Manual Orçamento para Projetos

www.redeamerica.
org
Oramento
para projetos
de organizaes
Rede Interamericana de Fundaes e Aes Empresariais para o Desenvolvimento de Base
de base
Programa Construo de Capacidades Institucionais
Oramento
para projetos
de organizaes
de base
MANUEL GUILLERMO GONZLEZ BARRERA DIANA CAROLINA GONZLEZ RUBIO

JULHO DE 2007
2007. Rede Interamericana de Fundaes e Aes Empresariais para o Desenvolvimento de Base RedEAmrica
Autores
Manuel Guillermo Gonzlez Barrera Diana Carolina Gonzlez Rubio

Coordenao Programa Construo de Capacidades Institucionais
Alexandra Gaviria
Fundao ArcelorMittal Acesita
Wanda Silva
Traduo
Antnio Carlos Santini

Reviso
Wanda Silva Arte & Mouse Comunicao Ltda.

Ajustes Grficos
Arte & Mouse Comunicao Ltda.

Arquivo eletrnico em Cd
Arte & Mouse Comunicao Ltda. Gravado em Timteo, dezembro 2008 Tiragem: 100 exemplares
RedEAmrica
www.redeamerica.org Programa Construo de Capacidades Institucionais pcci@consorcio.org.co
CONTEDO
APRESENTAO INTRODUO UNIDADE UM O oramento como parte integrante do projeto UNIDADE DOIS Modelo de oramento UNIDADE TRS Acompanhamento e controle do oramento BIBLIOGRAFIA GLOSSRIO SINNIMOS ANEXO 1 ANEXO 2 ANEXO 3
7 10 13 29 79 113 115 117 119 149 153
Perguntas introdutrias
Ferramentas
Exemplos
APRESENTAO
A Rede Interamericana de Fundaes e Aes Empresariais para o Desenvolvimento de Base, RedEAmrica, agrupa cinqenta e cinco (55) entidades de doze (12) pases das Amricas que, em meio diversidade de opes metodolgicas existentes em seu interior para o desenvolvimento de programas sociais, decidiram construir, de forma compartilhada, princpios de atuao e marcos de referncia para fortalecer a gesto autnoma e o protagonismo das organizaes de base no Continente, em trs nveis: 1. O nvel micro da organizao individualmente considerada; 2. O nvel mdio das organizaes que participam de redes e alianas; 3. O nvel macro das organizaes, redes ou alianas que participam de espaos de entendimento sobre as questes pblicas. Para consegui-los, a RedEAmrica trabalha dois aspectos intimamente entrelaados: por um lado, a consolidao das capacidades coletivas das organizaes de base, especialmente nos nveis micro e mdio, e, pelo outro, a promoo de ambientes institucionais favorveis para a ao e a participao de tais organizaes, principalmente no nvel macro. Nessa perspectiva, as entidades scias da RedEAmrica adotaram a estratgia de acompanhar e cofinanciar iniciativas surgidas de organizaes de base, de redes que agrupam vrias dessas organizaes e de alianas de tais organizaes com atores pblicos e privados. Este trabalho desenvolvido pelos membros da RedEAmrica de forma constante e sistemtica, com o fim de contribuir para a estruturao de processos participativos e que geram a incluso, que reduzam a pobreza e aprofundem a democracia nos pases do Continente.
SEGUIMENTO E CONTROLE DO ORAMENTO
Esta aposta se apia em um longo caminho percorrido. Com efeito, as diferentes entidades que formam a RedEAmrica acumularam em seus respectivos pases, ao longo de vrios anos de trabalho, uma ampla experincia no acompanhamento e co-financiamento de projetos sociais nos nveis micro, mdio e macro, anteriormente mencionados. Essa estratgia demonstrou possuir enorme potencial para qualificar as capacidades coletivas das organizaes, melhorar sua interlocuo com a empresa privada e com o Estado, incrementar suas possibilidades de xito nas gestes que empreendem e garantir a rentabilidade social dos recursos investidos. Por sua parte, as organizaes de base existentes nos pases que configuram as Amricas mantiveram, ao longo de vrias dcadas, uma atividade por meio da qual aglutinam e mobilizam grupos populacionais, gerenciam e executam projetos de desenvolvimento, participam de diferentes cenrios de debates e de tomadas de decises pblicas, promovem ou asseguram sentidos de pertena e canalizam reivindicaes de cidadania. Em sua interao com a cidadania, a empresa privada e o Estado, estas organizaes realizaram contribuies notveis para o melhoramento das condies de vida dos habitantes, geraram maiores possibilidades de eqidade e justia e desencadearam processos sociais democrticos. Nesse contexto, a RedEAmrica assumiu a tarefa de publicar uma coleo de manuais que, a partir da experincia de seus membros, apresente caminhos a seguir para empreender processos sustentveis de fortalecimento das organizaes, redes e alianas, de modo que a voz dos excludos tenha presena de protagonista na sociedade e seja ouvida por esta com esprito de incluso.
MANUAL DE ORAMENTO PARA PROJETOS DE DESENVOLVIMENTO DE BASE REDEAMRICA
De tal coleo, faz parte este Manual de acompanhamento e co-financiamento de processos organizacionais para o desenvolvimento de base, assim como o Manual de avaliao de impactos do desenvolvimento de base e o Manual de oramento para projetos de desenvolvimento de base. O enfoque comum que guia estes manuais achase registrado na publicao Construir Juntos. Uma proposta para fazer desenvolvimento de base, conjunto de quatro cadernos editados pela RedEAmrica, em 2004.1 Este um material de referncia e uma ferramenta de trabalho que espera ser til para que as entidades membro da Rede avaliem os impactos dos programas e dos projetos de desenvolvimento de base que promovem em suas instituies no nvel micro, mdio e macro.
Caderno 1: Nveis de interveno no desenvolvimento de base. Caderno 2: Orientaes estratgicas para a promoo do desenvolvimento de base. Caderno 3: Modelos e estratgias de interveno utilizadas pelos membros da RedEAmrica. Caderno 4. A aprendizagem na RedEAmrica. Guia. Proposta metodolgica para a oficina de reflexo sobre o marco de desenvolvimento de base da RedEAmrica.
INTRODUO
O processo de elaborao do Manual parte da reviso e anlise de mltiplos e diferentes modelos de oramentos, informes de execuo oramentria e prestaes de contas apresentadas por Organizaes de Base (OB) e Organizaes No-Governamentais (ONG) a entidades de cooperao que apiam seus projetos. Durante a elaborao do Manual, alm da consulta e anlise de documentos, realizaram-se reunies de trabalho, consultas diretas e/ou oficinas, tanto com OB como com entidades ONG e empresas que hoje fazem parte da RedEAmrica. Entretanto, ocorreu um constante dilogo com a equipe tcnica da Rede. Tudo isto constituiu valioso insumo para o documento registrado nestas pginas. O Manual apresenta-se em trs unidades. Na primeira, conceituam-se os elementos bsicos do oramento, que entendido como um instrumento ou ferramenta chave para o trabalho de formulao, planejamento e execuo dos projetos de desenvolvimento de base. Na segunda unidade, apresenta-se o modelo de oramento que se prope e seus correspondentes formulrios, dando uma explicao dos mesmos. Na terceira unidade, aborda-se o que diz respeito ao controle e acompanhamento da execuo oramentria do projeto. O Manual vai acompanhado de trs anexos que fornecem detalhes de aspectos pontuais e de vital importncia, como: a) a conceituao e instrues sobre o custo ou valorizao dos conceitos ou rubricas de entradas e gastos do projeto; b) os suportes bsicos que devem acompanhar os registros contbeis.
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Para facilitar o registro acumulado e devidamente sistematizado da informao sobre oramento e aplicao de recursos, por parte de todas as organizaes que recebem apoio da RedEAmrica, elaborou-se um Aplicativo de oramento que apresentado em documento separado do presente Manual. Da elaborao e aperfeioamento do Manual e do Aplicativo, participaram representantes tcnicos da maior parte das organizaes integrantes da Rede, seja com seus comentrios e sugestes por correio eletrnico, seja com suas contribuies nas diversas reunies de trabalho e encontros realizados, includas as oficinas em Crdoba (Argentina), So Paulo (Brasil) e Bogot (Colmbia). O Manual de Oramento e seu Aplicativo foram elaborados para serem utilizados principalmente, ou mediante sua orientao, pela equipe tcnica e promotora das entidades que integram a RedEAmrica, e que so aquelas que do acompanhamento s OB beneficirias de seu apoio. Os oramentos originam-se das prprias OB, que so as solicitantes dos projetos junto s entidades membro da Rede. O Manual oferece os formulrios ou modelos bsicos para registrar ou apresentar os oramentos e para registrar sua execuo. A equipe de trabalho das organizaes que fazem parte da RedEAmrica encontram no Manual um instrumento de apoio para seu trabalho. O passo seguinte consiste em pr em prtica o Manual e o Aplicativo e, progressivamente, enquanto seja pertinente, ir aprimorando-os e adaptando s circunstncias cambiantes do contexto e dos projetos, sem perder de vista a importncia de ir dispondo de informao bsica que seja homologvel e comparvel entre os diferentes projetos que so apoiados pelas Organizaes da Rede.
11
O Manual de oramento foi elaborado sob a direo de Manuel Guillermo Gonzlez Barrera, economista e mestre em Anlise de Problemas Polticos, Econmicos e Internacionais; especialista em formulao e avaliao de projetos de desenvolvimento de base. Contou-se com a assistncia da Administradora de Empresas Diana Carolina Gonzlez Rubio, alm do apoio de uma equipe de trabalho formada por profissionais especializados no assunto: Martha Luca Gmez Rojas, Patrcia Vesga, Miguel Castellanos e Jairo Fernando Gonzlez Acosta. O projeto do Aplicativo do oramento esteve a cargo de Carlos Giovanni Wiesner e Oscar Gmez. A todas as pessoas participantes, da parte das entidades que formam a RedEAmrica, da equipe tcnica e coordenadora da Rede e daqueles que contriburam com seu trabalho para a elaborao do Manual e do Aplicativo, nosso profundo agradecimento e reconhecimento. Bogot, julho de 2007.
12
Oramento
para projetos
de organizaes
de base
UNIDADE UM O ORAMENTO COMO PARTE INTEGRANTE DO PROJETO
CONTEDO
QUADRO SINTTICO 1. 2. 3. 4. MARCO CONCEITUAL CARACTERSTICAS DO ORAMENTO RELAO ENTRE PROJETO E ORAMENTO ALERTAS
17 19 22 25 27 27
QUADRO SNTESE
15
Quadro sinttico
TEMAS
MARCO CONCEITUAL
CONCEITOS-CHAVE
Oramento, desenvolvimento de base, projeto, entradas, sadas, financiamento, gastos, investimento.

PROPSITO
Reconhecer os principais termos de referncia e que so necessrios para refletir sobre o que o oramento de um projeto de desenvolvimento de base. A definio detalhada do que corresponde aos diferentes conceitos do plano de contas para entradas e sadas, que igualmente necessria, ser tratada em captulo posterior.
A cada passo, o homem necessita da ajuda de seus semelhantes, e intil esper-la apenas de sua benevolncia; ser-lhe- mais fcil conseguila se puder atrair em seu favor o amor prprio daqueles a quem recorre e faz-los ver que isso que se pede a eles.
CONCEITOS CHAVE
RELAO ENTRE ORAMENTO E PROJETO
Objetivos, metas, atividades, despesas ou conceito de gasto, oramento.

PROPSITO
Compreender porque os recursos a serem investidos devem ter uma relao direta com as atividades que se previu realizar durante o projeto e com o seu objetivo.
CONCEITOS-CHAVE
CONSIDERAES PARA A ELABORAO DO ORAMENTO E SUAS PRINCIPAIS CARACTERSTICAS
Plano de contas, sadas, gasto, investimento; formulrios, tabelas ou matrizes para elaborar oramentos; equilbrio oramentrio, controle oramentrio, fluxo oportuno de recursos, contabilidade transparente.
PROPSITO
Reconhecer conceitos bsicos e especficos para a elaborao de um oramento, assim como as caractersticas mnimas que deve reunir.
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1
MARCO
CONCEITUAL
Antes de desenvolver os conceitos desta unidade, apresenta-se um esquema grfico com os aspectos mais importantes do processo de elaborao e acompanhamento de um oramento, para que estes conceitos sejam aplicados tanto a uma organizao quanto a um projeto.
QUE E PARA QUE ME SERVE O ORAMENTO?

O oramento antes de tudo uma ferramenta que permite saber com que recursos econmicos se conta, para em seguida considerar o funcionamento real do projeto e saber se foram cumpridas as metas e objetivos nele propostos.
FIGURA 1
Infograma do Manual de oramento
Dispor de conceitos bsicos sobre oramento Estabelecer relao entre projeto e oramento Definir atividades a serem desenvolvidas no projeto Estimar gastos por atividades e recursos necessrios para cobri-los
Elaborar oramento de entradas e sadas por rubrica
Elaborar oramento, validando suas caractersticas
Elaborar oramento de entradas e sadas por atividade
Definir fontes de financiamento do projeto
Elaborar oramento em dlares
Fazer acompanhamento e controle de oramento (entradas e sadas)
19
ORAMENTO COMO PARTE INTEGRAL DO PROJETO
UNIDADE UM
O ORAMENTO COMO PARTE INTEGRAL DO PROJETO
Denomina-se oramento o clculo aproximado das entradas necessrias para cobrir as sadas (gastos, custos e investimentos) previstas no desenvolvimento das atividades de uma instituio ou de um projeto em particular. Na elaborao de um oramento, deve-se definir prvia e claramente o perodo de tempo e de onde se espera obter os recursos. Este manual faz referncia direta ao oramento em relao ao projeto, por ser este a unidade de anlise e, como tal, seu ponto de partida. O Modelo para a elaborao de oramentos da RedEAmrica proposto a partir de um enfoque instrumental, onde ele pensado e elaborado com base em um projeto determinado. Como primeiro passo do processo de elaborao de um oramento, inicia-se este manual com a identificao das atividades do projeto, tema que ser desenvolvido na segunda unidade. As caractersticas bsicas do enfoque do oramento so assinaladas no box seguinte. Para maior clareza sobre alguns conceitos, recomenda-se rever a conceituao relacionada com desenvolvimento de base prpria da RedEAmrica, no Manual de acompanhamento e co-financiamento, dado que este Manual sobre oramento est particularmente orientado para projetos que se promovem e executam dentro do referido marco.
Para que serve o oramento de um projeto?

AS RESPOSTAS SO VRIAS E COMPLEMENTARES, A SABER: COMO INSTRUMENTO DO PROJETO, UM ORAMENTO DEVE SER ELABORADO EM FUNO DAQUILO QUE SE NECESSITA PARA COBRIR OS CUSTOS DE REALIZAO DAS DIFERENTES ATIVIDADES DO PROJETO, COM O FIM DE CUMPRIR COM SEUS OBJETIVOS. O MAIS IMPORTANTE SO OS OBJETIVOS DO PROJETO, ENQUANTO O ORAMENTO APENAS UMA FERRAMENTA OU INSTRUMENTO DE APOIO. PARA DAR SUPORTE E CREDIBILIDADE JUNTO S DIFERENTES FONTES DE FINANCIAMENTO, S QUAIS SE RECORRE EM BUSCA DE RECURSOS, SEJA PORQUE ESTES SE OBTENHAM COMO CRDITO, SEJA COMO ACORDO DE COOPERAO NO REEMBOLSVEL. PARA IDENTIFICAR COM CLAREZA OS RECURSOS NECESSRIOS, MECANISMOS E FONTES DE FINANCIAMENTO, E A FORMA E MOMENTO EM QUE ESTES DEVEM ACHAR-SE DISPONVEIS PARA CUMPRIR COM AS ATIVIDADES E ALCANAR AS METAS E OBJETIVOS DO PROJETO. COMO APOIO AO PROCESSO DE ACOMPANHAMENTO E MONITORAMENTO DAS ENTRADAS E SADAS DO PROJETO, PORQUE UTILIZADO COMO PARMETRO PARA COMPARAR O INICIALMENTE PREVISTO COM A SUA EXECUO REAL. A ANLISE COMPARATIVA DO ORAMENTO FACILITA AOS INTERESSADOS SABER COMO FORAM INVESTIDOS OS RECURSOS E PERMITE ADMINISTRAO TOMAR DECISES OPORTUNAMENTE. AO OBSERVAR EM QUE SE INVESTEM OS RECURSOS, POSSVEL SABER SE ESTES SE CANALIZAM, OU NO, EM FUNO DAS ATIVIDADES, METAS E OBJETIVOS DO PROJETO.
Ibid.
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To logo esteja claro como a RedEAmrica concebe os conceitos de desenvolvimento de base, projeto e projeto de desenvolvimento de base, abordam-se alguns termos prprios do tema do oramento, como: entradas, sadas, financiamento, gastos e investimento. Outros conceitos so desenvolvidos ao longo do manual, na medida do necessrio. No se trata de dar definies detalhadas ou excludentes, ou de entrar em polmica sobre uma ou outra definio entre as vrias que se podem encontrar em textos sobre oramento, contabilidade e economia. Contudo, conveniente uma aproximao conceitual que ajude na unificao de critrios. Os conceitos considerados pertinentes encontram-se na figura 2, onde se apresenta, em forma de esquema, aquilo que neste Manual se entende por oramento, e quais so os conceitos ou componentes que o formam. Esta figura apresenta a relao de dependncia existente entre o oramento e o projeto, relao que tambm aparece com novos detalhes na figura 4. Na figura 2, descreve-se o que se entende por entradas e sadas, por serem estes os componentes do oramento. A entrada leva a refletir, entre outros, sobre o tema do financiamento e, por sua vez, assinala um elemento fundamental: o financiamento de recursos. Em relao s sadas de um projeto, contemplam-se tanto os considerados gastos como os que se aplicam a investimentos. A definio de investimentos aborda o conceito de ativos no sentido de bens ou recursos que permanecem no tempo e no se gastam ou desaparecem a curto prazo.
FIGURA 2
Definies
PROJETO
ORAMENTO
Ferramenta de planejamento, guia e instrumento de informao e controle que permite visualizar de forma concreta, ordenada e avaliada os recursos necessrios e os conceitos nos quais sero investidos para poder realizar um projeto.
ENTRADAS
Recursos obtidos pela OB para cobrir os diferentes pagamentos que exigem a execuo e administrao de atividades do projeto.
SADAS
Pagamentos que se realizam por bens e servios adquiridos, assim como o valor dos aportes em espcie que sejam aplicados em favor do projeto.
FINANCIAMENTO
o resultado de aplicar a estratgia de consecuo dos recursos orados a partir das diferentes fontes possveis.
GASTOS
Pagamentos por bens ou servios que se consomem no desenvolvimento do projeto, e que no passam a fazer parte dos ativos da OB, como pagamentos de salrios, honorrios, papelaria e material de escritrio, servios pblicos, lanche, publicidade etc.
INVESTIMENTO
Recursos destinados aquisio de ativos da OB para o desenvolvimento do projeto, como investimentos, mveis e equipamentos de escritrio, maquinaria para a produo, terrenos e edificaes. Tambm a constituio de um fundo para crditos a pequenos produtores, ou um fundo de crdito para moradia etc.
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2
CARACTERSTICAS
DO ORAMENTO
As caractersticas que devem identificar os oramentos levados considerao dos membros da RedEAmrica correspondem, entre outras, s seguintes:
Formulrios de apresentao pr-definidos
Unidades de valor
O oramento deve ser elaborado nos formulrios propostos neste manual pela RedEAmrica, o que facilita, entre outras coisas, o seguinte: Confrontar o orado com o executado; Consolidar por rubricas de entradas e sadas os oramentos e execues de diferentes organizaes; Verificar as variaes de entradas e sadas entre diferentes perodos.
As unidades de valor a serem utilizadas, como, por exemplo, pesos, dlares ou euros, tambm devem ser previamente definidas ou, do contrrio, ser impossvel a acumulao de sadas e entradas. Todo oramento deve ser elaborado, primeiramente, na moeda do pas onde ser executado, mas tambm, no caso dos projetos apoiados pela RedEAmrica, deve-se proceder sua converso em dlares dos EUA. Os clculos em uma ou em outra moeda sero registrados nos formulrios previamente definidos para tal fim. habitual que as agncias de apoio que financiam projetos em outras moedas, como o euro, solicitem a elaborao do oramento tambm em tal moeda. Para tal fim, utilizar-se- a taxa de cmbio vigente no ltimo dia do ms imediatamente anterior data de elaborao do oramento.
Plano de contas de entradas e sadas pr-definido
No momento de elaborar o oramento, deve-se trabalhar sobre um mesmo padro para classificar as sadas e entradas do projeto. Da a importncia de dispor de um plano de contas pr-definido, como se pode observar nos formulrios includos neste Manual, e que constituem guias padronizados para apresentar oramentos e informativos de entradas e sadas de qualquer projeto aprovado pelas organizaes que fazem parte da RedEAmrica.
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REDEAMRICA ACOMPANHAMENTO E CO-FINANCIAMENTO PARA PROCESSOS ORGANIZACIONAIS PARA O DESENVOLVIMENTO DE BASE
No momento de produzir informes financeiros da execuo do projeto, estes informes devero ser feitos nas mesmas moedas em que se apresentou o oramento.
Relao custo e benefcio positiva
Realismo ao apresentar a informao
Os argumentos de sustentao que se apresentam sobre o oramento devem demonstrar e justificar que o benefcio a ser obtido com os recursos investidos altamente favorvel, e que os custos (anexo 02) so os mnimos possveis para alcanar as metas propostas.
Em relao s entradas, os valores estimados devem corresponder a rubricas de entradas altamente provveis de serem obtidas. Em relao sadas, os valores estimados so correspondentes ao preo real de mercado no momento em que se projeta adquirir o produto ou servio pago. Ao orar os recursos a serem solicitados a uma entidade financiadora, devese estabelecer valores possveis e razoveis para tal entidade. Este ponto requer especial cuidado, porquanto, no caso particular das entidades de cooperao, nem sempre se definem previamente os montantes do financiamento. Aqui, determinante o conhecimento que a OB tenha das polticas, critrios e prioridades de sua possvel fonte de financiamento.
Equilbrio
Os fatores mais importantes que determinam um projeto so: Que as sadas sejam iguais s entradas; Que exista lgica e proporcionalidade entre aquilo que se considera gastos de funcionamento e gastos de operao e investimentos. Por exemplo, se os gastos de funcionamento representam uma porcentagem maior que 20% do total do oramento, deve-se rever se estes gastos esto elevados em relao ao total. Lembrar que estas percentagens no so fixas, e valores diferentes poderiam ser plenamente justificados, dependendo do projeto concreto e daquilo que se considere gastos de funcionamento ou gastos de operao e investimentos.
Especificidade e concreo
Sustentabilidade Os valores estimados para entradas ou sadas devem ser feitos sobre rubricas precisas e includos entre as rubricas de entradas ou sadas contempladas nos formulrios preparados para a elaborao do oramento, e que, por sua vez, A sustentabilidade financeira do projeto implica que este conte com os possam ser classificados ou registrados claramente no plano de contas da recursos necessrios para cobrir todos os seus gastos durante a sua vigncia, contabilidade que realiza a organizao executora do projeto. e exige, alm disso, um exame da diversidade e segurana das fontes de financiamento e a reduo de riscos de dependncia de fontes inseguras ou exclusivas, por seu nmero reduzido. Coerncia
Cada rubrica do oramento deve ter sentido dentro dos objetivos, metas e Haver maior dependncia se a fonte de entradas um nico agente externo que apia, ou se uma nica fonte de carter interno. Haver menor depenatividades de projeto.
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UNIDADE UM
dncia se as fontes de entradas so diversas, e sobretudo se provm de uma atividade produtiva ou de comercializao que se controla e depende da prpria entidade. Um projeto cujo propsito seja a gerao de rendas, e para o qual no se previu sua prpria sustentao, a partir da renda que ele mesmo gere em um perodo de tempo determinado, ser considerado no vivel e, portanto, difcil de sustentar-se, mesmo com o apoio de terceiros.
A RedEAmrica e as entidades que a integram pretendem que as organizaes s quais do apoio possam ser auto-sustentveis mediante aes combinadas que permitam fortalecer as fontes prprias de renda e diversificar as fontes externas pblicas, privadas, nacionais ou internacionais.
10
Informao transparente
Os projetos que apresentam maior dificuldade para financiar-se com recursos prprios so os dirigidos populao indigente ou extremamente pobre que, por suas condies, dificilmente pode contribuir para cobrir os custos do servio requerido. A dificuldade para se financiar com recursos prprios, Controle de execuo oramentria nestes casos, agrava-se ainda mais quando os projetos no so de carter produtivo ou geradores de renda, como os relacionados educao, sade, ao O oramento um instrumento para aplicar e acompanhar de forma contatendimento de emergncias e outros similares. nua e dinmica, e para tanto deve-se contar com formulrios pr-definidos. O Estado pode e deve apresentar-se aqui como um possvel contratante de Estes formulrios devem registrar as diferenas que se apresentem entre o servios ONG ou organizao de base. Este um ponto que se deve lem- executado e o orado e facilitar as explicaes que sejam necessrias. brar, ainda que nem sempre seja fcil concretizar a contribuio de governos se no se possuem recursos suficientes.
Os registros e informativos contbeis e financeiros com bom controle interno so a fonte de informao, tanto para elaborar o oramento quanto para sua posterior execuo. A informao deve ser oportuna, pertinente, clara e confivel.
11
Vale a pena assinalar a dificuldade que tm as OB para conseguir, com as entidades de apoio, os recursos para financiar gastos de carter administrativo, como salrios de pessoal de direo e administrao, servios pblicos, papelaria e utilidades de escritrio etc. Em muitas entidades de cooperao, existe o temor de que, ao financiar esse tipo de gastos, aumente a dependncia e o projeto e a organizao executante no demonstre capacidade para se autosustentar.
12
Oportunidade do fluxo de recursos
O cumprimento cabal de um oramento depende de diversos fatores, entre os quais se destacam: Agilidade e clareza nos processos e decises sobre os gastos; Disponibilidade de recursos; Cumprimentos das atividades em funo dos objetivos e metas do projeto.
24
3
RELAO ENTRE
PROJETO E ORAMENTO
FIGURA 3
O oramento no projeto
PROJETO
Antes de passar segunda unidade, onde se descreve o processo e se apresentam os formulrios para a elaborao do oramento, deve-se observar o seguinte grfico que sintetiza a relao entre os componentes de um projeto e o oramento.
Despesa ou rubrica de gastos Atividade 1 Atividade 2 Atividade 3 Despesa ou rubrica de gastos Despesa ou rubrica de gastos
Oramento
Oramento
Oramento
25
UNIDADE UM
FIGURA 4
Exemplo de relaes entre os componentes de um projeto
OBJETIVOS METAS ATIVIDADES DESPESAS / RUBRICA ORAMENTO

Honorrios para 80 horas de capacitao honorrios conferencistas Curso de criao de gado Salrios e servios de secretria por um ms Hospedagem e alimentao para estudantes, instrutores
CAPACITAO DE SCIOS EM TCNICAS DE PRODUO E COMERCIALIZAO
Aluguel de salo e outros
Curso de comercializao Compra de equipamentos audiovisuais
As despesas se traduzem em rubricas que, junto com seus valores, so registradas nos formulrios.
26
4
ALERTAS
Quadro sntese
ORAMENTO
Evitar o risco de transformar o oramento em fim ou razo de ser da ao institucional. Esta ltima se define por sua misso. A legitimidade do oramento dada pela clareza dos objetivos do projeto em que ele se insere.
O QUE ?
Ferramenta de planejamento, guia e instrumento de informao e controle que permite visualizar de forma concreta, ordenada e avaliada os recursos necessrios e os conceitos em que se ir investir para poder realizar um projeto.
USO E UTILIDADE
Suporte e credibilidade Instrumento do projeto Identifica com clareza os recursos necessrios, mecanismos e fontes de financiamento Instrumento de acompanhamento e monitoramento
ENTRADAS
Financiamento Gastos
COMPONENTES
SADAS
Investimentos
RELAO COM OS OBJETIVOS DO PROJETO
Todos os componentes de um projeto tm uma relao direta com o oramento, enquanto este contempla os recursos que tornam vivel o cumprimento de metas e objetivos. OBJETIVO META ATIVIDADE ORAMENTO DESPESA
27
Oramento
para projetos
de organizaes
de base
UNIDADE DOIS MODELO DE ORAMENTO
CONTEDO
QUADRO SINTTICO 1. 2. 3. 4. 5. 6. ENFOQUE E ASPECTOS BSICOS QUE LEVAM EM CONTA A ADMINISTRAO DE UM ORAMENTO EM UM PROJETO MOMENTO OPORTUNO PARA ELABORAR O ORAMENTO AS ATIVIDADES DO PROJETO COMO PONTO DE PARTIDA PARA ELABORAR O ORAMENTO ELABORAO E APRESENTAO DO ORAMENTO SEGUNDO RUBRICAS CONTBEIS O ORAMENTO EM DLARES, DESVALORIZAO E INFLAO ALERTAS
33 35 37 38 46 75 77 78
QUADRO SNTESE
31
Quadro sinttico
TEMAS
CONCEITOS-CHAVE
ENFOQUE E ASPECTOS BSICOS QUE LEVAM EM CONTA A ADMINISTRAO DE UM ORAMENTO EM UM PROJETO
Administrao de recursos, agncias ou fontes financeiras, metas financeiras, cumprimento de compromissos oramentrios
PROPSITO
Reconhecer os critrios bsicos para administrar os recursos oramentrios de um projeto, a partir da elaborao do oramento
CONCEITOS-CHAVE
MOMENTO PARA ELABORAR O ORAMENTO
Oramento, perodo oramentrio, objetivos, metas, atividades, gastos e entradas

PROPSITO
As idias so capitais que s assumem valor nas mos do talento.

A ATIVIDADE DO PROJETO COMO PONTO DE PARTIDA PARA ELABORAR O ORAMENTO
Desenvolver habilidades para elaborar oportunamente um oramento

CONCEITOS-CHAVE
Oramento consolidado de gastos por atividades, custos ou gastos indiretos, custos diretos, custos totais
PROPSITO
Dispor de instrumentos e metodologias para desenvolver exerccios de aproximao de um oramento de gastos para as atividades do projeto
CONCEITOS-CHAVE
ELABORAO DO ORAMENTO SEGUNDO RUBRICAS CONTBEIS
Plano de contas, sub-contas, financiamento, gastos

PROPSITO
Aprender a classificar adequadamente as rubricas do oramento a partir do plano de contas estabelecido

CONCEITOS-CHAVE
O ORAMENTO EM DLARES
Taxa de cmbio, desvalorizao, valorizao, inflao

PROPSITO
Apresentar o oramento na moeda que as entidades de cooperao utilizam
33
1
ENFOQUE E ASPECTOS BSICOS
QUE LEVAM EM CONTA A ADMINISTRAO DE UM ORAMENTO EM UM PROJETO
Quantos e quais recursos so necessrios para executar o projeto? Que dinheiro se requer e de quanto se dispe? Como estimo e apresento o oramento de entradas e sadas do projeto?
Depois de um percurso pela Unidade 1, onde se desenvolveram os temas que permitem entender em que consiste, para que serve e como se relaciona um oramento com os objetivos do projeto, cabe abordar nesta Unidade 2 os temas sobre como fazer o oramento e quais so os instrumentos disponveis para sua elaborao. Estes dois ltimos temas, e em particular o segundo, permitem definir o enfoque do modelo de oramento prprio da RedEAmrica. Os formulrios de apresentao da informao oramentria que este Manual apresenta nas unidades 2 e 3 so aqueles que particularizam o modelo de oramento da RedEAmrica. A administrao do oramento de um projeto leva em conta fundamentalmente: Elaborao do oramento Obteno de recursos Aplicao de gastos Controle do oramento
A sustentabilidade e o xito financeiro de um projeto dependem da forma como sejam administrados os recursos; por isso bsico planejar a partir das metas financeiras da OB e assinalar claramente o que se quer, para o que devem ser aproveitadas as oportunidades que se apresentam e prever as ameaas que possam recair sobre as finanas da organizao.
35
MODELO
DE ORAMENTO
UNIDADE DOIS
MODELO DE ORAMENTO
Os recursos financeiros de um projeto so o instrumento vital, sem o qual os propsitos e a razo de ser do projeto no se desenrolariam e, em conseqncia, a organizao deixaria de existir. As OB costumam obter os recursos, entre outros, de entidades de cooperao, para o que se assumem compromissos a serem cumpridos, tanto por seriedade e responsabilidade como pela necessidade de conquistar e manter a confiana das fontes financiadoras. Nos convnios ou acordos entre a organizao que executa o projeto e as agncias financiadoras, assinam-se compromissos sobre o manejo do oramento. Entre os compromissos que se assumem, figuram aspectos como: Em qu e como se vai investir o dinheiro Perodo em que os recursos podem ser aplicados Destinao que se pode e deve dar aos recursos que sobram ou obtidos de forma extraordinria Uso que se deve fazer dos rendimentos financeiros ou ganhos no cmbio de moeda estrangeira Exigncias sobre a administrao dos recursos aportados pelas entidades de cooperao A administrao do oramento equivale a responder por todos estes aspectos, e isto exige necessariamente que os responsveis pela administrao permaneam atentos ao desenvolvimento da obteno de recursos e aplicao dos gastos. Tais responsveis no somente registram quanto se gasta e quanto entra, mas tambm esto obrigados a verificar se os gastos foram feitos com todas as exigncias institucionais, para que possam ser efetivamente considerados como parte dos gastos previstos no oramento. Na Unidade 3, retoma-se este tema como parte fundamental do processo de controle e acompanhamento do projeto.
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2
MOMENTO OPORTUNO
PARA ELABORAR O ORAMENTO
O oramento parte integral do projeto e como tal deve corresponder aos objetivos, metas, atividades e recursos nele previstos. Uma elaborao adequada e oportuna do oramento depende, ento, da definio prvia desses elementos do projeto.
Qual o melhor momento para elaborar o oramento?
O momento mais oportuno para elaborar o oramento quando esto definidas as atividades do projeto e as exigncias para sua realizao. A data de entrega do projeto a uma entidade de cooperao no est padronizada e depende das normas que cada uma delas estabelece. H entidades que abrem seleo para a apresentao de projetos, e h outras que os recebem a qualquer momento do ano. O perodo que transcorre entre a apresentao de uma proposta, sua aprovao e o primeiro e subseqentes desembolsos, varia de uma entidade para outra. Estes so aspectos sobre os quais a OB no tem controle e por isso deve adaptar-se ao estabelecido. O mais importante para a OB conhecer como deve responder a cada entidade de apoio e tomar as providncias necessrias para saber com que recursos econmicos poder contar e em que momentos se produzem os fluxos de entrada, para adotar as medidas pertinentes.
37
3
AS ATIVIDADES DO PROJETO COMO PONTO DE PARTIDA
PARA ELABORAR O ORAMENTO2

importante recordar que o modelo para a elaborao de oramentos que a RedEAmrica prope neste manual concentra seu enfoque na relao entre projeto e oramento e se inicia com a identificao das atividades do projeto; por isso importante recordar, tal como se exps nas figuras 3 e 4, que os diferentes componentes do projeto diagnsticos, justificativa, objetivos, metas, atividades, despesas, indicadores e estrutura operacional, entre outros devero ser formulados antes de selecionar e preencher os formulrios propostos neste modelo. Habitualmente, comea-se nas OB por estimar os gastos para uma atividade durante um perodo de tempo determinado e, a partir destes, os recursos ou entradas necessrios para cobri-los. Para melhor compreenso acerca do conceito de custo, sugere-se ver o anexo 02: Que so os custos e qual sua aplicao no oramento. Ao elaborar o oramento de sadas em funo das atividades, recomenda-se: Avaliar o custo de execuo de cada atividade; Verificar se as atividades esto relacionadas com as metas e objetivos propostos para o projeto; Detalhar ou agrupar atividades na medida do necessrio 3; Elaborar o oramento de um projeto por atividades e por perodos de execuo oramentria. Por exemplo: por semestres, trimestres ou anos, e no necessariamente por todo o perodo de vigncia do projeto. A seguir, vem um fluxograma onde por exemplo, se evidencia o procedimento para elaborar o oramento por atividades.
3.1 Definio de atividades

Formula-se cada uma das atividades a serem realizadas no marco dos objetivos e metas do projeto; por exemplo: oficinas de capacitao, visitas, assistncia tcnica, construo de construo de tanques para criao de peixes, estudos, avaliaes, elaborao de documentos, etc.
3.2 Determinao de despesas e rubricas de sada por atividade

Assinala-se, em primeiro lugar, o que se necessita para realizar a atividade prevista e se situa tal despesa dentro do conceito contbil estabelecido no
2 3
Elaborar um oramento a partir de atividades no exclui que tambm se possa fazer a partir de conceitos de gastos de funcionamento, tais como aluguis, pagamento de pessoal e servios. Por exemplo: pode-se estimar o custo total de um curso de formao, ou tambm detalhar cada uma das atividades de realizao desse curso. A prtica ir indicando o nvel de detalhamento pertinente. Na medida do possvel, deve-se buscar um sadio equilbrio entre os detalhes necessrios para identificar as atividades essenciais e evitar o excesso de detalhes que pode chegar a confundir.
38
FIGURA 5
Fluxograma de elaborao do oramento por atividades
plano de contas de sadas ou gastos. Exemplo: para realizar um curso de formao, estima-se que se necessita, entre outros recursos, de 50 lpis ao preo de RS$1,00 cada um. Ento, a atividade o curso e as despesas so os lpis.
3.3 Estimativa de sadas por atividade
ATIVIDADES
Estima-se o custo de todas as despesas de cada atividade. No exemplo anterior, a rubrica de sada ou gasto utilidades e papelaria. Para cada atividade, pode-se trabalhar com base no formulrio 1: Oramento de sadas por atividade, o qual ser preenchido tantas vezes quanto seja necessrio at que se consiga orar cada atividade.
DESPESAS E RUBRICAS OU CONCEITOS DE SADA
3.4 Definio e avaliao de sadas de carter geral, administrativas ou indiretas

ESTIMATIVA DE OUTROS GASTOS ADMINISTRATIVOS E/OU CUSTOS INDIRETOS (Formulrio 2)
ESTIMATIVA DE SADAS POR ATIVIDADE (Formulrio 1)
Correspondem s sadas que afetam as diversas atividades do projeto e que no podem ser atribudas a uma nica atividade. Exemplo: servios pblicos, aluguel de escritrio, folha de pagamento de pessoal, etc.
3.5 Consolidao de sadas

a soma de sadas de cada atividade e as de carter administrativo ou geral do projeto. Pode-se tomar como guia o formulrio 2.
CONSOLIDAO DO ORAMENTO DE GASTOS POR ATIVIDADE
A seguir, apresentam-se os formulrios modelo sugeridos para elaborar o oramento por atividades. O formulrio 1 refere-se ao oramento por atividade, enquanto o formulrio 2 recolhe a informao que consolida o oramento de todas as atividades e as sadas de carter geral, administrativo ou de custos indiretos.
39
MODELO
DE ORAMENTO
UNIDADE DOIS
MODELO DE ORAMENTO
Formulrio 1
Oramento de sadas por atividade NOME DO PROJETO: PERODO DE VIGNCIA DO PROJETO: PERODO ORAMENTRIO: DATA DE ELABORAO DO ORAMENTO: ATIVIDADE N DE DESCRIO ATIVIDADE/RUBRICA VALOR UNITRIO QUANTIDADE VALOR TOTAL
milhares de reais
VALOR TOTAL
milhares de dlares
TOTAL
NOTA: CADA UMA DAS CIFRAS DEVE IR COM A RESPECTIVA EXPLICAO OU JUSTIFICATIVA.
ELABORADO POR: REVISADO POR: AUTORIZADO POR:
DATA: DATA: DATA:
40
REDEAMRICA MANUAL DE ORAMENTOS PARA PROJETOS DE DESENVOLVIMENTO DE BASE
Formulrio 2
Oramento consolidado de sadas do projeto por atividade NOME DO PROJETO: PERODO DE VIGNCIA DO PROJETO: PERODO ORAMENTRIO: DATA DE ELABORAO DO ORAMENTO: ATIVIDADE / RUBRICA Atividade 1 Atividade 2 Atividade 3 Atividade 4 Sub-total sadas por atividades Outros gastos do projeto Salrios Diretor Aluguel Servios pblicos Utilidades e papelaria Correio Etc. Sub-total outras sadas em geral Custo total do projeto
NOTA: cada uma das cifras deve ir com a respectiva explicao ou justificativa.
VALOR TOTAL
Miles de pesos
VALOR TOTAL
Miles de dlares
PARTICIPAO
Porcentagem
DATA: DATA: DATA:
41
MODELO
DE ORAMENTO
UNIDADE DOIS
MODELO DE ORAMENTO
3.6 Estimativa e registro de custos de cada atividade

Ao estimar os custos para cada rubrica de sadas em geral ou de atividade, deve-se ter em conta: Custos diretos por atividade (valor): quando o oramento feito por atividades, inclui-se como custo das mesmas somente aquelas sadas diretas e especficas de cada atividade, estimando parte outras indiretas que podem ser distribudas entre vrias atividades do projeto ou que correspondem operao geral da OB. Tempo de execuo (vigncia do projeto): o tempo durante o qual se aplica o gasto ou investimento. Por exemplo, se necessria uma secretria por trs meses e o custo mensal de US$500, o custo total da secretria para esse curso ser de US$1.500. Atividade / Rubricas de sada: os conceitos ou rubricas de sada que, no caso dos projetos de DB, incluem gastos e investimentos, devem coincidir com as rubricas do plano de contas da organizao e as que se acham includas nos formulrios pr-definidos para a elaborao do oramento (para mais detalhes, ver o formulrio 3 e sua correspondente explicao).
As despesas ou rubricas de gasto para o curso do exemplo so: a) Pagamento de uma secretria para apoiar a organizao, convocao e realizao do curso durante um ms, no valor de US$ 500; b) Custo do instrutor: 80 horas de aula a US$ 10 por hora; c) Material de apoio para 20 participantes, a US$ 20 por participante; d) Custos de hospedagem para 20 participantes durante 15 dias, a US$10 dirios por participante; e) Alimentao para 22 pessoas durante 15 dias, a US$ 10 dirios por pessoa; f) Transporte para 20 participantes, ao preo mdio de US$ 5 por participante; g) Custo pelo aluguel de salas para a realizao do curso no valor de US$100; h) Outros custos diretos no valor de US$ 100. Supem-se outras trs atividades, cujos custos totais so: a) Atividade 2: US$ 3.000 b)Atividade 3: US$ 5.000 c)Atividade 4: US$ 15.000 Os custos indiretos e de administrao geral do projeto so os seguintes: a) Salrios do pessoal do projeto: US$ 12.000 b) Aluguis: US$ 6.000 c) Servios pblicos: US$ 2.400 d) Papelaria: US$ 3.000 e) Correio: US$ 1.000
Exemplo
Elaborar um oramento de sadas por atividade, levando em conta a seguinte informao: Identificam-se quatro atividades no projeto, cuja durao de um ano. As sadas de carter geral e que no so especficas de uma atividade concreta so as seguintes: um coordenador por um ano, os servios pblicos, o aluguel de escritrio, a papelaria e utilidades de escritrio e o custo mensal do correio (includos os benefcios sociais). Identifica-se como atividade 1 do projeto a realizao de um curso de capacitao sobre engorda de gado e solicita-se a discriminao e clculo de custos diretos desta atividade.
Detalhamento do exemplo
Para detalhar este exemplo, toma-se como referncia o formulrio 1, que se preenche de acordo com a informao do exemplo.
42
Formulrio 1 preenchido
Exemplo do oramento de sadas por atividade NOME DO PROJETO: Formao para atividades produtivas dos camponeses da vereda San Juan PERODO DE VIGNCIA DO PROJETO: 1/01/2005 a 31/12/2005 PERODO ORAMENTRIO: 1/01/2005 a 30/06/2005 DATA DE ELABORAO DO ORAMENTO: 1/12/2004 ATIVIDADE N 1 DESCRIO: curso sobre engorda de gado ATIVIDADE / RUBRICA Honorrios conferencistas (horas) Honorrios secretria (meses) Material de apoio para conferencistas Material para participantes Hospedagem de 20 participantes durante 15 dias (dias x participante) Alimentao de 22 pessoas durante 15 dias (dias por participante) Transporte de 20 participantes (n de Viagens de ida e volta) Aluguel de salas durante todo o evento Outros custos TOTAL
VALOR UNITARIO
$
QUANTIDADE 80 1
VALOR TOTAL
x mil reais
VALOR TOTAL
x mil dlares
26,5 1.325
2.120 1.325 530
0,8 0,5 0,2 0,4 3,0 3,3 0,1 0,1 0,1 8,5
53 26,5 26,5 13,25 265 265
20 15 x 20 15 x 22 20 1 1
1.060 7.950 8.745 265 265 265 22.525
ELABORADO POR: N.N. REVISADO POR: N.N. AUTORIZADO POR: N.N.
DATA: 28/11/2004 DATA: 29/11/2004 DATA: 1/12/2004
43
MODELO
DE ORAMENTO
UNIDADE DOIS
MODELO DE ORAMENTO
2 3 4
Para cada uma das demais atividades do projeto, desenvolve-se um formulrio de oramento ou estimativa de custos similares ao anterior. Procede-se ao registro dos custos que no se aplicam a uma atividade especfica, mas que so necessrios para que a OB e o projeto possam funcionar (formulrio 2 preenchido). Toma-se como referncia o formulrio 2, onde se consolida a informao de cada atividade registrada com base no formulrio 1. Aqui tambm devem ser includos os custos indiretos que no foram contemplados dentro de alguma atividade especfica.
Como foi indicado no formulrio 1 preenchido, do ponto de vista oramentrio so sadas do projeto os recursos contabilizados como gastos, mas tambm os recursos de investimento (fundos de crdito, edificaes, compra de ativos fixos etc.). No anexo 1 deste manual, apresenta-se a forma de avaliar ou estabelecer os custos de cada pagamento que se estima dentro do projeto, segundo a rubrica contbil indicada pelo plano de contas sugerido mais adiante.
44
Formulrio 2 preenchido
Oramento consolidado de sadas do projeto por atividades NOME DO PROJETO: Formao para atividades produtivas dos camponeses da vereda San Juan PERODO DE VIGNCIA DO PROJETO: 1/01/2005 a 31/12/2005 PERODO ORAMENTRIO: 1/01/2005 a 30/06/2005 DATA DE ELABORAO DO ORAMENTO: 1/12/2004 ATIVIDADE / RUBRICA Atividade 1 Atividade 2 Atividade 3 Atividade 4 Sub-total sadas por atividade Outros gastos do projeto Salrios Diretor Aluguel Servios pblicos Utilidades e papelaria Correio Etc. Sub-total outras sadas em geral Custo total do projeto
VALOR TOTAL
Milhares de reais
VALOR TOTAL
Milhares de dlares
PARTICIPAO
Porcentagem
8,5 3,0 5,0 15,0 31,5 12,0 6,0 2,4 3,0 1,0 24,4 39,0 DATA: DATA: DATA:
45
4
ELABORAO E APRESENTAO DO ORAMENTO
SEGUNDO RUBRICAS CONTBEIS
Depois de identificar as atividades e despesas do projeto, como exemplificado anteriormente, cabe agora apresentar o oramento detalhado em funo dos conceitos ou rubricas4 que prope o plano de contas da OB.
FIGURA 6
Fluxograma dos passos para elaborar o oramento por rubricas de entradas e sadas
4.1 Plano de contas de sadas

Para facilitar a compreenso e proporcionar acordos conceituais mnimos, que permitam envolver-se na elaborao daquilo que um plano de contas para elaborar oramentos e fazer os registros contbeis, convm neste momento especificar alguns conceitos sobre oramento de funcionamento e investimento, gastos5, sadas, fundos de apoio a projetos (anexo 01 e formulrio 3). Com o plano de contas de sadas, define-se cada uma das contas e subcontas que o compem, e que so a base para elaborar o oramento e, posteriormente, fazer o registro e anlise da execuo oramentria.
4
IDENTIFICAO DE DADOS DO PROJETO E PERODO ORAMENTRIO
Entenda-se por rubrica o nome que se d conta ou sub-conta utilizada para registrar as entradas e sadas da OB. Podem-se utilizar, de forma genrica, os dois nomes, mas daqui para frente, e para efeito do presente Manual, ser utilizada a denominao rubrica. Vale a pena recordar que, neste Manual, toda sada constitui gasto, independentemente de se realizar como pagamento por funcionamento ou pela compra de equipamento durvel que ir formar parte dos ativos do projeto.
46
Como j foi mencionado, a forma de avaliar cada rubrica do plano de contas aparece no anexo 1 do manual. Oramento de funcionamento: refere-se aos gastos de administrao, operao e manuteno da organizao. Exemplo: aluguel, servios pblicos, secretria, vigilncia, papelaria, pagamento do diretor etc. Oramento de investimento: apresenta os recursos que se utilizam para adquirir ou elaborar bens e servios que servem para apoiar aes futuras da organizao, para a produo de novos bens ou servios, ou para a gerao de novos recursos. Exemplo: compra de um veculo, de um depsito, de insumos para a produo; constituio de um fundo de crdito, de um fundo de apoio a projetos produtivos; investimento na produo de material didtico que ser posto venda etc. Ainda que no seja habitual em um projeto de DB incluir a compra de ttulos, valores ou aes, no caso de isto se apresentar, seriam investimentos, e no um gasto. Gastos: Entendem-se como gastos contbeis aquelas desembolsos que representam fluxos de sada de recursos, em forma de diminuio de ativos ou incremento de passivos, ou uma combinao de ambos, em atividades de administrao, comercializao, investigao e financiamento6. Sadas: sadas de dinheiro que, neste caso especfico, incluem tanto os gastos quanto os investimentos; so as compras de ativos fixos. Fundos de apoio a projetos: so somas de dinheiro para as quais se fixa um propsito definido que, neste particular, apoiar o financiamento de projetos dentro de polticas e critrios previamente definidos.
Existem fundos cujos recursos se outorgam sob a forma de doao organizao que o solicita. Estes vo-se esgotando com a entrega dos recursos aprovados, e vo-se alimentando com a entrada dos recursos novos ou frescos. Outros, como os de crdito, buscam manter-se no tempo com o retorno do capital emprestado e os juros que se cobram de quem tem acesso ao crdito. Muitas das fundaes da RedEAmrica, por si mesmas ou com o apoio da Interamerican Foundation (IAF), foram constituindo fundos para o apoio de pequenos projetos apresentados pelas OB. Tais fundos se reproduziram e, hoje em dia, podem ser mostrados como um claro exemplo dos resultados multiplicadores das alianas. Desenvolvidas as reflexes introdutrias sobre o plano de contas de sadas, assim como as definies conceituais, consideradas bsicas, explica-se a seguir em que consiste e o que contm o referido plano (formulrio 3).
Grupos de contas de sadas

Mais adiante, aparecer o formulrio 3 com as recomendaes e explicaes sobre como deve ser preenchido, e o significado de cada conta de sadas que nele aparece. Posteriormente, apresentam-se outros comentrios pertinentes para compreender e preencher com maior agilidade o referido formulrio tabela de contas de sadas.
Jaramillo, Juan Carlos. Entidades sin nimo de lucro. Rgimen tributario especial. Bogot.
47
MODELO
DE ORAMENTO
UNIDADE DOIS
MODELO DE ORAMENTO
Formulrio Trs
Plano de contas de sadas 7
1
1.1 1.2 1.3
PESSOAL Salrios e obrigaes sociais (anexar planilha de nomes) Honorrios Outros gastos de pessoal
4
4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6
CAPACITAO E ASSITNCIA TCNICA Honorrios de consultores, instrutores e/ou conferencistas Transporte Hospedagem e alimentao Material didtico Aluguel de salas e equipamentos Compra de maquinaria e equipamentos
2
2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 2.12 2.13 2.14 2.15 2.16 2.17 2.18
GASTOS OPERACIONAIS DE ESCRITRIO Utilidades e papelaria Aluguis Servios pblicos (gua, luz, telefone) Correio e comunicaes Vigilncia Transportes (areo, terrestre, fluvial, fretes e cargas) Dirias de viagem Seguros Revistas, jornais, publicaes e informao eletrnica Cotas de filiao e contribuies para outras entidades Limpeza Lanche Gastos bancrios e custos de financiamento (inclui custos de cmbio de moedas) Gastos legais / impostos Manuteno, reparos locais e gastos de instalao Publicidade Gastos de auditoria Outros
5
5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11
INVESTIMENTOS EM ATIVIDADES PRODUTIVAS Comisses de venda Honorrios de consultores, instrutores e conferencistas Transporte Fundos de crdito Capital semente Animais Compra de insumos, materiais e embalagens Maquinaria e equipamentos Terrenos e edificaes Investimentos em tecnologia Pesquisas em tecnologia e desenvolvimento
6
6.1 6.2
OUTROS Gastos mdicos Medicamentos
3
3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6
7
PROPRIEDADE, INSTALAES E EQUIPAMENTO Terrenos e edificaes Maquinaria e equipamentos (mquinas de escrever, fotocopiadoras, audiovisuais, equipamento de computao e comunicaes etc.) Mveis e utenslios Veculos Biblioteca livros Outros
7
7.1 7.2 7.3 7.4
FUNDOS Fundo para educao Fundo para assistncia mdica Fundo para recreao Fundo para programas de nutrio
No momento de preencher o formulrio 3, ainda que apenas para apresentar o oramento no incio de um projeto, ou para utiliz-lo posteriormente como guia de informao para a execuo do oramento de sadas, deve-se ter cuidado de no estimar um mesmo gasto em duas rubricas diferentes do oramento, dobrando o oramento de gastos.
48
O plano apresenta seis grupos de contas para sadas. Para seu desenvolvimento, deve-se lembrar que as contas 1 (pessoal) e 2 (gastos operacionais de escritrio) se aplicam ao projeto em geral e correspondem aos gastos denominados indistintamente administrativos, indiretos ou gerais (anexo 01). A conta 3 (propriedade, instalaes e equipamento) faz referncia aos ativos fixos que se adquirem para o funcionamento geral do projeto. Do ponto de vista contbil, a compra de tais equipamentos catalogada como um investimento, e no como gasto, pois so bens que permanecem no tempo; entretanto, do ponto de vista do projeto e das entidades de cooperao, atua como qualquer gasto ou aplicao dos recursos a favor do projeto. A conta 4 (capacitao e assistncia tcnica) para registrar as sadas por atividades especficas de capacitao e assistncia tcnica, e a 5 (investimentos em atividades produtivas) para atividades de produo. Nestas contas incluem-se tanto os gastos em termos estritos, como tambm as compras de ativos fixos, fundos de crdito e/ou apoio a projetos ou investimentos. Estas contas servem para orar e registrar tanto as atividades especficas de capacitao e produo em um projeto de mltiplas atividades temticas como tambm aquilo que orado para um projeto de temtica nica, seja de educao, produo ou alguma outra. Foi includa uma conta 6 (outros) com o propsito de assinalar que podem surgir outras contas de atividades especficas, segundo a realidade de cada projeto, como poderia ocorrer com uma atividade e projeto com nfase em sade. A conta 7 (fundos) para registrar o valor estimado para constituir fundos de destinao especfica, como os descritos nas sub-contas ali assinaladas. So fundos que podem ser previstos para serem executados at seu esgotamento, ou para que permaneam no tempo, se estiver previsto o retorno do dinheiro que sai ou o entrada de novos recursos. Outros comentrios importantes referentes ao formulrio 3: Dentro de cada grupo de gastos ou contas, possvel ter sub-contas similares que repetem nome ou rubrica. Por exemplo, poder-se-ia ter custos de aluguel dentro do grupo 2 de gastos operacionais de escritrio e, ao mesmo tempo, aluguel de salas e equipamentos dentro do grupo 4 de eventos de capacitao (formulrio 3). Neste exemplo, o melhor seria incluir o pagamento de arrendamento ou aluguel de uma sala para uma atividade de capacitao dentro da sub-conta aluguel, sala ou equipamentos, na conta do grupo 4 eventos de capacitao (nmero 4.6 do plano de contas de sadas), e no na sub-conta aluguis que faz parte da conta do grupo 2 de gastos operacionais de escritrio (nmero 2.3 do plano de contas de gastos). Isto vlido na medida em que o projeto seja de capacitao e o aluguel se destine atividade especfica de capacitao, e no a atividades vrias dentro do escritrio. A mesma situao poderia ocorrer em rubricas como pagamentos de pessoal, assistncia tcnica e outros. A norma geral a seguir, nesses casos, a seguinte: na medida em que uma rubrica de gastos possa ser identificada como o gasto de uma ao especfica de capacitao ou de uma atividade produtiva, e estas, por sua vez, disponham de rubricas oramentrias prprias no projeto, melhor incluir tal gasto na atividade especfica, e no na rubrica geral do projeto ou dos gastos gerais do escritrio.
49
MODELO
DE ORAMENTO
UNIDADE DOIS
MODELO DE ORAMENTO
2.
Gastos operacionais de escritrio
2.1 Utilidades e papelaria: fotocpias, papis, utilidades e implementos de escritrio. A seguir, so descritos e explicados os pagamentos ou sadas includos em cada conta ou sub-conta do plano de sadas. 2.2 Aluguis: uso de instalaes que estejam a servio do projeto. 2.3 Servios pblicos: servios pblicos que a organizao utilize durante o perodo de vigncia do projeto, incluindo luz, gua encanada e rede de esgotos, limpeza, telefone, Internet, gs. 2.4 Correio e comunicaes: correio areo, terrestre, martimo ou fluvial. 2.5 Vigilncia: servios de vigilncia das instalaes e equipamentos do projeto. 2.6 Transportes: transportes areos, terrestres, fluviais ou martimos do pessoal do projeto ou dos participantes em atividades do mesmo. Tambm se pode incluir o correspondente a fretes e carga de materiais, maquinaria e implementos. 2.7 Dirias de viagem: gastos de hospedagem, alimentao e outros menores para a realizao de viagens. 2.8 Seguros: seguros, aplices e garantias. 2.9 Revistas, jornais, publicaes e informao eletrnica: compra de revistas, jornais, publicaes diversas e informao eletrnica. 2.10 Cotas de filiao ou contribuies para outras entidades: filiaes e vinculaes junto a outras organizaes, redes ou programas.
1. Pessoal
1.1 Salrios e obrigaes sociais: pessoal habitual e permanente do projeto: salrios, obrigaes sociais, segundo as leis trabalhistas de cada pas, pagamentos ou cotas para a seguridade social, horas-extra etc. A rubrica prestaes ou benefcios sociais faz referncia a somas adicionais ao salrio bsico, como auxlio-transporte, prmios anuais, frias, licenas, planos de sade, seguridade social e outros pagamentos similares. Recomenda-se elaborar uma planilha ou relao de nomes que registre os pagamentos de pessoal (formulrio 9). 1.2 Honorrios: remuneraes pelo trabalho prestado por uma pessoa fsica ou jurdica sem que exista contrato de trabalho, quando predomina o fator intelectual sobre o puramente material ou mecnico. Como o pagamento a consultores contratados para a realizao de trabalhos especficos e por perodos determinados durante o desenvolvimento do projeto. Aqui se incluem os pagamentos a pessoas que no tm uma relao de trabalho permanente com o projeto nem com a organizao. Recomenda-se elaborar uma planilha de honorrios que registre os respectivos pagamentos (formulrio 1). 1.3 Outros gastos de pessoal: qualquer outro tipo de gasto que represente pagamento ao pessoal da obra.
50
2.11 Limpeza: material de limpeza. O salrio das pessoas que realizam trabalhos de limpeza e tm uma relao de trabalho registrado como pagamento de salrios. Apenas se incluiria nesta rubrica o pagamento a pessoas que realizam trabalhos de limpeza mas so contratadas por servios prestados. 2.12 Lanche: alimentos e materiais utilizados para atendimento ao pessoal de escritrio do projeto. 2.13 Gastos bancrios e custos de financiamento: pagamentos a entidades financeiras como juros, comisses de transferncia de dinheiro, comisses e gastos pelo cmbio de moeda estrangeira a nacional, ou vice-versa, custos de transferncias e cheques, juros de financiamento. 2.14 Gastos legais / impostos: gastos de cartrio, licenas de funcionamento, pagamentos consulares, aduaneiros, registro mercantil. Inclusive, impostos que devem ser pagos segundo as normas e legislao de cada pas (imposto de renda, de selo ou registro, predial, de indstria e comrcio etc.). 2.15 Manuteno, reparos locais e gastos de instalao: servios de manuteno, tanto de equipamentos como de imveis, gastos com reparo de escritrios e locais do projeto e gastos de instalao e adequao de mveis e imveis. Esta rubrica refere-se a custos menores, considerados contabilmente como gastos, j que os investimentos maiores que significam incremento do valor dos ativos devem ser registrados na conta de propriedade, instalaes e equipamentos. 2.16 Publicidade: promoo e propaganda a respeito dos bens, servios e atividades do projeto. 2.17 Gastos de auditoria: servios de auditoria externa que seja necessrio contratar e que podem ser exigidos pelas prprias entidades financiadoras do projeto.
3. Propriedade, instalaes e equipamentos

3.1 Terrenos e edificaes: espaos sem construir ou construdos (bens imveis). Nesta rubrica so oradas tanto as edificaes que se projeta adquirir, j construdas, quanto as que se pensa construir com recursos do projeto. 3.2 Maquinaria e equipamentos: mquinas e equipamentos diversos que se projeta adquirir para o apoio e desenvolvimento das diferentes atividades, entre os quais estariam mquinas de escrever, fotocopiadoras, equipamentos audiovisuais, de computao e comunicaes etc. Nos casos em que as mquinas sero utilizadas especificamente em atividades educativas de produo ou outras para as quais existam contas separadas, dentro do plano de contas de sadas, convm registrar em tais contas especficas e separadas. Deve-se ter o cuidado de no orar duplamente e em contas ou sub-contas similares. 3.3 Mveis e utenslios: mveis de recepo, mesas, estantes e similares.
Veculos: compra de veculos.
3.4
Biblioteca / livros: compra de livros, vdeos e outro material de ensino 3.5 que se conserva em biblioteca para uso do projeto.
51
MODELO
DE ORAMENTO
UNIDADE DOIS
MODELO DE ORAMENTO
4. Capacitao e assistncia tcnica

O ponto de partida para estimar o oramento nas sub-contas de capacitao e assistncia tcnica consiste em determinar o nmero de eventos de capacitao e aes de assistncia tcnica, sua durao mdia, professores, assessores ou consultores, pessoas que participaro, material de apoio necessrio, disponibilidade de infra-estrutura e logstica necessrias. 4.1 Honorrios de consultores, instrutores e conferencistas: consultores, instrutores e conferencistas que se contratam temporariamente para atividades especficas de formao, capacitao e assistncia tcnica do projeto. 4.2 Transporte: transporte areo, terrestre ou de outro tipo que se utilize para mobilizar as pessoas que participam dos eventos ou atividades de capacitao. Pode-se distinguir entre transporte de conferencistas e funcionrios do projeto e o transporte dos participantes na qualidade de estudantes ou assistentes ao evento de capacitao. 4.3 Hospedagem e alimentao: hospedagem e alimentao dos participantes (professores, assessores, assistentes, estudantes) ao evento de capacitao e atividades de assistncia tcnica. 4.4 Material didtico: material didtico, papelaria, fotocpias e materiais utilizados em atividades pedaggicas ou de ensino no projeto. 4.5 Aluguel de salas e equipamentos: arrendamento ou aluguel de salas de palestra, bem como de equipamentos audiovisuais, de computao ou outros que apiem a atividade especfica de capacitao.
4.6. Compra de maquinaria e equipamentos: mquinas e equipamentos diversos que se projeta adquirir para o apoio e desenvolvimento das atividades de capacitao e assistncia tcnica, entre os quais poderiam estar equipamentos audiovisuais, de laboratrio etc. Ao incluir maquinaria e equipamentos dentro da conta capacitao e assistncia tcnica, deve-se ter o cuidado de no os ter includo anteriormente na conta propriedade, instalaes e equipamentos. Tambm seria possvel incluir mais sub-contas dentro de capacitao e assistncia tcnica, tais como gastos de funcionamento diretamente identificados com as aes de capacitao e assistncia tcnica (papelaria, aluguis, pagamento de pessoal, etc.). Novamente deve-se ter o cuidado de no orar duas vezes o mesmo gasto. Por exemplo, se foi includo o custo do aluguel dentro do funcionamento geral do projeto, no se pode incluir o mesmo custo dentro da atividade de capacitao, mas deve-se escolher uma das duas opes e dar-lhe a explicao correspondente.
5. Investimentos em atividades produtivas

5.1 Comisses de venda: comisses de vendas que as pessoas ganham por seu trabalho de vendedores. 5.2 Honorrios de consultores, instrutores e conferencistas: consultores, instrutores e conferencistas que so contratados temporariamente para atividades especficas de orientao das atividades produtivas e geradoras de entradas previstas no projeto em favor de sua populao beneficiria ou da prpria OB. 5.3 Transporte: transporte areo, terrestre ou de outro tipo que se utilize para mobilizar as pessoas que participam do desenvolvimento dos eventos ou atividades produtivas.
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5.4 Fundos de crdito: recursos de capital que se destinam dentro do projeto para conceder crditos, buscando manter e incrementar o capital inicial. 5.5 Capital semente: recursos iniciais para financiar e iniciar investimentos em atividades de carter produtivo. So fundos para que a prpria OB desenvolva a atividade produtiva, ou tambm para que o faam diretamente os seus beneficirios, mas o propsito manter o capital como investimento, e no destinar os recursos para gastos. Exemplo: dinheiro para a compra de maquinaria e matria-prima que necessria para a produo de roupas. O propsito do capital semente dispor de dinheiro para o funcionamento do negcio, e no para distribu-lo ou esgot-lo no curto prazo; um dinheiro que se deve recuperar com as vendas dos produtos ou servios oferecidos. 5.6 Animais: animais para apoio de atividades produtivas e geradoras de entradas (cavalos, vacas, carneiros, porcos etc.). 5.7 Compra de insumos, materiais e embalagens para a produo: compra de matria-prima como sementes, fertilizantes, medicamentos para controle de pragas, embalagens e outros necessrios para a produo e venda de um bem ou servio resultante das atividades previstas no projeto, ou que se vo financiar mediante a entrega de tais produtos. 5.8 Compra de maquinaria e equipamentos: equipamentos especificamente destinados atividade produtiva. Ao incluir maquinaria e equipamentos dentro da conta investimentos em atividades produtivas, ter o cuidado de no os haver includo anteriormente na conta propriedade, instalaes e equipamento. 5.9 Terrenos e edificaes: terrenos e edifcios destinados diretamente a atividades produtivas da organizao.
5.10 Investimentos em tecnologia: compra de novos desenvolvimentos tecnolgicos: software, patentes, licenas. 5.11 Pesquisas em tecnologia e desenvolvimento: recursos investidos em processos de pesquisa para o desenvolvimento de processos de produo e servios a cargo da organizao.
6. Outros
6.1 Gastos mdicos: gastos mdicos adicionais e de contingncia, isto , que no so cobertos pelos benefcios que o trabalhador dentro da OB j possui por lei. Tambm se podem incluir nesta rubrica gastos mdicos relacionados a projetos especficos de sade. 6.2 Medicamentos: medicamentos que no estejam includos nos benefcios de sade exigidos pelo pas de origem da OB.
7. Fundos
7.1 Educao: recursos destinados a programas educativos. 7.2 Medicamentos: recursos para compra de remdios destinados a pessoal determinado pela organizao. 7.3 Recreao: recursos para programas de recreao do pessoal e dos beneficirios da organizao. 7.4. Programas de nutrio: recursos para programas de nutrio. NOTA: Para ver qual seria a utilizao dos documentos de suporte e o melhor procedimento para realizar o controle de sadas, rever o anexo 03.
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MODELO
DE ORAMENTO
UNIDADE DOIS
MODELO DE ORAMENTO
4.2 Plano de contas de entradas
NO ORAMENTO DE UM PROJETO, CONSTITUI ENTRADA TODO RECURSO POSTO DISPOSIO DA OB PARA COBRIR OS DIFERENTES PAGAMENTOS EXIGIDOS PELA EXECUO E ADMINISTRAO DE ATIVIDADES DO PROJETO, ASSIM COMO AS DIFERENTES COMPRAS DE BENS E SERVIOS PREVISTOS. HABITUALMENTE, AS ENTRADAS CORRESPONDEM A DINHEIRO VIVO (EM ESPCIE) E DEVEM TER SEU CORRESPONDENTE REGISTRO CONTBIL.
Tambm constituem entradas para os projetos das OB as contribuies ou colaboraes que recebem em bens, como material de trabalho, fertilizantes, papelaria, equipamentos e mveis, veculos, maquinaria (anexo 01). Tambm podem receber servios de assistncia tcnica, colaborao de pessoas que trabalham por designao e financiamento de outra organizao, ou simplesmente como trabalhadores voluntrios. Os prprios beneficirios e membros de uma comunidade contribuem com trabalho etc. Os bens materiais que se constituam em ativos fixos e passe a ser parte da propriedade da OB so avaliados e registrados na contabilidade, assim como todas as entradas em dinheiro vivo (em espcie). Ainda que as contribuies como trabalho voluntrio, assistncia tcnica e assessorias no sejam registradas na contabilidade, de qualquer forma fazem parte das entradas do projeto e, por isso, pertinente manter registros estatsticos dos mesmos, de modo que se facilite a informao a seu respeito. Para poder responder a todas as sadas por gasto ou investimento do projeto, necessrio prever tambm a entrada correspondente. As rubricas
de entradas possveis so diversas, ainda que no to variadas como as rubricas de sada. No formulrio 4 oramento de entradas, apresentam-se as contas e subcontas que formam o plano de contas de entradas para o perodo da vigncia oramentria ou tempo em que se executar o projeto. Elas so a base para elaborar o oramento de entradas e, posteriormente, fazer o registro e anlise da execuo oramentria; apresentam-se diferenciadas por coluna as entradas oradas em espcie e as oradas "in natura", alm de uma coluna que as totaliza. Entretanto, cada uma das colunas acima mencionadas se subdivide para apresentar os valores em moeda nacional e em dlares. Na segunda parte do anexo 1 deste manual, detalham-se os passos e so dadas instrues para avaliar cada rubrica de entradas e proceder o seu registro no respectivo formulrio de oramento. Ao preencher o formulrio 4, obtm-se o total de entradas disponveis para a execuo do projeto, o qual deve manter equilbrio com as sadas oradas.
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A seguir, so apresentadas e descritas as contas e sub-contas que formam o plano de entradas:
2.3 Aportes de scios e afiliados: recursos que se espera obter dos membros que integram a OB executante do projeto.
1. Aporte solicitado: (RedEAmrica)

Corresponde aos recursos que foram previstos para serem solicitados entidade membro da RedEAmrica. 1.1 Membro local da Rede: o aporte de uma fundao membro da Rede para uma organizao de base de seu prprio pas. 1.2 Alianas de membros locais da Rede: o aporte oferecido conjuntamente por vrias fundaes integrantes da Rede a uma OB do pas delas. 1.3 Fundo global da Rede: o aporte recebido pela OB e proveniente de um fundo pertencente prpria Rede, e no de uma fundao membro em particular.
3. Aportes da comunidade
Recursos que se espera obter das pessoas que fazem parte da comunidade beneficiria do projeto, sejam elas integrantes ou no da organizao que executa o projeto.
4. Crdito
Recursos que se projeta obter por via de crditos junto a entidades financeiras.
5. Outros aportes
Recursos diversos que se vislumbra obter para o projeto, diferentes dos anteriores, como aportes de outras entidades pblicas ou privadas. Incluem-se tambm no formulrio 4 as entradas que se espera obter como resultado dos servios de financiamento no-reembolsvel (doaes) junto s diferentes entidades de apoio externo cooperao e diferentes das entidades que fazem parte da RedEAmrica.
2. Aportes prpios
So os recursos disponveis e gerados pela prpria OB. 2.1 Vendas: renda que se projeta obter por meio de atividade produtiva ou de servios que a OB oferece, assim como renda obtida por recuperaes ou outras vendas de bens ou servios que no fazem parte da atividade principal da organizao. 2.2 Rendas de capital: renda que se projeta obter pela rentabilidade dos investimentos ou bem pelo manejo da liquidez, atravs de uma entidade financeira, ou investimentos em outras sociedades; inclui os rendimentos de aes que possam ter em outras entidades. So tambm conhecidas como dividendos.
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Formulrio Quatro
Oramento de entradas
NOME DA ORGANIZAO: NOME DO PROJETO: PERODO ORAMENTRIO: DATA DE ELABORAO: RUBRICA R$ 1. Aporte solicitado (RedEAmrica) 1.1 Membro local da Rede 1.2 Aliana de membros locais da Rede 1.3 Fundo global da Rede Subtotal 1 2. Aportes prprios 2.1 Vendas 2.2 Rendas de capital (juros, dividendos etc.) 2.3 Aportes de scios, afiliados Subtotal 2 3. 4. 5. Aportes da comunidade Crdito Outros 5.1 Governo nacional 5.2 Governo local 5.3 Entidades de cooperao nacionais 5.4 Entidades de cooperao internacionais Totais
1/
EM ESPCIE US$ 1/
R$
IN NATURA US$
TOTAL R$ US$
PARTICIPAO %
TAXA DE CMBIO
DATA: DATA: DATA:
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6. Fontes de financiamento
A combinao das rubricas de entradas do formulrio 3 com as fontes de financiamento permite elaborar um novo formulrio, que se constitui no formulrio de sada informativa para apresentar o oramento de sadas por rubrica, por fonte de financiamento e com valores (formulrio 5). Tambm se pode apresentar o oramento de sadas em funo da modalidade do gasto, que pode ser em espcie ou "in natura" (formulrio 6). A diversidade de fontes de financiamento de um projeto, alm de informar de onde provm os recursos, a oportunidade de saber quem se compromete com ele. A contribuio de diferentes atores para o desenvolvimento do projeto reflete o nvel de compromisso e de responsabilidade destes com a causa do projeto e, por isso, pode-se fazer referncia ao financiamento coresponsvel dos atores. Por esta razo, importante defini-lo como financiamento co-responsvel8. A confluncia de recursos aportados pelos diferentes atores comprometidos com a causa do projeto constitui uma ao de financiamento co-responsvel. Promover o DB em geral e seus projetos em particular requer a unio de esforos e sinergias mediante alianas entre pessoas, organizaes de base, empresas, clubes, governos e entidades de cooperao nacional e internacional que compartilham dos princpios e valores do DB.
QUAIS SO NOSSAS FONTES DE FINANCIAMENTO E QUANTO ASPIRAMOS OBTER DE CADA UMA DELAS?
As OB concebem e desenvolvem projetos para solucionar as necessidades identificadas como prioritrias. As OB so as primeiras que, dentro de suas possibilidades, devem considerar-se como contribuintes para o financiamento dos projetos que elas mesmas propem. S assim podero apresentar-se como legtimos proponentes junto a possveis entidades de apoio. Como parte da sociedade civil, as OB reconhecem suas limitaes e, por isso, buscam scios ou aliados para a implementao de projetos que lhes permita melhorar suas condies de vida. As alianas entre os setores pblico, privado e civil so um reconhecimento dos limites do absolutismo do Estado, do mercado e da sociedade civil na soluo dos problemas sociais9. As possveis fontes de financiamento se agruparam de incio como aparece no formulrio 5.
8 9
Ver mais detalhes no Manual de acompanhamento e co-financiamento de projetos de desenvolvimento de base, elaborado por Jairo Chaparro. Banco Mundial, Fundao Corona e outros. Alianas entre setor privado, governo e organizaes cidads para a superao da pobreza, 1998. Bogot, p. 29.
57
Formulrio Cinco
Oramento consolidado de sadas e fontes de financiamento NOME DA ORGANIZAO: NOME DO PROJETO: PERODO ORAMENTRIO: DATA DE ELABORAO: RUBRICAS Aporte solicitado Doao Crdito 1. 1.1 1.2 1.3 Pessoal Salrios e contribuies sociais Honorrios Outros gastos de pessoal Recursos prprios FONTE DE FINANCIAMENTO ($) Aporte da Outras comunidade fontes*
Total valor
Participao %
Subtotal 1 2. Gastos operacionais de escritrio 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 Utilidades e papelaria Aluguis Servios pblicos (gua, luz, telefone) Correio e comunicaes Vigilncia Transportes Dirias de viagem Seguros Revistas, jornais, publicaes e inf. eletrnica
2.10 Cotas de filiao ou contribuies a outras entidades 2.11 Limpeza 2.12 Lanche 2.13 Gastos bancrios e custos de financiamento 2.14 Gastos legais / impostos 2.15 Manuteno, reparos locais e gastos de instalao 2.16 Publicidade 2.17 Gastos de auditoria Subtotal 2 Continua na pgina seguinte
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Formulrio Cinco (continuao)

Oramento consolidado de sadas e fontes de financiamento RUBRICAS Aporte solicitado Doao Crdito 3. Propriedade, instalaes e equipamento 3.1. Terrenos e edificaes 3.2. Maquinaria e equipamentos 3.3. Mveis e utenslios 3.4. Veculos 3.5. Biblioteca, livros Subtotal 3 4. Capacitao e assistncia tcnica 4.1. Honorrios de consultores, instrutores e/ou conferencistas 4.2. Transporte 4.3. Hospedagem e alimentao 4.4. Material didtico 4.5. Aluguel de salas e equipamentos 4.6. Compra de maquinaria e equipamentos Subtotal 4 5. Investimentos em atividades produtivas 5.1. Comisses de venda 5.2. Honorrios de consultores, instrutores e conferencistas 5.3. Transporte 5.4. Fundos de crdito 5.5. Capital semente 5.6. Animais 5.7. Compra de insumos, materiais e embalagens 5.8. Maquinaria e equipamentos 5.9. Terrenos e edificaes 5.10. Investimento em tecnologia 5.11. Pesquisa em tecnologia e desenvolvimento Subtotal 5 Continua na pgina seguinte Recursos prprios FONTE DE FINANCIAMENTO ($) Aporte da Outras comunidade fontes*
Total valor
Participao %
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MODELO
DE ORAMENTO
UNIDADE DOIS
MODELO DE ORAMENTO
Formulrio Cinco (continuao)

Oramento consolidado de sadas e fontes de financiamento
RUBRICAS Aporte solicitado Doao Crdito 6. Outros 6.1. Gastos mdicos 6.2. Medicamentos Subtotal 6 7. Fundos 7.1. Fundo para educao 7.2. Fundo para medicamentos 7.3. Fundo para recreao 7.4. Fundo para programas de nutrio Subtotal 7 Total (soma de subtotais) Participao (%)
*OUTRAS AGNCIAS DE APOIO, ENTIDADES GOVERNAMENTAIS, APORTES DE EMPRESAS OU PESSOAS ETC. FONTE: AUTORES
Recursos prprios
FONTE DE FINANCIAMENTO ($) Aporte da Outras comunidade fontes*
Total valor
Participao %
DATA: DATA: DATA:
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Fazer a matriz de gastos de forma bem definida, incluindo as colunas de fontes de aportes, permite ao mesmo tempo prever a fonte de entradas a partir da entidade ou grupo de onde se presume que vir a entrada. Isto fundamental ao elaborar um nico formulrio que inclua tanto o oramento de entradas como o oramento de sadas ou gastos. O formulrio 5 registra detalhadamente as sete contas de sadas com suas correspondentes sub-contas. Se necessrio, este formulrio pode ser elaborado de forma resumida, incluindo apenas os valores totalizados das seis contas. Tambm se pode elaborar por partes, com cada uma das seis contas, e detalhando as sub-contas para cada caso (anexo 1). A seguir, descreve-se cada uma das partes que compem o formulrio 5:
Recursos prprios: nesta coluna, adiante de cada rubrica de gastos, registra-se o valor estimado que previu aportar o executante do projeto. Estima-se o valor do aporte para todo o perodo oramentrio previsto e a informao apresentada em moeda nacional. Aporte da comunidade: nesta coluna, adiante de cada rubrica de gastos, registra-se o valor estimado que pode aportar a comunidade beneficiria do projeto. Estima-se o valor do aporte para todo o perodo oramentrio previsto, apresentando-se a informao em moeda nacional e em dlares. Tal como indicado para a coluna de aporte prprio, pertinente fazer os clculos em bases realistas e de alta factibilidade. H quem apresente o aporte prprio da organizao e o aporte da comunidade consolidados em uma nica cifra; recomenda-se apresent-los separadamente. Recursos de crdito: so os recursos que se aplicam ao projeto durante sua vigncia, e provm de crditos com entidades financeiras, com agentes de cooperao para o desenvolvimento, fornecedores e outros crditos. Outras fontes de aportes: nesta coluna, adiante de cada rubrica de gastos, vai o valor estimado que se ora como factvel de outras fontes diferentes das anteriores, como diferentes agncias de cooperao para o desenvolvimento, entidades pblicas, empresas privadas patrocinadoras, pessoas fsicas amigas ou simpatizantes do trabalho que realiza a organizao executante do projeto etc. Estima-se o valor do aporte para todo o perodo oramentrio previsto e apresenta-se a informao em moeda nacional e em dlares. Se necessrio, poder-se-ia elaborar um formulrio adicional onde se registre informao discriminada para cada fonte de financiamento prevista dentro da coluna de outras fontes.
Nome da organizao: o nome da organizao responsvel pela execuo do programa ou projeto e do oramento que parte integral do mesmo; por exemplo, Associao de Pequenos Produtores de Jalapa. Perodo oramentrio: o perodo de tempo para o qual est prevista a execuo do oramento. Exemplo: 1 de janeiro de 2005 / 31 de dezembro de 2005. Data de elaborao: a data em que se elabora o oramento. Rubrica: nesta coluna se descreve cada uma das rubricas de gastos que fazem parte do plano de gastos. Exemplo: pessoal, servios pblicos, construes, sementes, etc. Aporte solicitado: nesta coluna, adiante de cada rubrica, pe-se o valor estimado que se solicita, para cada rubrica, fundao ou entidade a quem se dirige o pedido de apoio. Tal valor estimado para todo o perodo oramentrio descrito, antes, na parte superior esquerda do formulrio.
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MODELO
DE ORAMENTO
UNIDADE DOIS
MODELO DE ORAMENTO
Total (horizontal): nesta coluna, somam-se horizontalmente os valores por linha, correspondentes a cada rubrica de gastos e indicados tanto em moeda nacional quanto em dlares. Totais (vertical): corresponde ltima linha do formulrio, e nela vo-se somando verticalmente os valores registrados em cada coluna. Assim so obtidos os totais de aportes, segundo a fonte (solicitado, prprio, comunidade, outros aportes e total consolidado de aportes).
importante que o valor do aporte prprio indicado no oramento corresponda a clculos realistas, e que efetivamente tenham alta probabilidade de realizao, pois so os pontos de referncia disponveis para avaliar posteriormente a entidade executante, a comunidade e as entidades de cooperao. No conveniente superestimar a capacidade de aporte prprio apenas pelo propsito de acreditar que isto demonstre maior compromisso e sirva de argumento para conseguir aprovaes de apoio da parte das entidades de ajuda s quais se recorre. O no-cumprimento do aporte prprio ou de qualquer outra fonte de financiamento durante a execuo do projeto geraria a retirada do seu financiamento. Inclusive, h agncias de cooperao que condicionam seus aportes ao cumprimento efetivo da parte percentual comprometida por outras fontes. Deve-se tambm ter o cuidado de no cair no extremo oposto de subestimar a real capacidade de aporte prprio.
7. Modalidade dos aportes

O aporte o recurso que entra no projeto. A modalidade de aporte tambm deve ser especificada, conforme seja em espcie ou "in natura". Estes ltimos podem ocorrer tambm sob diferentes formas: como aporte em trabalho10 ou equipamentos, maquinaria, bens imveis, mveis recebidos em propriedade ou para serem utilizados por determinado tempo, papelaria, alimentos, transporte, etc. Para efeito do projeto, o valor dos aportes "in natura" registrado ao mesmo tempo como entrada e como sada. Em muitas ocasies, esta a nica forma prtica pela qual a comunidade ou outros contribuintes podem ajudar no projeto. O valor de cada aporte "in natura" fixado de acordo com o preo no mercado local onde se faz o aporte do respectivo bem ou servio. Quando o bem aportado passa a ser propriedade do projeto, o valor que se lhe atribui o de seu custo. Quando, por exemplo, o aporte o emprstimo temporrio de um imvel ou mquina, o valor atribudo o de seu aluguel pelo tempo que o referido bem se pe a servio do projeto. A avaliao de tais aportes pode ser registrada em uma matriz, como se mostra no formulrio 6 Oramento de sadas segundo a modalidade de aportes. A primeira coluna corresponde s rubricas oramentrias, na segunda registra-se o valor dos aportes em espcie segundo o gasto a que ser destinado; a terceira coluna para registrar os aportes "in natura", e a quarta coluna para a soma de aportes "in natura" e em espcie. A soma total do formulrio 5 deve coincidir com a coluna similar do formulrio 6. A primeira segundo a fonte de financiamento, e a segunda de acordo com a modalidade de aportes.
10
O aporte como trabalho pode ocorrer sob diversas modalidades ou formas: mo-de-obra em trabalhos agrcolas, construo ou outras atividades; como assistncia tcnica, assessorias, etc.
62
Formulrio Seis
Oramento de sadas por modalidade de aporte NOME DA ORGANIZAO: NOME DO PROJETO: PERODO ORAMENTRIO: DATA DE ELABORAO: RUBRICAS EM ESPCIE $ 1. Pessoal 1.1 1.2 1.3 Salrios e contribuies sociais (anexar planilha de nomes) Honorrios Outros gastos de pessoal MODALIDADE DE APORTE "IN NATURA" $ TOTAL $ US$ 1/ PARTICIP .%
Subtotal 1 2. Gastos operacionais de escritrio 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 Utilidades e papelaria Aluguis Servios pblicos (gua, luz, telefone) Correio e comunicaes Vigilncia Transporte (areo, terrestre, fluvial, fretes e cargas) Dirias de viagem Seguros Revistas, jornais, publicaes e informao eletrnica
2.10 Cotas de filiao ou aportes para outras entidades 2.11 Limpeza 2.12 Lanche 2.13 Gastos bancrios e custos de financiamento (inclui cmbio de moedas) 2.14 Gastos legais / impostos 2.15 Manuteno, reparos locais e gastos de instalao 2.16 Publicidade 2.17 Gastos de auditoria Subtotal 2 Continua na pgina seguinte
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Formulrio Seis (continuao)

Oramento de sadas por modalidade de aporte RUBRICAS EM ESPCIE $ 3. Propriedade, instalaes e equipamento 3.1 Terrenos e edificaes 3.2 Maquinaria e equipamentos 3.3 Mveis e utenslios 3.4 Veculos 3.5 Biblioteca, livros Subtotal 3 4. Capacitao e assistncia tcnica 4.1 Honorrios de consultores, instrutores e/ou conferencistas 4.2 Transporte 4.3 Hospedagem e alimentao 4.4 Material didtico 4.5 Aluguel de salas e equipamentos 4.6 Compra de maquinaria e equipamentos Subtotal 4 5. Investimentos em atividades produtivas 5.1. Comisses de venda 5.2. Honorrios de consultores, instrutores e conferencistas 5.3. Transporte 5.4. Fundos de crdito 5.5. Capital semente 5.6. Animais 5.7. Compra de insumos, materiais e embalagens 5.8. Maquinaria e equipamentos 5.9. Terrenos e edificaes 5.10. Investimento em tecnologia 5.11. Pesquisa em tecnologia e desenvolvimento Subtotal 5 Continua na pgina seguinte MODALIDADE DE APORTE "IN NATURA" $ TOTAL $ US$ 1/ PARTICIP .%
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Formulrio Seis (continuao)

Oramento de sadas por modalidade de aporte RUBRICAS EM ESPCIE $ 6. Outros 6.1. Gastos mdicos 6.2. Medicamentos Subtotal 6 7. Fundos 7.1. Fundo para educao 7.2. Fundo para medicamentos 7.3. Fundo para recreao 7.4. Fundo para programas de nutrio Subtotal 7 Total $ (soma de subtotais 1, 2, 3, 4, 5, 6) Total US$ 1/ Participao (%)
1/
MODALIDADE DE APORTE "IN NATURA" $ TOTAL $ US$ 1/ PARTICIP .%
TAXA DE CMBIO:
DATA: DATA: DATA:
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MODELO
DE ORAMENTO
UNIDADE DOIS
MODELO DE ORAMENTO
O formulrio 6 elaborado de forma similar ao de sadas e fontes de financiamento. A coluna de rubricas a mesma, enquanto para as modalidades de aporte leva-se em conta o seguinte: Em espcie: so os aportes que somente se fazem em moeda lquida ou dinheiro de fato. In natura: so bens materiais ou servios postos disposio do projeto. Exemplos tpicos de aportes "in natura" que podem ser oferecidos pelas entidades executantes de projetos so o trabalho voluntrio de seus membros, material de trabalho, papelaria, disposio de um espao para escritrio ou sales para cursos e reunies; aportes em servios da comunidade, como mo-de-obra para construo de infra-estrutura comunitria, sementes para um projeto produtivo; aportes de entidades cooperadoras em servios de assistncia tcnica, professores, assessoria, emprstimo de salas para reunies, emprstimo de mquina, etc. O valor de cada aporte "in natura" fixa-se de acordo com o preo do mercado no local em que se faz o aporte do respectivo bem ou servio. Quando o bem que se aporta passa a ser propriedade do projeto, o valor que se lhe atribui o de seu custo. Quando, por exemplo, o aporte o emprstimo temporrio de um imvel ou maquinaria, o valor atribudo o de seu aluguel pelo tempo que o referido bem posto a servio do projeto. Para a avaliao dos aportes "in natura", deve-se levar em conta um registro estatstico dos mesmos, comprovado com atas ou planilhas onde se especificam, por tipo de aporte, a quantidade e o valor. Para conhecer o detalhamento do oramento de aportes "in natura", devese elaborar um formulrio complementar ou de suporte (formulrio 7), discriminao de aportes "in natura", onde seja indicado o tipo de bem ou servio aportado, sua quantidade e o valor atribudo. O procedimento para preencher este formulrio o mesmo que j se indicou para o formulrio 6, s que na coluna de detalhamento do aporte so descritas brevemente as caractersticas da contribuio.
4.3 Planilha de suporte de sadas

Ao estimar os gastos para algumas das contas, convm ter planilhas de suporte mais detalhadas: a deciso a respeito de quais rubricas exigem discriminao e detalhamento na hora de elaborar o oramento depende das exigncias internas de cada organizao e das solicitaes particulares das fontes de financiamento. No caso dos projetos que se apresentam considerao das entidades que formam a RedEAmica, sugere-se, pelo menos, elaborar uma planilha para orar o pagamento de pessoal, quer faa parte da folha de pagamento habitual dos projetos, quer se trate de pessoal contratado para a realizao de trabalhos temporrios ou espordicos. Planilhas para pagamento de salrios, benefcios sociais e horas extra. um formulrio onde se registra o nome do trabalhador, o salrio-base, o valor das obrigaes e benefcios sociais, o valor das contribuies previdncia social, as horas-extra e qualquer outro pagamento relacionado com o trabalho que se orou dentro do projeto. Dos totais deste formulrio resultam os valores a serem orados nas rubricas de sadas 1.1 (formulrio 3, plano de contas de sadas). No formulrio 9, mostra-se um exemplo da planilha para estimar os gastos de pessoal do projeto. Planilha para registro de honorrios: um formulrio que registra o nome do consultor, a funo que desempenha e o valor que foi orado (formulrio 10).
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Formulrio Sete
Discriminao de aportes "in natura" NOME DA ORGANIZAO: NOME DO PROJETO: PERODO ORAMENTRIO: DATA DE ELABORAO: RUBRICAS DETALHE DO APORTE $ 1. Pessoal 1.1 Salrios e obrigaes sociais 1.2 Honorrios 1.3 Outros gastos de pessoal Subtotal 1 2. Gastos operacionais de escritrio 2.1 Utilidades e papelaria 2.2 Aluguis 2.3 Servios pblicos (gua, luz, telefone) 2.4 Correio e comunicaes 2.5 Vigilncia 2.6 Transporte (areo, terrestre, fluvial, fretes e cargas) 2.7 Dirias de viagem 2.8 Seguros 2.9 Revistas, jornais, publicaes e informao eletrnica 2.10 Cotas de filiao ou aportes para outras entidades 2.11 Limpeza 2.12 Lanche 2.13 Gastos bancrios e custos de financiamento 2.14 Gastos legais / impostos 2.15 Manuteno, reparos locais e gastos de instalao 2.16 Publicidade 2.17 Gastos de auditoria Subtotal 2 Continua na pgina seguinte MODALIDADE DE APORTE VALOR US$ PARTICIPAO %
67
Formulrio Sete (continuao)

Discriminao de aportes "in natura" RUBRICAS DETALHE DO APORTE $ 3. Propriedade, instalaes e equipamento 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 Terrenos e edificaes Maquinaria e equipamentos Mveis e utenslios Veculos Biblioteca, livros MODALIDADE DE APORTE VALOR US$ PARTICIPAO %
Subtotal 3 4. Capacitao e assistncia tcnica 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 Honorrios de consultores, instrutores e/ou conferencistas Transporte Hospedagem e alimentao Material didtico Aluguel de salas e equipamentos Compra de maquinaria e equipamentos
Subtotal 4 5. Investimentos em atividades produtivas 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 Comisses de venda Honorrios de consultores, instrutores e conferencistas Transporte Fundos de crdito Capital semente Animais Compra de insumos, materiais e embalagens Maquinaria e equipamentos Terrenos e edificaes
5.10 Investimento em tecnologia 5.11 Pesquisa em tecnologia e desenvolvimento Subtotal 5 Continua na pgina seguinte
68
Formulrio Sete (continuao)

Discriminao de aportes "in natura" RUBRICAS DETALHE DO APORTE $ 6. Outros 6.1. Gastos mdicos 6.2. Medicamentos Subtotal 6 7. Fundos 7.1. Fundo para educao 7.2. Fundo para medicamentos 7.3. Fundo para recreao 7.4. Fundo para programas de nutrio Subtotal 7 Total (soma de subtotais 1, 2, 3, 4, 5, 6) MODALIDADE DE APORTE VALOR US$ PARTICIPAO %
1/
TAXA DE CMBIO :
DATA: DATA: DATA:
69
Formulrio Oito
Oramento de gastos e fontes de financiamento NOME DA ORGANIZAO: NOME DO PROJETO: PERODO ORAMENTRIO: DATA DE ELABORAO: RUBRICAS ORAMENTRIAS Aporte solicitado Doao Crdito $ 1. Pessoal 1.1 Salrios e obrigaes sociais 1.2 Honorrios 1.3 Outros gastos de pessoal Subtotal 1 2. Gastos operacionais de escritrio 2.1 Utilidades e papelaria 2.2 Aluguis 2.3 Servios pblicos (gua, luz, telefone) 2.4 Correio e comunicaes 2.5 Vigilncia 2.6 Transporte (areo, terrestre, fluvial, fretes e cargas) 2.7 Dirias de viagem 2.8 Seguros 2.9 Revistas, jornais, publicaes e informao eletrnica 2.10 Cotas de filiao ou aportes para outras entidades 2.11 Limpeza 2.12 Lanche 2.13 Gastos bancrios e custos de financiamento 2.14 Gastos legais / impostos 2.15 Manuteno, reparos locais e gastos de instalao 2.16 Publicidade 2.17 Gastos de auditoria Subtotal 2 Continua na pgina seguinte US$ $ US$ Recursos prprios $ FONTE DE FINANCIAMENTO ($) Aporte da Outras fontes comunidade de aportes* $ US$ $ US$ $ Total valor US$
US$
70
Formulrio Oito (continuao)

Oramento de gastos e fontes de financiamento RUBRICAS ORAMENTRIAS Aporte solicitado Doao Crdito $ 3. Propriedade, instalaes e equipamento 3.1 Terrenos e edificaes 3.2 Maquinaria e equipamentos 3.3 Mveis e utenslios 3.4 Veculos 3.5 Biblioteca, livros Subtotal 3 4. Capacitao e assistncia tcnica 4.1 Honorrios de consultores, instrutores e/ou conferencistas 4.2 Transporte 4.3 Hospedagem e alimentao 4.4 Material didtico 4.5 Aluguel de salas e equipamentos 4.6 Compra de maquinaria e equipamentos Subtotal 4 5. Investimentos em atividades produtivas 5.1 Comisses de venda 5.2 Honorrios de consultores, instrutores e conferencistas 5.3 Transporte 5.4 Fundos de crdito 5.5 Capital semente 5.6 Animais 5.7 Compra de insumos, materiais e embalagens 5.8 Maquinaria e equipamentos 5.9 Terrenos e edificaes 5.10 Investimento em tecnologia 5.11 Pesquisa em tecnologia e desenvolvimento Subtotal 5 Continua na pgina seguinte US$ $ US$ Recursos prprios $ FONTE DE FINANCIAMENTO ($) Aporte da Outras fontes comunidade de aportes* $ US$ $ US$ $
Total valor US$
US$
71
MODELO
DE ORAMENTO
UNIDADE DOIS
MODELO DE ORAMENTO
Formulrio Oito (continuao)

Oramento de gastos e fontes de financiamento RUBRICAS ORAMENTRIAS Aporte solicitado Doao Crdito $ 6. Outros 6.1. Gastos mdicos 6.2. Medicamentos Subtotal 6 7. Fundos 7.1. Fundo para educao 7.2. Fundo para medicamentos 7.3. Fundo para recreao 7.4. Fundo para programas de nutrio Subtotal 7 Total (suma de subtotales 1, 2, 3, 4, 5, 6) US$ $ US$ Recursos prprios $ FONTE DE FINANCIAMENTO ($) Aporte da Outras fontes comunidade de aportes* $ US$ $ US$ $
Total valor US$
US$
1/
TAXA DE CMBIO:
DATA: DATA: DATA:
72
Formulrio Nove
Planilha para gastos de pessoal NOME DA ORGANIZAO: NOME DO PROJETO: PERODO ORAMENTRIO: DATA DE ELABORAO: NOME E SOBRENOME IDENTIDADE CARGO SALRIO $ OBRIGAES E BENEFCIOS $ CONTRIBUIO PREVIDNCIA $ HORAS EXTRAS $ TOTAL $
DATA: DATA: DATA:
73
MODELO
DE ORAMENTO
UNIDADE DOIS
MODELO DE ORAMENTO
Formulrio Dez
Planilha para honorrios NOME DA ORGANIZAO: NOME DO PROJETO: PERODO ORAMENTRIO: DATA DE ELABORAO: REA DE CONSULTORIA RAZO SOCIAL/NOME TEMPO HONORRIOS ESTIMADOS
TOTAL ELABORADO POR: REVISADO POR: AUTORIZADO POR: DATA: DATA: DATA:
74
5
O ORAMENTO EM DLARES
DESVALORIZAO E INFLAO
Normalmente, as entidades de cooperao solicitam que o oramento do projeto tambm seja apresentado na moeda utilizada por elas. As entidades de cooperao que tm sua sede em pases da Unio Europia, regularmente, pediro que o oramento lhes seja apresentado em euros, alm da moeda do pas sede da organizao que solicita o apoio financeiro. As entidades que fazem parte da RedEAmrica pediro a elaborao do oramento na moeda de seu pas sede e em dlares americanos. RedEAmrica exige os oramentos e informes de execuo em dlares para efeito de estudos e anlises comparativos, assim como para facilitar a consolidao de informes que so recebidos de diferentes pases, unificandoos mesma moeda. Em vrios dos formulrios inclui-se uma coluna para apresentar o oramento em dlares, alm da coluna correspondente ao valor em moeda local. As colunas e valores em dlares no necessitam de preenchimento pela OB, j que este trabalho corresponder s fundaes membro da Rede. A partir dos clculos de oramento feitos nas moedas nacionais, passa-se a efetuar a respectiva converso em dlares. Para isto, deve-se utilizar a taxa de cmbio oficial do ltimo dia do ms imediatamente anterior elaborao do oramento. necessrio sempre tomar o valor bruto da taxa de cmbio, e no o seu valor lquido depois dos gastos e comisses. No caso de existirem comisses e gastos com o cmbio, estes devem fazer parte dos gastos a serem tambm orados. O formulrio 8 constitui-se em um dos sugeridos para apresentar o oramento de sadas avaliados em dlares. Trata-se basicamente do mesmo formulrio 5, que se apresenta com valores em moeda local, mas a este so adicionadas as colunas correspondentes para o registro em dlares. No momento de elaborar um oramento, convm levar em conta os conceitos de desvalorizao, valorizao, taxa de cmbio11 e inflao: Desvalorizao e valorizao: assim como as coisas tm um valor, as moedas dos pases (pesos, dlares, reais, libras esterlinas, etc.) tambm possuem um determinado valor. O cmbio de valor de uma moeda, dependendo de aumentar ou diminuir em comparao com outras moedas estrangeiras, denomina-se valorizao ou desvalorizao, respectivamente. A valorizao ocorre quando a moeda de um pas aumenta seu valor em comparao com outras moedas estrangeiras, enquanto a desvalorizao acontece quando a moeda de um pas reduz seu valor em comparao com outras moedas estrangeiras, razo pela qual o conceito de desvalorizao completamente oposto ao de valorizao.
11
Em todos os pases, existe um organismo oficial que publica diariamente o valor equivalente entre a moeda nacional e a moeda estrangeira. Para fazer a converso da moeda nacional ao dlar, tanto nos oramentos de entradas como nos de sada, pode-se tomar a taxa de cmbio da data em que se elabora o oramento.
75
MODELO
DE ORAMENTO
UNIDADE DOIS
MODELO DE ORAMENTO
Para entender o que foi dito, analisemos o caso especfico de como funciona a desvalorizao do peso colombiano em relao ao dlar dos EUA: no ano de 1995, para comprar um dlar norte-americano, eram necessrios $1.000 pesos colombianos, enquanto em 2002 eram necessrios aproximadamente $2.300. Que aconteceu? muito simples: o peso colombiano perdeu o valor em relao ao dlar dos EUA, isto , se desvalorizou, e por isso faz-se necessria maior quantidade da moeda local para comprar uma unidade da moeda estrangeira. Inflao: a inflao se define como o aumento percentual dos preos para o consumidor final, de um perodo a outro. Por exemplo, dizer que a inflao foi de 10% no ano de 2003 significa que a porcentagem mdia dos preos dos produtos comprados pelo consumidor final subiu 10% entre 1 de janeiro e 31 de dezembro. A inflao um conceito que se aplica aos preos internos em cada pas e se relaciona com as variaes de preos mdios na moeda de uso regular no pas. Ao elaborar o oramento, deve-se ter em conta o crescimento projetado no ndice de preos ao consumidor desde o momento de elaborao do oramento at o momento de execuo do gasto correspondente. Exemplo: elabora-se o oramento de pagamento do salrio do diretor do projeto em janeiro de 2004 e o projeto est previsto para ser iniciado em janeiro de 2005; o salrio normal do diretor, em janeiro de 2004, $2.000.000 mensais; o projeto est previsto para uma vigncia de trs anos, de 1 de janeiro de 2005 a 31 de dezembro de 2007; projeta-se uma inflao mdia de 10% ao ano.
Ano 1 (2005): Ano 2 (2006): Ano 3 (2007):
$2.000.000 X 1.10 X 12 = $ 26.400.000 $ 26.400.000 X 1.10 $ 29.040.000 X 1.10 2005 2007 = $ 29.040.000 = $ 31.944.000 = $ 87.384.000
Total oramento salrio diretor
Da mesma maneira, estima-se o efeito inflacionrio para todas as demais rubricas de gastos. Taxa de cmbio: o valor equivalente entre uma moeda local e uma moeda estrangeira, por exemplo, 1 dlar americano igual a 2.650 pesos colombianos. Por princpios contbeis, e mesmo para as legislaes respectivas de cada pas, a contabilidade deve ser registrada nas respectivas moedas nacionais. A informao contbil a fonte de conhecimento do movimento de dinheiro da organizao e a base para estimar os respectivos oramentos. Se o oramento apresentado em moeda estrangeira, deve-se proceder o clculo do efeito do cmbio do valor da moeda nacional em relao moeda estrangeira. Isto permitir elaborar um oramento mais prximo da realidade dos custos que efetivamente se apresentaro no momento de sua execuo. Isto vale especialmente para as OB que tm acesso a recursos de financiamento internacional, onde entra moeda estrangeira.
Com os dados anteriores, o oramento do salrio do diretor do projeto durante sua vigncia seria assim:
Tendo em conta o que foi dito, procede-se elaborao dos formulrios requeridos: primeiro registram-se os valores em moeda nacional e, a seguir, efetua-se a converso e se procede ao registro em moeda estrangeira (formulrio 8).
76
6
ALERTAS
Ao elaborar o oramento a partir das atividades a serem realizadas no projeto, importante recordar posteriormente a incluso de gastos de carter geral que afetam a toda a organizao, ainda que estes no sejam totalmente atribuveis s atividades particulares do projeto. A elaborao de um oramento a partir das atividades e os posteriores relatrios da execuo oramentria, de nenhum modo implica desconhecer a importncia de fazer e apresentar oramento e execuo em funo de rubricas oramentrias, como habitualmente organizado o plano de contas de sadas e entradas da organizao. Isto se observa com clareza e em detalhes na unidade 3 deste manual. Antes de elaborar um oramento, importante ter clareza de conceitos sobre o mesmo e, especialmente, compreender que ele se estrutura com as entradas e sadas, e no apenas com estas ltimas, como em muitas ocasies se observa nos oramentos apresentados pelas organizaes de base. Sem desmerecer a importncia das particularidades de cada projeto e organizao que elabora o oramento, importante seguir ao mximo possvel os formulrios previamente destinados a esse fim.
Ao elaborar o oramento de um projeto financiado por uma entidade externa, inclusive as da RedEAmrica, importante considerar que estas, habitualmente, solicitam o oramento de todas as sadas, mesmo que correspondam ao pagamento de gastos correntes, compra de ativos ou investimentos. Ao estimar o oramento de entradas por aportes prprios, da organizao ou da comunidade, convm registr-los de forma separada, e no em uma nica cifra. Ao avaliar os aportes "in natura", no momento de or-los ou de registrar sua execuo, deve-se ter o cuidado de fixar-lhes um valor real de mercado, evitando tanto a supervalorizao como a subvalorizao. Conforme os princpios contbeis e, inclusive, a respectiva legislao de cada pas, a contabilidade deve ser registrada nas respectivas moedas nacionais. A informao contbil fonte de conhecimento do movimento de dinheiro da organizao e a base para avaliar seus oramentos.
6 7
77
Quadro sntese
UNIDADE 2
ENFOQUE PARA ADMINISTRAR ORAMENTO
CONSIDERAES PARA ELABORAR ORAMENTO
MTODO PARA ELABORAR ORAMENTO QUANDO SE ELABORA? Sua adequada elaborao depende da definio prvia de objetivos, metas, atividades e recursos do projeto. Deve ser elaborado antes de comear sua execuo. COMO SE ELABORA? 1. Identificao do projeto e perodo oramentrio. 2. Elaborar matrizes de oramento por atividades. 3. Elaborar matrizes de oramento de entradas e sadas. 4. Preenchimento do formulrio de oramento de sadas. 5. Preencher formulrio de oramento de entradas.
CATEGORIAS DE ENTRADAS E SADAS PLANO DE CONTAS DE SADAS 1. Pessoal 2. Gastos operacionais 3. Propriedade, instalaes e equipamento 4. Eventos de capacitao 5. Investimento em atividades produtivas 6. Outros
ORAMENTO EM DLARES
A administrao do oramento parte de sua elaborao e inclui: Consecuo de recursos Registro de gastos Controle de oramento Deve-se planejar a partir das metas financeiras da OB analisando oportunidades e riscos.
O oramento se constitui na expresso concreta da atividade financeira, d a conhecer as fontes de financiamento e a forma de empregar os recursos (gastos ou investimentos).
PRINCIPAIS CARACTERSTICAS Pr-definies Realismo Especificidade e concretude Coerncia Relao B/C positiva Equilbrio Sustentabilidade Informao transparente Controle de execuo oramentria Oportunidade de fluxo de recursos
PLANO DE CONTAS DE ENTRADAS 1. Contribuio solicitada 2. Contribuio prpria 3. Contribuio da comunidade 4. Crditos 5. Outros
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Oramento
para projetos
de organizaes
de base
UNIDADE TRS ACOMPANHAMENTO E CONTROLE DO ORAMENTO
CONTEDO
QUADRO SINTTICO 1. 2. 3. 4. 5. SENTIDO E ENFOQUE DO CONTROLE DA EXECUO ORAMENTRIA CONTROLE DE ORAMENTO POR ATIVIDADES CONTROLE DE EXECUO ORAMENTRIA POR RUBRICAS DE SADAS E ENTRADAS AUDITORIAS ALERTAS
83 85 88 96 110 112 112
QUADRO SNTESE
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Cuadro sinttico
TEMAS
CONCEITOS CHAVE
SENTIDO E ENFOQUE DO CONTROLE DA EXECUO ORAMENTRIA
Oramento e execuo de entradas e sadas, controle oramentrio, formulrios de controle oramentrio.

PROPSITO
Aprender a utilizar as ferramentas de acompanhamento ou controle do oramento como meio para conhecer sua evoluo em tempo real e dispor de bases para a tomada de decises que sejam pertinentes.
CONCEITOS CHAVE
CONTROLE DE ORAMENTO POR ATIVIDADES
Monitoramento, acompanhamento, controle, atividades, entrada, sada, execuo oramentria.

PROPSITO
O verdadeiro preo de todas as coisas, aquilo que todas as coisas realmente custam ao homem que quer adquiri-las, o esforo e o sofrimento que envolve a sua aquisio.
Aprender a fazer o acompanhamento e controle do oramento em funo das atividades.
CONCEITOS CHAVE
CONTROLE DE ORAMENTO POR RUBRICAS DE SADAS E ENTRADAS
Monitoramento, acompanhamento, controle, rubricas de entrada e sada, execuo oramentria.

PROPSITO
Aprender a fazer o acompanhamento e controle do oramento em funo das rubricas de contas de entrada e sada.
CONCEITOS CHAVE
Controle interno, monitoramento, acompanhamento. AUDITORIAS

PROPSITO
Compreender a tarefa bsica e a importncia da auditoria que certifique o uso adequado dos recursos do projeto.
83
1
SENTIDO E ENFOQUE DO CONTROLE DA
EXECUO ORAMENTRIA
Depois de um percurso pela unidade 2, em que foram desenvolvidos os temas a respeito de como fazer o oramento e quais os instrumentos disponveis para sua elaborao, cabe agora abordar, nesta unidade 3, os passos e instrumentos que devem ser utilizados para seu devido controle e acompanhamento.
Existe uma diferena real entre o oramento e a execuo oramentria?
Enquanto o oramento uma suposio ou estimativa das entradas e sadas durante um perodo de tempo estabelecido, a execuo oramentria leva em conta entradas e sadas efetivamente realizadas durante esse mesmo perodo. No primeiro caso, faz-se referncia a valores que se esperam, e no segundo, a valores efetivamente realizados.
1.1 O controle oramentrio

Para executar o controle oramentrio de um projeto, necessrio estabelecer uma comparao entre o orado e o executado em tempo real, tanto nas aes como nos recursos nelas utilizados. Este controle se faz mediante o uso de indicadores (rubricas oramentrias, como vem detalhado na unidade 2) e a explicao das variaes apresentadas nos respectivos valores12. Deve-se verificar o que est sendo realizado, o que se deixou de realizar e, a seguir, indagar pelas causas das diferenas que possam apresentar-se. Os resultados da anlise da execuo oramentria facilitam a direo do projeto tomada de decises tais como agilizar a consecuo de recursos, controlar gastos excessivos, acelerar a execuo de algumas tarefas oramentrias, suspender alguns gastos inicialmente previstos, introduzir novas rubricas de gastos etc.
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ACOMPANHAMENTO
E CONTROLE DO ORAMENTO
UNIDADE TRS
ACOMPANHAMENTO E CONTROLE DO ORAMENTO
1.2 Periodicidade do controle oramentrio
no caso em que estes se apresentaram, devem aparecer em tais informes as evidncias de que foram tomadas oportunamente as decises adequadas.
O controle oramentrio se faz atravs de revises permanentes ou, no mnimo, mensais, com o fim de fazer oportunamente os ajustes adequados. Um supervit poderia originar de: s entidades de cooperao deve-se remeter os informes de controle ou de Uma economia pela racionalizao de gastos durante a execuo; comparao da execuo oramentria com a periodicidade que estas No terem sido realizadas algumas atividades que, na prtica, no foram necessrias, embora tenham sido cumpridos os objetivos e as metas solicitarem: trimestral, semestral ou anual. previstos. No terem sido cumpridas as atividades e metas previstas, para as quais 1.3 Os ajustes ao oramento haviam sido feitas as correspondentes previses oramentrias, o que, por sua vez, se refletiria na falta de cumprimento dos objetivos do A deciso a respeito do ajuste do oramento depende tanto da anlise projeto. efetuada sobre a execuo dos recursos financeiros disponveis e previstos 1.4 Formulrios de controle oramentrio em cada rubrica de entradas e sadas, como tambm da verificao do cumprimento das atividades, metas e objetivos do projeto e da necessidade Os formulrios para o controle da execuo oramentria so basicamente de continuar, ou no, com uma parte ou a totalidade das mesmas. os mesmos utilizados para a elaborao do oramento (unidade Deve-se levar em conta que, em algumas ocasies, a aprovao formal de 2), aos quais se adicionam colunas para registrar sua um ajuste do oramento exige envolver, para a tomada de decises, tanto as execuo e observar as diferenas entre oramento e instncias de direo pertinentes na OB quanto as fontes financiadoras. A execuo. consulta e o acordo com essas ltimas do-se particularmente quando os Para facilitar tal controle, dispe-se dos ajustes envolvem os recursos que elas aportam. formulrios em que devem ser registradas importante recordar que as agncias de cooperao que decidem apoiar o tanto as cifras de sadas e entradas desenvolvimento de um projeto, habitualmente transferem seus recursos oradas, como tambm as de com destinao especfica, e estes no podem ser aplicados de forma sua execuo real para o perodo que se relata e para diferente, a no ser que se obtenha a prvia permisso para tanto. o perodo acumulado de Ao finalizar o projeto, os informes de execuo oramentria permitem execuo oramentria, conhecer se houve dficit ou supervit. Um controle de oramento oportu- respectivamente. no e bem feito deve demonstrar em seus resultados que, ao finalizar a execuo do projeto, no se verificou um dficit ou supervit significativo, e
86
Assim como o oramento de sadas pode ser organizado a partir dos custos por atividade ou a partir dos custos segundo cada uma das rubricas definidas no plano de contas de sadas, tambm o controle da execuo de sadas pode ser feito a partir desses mesmos critrios. Exposto o que veio acima, e antes de seguir com o desenvolvimento dos temas dessa unidade e a apresentao dos formulrios de controle de execuo oramentria, convm abordar o tema da prestao de contas de entradas e sadas em moeda estrangeira.
1.5 A converso de entradas e sadas executadas de moeda nacional para moeda estrangeira
Como se observou no final da unidade 2 desse manual, a converso de moeda nacional a dlares ou a outra moeda estrangeira, no momento de elaborar o oramento, torna-se uma operao relativamente fcil e que no apresenta maiores complicaes, porque se supe uma mesma taxa de cmbio para todo o perodo de execuo do projeto. As complicaes surgem no momento de converter o valor da execuo registrada em moeda nacional para moeda estrangeira, j que durante o tempo de tal execuo, apresentaram-se variaes na taxa de cmbio em relao aos clculos feitos quando se elaborava o oramento. As confuses se apresentam, fundamentalmente, pela diferena de critrios que se utilizam na aplicao da taxa de cmbio s sadas em moeda local, que se vo executando ao longo da vigncia do projeto. H quem utilize como taxa de cmbio a mesma com a qual receberam os recursos do exterior; outros utilizam a taxa mdia apresentada entre a data de incio do projeto e a data final do informe de contas.
O problema tambm se apresenta, ainda que em menor medida, com a taxa de cmbio utilizada para o clculo das entradas recebidas em moeda estrangeira.
Recomendao especial
Para a converso de moeda local em moeda estrangeira, no momento de prestar informes sobre a execuo de entradas e sadas do projeto, existem procedimentos diferentes. Nesse manual, recomenda-se ter um critrio homogneo para todos os projetos financiados pela RedEAmrica. 1. As entradas em contabilidade registram-se pelo valor bruto que se recebe em moeda nacional, sem descontar taxas, impostos ou comisses de cmbio, porque esses constituem gastos que, por sua vez, devem ser registrados como tal. No momento de elaborar o formulrio de controle oramentrio de entradas, registrar-se- o valor enviado em dlares por parte da entidade financiadora. Se as entradas em espcie e os aportes "in natura" foram avaliados e registrados em moeda nacional, no informe de execuo eles sero convertidos em dlares com base na taxa de cmbio vigente no perodo de execuo oramentria relatado. Os gastos que so informados em moeda nacional sero convertidos em 2. dlares com a taxa de cmbio vigente no perodo de execuo relatado.
87
2
CONTROLE DE ORAMENTO
POR ATIVIDADES
O controle oramentrio por atividades consiste em comparar os custos ou sadas das atividades efetivamente realizadas com os custos ou sadas das atividades inicialmente previstas. Para relatar a execuo oramentria por atividades, utilizam-se os formulrios 11, 12 e 13. A formatao desses se faz a partir dos formulrios apresentados para a elaborao do oramento por atividades (formulrios 1 e 2). O controle oramentrio por atividades pode comparar oramento e execuo de perodos similares, ou tambm o oramento previsto para a vigncia total do projeto (por ex., 3 anos) com o que, at o momento, se realiza em um curto perodo de execuo (por ex., um semestre).
1 2
Nas colunas de oramento em moeda local (2) e em dlares (3), segundo a atividade ou rubrica de sada indicada em cada linha, registram-se os valores aprovados para toda a vigncia do projeto. Caso tenham-se apresentado ajustes ao oramento ao longo de sua execuo, procede-se de modo a registrar na coluna do oramento os valores que foram sendo modificados e aprovados. Levar em conta que qualquer modificao do oramento, particularmente, o de sadas, deve ser previamente aprovado pelas instncias pertinentes na OB e, inclusive, nos casos solicitados pelas prprias fontes de financiamento. Para o registro da execuo, tomam-se como fonte de informao os informes contbeis, tendo em conta que o oramento manejado sob o conceito de caixa (as sadas por investimentos em ativos so consideradas como se fossem gastos). Realizam-se os ajustes necessrios informao contbil, para poder registrar, como parte do oramento executado, tanto os valores efetivamente pagos, como tambm aqueles que contabilmente tenha sido provisionados para pagamento, ou tambm para descontar gastos provisionados, mas que no sero efetivos, como o caso das depreciaes.
2.1 Consideraes e instrues bsicas para preencher os formulrios de controle oramentrio por atividades
Ao preencher quaisquer dos formulrios sugeridos para o controle oramentrio por atividades, recomenda-se:
3 4
88
Eliminam-se as provises; as entradas so consideradas executadas quando efetivamente se recebe o dinheiro. Eliminam-se as amortizaes referentes a gastos diferidos. Quanto aos gastos que foram ativados para serem aplicados dentro de um perodo determinado, registre-se 100% do valor executado. Por exemplo: o prmio anual dos seguros, cujo custo foi de $6.000,00 nos registros contbeis, aparecer ms a ms como $500,00 nos gastos. Para efeitos oramentrios, o ms no qual se cancelou, registra-se como execuo pelo valor de $6.000,00. Considerar que os perodos contbeis e de relatrio de execuo do oramento podem no coincidir (p. ex., estado de resultados janeiro/maro, relatrio de execuo oramentria do projeto novembro/maro); no primeiro ms de relatrio de execuo, considera-se o movimento no estado de resultados (e no no acumulado no transcorrer do perodo; posteriormente, continuase acumulando nos relatrios subseqentes, a partir do movimento mensal).
7 8
A partir do que foi proposto nos nmeros 3, 4, 5 e 6, procede-se ao registro de sadas nas colunas de execuo em moeda local (4) e em dlares (5). Calculam-se as diferenas entre o orado e os valores executados e transpe-se para as colunas 6 e 7. Na primeira, comparam-se as diferenas em moeda local, e na segunda em dlares. Essas diferenas devem ser analisadas para determinar quais so as causas.
2.2 Controle de execuo oramentria de atividades por perodo

O formulrio 11 permite comparar o oramento total de sadas do projeto com a execuo de um perodo parcial do mesmo. A utilidade dessa comparao se baseia em conhecer o saldo que ainda resta por executar para toda a vigncia do projeto ou at onde se executou em excesso. O mesmo formulrio serve tambm para registrar o oramento de perodos parciais com a execuo oramentria do mesmo lapso de tempo. A diferena seria a base temporal de comparao. Para comprar os mesmos perodos entre oramento e execuo, necessrio dispor dos oramentos por perodo parcial, e no s por perodos totais.
5 6
Agrupam-se as sadas dentro da atividade correspondente, seguindo as mesmas pautas utilizadas para a elaborao do oramento. As sadas do perodo por relatar, que no ficaram includas nas atividades especficas, so registradas nas linhas correspondentes a outras sadas (gastos gerais, administrativos, indiretos, compra de ativos etc.).
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Formulrio 11
Controle de execuo oramentria consolidado de sadas do projeto por atividade NOME DA ORGANIZAO: NOME DO PROJETO: PERODO DE VIGNCIA DO PROJETO: PERODO DE EXECUO ORAMENTRIA: DATA DE ELABORAO DO INFORME DE EXECUO: ATIVIDADE / RUBRICA (1) Atividade 1 Atividade 2 Atividade 3 Atividade 4 Subtotal sadas por atividades Outras sadas do projeto Salrios diretor Aluguis Servios pblicos Utilidades e papelaria Correio Compra maquinaria e equipamentos Etc. Subtotal outras sadas Total $ (2) ORAMENTO US$ (3) $ (4) EXECUO US$ (5) $ (6) DIFERENA US$ (7)
DATA: DATA: DATA:
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Nome da organizao: nome da organizao responsvel pela execuo do programa ou projeto e do oramento, que parte integrante do mesmo. Exemplo: Associao de Pequenos Produtores de Jalapa. Perodo de vigncia do projeto: perodo de tempo no qual est prevista a execuo do projeto. Exemplo: 1 de janeiro de 2005 31 de dezembro de 2005. Perodo de execuo oramentria: perodo sobre o qual se faz o relatrio da execuo de sadas, comparando-as com as oradas para o mesmo perodo. Exemplo: 1 de janeiro de 2005 30 de junho de 2005. Data de elaborao: data em que se elabora o relatrio da execuo. Exemplo: 15 de julho de 2005. Atividade/rubrica: atividades identificadas e previstas no desenvolvimento dos objetivos do projeto. Oramento: registra-se o valor orado por atividade ou tambm por rubricas de sada que no fazem parte dos custos diretos de cada atividade. Esta coluna se subdivide para registrar valores em moeda local e em dlares. Execuo: valor executado durante o perodo informado por atividade ou tambm por rubricas de sada que no fazem parte dos custos diretos de cada atividade. Esta coluna se subdivide para registrar valores em moeda local e em dlares. Diferena: diferena em valores absolutos entre o oramento e a execuo. Esta coluna se subdivide para registrar valores em moeda local e em dlares.
Procedimento sugerido para o preenchimento do formulrio 11 Controle de execuo oramentria consolidado de sadas do projeto por atividade
Para preencher este formulrio, deve-se ter em conta o indicado no box de recomendaes e instrues bsicas para preencher formulrios de execuo oramentria por atividades, que aparece em pginas anteriores. Para efeito de anlise comparativa, deve-se levar em conta que os valores a registrar nas colunas de execuo do formulrio 11 so os correspondentes ao perodo de execuo oramentria que se est relatando. Os valores das colunas do oramento, habitualmente, so os que correspondem a toda a vigncia do projeto, mas tambm poder-se-iam registrar os valores orados para um perodo parcial igual ao que se est executando.
91
Formulrio Doze
Controle de execuo do projeto por atividades NOME DA ORGANIZAO: NOME DO PROJETO: PERODO DE VIGNCIA DO PROJETO: PERODO DE EXECUO ORAMENTRIA: ATIVIDADES PLANEJADAS (1) ATIVIDADES REALIZADAS (2) ORAMENTO $ (3) EXECUO $ (4) DIFERENA $ (5) CAUSAS DE DESVIO (6) MEDIDAS E AES PARA PRXIMOS PERODOS (7)
TOTAIS
DATA: DATA: DATA:
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2.3 Controle de execuo de atividades do projeto

Esta atividade implica realizar uma anlise sobre o que aconteceu com as atividades previstas, com o oramento, a execuo real de tais atividades e, finalmente, o montante nelas investido. No formulrio 12, discriminam-se as atividades planejadas e as realizadas, a execuo oramentria, a justificativa das causas dos desvios, se existirem, e as aes que sero tomadas para corrig-los. O preenchimento do formulrio 12 se desenvolve a partir da comparao do oramento e sua execuo em um mesmo perodo. Nesse formulrio comparam-se recursos e atividades previstos com sua execuo real. importante ter presente que a comparao no formulrio 12 apenas de atividades e seus custos diretos, enquanto no formulrio 11 inclui-se a comparao de outros custos que no fazem parte de atividades especficas.
6. Explicao das causas dos desvios, caso existam. 7. Aes que sero tomadas. A seguir, ilustra-se com um exemplo o controle de oramento por atividades atravs do preenchimento do formulrio 12.
2.4 Controle de execuo oramentria de sadas acumuladas do projeto por atividade

Naqueles casos em que so elaborados mais de dois relatrios de execuo oramentria durante a vigncia de um mesmo projeto, convm dispor de um formulrio em que se visualize a informao da execuo oramentria do perodo que se est relatando e o saldo da execuo que j se traz de um relatrio anterior. Com este propsito, apresenta-se o formulrio 13. O procedimento e as recomendaes j sugeridas para preencher os formulrios 11 e 12 aplicam-se nos pontos fundamentais para o 13. So os seguintes os passos sugeridos para preencher esse ltimo formulrio. 02 e 03 Oramento em moeda local e em dlares. 04 e 05 Saldos de execuo de sadas que provm do relatrio acumulado do perodo anterior. 06 e 07 Execuo oramentria do novo perodo que se est informando. 08 e 09 Acumula os novos saldos de execuo na data de encerramento do relatrio. 10 e 11 Diferenas em moeda local e em US$, entre o valor do oramento e a execuo acumulada de sadas.
Procedimento sugerido para preenchimento do formulrio 12 Controle de execuo do projeto por atividades
1. Atividades previstas para realizar conforme o oramento aprovado por perodo. 2. Atividades realizadas para o perodo de execuo oramental. 3. Valor orado por atividade. 4. Valor executado por atividade que se pode colher dos relatrios de contabilidade classificados por atividade. 5. Diferenas entre as colunas 3 e 4.
93
ACOMPANHAMENTO
UNIDADE TRS
Formulrio Doze preenchido

Exemplo: controle de oramento por atividade NOME DA ORGANIZAO: NOME DO PROJETO: PERODO DE VIGNCIA DO PROJETO: PERODO DE COMPARAO ORAMENTRIA: ATIVIDADES PLANEJADAS (1) Emprstimo de livros a 200 crianas; em mdia, foram emprestados dois livros a 15 usurios por dia ATIVIDADES REALIZADAS (2) De julho a 31 de outubro, 292 crianas tomaram emprestados 680 livros, com a mdia de 2 livros por crianas. Anexo, informe estatstico mensal. Compra de 200 livros novos no primeiro e segundo semestres. ORAMENTO $ (3) 5.000.000 EXECUO $ (4) 3.000.000 DIFERENA $ (5) 2.000.000 CAUSAS DE DESVIO (6) Infelizmente, em nossa comunidade ainda no h uma cultura do cuidado e conservao dos livros. Some-se a isto que, se no os estragam, tomam-nos emprestados e no os devolvem. MEDIDAS E AES PARA PRXIMOS PERODOS (7) Esto sendo realizadas campanhas de proteo do livro. Alm disso, ser realizado inventrio para determinar a quantidade de livros estragados e perdidos; portanto, o emprstimo de livro ser afetado no ms de dezembro. Est sendo realizada uma campanha para o cuidado dos livros.
Seleo e renovao semestral de material bibliogrfico e compra de livros e processo tcnico.
6.000.000
9.000.000
(3.000.000)
Foi tomada esta deciso porque as crianas esto danificando muitos livros. Os livros dos 2 primeiros semestres foram comprados no segundo, por motivos de sade da bibliotecria encarregada de selecionar e comprar os livros.
DATA: DATA: DATA:
94
Formulrio Treze
Execuo oramentria de sadas acumuladas do projeto por atividade NOME DA ORGANIZAO: NOME DO PROJETO: PERODO DE VIGNCIA DO PROJETO: PERODO DE EXECUO ORAMENTRIA: DATA DE ELABORAO DO INFORME DE EXECUO: ATIVIDADE/RUBRICA (1) ORAMENTO $ (2) Atividade 1 Atividade 2 Atividade 3 Atividade 4 Subtotal sadas por atividades Outras sadas do projeto Salrios diretor Aluguel Servios pblicos Utilidades e papelaria Correio Compra maquinaria e equipamento Subtotal outras sadas Total US$ (3) EXECUO SALDO RELATRIO ANTERIOR $ US$ (4) (5) EXECUO PERODO $ US$ (6) (7) EXECUO ACUMULADA $ US$ (8) (9) DIFERENA $ (10) US$ (11)
DATA: DATA: DATA:
95
3
CONTROLE DE EXECUO ORAMENTRIA
POR RUBRICAS DE SADAS E ENTRADAS

Outra forma de controlar a execuo oramentria atravs das rubricas de sadas e entradas que aparecem nas respectivas planilhas do plano de contas de sadas (formulrio 3) e do plano de contas de entradas (formulrio 4). Tal como no caso do controle por atividades, no controle da execuo oramentria por rubricas trata-se de comparar o oramento de cada rubrica com sua execuo real. Em geral, essa comparao se realiza tomando-se como base o oramento para toda a vigncia do projeto e contrastando-o com a execuo de um determinado perodo. Tambm pode ser feito contrastando a execuo de um perodo determinado com o oramento que se tinha estabelecido para esse mesmo perodo, caso em que necessrio dispor de oramentos por perodos parciais, e no somente do oramento da vigncia total do projeto. Recomenda-se fazer o controle da execuo oramentria tanto em funo do montante total investido em cada rubrica, como em considerao da fonte de recursos utilizada. Tambm se poderia fazer controle discriminando por modalidade da sada e da entrada (em espcie ou "in natura").
3.1 Consideraes e instrues bsicas para preencher os formulrios de controle oramentrios por rubricas de entrada e sada
Ao preencher qualquer dos formulrios sugeridos para o controle oramentrio por atividades, recomenda-se:
1 2 3
Nas colunas de oramento, em moeda local (2) e em dlares (3), segundo a atividade ou rubrica de sada indicada em cada linha, registram-se os valores aprovados para toda a vigncia do projeto. Registrar as somas oradas na coluna correspondente e nas linha de cada rubrica, seja para as entradas, seja para as sadas. No caso de se haver apresentado ajustes ao oramento, ao longo da execuo do mesmo, procede-se de modo a registrar na coluna do oramento os valores que se foram modificando e aprovando. Levar em conta que qualquer modificao do oramento, particularmente de sadas, deve ser previamente aprovada pelas instncias pertinentes na OB, inclusive nos casos exigidos pelas mesmas fontes de financiamento.
96
Para o registro da execuo, toma-se como fonte de informao os relatrios contbeis, tendo em conta que o oramento se maneja sob o conceito de caixa (as sadas por investimento em ativos so tomadas como se fossem gastos). Realizam-se os ajustes necessrios informao contbil para poder registrar, como parte do oramento executado, tanto os valores efetivamente pagos, como aqueles que contabilmente tenham sido provisionados para pagamento, ou tambm para descontar gastos provisionados, mas que no sero efetivos, como no caso das depreciaes. Eliminam-se provises; considerem-se as entradas executadas quando efetivamente se recebe o dinheiro. Eliminam-se as amortizaes realizadas para gastos diferidos. Consideram-se apenas as entradas efetivamente recebidas, e no as apenas provisionadas. Tal como nas recomendaes para preencher os formulrios de controle de oramento por atividades, no caso de controle por rubricas, os perodos contbeis e de relatrio de execuo do oramento podem no coincidir. Tendo em conta os itens 4 a 5 procede-se o registro de sadas e entradas nas colunas de execuo em moeda local e em dlares.
3.2 Controle de execuo de sadas

O controle de execuo oramentria por sadas pode ser visualizado tanto em funo das fontes de financiamento como segundo a modalidade do pagamento ou registro de sada (em espcie ou "in natura"). Para efeito desse manual, considera-se suficiente o formulrio que apresenta a comparao de sadas oradas e executadas por fonte de financiamento. Sugere-se a elaborao dos seguintes formulrios, para comparar sadas oradas com sadas efetivamente realizadas: Controle de execuo oramentria de sadas do perodo (formulrio 14) Controle de execuo oramentria de sadas acumuladas (formulrio 15) Resumo do controle oramentrio de sadas acumuladas (formulrio 16)
Controle de execuo oramentria de sadas por perodo

Para tal fim, sugere-se o formulrio 14, que apresenta de forma ordenada, de acordo com a rubrica de sada, a execuo oramentria por fonte de financiamento, no equivalente em dlares, para o que se trabalha primeiro com os valores em moeda local e, a seguir, so convertidos na data de elaborao do oramento. No se elabora o formulrio, simultaneamente, em moeda local e em dlares, pois resultaria excessivamente extenso. Contudo, e com os critrios aqui apresentados, o mesmo tipo de formulrio pode ser feito tambm em moeda local.
97
Formulrio Catorze
Controle de execuo oramentria de sadas do perodo por fonte de financiamento NOME DA ORGANIZAO: NOME DO PROJETO: PERODO DE VIGNCIA DO PROJETO: PERODO DO RELATRIO DE EXECUO ORAMENTRIA: DATA DE ELABORAO: RUBRICAS ORAMENTRIAS
APORTE SOLICITADO US$ DOAO
Ora (2) Exem (3)
FONTE DE FINANCIAMENTO ($)

CRDITO
Ora (4)
RECURSOS PRPRIOS US$
CONTRIBUIO DA OUTRAS FONTES COMUNIDADE US$ DE RECURSOS US$

Exem (9) Ora (10)
TOT AL VALOR US$

Exem (13)
Exem (5) Ora (6)
Exem (7) Ora (8)
Exem (11) Ora (12)
1. Pessoal 1.1 Salrios e obrigaes sociais 1.2 Honorrios 1.3 Outros gastos de pessoal Subtotal 1 2. Gastos operacionais e de escritrio 2.1 Utilidades e papelaria 2.2 Aluguis 2.3 Servios pblicos (gua, luz, telefone) 2.4 Correio e comunicaes 2.5 Vigilncia 2.6 Transporte (areo, terrestre, fluvial, fretes e cargas) 2.7 Dirias de viagem 2.8 Seguros 2.9 Revistas, jornais, publicaes e informao eletrnica 2.10 Cotas de filiao ou aportes para outras entidades 2.11 Limpeza 2.12 Lanche 2.13 Gastos bancrios e custos de financiamento 2.14 Gastos legais / impostos 2.15 Manuteno, reparos locais e gastos de instalao 2.16 Publicidade 2.17 Gastos de auditoria Subtotal 2 Continua na pgina seguinte
98
Formato Catorze
Controle de execuo oramentria de sadas do perodo por fonte de financiamento RUBRICAS ORAMENTRIAS
Ora (2) Exem (3)

CRDITO
Ora (4)

Exem (9) Ora (10)
TOT AL VALOR US$

Exem (13)
Exem (5) Ora (6)
Exem (7) Ora (8)
Exem (11) Ora (12)
3. Propriedade, instalaes e equipamento 3.1 Terrenos e edificaes 3.2 Maquinaria e equipamentos 3.3 Mveis e utenslios 3.4 Veculos 3.5 Biblioteca, livros 3.6 Outros Subtotal 3 4. Capacitao e assistncia tcnica 4.1 Honorrios de consultores, instrutores e/ou conferencistas 4.2 Transporte 4.3 Hospedagem e alimentao 4.4 Material didtico 4.5 Aluguel de salas e equipamentos 4.6 Compra de maquinaria e equipamentos Subtotal 4 5. Investimentos em atividades produtivas 5.1 Comisses de venda 5.2 Honorrios de consultores, instrutores e conferencistas 5.3 Transporte 5.4 Fundos de crdito 5.5 Capital semente 5.6 Animais 5.7 Compra de insumos, materiais e embalagens 5.8 Maquinaria e equipamentos 5.9 Terrenos e edificaes 5.10 Investimento em tecnologia 5.11 Pesquisa em tecnologia e desenvolvimento Subtotal 5 Continua na pgina seguinte
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ACOMPANHAMENTO
UNIDADE TRS
Formulrio Catorze
Controle de execuo oramentria de sadas do perodo por fonte de financiamento RUBRICAS ORAMENTRIAS
Ora (2) Exem (3)

CRDITO
Ora (4)

Exem (9) Ora (10)
TOT AL VALOR US$

Exem (13)
Exem (5) Ora (6)
Exem (7) Ora (8)
Exem (11) Ora (12)
6. Outros 6.1. Gastos mdicos 6.2. Medicamentos Subtotal 6 7. Fundos 7.1. Fundo para educao 7.2. Fundo para medicamentos 7.3. Fundo para recreao 7.4. Fundo para programas de nutrio Subtotal 7 Total (soma de subtotais 1, 2, 3, 4, 5, 6) DATA: DATA: DATA:
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Procedimento sugerido para preencher o formulrio 14

1. Na coluna 1, incluem-se as rubricas de sada pr-definidas. Preenche-se com seus respectivos valores, nas colunas seguintes, as rubricas que se espera executar e as que foram executadas. 2. Do formulrio 8, tomam-se os valores orados em dlares para cada rubrica e fonte, e registram-se esses mesmos valores nas colunas similares de oramento do formulrio 14 (colunas 2, 4, 6, 8, 10 e 12). 3. Da contabilidade, e em moeda local, extrai-se a informao pertinente e efetuam-se os ajustes sugeridos e necessrios no que corresponde execuo de sadas, para cada rubrica e segundo a fonte de financiamento que se tenha empregado. 4. O valor das sadas apresentadas em cada rubrica e fonte convertido em dlares segundo o cmbio da data do oramento reportado, e registram-se em cada coluna correspondente (3, 5, 7, 9 e 11). 5. Na coluna 13, totaliza-se o valor da execuo de sadas no perodo relatado.

O processo muito semelhante ao sugerido para o formulrio 14, mudando apenas em referncia ao perodo que se est relatando como execuo oramentria. 1. Na coluna 1, incluem-se as rubricas de sada includas no oramento do projeto. 2. Parte-se da informao relatada nos informes anteriores e seus ajustes, caso tenha havido motivo de fazer algum. 3. Nas colunas 2 e 3, registram-se os valores orados em dlares e em moeda local que j tenham sido estimados para elaborar os formulrios 8 e 13. 4. Nas colunas 4 e 5, registram-se os saldos de execuo de sadas que provm do informe acumulado do perodo anterior. No caso de o informe anterior corresponder ao informe para o primeiro perodo de execuo oramentria, os valores totais que se registram em dlares e em moeda local so os mesmos que devem ser registrados nas colunas 4 e 5 do formulrio 15. Se o que est sendo elaborado o primeiro informe e se utiliza para tanto o formulrio 15, ento as colunas execuo saldo anterior teriam um valor igual a zero. 5. Nas colunas 6 e 7, registra-se a execuo oramentria do perodo que se est relatando. 6. Nas colunas 8 e 9, acumulam-se os novos saldos de execuo na data de fechamento do relatrio, somando os saldos da execuo acumulada do informe anterior, com os valores registrados para o perodo que se est relatando. 7. Nas colunas 10 e 11, registram-se as diferenas, em moeda local e US$, entre o valor do oramento e a execuo acumulada de sadas.
Controle de execuo oramentria de sadas acumuladas

O ponto de partida para a elaborao deste relatrio equivale aos informes parciais de execuo oramentria anteriormente relatados. Para este relatrio, sugere-se o formulrio 15, apresentado a seguir.
101
Formulrio Quinze
Controle de execuo oramentria de sadas acumuladas NOME DA ORGANIZAO: NOME DO PROJETO: PERODO DE VIGNCIA DO PROJETO: PERODO DE EXECUO ORAMENTRIA: DATA DE ELABORAO DO RELATRIO: RUBRICAS ORAMENTO EXECUO SALDO RELATRIO ANTERIOR
$ (4) US$ (5)
EXECUO RELATRIO DO PERODO

$ (6) US$ (7)
EXECUO ACUMULADA
$ (8) US$ (9)
DIFERENAS
$ (2)
US$ (3)
$ (10)
US$ (11)
1. Pessoal 1.1 Salrios e obrigaes sociais 1.2 Honorrios 1.3 Outros gastos de pessoal Subtotal 1 2. Gastos operacionais e de escritrio 2.1 Utilidades e papelaria 2.2 Aluguis 2.3 Servios pblicos (gua, luz, telefone) 2.4 Correio e comunicaes 2.5 Vigilncia 2.6 Transporte (areo, terrestre, fluvial, fretes e cargas) 2.7 Dirias de viagem 2.8 Seguros 2.9 Revistas, jornais, publicaes e informao eletrnica 2.10 Cotas de filiao ou aportes para outras entidades 2.11 Limpeza 2.12 Lanche 2.13 Gastos bancrios e custos de financiamento 2.14 Gastos legais / impostos 2.15 Manuteno, reparos locais e gastos de instalao 2.16 Publicidade 2.17 Gastos de auditoria Subtotal 2 Continua na pgina seguinte
102
Formulrio Quinze
RUBRICAS
ORAMENTO
EXECUO SALDO RELATRIO ANTERIOR

$ (4) US$ (5)
EXECUO RELATRIO DO PERODO

$ (6) US$ (7)
EXECUO ACUMULADA
$ (8) US$ (9)
DIFERENAS
$ (2)
US$ (3)
$ (10)
US$ (11)
3. Propriedade, instalaes e equipamento 3.1 3.2 Terrenos e edificaes Maquinaria e equipamentos
3.3 Mveis e utenslios 3.4 Veculos 3.5 Biblioteca, livros Subtotal 3 4. Capacitao e assistncia tcnica 4.1 Honorrios de consultores, instrutores e/ou conferencistas 4.2 Transporte 4.3 4.4 4.5 4.6 Hospedagem e alimentao Material didtico Aluguel de salas e equipamentos Compra de maquinaria e equipamentos
Subtotal 4 5. Investimentos em atividades produtivas 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 Comisses de venda Honorrios de consultores, instrutores e conferencistas Transporte Fundos de crdito Capital semente Animais Compra de insumos, materiais e embalagens Maquinaria e equipamentos Terrenos e edificaes
5.10 Investimento em tecnologia 5.11 Pesquisa em tecnologia e desenvolvimento Subtotal 5 Continua na pgina seguinte
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Formulrio Quinze
RUBRICAS
ORAMENTO
EXECUO EXECUO SALDO RELATRIO RELATRIO DO ANTERIOR PERODO

$ (4) US$ (5) $ (6) US$ (7)
EXECUO ACUMULADA
$ (8) US$ (9)
DIFERENAS
$ (2)
US$ (3)
$ (10)
US$ (11)
6. Outros 6.1. Gastos mdicos 6.2. Medicamentos Subtotal 6 7. Fundos 7.1. Fundo para educao 7.2. Fundo para medicamentos 7.3. Fundo para recreao 7.4. Fundo para programas de nutrio Subtotal 7 Total (soma de subtotais 1, 2, 3, 4, 5, 6)
DATA: DATA: DATA:
Resumo controle oramentrio de sadas acumuladas

A seguir, apresenta-se o formulrio 16, que equivale a um resumo do formulrio anterior, incluindo somente as colunas de oramento, execuo acumulada e diferena entre oramento e execuo. O preenchimento deste formulrio no exige nenhum procedimento adicional, a no ser simplesmente extrair os dados respectivos do formulrio 15.
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Formulrio Dezesseis
Consolidado de controle de execuo oramentria de sadas acumuladas NOME DA ORGANIZAO: NOME DO PROJETO: PERODO DE VIGNCIA DO PROJETO: DATA DE FECHAMENTO DA EXECUO ORAMENTRIA: RUBRICAS ORAMENTRIAS (1) 1. Pessoal 1.1 Salrios e obrigaes sociais 1.2 1.3 Honorrios Outros gastos de pessoal ORAMENTO $ (2) US$ (3) $ (4) EXECUO US$ (5) DIFERENA $ (6) US$ (7)
Subtotal 1 2. Gastos operacionais e de escritrio 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 Utilidades e papelaria Aluguis Servios pblicos (gua, luz, telefone) Correio e comunicaes Vigilncia Transporte (areo, terrestre, fluvial, fretes e cargas) Dirias de viagem Seguros Revistas, jornais, publicaes e informao eletrnica
2.10 Cotas de filiao ou aportes para outras entidades 2.11 Limpeza 2.12 Lanche 2.13 Gastos bancrios e custos de financiamento 2.14 Gastos legais / impostos 2.15 Manuteno, reparos locais e gastos de instalao 2.16 Publicidade 2.17 Gastos de auditoria Subtotal 2 Continua na pgina seguinte
105
ACOMPANHAMENTO
UNIDADE TRS
Formulrio Dezesseis
Consolidado de controle de execuo oramentria de sadas acumuladas RUBRICAS ORAMENTRIAS (1) 3. Propriedade, instalaes e equipamento 3.1 Terrenos e edificaes 3.2 Maquinaria e equipamentos 3.3 Mveis e utenslios 3.4 Veculos 3.5 Biblioteca, livros Subtotal 3 4. Capacitao e assistncia tcnica 4.1 Honorrios de consultores, instrutores e/ou conferencistas 4.2 Transporte 4.3 Hospedagem e alimentao 4.4 Material didtico 4.5 Aluguel de salas e equipamentos 4.6 Compra de maquinaria e equipamentos Subtotal 4 5. Investimentos em atividades produtivas 5.1 Comisses de venda 5.2 Honorrios de consultores, instrutores e conferencistas 5.3 Transporte 5.4 Fundos de crdito 5.5 Capital semente 5.6 Animais 5.7 Compra de insumos, materiais e embalagens 5.8 Maquinaria e equipamentos 5.9 Terrenos e edificaes 5.10 Investimento em tecnologia 5.11 Pesquisa em tecnologia e desenvolvimento Subtotal 5 Continua na pgina seguinte ORAMENTO $ (2) US$ (3) $ (4) EXECUO US$ (5) DIFERENA $ (6) US$ (7)
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Formato Dezesseis
Consolidado de controle de execuo oramentria de despesas acumuladas RUBRICAS ORAMENTRIAS (1) 6. Outros 6.1. Gastos mdicos 6.2. Medicamentos Subtotal 6 7. Fundos 7.1. Fundo para educao 7.2. Fundo para medicamentos 7.3. Fundo para recreao 7.4. Fundo para programas de nutrio Subtotal 7 Total (soma de subtotais 1, 2, 3, 4, 5, 6) ORAMENTO $ (2) US$ (3) $ (4) EXECUO US$ (5) DIFERENA $ (6) US$ (7)
DATA: DATA: DATA:
3.3 Execuo oramentria de entradas

Da mesma maneira como se deve avaliar a execuo das sadas, deve-se fazer com as entradas, j que qualquer defasagem na execuo do oramento daria um sinal de alerta, com o fim de no causar desequilbrios no oramento.
A informao para elaborar os relatrios oramentrios obtida da contabilidade, com os necessrios ajustes, principalmente no que se refere ao provisionamento: as entradas somente so consideradas executadas quando efetivamente se recebeu o dinheiro ou o aporte "in natura" (no funciona o conceito de provisionamento). O formulrio 17 - execuo oramentria de entradas - apresentado a seguir, permite verificar o comportamento das mesmas, identificando a rubrica a que pertencem.
107
ACOMPANHAMENTO
UNIDADE TRS
Formulrio Dezessete
Consolidado de controle de execuo oramentria de entradas acumuladas NOME DA ORGANIZAO: NOME DO PROJETO: PERODO ORAMENTRIO: DATA DE ELABORAO: RUBRICAS (1) 1. Aporte solicitado (RedEAmrica) ORAMENTO $ (2) US$ (3) $ (4) EXECUO US$ (5) DIFERENA $ (6) US$ (7)
2. Aportes prprios 2.1 Vendas 2.2 Rendimentos de capital (juros, dividendos etc.) 3. 2.3 Contribuies scios, afiliados Contribuio da comunidade
4. Crdito 5. Outros Totais
DATA: DATA: DATA:
108

1. Uma vez realizado o fechamento contbil do perodo que se quer revisar e elaborados os respectivos relatrios, toma-se a informao contbil pertinente ao projeto. 2. Antes de registrar os valores das diferentes rubricas de entrada executadas, deve-se efetuar os ajustes informao contbil, dentro dos critrios sugeridos ao longo desse manual. Para efeitos oramentrios, as entradas so registradas como executadas na medida que vo entrando efetivamente. 3. Na coluna 1, registram-se todas as rubricas de entrada consideradas na formulao do oramento. 4. Nas colunas 2 e 3, registram-se os valores orados de entradas por rubrica, em moeda local e em dlares. Estes podem ser tomados do formulrio 4, nas colunas que totalizam as entradas. 5. Nas colunas 4 e 5, registram-se os valores efetivamente recebidos para cada rubrica: para aportes prprios, no caso das vendas, aquelas cujo pagamento tenha sido arrecadado. Para os rendimentos de capital: os juros, dividendos que tenham entrado; as contribuies de scios, afiliados e da comunidade; igualmente, os recursos recebidos da parte de entidades de apoio, seja da RedEAmrica ou de outras entidades, ou de recursos de crdito. No caso dos recursos provenientes do exterior, registram-se de acordo com o valor bruto recebido (de acordo com a taxa de cmbio vigente nesse momento). Na coluna 5, registram-se as entradas recebidas expressas em dlares: as provenientes de moeda local so convertidas em dlares com a taxa do momento do perodo oramentrio relatado no primeiro informe. Para os informes posteriores, toma-se o que foi executado no perodo, converte-se em dlares com a taxa de cmbio desse momento, e soma-se ao valor relatado nos informes anteriores. Os valores recebidos em dlares so registrados, nesta coluna, pelo valor bruto dos mesmos. 6. Na coluna 6, registram-se os desvios ou variaes entre o valor orado e o executado, em moeda local: colunas (2) - (4). 7. Na coluna 7, registram-se os desvios ou variaes entre o valor orado e o executado, expresso em dlares americanos (US$): colunas (3) - (5).
109
4
AUDITORIAS
4.1 Propsito
A auditoria um mecanismo de acompanhamento da administrao e uso dos recursos oramentrios de um projeto, e se realiza a partir do marco geral da misso, objetivos, organizao e administrao da OB. As auditorias de projetos devem ser orientadas e executadas de tal maneira que favoream o fortalecimento organizacional das instituies e OB auditadas. Alm de detectar e prevenir possveis falhas e limitaes no desenvolvimento administrativo do projeto, uma auditora deve apresentar recomendaes que facilitem a preveno de futuros problemas e promovam o melhoramento nos procedimentos e na eficincia das operaes institucionais. A auditoria deve emitir opinio sobre se os relatrios financeiros apresentam, razoavelmente, a situao financeira do projeto e da OB, e sobre seu sistema de controle interno. Essa opinio se fundamenta na evidncia obtida atravs de procedimentos de auditoria, como a avaliao de riscos, as provas de controle e as provas substantivas.
A auditoria de um projeto tem como propsito verificar o cumprimento de: As normas e procedimentos estabelecidos para a administrao e execuo do projeto; As normas e procedimentos fixados para a administrao da organizao responsvel pela execuo do projeto; As leis e normas do pas sede da entidade responsvel pelo projeto, includos particularmente os aspectos contbeis, tributrios, trabalhistas e de registro e informao perante as entidades oficiais do pas; Os convnios e acordos com a organizao responsvel pelo projeto, em particular aqueles relacionados com a administrao e registro dos recursos financeiros, e com o cumprimento do objeto para o qual foram aprovados tais recursos.
4.2 Carter e exigibilidade da auditoria

As auditorias podero ser de carter externo ou interno. As primeiras so realizadas por pessoas fsicas ou jurdicas, independentes da organizao responsvel pela administrao e execuo do projeto. As entidades integrantes da RedEAmrica podero exigir auditoria para os projetos que apiam. Neste caso, tratar-se-ia de uma auditoria externa.
110
4.3 Fases ou etapas de um processo de auditoria

A RedEAmrica tem a inteno de que os trabalhos de auditoria incluam basicamente as seguintes etapas de trabalho com os resultados e produtos internos inerentes s mesmas.
4.4 Planejamento
Nesta etapa, estabelece-se o plano de trabalho e a metodologia a ser seguida, com base nos objetivos e alcance da auditoria. Para tanto, necessrio obter um adequado conhecimento da OB, de sua atividade, seu processo contbil, a confiabilidade de seu controle interno, entre outras coisas. Estes conhecimentos so adquiridos atravs de: Estudo dos relatrios anteriores de auditoria (caso existam); Estudo da documentao legal da OB (atas, certificados, entre outros) e do projeto (convnio e correspondncia estabelecida entre a entidade e a agncia financiadora); Estudo da situao financeira, documentao tributria, etc. Estes fatores, em conjunto, permitem determinar o tipo e os nveis de risco, a presena de reas crticas, os procedimentos a serem seguidos e as provas a realizar para obter um adequado plano de trabalho.
Nessa etapa, adota-se a seguinte metodologia: Fazer entrevistas, tanto com os dirigentes como com os demais membros da entidade ou encarregados do projeto especfico; Solicitar a informao pertinente sobre a qual se realizar a auditoria; Estudar a documentao necessria, contbil, tributria, financeira, trabalhista, legal etc. Estudar e analisar o sistema de controle interno, o que permite determinar sua confiabilidade e, portanto, a natureza e o alcance das provas a serem realizadas. Realizar as provas de cumprimento e substantivas. O resultado da aplicao das provas e procedimentos determinados na etapa de planejamento ser a obteno de evidncia vlida e suficiente por meio da anlise, inspeo, observao, interrogatrio, confirmao e outros procedimentos de auditoria que permitam alegar bases razoveis para produzir um juzo sobre os relatrios financeiros submetidos auditoria.
4.6 Preparao e apresentao do relatrio

Com base na evidncia apresentada, gera-se o relatrio de auditoria, o qual inclui: Opinio sobre a racionalidade dos relatrios financeiros e a adequao e confiabilidade do sistema de controle interno; Opinio e recomendaes sobre o cumprimento de normas estatutrias e regulamentares da entidade, assim como das funes e procedimentos institucionais exigidos; Opinio e recomendaes sobre o cumprimento de normas legais (contbeis, tributrias, trabalhistas); Cumprimento das condies pactuadas em possveis convnios firmados entre a entidade e a agncia ou fontes financiadoras; Observaes e recomendaes gerais cabveis.
4.5 Execuo do plano de auditoria

O desenvolvimento desta etapa baseia-se na informao reunida nas atividades que a precedem. Ao desenvolver o plano, levam-se em conta primeiramente, as denominadas reas crticas, para as quais foram identificados riscos especficos e determinadas as provas a serem realizadas.
111
5
ALERTAS
1
Ter em conta que, em algumas ocasies, a aprovao formal de um ajuste do oramento exige envolver na tomada de decises tanto as instncias de direo pertinentes na OB como as fontes financiadoras. Ter o cuidado de adotar um critrio unificado e constante, tanto no momento de elaborar o oramento em dlares como no prprio ato de relatar nessa mesma moeda a execuo efetiva de entradas e sadas. Recordar que as agncias de cooperao que decidem apoiar o desenvolvimento de um projeto, habitualmente, transferem seus recursos com uma destinao especfica, e estes no podem ser aplicados de forma diferente, a no ser que se obtenha a correspondente permisso prvia.
Quadro sntese
UNIDADE 3
SENTIDO E ENFOQUE DO CONTROLE DA EXECUO ORAMENTRIA O controle oramentrio a comparao entre o orado e o executado, e o conjunto de aes e medidas que derivem de tal comparao. Faz-se atravs de revises peridicas. A deciso sobre o ajuste do oramento depende da anlise sobre a execuo dos recursos financeiros e da verificao do cumprimento das atividades, metas e objetivos do projeto. Um controle de oramento oportuno e bem feito no apresenta como resultado nem dficit nem supervit significativo. Os formulrios de controle de execuo oramentria so iguais aos de elaborao de oramento, incluindo, porm, tal comparao.
Este controle compara as atividades oradas e seu custo com a execuo de perodos similares, ou o previsto para a vigncia total do projeto com o que foi realizado em um curto perodo de execuo. CONTROLE DE ORAMENTO POR ATIVIDADE Ao comparar o oramento total do projeto com a execuo de um perodo parcial do mesmo, conhece-se o saldo que ainda resta por executar para toda a vigncia do projeto, ou quanto se executou a mais. Permite fazer uma anlise simultnea de atividades previstas com a execuo real das mesmas e o montante real finalmente investido. Pode-se visualizar a informao da execuo oramentria do perodo que se est relatando e o saldo da execuo que j se obteve de um relatrio anterior.
CONTROLE DE ORAMENTO POR RUBRICAS DE ENTRADAS E SADAS Este controle compara o oramento de cada rubrica com sua execuo real; ele feito com o oramento para toda a vigncia do projeto, contrastando-o com a execuo de um perodo determinado. Recomenda-se faz-lo tanto em funo do montante total investido em cada rubrica como em relao fonte de recursos. Pode-se realizar o controle de execuo oramentria de sadas e entradas. O controle de sadas visualizado em funo das fontes de financiamento ou segundo a modalidade do pagamento (em espcie ou "in natura"). Pode ser por sadas por perodo ou no acumulado. A informao para elaborar os relatrios de entradas obtida da contabilidade principalmente em relao com o provisionamento.
AUDITORIA
112
BIBLIOGRAFIA
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113
ACOMPANHAMENTO
UNIDADE TRS
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Fontes electrnicas
www.socialia.org www.eurosur.org www.eurosur.org Www.thebeehive.org www.tlmsn.com.mx www.comminit.com www.transforma.org
114
GLOSSRIO
Atividade: Conjunto de operaes ou tarefas prprias de uma pessoa ou entidade. Auditoria: Reviso e inspeo da contabilidade de uma empresa, entidade ou instituio, realizada por um auditor. Associao: Unio de vrias pessoas para atingir um fim. Controle: Limitao ou verificao de uma coisa. Desvalorizao / Valorizao: Assim como as coisas tm um valor, a moeda dos pases (peso, dlar, real, libra esterlina etc.) tambm tm um valor determinado. A mudana de valor de uma moeda, conforme aumenta ou diminui em comparao com outras moedas estrangeiras, denomina-se valorizao ou desvalorizao. DB: Entrada: Recurso obtido pela OB para cobrir os diferentes pagamentos que exige a execuo e administrao das atividades do projeto. "In Natura" : So bens materiais ou servios postos disposio do projeto.
Fontes: Origem de algo, causa, princpio, documento, obra ou materiais que servem de informao ou de inspirao para um autor. Financiamento: o resultado de aplicar a estratgia de consecuo dos recursos orados a partir das diferentes fontes possveis. Gasto: Pagamentos por bens ou servios que se consomem no desenvolvimento do projeto e que no passam a fazer parte dos ativos da OB, tais como pagamentos por salrios, honorrios, papelaria e utilidades de escritrio, servios pblicos, lanche, publicidade etc. Honorrios: Remuneraes pelo trabalho prestado por uma pessoa fsica ou jurdica sem que exista contrato de trabalho, em que o fator intelectual predomina sobre o puramente material ou mecnico. Inflao: A inflao se define como o aumento percentual dos preos ao consumidor final de um perodo a outro. Investimento: Recursos destinados aquisio de ativos da OB para o desenvolvimento do projeto, tais como investimento, mveis e equipamentos de escritrio, maquinaria para a produo, terrenos, edificaes. Ou a constituio de um fundo para crditos a pequenos produtores, ou um fundo de crdito para moradia etc.
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ACOMPANHAMENTO
UNIDADE TRS
Manual: Documento ou livro que rene o essencial ou bsico de um assunto. OB: Organizaes de base. Perodo: Espao de tempo que inclui a durao ou o processo de uma coisa: perodo de aprendizagem, de incubao, de crescimento. Projeto: Plano e organizao detalhados que se preparam para a execuo de uma coisa. Oramento: O oramento antes de tudo uma ferramenta que permite saber com que recursos econmicos se conta, para em seguida examinar o funcionamento real do projeto e saber se foram cumpridas as metas e os objetivos orados no mesmo.
Recurso: Procedimento ou meio de que se dispe para satisfazer a uma necessidade, realizar uma tarefa ou conseguir algo. Rubricas: So os conceitos ou contas em que se descrevem os gastos e as entradas. Sada: Pagamentos que se realizam por bens ou servios adquiridos, assim como o valor dos aportes "in natura" que sejam aplicados em favor de projeto. Salrios: Remunerao que uma pessoa recebe por seu trabalho vinculado, diretamente, mediante contrato fixo. Taxa de cmbio: o valor equivalente entre uma moeda local e uma moeda estrangeira.
116
SINNIMOS
CONCEITO
Atividade Auditoria Associao Controle Entrada Fontes Financiamento Gasto Honorrios
SINNIMOS
Ao Assistncia Controle Sociedade Grupo Inspeo Vigilncia Ingresso Incorporao Origem Nascimento Crdito Emprstimo Consumo Sada Terico Simblico Sada
CONCEITO
SINNIMOS
Descarga Gasto Incremento Mudana Transformao Guia Instrutivo Espao Plano Hiptese Suposio Clculo Tcnica Contas Itens Soldo Jornal
Inflao Investimento MANUAL Perodo Projeto ORAMENTO Recurso Rubricas Salrios
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Oramento
para projetos
de organizaes
de base
ANEXO 1 PROCESSO DE AVALIAO E REGISTRO DO ORAMENTO DE SADAS

MANUEL GUILLERMO GONZLEZ B. DIANA CAROLINA GONZLEZ R.
CONTEDO
I.
PROCESSO DE AVALIAO E REGISTRO DO ORAMENTO DE SADAS

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. PESSOAL GASTOS OPERACIONAIS DE ESCRITRIO PROPRIEDADE, INSTALAES E EQUIPAMENTOS CAPACITAO E ASSISTNCIA TCNICA INVESTIMENTOS EM ATIVIDADES PRODUTIVAS OUTROS FUNDOS
123 124 125 135 137 140 144 144 146 146 146 147 147 148
II.
PROCESSO DE AVALIAO E REGISTRO DO ORAMENTO DE ENTRADAS

1. 2. 3. 4. 5. APORTE SOLICITADO: (REDEAMRICA) APORTES PRPRIOS APORTES DA COMUNIDADE CRDITO OUTROS APORTES
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PROCESSO DE AVALIAO
E REGISTRO DO ORAMENTO DE SADAS
MODALIDADE DOS APORTES

O aporte o recurso que entra para o projeto. A modalidade de aporte deve ser especificada, quer se trate de aportes em espcie ou "in natura". O aporte "in natura" pode ocorrer de diferentes formas: como trabalho ou equipamentos, maquinaria, bens imveis, mveis que so recebidos em propriedade ou para serem utilizados durante determinado tempo, impressos, alimentos, transporte etc. Para efeito do projeto, o valor dos aportes "in natura" registrado ao mesmo tempo como entrada e como sada. Em muitas ocasies, o aporte "in natura" a nica forma prtica com que a comunidade e outros doadores podem contribuir com o projeto. O valor de cada aporte "in natura" fixado de acordo com o preo no mercado do lugar onde se faz o aporte do respectivo bem ou servio. Quando o bem que se aporta passa a ser propriedade do projeto, registra-se o valor de seu custo. Quando o aporte , por ex., o emprstimo temporrio de um imvel ou maquinaria, o valor atribuido o de seu aluguel pelo tempo que tal bem se pe a servio do projeto. Espcie: so exclusivamente os aportes que se fazem em moeda lquida ou dinheiro de fato. "In Natura": so bens materiais ou servios postos disposio do projeto. So exemplos tpicos de aportes "in natura" que podem oferecer as entidades executoras de um projeto: o trabalho voluntrio de seus membros, material de trabalho, impressos, disposio de um espao para escritrio ou salas para cursos ou reunies, etc.; contribuies em servios da comunidade como mo-de-obra na construo da infra-estrutura comunitria, sementes para um projeto de produo; aportes de entidades cooperadoras em servios de assistncia tcnica, professores, assessoria, emprstimo de maquinaria etc. Para a avaliao dos aportes "in natura", deve-se realizar um registro estatstico deles, comprovado com atas ou planilhas em que sejam detalhados segundo o tipo de aporte, a quantidade e o valor.
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ACOMPANHAMENTO
UNIDADE TRS
1. PESSOAL
1.1. Salrios e encargos sociais
Salrios: incluem os pagamentos que se fazem ao pessoal habitual e permanente do projeto: salrios, encargos sociais, segundo exigido pelas normas trabalhistas de cada pas, pagamentos ou cotas para a seguridade social, horas-extras etc. Encargos e benefcios sociais: o conceito encargos ou benefcios sociais faz referncia a somas adicionais ao salrio bsico, tais como subsdios de transporte, prmios anuais, frias, pagamentos por planos de sade e seguridade social e outros similares. Horas-extras: o pagamento pelo trabalho fora do habitual que o trabalhador realiza. Recomenda-se elaborar uma planilha ou lista nominal que comprove os pagamentos peridicos de pessoal (formulrio 09 do Manual).
4.
Considerando a base salarial, calculam-se os pagamentos peridicos a que teria direito o pessoal do projeto e as contribuies a outras entidades, de acordo com a legislao trabalhista vigente em cada pas, como por exemplo na Colmbia:
Relao de encargos sociais e para-fiscais na Colmbia

AUXLIO-TRANSPORTE: AOS TRABALHADORES QUE GANHEM MENOS DE DOIS SALRIOS MNIMOS: $41.600 MENSAIS PARA O ANO DE 2004 CESANTAS (poupana): SALRIO DEVIDO (INCLUDO AUXLIO-TRANSPORTE) X N DE DIAS TRABALHADOS / 360 JUROS NAS CESANTAS: LICENAS X 0,12 X N DE DIAS TRABALHADOS / 360 FRIAS: SALRIO DEVIDO (SEM AUXLIO-TRANSPORTE) X N DE DIAS TRABALHADOS / 720 PRMIO DE SERVIOS: SALRIO DEVIDO (INCLUDO AUXLIO-TRANSPORTE) X N DE DIAS TRABALHADOS / 720 CONTRIBUIES PARA-FISCAIS: 9% DO VALOR DA FOLHA DE PAGAMENTO: 4% PARA A CAIXA DE COMPENSAO FAMILIAR, 21/2% PARA O SENA E 21/2% PARA O INSTITUTO COLOMBIANO DE BEM-ESTAR FAMILIAR CONTRIBUIO PARA SADE: 8% DO SALRIO CONTRIBUIO PARA PENSES: 10,875% DO SALRIO (VIGENTE PARA 2004)
Passos sugeridos para o custeo desta rubrica e posterior registro na tabela correspondente:
1. Parte-se do pessoal exigido para a execuo do projeto, com sua respectiva remunerao ou salrio mensal e seu tempo de permanncia enquanto dure o projeto. Calcula-se o valor do salrio mensal que se dever pagar ao pessoal, o somatrio do valor mensal corresponde ao valor anual ou ao perodo para o qual esteja elaborado o oramento. Para orar o pagamento de horas-extras, estima-se o nmero de horas exigidas na jornada habitual de trabalho e que sero pagas. A seguir, estima-se o valor correspondente, tendo em conta a legislao trabalhista vigente em cada pas.
2.
CONTRIBUIO PARA RISCOS PROFISSIONAIS: DEPENDE DO TIPO DE TRABALHO; DEVE-SE COTIZAR (TRABALHO EM ESCRITRIO 0,522%)
3.
5. Registra-se o custo total estimado nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas de oramento e planilhas de comprovao em que aparea a rubrica de gastos de pessoal.
124
1.2. Honorrios
o pagamento aos consultores contratados para a realizao de trabalhos especficos e por tempo determinado, durante o desenvolvimento do projeto. Aqui se incluem os pagamentos a pessoas que no tm uma relao trabalhista permanente com o projeto nem com a organizao. Recomenda-se elaborar uma planilha que comprove os pagamentos por honorrios de pessoal (formulrio 10 do Manual).
2. GASTOS OPERACIONAIS DE ESCRITRIO

2.1. Utilidades e impressos
Inclui todo tipo de gasto em fotocpias, impressos, livros, utilidades e todo tipo de implementos de escritrio referentes aos materiais utilizados que se relacionam s atividades da organizao de base (OB).
Passos sugeridos para os custos desta rubrica e posterior registro na tabela correspondente:
1. 2. De acordo com as atividades previstas no projeto, estimam-se as horas necessrias de consultoria/assessoria. Levanta-se o valor da hora de consultoria necessria ou o trabalho especfico requerido, incluindo as obrigaes fiscais, de acordo com a legislao de cada pas. Registra-se os custos totais estimados nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas de oramento e planilhas de comprovao onde figurem os honorrios.
Passos sugeridos para os custos desta rubrica e posterior registro na tabela correspondente:
1. 2. Estima-se o consumo mensal de impressos, utilidades e elementos de escritrio necessrios. Efetuam-se as respectivas cotaes ou verificam-se os registros contbeis de consumo no ano anterior (sempre que as condies do projeto sejam similares). Aumenta-se o valor estimado na etapa anterior segundo a taxa de inflao; por exemplo: se o consumo no perodo anterior foi de $3 milhes e a taxa de inflao de 6%, o oramento seria de $3.180.000, ou seja, $3.000.000 X 1,06. Registra-se o custo total estimado nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas de oramento onde aparea a rubrica de utilidades e impressos.
3.
3.
4.
125
ACOMPANHAMENTO
UNIDADE TRS
2.2. Aluguis
Pagamento pelo uso de instalaes que estejam a servio do projeto.
3.
Os valores anteriormente estabelecidos so ajustados considerando o possvel aumento pela inflao de preos, reajuste de tarifas anunciadas e aumento previsto no consumo. Registra-se o custo estimado nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas de oramento onde aparea a subconta de servios pblicos.
1. 2. Considera-se as necessidades de espao fsico de acordo com as atividades do projeto. Levanta-se o valor do aluguel do imvel de acordo com a rea exigida e a localizao, ou verificam-se os registros contbeis de pagamentos, pela mesma rubrica, no ano anterior e estima-se o valor de acordo com as clusulas contratuais de reajuste do valor estipulado. Registra-se o custo total estimado nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas de oramento onde aparea a rubrica de aluguis.
4.
2.4. Correio e comunicaes

Pagamentos por envio de correio areo, terrestre, martimo ou fluvial.
3.
Opo I: mediante cotao
2.3.Servios pblicos
Pagamento de servios pblicos utilizados pela organizao durante o perodo de vigncia do projeto, incluindo: energia, gua encanada e esgotos, limpeza, telefone, Internet e gs.
1. 2.
Verificam-se as tarifas de correio para as diferentes cidades onde se enviaria correspondncia. Calcula-se o custo mdio de tarifas e estima-se o volume provvel de correspondncia durante a vigncia do projeto. Com base na informao anterior, calcula-se o gasto total com correio e comunicaes. Registra-se o custo total estimado nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas de oramento onde aparea a subconta de correio e comunicaes.
1. Para projetos novos, sem antecedentes de consumo e custos de servios, estima-se o consumo e verifica-se o custo mensal de cada um dos servios que sero necessrios. No caso de projetos que j possuem registros histricos por consumo e custo de servios, pode-se estimar o valor revisando tais registros e projetando-os no tempo.
3.
4.
2.
126
Opo 2: 1. 2. 3. 4.
mediante projeo baseada em registros histricos de custos
Opo 2:
Verificam-se os registros histricos dos valores anotados por esta 1. rubrica em anos anteriores. Ajusta-se a taxa de inflao, a menos que se preveja que as tarifas iro modificar-se com base em outros parmetros. Com base na informao anterior, calcula-se o gasto total com correio e comunicaes. 2.
Verificam-se registros histricos dos valores verificados por esta rubrica em anos anteriores. Ajusta-se a taxa de inflao, a menos que se preveja que as tarifas iro modificar-se com base em outros parmetros. Com base na informao anterior, calcula-se o custo total do servio. Registra-se o custo total estimado nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas de oramento onde aparea a subconta de vigilncia.
Registra-se o custo total estimado nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas de oramento onde aparea a subconta de correio e 3. comunicaes. 4.
2.5. Vigilncia
Pagamento por servios de vigilncia das instalaes e equipamentos do projeto.
2.6 Transportes
Pagamento de transportes areos, terrestres, fluviais ou martimos do pessoal do projeto ou dos participantes de suas atividades. Tambm se pode incluir o correspondente a fretes e carretos de materiais, maquinaria e implementos do projeto.
Opo 1: mediante cotao 1. 2. 3. 4. Estabelecem-se as necessidades do servio. Cota-se junto a pessoas fsicas ou jurdicas o custo mensal dos servios. Com base na informao anterior, calcula-se o custo total do servio durante a vigncia do projeto. Registra-se o custo total estimado nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas de oramento onde aparea a subconta de vigilncia.
Opo 1: mediante cotao 1. 2. Estabelecem-se as necessidades do servio. Levanta-se o custo mdio mensal dos servios ou o custo dos servios de transporte estimados de forma detalhada.
127
ACOMPANHAMENTO
UNIDADE TRS
2.7. Dirias de viagem

Pagamentos para cobrir os gastos de hospedagem, alimentao e outros menores que sejam aprovados para realizar viagens em funo do desenvolvimento do projeto que realizem os funcionrios ou trabalhadores habituais da OB. Costuma-se cobrir estes gastos de duas formas bsicas: a primeira, determinando um valor fixo por dia de viagem fora da cidade de residncia de quem trabalha para a OB; a segunda, verificando exatamente o custo dos servios de hospedagem, alimentao e outros gastos que se realizem durante a viagem. Para estimar o oramento, pode-se utilizar basicamente o mesmo procedimento, quer se determinem as dirias com um valor fixo, quer sejam pagas com base na verificao de gastos efetivamente realizados.
3. 4.
Com base na informao anterior, calcula-se o custo total do servio durante a vigncia do projeto. Registra-se o custo total estimado nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas de oramento onde aparea a subconta de transportes. mediante projeo baseada em registros histricos de custos
1. Estima-se em separado a quantidade de viagens nacionais e as internacionais, e o nmero de dias por viagem, em cada caso; a seguir, determina-se o nmero total de dias por viajar, tanto para as viagens nacionais quanto para as internacionais. Sobre a base de cotaes ou registros histricos de gastos similares em anos anteriores, estima-se o custo dirio das diferentes rubricas que se aceitem como dirias de viagem (ex.: hospedagem, alimentao, transporte urbano, chamadas telefnicas etc.). Caso ocorram viagens nacionais e internacionais, convm, para efeito de oramento, distinguir entre os custos das rubricas que formam as dirias nacionais e as dirias internacionais. Tendo um valor estimado das dirias de viagem, tanto nacionais como internacionais, procede-se ao clculo do oramento em cada uma delas, multiplicando o valor pelo nmero de dias de viagem estimados.
Opo 2: 1. 2. 3. 4.
2.
Verificam-se os registros histricos dos valores anotados para esta rubrica em anos anteriores. Ajusta-se a taxa de inflao, a menos que se preveja que as tarifas iro modificar-se com base em outros parmetros. Com base na informao anterior, calcula-se o custo total do servio. Registra-se o custo total estimado nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas de oramento onde aparea a subconta de transportes. 3.
128
4. 5.
Soma-se o total do valor de dirias de viagem nacionais e o total das internacionais, obtendo-se assim o valor total das dirias de viagem a orar. Registra-se o custo total estimado nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas de oramento onde aparea a subconta de dirias de viagem.
2. 3. 4.
Ajusta-se a taxa de inflao, a menos que se preveja que as tarifas iro modificar-se com base em outros parmetros. Com base na informao anterior, calcula-se o custo total do servio. Registra-se o custo total estimado nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas de oramento onde aparea a subconta de seguros.
2.8. Seguros
Pagamento de seguros, aplices e garantias que a organizao exija para o desenvolvimento do projeto.
2.9. Revistas, jornais, publicaes e informao eletrnica

Pagamentos por compras de revistas, jornais, publicaes diversas e informao eletrnica que seja necessria ao projeto.
Opo 1: 1. 2. 3. 4. 5. mediante cotao
Passos sugeridos para o custeo desta rubrica e posterior registro na tabela correspondente
1. 2. Estimam-se as necessidades especficas deste servio e/ou produto para o projeto. Cota-se o custo das publicaes, especialmente se se trata de publicaes especializadas e provenientes de outros pases. Igualmente, pode-se determinar o oramento com base na experincia de gastos pela mesma rubrica em perodos anteriores. Registra-se o custo total estimado nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas de oramento onde aparea a subconta de revistas, jornais e publicaes.
Estabelecem-se as necessidades do servio. Levanta-se o valor com uma companhia de seguros devidamente credenciada pela autoridade competente ou atravs de concorrncia. Calcula-se o custo de seguros e garantias previstos. Com base na informao anterior, calcula-se o custo total do servio durante a vigncia do projeto. Registra-se o custo total estimado nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas de oramento onde aparea a subconta de seguros.
3.
2.10. Cotas de filiao ou contribuies para outras entidades

Opo 2: 1. mediante projeo baseada em registros histricos de custos So os pagamentos que fazem as OB para se manterem como afiliadas ou membros de outras organizaes, redes ou programas que sejam de interesse em funo dos objetivos do projeto e da Organizao.
Verificam-se os registros histricos dos valores verificados nesta rubrica em anos anteriores.
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ACOMPANHAMENTO
UNIDADE TRS
1. 2. 3. Estimam-se as necessidades especficas deste servio e/ou produto para o projeto. Cota-se o valor de cada servio e/ou produto e totaliza-se. Registra-se o custo total estimado nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas de oramento onde aparea a subconta de cotas de filiao.
Opo 2: 1. 2. 3. 4.
Verificam-se os valores histricos dos valores anotados para esta rubrica em anos anteriores. Ajusta-se a taxa de inflao, a menos que sejam previstas mudanas substanciais tendo por base outros parmetros. Com base na informao anterior, calcula-se o custo total do servio. Registra-se o custo total nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas de oramento onde aparea a subconta de limpeza.
2.11. Limpeza
Pagamentos por material de limpeza necessria ao projeto. O pagamento de 2.12. Lanche salrio s pessoas que realizam trabalhos de limpeza e possuem uma relao trabalhista registrado como pagamento de salrios. Somente se incluiria Registram-se os pagamentos por alimentos e materiais utilizados para o nesta rubrica o pagamento a pessoas que realizam trabalhos de limpeza se pessoal de escritrio de projeto. fossem contratadas por prestao de servios.
Opo 1: 1. 2. 3. 4. mediante cotao: 1. 2. 3. 4.
Opo 1: mediante cotao
Estabelecem-se as necessidades do servio. Levanta-se o valor dos produtos e o servio necessrio e se calcula o custo mdio mensal do servio. Com base na informao anterior, calcula-se o custo total do servio durante a vigncia do projeto. Registra-se o custo total estimado nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas de oramento onde aparea a subconta de limpeza.
Estabelecem-se as necessidades do servio. Levantam-se preos e calcula-se o custo mdio mensal do servio. Com base na informao anterior, calcula-se o custo total do servio durante a vigncia do projeto. Registra-se o custo total estimado nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas de oramento onde aparea a subconta de lanche.
130
2.13. Gastos bancrios e custos de financiamento

Pagamento previsto s entidades financeiras como comisses de transferncia de dinheiro, comisses e gastos no cmbio de moeda estrangeira a nacional e vice-versa, custos de trmites, custos de cheques e juros de financiamento.
Opo 1: 1. mediante cotao
Estabelecem-se as necessidades de servios bancrios, financeiros e de administrao do dinheiro de que a OB necessite perante entidades especializadas. Levantam-se nas entidades financeiras os custos de utilizao dos diferentes servios (tales de cheque, extratos, transferncias, consultas por Internet ou telefone, cmbio de moeda estrangeira etc.). Para orar especificamente possveis custos de financiamento por crditos, sugere-se o seguinte procedimento:
2.
3. Opo 2: 1. 2. 3. 4. 5. mediante projeo baseada em registros histricos de custos
Verificam-se os registros histricos dos valores anotados para esta rubrica em anos anteriores. Ajusta-se a taxa de inflao, a menos que estejam previstas mudanas substanciais com base em outros parmetros. Com base na informao anterior, calcula-se o custo total do servio. Tambm poderia ser estimado como um percentual dos gastos de escritrio. Registra-se o custo total estimado nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas de oramento onde aparea a subconta de lanche.
Indagar no setor financeiro qual a taxa de juros provvel e outros custos adicionais nos quais se possa incorrer de acordo com as normas e o tipo de entidade (p. ex.: comisso obrigatria sobre dinheiro no desembolsado), custos adicionais tais como estudo de crdito, constituio de garantias, trmites legais relacionados concesso do crdito (imposto de selo). Calculam-se os saldos de capital em cada perodo de acordo com a periodicidade das amortizaes e sua modalidade. Calculam-se os juros sobre os saldos de capital de acordo com as modalidades combinadas: perodo de carncia, pagamentos mensais, trimestrais, perodos vencidos ou antecipados.
131
ACOMPANHAMENTO
UNIDADE TRS
5.
Assim, por exemplo, um emprstimo de $20 milhes a juros de 12% ao ano, pagaria $200,00 mensais, enquanto no se amortize o capital.
Registra-se o custo total estimado nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas de oramento onde aparea a subconta de gastos bancrios e custos de financiamento.
4.
Para orar o custo por cmbio de moeda estrangeira para nacional, deve-se levar em conta o nmero e o montante das operaes, e as comisses ou gastos respectivos para o total das mesmas. Com base na informao anterior, calcula-se o custo total dos servios bancrios e custos de financiamento que se possam prever durante a vigncia do projeto. Registra-se o custo total estimado nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas de oramento onde aparea a subconta de gastos bancrios e custos de financiamento.
2.14. Gastos legais / impostos

Pagamentos previstos pela Organizao encarregada do projeto, como custas de cartrio, licenas de funcionamento, taxas consulares e aduaneiras, registro mercantil. Igualmente, pagamentos por impostos que devem ser recolhidos conforme as normas e legislao de cada pas (Imposto de Renda, de selo ou registro, predial, de indstria e comrcio etc.).
5.
6.
1. De acordo com a legislao de cada pas, deve-se indagar que tipo de gastos legais e obrigatrios a Organizao deve cobrir em funo do projeto: a) registro da Organizao junto entidade competente; b) obteno de licena de funcionamento; c) permisses especiais (ambientais etc.); d) impostos; e) registros em Cmaras de Comrcio; f) outros. Determinar os pleitos e processos legais que se presume poderiam gerar gastos para a OB.
Opo 2:
Esta opo poderia ser prtica apenas em alguns casos de gastos bancrios, como custos de tales de cheque, mas no para estimar o custo de cmbio de moeda estrangeira, pois este depender do montante total de dinheiro que se pretenda trocar, dado muito irregular e sujeito a mudanas em cada OB e projeto. De toda maneira, nos casos em que seja pertinente orar com base na projeo de registros histricos, os passos so os seguintes:
2.
1. 2. 3.
Verificam-se os registros histricos dos valores anotados para esta rubrica em anos anteriores. Ajusta-se a taxa de inflao, a menos que se preveja que as tarifas iro modificar-se com base em outros parmetros. Com base na informao anterior, calcula-se o custo total do servio.
132
3.
Cotar os preos dos servios legais previstos e estimar os pagamentos exigidos por impostos e contribuies legais. Para o clculo de impostos, necessrio indagar sobre suas respectivas normas tributrias e como estas se aplicam no caso das OBs, que normalmente so entidades privadas de carter no-lucrativo e podem ser alvo de regimes tributrios especiais. Com base na informao anterior, totaliza-se o oramento de gastos legais e impostos. Registra-se o custo total estimado nas colunas correspondentes e nas 2. diferentes tabelas de oramento onde aparea a subconta de gastos legais / impostos. 3. 4.
4. 5.
Levantam-se preos e calcula-se o custo mdio do servio ou obra a ser realizada. Com base na informao anterior, calcula-se o custo total da rubrica durante a vigncia do projeto. Registra-se o custo total estimado nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas de oramento onde aparea a subconta de manuteno, reparos locais e gastos de instalao.
2.15. Manuteno, reparos locais e gastos de instalao
Pagamentos por servios de manuteno, tanto de equipamentos como de imveis, gastos com reparo de escritrios e locais de projeto e gastos de Opo 2: instalao e/ou adaptao de mveis e imveis. Esta rubrica inclui custos menores considerados contabilmente como 1. gastos, j que os investimentos maiores que significam aumento do valor dos ativos devem ser registrados nas contas de propriedade, instalaes e equipamentos. 2.
Verificam-se os registros histricos dos valores anotados para esta rubrica em anos anteriores, sempre que faam referncia a reparos locais habituais. Ajusta-se a taxa de inflao, a menos que estejam previstas mudanas substanciais com base em outros parmetros. Com base na informao anterior, calcula-se o custo total do servio. Registra-se o custo total estimado nas colunas correspondente e nas diferentes tabelas de oramento onde aparea a sub-conta de manuteno, reparos locais e gastos de instalao.
Opo 1: 1. mediante cotao
3. 4.
Estabelecem-se as necessidades de servio ou obras por realizar.
133
ACOMPANHAMENTO
UNIDADE TRS
2.16. Publicidade
Pagamentos para promoo e propaganda sobre os benefcios, servios e atividades do projeto.
4.
Registra-se o custo total estimado nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas de oramento onde aparea a subconta de auditoria. mediante projeo baseada em registros histricos de custos
Opo 2:
1. 2. 3. 4. Determinar o tipo de anncio, o meio pelo qual se realizar (escrito, rdio, TV etc.) e sua periodicidade. Levantam-se os preos nos respectivos meios. Com base na informao anterior, calcula-se o custo total do servio. Registra-se o custo total estimado nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas de oramento onde aparea a subconta de publicidade.
1. 2. 3. 4.
Verificam-se os registros histricos dos valores anotados para esta rubrica em anos anteriores. Ajusta-se a taxa de inflao, a menos que estejam previstas mudanas substanciais com base em outros parmetros. Com base na informao anterior, calcula-se o custo total do servio. Registra-se o custo total estimado nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas de oramento onde aparea a subconta de auditoria.
2.17. Gastos de auditoria

Pagamentos por servios de auditoria externa que seja necessrio contratar e que possam ser exigidos pelas prprias entidades financiadoras do projeto.
2.18. Outros
Pagamentos por outros gastos que possam apresentar-se e sejam estritamente necessrios para o xito do projeto. Em todo caso, mesmo para efeitos de oramento, convm indic-los por meio de nota de esclarecimento, segundo a realidade de cada projeto e OB, e no deix-los simplesmente como algo genrico e indeterminado. Os passos a seguir para estabelecer o oramento dependem do produto ou servio especfico que se presume ser necessrio. Como orientao, pode-se tomar a alternativa de cotar ou pedir preos atualizados do que ser necessrio, ou fazer uma projeo com base em registros contbeis e estatsticos de gastos por rubricas similares em perodos anteriores. O propsito de incluir neste manual uma conta ou subconta outros, o de reconhecer que poderiam existir contas ou subcontas no contempladas no momento, mas que a realidade especfica de cada projeto poder ir definindo.
Opo 1: 1. 2. 3. mediante cotao
Estabelecem-se as necessidades do servio. Solicita-se a respectiva cotao pessoa fsica ou jurdica que presta o tipo de servio necessrio. Com base na informao anterior, calcula-se o custo total do servio durante a vigncia do projeto.
134
No momento de elaborar o oramento de um projeto, a palavra outros dever ser substituda por aquela que corresponda a uma conta especfica que foi identificada e convm explicitar no projeto.
3. Registrar o custo total estimado nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas de oramento onde aparea a subconta de terrenos e edificaes. Para efeito de oramento, apresentam-se os valores totais, mas pertinente dispor de toda a informao necessria sobre reas, caractersticas do terreno e construo. Se a construo ser desenvolvida por parte da OB, tambm pertinente dispor de informao complementar com projetos, licenas e demais detalhes que sejam necessrios e exigidos legalmente por uma autoridade local competente, conforme o tipo de construo.
3. PROPRIEDADE, INSTALAES E EQUIPAMENTOS

Esta conta corresponde a bens que se compram, fabricam ou constroem; portanto, do ponto de vista econmico e contbil, representam um investimento em ativos fixos; entretanto, para efeito do projeto e do fluxo de caixa, representam gastos.
3.1. Terrenos e edificaes

So espaos sem construir ou construdos (bens imveis) para desenvolver as atividades do projeto. Nesta rubrica so oradas tanto as edificaes que se projeta adquirir, j construdas, como aquelas que se pensa construir com recursos do projeto.
3.2. Maquinarias e equipamentos

So mquinas e equipamentos diversos que se pretende adquirir para apoio e desenvolvimento das diferentes atividades, entre os quais se incluem mquinas de escrever, fotocopiadoras, equipamentos audiovisuais, de computao e comunicaes etc.
1. Determinar a rea do terreno e/ou as caractersticas da edificao necessria. Quanto edificao, indicar se ser construda, ou se ser adquirida j construda. 2. Pedir as respectivas cotaes do terreno e/ou edificaes, assessorando-se com pessoal ou firmas especializadas. Tambm podem ser tomadas como base as propostas de venda ou construo que sejam apresentadas OB. 1. 2.
Determinar o tipo de equipamentos e maquinaria necessrios e suas caractersticas. Cotar o valor dos equipamentos e maquinarias; em caso de importao, deve-se considerar os custos at sua chegada ao local do projeto: transporte, nacionalizao, seguros etc. Registrar o custo total estimado nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas de oramento onde aparea a subconta de maquinarias e equipamentos.
3.
135
ACOMPANHAMENTO
UNIDADE TRS
3.3. Mveis e utenslios

So mveis como escrivaninhas, mveis para bibliotecas, mveis de recepo e outros similares.
1. 2. 3.
Determinar o tipo de mveis e utenslios necessrios e suas caractersticas. Orar o valor dos mveis e utenslios previstos. Registrar o custo total estimado nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas de oramento onde aparea a subconta de mveis e utenslios.
3.5. Bibliotecas / livros, vdeos

Compra de livros, vdeos e outro material de ensino que se conservam em biblioteca para uso do projeto.
3.4 Veculos
Compra de veculos para uso do projeto, seja para transporte de pessoal ou de carga.
1. 2. Determinar os ttulos e o nmero de livros a serem adquiridos. Tambm se pode incluir outro material de aprendizagem, como os vdeos. Orar o preo do material de biblioteca que pretende adquirir, ou fixar um valor mximo de recursos que se acredite possam ser investidos na aquisio de livros e material de biblioteca. Registrar o custo total estimado nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas de oramento onde aparea a subconta de biblioteca / livros, vdeos.
1. 2. Determinar, com suas caractersticas, os veculos que se pretende adquirir. Orar o valor dos veculos. Como em casos anteriormente mencionados, considerar os custos complementares ou adicionais, se se trata de compras no exterior ou importaes. Registrar o custo total estimado nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas de oramento onde aparea a subconta de veculos.
3.
3.6. Outros
Outros ativos de carter permanente que no foram includos nas rubricas anteriores. De qualquer modo, mesma para efeitos de oramento, convm indic-los por meio de nota de esclarecimento segundo a realidade de cada projeto e OB, e no simplesmente deix-los como algo genrico e indeterminado.
3.
136
Do mesmo modo que para orar as contas e subcontas de aquisio de ativos, deve-se proceder da seguinte maneira: 1. 2. 3. Determinar com suas caractersticas o bem que pretende adquirir. Orar o valor de tais bens. Registrar o custo total estimado nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas de oramento onde aparea a subconta de outros. 3.
conhecimentos prvios sobre o custo de honorrios para instrutores e/ou assistentes tcnicos, possvel que, em alguns pases, as Cmaras de Comrcio disponham do valor/hora de consultoria ou, caso contrrio, pode-se fazer um levantamento de preo com as entidades ou profissionais especializados nas reas de ensino requeridas. Registrar o total de honorrios estimado para assistncia tcnica e ensino nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas de oramento e planilhas de comprovao onde aparea o conceito de honorrios para eventos, capacitao ou assistncia tcnica.
4. CAPACITAO E ASSISTNCIA TCNICA

O ponto de partida para estimar o oramento, nos diferentes itens de capacitao, consiste em determinar o nmero de eventos, sua durao mdia, as pessoas que participaro, o material de apoio necessrio, disponibilidade de infra-estrutura e logstica requerida. Estabelecido isto, os passos ou procedimentos que se sugerem pra prosseguir na valorizao do oramento de cada subconta so os seguintes:
4.2. Transporte
Pagamentos por passagens de avio, transporte terrestre ou outro tipo de transporte que se utilize para mobilizar as pessoas que participam do desenvolvimento dos eventos ou atividades de capacitao. Pode-se distinguir entre transporte de conferencistas e/ou funcionrios do projeto e o transporte dos participantes na qualidade de estudantes ou assistentes ao evento de capacitao.
4.1. Honorrios de consultores, instrutores e/ou conferencistas

o pagamento aos consultores, instrutores e/ou conferencistas que se contrata temporariamente para atividades especficas de formao ou capacitao do pessoal do projeto.
1. Determinar os eventos e o nmero de pessoas (instrutores, conferencistas, pessoal de apoio, participantes) que devem ser deslocados em cada caso.
1. 2. Estimar as horas necessrias de assistncia e ensino, de acordo com as atividades de educao, formao e assistncia tcnica. Cotar o valor da hora de assistncia e ensino necessrios, incluindo as obrigaes fiscais de acordo com a legislao de cada pas. Indagar o valor de mercado desse tipo de servio. No caso de no se dispor de
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ACOMPANHAMENTO
UNIDADE TRS
2.
Cotar o valor dos deslocamentos de acordo com o meio de transporte que se utilize para tal fim: empresas de transporte areo, terrestre ou fluvial.
2.
Cotar o valor dos servios de hospedagem e alimentao de todos os assistentes aos diferentes eventos de capacitao e/ou assistncia tcnica que se realizem. Com base na informao anterior, calcular o custo total do servio durante a vigncia do projeto. Registrar o custo total estimado de hospedagem e da alimentao nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas de oramento onde aparea a subconta de hospedagem e alimentao.
3. 4.
Calcular com base na informao anterior o custo total do servio 3. durante a vigncia do projeto. Registrar o custo total estimado de transporte nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas de oramento onde aparea a subconta de transportes. 4.
4.3. Hospedagem e alimentao

Pagamentos por hospedagem e alimentao dos participantes (professores, assessores, assistentes, estudantes) do evento de capacitao e/ou atividade de assistncia tcnica.
4.4. Material didtico

Pagamentos por material didtico, impressos e materiais utilizados em atividades pedaggicas ou de ensino durante o projeto.
1. Determinar os eventos e o nmero de pessoas (instrutores, conferencistas, pessoal de apoio, participantes) que assistiro ao evento de capacitao ou assistncia tcnica.
1. Determinar os eventos e o nmero de pessoas (instrutores, conferencistas, pessoal de apoio, participantes) que assistiro ao evento de capacitao ou de assistncia tcnica e que exigem material didtico (apostilas, fotocpias, disquetes, CDs etc.). Cotar o valor do material previsto para os diferentes eventos de capacitao e/ou assistncia tcnica que se realizem. Com base na informao anterior, calcular o custo total do material didtico necessrio durante a vigncia do projeto. Registrar o custo total estimado nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas de oramento onde aparea a subconta de material didtico.
2. 3. 4.
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4.6. Compra de maquinaria e equipamentos

Mquinas e equipamentos diversos que se pretende adquirir para o apoio e desenvolvimento das atividades de capacitao e assistncia tcnica, entre os quais poderiam figurar equipamentos audiovisuais, de laboratrio, etc.
4.5. Aluguel de salas e equipamentos

1. Pagamentos por arrendamento ou aluguel de salas de conferncia e de equipamentos audiovisuais, de computao ou outros que apiem a atividade especfica de capacitao. 2.
Determinar o tipo de equipamentos e maquinaria necessrios e suas caractersticas. Cotar o valor dos equipamentos e maquinaria; no caso de importao, deve-se considerar os custos at sua colocao no local do projeto: transporte, nacionalizao, seguros etc. Registrar o custo total estimado nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas de oramento onde aparea a subconta compra de maquinaria e equipamentos.
1. Determinar os eventos e o nmero de pessoas (instrutores, conferencistas, pessoal de apoio, participantes) que assistiro ao evento de capacitao ou de assistncia tcnica e sobre esta base estimar as salas e equipamentos necessrios.
3.
4.7. Outros
2. 3. 4.
Cotar o valor de salas e equipamentos necessrios para os diversos Pagamentos por outros gastos relacionados diretamente com capacitao e assistncia tcnica, que possam apresentar-se e sejam estritamente eventos. necessrios para o xito do projeto. De qualquer modo, mesmo para efeito Com base na informao anterior, calcular o custo total do aluguel ou de oramento, convm detalh-los por meio de nota de esclarecimento arrendamento de salas e equipamentos. segundo a realidade de cada projeto e OB, e no deix-los simplesmente como algo genrico e indeterminado. Registrar o custo total estimado nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas de oramento onde aparea a subconta aluguel de Tal como para orar todas as subcontas de capacitao e assistncia tcnica, salas e equipamentos. deve-se proceder da seguinte maneira:
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ACOMPANHAMENTO
UNIDADE TRS
1. 2. 3.
Determinar com suas caractersticas o bem ou servio necessrio. Cotar ou estabelecer o valor dos diferentes bens ou servios e totalizar o custo dos mesmos. Registrar o custo total estimado nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas de oramento onde aparea a subconta de outros.
5.2. Honorrios a consultores, instrutores e/ou conferencistas

Pagamentos aos consultores, instrutores e/ou conferencistas contratados temporariamente para atividades especficas de orientao s atividades produtivas e geradoras de renda previstas no projeto, em favor da populao beneficiria ou da prpria OB.
5. INVESTIMENTOS EM ATIVIDADES PRODUTIVAS

5.1. Comisses de venda
Pagamento de comisses de vendas que as pessoas ganham por seu trabalho de vendedores. Este valor estipulado pela prpria OB. 1.
Estimar o tempo necessrio para consultores e assessores nas reas de atividades consideradas produtivas. Cotar o valor da assistncia ou assessoria por unidade de tempo (hora, dia, ms), incluindo as obrigaes fiscais de acordo com a legislao de cada pas. Indagar o valor de mercado desse tipo de servio. No caso de no se dispor de conhecimentos prvios sobre o custo de honorrios para assessores e/ou assistentes tcnicos, possvel que em alguns pases as Cmaras de Comrcio disponham do valor ou, caso contrrio, podese cotar com entidades ou profissionais especializados nas reas de assessoria e consultoria necessrias. Registrar o total de honorrios estimado para consultoria ou assessoria nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas de oramento e planilhas de comprovao onde aparea o conceito de honorrios para eventos de atividades produtivas, capacitao ou assistncia tcnica.
2.
1. 2. Determinar as polticas sobre comisses de venda, quem as recebe e a porcentagem ou valor por unidade vendida. Estimar o montante das comisses de acordo com o prognstico de vendas (oramento de entradas) e com a poltica adotada. Por exemplo, o volume mensal de vendas de $50 milhes e determinase que se pagar 1%: o valor mensal da comisso de vendas ser $500 mil. Registrar o custo total estimado nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas de oramento onde aparea a subconta de comisses de venda.
3.
3.
140
5.3. Transporte
Pagamentos por transporte areo, terrestre ou de outro tipo que se utilize para mobilizar as pessoas que participam do desenvolvimento dos eventos e atividades produtivas.
2.
Estimar em mdia as necessidades individuais de crdito de acordo com a atividade produtiva e as condies exigidas (prazo, perodo de carncia). Estabelecer o montante necessrio nas diferentes etapas do crdito de acordo com a circulao do dinheiro (durao dos crditos e forma de amortizao dos mesmos). Estimar o montante total de capital que ser destinado a formar o fundo de crdito, com base na informao anterior, e registr-lo na coluna correspondente do oramento.
3.
1. 2. Determinar as necessidades deste servio. Cotar o valor dos deslocamentos de acordo com o meio de transporte que se utilize para tal fim: empresas de transporte areo, terrestre ou fluvial. Com base na informao anterior, calcula-se o custo total do servio durante a vigncia do projeto. Registra-se o custo total estimado nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas de oramento onde aparea a subconta de comisses de transportes.
4.
5.5. Capital semente

Recursos para financiar e iniciar investimentos em atividades de carter produtivo. So fundos para que a prpria OB desenvolva a atividade produtiva ou tambm para que o faam diretamente seus beneficirios, mas o propsito o de manter o capital como investimento, e no destinar os recursos para o gasto.
3. 4.
5.4. Fundos de Crdito

Recursos de capital que se destinam, dentro do projeto, para conceder crditos, buscando-se manter e aumentar o capital inicial. 1. 2.
Selecionar o tipo de atividade produtiva que ser apoiada com recursos de capital. Determinar o nmero de pessoas ou grupos, includa a prpria OB, que sero apoiados com recursos de capital para o desenvolvimento de suas atividades produtivas. Estimar as necessidades de capital da OB e/ou de seus beneficirios para projetos ou atividades que sero apoiados com capital semente.
1. Estimar o nmero de pessoas que sero beneficiadas dentro da vigncia do projeto. 3.
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ACOMPANHAMENTO
UNIDADE TRS
1. 2. 4. Estimar o montante total de capital que ser destinado a formar o fundo para capital semente, com base na informao anterior, e registr-lo na coluna correspondente do oramento. 3. Determinar a atividade produtiva a ser empreendida por parte da OB ou de seus beneficirios. Determinar a necessidade de insumos para tal atividade, o volume e valor daquilo que a OB pretende adquirir, descontando os recursos que possam ser obtidos como efeito da circulao de venda dos mesmos. Com base na informao anterior, determinar o montante total de capital que ser necessrio para a compra de insumos. Registrar o custo total estimado nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas de oramento onde aparea a subconta de comisses de compra de insumos, materiais e embalagens para a produo.
5.6. Animais
4. Compra de animais para apoio de atividades produtivas e geradoras de renda (cavalos, vacas, carneiros, porcos etc.).
1.
2. 3.
Passos sugeridos para o custeo desta rubrica e posterior registro na tabela correspondente: Estimar as necessidades da OB para o desenvolvimento de sua prpria atividade ou tambm para possveis crditos que ela pretende repassar em animais a seus beneficirios. Cotar o valor dos animais necessrios. Registrar o custo total estimado nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas de oramento onde aparea a subconta de comisses de animais.
5.8. Compra de maquinaria e equipamentos

Equipamentos destinados especificamente para a atividade produtiva.
1. Determinar o tipo de maquinaria e equipamentos necessrios e suas caractersticas, considerando a atividade produtiva e o volume de produo estimado. Cotar o valor dos equipamentos e maquinaria; no caso de importaes, considerar os custos at sua colocao no local do projeto: transporte, nacionalizao, seguros etc. Registrar o custo total estimado nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas de oramento onde aparea a subconta de compra de maquinarias e equipamentos.
5.7. Compra de insumos, materiais e embalagens para a produo

Compra de matria-prima como sementes, adubos, medicamentos para controle de pragas, embalagens e demais produtos necessrios para a produo e venda de um bem ou servio a ser produzido como resultado das atividades previstas no projeto ou aquelas que sero financiadas mediante a entrega desses produtos.
2.
3.
142
5.9. Terrenos e edificaes

So lotes, casas, apartamentos, edifcios, garagens, depsitos etc. Tudo aquilo que se defina como propriedade raiz.
3.
Registrar o custo total estimado nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas de oramento onde aparea a subconta de investimento tecnolgico.
5.11. Pesquisa em tecnologia e desenvolvimento

Recursos investidos em processos de pesquisa para o desenvolvimento de processos de produo e servios a cargo da organizao.
1. 2. 3. Determinar o tipo de propriedade necessria e suas caractersticas, considerando a atividade produtiva e a renda que possa gerar. Determinar o valor da propriedade mediante a avaliao cadastral e, em funo desta, estabelecer o preo comercial. Registrar o custo total estimado nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas de oramento onde aparea a subconta de terrenos e edificaes.
1. 2. Considerando as atividades consideradas produtivas, estimar o tempo necessrio pesquisa ou ao desenvolvimento. Cotar o valor da pesquisa ou desenvolvimento por unidade de tempo (hora, dia, ms), incluindo as obrigaes fiscais de acordo com a legislao de cada pas. Indagar o valor de mercado desse tipo de servio. No caso de no se dispor de conhecimentos prvios sobre o custo de honorrios para assessores e/ou assistentes tcnicos, possvel que em alguns pases as Cmaras de Comrcio disponham do valor ou, caso contrrio, pode-se cotar com entidades ou profissionais especializados nas reas de assessoria e consultoria necessrias. Registrar o total estimado de honorrios, salrio, comisso, empreitada, para consultoria ou assessoria, nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas do oramento e planilhas de comprovao, onde aparea o rubrica de pesquisa em tecnologia e desenvolvimento.
5.10. Investimento em tecnologia

Equipamentos destinados especificamente para a atividade produtiva e cujo fim primordial implique em melhoria tecnolgica.
1. Determinar o tipo de equipamentos e maquinaria necessrios e suas caractersticas, considerando a atividade produtiva e o volume de produo estimado. Cotar o valor dos equipamentos e maquinarias; em caso de importao, deve-se considerar os custos at sua colocao no local do projeto: transporte, nacionalizao, seguros etc.
3.
2.
143
ACOMPANHAMENTO
UNIDADE TRS
6. OUTROS
6.1.Gastos mdicos
Pagamento de gastos mdicos adicionais e de contingncia, isto , que no esto cobertos pelos benefcios legais para o trabalhador dentro da OB. Tambm se podem incluir nesta rubrica os gastos mdicos relacionados com projetos especficos de sade. 1.
Estimar o valor de possveis gastos com medicamentos nos quais se possa incorrer, seja para os trabalhadores ou integrantes da OB, seja para os beneficirios do projeto. Cotar o valor dos medicamentos ou estabelecer um fundo para isto, de acordo com registros de experincias anteriores ou tambm pelas concluses obtidas depois de conhecer ou ter informaes diversas sobre o assunto. Com base na informao anterior, calcular o valor a orar durante a vigncia do projeto. Registrar o total estimado em medicamentos nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas do oramento onde aparea a subconta de medicamentos.
2.
1. Estimar o valor de possveis gastos mdicos (consultas, exames, cirurgias etc.) que possam ocorrer, seja para os trabalhadores ou integrantes da OB, seja para os beneficirios do projeto. Cotar o valor dos gastos mdicos previstos ou estabelecer um fundo para isto, de acordo com registros anteriores, ou como resultado de concluses acumuladas depois de conhecer ou ter informaes diversas sobre o assunto. Com base na informao anterior, calcular o valor a orar durante a vigncia do projeto. Registrar o total estimado em gastos mdicos nas colunas correspondentes e nas diferentes tabelas do oramento onde aparea a subconta de gastos mdicos.
3. 4.
2.
7. FUNDOS
So recursos criados para fins especficos, que normalmente se utilizam neste tipo de organizao para conceder crditos, ajudas, etc.
3. 4.
Sugere-se que se estabeleam polticas claras para o estabelecimento do fundo necessrio OB. Nestas polticas, deve-se considerar, no mnimo: Estimar o valor, se possvel fixo, que ser atribudo ao fundo.
6.2. Medicamentos
Gastos com medicamentos que no estejam includos nos benefcios de sade exigidos pelo pas de origem da OB.
144
Estabelecer as polticas de desembolso de tal fundo, dependendo das rubricas especficas de fundos que existam. Registrar o valor que se destinar ao fundo especfico na rubrica correspondente a fundos do plano de contas de sadas.
7.1. Educao
Recursos destinados a programas educativos.
7.2. Medicamentos
Recursos para compra de medicamentos destinados ao pessoal determinado pela organizao.
7.3. Recreao
Recursos para programas de recreao de pessoal e beneficirios da organizao.
7.4. Programas de nutrio

Recursos para programas de nutrio.
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2
PROCESSO DE AVALIAO E REGISTRO
DO ORAMENTO DE ENTRADAS
1. APORTE SOLICITADO (REDE AMRICA)

Corresponde aos recursos previstos a serem solicitados entidade membro da RedEAmrica. comercializado (calendrios de semeadura e colheita, desenvolvimento do plantel, roupas confeccionadas, produtos transformados etc.). 3. Determinar os preos de venda dos produtos ou servios. 4. Determinar o comportamento do mercado (permanente, cclico). 5. Estimar o volume de vendas.
2. APORTES PRPRIOS
So os recursos disponveis e gerados pela prpria OB.
2.1. Vendas
Renda que se estima obter por atividades produtivas ou de servios que a OB oferece, assim como renda obtida por recuperao ou outras vendas de bens ou servios que no fazem parte da atividade principal da organizao.
6. Determinar as polticas de crdito. 7. Calcular a entrada por vendas. 8. Registrar o total estimado de entradas por vendas nas tabelas de oramento, dentro da coluna e linha correspondente.
Passos sugeridos para avaliao do oramento de entradas por esta rubrica e seu posterior registro na tabela correspondente:
1. 2. Determinar o valor de mercado. Determinar a capacidade de produo ou comercializao, considerando programas de produo do bem ou servio a ser
146
2.2. Renda de capital

Renda que se estima obter pela rentabilidade dos investimentos, seja pelo manejo da liquidez, atravs de uma entidade financeira, ou investimentos em outras sociedades.
3. Estimar o montante de aportes e se estes se dariam em espcie (dinheiro) ou "in natura" (bens e servios). 4. Registrar o total de ingressos estimados por aportes de scios e afiliados nas tabelas de oramento, dentro da coluna e linha correspondente.
3. APORTES DA COMUNIDADE
1. 2. 3. 4 Determinar os excedentes de liquidez em cada perodo e a durao da mesma. Cotar a rentabilidade em diferentes opes: poupana, depsitos a prazo, fundos de investimento etc. Com os parmetros anteriores, projetar os investimentos e calcular a renda a ser obtida nos diferentes perodos. Registrar o total estimado de entradas por renda de capital nas tabelas de oramento, dentro da coluna e linha correspondente. Recursos que se estima obter das pessoas que fazem parte da comunidade beneficiria do projeto, sejam integrantes, ou no, da organizao que executa o projeto. Os passos para avaliar e registrar os aportes da comunidade so os mesmos sugeridos para os aportes de scios e afiliados.
4. CRDITO
Recursos que se estima obter por meio de crditos junto a entidades financeiras.
2.3. Aportes de scios e afiliados

Recursos que se espera obter dos membros que integram a OB executora do projeto.
1. 2. 3. 4. Determinar as necessidades de financiamento adicional. Estabelecer a viabilidade de obter os recursos necessrios, atravs de entidade financeira ou organismo de crdito. Quantificar e totalizar o montante do que se estima obter por crdito. Registrar o total estimado de entradas por crdito nas tabelas de oramento dentro da coluna e linha correspondente.
1. 2. Estabelecer as necessidades de recursos do projeto. Atravs de sondagem, estabelecer a possibilidade de obter recursos dos scios, afiliados e/ou comunidade.
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ACOMPANHAMENTO
UNIDADE TRS
5. OUTROS APORTES
Recursos diversos que se estima obter para o projeto, diferentes dos anteriores, tais como aportes de outras entidades pblicas ou privadas. Aqui se incluem tambm as entradas que se estima obter como resultado dos pedidos de financiamento no reembolsvel (doaes) s diferentes entidades de apoio externo para cooperao, e diferentes das entidades que fazem parte da RedEAmrica.
1. 2. 3. Indicar outras possveis fontes de entrada. Estimar o montante provvel de recursos que seriam obtidos de outras fontes. Registrar o total estimado de entradas por outros aportes nas tabelas de oramento dentro da coluna e linha correspondente.
148
Oramento
para projetos
de organizaes
de base
ANEXO 2 QUE SO OS CUSTOS E QUAL SUA APLICAO NO ORAMENTO?

QUE SO OS CUSTOS
E QUAL SUA APLICAO NO ORAMENTO?
CUSTOS DIRETOS So os custos inerentes prestao do servio ou produto que se oferece e se relacionam diretamente com as atividades operacionais do projeto.
O custo total o valor que corresponde ao bem ou servio que se adquire ou o que se deve investir para produzi-lo. a soma de todos os custos diretos e indiretos. Em um projeto cujo objetivo a formao de promotores de sade, o custo direto refere-se aos gastos e investimentos relacionados com o processo de formao dos promotores de sade (pagamento de professores, material de aprendizagem, custos de hospedagem e alimentao dos participantes em um curso de formao, compra de equipamentos de apoio para o desenvolvimento do projeto). O custo indireto desse mesmo projeto relaciona-se aos gastos gerais de administrao da organizao executora necessrios para que o projeto possa ser realizado. Em termos gerais, pode-se dizer que os custos indiretos do projeto so os gastos administrativos da organizao que se responsabiliza projeto em geral e que no foram identificados como custos ou gastos diretos de uma atividade especfica. Por exemplo: servios pblicos, salrio do pessoal administrativo da organizao. A soma total do oramento de gastos por atividades deve ser igual soma total do oramento de gastos por rubrica, que tambm deve ser igual soma de custos diretos e indiretos. Trata-se apenas de uma forma diferente de apresentar o mesmo oramento.
CUSTOS INDIRETOS So os gastos administrativos da organizao que se responsabiliza pelo projeto em geral e que no foram identificados como custos ou gastos diretos de uma atividade especificamente diferenciada dentro do projeto.
CUSTOS TOTAIS a avaliao de todas as sadas por gasto ou investimento atribuveis ao projeto
Fonte. Autores
151
Oramento
para projetos
de organizaes
de base
ANEXO 3 MANUSEIO DOS DOCUMENTOS COMPROVANTE DE GASTOS E ENTRADAS
CONTEDO
1.
CAIXAS MENORES E FUNDOS ESPECIAIS 1.1 1.2 1.3 DEFINIO ABERTURA DAS CAIXAS MENORES REEMBOLSO DE CAIXAS MENORES
157 157 157 157 159 160 163 163 164 164
2.
REGIME DE FATURAMENTO 2.1 OBRIGADOS A EXPEDIR FATURA
3.
SOLICITAO DE RECURSOS PARA OB 3.1 NORMAS
4.
HONORRIOS 4.1 NORMAS
155
1
CAIXAS MENORES
E FUNDOS ESPECIAIS
1.1.Definio
Os fundos fixos de caixa menor so recursos da organizao de base (OB) em poder de funcionrios desta, que so utilizados em dinheiro e esto destinados exclusivamente para atender a gastos menores. ano imediatamente anterior e estuda tanto a continuidade das mesmas como o aumento ou diminuio de seu montante.
1.2.Abertura de caixas menores
1.3.Reembolso de caixas menores
importante considerar que os recursos entregues para o uso das caixas Segundo normas claras das OB, o procedimento para a abertura de novas menores so montantes fixos reembolsveis e que, por nenhum motivo, estes reembolsos devem superar o valor aprovado para sua utilizao. caixas menores o seguinte: a) Elaborar um documento no qual se justifique a necessidade de criar a Em acrscimo ao que se disse, o funcionrio responsvel pela boa utilizao caixa menor e onde sejam especificados os gastos que sero cobertos de um fundo de caixa menor deve considerar os seguintes aspectos: com esses recursos. 1) Os gastos que se realizam recorrendo aos recursos de caixa menor devem estar de acordo com o estabelecido no documento de Uma vez elaborado o documento, a OB proceder respectiva abertura. aprovao por um montante fixo, o qual ser utilizado durante o atual perodo de vigncia. 2) Devem obedecer s normas contbeis, legais e fiscais em vigor. Documentar a aprovao da criao do fundo fixo de caixa menor e realizar o registro da abertura (o qual deve ser assinado pelo respectivo responsvel da caixa menor).
3)
b)
c)
Para o caso dos fundos de caixa menor j existentes, no incio do ano a OB analisa a lista das caixas existentes que foram canceladas no encerramento do
Os recursos de caixa menor no devem cobrir gastos que impliquem o provisionamento de algum tipo de imposto. Por conseguinte, todo gasto que ultrapasse a soma estabelecida para esse fim, individualmente considerado, deve tramitar atravs de solicitao de recursos, e no atravs da caixa menor.
157
ACOMPANHAMENTO
UNIDADE TRS
4) Os recursos da caixa menor devem ser utilizados para gastos menores e urgentes, diretamente relacionados atividade da OB. 5) Para o reembolso, deve-se registrar e gerar a planilha de caixa menor. 6) Os reembolsos devem ser efetuados segundo o estabelecido nas polticas, acrescentando os devidos comprovantes (faturas e vales de transporte). importante ressaltar que as faturas e/ou documentos equivalentes e demais comprovantes devem corresponder ao perodo em que se efetua o reembolso, isto , se se apresenta um reembolso para o perodo de janeiro de 2001, os documentos de comprovao devem corresponder a esse perodo, e no a meses anteriores; isto tem o fim de cumprir as normas contbeis geralmente aceitas, as quais indicam que os gastos devem ser considerados de tal forma que se consiga o adequado registro das operaes na conta apropriada, pelo montante correto e no perodo correspondente, de modo a obter o justo cmputo do resultado lquido do perodo.
7) Os gastos da rubrica de transporte urbano devem cumprir com os seguintes requisitos: preencher e registrar no vale de transporte urbano, indicando: cidade e data, detalhe do gasto (locais aonde se deslocou o funcionrio) e o valor do gasto de transporte em cada anotao. Alm disso, este vale deve incluir o nome, a assinatura e o nmero do documento do funcionrio beneficirio do pagamento, assim como tambm a aprovao do gasto, realizada por uma pessoa de nvel adequado com vnculo trabalhista com a OB. Os gastos de transporte devem ser apresentados em um vale, registrando os gastos correspondentes a transportes no mximo por uma semana e de cada pessoa beneficiria do pagamento. 8) Os demais gastos cobertos com recursos de caixa menor (exceto os gastos de transporte) devem ser comprovados com fatura de venda, ou seu equivalente, em nome da OB. Estas faturas devem obedecer aos requisitos expostos no regime de faturamento que se apresenta a seguir.
158
2
REGIME
DE FATURAMENTO
evidente o direito que todo comprador tem de exigir do vendedor a entrega de uma fatura das mercadorias vendidas, com indicao do preo e seu pagamento.
Comercialmente, a fatura identifica a realizao de um contrato de compra e venda ou de prestao de servios, no qual se discrimina em detalhe o contedo do contrato, o montante da transao, as condies de pagamento, a pessoa que intervm na venda e, em muitos casos, a pessoa que intervm na compra. Mediante este documento, gera-se a transferncia do bem ou do servio comercializado, sem que se tenha realizado em sua totalidade, j que o pagamento pode ser realizado posteriormente ao faturamento. obrigatrio exigir a fatura ou o documento equivalente. Todos os que adquirem bens mveis ou servios esto obrigados a exigir a fatura ou documentos equivalentes que estabeleam as normas legais, bem como apresent-los quando os funcionrios do ente fiscalizador existente assim o exigirem.
A fatura, fonte principal do registro contbil da transao

Est estabelecido que os fatos econmicos devem ser documentados por meio de comprovantes de origem interna ou externa, devidamente datados e autorizados por aqueles que neles intervm; ademais, os comprovantes devem ser utilizados para registrar as operaes nos livros auxiliares ou de detalhe.
159
ACOMPANHAMENTO
UNIDADE TRS
Para que seja vlido, o documento deve cumprir, no mnimo, os seguintes requisitos: a) Estar indicado expressamente como fatura de venda ou seu equivalente; b) Registrar nome, sobrenome e identificao do vendedor ou de quem presta servio; c) Registrar nome e sobrenome ou razo social do comprador dos bens ou servios, quando for exigida a discriminao do imposto pago, por se tratar de um responsvel com direito ao desconto correspondente; d) Conter um nmero que corresponda a um sistema de numerao consecutiva das faturas de venda; e) Data de sua expedio; f) Descrio especfica ou genrica dos artigos vendidos ou dos servios prestados; g) Valor total da operao.
2.1.Obrigados a expedir fatura

Atualmente, esta obrigao cabe a: Pessoas que tenham a condio de comerciantes; Pessoas que exeram profisses liberais ou prestem servios inerentes a estas; Pessoas que alienem produtos da atividade agrcola ou criao de gado, exceto quando se trata de pessoas fsicas e a transao ultrapasse a quantia de vendedor, por um documento equivalente que contenha os seguintes dados: Nome, sobrenome e identificao do vendedor Nome e sobrenome ou razo social e identificao do comprador Numerao consecutiva Data da operao Descrio do bem Valor da operao Eis alguns exemplos: Comerciantes Importadores Prestadores de servios Vendas a consumidores finais
Entrega do original por parte do vendedor

Na expedio da fatura, deve-se entregar o original ao comprador e conservar a cpia com o vendedor, como comprovante da contabilidade. Em certas transaes, permite-se a entrega da cpia, como nestes casos: Fatura cambial de compra e venda; Fatura cambial de transporte; Tquete de transporte (no caso das empresas que vendem tquetes de transporte, no ser obrigatrio entregar o original da fatura); ser suficiente entregar cpia da mesma;
160
Papel qumico como o sobreflex (papel especial colombiano); Boleto de jogo de apostas. 2.1.1. Faturas especiais a) Fatura cambial. Quando se tratar de fatura cambial de compra e venda, o documenta ter esta denominao. b) Fatura cambial de transporte. um ttulo valor que o transportador poder liberar e entregar ou enviar ao remetente ou transportador. Esta fatura no poder ser liberada se no corresponde a um contrato de transporte efetivamente executado. No momento da transao, entrega-se a cpia ao comprador; o original ser conservado pelo vendedor at que se cancele a obrigao. 2.1.2. Casos em que no exigida a expedio de fatura
Cooperativas de poupana e crdito. rgos cooperativos de grau superior. Cooperativas multiativas e integrais nas operaes financeiras. Instituies auxiliares do cooperativismo nas operaes financeiras. Fundos de empregados nas operaes financeiras. Servios de banho pblicos. Servios com vnculo trabalhista. Alienaes e arrendamentos de bens que sejam ativos fixos para o alienador ou arrendador que no seja um comerciante. 2.1.3. Documentos equivalentes substitutos de uma fatura
A obrigao de faturar pode ser substituda (em casos excepcionais) pela Certas transaes econmicas so excludas da obrigao de expedir fatura expedio de documento denominado equivalente fatura, o qual se ou documento equivalente, pois, em certos casos, como no setor bancrio, caracteriza por contar com alguns dos requisitos daquela. Podem ser: existem outros documentos comprobatrios da entrada, e no se justifica sua duplicao. So os seguintes os casos em que no h obrigao de faturar: Bancos, corporaes financeiras, de poupana, habitacionais e as companhias de financiamento comercial. Pequenos distribuidores de combustveis derivados do petrleo. Pequenos distribuidores de gs natural comprimido. Pessoas fsicas que alienem produtos agrcolas ou pecurios que no ultrapassem um montante estabelecido pela organizao de base nas polticas de desembolsos. Transporte pblico urbano ou metropolitano de passageiros. Tquetes de mquinas registradoras. Entradas de espetculos pblicos. Tquetes de transporte de passageiros. Recibos de pagamento de matrcula e mensalidades expedidos por estabelecimentos de educao, reconhecidos pelo governo nacional. Aplices de seguros, ttulos de capitalizao e respectivos comprovantes de pagamento.
161
ACOMPANHAMENTO
UNIDADE TRS
Extratos expedidos por entidades fiducirias, fundos de investimento, fundos de investimento estrangeiros, fundos mtuos de investimento, fundos de valores e fundos de penso. Fatura eletrnica. Venda de produtos agrcolas ou pecurios. Loterias, rifas e apostas. Descontos em folha. Contratos de medicina pr-pagos. Transao registrada em bolsa de valores. Comisses de bolsa de valores. Certificado do fornecedor pela venda a empresas de comercializao internacionais. Documentos emitidos por entidades de direito pblico, empresas industriais e comerciais do Estado, empresas de economia mista onde o Estado possua mais de 50%.
Recibos emitidos por empresas prestadoras de servios pblicos domiciliares. Recibos expedidos pelas cmaras de comrcio e cartrios. Cobrana de pedgios.
2.1.4. Requisitos dos documentos equivalentes Os documentos equivalentes fatura devero apresentar numerao consecutiva. Quando se trata de tquetes expedidos por mquinas registradoras, podero conter prefixos alfanumricos, alfabticos ou numricos; por exemplo, a fatura eletrnica e por computador. 2.1.5. Fatura eletrnica um documento eletrnico que comprova uma transao de venda de bens ou prestao de servios, e sua transmisso se realiza de forma eletrnica a partir do computador do vendedor at o computador do comprador. O sistema de faturamento dever numerar de forma consecutiva as faturas e fornecer os meios necessrios para sua verificao e auditoria.
162
3
SOLICITAO
DE RECURSOS PARA A OB
Documento para o trmite de pagamentos que a OB efetua.
3.1.Normas
1. 2. 3. 4. Oramento aprovado Preencher o formulrio de solicitao de recursos A solicitao no deve apresentar emendas ou rasuras Toda solicitao dever apresentar duas assinaturas: SOLICITA: Quem elabora a solicitao AUTORIZA: Assinatura autorizada da OB 6. 5. As rubricas oramentrias da solicitao de recursos devem corresponder natureza do gasto aceita pelas polticas da Rede (se for o caso). A solicitao de recursos deve estar comprovada por documentos originais em nome da OB ou com base no oramento aprovado. Comprovante que no cumpra este requisito no ser aceito. Ver requisitos da fatura em reembolso de caixa menor. Todo contrato que se realize com pessoa fsica deve ser comprovado por um contrato civil de prestao de servios, alm da conta de cobrana. As anulaes devero ser efetuadas no mesmo dia em que ocorreu o erro.
7.
8.
163
4
HONORRIOS
Remuneraes pelo trabalho prestado por uma pessoa fsica ou jurdica, sem que exista um contrato de trabalho, e no qual predomine o fator intelectual sobre o puramente material ou mecnico. Corresponde a contratos civis e no geram obrigaes sociais. Inclui honorrios para consultores, auditores, assessores, etc. preciso esclarecer que os honorrios sero pagos por aquelas atividades excepcionais que no possam ser desempenhadas por algum pertencente OB. Sempre que prestados por pessoas fsicas, o pagamento dever ser comprovado por conta de cobrana e a cpia do contrato. Quando se tratar de pessoas jurdicas, o pagamento dever ser comprovado por fatura e cpia do contrato.
4.1.Normas
1. Todo pagamento que seja efetuado a pessoa fsica deve ser comprovado com os formulrios simplificados de contrato civil de conferencistas, tradutores, concertos, modelos para aulas de desenho, jurados, etc. Para o pagamento de conferncias, deve-se especificar as horas empregadas e o valor de cada uma delas.
2.
Nota: Ver requisitos da fatura em reembolso de caixa menor. No se deve efetuar pagamentos sem que o trabalho tenha sido realizado.
164

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QUE E PARA QUE ME SERVE O ORAMENTO?

Elaborar oramento de entradas e sadas por rubrica

Elaborar oramento, validando suas caractersticas

Elaborar oramento de entradas e sadas por atividade

Definir fontes de financiamento do projeto

Elaborar oramento em dlares

Fazer acompanhamento e controle de oramento (entradas e sadas)

ORAMENTO COMO PARTE INTEGRAL DO PROJETO

O ORAMENTO COMO PARTE INTEGRAL DO PROJETO

Para que serve o oramento de um projeto?

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