa facilitando su funcionamiento y coadyuvando a la gestin de los documentos producidos en nmero creciente en los servicios pblicos?, jpor qu y cmo queremos proporcionar los documentos conservados a todos los que los soliciten o, mejor dicho, a todos aquellos a los que esos documentos puedan interesar?, jpor qu y cmo la planificacin lleva a la bsqueda de los sectores de actividad que podran perfeccionarse y modernizarse?

Se trata de conservar el patrimonio histrico nacional, de aumentar la eficacia administrativa y de promover la investigacin y la circulacin de la informacin.
La planificacin, adems, permite la modernizacin de las actividades de los archivos y su adaptacin al mundo moderno. Al abandonar su mera misin de conservacin, los archivos deben participar en los grandes destinos de la colectividad nacional.
71

Deben aportar su ayuda especfica a la accin administrativa, social y econmica, educativa y cultural, e incluso tambin a la poltica del Estado.

La planificacin introduce adems una mentalidad prospectiva. Obliga a concebir un sistema nacional en forma de un modo coherente y ms o menos estructurado, destinado a solventar los problemas del futuro.
Obliga a escoger los objetivos de produccin y a fijar un orden de prioridad. Da a una profesin -y esto es capital- objetivos que mn de conquista.

Significacibn de la planificacibn

La planicacin de los servicios de archivos es en muchos pases un tema relativamente nuevo, por lo que todava no se ha definido una doctrina ni un mtodo. La expresin "planificacin de los archivos'' se refiere, de hecho, a dos niveles muy distintos de accin: a) en el nivel de las estructuras, se refiere a la elaboracin de los planes de desarrollo de las infraestructurasnacionales de archivos, en el marco de un plan nacional de desarrollo; b) en el nivel de las funciones, a la programacin de las actividades de los servicios de archivos del Estado.
Estos dos aspectos de la planificacin no pueden disociarse, ya que el desarrollo de
las infiaestructurass610tienen sentido y justificacin en la medida en que permite realizar

actividades tiles y provechosas para la colectividad nacional. Por consiguiente, el plan de desarrollo debe concebirse de modo tal que toda inversin llegue a ser productiva en un plazo razonable.

Momento y lugar ms adecuadospara la planificacibn

Cabe formular una pregunta sobre la oportunidad de la planificacin de los archivos: hay un momenta, una situacin privilegiada para planificar?, cundo habr que hacerlo? No es &te el problema. De lo anteriormente expuesto se desprende la necesidad de planificar para preparar el porvenir. El porvenir no se prepara maana sino ahora mismo. Procede aadir que, si se destruye una biblioteca, con paciencia y dinero ser posible reconstituir su fondo de libros. En cambio, si se destruye o se consiente la destruccinde un archivo (estaslamentables destrucciones se producen todava con gran e d irreparable ya que los archivos estn compuestos, en general, frecuencia), su prdida s 72

de documentos nicos. Por esta razn todo aplazamiento en la modernizacin de los archivos entraa la desaparicin de documentos.
El hecho de comprender y apreciar este factor temporal equivale a responder tambin al factor espacial: jen qu pas habr que planificar? Si existe una poltica, esto es, cuando un grupo no se limita ya con vivir al da sino que desea reunir los medios y adquirir los mtodos para resolver los problemas del presente, a la vez que se preparan las soluciones de los del futuro, cualquiera que sea el pas, resultar obligado recurrir a la planificacin, concebida como una tctica a la vez que comouna estrategia.
Cabe aadir que los problemas no se plantean del mismo modo porque dependen del nivel econmico de los Estados. All donde ese nivel sea muy alto, existirn ya los elementosms o menos completosdel sistema, o por los menos se dispondr de los medios adecuados para encontrar una solucin rpida al problema de la conservacin de los documentos. Habr servicios de archivos, y la planificacin se limitar a colmar las lagunas y a preparar el porvenir.

As, en los pases desarrollados, la estructura del sistema de archivos pblicos es compleja, a imagen y semejanza de las instituciones. Con algunas excepciones,constituye el resultadode una larga historia administrativa y poltica (archivos nacionales o federales; archivos de los ministerios, ms o menos autnomos; archivos de las colectividades locales,dependientes o no,etc.). Pero, en general,estos elementos -que a veces no tendrn vnculos jerrquicos entre s- forman un todo coherente porque quienes velan por ellos tienen la misma formacin, se refieren a las mismas leyes y reglamentos y se enfrentan con problemas anlogos.
En los pases relativamente menos desarrollados, en cambio, y prescindiendo de la forma institucional de esos jvenes Estados, se observan situaciones de hecho muy comparables: un poder central fuerte, y poderes locales que representan el poder de la capital y que no tienen demasiada iniciativa o cuyos vnculos son mucho ms estrechos que en los sistemas federales clsicos. Ocurre tambin a menudo que los servicios de archivos se encuentran todava en un estado embrionario: existencia demasiado reciente, falta detradicinarchivstica, infraestructurasincipientes, etctera. Por eso mismo, en estos pases, los problemas se referirn a la organizacin y desarrollo de los servicios nacionales de archivos. S i n embargo, como el pasado no impone traba alguna, en estos pases es mayor el margen de libertad para crear no ya un sistema que prolongue determinados hbitos -por no decir prejuicios- sino ms bien una a grandes pases, organizacin renovada. Aun siendo de menos envergadura que los de l los problemas de estos Estados tienen un carcter ms global y se sitan en un piano de

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generalidad ms alto. Nos ha parecido oportunoabordar el tema desde esta perspectivah planificacin de un servicio de archivos consiste pues, en primer trmino, en estudiar su finalidad, esto es, definir claramente su misin administrativa, econmica y social, educativa y cultural; en determinar, tras ello, las necesidades y, por ltimo, establecer el calendario segn el cual se dar satisfaccin a esas necesidades. Ahora bien, tal planificdcin deber quedar insertada en el plan nacional de desarrollo, a fin de que se beneficie de una decisin nacional y reciba apoyos exteriores; en una palabra, para tener la oportunidad de ser llevado a la prctica.

"... los archiveros deben sentir l a necesidadde explorar los orgenes de su profesidn, a fm de entender las circunstancias y los motivos que han determinadosu evolwidn, y, con tal inteligencia, anticiparsey prepararse para elfuturo."
Ernst Posner

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EL VALOR DEL DOCUMENTO EN UN

SISTEMA DE ARCHIVOS
Manuel Romero Tallafigo

El llamado problema de los Archivos es asunto poltico de los gobiernos de los pueblos, a menos que alguien piense que la eficacia, racionalidad y economa de las administraciones pblicas son indiferentes a los Archivos o stos no sirven ni a la ciencia ni a la cultura. Mientras la dimensin del problema no sea medida con parmetros polticos, de muy poco sirven los lamentos y disquisiciones, tan frecuentes en la bibliografia archivstica. Ser mejor dedicar los esfuerzosa tareas ms rentables, pues es el poder poltico en todos sus mbitos, estatal, autonmico y municipal, quien primero y principalmente debe estructurar, por necesidad imprescindible a su gestin, el sistema de sus Archivos y como responsable principal debe dedicar presupuestos y personal para que aquel funcione.

La palabra sistema, aplicada a los Archivos, no significa sino la racionalizacin del servicio de los mismos, como respuesta a la demanda social por su conservacin y uso cultural o administrativo. El sistema busca, por medio de principios archivsticos, la sntesis y organizacin, la unidad y la coordinacin: Los servicios dispersos -archivos estatales, autonmicos, pblicos y privados- se transforman en red bien tramada y urdida que.los defiende de la incuria, precipitacin y olvido de las entidades individuales y los integra en el engranaje administrativo y cultural para el que se crearon. La palabra red a m o equivalente de sistema es muy expresiva del objetivo unitario y coordinado de los servicios de Archivos. La redes un tejido, originado por la evolucin continua de un hilo nico, que forma mallas unidas entre s por nudos. Ese hilo conductor, bien trabajado, permite la cohesin necesaria para la red. Aplicada a los Archivos de la red es coherencia

1.

En la RevirtadeArchiwsyBiMiolecasdeAndoluclPSevilla: Junta de Andaluca - Consejeria decultura,

1986. ~
9 1 ,

p. 43-50.

75

y racionalidad entre los servicios administrativos y culturales de todos ellos. El documento es una pieza clave del engranaje de la Administracin y pretender un funcionamiento de sta sin archivos bien sistematizados es una utopa y, por otro lado, restringir el campo de los Archivos a s610 los Archivos antiguos e histricos es una torpeza y miopa poltica.

Los Archivos: valoracibn adminktrativa y cient@a

El archivo es el conjunto de documentos, reunidos en el desarrollo natural de su funcin y actividad, por cualquier entidad con la finalidad de recabar testimonio e informacin fehacientes. Esa necesidad de contar con testimonios e informacin fehacientes, inherentes al documento escrito, es la que justifica la prstina existencia, junto con la aparicin de la escritura, de los Archivos. Desde la temprana Edad Antigua las monarquas antiguas de Asia dispusieron de verdaderos archivos organizados, donde conservaban en soportes de arcilla la correspondencia diplomtica, las relaciones administrativas y las cuentas financieras. Tal es, como ejemplo, el caso de los hallazgos arqueolgicos del palacio de Ugarit (Siria) y de Te11 Hariri o de los archivos bancarios de Murasu. Hallazgos arqueolgicos como los dichos han sido con frecuencia poco considerados por la Archivstica, en parte debido a que dichos archivos, tras su descubrimiento y excavacin, han perdido toda su conexin orgnica -fundamental en el concepto de Archivo- al dispersarse y desorganizarse sus fondos por museos y colecciones particulares. Igual ha sucedido con los miles de papiros griegos y latinos, hallados en Egipto, con las cortezas de rboles de Novgorod, con las hojas de palmera de la India, con las tablillas vndalas de Africa y las del banquero Cecilio Jucundo en las cenizas de Herculano2. El Archivo siempre ha estado junto a la administracin, sea con piezas de arcilla, hojas y corteza de rboles, sea con papiros, pergaminos, papel y bandas magnticas. No se hicieron ni se hacen con la mira puesta en la futura Historia, sino en la necesidad objetiva e inmediata de una gestin bien informada.

Mata Castilln, con buen sentido, al referirse al mbito funcional de los archivos, seala el protagonismo de ellos con una imagen arquitectnica: "Puede decirse que toda administracin se sustenta sobre tres pilares: el presupuesto, el personal y los documentos. Su eficacia -la de la administracin, naturalmente- depende por igual de una adecuada formacin y distribucin del personal, de una racional estructura presupuestaria y de una

vid. Robert-Henn BAUTER, LesArchives, en "L'Histoireetses mthodes",Enciclopdiede la Pliade, 1973,p i e . 1.121-1.124.

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buena organizacin de los a r c h i ~ m "La ~ .carencia del pilar archivsticoprovoca desorden de gestin y consecuentes prdidas de tiempo y dinero, no menos importantes, por ser torpe y rara vez evaluadas. De ah que resulte lgico que las administracionesreputadas mmo ms racionales -particularmente las privadas- dediquen atencin preferente a la ~malizacin de la estructura documental, como presupuesto sine qua non de costes m'nimos para la ptima rentabilidad de gestin. Estas palabras, coste y rentabilidad, aplicadas a los archivos, son dignas de ser consideradasseriamente por quienes pretenden la reforma de los malos hbitos de la Administracin Pblica Espaola o quieran una Administracin "que funcione". Frente a las Bibliotecas y M u s a , el Archivo,institucin que muchos equivocadamente considerans610 cultural, es la ms ligada a la Administracin.
El anterior planteamiento de los Archivos, desde una ptica meramente administrativa, ha sido durante siglos casi excluyente en la poltica de nuestros gobernantes. En Espaa no se abren las puertas a la investigacin histrica hasta prcticamente el ao l W 4 Hay . tambin, sin embargo, un segundo planteamiento que llamaremos cultural y cientfico. Hoy, en 1985,resulta familiar ver en las salas de investigacinde los archivos espaoles-vase la Gua de Investigadores- cientficos de todas las ramas del saber, como historiadores, pedagogos, fillogos,arquitectos, farmacuticos, ingeniero,antrop6logos, gelogo s . . . Afluencia explicable porque toda ciencia, si se precia de ello, tiene una fase heurstica, y las fuentes archivsticas son, sin duda, ricos veneros de noticias seguras y concretas para cualquier campo de la investigacin. La cultura, en general, y las ramas del saber de los pueblos caerian en pozo sin fondo sin la ayuda de la larga e inmensa memoria que atesoran los archivos de una nacin. Hasta incluso hoy da se plantea ia necesidad de establecer un servicio educativo de Archivos'.

Es errneo pensar que a la Administracin s610 le interesa el documento para su gestin inmediata y corriente y es, o puede ser, ajena a los valores histricos del mismo. Y ms trasnochado es que el mundo de la Ciencia, la Cultura y la Historia permanezca indiferente a los expedientesy registros que hoy,en 1985, se escribeno apilan en las mesas y oficinas de la Administracin.

3.
4.

Vi.Jos Manuel MATA CASTILLDN, La situaat profeswnal de los archiveros l&~noamericams, . m e t a de la ANAJ3AD, XXXI (1981) no 2, pg. 239. Vid Real Orden de Isabel 11de 20 de abril de 1844.
Vi. Manuel RAVINA MARTIN, Las actividades culturalesy eclucaiivas de los archivos espubles. Realidadesyperspectivas, en Boleln de la ANA-, XXXII (1982) n"4, pgs. 419 y ss.

5.

En efecto, el valor administrativojunto con el histrico, como valores, son inherentes al documento de archivo ya desde su misma gestacin y nacimiento en la oficina y negociado. En efecto, la conscriptw -fase de la gnesis documental que imprime en un soporte material los caracteres internos y externos, las frmulas y marcas- no hace sino fijar de modo perdurable los actos de la Administracin, de modo que, a pesar del peso inevitable del tiempo, pueda constituir una noticia concreta. Es la finalidad del escrito expresada en el aforismo: "Verba vohnt, scripta manent", o en el dicho popular: "Las palabras se las lleva el viento".

Por eso el escrito, desde que 1 0 es, es Historia, a pesar de que la Administracin en esos primeros momentos no rentabilice dicho valor. Pero no por falta de manifestacin o captacin en el presente, deja de ser potencialmente un testimonio fehaciente para el futuro. Y esto tiene su importancia para los historiadores: Las destrucciones indiscriminadas de documentos en las Administracionesestn condicionando, ms que cualquier metodologa o partidismo, la futura Historia del presente. Con razn se dice que el expurgo de documento es la primera operacin de metodologa histrica que se hace en losArchivos.Estoes importante tenerlo muy en cuenta porque,a veces, en muchas plumas ha predominado un sentimientoromntico hacia los Archivos antiguos e histricos y un total olvido del documentoen la etapa administrativa. Felizmente la Archivstica cientfica cuenta con una metodologia preventiva y encarece el cuidadode los Archivos en esta etapa administrativa. Y est claro que el sistema de archivos debe cumplir la explicable falta de visin administrativa de los historiadores con la racionalizacin de las transferencias documentalesdesde las oficinas de los Archivos y el veto a la posible destruccin de documentos sin vigilancia administrativa, por la simple razn de que ocupan sitio y no sirven.
Por otro lado, los documentos histricostambin sirven a la Administracin: Basta contemplar los comportamientos de las agencias de publicidad y de los llamados "creadores de imagen". Han aprovechado la Historia de las empresas anunciantes o de las instituciones como imagen vendible en reclamos, anuncios electorales, actos conmemorativos, discursosy eleccin de marcos adecuadospara vender una idea. Siempre el Estado y la Corona, desde antiguo, se han servido y sirven de la Historia como elemento indispensableen la poltica y administracin de los Estados. Las figuras institucionales de los Cronistas reales y seoriales es una, entre las muchas, muestra evidente. Y este ao, 1985, bicentenario de la fundacin en Sevilla, por el rey Carlos III, del Archivo General de Indias, archivo continental, integral y general -en feliz expresin de Jos de la Pea y Cmara- hay un claro ejemplo de lo que decimos: La fundacin, hito estelar en la Historia europea de la Archivistica, se hace por la Administracin indiana, en unos momentos, tan reformistascomo especialmentecrticos, en que era preciso rememorar la

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Historia de Espaa en el Nuevo Mundo condocumentosfirmes y seguros.Jos de Glvez, natural de Macharaviaya (Mlaga) y eficaz ministro de indias, impuls6 denodadamente tal fundacin, para que se escribiera, a partir de all, una Historia que contrarrestase la literatura histrica europea -pinsese en Reynal y Robertson- contraria a la colonizacin espaola en las indias. Eran los aos de la independencia de los Estados Unidos y las figuras de nuestros conquistadores eran parcialmente vistas con especial acento en testimonios lascasianos. Los documentos del Archivo General de indias permitiran una Historia ms autorizada, ms conforme a los intereses de la Administracin y, al mismo tiempo, subrayara el reformismo borbnico, reformismo que necesitaba frenar la mala imagen, posible tras la reciente expulsin de los jesuitas, los cuales tambin escriban Historia.

Y desde el punto de vista jurdico no puede olvidarse el concurso de los denominados documentos "histricos". Muchos contenciosos fronterizos y jurisdiccionales necesitan los mismos: Recuerdo el inters con que el Ayuntamiento de Zalamea la Real (Huelva)requena los documentosde cesin de terrenos comunales para la instalacindel ferrocarril minero en el siglo XIX, y el inters de muchas corporacionesmunicipales para la revisin de ventas y cesiones pasadas de su patrimonio comunal.
La edad del documento como categora bsica del sistema de archivos Ha quedado claramente expuesta la incongruencia de U M visin parcial e incompleta del valor del documento,sea s610 por parte de los administradores,sea s610 por parte de los historiadorescientficos. El documentode Archivos debe presentarse por ello como un ser vivo, sujeto a fases de la vida o edades, marcadas cada una por usos y metas diferentesen los centros administrativose histricos. Tal ciclo vital no puede ser truncado en su curso para utilidad exclusiva de unos u otros, so pena de consecuenciasirreversibles y penosas.

L a edad del documento se modula, como es lgico, con el tiempo, cuyo transcurrir establece en 61 una escala variable de valores. En efecto, durante la edad de la oficina, seccin y negociado, los papeles son guardados celosamente. Pero luego, a medida que la vida y vigencia administrativadecae y se borra, estorban y se alejan para amontornarlos en anejos, buhardillas, stanos y almacenes o, 10 que es peor, se destruyen. En cambio, si existe un buen sistema de archivos, son transferidosal archivode centro o al intermedio. La escala del valor administrativo se fija en funcin con la rentabilidad o costes de conservacin de los papeles. Hemos de decir que ms o menos conscientemente el gestor de una oficina valora -debe hacerlo- el coste de ocupacin del espacio, mobiliario y 79

material, clculo factible en un estudio econmico, hecho por especialistas, y una vez valorado comparar con la mayor o menor utilidad inmediata de l o s papeles. Usoque para las oficinas, al transcurrir del tiempo, disminuye paulatinamente. En un sistema de coordenadas abscisas en el que se representasen paramtricamente las funciones tiempo y valor administrativo, la curva resultante mostrara una inflexin descendente en el valor al cabo, ms o menos, de cinco aos. Inflexin que evidencia lo costoso y poco rentable de la conservacin larga de los documentos en o junto a las oficinas. Evidentemente con ms aos, al entrar en juegola utilidad histrica del documento, se produca una inflexin ascendente de la curva. Este codo producido entre la inflexin descendente del valor administrativo en los cinco primeros aos, y la inflexin ascendente, pasados varios lustros, unos 25 aos, es un tpico perodo o edad intermedia de los documentos, edad en que ambos valores, administrativo e histrico, estn bajo mnimos.

D e ah que la praxis archivstica haya inducido la categora de los archivos de depsitcs mtermedios. La conservacin y gestin de documentos en este tipo de archivos es ms econmica y rentable, tanto en edificio como en mobiliario y personal, que en el archivo corriente de oficina o, incluso, en el archivo histrico. Este archivo intermedio cumple unas funciones especficas, funciones que nacen de la edad de los documentos. A esta edad los hay destinados a ser destruidos o expurgados y los hay que tienen que ser organizados, descritos e instalados para su perenne conservacin y pase a la edad histrica. La edad intermedia es tiempo de sedimentacih por la escasez de la demanda administrativa y de demanda cultural, circunstancias ambas que permiten calibrar con perspectivas suficientes los problemas de organizacin y eliminacin de documentos. Esta ltima operacin, si quiere ser sabiamente controlada, necesita este tiempo de maduracin. Los veinticinco aos de edad, ms o menos, permiten obtener categoras vlidas de expurgo para destinar los papeles que irn al Archivo Histrico y los que van a los servicios de eliminacin. Ya la legislacin del Estado espaol justific la necesidad del archivo intermedio, dentro de la red general, como necesario para evitar, por un lado, "la destruccin de gran parte de la documentacin oficial que posee no slo inters histrico, sino tambin en muchas ocasiones plena vigencia administrativa" y, por otro, evitar fundamentalmente "la acumulacin de papeles en los archivos administrativos e, incluso, en las mismas oficinas y dependencias", acumulacin que determina el propio trabajo burocrtico, eleva los costes de conservacin y sostenimiento y no permite un aprovechamiento rentable de los locales destinados a la funcin pblica. Y, por fin, esta corriente de documentos, conducida a travs del archivo intermedio "permite garantizar la conservacin de los documentos que han de tener un valor histrico y dar el tratamiento adecuado a aquellos otros, que tengan un valor temporal como reflejo de los derechos y
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deberes del Estadoqt6. interesante es la disquisicin sobre valor temporal y perenne de los documentas que precisa la de los valores histricos y administrativos.

Los Archivos Histricos, depositarias de la documentacin de valor perenne y cuyo valor difcilmente tendr inflexiones descendentes al correr del tiempo, constituye otro nudo importaqte dentro de la red de archivos. Hay que ir mentalizando a las fuerzas culturales del pas a que stos no constituyen todo el sistema, sino una parte importante, eso s, con unos servicios muy especficos, volcados a la ciencia y a la Historia.

V i Decreto de creacin del Archivo General de la AdminisiracibnCivil, 914/1969,B.O.E. 26 de mayo de 1%9.

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UBICACI~N DE LA SELECCI~N'

Manuel Vzquez

Qu es la sekccidn?
Podemos entender por seleccin el acto por el cual se eligen documentospara ser conservados permanentemente, determinando la destruccin de los dems'. Seleccin tambin designa a la parte de la archivologa que estudia los criterios de valor y las tcnicas por medio de las cuales se realiza dicho acto de elegir para transferencia o destruccin. En estos dos caso5 la palabra sekccibn se ha tomado en un sentido amplio, tal como en ingls se usan las palabras dsposition, appraisa4 retirenient y en francs n i o trhge y en el mismo castellano: evaluacin,evalo, descarte, expurgo, e t ~ . ~
Se podra tomar la palabra seleccin en un sentido ms estricto y restringido si se discriminaran etapas graduales de la tarea selectiva y se les diera nombre. Por ejemplo, evaluacin o apreciacin a la etapa en que se estudian Im valores; seleccin a la etapa en que se elige; descarte, expurgo o depuracin al acto en que se decide la destruccin, y eliminacin al acto de triturar y hacer pulpa los papeles. Traslados pueden llamarse krs movimientos que la documentacin padece al ser llevada a distintm locales sin que la

1 .

En su Manuaide seleccin documenral. Crdoba (Repblica Argentina): 1982, cap. 2, p. 25-29. MTCHELL, T h m t o n W."NewViewpoints on Establishing Pennanent Values of State Archives". The American Arclrivrrl, Vol 33, N ' 2 Apr. 1970, p. 163. "We can assume that appraisal i s a procedure by which the archivist determines the values orecords, and it seem generally to refer to the selection and preservation of recors that have permanent values". Aporta tambin la definicin de Posner. BRICHFORD, Maynard. Archives & Manuscripts: Apprasal & Access;Oring.Society o f Amencan Archivists, Chicago, 1!377. Cap. 1, p. 1. Ofrece equivalencias terminolgicas de &as palabras en ingls y alemn.

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institucinproductora pierda sus atribucionessobre ellos. Transferencia es el traspaso de la custodia de los documentos a una institucin archivstica distinta de la entidad productora.

Relacin con otrus especialidades

La seleccinarchivsticase parece a la seleccibnbibliotecaria en que, de un cmulo dado, el archivero como el bibliotecario erige lo que considera conducentea los fines de investigacin.Difiere sin embargo en que el "cmulo dado" para el bibliotecario es una editorialque publica libros mientras que, para el archivero, es una institucin productora que acumula los documentosproducidos durante la tramitacin de sus asuntos.
La seleccin est muy relacionada con la jurkprudenciu. Nada se puede eliminar sin que lo autorice algn instrumento legal. En ese sentido el acto de elegir depende de h legislacin. Por otra parte la seleccin como parte de la archivologa debe estudiar y propner la legislacin adecuada a las ltimos adelantos tcnicos en la materia.

No se concibe la seleccin como un trabajo que se realiza una sola vez para descongestionarestanteras,sino como un sistema permanente.La seleccin,tcnicamente concebida, no puede menos que abrir dilogo con los expertos en adminktrucibn y organizacin y mtodos para obtener4 en una tarea conjunta el mejoramiento de la produccin y del fiujo documental, de modo que el plazo de utilidad para la institucin sea conocido desde que nace el documento.
La conservacin permanente que se obtiene por la seleccin, sirve a los intereses
de la investigacin retrospectiva casi siempre realizada por historiadores. El archivero que se va a especializar en seleccin tiene que c o n m r muy bien los intereses de los

historiadoress, los polos de inters previsibles para el futuro y la metodologa de trabajo de investigadorestales como estudtgrufosy socilogos. Una relacin muy especial es la que une a la seleccin con el cuidado de las Bienes

4.

S.

TANODI, Aurelio. OrganuacinArchivstica& los Estados Unidos.C6rdoba (Argentina), 1%5, p. 714. PEROTIN, Yves. "Le Records Maoagement et I'administration anglaise des archives". Gazene des Archives,No 44, ler. tnm. 1964,p. 5-17; para la ata ver p. 16.BOISARD, Pierre. "Pourune politique des liminations.Reflexions sur la pratique des Archives de la Seine".La Gmene &sArc/iives, 0 trim. 1%7, W 59, cap. 4, p.227 y 230.MITCHELL, Thornton W. Op. Cit., p. 163-164. MITCHELL, Thornton W. Op Cit.,p. 164. Vase adems en p. 166 loa Principios 2 y 3.

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Culturales de la Nacin y con la planificacin de un sistema integrado de archivos, por eso nos detenemos algo ms en estos temas.

Seleccibn y Patrimonio Documental

Es obligacin del Estado velar por el conjunto de los Bienes Pblicos6, de una manera muy especial por los Bienes Culturales, entre los que ocupan una posicin mu destacada los Bienes Documentales o Patrimonio Documental, como a veces se llama . La seleccin, cuando trata de la destruccin de documentos irremplazables, debe compatibilizar% con leyes del Estado que velan por ellos. En este lugar Slo se discuten los aspectos estrictamente referidos al tema del manual. Ms ampliamente puede estudiarse este tema en mi trabajo El Patrimonio Documental8.

Los Bienes Documentales se constituyen con:

1) Documentos estatales u oficiales

2 ) Documentos privados
la responsabilidad del Estado en cada caso es distinta y puede plantearse as:

El Estado y los Documentos estatales u ofKiales

Documentos estatales u oficiales son los documentos que produce o recibe una institucin del Estado, sea ste un organismo central, un ente autnomo (o autrquico) o una empresa del Estado.

cbdigo Civil Argentino. Ari. 2340 inc 8. LODOLINI, Elio. Cuesrimes ba'car de archivdogiu Centro p. Ver ahora subttulo 9 y 10,p. 19-23. Interamericano de Desarrollo de Archivos. Crdoba, 1976,55

a 3 R T b ALONSO, Vicenta. Archivos de Espaa y Amrica.Materialespara un manual. Editorial de la UniversidadCompluten. Madrid, 1979,382 p. Esta cita en cap. 1,p. 12,"...se dice tesoro documental del p L r y, porque se considera que ese tesoro del pas, en justa atribucin, pertenece a todos, se llama ,subttulo "Unidad del patrimonio documental: los archivos eclesistipatrimonio documental..." Cap. 2 m", p. 6 7 . VkQUEZ, Manuel. El Patrimonio Documenfnl.Serie El Mundo de los Arcbivos.Major Ediciones. Crdoba, Argentina, 32 p. Vase adems GARCfA BELSUNCE, Cesar Augusto. "Aspectos tericos y jurdim de la reconstitucin de los patrimonios archivisticos naaonales". RevisfadelArchivo Generai deIaNacibn(Argentina). VI,6,1977, p. 25-35. KECSKEMTI, Karoly.Ardtivo, Desarrolloysoberonia Nucionul. Centro Interamericanode Desarrollo de Archivos. Crdoba, 1981,15p.

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'

Sobre estos documentos, el Estado como t u 2 ejerce el derecho de propiedad en toda su amplitud y por eso la conservacin, los traslados y transferencias y la destruccin deben regirse por una ley con una cuidadosa reglamentacin que mencione plazos de conservacin, autoridad idnea para determinar la destruccin y requisitos y recaudos que garapticen la integridad de esos Bienes, cuando se ejecuta una eliminacin. Queremos recalcar el sentido que se asigna a la frase "el Estado como tal". Vamos a formularlo de dos maneras. Enprimer lugar los documentos, tomados en su conjunto, amo Bien o Patrimonio, pertenecen al pueblo o Nacin, no de una manera extrinseca y accidental, como el dinero, sino de una manera ntima y moralmente irrenunciableg, ya que conforman por escrito, la conciencia del ser nacional, su memoria como causa de su identidad. As como un individuo amnsico pierde su identidad, tambin la han perdido los pueblos que no han guardado su memoria. En la sociedad occidental la transmisin oral de las tradiciones nunca compiti con la tradicin transmitida por los documentos. As pues, en este primer sentido "el Estado como tal" significa, como institucin permanente, como cabeza visible de la autoridad y de la "personalidad" de una nacin o de un pueblo, en contraposicin a los gobiernos cambiantes". Segn esto, el gobierno del partido A no tiene ms atribuciones a destruir los documentos que el gobierno del partido B. Tngase muy presente que la verdadera "historia ejemplarizante" es la que transmite la verdad de los sucesos, tal como se dieron, sin tratar de "mejorar" los hechos, escamoteando documentacin.

En segundo lugar se dice "el Estado como tal", contraponindose a cada Ministro, Sub-secretario, Director, etc. Cualquier funcionario, en cuyo mbito haya archivos o documentos, debe evitar positivamente actuar como dueo de ellos. Es slo un administrador. Tambin se encuentran archiveros que consideran suyos los papeles y los archivos. Unos y otros han de someterse al superior inters nacional, manifestado en la legislacin. E s frecuente oir que un Ministro, al renunciar, se llev *'sus"documentos a su casa, dejando al pas privado de importantsimas fuentes de investigacin. Esto no puede suceder. Los documentos producidos por un individuo en su carcter de funcionario son un Bien Pblico, de los que menciona el cdigo Civil en el art. 2340 y de los que se onipar una legislacin mucho ms detallada, cuando se implante un sistema integrado de archivos.

9.

Legalmente no existe prohibicin de despilfarrar o renunciar a este patrimonio, de la misma manera que no se le impidea un padre de familia dilapidarel patrimonio y dejar a los descendientes en la miseria. 10. Vase nota 15.

85

La divisin de los tres poderes, Legislativo,Ejecutivoy Judicial, y la existencia de Estados provinciales,de Municipios autnomos y aun de Sociedadesmixtas exigen muy variados niveles de legislacin y reglamentaciones formalmente distintas; pero el concepto de Bien Pblico debe presidir todos los casos.
EI Estado y los documentos no estatales

Documentos no estatales son los producidos o recibidos en cumplimiento de funciones y actividadesde institucin no estatales o de individuos. Estos documentos no pertenecen al Estado (un concepto distinto rige en los pases comunistas), son propiedad privada, pero forman parte del acervo cultural de una Nacin y el Estado debe tomarse atribuciones conducentes a custodiar lo que sea de inters y evitar la destruccin indiscriminada de ellos. Por 10 que respecta a la seleccin, el papel del Estado puede formularse as: 1)El Estado declara tener injerencia en la conservacin y destruccin de documentos y archivos privadas; 2) Determina en qu casos un documentotienen valor histrico o, ms directamente, seala cules son los que presentan ese valor; 3) Para stos, promulga la prohibicinde que sean destruidaso llevados fuera del territorionacional, principalmente en el caso de empresas multinacionales; 4) implanta mecanismos tendientes a hacer factibles estas determinaciones, respetando la propiedad privada, aun las condiciones de confidencialidady pautas de seleccin propuestas por los propietarios". Adems, de la legislacin general, son oportunos reglamentos sobre algunos archivos privados que revisten enorme inters para la historia de un pas, tales los archivos eclesisticas,de partidos polticos, de entidadesculturales, deportivas, sanitarias;empresas lderes de produccin, financiacin, comercio y servicios; archivos y centros de documentacin de los medios masivos de comunicacin y tantos otros documentos privados de gravitacin decisiva en la historia.
Seleccin y Planificacin integrada de archivos.
UM

Un poco ms adelante veremos que los problemas de muchos archivos se deben a "mala circulacin" de los documentos, que produce hacinamiento en algunos secto;

1 1 . RODRfGUEZ, Celso. "Colecciones de Manusaitos Privados: Un llamado a la accin".Bdain I n t e r m ncano de Archivos. Vo1.7, 1980, p. 61-71.

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res. En un problema de esta ndole no basta la solucin en el punto de hacinamiento solamente, sino que es preciso revisar el sistema y, con frecuencia,implantar un sistema integrado de archivos. Para este tema existe bibli~grafal~; en este prrafo nicamente 1 ~ 3 detenemos s a mencionar algunos puntas de esa planificacin, que parecen ms estrechamentevinculados a la seleccin.
En nuestro medio es un hecho que los distintos archivos (o acumulaciones de documentas), en su mayor parte, se han originado como un efecto no previsto de la actividad de la institucin y se hallan en una seccin y no en otras por causas muy distintas a una decisin razonada, casi al azar. Cuando se est construyendo el edificio para el Ministerioo para el Poder Ejecutivo, los archiveros preguntamos dnde se van a guardar documentas y estamos acostumbrados a oir que no est previsto. Al poco tiempo encontramos archivos en locales pensados para oficinas o en los infaltables pasillos, stanos o terra~as'~. Conformarse con desocupar esos estantes y llamar a esto una tarea selectiva es un error caro (mucho trabajo, fruto escaso e inseguro).

La propuesta de un sistema integrado de archivos puede nuclearse alrededor de los siguientes puntos: 1) La creacin o la institucionalizacin de una red o sistema de archivas. 2) La designacin de una autoridad central y comisiones especializadas. 3) Promulgacin de un cuerpo de legislacin.
La red o sistema de archivos tiene como eje y motor un archivo general muy tecnificado y vinculado a la direccin central del sistema integrado de archivos y a las comisiones especializadasy como punto de apoyo principal y herramienta de trabajo un archivo intermedio que aplica las pautas impartidas por la direccin y es garanta de normalizacin en el trabajo. Desde el momento en que se implementa esta red, se da por terminada la creacin anrquica y al azar de archivos o acumulaciones de documentos. La tendencia es hacia la centralizacin fsica o de control de los archivos en cada ministerioo ente autnomoo institucinque lo necesite. Aparecen ahora archivosfuertes, dotados de todo lo necesario y con un profesional a cargo de su direccin.

Los documentos, correspondencia, expedientes y, sobre todo, los Formularios -Formas o, en ingls Form-Format- nacen clasificados, con un lugar de archivacin
12.
DELMAS, Bruno. La planificacin de las infroestructuras naciwiales de docum,ntacin, bibliotecas y arcluvos. Esbozo de wora poltica getwral. Serie Documentacin, Bibliotecas y Archivos. Estudics e Investigacin, N* 4. UNESCO, Pars, 1974.TANOD1,Aurelio. Op. Cit. y la nota 248 a 4.4.1. de ate Manual. BoISAR, Pierre. Op. Cit., P. 210. RIEGER, Monis. Modern Recordr Retiremeni and Apprakal Procriec. Washington, sin ao, 9 p. multigrafiado.

13.

87

definido y con un plazo de vigencia y conservacin determinado por un estudio de todos los.intereses en juego. La seleccin, en un sistema integrado de archivos con los tres elementos -red de archivos, autoridad cientfica central y legislacin apropiada- es una tarea econmica y segura. Una buena seleccin no es s610 fruto de un correcto flujo de los documentos-produccin, clasificacin,archivala temporal, eliminacin,archivacin permanente- sino que influye positivamente en la consecucin de un buen flujo. En efecto, el estudio de los valores con respecto a la institucin y a la historia permite una sistematizacindifcil de obtener por otros medios. Conocer la dinmica y la utilizacin de estos elementos requiere el estudio de la
teora del ciclo vital de los documentosque es el tpico del captulo siguiente.

PROGRAMA DE SELECCI~N DOCUMENTAL'

Manuel Vzquez

Objetivos del Programd Cuando un funcionario llama a un archivero por un problema de hacinamiento, el nico objetivo que suele tener presente es la descongestin del local y de la estantera. Gran responsabilidad la del que recibe la consulta: e s el momento de diagnosticar todos los males que padece el sistema y de los que el hacinamiento es s610 un sntoma. Se debe establecer que una mera descarga de los estantes abarrotados que se haga aisladamente, representa una evasin del problema, siendo a la vez algo caro, tcnicamente inseguro y poco profundo. Mientras que la implementacin de un sistema en que el ciclo vital sea quien rija la circulacin documental, aunque pueda representar una inversin inicial, es la verdadera solucin, llena de la satisfaccin que proporciona el orden, la agilidad y la certeza de que cada papel tiene un lugar correspondiente a su momento: Trmite, vigencia y plazo precaucional. El archivero debe tener un programa claro y unas metas Concretas que proponer. Es preciso explicar que el hacinamientoy la ineficacia son sntomas y que la solucin del problema se obtendr por medio de objetivosde mediano y largo alcance.

Los objetivos de un programa de seleccin documental son las metas a que se debe llegar, pero tambin los tpicos que sirven para diagnosticar el acierto en la tarea que se est realizando. Podemos formular los objetivos as: 1)Obtener una corriente fluida de
1.
2

En su Manualde seleccin documental.Crdoba (Repblica Argentina): 1 9 8 ' 2 ,cap. 4, p. 38-46. C h ~ d Consejo . de Tesoro. Plan de conservaciny eliminacin de documentos. Trad. Jos Manuel
Garda. Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos. Crdoba, Argentina, 1977 (Ottawa, 1972). Semin 1. Vase el subttulo "Importanciadel plan de conservacin de documentos",p. 14-15.

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documentos; 2) Realizar ahorros sustanciales; 3) Que despus de la eliminacin, queden como archivala coherente y completa, los documentosde mayor inters para reconstruir el momento histrico a que pertenecen.

1) Obtener u m corrientefluiu de docunientos. Si se trata de un problema de circulacin, un buen remedio ha de restituir la normalizacin del flujo.

La primera vez que se realiza una seleccin en un archivo o, mejor, en una institucin hay que adoptar una metodologa de trabajo tal que permita dejar pautas establecidaspara que la segunda vez el trabajo se reduzca a la mitad. En parte se consigue esto por la redaccin de las tablas, de las que ms adelante se habla, y en parte por la experiencia que se adquiere trabajando con perspectiva de futuro, se aprende a mejorar la metodologa de trabajo y se preparan equipos cada vez ms idneos.
Pero hay ms: En un estudio de valores administrativos,saltan con frecuencia a la vista puntos que se pueden mejorar en la produccin documental, si el documento nace con un nombre o cdigo que permite clasificar inmediatamente y con el plazo precaucional de conservacin definido, tiene ya toda su vida establecida, es trasladado correctamente-circula-yen ningn lugar se produce congestionamientoo inundacin de papeles. Y en un archivointermedio, donde se comparan naturalmente formularios y procedimientos de distintos ministerios, se van encontrando posibilidades de normalizacin de trmites y formularios, de corregir errores, etc. Veamos a modo de ejemplo: Se descubre que se producen demasiadas copias, o que se guarda demasiado tiempo o que el papel de los originales de valor histrico es de calidad inferior, etc. Otro caso en Argentina, la seleccin ms costosa e insegura es la de los expedientes, porque su ordenacin es numrica o cronolgica, hallndose juntos un expediente de licencia por gripe con otro de creacin de una escuela. La mejora en este caso tendera a que la produccin y la s adelante ordenacinde los expedientesfuera tal que permitiera colocarlospor temas. M se estudia bajo el subttuloretroalimentacin3.

2) Realizar ahorros surtanciales. Hay tareas selectivas muy costosas. Puede llegar al extremo de que salga ms barato conservar la documentacin en la estantera. Esto puede deberse a dos causas: se destruy un papel que vala millones, tal como cita Kecskemti40que se realiza de manera tan lenta y participa en ella personal tan calificado

3. 4.

Vase mi Manual de seleccin documental 4.1.5. KECSKE%&TI, Kardy. Arduw, desarrdloy soberonanocional. Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos. Crdoba, Argentina, 1981, 15 p. Cap. 4. Subttulo "Estudios paralelos y repetidos".

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que las horas hombre llevan el casto a proporciones intolerables. D e esto conuzco casos que suelen terminar por abandono de la comisin encargada o de la institucin que paga el trabajo. De ah, a la destruccin indiscriminada o a la microfilmacin de sustitucin tambin indiscriminada s610 hay un paso.

Un buen programa de seleccindocumentalva a requerir una inversin previa, tanto mayor cuanto ms aos hayan pasado sin tomarse una decisin correcta. La inversin principal consistir en la habilitacin de una red de archivos y en menor escala, la designacin del personal, pero de ah en ms los ahorros sern sustanciales5. Llama la atencin la frecuencia con que la bibliografa norteamericana y canadiense se jactan de lo que reportan a su gobierno.

La economa puede visualizarse en cuatro aspectos: 1) la cantidad de espacio obtenido aspecto cuantitativ- (tantos metros de estantera); 2) el tipo de muebles y espacio, bajo una consideracin cualitativa. La creacin del archivo intermedio y la fluidez de la circulacin descongestionan locales, a veces muy caros, en edificios de ministerios o en casas alquiladas en pleno centro, o en salas alfombradas y con aire acondicionado, etc.; 3) el ahorro en tiempo de Wsqueda. Reina la agilidad y la limpieza: un lugar para cada documento bajo regias de trasladoconcretasy pautas de desafectacin fcilmente comprensibles; 4) agilizacin de la tarea selectiva. Cada ao que se realiza, se consigue que sea ms rpida y segura, abaratando los costa.
Estas objetivos, sobre todo el del ahorro, se obtienen mejor cuanto ms amplio es el punto de mira desde donde se realiza. En el caso ideal se toma todo el Poder Ejecutivo en un sistema y todo el Poder Judicial en otro sistema, coordinado con el primero. Esto se explicar al hablar del "mbito de la d~plicaci6n"~. Rpidamente podemos decir que consiste en que, en un sistema muy amplio, se consideran duplicados o copias todos los documentosque se repiten dentro del sistema. Si el sistema abarca s6io un Ministerio (o peor todava, un archivo), no se pueden considerar documentos duplicados los que se hayan bajo otra jurisdiccin y, por lo tanto, se precisa conservar mucha ms archivala.
3) Que despus de la eluitinacin, quede como archivala coherente y completa. La seleccin se parece a la poda de una via realizada por un experto. La vid produce
ms frutos y se defiende mejor de las plagas. Dicho en trminos archivistioos,la seleccin

5. 6.

Canad. Op. Cit. Seccin 1, p. 13. PEROTiN, Ivcs. "LeR m r d s Management et I'administration angiaise &s archives".Guzette desllrchiws, No 44, ler. Inm. 1964, p. 16. Vase mi Manual de seleaiindonrmenial4.2.1.1.3

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trabaj con archivala y una vez terminada la operacin 10 que queda es archivala, es decir conjuntos orgnicos de documentos y no colecciones caprichosas de papeles. El historiador que va a una archivala seleccionada encuentra que se han destruido documentos de menor valor a fin de que resalten y permanezcan los de mayor valor. Quien hace un programa de seleccin sabr si su proyecto es acertado cuando descubre que va a conservar grupos documentales y series que son an reflejo de la organizacin de la institucin productora porque constituyen fondos coherentes y completos, aunque reducidos.
4) Los documentosde mayor interspara reconstruir el momento histbrico a que pertenecen. Para reconstruir el pasado, el investigador puede acudir a la bibliografia, a los documentos, en sentido archivstico, a los testimonios de los medios masivos de comunicacin, a los objetos de museo, a los restos y productos ergolgicos y otras fuentes.
'

Como se ve, los documentos en sentido archivktico conforman nada ms un eslabn, el ms importante, pero no el nico7. Cul es la caracterstica que distingue a los documentos como fuente informativa frente a las otras fuentes?8 Pueden destacarse dos:
1) Que los documentos producidos o recibidos en una institucin en funcin de sus actividades constituyen un conjunto orgnico que llamamos archivala, en contraposicin con los museos o la bibliografa que pueden haber dejado al historiador slo islotes informativos.
2) Que una gran proporcin de los documentosson co-productos,es decir, se han producido simultneamente y como contrapartida legal de una accin humana, tal es el caso de un contrato, el acta de nacimiento, etc. Los co-productos son creados sin intencionalidad histrica, son motivados por una necesidad del momento y por este motivo no cabe en ellos la interpretacin subjetiva, ni la distorsin. Por esta cualidad se distinguende los testimonios de los medios masivos de comunicacin y de la bibliografa.

7.

Vase mi Manual de seleccin &mental 4.2.2 GARCfA BELSUNCE, G h a r A. El usoprctico de los archiws. Ponencia en el Congreso Internacional de Archivos No8, Londres, 1980. Mientras los archivos se ordenan segh la entrada, la procedencia de la entidad productora, las otras fuentes se ordenan en funcin del usuario, es decir, de la salida de la informaci6n.

92

Ahora bien, el objetivo de la seleccin debe tener en cuenta estas caractersticas y conservarlas intactas. Una seleccin mal realizada mutilara la archivala o podra elegir documentos con criterio equivocado.

Cmo no debe hacerse la seleccibn

No debe seguirse un procedimiento complicadocuandoexiste uno ms sencillo. La propuesta de seleccin que ofrece este manual puede parecer complicada y ardua, es entonces legtima la pregunta, jno se puede establecer una norma general, taxativa y clara para determinar "esto se elimina" y "esto se conserva"?
Por eso convienea modo de tema introductorio, repasar algunos criterios o mtodos directos o taxativos de seleccin que a veces han sido empleados, para conocer ms en detalle su validez o su debiiidad. Estamos con Schellenberg cuando advierte: "No se pueden inventar tcnicas que reduzcan el trabajo de tomar una decisin sobre los valores, a una operacin mecni~a"~. Seleccin por tipos documentales
Es el sistema ms parecido al correcto. Efectivamente, una parte de la seleccin se basa en los tipos documentales: "Deben conservarse las leyes de la nacin". "Es de valor permanente el Libro de Sentencias,en el Poder Judicial"..."Gurdenseperennemente los presupuestosy balances de los Ministerios"...etc. Como se estudia ms adelante, esto es ms exacto hablando de los valores predecibles. Pero la otra vertiente de la realidad es que parte de la seleccin se establecer por la significacin del rema o asunto del documento, sin casi tener en cuenta el tipo documental: para narrar una batalla puede interesar la carta de un ignorante soldado tanto como el parte del general.

Tampoco el sistema de seleccin por temas solo es acertado, ya que hay tipos documentales que se cowrvan sea cual sea el asunto que ventilen.

9.

SCHELLENBERG, Theodore R. Archiws Modernos. Principios y tcnicas. La Habana, 1958, p. 164. SZEDO, Antai. "Interventionsur le rapport prsent par J.H. Cdiingridge". Archivum. Vol. 6, 1956, p. 3 7 . MITCHFLL, Thornton W. "New Viewponts on Estabiishing Permanent Values of State Archives". leAmericmArcluvis~ Vol. 33, N*2, Apr. 1970, p. 171.

93

Seleccibn por antigedad

Tiene su razn de ser este criterio y en otro lugar de este trabajo" se extrae de l todo 1 0que es vlido, pero como criteriogeneral es nefasto. Se dio el caso de quien orden eliminar todo papel "con ms de cuarenta aos de antigedad"y destruy los documentos de fundacin de la ciudad; por su parte, otra institucin inciner los planos de construcciones an existentes "porque eran viejos".
Seleccibnpor el valor administrativo"

No es lgico inferir que lo que es valioso mientras est vigente seguir siendo valioso para la historia? Hay ejemplos: Los decretos presidencialesson importantes por su trascendencia administrativa y, por lo tanto, son elementos de primer orden para la investigacin histrica. Es tambin, una media verdad. En primer lugar que todo documento vigente en una institucin es "importante para alguien" y su destruccin produce dao, as que se deducira que tambin interesa a la investigacin. En segundo lugar, aun restringiendo a aquellos papeles "cuya repentina prdida paralizara la institucin".
AiI encontramos amplio predominio de los documentos contables y de personal que representan una prioridad en el mantenimiento de la marcha de la institucin, pero no siempre son prioritarios para la investigacin, cuyos intereses son ms amplios.
Si queriendo escapar de estas limitaciones formulamos ''La documentas que muestran la evidencia de los orgenes y de las grandes lneas de desarrollo de una institucin son de valor permanente", hemos hallado los valores evidenciales de ScheIlenberg. Es la nica coincidencia vlida entre valores administrativasy de investigacin con respecto a instituciones. Pero es preciso aadir a estos valores "evidenciales", los valores de los que tambin habla Schellenberg.

10. Vase mi Manual de seleccin documental 4.3.2 11. PEROTIN, Ives. Op. Cir., p. 15. BOISARD, Pierre. "Pourune politiquedes liminations. Reilexions sur la pratiquedes Archives de la Seine".LaGmertedesArchives, 4" tnm. 1 % 7 , N*59, p. 210. BRICHFORD,
h4aynard.ArchivPs& Mmuscrip@:AppraUal& Accessiohg. Soaety of American Archivists, Chicago,

1 9 7 7 , cap 3,p. 6. Hay cierta diferencia en la opinin de este autor. "If they (hodem Records) do not have significant administrative values, they may be destroyedwithout a careful reviewof M a r & and archiva1 values". Federal Archives m d Recordr Cenrer Recods Managemetit Handbook General Services Washingtoe 1979,p. 29. "Mmyvital record have no lasting value, Administmtion. 7610-00-2986904. hut their vaiue in un emergency i s unkputed".

12. SCHEUENBERG, Theodore R. Op. Cit., p. 164. Subttulo "Distinci6nentre los valores evidentes y los
informativas".

94

Es decir, los documentosde valor evidencia1nos muestran cmo estaba organizada la institucin,pero no cmo funcionaba,qu pas en tal huelga durantela crisis financiera. Por otra parte, slo miran a la importancia para describir la institucin, pero no las personas que tienen relacin con ella o los productos que se deben a su funcionamiento.
' Resumiendo: Un valor administrativoelevado es un elemento de juicio a tener en cuenta, pero no una indicacin automtica. No se puede eludir un doble estudio, a saber: estudio de valor administrativoy estudio de valor histrico, porque la coincidencia entre uno y otro no es neta.

Seleccibnpor nivel del organigramd3

Podra automatizarse la seleccin si se decide conservar los papeles producidos en los altos niveles del organigrama y eliminando las producidos en oficinas de nivel inferior? Si es verdad que las oficinas centrales de una institucin producen una elevada proporcin de las documentos de valor predecible, tambin 10 es que las oficinas o r supuesto,algunosde valor perifricas producen ms bien los de valor no predecible y, p predecible, por ejemplo actas de nacimiento. Una sucursal de campaa es un excelente polo de inters para investigaciones sociolgicas, de ecologa, salubridad rural, etc.

Seleccibn por la cantidad de

En la fase administrativa, la cantidad de uso sirve para decidir en qu lugar han de star los papeles: pre-archivo, archivo central, archivo intermedio, etc. Ya en la fase histrica es evidente que el uso es el fin que preside la retencin de documentos para bturos investigadores. Si se supiera positivamente que algo jams iba a ser utilizado no

13. MITCHELL, Thornton W. Op. Cit., p. 171. BRICHFORD, Maynard. Op.Cit., cap. 3, p.6. FAVREAU, Robert. Les archives.Serie "Quesais je?". Pars, 1%5, p. 5 (apud BOISARD, p. 217).BOISARD, Pierre. Op. Cit., p. 217-218. DARTER, Lewis J. Jr. "Records Appraisal: A Demanding Task". 33re Illciimi Arckives. Jan-Jun, 1%9, p. 4. M BRICHFORD, Maynard. Op. Cit., cap. 4, p. 9, dedica un subttulo "Frequencyof Use",afirma "Thevalue
d archiw is wholly dependent upon the existen= of person attaching value to them".

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se conservara. Sucede, sin embargo, que no podemos medir exactamente el inters futuro que va a despertar un documento. Por otra parte, la cantidad de uso es algo extrnseco al documento y est motivada por algo que atrae a los investigadores; ese algo es el valor. Buscar los valores del documento es el camino correcto. La cantidad de uso no es pues un criterio automtico de conservacin de documentos, pero se aprovecha la verdad que contienen y se establece que slo se van a conservar documentos que sean un polo de inters previsible, desechando los que, en una prospectiva razonable, parezcan que carecern de trascendencia.

Seleccibnpor el cruerio de un emplead En pases en que es implantado unsistema integradode archivosdesde hace muchos aos, tienen un equipo de archiveros preparados para la evaluacin. Cualquiera de ellos es enviado al lugar a donde hay documentos desafectados y su juicio individual es el que decide la conservacin o eliminacin. La propuesta de este manual incluye comisiones asesoras, pero no es el caso de esos pases a lo que alude este prrafo, sino a lo que se oye en muchos archivos administrativos de nuestro medio. Un empleado se jacta de que con su experiencia es l el nico juez de los valores de los documentos de su archivo. Este sistema se desaconseja por lo menos por estos motivos: 1)Qued dicho que la seleccin de un solo archivo es cara y necesariamente menos drstica que la que abarca un sistema de archivos; 2) El empleado pertenece a la institucin productora, a quien no se le permite decidir la destruccin, sino la mera desafeccin; 3) El trabajo suele ser muy lento y progresivamente, al aumentar ao a ao la cantidad de documentos, el empleado se va viendo rebasado en su tarea.
La tarea de seleccin requiere perspectivas muy amplias: conocimiento de muchos archivos relacionados entre s, tal como los archivos del Poder Ejecutivo, para la documentacin facilitativa o por rea (archivos de educacin, de salud, de catastro, etc.), para la documentacin caracterstica o sustantiva. Requiere tambin amplia cultura, por lo menos en la materia principal del archivo. Esta cultura le permite saber qu es lo que le interesa al investigador y que mtodos de trabajo emplea tal campo de investigacin, etc., etc. En los pases donde se entrega el destino de los documentos a un alto funcionario del Archivo General se exige de ste que, adems de archivero profesional, posea algn ttulo universitario tal como historiador, abogado, etc.

15. MiTCHELL, Thorntm. Op.Cif., p. 167, cuarto principio.

La sohcibn propuesta Punto de partida

El principio que preside toda la tarea de seleccin documental podra formularse as:Cada documento se halla en una fase y en un momento de su ciclo vital y debe ser tratado y procesado de acuerdo a ese estado. Como se ve, se afirman tres cosos: Hay que conocer en detalle cules son las fases y momentos del ciclo vital; definir en cul se halla tal documento; qu tratamiento y lugar de guarda le corresponde. Cada uno de estos tres puntas ser el tema de un captulo. Cuando llaman al archivero a preparar un programa de seleccin puede darse por descontado que existe un problema de mala circulacin. En algn punto, los documentos se han detenido indebidamente, mezclndose los vigentes con los que esperan la prescripcin o con los ya prescritos. Con frecuencia, de manera que parece mgica, desaparecen las dificultades con slo separar los documentos segn su estado. Una vez aplicado el principio, aparece lo que se considera descartable o sin utilidad para la utilizacin. Entonces se pasa al:

Juicio de valor
Se necesitan dos juicios de valor. Un juicio de desafectacibn y un juicio para la mvestigacibn y la historia.

En el primero, se estudia el inters que pueda presentar "todava" este documento

para la institucin que lo cre o para el individuoafectado. Este juicio nunca debe terminar con la orden de destruccin, tal como actualmente sucede en muchos caso, sino con la cantidad de aos que se precisan para que prescriba. Los jueces naturales son expertos en k administracin y del rea legal y contable.
En el juicio de valor para la investigacin y la historia se decide la transferencia de algunos de los documentos desafectados al Archivo General y la destruccin o eliminacin de los dems. Losjueces en este caso s o n historiadores y archiveros.

Procedimiento
Los procedimientos de seleccin estn vinculados a los dos juicios: el juicio de desafectacin produce una tabla en que se indica -como queda dicho- el nmero de aos

de plazo precaucional de conservacin que corresponden a cada tipo documental. Esta tabla es, de por s, permanente y puede promulgarse como un decreto, resolucin o reglamento.
El juicio de valor para la investigacinhistrica produce inventanosde transferencia y listas de eliminacin.

Un secretode xito en la tarea de seleccinconsiste en que el archivero,habindose asesorado muy cuidadosamente, redacte y eleve todas las propuestas de desafectacin (incluidoslos plazos de conservacin), de transferencia y de eliminacin, a las respectivas comisiones. El archivero que lleve a las comisiones l a listada de documentos sin ninguna propuesta ni estudio est condenando la tarea selectiva porque la comisin a la corta o a la larga se ver rebasada en su capacidad de juzgar y dictaminar. Como repetidamentese expresa ms adelante16elarchiveroencargadode una tarea selectiva tienen que volver sus ojos a la produccin documental. Siempre habr tipos documentales muy difciles de juzgar por la metodologa con que son producidos y/o archivados. Es obligacin suya llevar la produccin a sistemas que agilicen la seleccin. En Argentina el caso ms evidente se da en la produccin y archivacin de los expedientes.

16. Vase m i Manuaide seleccin documental 4.1.5.

98

LOS LINEAMIENTOS DE LA F U N C I ~ N ARCHIV~STICA

EN LOS ARCHIVOS PERMANENTES' Helosa Liberalli Bellotto2
L a funcin archivstica, hoy considerada como un todo indivisible, por el contrario de la concepcin obsoleta de tomarse, de un lado, la administracin de documenta, y de otro, el ordenamiento y la descripcin de l a fonda como actividades estancadas y diversas, comprende toda una gama de tareas sucesivas. Distribuidas a lo largo de tres fases bien definidas (el control de archivos en formacin, el destino de ellos despus de la seleccin -es decir, la transferencia- y la custodia definitiva), aquellas tareas encierran algunos aspectos que merecen reflexin.
Para definir bien la especialidad del procesamiento de la documentacih en el mbito de los archivos permanentes (es justamente la tentativa de comprobar la unicidad de la funcin archivstica) se debe forzosamente comenzar por la fase de la administracin de documentos corrientes (los records nzanugenzent de los americanos). En esta fase sobresale el recibir, el clasificar y el controI de trmite. Al final, "la administracin de los archivos corrientes oficiales tienen por objetivo hacer que los documentos sirvan de manera ms eficiente y econmica posible, a los fines para los cuales fueron creadosTf3. De esta forma, si el recibir es considerado aquello que Vicenta Corts denomina la accibn activa deprepurucidn,la tarea sucesiva a la recepcin propiamente dicha estar grande-

1.

Versin espaola de "Ascoordenadas& fun@o arquivisticanos arquivospermanentes"(Arquvo:bderim p. 85-94) histdricoe infomativo. S o Paulo: Arquivo do Estadode So Paulo, Set.Dez 1981. Vol. 2, NQ3, por Claudia Hilbck Peschiera (Pontificia Universidad Ca16lica del Per), revisada y actualizada por la autora. Investigadora del Instituto de Estudios Brasileos (IEB) y profesora de Archivstica de la Escuela de Comunicacionesy Artes de la Universidad de San Pablo (Brasil). T.R. Schellenberg. Arquivos modernos: principios e tdcnica. Rio de Janeiro: FundaGo Getulio Vargas, 1973, p. 45. Trad. de Nilza Teixeira Soares.

2
3.

99

mente facilitada4. Las actividades inherentes a aquella preparacin son, en el entender de la conceptuosa archivera espaola, la participacin en el proceso de creacin, en la normalizacin de la tipologa documental, en las normas en observancia, en la programacin de la seleccin y en el establecimiento del sistema de la recogida de fondos. Hoy est comprobado que si los archivos fuesen llamadas a participar de la creacin formal del documento, pudiendo as opinar en la elaboracin de formularios, en la racionalizacin de la terminologa y en la economa de las etapas de tramitacin (a pesar de ser esta una fase pre-archivstica), el flujo de la documentacin sera ms lgico y rpido, sirviendo, por tanto, plenamente, a 10s intereses de la administracin pblica o privada. Si al recibir documenta, una en la fase corriente, el archivero sabe responder qu

son y por qu nacen, a quin o a qu rganos compete su trmite, qu legislacin regula su vida activa, qu informacin contienen o cul es su papel en la estructura orgnica de la administracin, a la cual sirve o su archivo, las tareas de clasificacin y ordenamiento se tornaran automticas. Y an, dentro de este mismo cuadro de primera edad del documento, si el trmite es bien controlado por un riguroso sistema de prstamo y si se establecen buenas tablas de seleccin, los diferentes "dossiers"llegaran a su fase de
destino final sin mayores "dramas".

El archivero ha sido llamado, justamente, "para asegurar mejor la conservacin de los documentos para el futuro historiador, a establecer su control sobre las eliminaciones de papeles por los administradores y a tomarlas a su cargo cada vez ms pronto: por tanto, a colaborar en la forma ms estrecha con la admini~tracin"~. Y esta colaboracin proporciona ventajas enormes para la racionalizacin del procesamiento de la documentacin, parz sensibilizar al administrador sobre los fines (y ventajas) de la transferencia de los documenta a los archivas de la segunda y tercera edad.
El segundo "momento" de la funcin archivstica es por consiguiente, el destino o Pansferencia de docunientos. Es frecuente no contar con archivos intermedios ya que en muchos casos se hace el paso directo del corriente al archivo permanente, si bien no es el sistema ms adecuado ni el que responde mejor a las exigencias de la archivstica moderna. No siendo tal discusin objeto de este trabajo es preciso, apenas, que se afirme que esta fase es la de la decisin entre el descarte o la custodia definitiva. Sera larga la

4.

Vicenta Corts Alonso. Arduws de E s p a i y Amrica: materialespara un manual. Madrid: Editorial de l a UniversidadComplutense, 1979, p. 3 0 .

5.

La place des archives et des archivistes dans I'Etat vroisikme Confrence de la Table Ronde des Table Ronde d e a Archives), Zagreb, 1957. En: Charles Braibant & Robert-Henri Bautier. e. I'Hktoire. Paris: Direction des Archives de France, 1958,p. 03.

100

divagacin que aqu podramos hacer sobre el problema de la seleccin y del descarte, de la eliminacin o de la destruccin de los documentos de archivo. Por ahora, es suficiente afirmar hasta qu punto es decisiva la participacin del archivero en el destino de los documentos. Se trata de la segunda fase de la funcin archivstica que corresponde a la segunda edad del documento; esto si fuese posible contar con un archivo intermedio(mal llamado en algunas administracin pre-archivo, lo que hace suponer que antes del permanente no hay archivo). En este caso, es la salida de este archivo, despus de veinticinco aos como plazo ideal -y desde que termin su vida activa-, en que se har la transferencia final. Si, en ese momento, la normalizacin preestablecida de descarte no le ordena la eliminacin, la documentacin pasa a custodia definitiva en el archivo permanente.

Tampoco es el objetivo de este artculo sealar las caractersticas y las funciones que le corresponde ejercer al archivo intermedio. La intencin es, una vez presentadas las premisas necesarias, pasar a exponer los lineamientos de la funcin archivsticaen los archivos permanentes (tambin llamados histricos, definitivos o de custodia).

La custodia definitiva es la que guarda perenne y de manera responsable los fondos documentales que, pasados por el procesode seleccin, vienen a constituirse en elementos que sern preservados, analizados e utilizados como informacin histrica.
Los lineamientos dentro de los cuales se sitan las actividades del archivo permanente son el ordenamiento y la descripcibn de los fondos. En el primer caso, es fundamental la nocin exacta de establecimiento de los fondos y en el segundo, la concepcin de la tcnica de recuperacin de informacin para que, a travs de los llamados "instrumentos de informacin", el investigador pueda realmente tener acceso al material archivado.
El concepto de fondo ha sido exhaustivamente estudiado para el mbito de los archivos permanentes, juntamente con su seguimiento natural que es el principio de "respect des fonds". En una reunin internacional, en la cual el tema central era el concepto de archivos, el problema de la definicin de fondos fue largamente debatido6. Aunque los pases participantes divergieron en puntos especficos y formales fue posible llegar a la unanimidad de "reconocer como fondo al conjunto de documentos de archivo

6.

"Lefondd'Archives".En: Yves Protin. Leconccpt d'archiveset les/roiitit+es de l'arclu'vistique:Rapport gnrai de la Septeme Confrence de la Table Ronde intemationale des Archives, 1962. Paris: Direction des Archives de France, 1%3, p. 10.

101

provenientes de una determinada institucin o persona". Mas es evidente que se debe establecer a qu nivel de estructura de los servicios pblicos se sita el organismo generador de fondos. En general, producen fondos los ministerios (de esfera federal) y/o las secretarasde Estado, as como los dems departamentosque son dependientes. Hay que tener en cuenta una pirmide administrativa en la cual los rganos superiores pueden ser considerados secciones, para as dar lugar a los rganos dependientes como fondos. Por ejemplo,en el caso de Brasil, en una escala nacional, si se considerasepara el Archivo Nacional, la Seccin Poder Ejecutivo, sus fondos seran la Casa Civil de la Presidencia de la Repblica, el ServicioNacional de informaciones, el Departamento Administrativo de Personal Civil, la Consultora General de la Repblica, la Secretara de Planeamiento, la Casa Militar, el Consejo de Seguridad Nacional, el Estado Mayor de las Fuerzas Armadas, la Escuela Superior de Guerra y cada uno de los ministerios: Agricultura, Aeronutica, Comunicaciones, Educacin y Cultura, Ejrcito, Industria y Comercio, Hacienda, interior, Justicia, Marina, Minas y Energa, Trabajo, Prevencin, Transportes, Relacines Exteriores y Salud (datos de 1981). Sin embargo, si consideramos el mbito de los propios archivos ministeriales, muchos de ellos como se presentan hoy, erradamente, resguardando sus propios archivos permanentes, es evidente que sus rganos internos, para efecto del ordenamiento, sern sus fondos.

D e cualquier forma, la propia definicin de fondo de archivo (conjunto de piezas de toda naturaleza que todo cuerpo administrativo, cada persona fsica o jurdica, autnoma y orgnicamente reuni en razn de sus funciones o actividad)' suscita el principio de respect desfuds: es bastante evidente que no se puede mezclar documentacin proveniente de fondos diferentes bajo el riesgo de impedir, fatalmente, todo el rastrear futuro del historiador en tomo de las funciones y distribucionesde determinado rgano oficial. Paralelamente, si se respeta la estructurade fondo se va contra el principio de origen (los documentos que tienen el mismo origen pertenecen, sin duda alguna, a un mismo fondo). Por eso mismo las dos expresionesson sinnimas. "El principiode respect des fonh o el principio de procedencia es considerado universalmente como la base archivstica terica y prctica.(...) Fuera del respect desfonds todo trabajo archivstico ser arbitrario, subjetivo y desprovisto de rigor...*I8.
No ser necesario decir cunto significa, en esta fase de la funcin archivstica,el conocimiento bastante profundo de la estructura administrativa actual y pasada de los

7.
S

Manueld'archi&kpe. Paris: Direction des Archives de France: 1970, p. 22 Micbel Duchein: "El respeto de los fondos en archivstica: principios tericos y problemas'prcticos". Revista deIArchiv0 General de IaNacia Buenos Aires: 1976. N ' 5, p. 7-31.

102

gobiernos a los cuales sirve el archivo que se debe ordenar. Sin que se sepan las competencias y las atribuciones de cada organismo gubernamental y su posicin en el organigrama administrativo, p5mo se establecern los ncleos de fondo para efectos clasificatorios y descriptivos? No se usar la cronologa para establecer las divisiones, ya que muchos discuten este tipo de agrupamiento dentro de un fondo. Mientras tanto, para ias'series, stas s integrantes naturales del fondo, la teora archivstica es unnime en admitir, para caracterizarlas, las funciones que cumple el rgano productor de los documentos. Los tipos documentales, en general, coinciden con las series, ya que son la expresin diplomtica donde suele ser canalizada la funcin que ser cumplida a partir de su vigencia. Sin embargo, aunque haya mucho que decir al respecto, no es propsito de este trabajo discutir los aspectos de definicin de fondo ni de sus divisiones. El problema se presenta tan slo aqu porque la funcin de ordenamiento no es otra cosa que poner orden en el interior de los fondos. Otra rama de la funcin archivstica en los archivos permanentes es la de descripcibn de docunientos. Las tareas de descripcin llevan a la elaboracin de los llamados mstrumentos de informacin. Se constituyen en las vas de acceso del historiador al documento, siendo la clave de utilizacin de los archivos como fuentes primarias de la historia. La calidad de un archivero se deja ver en la precisin de los instrumentos de informacin que elabora. Al convertir claro y provechcsoel encuentrohistoriador-documento, l cumple la misin para la cual fue destinadojunto al investigador y a la propia administracin. "Un instrumento de informacin mal ideado o incompleto paraliza la in~estigacin"~. Teniendo en cuenta que un depsito de archivo nunca es (ni podra ser) de libre acceso, s610 el inventario o catlogo pueden permitir conocer todo el potencial de informacin de los documentos custodiados.
El primero por ser elaborado y al primero al cual recurre el historiador es la Gua. Es el instrumento que va a orientar a los usuarios en el conocimiento y la exploracin de los fondos del archivo. "ES el ms genrico, informa sobre la historia, naturaleza, estructura, perodo comprendido, cantidad de cada fondo integrante del acervo total del archivo"". Lo fundamental en la gua es la orientacin hacia la investigacin. Contiene

9.

E J. Himly. Les index (mimeografiado).

el

leurs complemznis: schema sommaire. Pans Archives Nationales, 1979,

Amsterdam: Eisevier's, 1964.Ver tambin Maria Amlia PortoMiguis. 1 0 . Lexicono/ArchiveTerminolo~. "Rotein,paraelabora@o deinstrumentos de pesquisa em arquivosdecustodia".Arq.ccivo&AdrninisIrafcio. Rio de Janeiro: Ago. 1976. Vol. 4, NP2, p. 7 .

7 03

nada ms que informaciones prcticas sobre el acceso, los servicios y el funcionamiento: cumple con presentar un cuadro general de los fondos.

El inventarioes un instrumentoque ofrece losdocumentosen el orden en que fueron ordenados. En sus modalidades, inventario suniario se hace una breve identificacin del documento; e inventario analtico, como lo evidencia su nombre, contiene descripciones pormenorizadas de los documentos inventariados. Debe ser eficaz para el historiador fuera del recinto del archivo, posibilitndole un preconocimiento de las series documentales. Lo fundamental en el inventarioes que no se altera el orden que la documentacin tienen dentro del archivo, obedeciendo a la secuencia. Por otro lado, esta prctica permitir al historiador tener una nocin general de la propia organizacin de la institucin productora del documento. El catlogo, de suma utilidad para el historiador, es uno de los ms completos esfuerzos en el trabajo del archivero, sumario o analtico, puede ser definido como el instrumento de informacin en el cual es dado el contenido y la descripcin de los documentos(por series o por unidades), pero siempre en orden escogido y no preexistente en los respectivos fondos. Es, pues, "una relacin metdica en la cual las entradas de los documentos son dispuestas siguiendo un criterio temtico, cronolgico, onornstico, geogrfico u otro, todos los documentos pertenecientes a uno o ms fondos y siendo descritos en forma sumaria o pormenorizada"." La forma de catlogo ms til al historiador es la que obedece a un orden cronolgico, ya que una investigacin se encuentra, por 1 0 general, entre extremos temporales, as la primera preocupacin del investigador ser la de conseguir sus fechas lmites. Otro catlogo importante es el temtico, por asuntos. Siendo de gran valor para la historia puede, sin embargo, restringir la investigacin si el historiador no logra cubrir todo el campo de materias que le puede
s e r de utilidad".

El repertorio o catlogo selectivo, a su turno, presenta una seleccin de document o s ,describindolos minuciosamente. Su justificacin no siempre es fcil. El carcter selectivo es consecuencia de un juicio de valor del archivero con el cual el investigador puede no estar de acuerdo. No obstante, tiene su mrito; puede divulgar ciertos documentos destacados del acervo con ocasin de una efemride o de un evento notable.

11. Mana Amlia Porto Miguis, Op. cit. p. 8.

12.

En Espafia y Portugal existe U M simplificacin terminolgica y metodolgica muy correcta y eficaz que puede s e r adoptada por el Brasil: no hay necesidad de distinguir entre sumario y analtico porque, sencillamente, el inventario describe las series y el catalogo, documento por documento.

104

Los ndices, sealando nombres, lugares o asuntos en orden alfabtico y remitiendo al lector a las respectivas referencias de identificacin son de extrema utilidad para la fase inicial de la investigacin. Ellos pueden ser parte de un inventario o de un catlogo, as como pueden ser publicados independientemente.
En cuanto a la publicacin de textos en forma fntegra surgen ellos por series o por documentos individuales. Su aprovechamiento es innegable, principalmente por permitir que su contenido completo sea conocido fuera del recinto del archivo. Sin embargo, deben tomarse precauciones en cuanto a la fidelidad de la transcripcin y la seleccin de los textos. Su prctica debe ser llevada a cabo despus de que el archivo pueda contar con los otros instrumentos anteriormente sealados, ya que aqullos, por su amplitud, orientarn mejor al investigador en el conocimiento de los fondos existentes en el archivo al cual se refieren.
8

Cumplida la elaboracin de los instrumentos de informacin, resta todava una fase importante y fascinante de la funcin archivstica en el mbito de los archivos permanentes: la faceta cultural dirigida a la comunidad. Hoy en da, por ejemplo, se difunde cada vez ms la relacin entre el archivo y el ciudadano, o entre el archivo y la escuela de segundo rado, o an ms, el archivo funcionando como laboratorio para futuros historiadores". De otra manera, las actividades del archivero, en el mbito de la custodia permanente, ganan dimensiones muchsimo ms amplias que las de la fase inicial, las de los archivos corrientes. Mientras tanto, es all que se forman las condiciones necesarias para que el ciclo del documento se procese de forma ideal. Sin dejar de ser una secuencia de la administracin de documentos corrientes, por la misma unicidad de la funcin archivstica, la tarea del profesional en el archivo permanente adquiere una dimensin cientfica y social que conviene explotar, bien sea en beneficio de la investigacin histrica, bien en el de la propia comunidad.

13. Helosa Liberalli Bellotto."Assitncia educativa em arquivos".Revista d o Arquivas". REvism uAquiw Municipal. So Paulo: 1 9 8 0 .Ne 193,p. 9-24.

105

CLASDFICACI~N Y ORDENACI~N'
Antonia Heredia Herrera

1.

Ambigedadde significados

Teniendo en cuenta que la principal funcin del archivero es favorecer el acceso a los documentos y que ste ha de lograrse a travs de los instrumentosde descripcin que exigen con anterioridad la clasificacin y la ordenacin, es obvia la importancia fundamental de las dos actividades que nos ocupan.

Por otra parte no hay duda que un archivodesorganizadono favorecela perduracin de los documentos. El orden por el contrario disminuye los problemas de conservacin y hace ms fcil el control para el archivero.
Existen, pues, dos trminos: clasificar y ordenar, referidos a la documentacin, que continuamente se utilizan pero con cierta indistincin, incluso por parte de los profesionales, hasta el punto de definir que "ordenar es clasificarel material" o a la inversa, como tambin he visto escrito, que "clasificar es la accin de ordenar o disponer por clases". En otra ocasin he visto impresos: "clasificacin en Archivologa puede significar el sistema razonado conforme al cual se han de ordenar los fondos de un archivo para que rindan la mxima eficiencia". En la misma obra, ms adelante, se afirmaba que "para la clasificacin de los fondos de un archivo podemos tener en cuenta varios mtodos: cronolgico, alfabtico y de materias", confundiendo totalmente la clasificacin con la ordenacin. En el Manual terko-prctko del archivero de Nuez Cepeda se deca que: "las dos operacionesfundamentalesque se deben practicar en los archivos para que sus fondos

1.

En ArchivsRcu: estudios bncos. Sevilla: Diputacin Provincial, 1983, p. 41-62.Segunda edicin.

106

estn bien ordenados son la clasificacin y la catalogacin". No habla de la ordenacin como actividad indistinta, con caractersticasy mtodos propios, sino que se refiere a ella como una consecuencia de la clasificacin. En otras ocasiones a la hora de decir: "Se clasifica por materias se identifica con b accin de ordenar por materias, y es claro que no se ordena por asuntos, sino alfabticamentepor materias, y los mtodos en un caso y en otro son diferentes. En la mayora de los autores no se han delimitado los campos de una y otra operacin, ni se han fijado los conceptos.
El confusionismo ha llegado hasta hoy y, quiz, venga dado, bien por la simultaneidad en la documentacin de archivos administrativos -como veremos- de la clasificacin y ordenacin, bien por la lucha de los archiveros por huir de la similitud con las tcnicasbibliotecarias: eluden el trmino clasificacinsustituyndolo,hasta recientemente,por la palabra ordenacin.Actualmentehay un sector de la profesinque distinguiendo claramente una de otra, hacen la sustitucin por "organizacin" que s es correcta.

Ha sido el norteamericano Theodore Schellenberg quien ha delimitado perfectamente una y otra, sealando sus principios en dos captulos de su obra: Archivos modernos.
Organizaro clasificar y ordenar sondos actividades, dentro de la tarea archivstica, perfectamentediferenciadas y esenciales, de una parte, en orden a la conservacin de los documentos, y de otra, indispensablespara inventariar y catalogar los fondos. Con respecto a esto ltimo insisto en que como tareas previas, la clasificacin va unida ntimamente a la inventariacin, y la ordenacin a la catalogacin. No puede hacerse un inventariode un fondo o de una Seccin desorganizada,ni un catlogo sobre series desordenadas.

2.

Anterioridad de l a clasijkacidn a la ordenacin

Aunque en algunoscasos la clasificacin y la ordenacin se simultanean,sobre todo en la etapa que pudiramos llamar prearchivstica, las de produccin documental (un expedienteen un negocio se incluyeal mismo tiempo, primero, dentro de su clase y luego, por su orden; por ejemplo un expediente personal se archiva dentro de este grupo de expedientes,perfectamente diferenciados,y por el orden alfabtico, si ha sido ste el tipo de ordenacin elegida para dichos expedientes), podemos decir que como actividades
107

tcnicas propias del archivero la clasificacin es anterior a la ordenacin. En apoyo de tal idea creo que es claro que un archivo no puede concebirse sin organizar, pero si estar en vas de ordenacin, o no estar totalmente ordenado. Veamos cmo se produce tal anterioridad en el caso de los Archivos Histricos y ente1 de Archivos Administrativos. En los primeros pueden a su vez presentarse dos casos: que la documentacin est organizada de antiguo, bien, mal o regular, y el archivero por 10 que respecta a la clasificacin slo ha de llevar a cabo una crtica seria reclasificandodesde fuera sin alterar lo establecido, o que la documentacin est totalmente desorganizada y entonces tras el estudio de los organismos que reflejan la documentacin, sus atribuciones, funciones y actividades, reconstruir y plasmar la organizacin de los fondos. En el caso de Archivos administrativos, la clasificacin viene dada, encauzada por la misma produccin del documento: es un proceso natural. Al formarse los expedientes dentro de la entidad productora nacen orgnicamente cumpliendo sus funciones administrativas. Tericamente el archivero integrar los documentos dentro de las clases o grupos que ya estn determinados por la misma actividad del organismo de donde proceden. En ambos casos la ordenacin seguir a la clasificacin. Hay U M tendencia, sin embargo, al hablar de ambas actividades a enumerarlas en el orden contrario: ordenacin y clasificacin. En las ltimas convocatorias de oposiciones tanto al Cuerpo Facultativo como al de Ayudantes, uno de los temas exigidos en el cuestionario se titula: "Ordenacin y clasificacin de documentas". Aparte del orden inverso en que vienen enunciados, habra de puntualizarse-como veremos ms adelante-: "Organizacin o clasificacin de fondos y ordenacin de documentos".

3.

Conceptos y diferencias

La documentacin se produce en el curso de un procedimiento administrativo, vigente o desaparecido, pero en todo caso, a la institucin que da o dio lugar a la misma le interesa conservarla de tal manera que le sea fcil localizar un determinado documento y para ello ha de estar debidaniente clasificada y dentro de su clase convenientenienre ordenada, en el caso de documentacin actual para localizar antecedentes o datos que faciliten la gestin administrativa y en el caso de documentacin histrica para investigar o estudiar un determinado aspecto o institucin.
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Quiz para alcanzar la imagen diferencial entre UM y otra actividad, podemos acudir a dos verbos que nos den una impronta clara. La clasificacin va unida a la idea de separar, la ordenacin a la de unir. Clasificar es separar o dividir un conjunto de elementos estableciendo clases o gnipos; ordenar es unir todos los elementos de cada grupo estableciendo una unidad-orden, que puede ser la data, el alfabeto, el tamao o el nmero.
I

Una consideracin ms puede ayudamos a marcar las diferencias: la clasificacin es aplicable a la totalidad de un fondo o a las Secciones de ese fondo, pero la ordenacin ha de realizarse sobre los documentos de cada serie y dentro de las unidades de instalacin. No tendra razn de ser el ordenar cronolgicamente todos los documentos de un archivo. Frente a la organizacin, actividad profunda e intelectual,la ordenacin responde a unos mtodos ms mecnicas, exige menos preparacin en el que la hace y, aun con toda su problemtica en torno, elegido el sistema de ordenacin para una serie (alfabtico, numrico, cronoigico) -impuesto a su vez por la tipologa documental y por el contenido de la documentacin-, aqulla puede ser dirigida en su realizacin.

4.

Clasifiacidn "aprwri" y "aposterwri"

De los dos sistemas generales de clasificacin, el primero, "a priori", realizado de antemano, sin profundizar en el contenido de los fondos, sin tener en cuenta la institucin que los cre, artificialmente, con cuadros y criterios subjetivos y personales, puede convenirle a la coleccin documental y a determinadas series facticias y es sin duda el aplicado a las bibliotecas, pero es el segundo, el realizado "a posteriori", tras el anlisis y conocimiento profundo de los fondos y que nos deviene dado por el cumplimiento de las funciones propias del organismo en cuestin, el que ha de aplicarse para la organizacin de cualquier archivo.

Es cierto que a principios de este siglo muchos archiveros se inclinaron por el primer sistema, rechazado totalmente por los principios actuales de la Archivktica.

En 1923, la "Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos" recoga numerosos artculos sobre clasificacin de archivos. Parece que el sentir era unnime acerca del reproche por las clasificaciones apriorsticas que deshicieron la organizacin antigua de algunos fondos. Se citaba como caso concreto el archivo de la Casa de Priego adquirido por el A.H.N. que fue dividido en documentos reales, eclesiticus y particulares. Sin embargo, se consideraban como actividades distintas la clasificacin y la organizacin,
109

que alguno la asimilaba a la ordenacin numrica de legajos; en otros casos confundan

l a clasificacincon la ordenacin por materias y fechas.

Es evidente que la organizacin actual de cualquier fondo ha de ofrecer un cuadro estructuradoquerefleje los organismos y actividadesde la institucinde que proceda. La clasificacin,pues, no la crea el archivero,le viene impuesta por la propia documentacin, a l slo le toca reconstruirla, rehacerla.

5.

Clasijlcacin de fondos

Hemos visto que clasificar es dividir o separar un conjunto de elementos estableciendo clases, grupos o series, de tal manera que dichos grupos queden organizados formando parte de la estructura de un todo. Cada grupo o clase es nico y distinto de los dems, con sus caractersticas propias que lo diferencia de los otros, pero insisto, que formando parte de una estructura general: cada grupo a su vez es susceptiblede subdivisiones. Segn uno de los grandes tericos de la Archivstica moderna, Th. Schellenberg, "la clasificacin significa el arreglo de los documentos de acuerdo a un plan delineado para tenerlos disponiblesal uso corriente". Schellenberg,sin embargo, se refiere siempre a entidades vivas en la actualidad, pero en lneas generales esa clasificacin ha de mantenerse o restaurarseen el caso de entidadesdesaparecidaspero cuya documentacin se nos conserva, y al reproducir la organizacin que tuvo cuando tal organismo estuvo vigente nos actualiza su vida. Rechazamos, pues, para los fondos la clasificacin a priorstica, convencional y arbitraria, sujeta a criterios subjetivos. Hemos de mantener la organizacin dada por el organismo productor tanto en la documentacin antigua, como en la moderna: una clasificacinestructuradade acuerdo a grupos derivadosde las actividadeso atribuciones de la institucin de la cual proceda la documentacin. As pues el punto de vista archivolgicomoderno es considerar a los archivos como unidades orgnicas, clasificadas de acuerdo a la estructura de las entidades productoras y con miras a la utilizacin administrativa,jurdica y cientfica. Una clasificacin podr reflejar bien la organizacin de la entidad o bien las funciones desarrolladaspor la institucin. En el primer caso, una Audiencia o Chancillera, la de Granada, por ejemplo, puede organizar su documentacin como procedente de la Sala Civil, Sala Criminal o Sala de Hijosdalgo. En el segundo caso, la Casa de la
110

Contratacin, por poner un ejemplo, puede ofrecernas agrupados sus fondos teniendo en cuenta sus funciones de control y monopolio mercantil (registros de naos, licencias de pasajeros, etc.), sus funcionescientficas(exmenes de pilotas, cartografa), sus funciones etc. de justicia (autos y pleitos vistos ante la Audiencia de dicha Casa),

5.1

Elementos de clasijicacibn

Siguiendo a Schellenberg en la clasificacin de fondos se puede partir de tres elementos: las acciones, la estructura orgnica y los asuntos, y segn elijamos uno u otro punto de vista tendremos una clasificacin funcional,orgnica o por materias. a) Las acciones a las que los documentos se refieren en su contenido, segn las atribuciones del organismo (por ejemplo, la funcin de control que como hemos visto ejerca la Casa de la Contratacin sevillana). b) Estructura orgnica de la institucin, subdivididaen dependencias que producen los documentos (las diferentes dependencias en que est organizada una Diputacin o un Ayutamiento). c) Los asuntos concretos o materias que testimonian los documentos @. ej., U M sublevacin a que se refiere el contenido de una carta). Analicemos cada uno de estos tres elementos.

5.1.1. Acciones

Las acciones pueden manifestarse en tres aspectos: las funciones que son las atribuciones encomendadas o sealadas a una institucin para que realice y cumpla los fines para los que sta fue creada. Pueden considerarse funciones la judicial atribuida al Consejo de indias; la facilitacin del acceso a los documentos desempeada por el archivero, etc.

Las funciones originan un conjuntode actividadescuya puesta en marcha da lugar a la realizacin de unos serviciospara el logrode aqullas.La funcinjudicial del Consejo de Indias se vea cumplida a travs de los pleitos, las visitas y las residencias; las actividades de clasificacin, ordenacin, inventariaci6n y catalogacin integran esa funcinde divulgar y facilitar el acceso a los fondos que es propia del tcnico de archivas.
111

A su vez estas actividades se plasman en un conjunto de trmites o negociaciones relativas a poner en marcha esa actividad y que constituyen lo que nosotros llamamos series documentales: expedientes de una visita que son los testimonios escritos y concret o sque reflejan aquella actividad.

5.1.2 Estructura orgnica

En cuanto a la estructura orgnica los documentos se producen y generalmente se agrupan de tal manera que reflejan el entramado de la organizacin. Normalmente las instituciones estn divididas en dependencias (secciones, negociados, oficinas) a cada una de las cuales les corresponde una actividad para el cumplimiento de la funcin.

5.1.3 Asuntos

En cuanto a los asuntos es obvio que como hemos dicho se refieren a las materias de las que traten los documentos. Hacienda, guerra, gobierno, iglesia sern las materias tratadas en la correspondencia de un virrey indiano con la metrpoli.

5.2

Tipos de clasificacin

En relacin con estos tres elementos y segn optemos por uno u otro tendremos los tres tipos de clasificacin apuntados: funcional, orgnica y por materias.

Es muy frecuente, sobre todo en archivos administrativos, que el organismo, la institucin se corresponda con una funcin y que a las dependencias en que aqulla est dividida le corresponda una actividad. La clasificacin ser mixta: orgnico-funcional. Es el caso de la clasificacin adoptada en la organizacin del archivo administrativo de la Diputacin Provincial de Sevilla. Veamos:
O. Servicios generales dependencia-funcin 0.3. Personal 0.3.1. Seguridad Social { negociado-actividad 0.3.1.2. Expedientes de indemnizacin por enfermedad series documentales 0.3.1.3. Relaciones de bajas, etc. 1

112

5.3

Eleccibn de la clasificacibn

Por lo que respecta a los archivos histricos, generalmente existe ya una clasificacin y lo que se nos plantea es UM reclasificacin, que tambin podr ser funcional u orgnica y puede depender bien del criterio del archivero, bien de que el fondo est ms amenos completo. Mi experiencia me lleva a la consideracin que de tratarse de fondos referidos a un perodo cronolgico muy amplio, es preferible optar por la funcin que por el organismo. Es comn que las funciones permanezcan pero su adscripcin a un organismo o negociado puede variar. Voy a referirme a un ejemplo de fondos americanistas. Para la organizacin de la Audiencias indianas o de los virreinatos, amplias circunscripciones administrativas y polticas en que estaban divididas las Indias espaolas, poda tomarse como punto de partida los organismos productores: El Consejo de Indias y la Secretaria de Despacho. En primer lugar la segunda se crea con bastante posterioridad a la primera, estando hasta entonces tcda la gestin americana en manos del primero. Los documentos relativos a determinadas actividades que fueron encomendados al segundo, para la primera poca han de localizarse entre los del Consejo, quedando la serie relativa a dicha actividad partida. De esta forma la serie concreta relativa a la confirmacin de los nombramientos de cargos indianos, el investigador ha de buscarla entre la documentacin del Consejo, pero a partir de mediados del XVIII en que tal gestin pasa a depender de la Secretara del Despacho ha de encontrarse entre los fondos de sta. Es pues preferible optar por las funciones y actividades, ms permanentes que los organismos que las llevaban a cabo.

No pueden darse sin embargo, antes de analizarse la documentacin y conocerla a fondo, reglas sobre la adopcin de un tipo u otro de clasificacin. Es la documentacin la que determina en este sentido la eleccin. Pero hay un factor que conviene tener en cuenta: el investigador que va a utilizarla para su informacin y quien principalmente va a beneficiarse de esta organizacin.

Lo que s puede decirse es que de los tres t i p de clasificacin, los dos primeros han de preferirse al tercero. Cuando los documentos hayan de clasificarse por materia, lo que no deben es ser forzados dentro de un esquema construido sobre principios "a priori", como puede ser el caso de la clasificacin decimal, sino que deben agruparse en clases establecidas pragmticamente sobre una base "a posteriori". Estas clases o grupos se desarrollarn gradualmente segn la experiencia pruebe su necesidad.

113

5.4

Principios de clasificacin
Siguiendo al norteamericano Schellenberg, tenemos:
1 .

ia clasificacin es anterior a la ordenacin.

sucesivos sean consistentes, es decir que un mismo nivel ha de incluir s610 funcioneso actividadeso materias.

II. Una clasificacin debe ser consistente: es muy importante que los niveles

As si en un nivel se recogen tipologas documentales, no se pueden mezclar con

materias:

cartas reales cdulas consultas encomiendas (no)

DI, En un cuadro de clasificacindebe huirse de encabezadoscomo: miscelnea,

varios.

iV. Los cuadros que reflejen una organizacin no deben ser excesivamente desarrollados con innecesarias subdivisiones.

V. Los documentos se deben clasificar por funciones:

a) En los archivos administrativos tal clasificacin ser establecida a posteriori y no a priori, es decir la funcin determinar la clase y no a la inversa. Las clases se crearn segn la experiencia pruebe su necesidad, o sea, a medida que se produzcan los documentosen el desarrollode las funciones. A medida que la funcin se despliegue en actividades, la clasificacinse dividir en igual nmero de subclases. b) En los archivos histricos la clasificacinsuele venirnos dada, pero puede reorganizarse, si existen defectos, despus de un estudio concienzudode las funcionesdela entidad.Pero la reclasificacinse adoptar en un cuadro aparte, sin alterar la organizacin y numeracin que de antiguo tengan.

VI. Los documentostambin pueden clasificarse con relacin a la organizacin de una entidad.

114

W. Losdccumentosdeben clasificarses610 en casos excepcionalescon relacin a materias o asuntos.

6.

Ordenacidnde docuitlentos

Vimos queordenares unir un conjuntodeelementos relacionndolosunos con otros de acuerdo con una unidadaden establecida de antemano.

Los diversos tipos de ordenacin reciben su nombre de la unidad elegida para establecer dicho orden, as segn optemos por la fecha o data, tendremos el cronolgico; si las letras del abecedario, el alfabtico; si la situacin o el lugar, el topogrfico; si el tamao, por tamaos. No olvidando que puede establecerse una ordenacin mixta en la que se utilicen a la vez un orden alfabtico y un orden cronolgico (correspondencia de un seor con varias personas, en el que el orden principal responda a los nombres de los destinatarios y dentro de ellos se agrupen por fechas).

6.1

Ordenacibn cronoldgica

Se parte en este mtodo de una premisa: "que no hay elemento ms estable que la data de un documento cuando est expresada". De las diferentes clases de fechas (cronolgica, tpica, histrica) la primera sita a los documentos en el tiempo y con relacin a ella son colocados uno detrs de otro.

La referencia se hace a partir de los tres elementos de la data cronolgica (afio, mes

y da) y en este orden, que suele ser el inverso al que figura en el documento.
No siempre la fecha ha venido expresada de la misma forma (estilos romano, de la encarnacin, era hispnica, hgira, etc.) pero para ordenar es preciso reducir siempre al estilo moderno, actual. La reduccin es bastante frecuente y necesaria en la documentacin medieval, a partir de los Reyes Catlicos es normal el uso del sistema de datacin cristiana, a excepcin de la documentacinfrancesa colonial de la poca napolenicaque s e gua por la reforma de la terminologa cromlgica impuesta en aquella poca.

En cuanto a las reducciones, un caso hay que tener presente y es la incidencia que tuvo, a la hora de la datacin de los documentos con vistas a su ordenacin, la reforma del calendario Gregoriano para la documentacin alejada de la metrpoli como eran l a reinos indianos.
115

De todas formas hay que suprimir de la expresin de la data un conjunto de trminos, que acompaan a los elementos esenciales, durante los siglos XV, XVi y XVII: trece das del mes de setiembre del ao del nascirniento de nuestro SalvadorJesucristo de mil y quinientoscuarenta y cuatroaios. Hay que quedarse slo con las cifras del ordinal del da, del nombre del mes y del numeral del ao,expresadas la la y la 3aen cifras arbigas y la 2aen letras. Las cifras romanas, de frecuente uso para la expresin del ao en el siglo XVi, han de ser sustituidas por cifras arbigas. Asimismo habrn de sustituirse una serie de smbolos numricos para la indicacin de algunos meses del ao (7e para setiembre, gepara noviembre y Xepara diciembre), de uso frecuente en la documentacin indiana, por sus nombres completos correspondientes, en letras.
Tambin habrn de sustituirse por sus cifras correspondientes la indicacin del da en expresiones como "postrero del mes", "da primero del mes". Siendo como es la ordenacin una operacin ms mecnica, sin embargo a la hora de llevarla a cabo si ofrece gran cantidad de dificultades si se trata de documentacin histrica hasta el siglo XVIII.

Es frecuente, por costumbre, para determinados tipos documentales como son las peticiones, por olvido, en otros casos, la ausencia de fecha. Ha de recurrirse entonces a 1 0 que nosotros denominamos data archivstica que es la que puede localizarse como ms cercana al documento por datos indirectos de firmas, de situaciones o de fechas de etapas de gestin administrativa anteriores o posteriores al documento. Para las peticiones, a las que nos hemos referido, la data archivstica sera la fecha que suele figurar al dorso de dichas solicitudes que indica el momento de presentacin al destinatario.
Para la plasmacin escrita de esta fecha en una ficha no debemos olvidar que ha de indicarse entre corchetes. El documento con esta data archivstica ocupar el lugar que le corresponde por sta. Este tipo de datacin hay que hacerlo en cualquier clase de documentos no fechados, aunque slo pueda indicarse el ao. En estos casos las piezas documentales se colocarn al principio de la misma anualidad de todos los documentos con fecha completa.

Es bastante habitual, al ordenar la documentacin, la existencia de lagunas cronolgicas considerables que hay que hacer constar. Ordenado el contenido de la unidad de instalacin (paquete, carpeta, legajo) al principio de cada una de ellas se harn constar estas lagunas, indicando con fechas lmites los grupos de documentacin contina. As,
116

1586,julio-1588, diciembre; 1592, enero-1594, diciembre.

En determinados documentos existen varias fechas que responden a distintos momentos de la elaboracin de ese documento. Pongo por ejemplo las consultas elevadas en tiempo de 10s Austrias por los diferentes Consejos al rey. De todas ellas ha de elegirse ia de su puesta por escrito.
Hasta ahora nos estamos refiriendo a la ordenacin de piezas documentales sueltas formando series completas de tipologia semejante (cartas, reales cdulas, reales provisiones, peticiones, consultas). Pero la ordenacin se complica cuando se trata de 10 que nosotros llamamos unidades archivsticas (expedientes, testimonios de autos, documentos principales con anejos).

En el caso de expedientes o de testimonios de autos, cuya referencia cronolgica ha de hacerse a las fechas lmites: data de iniciacin y data final o de resolucin, han de ordenar considerando en primer lugar el ao inicial y en segundo la fecha ltima.
1762-1784 1762-1786 1762-1788 1763-1790 1763-1791
Si se trata de documentos principales con anejos (carta y documentos unidos a ella) la ordenacin ha de hacerse teniendo en cuenta los documentos principales y despus, junto a cada principal, ordenados tambin cronolgicamente los denominados documentos que acompaan al principal y unidos a ste por el autor como justificantes, y en

segundo lugar los que le corren unidos y que se incorporaron por el destinatario para aclaraciones posteriores, para tener en cuenta a la hora de resolver.

6.2

OrdenacidnaIfabtica

Es aqulla por la cual se ordenan los documentos siguiendo el abecedario de las iniciales de las voces escogidas. Estas nombres pueden ser de la materia objeto del contenido documental, o de la persona a la que ste se refiera, o bien de la que proviene o a la que va dirigido o de los lugares. Tendramos respectivamente, por ejemplo, los asuntos tratados en una serie de cartas, los nombres de los autores de una correspondencia
117

o losnombres de los destinatariasde la misma. Segn pues se refieran a temas, a personas o a lugares, tendremos una ordenacin alfabtica de materias, onomstica o geogrfica.

La ordenacin onomstica ha de considerar el primer apellido, el segundo y el nombre en ltimo lugar. Al nombre de pila Slo habr de referirse en caso de esclavos o de indios en los que normalmente no figura el apellido.

Hay series documentalesque exigen tal ordenacin como son en la documentacin antigua: las probanzas, las relaciones de mritos y servicios, los expedientesde ingreso en rdenes militares, etc., y en los fondos modernos,los expedientes personales,las hojas de servicios,entre otros.
La ordenacin alfabtica es la preceptiva en los ndices realizados sobre la informacin obtenida de los documentos. Sobre las reglas para alfabetizar un ndice se puede tomar como modelo las dictadas para bibliotecas. Pero conviene insistir como reglas generales y frecuentes la preferencia de la ortografa moderna sobre la antigua, haciendo referencias continuas a esta ortografa antigua.
Las fichas de referencia deben ser tantas cuantas sean precisas, aunque numerosas, para no perder la informacin.

No necesita mayor explicacin la ordenacin geogrfica.

Cuestin diferente es la ordenacin alfabtica.por materias, ya que exige una relacin cuidadosa de los vocablos que recojan ms exactamente la informacin de los asuntos tratados y est condicionada al criterio subjetivo y personal del que la realiza.

6.3

Ordenacibn numrica para unidades de instalacin

Hasta ahora nos hemos referido a la ordenacin de documentosdentro de las series. Pero la ordenacin numrica atae a las unidades de instalacin. En el caso de un archivo administrativodonde los paquetes llegan de los distintos negociados en moment o s diferentes, a cada paquete sea cual fuere su procedencia habr de drsele un nmero en el fichero-registrode fondos con numeracin n i c a y se ser su nmero dentro de las estanterasen el Archivo Central.
118

Lo que s puede es existir una doble numeracin que corresponda a una doble instalacin, para libras y para legajos. No quedarn, pues, agrupados materialmente los legajos o los libros pertenecientes a una misma dependencia. Junto a un legajo del negociado de Personal, el siguiente puede ser del de Arquitectura.
Ha de huirse totalmente de dar numeraciones distintas para los fondos de cada negociado por la complicacin que la multiplicidad de cifras puede ocasionar y por la gran cantidad de espacio que requerira su instalacin.

La agrupacin de unidades de instalacin por negociados la tendremos en el fichero-inventarioque nos refleje la organizacin dada a la totalidad del fondo.
Refirindonostambin a losarchivos administrativos y con relacin a los problemas de ordenacin, hemos de considerar los expurgos. Sin entrar en el hecho concreto, que ser tema de otra leccin de este cursillo, realizadoel expurgo, las unidades de instalacin afectadas han de dejar su nmero de orden vacante. Debe llevarse un control de unidades expurgadas y de sus nmeros de orden para que sean esos nmeros y sus huecos los que en primer lugar se den a los legajos o libros de nuevo ingreso y cubran dichos vacos. Como regla prctica, aparte de esa relacin de legajos expurgados, personalmente suelo dejar de pie en el fichero- registro los nmeros de unidades expurgadas. Fue costumbre habitual a principios de siglo y para muchos archivos la triplicidad de cifras para expresar el nmero de orden y de ubicacin de las unidades de instalacin (2-1-3;correspondiendoesascifras al estante,cajn, legajo) que complicen gran manera la identificacin de dichas unidades. Actualmente en la mayora de los centros estas numeraciones antiguas han sido sustituidas por numeraciones de cifras nicas. Para los archivoshistricos deben existir tantas numeraciones como Secciones.As en el Archivo Histrico de la Diputacin Provincial de Sevilla a los fondos de cada uno de los hospitales sevillanos se le ha dado hoy una numeracin independiente.

6.4

Eleccibn del tipo de ordenacin

Hay un axioma que nos dice que elegido un tipo de ordenacin para una serie, ste no puede alterarse o modificarse.
119

Ahora bien no a todas las series documentales les conviene el mismo tipo. La eleccin debe hacerse teniendo en cuenta la mejor y ms rpida localizacin de los documentos para una informacin ms inmediata. La ordenacin cronolgica suele ser la de uso ms frecuente, pero hay determinadas series que imponen otros tipos de ordenacin. Es obvio la eleccin del sistema alfabtico onornstico para las "Relaciones de mritos y 'servicios", para los expedientes personales; 'o la eleccin del sistema alfabtico- geogrficosi se trata de expedientesde un negociado de Forestal; o la eleccin del sistema alfabtico de materias para expedientes de una Asesora Jurdica.

6.5. Operaciones relacionadas con la ordenacibn

Existen UM serie de operaciones de tipo mecnico en ntima relacin con la actividad de ordenar, precisas, pero que pueden ser realizadas muchas de ellas no desde luego por un tcnico de archivos.

6.5.1. Desdoble o despliegue

Nos referimos en primer lugar al desdoble o despegue de documentos que se hace necesario en documentacin histrica, fundamentalmente del X W I y XIX,en que fue prctica frecuente que los documentos de tamao folio para su archivacin se doblaran en tamao cuarto. No hay duda que para una mejor conservacin y sobre todo para una ms fcil ordenacin hay que extenderlosa su tamao natural. No es frecuenteel problema para documentacin ms antigua ni para los fondos actuales. Pero s es preciso insistir en llevar a cabo esta operacin en series como pueden ser las de mapas y planos, cuyo plegado puede perjudicar seriamente los dibujos.

6.5.2. Signaturacin y sellado

Hay que huir de plasmar en los documentos cualquieranotacin, pero por otra parte la conservacin del documento requiere el control y existen una serie de operaciones
120

como son la signaturacin y el sellado que hay que realizar.

Cada documento, en el ngulo inferior izquierdo debe llevar un sello, de impronta

pequea, del centro o depsito a que pertenezca junto a la signatura del legajo o paquete donde se ubique. Ha de utilizarse lpiz para signaturar y por supuesto evitar que sello y
signatura caigan sobre parte escrita.

En las piezas documentales aisladas es s610 precisa una nica signaturacin y sellado en el primer folio; en las piezas cosidas tambin en el primer folio de dicha pieza; en los mapas y planos deben indicarse al dorso.

6.5.3. Datacibn
insistimos en que es reprobable la indicacin de cualquier escrito sobre el documento. Pero a veces es conveniente, siempre por el archivero y no por otras personas, la indicacin de la data en la parte superior, desde luego a lpiz, para evitar la desordenacin por un uso frecuente por parte de los investigadores. Es mucho ms conveniente la utilizacin de carpetillas que guarden y protejan el documento y en las cuales se indiquen los datos para identificarlo no slo por su data. En muchos archivos, sin embargo, esto acarrea una serie de problemas secundarios como son el aumento de volumen de las unidades de instalacin que tropieza con el espacio restringido.

6.5.4. Foliacibn y numeracibn Para hacer ms estable la ordenacin, hoy que el masivo manejo de algunos fondos tiende a desordenarlos, se hacen cada vez ms necesarias estas dos operaciones aparentemente iguales.

La tendencia a microfilmar hoy series completas determinan la conveniencia sobre todo de la foliacin.

La numeracin es el nmero de orden dado por unidades archivsticas, la foliacin e s la numeracin corrida de todos los folim escritos de una unidad de instalacin. El
121

nmero 2 puede corresponder a un determinadoexpediente que tenga 30 folios, del 22 al 32.

Las cifras correspondientesa una y otra han de expresarse tambin a lpiz en cada documento en los ngulos superiores, reservando el izquierdo para el nmero de orden de la unidad y el derecho para la indicacin del folio. No conviene preceder ninguna de las cifras por ningn trmino como pueden ser "nmero" o "folio".

Hay una serie de recomendaciones dictadas por la experiencia que deben tenerse en consideracin en la documentacin histrica. No se debe numerar ni foliar una unidad de instalacin aislada, estas operaciones deben iniciarse solamente cuando estn totalmente ordenadas todas las unidades de instalacin que integren una serie documental completa. La aparicin, frecuente, de documentos mal colocados por los primitivos organismos productores que hacen necesaria su adecuada colocacin en otras unidades de instalacin hara precisa con excesiva reincidencia la duplicacin,no s610 de nmeros i s , sino lo que es peor y ms molesto la de orden que pueden salvarse con cifras B duplicacin de los nmeros de la foliacin.

6.5.5 Agregacibn

Acabamosde aludira un problema frecuentecomo es la detectacinde documentos mal colocados que hay que incorporar a sus series y a sus legajos adecuados. Las incorporacionessuelen hacerse dentro de las mismas series, una carta que por su fecha corresponde al legajo anterior o posterior, sin faltar los casos que la agregacin ha de hacerse de una seccin a otra seccin. Una carta propiedad de una huerta del Hospital del Amor de Dios, encontrada entre los fondos del Hospital del Espritu Santo, refirindome a las Secciones del Archivo Histrico de la Diputacin de Sevilla.

La agregacin es necesaria pero peligrosa. Requiere un conocimiento profundo de las series y de la d n . Hay que considerar en primer lugar el proceso administrativo seguido por la documentacin, en segundo lugar la prctica usual de archivacin mantenida por el organismo productor y en tercer lugar la tipologa, antes que tomar como referencia el asunto o materia.

122

Tambin como recomendacin insisto en que las agregacionesno deben llevarse a cabo hasta estar totalmente terminada la organizaci6n de una seccin.
L a agregacin exige la colocacin de testigos en el lugar ocupado por el documento sacado de una unidad de instalacin para agregarlo a la que le corresponda, en el que se haga constar brevemente la descripcin de la pieza y la seccin y nmero del legajo a donde se incorpora.

123

NECESIDAD Y CONDICIONES DE UN PROGRAMA DESCRIPTIVO DE ARCHIVOS EN NUESTROS DAS1

Vicenta Corts Alonso

1.

La produccin documental, hoy

Es un hecho evidente que estamos en un perodo de magnitudes casi incontrolables, sea en el crecimiento de la poblacin, en la velocidad de los vuelos espaciales y, corno no poda menos de suceder, tambin, en la masa cada da creciente de documentos que se producen, documentos que, por muchos accidentes que sufran, van a ir llegando en gran parte a los archivos.
Este hecho fcilmente constatable, aun en un pas que no tiene bien contadas sus magnitudes, como es el nuestro, debe servir a los archiveros y a los productores y usuarios de la documentacin como toque de alerta sobre lo que esto significa para el buen servicio de los archivos en un punto tan sustancial como es el de la descripcin documental. No vamos a tratar ahora, aunque la descripcin dependa directamente de ello, del contingente de personal que debe llevar a cabo la tarea de describir los documentos producidos y archivados en nuestra archivos. Y, dentro de stos, s 6 1 0 vamos a referirnos a los que dependen del Estado2. Como muestra patente de que aqu, como en otros lugares, "cocemos habas", basta decir que la documentacin existente en los mencionados archivos creci, de 1977 a 1978,

1.

En Homenaje a Justo Garca Morales: miscelnea de estudios con motivo de su jubilacia. Madrid: ANABAD, 1987, p. 601422. Nos ocuparnos de este tema en "Funci6n de Ice archivos y recursos humanos",en Archivos de Eqaray Amrica, Madrid, 1 9 7 9 , 3 2 4 , y luego en "Archivosestatales espaoles. Necesidad mnima de personal facultativo",Bdetfta & A n W Madrid, XXXI, 4(1981), 549-562, cuyas cifras habra que actualizar.

124

en 13.897,16 m/, lo que significa, segn los baremos internacionales al uso, una documentacinque deben atender seis archiverosprofesionales ms3. Esos 13km. y algo ms, en principio, se han integrado con algn antecedente descriptivo en los otros centenares de kilmetros de documentacin ya existentes en los archivosestatales, que a su vez, pueden carecer de los instrumentos de informacin adecuados, 10 que convierte 4a operacin de la transferencia en un aumento, progresivo, de los muchos documentos de los que sabemos poco y que localizamos en sus unidades a muy duras penas. Si fsicamente no se pierden, s se pierden para el servicio porque en muchas ocasiones no hay forma de encontrarlos para su comunicacin inmediata.

Por otro lado, a consecuencia de un crecimiento de la consulta y la investigacin, las documentos que en su etapa administrativa probablemente no eran requeridos por nadie, ahora, pasados a su vida histrica, van a ser objeto de la demanda de muchas gentes que solicitan, cada da, un servicioms completo y diversificadode las fuentes documentales, al haber crecido a un tiempo el nmero de los peticionarios, por un lado, y la o r otro. La historia cuantitativa, la total, la cultural, la diversidad de sus intereses, p sociologa, economa, antropologa,etc., estn reclamando series y clases documentales que antes, una vez terminada su vigencia administrativa, dorman un plcido limbo en los anaquelesde los archivos. Hoy, el panorama ha cambiado y, por tanto, el servicioreclama nuevas estrategias y la informacin exige nuevas tcnicas descriptivas ms rpidas y rentables que las artesanales4.
Esto significa, indefectiblemente, que la tarea de descripcinde fondas no es, pese a su importancia, UM de las primordiales del archivero, por pura incapacidad vital de multiplicarse,teniendo que hacer la recepcin, custodia y servicio (como pueda y a casta de perder su crdito profesional), de manera que la informacin se hace, aunque parezca imposible, como se puede y no como se debe.

E 3 decir, el archiverose debate entre dos fuerzasinconteniblescuyodominioescapa a su poder: unos fondos documentales que superan su capacidad personal de atencin a

3.

En 1977 existan 312.397 m/l. de documentos, Boleifn de Archivos, Madrid, 3(1978), 399, y en 1978
aumentaron a 326.295,W dl.,B. Archivos 4-6(1979), 107, segn datos recogidos en la Estudsficu preparada por la Inspeccibn General de Archivos. Son stos los anos ms recientes de los que tenemos informacin publicada. Vale la p e tomar ~ nota de las personas servidas y los servicios prestados en ambos anos, para que se comprenda lo extremado de la tarea: 123.971personas y 1.220.249servicios para el primer ao citado y 127.917 personas y 1.316.281senidos para el segundo. En ambos perodos anuales los archiveros eran 130 y los ayudantes 95,de todo punto insuficientes y que, por aadidura, no son aumentadosni siquiera atendiendoal crecimiento de los fondos.

4.

125

una clientela abundante y variada que cada da pregunta nuevas cosas y reclama ms documentos5. Tiene este dilema alguna solucin? Independiente del aumento de personal? Se puede paliar de algn modo? Cuntos kilmetm anuales aumenta toda la documentacin cada trescientos sesenta y cinco das?

2.

Los archivos y la informacibn

El "universo del saber" contenido en los archivos, para que sea dinmico, tiene que ser comunicado, tiene que presentarse al solicitante fsicamente con una informacin no dependientedel auxilio del archivero6. Esta informacin, producto de una actividad muy cientfica del archivero, la descripcin, debe circular y estar al alcance del mayor nmero posible de usuarios.

Tal informacin es diferente segn los fines que persigan l a tales, pues no es la misma la que el administrador pide para la gestin de los negocios pblicos y la que los ciudadanos reclaman para evidencia de sus derechos, ambas de carcter utilitario y testimonial, frente a la que solicita la investigacinque tiene fines cientficos y de avance del saber,buscando no el testimonio, sino los datos reveladores del pasado. Los primeros necesitan los documentos para producir otros, tomar decisiones y atender el trabajo cotidianoburocrtico, por lo que, en realidad, l a instrumentosde trabajo que el archivero produce no los necesita, ya que busca unidades concretas para asuntos concretos. Este mismo caso es el de los ciudadana que acuden pidiendo testimonio, en copia o en certificacin. Pero los investigadores, que buscan de una manera diversificada, con arreglo a una disciplina, un tiempo o una persona sobre la que hacer su pesquisa, desconociendo de antemano, como es lgico, los datos de localizacin de las unidades, tienen que recurrir a la informacin que les haga conocer, uno, cien o mil documentos por los que sienten inters.

o r tanto, a uno, cien o mil documentos, es Esta informacin, que puede afectar, p decir, a las varias categoras de unidades archivisticas (documento simple, serie y

5.

El aumento de las ~ M M S a las que se dio servicio en los Archivos Administrativos fue de 2.304y en los Histdricos de 5.950, lo que manifiesta esta situacin numricamente. Los sen9icios &. Puede verse la reciente publicacin del Programa General de Informacin de Unarchivoy el concepto de usuario: un e s t d o M P ,de HUGH A. TAYLOR, Pars, 1984.

126

seccin), ha sido facilitada desde antiguo por los archiveros en forma de guas, inventanos, ndices, catlogos y ediciones de fuentes, de manera que, en cada caso, pudieran ir rechazandoentre los millones de documentosque en un archivo puede contener,aquellos que, aunque estn junto a los buscados, no deben ser solicitados para su consulta. Para que esta operacin se haga con seguridad, sin esfuerzo intil y en un tiempo discreto, es imprescindible que el archivero haya redactado el instrumentoadecuado con arreglo a un programa de descripcin de fondos y no, como a veces sucede, con arreglo a preferencias personales, a facilitar de trabajo o a peticin de intereses particulares. Esta premisa significa que, en muchas ocasiones, habr que hacer una seria evaluacin de los instrumentos de informacin con que cuentan los archivos para ver qu es lo ms necesario y urgente. De tal ojeada a la realidad de los nuestros sacamos la conclusin, habida cuenta que no se marca un programa general de descripcin de fondos, que tenemos tremendas lagunas, que se siguen haciendo ciertos tipos de instrumentos que deberan dejarse de lado por el momento y que, p o r 10 general, todos s o n proyectos con arreglo a las viejas tcnicas y dan como resultado obras de artesana costosas, parciales y de una demanda restringida.
+

Es sabido que el orden en que se deben producir los instrumentos,segn aconsejaba Schellenberg en sus tratados, tiene una gradacin imprescindible de mayor a menor detalle de informacin, de informacin extensiva a intensiva,de manera que comenzando por la gua y pasando por los inventarios,ndices y catlogos, se termine en la publicacin de los documentos mismos, en ediciones impresas o en microformas7.Segn sean unos u otros, los caracteres externos e internos de los documentos merecern una atencin distinta, ues la utilidad del instrumento vara segn su destino y la unidad que se describe . Este momento de la decisin de la descripcin, sin duda, debe basarse en los instrumentos con que cuente el archivo, buenos y malos, fiables o no, para redactar un programa que llene el ciclo de la informacin. Desde el punto de que se parte, 10 existente, hay que avanzar hacia el que se siente como meta, las peticiones de los usuarios que, como bien sabemos, no son siempre las mismas y que varan, como tantas cosas humanas, en virtud de modas, necesidades y

7.

ANTONlA HEREDIA HERRERA se ocup del tema en Munuul de Instrumentos de descripcin documentul, Sevilla, Excma. Diputaci6n Provincial, 1982, y en Planificacinde los instrumentos de trabajo de los archivos,en BolefnIriterumencunodeArc~~us, C6rdoba (Argentina), VI1 ( 1 9 8 0 ) ,87- 91. Nosotros tambin lo tratamos en nuestro Muiutufde ArchivosMwicipdes, Madrid, Anabad (1982) Este tema lo hemos estudiadoen Losdocumentos y su tratamiento archivstico,en B. A n d a d , XXXI, 3 (19781 365-381, del que reproducimos los cuadros en que apoyamos nuestra exposici6n.

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demandas varias. Si un archivo tiene algunos instrumentos de informacin que describieron en su da los itinerarios reales, la organizacin de los monasterios, la biografa de los prceres, es muy posible que se vea acuciado ahora por los consultantes que necesitan las listas de impuestos de un puerto concreto, la correspondencia de los comandantes de los puestos fronterizos o los expedientes de roturacin de tierras baldas cuyos documen' t o s ,a lo mejor, han ingresado en pocas en que no se les pudo prestar atencin, porque estaba la atencin sujeta a otros temas y que, as, no recibieron el tratamiento adecuado en su momento.
El repaso de las listas de temas que los consultantes buscan, que figuran en sus expedientes, son una gua imprescindible para poder conocer las nuevas corrientes de investigacin y, con arreglo a ellas, saber qu fondos son aquellos de los que se va a recibir una mayor demandag.

La informacin que se solicitaba de los archivos para la investigacin, por otra parte, no es de la misma condicin que la reclamada por las ciencias aplicadas, cuya atencin inmediata tiene la urgencia de 10 utilitario. Esta es una informacin imprescindible, claro, y por eso se pide, pero que no tiene las exigencias de tiempo y espacio de las otras materias. En primer lugar, seguramente porque no peligra la vida, la ruina o la felicidad de nadie si no se consigue al instante. Hay que tenerla, pero no es cuestin de prisa; la informacin que los archivos dan es de sus propia fondos, por lo que aunque convenga estar en relacin con otros archivos, no depender la consulta de la informacin producida en todo el mundo, sino la all facilitada. En tercer lugar, siendo as que la documentacin, por su origen, es seriada, cada documento forma parte de un conjunto que hay que conocer, a veces, al mismo tiempo que las unidades separadas, por lo que la informacin debe ser ms extensiva que intensiva. No sucede as con los administrativos, en que la informacin es necesaria en el tiempo oportuno.
Si hay que dar datos de unidades seriadas, si las series son diversas y cada una puede tener miles de unidades, el primer planteamiento que hay que poner sobre la mesa es cul de los dos elementos, la serie o la unidad, va a tener preferencia y, en el segundo caso, con qu intensidad se van a describir los datos. La cantidad, en todos sus aspectos, va a ser decisiva en la formulacin de un programa.

9.

Pusimos d e manifiesto este hecho en "Los archivos espafiolesy la investipci6n", E. Anubub, XXVIII, 3(1!378), 3-31 (incluido luego en Archivos de Espmiuy Amrica, 265-296) y de nuevo en "Losarchivos y la investigacin en nuestros das", aparecido en el Anuurw Inferumericuno de Archivos, Crdoba (Arg.), IX-X (15182- 83), 7-17.

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Camo la cantidad de documentos y la intensidad de descripcin tiene un valor, tan esencial, y ambos repercuten en el costo y el tiempo de la descripcin, la informacin que produzcan los archivos tendr que adecuarse a estos tres puntos elementales en el momento de determinar el mtodo y el medio que hay que seguir. Porque, aunque no queramos, tenemos que disponer de unos recursos de coste (personal, medios materiales) y 'de tiempo (horarios) que no son ampliables a voluntad, ni siquiera por exigencias de los propios fondos documentales. Es decir, la ecuacin que se forma con los fondos documentales a tratar ingresados en el archivo, en sus secciones y series, el tipo de descripcin que a ellos se aplique (gua, inventario, ndice, catlogo, edicin) y el campo de usarios a los que llegue la informacin tendr el equilibriode los vasos comunicantes, siendo constantes el coste y el tiempo. L a intensidad de la descripcin ser la que haga posible una mayor cuanta de unidades descritas y, por consiguiente, un mayor nmero de personas a las que pueda interesar la informaci6n".

Aparte del programa en s, del que vamos a ocuparnosluego, tambin hay que tener en cuenta los mtodos descriptivos y las tcnicas empleadas en la elaboracin de los instrumentosde informacin porque, al tratarse las ms de las veces de miles de unidades, tenemos un auxiliar muy eficaz en nuestro trabajo con los medios mecanizadas de tratamientode datos, que son capaces de hacer bien y pronto lo que por los procedimientos tradicionales significa un coste y un tiempo enorme, como sabemos por la experiencia anteriorl1.
La adopcin de estos procedimientos requiere, previamente, estudios tcnicos y preparacin de la documentacin de la que hablaremos ms adelante.

3.

Unprograma descriptivo

El programa descriptivode los archivos tiene que ser considerado en su totalidad. Tiene que abarcar, por tanto, todos los archivos en sus tres edades. Afectar, si as lo 10. 11.
Puede verse el esquema del "Servicio de informaci6n del archivo", que presentamos, en que de manera grfica significamoseste problema. Aunque casi todos los archivoscuentan con gran cantidad de catlogosen fichas (ficheros), hechos durante mucho tiempo por muchos archiveros,su puesta a punto para convertirlosen UM informaci6n circulante, por medio de su publicacin, es muy pequea en proporcin (dejando a un lado los crditos para publicaciones, que mencionaremosms adelante). Parte de la causa originaria de esta situacin es la falta de un programa y la adecuacin de las descripcionesa los fondos, los costos y la demanda que de ellos se hace. En 1977 se publicaron tres guas, un inventario, un ndice y cuatro catlogos;en 1978 tenemos dos guas y dos catlogos, segn se lee en la EstadiSra citada en la nota 2

129

consideramos, a todas las actividades que el quehacer archivstico conlleva, a saber, la recogida, organizacin y servicio de los fondos en cada una de sus etapas.

No por capricho, sino porque en todas ellas el archivero tiene que facilitar informacin sobre los fondos. Lo que variar sern los datosque en cada una de las operaciones haya que constatar para su manejo, pero lo que hay que tratar es que estos datos no sean redundantes ni que falten los esenciales y, tambin muy importante, que se vayan siguiendo en las distintas operaciones para no tener que partir, cada vez, de la nada informativa. Esto se desprende de la unidad que forman los documentos por su propia naturaleza y por su gnesis,que loshace estar relacionadosdependientesy no ser unidades aisladas en s mismas, como los libros.

Los datos que se tienen en cuenta para su descripcin, los caracteres externos e internos, no tienen todos el mismo valor en cada operacin ni deben ser consignados siempre, por 1 0 que una de las tareas ms necesaria para la completa normalizacin de nuestra profesin es el consenso en cuanto a las operaciones, la terminologa y la aplicacin de las instruccionesadmitidas. Esta no es tarea fcil y, tambin hay que decirlo, en general las diferenciasno son grandes de unos archivos a otros, pero se ganara mucho en la descripcin si nos decidiramos a ir adoptando esquemas, trminos y operaciones iguales o, al menos, semejantes, porque, aunque los documentos sean de distinto tipo y los produzcan y recojan distintas instituciones,las principios y las tcnicas archivslicas son las mismas y, as, los resultados en la descripcin deben ser paralelo^'^.
Nos ocupamosde esto en nuestroManualdeArchivosMuniipales de manera breve e indicativa. Vamos ahora a poner algunos ejemplos que pueden ilustrar lo que decimos, es decir, que la base de nuestro trabajo debe ser la admisin de unos datos relativos a unos caracterespropias de las documentos, que pueden coincidir o no con los de otras unidades de informacin, y que por ser intrnsecas a ellas, deben ser tenidas en cuenta sistemti~arnente'~.
Comenzando por el principio, por la recogida de documentacin (transferencia normalmente), los datos que nos importa conocer son: la procedencia (2.1. del esquema de los caracteres externos e internos que adjuntamos), la clase y tipo (l.l.), el formato

1 2 En esta lnea estn los estudios del Programa de Gestin de Documentas y Archivos RAMP, de Une-, que se vienen editando desde hace seis aos sobre implantacin de Sistemas Naaonales de Archivos, Reprografa, Transferenaas, Normas diversas, Medios audiovisuales, Informacin, Muestreo, Guas, Accesibilidad, etc, en nmen, de 33.

13. En el Manualde Archivos Municipales, Madrid, Anabad, 1982, pgs. 46 - 51.

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(1.2.), la cantidad (1.3.),la forma (1.4.) y la data (2.3.), sean puestos en este orden o en 0general,losdatos que se consignanen una hoju de remisin otroparecido. Estos son,por 1 &fondos, sin la que no se acepta el ingreso de documentos en el archivo organizado. A simplevista se comprueba la mayor cantidadde datosde carcterexterno, que sirven para loca)izar y no tanto para saber cul es el contenido especfico.

Una vez ingresadoslos documentos, al integrarlosen una organizacin ya existente de la que suelen formar parte, hay dos principios que,mandan lo que hay que hacer: el respeto al origen y a la ordenacin original; los caracteres que la reflejan son pues: la procedencia (2.1.),el origen funcional (2.2.), la data ( 2 . 3 . )y el orden de creacin que, en las oficinas de origen, se suele adoptar atendiendo a tiempo (cronolgico), lugar (topogrfico), personas (onomstico), cosas y acontecimientos (materias), que dependen 2 . 4 . ) .Vemos, pues, que a diferencia de lo que suceda en perfectamente del contenido ( las transferencias, ahora son ms apreciados los caracteres internos que los externos, menos relacionados con su organicidad stos. Cuando de la custodia pasamos al servicio de los documentos, mediante la hformucidn y comunicacin,los mismos datos sern necesarios en distinta medida, segn se trate de servir a la Administracin, a los ciudadanos o a los investigadores, aunque las operacionesfundamentalessean las mismas, consistentesen la localizacin de una unidad entre miles semejantes para su presentacin fsica a quien la solicita. La diferencia,como ya dijimosal principio, radica en que, en cada uno de estos tres casos, los fines perseguidos son distintos y, en atencin a ellos, la comunicacin tambin lo es, unas veces como testimonio del que hay que dar el original para su uso en la oficina y devolucinal archivo, o r el ciudadanoy dar originalespara usar dar copia para su utilizacin fuera del archivo p solamente en el archivo y copias para ser estudiadasfuera de l por el investigador. Para servir los documentosa los administradoresque los producen, como base para la propia gestin, los datos que sirven para la localizacin y que tambin inciden en su uso son: la procedencia administrativa (2.1.), el origen funcional (2.2.) y el contenido (2.4.), todos conocidos por el que lo solicita al archivo, puesto que cuando los remiti los debi incluir en la hoja de remisin de fondos. Lo mismo podemos decir de los que reclaman los ciudadanos, que suelen conocer la clase y el tipo (1.1.) y el contenido con los datos relativos a personas, lugares, cosas y acontecimientos (2.4.). Cuando se trata de los consultantes cuyos fines no son prcticos, sino que van encaminados a trabajar en el universo del saber para darlo a conocer a los dems, mediante la investigacin, la cosa se complica, porque ellos pueden estar interesados en procesos, acontecimientos, biografas, fenmenos de todo tipo, personas, lugares y otros
131

asuntos cuyos datos estn contenidos en los documentos de un archivo de los que, tal vez, no tiene ni UM pista de cul puede ser la seccin y serie en que se encuentren.Esto no es tachar al investigador de ignorante, sino de desconocedor del proceso de produccin de documentos de propia gnesis documental, que enlaza al productor de la documentacin, por el origen, con el archivo en el que se depitaron los fondos ya innecesarios para la burocracia, pasando por las muchas vicisitudes que los documentossufren. Saber archivstico que, lo ms comn, es resultadode muchas horas de tratar la documentacin. Estos conocimientosque hacen insustituible al archivero deben ser dados a conocer pblicamente con la redaccin de instrumentos de informacin extensivos e intensivos.
hsguas, sean generales, por se'ccioneso temticas, son las que tienen que facilitar esta clase de informacin, tratando de la procedencia (2.1.) y el origen funcional (2.2.) de las diferentesseccionesy subsecciones,con enumeracinde las series (1.1.) y sus datas (2.3.),as como el formato (1.2.), el volumen (1.3.) y la forma (1.4.) de una manera sucinta y dando una idea general del contenido de las series pormenorizada (2.4.). Aunque para hacer una buena gua se necesita un conocimiento de todos los fondos, su redaccin no requiere los detalles que hacen costosa su composicin, que es orientadora del conjunto y que, por lo mismo, sirve a todos los consultantes como primera entrada al archi~o'~. Por desgracia, nos faltan guas de muchos de nuestros archivosy en el caso de que existan son tan antiguas que ya no reflejan bien el contenido de los fondos y el servicio ue de ellos se hace y se ha hecho, en el lapso de tiempo transcurridodesde su redaccin". Este e s un trabajo, como vemos, que tiene que ser tomado muy en cuenta en todos los archivos, tanto los que ya la hicieron como los que nunca pasaron, en el mejor de los casos, de redactar un trptico informativo16.

Puede veme el cuadro del "Serviciode Informacin del archivo" en el primer punto y en el de "Caractaes o s documentos" en la columna dedicada a Culo en el apartado de descripcin. internos y externos de l 15. Algunas de las guas existentes de los grandes archivos estatales datan de 1958, como puMicaciones de la conmemoracindel Centenariode la creacindel CuerpoFacultativodehchiveros y Bibliotecarios.S610 dos de los Hist6rincosGenerales las han puesto al da, el Archivo de la Corona de Aragn y el Archivo e los Regionales la tienen los de Galicia y Mallorca; de las Chancilleras, la de General de Simancas. D Granada; d e los Histricos Provinciales los de Orense, Pontevedra y Santander como publicaciones unitarias y han aparecido en el Boletn de Archivos las de Burgos, Jan, Mlaga, Oviedo y Santa CNZde B . A., 8(1980), 133-191), y las de Gerona, Guadalajara, Murcia, Santander y Tarragona (B. A. Tenerife ( 9(1980), 243-301). Recientemente apareci la del Archivo del Patrimonio Nacional y de los Ministerios de Asuntos Exteriores, de Educacin y Ciencia, del Interior y de Obras Pblicas y Urbanismo. 16. Con los trpticos sucede los mismo. Se publicaron en 1958los de los grandes archivos y en los aos 7040 de los siguientes centros: de los Histricos Provincialesde Alicante, Badajoz, Burgos, Caceres, Mlaga, Mallorca, Orense, Oviedo, Pontevedra, Salamanca, Santa Cruz de Tenerife, Santander, Segovia, Soria,

14.

132

D e este primer contacto informativo, muy general, pero comprensivo de todm los fondos, su historia, el servicio y la bibliografa, se pasa a la descripcin de las series, cuyo instrumento es el inventario. Para redactarlo, es necesario que la documentacin est convenientemente organizada y ordenada, pues adems de la procedencia (2.1) y el origen funcional (2.2.) son de gran importancia las clases y tipas (1.1.) que denotan la actividad que ha producido la serie, aparte de incluir la data (2.3.), el formato (1.2.), el volumen (1.3.) y la forma (1.4.) sin que se descienda al contenido (2.4.), puesto que ese campo queda indicado en la introduccin y en el tipo. Contamos con bastantes inventaria de nuestrosarchivos, pero dada la diversidad de opiniones en cuantoa los datas y la extensin en que deben figurar en los inventarios, algunos de los publicados participan de los carateres de los ndices y de los catlogos17.
El otro instrumento que proporciona informacin de carcter extensivo y que tiene simple funcin de localizacin de los datos es la de los ndices, que podrn ser geogrficos cuando citen la data tpica (2.3.) y los lugares que aparecen en el Contenido (2.4.), onomsticos, si se toman los nombres de la procedencia (2.1.) y del contenido (2.4.),cronolgicos cuando se fijen en la fecha de la data (2.3.)o en las fechas que figuren en el contenido (2.4.)y, por fin, temtico por las referencias a las cosas y acontecimientos que existan en el contenido (2.4.). Los ndices figuran casi siempre en todos 10s archivos para su trabajo, aunque ya no es tan frecuente que se publiquen. Pero hay series para las que es el instrumento ideal de informacin, como es el caso de protocolos, una serie documental de una riqueza y de una consulta muy frecuente18.
UM

El instrumento que fija su atencin en el contenido del documento, llegando en ocasiones a ser casi un trasunto de las unidades descritas, es el catlogo, por lo que es el preferido por los consultantes y el ms atractivo para el archivero que puede trabajar en un tema que le guste o interese con minuciosidad y sin afanes. Tiene, adems, la ventaja de que la seleccin permite no tener que enfrentarse a la organizacin total, como en el inventario, y al estudio de procedencia y al origen funcional, pues puede tratarse de documentos de variadas series, incluso de diferentes archivos. Son muy abundantes los

Tarragona, Teruel, Valladolid y Zamora. Acaba de aparecer el del Ministerio de Hacienda y el del cincuentenario del Hist6rico Provincial de Pontevedra, en pollptico desplegable. 1 7 . Este hecholohacenotarA. HEREDIAensuManual,antescitado,y lo hemossealadonasotrasenalgunas recensimes bibliografcas.
18. Muchos archivos tienen en forma catalogrfica los Indices de aotarios,de lugares y de aos de las notaras, pero slo algunas publicaron las listas, como Toledo, Segovia, Salamanca y otros, entre ellas Cdiz, e.n forma mecanizada. Lo que sucede con estas ndices es que hay que actualizarlos porque sucesivamente ingresan los protocolos centenarios, con lo que hay que aadir las nuevas unidades.

133

catlogos, mucho ms que las guas, inventarios e ndices, precisamente porque fueron producidos pensandoen consultantesmuy concretospor lo general historiadoresy, dentro de stos, medievalistas, que tienen unos fondos definidos (pergaminos, sellos, cartas reales), no tan numerosos como los de las edades moderna y contempornea y, por tanto, mucho ms fciles de abarcar en la descripcin por este procedimiento intensivo. Los catlogos tendrn como directriz para la seleccin de los documentos: la procedencia (2.1.)por tratarse de personajesde gran relevancia, en losregistrosregios, los epistolarios, los documentos personales; la data cuando se estudie un perodo en diversidad de fuentes (2.3.), los lugares que aparecen en el contenido (2.4.) o las personas y los asuntos que figuren en l. Si la seleccin se hace de documentos de una sola serie, no ser necesario repetir la clase y tipo (1.1.) y el formato (1.2.), aunque s el volumen (1.3.) y la forma ( 1 . 4 . ) ,que puede ser distinta en cada unidad. Habr que ponerlos si se trata de documentos tomados de distintas series y archivos. Tenemos muchos ms ejemplos de catlogos que de otros instrumentosde informacin, y sabemos que se sigue haciendocon un entusiasmo grande pese a que los archivos en los que tal sucede pueden no tener los antecedentes previos.

Esta clase de descripcin, por ser intensiva, consume un tiempo grande y, adems, e s la ms afectada por la incidencia de la personalidad del archivero, puesto que el arte de abreviar no s610 est sometido a la habiiidad que posea para ello, sino tambin, y esto es ms grave, al personalismo que toda descripcin lleva consigo. Cada documentotiene tantas lecturas como lectores, omas decir, por lo que podemos sospechar que en la
seleccin de los datos del contenido,a veces muy numerosos, el criterio del seleccionador puede no coincidir con las necesidades del futuro o futuros consultantes. Si hay que quintar o diezmar la informacin, puesto que toda es imposible referirla, siempre quedar la duda de que se eliminar parte que era valiosa para un sector de los investigadores. Como ya dijimos en otra ocasin, est la duda de si el archivero al suprimir seleccionar de "encomendero para arriba o de cacique para aba'o", lo que incluso en este tipo de descripcin extensiva es difcil de saber, y de evitartb.

La informaci6n ms completa, sin duda ninguna, es la que se ofrece con la edicin de los documentos,servicioque las tcnicas microrreprogrficaspermite hacer con mayor fidelidad que la imprenta. Lo que sucede es que, por desgracia, no todas los consultantes estn en condiciones de acceder a una informacin escrita en letras antiguas, para cuya interpretacih se necesitan conocimientos paleogrficos, labor que ha hecho siempre, a
19. Eoto manifestbamos en "La Antropologa de Amrica y los archivos", en Ardaivar de Espuuy Amrico,

323.

134

la perfeccin, el archivero. En cambio, s se pueden facilitar todos los documentos que se requieran o necesiten, sin tener que someter la oferta a las restricciones que la imprenta impone por el costo. Losprogramas de edicionesen microfilm, por tanto, constituyen la forma ms completa de comunicacin de los documentosm.

El programa de descripcin de fondos documentales, si tiene que ser total, debe pensar en un anlisis de la situacin de partida, evaluando lo hecho hasta el momento de comenzarlo, los archiveros con los que se cuenta, la demanda de los investigadores y los crditosde los que se dispone. Porque, sin saber las lagunasen guas, inventariose ndices, difcilmente se puede pensar en comenzar a hacer catlogos; si se est microfilmando series que pueden estropearse con el uso continuo o de difcil comunicacin, tambin habr que saber dnde y cmo se encuentran otras tal vez en peor estado, para darles

prioridad frente a aquellas que ya han sido objeto de una atencin anterior. En este apartado del trabajo descriptivono hay que olvidar, por fin, la formulacin de un programa de publicacionesque d opcin a todos los centros a incluir sus trabajos en una normativa que asegure la aparicin y circulacinpor ue, lo que no es frecuente21, por cortedad de los crditos que no alcanzan para toda' , porque hay archivos que siempre encuentran cabida en los programas y otros no23, o porque los que se producen no son elevados por quien corresponda a las listas de publicablesa, hay en nuestros archivos muchos inventariose ndices que duermen en sus folios y ficheros, sin alcanzar

2 0 . En Espaa desde los anos 50 se p'ocede a la microfilmacin y desde los 70 a la edicin en microfonnas. 21. Hace bastante tiempo que no se rene el comit de Publicaciones, que tena a su cargo el plan de la
Subdireccin General de Archivos. o s ltimos aos las listas de propuesta de publicaciones no se han visto cumplidas en cada ejercicio, 22. En l con l o que l o s trabajos envejecen y cuando se editan los datos son ya atrasados.

23. Si leemos la lista de las publicacionesaparecidasen los 61timos 10anos, se observa el predominio de los grandes archivos sobre los pequeos, y algunos de stos han tenido que recumr a instituciones locales para poder editar sus guas, inventarios y catlogos. 24. Nos consta que en un Archivo General se han producido en los cinco aos precedentes ms de tres inventarios de secciones de gran importancia (alguna mal descrita anteriormente), que no s610 no se han enviado para su publicacin, sino que alguno no figura en la sala de consulta como instrumento de informacin que supla las viejas listas. Pueden verse los trabajos de ANTONiA HEREDIA HERRERA titulados "Organizaci6n y descripcin de los fondos de la Audiencia de Quito" del Archivo General de Indias, en HisioriograpOy BibliograflaAmericanistas,Sevilla, XXI(l977), 139-165,y "La Audienaa de Filipinas en el AGI", Anuario de Estudos Americanos, Sevilla, XXXVII(1983), 465-511, en que se da breve notiaa del trabajo sobre dichos fondos, que no han sido publicados todava en su redaai6n de inventarios.

135

la edicin, Otros que, por falta del ltimo retoque de indizacin, prlogo o copia a mquina, no saldrn de su situacin de instrumentos de informacin de "uso interno"". Este hecho significa que, los que no tienen oportunidad de acceso a los instrumentos de "uso interno", piensan, con todo derecho, que la permanencia de los archiveros actuales y sus antecesores no ha significado nada en el quehacer de facilitar informacin, lo que no es el caso. S i haciendo un anlisis del tiempo que han podido y, an hoy, pueden dedicar la tarea de describir fondos (puesto que tienen que recibir, organizar y servir casi en solitario uno o ms centros), podemos comprobar que hay mucho hecho. Miles y miles de fichas.

Lo que sucede es que todas ellas, tambin, fueron resultados no de un programa general y una normativa comn, sino la iniciativa personal y la realizacin temporal de muchas gentes interesadas, en su lugar y tiempo, en dar servicio a los consultantes. Pero, claro, unos pensaron que lo importante eran los testamentos de los personajes relevantes y sus familias, lo que no est mal como curiosidad de un programa terminal, no como tarea nica. Otros se dedicaron a los pergaminos de un monasterio o abada, dejando de lado los documentos en papel que eran complemento de los primeros. Otros, para conmemorar un reinado o un acontecimiento, buscaron con afn los documentos de tal rey o los de tal hecho memorable. En general, produjeron catlogos importantes y muy bien hechos, porque, sobre todo en los grandes archivos, se contaba con los inventarios del siglo XVIII y XIX para la localizacin, mal que bien, de las unidades que los investigadores solicitaban en sala. Pareca, errneamente, que mientras se pudiera salir del paso con esos viejos ndices e inventarios, se poda uno dedicar a las tareas "ms cientficas" de la descripcin intensiva, tan gratificantes para el que las hace y, mucho ms, para el que las recibe. As hemos seguido, hasta hace muy poco, en que han comenzado a aparecer guas e inventarios hechos de nuevo, con arreglo a las maneras de trabajar de hoy, utilizando como base los trabajos existentes o, si no servan de mucho, empezando de nuevo26.
Aun con los inconvenientes que apuntamos, sera muy necesaria la evaluacin de tanto y tanto trabajo metido en cajones y ficheros, para ver qu parte hay aprovechable,

25. No podemos dar un paso en cuestiones de archivos sin tenernos que referir a los problemas de personal, pues estas tareas son las tpicas de los ayudantes y auxiliares, los que se carece casi siempre. 26. Un ejemplo tpico es el Inventario de los fondos de Comulados {Seccidn NI) del Archivo General de I d a s , Madrid, Ministerio de Cultura, 1979, de ANTONIA HEREDIA HERRERA para el ltimo caso y los 3 volmenes del carlogo e Pasajeros olndm, del mismo editor, en 1980,de LUIS E ROMERA IRUELA y CARMEN GALBIS DAZ, como continuacinde un modelo anterior iniciado por el Instituto Hispano Cubano, en los aos 30.

136

con pequeos arreglos artesanaleso por paso de la informacin a procesos mecanizados, de manera que vean la luz y sirvan en cualquier sitio27.Porque, bien mirado, dado la estructura actual de nuestra sistemas informativos,el meterlo en una red a la que no todos acceden, resulta, de momento, mucho menos circulante que la impresin de todos los datos que se posean. Aparte, por cierto, de que en general no son consultas del carcter de las bibliogrficas que se resumen a un asiento, sino que por tratarse de documentos seriados, muchas veces hay que saber la unidad buscada y el conjunto a que petenece, para sacar buen provecho de la consulta. Y eso, en listado de mquina, resulta bastante ms caro y lento que tener el libro. La urgencia, en nuestro caso, no es agobiante y se compensa con la posibilidad de tener un dato que no va a cambiar una vez archivado.

La publicacin de los instrumentosde informacin, fin del programa descriptivo, encuentra como dificultad la carencia de crditos regulares y adecuados a la empresa a que se dedican. Si hay tanto original sin publicar, atrasado, para irlo sacando habra que contar con cantidades ms altas que las que exigira un programa anual normal. Pero, lo grave, es que no slo no es as, sino que la cuanta de lo que se destina a esta clase de publicaciones de informacin primaria, ni siquiera alcanza 10 requerido por todos los centros, que son 146, muchos de los cuales tienen que recurrir a otras fuentes de financiacin. En este caso, como ya hemos tenido oportunidad de manifestar, existe un "tercer mundo" de los archivos en el que conseguir salir de la indigencia informativa, es prcticamente i m p o ~ i b l eLa ~ . lectura de las listas de publicaciones de los ltimos cinco aos, a las que ya nos hemos referido, demuestra la pobreza en que se vive, pues el propio hecho de que no se tenga programa y de que la seleccin sea un tanto circunstancial, desanima a los que piensan que tienen pocas robabilidades de figurar en las listas de agraciados con la publicacin de sus trabajos2 8 .
27. Como ejemplo de U M obra que hubiera convenido plantear con visin actual y no presentarla en su forma heredada, tenemos que citar el Inventario de la Contadura Mayor de Cuentas, Tercera poca, del Archivo General de Simancas, de ASCENSI6N DE LA PLAZA SANTIAGO, de 1980. 28. Este fue el tema de nuestra leccia de clausura del 111 Curso sobre Organizacin y Administracin de Archivos, en 1975,aparecidaen Ardiivos de EspuMy Amrica titulada "El tercer mundo de los archivos", 59-66. De l o s 146 archivos estatales l o s histricos son los siguientes: Generales (9,Regionales (4), de Dstrit0(2),Provinciales( 4 i ) , Locales,de protocolosy universitarios(3), que son los que ms instrumentos han publicado, pues los de la AdministracinCentral (19), Administracinde Justicia(16) y Delegaciones de Hacienda (53) no los producen casi; atento a que los fondos estn allf de paso.

29. Por lo que se refiere a las publicaaones del Ministerio de Cultura, desde los aos 8u este crdito estaba administrado por la Secretara General Tcnica, que preparaba el programa general del ao. Teniendo en cuenta la posicin de 106 Archivos dentro del organismo, no sorprenden los resultados. Ahora el crdito lo administra la Direccin General de Bellas A l t a y Archivos, compuesta por seis Subdirecciones Generales y dos Patronatos de Musexx En 1984 con un presupuesto de 110 millones y tan numerca familia, se comprende que la parteque llega a los Archivos es,proporcionalmente, pequea.

137

Si se agilizara esta salida de los instrumentosya realizados o a punto de finalizar, se podra comenzar con el empleo de las nuevas tcnicas informticaspara un programa actual y rentable, imprescindible para la correcta informacin de los miles de consultas que sobre los millones de documentos recibimos cada da. Si fueran apareciendo tales ifptrumentos, no tendran los archiveros que dedicar parte considerable de su tiempo a informar personalmentesobre datos encerradosen su cabeza o en los ficheros que, por la nls elemental prudencia profesional, no pueden ser puestos al servicio del pblico tal como estn. Este crculo vicioso, del que es muy difcil salir, s610 podr irse rompiendo con un programa modesto, pero constante. A s la informacin en los archivos espaoles ,podr convertirse en una tarea grata, que ahora no lo es.

4.

La mecanizaci6n y los instrumentos de informacin

Hace ya ocho aos que los archiverosespaoles tenemos contacto muy directo con los nuevos sistemas informativos, que tanto ayudan en el trabajo de informacin documental. Tuvimos dos cursos especialesde adiestramiento, el ao 1976,a fin de comprender las ventajas de estudiar la parte pre-informtica de nuestro trabajoB. Resultado de aquella presentacin de nuestros problemas al Centro de Proceso de Datos del Ministerio de Educacin y Ciencia, fue el estudio de la mecanizacin de algunas de las actividades descriptoras referidas a los fondos y a los investigadores, que dieron como resultado la iniciacin de varios proyectos que vale la pena recordar, aunque no todos llegaran a ver el resultado final en forma impresa. El primero y ms util, desde el punto de vista del servicio de los fondos, era el de la produccin de los ndices de los protocolos notariales3'. Este proyecto estaba relacionado con el ensayo que una colega nuestra haba comenzadoen Cdiz, por lo que se hizo ia consiguiente normalizacin de los impresos de entrada, luego de haber tenido una intensa sesin de trabajo en el Archivo Histrico Provincial de Orense, impresos con los
30. Los Cursos de Informtica para Archiveros fueron, uno del 3-30de abril y el otro del 3-7 de mayo de 1976, ambos en Madrid, de los que diocuenta el E. Anabod, XXVI, 1-2(1976), 94-% en nota informativa. De los proyectos,M.'TERESA MOLINAAVILAY PILAR BLANCOMARCILLApublicaron"Algunas experiencias de mecanizaci6n en los archivos espaoles",E. Archivos, 2(1978), 181-192 31. Haba comenzado M.' AUXILIADORA CARMONA DE LOS SANTOS con "Ensayode mecanizacin de ndices de Protocolos notarialesen el Archivo Histrico Provincial de Cdiz",E. Archivos, 4-6(1979), 59-64, que luego en colaboracin con M.' ESPERANZA PARERA FERNANDEZ PACHECO apareci como f d c e s de los Protmdos notanales dcl Archivo Hktnco Provincial de C a z , editado por el instituto de EPtudios Gaditanos en 1977.

138

que se comenz a describir los fondos en algunos archivos=. Fue en Toledo donde se llev a cabo de una manera sistemtica la descripcin mecanizada33. Otro de los proyectos iniciada, por tratarse de una documentacin que se consulta mucho en todos l o s centros y por la importancia de la serie, nica por muchos conceptos, k el de la descripcin del Catastro del Marqus de la Ensenada, encaminado a imponer UM contribucin nica en el siglo XVIII. Tal serie existe en casi todos los archivos del reino de Castilla, siendo Galicia la de mayor complicacin por sus divisiones administrae este proyecto, se hizo tambin el formulario o impreso de descriptivas y seoriales. D cin y con l se obtiene un recuento de todos los libros de cada unidad de poblacin y su situacin administrativa, lo que permite la reconstruccin de la divisin del Antiguo Rgimen y la actual, por comparacin. El trabajo completo se ha llevado a cabo s610 en Orense%.

Estos fueron los trabajos emprendidas para producir instrumentos de informacin referentes a los fondos, pero tambin se pens en el interQ de dar noticia del servicio de los archiva, para lo que se prepar un programa que permitiera hacer la Gufu de Investigadoresde los Archivos Espaoles,en la que se daban las listas de los centros, los investigadores y los temas, datos de una gran utilidad tanto para los archiveros como para los investigado re^^^.
Posteriormente se ha emprendido otro programa mecanizado por el Centro de Informacin de Archivos, de descripcin extensiva: el Censo de los Archivos Espaoles. Para mejorar el que se haba publicado haca algunos aos, a cargo de la Inspeccin General de Archivos, pues la utilizacin de las tcnicas infomticas y la disposicin de

l documento resultante fue "Descripcin de la Mecanizacin de Protocolos notariales" de M.' TERESA 32. E MOLINA AVILA Y PILAR BLANCO MARCILLA, 1976,22 pgs. mecanografiadas. 3 3 . MARfA RiVAS PALA, "La mecanizacin de protocolosnotariales en el Archivo HistricoProvincial de Toledo", E. Annbab, XXVII, 1(1977), 3-5, dio cuenta de ello, sin que se haya publicado su trabajo sobre m& de 18.000 unidades, desfortunadamente
34. PEDRO L6PEZG6MEZ Y OLGA GALLEGO DoMfNGUEZ publicaron "El Catastro del Marqus de la Ensenada en Orense y Pontevedra y su mecanizacin",E. A n u b d XXVI, 3-4(1978), 53-63. El trabajo
de Orense, realizado por Olga Gallego Domngwz describiendo los fondos del Catastro que custodia el Archivo Histrico Provincial, no se ha publicado t a m p . 35. La Inspeccin General de Archivos se encarg del trabajo, habindose publicado los correspondientesa 1974 (1976), 1975(1977), 19iq1977) y 1977(1981), sin continuacin hasta el presene pese a que los datos estn reunidos en d Centro de Informacin Documental. Se trat de la gua en "Codificacin de las trabajos de investigacin en Humanidades. Gua de Invrstigadores en Archivos Espddes", ADPA, 3, 1(1979), 11-16por VICENTA CORTS ALONSO.

139

crditos para formar gruposde personas que 10 realizaran, poda ofrecer un resultadoms completo y fiable que el precedente, que tena laguna y se haba realizado en forma casi de colaboracin ~ o l u n t a r i a ~ .

T o d o s estos son proyectos que describen fondos y series de archivos, sin descender
a las unidades documentales ms sencillas, los documentos. Es decir, se trata de la tarea propia de los archiveros. Pero tambin podemos citar la preocupacin de los archiveros por abordar la descripcin individualizada por procedimientos inf~rmticos~~, dado que algunas series lo merecen en atencin al contenido de cada uno de los documentas que las integran, sean cdulas, consultas o pleitos. En esta lnea, se avanz en el camino emprendido con los protocolos notariales, llegando a la descripcin de los instrumentos contenidos en cada uno de los protocolos, para poder hacer catas por aos y, siendo imposible hacerlos todos, tener por lo menos muestras de algunos aos que permitan trabajar sincrnicamente la totalidad de los perodos elegidosM. Para comenzar este trabajo, se hizo el estudio del formulariode recogida de datos y las listas auxiliares que normalizan la descripcin, publicada este mismo ao en la serie de Estudiosde Anabad. Vemos, pues, que contamos con antecedentes suficientes como para poner en marcha un buen programa, pues hay ya ejemplos de ndices y de catlogos. Las guas y los inventarios, por su condicin de menor intensidad en la descripcin, convendra mecanizarlostambin. Por lo menos;normalizar las distintas partes, como ya se propuso para los Archivos Histricos Provincialesa. Para que el comienzo y consecucin del programa descriptivo mecanizado sea

3 6 . La publicacin del Censo-Gua de Archivos EspMdes, 2 vols., fue hecha por la Direccin General de Archivos y Bibliotecas, en 1972. El proyecto lleva realizndoseen varias provincias,pero por el momento no cOnOcemm datos publicados sobre su desarrollo y servicio. o s cedularios indianos, B. Archivos, 1(1980),39-46, de 3 7 . Vase Mecanizacin de series documentales: l ANTONIA HEREDIA HERRERA. 3 8 . Fsto intenta el proyecto de Becas Anabad 1492, comenzado en Albacete, como participacin de la ayuda - Ayuntamientos de recibida de la Fundacin March, as a m o en Madrid con otras becas ofreadas por 1 Alcobendas y Mbtoles. 3 9 . Se hace en I m Archivos Hist6ricos Provinaales y se sigue lo propuesto en Mecunuucin de Profocolos Notariales Instruccionesparasu descripcin, Madrid,Anaad, 1984,de MI TERESA MOLINAAVILA y VICENTA C O R T ALONSO. ~ 4 0 . La base es la Clasificacin e fondos de los Archivos Hisfdricos Provinciales de OLGA G A L L E O DOMfNGUEZ y PEDRO L6PEZ G 6 M W publicado por el Ministerio de Cultura, Madrid, 1980, que se ha utilizado en la 2 edicin corregida y aumentada de ia Gua de los Archivos EsrutalesEspuTwles, Madrid, 1977,Ministerio de Cultura, agotada pronto, que ha aparecidoen 1984.

140

pitivo, adems de lo antedicho, hay que propiciar los estudios tericos previos de cada
caso y, luego, la adopcin de las normas, terminologhy mtodo por las que emprendan la tarea lenta, pero muy necesaria, de describir cada vez ms y ms intensamente.

Todo esto, por 10 que se refiere a la Administracin estatal, pues sabemos que existen ejemplos en las otras administraciones y en los archivos privadas, pero, &mo dijimos al principio, de momento no eran objeto de nuestra exposicin. Lo que hay que evitar, en todo caso, es que los programas no sean compatibles e intercambiables, pues la difusin de la informacin est sujeta, entre otras cosas,a las exigenciasde las distintas mquinas.

"Siendoel docuniento la razbn de ser de los archivos, cualquiera que sea su ciase y forma, el hombre le da sentido, lo utiliza y valora de acuerdo con sus necesidadesy preferencias."
Aurelio Tanodi

141

'--i
CARACTERES EXTERNOS

CARACTERES INTERNOS

FORMATO

FUNCXONNAL ENTIDAD PRODUCTORA ORfGENES FUNCIONES ACTIVIDADES

VOLMENES UNIDADES ARCHIVABLES SISTEMA DE ORDENACI6N

1 I

FORMA CANTIDAD

1
FECHA Y LUGAR DE PRODUCCI6N

CONT. s u FECHAS

n~wo

PERSONAS
LUGARES COSAS ACONTECIMIENTOS

ORIGINALES COPIAS

ANEXO 1
DESCFUPCIN kganizacin Ordenacib Instalacin Gua Inventario
tidice

Catlogo

1. Curucteres externos ( s a t u r e )
1.1.

Clasey tipo documental. Formato (libro, legajo, expediente,documento suelto)........................... Volumen (m/l., m3, Unidades)

Serie

Serie

2 SigMt.

Serie

Serie

1.2.

f Formato
Volumen Forma

Formato Volumen Forma

Formato Volumen Forma

1.3.

...........

E w

1.4.

Forma (originales, copias)

2. Caracteres internos(subsiance)

21. Procedencia, autor............. 22. Origen funcional (funan,

actividad, transaccin)

ieccin

Seccin

1' s i g n a t .

M n , Auta

Seccin

Onomst.

Procedencia

.......
Geogrfica Cronolgica

Origen funcional Data tpica Data crnica: topes Contenido breve

Origen funcional lata tpica )ata crnica Contenido Cronolg. Onomst. Geogrfico Temtico Temtico Geogrfica Cronolg. Geogrfica Cronolg. Contenido Cronolg. Onomst. Geogrirfico Temtico Temtico

23. Data tpica.......

Crnica
24.

Contenido.... Tiempo.......... Personas.................. Lugares................... cosas. .......... Acontecimientos.... Crondgica OnOmaStiCa Geogrfica Temtica Temtica

SERVICIO DE INFORMACIN DEL ARCHIVO ARCHIVO

DESCRIPCI~N

USUARIOS

F ]
Extensiva

Extensiva

1 INVENTARIO 1

Intensiva

1 CATLOGO]
- 2.000 documentos-

Seleccin

Intensiva
EDICI~N DE

Seleccin
144

- 200 documentos-

CONCEPTO DE CONSERVACI~N Y

PRINCIPIOS TICOS'
Vicente Vias y Ruth Vias

La conservacidn
En trminos generales se puede definir la conservacin como el conjunto de operaciones que tiene como objeto prolongar la vida de un ente material, merced a la previsin del dao o a la correccin del deterioro. En el campo de los Bienes Culturales la conservacin tiene como finalidad mantener las propiedades fsicas y culturales de aquello que ha alcanzadola categora de bien cultural, con el noble propsito de que su valor 110 menge y perviva ms all de nuestro limitado segmento temporal. Este tipo de conservacin se fundamenta en el principio de que todo bien cultural de carcter mueble -el que interesa a estas pginas- posee una naturaleza corprea o fsica, un soporte, y en el caso del documento grfico, unos elementos sustentados que albergan el mensaje privativo del documento. Este tipo de bien, por su carcter, exige que la conservacin atienda tanto la integridad fsica como la integridad funcional. La primera hace referencia al mantenimiento de cuantos elementos configuran el cuerpo material del documento; la segunda a la capacidad de transmitir la informacin atesorada. Es decir, si un documento conserva su aspecto corp6reo pero ha perdido o est amenazada la transmisin del contenido original, nunca podr considerarse en buen estado de conservacin. inversamente, si el

1.

En su libro Lar tcnicas tradicionales de restauracin:WI estudio delRAMP. Pars: Programa General
de Informacin y UNISISTAJnesco, 1988, cap. 1, p. 2-5.

145

contenidopermanece pero su naturaleza fsica es tan frgil o est tan debilitada que impide
la transmisin de la idea o valor cultural, el documento habr dejado de cumplir su

funcin. En consecuencia, la conservacin del documentogrfico -sea un litro, una hoja o cualquier escrito o dibujo que genricamente est englobado en este concepto- debe mantener la permanencia y la durabilidadde la pieza en cuestin.

La permanencia hace referencia a la conservacin de la naturaleza fsica; la durabilidad a la capacidad de transmitir la informacin. La integridad documental s610 se lograr con la conservacin de la materia y su grado ptimo se alcanza con la armona de la integridad fsica y funcional.
Para conservar la materia existen dos vas de actuacin: a) La prevencin del deterioro (preservacin).
b) La reparacin del dao (restauracin).

Una y otra medida se complementan, pero debe recordarse que la restauraci6n es consecuencia de la ineficacia o ausencia de medios preventivos. Para la buena aplicacin, tanto de la metodologa previsora como de la restauradora, son necesarias UMS reglas que unifiquen criterios e impidan que la actuacin sobre la obra como materia implique la merma de sus valores culturales. Estas putas deben evitar actuacionescomo las que con propsitos puramente lucrativosconvierten la restauracin en falsificacin o camuflaje, o, en el extremo opuesto, el excesivo celo que malentiende la preservacin como total restriccin del uso y considera que el nico medio de conservacin est en la prevencin, rechazando la metodologa restauradora.

Con el fin de evitar este tipo de actuaciones y unificar los criterios en el modo de proceder, los autnticos profesionales rigen su trabajo por una normativa que gua la correcta aplicacin de los mtodm preventivos o de restauracin. L a s pautas marcadas son flexibles en su acomodacin, pero rgidas en la observacin, siempre encaminada a salvaguardar la integridad del valor cultural.
Ante la anarqua del pasado, expertas en los distintos campos que afectan a los Bienes Culturales han compartido en reuniones y congresos internacionales su preocupacin por unificar las respuestas que deben adoptarse para solucionar problemas comunes de inters general. El patrocinio de la UNESCO marca un hito definitivo en el establecimientode una normativa unnime que contempla los testimonios de la cultura como preciado patrimonio de toda la humanidad.

146

Losactualescriteriosde conservacin,fruto de estos debates, pueden resumirse en los siguientes principios, acordes a los objetivos que matizan las diferencias entre restauracin y preservacin:
Criterios de preservacin

La preservacinva dirigida a eliminar el dao ocasionable por factores ambientales o fortuitos,queseciernen en el medio que rodea el bien a conservar. Por tanto, losmtodos y medios preventivos no suelen ser la aplicacin directa, sino que se dirigen al ambiente para controlar las condiciones microclimticas, con objeto de erradicar los agentes nocivos o los elementos que temporal o permanentemente pueden influir en la degradacin.

Se anticipa al dao generado por causas extrnsecas, ajenas a la naturaleza de las piezas a conservar, pero que en el plazo ms o menos largo podran degradar su valor cultural.
Teniendo presentes las condiciones de estabilidad y disponibilidad privativas de estos bienes, los criterios advierten la necesidad de:

1) Crear un medio ambiente acorde a las exigencias de permanencia y durabilidad, aplicando cuantos esfuerzossean necesarios para atajar las causas de alteracin, sin ocasionar dao directo o indirecto a la obra u obras que se intenta proteger.
Este principio implica el conocimiento previo de: a) El comportamiento fisico y qumico de la estructura y elementos de los materiales a conservar. b) Las causas potenciales de su deterioro.

2) Si el uso indiscriminado entraa peligro para la integridad cultural de la obra, sta se proteger del deterioro mediante:
a) Restriccin del usufructo, reservndolo nicamente a quienes para bien de la cultura tienen imperiosa necesidad del manejo directo. b) Obtencin de una rplica que, sin desmerecer los valores del original y sin caer en el fraude, satisfaga la curiosidad o la investigacin.
147

Criterios de restauracin

La restauracin tiene como fin recuperar la integridad fisica y funcional de la obra, gracias a la correccin de las alteracionesque sta ha sufrido.
En consecuencia, los mtodos curativos son de aplicacin directa porque tratan de enmendar cuantos daos ha experimentado a travs de su propia historia, siempre que estos supongan mutilacin o merma de sus valores documentales.

E s t a aplicacin directa implica una gran responsabilidad tanto hacia la obra en s como hacia su propia historia, a la que indudablemente pertenece y est integrada.
L a restauracin exige, ante todo, renuncia y gran respeto. Renuncia a toda participacin creadora, y respeto, un gran respeto, a lo que el autor ejecut y quiso transmitir. Por estas razones la restauracinactual ms que un arte es tcnica, gracias al conjunto de mtodos cientficos interdisciplinarios que brindan al trabajo la autntica garanta del rigor de las ciencias aplicadas al campo de la conservacin. No puede negarse la similitud de responsabilidad entre la medicina y la conservacin, concretamente, en su mutuo afn de rebasar respectivamente los lmites naturales del hombre y de sus obras. De ah que la restauracin tome tambin como suyas las consignas de la ciencia y arte mdico: ante todo no causar males peores ("primum non nccere") ni aplicar sin previo anlisis cualquier tratamiento ("no hay enfermedades sino enfermos").
Aestos principios la restauracin da cumplida respuesta mediante un planteamiento analtico encaminado a conocer el valor metafsico y fsico. Debido a todo esto es necesario:
1)

Reconocimientoy valoracin de la integridad total de la obra. Supone: a) Identificacin de sus valores documentales. b) Identificacinde las caractersticas y propiedades de los materiales que le dan forma. c) Anlisis estructural de cuantos elementos constituyen la unidad del conjunto. d) Determinacin tempo-espacial del momento histrico de su creacin y posibles adiciones.

148

e) Razonamiento objetivo de cuantas modificaciones fsicas o funcionales ha

experimentado.
2)

Diagnstico del estado de conservacin determinando:

a) Causas que motivaron la alteracin.

b) Efectos o daos fsicos y funcionales.

3)

Determinacin del tratamiento a seguir de acuerdo con l o s datos obtenidos de los anteriores estudios.

A este planteamiento analtico, que con la ayuda y colaboracin de las correspondientes ciencias aplicadas precede a toda accin restauradora, sigue la aplicacin de l o s medios y procedimientos restauradores. Los criterios que deben regir la restauracin propiamente dicha quedan englobados en los siguientes puntos: 1) Renuncia a todo tratamiento cuyas exigencias superen las posibilidades tmicas y humanas disponibles. 2) Abstencin de cuantas manipulaciones impliquen modificacin real o aparente de los autnticos y privativos valores de la obra.
3) Respeto a cuantas adiciones complementarias sean consustanciales a la propia historia del Bien Cultural.
4) Eliminacin de cuantos enmascaramientos, ajenos a la integridad total de la obra, imposibilitan o desvirtan su interpretacin como documento histrico.

5) Estabilizacin y consolidacin de los elementos degradados, descartando el t6pico.de canjearlos libremente por otros.

6) Reposicin de los elementos que se encuentran fsicamente separados de la obra y es evidente su pertenencia al conjunto.

7) Reconstruccin de los elementos perdidos cuando las lagunas sean identificables. En este caso sern utilizados materiales de reconocida calidad, que al ser incorporados a la obra resulta fcil su reconocimiento como no pertenecientes a la integridad original del conjunto.
8) Se optar por la sustitucin de los elementos perdidos no identificables cuando su presencia sea necesaria para la comprensin o el mantenimiento fsico de la obra,

149

actuando segn tcnicas, materiales y formas cuyas caractersticas neutras armonicen y difieran a la vez de la estructura original y del estilo propio del conjunto.
9) Todo tratamiento de restauracindebe hacer uso de medios y procedimientos cuya inocuidad y reversibilidad se supeditar a las caractersticasde la obra.
10) Toda accin restauradora debe quedar reflejada y archivada en un exhaustivo expediente.

Esbozadas a grandes rasgos estas generalidades, insistimos que el concepto de conservacinengloba tanto la restauracin -la va curativa aplicada a daos ya manifiestos- como la preservacin -la forma 6ptima de conservar- que acta previsoramente atajando o evitando las causas que desembocan en las alteraciones. Si la preservacin es eficaz no ser necesario restaurar, accin que afecta directamente a la naturaleza de 10 poco o mucho que reste del bien genuino.
Finalmente y antes de entrar de lleno en la temtica del libro, queremos advertir que nadie puede aprender a restaurar basndose nicamente en la aplicacin de cuanto se dice en stas u otras pginas, o en el empirismo sin contrastada solvencia. La restauracin exige una formacin slida, un aprendizaje continuo, el apoyo cientfico, tcnico y consultivode un equipocomplejo. Requiere buena dosis de conocimiento sobre h naturaleza y comportamientode los materiales a tratar y utilizar, amn de UM enorme autorresponsabiiidad y hemos de estar abiertos a las crticas que redunden en el "buen hacer", conscientes de que los valores encerrados en todo testimonio cultural son insustituibles y cualquier restauracin conlleva siempre un riesgo potencial.

150

INSTALAC16N LOCAL, EQUIPO Y MATERIAL' Vicenta Corts Alonso

42. En la definicin de archivo se establece que la conservacin de la documentacin de todo tiempo tiene como fin un servicio. Tanto la conservaci6ncomo el servicio requieren, como bien se entiende, unos locales que tienen que reunir las condicionesque permitan desempear estas dos funciones cabalmente.

43. Por un lado, un depsito en el que los documentos-Sean de la clase que seanno sufran menoscabo ni desaparicin. Por otro, que el servicio de los mismos se haga sin

que afecte a su conservacin y resulte beneficioso para la Corporacin y los administrados2.

4 4 . La buena custodia, pues, exige independencia, amplitud, seguridad,funcionaiidad y dignidad en el emplazamiento.Todos conocernos y hemos padecido algn s6tan0, desvn o garaje "habilitado" para archivo.
45. Existen muchos trabajos publicadosque se ocupan de especificarlas condiciones mnimas de UR archivo, p o r lo que no vamos ahora a p o ~ e n o r ~ a r Lo l~ mismo . en l o que se refiere al equipoy al material. Pero s queremos aclarar brevemente las razones que apoyan nuestras condiciones.

46. fndependenciq porque la custodia necesita la seguridad de que una sola llave,
la del archivero, es responsable de los testimonios que se han puesto bajo su guarda. No

1 .

Ensu iiiuoMmual& arc&wsmukapafes. Madrid A N W , 1989,cap. 1 , p. 46-51. Segundaediun. Antonia Womar AlbaJar en Archivfrtica a n ~ b u y e con un buen trabajo tirutado 'Instalaaones de Archivos",pp. 97-143. Puedenverse los manualesde Unesa citadosen la bibliografa.

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se pueden compartir los depsitos ni las salas de trabajo, porque lo que en el archivo se hace no est abiertoa la libre consulta, manipulacino uso. Todo tiene que ser controlado cuidadasamente, utilizado por las personas autorizadas y con las garantas establecidas.
47. AmpZifud,porque el archivo como ser vivo -segn el smil empleado por Jenkinson, ya citado3- crece constantemente y, en el momento en que no haya espacio, los documentos dejarn de irse integrandoen sus secciones y series y formarn informes montones inutilizables. Hay que tener en cuenta, por otro lado, que la instalacin de los fondos documentalesde manera intensa, por el sistema de compactus, es una solucin de emergencia cuando no se tiene un dep6sito extenso suficiente, siempre mejor que las solucionesextremas. Hay que planificar, pues, depsitoscapaces de recibir durante unos 20-25 aos, cuando se trata de tener un buen archivo.

48. Seguridad porque su conservacin es esencial. Nada de lugares de paso, proximidad a calderasde calefaccin,tuberas de servicio, etc. Todo 10 que pueda afectar a los documentos debe ser evitado, para que se transmitan ntegros a las generaciones venideras4.

La instalacin de un archivo requiere independencia, amplitud, seguridad, funcionalidad y dignidad

49. Funcionalidad que permita aprovechar mejor lo6 espacios al archivo atribuidos,sin desperdiciar en altura, pequeas camarillas, largos pasillos sin empleo posible, etc. Losmanuales tcnicos publicados para la instalacin de los archivosactuales,pueden ofrecer muchas solucionesa las autoridadesy los arquitectosque deban cuidardel archivo municipal.

50. La dgnidad por fin, del emplazamiento del archivo en cuanto recinto del que deben servirse todos los funcionariosy los ciudadanos, en su demanda de testimonios e

3. 4.

Hilary Jenkinson, Selected Wririnp, h d o n , 1980, p. 197. Punto especial de I m manuales es el de las instalaciones de seguridad contra cualquier agente: robo, incendio, humedad, contaminacin, roedores,microorpnismos, etc.

152

informacin. Los primeros en el desempeode su trabajo cotidiano, los segundos por sus intereses particulares.Tanto los documentoscomo sus servidores y consultantesmerecen el respeto de las autoridadesen el emplazamiento y atencin al archivo.

1.5.2. Equipo

51. Por l o que respecta al equipo, como las actividades que el archivo lleva a cabo de conservacin y servicio de los fondos documentales tienen ya en el mercado UMS mquinas, estanteras, carretillas, acondicionadores,enlegajadoras,etc., que se han hecho para su uso, conviene ir desterrando de los archivos municipales las mesas rechazadas por otrasdependencias,las estanterascarcomidas por la polilla o las estufasque estropean el papel, entre otros residuos con los que en muchos casos se equipa un archivo, mientns otras dependencias menos caracterizadas estn provistas de accesorios incluso intiles.

1.5.3. Material

52. E l material que en el archivo se emplee, papel, copias, cajas, cuerda, debe ser elegido de manera que no produzca deterioro en los documentos y ofrezca las mayores garantas de durabilidad, tratando de seguir las recomendaciones marcadas por los servicios de conservacin y restauracin del Estado, que ofrecen sus pautas en cuanto a acidez del papel, sistemas de aireacin, calidad de tintas y gomas, etc...

5.

El Centro Nacional de Conservaci6n y Microfilmacin Documental y Bibliografica es el responsable de la tarea de proteccin del patrimonio documental espaol, en el que es& integrados los archivos municipales,segn la ley de 1972, y puede asesorar sobre la seleccin de equipo y material.

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CAUSAS DE DESTRUCCI~N DE LOS MATERIALES DE ARCIIIVO Y BIBLIOTECA

CAUSAS Manufacturas defectuosa uas no depuradar te& cidas impurezas metlicas

I
t%
Papeiea reutiiizados Pasta de madera

...... ...

Componentes de las

Chrtientes
DespwaIltea

.........

Apresta Aditivos

btemas

I
FsbQumkar

Incendios inundaciones

.........

Cuma y nicmme: Polucin atmosfrica

~oedo~t~,in~~tos y microorganismo8

11

.....Temperatu . ... ra... Estanteras de madera

EdiBdo

2medad.

I
1

itatasyratones Insectos biblifaps Hongos y bactenas

Guerras
USO

Negligencia

.........

Restauracin inadecuada

INSTITUTO DE CoNSERVACIbN Y RESTAURACI6N DE BIENES CULTURALES

Departamento de Bienes Muebles, Servicio de Libros y Doaunentos

Madrid - Espaa.

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NORMAS PARA LA CONSERVACI~N DE DOCUMENTOS

EN LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS DEL SECTOR PBLICO NACIONAL Directiva NP007/86-AGN-DGAI

Z.

Objetivos

Orientar las acciones archivsticas para la conservacin de documentos en los archivas administrativos del sector pblico nacional.
II.

Finalidad

1. Establecer las medidas preventivas para la conservacindel patrimonio documental de la Nacin.

2. Asegurar la integridad fsica de los documentas administrativosen los archivos del sector pblico nacional.

III.

Base legal

- Decreto Ley NQ19414, Art. 14, Ley de defensa, conservacin e incremento del
patrimonio documental de la Nacin (16 de mayo de 1972).

Decreto Supremo N* 022-75-ED, Art. 23, Reglamento del Decreto Ley 19414 ('29 de octubre de 1975). Decreto Legislativo NQ120, Art. 1,9 y 10, Ley Orgnica del Archivo General de la Nacin (16 de julio de 1981). Decreto Supremo NQ007-82-JS, Regiamentode Organizacin y Funcionesdel Archivo General de la Nacin (24 de enero de 1982).

155

- Ley NP24047, Ley General de Amparo al Patrimonio Cultural de la Nacin (3

de enero de 1985).

- Constitucin Poltica del Per 1979, Art. 36. - Decreto Legislativo 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa Art. 28
inciso i) (6 de marzo de 1986).

N. Alcance
La presente directiva es de obligatorio cumplimiento en todos los organismos pblicos (Ministerios, Institucionespblicas descentralizadas,instituciones autnomas, Empresas de derecho pblico, Empresas estatales de derecho privado, Empresas de economa mixta con participacin accionaria mayoritaria del Estado), las Municipalidades y dems dependencias administrativas de los organismos de l o s Poderes del Estado.

V.

Dkposicwnes generales

1.

Local de archivos
1.1.E l local estar ubicado distante de los lugares que puedan ocasionar un siniestro, y de lugares excesivamente hmedos. 1.2. Preferir el uso de locales construidoscon material noble, evitndose el revestimiento de muros y paredes conmateriales inflamables (tapizones, alfombras, etc.)

1 . 3 . El local de archivo debe tener bsicamente dos ambientes: 1) depsitos y 2) rea de trabajo tcnico y administrativo.
1.4. Las instalaciones elctricas y las sanitarias debern conservarse en perfecto estado.

1.5. El mobiliario archivstico (estantes, archivadores verticales, mapotecas, etc.) deben ser preferentemente de metal.

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2.

El control de los factores externos 2.1. Limpiar diariamente el local, el mobiliario y la documentacin. 2.2. Fumigar el local por lo menos 2 veces al ao. 2.3. Ventilar o airear por medios naturales o mecnicos sobre la base de la utilizacin racional de puertas y ventanas o con el empleo de mquinas (ventiladores, aire acondicionado, extractoresde aire, etc.). 2.4. Evitar la incidencia directa o perpendicular de la luz natural o artificial sobre los documentos.
2.5. Prevenir la accin de la contaminacin ambiental.

2.6. Evitar la oscuridad completa en los depsitos.

3.

El manejo de los documentos

3.1. No usar cintas adhesivas. 3.2. Servir mediante copia los documentos originalesms consultados. 3.3. Proteger los documentoscon cajas de cartn desacidificado,foldersocualquier otro elemento similar. 3.4. Evitar cualquier tipo de restauracin emprica.
a .

3.5. No usar producto qumico alguno (insecticida, bactericida, fungicida, etc.) directamente sobre los documentos. 3.6. Restringir el servicio de los documentos en proceso de deterioro.

3 . 7 . Losdocumentos deterioradospor agentes biolgicos (insectos, hongos, bacterias, etc.) debern separarse de la documentacinen buen estado.

4.

Medidas de seguridad 4.1. Prohibir el ingreso de personas extraas en los depsitos.

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4.2. No fumar, comer o beber en los depsitos, reas de trabajo o en cualquier otro

lugar donde existan documentos.

4 . 3 . Desconectar los servicios elktricos y sanitarios al trmino de la jornada laboral y revisarlos peridicamente.
4.4. Disponer de extintares de polvo qumico seco, con carga vigente y cuyo manejo

debe ser conocido suficientemente por el personal de archivo.

4.5. No mantener en el archivo materiales inflamables (gasolina, petrleo, cera,

etc.).
4.6. Adoptar las medidas convenientes a fin de evitar la sustraccin indebida de los documentos.

Lima, 6 de noviembre de 1986.

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LOS ARCHIVOS EN PASES DESARROLLADOS:

UNA CONTRIBUCIN AL DESARROLLO NACIONAL'

Wilfred 1 . Smith
Es razonable suponer que los pases de Norte Amrica y Europa han superado la etapa donde es necesario justificar la existencia de los repositorios de archivos. Es cierto que los archivistas se quejan que el pblico y sus superiores quienes controlan su presupuesto, no creen conveniente asignar una mayor prioridad a los objetivos y programas de los archivos. S i n embargo, hay an una aceptacin general, al menos en principio, de los puntos de vista que fueron expresados claramente durante la Revolucin Francesa, que adems de sus usos prcticos, los archivos son un recurso cultural, un espejo del pasado, un recuerdo colectivo nacional; y que una obligacin fundamental de una comunidad o sociedad es la de preservar los documentos de su pasado y de hacerlos disponibles al pblico como una herencia cultural.
El concepto de gestin de archivos es mucho ms reciente. Principalmente un producto de la experiencia americana durante y despus de la Segunda Guerra Mundial, su contribucin a la eficiencia corporativa y gubernamental y a la economa, se dan por sentados en Norteamrica y se estn reconociendo poco a poco en Europa. Sin embargo, hay una gran rea de la poblacin mundial, conocida como los "pases en desarrollo" donde tanto la gestin de archivos y de documentos no existe o est en una etapa muy primitiva de desarrollo. Adems, en estos pases, existen muchas dificultades para establecer y mantener un programa de archivos, y para obtener los recursos necesarios y el apoyo popular, porque no hay normas.

Hay muchas razones prcticas Wra asignar una baja prioridad a las instituciones de archivo en los pases en desarrollo. La lista siguiente es indicativa pero no exhaustiva:
1.

E n La administrrrcidn moderna & archiws y la gestin & documentos: el prontuario M P . Pars:

Programa General de Informaci6n y UNISIT/UnePco, 1985, p. 5560.

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1. La necesidad urgente de desarrollo econmico tiene una clara prioridad sobre los intereses culturales en la asignacin de recursos disponibles.

2 . La necesidad de mejorar las normas y las condicionesde vida da prioridad no solamente al desarrollo econmico y a las oportunidades de empleo, sino tambin a hpitales, vivienda, transporte y bienestar.
3. Se requiere un nfasis en la educacin y entrenamiento, no s610 para proporcionar el liderazgo y la experiencia profesional y tcnica requeridos, sino tambin para liberar las capacidades latentes de toda la poblacin, donde el analfabetismoes alto.
4. El deseo de transformar las sociedadesemergentes de colonias materialmente primitivas y dependientesen pases prsperas, bien informados, y confiadosen s mismos ocupa un lugar de alto valor sobre la informacin. Pero la urgencia de los problemas del presente y las planes para el futuro reducen el inters en el pasado y el incentivo para estudiarlo. Sin duda, la experiencia colonial puede considerarse en algunos lugares "un documento de desgracia"

5. Unificar los diversos elementos raciales, religiosos y sociales es esencial para lograr coherencia e identidad comhn y unidad de propsitos. Para alcanzar este objetivo la palabra impresa y los medios de comunicacin de masas parecen ser ms efectivosque los documentosno impresos. S i n duda, para este proeito, la propaganda parece ser ms efectiva que la evidencia autntica del pasado.

6. Los efectos del clima tpico tropical en los pases en desarrollo hacen que la tarea de preservar los documentosoriginales sea dificil, costosa y aparentemente desproporcionada al valor investigativode los documentos.

7 . Falta apoyo voluntario no gubernamentalde personas y grupos tales como las sociedades histricas locales.
8. El apoyo de los historiadores, quienes en Norteamrica han sido los ms efectivos defensores del establecimientode los repositorios de archivo, es incierto y est dividido. En el caso de los pases en desarrollo, los historiadores parecen estar ms interesadosen obtener copias microfilmadas de los documentos de los antiguos poderes coloniales que en promover el establecimiento.de repositorios para los documentos originadas localmente.

9. La falta de personal entrenado en la gestin de archivos y documentos priva a

los pases en desarrollo de un liderazgo local, y se suma a la dificultad de entregar los

escasos fondos a un rea de baja prioridad.

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10. Donde no existe gestin ni sistema de archivos no se siente su necesidad ni se entiende su valor, y es difcil explicarlos en forma convicente si no se pueden demastrar sus beneficios.

Estas y otras razones explican la baja prioridad que se le ha dado a los archivos y sb administracin en los pases en desarrollo. Si los pases interesadoslos van a ayudar, deben demostrar que tienen valor cultural y prctico y que hay una relacin integral entre ellos y la eficiencia del gobierno, el desarrollo econmico y la unidad nacional. De vanas maneras se puede demostrar que la gestin de archivos hace contribucionesimportantes al desarrollo nacional. Primero, la gestin de archivos puede aumentar la eficacia de los departamentos y agencias del Gobierno en general, y particularmente de aquellos que tienen la responsabilidad del desarrollo econmico. El manual de las Naciones Unidas de 1961concluye que el progreso administrativoes el sine qua non en la implantacin de programas de desarrollo nacional. Pero la clave para el progreso administrativoes el buen manejo de los archivos, que es el manejo efectivo de la informacin. Es innegable el efecto de los sistemas de clasificacin mejorados con la rpida recuperacin resultante (y otros aspectos de la prctica de la buena gestin de archivos)sobre las decisionesy la eficiencia administrativa. Por ejemplo, la introduccinde un nuevo sistema de clasificacin en un caso redujo el tiempo promedio de produccin de informacin de 2 horas a 20 minutos. Por otro lado, hay muchos ejemplos de das y an de semanas utilizadas buscando en archivos desorganizados o duplicando informes y estudios cuando no se dispona de los originales.

Es difcil medir cuantitativa o cualitativamente el impacto total de la gestin de archivos sobre la eficiencia gubernamental, pero en algunos aspectos s se pueden medir en forma precisa los ahorros financieros.Las economas son reales cuando se introducen horanos que permiten el retiro regular de documentos y el uso de centros de archivo para archivos inactivos. Los costos de espacio, personal y equipo para el almacenamiento en las oficinas comparados con aquellos en un centro, muestran fcilmente el ahorro financiero alcanzadopor la transferencia de cada pie cbico de documentos inactivos. A esto se puede agregar el ahorro total comprometido en la destruccin planeada de documentos que ya no se usan. Un ltimo beneficio de la gestin de archivos es la identificacin de documentos que tienen un valor constante para el desarrollo y otros objetivos, documentoscuya preservacin puede asegurarsepor medio de su transferencia a un archivo, Se ha demostrado que, lejos de ser un gasto superfluo,un sistema de gestin de archivos, es un instrumento esencial para el manejo eficaz de la informacin. Este
161

programa promueve la eficiencia y la economa y puede tener tanto efectos directos como indirectos en el desarrollo nacional. Es una inversin completa que produce buenos dividendos. Segundo, la informacin archivstica puede ser de uso prctico en el desarrollo dcional. Es obvio que la aplicacin de una experiencia relevante, como alternativa para iniciar una nueva, ahorra tiempo y dinero, evita la duplicacin de esfuerzos, y puede prevenir fallas. Los ltimos informes de varios aos de experiencia archivstica en Malasia y Madagascar contienen muchos ejemplos de la utilidad de la informacin de las fuentes de archivo para una gran gama de proyectos actuales de desarrollo especialmente en la planeacin y la investigacin operacional2. En el campo de la agricultura, los resultados de los primeros estudios y experimentos han sido de gran valor. Los informes y apuntes no publicados sobre el cultivo de arroz y la vida de los gusanos de seda, por ejemplo, beneficiaron considerablemente el desarrollo agrcola en Madagascar; mientras que la prdida de informes relacionados con el cultivo de cocoa produjeron experimentos prolongados y prdidas costosas. Los antiguos estudios e informes geolgicos, mapas y cartas y los documentos de las compaas mineras son extremadamente tiles en el desarrollode la minera. Ellos han mostrado, por ejemplo, que existen cantidadesde minas pero que no se han trabajado porque no huboelementos tales como transporte o mercados adecuados. Cuando s existen estos elementos, no se presentan fallas. Los registros del tiempo que indican la lluvia y la incidencia de huracanes e inundaciones, tienen un valor obvio en la planeacin del desarrollo econmico, tal como los informes mdicos de los misioneros en el control de las epidemias. * L a industrializacin requiere el estudio de muchos factores diferentes, cuya combinacin debe ser favorable para hacer que una inversin sea prctica. Los archivos pueden ser muy tiles para indicar tendencias a lo largo de un perodo de tiempo. Por ejemplo, los viejos informes policacos se han usado para sealar las relaciones entre los grupos tnicos en una regin, factor importante con respecto a los estudios del potencial humano para proyectos industriales particulares: la infraestructura -caminos, carrileras, puertos y otras facilidades bsicas como base de la economa- es esencial para el desarrollo nacional. La referencia a viejos mapas, planos e investigaciones ha permitido la relocalizacin, separacin y construccin rpida de un dique en Madagascar; fue posible porque los antiguos documentos departamentales se guardaron y fueron recupe-

Ver R.RJ Venhoeven, The Role of Archives in the Public Administration and the Nationai Planning Policy of Developing Nations y J a n Valette, Le r6ie des archives dans Iadministration et dans la politique de planification dans les payas en voie de developpment. Ambos son estudios no publicados que fueron preparados para la U n e s a por el Consejo Internacional de Archivos.

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rados por el personal de archivos de una gran miscelnea de documentos. Por otro lado, la prdida de documentos relacionados con una carretera en Chana cost cerca de medio milln de dlares porque se tuvo que repetir el trabajo que ya se haba hecho. El material de archivo es de valor particular en la planeacin a largo plazo que requiere el uso de datos de recursos actuales a un perfecto potencial futuro. Tales proyecciones tienen mayor validez cuando son reforzados por datos archivsticos relevantes durante largos perodos en los cuales se indicaban tendencias distintas. An si no hay documentos del pasado, debe ser una responsabilidadobvia de los Gobiernos,conservar cierto tipo de documentos actuales para el uso futuro. Entonces puede justificarse un archivo slo por su uso futuro. Se puede asegurar que la preservacin y d i s ~ i b i l i d a d de las fuentes archivsticas pueden facilitar la planeacin del desarrollo, evitar la duplicacin innecesaria de esfuerzo y de errores anteriores, promover la continuidad y proporcionar 10s beneficios brindidos por la experiencia anterior. Tercero, los archivos pueden contribuir al crecimiento de la unidad nacional. Muchas estados nuevos son creaciones artificiales porque los lmites tniccts y geogrficos fueron ignorados al establecer las colonias que alcanzaron su independencia recientemente. El gran vaco que dej el retiro de los Gobiernos coloniales llev6 a profundas rivalidades polticas y personales; hizo que se revivieran los antiguos conflictos de las tribus; y estimul otras fuerzas negativas que amenazaron seriamente la supervivencia de muchas naciones nuevas. Por lo tanto, hay una necesidad imperante de forzar los elementos a una unidad, de construir un sentido de identidad nacional. En mucha parte, esta identidad depende del reconocimiento de una historia nacional comn, cuya escritura se basa necesariamente en la investigacin de fuentes archivsticas que se hallan disponibles. Es interesante el hecho que la experiencia de los Estados Unidos para lograr y consolidar su independencia haya sido citada como un ejemplo del buen uso del material de archivo para promover la conciencia nacional. La investigacin histrica t n los archivos sobre las batallas para la independencia dirige la atencin hacia una experiencia comn vitalmente importante y explica las razones para construir una nacin en lugar de 13 colonias dispersas y especialmente los principios fundamentales y las metas que surgieron primero y que han servido de guia para la evolucin poltica de la Nacin a lo largo de das siglos, Finalmente, el material de archivas es valioso para el desarrollo nacional en el proceso educativo. A medida que las nuevas naciones intenten avanzar en los ltimas 25 aos del siglo XX, habr mayor confianza en la informacin importada. En estas cir~ns~nc la~historia, s, que es un producto nativo, puede asumir ms importancia que la usual.
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Los pases en desarrollo,que son pobres en historias publicadas formalmente, bien pueden encontrar la manera de popularizar las fuentes originales de archivo, particularmente aquellas de naturaleza audiovisual. La integracin y unificacin son particularmente difciles de lograr en los pases que son de carcter multirracial y multicultural.
El reconocimiento de las contribuciones complementarias de varios elementos constituidos pueden llevar a la promocin de la unidad e identidad nacionales. Estos esfuerzosno se deben confinar a los colegios. La informacin relevante puede transmitirse a toda la poblacin por medio de exposiciones, conferencias, diapositivas, pelculas y programas de radio y televisin basados en los materiales de archivo. Para llegar a las verdaderas races nativas, sera necesario buscar evidencias previas al perodo colonial. Estas pueden existir solamente en formas de tradicin oral: folclor, msica y baile. Puede ser debatible hasta dnde los archivistasdeban estar comprometidoscon todo el rango de la historia oral; pero en ausencia de otros programas, las institucionesde archivos deben intentar preservar todos los componenetes de la herencia cultural nacional, incluyendo las artes activas y visuales. Una vez que se han reconocido los beneficios concretos de un sistema de gestin de archivos, se llega frente a frente a los costos. Aqu son aparentes las ventajas de un sistema nico coordinado y comprehensivo que se ha denominado el principio de los "archivostotales". Existen ventajas obvias al tener una sola agencia en lugar de un sistema fragmentado, pues la agencia tiene la responsabilidad de establecer registros uniformes y procedimientos de gestin para la operacin de los departamentos ,dirigir los centros de archivo y controlar la seleccin y transferenciade los documentosde valor permanente para su preservacin en un archivo central. Las ventajas se multiplican si los archivos no solamente contienen documentos del Gobierno sino que tambin cubren el amplio rango de los materiales de archivo, -documentos privados, y de trabajo, mapas, fotografas, pelculas y otros-. Para que un archivo se indentifique con la documentacin total del pasado y se le considere como el guardin de la herencia nacional, es conveniente que sirva a la poblacin como un todo. Tal integracin gestin de archivoshistema de archivos, que promueva la eficiencia del Gobierno y proporcione un amplio espectro de servicios al gobierno y al pblico en el amplio rango de los materiales archivsticostiene ms opcin de recibir la ayuda financiera que necesita que muchas institucionesque se hayan establecido sin planeacin en algunos pases. Esta concentracin de recursos y de servicios de archivo es tambin una solucin parcial a los problemas financierosde las costosas medidas requeridas para proteger los materiales originales en un clima tropical donde hay humedad, plagas, fuego y negligencia. Es necesarioevitar la duplicacindonde los fondosson escasos. Un solo edificio para

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archivos con aire acondicionado, con pocos empleados y equipos para proporcionar un servicio central de microfilmaci6n para todas las agencias gubernamentales, servicios de fotoduplicacinpara archivos y facilidadesde restauracin y reparacin de documentos, puede ser una buena inversin en trminos del desarrollo nacional. En contra de esta experiencia, la conclusin lgica es que los programas para asistencia tcnica a los pases en desarrollo debe tener una alta prioridad en cuanto a la gestin de archivos y al desarrollo de stos. Esta prioridad debe mantenerse no s610 por quienes donan los fondos sino tambin por los pases receptores, de los cuales se espera una sincera cooperacin y fondos de contrapartida en un futuro. Sera ingenuo pretender que exista hoy tal apoyo. Aunque muchas personas, agencias, institucionesy organizaciones,de las cuales las ms importantes son la Unesco y el Consejo Internacional de Archivos, estn convencidas de la importancia del desarrollo archivstico,existe una tendencia a considerarlos puramente culturales. Agencias internacionales como el Programa de Desarrollo de las Naciones Unidas al igual que las agencias como la AID y fundaciones privadas, que inviertan bastante dinero en asistencia tcnica, no los han considerado un rea de inversin productiva. Esta actitud ha sido reforzada con la falla de los mismos pases emergentes en reconocer el valor de la gestin de archivos y de los documentos en el desarrollo nacional. Lo que no se conoce, no se echa de menos. Hablando en forma general, se necesitan tres factores para el establecimiento y conservacin de un exitoso sistema de archivodgestin de archivos en los pases en desarrollo: asistencia tcnica del exterior que proporcione experiencia, liderazgo y direccin cuando sta no se consigue localmente; compromiso de los recursos necesarios por parte de los mismos pases en desarrollo; y personal profesional hbil y entrenado lo mismo que funcionariostcnicos en cada nacin para asegurar la continuidad del sistema una vez que se haya establecido y para adaptarlo a las necesidades particulares de ese pas, de manera que sea una institucin esencialmente nacional y no una importacin extranjera.El CL4 intenta ayudar en estas dos reas proporcionando consultores, asesores e instructores a corto plazo y estableciendo escuelas de archivos en las regiones en desarrollo para el entrenamientolocal de personal. Estas observacionessobre las contribucionespotenciales de la gestin y la administracin de archivos al desarrollo nacional seguir siendo terica a menos que se tomen medidas prcticas para crear las instituciones que sean necesarias. Juzgando por la experienciade los ltimos aos, esta reforma ser lenta y dificil. Se espera que los efectos de los pasos que se deben tomar sean acumulativosy que se aceleren a medida que s e

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demuestrenbeneficios positivos. Es ms importante enfatizar -a las agenciasque brindan ayuda y a las autoridades de las naciones en desarrollo- las ventajas prcticas del sistema de archivos y de la gestin de archivos para el desarrollo nacional, an estimando los grandes ahorros financieros o dividendos que se sacan de una inversin relativamente .pequeaen entrenamiento, personal y equipo. Tambin es importante que se consideren y controlen primero que todo las propias necesidades de cada pas y que el sistema de archivos y la gestin de archivos se introduzcan como un elemento armoniw dentro de la estructura nacional gubernamental e institucional. As el sistema no aparecer corno un transplante extranjero sino como un injerto benfico de los organismos enraizadosen la tierra nativa.

"Encuanto instrumentos degobierno,los archivossonindispensablespara resolver los asuntos de un pafs. Ir

Charles Kecskemti

LA CONSULTA ARCHIV~STICA'
Aurelio Tanodi

Si toda la labor archivstica gira alrededor del eje: conservar para consultar, la consulta es el ltimo eslabn, y fundamental, hacia el cual est dirigida toda la organizacin archivistica. Hay dos clases preponderantes de consulta: una que persigue fines prcticos y otra culturales o cognoscitivos.

La consulta prctica se relaciona ya con la produccin de documentos como auxiliares administrativos y pcobatorios que registran las actividades de las entidades, inherentes a sus objetivos y finalidades. Pasados a los archivos, los documentos sirven para la consulta interna dentro de las entidades de produccin a los funcionariosautorizados en cuestiones prcticas de ndole administrativa, contable y jurdica, y la externa, que con permiso de las autoridadescompetentes se presta a las personas fsicas y morales ojurdicas en sus relaciones con las funcionesde las respectivas entidades. Las entidades disponen de procedimientosempricos, convencionales, y algunasde clusulasreglamentariassea para todos los organismos de los poderes ejecutivosde un pas, sean especficos. Los pases iberoamericanos no tienen, salvo excepciones, normas legales precisas para tal consulta. Por lo general, los documentos de archivos administrativos revisten el carcter de reservados y no estn abiertos a todo pblico.
La segunda clase preponderante de consulta es aquella que se vincula con las investigaciones histricas. Antes de tratarla ms detenidamente, se mencionan otras clases de consulta que actualmente, poco a poco, se estn practicando en los archivos iberoamericanos,unas con preferencia en los administrativos y otras en histricos.

1.

Versi611extractada de su trabajo "Lasituaci6n de los archivas iberoamericanos",publicadoen el tomo 24 del Jahrbuch f i r Gescliichte w n slaat,wirrschafi und GeselischaftL a t e i m e r i k a s (Colonia: Bohiau Verlarg, 1987, p . 74-77 y 79).

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Una de estas clases se efecta con fines cientficc+tecnolgicos,no contando aqu las investigaciones netamente cognoscitivas de la historia, sino ms los propsitos prcticos. Se utiliza sobre todo para ayudar a la elaboracin de proyectos. UM clase se efecta con fines cientfico-tecnolgicos en programas del desarrollo socioeconmico, administrativo, poltico, cultural, etc., especialmente en los pases en vas de desarrollo, los cuales necesitan sistemtica planificacin para salir de sus condiciones de subdesarrollo. LAS archivos ofrecen valioso material para el diagnstico de la situacin actual al posibilitar la visin retrospectiva de las causas que tuvieron por efecto las deficiencias actuales que se trata de subsanar a corto, mediano y largo plazo. En Iberoamrica se afianza paulatinamente la conciencia de los servicios que pueden prestar los archivos y se empiezan a consultar sus fondos, pero todava falta bastante por hacer. Otras clases de consulta tienen que ver algo con la historia. Una de ellas es la que se relaciona con la educacin, cuando se invita a los estudiantes, preferentemente de los colegios secundarios y de enseanza superior, para tomar contacto con los documentos que ilustran algn acontecimientoo personalidad, que aclaran mejor la comprensin de la historia y contribuyen a fortalecer la conciencia nacional o social. Tal consulta, si se hace por medio de exposicin de documentos, se extiende a toda la poblacin, la cual puede instruirse tambin por los medios de comunicacin social, conferencias, etc., presentando con letras, imgenes y sonidos los asuntos de inters del pasado local, nacional o internacional. En algunos ambientes iberoamericanos los archivos realizan considerablesobras de esta extensin; por ejemplo, el Archivo Nacional de Costa Rica, donde se acude aun a actos artsticos para promover la conciencia archivstica y acercar los archivos al gran pblico.
A nuestros lectores les interesa, indudablemente, la consulta con fines de investigaciones histticas. Antes de entrar en su problemtica iberoamericana,conviene aclarar o repetir algunos conceptos tratados anteriormente, referentes a la profundidad cronolgica a que hay que llevar estudios del pasado.

Como no hay ningn elemento taxativo que pudiera darnos seguridad para dividir lo "histrico"de lo reciente que no entra en la esfera de la pesquisa cientfica, se establecen ciertos criterios convencionales relacionados con los preceptos metcdolgicos, como lo son dos de mayor peso: el postulado de mayor objetividad posible que se requiere del historiador y el escrutinio de historia gentica en sus relaciones de causa-efecto en la mncatenaci6n incesante de acontecimientos del desarrollo de la humanidad. Entonces, por cierta conveniencia, se toman entre 50 y 30 aos el trmino divisorio, que permite mejor desligarse de la pasin del historiador, sumergido en el acaecer de su vida activa

168

de hombres de su generacin y cierta visin de consecuencias que dieron los acontecimientos anteriores. Pero, un sentido no slo cientfico, sino tambin de cierto tono pragmtico impulsa a la obra historiogrfica moderna a acortar las fechas topes a menos dcadas y lustros, y en ltima lnea llegan hasta el presente. Porque, si la historia estudia el pasado, puede preguntarse, cundo termina este pasado. La respuesta es simple: en el momento inmediatamente anterior al presente, y el mismo momento presente, al dar paso al prximo momento presente que le sigue, se sumerge, irreversiblemente, en el pasado.

La idea de aproximar las investigacioneshistricas al tiempo actual, est penetrando en los ambientes iberoamericanos y con ellos se extiende el problema de consulta a documentos de fechas recientes, que deben tenerse en cuenta. Sin embargo, conviene tratar primero la posicin tradicional, todava preponderante, y adems hacer referencia a los conceptos nuevos que se estn abriendo el camino.
Indudablemente, las masas ms grandes de documentos histricos se concentran en los archivos creados con la finalidad expresa de conservarlos. En Iberoamrica, los ms importantes archiva de esta ndole son los archivos pblicos, a saber, los Archivos Nacionales, llamados Archivos Generales de la Nacin, seguidos en su importancia por los archivos de los Estados federales o provincias autonmasen los pases de constitucin federal, como lo son Mxico, Brasil y Argentina, y en cierto aspecto Venezuela, y los archivas de grandes unidades territorales administrativas en los pases de constitucin centralizada, y los archivos histricos municipales de las ciudades. Todos estos r e p i t o rios renen, principalmente, la archivala de los poderes ejecutivos, pero mucha importancia revisten los de los poderes legislativos y judiciales, inclusive los documentos notariales. De los no pblicos, descuellan los eclesisticosde la Iglesia catlica, y como adicionales las selecciones documentalesde personas y familias particurales.

Con respecto a la consulta, es una realidad basada en las costumbres y, en muchos

casos, confirmadas con normas legales, que a todos los documentosconservados en estos

archivastiene acceso todo el pblico, salvo a los que por una razn fundamentadarevisten carcter de secretos o reservados.
A los investigadores les interesa conocer qu archivos histricos existen en cada pas y la fecha cronolgica de su archivala. Lamentablemente, hay grandes deficiencias para dar una contestacin satisfactoria. Mayores informes facilitan los Archivos Nacio-

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naies con respecto a las normas legales y prcticas que a las fechas topes'. Complicada e s la cuestin de poder enlistar aquellos archivos sectoriales y centrales, que conservan documentos de mayor antigedad, sin transferirlos a los archivos histricos o generales. Aqu hay diversos procedimientos empricos y legales. Importante cuestinde la investigacincomiste en los procedimientosy facilidades de la consulta concreta -individual o en equipas-, de los estudiosos. Los archivos de ndole histrica permiten el acceso porque se crean o forman con tal finalidad. Pero, las condiciones concretas tienen sus fluctuaciones en relacin con el otorgamiento de permiso, los das y horarios de ser abiertos, las salas o locales de consulta, las facilidades de reproduccin o procesamiento de documentos y eventuales prstamos.
*

Sobre las problemas de consulta hay un artculo mo, "Algo sobre el acceso a los archivas de la cdonizacin espafiola",editado en Madrid en 1980 por el Ministerio de Cultura, Direccin General de Bellas Artes, Archivos y BiMiotecas, S u M i d 6 n General de Archivos, tomo 11, p. 265-288.

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LOS ARCHIVOS PBLICOS Y EL CIUDADANO' Pedro Mpez Gmez

Durante muchos aos, la informacin referente a los archivos pblicos, aparecida en 10s grandes medios de difusin, ha sido escasa, y por lo general restringida a aspectos muy superficiales,de crnica podramos decir, o muy eruditos, como los que tocaban la investigacin al uso, limitada a los campos genealgico, artstico o literario. Por contraste, nos encontramos de repente con un doble fenmeno que conviene analizar con cierta atencin: por un lado, el concepto de archivo como bien cultural, y por otro, el tratamiento que en un contexto democrtico ha de darse a la informacin contenida en los archivos.

1. Siguiendouna evolucin idntica a la de otros pases de nuestra rea cultural, el concepto de archivo ha sufrido una transformacin: hoy no se habla de archivos y documentos aislados, sino que ambos conceptos se engloban dentro de un todo unitario que es el patrimonio documental, cuya parte ms valiosa y representativa estara constituida por el "tesorodocumental", especialmente protegido por la legislacin,y que como tal sera un bien cultural que se tendra que poner al serviciode los ciudadanos,tanto para su formacin como para su goce esttico e intelectual. Se trata, en realidad, de ampliar las bases de los sectores que tradicionalmente han venido utilizando los archivos, especialmente los de carcter histrico, con fines de investigacin histrica, literaria, socioeconmica o cientfica, proyectando el contenido de los archivos hacia el mundo exterior, por medio de exposiciones, conferencias, visitas, publicaciones,etc. Ni que decir tiene que el desarrollo de este fenmeno est en relacin directa con el nivel cultural del
pas. 2.

Por otro lado, los archivos son fuentes primarias de informucin, y su mayor

1.

Del BoIdn de IaANABAD. Madrid: Oct-Dic., 1979. Ao XXDC, W 4, p. 3 5 - 9 .

171

o menor apertura al exterior depende directamente del grado de desarrollo democrtico alcanzado por la sociedad que los posee, y sobre el cual influyen a su vez. Su control, y la forma en que se efecta, ser un elemento potenciador o represor de la democracia. Si tomamos un ejemplo clsico, no tienen el mismo significadolos archivosde las ciudades griegas, albergados en los templos, donde se conservaban las leyes al alcance de todos los ciudadanos, que los archivos de los templos egipcios, cuya misin principal era recoger lo ms exactamente posible los datos relativos a las propiedades del dios, para poder reconstruirlas de nuevo tras cada inundacin.
Es decir, que en funcin de este doble fenmeno, la "censura"de la informacin, y
la accesibilidad de los archivos pblicos tendr varios niveles, y la altura de su indicador

puede servirnos para sealizar la mayor o menor permisividad o liberalidad que se ha alcanzado dentro de una sociedad determinada o, mejor dicho, dentro de la concrecin jurdica ms importante de esa sociedad, el Estado. a) Es indudableque la proteccibn y garantasdebidasa los individuosensu "vidu, fumay haciena"constituyen un primer nivel, mnimo. Por eso,en ningn pas se permite la consulta de los documentosotorgados ante notario, que es depositariode la fe pblica, por terceros, hasta pasado un plazo de tiempo prudencial, que oscila en tomo a los cien aos, y que permite la desaparicin de la generacin implicada en el acto protocolario, que puede ser de una gran privacidad. Tambin est claro que no puede hacerse pblica la documentacin contenida en

los archivos de justicia hasta su prescripcin, que en Espaa oscila entre los treinta aos para los asuntos civiles y los quince para los criminales. En cuanto a los expedientes mdicos, no es preciso insistir en su intimidad, al menos durante el perodo de vida del
enfermo. Un caso especial 10 constituyen los archivos policiales, y la delicadsima cuestin del tipo de informacin que deben contener, y en manos de quin va a estar esa informacin. Esta pregunta -quin va a llevar el control?- es especialmente importante hoy en da en que el desarrollo de la informtica permite almacenar cualquier tipo de informacin sobre cualquierpersona. Recordemoscomo ejemplos extremos los archivos de la polica fascista italiana, que incluan datos sobre el comportamiento y la forma de pensar poltica, sexual y religiosa de los ciudadanos fichados, y cuya conservacin o destruccin levant una e n m e polmica, pues haba nada menos que varios millones de personas afecta-; o al caso relativamentereciente de los ficherosde la PIDE portuguesa. Es evidente que el control de estos archivos no puede estar en manos ajenas o para fines distintos de los estipulados en las leyes elaboradas por los organismos competentes, y

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suponemos que democrticos. Estos das, sin ms, era noticia el robo por parte de un sector de la milicia boliviana de los archivos policacos, al parecer con intencin de aprovechar la informacin en ellos contenida para represaliar a un determinado sector poltico del pas.
b) Un segundo nivel vendra constituidopor Iafacilidadde acceso delciudaduno ntedio a los archivospblicos, excluyendo los arriba considerados, para la solicitud de informacin de carcter general. En este nivel, el mayor o menor grado de democracia observable presenta una doble vertiente:
.

Por un lado, por parte de la Administracin, est no slo en las facilidades proporcionadasa los ciudadanosen cuanto a los servicios prestados, sino en el respeto y atencin que le merezca la conservacin y adecuada instalacilide las actas pblicas (en sentido general), que custodia y produce el personal que se dedique a estos menesteres y al tratamiento y descripcin en los adecuados instrumentos de bsqueda que permitan una fcil recuperacin de la informacin y un rpido servicio al pblico.

Y por otro, por parte de los individuos, la conciencia de que los archivos pblicos, en cuyas actas quedan debidamente reflejados los derechos y deberes de los ciudadanos, tienen la misin especfica de conservarlas debidamente y servirlas a los interesados dentro de los pla~os prudenciales y de las garantas debidas a terceros que apuntbamos anteriormente. No olvidemos que la publicidad de los actas privados constituye una de las funciones principales de muchos organismos oficiales, como los Registros de la Propiedad, los Catastros de Hacienda, etc., mediante el pago de un canon al Estado o a los Ayuntamientos.
c) Por ltimo, el ucceso confines de estudio o investigacibn a la documentacin pblica, constituye un tercer nivel. Es evidente que los papeles del Estado, una vez seleccionadas y tras un tratamiento adecuado a su paso por los depsitos intermedios, cuyo proceso no viene al caso analizar en este momento, deben ir a parar a los Archivos Histricos,para ponerse al serviciode la investigacin cientficae histrica. Aqudebern permanecer a disposicin de todos los ciudadanos, que podrn obtener en cualquier momento, adems de la posible consulta, la copia, reproduccin o certificacin que precisen. Ni que decir tiene que en este nivel es donde queda clara constancia del papel quela culturay los bienesculturalesocupanenla sociedaddequese trate. Lacomparacin de nuestros Archivos Histricos Provinciales con los Archivos Departamentales franceses, en nuestro caso, es lo suficientementeexplcita como para no necesitar comentarios. En resumen, la evolucin del concepto de archivo pblico se ha aliado a una mayor democratizacin del concepto de archivo como un bien cultural, y ambos conceptos
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inciden sobre una mayor apertura y liberalizacin en el acceso a la documentacin, no

s610 para el estudiosoinvestigador, sino al ciudadanoen general, mediante los adecuados

dispositivos legales. Esta apertura, que celebramos, es consecuencia de una mayor democratizacin, y a su vez, una condicin para su afianzamiento.

El deseo de transmitir a la posteridad su nombre y sus hechos es natural en el hombre, cuya limitada exktencia no se aviene con las ideas de inmortalidadque abriga su ahna. EL hombre vive para el porvenir; desea prolongar su memoria ms all 4ie los lmites de la vida y este deseo es fecundo en tiles resultados.La insthcin de los archivos no es,pues, una creacidnde las sociedadesmoderna.
Remedios Rey de las Peiias

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PERFIL HUMANO DEL PERSONAL DE ARCHIVOS'

Federico Castro Nevares

Creo interesa reflexionar un poco acerca de si por debajo de la diversidad de capacitacin de especialidades y de ocupaciones cabe suponer o exigir en quienes se desempean en archivos, en nosotros, calidades bsicas comunes. Puesto que el sujeto de toda actividad humana es siempre la persona, es evidente que cualquier quehacer depende de la virtud y destreza de sus agentes: a un mximo estamos en esto todos obligados. Pero en concreto, qu?
En primer trmino, considero fundamental que nuestro trabajo sea un fruto de eleccin. Tan importante me parece esto que casi me animara a sostener que todo intento de reforma o racionalizacin administrativa -en nuestro pas, siempre renovado, esto es, en cierta forma siempre frustrado-, de la que la mejora de los archivos es un aspecto, para no fracasar debera partir, en cuanto primer factor a considerar respecto al personal, del deseo de todos y cada uno de los empleados, lo cual en un censo o encuesta se traducira en una pregunta de este tenor: "Usted que trabaja en esto o esto otro, loquiere realmente, en serio y a fondo?"

Queremos as nosotros nuestro papel en el mundo de los archivos? Ahora bien, como siempre hay gente veleidosa, en segundo lugar debemos poder discernir, por as decir, los espritus: la seriedad de una vocacin electiva supone, adems de aparente inclinacin y gusto, especficas aptitudes, esto es,condicionesreduplicativamente tales.

1.

En Revista delArchivoGeneralde IaNacin. Buenos Aires: 1977, N*6, pp. 115-117.

175

Cules son esas notas humanas distintivas que armonizan con un cotidiano entretenerse con los documentos de archivo? Un mnimo de salud psic@fisica, algo de inteligencia, ciencia y arte, y mucho de una sinfona o tonalidad espiritual especial. De tales aspectos, nuestra salud no es ahora cuestin: para ayuda y prueba de ella, por lo dems, estn mdicos y, eventualmente, psiquiatras y otros especialistassemejantes. Por &o lado "Natura" nos da inteligencia, y estamos presuponiendo sta; "Salamanca" -o el doctor Tanodi y los suyos, y sus epgonos- nos prestan ciencia y arte, y esto nos ocupa. Pero lo fundamental es dar el tono espiritualjusto, en la cuerda propia de cada uno; aunquedicha "espiritualidad"quiz se alimenta de innatas aptitudesy temprana cultivos, as como de secretas afinidades, es ella una responsabilidad nuestra, ntima e intransferible. Porque importa e incide, y es nuestra carga, me ha parecido til ocuparme aqu un tanto de lo que cabra denominar el "perfil humano bsico" del personal de archivos. Una virtud primera es la humildad; slo los humildes pueden dedicar todos sus esfuerzos a conservar los testimonios de la actuacin de otros, para brindarlos luego a otros terceros; es propio de los sencillos y pequeos dar sin hacerse ver. Simplemente, ocurre que quien se mueve en el mbito de la administracin de documentos no puede dejar de advertir que el mundo no empieza ni acaba con l, porque se ve eslabn -sea lo preciso que fuere- de una cadena histrica ininterrumpida.

La solidaridad tanto afectiva como efectiva es tambin una actitud que se deriva naturalmente del quehacer archivstico. Acaso no es que una pieza documental slo alcanza su pleno relieve y significacinen el conjunto orgnico que es la archivala? La trayectoria "vital" de los documentos exige p o r lo dems hoy ms que nunca la real colaboracin de cuantas personas tratan con ellos: el xito en la comn empresa de los archivos ser de todos o de ninguno, y en su trabajar con los testimonios del pasado ms o menos reciente los archiveros sirven a la comunidad presente y a las generaciones futuras, por 1 0 que su corazn est abierto indefinidamente en el espacio y en el tiempo.
Cuantosomos "administracin"correspondeestemos en posicin de servicio. Sin embargo la "seMcialidad" de los archiveros es peculiar, y tiene rasgos acentuados: ella se se satisface en una generosa entrega, en un brindar entero en las circunstancias que se requieran, proporcionar el documento o la informacin en la mejor forma dentro del menor tiempo, y slo aspirar a obtener como recompensa el poder servir siempre con mayor eficiencia a la administracin y al gobierno, a travs de archivos ms perfectos, a las personas afectadas en su derechos y legtimos intereses, a los estudiosos y a la comunidad entera. Adems de la triloga reseada -humildad, solidaridad y servicialidad-, otras
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muchas cualidades deben lucir en el personal de archiva. Para no extendernos demasiado harema mencin aqu tan slo de algunas de ellas: laboriosidad, perseverancia y paciencia en el tantas veces arduo y fatigoso quehacer diario; discrecin o reserva frente a la confidencialidad y el secreto; temperancia a fin de no dejarse llevar absolutamente p o r sus entusiasma; falta de espritu de lucro; sentido de la justicia y trato equitativo a .todos los usuarios de los servicios que se brindasen; fortaleza para sobreponerse, sobre todo en nuestro pas, a las circunstancias adversas y, sintticamente, prudencia. Quizs habra mucho ms por decir, en este apartado, pero slo he pretendido delinear aqu grandes rasgos del perfil humano del personal de archivos: la valoracin de ste nos ha llevado a exigir de l casi todas las virtudes. Tal vez se ha exagerado un poco, pero pienso que no es totalmente disparatado pretender que quienes son responsables de los valiosos testimonios documentales del hombre sean hombres valiosos.

"El archivero entra confiecuenciaen contacto con documentosy testimonios que tocan l a buena fanur, l a intimidad o los intereses ms sagrados de las personas.A J por tanto, le estn prescritas aquellas normas de la cautela o del sigilo profesional que un abogado o un sacerdote estn

obligados a mantener." Armando Nieto Vlez, SJ.

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NOMBRAMIENTO DE ARCHIVERO'
En este cavildo se propuso por los seores alcaldes ordinarios a los dems seores capitulares cmo "cuvildo en que por les pareca justo y arreglado en nombrar una persona archiveroa donAnfonio inteligente y de havilidad en manejo y asunto de mozu 'On de 4Q0pe- papeles para que sta con el ttulo y nombre de Archisos" vero pudiese tener a su cargo y cuidado todos los libros y papeles pertenecientes a este Mui Ylustre Cavildo en atencin al desgreo y desarreglo en que ha estado, pues no se encuentra muchas vezes todo aquello que se solicita a causa de no haver quin d puntual razn de ello, y que en esta virtud les pareca era necesario y conveniente elegir una persona idnea para este cargo de archivero. Oda la propuesta de los seores alcaldes por los seores capitulares trataron y confirieron la materia y resolvieron unnimes y conformes ser mui til y conveniente que haya un archivero a semejanza de todos los dems tribunales, que tenga aseados todos los libros y papeles tocantes y pertenecientes a este Ayuntamiento; por todo lo que concurriendo en la persona de don Antonio de Somoza todas las calidades de idoneidad y suficiencia para obtener el cargo de archivero 0 tiene manifestado a este Mui Yiustre Cavildo en unos mapas de los proprios como as 1 de la ciudad que tiene formados as para Su Excelencia, seor Visitador y Real Acuerdo, fuera de la particular y utilsima obra que acaba de concluir en los dos yndices generales alfabticos en que recopila todas las cdulas, provisiones y actas capitulares que encierra 0 ininteligible de su dicho archivo y traslado de algunos libros que parecan intiles por 1 letra, de suerte que para que/f. 40l/dicho don Antonio tenga el salario correspondiente a este trabajo le sealan Sus Seoras el de quatrocientos pesos anuales que le deber satizfacer precisamente el Mayordomo de la Ciudad por meses para su subsistencia quedando obligado ste a cumplir todas las calidades siguientes:

1.

Archivo Histrico Municipal de Lima. Libro de cabildos NQ36,f. 401401 v. Publicado por Ada Arrieta Alvarez bajo el ttulo de "Un archivero del siglo XVIII: don Antonio de Somma", en el BoIern de la Asrociacin Peruana dedrchiwros. Lima: 1976, NQl.p. 25-26.

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Tener en todo tiempo el archivo coordinado para dar puntual razn de qualquiera cdula, provisiones y dems papeles de que consta dicho archivo. Poner en limpio las actas capitularesy pasarlas a los yndices generales en sus respectivas letras. Trasladar las consultas y dems ynformes que haga este Cavildo entregndoselasal portero de turno para que tome las firmas de las seores, llevando un libro aparte de los referidosynformes y cbnsultas para que en todo tiempo conste. Trasladar el tomo sexto de cdulas que al presente se halla inservible y en lo sucesivo escribir todo lo que sea perteneciente a este Cavildo, para lo que asistir no s6io en los das de cavildo sino tambin en las que el portero le avisase. Y en esta forma se le hace por dichos seores capitulares este nombramiento con la calidad de que haya de ocurrir precisamente al Superior Gobierno por su aprobacincon el oficio correspondienteque se har por este Mui Ylustre Cavildo".
[Lima, 5 de octubre de 17811

"Paraser profesional, el trabajo archivstico debe ser disciplinado."

Theodore R. Schellenberg

179

CODIGO DEL ARCHIVERO

El archivero tiene para con la sociedad la obligacin moral de mantener la evidencia de cmo ocurrieron realmente los hechos, y de tomar todas las medidas necesarias para la conservacin fsica de los documentos valiosos. Por otra parte, est obligado a no invertir fondos en la conservacin y cuidado de asuntos que no tengan valor significativo y duradero.
El archivero debe tener en cuenta que al seleccionar documentos para su ordenamiento y conservacin, l acta como agente del futuro ya que le toca escoger lo que ha de quedar como herencia del pasado. Por tanto, y hasta donde se lo permitan su alcance intelectual, su juicio y su experiencia, debe mirar siempre a las necesidades futuras, tomando sus decisiones de manera imparcial, sin atender a ideologas polticas o a inclinaciones personales.

El archivero debe hallarse siempre vigilante para proteger la integridad de los documentos puestos bajo su custodia, guardndolos contra violaciones, alteraciones o hurtos; debe protegerlos contra daos fsicos, ya sean ocasionados por el fuego, la excesiva exposicin a la luz, la humedad o la sequedad; y mirar cuidadosamente para que el valor y condicin de los mismos RO sufra menoscabo con motivo de su catalogacin, ordenamiento y uso.
El archivero deber tomar todo empeo para facilitar, en la forma ms amplia, e! acceso a los archivos para todo aquello que se relacine con el inters pblico; pero deber ceirse estrictamente a cualquier dispsicin que limite o restrinja su uso. Dentro de los lmites de su presupuesto y de acuerdo con las circunstancias, deber trabajar sin descanso por la mayor difusin y publicidad, haciendo que los documentos bajo su custodia sean fcilmente conocidos por todos aquellos a quienes pueda interesar, ya sea mediante publicaciones o a travs de consultas personales. El archivero atender cortsmente y con espritu de servicio y colaboracin a toda solicitud sensata; pero no perder su tiempo contestando dctalladamente preguntas frvolas o irrazonables. No deber poner obstculos a quienes deseen consultar los archivos, sino que por el contrario, tratar de ahorrarles tiempo, facilitndoles cuanto sea
180

posible su trabajo. No deber, desde luego, discutir intilmente con un consultante las investigacionesy hallazgos que hubiera realizado otro; pero cuando dos o ms personas coincidan en la indagacin de un asunto, podr informar adecuadamente a uno respecto al trabajo de los otros.
El archivero no deber sacar provecho de ninguna explotacin comercial relacioMda con los documentos confiados a su guarda, ni deber negar a otros cualquier informaci6n que 61 hubiese obtenido como resultado de su trabajo con nimo de llevar a cabo privadamente sus investigaciones profesionales. Podr,sin embargo, sacar legitima ventaja de su posicin favorable para desarrollar su inters profesional hacia la investigacin hist6rica o de otra ndole.

El archivero est en libertad de comunicar a sus colegas los resultados de las investigacionesrealizadas por 61 o por la oficina a su cargo, y que constituyan aporte a un mayor conocimiento en materia de archivos. Del mismo modo, deber dejar a su sucesor un registro completo y fiel de todos los documentos en custodia, as como de la organizacin y el ordenamiento de stos. Wayne C. Grover Archivero de los Estados Unidos
(1948-1965)

NORMAS DE MORAL ARCHIVERA

1 El archivero ha de cuidar los documentos como a la nifia de sus ojos; tener la conviccin de que esos papeles son el ms preciado tesoro de la comunidad puesto por el Estado bajo su custodia.

ii Los documentos son corno las libros que si no se manejan con cuidado se deterioran y finalmente se acaban, perdindose, as, piezas de inestimable valor.
iii Un archivo cercenado por la maldad del hombre o por su incuria q u e en el elemento culto es tambin una maldad- es como un ser humano mtilo de sus extremidades superiores.

i V Los archivos se amputan cuando les hurtan piezas de sus fondos, cuando se les hace pasto de las llamas, cuandose desglosan sus legajos con fines inconfesables, cuando se exponen los manuscritos a la accin de sus enemigos irreconciliables: la humedad, el
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viento, la insolacin y los destructores biticos: bacterias, hongos, insectos (termites) y roedores.

Cun triste es contemplar un archivo con los muones sangrantes!

V El archivero-director, jefe, es el maestro y como tal ha de conducirse. Debe tratar a los subalternos como discpulos, ya que ellos son alumnos de una gran escuela que ensea para la vida.
El archivo es un plantel en que la experiencia se cuenta por siglos.
All est almacenada la historia de la patria, desde que sta floreci en el territorio.

Las ciencias archivolgicas son tan amplias y tan complejas que la vida es corta para llegar al perfecto dominio de las mismas. El ttulo universitario y los aos de servicio, son antes que una patente de reposo, el compromiso formal para redoblar el estudio y aumentar el espritu de superacin.
Vi El archivero-subaltemo no ha de perder un instante las enseanzas que recibe, ya que a l le reserva el futuro la misma funcin que hoy ejerce el directivo que lo instruye y manda. Vi1 El pblico no nace aprendido, es menester formarle una conciencia archivstica, a fin de que interprete cabalmente la funcin de los archivos y el papel de l o s archiveros. ViiI Todo el que llegue a las puertas de un archivo debe ser recibido con amplitud. investigador, historigrafo, funcionario pblico, periodista, catedrtico, estudiante, cada uno con su inquietud inquisitiva y todos con la esperanza de hallar 10 apetecido, no han de ver en el archivero a un competidor que les escamotea las noticias para retener primicias o bien guardados secretos documentales, sino al gua que franquea el camino, que hace luz para la busca segura.

I X El pblico ha de corresponder al archivero de acuerdo con la altura de su misin; seguro de que el archivero es un maestro de la vida, un sacerdote de la historia, el custodio de la memoria de los pueblos, un servidor, no un sirviente. X Un Estado consciente del valor de los archivos y celoso del rol histrico-social que cumplen los archiveros, no puede menos que dar a los primeros la proteccin que su altor reclama, y a los segundos el rango que se merecen.
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Las grandes metas de un gobierno bien orientado no pueden ser otras que: paz, administracin, sanidad, educacin y archivos.
Mario Briceo Perozo

MXIMAS PARA EL ARCHIVISTA

TODO BUEN ARCHIVISTA:
1 Se deleita con el cautivante mundo de los archivos sin dejar de identificarse con el mundo de hoy.

ii

Se esfuerza porque su archivo proteja por igual los derechos y bienes de todos.

II Ejerce con entusiasmo su carrera y afronta con opthismo suscambiantes retos.

i V Es leal a las jerarquas del archivo y respeta la integracin y especializacin en el trabajo.

V Aprovecha las oportunidades acadmicas para actualizarse en los nuevos avances archivsticos.
Vi Protege los archivos con la misma celeridad y celo con que defiende su buen

nombre.
Vi1 Respeta a los investigadores y escritores y da apoyo a su creatividad. ViII Atiende los anhelos de cada usuario del archivo y acata su preferencia por el anonimato.

K Acelera el flujo de datos y documentos, como buen profesional de la informacin.

X Entiende que la necesidad y la prudencia aconsejan una proteccin especial para ciertos documentos.

XI Guarda las antiguas tradiciones de la archivstica y sigue a sus'pioneros y

maestros.
Gaston Litton
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PRIMERA REUNI6N INTERAMERICANA

SOBRE ARCHIVOS
Declaracin de Principios
Los documentos, pblicos o @vados, son la fuente informativa primera sobre el desarrollo econmico, poltico y social de una nacin, y constituyen por lo mismo UM parte inapreciable de su patrimonio cultural.

Los documentospblicos son propiedad del pueblo y por delegacin del pueblo los administra el gobierno. No pueden ser extrados de la custodia archivstica por nadie, y cuando se hacen superfluos a510 podrn ser eliminados con aprobacin de las autoridades archivsticas. Los archivos son las institucionesespecficamente previstas para la conservacin, organizacin y servicio eficaz y econmico de los documentos, UM vez que stos han cumplido su funcin activa. Losarchivos,en consecuexia, cumplen una misin indispensableen toda sociedad,

y ninguna otra institucin puede subrogarlosen esa misin.

Los archiveros son los profesionales directamente encargados de hacer posible el cumplimiento de los propsitos de conservacin, organizacin y servicio de los documentos pblicos y privados en los archivos.

Los archiveros tienen el deber de cumplir este encargo en forma responsable, no atenidos a preferencias personales sino de acuerdo con las definiciones y tknicas objetivas de la profesin archivstica. Los gobiernos tienen, para con los archivos, el deber de dotarlos de todos los medios necesarios para el lleno de su funcin especfica.
Los gobiernos tienen, para con los archiverm, el deber de proveer a su formacin y dignificacin profesional, acordndoles un tratamiento conforme con la misin que desempean en la sociedad.
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Los pueblos tienen el deber de exigir a im gobiernos, a los archivos y a los archiverosel cumplimientode sus funciones conducentes a la conservaci6n, organizacin y servicio del patrimonio documental, y a prestarles todo apoyo para que esas funciones se cumplan eficazmente.
Wash~ngton, D.C., 26 de octubre de 1961

"Porel niero hecho de existir, los archivos constituyen mo de ~ s p a r ~ ~ ~ i e tros importantes de la conciencia colectiva de una nacidn. "

Oscar Gauye

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VALOR Y F U N C I ~ N DE LOS SISTEMAS NACIONALES DE ARCHIVOS PARA EL DESARROLLO

SOCIOECON~MICO Y CULTURAL DE UN PAS'

La tramitacin de los actos administrativos se materializa en documentos, cuya conservacin interesa por igual a la administracin y a los administrados: primero, como garanta de mutuos derechos y deberes; pasado el tiempo, como testimonio de la gestin administrativa.
Tal es la razn de ser de los archivos, considerados hoy como verdaderos centros neurlgicosde cualquierorganizacin,cuya funcinessimilara la quecumplela memoria en el organismo humano. De esta consideracin se infiere el valor y la justificacin de los archivos, memoria colectiva de la institucin. Por consiguiente, un buen sistema de archivas y una acertada administracin de documentos suponen para cualquier entidad la seguridad de disponer de un eficaz instrumento de trabajo al servicio de sus objetivos. Por lo que se refiere a la cultura, la existencia de los archvos es ya en s misma un fenmeno cultural. L a riqueza de stos, su valor histrico, su estado de conservacin, la intensidad con que se consulta y principalmente la atencin que merecen a los poderes pblicos son los ndices ms expresivos del desarrollo cultural de un pas. En pases de una rica tradicin histrica, como son los de Amrica Latina, el paso del tiempo ha ido acumulando una gran riqueza documental producida por las instituciones que actuaron en sus respectivos territorios. En el transcurso de los aos estas instituciones han desaparecido o se han transformado en otras que, a su vez, siguen produciendodocumentacin. El conjunto de los papeles antiguos y modernos constituye una unidad en la que se encuentra acumulado un caudal de vida y de experiencia que no debe ser desperdiciadoy que hay que aprovecharal mximo en beneficio de la comunidad social del propio pas.

1.

En BoletlnlntemmericarrodeArchivos. Crdoba, RepblicaArgentina:CIDA, 1977.Vol. N, p. 148-150.

186

El desarrollo es ante todo promocin de las riquezas potenciales partiendo de lo que ya existe; supone la utilizacin mejor y ms racional de las posibilidades humanas y fkicas que ofrece un pas.
Ninguna institucin est en mejores condiciones que los archivos para suministrar los datos necesarios para la elaboracin y ejecucin de un plan, pues en ellos se ha ido acumulandola informacin de todos los aspectos de la vida nacional; a ellos van a parar, en series continuas y ordenadas de datos las experiencias positivas o negativas. Por consiguiente,los archivos deben ofrecer las premisas o antecedentes indispensables para la formulacin de una poltica de desarrollo, su planificacin, reforma o modificacin y proporcionar, a los gobiernos, las condiciones para mantener y mejorar la eficacia de los servicios administrativos, con lo que se evitar la repeticin innecesaria de costosos esfuerzos.

Lo mismo puede afirmarse en el aspecto social de la vida de un pas: el hombre, desde que nace hasta que muere va dejando huella de su paso en documentos oficiales: registros de nacimientos, de matrimonios, de defunciones. Las relaciones del hombre con el Estado son cada vez ms amplias y abarcan ms esferas de actividad como enseanza, sanidad, etc., que se reflejan tambin en documentos: certificados de estudios primarios, ttulos de bachillerato o de estudios universitarias, cartillas de seguridad social, permiso para conducir, pasaportes, carnets de sociedades,etc. Todo ello produce una documentacin de indudable inters personal, pero que trasciende este inters para alcanzar un valor general porque permite conocer y estudiar la comunidad social en que est inserto el individuo.

Los archivos, tal como han sido descritos, desempean funciones esenciales al servicio de la sociedad moderna. Estn llamados a satisfacer las necesidades de sus usuarios en cinco reas distintas, a saber:
a) Comprobar y asegurar la continuidad de los derechos e intereses del Estado y de las personas, fsicas o morales; b) Proporcionar a la administracin un instrumento eficaz para el cumplimiento de sus funciones, as como para la planificacin del desarrollo; c) Ofrecer a la investigacincientfica la fuente primaria de informacin; d) Servir a las necesidades de la enseanza en todos sus niveles y ramas; e) Poner a la disposicin de los medios modernos de comunicacin social la peculiar variedad, riqueza y calidad de su informacin.
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El inters cada vez ms creciente por la historia hizo que el concepto de archivo se restringiera al dominio de la investigacin histrica.

La intervencin cada da mayor del Estado en los diversos aspectos de la vida social e individual, juntocon el desarrollo de las nuevas tcnicas de la reprografia, ha conducido a la administracin a una produccin cada da ms abundante de papeles. Hasta tal punto que se lleg a perder el control sobre la creacin, flujo, organizacin, conservacin y utilizacin de U M documentacin cuyo volumen no cesaba de aumentar. En consecuencia, los archiveros no han tenido oportunidad de ocuparse del aspecto administrativo de los papeles que custodiaban y se perdi, en la administracin, la costumbre y la capacidad de servirse de otros documentos, distintos de los comentes, los cuales se suelen guardar al alcance del funcionario en forma de expediente de trabajo.
Las nuevas tendencias de la investigacin en las diversas ramas del conocimiento han ejercido sobre los archivos una fuerte demanda de documentacin contempornea.

A l mismo tiempo surgi un movimiento de reforma de las estructuras, racionalizacin y agilizacin de los mtodos de trabajo de la administracin pblica, cuya eficacia tradicional se encontraba muy disminuida. Estos dos hechos han llevado a una reconsideracin del concepto de archivo a fin de que se vuelvan a incluir en l los dos aspectos: el administrativo y el cultural.
As el doble papel tradicional del archivero ha sido restablecido y consolidado en forma nueva. Ya no slo tiende a satisfacer las solicitudes de los historiadores sino que est llamado a cooperar con el Gobierno en la tareas administrativas y a atender a las necesidades de otros grupos de usuarios, como los investigadores en todas las ramas del saber, los educadores y los especialistas de los grandes medios de comunicacin.
La administracin de documentos asegura la organizacin racional del enorme volumen de papeles en constante aumento. Slo a partir de aqu es previsible una recuperacin de la informacin valiosa de datos actuales que contienen los archivos administrativos. Adems la adminislracin de documentos supone su clasificacin, y lo que no es menos importante, su peridica transferencia. Esta funcin es absolutamente necesaria para descargar dichos archivos de los documentos que han prescrito y, previa su seleccin, transferir a la custodia de archivos intermedios o definitivos los documentos que merecen una conservacin permanente por su valor informativo.

Las funciones, que la evolucin conceptual y prctica de la archivologa seala a los archivos y a los archiveros, exigen tambin una revisin radical del concepto de
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accesibilidad. El derecho a la lnf~macin impone la modificaci6n de normas obsoletas y el establecimientode las ms amplias facilidades para el consultantede los archivos.

En conclusin, es evidente que los servicios nacionales de archivos, por la importancia de sus fondos y de las funciones que hoy le competen, deben tener a la vez el o s medios necesarios para desempear un papel preeminente en el proceso 'propsito y efectivamente a esta tarea los archivos del desarrollo de cada pas. Para poder cont~buir necesitan los recursos humanos, econmicos y tcnicos que se requieren para la eficaz conservacin,defensa y utilizacin del patnmonio documental del pas.
Reunibn Regional de Expertos para el Desarrollo de los Archivos Nacionales en Anirka Latina. UNESCO,Bogot, 29 de marzo - 2 de abril de 1975.

"Elsen4ci0,en tiltima instancia,es l a ms hportante fUnci6n delarchivo. De nada servirn todos los documentos, por niuy valiosos y antiguos que sean, si no van a ser usados."

Mario Crdenas Ayaipoma

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MARCO DE REFERENCIA DEL PROGRAMA DE G E S T I ~ N

DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS'
Programa General de Informacin y UNISIST Unesco
2.1 En trminos generales la informacin est considerada actualmentecomo un recurso bsico indispensable para el desarrollo nacional, y diversos programas en curso hacen hincapi en cienos tipos de informacin particularmente tiles al respecto. Sin embargo, pocos de esos programas conceden la necesaria atencin a una de las fuentes de informacin ms fundamentales y ms pertinentes en toda sociedad,pasada y presente -a saber, los documentos y los archivos, sobre todo los gubernamentales-.

2.2 En ese contexto, por informacin debe entenderse la informacin registrada, que a su vez, y para mayor comodidad, puede clasificarseen dos categoras: la informacin publicada y la indita. A la primera categora pertenecen los libros, los artculos, los informes y los estudios tcnicos, es decir todos los materiales generalmente compilados y puestos a la disposicin del pblico por las bibliotecas y los centros de documentacin. A la segunda categora pertenecen, por regla general, los documentos, los archivos y los manuscritos. Los materiales cartogrficos y audiovisuales -mapas, planos, grficos, pelculas, discos fonogrficos, cintas magnticas, etc.- pueden ser publicados o inditos, y son compiladoso adquiridos,segn el caso, ya sea por las bibliotecas o por los depsitos de archivos. 2.3 Como los documentos y los archivos son a la vez los instrumentos y los subproductos de procesos administrativos, los conceptos y las definiciones legales de

1.

En Informe Final JSegunaConsulta rde E q e r t o s sobre el RAMP (RAMPII). Berln Occideniol, 9-11 de junio& 1982. Pars: nesco J PGI y UNISIST, i!X& p. 47-51: Anexo IV.

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estos trminos varan de un pas a otro y, segn las pocas, dentro de un mismo pas. Para

los fines del W P , se utilizarn las definiciones de trabajo siguiente:

2.3.1 Documento -toda informacin registrada, independientemente de su forma o de sus caractersticas materiales, elaborada, recibida o conservada por una institucin u organizacin en el desempeo de sus funciones.

As concebido, el trmino "documento" comprende, por tanto, no slo las formas tradicionales de los documentos escritos, sino adems toda documentacin audiovisual, cartogrfica y legible por la mquina, publicada o no, siempre que esa documentacin tenga una relacin prxima o lejana con el desarrolio de las actividades de una institucin u organizacin. Esta definicin de los documenta excluye normalmente las copias no oficiales de documentos que se conservan s610 por conveniencia o como referencia, las y los materiales de existencias de publicaciones y documentos sometidos a ~atamien&o, biblioteca o museo conservados nicamente para referencia o para ser expuestos.
2 . 3 . 2 Gestin de documentos -esfera de la gestin administrativa general encaminada a conseguk la economa y la eficacia de las operaciones con vista a la creacin, mantenimiento y utilizacibn y, por ltimo, la eliminacin de los documentos.
El concepto de gestin de documentos abarca as todo el ciclo de utilizacin de los documentos, desde su creacin o recepcin por cualquier oficina hasta su eliminacin cuando dejan de ser necesarios para el desempeo de las funciones corrientes de una organizacin o institucin. La eliminacin final de un documento depende de la evaluacin de su valor y de su utilidad potenciales, y puede adoptar la forma de una transferencia a un centro de documentos (depsito term medio) para su almacenamiento temporal, de una transferencia directa a un servicio de archivos, de una donacin a un depsito habilitado, de fotocopiadoantes de su destruccin o, en ltima instancia, de su destruccin definitiva. 2.3.3 Archivm -todo documento no corriente (que haya dejado de ser necesario o de utilizarse en el desempeo de las funciones ordinarias) de una institucin u organizacin, que se conserve o deba conservarse debido al valor permanente que tenga el documento.

Esta definicin de archivos se limita a los documentos no corrientes que tengan un valor permanente, tanto si estn como si no estn en un dep6sito de archivos. Aunque el drmino "archivos" se emplee frecuentemente para designar tambin los depsitos donde
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se conservan esos documentos, o incluso los servicios u organismos encargados de administrarlos, para mayor claridad estas dos nociones se denominarn "depsito de archivos" y "organismo de archivos" o 'kervicio de archivos". La nocin de valor permanente de los documentos no corrientes engloba el valor que tiene para la institucin p r a el logro de sus propios fines -de orden administrativo, jurdico o fiscal- y para la proteccin de sus propios derechos e intereses, as como de los derechos e intereses de aqullos a quienes representa y sirve. Tambin engloba el valor que tienen para los usuarios ajenos a la institucin -valor histrico y valor para los fines de investigacin o referencia, debido a la gran diversidad de las informaciones contenida en los documentos-.

2.4 Finalmente, dado que la gestin moderna de documentos es el resultadodirecto de la experiencia adquirida en materia de archivos, al trmino "desarrollo de los archivos" utilizado en este documento se aplicar tanto a los programas y servicios de gestin de documentos como a los de administracin de archivos.

2.5 La utilizacin de los documentos y archivos y el reconocimiento de sus mltiples valores no constituyen un fenmeno reciente. Histricamente hablando, el acto mismo que consiste en registrar informaciones surgi de una necesidad institucional a saber, la administracin-. Durante mucho tiempo se ha sostenido que la escritura fue inventada para satisfacer las necesidades, no de los intelectuales o de los cientficos, sino o s de los administradores -de esos funcionarios que administraban los bienes y dirigan l asuntos ordinarios de los reyes, sacerdotes y mercaderes de las civilizaciones urbanas de la antigedad-. Los documentos institucionales son indispensables para el funcionamiento de toda sociedad organizada, y aunque se agote su utilidad y significacin inmediata, siguen conservando su valor como pruebas de las transacciones y como fuentes esenciales para la comprensin de la historia humana. En realidad gracias a la existencia de esos documentos escritos se ha podido hacer tradicionalmente la distincin entre los tiempos "prehistricos" y los tiempos "histricos".

2.6 Sin embargo, la importancia de los documentos y archivos reposa menos en su antigedad que en la primaca que siguen teniendo entre todos los tipos de informacin registrada. Su importancia como parte integrante de todas las sociedades organizadas hasta el presente quiz encuentre su mejor ilustracin en los pases que han accedido a la independencia durante el proceso de descolonizacin que sigui a la Segunda Guerra Mundial. Un eminente jurista internacional, que se ha ocupadode los problemas, derechos e intereses de esos pases, escribe: Aunque pueda concebirse un Estado sin marina de guerra, por ejemplo, es
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imposible imaginar uno sin moneda, sin tesoro, sin fondos y sin archivos... quec~stituyen ...losbienesdel Estado ms esenciales y generalizadas, hasta tal punto que puede afirmarse que son parte de la propia existencia del Estado*. Sera dificil resumir mejor que 61 el valor y la utilizaci6n de tales archivos: Lasarchivas estatales, celosamente conservados, son el medio indispensable para la adminisiracih de una comunidad, Registran la gestinde 1 sasuntcis estatales y a la vez permiten que sta se lleve a cabo, al mismo tiempo que constituyen los repliegues de la historia de la humanidad; por consiguiente, son tan tiles para los investigadores como para los administradores. Sean secretos o pblicos, los archivos representan un patrimonio y un bien pblico de los que el Estado asegura generalmente su carcter inalienable e imprescriptible3.

2 . 7 Hoy da casi todo el mundo reconoce que los archivos son indispensables para que la conciencia y la identidad nacionales puedan manifestarse, y que constituyen un elemento vital del patrimonio cultural de las Estados. Por esa razn, la mayora de los pases han adoptado disposiciones relativas a 10 que con frecuencia denominamos como sus "archivos histricos". Pero son relativamente escasos los pases que han reconocido cabalmente las relaciones decisivas que existen: 1)entre las documentos que hoy da )entre sus documentos, actuales y crean, reciben y utilizan, y sus archivas histricos, y 2 semiactuales, y sus necesidades y polticas de informacin en general. Estas relaciones pueden expresarse mediante algunos postulados:
2.7.1 Las gobiernos tienen necesidades -y recursos- de informacin que deberan ser objetos de prioridad en el programa de la Unesco encaminado a ayudar a sus Estados Miembros a establecer sistemas y servicios de informacin.

2 . 7 . 2 La mejor manera de satisfacer muchas de las necesidades bsicas de infor-

Huitieme rappori sur I a succession d'Etats danr les mat2ra mires que les traits. Projet d'articla sur la succession MU biem d%ta~ accompagn de canmentaires, por Mohammed Bedjaoui, rapporteur spual, document AKN. 4/292, de fecha 8 de abril de 1976, pg. 3 6 . Eighth Repoti o m Suecessiion of stoles in Respect of Matters oiher than Treahes, Dra# Artides with Comrnentarieson Sucaession to &te Property, por Mohammed Bedjaoui, Special Rapporteur document A/EN. 41292, dei 8 de abril de 1976,pg. 25.

3 .

lbid,pg.54.

193

macin de los gobiernos consiste en organizar y utilizar mejor los recursos de informacin que ya estn bajo su custodia.

2 . 7 . 3 D e todos los recursos de informacin bajo la custodia de los gobiernos, uno de los ms fundamentales es el constituido por la totalidad de sus propios documentosy archivos administrativosy de programa, que no s610 son los instrumentos gracias a los cuales funcionan -los instrumentos de administracin- sino tambin con el transcurso del tiempo, son la prueba tangible y el subproductode sus tareas. Como tales, esos datos representan a la vez la documentacin y la fuente de informacin ms fundamental de sus actividades, pasadas y presentes. Proporcionan una documentacin sobre los derechos e intereses de los gobiernos as como de las personas y organizaciones que tienen relaciones con ellos en el desempeo de sus funciones.

2 . 7 . 4 . Si no disponen de documentos ni de archivos bien organizados y bien administrados, los gobiernos no pueden funcionar eficazmente. No slo tropiezan con dificultadesy con una falta de continuidad administrativa,sino
que frecuentemente deben recurrir a fuentes de informacin extranjeras.

2 . 7 . 5 En vista de la complejidad cada vez mayor de la vida moderna, tanto en los pases desarrollados como en los pases en desarrollo, muchos gobiernos
llevan a cabo amplias actividadesde planificacin, desarrollanlos servicios tradicionales y asumen nuevos cometidos y funciones a fin de continuar satisfaciendo las necesidades econmicas y sociales esenciales. Habida cuenta, adems, de la amplitud de las actividadesde los organismos gubernamentales e intergubernamentales modernos, sus documentos y archivos contienen informaciones cuyo origen y eventual utilizacin son nacionales e incluso, con frecuencia, mundiales. Precisamente esta categora de informacin -indita y que representa bajo diversa aspectos materiales- debe ser controlada y administrada eficazmente para que los gobiernos puedan utilizar todos los datos pertinentes para los fines de planificacin y desarrollo.

2 . 7 . 6 La planificacin y la expansin real de las actividadesgubernamentales,as

como la administracin econmica y eficaz de los programas existentes, exigen el perfeccionamento de los actuales sistemas y prcticas de conservacin de documentos y la creacin de otros nuevos. Debe prestarse atencin a todo el ciclo de utilizacin de los documentos, desde su creaci6n o recepcin por un oficina, hasta su conservacindefinitiva en los archivos de

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la institucin o su eliminacin definitiva, pasando por su m a n t e ~ i e n t o y utilizacin en el desempeo de las actividades corrientes. 2 . 8 Eh aos recientes, se ha prestado mucha atencin a los millones de pginas de ~ f ~ a c i cientfica n y tcnica producidas anualmente, as como a la tasa de aumento de este tipo de informacin. No existen estadhticas c o m ~ ~ b lpor e s lo que se refiere al volumen de los documentos y archivos creados, recibidos y acumulados cada ao plos gobiernos a todos los nveles, pero las cifras disponibles son mucho mayores que las correspondientes a todas las dems categoras de informacin. Bastar con un solo ejemplo: en los ltimas aos, un solo gobierno ha producido nuevos documentos al ritmo de 200.000 metros cbicos por ao -o sea, un total anual de 14 mil millones de pginas de informacin. Y esto, exclusivamente a nivel nacional de un solo Estado Miembro de k Unesco, que tiene ms de 140. Aun en los paises tecnolgicamente avanzados, ni la la miniaturizacin (gracias a las m i c r o ~ e p r ~ u ~ i o nni es ) condensacin de datos (recurriendo a la informtica) han logrado reducir sensiblemente el volumen total de documentos producidos: en efecto, en muchos casos, los sistemas informticos de gestin que emplean las nuevas tecnologas vienen simplemente a aadirse a los sistemas de archivo manuales ya existentes, en lugar de sustituirlos. 2 . 9 Para hacer frente a este volumen siempre creciente de documentos, es indispensable que los gobiernos y dems instituciones creen y desarrollen servicios adecuados de gestin de documentos y de archivo, que tengan concretamente por objetivo: 2 . 9 . 1 Aplicar principios y tcnicas modernas de gestin de documentos a fin de reducir la cantidad y mejorar la calidad de los documentos, prestando atenci6n especial a la correspondencia, formularios, informes, directrices (e instrucciones administrativas similares), as como el equipo y a lossuministros de oficina. 2 . 9 . 2 Aplicar principios y tcnicas modernas de gestin de documentos al mantenimiento (incluidos el mejoramiento de 10s sistemas de clasificacidn exisy clasificacin ms eficaces) tentes, y fa creacin de sistemas de t~tamlento y a la utilizacin de los documentos en la realizacin de las actividades cOrrientesde dichas instituciones. 2 . 9 . 3 Velar porque losdocumentos que ya no sean necesarios para las actividades corrientes se transfieran de las oficinas e instalaciones de elevado costo a poco costosos (dep6sitosintermedios). lugares de almace~miento 2 . 9 . 4 Prever, para esos documentos semicorrientes, servicios de referencia efica195

ces, hasta que a juicio del organismo que los haya originado no tengan ya ningn inters administrativo,jurdico o fiscal, es decir, hasta su caducidad.

2.9.5 Asegurar la evaluacinpor los servicios de archivas de e m documentosno corrientes y su traslado a depsitos de archivos adecuadamente equipados para la conservacin permanente de los que tengan valor y utilidad como prueba fundamental del origen, estructura, funciones, procedimientos y actividades importantes de la institucin que los haya creado o recibido y utilizado en el desempeode sus funciones,o que contengan informaciones nicas tanto para la investigacin o referencia histricas o de otra ndole. 2.9.6 Conservar, organizar y promover la utilizacin eficaz para el mayor nmero de fines y por la mayor cantidad de usuarias posibles de los rewrscs n i m confiados a los depsitos de archivos para su custodia. 2.10 Estos objetivos especficos pueden resumirse en dos objetivos generales. 2.10.1 Fomentar y contribuir a la toma de conciencia y a la comprensin cabal del valor y utilidad de los documentos y archivos como recursos bsicos de informacin, especialmente por lo que se refiere a la planificacin y al desarrollo, conjuntamente con otras recursos de informacin. 2.10.2 Ayudar a los pases, previa peticin, a organizar y a desarrollar los sistemas y servicios de gestin de documentos y archivos necesarios para poder utilizar plena y eficazmente eso5 recursos bsicos de informacin. Estas son las dos tareasa las que tiene que hacer frentela Unescocomo organizacin intergubemamental encargada de favorecer y contribuir al desarrollo de los archivos en sus Estados Miembros y dentro del sistema de las Naciones Unidas. Esta doble tarea constituye asimismo el objetivo a largo plazo propuesto en el Programa de Gestin de Documentos y Archivos (RAMP). Extracto de la Consultation d'experts en vue de l'2tablissement d'unprogramme h bng terme en matiere de gestion des documem et &sbrchives (RAiMP) &mle cadre du programme general d?nformation,Rapport final1Enpert Consultatwn on the Devebpment of a Records andArchivesManagementProgramme (RAMP)within the Framew r k of the General Informatwn Programme, Final Repor6 14-16 de mayo de 1979, Pars, 1979, pgs. 10 a 14.

1 %

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