Universidade Federal do Cear Departamento de Cincias da Informao

Open Journal Systems

- OJS

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1. O que OJS?
O Open Journal Systems, criado pela Universidade British Columbia, um sistema de publicao e gerenciamento de peridicos digitais. O Instituto Brasileiro de Informao em Cincia e Tecnologia (IBICT) traduziu o OJS e o renomeou para Sistema Eletrnico de Editorao de Revistas (SEER). Outras informaes: Public Knowledge Project - http://pkp.sfu.ca/?q=ojs Portal SEER IBICT http://seer.ibict.br/

2. Navegao
A disposio de elementos de cada portal de OJS pode variar de acordo com os desejos e necessidades de seus administradores, mas geralmente possui 4 reas: 1. 2. 3. 4. A A A A barra de navegao no topo. hierarquia de pginas. coluna lateral de navegao. rea de contedo.

Cada uma dessas reas pode variar de acordo com o local onde o usurio est: nas pginas do portal ou dentro de alguma revista.

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2.1 Barra de Navegao no Topo

Essa rea, como todas as outras, modifica-se de acordo com o local onde o usurio est navegando e se ele fez login ou no. Alguns dos elementos que sero encontrados nessa rea so: Capa Link para a pgina inicial do portal ou pgina inicial de uma revista dependendo de onde se est navegando. Sobre Mostra informaes gerais sobre o portal ou revista. Acesso Link para a pgina de realizao de login. Cadastro Link para a pgina de realizao de cadastro. Pgina do Usurio Link para a pgina pessoal de cada usurio onde estaro listadas suas funes em cada uma das revistas que ele possui afiliao. Pesquisa Link para a pgina de pesquisa. Se a pesquisa estiver sendo feita pelo portal ser possvel pesquisar em todas as revistas. Atual Link para a edio atual da revista que estiver navegando. Anteriores Link para uma lista de edies anteriores da revista que estiver navegando.

Alm desses elementos os responsveis por cada revista podero adicionar mais elementos, como um link para um site de um colaborador por exemplo.

2.2 Hierarquia de Pginas

Essa rea mostra a hierarquia das pginas entre a pgina que est sendo visualizada e a pgina inicial do portal ou revista. No exemplo acima o usurio se encontra visualizando os resultados de uma pesquisa no portal.

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2.3 Coluna Lateral de Navegao

Essa rea mostra mais elementos de navegao. Alguns deles so: Open Journal Systems Link para a pgina de projeto do OJS. Ajuda do Sistema Abre uma nova janela com informaes teis aos novos usurios. Usurio Se o usurio estiver logado essa rea mostrar links para reas de gerenciamento de conta e se ele no estiver ser mostrada uma opo para realizar login. Idioma Permite a troca de idioma do sistema, mas s se encontra disponvel se o portal ou revista permitir mais de um idioma. Pesquisa Formulrio simples de busca. Tamanho da Fonte Permite alterar o tamanho da fonte para melhor leitura.

2.4 rea de Contedo

Essa rea mostra o contedo da rea atual. Se estiver na pgina do portal ver uma lista com todas as revistas - se estiver em uma revista ser possvel ver uma lista de edies, artigos entre outras coisas.

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3. Papis dos Usurios

O OJS oferece uma gama de papis para os usurios. So eles e suas respectivas funes: Leitores Papel dos usurios que apenas acessam o portal e suas revistas para consumir seu contedo. Podem permitir que e-mails sejam enviados a eles sempre que uma nova edio de uma revista for lanada. Administrador do Portal Responsvel pela instalao e manuteno do portal e pela criao de revistas. S pode haver um Administrador do Portal. Editores-Gerentes Responsveis pela configurao de uma revista e pelo gerenciamento dos usurios da mesma. So os Editores-Gerentes que concedem cargos da revista a outros usurios. Autores Capazes de enviar para revista materiais que passaro por avaliao, editorao, leitura de prova entre outros processos. Editores Responsveis por supervisionar todo o processo editorial e de publicao dos materiais enviados pelos Autores. Tambm so responsveis pela criao de novas edies da revista e o agendamento de sua disponibilidade. Editores de Seo Responsveis por todo o processo editorial dos materiais designados a eles pelos Editores. Avaliadores So designados por editores ou editores de seo como responsveis pela avaliao do material enviados por Autores. Gerentes de Assinaturas Gerenciam as inscries e mtodos de pagamento da revista. Para um usurio acessar suas funes ele deve entrar em sua pgina pessoal, seja pela barra de navegao no topo ou pela coluna lateral de navegao. Nessa pgina sero listadas todas as revistas que o usurio tem filiao e todas as funes que ele exerce.

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3.1 Leitor
Leitores, assim como Avaliadores e Autores, podem se cadastrar livremente em uma revista caso as configurao da mesma permitam tal fato. Sendo o menor de todos os papis no OJS o leitor possui apenas a possibilidade de assinar revistas e receber notificaes, pelo portal ou por email, de quando uma nova edio lanada entre outros fatos.

3.2 Administrador do Portal

O Administrador do Portal, em sua pgina de usurio, possui algumas opes de ao. So as mais importantes: Configuraes do Portal Com essa opo o Administrador poder definir o nome do portal, imagem de cabealho, descrio, contato principal, visual entre outras coisas. Revistas Hospedadas Essa opo permite ao administrador criar, editar informaes bsicas e excluir revistas. Idiomas Permite o gerenciamento de idiomas do portal assim como a definio de qual ser o principal.

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3.3 Editores-Gerentes
Editores-Gerentes funcionam basicamente como administradores de determinada revista. Eles possuem a sua disposio 3 reas de gerenciamento: Configuraes e Ferramentas, Usurios e Papis.

Configuraes e Ferramentas
Navegador de Arquivos Direciona para uma pgina onde possvel inspecionar todos os arquivos da revista, como material enviado pelo autor e correes feitas pelos editores por exemplo. Sees Permite a criao de sees para dividir as publicaes dentro de cada edio. Formulrios de Avaliao Permite a criao de formulrios para utilizao dos Avaliadores. Idiomas Permite a definio do idioma padro da revista assim como quais outros idiomas ela suporta. Expediente Permite a modificao do expediente da revista. E-mails Permite a alterao e criao de emails a sero usados durante o processo editorial. Ferramentas para Leitura Permite a disponibilizao de ferramentas auxiliares para o leitor tais como: a possibilidade de deixar comentrios sobre uma publicao, vincular o e-mail do autor a publicao entre outros elementos. Configurao Permite a customizao da revista atravs de 5 passos de configurao: Detalhes, Polticas, Submisses, Administrao e Visual.

Universidade Federal do Cear Departamento de Cincias da Informao Estatsticas e Relatrios Permite a visualizao de estatsticas da revista, como nmero de publicaes e edies, e tambm permite que esses dados sejam mostrados para o pblico. Formas de Pagamento Permite as configuraes de taxas, como a taxa para autores enviarem seus trabalhos, e meios de pagamento. Plugins do Sistema Funes extras disponveis para uso. Mais podem ser adicionadas caso necessrio. Importar/Exportar dados Permite a importao e exportao de dados como usurios, edies e publicaes.

Usurios
Usurios Cadastrados nesta revista Permite a visualizao e o gerenciamento de todos os usurios cadastrados nesta revista. Cadastrar usurio do portal nesta revista Permite cadastrar, nesta revista, um usurio j cadastrado em outra revista do portal. Exibir usurios sem papis Caso ocorra algum erro no gerenciamento de algum usurio e ele acabe ficando sem papel, e por consequncia sem a habilidade de atuar na revista, est opo permitir que isso seja corrigido. Incluir novo usurios Permite a criao de um novo usurio. Mesclar cadastros Mescla um ou mais cadastros de usurios. Utilizado quando um usurio por algum motivo possui mais de um cadastro ou para excluir cadastros rapidamente.

Papis
As opes dispostas aqui permitem que papis sejam entregues a usurios.

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3.4 Autores

Os autores so os responsveis por enviar o material a ser publicado pelas revistas. Qualquer usurio pode se registrar como autor caso as configuraes da revista permitam. Em suas pginas os autores podem enviar novo material ou acompanhar e editar materiais em processo de edio.

O ato de enviar um novo material dividido em 5 passos:

1. Incio Aqui o autor ter de aceitar as condies para submisso definidas pelos Editores-Gerentes e deixar algum comentrio para os Editores caso necessrio. 2. Transferncia de Arquivo Nesta etapa o autor ter de enviar seu material para o sistema. 3. Definir Metadados Aqui o autor dever informar dados como nome, e-mail, ttulo da obra, resumo entre outros elementos. 4. Transferncia de Documentos Suplementares. Um passo opcional que permite ao autor enviar documentos suplementares a obra enviada anteriormente no passo 2. 5. Confirmao Neste ltimo passo o usurio dever confirmar se realmente deseja realizar o envio.

Universidade Federal do Cear Departamento de Cincias da Informao Para a edio de um material enviado basta clicar no ttulo do qual deseja editar. Esse processo dividido em 3 reas: 1. Resumo Aqui poder ser visualizado o resumo do material assim como enviar documentos suplementares e realizar a edio de metadados. 2. Avaliao Nessa rea ser mostrado o estado em que se encontra avaliao do material assim como o editor designado para tal. 3. Edio Se o material for aprovado para publicao essa opo mostrar o andamento de sua edio.

3.5 Editores e Editores de Seo

Os editores alm de supervisionar o processo editorial tambm so responsveis pelo lanamento de edies da revista. A diferena entre editores e editores de seo o fato de que os editores podem supervisionar qualquer material enviado e os editores de seo podem apenas supervisionar os materiais designados a eles pelos editores.

Universidade Federal do Cear Departamento de Cincias da Informao Em relao as edies, os editores possuem as seguintes opes: Incluir edio Permite a criao de uma nova edio. Notificar Usurios Permite notificar todos os assinantes da revista do lanamento de uma nova edio ou outros fatos. Edies futuras Permite o gerenciamento de edies futuras. Edies anteriores Permite o gerenciamento de edies anteriores.

Em relao aos materiais enviados por autores, os editores possuem as seguintes opes: No designado Permite o gerenciamento de edies sem editor designado. Em avaliao Permite o gerenciamento de edies em processo de avaliao. Em edio Permite o gerenciamento de edies em processo de edio. Arquivos Permite o gerenciamento de todas as edies rejeitadas ou publicadas.

Assim como os autores os editores tambm tem acesso as opes de edio de um material, mas alm das opes de Resumo, Avaliao e Edio os editores tambm possuem as opes: Histrico e Referncias. Resumo Aqui poder ser visualizado o resumo do material assim como enviar documentos suplementares e realizar a edio de metadados. Editores podem assinalar como responsvel pelo material um editor ou editor de seo. Avaliao Nessa rea ser mostrado o estado em que se encontra avaliao do material assim como o editor designado para tal. Editores responsveis pelo material ficam encarregados de selecionar ou no avaliadores e decidirem se o material ser aceito ou no.

Universidade Federal do Cear Departamento de Cincias da Informao Edio Se o material for aprovado para publicao essa opo mostrar o andamento de sua edio. Editores responsveis pelo material daro incio ao processo de edio, sendo a ordem de passos: Edio de Texto, Layout e Leitura de Prova. No fim do processo de edio o editor responsvel poder agendar o lanamento do material. Histrico Mostra o histrico de todo o processo que o material passou. Referncias Permite a configurao das referncias do material.

3.6 Avaliadores

Avaliadores so designados pelos editores param avaliarem os materiais enviados pelos autores. Qualquer usurio pode se registrar como avaliador caso as configuraes da revista permitam. Geralmente avaliadores so escolhidos por meio de reas de interesse. Os avaliadores ao serem designados podem aceitar ou recusar a designao. Caso aceite ele agora dever avaliar o material, deixar seus comentrios para o autor e para o editor e por fim deixar sua recomendao, seja ela contra ou a favor da publicao do material. Os Editores-Gerentes podem disponibilizar formulrios para os avaliadores usarem no processo de avaliao, caso isso no ocorra ser usado o formulrio padro.

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3.7 Gerentes de Assinatura

Os gerentes de assinatura ficam responsveis pelos mtodos de pagamento da revista, assim como a situao de cada um dos pagamentos e assinaturas. Mtodos de pagamento podem ser de taxas para submisso de material at taxas para os usurios poderem acessar edies da revista.

4. Dicas 4.1 Editores de Texto, Editores de Layout e Leitores de Prova

Alm dos papis citados, o OJS disponibiliza 3 papis opcionais: Editores de Texto Trabalham junto com o autor para melhorar a gramtica e a clareza do material enviado. Editores de Layout Transformam o arquivo criado pelos editores de texto em um arquivo formatado com os padres da revista. Esse arquivo ser disponibilizado para leitura. Leitores de Prova So responsveis por ler o arquivo criado pelos editores de layout em busca de erros de tipografia ou de formatao.

Esses papis so opcionais justamente porque em muitos casos os editores e editores de seo realizam essas tarefas, tornando assim desnecessrio sua existncia. Caso um Editor-Gerente queira habilitar esses cargos basta mudar as configuraes da revista no 4 passo: Administrao.

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4.2 Submisso Rpida

Ao invs de realizar todo o processo de edio permitido pelo OJS, possvel utilizar um mtodo mais gil chamado de Submisso Rpida. Esta opo est disponvel apenas para os Editores-Gerentes. Os passos para realizar a Submisso Rpida so: 1. Na pgina de Editor-Gerente, acesse o link Importar/exportar dados. 2. Acesse o link de Submisso Rpida. 3. A pgina que ir aparece permitir enviar materiais sem passar por todo o processo normal. 4. Aps todos os dados necessrios serem colocados escolha a opo Salvar e continuar para realizar o envio ou Salvar e criar outra para realizar o processo de envio novamente. Esse processo se mostra bem til quando o material a ser includo na revista j foi publicado em outro momento e agora ele est sendo transferido para o OJS.

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Material desenvolvido por: Jos Carlos Candido jose.candido@42bits.com.br