PROCEDIMIENTO PARA EXPORTAR CONTENEDORES REEFER Versin: 01 Fecha:18-12-2012

LOGISTICA
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TIPO DE CARGA: FRESH

1.

OBJETIVO: Establecer los diferentes controles de tiempo de transito, cadena de fro y control de costos pre-establecidos para garantizar la exportacin y la documentacin adecuada dentro de las plataformas determinadas en el proceso. ALCANCE: Este procedimiento involucra a diferentes entidades, como pblicas y privadas tales como: Aduana, Magap, Agentes de Aduana, Naviera, Puertos, Transporte interno, que TROPICALFRUIT EXPORT S. A. considera como parte integral sobre la plataforma de logstica DEFINICIONES: Los trminos usados normalmente se tecnifican con trminos en ingles, aunque en algunos casos se defina en espaol:

2.

3.

BL: bill of lading: Es un documento propio del transporte martimo que se utiliza como contrato de transporte de las mercancas en un buque en lnea regular. documento principal de las exportacin, es el recibido dado por el transportista BOOKING: Compromiso de reserva de espacio a bordo del buque que emite el Porteador con instrucciones respecto al lugar y fecha de recojo o re-entrega de el(los) contenedor(es) asignados y detalles del transporte contratado. HBL: House bill of lading, documento emitidos por los NVOCC o los Freight Forwards, mismo principio como el MBL MBL: Master Bill of Lading, documento emitido por la naviera POL: Port of loading puerto de llenado - origen POD: Pord of discharge puerto de descarga SHIPPER: Embarcador / exportador o vendedor CONSIGNEE: Se consigna a / importador o comprador NOTIFTY: Se notifica a / segundo adquiriente de propiedad de la carga SEA LINE: Naviera NVOCC: Un acrnimo Non Vessel Operating Comom Carrier, trmino que se usan para las consolidadoras WAREHOUSE: Bodegas ARRIVAL: Arribo CUT OFF: Tiempo mximo de entrega LOCAL CHARGES: gastos locales ROLL ON: Roleo de carga, aplica cuando por sucesos imprevistos la carga no alcanza a embarcarse en la nave asignada entonces la naviera o agencia busca otra disponibilidad de espacio en otro buque. SEAL: Sellos MARKS: Marca de la carga/ normalmente se encuentra un patrn NET WEIGHT: Peso neto de la carga GROSS WEIGHT: Peso bruto de la carga INCOTERM: son trminos internacionales de comercio exterior PREPAID: Pre pagado SKIDS: Pallets TELE REALESE: Liberacin de documento en destino (aplica a los BLS)

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INTERCHANGE: Documento que registra los tiempos y pesos que el transporte terrestre ingresa y egresa del puerto INSURRENCES: Seguro BROKER: Agente comercial o Agente documental en el exterior por parte del consignatario THC: Terminal Handling container / gras de carga de contenedores ON BOARD: A bordo del buque FRESH: Fresco HS CODE: Partida Arancelaria Internacional del producto LATE ARRIVAL: Ingreso tardo, este aplica cuando la programacin estimada no coincide con la real, entonces se debe solicitar a las Navieras para notificar el ingreso en tiempo fuera del cut off

4.

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: Las responsabilidades y autoridades especficas para el buen desarrollo de las exportaciones se detallan en la tabla inferior CARGO FUNCIONAL

RESPONSABILIDAD AUTORIDAD Asegurar el cumplimiento del Aprobar Gerente Logstica procedimiento Asegurar el cumplimiento del Jefe de Comercio Exterior procedimiento - Aplicar el procedimiento Ejecutiva documental 1 Ejecutiva documental 2 Ejecutiva MAGAP
5.

Aplicar el procedimiento Aplicar el procedimiento Aplicar el procedimiento

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 5.1 PROCESO DE EXPORTACION DE CONTENEDORES REFEERS 5.1.1 El proceso inicia, cuando el responsable de Sales and Customer Service confirma el requerimiento del cliente (producto, cantidades, tiempo transito, destino y marca) va correo electrnico con CC: a Logstica.

5.1.2

Con la informacin recibida, se procede a solicitar a la Agencia Naviera va correo electrnico los espacios, conexiones libres y tiempos de Cut off para la programacin del embarque. La Naviera confirma el correo electrnico y procede en generar las rdenes de retiro (segn las polticas internas que tenga las diferentes agencias navieras o agentes de carga).

5.1.3

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5.1.4

Cuando la naviera confirma las unidades disponibles enva las ordenes de retiro va correo electrnico, inmediatamente se debe continuar con la planificacin y programacin de tiempos con los transportistas internos. Al transportista se le entrega las ordenes de retiro y se le informa el tiempo mximo de retiro en los depsitos navieros (segn la naviera a embarcar, conjunto programacin donde se detalla los lugares de copacking (haciendas de proveedores) y hora de llegada requerida por el responsable del departamento de Operaciones. Confirmada la recepcin del transportista interno se procede hacer un seguimiento de status de unidad recibida en copacking.

5.1.5

5.1.6

5.1.7 En el seguimiento de Status, el transportista enva la informacin para proceder con la documentacin del embarque, tales como n# contenedor, sellos y el booking relacionado a la unidad asignada. 5.1.8 Con la informacin recibida por va correo electrnico del transportista, se procede a realizar los documentos para el ingreso de la unidad a los puertos tales como AISV o DISV, carta de temperatura, previa apertura de DAE elaborado por el agente de aduana y autorizado por la SENAE.

5.1.9

Consecuente con a la informacin enviada por el transportista se elabora proformas o manifiestos de carga a destino sea EE.UU o Europa, de acuerdo a cutt of documentales internos de cada naviera. Se procede a dar el visto bueno a los BLs finales, siempre y cuando la informacin documental sea verificada por los controles de procesos de banano y pltano proporcionado por el departamento de operaciones y a su vez por las preasignaciones de las navieras. Una vez ingresadas las unidades al puertos, se procede a verificar que los contenedores estn conectadas y seteadas con las temperaturas correctas con el fin de controlar la cadena de frio. En el caso de existir inspecciones antinarcticos o aforo fsico de las cargas, se procede a realizar las gestiones de coordinacin y pagos de servicios por parte del puerto. Se confirma con todas las navieras los zarpes de los buques va correo electrnico.

5.1.10

5.1.11

5.1.12

5.1.13

5.1.14 Una vez confirmado los BLs y el zarpe de la nave, se solicita al departamento de ventas que entregue el reporte con los precios autorizados por presidencia, para realizar la Facturacion del exterior. 5.1.15 Una vez realizada la facturacin del exterior de cada cliente, se tramita los documentos adicionales como fito sanitarios y certificados de origen, al mismo tiempo se recopila las fotos de la verificadora y se

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revisa el reporte recibida de la misma con el fin de garantizar la supervisin en las gestiones realizadas en el proceso del copacking. 5.1.16 Se reciben y verifican los documentos de exportacin (certificados de origen y fitosanitarios entregados por el agente de aduana) En el caso de ser aprobados se escanean, clasifican por clientes y se envan va correo electrnico para su debida aceptacin. 5.1.17 Una vez enviada la informacin al exterior, se procede facturar al SRI y Pagar las papeletas de CORPECUADOR (en el caso de bananos) con el propsito de presentar a tiempo y cerrar las exportaciones.

5.1.18

Se procede a recibir las diferentes facturas de los proveedores, cual una vez verificada y aprobada, se enva a financiero para su debida gestin.

5.1.19 Finalmente se confirma el release de las unidades en destino para la liberacin de los mismos.

1. REGISTROS:

Formato de programacin del transporte interno.

Formato de carta de temperatura. Formato proforma de manifiestos.

Elaborado por:
Jefe de Seccin

Revisado por:
Coordinador general

Aprobado por:
Gerente General