DATOS

REDONDEO DE DATOS
REDONDEO DE DATOS
Dentro de los procesos estadsticos hay ocasiones en la que los datos suministrados para
el anlisis y sobre todo aquellos que son resultados de un proceso matemtico, en los que
obtenemos datos con valoraciones decimales, lo ms comn es aplicar la tcnica del
redondeo que consiste en aproximar lo ms posible a un valor ms cercano o uno que sea
ms fcil para trabajar las operaciones matemticas, por ejemplo, si el valor obtenido o
recolectado es 72.3, se tiene la tendencia de redondear la cantidad a su valor ms
cercano, en este caso sera el 72 y se tiende a despreciar la tendencia decimal, por lo
contrario si el valor obtenido es 72.8 se redondea hacia el valor ms cercano que es el 73,
en la prctica de estadstica es preferible trabajar con los valores suministrados u
obtenidos en un clculo de tal manera que se evite el error del redondeo o redondeos
acumulados.
Para tratar de minimizar el error de redondeo acumulado, se utiliza la tcnica del
redondeo al par anterior al factor de aproximacin que es el nmero cinco, para
demostrar cmo se aplica esta tcnica, utilizaremos dos ejemplos:

Al redondear 114. 565 a la centsima ms cercana tendremos un dilema, puesto que esta
cantidad estara exactamente igual de cerca y de lejos de 114.56 y 114.57
respectivamente, si aplicamos est tcnica del par antes que el cinco, el valor redondeado
sera 114.56 por que el nmero par anterior al 5 es el 6.
Si redondearemos cantidades en las que no contamos con nmeros pares anteriores a
cinco se procede a redondear al nmero ms cercano a 5, por ejemplo el valor 66.575 no
tiene valores pares en las cantidades decimales el redondeo correcto sera de 66.58, por
cunto se redondea al valor ms cercano a 5 que es el nmero 7.

En todo caso recomiendo que se utilice correctamente el redondeo para minimizar los
errores de redondeo acumulado, de preferencia, que se utilicen los valores que indique la
observacin, medicin o calculados con la mayor cantidad de valores decimales, se estima
que sean cuatro pero siempre habr que observar la tendencia de todos los datos y que
nos permita trabajar cmodamente.

PROBLEMAS RESUELTOS.
Redondee cada una de las cantidades siguientes con la precisin indicada:
a) 38.6 a la unidad ms cercana
b) 126.8 a la unidad ms cercana
c) 3.5001 a la unidad ms cercana
d) 1.4895 a la dcima ms cercana
e) 1.4895 a centsima ms cercana
f) 1.4895 a la milsima ms cercana
g) 0.05653 a la milsima ms cercana
h) 24896 al millar ms cercano
i) 24396 al millar ms cercano


SOLUCIN
a) 39, b) 127, c) 4, d) 1.5, e) 1.49, f) 1.490, g) 0.0566, h) 25000, g) 24000

NOTACION SISTEMATIZADA
Notacin sistematizada Son las diferentes formas de escribir algunas de las cantidades que
implican anotaciones amplias, como son: notacin logartmica, notacin del sistema
binario, notacin del sistema de cualquier base, notacin cientfica, notacin factorial,
entre otros. En estadstica se manejan la notacin sigma, factorial y cientfica
NOTACION SISTEMATIZADA a) Notacin Sigma Sumatoria y notacin sigma: su notacin
se debe al nombre de la letra griega con la cul se representa y es , que indica un
conjunto de nmeros o cantidades que deben ser sumadas
NOTACION SISTEMATIZADA Notacin Sigma Escribe el subndice del Escribe el subndice
del ltimo nmero de la ltimo nmero de la serie que debe ser serie que debe ser
sumada sumada n Variable con subndice x Letra griega Sigma que queVariable con
subndice Letra griega Sigma que xi n representa el que representa el indica que debe i
indica que debe isimo ? realizarse la sumatoria realizarse la=elemento del isimo
elemento del i sumatoria conjunto conjunto i=? Escribe el subndice del Escribe el
subndice del primer elemento de la primer elemento de la serie que va aa ser serie que
va ser sumada sumada
Ejemplo :+NOTACION SISTEMATIZADA Notacin Sigma + x = x La sumatoria de una
variable es igual a la suma de cada una de ellas 8 1= x i 1 2 3 7 8 i + x + KKK + x +x
NOTACION SISTEMATIZADA b) Notacin Factorial Factorial de un Notacin factorial
nmero (n): es el resultado de n! multiplicar su nmero por todos los nmeros se lee
enteros positivos el factorial de n menores que dicho nmero.
NOTACION SISTEMATIZADA Notacin Factorial n! Ejemplos: El factorial de 5 y 3)1( KK )
3 n () 2 n () 1 n () 5!=(5)(4)(3)(2)(1) = 120 3!=(3)(2)(1) = 6
NOTACION SISTEMATIZADA c) Notacin Cientfica Al multiplicar un nmero por 10 ,
siendo n un nmero n entero positivo, se corre el punto decimal tantos lugares segn
n a la derecha.
NOTACION SISTEMATIZADA Notacin Cientfica resultado de una notacin cientfica se
le llama notacin desarrollada. Notacin Notacin cientfica a desarrollada 5 4.810 480
000
NOTACION SISTEMATIZADA Notacin Cientfica Ejemplos: Valor de n positivo *4105
= 41010101010 = 400,000 (al no tener punto el 4, ste se considera al final) Valor de
n negativo *4105 = 0.00004 (al no tener punto el 4, se considera al final) NIMO !
CIFRAS SIGNIFICATIVAS Son las cifras de un resultado en las que podamos tener confianza
de que son precisas
CIFRAS SIGNIFICATIVAS Reglas izquierda no son significativos 103 3 cifras significativas
0.000103 3 cifras Ceros a la derecha s son significativos 1 kg 1 cifra+significativas Ceros a
la derecha+significativa 1.00 kg 3 cifras significativas (precisin) para especificar punto
decimal no son significativos 150 000 000 000 m Distancia tierra sol Cifras significativas
12 ? NO, distancia no es precisa. 1.50 x 1011 3 Cifras significativas slo el primer cero es
significativo.
En Nmeros enteros+CIFRAS SIGNIFICATIVAS Reglas Los+se infiere que tienen una
cantidad infinita de cifras significativas factores de conversin generalmente son exactos 1
pi 12 pulgadas 1 km 1000 m 1 pulg 2.54 cm (por definicin) Conversiones dentro de un
mismo sistema son exactas

Notacin Sigma
Los nmeros cuya suma se indica en una notacin sigma pueden ser naturales, complejos
u objetos matemticos ms complicados. Si la suma tiene un nmero infinito de trminos,
se conoce como serie infinita.
Dada una sucesin:

sta se puede representar como la suma de los primeros trminos con la notacin de
sumatoria o notacin sigma. El nombre de esta notacin se denomina de la letra griega
(sigma mayscula, que corresponde a nuesta S de "suma" ). La notacin sigma es de la
siguiente manera:



La ecuacin anterior se lee la "suma de desde hasta ." La tetra k es el
ndice de la suma o variable de la sumatoria y se reemplaza k en la ecuacin despus de
sigma, por los enteros , y se suman las expresiones que resulten, con lo
que resulte del lado derecho de la ecuacin.
Ejemplos
Ejemplo # 1

Calcule la siguiente Serie:



Solucion:



Ejemplo # 2



Solucion:



Ejemplo # 3



Solucion:



Ejemplo # 4



Solucion:



Ejemplo # 5
Exprese cada suma en notacion sigma:

(a)

Solucion:



Ejemplo # 5

(b)

Solucion:



Sin embargo, no hay forma unica de escribir una suma en notacion sigma tambien
la podemos representar de la siguiente manera:

Solucion

(a)

(b)


Las siguientes propiedades son resultado natural de las propiedades de los numeros
naturales.
Propiedades de las sumas
Sean las sucesiones

y


Entonces, para todo entero positivo y todo numero real , sabemos:
1.

2.

3.

4.

5.

6.
Demostracion

Para la demostracion de la 1 propiedad escribiremos el lado izquierdo de la ecuacin de la
siguiente manera:


para obtener:




Sabemos que la suma es asociativa y comnumatativa por lo que los terminos se reordenan
y queda de la siguiente manera:



y sabemos que la sucesion y se puede
escribir en notacion sigma de la siguiente manera:


y


por lo que al sustituir obtendremos la 1 propiedad:


La demostracin de la 2 propiedad es similar por lo que no la llevaremos acabo. Para la 3
propiedad utilizaremos la propiedad distributiva de la suma:


como se menciono antes por la distributividad de la suma sabemos que:


y por notacion sigma sabemos que:


por lo que al momento de sustituir obtendremos la 3 propiedad:


Ejercicios

Calcule cada suma y expresela sin usar notacion sigma:
1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Exprese cada suma en notacin sigma y calcule el resultado de la suma:

1.

2.

3.

4.

5.

6.

CIFRAS SIGNIFICATIVAS


Nmeros Exactos e Inciertos
Los nmeros exactos, como su nombre lo indica, se conocen con exactitud, por
ejemplo un kg siempre corresponde a 1000 g, una docena siempre corresponde a 12
unidades, el nmero 1, en cualquier factor de conversin tambin es un nmero exacto,
cuando contamos objetos, el resultado tambin es un nmero exacto, en cambio hay
otros nmeros cuyos valores tienen cierta incertidumbre y corresponden a los nmeros
inexactos o inciertos, como por ejemplo, los nmeros que se obtienen como resultado de
una medida. En este caso el resultado depende tanto del instrumento que se utiliza como
del operador, ya que si ponemos a 5 estudiantes a determinar la masa de una moneda, en
5 balanzas diferentes que puedan medir, por ejemplo hasta 5 cifras en total, se van a
encontrar pequeas diferencias entre los resultados, que van a depender, de las
condiciones de cada balanza y tambin de cmo el estudiante hace la medida.
El conteo de nmeros muy grandes de objetos por lo general conlleva tambin
cierto error, por ejemplo los resultados del censo de un pas, o los resultados de una
eleccin presidencial. Lo importante de tener en cuenta es que siempre hay
incertidumbre en las magnitudes medidas
Si determinamos la masa de un objeto en una balanza capaz de medir hasta la
cuarta cifra decimal y la balanza nos indica un valor de 4,0257, se considera que la ltima
cifra es incierta por lo tanto informaramos que la masa del objeto es 4,02547 0,0001 g,
porque si dispusiramos de una balanza que permitiera determinar hasta la quinta cifra
decimal el valor obtenido podra ser 4,02568 o 4,02572, por ejemplo.
En general omitimos la notacin en el entendido que existe una incertidumbre de
por lo menos una unidad en el ltimo dgito del valor medido. Por lo tanto las cantidades
medidas se informan de tal manera que slo el ltimo dgito es incierto.
Para graficar lo anterior consideremos un termmetro, que est graduado de 5 en
5, si el termmetro marca una temperatura que est entre 35 y 40 podramos estimar
que la temperatura es 37 pero no estaramos seguros del 2 dgito, por lo tanto slo
podramos decir que la temperatura es aproximadamente 37.
Todos los dgitos de una cantidad medida, incluido el incierto, se denominan cifras
significativas. Si al determinar una masa informamos un resultado de 4,24 g lo estamos
dando con 3 cifras significativas, en cambio si el resultado es 4,2387 g lo estamos dando
con cinco cifras significativas. (Lo que indica que utilizamos una balanza con mayor
precisin para determinar la masa). Cuanto mayor es el nmero de cifras significativas,
mayor es la exactitud de una medicin.


Precisin y Exactitud
La precisin es una medida de la concordancia de mediciones individuales entre s. (En el
caso de las balanzas se dice que una balanza es ms precisa cuando nos entrega un mayor
nmero de cifras significativas). La exactitud se refiere a que tanto, las mediciones
individuales se acercan al valor correcto o verdadero. En el Laboratorio es frecuente
hacer varias veces una medida para asegurarse de su precisin, (para descartar errores en
la operacin), sin embargo, las mediciones precisas pueden ser inexactas. Por ejemplo si
una balanza est mal calibrada, las masas medidas sern consistentemente demasiado
altas o demasiado bajas. Sern inexactas aunque sean precisas. (Desde luego lo primero
que debe hacer un operador antes de utilizar una balanza es constatar que la balanza est
bien calibrada).

Ejemplo 1: Indique qu diferencia hay entre 2,0 g y 2,00 g

Solucin: 2,0 g tiene dos cifras significativas y la ltima es incierta, por lo tanto el valor real
est entre 1,9 y 2,1 lo que se indica como: 2,0 0,1. La precisin de la balanza utilizada
para su determinacin es de 0,1.

2,00 g tiene tres cifras significativas y la ltima es incierta, por lo tanto el valor real est
entre 1,99 y 2,01 lo que se indica como 2,00 0,01. La precisin de la balanza utilizada
para su determinacin es de 0,01, por consiguiente el valor entregado por esta balanza es
de mayor exactitud que el anterior.

Ejemplo 2: Si una balanza tiene una precisin de 0,0001 g. Con cuntas cifras
significativas deber informarse la masa de una sustancia de alrededor de 15 g?

Solucin: Con 5 ya que la balanza nos est indicando 4 cifras decimales. La masa podra ser
14,9997 o 15,0234 o cualquier otra cercana a 15 pero con cuatro decimales.

El cero es significativo?
Podra serlo o no, dependiendo de su ubicacin en el nmero correspondiente. Se
pueden dar las siguientes reglas:

1.- Los ceros que estn entre dgitos distintos de cero son siempre significativos. Ejs.:
2004 L tiene 4 cifras significativas (CS), 5,40 g tiene tres CS.
2.- Los ceros al principio de un nmero nunca son significativos, simplemente indican la
posicin de la coma decimal. Ejs. 0,24 cm tiene dos CS, 0,0005 g tiene una CS. (De aqu el
dicho: eres un cero a la izquierda).
3.- Los ceros que estn al final de un nmero, despus de la coma decimal, siempre son
significativos. Ejs.: 5,0 mg tiene 2 CS, 3,200 g tiene 4 CS.
4.- Cuando un nmero termina en ceros, pero no tiene coma decimal, los ceros podran
ser significativos o no. Ejs.: 120 cm (2 o 3 CS), 10500 kg (3,4 o 5 CS). El empleo de
notacin exponencial evita esa ambigedad. Por ejemplo los 10500 kg podramos
escribirlo en notacin exponencial con 3, 4 o 5 CS:

1,05 10
4
kg tres CS
1,050 10
4
kg cuatro CS
1,0500 10
4
kg cinco CS

En estos nmeros, todos los ceros a la derecha de la coma decimal son significativos
(reglas 1 y 3). Todas las CS se colocan antes del exponente y el trmino exponencial no
aumenta el nmero de CS.
Los nmeros exactos se tratan como si tuvieran un nmero infinito de CS. En conversin
de unidades por ejemplo, si decimos que 1 m tiene 100 cm, tanto el 1 como el 100 son
nmeros exactos y no debemos preocuparnos por las CS.

Ejemplo 3: Cuntas CS tiene cada uno de los siguientes nmeros: a) 7,005 b) 6,02 10
23

y c) 9000?

Solucin: a) cuatro, b) tres y c) cuatro, tres, dos o una (regla 4)

Ejemplo 4: Cuntas CS tiene cada una de las siguientes mediciones: a) 1,234 g b) 0,00279
g y c) 7,9 10
4
cm?

Solucin: a) cuatro, b) tres y c) 2


CIFRAS SIGNIFICATIVAS EN CLCULOS

Al utilizar variables (masa, temperatura, etc) medidas en clculos hay que tener
presente que:

1.- La medicin menos precisa empleada en un clculo limita la precisin
del resultado entregado.
2.- La respuesta final de todo clculo debe informarse con slo un dgito
incierto.
En las multiplicaciones y divisiones, el resultado debe informarse con el mismo
nmero de CS que tiene la medicin con menos CS. Si el resultado tiene ms CS debe
redondearse de acuerdo a las reglas dadas ms adelante.

Ejemplo 5: Determine el rea de un rectngulo cuyos lados miden 3,427 cm y 7.1 cm

Solucin: A = 3,427 cm 7,1 cm = 24,3317 cm
2
que redondeando a 2 CS 24 cm
2


El resultado debe entregarse con slo dos CS ya el dato con menor precisin tiene slo dos
CS. Para llegar a este resultado es necesario aplicar las siguientes reglas:

1.- Si el dgito que est ms a la izquierda, de los que se desea eliminar, es menor que 5,
el dgito precedente no se modifica. Por ejemplo si 6,427 se quiere expresar con 2 CS,
como el 2 es menor que 5, simplemente se elimina el 27 y queda 6,4.
2.- Si el dgito que est ms a la izquierda, de los que se desea eliminar, es mayor que 4, el
nmero precedente se incrementa en 1. As si 2,753 se desea expresar con 2 CS, hay que
eliminar el 53 y como el 5 (el que est ms a la izquierda, de los que se desea eliminar) es
mayor que 4, el nmero precedente (el 7) se aumenta en 1, quedando, el resultado final
en 2,8.

Al sumar y restar, el resultado no puede tener ms cifras decimales que la
medicin que tiene menos cifras decimales.

Ejemplo 6: Determine el resultado de la siguiente suma: 17,2 + 8,246 + 59.

Solucin: 17,2 una cifra decimal
8,246 tres cifras decimales
+ 79 ninguna cifra decimal

104,446 se redondea a 104 por dos
razones:

1.- La respuesta final de todo clculo debe informarse con slo un dgito incierto
(aparecen en negrita los dgitos inciertos en los sumandos y en el primer resultado) y
2.- El resultado no puede tener ms cifras decimales que la medicin que tiene menos
cifras decimales. (el 79 no tiene ninguna cifra decimal, por lo tanto el resultado final
tampoco puede tenerla, ya que no se sabe si el 79 es 78,9 o 79,1 u otro nmero parecido).

Cuando en un clculo intervienen dos o ms pasos y se anotan los resultados
intermedios conviene retener al menos un dgito adicional, (adems de los que
corresponden segn las cifras significativas). Este procedimiento impide que los errores
que se cometen en el redondeo afecten el resultado final.
Lo ideal es tratar de poner todos los pasos en una misma operacin y trabajando
con una calculadora utilizar todas las cifras que van resultando y solo redondear el
resultado final. Con este procedimiento los resultados son ms exactos.
Para lograr lo anterior es muy til utilizar factores de conversin para transformar
las distintas unidades de medida.


ANLISIS DIMENSIONAL Y FACTORES DE CONVERSIN


El anlisis dimensional ayuda a resolver los ejercicios y asegura que el resultado de
los mismos tenga las unidades que correspondan. Para esto todos los datos deben
utilizarse con su correspondiente unidad y las unidades pueden multiplicarse, dividirse,
cancelarse, etc. Para hacerlo es necesario hacer transformacin de unidades, para lo
cual lo ms conveniente es utilizar factores de conversin.
Un factor de conversin, o factor unitario es una fraccin cuyo numerador y
denominador son equivalentes pero estn expresados en distintas unidades, por lo que
los nmeros que acompaan a estas unidades son diferentes.
Por ejemplo la presin de 1 atmsfera (atm) es equivalente a la presin que
ejercen 76 cm de mercurio (Hg). Si expresamos lo anterior como factores de conversin
tenemos:



1 atm 76 cm de Hg
y
76 cm de Hg 1 atm

Utilizamos uno u otro de estos factores dependiendo de cul es la unidad que
queremos utilizar.

Ejemplo 7: Determine cual es la presin, en atm, ejercida por una columna de mercurio de
1,2 metros.

Solucin: Tenemos 1,2 m de Hg, pero la equivalencia de 1 atm est dada en cm, por lo
tanto, debemos utilizar otro factor de conversin para llevar primero el metro a
centmetros, y despus llevar los cm a atm:

100 cm de Hg 1 atm
1,2 m de Hg = 1,5789 1,6 atm
1 m de Hg 76 cm de Hg

El metro de mercurio se cancela con el m de Hg , los cm de Hg con los cm de Hg y
el resultado, que resulta de multiplicar y/o dividir, los nmeros correspondientes, queda
en atm., con slo dos CS ya que 76 es el nmero con menos CS. Los 1 son nmeros
exactos ya que corresponden a una equivalencia definida previamente y por consiguiente
se considera que tiene todas las CS que necesite.

En los factores de conversin el numerador es exactamente equivalente al
denominador por lo tanto multiplicar cualquier dato por un factor de conversin equivale
a multiplicarlo por 1 por lo tanto no afecta el valor intrnseco del dato, solo lo expresa en
otra unidad. Por consiguiente la presin ejercida por 1,2 m de Hg es la misma que la
ejercida por 1,6 atm.

Ejemplo 8: Si una persona pesa 120 libras, Cul es su peso en g?

Solucin: Tenemos que buscar en una tabla de unidades cul es la relacin existente entre
libras y g.
Encontramos que:
1 kg = 2,2046 lb y que 1 kg = 1000 g

Tenemos 120 lb y queremos eliminar lb por lo tanto ponemos, en el factor de conversin,
la lb como denominador:

1 kg
120 lb
2,2046 lb

As nos queda el dato en kg, para transformarlo a g, ponemos el kg en el denominador del
nuevo factor de conversin y obtenemos el resultado en g:

1 kg 1000 g
120 lb = 54431,6 5,4410
2
g
2,2046 lb 1 kg

Con tres CS que es lo que tiene el dato que tiene menos CS.
ORGANIZACIN Y METODOS DE RECOLECCION DE DATOS.
INTRODUCCIN
El trabajo que se ver a continuacin se hace con la finalidad de establecer y distinguir los
diferentes conceptos de un sistema de Organizacin y Mtodos, para comparar las
funciones que realiza de acuerdo con la dependencia en la cual trabaja y las caractersticas
que debe contener los anlisis del mismo.
Para comprender esas definiciones se hablar un poco de la creacin y de los
antecedentes de este sistema de mejoramiento en el campo laboral administrativo.
Se profundizar en las funciones que cumple la unidad de O y M, para poder destacar la
mejor ubicacin del mismo en una empresa u organismo, basndose y teniendo en cuenta
la coordinacin y las normativas de dicho rgano.
1.1 Concepto
El avance incesante de la complejidad en la Administracin y todos los evidentes defectos
que ella acusa, ha puesto en guardia a los integrantes de las empresas los cuales han
buscado los medios necesarios para sistematizar, controlar y dar mayor eficiencia a su
administracin.
Y es as como hoy en da, en la mayora de las empresas han sido creadas Centrales de
Organizacin y Mtodos para dar eficiencia y simplicidad al mecanismo administrativo;
Organizacin y Mtodos es uno de los trminos que integran la labor general de la
racionalizacin.
Sobre la Teora de Organizacin y Mtodos se manifiesta que es "Una forma de consulta
ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades, como agrupar las
tareas, como disponer procedimientos y como llevar trabajos administrativos mecnicos
con la mayor economa de esfuerzo y con el mximo de eficacia en los resultados". Y por
extensin, se llama unidad, equipo o servicio de Organizacin y Mtodos al conjunto de
funcionarios especializados en la aplicacin de la tcnica del mencionado servicio.
Organizacin y mtodos estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la
Administracin, cumpliendo como funcin el aconsejar a los funcionarios interesados en
mejorar la organizacin y mtodos empleados por los servicios que dirigen. La finalidad de
una unidad de Organizacin y Mtodos es asegurar el mximo de eficiencia en el
financiamiento de la mquina administrativa, y mediante la aplicacin adecuada de
mtodos cientficos de organizacin; conseguir economas en el costo de la produccin y
en la utilizacin de mano de obra, pero como regla general a Organizacin y Mtodos no
se le concede autoridad sobre otras unidades en administracin.
Se suele preguntar Por qu es necesario emplear un servicio especializado, si el deber de
los administradores es asegurar que las actividades sean bien organizadas y se apliquen
los mtodos adecuados? Y la respuesta a esta interesante interrogante es que utilizando
este servicio, los administradores adquieren los conocimientos necesarios de Organizacin
y Mtodos, y sea capaz de dirigir un departamento sin ayuda, hacindose totalmente
responsable de sus actividades. Cada administrador tiene una clara responsabilidad de
asegurar que su sector en los negocios sea conducido eficientemente y cuando tiene un
papel directivo, debe trazar la forma de la organizacin y crear los instrumentos
apropiados o mtodos para llevar a cabo la funcin.
La ventaja principal que Organizacin y Mtodos tiene sobre un administrador es, que su
responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puede tomarse el tiempo
para pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades,
haciendo estas en base de reunir datos y obtiene la mayora de su informacin a travs de
personas encargadas de la actividad que se analiza.
Otra de las ventajas, es el desarrollo de las Facultades Crticas, es decir, pensar en
trminos de propsitos en vez de medios, a interrogar sobre lo que se hace y el por qu
de ello.
Un buen servicio del departamento de Organizacin y Mtodos se caracteriza por:
- Tener tiempo para estudiar los problemas y buscar las soluciones sin ninguna
presin.
- Ser independiente de la unidad bajo estudio y por lo tanto, ser capacitado para
hacer apreciaciones objetivas.
- Adiestramiento en tcnicas especializadas que son complementadas con la
experiencia de sus funcionarios.
- Liberacin de estrecheses departamentales y enfocar los problemas desde el
punto de vista de las necesidades de la empresa.
Tomando en cuenta que todas las propuestas de Organizacin y mtodos no sern
aceptadas, es decir, que no todas merezcan siquiera ser tomadas en cuenta.
"El trmino de Organizacin y Mtodos se utiliza para designar el conjunto de tcnicas
administrativas y de investigacin destinados a mejorar el funcionamiento de la
administracin pblica"
De esta manera, el trmino de O y M consiste, por una parte, en conceptuar la
organizacin como la funcin que se sustenta en buscar los medios prcticos para
distribuir las funciones en las distintas unidades orgnicas del servicio administrativo
respectivo: determinar su grado de eficiencia, su rentabilidad, as como su facultad de
adaptarse a los cambios del medio, y por otra parte, en conceptuar al mtodo como el
proceso de reflexin abstracta que permite enfocar y abordar el problema de la
organizacin.
Adems, se aplica en administracin pblica con el fin de obtener un mejor rendimiento
de los recursos destinados a la prestacin de servicios.
La esencia de la relacin entre Organizacin y mtodos es que los mtodos deben ser
acordes con la organizacin y sta con los mtodos aplicados. Una variacin en la
organizacin ocasiona una variacin en los mtodos y, a la inversa, un cambio en los
mtodos provoca cambios en la estructura orgnica. El mtodo permite descubrir cules
son las estructuras y procedimientos ideales que deben aplicarse a la organizacin para
hacerla eficiente y eficaz.
La introduccin de esta concepcin al sector pblico se ha realizado conforme han surgido
los problemas en la prestacin de los servicios pblicos. Se inici la aplicacin de este
concepto en las empresas pblicas para las cuales el criterio de rentabilidad y
productividad es importante, a pesar de que el lucro no es su finalidad. El concepto de O y
M se utiliza bajo un enfoque poltico y social. Y en el sector privado bajo un enfoque ms
financiero y de auto-enriquecimiento, pero al mismo tiempo presta servicios
determinados y particulares.
Las unidades de organizacin y mtodos se crean en cada dependencia y obedecen a dos
objetivos fundamentales:
1. Servir de vinculacin entre el rgano central de modernizacin administrativa y las
dependencias en la ejecucin de las prioridades del mejoramiento administrativo.
2. Analizar los problemas originados en la estructura de la organizacin y los
problemas derivados del flujo o proceso administrativo; as como los problemas
del cambio de actitud y comportamiento, en el marco de la modernizacin
administrativa.
1.2 Origen de Organizacin y Mtodos
La creacin de las unidades de Organizacin y Mtodos se vincula, por una parte, a los
esfuerzos de reorganizacin administrativa tendientes a racionalizar y hacer ms eficiente
cuyos antecedentes que remontan a 1821, fecha de la aparicin del Estado Mexicano y de
la era moderna y por otra parte, al establecimiento del proceso de modernizacin
administrativa que se inicia en 1965.
La evolucin que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una referente a su
origen y formacin y otra referente a su consolidacin.
Esta primera fase abarca el perodo de 1917 a 1964, que se inicia con la creacin de los
departamentos administrativos y termina con la instalacin de las unidades de
Organizacin y Mtodos en toda la administracin. Este perodo se caracteriza por la
confusin y el parcialismo, porque se lig la funcin de Organizacin y Mtodos a las
funciones de contabilidad y auditora con funciones de mejoramiento administrativo, ya
que stas se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos.
La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la administracin
e introducen las tcnicas administrativas experimentadas en el sector privado y
consolidan su accin de revisin permanente tanto de la estructura como del
funcionamiento.
Las unidades de O y M se legalizan en 1971 por medio de varios acuerdos:
1. "Acuerdo por el que se establecen las bases para la promocin y coordinacin de
las reformas administrativas"
2. "Acuerdo por el que se dispone que los titulares de cada departamento deben
procurar dar la atencin que requiere el programa de reforma administrativa de su
dependencia"
3. "Acuerdo por medio del cual se da a conocer que corresponde a la Presidencia
llevar a cabo visitas peridicas de evaluacin en materia de reforma administrativa
y los diagnsticos necesarios"
"En los ltimos aos, Organizacin y Mtodos, no slo se ha consolidado mediante el
apoyo poltico y legal que se les otorga, sino tambin por su funcionamiento en la
prctica"
2. Funciones
El funcionamiento del sistema de Organizacin y Mtodos vara de acuerdo con el
desarrollo de la organizacin, dentro de la que se ubica y con las tcnicas a las cuales
pueden recurrir para el desarrollo de sus funciones de anlisis y diagnstico administrativo
y diseo organizacional.
"Las funciones consisten en una orientacin general en el conjunto de la administracin" y
se pueden destacar de la siguiente manera:
1. Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la
dependencia. Esta primera funcin implica que efecten varias actividades como la
realizacin de un diagnstico general de la estructura y procedimientos de la
organizacin, la proposicin de modificaciones para la adaptacin de sistemas y
procedimientos, su diseo y la formulacin de manuales administrativos.
2. Adecuar la organizacin y las funciones en la dependencia a las que se trabaja.
Segn esto, deben desarrollarse actividades de investigacin y clasificacin de
acuerdo a las bases jurdicas que le otorgan legitimidad a la administracin de la
dependencia.
3. Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicitan en la
interpretacin y aplicacin de tcnicas administrativas; coordinndose con cada
una de ellas e implantando nuevos y mejores sistemas de trabajo y capacitacin
del personal.
4. Hacer actividades de promocin, investigacin y divulgacin. Para promover la
coordinacin de los recursos e investigar las nuevas tcnicas de administracin que
se puedan aplicar, de este modo comunicar o divulgar dichas tcnicas para que
sean aplicadas.
5. Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organizacin, donde se
verifiquen todas las actividades realizadas como un anlisis integral de finalidad, de
organizacin, sistemas y procedimientos, a fin de considerar posibles
mejoramientos en los mtodos.
6. Dictamen, asesoramiento e informacin de los trabajos que deba realizar la
organizacin en cada una de sus divisiones.
7. Conocimiento de las tcnicas concernientes al mejoramiento de mtodos y a los
principios generales para resolucin de problemas que se plantean en la
organizacin de la cual dependen.
8. Estudio, bibliografa y documentacin sobre temas de organizacin y mtodos.
9. Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que permitan
desarrollar con mayor eficiencia y productividad las actividades de los funcionarios
y empleados.
"Respecto con las funciones que deben desempear los sistemas de Organizacin y
Mtodos, se pueden distinguir tres fases de desarrollo administrativo"
1 Fase de desarrollo 2 Fase de desarrollo 3 Fase de desarrollo
(inicial) (intermedia) (consolidacin)
Anlisis de estructuras y
funciones
Teora de sistemas Teora cuantitativa
Cuadros de distribucin del
trabajo
Desarrollo Organizacional Ingeniera de sistemas
Elaboracin de
organogramas
Administracin por proyectos Informtica
Elaboracin de diagramas de
flujo
Administracin estratgica Modelos de simulacin
Anlisis y descripcin de
puestos

Se dividen en estas fases ya que va desarrollndose mediante la dependencia, el
mejoramiento, el comportamiento del personal y los sistemas de la organizacin
a. Pueden utilizarse criterios y tcnicas administrativas aportadas por la teora de la
organizacin clsica, para el estudio de la estructura y los procesos de trabajo de la
empresa; elaborando organogramas como cuadros de distribucin del trabajo,
departamentalizacin y delegacin de tareas.
b. Fase de Desarrollo (Inicio):
En este nivel de actividad recurren las tcnicas ms avanzadas y complicadas para
el desarrollo del comportamiento y la teora moderna de la organizacin, as como
los sistemas y los proyectos.
c. Fase de Desarrollo (Intermedia):
d. Fase de Desarrollo (Consolidacin):
Es la fase donde se hace ms avanzado el desarrollo, recurriendo a teoras cuantitativas
con la utilizacin de recursos matemticos, operaciones, simulacros y procedimientos
electrnicos de datos.
3. Caractersticas de los anlisis de Organizacin y Mtodos
La informacin sobre la actividad administrativa de la dependencia o unidad orgnica de la
que se trate, se recopila, analiza y prepara como informe en el cual se deben formular
propuestas, ventajas y desventajas de las medidas de mejoramiento administrativo ms
viables de acuerdo con la estimacin de costos y presupuestos de los recursos humanos,
financieros y materiales. Para poder realizar dichos anlisis se deben seguir diversos
pasos:
1. Conocer el hecho o la situacin que se analiza.
2. Describir tal hecho o situacin.
3. Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos.
4. Examinarlo crticamente y comprender cada elemento o componente del hecho
especfico en estudio.
5. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificacin elegido,
haciendo comparaciones y buscando analogas.
6. Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta los
fenmenos administrativos y el departamento donde se trabaja.
7. Clasificar la informacin por reas: objetivos, estructura, normas y polticas
administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente laboral.
Es importante saber las caractersticas que distinguen a los anlisis de un sistema de
Organizacin y mtodos, las cuales se denotan as:
a. Eliminacin: Es la supresin de un sistema de trabajo, la eliminacin de
procedimientos o de pasos dentro de un proceso.
b. Adicin: Introducir nuevos sistemas o programas.
c. Combinacin: Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento que
considere los factores.
d. Modificacin: Cambios en los procedimientos o las operaciones, modificadores en
las formas, registros e informes.
e. Simplificacin: Introduccin de mejoras en los mtodos de trabajo mediante el
anlisis de las operaciones de un procedimiento.
f. Series de Tiempo: Interpretacin de las variaciones en los volmenes de hechos,
costos, produccin, etc., en perodos iguales y subdivididos en unidades
homogneas de tiempo.
g. Correlacin: Determinar el grado de influencia entre dos o ms variables. Una
variable puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido.
h. Muestreo: A travs del uso de varios diseos, el muestreo hace posible las
inferencias acerca de las caractersticas del personal.
i. PERT (Tcnica para la Revisin y Evaluacin de Programas): La planeacin y control
de un conjunto complejo de actividades, funciones y relaciones. Incluyen: la
cadena de eventos y actividades, asignacin de recursos, etc.
j. Programacin lineal: Para asignar los recursos incluyendo una funcin objetiva, a
travs de la eleccin entre varias alternativas y sistemas cuyos elementos tienen
valores para adquisicin, durabilidad, utilizacin en diversas etapas.
k. Simulacin: Usada para imitar una operacin antes de su ejecucin real, para as
proporcionar datos aproximados que permiten tomar decisiones, haciendo grupos
complejos de variables.
l. Teoras: Existen, en los anlisis de Organizacin y Mtodos, diversas teoras que
caracterizan a su dependencia o a las etapas por las que est desarrollndose,
stas se dividen as:
- Lnea de espera: Es para determinar el nmero ptimo de estaciones de servicio, y
la mayora de los modelos suponen una distribucin especfica de las llegadas y el
tiempo.
- Decisiones: Seleccionar el mejor curso de accin cuando la informacin se da en
forma probable para el desarrollo sistemtico del anlisis.
- Juegos: Es para determinar la estrategia ptima en una situacin de competencia,
y aplicar en problemas de productividad hacindose responsables pero conociendo
las reglas.
4. Ubicacin dentro de la empresa:
Ya est definido que la funcin nica de Organizacin y Mtodos corresponde a aconsejar,
aunque a veces resulte inefectiva o que goce de un fuerte respaldo y tenga acceso a
muchas fuentes de autoridad, dando como resultado que la unidad de Organizacin y
Mtodos pueda situarse en diferentes lugares en la estructura administrativa de una
empresa.
Esta puede ubicarse en los departamentos de presupuestos y finanzas, de personal o de
secretara. Lo que se deriva por establecer estos programas en oficinas o departamentos
claves en el corazn de la administracin como un instrumento efectivo para su
mejoramiento.
"La ubicacin de Organizacin y Mtodos en los organismos de la administracin es muy
variada y depende del tipo de relaciones y las funciones que se le asignen y del tipo de
organismo implicado". Los documentos oficiales recomiendan que el sistema de
organizacin y mtodos dependan de la misma autoridad del organismo al cual sirven. Sin
embargo, las podemos localizar de diferentes formas, es decir, de acuerdo a las funciones
que realicen en la empresa u organismo.
a) Ubicacin segn la funcin de asesora:
Si se le asigna funciones asesoras deben ubicarse en el mximo nivel jerrquico o mximo
nivel de decisin, pero pueden situarse en otro nivel jerrquico. Existen dos casos
- En una secretara, donde dependa directamente del secretario, del subsecretario y
de un gerente.
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- En una administracin descentralizada, donde puede depender directamente del
director o gerente general y del subdirector o subgerente general.
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La necesidad de crear una unidad de asesoramiento surge, cuando un directivo reconoce
que la estructura administrativa que dirige no responde en un momento determinado al
desarrollo y evolucin de las actividades administrativas. Al no poder detectar
personalmente las causas de dicho desfase, decide aumentar su capacidad directiva y crea
una unidad orgnica asesora.
Realizndose mediante la recoleccin de una serie de datos que le permiten conocer la
situacin como una fase de diagnstico y considerar los cambios para una mejora del
sistema de actuacin administrativa como una fase de diseo.
b) Ubicacin segn la funcin de apoyo administrativo:
Es aquella que permite a los rganos administrativos cumplir con sus acciones sustantivas
y que agrupa las tareas de programacin, presupuestos, informacin, administracin de
recursos humanos y materiales y control.
Se puede ubicar el sistema de Organizacin y Mtodos a nivel lineal, dependiendo de un
rgano de lnea pero con autoridad funcional sobre las unidades orgnicas de la
dependencia para el caso especfico y especial del apoyo administrativo en Organizacin y
Mtodos.
Puedes ser una direccin general, departamento y oficina, con funciones de apoyo
administrativo, auxiliadas por pequeas unidades de diagnstico y proyectos ubicados en
las reas que dada su importancia o dimensin las requiera.
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c) Ubicacin segn la funcin de los proyectos:
La organizacin por programas o proyectos es la ms resultante del desarrollo de las
relaciones horizontales dentro las organizaciones.
La organizacin por proyectos se caracteriza porque constituye una organizacin orgnico
ajustable y flexible, identificndose como una estructura horizontal diagonal. Es una
combinacin de la relacin de coordinacin y del mando especializado, pero tambin
puede considerarse como una vinculacin entre la estructura programtica, cuando se
aplica el presupuesto por programas, cuya base son los proyectos y la organizacin.
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"Existen dos enfoque para administrar los proyectos de Organizacin y Mtodos"
El primero se refiere a que el administrador del proyecto sea asesor directo, lo que ubica
al ms alto nivel con una relacin de asesora en el organograma.
El segundo se refiere a que el administrador del proyecto detente autoridad sobre todas
las actividades del proyecto hasta su trmino y los funcionarios de lnea conserven su
autoridad lineal original.
"En el coexisten dos flujos de autoridad: el flujo vertical de autoridad que emana de los
distintos administradores funcionales y el flujo horizontal de la autoridad al proyecto"
4.1 Personal de Organizacin y Mtodos
El personal que labora en Organizacin y Mtodos se conoce como analistas. ste se
encarga de recopilar y analizar informacin con el fin de presentar soluciones alternativas
a problemas, as como asesorar en la implantacin de las modificaciones que proponga. El
analista puede ser un tcnico o profesional que requiere conocimientos, los cuales se
agrupan en dos tipos:
- Conocimientos Tericos: Como conocimientos de teora de la administracin y de
la organizacin, de sistemas y metodologa de la investigacin.
- Conocimientos Tcnicos: Principalmente que le permitan realizar diagnsticos
administrativos y el diseo organizacional, anlisis y elaboracin de organogramas,
diagramas de flujo y distribucin de espacio.
El analista debe tener la capacidad de anlisis, expresarse con claridad, saber redactar y
presentar informes, ser observadores y poder trabajar en equipo.
4.2 Obstculos y limitaciones de Organizacin y Mtodos
Los obstculos y limitaciones de un sistema de Organizacin y Mtodos se resumen en
tres aspectos:
a. La carencia de un programa general de Organizacin y Mtodos en las
dependencias pblicas.
b. La escasez de personal calificado.
c. La resistencia al cambio.
CONCLUSIN
Para concluir podemos decir que un sistema de Organizacin y Mtodos es vital para
cualquier empresa ya que en la ubicacin donde se presente o departamento en el que se
localice, ayudar de manera directa en el mejoramiento y en la innovacin de los procesos
que se planifiquen y se lleven a cabo, tomando como asesor las funciones en las cuales se
basa la organizacin.
Esta unidad ha venido evolucionando para modernizar la estructura organizativa de las
empresas donde se encuentre y las ideas de los proyectos para trabajar de una manera
ms rpida, eficaz y consolidadora; trabajando directamente pero sin influir en las
decisiones tomadas por los directivos o el mximo nivel jerrquico de la empresa.