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Informacin

para un buen cierre contable

Gua para un buen cierre contable

noviembre de 2011

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Informacin para un buen cierre contable

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Publicacin

Gua para un buen cierre contable


Compilacin de actualidad 1 Edicin Editora actualicese.com LTDA. Se prohbe la reproduccin total o parcial de esta publicacin con fines comerciales Noviembre de 2011 Cali

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Informacin para un buen cierre contable

Contenido
Captulo 1 .................................................................................................................................................................. 5

Procedimientos administrativos, contables y tributarios para tener en cuenta al final del perodo 2011 y al iniciar el ao 2012 ......................................... 5
Captulo II ............................................................................................................................................................... 17

Recomendaciones para cierre de auditoras de estados financieros a 31 de diciembre de 2011 ............................................................................................................................ 17


Captulo III.............................................................................................................................................................. 19

Aspectos tributarios en el cierre .................................................................................................. 19


Captulo IV.............................................................................................................................................................. 24

Diferentes dictmenes e informes del revisor fiscal utilizables en marzo de 2012............................................................................................................................................................... 24


Informes mnimos que debe presentar el revisor fiscal............................................................................. 24 El dictamen sobre estados financieros. Marco legal y terico ................................................................. 25 Modelo...................................................................................................................................................................... 27 Dictamen del revisor fiscal, cuando hubo otro revisor fiscal en el perodo anterior. ....................... 28 No existe solamente el Dictamen limpio ........................................................................................................ 30 Comentario ............................................................................................................................................................. 30 Dictamen con salvedades ................................................................................................................................... 31 Comentario ............................................................................................................................................................. 31 Modelo...................................................................................................................................................................... 31 Dictamen negativo ............................................................................................................................................... 32 Comentario ............................................................................................................................................................. 32 Modelo...................................................................................................................................................................... 33 Abstencin de dictamen...................................................................................................................................... 34 Comentario ............................................................................................................................................................. 34 Modelo...................................................................................................................................................................... 34 Informe del Revisor Fiscal a la Asamblea o Junta de Socios .................................................................. 35 Comentarios............................................................................................................................................................ 35 Captulo V ............................................................................................................................................................... 38

Gua para el proceso de verificacin de la informacin del ao 2011 ...... 38


A. Certificado de la Cmara de Comercio: ....................................................................................................... 38 B. Libro de Actas .................................................................................................................................................... 39 C. Libros de Contabilidad..................................................................................................................................... 39 D. Obligaciones con la Superintendencia de Sociedades ............................................................................... 40 E. Obligacin de presentar reportes de informacin exgena tributaria ................................................... 41 F. Obligacin de presentar en forma virtual las declaraciones tributarias administradas por la DIAN. ................................................................................................................................................................................... 42 G. Normas relacionadas con las obligaciones como Gran Contribuyente y Autoretenedor .................. 42 H. Normas relacionadas con la Correspondencia ........................................................................................... 43 I. Normas relacionadas con la Facturacin Recibida ...................................................................................... 43 J. Normas relacionadas con el Cumplimiento Oportuno de las Obligaciones Tributarias ..................... 43 K. Normas relacionadas con las Autoliquidaciones de aportes para las EPS ............................................ 44

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Captulo VI.............................................................................................................................................................. 45

Cunto hace y debe saber hacer un Contador Pblico en el ejercicio diario de sus funciones ......................................................................................................................... 45
A. rea contable y financiera .............................................................................................................................. 45 B. rea de Contabilidad y Costos ........................................................................................................................ 48 C. rea Tributaria ................................................................................................................................................. 49 D. rea de Revisora Fiscal y Auditora ............................................................................................................ 50 E. rea Administrativa.......................................................................................................................................... 52 F .Otras reas.......................................................................................................................................................... 52

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Captulo 1

Procedimientos administrativos, contables y tributarios para tener en cuenta al final del perodo 2011 y al iniciar el ao 2012

Los responsables de definir las cifras financieras del final del perodo son los administradores, quienes con el apoyo del contador y de la informacin contable, elaboran los estados financieros del cierre del ejercicio.


Los auditores pueden hacer una revisin de dichos estados financieros apoyndose en la lista de chequeo siguiente: Clculo global de la depreciacin (por lnea recta, o por reduccin saldos, etc.); Clculo global de la Provisin cartera; Clculo global de las prestaciones sociales por pagar; Clculo global de los aportes parafiscales y de seguridad social por pagar.

a) Revise los puntos crticos y de mayor riesgo del negocio


En la planeacin de la revisin de la informacin de estados financieros y en la planeacin fiscal, se deben establecer cules son las reas de mayor riesgo del negocio sobre las que debe haber mayor nfasis.

b) Con relacin a la contable y tributaria

informacin

Es preciso determinar algunos aspectos generales que deben aplicarse para la obtencin de los cinco estados financierosque contengan una informacin confiable y real acerca de la situacin de la compaa y permita la planeacin de la informacin para la declaracin de renta en el ao en curso.

Compare estos clculos con los registros contables de las cuentas de balance y del estado de resultados para determinar posibles errores en las estimaciones realizadas por la empresa, o en la fijacin de las bases correspondientes que deban ser corregidos. De otra parte, el trabajo del contador que elaborar los estados financieros, se facilitar si se toman en cuenta estas recomendaciones: Detalles iniciales v Tenga los libros principales al da, sin olvidar el libro de inventarios y balances, libro de actas, libro de socios o accionistas y el registro de facturacin para el control de la distribucin de las facturas. Los libros auxiliares de la compaa a diciembre 31 del ao en curso deben tener registradas todas las transacciones

c) Preparar clculos globales.


Entre septiembre y noviembre de cada ao se supervisan algunos registros de la compaa con base en clculos globales de las partidas contables que tienen efecto en materia fiscal. Los principales son los siguientes:

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Informacin para un buen cierre contable efectuadas hasta ese momento. Verificar que los saldos existentes en cada una de las cuentas se ajustan a la realidad. Luego de obtener la anterior informacin, se debe proceder a preparar los ajustes correspondientes que se requieran realizar a los estados financieros reales a diciembre 31 del ao en curso. Si existe la obligacin de suministrar a la DIAN los reportes de informacin exgena tributaria, revisar si se cuenta con la informacin completa de todos los terceros que habrn de ser incluidos en tales reportes (razn social, Nit, direccin, valor pagado o causado, etc). Solicitar o emitir, entre otros, los siguientes certificados: Certificado de donaciones - Firmadas por revisor fiscal indicando el nmero de matrcula Certificado anual de ingresos y retenciones sobre pagos laborales a los trabajadores (tanto los vigentes como los que ya no estn con la empresa) Certificado anual de retencin en la fuente practicada a proveedores de bienes y servicios. Certificado de socios o accionistas por dividendos o participaciones distribuidas durante el ao y por la participacin en el patrimonio de la sociedad al cierre del ao. Obtener un balance de comprobacin de saldos que parta de los saldos a 1 de enero del ao en curso, que incluya los movimientos acumulados dbito y crdito de todos los meses del ao en curso y refleje el saldo a diciembre 31 de diciembre del ao en curso. Con ese Balance de prueba se pueden revisar globalmente muchas de las partidas de los Estados Financieros.

Caja Menor. Se debe hacer el ltimo reembolso de caja con fecha diciembre 31 del ao en curso, incluyendo todas las facturas y/o recibos de gastos incurridos en el perodo, determinando el Iva que se puede tomar como descontable y las retenciones que deban aplicarse. El monto fijo indicado en la contabilidad no debe tener cambios en su valor, entre tanto no se aumente disminuya. Bancos. El saldo en bancos se debe confrontar con los libro auxiliares contables (sistemas) y de tesorera (si tienen ese departamento), efectuando las conciliaciones bancarias que sean necesarias si existen partidas, tales como cheques que han sido entregados al tercero y que no han sido cobrados a diciembre del ao en curso. Se deben revisar y conciliar los extractos bancarios del 31 de diciembre del ao en curso con base en la informacin en lnea que los bancos proveen, los cheques girados a diciembre del ao en curso deben ser entregados en su totalidad a los beneficiarios para que estos crucen el pago efectuado. Se debe solicitar recibo de caja de quien recibe el pago con fecha diciembre del ao en curso. Los cheques que deban ser girados a final del mes de diciembre deben planificarse de tal manera que sean entregados antes del 31 de diciembre del ao en curso. Las cuentas contables de bancos que al final del ao queden con saldo crdito se deben reclasificar llevando su valor a los pasivos de obligaciones financieras. En enero del ao siguiente se debe revertir dicha operacin. El saldo de obligaciones a diciembre 31 del ao en curso debe coincidir con el saldo en libros, la conciliacin y depuracin de la cuenta efectuando las correcciones respectivas. Fiscalmente siempre se declarar el saldo del extracto (si es positivo como un activo y si es

Detalles de la contabilidad a revisar


Caja Principal. Se debe comprobar que el saldo a diciembre 31 del ao en curso es igual al valor que se consigne en enero del ao siguiente.

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Informacin para un buen cierre contable negativo como un pasivo; ver art. 268 del E.T.). Cuando se tienen cuentas de compensacin es necesario reportar sus entradas y salidas al Banco de la Repblica, lo cual ahora se hace va Internet. Inversiones en Sociedades. Se debe conocer el valor de las participaciones o dividendos acreditados y recibidos durante el ao en curso por parte de empresas en las que se posean acciones o aportes. Se deben conseguir igualmente las certificaciones de parte de esas empresas sobre el valor intrnseco de las acciones o cuotas sociales a diciembre 31, para con ellos definir la valorizacin o provisin sobre acciones o cuotas. Si se posee el control sobre otras sociedades, entonces se debe aplicar el mtodo de participacin de acuerdo con lo indicado en el inciso 5 del artculo 61 del Decreto 2649 de 1993 y la Circular No.100-000006 de 2005 emitida en forma conjunta por la Supersociedades y la Superfinanciera Tngase en cuenta que fiscalmente las acciones o cuotas en sociedades se declaran por su costo fiscal y en consecuencia, fiscalmente no se toman en cuenta ni las efectos de la aplicacin del mtodo de participacin patrimonial, ni las valorizaciones, ni las provisiones que les figuren contablemente. (ver art.272 del E.T. y el concepto DIAN 29461 de marzo de 2008). Clientes y cuentas por cobrar. En un negocio de ventas a crdito, el rea de mayor riesgo lo constituir el ciclo de ingresos, donde es prioritario revisar, entre otros, los siguientes puntos: la rotacin de cartera, la Cartera perdida, la cartera en litigio, las tasas de financiacin, los mrgenes brutos, las comisiones sobre ventas, las devoluciones en ventas, las devoluciones en compras, el sistema de ventas a plazos.

Igualmente se requiere una revisin de los mtodos de proteccin de cartera que ms favorezcan al cliente, o evaluar la posibilidad del castigo directo, en lugar de provisin fiscal. En ningn caso deben aparecer saldos crditos en las cuentas por cobrar. Si existen, deben hacerse las correcciones respectivas. Adems, cuando haya clientes que a la vez figuran como acreedores o son proveedores, si su valor es relevante, no deben netearse y es preciso conservar la informacin por separado. Las provisiones de cartera que se decida hacer contablemente no siempre coinciden con los valores aceptados fiscalmente y por tanto habr que hacer las respectivas conciliaciones. Es necesario revisar en detalle la cartera para determinar su recuperabilidad. Deuda a cargo de empleados. En el saldo de esta cuenta en ningn caso deben aparecer saldos crditos. Si estos existen, se llevan como pasivos por saldos a favor de empleados. El saldo que tenga cada empleado es declarable como cuenta por cobrar o por pagar segn corresponda. Tenga en cuenta que los prstamos a socios o accionistas que sean empleados deben ser proporcionados a su sueldo y llenar los requisitos para concederlos. Prstamos en dinero a socios o accionistas. Implican que al menos fiscalmente las sociedades tengan que incluir en su declaracin de renta un ingreso por rendimientos financieros presuntivos (aplicando para el ao 2011 una tasa anual de 3,47%; ver el art. 4 del Decreto 858 de marzo de 2011 y el art.35 del E.T.). Ese inters presuntivo se calcula solo si la empresa decidi no cobrarle ningn inters real al socio o accionista el cual ya figurara entre los ingresos contables. Y si la sociedad s le cobr un inters real pero con una tasa inferior a la antes sealada, entonces a su

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Informacin para un buen cierre contable declaracin de renta la sociedad llevar como ingreso presuntivo solo la diferencia. Este tipo de ingreso presuntivo fiscal solo se origina en los prstamos en dinero efectuados a los socios o accionistas y no se origina en las dems cuentas por cobrar que existan con ellos (por ejemplo, por operaciones de tipo comercial o por anticipos como proveedor o contratista). Anticipos de Impuestos. Esta cuenta corresponde a los anticipos del impuesto de renta y a las retenciones en la fuente que le practicaron a la empresa, ya sea a ttulo de renta, de IVA o de industria y comercio. Estos saldos deben trasladarse al 31 de diciembre del ao contra los respectivos pasivos por impuestos de Renta por pagar, de IVA por pagar y de Industria y comercio por pagar. Si se forma un saldo a favor, se reflejar un activo debido a este saldo. Inventarios de mercancas, productos en proceso, productos terminados e inventarios de elementos de consumo. El saldo contable a diciembre 31 del ao en curso, y si la empresa lleva inventarios por el sistema peridico (juego de inventarios), debe corresponder al inventario fsico efectuado en el almacn o almacenes o bodegas. Debe hacerse una planificacin para la toma fsica de Inventarios que incluya un corte de los documentos soporte con que se afectan los inventarios. Se debe elaborar relacin de inventario por grupos homogneos por productos. Se debe tener en cuenta que las unidades y valores de este inventario fsico constituyen una base firme para la inicializacin del krdex en el siguiente periodo, sea este fsico o bien, un software. De acuerdo con lo indicado en el pargrafo del art. 62 del E.T., si el contribuyente est obligado a tener firma de contador o revisor fiscal en su declaracin de renta (ver art. 596 del E.T. numeral 6), en ese caso sus inventarios de mercancas y el costo de la mercanca vendida debieron haberse valuado con el sistema de inventario permanente. De todas maneras segn el concepto DIAN 9342 de febrero de 2000, no se pueden aplicar sanciones al contribuyente si en vez de aplicar el sistema permanente decidi aplicar el sistema peridico (juego de inventarios). Como sea, y segn el art.148 del E.T, para los que hayan utilizado sistema peridico (juego de inventarios) no se aceptar fiscalmente la prdida en venta de mercancas que hayan determinado con ese sistema (tendran que llevar a la declaracin de renta un costo de mercanca vendida que sea igual al precio de venta por el cual la vendieron). Inspeccin y seguimiento de la toma fsica de Inventarios. Es importante efectuar verificacin de la toma fsica o inspeccin de inventarios con el fin de establecer cules deben ser dados de baja para disminuir la base de renta presuntiva. El pargrafo del art. 65 del E.T. establece que el valor fiscal de los inventarios al final del ejercicio debe coincidir con el total registrado en los libros de contabilidad sin incluir las provisiones que contablemente se le hayan podido registrar. Gastos pagados por anticipado. Pueden existir gastos pagados por anticipado por conceptos tales como intereses, seguros, arrendamientos, publicidad. Siempre arrojarn saldo dbito. Si al cierre del ejercicio existen saldos en este tipo de activos, conviene entonces elaborar una relacin que explique ese saldo y que contendra la siguiente informacin: beneficiarios, cdula de ciudadana Nit, concepto, saldo anterior, movimiento dbito del ao, movimiento crdito del ao y saldo a diciembre 31 por amortizar. Deben depurarse para que solo queden los registros para amortizar en los aos siguientes. Cargos Diferidos.

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Informacin para un buen cierre contable Nacen de desembolsos al inicio de operaciones o por investigaciones o desarrollos de productos. Igualmente por las adquisiciones de licencias de software. El valor pagado se amortiza contablemente en los aos que lo establezcan las condiciones econmicas de la empresa y fiscalmente se amortizan en un trmino no inferior a cinco (5) aos. (ver art. 142 y 143 del E.T.) Si la amortizacin contable es diferente a la fiscal, dar lugar al clculo del impuesto diferido (dbito o crdito). Ajustes por inflacin acumulados en los activos. Debe recordarse lo establecido en el pargrafo del art. 51 del Decreto 2649 de 1993 (adicionado con el decreto 1536 del 7 de mayo de 2007) : Pargrafo.- Los ajustes por inflacin contables acumulados en los activos monetarios, pasivos no monetarios y en cuentas de orden no monetarias, harn parte del saldo de sus respectivas cuentas para todos los efectos contables. Por tanto, mientras el activo no sea vendido ni dado de baja, si era un activo que alcanz a acumular ajustes por inflacin hasta el ao 2006, tales ajustes seguirn haciendo parte de su saldo a diciembre 31. Ajustes por inflacin diferidos. Se utilizaron hasta el 31 de diciembre de 2006 y los saldos que quedaron en las cuentas del activo 1730-cargo por correccin monetaria diferida y del pasivo 2720Crdito por correccin monetaria diferida se deben amortizar con cargo a la cuenta 531595-Gastos Extraordinarios Otros y abono a la cuenta 429595-Ingresos diversos otros, respectivamente (ver art. 5 del decreto 1536 de mayo de 2007). Estos saldos de ajustes diferidos, si se originaron sobre activos fijos mientras estuvieron siendo construidos, entonces se amortizarn a partir del momento en que el activo haya quedado terminado y durante el tiempo de su vida til. Pero si el activo se llega a vender o dar de baja, en ese momento se amortizar todo el saldo pendiente de amortizar que se tenga de esos ajustes por inflacin diferidos (ver art. 73 del decreto 2649 de 1993). Adems, si el ajuste diferido se haba originado sobre obras en curso que cuando se terminaron se llevaron a la cuenta de inventarios para la venta (caso de las empresas constructoras), entonces en ese mismo momento de la terminacin de las obras se amortizar la totalidad de esos ajustes por inflacin diferidos contra los resultados. Esos valores llevados a las cuentas de resultado por la amortizacin de los ajustes por inflacin diferidos, formarn en la declaracin de renta un ingreso gravado o un gasto deducible segn el caso. Intangibles. Corresponde a aquellos derechos identificables de carcter no monetario y sin apariencia fsica. Son un recurso controlado por la empresa del que se espera obtener un beneficio y que debe ser estimado en forma confiable (valor razonable). Entre ellos estn los derechos de autor, good will, las marcas y patentes, y los contratos de Leasing Financiero con opcin de compra. Si se adquieren por intercambio, se recibe por el valor neto del bien entregado y se podrn amortizar. Los intangibles se valoran por el valor en libros o el valor de reemplazo. Propiedad, planta y equipo. Se debe obtener un listado detallado por grupo y por cada bien donde se detalle, incluso, el valor de la depreciacin acumulada que tiene cada bien al cierre del ao (con eso se verifica que no se hayan calculado depreciaciones en exceso). En lo posible es conveniente hacer un chequeo de su existencia fsica. Los valores de ese listado detallado deben corresponder a los que presente la contabilidad. El gasto de depreciacin se obtiene sobre el costo de adquisicin del bien y los dems valores que se le hayan capitalizado (intereses de financiacin, mejoras, etc.).

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Informacin para un buen cierre contable Adems, si se llagaron a vender activos o se dieron de baja, debe verificarse que se haya descargado tanto el costo del activo como su depreciacin acumulada hasta ese momento. El control establecido sobre estos bienes sea en listados en excel o bien en software especializado debe cubrir y garantizar el control de los bienes no solamente fsicos de acuerdo con el sitio de uso sino con relacin al costo de adquisicin, ajustes acumulados, depreciaciones aplicados, valor neto y la comparacin con los avalos tcnicos. Valorizaciones contables. Se calculan solo contablemente y se efectan sobre las acciones y cuotas en sociedades, la Propiedad, Planta y Equipo y sobre los otros activos registrados en la cuenta de cdigo 18 en el PUC de comerciantes (obras de arte y cultura). Se originan al comparar el valor intrnseco certificado de las acciones o cuotas, o los avalos tcnicos de los activos, con el respectivo costo neto en libros que tena el activo. Obligaciones bancarias. Estos saldos deben corresponder efectivamente a las obligaciones pendientes de cancelar a diciembre 31 del ao en curso a bancos corporaciones financieras. El saldo contable debe corresponder al que certifican estas entidades. Se debe registrar los intereses causados por pagar a 31 de diciembre del ao en curso. Proveedores. El valor a 31 de diciembre del ao en curso debe corresponder a las facturas que estn pendientes de pago a esa fecha. No deben aparecer saldos dbitos. Es indispensable confirmar al final del ao los saldos con los proveedores para evitar problemas tributarios (en especial si se efectan reportes de informacin exgena tributaria). Toda factura recibida en diciembre del ao en curso y que corresponda a productos recibidos del ao en curso debe quedar contabilizada en el mismo perodo. Su buen registro evita problemas fiscales con IVA y retencin en la fuente. Verificacin de saldos de los dems pasivos. Es preciso examinar los saldos de todas las cuentas por pagar, incluyendo las deudas con los socios, deudas con empleados, por impuestos, con acreedores y cualquier otro pasivo e inclusive pasivos por ingresos diferidos. Hacer un cruce de informacin con terceros para establecer diferencias y conciliarlas. Cruzar los saldos por impuestos con las respectivas declaraciones incluyendo aquellas con saldo a favor. Soportar con documentos idneos los pasivos con documentos de fecha cierta o bien Ttulos valor. Determinar si para los pasivos en moneda extranjera se ha aplicado la tasa representativa del mercado. Soportes idneos para los pasivos. En una la sentencia del Consejo de Estado, este no acept un recibo de caja como prueba idnea de la existencia de un pasivo. Por ello es recomendable asegurarse del soporte adecuado que respalde las cuentas por pagar con letras de cambio, o bien pagars en el caso de los prstamos o bien facturas cambiarias. Ordenar y coordinar la Recepcin de facturas de proveedores al final del perodo. Por la posibilidad de contingencias en rechazos de costos y deducciones, no se debe aceptar propuestas del proveedor para que alteren fechas de los servicios prestados o de mercancas que realmente se reciben en bodega, exigiendo o aceptando que los soportes solo sean los que correspondan al proceso de causacin. Una alternativa a seguir, dadas las condiciones del negocio, sera registrar los bienes recibidos de los proveedores durante

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Informacin para un buen cierre contable el cierre de fin de ao como mercancas recibidas en depsito para evitar la facturacin y el resto de detalles como IVA, retencin en las fuente etc. En este caso esas mercancas no son parte del activo sino que figuraran en cuentas de orden. Verificacin de los anticipos del activo o del pasivo. Sus saldos activos o pasivos deben ajustarse al final del ao con el fin de establecer si afectan los ingresos, costos o gastos. Ejemplo de ello son anticipos de ventas, anticipos de viajes, etc. Retencin en la fuente por pagar. Pueden existir saldos de retenciones por pagar ya sea a ttulo de IVA, renta, timbre o industria y comercio. El saldo que aparezca en cada una de estas subcuentas, si la empresa ha mantenido al da la presentacin y pago de todas las declaraciones anteriores, debera corresponder entonces a los valores del solo mes de diciembre y que se declaran y pagan en enero del ao siguiente. Este pasivo no admite ninguna diferencia. Igualmente el valor de las doce (12) declaraciones de retencin en la fuente presentadas debe coincidir con los valores registrados contablemente, sobre todo si fueron firmadas por contador o revisor fiscal, pues las firmas de tales profesionales hacen suponer que as fue. (ver art. 581 del E.T.) Los certificados de retencin en la fuente a ttulo de renta practicada o asumida durante el ao debern ser emitidos antes del 15 de marzo del ao siguiente. En cambio, los certificados por las retenciones de IVA practicadas o asumidas se deban haber entregado a los 15 das siguientes a la finalizacin de cada bimestre (ver pargrafo 2 del art. 615 del E.T.). No expedirlos oportunamente acarrea las sanciones de los artculos 666 y 667 del E.T. El certificado de Retencin es indispensable al tercero para poder solicitar los valores all certificados como menor valor del impuesto a pagar en su declaracin de renta o en sus declaraciones de IVA o de industria y comercio. Revisar las retenciones e impuestos utilizando plantillas de cruce adecuadas. Los saldos contables de retenciones, anticipos de impuestos, auto retenciones, IVA, ICA, renta y dems impuestos, tasas o contribuciones deben cruzarse con las declaraciones respectivas y se recomiendan clculos globales para determinar su realidad. Impuesto a las ventas por pagar. Este pasivo no admite ninguna diferencia y el saldo al 31 de diciembre del ao en curso, si la empresa ha mantenido al da la presentacin y pago de todas las declaraciones anteriores, debera corresponder entonces a los valores del ltimo bimestre noviembre-diciembre que se presentara en enero del ao siguiente. Si en vez de saldo por pagar el bimestre arroja saldo a favor, se debe hacer entonces la reclasificacin hacia una cuenta del activo. Los valores de las seis (6) declaraciones de Iva presentadas a lo largo del ao deben coincidir con los valores registrados en la Contabilidad sobre todo si fueron firmadas por contador o revisor fiscal, pues las firmas de tales profesionales hacen suponer que as fue (ver art. 581 del E.T.). Tambin deberan cruzarse los valores por ingresos denunciados en esas declaraciones de IVA con los valores por ingresos que se denuncien en la declaracin de renta y en las de industria y comercio. La empresa puede aplicar diferentes tarifas de IVA y a su vez puede tener ventas gravadas, excluidas y exentas, lo cual implica en estos casos tener en cuenta el prorrateo del impuesto a las ventas del IVA de los costos y gastos comunes. Aportes por pagar al Sena, Cajas de Compensacin Familiar e ICBF. Estas cuentas exigen gran control debido a la importancia que tienen en la declaracin de renta como requisito para poder deducir el gasto o costo por salarios.

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Informacin para un buen cierre contable Segn los art. 109 y 110 del E.T., los pasivos laborales aceptables en la declaracin de renta sern solamente los consolidados (cuentas del grupo 25) y en consecuencia no deberan quedar a diciembre 31 pasivos por este concepto que estn simplemente provisionados (cuentas del grupo 26) Es necesario antes del 15 de enero del ao siguiente preparar una planilla en donde se indique a cules empleados se les hizo anticipo en el ao en curso. Si el empleado no est dentro del marco de la ley 50 de 1990 debe tenerse en cuenta la retroactividad al liquidarlas. Antes del 15 de febrero del ao siguiente, para los empleados adscritos al nuevo rgimen de cesantas de la Ley 50 de 1990, se les debern consignar en un Fondo de Cesantas las cesantas consolidadas por pagar a diciembre 31. Pasivo consolidado de intereses a las cesantas por pagar. Debe hacerse liquidacin sobre las cesantas acumuladas del ao en curso y cancelarlas antes del 31 de enero del ao siguiente. Manejo de la revalorizacin del patrimonio. La cuenta de revalorizacin del patrimonio (grupo 34 en el PUC de comerciantes) pudo haberse visto disminuida con la causacin y/o pago del impuesto al patrimonio durante el ao 2011 (ver art.1 del decreto 514 de febrero de 2010, con el cual se adicion un pargrafo al art.78 del decreto 2649 de 1993. Ver tambin el decreto 859 de marzo de 2011). Esa es una opcin que permitieron las normas que crearon el impuesto al patrimonio para evitar debitar el impuesto directamente entre las cuentas del gasto e igualmente que se afectar la utilidad disponible a socios (ver art. 1 Ley 1370 de diciembre de 2009 y art.1 decreto 4825 de diciembre de 2010). En todo caso la cuenta de revalorizacin del patrimonio no puede quedar con saldo dbito.

Los valores por aportes parafiscales que se soliciten como deduccin fiscal deben ser solo los que hayan sido efectivamente pagados entre enero 1 y diciembre 31. (ver art. 114 del E.T.). Los saldos a diciembre 31 del ao en curso, si la empresa ha mantenido al da la presentacin de todas las planillas anteriores, deberan corresponder entonces a los valores del mes de diciembre que se presentar en enero del ao siguiente. La base de liquidacin de estos aportes se hace sobre todos los valores que constituyan salario. (ver artculos 127 y 128 del Cdigo Sustantivo del trabajo) El certificado emitido por estas entidades debe corresponder exactamente a la suma de los recibos de pago por aportes patronales registrados en libros a diciembre 31 del ao en curso. Se deben solicitar certificados por separado para Sena, I.C.B.F. y Comfamiliar. Aportes por pagar a EPS, ARP y Fondos de Pensiones. Si la empresa ha mantenido al da la presentacin y pago de todas las planillas anteriores, los saldos a diciembre 31 del ao en curso deberan corresponder entonces a los valores del mes de diciembre que se presentar en enero del ao siguiente. El total llevado a gastos o costos en el ao en curso debe ser solamente la que corresponde al aporte del empleador. A partir del mes de agosto del ao 2007 se deben estar presentando estos aportes en la Planilla Unificada PILA establecida en el Decreto 1931 del 12 de junio de 2007. Pasivos con otros acreedores. En estas cuentas no deben aparecer saldos dbitos. En el caso de pasivos expresados en Moneda Extranjera, o en Upac o UVR deben ajustarse a la tasa representativa del mercado o por el valor de la Upac o del UVR al 31 de diciembre del ao en curso. Pasivo consolidado de cesantas por pagar.

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Informacin para un buen cierre contable Gastos por sueldos y comisiones. Debe tenerse control de los valores devengados por cada trabajador para determinar si hay cargos errados. Revisar los sueldos comisiones que se causan y no se alcanzan a pagar al final del ao. Tener en cuenta los aspectos relacionados con el salario integral. Gasto por auxilio de transporte. Revisar los pagos hechos a trabajadores con sueldos inferiores al doble del salario mnimo, quienes son los nicos que tienen derecho al subsidio de transporte. Este auxilio de transporte se suma para liquidar el pago de cesantas y prima de servicios, pero no se suma para efectos de liquidar las vacaciones. Gastos por vacaciones. Revisar los pagos. El valor del gasto debe ser igual a los valores causados. Revisar que los pagos efectuados durante el ao se hayan tenido en cuenta para la liquidacin de aportes parafiscales. Tener en cuenta que las vacaciones pagadas forman parte de la base de la liquidacin de los aportes parafiscales, incluidos los que se dan en dinero cuando el trabajador no las disfruta efectivamente y tambin las que se le paguen cuando se haya liquidado el contrato de trabajo. Las vacaciones se liquidan proporcionalmente al tiempo laborado. Gasto por prima legal de servicios. El valor del gasto debe ser igual al pagado causado. Tenga en cuenta que para los trabajadores del sector privado y sometidos a retencin en la fuente sobre pagos laborales con el procedimiento 1 (artculo 385 del E.T.), el valor de la prima legal de servicios que se les cancele en junio y diciembre debe ser sometida a depuracin independiente de los dems pagos laborales de ese mes y de esa forma definir si queda sometida o no a retencin en la fuente . La prima se liquida proporcionalmente al tiempo laborado. Gasto por impuestos. Debe recordarse que fiscalmente son deducibles en un 100% solamente los impuestos de industria y comercio, avisos y tableros y predial que tengan relacin de causalidad con los ingresos y que hayan sido pagados en el ao en curso. En cambio el impuesto a los gravmenes financieros es deducible en un 25%. (Ver art. 115 del E.T.) Por tanto, no son deducibles otros gastos por impuesto tales como impuesto de timbre, vehculos, registro, turismo, impuesto al patrimonio, etc. Con relacin a las contribuciones y tasas aeroportuarias, aunque la DIAN las rechaza como deducibles, hay criterios encontrados al respecto. Gastos que forman diferencias temporales y que dan lugar a Impuesto diferidos. Cuando algn gasto contable no es aceptado transitoriamente como un gasto fiscal (ejemplo, el gasto por impuesto de industria y comercio que solamente estaba causado pero no pagado), es claro que con ello se tendra que pagar transitoriamente un mayor impuesto de renta (se dice transitoriamente pues en el ejercicio siguiente, cuando el gasto ya quede pagado, aparecer en la renta fiscal disminuyendo el impuesto de ese ao siguiente). Esos mayores impuestos transitorios se deben reflejar entonces en la cuenta 171076Impuesto diferido dbito y con eso se evita aumentar el gasto impuesto de renta de la cuenta 540405 que es la que disminuye la utilidad disponible a socios. Cuando en el ao siguiente el gasto que fue transitoriamente no deducible se pueda llevar como deducible y con eso se disminuya el impuesto de ese ao siguiente, entonces el valor que vena debitado en la cuenta 171076 se acreditar y se debitar en la cuenta 540405. Revisin de los dems gastos e ingresos.

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Informacin para un buen cierre contable Los gastos, compras, costos e ingresos causados hasta el 31 de diciembre del ao en curso deben registrarse en el perodo al que en verdad corresponden. Si algn gasto o costo no se alcanzan a registrar en el periodo al cual pertenecen y terminan siendo registrados contablemente en el ao siguiente (ver art.106 del decreto 2649 de 1993), en la declaracin de ese ao siguiente tales gastos no sern aceptados fiscalmente, pues son gastos que debieron haber sido denunciados en el periodo anterior. Gasto por donaciones. Solo son deducibles fiscalmente las donaciones que sean hechas a las entidades mencionadas en los artculos 125 y siguientes del Estatuto tributario. Tales entidades deben expedir certificados por las donaciones que recibieron llenando los requisitos de ley y firmados por contador pblico o revisor fiscal con el nmero de matrcula. Gasto por intereses. Cuando se paguen intereses por mora a proveedores, estos deben ser facturados indicando la cuanta, tasa y perodo de pago. En general, en los pagos o causaciones de intereses se debe tener identificado los datos del beneficiario (nombre, Nit, direccin) y tambin el monto base, la tasa de inters, el perodo de causacin y la retencin en la fuente practicada. Se debe tener en cuenta la correcta liquidacin de la retencin en la fuente sobre rendimientos en el ao en curso. Los intereses y sanciones pagadas a entidades del Estado no son deducibles y constituyen fiscalmente una diferencia permanente. El exceso de intereses pagados sobre la tasa de usura no es deducible. Venta de propiedad, planta y equipo. Cuando se han vendido activos fijos, se requiere tener en cuenta su costo hasta la fecha de venta para determinar la utilidad. Las ventas de la propiedad, planta y equipo despus de haberlos conservado por ms de dos aos se toma en cuenta como ganancia ocasional y no dentro de la renta ordinaria. Deben tenerse en cuenta los efectos fiscales para la empresa y socios o accionistas en la venta de propiedad planta y equipo si fueron activos que fiscalmente se sometieron al saneamiento fiscal del ao 1995 segn el artculo 90-2 del E.T. (art. 80 de la Ley 223 de 1995). Otros tipos de contratos u operaciones Las empresas que tienen patrimonios autnomos en fiduciarias, contratos de mandato, contratos de asociacin, de cuentas de participacin o concesiones o uniones temporales, debern hacer un anlisis de cada situacin al final del perodo. Estados financieros comparativos Recordamos que los estados financieros bsicos (Balance General, Estado de Resultados, Cambios en el patrimonio, Cambios en la Situacin financiera y Flujos de Efectivo) deben ser comparativos y deben tener las revelaciones que el decreto 2649 de 1993 establece (ver art. 22 y 32 del decreto 2649 de 1993). Adems, los entes no comerciales y los que califiquen como microempresas en los trminos del art. 2 de la Ley 905 de 2004 solo estn obligados a emitir el Balance General y el Estado de Resultados (ver pargrafo del art. 22 del decreto 2649 de 1993 adicionado con el decreto 1878 de 2008). Observe que las reclasificaciones en los saldos a 31 de diciembre del ao en curso sean soportadas con nota. La revelacin en los estados financieros. Son aplicables las revelaciones respecto de los estados financieros de propsito general y deben utilizarse para preparar y presentar otros estados, siempre que fueren apropiadas. Los estados financieros y dems informacin contable que deba ser presentada a las autoridades publicada con su autorizacin, se rigen por normas especiales que stas dicten las cuales deben sujetarse al marco conceptual de la contabilidad y a las normas tcnicas generales.

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Informacin para un buen cierre contable Notas a los Estados Financieros. Las notas, como presentacin de las prcticas contables y revelacin de la empresa, son un todo indivisible con todos y cada uno de los estados financieros. Las mismas deben prepararse por los administradores, con sujecin a las siguientes reglas (ver art. 114 del decreto 2649 de 1993): Cada nota debe aparecer identificada mediante nmeros letras y debidamente titulada, con el fin de facilitar su lectura y su cruce con los estados financieros respectivos. Cuando sea prctico y significativo, las notas se deben referenciar adecuadamente en el cuerpo de los estados financieros. Las notas iniciales deben identificar el ente econmico, resumir sus polticas y prcticas contables y los asuntos de importancia relativa. Las notas deben ser presentadas en una secuencia lgica, guardando en cuanto sea posible el mismo orden de los rubros de los estados financieros. Las notas no son un sustituto del adecuado tratamiento contable en los estados financieros. retencin en la fuente. Por lo tanto se debe contar con la informacin que respalda tales declaraciones y tenerla con el mayor grado de detalle posible (datos de los beneficiarios incluidas las direcciones de correo urbano, valores bases, etc.) Para el presente ao 2011, las resoluciones donde se diga cul informacin del 2011 se ha de reportar y quines deben reportarla son resoluciones que aun no se han expedido pero que deben ser expedida antes de octubre 31 de 2011 (ver pargrafo 3 del art.631). Plan nico de Cuentas (PUC) En Colombia existen actualmente en uso 19 planes de cuenta. Los entes obligados a llevar contabilidad deben presentar sus estados financierosde acuerdo con el Plan nico de Cuentas (PUC) que le indique la entidad que los inspecciona o vigile. Las entidades sin nimo de lucro no estn obligados a utilizar el PUC establecido para comerciantes, pero pueden adaptarlo si lo desean (ver los conceptos de Supersociedades 220-7810 de 1994, 26713 del 2 de noviembre de 1994 y 101428 del 11 de noviembre de 1999) Planificacin de impuestos Se debe hacer planificacin de Impuestos con base en los estados financieros de octubre noviembre y su proyeccin a 31 de diciembre del ao en curso, con el fin de determinar el impacto de impuestos de renta analizando las alternativas vlidas para que el pago sea el valor justo. Declaraciones tributarias aduaneras. Es preciso enterarse de las disposiciones que sobre este tema estn vigentes. Verificacin de afirmaciones. Los administradores estn obligados a analizar y deben estar enterados del contenido de los estados financieros, pues son responsables de su proceso de obtencin, como lo indica el artculo 57 del Decreto 2649 de diciembre de 1993.

Estado de cambios en la situacin financiera. Para su preparacin, es conveniente utilizar como gua la Disposicin Profesional (Pronunciamiento) No. 9 del Consejo Tcnico de la Contadura, no obstante que no tenga la condicin formal de ser un pronunciamiento de obligatorio acatamiento. Estado de flujos de efectivo. Para su preparacin conviene utilizar como gua la Disposicin Profesional (Pronunciamiento) No. 8 del Consejo Tcnico de la Contadura, no obstante que no tenga la condicin formal de ser un pronunciamiento de obligatorio acatamiento Informacin exgena tributaria a la DIAN. De acuerdo con el artculo 631 del Estatuto Tributario, la Administracin de Impuestos puede solicitar anualmente informacin exgena sobre datos informados en declaracin de renta, o las de IVA o las de

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Informacin para un buen cierre contable Certificacin y Dictamen de los estados Financieros Los estados financieros bsicos deben ser certificados y firmados por el representante legal y el contador pblico. Los estados financieros bsicos deben ser dictaminados por el revisor fiscal, si existe esa figura. Informe de Gestin. Adems de los aspectos contemplados en el artculo 47 de la Ley 222/95, este informe debe contener la modificacin que a esa norma se hizo con el art. 1 de la Ley 603 del 27 de julio del ao 2000. En el numeral 4 del art. 47 de la Ley 222 de 1995 se indica que el informe de Gestin debe indicar el estado de cumplimiento de las Normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la sociedad". Adems, en mayo 6 de 2010 la Supersociedades expidi su Circular externa 300-000002 para indicar que cuando los administradores hagan mencin en su informe de gestin sobre si la sociedad ha cumplido o no con las normas sobre propiedad intelectual, tal afirmacin deber estar respalda con evidencias que lo sustenten. Estado de cumplimiento de las normas de derecho de autor. La Ley 603 del 27 de julio del ao 2000 establece en su artculo 2 lo siguiente: "Las autoridades tributarias Colombianas podrn verificar el estado de cumplimiento de las normas sobre derecho de autor por parte de las sociedades para impedir que, a travs de su violacin, tambin se evadan tributos" . Informacin exgena para grupo empresariales o econmicos. Antes de junio 30 del ao siguiente, las matrices o controlantes deben entregar a la DIAN la informacin exgena tributaria a que se refiere el artculo 631-1 del E.T. con los datos de las cifras contables de los estados financieros consolidados del grupo empresarial. Cuando se den las condiciones de grupo Empresarial debe registrarse en la Cmara de Comercio (ver arts. 28 a 30 de la Ley 222 de 1995). Dane (Departamento Administrativo Nacional de Estadstica) Cada ao, si el DANE lo llega a solicitar, se debe preparar informacin solicitada por esta entidad para fines estadsticos. La informacin que se entrega se extrae de la contabilidad y de reportes de tipo administrativos. Registro de proponentes en las cmaras de comercio. Este registro deben efectuarlo todas las personas que aspiren a celebrar, con entidades del Estado, contratos de obra, consultora, suministro y compraventa de bienes muebles. Hace pblica la actividad que desarrolla el proponente, certifica la capacidad tcnica y econmica que tiene quien se registra para contratar con el Estado y permite agilizar la contratacin con el Estado. Se debe consultar la norma que ahora qued contenida en el decreto 1464 de abril 29 de 2010 Sistema de Informacin para la Vigilancia de la Contratacin Estatal - SICE. Segn el pargrafo del artculo 1 de la Ley 598 de 2000, el SICE se cre como instrumento para garantizar la transparencia de la actividad contractual en cumplimiento de los fines del Estado. Concordando el artculo 3 de la Ley 598 de 2000 con los artculos 43 y 48 de la Resolucin 05313 de 2002, expedida por La Contralora General de La Repblica, la inscripcin de los precios en el SICE y su correspondiente actualizacin es requisito indispensable para poder contratar con el Estado. Estos requisitos deben cumplirse en su integridad y no parcialmente, de manera que cuando se advierta que uno o varios requisitos de una lista general no ha sido actualizado o registrado, debe entenderse que el requisito no ha sido cumplido en su totalidad

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Captulo II

Recomendaciones para cierre de auditoras de estados financieros a 31 de diciembre de 2011

Se acerca el cierre de fin de ao y con esto un incremento importante en las labores. Por lo anterior, es clave que se realice una revisin del trabajo ejecutado hasta el momento, la planeacin del trabajo que se ejecutar durante los prximos meses (aproximadamente hasta marzo 31 de 2012) y la anticipacin de algunas tareas que se pueden realizar antes del 31 de diciembre y que seguramente van a quitar una carga importante de trabajo en el 2012.

Preparado por el Contador Pblico Vladimir Martnez (Auditool). Adaptado por actualicese.com

A continuacin se presentan una serie de recomendaciones a tener en cuenta en los cierres para las auditoras que emiten informes con corte a 31 de diciembre de 2011. Esta serie de recomendaciones no pretenden abarcar la totalidad de situaciones, sino que simplemente sirvan de punto de partida para el mejoramiento de la prctica de auditora. 1. Realizar un precierre. El pre cierre se debe realizar en una fecha cercana al cierre a 31 de diciembre (ejemplo: 31 de octubre) y su objetivo es el de identificar situaciones que puedan tener implicaciones significativas en los estados financieros con el fin de informarlas al cliente antes del cierre para que tenga tiempo de realizar las debidas correcciones y evitarle sorpresas de ltima hora (salvedades, limitaciones en el alcance, etc.). Un factor clave de xito para un pre cierre es contar con unos estados financieros bien depurados por parte de la administracin de la compaa. Es decir que la compaa debe preparar sus estados financierosal pre cierre como si

fuera el cierre de fin de ao. Por lo anterior, es necesario que el auditor le transmita al cliente esta necesidad informndole los beneficios que va a traer para las dos partes. 2. Elaborar un cronograma de trabajo para el cierre en donde se tenga en cuenta: a. Las fechas de los entregables, de acuerdo con los compromisos adquiridos con el cliente, b. Las fechas de presentacin de informes a entidades de control y asamblea del mximo rgano c. Los clientes a cargo del auditor d. El tiempo presupuestado de la visita e. El personal necesario para atender a los clientes f. Fecha de la visita del auditor que revisar la provisin de renta (es recomendable que la visita del auditor que revisa la provisin del impuesto de renta se realice cuando se tengan los estados financieros finales auditados). Es deber cumplido asegurarse con los que se ha compromisos

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Informacin para un buen cierre contable adquiridos con elcliente en la propuesta de auditora. Para los temas que estn pendientes por cumplir, definir un plan de accin. 4. Asegurarse que los papeles de trabajo de planeacin, evaluacin de controles y pre cierre fueron finalizados y revisados por personas de nivel adecuado (Encargado, Gerente y Socio). Asegurarse que para los riesgos significativos identificados hasta el momento, el auditor ha definido procedimientos de auditora que le permiten determinar el impacto de estos riesgos en los estados financieros. Asegurarse que los temas complejos que han surgido en la auditora, hasta la fecha, han sido conocidos, analizados y solucionados por personal experimentado del equipo de auditora Ejemplo: Socio y Gerente. Definir y revisar los programas de auditora que sern utilizados en el cierre y asegurarse que le van a permitir obtener evidencia suficiente y adecuada para formar una opinin de auditora. Definir con el cliente un borrador de los estados financierosque incluya las presentaciones y revelaciones de acuerdo con el entendimiento de la entidad adquirido por el equipo de trabajo, as como con la estructura de los informes financieros de acuerdo con los PCGA. Las cifras de diciembre de 2011 pueden quedar en blanco. La elaboracin de los estados financieros debe ser responsabilidad del cliente. Definir un modelo de opinin estndar. la visita y la informacin necesaria para el cierre. 11. Si se realiza un pre cierre, asegurarse que los hallazgos fueron comunicados al cliente y se defini un plan de accin para que las correcciones quedaran incluidas al cierre a 31 de diciembre. 12. Asegurarse que las oportunidades de mejora que se han identificado hasta el momento han sido comunicadas al cliente mediante una carta de recomendaciones y/o una presentacin de los hallazgos. 13. Programar y participar en la toma fsica de inventarios fin de ao. 14. Elaborar las confirmaciones con terceros con fecha del 2012 y en lo posible enviarlas dentro de las dos primeras semanas de enero. 15. Actualizar la materialidad con los estados financierosdel cierre a 31 de diciembre. 16. Definir un modelo de carta de representacin. Ese documento es una certificacin firmadas por el representante legal de la compaa y el contador dirigidas al Auditor en la que la gerencia manifiesta que toda la informacin le fue suministrada al auditor y que los estados financieros reflejan de forma razonable la situacin de la Compaa. Ese documento le ayudan al auditor a tener un soporte en caso de una demanda en su contra.

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10. Enviar una solicitud de informacin al cliente en donde se le informe la fecha de

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Captulo III

Aspectos tributarios en el cierre

En la planeacin de una revisin financiera y de planeacin fiscal, es preciso el seguimiento de recomendaciones sobre control interno y tributario de trabajos anteriores.

En asuntos tributarios, los errores que se repiten suelen ser de alto costo en materia de sanciones y rechazos de costos o pasivos, por ejemplo cuando en los pagos a terceros no se identifica correctamente a los beneficiarios, con direccin y verificacin de RUT, an cuando constituye una labor de parametrizacin casi diaria. Lista de errores frecuentes en el manejo tributario: Aceptar documentos externos soporte de costos y deducciones sin requisitos del artculo 771-2 Estatuto Tributario. Inapropiada Identificacin (sin copia RUT) para contratos firmados con personas del rgimen simplificado (artculo 177-2 Estatuto Tributario) La falta del documento equivalente por compras a personas no obligadas a facturar (Artculo 3 Decreto 3050 de 1997). Conceptos registrados en ingresos no operacionales que no han sido facturados debidamente de acuerdo con el artculo 615 del Estatuto Tributario. Diferencias no conciliadas entre las declaraciones de retencin, IVA, ICA, y los libros de contabilidad registrados, Impuestos descontables no procedentes por antigedad superior a dos bimestres (Artculo 496 Estatuto Tributario) Facturas de venta sin identificar al comprador con su NIT (ver Literal c) Artculo 617 Estatuto Tributario). No identificacin en el sistema contable de las cuentas de aportes parafiscales y de seguridad social para las cuentas del grupo 7 del PUC (costos de operacin y produccin).

Recomendaciones Se recomienda no cambiar o modificar estados financieros ya expedidos a terceros, o modificar los libros oficiales. Recordar que cualquier error u omisin se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere (Ver ltimo inciso del artculo 56, y el art.106, ambos en el DR 2649 de 1993). Tenga en cuenta las partidas de balance con efectos en vigencias futuras Esas partidas son: Los anticipos entregados a terceros, anticipos recibidos, ingresos diferidos, cargos diferidos y gastos anticipados. El anlisis consiste en determinar si los rubros no han sido causados en los perodos correspondientes o si existen documentos pendientes por legalizar, incluso, de ejercicios anteriores. En oportunidades se pueden detectar gastos o ingresos no registrados en la vigencia fiscal correspondiente. Anlisis de partidas conciliatorias entre el resultado contable y el fiscal Resulta no solo prudente sino conveniente revisar los rubros de partidas conciliatorias entre la renta contable y la renta fiscal, con el balance de perodo intermedio como se dijo de los meses de septiembre, octubre o bien noviembre, a fin de estimar su valor al cierre de ao. Pedir estados de cuenta.

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Informacin para un buen cierre contable Es preciso pedir los estados de cuenta de la DIAN y las administraciones municipales, al menos trimestralmente, pues a veces no se imputan las declaraciones ni los pagos efectuados. Revisar causacin y pago de parafiscales y Seguridad Social. Conviene analizar las bases salariales para aplicarle los porcentajes de parafiscales y seguridad social. Igualmente verificar las PILAS como evidencia de que el pago se hizo, ya que no estar a paz y salvo, antes de presentar la declaracin de renta genera contingencia de rechazo de los salarios (ver art. 664 del E.T.). Conciliacin y cruce de informacin con terceros. Se recomienda en los ltimos meses del ao cruzar la informacin de los estados financieros con los terceros, a fin de establecer las diferencias y conciliarlas al 31 diciembre. Para aplicar el beneficio de auditoria Se deben revisar las retenciones a favor practicadas por clientes, dado que su inconsistencia podra hacerlo perder. Contratos de mandato. Los dineros de terceros manejados bajo esta modalidad deben coincidir con los registros contables efectuados por el mandatario. Para ello el mandante debe obtener los certificados que emita el Mandatario. Verificacin de la numeracin autorizada por la DIAN (tanto la propia como la de los proveedores) Al no haber un requisito legal que condicione la procedencia del costo o gasto al hecho de que la factura cuente o no con la resolucin de autorizacin de numeracin de la facturacin emitida por la DIAN, es aconsejable verificar que la facturacin propia y de los proveedores s contengan esa resolucin, pues hay pronunciamientos del Consejo de Estado en el sentido de no admitir gastos que se soporten en documentos que violen el ordenamiento jurdico. Es posible que la DIAN visite al proveedor para sancionarlo al detectar esta inconsistencia, Conseguir los certificados. Los ingresos no gravados, o ciertos costos, deducciones y otros beneficios tributarios requieren de una prueba para que sean aceptados fiscalmente. En consecuencia, deben acopiarse los certificados correspondientes de las donaciones, dividendos no gravados. Es conveniente conseguirlos antes de presentada la declaracin de renta. Necesidad de Actualizar las responsabilidades del RUT La no actualizacin del RUT dentro de los dos meses siguientes al hecho que ameritaba su actualizacin (como un cambio en la direccin del contribuyentes, o un nuevo nombramiento de Representante Legal o contador, etc.), se sanciona con el equivalente a una (1) UVT por cada da de atraso. Y si es por no actualizacin de la direccin o de la actividad econmica, la sancin es de dos (2) UVT por cada da de atraso (ver art. 658-3 del E.T.) Verificar los horarios bancarios en las poblaciones en donde se deban presentar declaraciones tributarias Evitar que por falta de esta informacin las declaraciones se terminen presentando extemporneamente Posibilidad de utilizar el beneficio de disminucin del anticipo en renta. El Art. 809 E.T. contempla que a solicitud del contribuyente, el administrador de impuestos nacionales respectivo o sus delegados, autorizarn mediante resoluciones de carcter especial, reducciones proporcionales del anticipo del impuesto en los siguientes casos: a) Cuando en 3 los primeros meses del ao o perodo gravable al cual corresponda el anticipo, los ingresos del contribuyente hayan sido inferiores al 15% de los ingresos correspondientes al ao o perodo gravable inmediatamente anterior;

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Informacin para un buen cierre contable b) Cuando en los 6 primeros meses del ao o perodo gravable al cual corresponda el anticipo, los ingresos del contribuyente hayan sido inferiores al 25% de los ingresos correspondientes al ao o perodo gravable inmediatamente anterior. Al respecto, se deben tomar en cuenta las instrucciones que la DIAN suministr en su Circular 044 de junio 1 de 2009 Emitir los certificados que se deben expedir En el decreto que el Ministerio de Hacienda expide siempre al final del ao fiscal (el ms reciente fue el D. R. 4836 de diciembre de 2010), en su artculo 31 se dispone: Obligacin de expedir certificados por parte del agente retenedor del impuesto sobre la renta. Los agentes retenedores del impuesto sobre la renta debern expedir, a ms tardar el 17 de marzo de XXXX, los siguientes certificados: 1. Los certificados de ingresos y retenciones por concepto de pagos originados en la relacin laboral o legal y reglamentaria a que se refiere el artculo 378 del Estatuto Tributario. 2. Los certificados de retenciones por conceptos distintos a pagos originados en la relacin laboral o legal y reglamentaria, a que se refiere el artculo 381 del Estatuto Tributario y del Gravamen a los Movimientos Financieros. Par. 3 Cuando se trate de autoretenedores, el certificado deber contener la constancia expresa sobre la fecha de la declaracin y pago de la retencin respectiva. En ese mismo tipo de decreto de diciembre de cada ao, en el Art. 33 se dispone : Obligacin de expedir certificados por parte del agente retenedor del IVA. Los agentes de retencin del IVA debern expedir por las retenciones practicadas, un certificado dentro de los quince (15) das calendarios siguientes al bimestre en que se practic la retencin Cuando se trate de retenciones del IVA asumida por responsables del rgimen comn por operaciones realizadas con responsables del rgimen simplificado, el certificado deber contener la constancia expresa sobre la fecha de la declaracin y pago de la retencin respectiva. Ej. Retenciones por IVA, ICA, Timbre, renta, 4 por mil. Sancin por no expedicin o expedicin indebida de certificados de retencin. No expedir oportunamente los certificados o expedirlos con cifras equivocadas, implica a exponerse a las sanciones de los artculos 666 y 667 del E.T. donde se lee: Articulo 666. Responsabilidad penal por no certificar correctamente valores retenidos. Los retenedores que expidan certificados por sumas distintas a las efectivamente retenidas, as como los contribuyentes que alteren el certificado expedido por el retenedor, quedan sometidos a las mismas sanciones previstas en la ley penal para el delito de falsedad. Tratndose de sociedades u otras entidades quedan sometidas a esas mismas sanciones las personas naturales encargadas en cada entidad del cumplimiento de las obligaciones. Para tal efecto, las empresas debern informar a la respectiva Administracin o Recaudacin la identidad de la persona que tiene la autonoma suficiente para realizar tal encargo. De no hacerlo, las sanciones recaern sobre el representante legal de la entidad. En la informacin debe constar la aceptacin del empleado sealado. Articulo 667. Sancin por no expedir certificados. Los retenedores que, dentro del plazo establecido por el Gobierno Nacional, no cumplan con la obligacin de expedir los certificados de retencin en la fuente, incluido el certificado de ingresos y retenciones, incurrirn en una multa hasta del cinco por ciento (5%) del valor de los pagos o abonos correspondientes a los certificados no expedidos. La misma sancin ser aplicable a las entidades que no expidan el certificado de la

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Informacin para un buen cierre contable parte no gravable de los rendimientos financieros pagados a los ahorradores. Cuando la sancin a que se refiere el presente artculo, se imponga mediante resolucin independiente, previamente, se dar traslado de cargos a la persona o entidad sancionada, quien tendr un trmino de un (1) mes para responder. La sancin a que se refiere este artculo, se reducir al diez por ciento (10%) de la suma inicialmente propuesta, si la omisin es subsanada antes de que se notifique la resolucin de sancin; o al veinte por ciento (20%) de tal suma, si la omisin es subsanada dentro de los dos meses siguientes a la fecha en que se notifique la sancin. Para tal efecto, en uno y otro caso, se deber presentar, ante la oficina que est conociendo de la investigacin, un memorial de aceptacin de la sancin reducida, en el cual se acredite que la omisin fue subsanada, as como el pago o acuerdo de pago de la misma. En fallo del 10 de febrero de 2003, expediente 12859, El consejo de Estado dijo lo siguiente sobre este tema: De una interpretacin armnica de los art. 379 y 667 del ET se puede colegir que la obligacin de expedir certificados de retencin en la fuente por parte de los agentes retenedores conlleva la de elaborarlos o extenderlos por escrito con los requisitos legales y entregarlos o despacharlos en la medida en que sea posible para el obligado a su expedicin, ya que elaborarlos y no entregarlos hara nugatoria la intencin del legislador, considerando que el sujeto pasivo de la retencin (retenido) se quedara sin el soporte fundamental para descontar el importe de la retencin en el formulario de declaracin de renta o en su defecto reemplazar la propia declaracin en el caso de los asalariados no declarantes de que tratan los arts. 6 y 244 del mismo Estatuto. Por tanto, la expedicin de los certificados de ingresos y retenciones no pueden depender de la solicitud que de ellos haga el propio trabajador, as ya no tenga vinculacin laboral o legal y reglamentaria con el agente retenedor, sino que debe elaborarse y entregarse antes de la fecha sealada por el Gobierno Nacional en el decreto de plazos que anualmente promulga y su expedicin no puede ser reemplazada por el original, copia o fotocopia autntica del documento donde conste el pago, ya que esto ltimo solamente est permitido para los certificados de retencin por otros conceptos segn lo previsto por el par.1 art 381 del E.T. Adems, conocindose que desde hace tiempo la norma del artculo 10 del decreto 836 de 1991 les permite a los agentes de retencin expedir los certificados anuales de retencin en la fuente mediante formas continuas generadas con un software contable y sin la necesidad de la firma autgrafa de alguna persona vinculada a la empresa, la DIAN ha indicado, en su concepto 105489 de diciembre 24 de 2007, que el agente retenedor podra poner, en su propia pgina Web de Internet, la posibilidad para que cada sujeto pasivo entre all , descargue e imprima su respectivo certificado anual de retencin en la fuente pues el resultado final sera igual al que se obtiene si es el agente de retencin el que lo imprime y luego lo despacha por correo urbano. Sancin por inexactitud en declaraciones de retenciones en la fuente En el Art. 647 E.T. inciso tercero se lee: Sin perjuicio de las sanciones de tipo penal vigentes por no consignar los valores retenidos, constituye inexactitud de la declaracin de retenciones en la fuente, el hecho de no incluir en la declaracin la totalidad de retenciones que han debido efectuarse, o el efectuarlas y no declararlas, o el declararlas por un valor inferior. En estos casos la sancin por inexactitud ser equivalente al ciento sesenta por ciento (160%) del valor de la retencin no efectuada o no declarada. Con la advertencia de esta sancin tan alta, que puede reducirse en la etapa de discusin, es evidente el cuidado que se debe establecer en la practica adecuada de las retenciones en la fuente.

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Informacin para un buen cierre contable Asignacin de costos y gastos de este ao al ao siguiente. Registros impropios de activos, pasivos y provisiones. Contingencias en retenciones en la fuente por renta, timbre, IVA e ICA Sancin por inexactitud en retenciones en la fuente. Imprecisin en medios magnticos nacionales y locales.

Tenga en cuenta que la ausencia de retencin en la fuente hace improcedentes los costos y gastos. En el Art. 177 E. T. se dispone: Las deducciones estn sujetas a las mismas limitaciones sealadas para los costos, en los Art. 85 a 88, inclusive. No sern deducibles los pagos respaldados en documentos frente a los cuales no se cumpla lo previsto en el numeral 3 art. 522. Tampoco sern procedentes los costos o deducciones respecto de los cuales no se cumpla con la obligacin sealada en artculo 632. Art. 632. Deber de conservar informaciones y pruebas. Para efectos del control de los impuestos administrados por la DIAN, las personas o entidades, contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, debern conservarlos siguientes documentos, informaciones y pruebas: 1,2 3. La prueba de la consignacin de las retenciones en la fuente practicadas en su calidad de agente retenedor. Tenga en cuenta las siguientes consecuencias de un mal cierre Asignacin de costos y gastos del ao anterior a este ao.

Informacin exgena por impuestos nacionales y municipales. Para preparar esta informacin anual es necesario contar con la informacin detallada de los terceros y valores que se haya llevado a lo largo del ao a las declaraciones de IVA, de Retencin en la fuente y de Industria y comercio al igual que la informacin de lo que se ha de llevar a la declaracin de renta pues debe haber total armona entre lo que digan esas declaraciones y lo que se dir en estos reportes al punto que si despus de presentada esta informacin se terminan haciendo correcciones las declaraciones en ese caso tambin habr necesidad de corregir estos informes exponindose de esa forma a las sanciones especiales de la Resolucin 11774 de diciembre de 2005

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Informacin para un buen cierre contable

Captulo IV

Diferentes dictmenes e informes del revisor fiscal utilizables en marzo de 2012

Hemos adaptado para el cierre del ao contable 2011 los comentarios que este reconocido Contador Pblico prepar en un documento suyo, emitido a comienzos del ao 2008.

Aporte del Contador Pblico Carlos Sastoque M

Adicional a lo que el escribi, tambin se deber tomar en cuenta las instrucciones que la Supersociedades le dio a sus sociedades inspecciones, vigiladas y controladas en su circular 115-000011 del 21 de octubre de 2008 con la cual se recogieron las instrucciones que antes estuvieron contenidas en la Circular nmero 005 de 1989, la Circular Externa nmero 14 de 1997 y lo sealado en el inciso segundo del numeral 6 de la Circular Externa No. 15 de 1997.. Mis propuestas y anlisis se fundamentan en 37 aos de estudio, seguimiento y anlisis continuo sobre el tema de revisora fiscal. Comenc a dedicarme al tema desde 1971, cuando el decreto 410 de este ao estaba en estudio por parte del gobierno nacional y de un importante sector de contadores pblicos, poca en que yo estaba a punto de graduarme en la Universidad. Mi monografa de grado vers precisamente sobre revisora fiscal, siendo el primer escrito que se conoce sobre esta importante rea de actividad de los contadores pblicos colombianos. Todo este tiempo he estado dedicado a la investigacin la cual he complementado con el ejercicio como Revisor Fiscal en varias sociedades comerciales, industriales, de servicios y sin nimo de lucro. En 1985 escrib una monografa especial, con destino al Colegio de Contadores Pblicos de Lima (Per), de cuyo texto entregu copia al entonces superintendente de sociedades Luis Fernando Alvarado. Este documento fue la

base de la circular conjunta emitida por las Superintendencias de sociedades, bancaria y Comisin Nacional de Valores (Hoy agrupados en la Superintendencia Financiera).

Informes mnimos que debe presentar el revisor fiscal


Comentarios. En cumplimiento de lo ordenado por el Cdigo de Comercio Decreto 410 de 1971 y reformas establecidas mediante ley 222 de 1995-, por el Estatuto Tributario Nacional y normas tributarias de carcter regional, el revisor fiscal est obligado a presentar los siguientes informes escritos: 1. Dictamen sobre los estados financieros de cierre de ejercicio contable y cada vez que se requieran estados financieros dictaminados; Informe anual a la asamblea general de accionistas o a la junta de socios (en sociedades de personas); Informes ocasionales sobre irregularidades en las operaciones de la sociedad, cada vez que el revisor fiscal estime que deba presentarlos; Informes peridicos y ocasionales solicitados por organismos de inspeccin, vigilancia y control del Estado o por normas legales especiales; y

2.

3.

4.

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Informacin para un buen cierre contable 5. Informes con destino a las autoridades tributarias 3. Los dos primeros enunciados se rigen por lo que el Cdigo de Comercio ordena en sus artculos 208 y 209, as: Art. 208._ Contenido de los informes del Revisor Fiscal. Balances Generales. El dictamen o informes del revisor fiscal sobre los balances generales deber expresar, por lo menos: 1. Si ha obtenido las informaciones necesarias para cumplir sus funciones; Si en el curso de la revisin se han seguido los procedimientos aconsejados por la tcnica de la interventora de cuentas; Si en su concepto la contabilidad se lleva conforme a las normas legales y a la tcnica contable, y si las operaciones registradas se ajustan a los estatutos y a las decisiones de la asamblea o junta directiva, en su caso; Si el balance y el estado de prdidas y ganancias han sido tomados fielmente de los libros; y si en su opinin el primero presenta en forma fidedigna, de acuerdo con las normas de contabilidad generalmente aceptadas, la respectiva situacin financiera al terminar el perodo revisado, y el segundo refleja el resultado de las operaciones en dicho perodo, y Las reservas o salvedades que tenga sobre la fidelidad de los estados financieros. registro de acciones, en su caso, se llevan y se conservan debidamente, y Si hay y son adecuadas las medidas de control interno, de conservacin y custodia de los bienes de la sociedad o de terceros que estn en poder de la compaa.

Para tener claridad sobre los diversos informes que debe presentar el revisor fiscal, en los subttulos siguientes los analizaremos uno por uno.

Primera Parte

2.

El dictamen sobre estados financieros. Marco legal y terico


Algunos revisores fiscales han estado actuando equivocadamente al cumplir con esta obligacin; pues acostumbran fundir en un solo documento el dictamen ordenado por el artculo 208 del Cdigo de Comercio y el informe anual a la asamblea o junta de socios establecido en el artculo 209 ibdem. Es bueno resaltar que el mencionado artculo 208 est complementado y actualizado por el artculo 38 de la ley 222 de 1995, as: Artculo 38. Estados financieros dictaminados. Son dictaminados aquellos estados financieros certificados que se acompaen de la opinin profesional del revisor fiscal o, a falta de ste, del contador pblico independiente que los hubiere examinado de conformidad con las normas de auditora generalmente aceptadas. Estos estados deben ser suscritos por dicho profesional, anteponiendo la expresin "ver la opinin adjunta" u otra similar. El sentido y alcance de su firma ser el que se indique en el dictamen correspondiente. Cuando los estados financieros se presenten conjuntamente con el informe de gestin de los administradores, el revisor fiscal o contador pblico independiente deber incluir en su informe su opinin sobre si entre aquellos y stos existe la debida concordancia.

3.

4.

5.

Art.209. Contenido del informe del Revisor Fiscal presentado a la Asamblea o Junta de Socios. El informe del revisor fiscal a la asamblea o junta de socios deber expresar: 1. Si los actos de los administradores de la sociedad se ajustan a los estatutos y a las rdenes o instrucciones de la asamblea o junta de socios; Si la correspondencia, los comprobantes de las cuentas y los libros de actas de

2.

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Informacin para un buen cierre contable de lo contenido en dichos estados financieros, manifestacin que en todos los casos debe hacerse en documento aparte que debe adjuntarse a ellos. Dentro del cuerpo de los estados financieros debe el Contador Pblico que dictamina, estampar su firma, citando el nmero de su tarjeta profesional y en qu calidad firma (revisor fiscal, auditor externo, contador independiente), agregando siempre al pie de su firma la expresin ver dictamen adjunto u otra que signifique lo mismo. El artculo 208 del decreto especial 410 de 1971 dice concretamente que se trata de dictamen sobre balances generales (estados financieros segn lo establece ahora el artculo 38 de la ley 222 de 1995) y estipula taxativamente cul es su contenido mnimo. Si examinamos atentamente la norma, podemos concluir que definitivamente debe referirse nada ms que a los estados financieros y en ningn momento a las operaciones de la empresa, actos de los administradores, calidad del control interno u otros aspectos que deberan ser conocidos exclusivamente por sus propietarios y administradores y por las autoridades competentes del Estado. Solamente dos aspectos que no se relacionan directamente con los estados financieros deben ser incluidos dentro del dictamen emitido por el revisor fiscal: 1. Indicar si las operaciones registradas se ajustan a los estatutos y a las decisiones de la asamblea o junta directiva, en su caso, como se indica en el numeral 3 del artculo 208 del decreto 410 de 1971; y 2. Lo exigido por el artculo 11 del decreto reglamentario 1406 de 1999, en cuanto tiene que ver con los aportes para seguridad social, as: ART. 11.- Certificaciones de Contadores y revisores fiscales. Los aportantes obligados a llevar libros de contabilidad que, de conformidad con lo establecido por el Cdigo de Comercio y dems normas vigentes sobre la materia, estn obligados a tener revisor fiscal, debern exigir que dentro de los dictmenes que dichos revisores deben efectuar sobre los

Antes de adentrarnos en el contenido y forma del dictamen, es necesario recordar lo que la ley 222 de 1995, en su artculo 37, define como estados financieros certificados: Artculo 37. Estados financieros certificados. El representante legal y el contador pblico bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los estados financieros debern certificar aquellos que se pongan a disposicin de los asociados o de terceros. La certificacin consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros. Entonces, queda muy claro que una cosa es certificar los estados financieros y otra dictaminarlos. La certificacin es una declaracin especfica sobre la certeza de las afirmaciones que se hacen en los estados financieros (clasificacin, valuacin, existencia real, derechos, obligaciones y restricciones, relacin de causalidad de costos y gastos con los ingresos, etc.), y es responsabilidad tanto del representante legal como del contador pblico bajo cuya responsabilidad se preparan los estados financieros a certificar. Ambos deben firmarlos en calidad de certificadores y ambos tienen las mismas responsabilidades con relacin a ellos. Por otra parte, para que el revisor fiscal pueda dictaminar los estados financieros es indispensable que antes hayan sido certificados en los trminos establecidos por el artculo 37 de la ley 222 de 1995, ya comentado. As lo exige, con claridad absoluta, el artculo 38 de la misma ley al indicar que Son dictaminados aquellos estados financieros certificados que se acompaen de la opinin profesional del revisor fiscal o, a falta de ste, del contador pblico independiente que los hubiere examinado. El dictamen sobre los estados financieros es una manifestacin escrita suscrita por el Contador Pblico responsable de ella, en la cual da fe pblica sobre la certeza y validez

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Informacin para un buen cierre contable estados financieros de cierre e intermedios, se haga constar claramente si la entidad o persona aportante ha efectuado en forma correcta y oportuna sus aportes al sistema Normalmente son bastantes las entidades pblicas y privadas que piden estados financieros dictaminados, los cuales necesariamente debe presentarse acompaados del dictamen del revisor fiscal (donde lo hay), entre ellas: superintendencias, bancos y otras compaas financieras, empresas a las que se presenta informacin para participar en licitaciones, inversionistas, proveedores y clientes. A ellas les interesa nicamente la informacin contenida en los estados financieros y no es conveniente que conozcan datos privados de operaciones y manejo de las empresas. Observacin No es correcto que el revisor fiscal haga un solo documento que incluya lo ordenado por los artculos 208 y 209 del decreto 410 ibdem; pues el dictamen debe referirse a los estados financieros y no tiene destinatarios especficos toda vez que es de libre e ilimitado conocimiento, mientras que el informe a la asamblea o junta de socios s debe ser dirigido al mximo rgano social (asamblea en caso de sociedades de capital o junta de socios en el de sociedades de personas) y se refiere a actos de los administradores y operaciones de la empresa que deben ser conocidos exclusivamente por los propietarios y administradores de la empresa y por las autoridades competentes del Estado.

Modelo de salvedades.

dictamen

sin

Comentario A continuacin se presenta un modelo de un dictamen limpio o sin salvedades que los Revisores Fiscales expediran por el ao 2011 a las sociedades para las cuales hayan prestado sus servicios, y en el cual se cumplen los requisitos exigidos en las normas del art.208 y 209 del Cdigo de comercio (nota: para estudiar los distintos tipos de dictmenes que puede emitir un Revisor fiscal, a saber: 1) limpio o sin salvedades, 2) con salvedades, 3) negativo u opinin adversa y 4) abstencin de opinin, consltese el el Pronunciamiento 6 de 1994 del Consejo Tcnico de la Contadura Pblica) Este modelo aplica en los casos en que un mismo Revisor Fiscal haya examinado los estados financieros del ejercicio 2010 y los del 2011. Si se da el caso de que solo examin los del ejercicio 2011 pero no los del 2010, en ese caso se deber indicar tal situacin y mencionar el tipo de dictamen que emiti el anterior Revisor.

Modelo

Seores accionistas: EMPRESA EL EJEMPLO SA He examinado el Balance General de S.A. al 31 de diciembre de 2011 y 2010, y los correspondientes Estados de Resultados, de Cambios en el Patrimonio, de Cambios en la Situacin Financiera y de Flujos de Efectivo, por los aos que terminaron en esas fechas y las Revelaciones hechas a travs de las Notas que han sido preparadas como lo establece el Decreto 2649 de 1993 y forman con ellos un todo indivisible. La elaboracin de dichos estados financieros son responsabilidad de la administracin de la sociedad EJEMPLO S.A. Una de mis funciones consiste en expresar una opinin sobre ellos fundamentado en mi auditora.

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Informacin para un buen cierre contable Obtuve la informacin necesaria para cumplir mis funciones y efectu mis exmenes de acuerdo con normas de auditora generalmente aceptadas en Colombia. Dichas normas requieren que planifique y ejecute la auditora de tal forma que se obtenga seguridad razonable en cuanto a si los estados financieros estn libre de errores de importancia. Una auditora incluye el examen sobre una base de pruebas selectivas, de las evidencias que soportan las cifras y las correspondientes revelaciones en los estados financieros. As mismo, comprende una evaluacin de las normas contables utilizadas y de las estimaciones hechas por la administracin de la sociedad, as como de la presentacin de los estados financieros en su conjunto. Considero que mi auditora proporciona una base razonable para fundamentar la opinin que expreso a continuacin. En mi opinin, los estados financieros mencionados, tomados fielmente de los libros y adjuntos a este dictamen, presentan razonablemente la situacin financiera de S.A. al 31 de diciembre de los aos 2011 y 2010, los resultados de sus operaciones y sus flujos de efectivo por los aos que terminaron en esas fechas, de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, aplicados de acuerdo a la forma en que rigieron en cada uno de tales aos. As mismo, y fundamentado en los resultados de mi auditora, concepto que: la contabilidad de la sociedad EL EJEMPLO SA. ha sido llevada conforme a las normas legales y a la tcnica contable; las operaciones registradas en los libros y los actos de los administradores se ajustan a los estatutos y a las decisiones de la Asamblea; la correspondencia, los comprobantes de las cuentas, los libros de actas y de registro de acciones se llevan y se conservan debidamente; existen medidas adecuadas de control interno, de conservacin y custodia de los bienes de S.A. y los de terceros que estn en su poder. Adems, concepto que existe concordancia entre los estados financierosque se acompaan y el Informe de Gestin preparado por los administradores. As mismo, en cumplimiento de lo dispuesto en el art.11 del dec.1406 de 1999, confirmo que la sociedad ha cumplido con efectuar correcta y oportunamente los aportes al Sistema de seguridad social que le competan en los aos 2010 y 2011 sobre los trabajadores que estuvieron a su cargo durante tales aos. ______________________ (Nombre del Revisor Fiscal) Revisor Fiscal Tarjeta profesional N XXXX Ciudad, fecha del Cdigo de Comercio. Es aconsejable hacerlo, si el mismo contador pblico ha ejercido como revisor fiscal del ente econmico durante estos dos aos. Cuando el revisor fiscal que dictamina solamente ha ejercido en el ltimo perodo contable o sea que en el anterior hubo otro contador pblico ejerciendo esta funcin, es conveniente que se cambie el modelo tradicional y se haga claridad sobre esta situacin; pues no deben un revisor fiscal dictaminar estados financieros que fueron examinados y dictaminados por otra persona. Ntese que, en acatamiento de lo ordenado por nuestro Cdigo de Comercio, se habla de tcnicas de interventora de cuentas y de que los estados financieros presentan la

Dictamen del revisor fiscal, cuando hubo otro revisor fiscal en el perodo anterior.
Comentario Los revisores fiscales suelen presentar su dictamen sobre estados financieros refirindose al ltimo ejercicio contable y al inmediatamente anterior. Lo hacen porque les parece que es lo correcto, cuando se trata de los estados financieros comparativos de los dos ltimos aos. Pero esto no es obligatorio, como se puede deducir de una atenta lectura del artculo 208

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Informacin para un buen cierre contable situacin y los resultados en forma fidedigna (no razonable). Tambin es bueno recordar que el dictamen debe cumplir nicamente con lo establecido por el artculo 208 del decreto 410 de 1971 y por el artculo 11 del decreto 1406 de 1999. Los temas de que trata el artculo 209 son materia de otro documento, denominado Informe del Revisor Fiscal a la Asamblea de Accionistas o a la Junta de Socios (una de las dos, segn el caso).

Modelo Sobre los estados financieros de Campen Azul y Blanco S.A. Cortados al 31 de diciembre de 2011 He examinado el balance general de CAMPEN AZUL Y BLANCO S. A., cortado al 31 de diciembre de 2011 y los correspondientes estados de resultados, cambios en el patrimonio, cambios en la situacin financiera y flujos de efectivo, por el ao que termin en tal fecha, los cuales fueron presentados en forma comparativa con los del ao 2010. Estos estados financieros son responsabilidad de la administracin de la sociedad. Una de mis funciones consiste en examinarlos y expresar una opinin sobre ellos. Los estados financieros correspondientes al ao 2010 fueron examinados por otro contador pblico que ejerca como revisor fiscal, quien emiti dictamen limpio sobre ellos. Obtuve las informaciones necesarias para cumplir con mis funciones y efectu los exmenes de acuerdo con procedimientos aconsejados por la tcnica de interventora de cuentas y las normas de auditora generalmente aceptadas en Colombia. Tales normas requieren que planifique y ejecute una adecuada revisin para verificar satisfactoriamente la fidedignidad de los estados financieros. Mi labor como revisor fiscal comprende, entre otras cosas, el examen con base en pruebas selectivas de las evidencias que soportan la veracidad, los montos y las correspondientes revelaciones en los estados financieros; adems, incluye el anlisis de las normas contables utilizadas y de las estimaciones hechas por la administracin de la empresa, as como la evaluacin de los estados financieros en conjunto. Considero que las conclusiones de las pruebas que realic proporcionan una base confiable para fundamentar el dictamen que expreso ms adelante. En mi concepto, la contabilidad se lleva de acuerdo con las normas legales y la tcnica contable y las operaciones registradas se ajustan a los estatutos y a las decisiones de la asamblea de accionistas y de la junta directiva. Los estados financieros correspondientes al ao terminado el 31 de diciembre de 2011 no son totalmente comparables con los que present la empresa por el perodo anterior, por motivo de que La sociedad CAMPEN AZUL Y BLANCO S. A. fue constituida el 13 de junio de 2010 y las actividades durante el perodo comprendido entre el inicio de su vida legal y el 31 de diciembre de tal ao fueron muy pocas, mantenindose en etapa preoperativa, mientras que durante el 2011 hubo una gran actividad de adecuacin del terreno, construccin de edificaciones y montaje de maquinaria y equipos, as como inicio formal de actividades industriales y comerciales generadoras de ingresos operacionales. En mi opinin, los estados financieros mencionados, tomados fielmente de los libros y adjuntos a este dictamen, presentan fidedignamente la situacin financiera de CAMPEN AZUL Y BLANCO S. A., al 31 de diciembre de 2011, as como los resultados de sus operaciones, los cambios en el patrimonio, los cambios en la situacin financiera y los flujos de efectivo por el ao terminado en esa fecha, de conformidad con las normas de contabilidad generalmente aceptadas para Colombia, establecidas en el decreto 2649 de 1993 y normas complementarias.

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En cumplimiento de lo exigido por el artculo 11 del decreto reglamentario 1406 de 1999, hago constar que esta sociedad efectu en forma correcta y oportuna sus aportes al sistema de seguridad social, durante el ao 2011. Dictamen suscrito el 1. de marzo de 2012 WILLINGTON BRAND MORN T. P. 999.998 T Revisor Fiscal

No existe solamente el Dictamen limpio


Comentario A lo largo de muchos aos de ejercicio profesional, ctedra universitaria, dos perodos en que fui miembro de la Junta Central de Contadores y mi prctica como asesor contable tanto de esta Junta Central como del Consejo Tcnico de la Contadura Pblica, he observado que un elevado porcentaje de revisores fiscales (casi todos, con unas poqusimas excepciones) siempre ha venido presentando el modelo tradicional de dictamen limpio o sin salvedades; pese a que hayan existido irregularidades importantes en el contenido de los estados financieros dictaminados, las cuales podran justificar que se emita dictamen con salvedades o que se haga dictamen negativo. En otros casos podra presentarse falta de evidencias que motivaran abstencin de dictamen. No obstante, en la gran mayora de casos han emitido dictamen limpio. Anecdticamente, recuerdo que en los aos setentas conoc el caso de una de las ms grandes empresas en aquel entonces- no solo de Colombia sino de Amrica Latina, cuyo revisor fiscal present una extenso volumen (unas 200 pginas) de notas a los estados financieros, entre las cuales se deca ms o menos lo siguiente: Al revisar conciliaciones bancarias, se puede deducir que no se han contabilizado notas dbito por $150.000.000 y notas crdito por $90.000.000 (en ese ao el valor total del activo era de unos $1.000.000.000). No se hizo circularizacin ni procedimiento alterno alguno para confirmar el valor de la

cartera ($250.000.000). La administracin de la empresa considera aunque no tiene pruebas concretas de ello- que la mayor parte de la cartera es incobrable. Sin embargo no se han dado de baja las cuentas incobrables ni se ha contabilizado provisin alguna por este motivo. En los ltimos aos no se han hecho comprobaciones fsicas ni se llevan adecuados registros de inventarios. Estos inventarios representan un alto valor ($180.000.000) con respecto al activo total. La administracin estima que una buena parte de ellos no existen y que su valuacin no tiene soporte vlido. A pesar de ello no han provisin de proteccin. Y en las aludidas notas preparadas por el revisor fiscal haba muchas perlitas ms A pesar de esta situacin, el revisor fiscal present dictamen limpio. De no haber ledo personalmente el voluminoso informe, pensara que se trata de una historia de ficcin o, mejor, de un chiste cruel. Al caso real comentado, debemos agregar muchsimos casos ms que he conocido en los que las cifras presentadas en los estados financieros son muy distantes de la realidad econmica, se puede detectar muy fcilmente la violacin de las Normas o Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados para Colombia, en cuantas altamente significativas, no se presentan notas a los estados financieros como parte integral de ellos, no hay libros de contabilidad al da y otras graves irregularidades contables. Pero en todos los casos el revisor fiscal present dictamen limpio.

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Recordemos que el numeral 5 del artculo 208 del Cdigo de Comercio pide que en su dictamen el revisor fiscal incluya Las reservas o salvedades que tenga sobre la fidelidad de los estados financieros. De acuerdo con las normas de auditora generalmente aceptadas y con la prctica profesional existen 3 clases de dictmenes sobre estados financieros: 1. Limpio o sin salvedades; 2. Con salvedades; y 3. Negativo. Adems existe la opcin de que el revisor fiscal se abstenga de dictaminar, cuando por cualquier circunstancia no puede obtener evidencia vlida y suficiente sobre los estados financieros. La abstencin de opinin no es otra clase de dictamen; como lo pregonan distintos tratadistas del tema. No puede serlo ya que, sencillamente, no hay dictamen. Vale la pena insistir en que el profesional de la contadura pblica que ejerce como revisor fiscal debe ser un profesional en todo el sentido de la palabra y no debe por temor, ignorancia o negligencia emitir dictamen limpio cuando lo indicado debe ser un dictamen con salvedades, o dictamen negativo o-en el peor de los casos- abstenerse de emitir dictamen. Veamos en qu consiste cada uno de stos.

Dictamen con salvedades


Comentario El dictamen con salvedades es similar, en la forma general, al dictamen limpio pero anteponiendo uno o varios prrafos al del dictamen; en los que se mencionen especficamente las salvedades a que haya lugar. En aras de la claridad y que los usuarios de los estados financieros dictaminados entiendan con facilidad y suficiencia el significado y la incidencia de las salvedades, el revisor fiscal debe utilizar un lenguaje sencillo no tcnico- para explicar el motivo de cada salvedad y acompaar su explicacin con cuadros ilustrativos y comparativos en los que se determine la incidencia sobre la situacin financiera y los resultados, valuada en pesos, cuadros que pueden ir dentro del cuerpo del dictamen o en anexos. En este ltimo caso, al referirse a ellos en la seccin de salvedades del dictamen se har referencia, anotando ver anexo 1, ver anexo 2, etc., o algo similar. Las salvedades deben referirse a incumplimiento o desviaciones de las normas de contabilidad generalmente aceptadas que tengan valor relativamente importante y que podran llevar a alterar la imagen de la situacin financiera, los resultados, cambios y flujos contenidos en los estados financieros a dictaminar. Si se trata de valor de poca monta, no deberan incluirse en el dictamen. Si son cuantas tan significativas que definitivamente muestren situacin financiera y resultados que no sea ciertos, lo correcto es dar un dictamen negativo.

Modelo Sobre los estados financieros de Industrias Marcianas S.A Cortados al 31 de diciembre de 2011 y 2010 He examinado el balance general de Industrias Marcianas S. A., cortados al 31 de diciembre de 2011 y 2010 y los correspondientes estados de resultados, cambios en el patrimonio, cambios en la situacin financiera y flujos de efectivo, por los aos que terminaron en esas fechas. Estos estados financieros son responsabilidad de la administracin de la sociedad. Una de mis funciones consiste en examinarlos y expresar una opinin sobre ellos.

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Informacin para un buen cierre contable Obtuve las informaciones necesarias para cumplir con mis funciones y efectu los exmenes de acuerdo con procedimientos aconsejados por la tcnica de interventora de cuentas y las normas de auditora generalmente aceptadas en Colombia. Tales normas requieren que planifique y ejecute una adecuada revisin para verificar satisfactoriamente la fidedignidad de los estados financieros. Mi labor como revisor fiscal comprende, entre otras cosas, el examen con base en pruebas selectivas de las evidencias que soportan la veracidad, los montos y las correspondientes revelaciones en los estados financieros; adems, incluye el anlisis de las normas contables utilizadas y de las estimaciones hechas por la administracin de la empresa, as como la evaluacin de los estados financieros en conjunto. Considero que las conclusiones de las pruebas que realic proporcionan una base confiable para fundamentar el dictamen que expreso ms adelante. Del examen realizado se concluye que la existencia y valuacin de propiedades, planta y equipo no son confiables, como se puede ver en el anexo 1, que se presenta junto con este dictamen. En mi concepto, salvo por lo indicado en el prrafo anterior, la contabilidad se lleva de acuerdo con las normas legales y la tcnica contable y las operaciones registradas se ajustan a los estatutos y a las decisiones de la asamblea de accionistas y de la junta directiva. En mi opinin, los estados financieros mencionados, tomados fielmente de los libros y adjuntos a este dictamen, salvo por lo ya indicado en los dos prrafos anteriores, presentan fidedignamente la situacin financiera de Industrias Marcianas S. A. al 31 de diciembre de 2011 y 2010, as como los resultados de sus operaciones, los cambios en el patrimonio, los cambios en la situacin financiera y los flujos de efectivo por los aos terminados en esas fechas, de conformidad con las normas de contabilidad generalmente aceptadas para Colombia, establecidas en el decreto 2649 de 1993 y normas complementarias. En cumplimiento de lo exigido por el artculo 11 del decreto reglamentario 1406 de 1999, hago constar que esta sociedad efectu en forma correcta y oportuna sus aportes al sistema de seguridad social, durante los aos 2011 y 2010. Dictamen suscrito el 7 de marzo de 2012. ALVARO ALVAREZ ALVARADO T. P. 999.999 T Revisor Fiscal debe ser totalmente soportado y que, quizs, las evidencias vlidas y suficientes para dar esta clase de dictamen son ms exigentes que en los dems casos. Para que no se pueda prestar a engaos ni malos entendidos, en el espacio destinado para su firma en cada uno de los estados financieros debe escribir ver dictamen negativo adjunto o expresin que signifique lo mismo. De todas maneras debe firmar los estados financieros y el dictamen, pero teniendo cuidado de que se entienda bien que su dictamen es negativo.

Dictamen negativo
Comentario Cuando hay motivos de peso, como los mencionados en el prrafo anterior, que lleven al revisor fiscal al convencimiento de que los estados financieros no representan fidedignamente la situacin financiera, sus resultados, cambios y flujos, debe ste, sin temor alguno, emitir su dictamen negativo; pero siendo consciente de que dicho dictamen

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Informacin para un buen cierre contable

Modelo Sobre los estados financieros de Industrias Marcianas S.A. cortados al 31 de diciembre de 2011 y 2010 He examinado el balance general de Industrias Marcianas S. A., cortados al 31 de diciembre de 2011 y 2010 y los correspondientes estados de resultados, cambios en el patrimonio, cambios en la situacin financiera y flujos de efectivo, por los aos que terminaron en esas fechas. Estos estados financieros son responsabilidad de la administracin de la sociedad. Una de mis funciones consiste en examinarlos y expresar una opinin sobre ellos. Obtuve las informaciones necesarias para cumplir con mis funciones y efectu los exmenes de acuerdo con procedimientos aconsejados por la tcnica de interventora de cuentas y las normas de auditora generalmente aceptadas en Colombia. Tales normas requieren que planifique y ejecute una adecuada revisin para verificar satisfactoriamente la fidedignidad de los estados financieros. Mi labor como revisor fiscal comprende, entre otras cosas, el examen con base en pruebas selectivas de las evidencias que soportan la veracidad, los montos y las correspondientes revelaciones en los estados financieros; adems, incluye el anlisis de las normas contables utilizadas y de las estimaciones hechas por la administracin de la empresa, as como la evaluacin de los estados financieros en conjunto. Considero que las conclusiones de las pruebas que realic proporcionan una base confiable para fundamentar el dictamen que expreso ms adelante. De mi examen se concluye que se carece de conciliaciones, que hay egresos bancarios de valor significativo que no se contabilizaron entre octubre y diciembre de 2011, que la empresa tiene una planta de produccin instalada y en funcionamiento en la zona franca de Barranquilla cuyo valor puede superar los dos mil millones de pesos ($2.000.000.000) y no aparece dentro de propiedades, planta y equipos en el Balance General y que son numerosos los casos de movimientos bancarios sin soporte. Pueden ver el detalle en los anexos 1, 2 y 3 que se presentan junto con este dictamen. En mi concepto, la contabilidad no se lleva de acuerdo con las normas legales y la tcnica contable principalmente por lo mencionado en el prrafo anterior- y las operaciones registradas no se ajustan a los estatutos y a las decisiones de la asamblea de accionistas y de la junta directiva. En mi opinin, los estados financieros mencionados, tomados fielmente de los libros y adjuntos a este dictamen, no presentan fidedignamente la situacin financiera de Industrias Marcianas S. A. al 31 de diciembre de 2011 y 2010, as como los resultados de sus operaciones, los cambios en el patrimonio, los cambios en la situacin financiera y los flujos de efectivo por los aos terminados en esas fechas, de conformidad con las normas de contabilidad generalmente aceptadas para Colombia, establecidas en el decreto 2649 de 1993 y normas complementarias. En cumplimiento de lo exigido por el artculo 11 del decreto reglamentario 1406 de 1999, hago constar que esta sociedad efectu en forma correcta y oportuna sus aportes al sistema de seguridad social, durante los aos 2011 y 2010. Dictamen suscrito el 7 de marzo de 2012. ALVARO ALVAREZ ALVARADO T. P. 999.999-T Revisor Fiscal

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Informacin para un buen cierre contable

Abstencin de dictamen
Comentario En casos extremos, que realmente los hay muchos, si el revisor fiscal no ha podido tener evidencia vlida y suficiente porque no le permitieron el acceso a los archivos, o porque los encontr incompletos en alto porcentaje, o porque no pudo hacer verificaciones de

rubros significativos, o por otros motivos, no debe emitir dictamen alguno sino que debe preparar un oficio de abstencin de dictamen, explicando con claridad los motivos para esta abstencin. En el espacio para su firma en cada estado financiero debe escribir ver oficio de abstencin de dictamen adjunto o algo parecido y de todas maneras firmar los correspondientes estados. Pero, no olvidar, siempre escribiendo la frase sugerida.

Modelo Sobre los estados financieros de Industrias Marcianas S.A. Cortados al 31 de diciembre de 2011 y 2010 He examinado el balance general de Industrias Marcianas S. A., cortados al 31 de diciembre de 2011 y 2010 y los correspondientes estados de resultados, cambios en el patrimonio, cambios en la situacin financiera y flujos de efectivo, por los aos que terminaron en esas fechas. Estos estados financieros son responsabilidad de la administracin de la sociedad. Una de mis funciones consiste en examinarlos y expresar una opinin sobre ellos. Obtuve las informaciones necesarias para cumplir con mis funciones y efectu los exmenes de acuerdo con procedimientos aconsejados por la tcnica de interventora de cuentas y las normas de auditora generalmente aceptadas en Colombia. Tales normas requieren que planifique y ejecute una adecuada revisin para verificar satisfactoriamente la fidedignidad de los estados financieros. Pero los libros oficiales de contabilidad (mayor y balances, diario e inventarios y balances) no me fueron presentados al da y al momento de revisarlos tenan impreso movimiento solamente hasta 31 de diciembre de 2010 (folios 98 del mayor y balances, 45 del diario y 127 de inventarios y balances). Mi labor como revisor fiscal comprende, entre otras cosas, el examen con base en pruebas selectivas de las evidencias que soportan la veracidad, los montos y las correspondientes revelaciones en los estados financieros; adems, incluye el anlisis de las normas contables utilizadas y de las estimaciones hechas por la administracin de la empresa, as como la evaluacin de los estados financieros en conjunto. Considero que las conclusiones de las pruebas que realic proporcionan una base confiable para fundamentar el dictamen que expreso ms adelante. En mi concepto, la contabilidad se lleva de acuerdo con las normas legales y la tcnica contable salvo por no tener libros oficiales al da- y las operaciones registradas se ajustan a los estatutos y a las decisiones de la asamblea de accionistas y de la junta directiva. Debido a la carencia de libros oficiales de contabilidad al da, a la fecha de cierre del ao 2011, me veo obligado a abstenerme de emitir opinin sobre los estados financieros de Industrias Marcianas S. A. al 31 de diciembre de 2011. En cumplimiento de lo exigido por el artculo 11 del decreto reglamentario 1406 de 1999, hago constar que esta sociedad efectu en forma correcta y oportuna sus aportes al sistema de seguridad social, durante los aos 2011 y 2010.

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Informacin para un buen cierre contable Dictamen suscrito el 7 de marzo de 2012. ALVARO ALVAREZ ALVARADO T. P. 999.999 T Revisor Fiscal

Segunda Parte

Informe del Revisor Fiscal a la Asamblea o Junta de Socios


Comentarios El informe a la asamblea o junta de socios, por el contrario tiene un destinatario especfico, establecido en el artculo 209 del decreto 410 de 1971: La asamblea de accionistas o la junta de socios, segn el caso. La informacin que contiene no debe ser divulgada de manera libre e ilimitada y, en cambio, debe ser de conocimiento restringido, solo para los propietarios y administradores y, en casos especiales o que las normas legales lo exijan, para los organismos de inspeccin, vigilancia y control del Estado o las autoridades judiciales que lo requieran. Leyendo con atencin el artculo 209 del Cdigo de Comercio, podemos comprender que este informe es especficamente para la asamblea de accionistas sociedades de capital- o para la junta de socios sociedades de personas-, que se refiere fundamentalmente a las actuaciones de los administradores y al desarrollo de las operaciones de la empresa, y que su contenido no debera ser conocido por terceros. Por ello, debe tener un solo destinatario; el cual es la asamblea o la junta de socios, segn el caso. Este informe generalmente se presenta una sola vez al ao, a la asamblea general ordinaria o a la junta de socios ordinaria que debe reunirse dentro de los tres (3) primeros meses del calendario. Debe ser un documento independiente del dictamen sobre estados

financieros y con circulacin restringida: solamente para los propietarios de la empresa y, eventualmente, para administradores y autoridades competentes del Estado. Su preparacin se da como consecuencia de la vigilancia amplia, continua y autnoma sobre las operaciones empresariales y su contenido mnimo, establecido por el artculo 209 del decreto 410 de 1971, deber expresar: 1. Si los actos de los administradores de la sociedad se ajustan a los estatutos y a las rdenes o instrucciones de la asamblea o junta de socios; 2. Si la correspondencia, los comprobantes de las cuentas y los libros de actas de registro de acciones, en su caso, se llevan y se conservan debidamente, y 3. Si hay y son adecuadas las medidas de control interno, de conservacin y custodia de los bienes de la sociedad o de terceros que estn en poder de la compaa. En el caso de que la empresa funcione de manera adecuada, que no haya irregularidades importantes en su funcionamiento, que se cumplan satisfactoriamente las normas legales, estatutarias y reglamentarias y que haya adecuadas medidas de control interno y se apliquen eficientemente, un informe a la asamblea general de accionistas podra ser as:

Modelo A la asamblea general de accionistas de Industrias Marcianas S.A Sobre las operaciones del ao 2012

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Bogot D. C., 7 de marzo de 2012 Seores Socios de INDUSTRIAS MARCIANAS S. A. Apreciados seores: En cumplimiento de lo ordenado por el Artculo 209 del Cdigo de Comercio, y normas legales complementarias, me place presentarles mi informe sobre las operaciones de la sociedad realizadas durante el ao 2011. Actos de los administradores Los actos de los administradores de la sociedad se ajustan a los estatutos y a las rdenes e instrucciones de la asamblea general. Correspondencia y libros La correspondencia, los comprobantes de las cuentas y los libros de actas y de registro de acciones se llevan y se conservan debidamente. Control interno Existen medidas adecuadas de control interno, de conservacin y custodia de los bienes de la Compaa y los de terceros que estn en su poder. Concordancia de estados financieros e informe de gestin Existe concordancia entre las cifras contenidas en los estados financieros que se acompaan y las que se incluyen en el informe de gestin preparado por los administradores. El informe de gestin corresponde al ao terminado en 31 de diciembre de 2011 ha sido preparado por los administradores de la compaa para dar cumplimiento a disposiciones legales y no forma parte integrante de los estados financieros examinados por m. De conformidad con lo dispuesto en el Artculo 38 de la ley 222 de 1995, mi trabajo como revisor fiscal se limit a constatar que la informacin financiera que contiene el citado informe, concuerda con la de los estados financieros correspondientes al ao terminado en 31 de diciembre de 2011, y no incluy la revisin de informacin distinta a la contenida en los registros contables de la compaa. Aportes para seguridad social La informacin contenida en las declaraciones de autoliquidacin de aportes al sistema de Seguridad Social Integral, en particular la relativa a los afiliados y a sus ingresos base de cotizacin, ha sido tomada de los registros y soportes contables. La Compaa no se encuentra en mora por concepto de aportes al sistema de Seguridad Social. Legalidad del software Todo el software utilizado por la sociedad est debidamente legalizado. Control ambiental La compaa aplica adecuadas medidas de proteccin del medio ambiente. Atentamente, ALVARO ALVAREZ ALVARADO T. P. 999.999 T Revisor Fiscal

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Informacin para un buen cierre contable

Observaciones En la prctica este informe suele ser completado con otra informacin, de inters para los propietarios de la empresa, relacionada con diversas obligaciones legales que, de no ser cumplidas eficientemente, podra traerle consecuencias negativas al ente econmico; tales como sanciones pecuniarias, prohibicin de desarrollar algunas labores, suspensin temporal de

actividades y hasta cierre definitivo de sus instalaciones. Debe ser totalmente independiente del dictamen sobre estados financieros. Normalmente el informe se debe referir nicamente al ltimo ao de operaciones. Es posible que, cuando se trate de asamblea o junta de socios extraordinaria, se refiera a perodos ms cortos, aunque esto no es de muy frecuente ocurrencia.

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Informacin para un buen cierre contable

Captulo V

Gua para el proceso de verificacin de la informacin del ao 2011


Lista de chequeo para evaluar el cumplimiento de obligaciones en el rea administrativa, relacionadas con los ms importantes elementos a tener en cuenta al Cierre contable del ao 2011.

Certificado de Cmara y Comercio B. Libro de Actas C. Libros de Contabilidad D. Obligaciones con la Superintendencia de Sociedades E. Obligacin de presentar reportes de informacin exgena tributaria F. Obligacin de presentar en forma virtual las declaraciones administradas por la DIAN. G. Normas relacionadas con las obligaciones como Grandes Contribuyentes y autorretenedor de renta H. Normas relacionadas con la correspondencia I. Normas relacionadas con la facturacin recibida J. Normas relacionadas con el cumplimiento oportuno de las obligaciones tributarias K. Normas relacionadas con las Autoliquidaciones de aportes a seguridad social y parafiscal

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11. Verifique cada informacin y asegrese de que sea real 12. 13.

A. Certificado de la Cmara de Comercio: 1. Se tiene en el archivo de la empresa un de Certificado con no ms de 1 mes de expedido? En qu notara se hizo la ltima escritura de reforma?

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El domicilio que figura en el certificado corresponde al sitio donde estn las oficinas? Estn debidamente inscritos los nombres de revisor fiscal principal y suplente? Los revisores fiscales han aceptado su nombramiento? La ltima reforma de escritura est debidamente registrada? Si se renov el registro mercantil oportunamente se indica la fecha? Analice si hay cambios en el objeto social en el ltimo perodo contable. Revisar si la sociedad est vigente por no estar inmersa en ninguna de las causales de liquidacin que establece el Articulo 457 del Cdigo de Comercio (y si es una SAS mirar el art. 34 de la Ley 1258 de 2008). Si estn registrados los representantes legales se debe verificar que sus nombres sean los correctos. Estn registrados los nombres de miembros de la Junta de Socios? El representante legal ha actuado dentro de los lmites econmicos autorizados? El Capital social es igual al sealado en los registros contables tanto en valores como en porcentajes? Hay gravmenes prendarios o hipotecarios que no estn registrados en la contabilidad? Hay embargos que no estn registrados en cuentas de orden? Observe si la situacin de control o como grupo empresarial (art. 28 a 30 Ley 222 de

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Informacin para un buen cierre contable 1995) est registrada en la Cmara de Comercio. 17. Si existe Junta Directiva, compruebe si se han pagado honorarios excluidos de IVA a sus miembros. 15. Se aprob en el ao la capitalizacin de la revalorizacin del patrimonio y esta se elev a escritura pblica? 16. Se hizo el registro contable correspondiente?. 17. Se ha tenido en cuenta que esta capitalizacin es un ingreso no constitutivo de Renta o ganancia ocasional para los socios? (ver art. 36-3 del E.T.) 18. Se aprobaron en el ao readquisicin de acciones o cuotas de inters social propias? 19. Se hicieron los registros contables correspondientes? 20. Se tenan aprobadas las reservas para esa readquisicin de acciones o cuotas propias? 21. Se efectu el registro de las cuotas de inters social o acciones propias readquiridas como parte del patrimonio, pero dbito? 22. Si se vendieron cuotas o acciones readquiridas, hubo ganancia o prdida en la operacin o ninguna de las dos? 23. Si se hizo la venta de las cuotas o acciones propias readquiridas con ganancia el valor se registr en la cuenta prima en colocacin de cuotas o acciones? 24. Si se hizo la venta de cuotas o acciones readquiridas y esta se hizo con prdidas; el contador en forma inmediata hizo la reserva establecida en las normas contables en su artculo 88 del decreto 2649 de 1993? 25. Se tiene debidamente inscrito en la Cmara de Comercio el libro de socios o accionistas? 26. Se han registrado en ste libro los ttulos expedidos? 27. Se han expedido los ttulos (acciones) a los o accionistas adquirientes? 28. Son claros en este libro los registros tanto de aportes en limitadas o asimiladas como de los accionistas en las sociedades por acciones? C. Libros de Contabilidad 1. Se encuentran debidamente registrados en la Cmara de Comercio los libros de contabilidad?

B. Libro de Actas 1. Si se han registrado oportunamente las actas en la Cmara de Comercio revise las actas registradas, su concepto y su fecha Las actas estn firmadas por el presidente y secretario (a)? Los folios anulados lo fueron correctamente? Se conservan en un ambiente seguro? Se tiene libro de actas de asamblea de accionistas o de junta de socios? Se tiene libro de actas de junta directiva? Se incluyeron en las actas del ao 2011 la correspondiente a la aprobacin de los estados financieros cortados al 31 de diciembre del 2010 y su dictamen del revisor fiscal? Durante el ao 2011 hubo aprobacin de distribucin de participaciones o dividendos? Se hizo el registro contable de la aprobacin de distribucin de dividendos o participaciones en el mismo mes de la aprobacin? Se conserva, para fines de certificacin a los socios o accionistas, la informacin separada de las participaciones o dividendos gravados de los no gravados? En caso de haber obtenido utilidades, se aprob la apropiacin de la reserva legal en la asamblea o junta de socios y se registr en la contabilidad despus de su aprobacin? (segn concepto 220-11533 de septiembre de 2009 de la Supersociedades, las SAS no estn obligadas a apropiar reserva legal) Se conservan preparadas las actas en orden consecutivo? Se indicaron en el acta los nombres de quienes representaron en las reuniones a los socios o accionistas principales? En los estatutos sociales est claramente establecida la convocatoria para las reuniones de junta o asamblea?.

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Informacin para un buen cierre contable 2. El registro de los libros se hizo como lo establece el artculo 126 del decreto 2649 de l.993? Se encuentran debidamente actualizados con base en las normas contables y tributarias? La contabilidad utiliza libros empastados o en formas continuas para uso en computador? Los comprobantes y soportes cumplen con las normas establecidas en los artculos 123 y 124 del decreto 2649 de l.993? Los soportes de origen interno o externo estn debidamente fechados y autorizados por quienes intervienen en ellos o los elaboran?. Los soportes se conservan archivados en orden cronolgico de tal manera que es posible su verificacin? Las operaciones contables estn respaldadas por comprobantes de contabilidad como lo establecen las normas contables y tributarias? Los comprobantes de contabilidad estn numerados consecutivamente con indicacin del da de su preparacin y de las personas que los han elaborado y autorizado? Los estados financieros y la informacin de las declaraciones tributarias son elaboradas con fundamento en los libros de contabilidad? Las hojas de los libros de contabilidad llevan una numeracin sucesiva y continua? No obstante que la ley ni los decretos reglamentarios han establecido la clase y nmero de libros obligatorios, la empresa lleva los libros necesarios e indispensables para cumplir con lo establecido en los artculos 50,52 y 53 del cdigo de Comercio y el artculo 125 del Decreto 2649 de l.993? Los libros de contabilidad estn disponibles para ser exhibidos en el domicilio principal? Los libros de contabilidad se llevan de acuerdo con lo establecido en el artculo 128 del decreto 2649 de 1993? Los libros de contabilidad, los de actas y el de registro de acciones o aportes, lo mismo que los comprobantes y soportes de contabilidad y la correspondencia se conservan debidamente como lo establece el artculo 134 del Decreto 2649 de 1.993? En el perodo no se han sucedido prdidas, extravos o destruccin de libros o papeles contables? Si ha sucedido algn extravo se ha colocado la denuncia ante la autoridad competente? Se conoce la disposicin que establece que los registros en los libros en caso de extravo deben reconstrurse en una plazo no superior a 6 meses despus de la prdida? Se utiliza el plan de cuentas establecido para los comerciantes o el que aplique segn la entidad que les efecta inspeccin, vigilancia o control? Se tiene una adecuado back-up de la informacin contable? Los archivos de la empresa son adecuadamente conservados?

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D. Obligaciones con la Superintendencia de Sociedades 1. Conoce si su empresa debe presentar informe para la Supersociedades por estar vigilada o por ordenamiento especial? Una de varias causales por las cuales una sociedad quedara en condicin de vigilada por la Supersociedades y por tanto obligada a entregar informacin financiera anual, es la establecida en el artculo 1 del decreto 4350 diciembre de 2006, norma en la que se indica que pasarn a ser vigiladas a partir del 1 de abril siguiente las sociedades que al cierre del ao tengan un total de activos incluidos los ajustes integrales por inflacin, superior al equivalente a treinta mil (30.000) salarios mnimos legales mensuales o un total de Ingresos brutos superiores al valor de treinta mil (30.000) salarios mnimos legales mensuales, ambos datos calculados con el salario de enero 1 siguiente a la fecha de corte (ver tambin concepto de Supersociedades 220-051001 del 23 de octubre de 2007 en el que se explica que es suficiente con que se

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Informacin para un buen cierre contable cumpla uno solo de esos dos requisitos para pasar a la condicin de vigiladas). 2. Revise las fechas de presentacin de la informacin de acuerdo con la resolucin que la Supersociedades normalmente emite en su circular de noviembre de cada ao 3. Determine si queda obligado a presentar informacin de estados financieros consolidados. 4. Tenga en cuenta si es necesario efectuar avalos tcnicos a diciembre31 para la propiedad, planta y equipo cuyo valor neto sea igual o superior a 20 salarios mnimos legales mensuales (al cierre del 2011 eso sera: $ 535.600 x 20= $ 10.712.000; ver el inciso octavo y siguientes del art.64 del decreto 2649 de 1993) 5. Con fundamento en el artculo 64 del Decreto 2649, si no han pasado ms de 3 aos desde cuando se hizo el ltimo avalo tcnico a los activos fijos, se entiende que ese ltimo avalo tcnico se puede estar simplemente actualizando durante esos 3 aos con indicadores especficos o a falta de estos con el IPC? 6. Observe si la presentacin de la informacin para Supersociedades fue firmada por el representante legal, contador pblico y revisor fiscal? 7. Revisar si se han presentado respuestas a solicitudes de informacin especiales y si se han contestado en las fechas oportunas. 8. La Superintendencia ha ordenado rectificaciones de los estados financieros dentro del mes siguiente a su envo?. 9. Hasta la fecha de sta auditoria la Superintendencia ha ordenado correcciones a la informacin enviada? 10. Los funcionarios indicados en la solicitud de informacin de la Superintendencia son los que desempeaban sus cargos a la fecha del reporte? 11. Observe si adems de la informacin en lnea solicitada, se enviaron en papel o electrnicamente los estados financieros, las notas, el proyecto de distribucin de utilidades , el informe de gestin, la certificacin y el dictamen debidamente firmados por el representante legal, el contador y el revisor fiscal, en los casos en que les corresponde 12. Sabe que de acuerdo con el art.37 de la ley 222 de l.995 toda sociedad comercial est obligada a que sus estados financieros de fin de ejercicio deban estar firmados por Contador pues solo as se cumple con emitir estados financieros certificados? E. Obligacin de presentar reportes de informacin exgena tributaria 1. Para su elaboracin es necesario tener conocimiento sobre el tipo de informacin que se haya llevado a las declaraciones de IVA, retencin y renta. 2. Es conveniente para la empresa brindar capacitacin sobre la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria 3. Para la elaboracin de los formatos con los reportes se deben generar archivos en estndar XML con las instrucciones impartidas por la DIAN. Si la empresa no tiene departamento de sistemas que pueda ayudar a elaborar ese tipo de formatos se puede entonces usar la herramienta gratuita de la DIAN denominada Prevalidador Tributario la cual funciona bajo excel y luego permite generar los respectivos archivos en formato XML 4. Los reportes se deben presentar oportunamente pues de lo contrario se aplicaran las sanciones del art. 651 del E.T. y la resolucin DIAN 11774 de diciembre de 2005. 5. La informacin en medios magnticos debe ser firmada solamente por el representante legal y se debe entregar virtualmente si se deben entregar ms de uno de los formatos que la DIAN seale en sus resoluciones. Para ello debern conseguir en la DIAN los respectivos mecanismos de firma digital si es que aun no los tienen. Con el mismo mecanismo con que firmen las declaraciones tributarias (si estn obligados a ello; ver el punto siguiente), ser con el que se firmen los reportes de informacin exgena tributaria. 6. El nivel de ingresos brutos por los cuales se queda obligado a entregar la mayor

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Informacin para un buen cierre contable parte de la informacin exgena corresponde a los ingresos denunciados en la declaracin de renta sumando los denunciados en la seccin de rentas ordinaras y los denunciados en la seccin de ganancias ocasionales La DIAN ha enviado requerimientos por el cruce de informacin que suministraron los dems reportantes de la informacin exgena tributaria? mecanismo se asigna al individuo y no a la empresa. Para efectuar la presentacin de las declaraciones en forma virtual se puede utilizar cualquier computador en cualquier lugar del mundo que est conectado a Internet y al cual se le haya hecho una configuracin mnima (ver el siguiente enlace: http://www.dian.gov.co/dian/12Sobred.ns f/pages/Requerimientos_tecnologicos?Ope nDocument)

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F. Obligacin de presentar en forma virtual las declaraciones tributarias administradas por la DIAN. 1. Se debe tener conocimiento sobre la presentacin de declaraciones a travs del portal de la DIAN (Servicios Informticos Electrnicos) Las empresas que deben presentar sus declaraciones en forma virtual son solo aquellas a las que en algn momento les termine aplicando alguno cualquiera de los diferentes criterios establecidos en el artculo 1 de la Resolucin DIAN 01336 de febrero de 2010. Las que queden obligadas a ello deben tambin aplicar lo indicado en el decreto 1791 de mayo de 2007. Solo en los casos mencionados en el pargrafo del art. 7 del Decreto 1791 de 2007 se permitira que un obligado a presentar declaraciones en forma virtual lo pueda hacer en papel El representante legal y el Contador o Revisor que firmarn las declaraciones deben tener su propio RUT en el que les figure la responsabilidad 22 y as la DIAN les puede asignar los mecanismos de firma digital los cuales se deben estar renovando cada 3 aos (ver resolucin DIAN 12717 de diciembre de 2005). Esos mecanismos de firma digital son un archivo de computador con extensin pdf al cual se le asocia una contrasea que solo quien lo va utilizar debe conocer. Es conveniente tener varias copias de ese archivo en caso de que se extraven los dispositivos (discos duros o USB) en los cuales se mantengan almacenados. Con ese mismo mecanismo de firma digital la persona le puede firmar a varias empresas diferentes al mismo tiempo pues el

G. Normas relacionadas con las obligaciones como Gran Contribuyente y Autoretenedor 1. Conoce las Resoluciones expedidas por la DIAN en la que se asigna o se retira la condicin de Grandes Contribuyentes? Normalmente la DIAN expide al cierre de cada ao una nueva resolucin ampliando ese universo de Grandes Contribuyentes o retirando de la lista a varios de los que ya venan en ella. La ms reciente fue la 014097 de diciembre de 2010. Debe tenerse en cuenta qu obligaciones tributarias especiales le empiezan a aplicar a quienes empiecen a figurar en la lista de Grandes Contribuyentes. Quedan automticamente convertidos en agentes de retencin de IVA al comn y al simplificado lo cual debe empezar a figurar en el cuerpo de sus facturas de venta; quedan obligados a pagar en febrero la primera de las 3 cuotas de su impuesto de renta e igualmente quedan obligados automticamente a presentar sus declaraciones en forma virtual (ver art.437-2 del E.T., art. 617 del E.T. y la resolucin 01336 de febrero de 2010). Cuando un gran contribuyente deja de ser calificado como tal cesan automticamente sus responsabilidades respecto a actuar como agentes de retencin de IVA y respecto a pagar en febrero la primera cuota de su impuesto de renta. S seguira obligado a presentar sus declaraciones en forma virtual (ver pargrafo 2 del art. 1 de la resolucin 01336 de febrero de 2010) Para poder actuar como autorretenedores de renta, se debe hacer la solicitud respectiva a la DIAN siguiendo las

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Informacin para un buen cierre contable instrucciones de la resolucin04074 de mayo de 2005 (modificada con las resoluciones 01886 de febrero de 2007 , 07560 de junio de 2007 y 007683 de agosto 6 de 2010)

I. Normas relacionadas con la Facturacin Recibida Las facturas recibidas cumplen con las normas establecidas en el artculo 617 del Estatuto tributario? 2. Las facturas cumplen con los requisitos establecidos en el art.771-2 y por tanto sirven para la procedencia de los costos e impuestos descontables? 3. Esas facturas tienen la resolucin de autorizacin de numeracin de la facturacin emitida por la DIAN? 4. Se ha revisado el cumplimiento del plazo de dos aos para renovar esa autorizacin? 5. Si la factura se va utilizar como titulo valor en ese caso el vendedor no tiene que entregar el original de la factura al comprador sino solo la copia (ver Ley 1231 de julio de 2008 y la Circular DIAN 0096 de octubre de 2008) 6. Las facturas son firmadas por quienes tienen la responsabilidad frente a la venta? 7. Si se tienen varios establecimientos de comercio se lleva el libro de control de facturacin? 8. Llenan los requisitos que establece la ley el documento elaborado para soportar las compras a personas del rgimen simplificado del IVA? (ver art. 3 decreto 522 de 2003) 9. Los documentos o cuentas de cobro recibidos de los no obligados a facturar cumplen con lo indicado en el art.3 del decreto 3050 de 1997? 10. Est enterado de la obligacin que tienen quienes facturan por Computador de preparar como medida de control fiscal el Comprobante de registro Diario (ver art. 8 resolucin 3878 de 1996) 1.

H. Normas relacionadas Correspondencia 1.

con

la

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6. 7.

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La correspondencia tiene en su membrete impreso el Nit como lo establece el artculo 619 del E.T.? Se deja fiel copia de la correspondencia? Se deja evidencia de la correspondencia recibida, incluyendo el registro de la fecha de contestacin o no de la misma, como lo establece el artculo 54 del Cdigo de Comercio? De acuerdo con el concepto 06-009700 de febrero de 2007 de la Superintendencia de industria y comercio, si la correspondencia de la empresa se haya en correos electrnicos, no es obligatorio imprimir los correos electrnicos con la correspondencia enviada y/o recibida por la empresa, pero s se debern conservar tales correos por lo menos durante 10 aos (para ello ser necesario descargarlos a una parte fija del computador, con programas como el Outlook, y hacerles el respectivo backup). Adems, cuando el encargado de manejar esas cuentas de correo electrnico abandone la empresa, es claro que su reemplazo tendr que hacer todos los cambios de claves respectivas para que el ex funcionario no siga recibiendo o emitiendo correspondencia a nombre de la empresa. Se tiene la suficiente agilidad con la correspondencia para que haya respuesta oportuna? Hay un responsable del recibo y distribucin de la correspondencia? Sabe que el artculo 51 del Cdigo de Comercio indica que la correspondencia directamente relacionada con los negocios es parte integrante de la contabilidad? Se tiene control de los fax recibidos y enviados?

J. Normas relacionadas con el Cumplimiento Oportuno de las Obligaciones Tributarias 1. 2. Se han solicitado a la Dian listado de deudas pendientes? Se tienen denuncias penales instauradas en contra de la empresa por el no pago oportuno de las declaraciones de IVA o de

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Informacin para un buen cierre contable retencin en la fuente? (ver art.402 del Cdigo Penal, Ley 599 de 2000 y el art. 16 del decreto 3050 de 1997 modificado con el decreto 2321 de junio 30 de 2011) Se contestan oportunamente los requerimientos especiales de la DIAN?. Se ha recibido sanciones por libros de contabilidad y stas se han discutido y definido? Se tienen casos en el contencioso administrativo sin definir? Si se ha participado en fusiones la empresa fusionante, se dedujo las prdidas fiscales de la fusionada? (ver art. 147 del E.T.) Se Liquidan los rendimientos presuntivos por prstamos en dinero a socios, y sobre los prstamos de los socios a la empresa? (ver art. 35 del E.T.). 3. Revisar si la empresa ha pagado parcialmente solo por algunos trabajadores. 4. Revisar si se han reportado trabajadores con un ingreso bsico de cotizacin diferente al real. 5. Revisar si la empresa ha pagado por personas sin vnculo laboral. 6. Confirmar si la empresa esta afiliada a varias ARP 7. La presentacin y pago extemporneo en los aportes implica el pago de sanciones e intereses moratorios. 8. La no presentacin y pago de los parafiscales implica que la Direccin de Impuestos Nacionales rechace como deduccin los gastos por salarios en la declaracin de renta. 9. Se ha reportado oportunamente el retiro de los empleados? 10. Ha solicitado la inscripcin y pago de salud y pensin a los trabajadores independientes? 11. Compruebe si un contratista independiente que a su vez contrata trabajadores que laboren por su cuenta en la misma empresa ha registrado y cancelado la salud y pensin de stos.

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K. Normas relacionadas con las Autoliquidaciones de aportes para las EPS 1. Revisar si se ha retenido aportes a los trabajadores por los perodos que no la empresa aun no haya pagado. Solicitar el listado al departamento de personal de los trabajadores afiliados al sistema. Revisar si se han dejado de afiliar a trabajadores al sistema.

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Informacin para un buen cierre contable

Captulo VI

Qu hace y debe saber un contador pblico en el ejercicio diario de sus funciones

Definiciones de las diversas tareas que puede llegar a ejercer un contador pblico en la realizacin de su actividad profesional.

Documento compilado por actualicese.com conforme se encuentra sealado en el artculo 69 de la Ley 43 de 1990, soportados en documentos idneos donde se demuestre la realidad econmica y/o los ingresos de estas personas. En este caso, el profesional de la contadura pblica indicar las fuentes soportes de sus afirmaciones, conservando copia de las mismas, que le sirvan para rendir explicaciones posteriores a su cliente, o cuando sean requeridos por la autoridad competente. As mismo, el contador pblico que suscriba los certificados de ingresos y/o reportes contables, deber indicar el alcance de los mismos. Ver mas comentarios en: http://actualice.se/18e 2. Certificacin de estados financieros La certificacin de los estados financieros debe constar por escrito, con las rbricas del comerciante persona natural (o del representante legal principal o suplente en el caso de entes jurdicos) y del contador pblico que los prepara, con indicacin del correspondiente nmero de su tarjeta profesional vigente. La certificacin consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros. (ver art. 37 de la Ley 222 de 1995) 3. Dictamen de estados financieros

A. rea contable y financiera


1. Elaboracin y suscripcin de certificados de Ingresos Consiste en una prueba de solvencia que es requerida cuando una persona natural (obligada o no obligada a llevar contabilidad) desea presentar una solicitud de crdito ante una institucin crediticia con el fin de beneficiarse de una mejor oportunidad de obtener su prstamo financiero. Adems, segn algunas situaciones, como el alquiler de un alojamiento, un certificado de su renta es quizs exigido para asegurar a un propietario. Importante: El contador debe proveerse de la informacin contable necesaria y tener en cuenta que la Junta Central de Contadores, en su Circular 044 de noviembre de 2005 indic que se pueden hacer certificados de ingresos a las personas que no llevan contabilidad y dio las siguientes pautas: De conformidad con lo anteriormente expresado y considerando que no todas las personas estn obligadas a llevar contabilidad, ante la posibilidad que en desarrollo de sus actividades econmicas requieran para propsitos diversos la presentacin de su informacin financiera, los contadores pblicos llamados a suscribir las certificaciones de ingresos o reportes contables de las mismas, deben prepararlos de manera clara, precisa y ceidos a la ver dad,

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Informacin para un buen cierre contable Opinin y juicio que se forma o emite sobre algo. El Articulo 38 de Ley 222 de 1995 dispone: Estados financieros dictaminados. Son dictaminados aquellos estados financieros certificados que se acompaen de la opinin profesional del revisor fiscal o, a falta de ste, del contador pblico independiente que los hubiere examinado de conformidad con las normas de auditora generalmente aceptadas Estos estados deben ser suscritos por dicho profesional, anteponiendo la expresin "ver la opinin adjunta" u otra similar. El sentido y alcance de su firma ser el que se indique en el dictamen correspondiente, que contendr como mnimo las manifestaciones exigidas por el reglamento. Cuando los estados financieros se presenten conjuntamente con el informe de gestin de los administradores, el revisor fiscal o contador pblico independiente deber incluir en su informe su opinin sobre si entre aquellos y stos existe la debida concordancia 4. Opiniones profesionales distintas del dictamen Toda persona puede brindar un servicio o elaborar un producto, garantizando el resultado con una calidad determinada. Ser en este caso la opinin profesional de un Contador Pblico independiente la que certifica, pero dentro de los marcos de la Ley. 5. Revisin y financieros suscripcin de estados mediante el cual los diferentes interesados en la marcha de una empresa podrn evaluar a la misma, esto implica realizar un mtodo de estudio de la empresa y de las variables macro y macroeconmicas que la afectan para determinar los aspectos que la hacen una opcin slida y las posibilidades de enfrentar situaciones futuras adversas. 9. Anlisis verticales y horizontales financiero, contables y presupuestales Las comparaciones verticales se efectan entre las cifras de estados financieros que pertenecen al mismo ejercicio contable. Por su parte, las comparaciones horizontales se realizan entre las cifras estados financieros que corresponden a diferentes ejercicios. Estos mismos anlisis se hacen a los presupuestos 10. Revisin de procesos financieros (Es una funcin ms gerencial) El actual entorno empresarial plantea a muchas organizaciones financieras el desafo de reforzar sus controles internos y, al mismo tiempo, servir de base para cumplir los requisitos impuestos por la legislacin. No obstante, los directivos financieros no deben perder el enfoque con respecto a cul es su verdadero objetivo que es el de poner en prctica procesos financieros eficientes que proporcionen resultados razonables. 11. Revisin de procesos contables El manejo de registros constituye una fase o procedimiento esencial de la contabilidad. El mantenimiento de los registros conforma un proceso toda vez que el desarrollo eficiente de las otras actividades contables depende en alto grado de la exactitud e integridad de los registros de la contabilidad. La revisin de estos procesos implica tener en cuentas todos los elementos que lo configuran incluida la debida parametrizacin del software utilizado. 12. Asesora financiera y de tesorera La asesora financiera implica para la empresa la ayuda necesaria para descubrir las necesidades financieras, analizando circunstancias pasadas, presentes y futuras de su cliente, teniendo en cuenta la edad, su patrimonio disponible, su tipo impositivo, su

(ver numeral 2) 6. Verificacin de estados financieros (ver numeral 2)

7. Comprobacin de estados financieros (ver numeral 2) 8. Anlisis de estados financieros Consiste en la compilacin y estudio de los datos contables, as como la preparacin e interpretacin de razones financieras, tendencias y porcentajes. Es el proceso

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Informacin para un buen cierre contable situacin profesional y familiar y el resto de inversiones de que pueda disponer. Adems constituye un apoyo en la empresa para reconocer la solvencia, liquidez, mantenimiento y control del Capital de Trabajo. 13. Asesora contable Consiste en lograr la ptima marcha del funcionamiento de la empresa con base en la Contabilidad. A travs de ella se tiene el conocimiento sobre la situacin econmica de la empresa. Con ello podemos plantear y solucionar cuestiones sobre endeudamiento, inversin, etc. El proceso de asesora contable se basa en la adecuacin y organizacin de la documentacin proporcionada por la empresa para su posterior procesamiento. Una vez registrada, se procede al anlisis y elaboracin de conclusiones con el fin de mantener informados a los gestores o administradores de la situacin empresarial tanto de forma peridica como de forma puntual. Tambin es orientar y recomendar en aspectos de contabilidad. 14. Trabajos de compilacin Es aquel trabajo en que el Contador usa su pericia para reunir, clasificar y resumir informacin financiera. Para hacer el trabajo debe tener en cuenta: Principios generales de un trabajo de compilacin; definicin de los trminos del trabajo; planeacin; documentacin y establecimiento de unos procedimientos 15. Actualizacin contable Es el proceso que se sigue para llevar los registros contables atrasados hasta una fecha actual a travs de un proceso de recoger informacin, codificar, digitar y finalizar el registro en Libros principales y auxiliares hasta llegar a la obtencin de los correspondientes Estados Financieros. 16. Preparacin, elaboracin y revisin de estados financieros, del sistema de informacin contable, de libros de contabilidad y actividades conexas (Ver revisin de procesos contables, numeral 11) 17. Manejo integral (Ver numerales 8 y 11) de la contabilidad

18. Estudio de planificacin de utilidades La planificacin y control de utilidades constituye uno de los mtodos ms significativos que se han desarrollado para facilitar la realizacin eficaz del proceso administrativo. 19. Elaboracin de presupuestos Un presupuesto es la previsin de gastos e ingresos para un determinado lapso, por lo general un ao. Permite a las empresas, los gobiernos, las organizaciones privadas y las familias establecer prioridades y evaluar la consecucin de sus objetivos. Para alcanzar estos fines puede ser necesario incurrir en dficit lo cual se presenta cuando los gastos superan los ingresos o, por el contrario, puede ser posible ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentar un supervit, lo cual se presenta cuando los ingresos superan a los gastos. 20. Anlisis y evaluacin de cartera Es establecer criterios mnimos que se tendrn en cuenta en el momento del otorgamiento de los crditos, tales como capacidad de pago, ingresos y egresos del deudor y flujo de caja del proyecto a financiar; incluye el conocimiento de la solvencia del deudor a travs de variables tales como el nivel de endeudamiento y la calidad y composicin de los activos, pasivos y patrimonio y contingencias del deudor y/o del proyecto. Tambin la liquidez, valor, cobertura e idoneidad de las garantas, solvencia del deudor, las provisiones de carcter general y de carcter individual, el Control Interno y los castigos de cartera. 21. Saneamientos contables o depuraciones de cuentas contables y financieras El saneamiento contable consiste en la fijacin de polticas y procedimientos necesarios para garantizar que se identifiquen, clasifiquen y determinen, previo estudio sustentado, las respectivas partidas contables que debern ser sometidas a consideracin de la instancia correspondiente para su castigo o depuracin. La depuracin de cuentas consiste precisamente en sacar

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Informacin para un buen cierre contable estos saldos rezagados y ubicarlos donde corresponde segn la naturaleza del saldo. 22. Organizacin e implementacin de sistemas contables(Ver Revisin de procesos contables, numeral 11) 23. Asesora en portafolio de inversiones y mercado de capitales El portafolio de inversiones est conformado por una serie de participantes que compran y venden acciones e instrumentos de crdito con la finalidad de ofrecer una gama de productos financieros que promuevan el ahorro interno y fuentes de capital para las empresas. Los mercados de capitales son una fuente ideal de financiamiento por medio de la emisin de acciones, con el fin de mantener balanceada la estructura de capital de la empresa. 24. Evaluacin de proyectos y anlisis de factibilidad Evaluar proyectos es el conjunto de tcnicas desarrolladas con el fin de estimar el rango de rentabilidad de un proyecto. La investigacin de factibilidad en un proyecto consiste en descubrir cules son los objetivos de la organizacin para luego determinar si el proyecto es til para que la empresa logre sus objetivos. 25. Valoracin de empresas Se hace cada vez ms necesario conocer objetivamente el verdadero valor de las empresas. Los motivos para ello van desde la posible venta total de la compaa, venta accionaria entre socios, determinacin y contabilizacin del Goodwill o Know How, fusiones con otras empresas, reestructuraciones, capitalizaciones, daciones en pago, o como parte de la implementacin de procesos de medicin de generacin de valor. Implica dar respuestas entre otras a las siguientes preguntas : cundo vender mi empresa? y cunto vale mi empresa? estandarizar y simplificar las acciones al igual que la integracin y coordinacin entre la produccin y el gasto incurrido. Incluye optimizar la forma como se asignan, distribuyen y usan los recursos desde la perspectiva de financiamiento apoyando la factibilidad y sustentabilidad de las acciones a tomar. 2. Prcticas y procesos relacionados con inventarios fsicos El Control Fsico de Inventarios se inicia a partir de un inventario fsico que, segn las condiciones de las existencias y de los almacenes en donde se encuentran, debe realizarse como una accin integral y con una metodologa que asegure su xito final. Sus fases frente a al stock son: ordenamiento previo, codificacin, verificacin fsica, corte documentario, comparacin de las tarjetas de inventario, comparacin con el sistema de control, conteo fsico vs. sistema de krdex y actualizacin del sistema de krdex al conteo fsico. 3. Estudio y planificacin de compras La planificacin de las compras ayuda a conseguir los objetivos estratgicos de la institucin tales como: conseguir precios ms competitivos, efectuar compras oportunas y aumentar la productividad de la organizacin. Implica evaluacin de factores como, stock, cantidad y control. 4. Elaboracin y preparacin de contabilidad de costos La contabilidad de costos es un sistema de informacin para predeterminar, registrar, acumular, distribuir, controlar, analizar, interpretar e informar de los costos de produccin, distribucin, administracin y financiamiento. Se relaciona con la acumulacin, anlisis e interpretacin de los costos de adquisicin, produccin, distribucin, administracin y financiamiento para el uso interno de los directivos de la empresa y para el desarrollo de las funciones de planeacin, control y toma de decisiones. 5. Elaboracin de estados de costos, certificaciones y dictmenes En una empresa productora debe determinarse, con anterioridad al estado de

B. rea de Contabilidad y Costos


1. Anlisis de costos Es un proceso que implica ajustar y actualizar la informacin financiera, las normas y procedimientos internos. Tambin implica

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Informacin para un buen cierre contable resultados, el estado de costo de produccin en el cual se determina precisamente el costo de los productos cuya produccin se termin en el ejercicio. El estado de costo de produccin puede ser al mismo tiempo el estado de costo de produccin y ventas en cuyo caso al estado de resultados ira directamente la cifra del costo de ventas. Cuando el estado es solamente de costo de produccin entonces el costo de ventas se calcula en el propio estado de resultados como se hace en el caso de una empresa comercial. 6. Evaluacin de eficiencia en los procesos productivos Un proceso productivo consiste en transformar entradas (insumos) en salidas, (bienes y/o servicios) por medio del uso de recursos fsicos, tecnolgicos, humanos, etc. Un proceso productivo incluye acciones que ocurren en forma planificada y producen un cambio o transformacin de materiales, objetos y/o sistemas al final de los cuales obtenemos un producto o servicio. 7. Elaboracin de manuales de costos Un manual de costos se prepara para compilar costos actualizados de capital, gastos de operacin y mantenimiento y otros costos de sistemas aadidos de control proporcionando as un procedimiento completo, conciso, consistente y fcil de usar para la estimacin y (siempre que sea apropiado) el escalamiento de tales costos 8. Diseo de sistemas de costos y control de inventarios Son las polticas y procedimientos que una compaa establece para la adecuada administracin de inventarios. Estas polticas y procedimientos son establecidos por la gerencia, cumplidos por el personal responsable y monitoreados por los auditores. diferentes fines tales como: verificar los pagos de parafiscales o de retenciones en la fuente entre otros. 2. Impuesto predial y de vehculos El Impuesto predial es un impuesto real que grava la propiedad o posesin de los inmuebles y debe ser pagado una vez al ao por los propietarios, poseedores o usufructuarios de los predios. El impuesto de vehculos fue establecido con la Ley 488 de 1998 el cual sustituy a los antiguos impuestos de circulacin y trnsito (ms conocido como de rodamiento) y al impuesto de timbre nacional sobre vehculos. 3. Elaboracin del auto-avalo catastral La declaracin del auto-avalo catastral existe en algunos municipios de Colombia para que sea directamente el propietario del inmueble, y no el municipio, quien defina el correspondiente valor catastral del inmueble y su respectivo impuesto predial. Esto implica tener conocimiento del tema y debe prepararse acompaado de personal especializado. 4. Declaracin de industria y comercio Esta declaracin se elabora en forma anual vencida, o bimestral corriente, dependiendo de las normas que apliquen en cada municipio en el cual se hayan llegado a efectuar actividades industriales, comerciales o de servicios. Las normas bsicas de este impuesto estn definidas en los artculos 32 a 48 de Ley 14 de 1983. Las exenciones y tarifas son tambin definidas por los Consejos Municipales sujetndose a los lmites que les establece la Ley 14 de 1983. 5. Declaracin de retencin en la fuente. La retencin en la fuente es un mecanismo que busca recaudar el impuesto de renta, de IVA y timbre de forma anticipada. De esta forma cada vez que ocurra un hecho generador de tales impuestos, si quien realiza el pago o abono en cuenta es agente de retencin entonces efectuar la respectiva retencin. De esa forma el estado no debe esperar a que transcurra el perodo de un impuesto para poderlo recaudar, sino que mediante la retencin en la fuente este recaudo se hace mensualmente.

C. rea Tributaria
1. Elaboracin y suscripcin de certificaciones sobre aspectos tributarios Se trata de preparar constancias tributarias que tengan como base la contabilidad. Diversos organismos los solicitan y tienen

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Informacin para un buen cierre contable Corregir declaraciones tributarias de renta, ventas, retencin en la fuente, industria y comercio y otras implica estudios sobre lo ejecutado, lo inicialmente declarado, las causas por las que se requiere hacer su correccin y sus consecuencias. Si la correccin es para disminuir el impuesto inicial o aumentar el saldo a favor, implica preparar un proyecto de correccin a la autoridad tributaria el cual puede o no ser aceptado.

6. Declaracin de IVA. La declaracin de impuesto al valor agregado es el mecanismo utilizado por el gobierno para que quienes pertenecen al rgimen comn presenten la informacin relacionada con este tributo bimestralmente. Igualmente es mecanismo para hacer posible el descuento de las retenciones de IVA que le hayan practicado. 7. Declaracin de renta y complementarios. El impuesto sobre la renta y su complementario de ganancias ocasionales es un impuesto directo que grava las utilidades fiscales de las personas, empresas, u otras entidades legales. Su declaracin anual implica el conocimiento de las normas tributarias vigentes en cada periodo, la conciliacin entre la renta contable y la fiscal y la firma de la misma. 8. Disear un proyecto de planeacin tributaria La planeacin tributaria como herramienta puede ser utilizada por las compaas desde la administracin para optimizar el valor de los impuestos en que estas son sujetos pasivos. Mediante la misma se logran objetivos tales como : a) determinar en la evaluacin de los proyectos de inversin los posibles efectos de los impuestos en forma anticipada; b) considerar alternativas de ahorro en impuestos, en los proyectos de inversiones u operaciones que se vayan a realizar; c) aumentar la rentabilidad de los accionistas; d) mejorar el flujo de caja de las compaas, programando con la debida anticipacin el cumplimiento adecuado de las obligaciones tributarias. 9. Asesora tributaria Con esta se busca controlar la totalidad de las responsabilidades fiscales y su efecto financiero en las operaciones de la empresa. Igualmente implica dar los consejos, hacer el seguimiento y determinar claramente las responsabilidades que se asumen. 10. Elaboracin de proyectos de correccin de declaraciones tributarias

D. rea de Revisora Fiscal y Auditora


1. Ejercicio de la revisora fiscal (sin dedicacin exclusiva) Es una labor que es ejercida en cabeza de un profesional de la contadura capaz de dar fe pblica sobre la razonabilidad de los estados financieros, validar informes con destino a las entidades gubernamentales y juzgar sobre los actos de los administradores. La revisora fiscal en la mayora de los casos es el rgano de control establecido por ley en varios tipos de entes jurdicos. Desarrolla funciones que pueden asimilarse a las de un auditor financiero independiente, a las de un auditor de gestin y las de un auditor de cumplimiento. 2. Revisin e interventora de cuentas. (La interventora de cuentas se debe asimilar a auditora.) 3. Ejercicio de auditora financiera Implica el examen y comprobacin de las operaciones, registros, informes y los estados financierosde una entidad correspondientes a determinado perodo, examinando que se hayan hecho de conformidad a la metodologa y dems disposiciones legales, polticas y otras normas aplicables. Implica adems revisin, anlisis y examen de las transacciones, operaciones y requisitos financieros de una entidad con objeto de determinar si la informacin financiera que se produce es confiable, oportuna y til. 4. Auditora de gestin y desempeo Las entidades buscan estrategias para lograr sus objetivos y, dependiendo de la naturaleza

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Informacin para un buen cierre contable de sus operaciones, de la industria, del entorno regulador en que operan y de su tamao y complejidad, enfrentan una diversidad de riesgos de negocio. La administracin es responsable por identificar tales riesgos y por responder a ellos. Sin embargo, no todos los riesgos se relacionan con la temtica que el auditor se propone considerar en la auditora de gestin. Gestin es la actuacin de la direccin y abarca medir lo razonable de las polticas y objetivos propuestos, los medios establecidos para su implementacin y los mecanismos de control que permitan el seguimiento de los resultados obtenidos. 5. Auditora de control interno Consiste en la verificacin del estado de implementacin de los sistemas contables y de control interno, que permite evaluar el cumplimiento de los principios y procedimientos de control interno y de contabilidad generalmente aceptados, el grado de actualizacin de la contabilidad, el empleo correcto de las cuentas contables y la elaboracin y aplicacin de los sistemas de costos. 6. Auditora de presupuestos El especialista Vargas Lpez Portilla lo expresa as: la Informacin de los presupuestos est basada en diversos eventos e hiptesis que se espera ocurran en un futuro. Dicha informacin puede referirse a una cuenta, proyecto o estados financieros futuros de una entidad. A su vez ste tipo de informacin financiera puede estar elaborada bajo circunstancias que no necesariamente se espera que ocurran, con el propsito de determinar diversos escenarios financieros (pesimista, esperado y optimista) para ayudar a la toma de decisiones. La auditora presupuestaria entonces tiene como objetivo analizar la forma de clculo de las cifras, as como verificar que tengan relacin con las circunstancias, supuestos o hiptesis bajo las cuales fueron determinadas. Lo anterior para otorgar una opinin profesional sobre la certeza de las cifras presupuestadas en el caso de darse los supuestos bajo los cuales fueron estimadas o proyectadas. 7. Auditora operacional Es una revisin y evaluacin parcial o total de las operaciones y procedimientos adoptados en una empresa, con la finalidad de apoyar a la direccin de la misma en la tarea de eliminar las deficiencias por medio de recomendacin de medidas correctivas. Comprende adems de la financiera, el examen y evaluacin de la planeacin, organizacin, direccin y control interno administrativo; de la eficiencia, eficacia y economa con que se han empleado los recursos humanos, materiales y financieros; y de los resultados de las operaciones programadas para saber si se han logrado o no los objetivos propuestos. 8. Auditora tributaria Mediante pruebas de cumplimiento y sustantivas, se revisan todas las declaraciones tributarias del cliente, tanto en su forma como en su fondo, verificando las cifras relacionadas de los estados financieros antes de su presentacin y firma, sirviendo como filtro necesario para una mejor y oportuna presentacin de sus impuestos.

9. Auditora de sistemas La auditoria en informtica es la revisin y la evaluacin de los controles, sistemas y procedimientos de informtica. Tambin de los equipos de cmputo, su utilizacin, eficiencia y seguridad y de las personas que participan en el procesamiento de la informacin, a fin de que por medio del sealamiento de cursos alternativos se logre una utilizacin ms eficiente y segura de la informacin que servir para una adecuada toma de decisiones. 10. Auditora ambiental Constituye un instrumento de gestin que comprende una evaluacin sistemtica, documentada, peridica y objetiva de la eficacia de la organizacin, del sistema de gestin y de los procedimientos destinados a proteger el medio ambiente con la finalidad de facilitar el control operativo de las prcticas que puedan tener un impacto sobre el medio ambiente y evaluar el cumplimiento de la poltica medioambiental de la organizacin, en especial de sus objetivos y metas ambientales.

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Informacin para un buen cierre contable minimizando los riesgos de informar beneficios o situacin patrimonial no acordes con la realidad econmica del ente. 3. Elaboracin de estudios de mercado y/o competitividad. El estudio emplea los aspectos metodolgicos reconocidos nacional e internacionalmente como mejores prcticas para presentacin de informes tcnicos estructurados como monografas, que no son en profundidad y formalmente producto de un proyecto de investigacin.

11. Auditora social La auditora social constituye el proceso que una empresa u organizacin realiza con nimo de presentar balance de su accin social y el comportamiento tico de la empresa u organizacin, en relacin a sus objetivos y a los de terceros (personas fsicas o jurdicas) directa o indirectamente implicados. 12. Auditora de proyectos econmicos El objetivo de auditar un proyecto es obtener una seguridad razonable de que los recursos estn siendo administrados de acuerdo a las normas, reglamentaciones, prcticas y procedimientos financieros establecidos para el programa o proyecto. El documento de apoyo al programa o documento de proyecto y los plantes de trabajo, incluyen las actividades, arreglos de administracin e implementacin as como las disposiciones referentes al monitoreo, evaluacin y presentacin de informes. 13. Auditora integral Es la revisin global de las actividades financieras, contables y administrativas que incluye auditora financiera, operacional, de resultados, de programas y de legalidad.

F .Otras reas
1. Registro y actualizacin de la informacin en las Cmaras de Comercio El Registro Mercantil le permite a todos los empresarios que ejerzan cualquier actividad comercial acreditar pblicamente su calidad de comerciante. Adems, les facilita el acceso a informacin para conocer posibles clientes. 2. Registro y actualizacin en entidades de inspeccin, vigilancia y control Las entidades que ejercen inspeccin, vigilancia y control cumplen con respecto a los organismos comerciales funciones de asesora, promocin, coordinacin, capacitacin y, por lo tanto, son un importante soporte en el proceso de decisiones ya que sus informaciones y orientaciones por medio de documentos o conferencias servirn para prevenir fallas de carcter legal o procedimental y as garantizar el normal desarrollo. 3. Peritajes de distinta ndole Involucran el examen y estudio que realiza el perito sobre el problema encomendado para luego entregar su informe o dictamen pericial con sujecin a lo dispuesto por la ley. 4. Asesora en disolucin y liquidacin de compaas. La disolucin de una sociedad supone su desaparicin como persona jurdica, aunque esto no siempre va acompaado de la liquidacin de su patrimonio. En el caso de producirse la disolucin, existen unas pautas para realizar ese proceso contable.

E. rea Administrativa
1. Elaboracin de reglamentos Los reglamentos son una coleccin ordenada de reglas o preceptos que por autoridad competente se da para la ejecucin de una ley o para el rgimen de una corporacin, dependencia o servicio. 2. Elaboracin de manuales de normas, procedimientos y funciones Implica el diseo de manuales y procedimientos para el manejo interno de cada rea dela empresa e implementacin de polticas y objetivos corporativos. En la medida en que la totalidad de la organizacin, o por lo menos los funcionarios relacionados con la parte administrativa, conozcan la incidencia financiera y de negocios de la utilizacin de estndares internacionales se podr mantener un control permanente sobre los resultados de dichas transacciones,

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Informacin para un buen cierre contable 5. Revisin de procesos de liquidacin y rendicin de cuentas Los activos y pasivos de las empresas en liquidacin se deben valuar a su valor neto realizable. Se deben reconocer todas las contingencias de prdida que se derivan de la nueva situacin. Rendicin de cuentas es la accin, como deber legal y tico, que tiene todo funcionario o persona de responder e informar por la administracin, el manejo y los rendimientos de fondos, bienes o recursos pblicos asignados y los resultados en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido. 6. Asesora en procesos de fusin de sociedades Por fusin se entiende a la unin jurdica de dos o ms sociedades mercantiles; es decir, dos o ms empresas constituidas jurdicamente como entidades diferentes deciden unirse para crear una nueva empresa o que una de las existentes crezca. En el caso de que una de las empresas en cuestin sobreviva se le denominar fusionante y a las empresas que desaparecen se les llamarn fusionadas (fusin por absorcin). Tambin se da el caso de que todas las empresas involucradas desaparezcan como entidades jurdicas independientes crendose una tercera empresa con una nueva razn social. La fusin implica el traspaso de bienes, derechos y obligaciones de una o varias empresas a otra que asume tales bienes, derechos y obligaciones, desapareciendo las primeras para dar lugar al nacimiento o fortalecimiento de otra empresa (fusin por creacin). 7. Asesora en procesos de transformacin de sociedades Habr transformacin cuando una sociedad regularmente constituida adopte otro tipo social. La sociedad no se disolver, se mantendr su personalidad jurdica y no se alterarn sus derechos y obligaciones. La transformacin es una reforma del contrato social que consiste en cambiar el tipo social. Los socios abandonan un tipo y adoptan otro. Por ejemplo, una sociedad constituida bajo el tipo de sociedad de responsabilidad limitada puede adoptar el tipo sociedad annima o una sociedad annima adoptar el tipo de colectiva. Aunque la ley establezca que la sociedad adopta otro tipo y aunque se diga que la sociedad se transforma, es necesario sealar que la transformacin no es un acto corporativo, no es un acto social, sino que es un acto de los socios que resuelven modificar el contrato que los vincula cambiando el tipo social. 8. Asesora en procesos de insolvencia empresarial El proceso de insolvencia empresarial es un acto celebrado entre un deudor comerciante y determinada mayora de acreedores. La empresa o persona natural comerciante solicita a sus acreedores la aprobacin de un acuerdo para la cancelacin a largo plazo de las obligaciones en las que ha llegado a tener dificultades en su cubrimiento, pero se compromete a s mismo a pagar cumplidamente las nuevas obligaciones que surjan luego de aprobado el respectivo acuerdo. Con ello se puede evitar que las empresas que son econmicamente viables tengan que entrar al proceso de liquidacin obligatoria (vese la Ley 1116 de 2006 que estableci las condiciones para que se pueden dar estos procesos y con la cual se derogaron la ley 590 de 1999 y los artculos 89 hasta 225 de la Ley 222 de 1995 los cuales regulaban el proceso que se conoca como concordato). Si no se acogen a dicho proceso, o una vez acogido lo incumplen, entonces pasaran al proceso de liquidacin obligatoria, proceso que tambin qued regulado por las normas contenidas en los artculos 47 a 84 de la ley 1116 de 2006. 9. Exmenes de cumplimiento de contratos estatales en el orden contable y financiero El Art. 32 de Ley 80 de 1993 dispone: Son contratos estatales todos los actos jurdicos generadores de obligaciones que celebren las entidades a que se refiere el presente estatuto, previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales o derivados de la autonoma de la voluntad. 10. Actividades atinentes al examen, anlisis y revisin de emprstitos internacionales y operaciones con la banca multilateral

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Informacin para un buen cierre contable Prstamos Internacionales son los obtenidos por el sector privado o pblico con entidades o banca internacional o bien las operaciones con la Banca Multilateral que es una de las fuentes de contratacin de emprstitos externos. Se les denomina como tal a todos los Bancos de Desarrollo como el Banco Interamericano de Desarrollo-BID, Banco Mundial, la Corporacin Andina de Fomento, entre otros. La funcin principal de esta banca es apoyar el desarrollo en pases emergentes, mediante el otorgamiento de prstamos en condiciones financieras favorables y la asistencia tcnica en la preparacin, ejecucin y evaluacin de programas y proyectos. 11. Examen, anlisis y revisin de concesiones estatales y regalas. Son contratos de concesin los que celebran las entidades estatales con el objeto de otorgar a una persona llamada concesionario la prestacin, operacin, explotacin, organizacin o gestin, total o parcial, de un servicio pblico, o la construccin, explotacin o conservacin total o parcial de una obra o bien destinados al servicio o uso pblico. La regala se define como beneficio o cuanta que se paga al propietario de un derecho a cambio del uso que se hace de l. 12. Procesos de Due Diligence. Es el anlisis global y detallado de una empresa antes de su adquisicin. El objetivo es comprobar toda la informacin recopilada durante el proceso. Todas las partes involucradas en una adquisicin, como compradores o vendedores, necesitan asegurar que la informacin financiera que poseen sea tan precisa como sea posible, no solo para evitar pagar demasiado (o en el caso de un vendedor de recibir muy poco a cambio) pero tambin para asegurar que sus objetivos de gobernabilidad y administracin del riesgo sean cumplidos. La firma PriceWaterhouseCoopers (pwc) lo define en la siguiente forma: Desde la perspectiva del comprador, la calidad de la informacin disponible sobre una potencial adquisicin determina el xito final de la transaccin. Sin asegurar que los estados financieros de un negocio reflejan la realidad, una transaccin puede brindar menos de lo que sugieren las primeras impresiones. Para asegurar un proceso eficiente de venta, vendedores necesitan presentar su informacin financiera a compradores potenciales de la manera mas transparente posible. Una evaluacin independiente provee a compradores potenciales con la seguridad sobre el negocio y la naturaleza de su flujo de caja. Duediligence financiero puede ayudar a identificar y focalizar la atencin en factores del negocio que sern crticos para el xito futuro. Las responsabilidades de las juntas de compaas publicas requieren que ellos aseguren que todos los pasos posibles para identificar temas problemticos en una adquisicin potencial sean tomados.

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