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QUE PRTICAS DE CONTROLE PATRIMONIAL DE BENS MVEIS PODEM SER UTILIZADAS PELA PROMOTUR

Por

Simone Krzeminski Budal Arins

Trabalho de Concluso de Curso apresentado ao Curso de Ps-Graduao em Administrao Pblica Ps-Graduao lato sensu, Nvel de Especializao

Abril/2010

FUNDAO GETULIO VARGAS CURSO DE PS-GRADUAO EM ADMINISTRAO PBLICA

O Trabalho de Concluso de Curso

QUE PRTICAS DE CONTROLE PATRIMONIAL DE BENS MVEIS PODEM SER UTILIZADAS PELA PROMOTUR

elaborado por Simone Krzeminski Budal Arins

e aprovado pela Coordenao Acadmica do Curso de Ps-Graduao em Administrao Pblica, foi aceito como requisito parcial para a obteno do certificado do Curso de PsGraduao, Nvel de Especializao.

Data:

__________________________________ Armando Santos Moreira da Cunha

__________________________________ Ana Paula Cortat Zambrotti Gomes

TERMO DE COMPROMISSO

A aluna Simone Krzeminski Budal Arins, abaixo-assinado, do Curso de Ps-Graduao em Administrao Pblica: A Dimenso Estratgica da Gesto, do Programa FGV Management, realizado nas dependncias da SOCIESC em Joinville, no perodo de 23 de maro de 2009 a 10 de dezembro de 2009, declara que o contedo do trabalho de concluso de curso intitulado: QUE PRTICAS DE CONTROLE PATRIMONIAL DE BENS MVEIS PODEM SER UTILIZADAS PELA PROMOTUR, autntico, original, e de sua autoria exclusiva.

Joinville/SC, 30 de abril de 2010.

_________________________________ Simone Krzeminski Budal Arins

RESUMO

O presente trabalho teve por objetivo apresentar uma proposta para o cadastramento e a catalogao de todos os bens mveis por setores e departamentos da Promotur. Verifica-se que os bens mveis utilizados em reparties pblicas pertencem ao patrimnio administrativo e so destinados execuo de servios pblicos em estabelecimentos pblicos, sendo materiais indispensveis ao seu funcionamento. Com a realizao deste trabalho buscou-se um aprofundamento sobre a gesto dos bens pblicos voltadas ao controle fsico e funcional, atravs da realizao de uma ampla pesquisa terica sobre o assunto, onde foram abordados seus principais conceitos atravs de consultadas de autores reconhecidos na sua rea de atuao. Verificou-se que a Fundao no possui um sistema eficiente de controle patrimonial de bens, o que dificulta a tomada de decises no caso de qualquer irregularidade, sendo que este o problema do trabalho em questo. Para atingir o objetivo proposto pelo trabalho foi realizado um estudo de campo, onde foram coletadas diversas informaes sobre a situao atual da Fundao, bem como, foram tiradas fotos de situaes que comprovam a falta de controle patrimonial dos bens mveis. Com a realizao deste trabalho pretende-se criar documentos e mtodos que auxiliem na gesto dos bens mveis da Promotur, atribuindo responsabilidades aos funcionrios sobre cada bem patrimonial e monitorando suas condies de uso, bem como, seus prazos de devoluo e a exata repartio onde esto sendo utilizados. PALAVRAS-CHAVE: Cadastramento; Bens Mveis; Controle Patrimonial; Patrimnio.

LISTA DE ANEXOS

ANEXO 1 Registro de Inventrio Patrimonial ................................................................ 41 ANEXO 2 Registro de Bens Patrimonial ........................................................................ 42 ANEXO 3 Termo de Responsabilidade Patrimonial ....................................................... 43 ANEXO 4 Termo de Movimentao de Bens Patrimoniais............................................. 44 ANEXO 5 Laudo de Avaliao Patrimonial.................................................................... 45 ANEXO 6 Autorizao de Equipamentos Patrimoniais................................................... 46 ANEXO 7 Relatrio de Controle Patrimonial.................................................................. 47

SUMRIO 1 INTRODUO .................................................................................................................. 07 1.1 Contextualizao.............................................................................................................. 07 1.2 Objetivos ........................................................................................................................... 08 1.2.1 Objetivo final .................................................................................................................. 08 1.2.2 Objetivos intermedirios ................................................................................................ 08 1.3 Relevncia do Estudo ...................................................................................................... 08 2 REFERENCIAL TERICO ............................................................................................. 09 2.1 A Importncia do Controle Patrimonial ....................................................................... 09 2.2 Gesto Patrimonial .......................................................................................................... 12 2.3 Inventrio ......................................................................................................................... 15 2.4 Bens Pblicos ................................................................................................................... 19 2.5 Agentes do Inventrio ..................................................................................................... 21 3 METODOLOGIA............................................................................................................... 23 3.1 Tipos de Pesquisa ............................................................................................................. 23 3.2 Universo e Amostra ......................................................................................................... 23 3.3 Coleta de Dados ............................................................................................................... 24 3.4 Tratamento dos Dados .................................................................................................... 24 4. ESTUDO DE CASO PROMOTUR ................................................................................. 25 4.1 Histrico da PROMOTUR ............................................................................................. 25 4.2 Situao Atual .................................................................................................................. 28 4.3 Procedimentos de Controle dos Bens Patrimoniais ...................................................... 30 4.3.1 Aquisio ........................................................................................................................ 30 4.3.1.1 Por Compra Normal .................................................................................................... 30 4.3.1.2 Por Doao .................................................................................................................. 31 4.3.1.3 Incorporao por Usucapio ........................................................................................ 32 4.3.2 O Controle ...................................................................................................................... 33 4.3.2.1 Elaborao do Inventrio ............................................................................................. 33 4.3.2.2 Movimentao dos Bens.............................................................................................. 33 4.3.2.3 Movimentao ............................................................................................................. 33 4.3.2.4 Da Responsabilidade e Guarda dos Bens .................................................................... 34 4.3.2.5 Da Reavaliao ............................................................................................................ 34 4.3.3 Alienao ........................................................................................................................ 34 4.3.3.1 Baixa Perda/Roubo ............................................................................................... 34 4.3.3.2 Alienao / Venda ....................................................................................................... 35 4.4 Elaborao de Documentos para Realizao dos Procedimentos ............................... 35 4.5 Plano de Cadastramento de Bens Mveis ..................................................................... 36 4.6 Resultados Esperados ...................................................................................................... 37 CONSIDERAES FINAIS ................................................................................................ 38 REFERNCIAS .................................................................................................................... 39 ANEXOS ................................................................................................................................ 41

1 INTRODUO 1.1 Contextualizao Observando-se o gradual crescimento e evoluo da PROMOTUR1 percebe-se a existncia de alguns pontos de deciso na Fundao que, de modo geral, no so bem avaliados quanto importncia do controle patrimonial de bens mveis. Francischini e Gurgel (2004, p. 198) definem que:
Podemos estabelecer procedimentos especficos dedicados a empresas industriais ou comerciais. Antes, porm, sempre interessante avaliar o grau de eficincia dos controles internos.

Ressalta-se que os bens adquiridos passam a compor o patrimnio da Promotur. Entretanto, para cada uma das incorporaes patrimoniais os procedimentos observados so diferentes, haja vista a necessidade de um controle maior de apurao para o adequado registro na identificao, codificao e a catalogao de todos os bens, fazendo com que se tornem visveis para identificao no setor ou at mesmo para emprstimos quando necessrios. Todavia em decorrncia dessas circunstncias, o que se percebe na prtica so rgos da administrao pblica direta e indireta, suas fundaes e autarquias, por falta do registro da integrao do bem patrimonial contabilidade, acabam sendo tambm descurados os controles fsicos de identificao e localizao. Com isso, a responsabilidade esta atribuda ao departamento que utiliza os bens mveis, entre outros, salientando tambm que perante aos rgos governamentais a falta de incluso do bem na contabilidade caracteriza omisso de receita, fator responsvel pela gerao de fiscalizao no processo de autuao fiscal. Por meio do que fora exposto, percebe-se a necessidade de uma reestruturao na forma de organizao e mtodos mais eficientes de controle. Mantendo-se desta forma um controle fsico eficaz dos bens da Fundao, a fim de prevenir e auxiliar em ocasies diversas

O Prefeito no exerccio de suas atribuies, com o objetivo de fomentar e desburocratizar o turismo, por meio da Lei n 3.509, de 26 de junho de 1997 extingue a Fundao Municipal de Promoo da Indstria PROMOVILLE, e a Secretaria Municipal de Turismo, at ento, os organismos existentes administrao turstica do referido municpio. Desta forma, o mesmo aprovou e sancionou a Lei n 3.510, de 26 de junho de 1997 criando PROMOTUR Cia. Municipal de Promoo Turstica de Joinville e Regio S.A, mais tarde sofreu mais uma alterao pela Lei n 4.676 denominando-se Promotur Fundao Turstica de Joinville. No decorrer do dia 4 de maro de 2005 pelo Decreto n 12.716 passou ento a denominar Promotur - Fundao de Promoo e Planejamento Turstico de Joinville.

como: perdas, sinistros e tambm uma possvel realocao. Somando a estas prerrogativas expostas, que praticas de controle patrimonial de bens mveis podem ser utilizados pela Promotur? 1.2 Objetivos 1.2.1 Objetivo final Apresentar uma proposta para o cadastramento e a catalogao de todos os bens mveis por setores e departamentos da Promotur. 1.2.2 Objetivos intermedirios Identificar o que se tem cadastrado na Fundao, na parte patrimonial de bens mveis; Levantar informaes necessrias para identificao, codificao, cadastramento e a catalogao; Identificar formas de cadastramento e catalogao.

1.3 Relevncia do Estudo A prtica desta proposta viabiliza a segurana quanto ao controle administrativo, evitando-se ocorrncia de fatos ilcitos ou tratando-se com descaso o patrimnio pblico. Diante do quadro apresentado, sugere-se manter sempre atualizado os bens permanentes de cada setor da Fundao, como: Administrativo, Planejamento, Marketing, CATs2 entre outros setores pertinentes a Promotur. Desta forma deve-se fazer periodicamente a reavaliao do controle dos bens mveis, informando a contabilidade situao dos mesmos, bem como auxiliar no controle dos bens mveis utilizados pelos funcionrios, cabendo a todos a responsabilidade pela conservao dos bens.

CATS Central de Atendimento ao Turista

2 REFERENCIAL TERICO A pesquisa bibliogrfica a seguir abrange praticas de controle patrimonial de bens mveis, apresentando os temas de fundamental relevncia para a utilizao pela Fundao de Promoo e Planejamento Turstico de Joinville (PROMOTUR) que ser abordado nos captulos abaixo. 2.1 A Importncia do Controle Patrimonial Um controle Patrimonial eficiente faz com que se mantenha sempre atualizados e monetariamente controlados os bens imobilizados. Estes bens, no entanto so depreciados na contabilidade, a agilidade nos processos de fundamental importncia para o controle dos mesmos. Ainda, os lanamentos necessrios para esses procedimentos podem ser: mensal, trimestral, semestral ou anual. Bernardes (2009, p. 10) comenta que:
Controle patrimonial uma forma pela qual as organizaes gerenciam todos os bens mveis e imveis adquiridos de variadas formas (compra, doao etc). So eles os mobilirios, equipamentos, computadores, veculos, terrenos, prdios, entre outros e que so utilizados como recursos para que essa organizao atinja seus objetivos ou metas planejadas na execuo de seus servios ou linha de produo. Trata-se do controle de toda a logstica necessria, em termo de materiais permanentes (que dura dois anos ou mais), para que a organizao operacionalize suas aes do dia-a-dia.

Assim sendo, atravs de uma ficha patrimonial de cada bem, fica mais linear o controle de correo e depreciao, informando sua movimentao quando necessria, ou seja, baixas, transferncias, entre outros. Segundo Martins (2009, p. 351) o controle jurisdicional do patrimnio3 pblico nos
mecanismos de controle externo realizado por rgos independentes da Administrao que em raras hipteses alcanam um resultado prtico, o controle jurisdicional, no que respeita ao patrimnio, levado a efeito mediante os instrumentos da ao civil pblica e da ao popular. A primeira, de natureza tipicamente processual, tem por escopo a proteo dos direitos e interesses difusos relacionados ao patrimnio pblico, sendo utilizada como instrumento adequado para o combate improbidade administrativa e como meio eficaz de reparar danos ao patrimnio pblico. Assim, a ao civil pblica, na

Pode ser conceituado como o conjunto de bens, valores, direitos e obrigaes de uma pessoa fsica ou jurdica que possa ser avaliado pecuniariamente e que seja utilizado na consecuo de seus objetivos sociais (MARTINS e ALT, 2004).

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hiptese, pode ter como objeto a declarao de nulidade de ato administrativo, a desconstituio de relao jurdica e a condenao em indenizar ao errio.

Portanto, para que no haja uma improbidade administrativa necessria a conscincia da pessoa responsvel para que siga os procedimentos do controle ao patrimnio pblico. Hoje, percebe-se que a aquisio de bens mveis que faro parte do patrimnio pblico repassada contabilidade atravs do setor de compras, mas em gestes anteriores no era esse o procedimento adotado, como tambm se verifica que ainda no h um controle do bem com relao etiquetao e identificao do setor que vai receber. Com isso, h um descaso para com as etapas de movimentao e/ou transferncia interna de bens, no entanto esta uma preocupao que devemos resgatar para que sejam tomadas as devidas providncias. Neste mesmo sentido, os autores Martins e Alt (2004, p. 6) destacam que:
Administrar o patrimnio significa gerir os direitos e obrigaes, ou, de outro modo, os ativos e passivos da empresa. Muitas vezes o passivo maior que o ativo, gerando o que se denomina patrimnio lquido negativo. Patrimnio lquido = Ativo Passivo.

Desta forma em se tratando de improbidade administrativa, difcil ou quase remota ser a hiptese de no ajuizamento da ao civil pblica ou de no instaurao do inqurito civil pblico, dada a exuberncia de situaes que especificam os casos de enriquecimento ilcito, dano ao errio e desobedincia aos princpios constitucionais, conforme a Lei Federal 8.429/1992 (MARTINS, 2009 p. 355). Por hora, a importncia do controle patrimonial se deve dar com a mxima cautela desde o planejamento da compra, para que os bens no fiquem em descaso, evitando assim inspees e auditorias. Ainda Santos (2009, p. 15) afirma que os recursos materiais e patrimoniais o:
Conjunto de atividades relacionadas com a especificao, planejamento das aquisies, compras, armazenagem, distribuio e controle dos materiais e bens, dentro das Instituies, no intuito de alimentar seus processos administrativos e produtivos. Atualmente o conjunto dessas atividades executadas desde o contato com os fornecedores at o atendimento ao cliente internos e externos da organizao conhecido como conceito ou enfoque logstico.

Desta forma, para que os procedimentos ocorram de modo linear h necessidade de se planejar do principio ao fim, para que desta maneira no sejam efetuadas compras indesejadas.

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Santos (2009, p. 15) ressalta ainda da necessidade do relacionamento entre essas atividades, conforme mostra o quadro 1. QUADRO 1 Enfoque Logstico Adaptado Administrao Patrimonial

F O R N E C E D O R E S

C L A S S I F I C A A O

G E S T A O
DE

E S T O Q U E

C O M P R A S

A R M A Z E N A G E M

D E T E N T O R
1

D E T E N T O R
2

D E T E N T O R
N

REA DE PATRIMNIO

R E C E B I M E N T O

E S T O C A G E M

D I S T R I B U I O

RECEBIMENTO (ou acompanhamento) ETIQUETAGEM DISTRIBUIO

RESPONSABILIDADES

RECOLHIMENTO LEGENDA Fluxo Fsico - - - - - - - - - Campo de Atuao ---------Fluxo de Informaes REDISTRIBUIO INVENTRIOS ALIENAES BAIXA

Fonte: Santos (2009). Cada uma dessas atividades tem sua importncia no processo de administrao dos recursos materiais e patrimoniais, desde a aquisio e contratao de materiais. Entretanto, a guarda e uso dos bens patrimoniais deve ser atribuda mediante termo de responsabilidade patrimonial ao servidor usurio do bem e subsidiariamente ao Gerente do setor ou Diretor Presidente.

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Tal iniciativa, ainda que tardia, busca corrigir rumos, sanear deficincias na unidade, seja pelo fato de se ter perdido o bem ao longo do tempo ou por razes que no cabe discutir neste momento. Ainda Martins (2009, p. 237) afirma que:
Pode incorrer em enriquecimento ilcito qualquer agente pblico, servidor ou no, que praticar atos de improbidade administrativa contra a administrao direta, indireta ou fundacional de qualquer dos Poderes da Unio, dos Estados, do Distrito Federal, dos Municpios, de Territrios, de empresa incorporada ao patrimnio pblico.

sempre respeitvel dar importncia ao controle patrimonial, devendo-se para isso criar uma comisso, pela qual ficar responsvel pela avaliao e reavaliao dos bens patrimoniais e elaborao de um laudo de avaliao patrimonial, em conformidade com a legislao vigente. Haja vista que este processo deve partir de cima para baixo, tornando as informaes s claras. Desta forma, destaca-se a importncia de reforar que na fundao torna-se necessrio que os profissionais que atuam nas reas de aquisio conheam as atividades correlatas do processo de administrao de recursos materiais e patrimoniais, para haver uma melhor interao de informaes, que trar melhores resultados para o processo como um todo (SANTOS, 2009). Para Costa (2009) a importncia do controle patrimonial consiste em efetuar registros e criar instrumentos de controle como fichas de controle e planilhas em computador para cada tipo de bem patrimonial, atribuindo responsabilidades, notas de requisio, alm de outros documentos de movimentao. Neste mesmo sentido, todo o material permanente poder ser distribudo unidade requisitante, efetivando com um termo de responsabilidade, assinado pelo requisitante e gerncia (COSTA, 2009). 2.2 Gesto Patrimonial Quando se fala em gesto patrimonial, entende-se que se d perante o processo de planejamento da compra, informando a contabilidade para registro patrimonial, conservao e controle de bens permanentes no rgo pblico. Desta forma, o devido controle patrimonial dar-se h atravs de vrias atribuies da administrao, que tem por responsabilidade a preservao e defesa destes bens. Entretanto

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este controle consiste no registro (tombamento), na identificao da utilizao e do estado da conservao dos bens e na sua localizao no espao fsico da organizao ou fora dela. Consiste tambm na retirada (baixa) do bem do acervo. O patrimnio ou bens patrimoniais de um rgo pblico representado pelos bens imveis e permanentes mveis, que envolve uma fundamental importncia de conscientizao dos usurios sobre a conservao do bem pblico. Ferraz apud Martins (2009, p. 352) define que:
Como rgo do Estado, o Ministrio Pblico, a exemplo do que ocorre com o trabalho desenvolvido pela polcia judiciria atravs do inqurito policial, poder valer-se dos organismos da administrao para realizar atividades investigativas preparatrias inquritos civil -, muitas vezes indispensveis para recolher suficientes elementos de prova (...) Lei Federal 7.347/1985, nos termos do art. 129,III da Constituio Federal, para a proteo do patrimnio pblico e social, do meio ambiente e de outros interesses difusos e coletivos.

Porm, percebe-se que as cpias da nota de empenho, nota fiscal e demais documentos pertinentes ao bem adquirido, deveriam ser fornecidas pela contabilidade, para um posterior arquivamento em pasta prpria, sobre a guarda do setor de patrimnio, mas isto ainda no se procede desta maneira, devido a falta de olhares dos superiores para um bom entendimento do que necessrio para o setor administrativo. No entanto, preciso destacar a necessidade de estar nomeando um servidor de carreira4 para ser capacitado na rea de gesto patrimonial, assim o mesmo estar auxiliando no desenvolvimento de estratgicas e polticas de controle/ou at criando o manual de gesto patrimonial, com regras e procedimentos para o controle interno. Colaborando ainda, Correia (2009) destaca os aspectos jurdicos na importncia e necessidade de ter frente um servidor capacitado e com conhecimento dos principais pontos da legislao que regulamenta a esta rea, como tambm a fim de proporcionar dentro da legalidade o rgo deve ter um conjunto de normas especficas, sendo que elas se repetem a cada ocasio. Com a implantao do controle de bens patrimoniais todo servidor ter
Considera-se servidor de carreira qualquer concursado de qualquer Poder de todas as esferas da Federao. Isso est no art. 2 do decreto n 5.497, Art. 2 Para os fins deste Decreto, considera-se como servidor de carreira os servidores, ativos ou inativos, oriundos de rgo ou entidade de qualquer dos Poderes da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios, suas empresas pblicas e sociedades de economia mista, ocupante de cargo ou emprego permanente no qual ingressou mediante concurso pblico ou, se em data anterior a 5 de outubro de 1988, mediante forma de provimento permitida pelo ordenamento da poca de ingresso. (PREFEITURA MUNICIPAL DE JOINVILLE, 2009).
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responsabilidade pelo desaparecimento de um equipamento que estiver sob sua utilizao, para guarda e uso, e tambm por qualquer dano causado com dolo ou culpa sobre um equipamento que esteja ou no sob sua posse. Todo servidor deve comunicar, imediatamente, ao seu superior ou ao gestor patrimonial, qualquer tipo de irregularidade que tenha ocorrido com um equipamento sobre sua responsabilidade (CORREIA, 2009). Portanto todos os usurios nos diversos nveis da instituio devem ter a responsabilidade de zelar, guardar, conservar e informar sobre qualquer movimentao ou irregularidade com o bem permanente, permitindo rea responsvel pela gesto patrimonial manter os seus registros atualizados (CORREIA, 2009). Desta forma, os servidores temporrios como, estagirios, contratados e servidores cedidos no podero ter sob sua responsabilidade, bens patrimoniais. Nesses casos, os equipamentos por eles usados ficaro sob responsabilidade da chefia da unidade, os quais no estaro isentos das responsabilidades sobre o bem pblico (CORREIA, 2009). Percebe-se que um dos problemas enfrentados pela gesto patrimonial da Prefeitura Municipal para com as Fundaes e autarquias : a) Falta de respaldo e empenho dos superiores quanto ao processo de gesto patrimonial; b) Descaso para com os processos de movimentao ou transferncia interna de bens mveis; c) Falta de um manual de gesto patrimonial, com informaes necessrias para todos os aspectos de controle interno de bens; d) Indicar um servidor de carreira para estar fazendo o controle patrimonial, seja mensal, trimestral, semestral ou anual; e) Carncia de processos peridicos de instruo e disseminao das regras de gesto patrimonial existente e aplicvel da Prefeitura; f) Proporcionar treinamento aos funcionrios usurios dos sistemas de controle patrimonial; g) Desenvolver um controle com conciliaes peridicas entre o levantamento fsico e contbil. No entanto os bens patrimoniais enfrentam cotidianamente uma infinidade de riscos, sendo eles de extravios, furtos, perdas, apropriaes indevidas, m utilizao, haja vista que os usurios no toma a medida de informar ao gestor patrimonial estas ocorrncias, para averiguao das situaes (CORREIA, 2009).

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2.3 Inventrio a discriminao de forma organizada e analtica de todos os bens e valores de um patrimnio, em um determinado momento, propondo em atender uma finalidade especfica, sendo seu objetivo de verificar a existncia fsica dos bens, como tambm estar informando seu estado de conservao, manter atualizados e conciliados os registros do sistema patrimonial e contbil, como tambm do sistema financeiro, subsidiar as tomadas de contas indicando saldos existentes, detectando irregularidades e providenciar as medidas cabveis situao (MENDES, 2008). Atravs do levantamento e identificao para o ajuste dos dados escriturais com o saldo fsico do patrimnio, informando com integridade as informaes, entretanto atravs do levantamento da situao dos bens em uso que se sente a necessidade de manuteno ou reparos nos mesmos. Corrobora ainda Viana (2002, p.22) que o:
Inventrio visa ao estabelecimento de auditoria permanente de estoques em poder do almoxarifado, objetivando garantir a plena confiabilidade e exatido de registros contbeis e fsicos, essencial para que o sistema funcione com a eficincia requerida.

Desta mesma forma, para que se assegure cada vez mais deve-se envolver no apenas a questo contbil, haja vista que necessrio tambm do aprofundamento da sua gesto fsica, como tambm a diversidade de condies de localizao, entretanto as necessidades especficas para o uso produtivo se sobressai nos aspectos de controle fsico e funcional (MENDES, 2008). Ressaltando ainda Alves e Francs (2003, p.20) decorre que inventrio :
A determinao e arrolamento (lista, rol, relao), parcial ou total, dos elementos de um patrimnio, referidos a um determinado instante, buscando a identificao e comparao entre a existncia fsica de bens e seus registros quanto s caractersticas do bem, localizao, responsabilidade e forma de utilizao. A Lei 4.320/64 estabelece que o inventrio dos bens mveis e imveis dever ser analtico, ou seja, descrevendo-se os elementos do bem, fsica e financeiramente, para aps fazer-se a conferncia com a escriturao contbil.

Contudo, o inventrio pode ser feito atravs do controle pela unidade para auxiliar o fluxo de caixa, como tambm tendo como base o bom senso, nas buscas das informaes. Conforme Costa (2009) para efeito de identificao e inventrio, os equipamentos e

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materiais permanentes devero receber nmeros seqenciais para realizao do registro patrimonial. Esta identificao dever ser colocada sob gravao, fixao de plaquetas, carimbos ou etiqueta apropriada, com exceo dos materiais de estimada, ou que pelas suas caractersticas, no possam receber esse tipo de identificao, sendo somente relacionados. No entanto, existem cinco princpios bsicos para ser estabelecido um inventrio: O princpio da instantaneidade; princpio da oportunidade; princpio da especificao; princpio da homogeneidade; princpio da uniformidade (MENDES, 2008). O princpio da instantaneidade: o momento determinado para realizar o levantamento do inventrio, dia e hora; Princpio da oportunidade: estabelece o tempo de execuo do levantamento deve ser o mnimo possvel, entretanto a exatido dos dados est ligada proximidade da realizao do trabalho; Princpio da especificao: a forma pela qual os elementos devem ser classificados, individualizados e agrupados dentro da mesma espcie; Princpio da homogeneidade: escolher um denominador comum para expressar uma idia valorativa de todos os elementos, em geral a moeda corrente; Princpio da uniformidade: estabelece as mesmas normas, estruturao e critrios gerais para confeco de todos os inventrios, ano aps ano, conferindo entre eles. O inventrio se divide em: inventrio de bens e inventrio fsico, que na qual o inventrio de bens permanentes apurar a existncia fsica com seus valores, em confronto com as informaes registradas no sistema, que dever, informar o estado de conservao dos bens; confirmar os servidores responsveis pelos bens; manter sempre atualizados e conciliados os registros do sistema e os contbeis, entretanto os mveis de madeira considerados inservveis e irrecuperveis que no demonstre valor, poder ser incinerados em local seguro, aps vistoria e autorizao por escrito do setor responsvel. J atravs do inventrio fsico localizamos e atualizamos os registros dos bens permanentes, fazendo o levantamento da situao dos mesmos, como tambm informando a situao de manuteno e reparo e constatao de possveis ociosidades de bens mveis possibilitando maior racionalizao e minimizao de custos (CORREIA, 2009). Desta forma, a contagem fsica dos itens de estoque se da atravs do inventrio, entretanto caso haja diferenas entre o inventrio fsico e os registros do controle, dever ser feito os ajustes conforme recomendaes contbeis e tributrias (MARTINS; ALT, 2004). J para Francischini e Gurgel (2004, p. 34) os inventrios:

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Normalmente so mal executados porque, com muita freqncia, a administrao subestima a sua importncia, sua dificuldade, seu custo e, em conseqncia, sua execuo mal preparada. Como resultado da falta de planejamento, teremos inventrios que no inspiram confiana.

Essas falhas diminuem o poder de fiscalizao da administrao e tambm prejudicam a contabilidade dos controles contbeis da empresa. Verifica-se que o inventrio precisa ser planejado cuidadosamente, tendo-se total conscincia de sua complexidade. As formas necessrias a sua realizao devero ser completadas, para que nada falte durante a execuo (FRANCISCHINI E GURGEL, 2004). Presume-se que o sucesso do inventrio s ser alcanado mediante a integrao das atividades bsicas de planejamento, compras, armazenagem e contabilidade, em razo do clculo da depreciao, amortizao e exausto, ancorada numa eficiente poltica de materiais que defina normas, diretrizes e procedimentos voltados ao atendimento das necessidades da unidade. O inventrio pode estar relacionado como: inventrio anual; inicial; de transferncia responsabilidade; de extino ou transformao; eventual e inventrio analtico (COSTA, 2009). Inventrio anual: destinado a comprovar a quantidade e o valor dos bens patrimoniais do acervo de cada unidade, solicitado em 31 de dezembro de cada exerccio, sendo constitudo do inventrio anterior e das variaes patrimoniais ocorridas durante o ano, entretanto dever ser agrupada a categorias patrimoniais constantes do plano de contas, a fim de facilitar a sua conferncia com os registros contbeis, conforme Lei 4.320/64; Inicial: realizado na criao de uma unidade gestora, para identificao e registro dos bens sob a sua responsabilidade; De transferncia responsabilidade: realizado quando da mudana do dirigente de uma unidade gestora; De extino ou transformao: aquele que realizado quando da extino ou transformao da unidade gestora; Eventual: concretizado em qualquer poca, por iniciativa do dirigente da unidade gestora ou por iniciativa do rgo fiscalizador; Inventrio analtico: deve figurar a perfeita caracterizao do material, podendo identificar qualquer bem, demonstrando a situao e o local em que o mesmo se encontra em uso ou em reserva tcnica, propiciando, assim, um eficaz controle exercido sobre os mesmos, devendo conter as seguintes informaes: descrio padronizada; nmero de registro; valor (preo de aquisio, custo de produo, valor arbitrado ou preo de avaliao); estado (bom,

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ocioso, recupervel, antieconmico ou irrecupervel); local de uso; entre outros que se fizer necessrios. Colaborando ainda Dias (1995, p. 180) comenta que:
Periodicamente a empresa deve efetuar contagens fsicas de seus itens de estoque e produtos em processo para verificar: a) discrepncia em valor, entre o estoque fsico e o estoque contbil; b) discrepncia entre registros e o fsico (quantidade real na prateleira) e c) apurao do valor total do estoque (contbil) para efeito de balanos ou balancetes. Neste caso o inventrio realizado prximo ao encerramento do ano fiscal.

Conciliar informao, corrigir erros, evitar fraudes, desperdcios e um dos primeiros passos para a organizao patrimonial, como tambm sempre prximo do final de cada ano, ou com mudanas de chefia na unidade, tomando por base os registros de controle dos bens mveis, que se dar inicio ao inventrio dos bens patrimoniais de cada uma das unidades, onde dever constar sobre cada um dos bens mveis os seguinte itens: existncia, estado de conservao, estado de codificao e condies de funcionamento, haja vista que aps o resultado do inventrio dever ser encaminhado contabilidade para as devidas alteraes (ALVES E FRANCS, 2003). Como tambm, a comisso de inventrio dever receber apoio e informaes das unidades para a realizao dos mesmos, conforme procedimentos e prazos definidos, facilitando a realizao. A comisso verificar a conformidade dos bens permanentes entrados recentemente ou j disposto nas respectivas reas de trabalho com os registros patrimoniais correspondentes e alistar os bens encontrados e no cadastrados ou mesmo sem a etiqueta de identificao, e at mesmo inservveis a fim de que sejam posteriormente encaminhados relatrios coordenao de patrimnio (CINTRA, 2006). Para Santos (2009, p.2) adverte que as:
Etapas do processo de classificao, que so a codificao e a catalogao devero ser executadas aps a especificao e correspondem atribuio de um cdigo ao material ou bem, dentro de um elenco de cdigos adotados pela unidade e elaborao de um catlogo, listagem, ou ainda um cadastro de itens dentro de um sistema, respectivamente elaborado.

Alm das classificaes destinadas ao bem, importante estar avaliando e reavaliando o bem no seu estado de conservao. Para Cintra (2006), a forma de avaliao e reavaliao do valor de um bem permanente desconhecido, dever ter como parmetro o valor de mercado ou um bem semelhante, no mesmo estado de conservao, conforme quadro abaixo.

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QUADRO 2: Referencial de avaliao de bens permanentes mveis

ESTADO DE CONSERVAO VALOR PERCENTUAL AO DE MERCADO

DESTINO

CONCEITO BOM

DESCRIO

REGULAR

PRECRIO

Completo e em condies de funcionamento. Em condies de funcionamento e cuja despesa de recuperao seja inferior a 50% do seu valor de mercado. Com defeito e cuja despesa de recuperao seja inferior ao rendimento do bem, por uso prolongado e desgaste prematuro. Bem obsoleto que oferea riscos ou seja imprestvel para uso.

80 %

Uso Recuperao, mediante parecer tcnico. Doao, venda, permuta, cesso ou outro meio definido pela administrao. Doao, venda, permuta, cesso ou outro meio definido pela administrao.

60 %

40 %

INSERVVEL

20 %

Fonte: Cintra (2006). Atravs das avaliaes dos bens pode-se estar diagnosticando a necessidade de suma importncia para o inventrio. 2.4 Bens Pblicos5

O novo Cdigo Civil endossou esta ltima posio, definindo os bens pblicos como aqueles do domnio nacional pertencentes s pessoas jurdicas de direito pblico interno (art. 98), reservando a qualidade de bens privados a todos os demais, seja qual for a pessoa a que pertencerem (BARANIUK, 2006). Art. 98. So pblicos os bens do domnio nacional pertencentes s pessoas jurdicas de direito pblico interno; todos os outros so particulares, seja qual for a pessoa a que pertencerem. Art. 99. So bens pblicos: I os de uso comum do povo, tais como rios, mares, estradas, ruas e praas; II os de uso especial, tais como edifcios ou terrenos destinados a servio ou estabelecimento da administrao federal, estadual, territorial ou municipal, inclusive os de suas autarquias; III os dominicais, que constituem o patrimnio das pessoas jurdicas de direito pblico, como objeto de direito pessoal, ou real, de cada uma dessas entidades. Pargrafo nico. No dispondo a lei em contrrio, considerando dominicais os bens pertencentes s pessoas jurdicas de direito pblico a que se tenha dado estrutura de direito privado. Art. 100. Os bens pblicos de uso comum do povo e os de uso especial so inalienveis, enquanto conservarem a sua qualificao, na forma que a lei determinar. Art. 101. Os bens pblicos dominicais podem ser alienados, observadas as exigncias da lei. Art. 102. Os bens pblicos no esto sujeitos a usucapio. Art. 103. O uso comum dos bens pblicos podem ser gratuito ou retribudo, conforme for estabelecido legalmente pela entidade a cuja administrao pertencerem (Lei n 10.406 de janeiro 2002 - PORTAL DA CONTABILIDADE, 2009).

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Pode-se dizer que bens pblicos e todas propriedades pblicas, sendo regido por um regime especial, entretanto ficam subordinados todos os bens das pessoas administrativas, pelo qual e regido pelo direito pblico. No entendimento de Baraniuk (2006) o conceito de bens pblicos tem:
Sentido amplo, so todas as coisas corpreas ou incorpreas, imveis, mveis e semoventes, crditos, direitos e aes que pertenam a qualquer ttulo, as entidades estatais, autarquias, fundaes e paraestatais.

Entretanto, os bens pblicos so um tipo de bens cujos benefcios so usufrudos pela populao em geral e de uma forma indivisvel, independentemente da vontade de um indivduo querer ou no usufruir desse bem. J para Baraniuk (2006) define que:
Bens pblicos so todos materiais ou imateriais pertencentes ou no s pessoas jurdicas de direito pblico e as pertencentes a terceiros quando vinculados prestao de servios pblicos

No conceito de bens pblicos divide-se em duas partes: pblicos e particulares, esclarecendo que so pblicos os do domnio nacional, das pessoas jurdicas de direito pblico, e particulares todos os outros, seja qual for pessoa que pertencerem. Perante a este fato no deixa dvidas quanto ao conceito adotado de que tambm pertencem aos bens pblicos s autarquias e fundaes (MARTINS, 2009). Segundo Souza Jr. (2009, p. 39) comenta que:
Por bens pblicos temos o acervo de todos os bens pertencentes s pessoas jurdicas de direito pblico afetados prestao de um servio pblico. esse conjunto de bens que forma o domnio pblico, que compreende tanto os bens imveis como os mveis, vinculados administrao pblica. Sendo que, em virtude da forma federativa, a partilha do exerccio do domnio eminente sobre os bens pblicos pode ser titulada como federal, estadual ou municipal, conforme explicitado constitucionalmente quanto Unio e aos Estados, estando implcita quanto ao Distrito Federal e aos Municpios.

Alm dessa diviso, deve ser verificado o disposto no Cdigo Civil brasileiro, que se tratando de bens do domnio nacional, conceitua os bens pblicos e, por excluso, os privados, constituindo que pblicos so os bens que pertencem s pessoas jurdicas de direito pblico interno, abrangendo tambm como tais queles diferidos do patrimnio nacional para os rgos da administrao pblica indireta (SOUZA Jr., 2009). Perante a este fato se deve andar em conformidade com as Lei 8.666/93 (alterado pelas Leis 8.883/94 e 9.648/98); Lei 10.520/02 (substituiu a MP 2.026-3/00) e Lei 4.320/64;

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Decretos 5.450/05 e 3.555/00; Portaria 448/02 e IN 205/88, trabalhando dentro desta conformidade no h como errar nos seus processos, ficando perante a lei em concordncia (SANTOS, 2009). Desta forma Arzabe (2009, p. 6) expe de que maneira se da a hierarquia nos Ministrios: FIGURA 1 Hierarquia das Normas Ordenamento Jurdico Brasileiro
Constituio Federal

MPs, Leis e Decretos

Portarias, INs, ONs , Resolues, etc

Fonte: Congresso Brasileiro de Administrao do Patrimnio Pblico (2009). Entretanto dever seguir a norma da lei da constituio para se dar de forma tica e seguindo as conformidades perante os bens pblicos. 2.5 Agentes do Inventrio Para se dar incio ao processo de inventrio necessariamente em primeiro lugar, atravs de portaria nomear trs pessoas para uma comisso de avaliao e reavaliao dos bens patrimoniais, bem como estar recebendo ajuda no controle dos bens mveis pelos funcionrios envolvidos com o patrimnio (GUIMARES, 2008). A comisso tem por responsabilidade a avaliao dos bens patrimoniais, para tanto dever trabalhar em conformidade com a lei, como tambm caber a gerncia administrativa, sempre que necessrio solicitar informaes dos andamentos dos trabalhos. Todo desaparecimento de um bem patrimonial por furto, roubo, depredao ou extravio dever ser objeto de instaurao de sindicncia administrativa e/ou processo administrativo disciplinar para apurao dos prejuzos e das responsabilidades. Pode-se dizer que a rotina de uma situao dessa natureza bastante simples, primeiramente, a unidade responsvel pelo bem notifica ao gestor do rgo a ocorrncia

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apresentando detalhes como possvel data, localizao do bem, circunstncias do desaparecimento, etc. O segundo passo ocorre quando o gestor aponta a denncia ao gestor patrimonial para que sejam completadas as informaes sobre o bem desaparecido. No terceiro passo deve ser instaurada uma comisso responsvel para efetuar um processo investigativo. O quarto passo ocorre depois do trmino dos trabalhos quando a comisso produz um relatrio conclusivo. O quinto passo ocorre quando o setor responsvel pela gesto patrimonial realiza a baixa do material baseada no relatrio da comisso de sindicncia (CORREIA, 2009). Entretanto, no que desrespeito a Lei Federal 8.249, onde se trata de improbidade administrativa, o princpio da proporcionalidade, alm de servir de parmetro para anlise da conduta do agente pblico e o respectivo acionamento em face de alguma desproporcionalidade em ato cometido, entretanto tem a finalidade de auxiliar o rgo julgador na fixao da pena do agente declaradamente, onde tem como parmetro da fixao da pena, conforme ocorre no direito civil, a extenso do dano causado e o proveito patrimonial obtido pelo agente (MARTINS, 2009). Perante a estes fatos, se deve levar em conta da responsabilidade e estar designando servidores de carreira para tal comisso, onde se pode estar acompanhando ano aps ano o controle patrimonial da Promotur. Discorrendo sobre o assunto, a apurao de irregularidades ser realizada conforme os dispositivos que a comisso acatar, conforme legalidade do controle interno dos bens pblicos.

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3 METODOLOGIA 3.1 Tipos de Pesquisa Neste estudo, no que se refere aos procedimentos metodolgicos, em um primeiro momento foi feita uma seleo bibliogrfica com autores reconhecidos e consagrados, creditados na comunidade de intelectuais. Pode-se dizer ento que este estudo teve um carter bibliogrfico. Segundo Ruiz (1996, p. 58) comenta que:
Pesquisa bibliogrfica o conjunto dos livros escritos sobre um determinado assunto, por autores conhecidos e identificados e annimos, pertencentes a correntes de pensamento diversas entre si, ao longo da evoluo da humanidade. Consiste no exame desse manancial, para levantamento e analise do que j se produziu sobre determinado assunto que assumimos como tema de pesquisa cientifica.

Tambm foram utilizados documentos da Fundao, visando avaliar a situao atual, no que diz respeito ao controle patrimonial, por isso, essa pesquisa tambm foi documental. Segundo Marconi e Lakatos (2001, p. 174):
As caractersticas da pesquisa documental que a fonte de coleta de dados est restrita a documentos, escritos ou no, constituindo o que se denomina de fontes primrias. Estas podem ser feitas no momento em que o fato ou fenmeno ocorre, ou depois.

Os recursos documentais utilizados foram as fontes internas da prpria Fundao, como fichas de controle, requisies, entre outras, as quais serviram como base para realizao da pesquisa. No segundo momento utilizou-se da pesquisa de campo, onde foram observados todos os aspectos da pesquisa, dentro da prpria Fundao visando efetuar um posterior levantamento. De acordo com Ruiz (1996, p. 50) a pesquisa de campo consiste na observao dos fatos tal como ocorrem espontaneamente, na coleta de dados e no registro de variveis presumivelmente relevantes para anteriores anlises. 3.2 Universo e Amostra O universo envolvido neste estudo so todos os bens e patrimnios adquiridos pela Promotur, pois todos devem ser catalogados e identificados como bens patrimoniais.

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Segundo Fachin (2001, p.67) descreve que:

Universo o conjunto de fenmenos, todos os fatos apresentando uma caracterstica comum, e populao como um conjunto de nmeros obtidos, medindo-se ou contando-se certos atributos dos fenmenos ou fatos que compem um universo.

De acordo com Lakatos e Marconi (2001, p.163) a mostra uma parcela convenientemente selecionada do universo (populao), um subconjunto do universo. Por isso uma parte do universo selecionado de acordo com uma regra (estatstica) ou plano. Para a realizao deste estudo utilizou-se todo o universo como amostra, uma vez que necessrio efetuar o controle patrimonial de todos os bens da Promotur. 3.3 Coleta de Dados Para efetuar a coleta dos dados foi realizado um estudo de caso para obter as informaes sobre o nmero de bens cadastrados e identificados na Promotur. De acordo com Fachin (2001, p.42):
O estudo de caso consiste no estudo profundo e exaustivo de um ou poucos objetos, de maneira que permita seu amplo e detalhado conhecimento. Caracterizado por ser um estudo intensivo. levada em considerao, principalmente, a compreenso, como um todo, do assunto investigado. Todos os aspectos do caso so investigados. Quando o estudo intensivo podem at aparecer relaes que de outra forma no seriam descobertas.

Portanto, a coleta de dados ser realizada atravs da visitao de cada um dos departamentos da Promotur, por meio de coleta de informaes em campo. 3.4 Tratamento dos Dados O tratamento de coleta de dados foi realizado atravs das informaes levantadas em campo. Na seqncia realizou-se a interpretao e explicao dos resultados da pesquisa pela prpria autora do trabalho, a fim de efetuar propostas para resoluo dos problemas encontrados. Para Oliveira (2002) a interpretao a busca de um significado mais amplo para pesquisa, atravs da inter-relao com outros conhecimentos. Na explicao, busca-se demonstrar relaes do fenmeno em questo com outros fatores.

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4 ESTUDO DE CASO PROMOTUR A partir deste tpico ser abordado um estudo de caso sobre a Promotur, procurando identificar quais os problemas existentes no controle patrimonial, bem como, suas respectivas causas. Atravs da anlise da situao atual pretende-se efetuar propostas que reduzam ou eliminem a ocorrncia de fatos ilcitos na utilizao e manejo dos bens pblicos. Primeiramente ser apresentado um breve histrico sobre a Promotur, expondo sua criao, evoluo e administrao at os dias atuais. 4.1 Histrico da Promotur Na gesto do municpio de Joinville 1997 a 2000, representada pelo ento prefeito municipal Luiz Henrique da Silveira e seu vice-prefeito Henrique Loyola, teve como um dos compromissos poltico-eleitoral, a profissionalizao de setores essenciais e o crescimento e desenvolvimento econmico-social no municpio de Joinville, sendo um dos aspectos prioritrios para a atividade turstica. O Prefeito no exerccio de suas atribuies, com o objetivo de fomentar e desburocratizar o turismo, por meio da Lei n 3.509, de 26 de junho de 1997 extingue a Fundao Municipal de Promoo da Indstria - PROMOVILLE, e, a Secretaria Municipal de Turismo, at ento, os organismos existentes administrao turstica do referido municpio. Desta forma, o mesmo aprovou e sancionou a Lei n 3.510, de 26 de junho de 1997 autorizando o executivo municipal a criar uma empresa sob a forma de sociedade annima de capital fechado e economia mista, sendo o majoritrio a Prefeitura Municipal de Joinville, denominando-se PROMOTUR - Cia. Municipal de Promoo Turstica de Joinville e Regio S.A. e supervisionada pela Secretaria de Desenvolvimento e Integrao Regional de Joinville. Em 17 de julho de 1997 nas dependncias da Expoville, reuniram-se em primeira convocao todos os interessados, publicado em edital, para a aprovao do estatuto, eleio do Conselho de Administrao, eleio do Conselho Fiscal, com seus respectivos suplentes, e da eleio e posse da Diretoria sendo constituda definitivamente pela PROMOTUR. No ato da constituio do mesmo, ficou estabelecido por unanimidade dos acionistas presentes, que a gesto administrativa da diretoria delegou-se da seguinte forma: diretor presidente, Sr. Larcio Beckauser; diretor administrativo financeiro, Sr. Kleber Markus Haake e diretora de marketing, Sra. Elizete Helena Hoeller.

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A partir de 16 de junho de 1999, administrada pelo diretor presidente, Sr. Jorge Nicolau Meira; diretor administrativo financeiro, Sr. Jos Nilo Kremer e diretor de marketing e eventos, Sr. Vilmar Pedro de Souza. O desenvolvimento do turismo na cidade de Joinville estava sendo destacadamente impulsionado pelo poder pblico. Com a viso de que atualmente a cidade conciliava sua centenria vocao industrial com o perfil consolidado nesta dcada o de referncia latino americana como centro de turismo e negcios por sua beleza natural, riqueza cultural e um moderno complexo de equipamentos e servios com padro internacional de qualidade, com estas argumentaes, uma importante deciso foi tomada, a criao da PROMOTUR. Assim sendo, atravs da Prefeitura Municipal de Joinville, seus acionistas e todos aqueles que de alguma maneira possuam interesses vinculados ao turismo, entendiam que a administrao deste segmento econmico deveria ser planejada e executada da maneira mais eficaz possvel, portanto, orientaram-se pelos mesmos princpios utilizados pela iniciativa privada para desenvolver seus negcios. Aps um perodo de difcil situao financeira, com o seu balano mensal fechando todos os meses em dficit, observou-se a necessidade de reformular o sistema de administrao da empresa e a sada foi transformao da PROMOTUR em Fundao. Em 30 de outubro de 2002, o prefeito aprovou e sancionou a Lei n 4.676 , autorizando o executivo municipal a criar a PROMOTUR - Fundao Turstica de Joinville, gerando mudanas. Ou seja, como personalidade jurdica de direito pblico, com seu oramento feito exclusivamente pela prefeitura da cidade, vinculada diretamente ao gabinete do prefeito, fazendo com que todo o seu investimento seja compensado com resultados das aes por ela realizada, cujas atividades iniciaram em 1 de janeiro de 2003. Desta forma, a partir de 31 de dezembro de 2002, ficou autorizada a extino da Companhia Municipal de Promoo Turstica de Joinville - PROMOTUR. A partir do dia 23 de Janeiro de 2003, a administrao do mesmo constituiu-se pelo diretor presidente, Sr. Alexandre Brando do Nascimento, conforme indicao do prefeito, devido ao Sr. Jorge Nicolau Meira tornar-se presidente da Santa Catarina Turismo S/A SANTUR. A PROMOTUR em 4 de maro de 2005 obteve novas transformaes conforme Decreto n 12.716, passando a denominar-se PROMOTUR Fundao de Promoo e Planejamento Turstico de Joinville, com personalidade jurdica de direito pblico, supervisionada pela Secretaria de Integrao e Desenvolvimento Econmico, com sede nesta cidade, rege-se pelas normas estabelecidas no presente estatuto.

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Tem por objetivo planejar as aes de desenvolvimento turstico municipal, em consonncia com o planejamento estratgico de Joinville, alm das aes j desenvolvidas de promoo e divulgao da cidade. A PROMOTUR ter durao indeterminada, com a probabilidade de extino, se caso for impossvel a sua continuidade ou inconveniente a sua manuteno, subordinada proposio do conselho deliberativo, aprovao do poder legislativo e legislao pertinente. Fica nomeada para o cargo de Gerente de Planejamento Sra. Yon da Silva Dalonso. A partir do dia 3 de julho 2006 a 2008 temos como presidente Sr. Vilmar Pedro de Souza, dedicado ao seu trabalho, com bom relacionamento com o trade turstico e todas as qualidades para continuar desenvolvendo o turismo em Joinville. Entretanto, a partir do dia 1 de janeiro com a nova gesto, atravs do Decreto n 15.140 de 02 de janeiro de 2009, o Prefeito Municipal de Joinville Carlito Merss, no exerccio de suas atribuies, e em conformidade com a Lei Complementar n 266/08, nomeia Maria Ivonete Peixer da Silva, para o cargo de diretora presidente, na Fundao de Promoo e Planejamento Turstico de Joinville Promotur. Onde a PROMOTUR tem por objetivo planejar as aes de desenvolvimento turstico municipal, em consonncia com o Planejamento Estratgico de Joinville, alm das aes j desenvolvidas de promoo e divulgao da cidade. Assim sendo, com sua alta articulao foi convidada em 2010 para ser chefe de gabinete do prefeito, abrindo espao para um novo diretor-presidente, o empresrio Josemar Augusto Kolling, onde foi nomeado atravs do Decreto n 16.429, de 01 de maro de 2010, onde ficou de tomar conhecimento de toda estrutura da Fundao e conhecer melhor todos os projetos encaminhados e dar continuidade a esses trabalhos. Hoje a Fundao de Promoo e Planejamento Turstico de Joinville, est situada no Centro Comercial da Expoville (Rua XV de Novembro n 4315) dividida em vrias salas, dificultando o controle de entrada e sada de materiais e outros. Tambm constituda por quatro Centrais de Atendimento ao Turista implantado em pontos estratgicos no municpio de Joinville. Estes esto localizados respectivamente, no Prtico de entrada da cidade (Rua XV de Novembro), ao lado da sede administrativa (em reforma no atual momento), no Baltasar Buschle (Rua Ottokar Doerffel), na Casa Kruger e no Aeroporto.

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4.2 Situao Atual Analisando a atual situao da Promotur, verifica-se que existe uma grande falha na integrao dos bens patrimoniais contabilidade, alm da falta de controle fsico de identificao e localizao, e ausncia de atribuies de responsabilidade ao departamento ou pessoa que utiliza os bens da Fundao. Para evidenciar as falhas ocorridas no sistema de gesto patrimonial da Promotur, sero apresentados dois exemplos ocorridos recentemente, os quais deixam clara a necessidade de reformulao na organizao e procedimentos de controle de bens mveis. Foi feita uma solicitao ao setor de compras em agosto 2009, devido a uma funcionria que trabalha na Central de Atendimento do Prtico ter problemas de coluna. Com sua ida ao mdico, ela recebeu uma receita solicitando uma cadeira adequada para o seu caso, pois na Central de Atendimento as cadeiras coloniais so de madeira (sem almofadas). O gerente da rea solicitou para que providenciasse a compra o quanto antes devido recomendaes mdicas. A compra foi efetuada e entregue na referida Central de Atendimento para utilizao da funcionria. Poucos meses depois o Prtico entrou em reforma (Outubro) e passou para o Moinho ao lado. Em janeiro incendiou a caixa de distribuio de luz, neste caso ficou decidido o remanejamento dos funcionrios para outras Centrais de Atendimento, ficando os mveis no local. Em fevereiro de 2010 chegando ao Moinho deparou-se com a cadeira, comprada poucos meses, jogada no cho e quebrada (conforme mostra a figura 2) e se quer a funcionria comunicou ao setor sobre o ocorrido, pois sabe-se que dependendo do caso poderia estar na garantia. FIGURA 2 Cadeira recm comprada jogada no cho

Fonte: Primria

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Ento, verificou-se a falta de olhares dos superiores para um bom entendimento de que se faz necessrio um controle patrimonial. Como tambm no havia sido feito o cadastro de identificao do bem demonstrando a sua data de aquisio, bem como, sua catalogao com nome do fornecedor, valor da compra e outras informaes. Da mesma forma verificou-se a inexistncia do termo de responsabilidade da pessoa ou departamento que utiliza o bem. Isso deixa claro que a reestruturao do controle patrimonial de bens mveis deve ser colocada em prtica o mais rpido possvel. Outro caso que deixa claro o descaso com o controle patrimonial ocorreu na mudana da sede da Promotur para o Centro Comercial da Expoville, quando o moinho passou a ser utilizado apenas como Central de Atendimento ao Turista. Nessa poca o calor estava muito forte, ento foram retirados os aparelhos de ar condicionado que estavam no prdio (conforme mostra figura 3) e levados para o Centro Comercial da Expoville para distribuir nas novas salas da Promotur. O caso que na mudana um servidor comissionado doou um ar condicionado, sem assinar qualquer tipo de documento e sem buscar orientao sobre os procedimentos, inclusive nem a diretoria foi consultada para saber se concordava com a doao. FIGURA 3 Retirada dos aparelhos de ar condicionado do Moinho

Sala da Presidncia

Sala de Marketing

Sala de Planejamento

Sala de Marketing

Sala Administrativa (Gerente)

Sala de Planejamento

Sala de Marketing Fonte: primria

Sala Administrativa

Sala de Reunio (Moinho)

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Esses foram apenas alguns exemplos, dentre vrios outros que ocorrem na Promotur frequentemente. Atravs da anlise destas situaes fica clara a necessidade da implantao de novos mtodos e procedimentos para o controle patrimonial dos bens mveis da Promotur. No tpico apresentado a seguir ser exposto os novos procedimentos que devero ser empregados no controle patrimonial de bens mveis da Promotur. 4.3 Procedimentos de Controle dos Bens Patrimoniais Para implantar um sistema de controle de bens patrimoniais slido e eficaz foi necessrio estabelecer procedimentos-padro para cada um dos casos como aquisies por compra, doao ou incorporao, elaborao de inventrio movimentao de bens, alienao, entre outros procedimentos, conforme ser descrito detalhadamente a seguir. 4.3.1 Aquisio 4.3.1.1 Por Compra Normal 1 - Busca dos Documentos; 2 - Assim que o empenho for liquidado pelo setor de contabilidade, deve-se tirar cpia dos empenhos originais juntamente com as notas fiscais e se tiver folder do equipamento, arrolar junto. De preferncia devem ficar arquivados todos os documentos no setor de patrimnio; 3 - Ordena todos os documentos; 4 - Deve-se classificar os empenhos de preferncia colocando em ordem crescente pelo nmero de empenho; 5 - Verifica-se empenho por empenho identificando quantos itens do empenho ir receber um nmero de tombamento. 6 - Caso no seja possvel identificar quantos itens tem o empenho para serem tombados, deve-se ir in loco para averiguao de quantos itens fazem parte do empenho ou da nota fiscal; 7 - Cada item receber seu nmero de tombamento em uma seqncia numrica crescente; 8 Lanamento; 9 - Separam-se os empenhos a serem emplacados por nmero de tombamento; 10 - Separar as identificaes de tombo;

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11 - Lanar em sistema ou ficha; 12 - O lanamento poder ser por Ficha Impressa em Papel ou Cadastro em programa especfico, contendo: a) Nmero do Tombo; b) Descrio Generalizada, ex.: Mesa em madeira na cor branca, Cadeira em Nylon na cor preta; c) Marca; d) Modelo; e) Nmero de srie; f) Nmero de referncia; g) Nmero do empenho; h) Classificao do bem. Ex.: Mesas; i) Localizao da lotao; j) Data de aquisio do bem; k) Valor de incluso; l) Data de incluso do bem no sistema; m) Valor atualizado; n) Nmero da nota fiscal; o) Srie da nota fiscal; p) Estado de conservao do bem; q) Conta contbil; r) Fornecedor do bem; s) Data de vencimento de garantia; t) Taxa de depreciao, se for adotado. 13 Tombamento; 14 - Com toda a documentao em mos e a placa de identificao do tombo; 15 - Se a identificao de tombo for de Plstico colar com algum tipo de cola o mais aderente possvel; 16 - Se a identificao de tombo for de Metal deve-se rebitar, de preferncia com rebites de alumnio, pelo motivo de no enferrujarem. 4.3.1.2 Por Doao

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1 - Ordena todos os documentos; 2 - Deve-se verificar a autorizao legislativa; 3 - Verificar a existncia de documentos que comprovem a procedncia do bem; 4 Lanamento; 5 - Separam-se os documentos dos bens a serem emplacados por nmero de tombamento; 6 - Separar as identificaes de tombo; 7 - Lanar em sistema ou ficha; 8 - O lanamento poder ser por Ficha Impressa em Papel ou Cadastro em programa especfico, contendo as mesmas informaes necessrias no caso de compra normal; 9 - Tombamento; 10 - Com toda a documentao em mos e a placa de identificao do tombo: a) Se a identificao de tombo for de Plstico colar com algum tipo de cola o mais aderente possvel. b) Se a identificao de tombo for de Metal deve-se rebitar, de preferncia com rebites de alumnio, pelo motivo de no enferrujarem. 4.3.1.3 Incorporao por Usucapio 1 - Ordena todos os documentos; 2 - Decorridos os prazos; 3 - Requer-se junto ao juiz a posse definitiva do bem Cdigo Civil; 4 Lanamento; 5 - Separam-se os documentos do bem os a serem emplacados por nmero de tombamento; 6 - Separar as identificaes de tombo; 7 - Lanar em sistema ou ficha; 8 - O lanamento poder ser por Ficha Impressa em Papel ou Cadastro em programa especfico, contendo as mesmas informaes necessrias no caso de compra normal, vistos no tpico anterior; 9 Tombamento; 10 - Com toda a documentao em mos e a placa de identificao do tombo; a) Se a identificao de tombo for de Plstico colar com algum tipo de cola o mais aderente possvel.

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b) Se a identificao de tombo for de Metal deve-se rebitar, de preferncia com rebites de alumnio, pelo motivo de no enferrujarem. 4.3.2 O Controle 4.3.2.1 Elaborao do Inventrio 1 - Realiza-se um levantamento fsico geral de todos os bens mveis, para averiguar se confere realmente o termo de responsabilidade e anlise o estado do bem; 2 - Se o bem no estiver no local conforme lotao do termo de responsabilidade; 3 - Notifica-se o responsvel pelo setor, sendo este o mesmo que deveria ter assinado o termo de responsabilidade. Sendo atravs de memorando; 4 - Se o responsvel no souber o paradeiro do bem, denuncia-se ao setor de Sindicncia, com provas e faz-se o inventrio Anual. 4.3.2.2 Movimentao dos Bens 1 Emprstimo; 2 - Preenche-se o formulrio de Movimentao de Bens em 2 vias, 1 via acompanha a pessoa que leve o bem e a 2 fica com o setor de patrimnio; 3 - Emiti-se novo termo de Responsabilidade para os dois setores envolvidos. 4.3.2.3 Movimentao 1 - Emprstimo em Curto Tempo a Funcionrios: a) Preenche-se o formulrio de Movimentao de Bens em 2 vias, 1 via acompanha a pessoa que leve o bem e a 2 fica com o setor de patrimnio; b) Emiti-se novo termo de Responsabilidade para os dois setores envolvidos. 2 Transferncia: a) Preenche-se o formulrio de Movimentao de Bens em 2 vias, 1 via acompanha a pessoa que leve o bem e a 2 fica com o setor de patrimnio; b) Emiti-se novo termo de Responsabilidade para os dois setores envolvidos.

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4.3.2.4 Da Responsabilidade e Guarda dos Bens 1 - Tem que ser definido uma pessoal a qual ser responsvel pela guarda e zelo dos bens do setor; 2 - De preferncia deve-se escolher a chefia imediata, se no o coordenador da rea; 3 - feito uma conferncia no setor por uma pessoa do setor de Patrimnio e uma pessoa do setor envolvido 4 - Emiti-se o Termo de Responsabilidade em duas vias: a 1 via fica arquivado no setor de patrimnio, e a 2 fica em responsabilidade da pessoa que assinar o Termo de Responsabilidade. 4.3.2.5 Da Reavaliao 1 - Quando o valor monetrio dos bens no condizerem mais com a realidade deve-se realizar a reavaliao de bens; 2 - Se no houver, nomear uma comisso para reavaliao; 3 - Arrolam-se todos os bens a serem reavaliados; 4 - Imprime-se uma listagem para averiguao em loco; 5 - Para chegar a um valor contbil preciso deve-se fazer no mnimo 03 avaliaes; 6 - Dentre elas se faz um preo mdio; 7 - Elabora-se um documento com toda a reavaliao, assinado pelos integrantes da comisso de reavaliao; 8 - Atualiza-se o valor Contbil, na Contabilidade e no Patrimnio. 4.3.3 Alienao 1 - Decreta-se a inservibilidade; 2 - Lei autorizando a baixa do bem; 3 Doao; 4 - Encaminha-se a Assessoria Jurdica para elaborao do Termo de Doao; 5 - Encaminha-se o processo para a Contabilidade para a baixa do bem. 4.3.3.1 Baixa Perda/Roubo

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1 - Se faz um Boletim de Ocorrncia de Roubo 2 - Se solicita uma abertura de sindicncia 3 Procede-se a baixa do bem junto a contabilidade conforme o parecer da assessoria jurdica com homologao da autoridade superior . 4.3.3.2 Alienao / Venda 1 - Emisso de Laudo de Avaliao; 2 - Encaminha-se ao setor de licitao. 4.4 Elaborao de Documentos para Realizao dos Procedimentos Para consolidar o controle patrimonial de bens mveis foram elaborados diversos modelos de documentos-padro, cada qual designado para uma finalidade, conforme o exposto a seguir: Registro de inventrio patrimonial (conforme anexo 1) - O Registro de inventrio patrimonial um relatrio fiscal que apresenta os saldos do estoque, fsico e financeiro do bem mvel em questo. Registro de bem patrimonial (conforme anexo 2) Trata-se de uma descrio do bem mvel anotando todas as suas caractersticas como tipo do bem mvel, marca, modelo, entre outras informaes importantes. Termo de responsabilidade patrimonial (conforme anexo 3) Trata-se de um termo assinado pelo funcionrio cuja atribuio peculiar ser a responsabilidade pela conservao patrimonial dos bens mveis colocados sua disposio pelo seu departamento ou unidade. Termo de movimentao de bens patrimoniais (conforme anexo 4) Trata-se de um termo onde ser descrito o bem em questo e justificada a transferncia fsica deste bem dentro de um setor da Promotur ou das Secretarias. Laudo de Avaliao Patrimonial (conforme anexo 5) Trata-se de um laudo que avalia os bens mveis, analisando fatores como custo de aquisio, atualizado monetariamente, deduzido das respectivas depreciaes calculadas com base na estimativa de sua utilidade econmica.

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Autorizao de equipamentos patrimoniais (conforme anexo 6) Trata-se de um documento onde o funcionrio declara que recebeu um equipamento em perfeitas condies de uso e marca a data de devoluo nas mesmas condies que recebeu o equipamento.

Relatrio de controle patrimonial (conforme anexo 7) Trata-se de um relatrio de acompanhamento de um bem mvel de maneira que seus efeitos estejam em conformidade com os padres estabelecidos. Este relatrio dever ser feito para manter os resultados ou melhor-los. Estes so os documentos elaborados com a finalidade de melhorar os procedimentos de controle patrimonial de bens mveis na Promotur.

4.5 Plano de Cadastramento de Bens Mveis Para elaborar um plano de cadastramento de bens mveis, primeiramente, realizou-se um levantamento para verificar como a Promotur est dividida, bem como, o nmero de pessoas que trabalha em cada rea. Atualmente, a Promotur est localizada junto ao Centro Comercial da Expoville, que no se apresenta como um espao muito adequado, devido falta de controle de entrada e sada, de um modo geral. Esto assim divididas as salas: Presidncia - Andar Superior Lado Direito Setor Administrativo - Andar Superior Lado Esquerdo Setor de Planejamento - Andar Superior Lado Direito Setor de Marketing - Andar Superior Lado Direito Cozinha Andar Superior Lado Esquerdo Sala de reunio Andar Superior - Lado Esquerdo Depsito Andar Superior - Lado Esquerdo Depsito Trreo

Alm disto, tm-se para gerenciar o Complexo Expoville, e ainda as Centrais de Atendimento ao Turista: Prtico, Baltasar Buschle, Casa Kruger e o Aeroporto. No ano de 2009 tambm assumiu-se o Mercado Municipal. Tendo em mos os procedimentos para o controle dos bens patrimoniais mveis, ser elaborado um roteiro das salas que devero ser cadastradas, com uma programao para fazer visitas em 1 sala por dia. Antes de iniciar o cadastro, deve-se pegar na Contabilidade todas as notas fiscais dos bens comprados e os empenhos. Assim podero ser verificados os bens que

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foram comprados e pra que sala ou setor eles foram ou iro. Depois, deve-se iniciar o cadastramento, propriamente dito, onde ser visitada cada sala e ser efetuado o cadastramento de todos os bens mveis do ambiente, sempre conferindo com as notas fiscais retiradas na contabilidade. Para agilizar o trabalho dever ser coladas as etiquetas nos bens seguindo a ordem numrica das etiquetas, simultaneamente com o preenchimento do cadastro. E desta forma, deve-se ser feito, de sala em sala, at o cadastramento de todos os bens. Outro aspecto fundamental para a consistncia do controle de bens mveis a elaborao de documentos para cada tipo de procedimento, conforme ser detalhado no captulo a seguir. 4.6 Resultados Esperados Com a implantao das medidas apresentadas anteriormente, espera-se os seguintes resultados: Maior controle de informaes sobre o estado de conservao, localizao e responsabilidade sobre os bens mveis da Promotur; Identificao, cadastramento e catalogao dos bens mveis da Promotur; Controle de todos os bens mveis por setores, departamentos e at mesmo bens fornecidos a ttulos de emprstimos, com ou sem posterior devoluo. Resoluo mais fcil e rpida de problemas envolvendo bens mveis, devido ao cadastro de informaes completa e atualizado. Maior facilidade em operaes de movimentao e transferncia de bens, devido ao conhecimento das reais necessidades de cada setor quanto aos bens mveis.

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CONSIDERAES FINAIS

Ao realizar este trabalho percebeu-se a importncia de uma Fundao como a Promotur, conhecer de maneira concreta o seu patrimnio fsico, principalmente no que tange os seus bens mveis, pelo fato de terem uma vida til limitada e serem transportados facilmente de um lugar para outro, o que pode se tornar um problema quando no bem controlado. Desta forma, foi importante realizar uma ampla pesquisa bibliogrfica visando entender a gesto patrimonial como tambm seus conceitos e definies, processos, tarefas, alm do controle fsico e contbil de todos os bens mveis adquiridos por uma organizao, neste caso, a Promotur. No cotidiano da Fundao verificou-se a dificuldade de administrar os bens mveis, pela falta de mtodos e procedimentos eficazes para este fim. Com a observao e a realizao de um breve levantamento sobre este problema foi possvel identificar deficincias e irregularidades no acervo patrimonial de bens mveis, o que evidenciou a necessidade de mudanas drsticas no processo de controle patrimonial da Fundao. O objetivo deste trabalho foi apresentar uma proposta para o cadastramento e a catalogao de todos os bens mveis por setores e departamentos da Promotur. Atravs dos modelos de documentos propostos, estabelecimento de procedimentos padro e realizao do cadastramento dos bens mveis, espera-se atingir a identificao e catalogao de todos os bens mveis presentes na rea fsica da Promotur. Considera-se que os objetivos propostos pelo trabalho foram alcanados, uma vez que conseguiu-se elaborar diversas estratgias, documentos e procedimentos que, se corretamente aplicados serviro como orientao para os funcionrios, por meio dos levantamentos e fornecimentos de relatrios, alm da relao dos bens mveis localizados em cada unidade organizacional. Deve-se salientar que as melhorias apresentadas neste trabalho esto tramitando na Fundao de Promoo e Planejamento Turstico de Joinville - Promotur, ou seja, esto sendo colocadas em prtica gradativamente e podero passar por mudanas conforme as dificuldades ou necessidades encontradas.

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Disponvel

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REGISTRO DE INVENTRIO PATRIMONIAL Unidade Administrativa: rgo Usurio: Responsvel: Co-responsvel:

Cadastro Descrio Grupo Classe Situao do Bem Avaliao R$ N.o Empenho Data Aquisio Valor Aquisio Nota Fiscal

Data ___/____/________.

___________________ Presidente da Comisso

__________________ Membro da Comisso

__________________ Membro da Comisso

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REGISTRO DE BEM PATRIMONIAL RBP Mvel

Classificao Patrimonial:

No Cadastro:

Grupo: [ ] _______________________ Classe: [ ] _________________________________ Especificao: Descrio (caractersticas):

Fornecedor: Nota de Empenho no: Data Termo Responsabilidade

Nota Fiscal n : LOCALIZAO Unidade Administrativa

Data Aquisio: Valor R$ rgo Usurio Responsvel

______________________________ Diretor Presidente

______________________________________ Responsvel pela Unidade

BAIXA DO PATRIMNIO
Laudo de Avaliao no ______________ de ____/_____/______. Valor R$ ________________ Data da Publicao: ______/______/________ Meio/veculo: ___________________________ Tipo de Baixa:

___________________________________________________________________________

_____________________________ Diretor Presidente

______________________________ Responsvel pela Unidade

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TERMO DE RESPONSABILIDADE PATRIMONIAL TRP Unidade Administrativa: rgo Usurio: Responsvel: Co-Responsvel: Item No Cadastro

No:

Especificao do Bem

Valor R$

DECLARAO DE RECEBIMENTO E RESPONSABILIDADE Pelo presente instrumento e de acordo com a legislao vigente, assumo total responsabilidade pelos bens patrimoniais acima relacionados, comprometendo-me a informar de imediato quaisquer alteraes e/ou irregularidades ocorridas, bem como zelar pela guarda e o bom uso do patrimnio pblico.
Local/Data: _____________________________________________.

____________________________ Diretor Presidente

________________________________ Responsvel pela Unidade

____________________________________ Usurio

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TERMO DE MOVIMENTAO DE BENS PATRIMONIAIS TMBP No:

Assunto: [ ] Transferncia Definitiva [ ] Transferncia com prazo determinado _____/____/________ [ ] Transferncia para Conserto [ ] Solicitao de Baixa [ ]

Item

No Cadastro

Especificao do Bem

Remetente: Data: _____/_____/_________ _____________________ Assinatura

Destinatrio: Data: _____/_____/__________ ______________________ Assinatura

Responsvel pela Unidade Data ____/____/_________ _______________________ Assinatura

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LAUDO DE AVALIAO PATRIMONIAL LAP JUSTIFICATIVA

No __________/2010

DESCRIO DO PATRIMNIO Item No Cadastro Especificao dos Bens Estado de Conservao Valor R$

A Comisso de Avaliao, constituda pela Portaria no ______ de ____/____/______, submeteu o (s) bem (ns) acima discriminados a processo de avaliao ora consubstanciado ao presente laudo, que vai devidamente subscrito. Joinville, em ______/______/___________ Membros da Comisso: ________________________________________ Nome: ________________________________________ Nome: ________________________________________ Nome:

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AUTORIZAO DE EQUIPAMENTOS PATRIMONIAIS DA PROMOTUR FUNDAO DE PROMOO E PLANEJAMENTO TURSTICO DE JOINVILLE

Eu ____________________________________________________declaro que recebi do setor de administrao o equipamento__________________________________ em perfeitas condies de uso. Prometo a devoluo do mesmo para o dia ______/______/_______ da mesma forma que retirei, me responsabilizando pelo ressarcimento da perda ou dano do equipamento.

Data de entrega do equipamento: __________/___________/___________

_____________________________ Funcionrio

______________________________
Responsvel pela Unidade

MATRICULA: __________________________________________________ NOME COMPLETO: _____________________________________________ ASSINATURA: _________________________________________________ SETOR: ____________________________________________________________

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Declaro que recebi o equipamento da mesma forma que foi retirado. DATA DE DEVOLUO: ___________/___________/___________

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FUNDAO DE PROMOO E PLANEJAMENTO TURISTICO DE JOINVILLE RELATRIO DE CONTROLE PATRIMONIAL Unidade Administrativa: rgo Usurio:
N.o do Bem Descrio Grupo Classe Situao do Bem

N.o Empenho

Data Aquisio

Valor Aquisio

Nota Fiscal

Nome do Fornecedor

Data ___/____/________.

___________________________ Diretor Presidente

____________________________________
Responsvel pela Unidade

_______________________________
Responsvel Patrimonial

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