PROPUESTA EMPRESARIAL PARA LA CUENCA DE UBATE - SUAREZ

ACTIVIDADES PROPUESTAS

Definicin del Ente Prestador Implementacin de la Empresa

COMPONENTE EMPRESARIAL

o ACTIVIDADES PRELIMINARES o DIAGNOSTICO DE LOS SERVICIOS o ESTRUCTURACION DEL ESQUEMA o SOCIALIZACION DE LA ESTRUCTURACION o CONFORMACIN/CONTRATACION o CAPACITACION Y PUESTA EN MARCHA

ACTIVIDADES PROPUESTAS

Definicin del Ente Prestador Implementacin de la Empresa

COMPONENTE EMPRESARIAL
ACTIVIDADES PRELIMINARES

o Gestionar ante el Concejo Municipal el acuerdo que autoriza al Seor Alcalde en su calidad de representante legal del municipio para la reorganizacin y/o reestructuracin de los servicios pblicos domiciliarios de agua potable y saneamiento bsico o Gestionar ante el Concejo municipal el acuerdo que autoriza al Seor Alcalde a crear el Fondo de Solidaridad y Redistribucin de Ingresos (FSRI) y a destinar recursos para cubrir los subsidios (en caso de requerirse).

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Definicin del Ente Prestador Implementacin de la Empresa

COMPONENTE EMPRESARIAL
FASE I. DIAGNOSTICO DE LOS SERVICIOS

Objetivos

o Evaluar la gestin administrativa, comercial, financiera y tcnica de los servicios.

o Realizar la evaluacin tcnica y operativa de la infraestructura de los sistemas de acueducto, alcantarillado y aseo. o Realizar la evaluacin financiera del municipio. o Identificar las organizaciones sociales y definir grupo de apoyo para que realice la socializacin del proceso.

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Definicin del Ente Prestador Implementacin de la Empresa

COMPONENTE EMPRESARIAL
FASE I. DIAGNOSTICO DE LOS SERVICIOS

Productos

o Evaluacin de la gestin empresarial (Administrativa, Comercial, Financiera). o Evaluacin tcnica y operativa de los sistemas de Acueducto, Alcantarillado y Aseo. o Anlisis de las condiciones sociales y de gnero o Evaluacin financiera del municipio. o Identificacin de las organizaciones sociales y del grupo de apoyo

ACTIVIDADES PROPUESTAS

Definicin del Ente Prestador Implementacin de la Empresa

COMPONENTE EMPRESARIAL
FASE II. ESTRUCTURACION DE LA MICROEMPRESA

Objetivo Productos

Realizar la estructuracin financiera, tcnica, administrativa y jurdica de la microempresa comunitaria Estudios y evaluaciones: o Anlisis de la oferta Vs. Demanda o Formulacin del POI (Plan de obras e inversiones) o Capacidad de Pago o Estructura organizacional ptima o Anlisis de costos y tarifas Modelacin: o Anlisis de sensibilidad o Toma de decisiones por parte de los actores locales

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Definicin del Ente Prestador Implementacin de la Empresa

COMPONENTE EMPRESARIAL
FASE III. SOCIALIZACION DE LA ESTRUCTURACION

Objetivos

o Informar a las autoridades y grupo de apoyo los resultados de los diagnsticos, anlisis y procesamiento de la informacin tcnica e institucional.
o Definir los miembros y representaciones de la empresa y la financiacin del capital de trabajo al iniciar operaciones. o Informar al grupo de apoyo de socializacin, sobre los resultados para que lo den a conocer a la comunidad.

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Definicin del Ente Prestador Implementacin de la Empresa

COMPONENTE EMPRESARIAL
FASE III. SOCIALIZACION DE LA ESTRUCTURACION

Productos

o Acta de acuerdo sobre el esquema financiero e institucional seleccionado por las autoridades locales.

o Acta de acuerdo sobre el esquema financiero e institucional aprobado por las organizaciones locales, lderes y comunidad, en general.

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Definicin del Ente Prestador Implementacin de la Empresa

COMPONENTE EMPRESARIAL
FASE IV. CONFORMACION/CONTRATACION

Objetivo Productos

Conformar y legalizar la empresa comunitaria o Acta de constitucin de la microempresa y copia de los estatutos o Constancia de registro ante la Cmara de Comercio, Superintendecia de Servicios Pblicos Domiciliarios SSPD, Comisin de Regulacin de Agua Potable CRA y la Direccin de Impuestos y Aduanas NacionalesDIAN. o Actas de asambleas de las personas jurdicas que se asocian a la nueva microempresa, o Copia del contrato de operacin debidamente legalizado.

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Definicin del Ente Prestador Implementacin de la Empresa

COMPONENTE EMPRESARIAL
FASE V. CAPACITACION Y PUESTA EN MARCHA

Objetivos o Dar inicio a las operaciones de la empresa.

o Apoyar el proceso de puesta en marcha

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ACTIVIDADES PROPUESTAS

Definicin del Ente Prestador Implementacin de la Empresa

COMPONENTE EMPRESARIAL
FASE V. CAPACITACION Y PUESTA EN MARCHA

Objetivos

o Plan de Capacitacin del personal o Personal capacitado en Gestin Empresarial o Personal capacitado en el software para el manejo financiero y comercial de la empresa o Plan de accin concertado con la comunidad educativa en torno al cuidado y proteccin del agua

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ACTIVIDADES PROPUESTAS

Ejemplo Modelo Organizacional

COMPONENTE EMPRESARIAL
Modelo basado en las funciones:
JUNTA O CONSEJO DE ADMINISTRACIN

o Operativa o Comercial o Administrativa

GERENTE
OFICINA A PLANEACIN OFICINA JURIDICA OFICINA CONTROL INTERNO OFICINA ATENCIN AL USUARIO QUEJAS Y RECLAMOS

Ser Necesario:
Definir las jerarquas o niveles de los funcionarios

UNIDAD TECNICO OPERATIVA

OPERACIN Y CONTROL PRODUCCIN DISTRIBUCIN CONTROL PRDIDAS

UNIDAD FINANCIERA Y COMERCIAL

PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD TESORERIA GESTIN COMERCIAL SISTEMAS

UNIDAD ADMINISTRATIVA
PERSONAL

ALMACEN

SERVICIOS GENERALES

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ACTIVIDADES PROPUESTAS

Inscripcin de la Empresa en el SUI (Sistema nico de Informacin)

COMPONENTE EMPRESARIAL

o OBJETO o JUSTIFICACIN

o PROCEDIMIENTO

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ACTIVIDADES PROPUESTAS

Inscripcin de la Empresa en el SUI (Sistema nico de Informacin)

COMPONENTE EMPRESARIAL
OBJETO

Proporcionar la asesora pertinente al Municipio o Empresa para tramitar la inscripcin y la actualizacin en el Sistema nico de Informacin (SUI), establecido por la Superintendencia de Servicios Pblicos Domiciliarios en relacin con las empresas sujetas a su inspeccin y vigilancia.

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ACTIVIDADES PROPUESTAS

Inscripcin de la Empresa en el SUI (Sistema nico de Informacin)

COMPONENTE EMPRESARIAL
JUSTIFICACIN

Permitir al ente prestador de los Servicios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo dar un adecuado cumplimiento al contenido de los Artculos 14 y 15 de la Ley 142 de 1994.

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ACTIVIDADES PROPUESTAS

Inscripcin de la Empresa en el SUI (Sistema nico de Informacin) PROCEDIMIENTO

COMPONENTE EMPRESARIAL

FASE I: RECAUDO Y ORGANIZACIN DE LA INFORMACIN NECESARIA PARA LA INSCRIPCIN EN EL SUI.

Se procede con la recopilacin y organizacin de la informacin conducente a la Inscripcin del ente prestador de los Servicios Pblicos de Acueducto, Alcantarillado y Aseo en el Sistema nico de Informacin (SUI), establecido por la Superintendencia de Servicios Pblicos Domiciliarios y se proceder al diligenciamiento de los formatos necesarios tal efecto.

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ACTIVIDADES PROPUESTAS

Inscripcin de la Empresa en el SUI (Sistema nico de Informacin) PROCEDIMIENTO

COMPONENTE EMPRESARIAL

FASE II: INSCRIPCIN EN EL SISTEMA NICO DE INFORMACIN (SUI)

Se procede con la presentacin de los formularios y documentos del ente prestador de los servicios pblicos de acueducto, alcantarillado y aseo, segn los requisitos legales y reglamentarios establecidos por la Superintendencia de Servicios Pblicos Domiciliarios.

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ACTIVIDADES PROPUESTAS

Inscripcin de la Empresa en el SUI (Sistema nico de Informacin) PROCEDIMIENTO

COMPONENTE EMPRESARIAL

FASE III: ACTUALIZACIN DE LA INFORMACIN EN EL SISTEMA NICO DE INFORMACIN (SUI)

o Actualizacin peridica de la informacin requerida por la Superintendencia de Servicios Pblicos Domiciliarios, relacionada con los datos que debe suministrar el ente prestador de los servicios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo, con destino al Sistema nico de Informacin (SUI). o Actualizacin puntual, de conformidad con cambios o modificaciones requeridos por la legislacin o la regulacin vigente, con destino al Sistema nico de Informacin (SUI).

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ACTIVIDADES PROPUESTAS

ndice

SOFTWARE FINANCIERO Y COMERCIAL (INTEGRIN)

o JUSTIFICACIN o FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA INTEGRADO o VENTAJAS
o COMPONENTES DEL SOFTWARE

o COMPONENES DEL SISTEMA

o INDICADORES o REGLAMENTO OPERATIVO DE TRANSFERENCIA

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ACTIVIDADES PROPUESTAS

Justificacin

SOFTWARE FINANCIERO Y COMERCIAL (INTEGRIN)

o o o o
o o o o

Consecuencias de las redundancias informativas Repeticin de procesos iguales o similares Archivos mltiples con la misma informacin Alimentacin repetida de los mismos datos para poder efectuar los diferentes procesos, Los sistemas no permanecen actualizados a menos que se ejecuten todos los pasos y el procesamiento total resulta lento e ineficiente Se presentan contradicciones informativas (descuadres) El personal financiero se mantiene con sobrecarga de trabajo Algunos de estos pasos de proceso pueden estarse efectuando manualmente, en forma automtica pero con aplicativos incompletos, o de manera semiautomtica, con herramientas tales como Excel.

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ACTIVIDADES PROPUESTAS

SOFTWARE FINANCIERO Y COMERCIAL (INTEGRIN)

DATOS QUE SE DIGITAN VARIAS VECES
Planillas de InventarioMovimientos de elementosFacturas de ventas de elementos

Justificacin

REDUNDANCIA DE PROCESOS EN LAS ESP CON SISTEMAS NO INTEGRADOS

PROCESOS REDUNDANTES QUE SE EFECTAN
INVENTARIOS

PRINCIPALES INFORMES QUE SE OBTIENEN

Informes de existencias- Ubicacin de existencias Cuadre diario de Caja Informes de ventas efectuadas

Factura de servicios Comprobantes contables- Totales de ventas por servicio y por conceptototales de Inventarios Datos procesados por contabilidad

FACTURACION

CONTABILIDAD PROCESO ANUAL PARA LA SSPD PROCESO MENSUAL DE COSTOS CARTERA PRESUPUESTO

Informes contables- Informes tributarios

Informe de liquidacin para la contribucin a SSPD, CRA- Estados Financieros-SIVICO

Datos procesados por contabilidad

Facturas por ventas de serviciosPagos de facturas recibidos Todos los documentos contables que efecten la ejecucin presupuestal Varios de los mismos documentos

Informe de Costos ABC- Transferencia de costos de produccin a costos de ventas

Estados de cartera- Recordatorios de pago Estados de ejecucin presupuestaldisponibilidades por rubro- Reservas y compromisos Otros informes a entidades de regulacin y control. Informes gerenciales especiales

OTROS PROCESOS

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ACTIVIDADES PROPUESTAS

Funcionamiento del Sistema Integrado

INTEGRIN
Montaje Inicial:

Parmetros, Datos de Clientes, Datos de Empleados Saldos Contables Presupuestales, Cartera, Otros Saldos
Facturacin de Servicios

Documentos digitados una sola vez

Datos para facturacin Documentos Contables Novedades de Nmina PROCESO INTEGRADO

Resultados contables, financieros y tributario

Tesorera: caja, control de ingresos, giros Aclaraciones Bancarias y control de cheques devueltos Nmina: liquidacin, fondos, provisiones, prestaciones, parafiscales

Inventarios y Control de Propiedad, Planta y Eq.

Impresin de comprobantes

Informes de presupuesto Costos ABC. Informacin Gerencial

Comprobantes

Informes de auditora. Seguridades y respaldos del sistema.

Procesos automticos: Ajustes por inflacin, depreciaciones y traslados de costo.

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ACTIVIDADES PROPUESTAS

Ventajas

SOFTWARE FINANCIERO Y COMERCIAL (INTEGRIN)

o o o o
o o o o o o

Mejoramiento global de la gestin empresarial. Rapidez en la obtencin de resultados Mejoramiento de la calidad de la informacin Alto nivel de estandarizacin de los procedimientos, que redunda en operatividad fcil, segura y oportuna. Modularidad y escalabilidad para que el sistema pueda crecer segn necesidades. Seguridades para el acceso a la informacin que se desea proteger a diferentes niveles. Control y auditora de la informacin alimentada y procesada. Integracin: cualquier transaccin se refleja en todos los mdulos instalados. Interactividad en tiempo real: las actualizaciones son inmediatas, a medida que se registran las transacciones. Interconectividad de sistemas abiertos: posibilidad de uso de los datos con herramientas genricas como Excel, Word, Query, Access, etc.

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ACTIVIDADES PROPUESTAS

Componentes del Software

SOFTWARE FINANCIERO Y COMERCIAL (INTEGRIN)

SISTEMA COMERCIAL SISTEMA FINANCIERO SISTEMA ADMINISTRATIVO

Procesos de Facturacin

Integracin de las Operaciones Financieras de las dems reas

Extraccin de Transferencias cuentas de Cuentas

Recursos Humanos
Recursos Fsicos

Consultas

Tramites

Peticiones, Quejas y Recursos

Costos Basados En Actividades Sistema ABC)

Presupuesto (cuentas cdigo cero)

S I S T E M A

D E

I N FO R M A C I O N
Indicadores Financieros Indicadores Estratgicos

G E R E N C I A L

Indicadores Comerciales

Indicadores Administrativos

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ACTIVIDADES PROPUESTAS

Componentes del Sistema

SOFTWARE FINANCIERO Y COMERCIAL (INTEGRIN)

ADMINISTRATIVO
o o o o o o o o o 1- RECURSOS HUMANOS Hoja de vida de empleados Liquidacin de Nmina Prestaciones Sociales Autoliquidacin de aportes Provisiones Contabilizacin, Presupuesto y Costos Inventarios Activos Fijos (Propiedad, Planta y Equipo) Contabilizacin, Presupuesto y Costos 2- RECURSOS FISICOS

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ACTIVIDADES PROPUESTAS

Componentes del Sistema

SOFTWARE FINANCIERO Y COMERCIAL (INTEGRIN)

o o o

COMERCIAL

Solicitudes y Matrculas Lecturas, crtica y novedades Facturacin Financiaciones, Renegociaciones (Convenios de Pago). Recaudos Contabilizacin, Presupuesto y Costeo

Consultas

Trmites

PETICIONES, QUEJAS Y RECURSOS Atencin, control, solucin y reportes

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ACTIVIDADES PROPUESTAS

Componentes del Sistema

SOFTWARE FINANCIERO Y COMERCIAL (INTEGRIN)

FINANCIERO
CONTABILIDAD

Incorporacin de los movimientos financieros causados en la Facturacin y en la Nmina Ajustes por Inflacin Contabilizacin de Operaciones Recaudos Desembolsos

Extraccin de Cuentas COSTOS BASADOS EN ACTIVIDADES (SISTEMA ABC)

Transferencias de Cuentas PRESUPUESTO

(CUENTAS CODIGOCERO)

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ACTIVIDADES PROPUESTAS

Indicadores

SOFTWARE FINANCIERO Y COMERCIAL (INTEGRIN)

ADMINISTRATIVOS Rotacin de Inventarios Relacin entre Salarios y Prestaciones Rotacin de Personal COMERCIALES Cartera por Edades Eficiencia del Recaudo Cobertura de Micromedicin Consumos Promedios Eficiencia de Atencin de PQR ESTRATEGICOS Cobertura Continuidad de Servicio Eficiencia del Recaudo ndice de Perdidas de Agua

FINANCIEROS Liquidez Rentabilidad de Activos Nivel de Endeudamiento Rotacin de Cartera CMO, CMA, CMI

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ACTIVIDADES PROPUESTAS

Reglamento Operativo de Transferencia

SOFTWARE FINANCIERO Y COMERCIAL (INTEGRIN)

Adjudicacin de licencias del Software

Agentes de transferencia del Software

Monitoreo y seguimiento

Capacitacin sobre instalacin y manejo

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ACTIVIDADES PROPUESTAS

Mapa de Navegacin

SOFTWARE FINANCIERO Y COMERCIAL (INTEGRIN)

ADJUDICACIN DE LICENCIAS DEL SOFTWARE Requisitos bsicos

Requisitos de elegibilidad

Puntaje de calificacin

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ACTIVIDADES PROPUESTAS

Reglamento Operativo

SOFTWARE FINANCIERO Y COMERCIAL (INTEGRIN)

REQUISITOS BSICOS Computador e impresora

REQUISITOS BSICOS
DESCRIPCIN

La entidad prestadora debe poseer computador e impresora propios, con las siguientes caractersticas: Procesador 486 o superior; disco duro de 1 giga; pantalla VGA; Windows 3.1 o superior; impresora punto matriz, inkjet o lser. Menos de 2.400 La entidad prestadora tiene que haber separado la contabilidad del municipio. La entidad prestadora tiene que haber adoptado el Plan de Cuentas establecido por la Superintendencia de Servicios Pblicos. La entidad prestadora debe tener incorporados los tipos de uso y las categoras de la estratificacin socioeconmica, establecidos por la Ley 142/94. La entidad prestadora debe emitir facturacin para el cobro del servicio a los suscriptores

Nmero de suscriptores Contabilidad separada Plan de cuentas Usos y Estratificacin socioeconmica

Facturacin

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ACTIVIDADES PROPUESTAS

Reglamento Operativo

SOFTWARE FINANCIERO Y COMERCIAL (INTEGRIN)

REQUISITOS DE ELEGIBILIDAD o Que se encuentre vinculada a un Programa de Fortalecimiento Institucional o Que se encuentre vinculada a un Programa de Control de Prdidas y de Agua No Contabilizada o Que se encuentre vinculada al Programa de Modernizacin Empresarial o Que haya suscrito un Programa de Gestin con la SSP.

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ACTIVIDADES PROPUESTAS

Reglamento Operativo

SOFTWARE FINANCIERO Y COMERCIAL (INTEGRIN)

REQUISITOS DE ELEGIBILIDAD o
1.
2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Que haya cumplido los requisitos bsicos de la Ley 142 de 1994 :

Realizar proceso de TRANSFORMACION EMPRESARIAL de la entidad prestadora (art. 6, 17 y 181 de la ley 142) Realizar ESTUDIO DE VIABILIDAD de la entidad prestadora de los servicios (res. Cra-05/96) Realizar estudio de COSTOS Y TARIFAS segn metodologa CRA. (res. Cra. 15/96) Informar a la CRA, SSP, autoridades locales y usuarios los estudios de costos y tarifas de los servicios Implementar el SISTEMA DE CONTROL INTERNO (arts. 45 a 51 ley 142/94) Separar las CONTABILIDADES de los servicios (art. 4, 6 y 18 ley 142/94) Creacin y funcionamiento de la oficina de PETICIONES, QUEJAS Y RECURSOS (arts. 152 a 159 ley 142/94. Implementar el PLAN DE CUENTAS definido por la ssp (res. Ssp. 1416/97) Implementar la ESTRATIFICACION SOCIOECONOMICA de los usuarios (art. 89 ley 142/94) Crear el FONDO DE SOLIDARIDAD Y REDISTRIBUCION de ingresos pra los subsidios Elaborar y/o implementar el PROGRAMA DE USO EFICIENTE Y AHORRO DEL AGUA (art. 1, 2, 3 de la ley 373/97) Contratar la AUDITORA EXTERNA de gestin y resultados (art. 52 - ley 142/94)

12.

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ACTIVIDADES PROPUESTAS

Reglamento Operativo

SOFTWARE FINANCIERO Y COMERCIAL (INTEGRIN)

PUNTAJES DE CALIFICACIN

Todas aquellas entidades prestadoras que cumplan con los requisitos previamente definidos podrn ser beneficiarios de las licencias del software, siempre que cuenten con una gestin empresarial eficiente.

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ACTIVIDADES PROPUESTAS

Reglamento Operativo

SOFTWARE FINANCIERO Y COMERCIAL (INTEGRIN)

AGENTES DE TRANSFERENCIA DEL SOFTWARE
Los agentes autorizados para el trmite y gestin de las licencias del software ante el MDE, son:
1. Jefe de la divisin de seguimiento y apoyo municipal de FINDETER 2. Directores de las Unidades Regionales de FINDETER 3. Superintendente Delegado para Acueducto, Alcantarillado y Aseo de la SSP 4. Intendentes Regionales de la SSP 5. Directores de las Unidades de Agua Departamental o quienes hagan sus veces 6. Consultores regionales de la Direccin General de Agua Potable 7. Los directores de los centros regionales de capacitacin del SENA

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ACTIVIDADES PROPUESTAS

Reglamento Operativo

SOFTWARE FINANCIERO Y COMERCIAL (INTEGRIN)

CAPACITACIN SOBRE INSTALACIN Y MANEJO DEL SOFTWARE
o Se realizarn eventos departamentales o regionales de capacitacin ejecutados por funcionarios de MCC de Colombia, en las sedes de los agentes regionales de transferencia del software. Quienes aprueben el curso de capacitacin recibirn un certificado como instaladores y quedarn facultados para dar asistencia y soporte a las entidades prestadoras que reciban las licencias. Al finalizar los eventos de capacitacin se entregarn las licencias y los programas instalados a las entidades prestadoras que cumplan con los requisitos definidos en el esquema general de adjudicacin de licencias. Las entidades prestadoras asistentes a los eventos de capacitacin sern seleccionadas por los agentes de transferencia del software o por la Direccin General de Agua Potable y Saneamiento Bsico

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