UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA CENTRO UNIVERSITARIO DE CHIMALTENANGO UNIDAD DE PLANIFICACIN CURSO: E 401.

4 PRCTICA ADMINISTRATIVA
PRIMERA ETAPA DIAGNSTICO INSTITUCIONAL

1. Informacin General de la institucin 1.1 Nombre y direccin Colegio Nuestra Seora del Carmen, Aldea el Sitio Patzn Chimaltenango 1.2 Plano o croquis
aula Aula Aula Aula sotano gradas b a o s Cocina Piletas Aula Aula Centro de ComputaCion

aula

1ero. Bsico

2do. Bsico

3ero. Bsico

gradas

baos

b a o s

DIRECCIN baos

Secretaria

audiovisuales

Biblioteca

E
entrada

Aula

Aula

S
Aula Aula

O O
rea infantil

Las aulas tienen una medida De 77

84 METROS

1.3 Resea histrica En noviembre del ao 1999 se enva la primera solicitud a las hermanas Carmelitas Misioneras de Santa Teresa del Municipio de Patzn, para que por sus medios puedan buscar la posible fundacin de un colegio Catlico a travs de la Pastoral de Catequistas de la Comunidad el Sitio Patzn.

Las Hermanas Carmelitas, siendo la hermana Ana Mara Chavajay Petzey, la superirora del convento de Monjas de Patzn con mucha generosidad se disponen para apoyar dicha solicitud, por lo que seguidamente se conforma un comit de padres de familia de la comunidad de la aldea el Sitio para que juntos con la Pastoral de Catequistas y miembros en general de la iglesia Catlica lograr el objetivo. En el ao 2000, se logra el funcionamiento del Colegio inaugurando as el primer ao de clases pero en aulas provisionales con mesitas de madera rusticas y banquitas de tablas del mismo estado. En el mismo ao se logra la compra de un cuerda y media de terreno, como ampliacin del predio en el cual con el financiamiento de la Institucin Caps, con sede en la Universidad Rafael Landivar se construyen 2 aulas y una cocina. En el ao 2001 con el apoyo financiero de bienhechores de Estados Unidos se logra la construccin de un edificio de ocho aulas, cocina y baos, seguidamente se logra comprar un terreno para un centro recreativo de los nios quedando as una parte del terreno libre. De la misma manera y con mismo financiamiento de los bienhechores de los Estados Unidos se alcanza otro grande logro construyendo en el ao 2006 otro edificio de la misma inmensidad. El primer ao de funcionamiento del establecimiento se inicia con 81 nios solo de la primaria, pero poco despus se implemento el Ciclo Bsico, hasta hoy dia se encuentra funcionando el establecimiento con 44 alumnos del ciclo bsico y 170 alumnos de la preprimaria y primaria.

1.4 Jornada de atencin al pblico El Colegio Nuestra Seora del Carmen, atiende en jornada matutina de 7:30am A 12:30pm, tanto horarios de clases, como as tambin a todas las personas que llegan al establecimiento para cualquier consulta, tramites o preguntas sobre el rendimiento acadmico de sus hijos. Durante el tiempo mencionado el colegio abre sus puertas a todo el personal, alumnos y a todo el pblico en general. 1.5 Personal 1.5.1 Personal administrativo presupuestado El personal que forma parte del aspecto Administrativo del establecimiento no estn presupuestado, ninguno de ellos est presupuestado ya que es un establecimiento netamente privada, donde solamente estn contratadas por ciertos tiempos. En la parte administrativa se cuenta con dos personas; la Directora Tcnica Administrativa y la Secretaria Bilinge.

1.5.2 Personal administrativo por contrato La Directora Tcnica Administrativa y la Secretaria Bilinge, firman un contrato por un ao, cuando ste se haya cumplido, remueven nuevamente el mismo con la Superiora General de Dicho establecimiento, siempre y cuando se haya cumplido a cabalidad el trabajo que cada una desempea. Los recursos para el personal administrativo por contrato se obtienen con fondos de pagos de colegiaturas y ayudas extranjeras.

1.6 Organigrama

2. Infraestructura 2.1 Tipo de instalaciones Las instalaciones del establecimiento estn construidas de block y repelladas tanto los salones de clases, secretaria, direccin, salas y saln de usos mltiples, todos con pisos cermicas, puertas de metal color negro, con cuatro ventanas cada aula, secretaria y direccin; dos en frente y dos en la parte de atrs, la cual le hace al establecimiento muy elegante y apropiado para los servicios educativos. Es un establecimiento de dos niveles dividido en dos edificios, con 10 aulas cada una, una cocina, la direccin y los baos. En el primer edificio se encuentra las aulas del ciclo bsico y la otra parte es ocupada por los estudiantes del nivel preprimaria y primaria. 2.2 Local para reuniones de trabajo Para reuniones de trabajos tanto para maestros, comits de padres de familia, padres de los estudiantes y para las actividades diversas o culturales, se cuenta con un saln muy amplio y equipado con todos los equipos necesarios: mesas, sillas equipo de sonido y otros. Mayormente se utiliza este saln para todas las actividades y reuniones que se realiza fuera de las clases. 2.3 rea de atencin al pblico Para la atencin al pblico se observo diferentes lugares, para casos diferentes; si son padres de familias que llegan a preguntar sobre el rendimiento de sus hijos, estos los atienden en la direccin; si es para solucionar algn problema o hechos muy confidenciales, la Sor y Superiora los atiende en una pequea oficina dentro de la secretaria; si es para pagar colegiaturas o algn otro pago, esto lo realizan en la secretaria, pero si es un grupo amplio de visitantes los atienden en la sala de maestros. Razn por la cual la atencin al pblico se le da en lugares diferentes. 2.4 rea de servicio 2.4.1 Para el personal Existen muchas areas de servicios que el personal tiene a su alcance y lo puede aprovechar dndole uso necesario; cuentan con una sala de maestros donde ellos aprovechan para reuniones y otras cosas necesarias, tambin tienen una pileta propia para el personal, donde solo ellos tienen acceso a ella; servicios sanitarios en buen estado, un campo y una cancha. 2.4.2 Para el pblico Para el pblico que llega al establecimiento por ocasiones necesarias o por visitas, se les ofrece tres sanitarios en buen estado, agua potable, una cancha de bsquet y un campo de futbol, el patio del establecimiento con unas mesas redondas y la tienda escolar. Todo

esto se les ofrece a las personas que llegan a visitar o a formar parte del desarrollo del proceso educativo de dicho establecimiento.

2.5 Archivo La direccin del colegio, cuenta con un archivo de metal color crema, con cuatro gavetas, uno para los planes anuales de clases y de comisiones, otro para libros de actas, libros de asistencia y otros documentos necesarios para el funcionamiento del establecimiento, el siguiente est equipado con flderes y documentos de los maestros y estudiantes, el ltimo cuenta con documentos de recepcin de cualquier trmite en la supervisin y otros permisos internos. De la misma manera la direccin cuenta con un amueblado grande dividida en cuatro partes, donde se tiene guardadas herramientas de industriales, libros, hojas en blanco y trofeos. 3. Administracin 3.1 Se cuenta con manual de funciones de los puestos existentes en la institucin. Realmente no se encontr ningn documento o manual donde especifique los perfiles necesarios para ocupar un puesto en dicho establecimiento. La directora especifica que al momento de ocupar algn cargo la Sor y superiora, da los lineamientos a seguir, pero no se encuentra nada por escrito. 3.2 Se respeta el orden jerrquico Realmente se ve que entre el personal, tanto administrativo, tcnico y docentes respetan el orden segn la jerarqua, ya que la Sor Superiora, avisa cualquier asunto a la Directora general, ella avisa a la Directora Tcnica, y la directora a su personal docente; o puede suceder lo contrario segn lo amerite el caso. A simple vista se ve que el personal realiza su trabajo con mucha responsabilidad segn lo que le corresponda realizar; de la misma manera se respeta las decisiones tomadas por las autoridades. 3.3 Se da planeacin, organizacin, coordinacin y control. Si hablamos de planeacin, organizacin, coordinacin y control dentro del establecimiento, me atrevo a decir que es esta parte donde el centro tiene sus exigencias, ya que segn lo observado, cualquier actividad en las aulas o fuera de ellas, no lo pueden realizar si no presentan un plan o programa autorizada debidamente por la directora, de la misma forma todos los maestros tienen su plan anual y plan semanal. Al momento de realizar cualquier actividad general, se organizan diferentes tipos de comisiones para una buena organizacin, coordinacin y control en el mismo; no solo en actividades sino tambin en cualquier tipo de situaciones, demuestran una buena organizacin, coordinacin de los representantes y control sobre ellas. 3.4 Se han hecho cambios actualmente de los procedimientos administrativos Por lo visto no se han hecho cambios actuales en los procedimientos administrativos, ya que cualquier proceso que se requiere lo realizan conforme la funcin de cada uno de los que conforma el centro, para el control de todos los documentos que se refiere a registros

de los estudiantes lo lleva la secretaria y todos los documentos y registros de los docentes lo lleva la Directora Tcnica Administrativa, por la misma razn no se ha requerido de cambios en este proceso. 3.5 Se aplica la legislacin educativa En algunos casos se observ que las autoridades aplican la Legislacin Educativa, ya que se tomaban decisiones con fundamentos legales, utilizando los conocimientos sobre el mismo. En algunas ocasiones se resolvieron inconveniencias de maestros, padres de familias y alumnos con bases legales y haciendo uso de un reglamento interno del establecimiento. 3.6 Se da una comunicacin de doble va con el personal. Todas las actividades administrativas se han llevado a cabo dentro de la institucin por la eficiente comunicacin entre la directora y secretaria como tambin con todo el personal docente y padres de familia en la ejecucin de todas las acciones educativas, por ejemplo cuando se planifican actividades extra aulas todos los ya mencionados se incluyen la toma de decisiones. 3.7 Existen incentivos para el personal Se observ en este aspecto que no existen incentivos para todo el personal ya que solo reciben el sueldo mensual especificado a cada uno de los maestros y partes de la administracin. En muchas ocasiones se felicita a todo el personal docente y tcnico administrativo de parte de las superioras por el arduo labor que realizan el favor de los estudiantes e exhortarlos a que sigan apoyando con mucha generosidad la buena educacin de los estudiantes. 3.8 Se cuenta con una administracin eficiente 4. Material y equipo 4.1 Se cuenta con equipo de oficina adecuado La direccin del colegio, cuenta con el material necesario, excepto una computadora que solo existe en la secretaria, segn la directora Tcnica, a veces se le hace difcil dirigirse a la secretaria cuando se necesita redactar alguna papelera, pero lo dems est a la mano. 4.2 Se cuenta con los recursos necesarios En cuanto a los recursos necesarios tanto la direccin y secretaria cuenta con los recursos necesarios, hablando de los recursos humanos podemos decir que la directora forma parte de todo el mbito administrativo, junto a la secretaria quien se encarga de todos los manejos de papeleras de los estudiantes y otros archivos necesarios, asi tambin los docentes y padres, docentes y comit de padres de familia que apoyan arduamente la educacin; en los fsico podemos decir que lo tienen todo la que en general podemos decir que el colegio es muy amplio para cualquier accin educativa. 4.3 Se cuenta con mobiliario adecuado

Realmente la direccin, la secretaria, las oficinas y los salones de clases, estn equipadas con el mobiliario necesario y adecuado para cada espacio. En la direccin tenemos cinco sillas para el pblico, una silla para la directora, una mesa grande con cinco gavetas, un archivo color crema, un mueble dividido en cuatro partes y otros muebles ms que se necesita para brindar una buena administracin. Realmente puedo decir que es un establecimiento que no le hace falta muchas cosas. 4.4 Internet La direccin del establecimiento no cuenta con internet ni una computadora, solo en la secretaria tiene acceso a ella, pero cuando la directora lo necesita tambin puede abocarse a la misma, tambin el centro de computacin del establecimiento cuenta con internet y en una librera que se encuentra en el establecimiento, que los mismos estudiantes pueden hacer sus investigaciones tanto en la maana como tambin en la tarde. 4.5 Biblioteca El establecimiento cuenta con una biblioteca muy adecuada donde los atienden solo por la maana o en horarios de clases, los maestros que quieren realizar una investigacin pueden llevar a los estudiantes a la misma. Se puede decir que no est equipada con los libros suficientes pero se encuentra la mayor informacin que se necesita. 5. Situacin externa 5.1 Existe demanda de los servicios No en todas las actividades se da la demanda de servicios, ya que solo se realizan los movimientos de la misma institucin, los movimientos o acciones administrativas se ejecutan en el debido tiempo, pero en el caso de la atencin al pblico se da la demanda de servicios en la consulta o sugerencias de los padres de familia ya que visitan constantemente para preguntar sobre el rendimiento acadmico de sus hijos, siempre y cuando de forma positiva con el fin de mejor la educacin de los mismos. 5.2 Existe relacin con otras instituciones El colegio Nuestra Seora del Carmen no tiene 5.3 Se da supervisin, control y evaluacin

6. Aplicacin del FODA

ASPECTO EDUCATIVO

FORTALEZAS

OPORTUNIDADES

DEBILIDADES

AMENAZAS

Cuenta con todo el personal tcnico y administrativo Cuenta con personal docente altamente calificado y capacitado para las distintas reas del gua curricular. El alumno cuenta con una formacin integral: acadmico, moral y espiritualmente. El alumno egresa del establecimiento con una preparacin acadmica apta al desenvolvimiento ante la sociedad.

Se aplica la metodologa del CNB siempre y cuando tomando las necesidades y realidades de su comunidad. Una de las modalidades del establecimiento, es desarrollar sus habilidades por medio de la presentacin de seminarios anuales. (distintos temas). Todas las actividades realizadas para las mejoras de la educacin siempre es abalada por la supervisin. Los temas impartidos en el colegio Nuestra Seora del Carmen son acordes a la realidad de la comunidad Educativa.

Falta de apoyo de los padres en el proceso de aprendizaje. Falta de inters de los alumnos en el rendimiento acadmico. Falta de recursos tecnolgicos. (caonera).

La falta de apoyo de los padres hacia el alumno puede reprobar el grado. Si el alumno no rinde acadmicamente, tiene el riesgo de perder su beca. Bajo conocimiento con respecto al uso de los recursos tecnolgicos.

ASPECTO SOCIOECOMICO

FORTALEZAS Fuentes de ingresos internacional a travs de bienhechores Colaboracin de padres de familia a travs de un comit voluntario.

OPORTUNIDADES Por medio de la misin carmelitana Elas profeta de Patzn. Cuenta con la oportunidad de ser el nico colegio en el sector Sitio. Los estudiantes de la comunidad el Sitio y comunidades aledaas tienen la oportunidad de estudiar sin pagar pasajes. Algunos alumnos son apoyados con una beca.

DEBILIDADES Los alumnos no saben aprovechar la oportunidad que tienen. Algunos padres de familia no cuentan con los recursos econmicos necesarios. El colegio no cuenta con recursos econmicos para obtener equipo de audiovisual (Caonera) El personal docente no cuenta en un 100% de sus materiales didcticos.

AMENAZAS Si se retiran los bienhechores el colegio se cierra. Desercin de alumnos durante el ciclo escolar. Si la comunidad carmelitana Elas profeta se retira de nuestra comunidad puede haber cambio de personal docente. La pobreza o escases econmica limita a los alumnos a seguir adelante

Cobro mnimo a algunos alumnos. Apoyo por parte del personal docente.

ASPECTO POLITICO

FORTALEZAS Participacin activa de los padres de familia; a travs de un comit de padres. El impulso de la investigacin cientfica de los tres niveles, preprimario, primario y bsico. Asistencia mdica para todos los alumnos, padres de familia, y personal docente del establecimiento. Apoyo de Parroquias Estadounidenses al establecimiento. Trabajo en conjunto con padres de familia, personal docente y personal administrativo.

OPORTUNIDADES Apoyo a nios (a) y familias de escasos recursos. Apoyo tcnico en rea de salud. Programa de becas a nios de escasos recursos. Talleres a padres de familia. Retiros cristianos al personal docente.

DEBILIDADES Pobreza extrema en algunas familias. Falta de apoyo econmico de parte de los padres de familia. Falta de apoyo de las autoridades locales.

AMENAZAS Inestabilidad econmica del establecimiento. No es auto sostenible el establecimiento. Inestabilidad del personal docente en el establecimiento. Falta de talleres de formacin profesional.

ASPECTO GEOGRAFICO

FORTALEZAS Amplias instalaciones. Su ubicacin topogrfica es plana. Facilidad de acceso.

OPORTUNIDADES Los nios tienen espacios suficientes para recrearse. Por su ubicacin, evita derrumbes, deslaves y erosin del suelo. Cuenta con rea disponible para nuevas construcciones. Las instalaciones del Centro Educativo tiene la capacidad de recibir nios y jvenes de otras comunidades rurales.

Cuenta con instalaciones propias y con edificios en buenas condiciones. Amplia cobertura educativa. Se encuentra ubicado sobre una calle adoquinado, que permite sin dificultad el ingreso de medios de transportes.

DEBILIDADES En el rea de juegos, no est pavimentado, en el cual, en poca de lluvia se forman charcos de agua, y el suelo se vuelve muy resbaloso. El campo de ftbol se encuentra por separado de la instalacin principal. Parte del rea no goza de circunvalacin.

AMENAZAS La inseguridad en el rea de juegos en pocas de lluvia. Porque puede causar accidentes. Al momento de que los alumnos crucen la calle para ir al campo de ftbol, pueden ocasionarse accidentes con medios de transportes. El rea no circunvalado est expuesto siempre al peligro.

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6.1 Anlisis del FODA

PLANIFICACIN CUNDECH FORMA-PA-PEM-04

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