CAHIER DES CHARGES :

I. DFINITION DU CAHIER DES CHARGES : Le cahier des charges est constitu d'un ensemble de documents contenant les spcifications adresses : des fournisseurs de biens ou de services externes (constructeurs ou distributeurs de matriels... ; des services internes l'entreprise. Ces documents permettent : d'exprimer les besoins des utilisateurs et les contraintes (matrielles, techniques, organisationnelles...) dtermins lors de l'tude de la structure existante; de proposer une solution adapte aux problmes poss et de la valoriser. Cette mise en place au sein de l'entreprise devra s'effectuer dans le cadre d'une stratgie prdfinie par les responsables. II. LA PLACE DU CAHIER DES CHARGES

C'est la fois un outil de communication, de structuration et de description des besoins. Le cahier des charges est un outil capital, on s'y rfre diffrents moments du projet : en amont, il est prsent aux responsables financiers pour la demande de budget ncessaire l'laboration du produit et/ou l'achat des matriels ; pendant le dveloppement ou la recherche de fournisseurs, il est une pice de rfrence pour le dveloppeur, l'diteur ou le dcideur ; une fois le produit termin ou install, il est un lment de rfrence pour le contrle. Le cahier des charges est l'aboutissement d'une tude ralise en tapes successives. Ces diffrents travaux sont la suite logique d'une dmarche hirarchique pralable qui passe dans un premier temps par une tude de l'existant, puis par la ralisation d'une tude d'opportunit. Leur comparaison dbouche dans un second temps sur la prparation d'un cahier charges lorsque les gains potentiels apports par la nouvelle solution sont plus importants que ceux dtermins lors de l'tude de l'existant. Il faut prciser que le schma directeur concerne l'ensemble des projets informatiser et leur planification, il dfinit donc un

ELMEHDI HAFDI

QUOI trs gnral, l'inverse de l'tude de l'existant qui est propre chaque projet.

TYPOLOGIE DES CAHIERS DES CHARGES : La typologie d'un cahier des charges peut se raliser sur : La nature du produit (usine cls en main , machine-outil, logiciels, matriels informatique...) ou du service (analyse informatique, analyse pour une certification qualit...); Le type de fournisseur : externe (cabinet de consultants, SSII (socit de services d'ingnierie informatique), constructeur de machines-outils...); interne (service informatique, bureau des mthodes et d'ordonnancement, service des ressources humaines...). Il est donc possible dans un projet de trouver diffrents cahiers des charges destins des professions spcifiques ou pour des produits ou des services spcifiques (ex. : cahier des charges fournisseurs). COMPOSITION DU CAHIER DES CHARGES : Un cahier des charges comporte un certain nombre de rubriques qui pourront tre adaptes au type de produit ou de service dcrit par ce document. Il est possible d'tablir une liste non exhaustive de ces rubriques qui pourrait prendre la forme ci dessous. 1. Rappel de la contribution attendue du produit ou du service au sein de l'entreprise. 2. Personnel vis. 3. Objectifs gnraux du produit et options possibles. 4. Bnfices attendus pour l'entreprise et pour les utilisateurs. 5. Contraintes prendre en compte. 6. Descriptif du produit. 7. Cadre d'utilisation. 8. Ressources ncessaires au dveloppement. 9. Matriel(s) ncessaire(s) pour utiliser le produit.
2

ELMEHDI HAFDI

10. Mthodologie pour valuer le produit. 11. Scurit 12. Cots. 13. Dlais. 14. Maintenance. 15. Formation. Pour chacune de ces tapes (non exhaustives), un ensemble de rponses doit tre apport Intrt d'un cahier des charges Un cahier des charges est un document contractuel dcrivant ce qui est attendu du matre d'uvrepar le matre d'ouvrage. Il s'agit donc d'un document dcrivant de la faon la plus prcise possible, avec un vocabulaire simple, les besoins auxquels le matre d'uvre doit rpondre. Dans la mesure o seul le matre d'uvre est rellement comptent pour proposer une solution technique approprie, le cahier des charges doit prfrentiellement faire apparatre le besoin de manire fonctionnelle, indpendamment de toute solution technique, sauf prciser l'environnement technique dans lequel la solution demande doit s'insrer. Il s'agit ainsi d'un document permettant d'une part de garantir au matre d'ouvrage que les livrables seront conformes ce qui est crit, d'autre part d'viter que le matre d'ouvrage modifie son souhait au fur et mesure du projet et demande au matre d'uvre des nouvelles fonctionnalits non prvues initialement. Un cahier des charges doit galement contenir tous les lments permettant au matre d'uvre de juger de la taille du projet et de sa complexit afin d'tre en mesure de proposer une offre la plus adapte possible en termes de cot, de dlai, de ressources humaines et d'assurance qualit. Il s'agit ce titre d'un document de rfrence, permettant de lever toute ambigut sur ce qui tait attendu, ainsi qu'un outil de dialogue permettant au matre d'uvre d'interroger le matre d'ouvrage afin d'affiner sa comprhension de la demande. Un cahier des charges n'est pas pour autant ncessairement statique. Son contenu peut tout fait tre modifi au cours du projet, mme si dans l'idal tout devrait tre dfini ds le dbut, sur la base d'un avenant accept par les deux parties.
3

ELMEHDI HAFDI

Elments principaux Contexte Un cahier des charges commence gnralement par une section dcrivant le contexte, c'est--dire notamment le positionnement politique et stratgique du projet. Objectifs Trs rapidement, le cahier des charges doit permettre de comprendre le but recherch, afin de permettre au matre d'uvre d'en saisir le sens. Vocabulaire Nombre de projets chouent cause d'une mauvaise communication et en particulier cause d'un manque de culture et de vocabulaires communs entre matrise d'uvre et matrise d'ouvrage. En effet, l o le matre d'ouvrage crot employer un vocabulaire gnrique, le matre d'uvre entend parfois un terme technique avec une signification particulire. Primtre Le primtre du projet permet de dfinir le nombre de personnes ou les ressources qui seront impactes par sa mise en place. Calendrier Le calendrier souhait par le matre d'ouvrage doit tre trs clairement explicit et faire apparatre la date laquelle le projet devra imprativement tre termin. Idalement des jalons seront prciss afin d'viter un effet tunnel . Clauses juridiques Un cahier des charges tant un document contractuel, cosign par la matrise d'uvre et la matrise d'ouvrage, possde gnralement un certain nombre de clauses juridiques permettant par exemple de dfinir qui revient la proprit intellectuelle de l'ouvrage, les pnalits en cas de non-respect des dlais ou encore les tribunaux comptents en cas de litige

ELMEHDI HAFDI

Le contenu du cahier des charges Les lments indispensables fournir : >> La prsentation de lentreprise : Prsentez au prestataire votre entreprise en indiquant son historique, sa taille (Chiffre dAffaire et nombre de salaris), son activit principale, ses produits et services vendus. Tous les lments permettant lagence web de vous connatre. >> Lobjectif du site : informer le public, les partenaires commerciaux, faire connatre lentreprise, amliorer sa notorit, vendre ses produits en ligne, collecter des donnes, Dterminer lobjectif du site va permettre au prestataire de rflchir aux fonctionnalits mettre en place sur le site Internet. >> Le public vis : Le prestataire doit savoir qui est destin ce site. Prsentez la cible et le cur de cible du projet : clients et futurs clients, partenaires, adhrents et futurs adhrents >> Lanalyse de la concurrence : Il sagit didentifier vos concurrents les plus proches. Lagence web pourra ainsi tudier leur positionnement et leur rfrencement. >> Les atouts de lentreprise : communiquer sur ce que vous avez en plus de vos concurrents. >> Le budget : Il est li aux difficults de ralisation du site. Plus les fonctionnalits seront longues mettre en place, plus le prix sera lev. Il est donc plus ais dindiquer unefourchette de prix quun montant prcis. >> La structure du site : schma prsentant larchitecture du site, avec les diffrentes rubriques et menus, ainsi que les liens reliant les diffrentes rubriques entre elles. De combien de pages le site sera-t-il compos ? Quels seront les types de rubriques ? >> Spcifications techniques : Est-ce quil faut mettre en place un moyen de paiement en ligne ? Est-ce quil faut prvoir beaucoup dimages mettre en ligne (sil y a une galerie photo par exemple) ? Est-ce que les internautes auront un espace priv sur le site ? Est-ce quil faudra faire une newsletter, un fil RSS Cest le genre de chose que doit savoir lagence web pour juger du degr de complexit dun projet, des dlais de ralisation et donc du prix.

ELMEHDI HAFDI

>> Charte graphique (pour les entreprises qui en possdent une) : logotype, typographie, couleurs. Ce qui vous reprsente aux yeux des clients. Fournissez au prestataire tous les lments relatifs cette charte. Mais, il nest pas ncessaire davoir une charte graphique pour avoir un site web. Les lments secondaires : Ces lments ne sont pas essentiels pour la rdaction dun cahier des charges. Mais ils peuvent apporter plus de prcision quant votre projet et ainsi permettre au prestataire de vous donner une rponse plus complte. >> Le calendrier : faire apparatre la date laquelle le site devra tre termin, ainsi que les tapes intermdiaires qui permettront de faire un point sur lavancement du projet. >> Nom de domaine : le type de nom de domaine voulu (.fr/.com/.net/). Cest au prestataire de lacheter pour son client, ou de le transfrer si lentreprise le dtient dj. >> Hbergement : Il est dans la majorit des cas gr par un hbergeur professionnel. Mais il peut aussi tre pris en charges par le prestataire. Dans ce cas il est important de demander des informations concernant linfrastructure dhbergement pour viter les mauvaises surprises. >> Les ressources fournies par lentreprise : tous les lments qui composeront le site : textes, photos, donnes Mme sils ne sont pas fournit ds le cahier des charges, ils sont indispensables pour la cration des pages. Il est important de bien prparer les contenus et de les livrer le plus tt possible. le prestataire en besoin pour la cration des pages. Et nombreux sont les projets qui prennent du retard cause dune livraison trop tardive de ces lments. >> Aspect et qualit du site : lesthtique gnrale du site et son ambiance. Prciser laspect gnral du site : simple, labor, ludique, accession rapide aux informations, prsentation concise, clart, animation(s), sobrit, navigation logique, intuitive, interactivit Vous pouvez galement indiquer aux prestataires des rfrences de sites que vous apprciez. Cela peut leur permettre de se faire une ide sur laspect gnral de votre site.

ELMEHDI HAFDI

>> Les clauses juridiques : Il convient de dfinir certaines formalits juridiques notamment en ce qui concerne la proprit intellectuelle, les pnalits en cas de non-respect des dlais, En effet, le site peut tre la proprit du prestataire, et vous ne disposez alors que dune licence dutilisation. Il vaut mieux pour lentreprise obtenir les droits de proprit du site, car si elle change de prestataire en cours de route, elle perdra lintgralit de ce qui a t ralis. Les sites web sont protgs au titre de la proprit intellectuelle. Il faut donc prvoir dans le contrat une cession des droits du prestataire. Elle peut tre globale ou partielle. Cependant il faut savoir que certains droits en matire de cration intellectuelle ne peuvent tre cds. Cest le cas du droit au nom qui permet lauteur de revendiquer la mention de son nom sur son uvre. Pour en savoir plus, consulter le site du cabinet davocats Avoxa spcialis en Informatique et Internet sur Rennes. >> La maintenance du site : prvoir comment vont tre ralises les mises jour du site une fois quil sera oprationnel. Vous devez pouvoir effectuer vous-mme ces mises jour. Donc il faut prvoir une priode de formation du personnel de lentreprise. Le prestataire doit leur apprendre comment fonctionne ladministration du site et les mises jour

Le cahier des charges type : Un cahier des charges est indispensable pour lancer un march, acheter ou sous-traiter une ralisation. Le guide propose donc une check-list qui recense les postes prendre en compte, les donnes transmettre et les questions ne pas omettre Essentiel pour acheter une solution cl en main (scnario 2) ou sous-traiter la ralisation d'une solution personnalise (scnario 3), le cahier des charges type peut galement se rvler utile dans d'autres contextes titre consultatif ou complmentaire pour:

se faire conseiller,
7

ELMEHDI HAFDI

acheter des outils, contenus ou modules additionnels, sous-traiter des dveloppements complmentaires, sous-traiter l'hbergement, le tutorat ou la formation des tuteurs, etc.

Dans tous les cas, prfrez un prestataire ou un fournisseur labellis eTIC, afin de garantir le srieux de la relation commerciale. Structure du cahier des charges type Il est indispensable de partager certaines informations avec les fournisseurs et sous-traitants potentiels afin de leur permettre de rpondre de la manire la plus adquate possible la demande et d'augmenter les chances de succs. Ce cahier des charges type doit tre pris comme une check-list des postes prendre en compte, des donnes transmettre et des questions ne pas omettre. La ressource de ce guide consacre la "Gestion de projets" e-learning peut se rvler utile pour rdiger un cahier des charges.

Ressources matrielles et humaines disponibles Objectifs poursuivis Analyse des besoins et profil du public cible description des modules acqurir d'un point de vue technique et pdagogique Informations complmentaires relatives la gestion du projet Modalits de paiement

Ressources disponibles

Ressources humaines: expertises technique, pdagogique et thmatique disponibles en interne o les comptences techniques ncessaires pour animer, grer et administrer un cours en ligne sont de niveaux variables mais gnralement plutt faibles. En effet, les fonctionnalits des plateformes permettent facilement de grer des groupes d'apprenants, de les inscrire, de les suivre et
8

ELMEHDI HAFDI

d'animer les changes. Les comptences informatiques les plus "pointues" concernent la conception (ralisation) et l'hbergement du cours, mais ces aspects peuvent tre sous-traits;
o

les comptences pdagogiques et thmatiques (relatives au contenu) ncessaires sont galement variables. Le commanditaire possde-t-il des formateurs-maison? Ces derniers sont-ils des experts contenu? Sont-il forms au tutorat en ligne?

Ressources matrielles: bien que le matriel ncessaire pour administrer ou suivre un cours en ligne est plutt basique, il est important de dcrire le parc informatique avec prcision. Quel est le modle des ordinateurs, leur ge, leur puissance? Sont-ils connects en rseau? Y a-t-il des contraintes techniques particulires (solutions logicielles propritaires, retrait des cartes son, limite du dbit, etc.). Il sagit de garantir lintgration des modules achets ou sous-traits avec lquipement dont on dispose ou de voir sil faut adapter celui-ci.

Objectifs poursuivis

objectifs gnraux de l'organisation: Description si possible mesurable (chiffre daffaires, indicateurs divers, etc.) des objectifs de l'entreprise, afin de faciliter l'valuation ex post du projet et d'en mesurer les effets; objectifs de formation: Ils sont gnralement dcrits dans un plan de formation intgr qui prcise qui doit tre form, propos de quoi et comment. Quels sont les objectifs de formation et comment sinscrivent-ils ou servent-ils les objectifs de l entreprise? objectifs du cours: Quelle(s) comptence(s) le cours doit-il permettre d'entraner? Vise-t-il plutt des connaissances thoriques ou des savoir-faire pratiques? En gnral le savoir-faire sexprime avec des verbes daction. LAgence franaise de normalisation (AFNOR) dfinit la comptence comme mise en oeuvre, en situation professionnelle, de capacits qui permettent d'exercer convenablement une fonction ou une activit (les "Ingrdients pdagogiques" de ce guide proposent une typologie des comptences professionnelles qu'il est possible de dvelopper en ligne).
9

ELMEHDI HAFDI

Profil du public cible Le profil des apprenants, voire des diverses catgories d'apprenants, doit faire l'objet d'une description aussi dtaille que possible (nombre d'apprenants, ge, localisation, statut professionnel, background ou prrequis thmatiques et informatiques, niveau de motivation, profil cognitif, etc.). Analyse des besoins L'analyse des besoins (souvent couple une analyse de l'existant) consiste valuer les forces et faiblesses du projet en regard des objectifs poursuivis, du profil du public cible et de divers paramtres (contexte du projet et contraintes multiples: institutionnelles, conomiques, politiques, techniques, etc.). Les rsultats de l'analyse des besoins sont dterminants dans la russite ou l'chec du projet puisqu'ils vont permettre de l'orienter, d'identifier les priorits et d'effectuer les choix pdagogiques et techniques opportuns. Il est essentiel de transmettre les rsultats complets de l'analyse des besoins aux fournisseurs et sous-traitants potentiels, afin qu'ils puissent valuer la pertinence de la solution identifie et, le cas chant, proposer des adaptations et formuler des recommandations. L'e-learning a longtemps souffert de contre-exemples et d'applications malheureuses, souvent imputables un dfaut mthododologique et notamment une analyse des besoins bcle. Etant donn l'importance de cette phase, il est essentiel d'y consacrer du temps et de l'nergie afin de ne pas en perdre par la suite. Il est galement utile, si non de le sous-traiter, de bnficier d'un regard extrieur et expriment. Modules acqurir Plus la description des modules acheter ou sous-traiter sera fine, pointue et dtaille, plus le rsultat sera conforme la demande. Par manque d'expertise interne, cette description, la fois technique et pdagogique, n'est pas toujours la porte du commanditaire. Dans ce cas, le fournisseur ou le soustraitant s'appuiera sur les donnes disponibles dans ce cahier des charges pour faire une proposition aussi pertinente et

10

ELMEHDI HAFDI

efficace que possible (les donnes du feedback pdagogique du diagostic e-learning peuvent galement se rvler prcieuses). Idalement, la proposition devrait:

dmontrer la conformit globale de la solution avec les objectifs poursuivis, le profil du public cible et les rsultats de l'analyse des besoins; prciser et justifier les choix pdagogiques et les solutions techniques qui en dcoulent:
o

dfinition du parcours pdagogique (squenage ou dcoupage en modules, scnarios ou activits d'apprentissage, niveau de flexibilit organisationnelle et pdagogique, modularit, dure, adaptabilit, personnalisation, parcours libre, impos, dynamique, avec points de contrle, etc.); choix des mthodes d'apprentissage, des modes d'valuation (certificatif, formatif, etc.) et d'accompagnement (proactif ou ractif) et du type d'interactivit, ainsi que des outils qui permettent d'oprationnaliser ces choix, littralement de les outiller; choix ergonomique et graphique, choix des mdias et des outils multimdias, de suivi et de navigation, etc.;

tre compatible SCORM, afin de s'adapter aux diffrentes plateformes e-learning existantes; proposer diverses options de plateformes en dcrivant leurs caractristiques propres (gratuites ou payantes, simples ou complexes, etc.), leurs forces et faiblesses du point de vue des diverses fonctionnalits (administration, communication, gestion et dition de contenu, etc.); prciser l'quipement ncessaire; prvoir une valuation du projet et, le cas chant, une phase d'adaptation.

Gestion du projet Mme s'il est important de dcrire le contexte du projet, de prciser les objectifs gnraux de l'organisation et de fournir le
11

ELMEHDI HAFDI

plan de formation s'il existe, il est tout aussi primordial de transmettre au fournisseur ou au prestataire les informations globales relatives la gestion et l'organisation du projet particulier. Comme dans tout projet, qu'il soit autoralis, entirement, partiellement ou totalement sous-trait, le chef de projet (celui qui prend la dcision, gre l'quipe de conception ou signe le cahier des charges) inscrit son action dans un processus structur et suit une mthodologie de gestion de projet cohrente. Si la plupart des tapes d'un projet se retrouvent dans ce cahier des charges, certaines d'entre elles sortent du cadre restreint de ce dernier et mriteraient d'tre signales au fournisseur ou au prestataire:

le plan de communication, qui prcise comment mobiliser le public cible du projet; le contrle de la qualit; l'valuation de la qualit du projet dans son ensemble, et du cours en particulier, qui permet de vrifier si les objectifs sont effectivement atteints.

Modalits de paiement Dans le cas d'une sous-traitance, le prix est rgl en une seule fois (indpendant du nombre dutilisateurs). Dans le cas d'un achat, le prix peut galement tre rgl en une seule fois, mais il peut galement tre calcul par poste de travail (en fonction du nombre dutilisateurs) ou la manire d'un abonnement de type locatif (comme dans une bibliothque).

12

ELMEHDI HAFDI

Sommaire :

I. II. III. IV. V.

DFINITION DU CAHIER DES CHARGES LA PLACE DU CAHIER DES CHARGES TYPOLOGIE DES CAHIERS DES CHARGES COMPOSITION DU CAHIER DES CHARGES .2 BIBLIOGRAPHIE 3

BIBLIOGRAPHIE :

Michel Topper, Comment tenir un cahier des charges

13

ELMEHDI HAFDI

Alain Collignon & Joachim Schpfel, Informatique documentaire : le cahier des charges sous toutes les coutures

http://fr.wikipedia.org/wiki/Cahier_des_charges

14

ELMEHDI HAFDI