Introduccin a Microsoft Access

Qu es una Base de Datos? Una Base de Datos es un conjunto de informacin relacionada y agrupada, pudiendo consultar y organizar su informacin, as como obtener listados. Campos y Registros. Las Bases de Datos estn formadas por campos y registros. Un campo es cada uno de los datos que componen un registro. Un registro est formado por el conjunto de campos relacionados entre s. Ejecutar Access. Inicio / Programas / Microsoft Office / Microsoft Access 2007 Crear una Base de Datos. Seleccionar la opcin Base de Datos en blanco de apartado Nueva base de datos en blanco. A continuacin escribimos en el recuadro Nombre del archivo el nombre que deseamos dar a la base de datos y pulsaremos sobre el botn Crear. Entorno de Trabajo.

Cerrar la Base de Datos. Opcin Cerrar Base de Datos del botn .

Abrir una Base de Datos. Opcin Ms... del apartado Abrir base de datos reciente o tambin con la opcin Abrir del botn . A continuacin seleccionamos la base de datos que deseamos abrir y pulsamos sobre el botn Abrir. Salir de Access. Botn y seleccionaremos la opcin Salir de Access.

Creacin y Manipulacin de Tablas Panel de Exploracin de la Base de Datos.

Aparecer un panel que nos mostrar tablas, consultas, informes, formularios, macro y mdulos en la base de datos abierta. Ver / Panel de Exploracin.

Crear una Tabla. Las Tablas son los elementos fundamentales en una base de datos a partir de las cuales se pueden crear consultas, informes y formularios. Las tablas contienen la informacin agrupada en campos y registros. Para crear una tabla en la Base de Datos pulsar en la Cinta de Opciones, sobre la ficha Crear, en el Grupo Tablas la opcin Diseo de Tablas. Llegado este punto debemos crear la estructura de la tabla indicando los campos que la forman y su tipo.

Tipos de Campos. En el momento que se crea la estructura de la Tabla debemos indicar los campos que la forman y su tipo. Los tipos de los campos pueden ser: Tipo de Campo Contenido del Campo Texto Permite introducir letras, nmeros y smbolos. Memo Permite introducir grandes cantidades de texto. (Hasta 32.000 caracteres) Nmero Permite introducir nmeros enteros y fraccionarios. Fecha/Hora Permite introducir fechas y horas. Moneda Permite introducir nmeros enteros y fraccionarios de cuatro cifras decimales. Autonumrico Introduce un valor numrico que se incrementa automticamente. Si/No Permite introducir solamente el valor Si o No (Verdadero o Falso). Objeto OLE Permite introducir grficos, sonido, imgenes, vdeo, etc. Datos Adjunto Permite introducir datos adjuntos como documentos pdf, etc Hipervnculo Permite insertar enlaces tipo web o email. Al pulsar sobre ellos nos abrir el navegador con la web o crear un mensaje nuevo. Asistente para Permite seleccionar un elemento entre una serie de valores de una bsqueda tabla o introducidos en la lista del asistente. Propiedades de Campo. Tamao Formato Posicionesdecimales Nuevos valores Mscara de entrada Valor predeterminado Establecer el tamao mximo de los datos almacenados. Personalizar la forma en que el campo aparece de forma predeterminada. Especificar el nmero de posiciones decimales. Un campo Autonumrico se incrementa o recibe un valor aleatorio. Establece y controla como se introducen los datos en el campo. Valor por defecto que mostrar el campo. 2

Regla de validacin Texto de validacin Requerido Guardar la Tabla.

Condicin que deben cumplir los datos para ser vlidos. Texto que aparece cuando no se cumple la Regla de validacin. Indica que es obligatorio introducir el dato en el campo.

Seleccionaremos la opcin Guardar del botn . A continuacin nos pedir el nombre que queremos dar a la tabla y pulsaremos sobre Aceptar. La nueva tabla creada, aparecer en el Panel de Exploracin de Access. Cerrar la Tabla. Pulsaremos sobre el botn de la tabla.

Copiar una Tabla. Botn derecho sobre la tabla que deseamos copiar en el Panel de Exploracin y seleccionar Copiar. A continuacin pulsaremos botn derecho sobre cuanlquier zona en blanco del Panel de Exploracin y seleccionar Pegar. Nos aparece una ventana en la que introduciremos el nombre de la nueva Tabla y si queremos Copiar Estructura, Estructura y Datos o Anexar los Datos a una Tabla existente.

Cambiar el nombre de una Tabla. Botn derecho sobre la tabla que queremos renombrar en el Panel de Exploracin y seleccionar la opcin Cambiar nombre. A continuacin nos pedir el nuevo nombre de la tabla y pulsaremos Intro. Borrar una Tabla. Botn derecho sobre la tabla que queremos borrar en el Panel de Exploracin y seleccionar la opcin Eliminar seleccionamos la tabla y pulsamos la tecla SUPR.

Introduccin y Edicin de Datos Abrir una tabla. Doble clic sobre la tabla. Visualizaciones de Diseo y Hoja de Datos. Existe la posibilidad de mostrar tanto el diseo de la tabla como los datos que la forman. Permite mostrar el diseo de la tabla, es decir, los campos que forman la tabla con sus caractersticas. 3

Permite mostrar los datos introducidos en la tabla.

Desplazamiento a Registros. Podemos desplazarnos de uno a otro registro utilizando los botones situados en la parte inferior izquierda de la ventana de datos. Sus funciones son las siguientes:

Eliminar Registros. Seleccionar registros y pulsar SUPR. Ordenacin de los datos de la tabla. Podemos ordenar la tabla por un campo en concreto. Para ello nos posicionaremos sobre el campo a partir del cual se ordenar la tabla y pulsaremos sobre el botn si deseamos que la ordenacin se haga de modo ascendente o sobre el botn para ordenacin descendente. Para anular la ordenacin pulsaremos el botn . Relaciones entre tablas. Para crear relaciones entre tablas pulsaremos en la Ficha Herramientas de Base de Datos, el botn :

y agregaremos las tablas que queremos relacionar. A continuacin arrastraremos y soltaremos los campos comunes de una tabla a otra (por ejemplo Codigo de Socio de la Tabla Socios sobre Codigo de Socio de la tabla Alquiler). Aparece una ventana que muestra la relacin establecida y marcaremos Exigir integridad referencial, Actualizar en Cascada y Eliminar en Cascada y pulsaremos el botn Crear.

Podemos modificar una relacin pulsando doble clic en la lnea de relacin. Podeos eliminar una relacin seleccionando la lnea de relacin y pulsando SUPR. Podemos mover las tablas pulsando sobre la barra de ttulo y arrastrando. Podemos cambiar el tamao de la tabla pulsando en el contorno de la tabla y arrastrando. Podemos eliminar una tabla pulsando sobre la tabla y SUPR. Podemos aadir nuevas tablas a la relacin pulsando el botn

. Para terminar cerramos la ventana y guardaremos los cambios pulsando el botn

Tratamiento de Objetos OLE. Qu es un Objeto OLE? Un Objeto OLE es una imagen, un sonido, un vdeo, un grfico de barra, etc... creado con un programa de Windows y que permite que lo reutilicemos en otros programas como Word, Excel o Access. Insertar Objetos OLE en una tabla. Para insertar un Objeto OLE en una tabla realizaremos los siguientes pasos: - Nos situamos en la hoja de datos de la tabla que deseemos. - Nos situamos sobre el campo que tenga tipo Objeto OLE. - Pulsar botn derecho y elegimos la opcin Insertar Objeto. - Aparecer la ventana de Insercin de objetos y seleccionaremos la opcin Crear desde archivo. - Pulsar sobre el botn Examinar y seleccionar el fichero que contiene la imagen. - Pulsar sobre el botn Aceptar. Una vez realizados estos pasos el Objeto OLE, quedar introducido dentro del campo que deseemos. Este mtodo es til por ejemplo para fotos de una tabla de empleados. Visualizacin rpida de los datos. Para visualizar el contenido de la tabla rpidamente (incluidas la fotos), seleccionaremos la tabla y pulsaremos en la Cinta de Opciones la ficha Crear, Opcin Formulario del Grupo Formularios. Automticamente se genera el formulario. Pulsamos sobre el botn Vista Formulario para visualizar los diferentes registros:

Por ltimo cerramos y guardamos el formulario.

Filtros de Datos. Los filtros muestran los datos de la tabla que cumplen unas condiciones. Los filtros no pueden guardarse ni tampoco operar con datos de varias tablas. Tenemos dos tipos de filtros: Filtros por Seleccin y Filtros por Formulario. Filtros por Seleccin. Permiten realizar filtros sencillos. Para realizar un filtro por Seleccin seleccionaremos el dato o parte del dato de un campo y pulsaremos el botn de la ficha Inicio de la Cinta de Opciones, dentro del Grupo Ordenar y Filtrar. A continuacin seleccionamos una de las posibles opciones de filtrado sobre el dato seleccionado (Igual a, No igual a, Entre, ). Una vez aparece el resultado del filtro podemos quitarlo pulsando el botn Filtros por Formulario. Permiten realizar filtros complejos. Para crear un filtro por Formulario pulsamos sobre el botn que se encuentra en la ficha Inicio de la Cinta de Opciones, dentro del Grupo Ordenar y Filtrar. A continuacin pulsamos la opcin . Aparece la cuadrcula sobre la que introduciremos las condiciones. Para anular el filtro anterior pulsamos botn derecho / Borrar cuadrcula. A continuacin debemos Introducir el criterio en el campo correspondiente y si es necesario hacer uso de la pestaa del operador OR (O). Por ltimo, pulsamos el botn resultado del filtro. Por ltimo, nuevamente el botn para obtener el para quitar el filtro. .

Operadores Los operadores permiten realizar comparaciones y establecer criterios para la introduccin o localizacin de datos. < <= > >= = <> Y O No Es nulo No es nulo Como Entre val1 Y val2 En(val1,val2...) Menor Menor o Igual Mayor Mayor o Igual Igual Distinto Debe cumplir ambas condiciones Debe cumplir una de las dos condiciones No debe cumplir la condicin No contiene datos Contiene datos Utiliza caracteres comodn , # y ? para indicar que comienza, contiene o termina por ciertos caracteres. Entre dos valores El valor se encuentra en una serie de valores

Consultas de Datos. 6

 Creacin y Tipos de Consultas. Pulsar ficha Consulta y doble clic en Crear consulta Vista Diseo. Agregamos las tablas que forman parte de la consulta. Doble clic sobre los campos que queremos que aparezcan en la consulta. Escribir en Criterio del campo correspondiente la condicin. Pulsar Ejecutar . Archivo / Guardar y damos nombre a la consulta. Archivo / Cerrar. Notas: Si la consulta es de parmetros debemos introducir en criterio entre corchetes la frase que queremos que nos muestre en la ventana de peticin de dato. Si la consulta es de creacin de tabla, antes de ejecutar, iremos al men Consulta/Consulta de creacin de tabla e indicaremos el nombre de la tabla destino. Si la consulta es de actualizacin, iremos al men Consulta/Consulta de Actualizacin y en Actualizar a introduciremos el valor al que se actualizar. Si la consulta es de Grupos-Totales, pulsaremos el botn e indicaremos el campo por el cual agruparemos y la operacin que se realizar (Suma, Promedio, Cuenta, Mximo, Mnimo,) Si la Consulta es de Eliminacin, antes de ejecutar, iremos al men Consulta/Consulta de Eliminacin.

Formularios e Informes. Formularios. Los formularios son diseo de Pantallas para la Introduccin, Visualizacin y Modificacin de datos. Creacin de Formularios. Pulsar ficha Formularios y doble clic en Crear formulario utilizando el Asistente. Seleccionamos la tabla y agregamos los campos con el botn >> . Si seleccionamos campos de ms de una tabla crearemos formularios del tipo Principal/Subformulario. Pulsar Siguiente. Seleccionar la distribucin. Pulsar Siguiente. Seleccionar el Estilo. Pulsar Siguiente. Damos Nombre al Formulario. Pulsar Finalizar. Informes. Los informes son diseo de Listados de los datos de las tablas para ser impresos. Creacin de Informes. Pulsar ficha Informes y doble clic en Crear informe utilizando el Asistente. Seleccionamos la tabla y agregamos los campos con el botn >> . Pulsar Siguiente. Seleccionar campo de grupo si lo hay. Pulsar Siguiente. Seleccionar el campo de ordenacin si lo hay. Pulsar Siguiente. Pulsar en Opciones de Resumen para indicar las operaciones resumen sobre campos numricos y si deseamos Detalle y Resumen o Solo Resumen. Seleccionar la distribucin y la orientacin. Pulsar Siguiente. Seleccionar el estilo. Pulsar Siguiente. Damos nombre al Informe. Pulsar Finalizar.