MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO MUNICIPIO DE SANTA BARBARA DE PINTO (MAGDALENA)

Alcalde: ELEOTH DE JESUS LUNA TORRES ALCALDE MUNICIPAL

PROCEDIMIENTO PARA TODAS AREAS DE LA ADMINISTRACIN

SANTA BARBARA DE PINTO DICIEMBRE 9 2004.

TABLA DE CONTENIDO OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECFICOS INTRODUCCIN DECRETO No. 1. PRINCIPIOS GENERALES 1.1 DEFINICIN 1.2 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO 1.3 CARACTERSTICAS DEL CONTROL INTERNO 1.4 ELEMENTOS PARA EL CONTROL INTERNO. 1.5 OTROS ELEMENTOS DEL CONTROL. 1.6 IMPORTANCIA Y FUNDAMENTOS DEL CONTROL INTERNO. 1.7 APLICACIN 1.8 MODIFICACIONES Y ACTUALIZACIONES DEL CONTROL INTERNO 1.9 DEFINICIN DE LAS UNIDADES ESPECIALES DE COORDINACIN DE CONTROL INTERNO 1.10 JEFE DE LA UNIDAD ESPECIAL DE CONTROL INTERNO. 1.11 FUNCIONES DEL AUDITOR INTERNO. 1.12 EL SISTEMA DE AUTORIZACION Y REGISTRO. 1.13 SLIDAS PRCTICAS DE CONTROL INTERNO. 1.14 PERSONAL COMPETENTE Y EXPERIMENTADO. 1.15 NORMAS DE CALIDAD Y RENDIMIENTO. 1.16 AUDITORA INTERNA EFECTIVA 1.17 NORMAS Y PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO. 1.18 PRINCIPIOS GENERALES 1.19 LIMITACIONES DE LA EFICACIA DEL CONTROL INTERNO. 34 2. PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO PARA EL PROCESO ADMINISTRATIVO 2.1 Controles Generales 3. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA EL RECURSO HUMANO 3.1 CONTROLES GENERALES 3.2 CONTROLES DE AUTORIZACION Y CONTROL 3.3. CONTROLES DE CUSTODIA. 3.4 CONTROLES DE REGISTROS 4. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA EL REA DE PRESUPUESTO 4.1 NORMAS GENERALES NORMAS ESPECIALES PARA EL CONTROL PRESUPUESTAL DE LOS CONTRATOS (CON FORMALIDADES PLENAS). 5. PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO EN EL AREA DE PLANEACIN 40 6. PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO EN EL AREA JURDICA 7. PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO EN EL AREA DE SALUD 8. PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO EN EL AREA DE SECRETARIA DE GOBIERNO 9. PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO EN EL SERVICIO GENERAL 10.PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE TESORERIA 10.1 CONTROLES GENERALES 10.2 CONTROLES DE AUTORIZACION Y CONTROL 10.3 CONTROLES DE APROBACIN 10.4 CONTROLES DE CUSTODIA 10.5 CONTROLES DE REGISTRO 2 Pg. 5 6 7 8 10 10 11 12 12 13 15 17 17 17 18 18 20 21 22 23 23 24 24 34 34 35 35 35 36 36 37 37 39 40 41 42 42 42 42 43 43 43 44

11. PROCEDIMIENTOS DEL CONTROL INTERNO PARA EL PROCESO DE DE RECUADO Y MANEJO DE LOS INGRESOS DE LA ALCALDIA 11.1 PRESENTACIN DE DOCUMENTOS 11.2 ELABORACION DEL RECIBO DE CAJA. 11.3 ELABORACION DEL ESTADO DIARIO DE CAJA BANCOS E INVERSIONES. 11.4 REGISTRO DEL ESTADO DIARIO DE CAJA BANCO E INVERSIONES. 11.5 REGISTROS CONTABLES 12. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA LOS EGRESOS DE LA ALCALDA. 12.1 CONSIGNACIONES 12.2 PROHIBICIONES 13. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA LOS REGISTROS E INFORMES. 49 13.1 LIBRO AUXILIAR DE CAJA EN LA TESORERA 13.2 INFORME DIARIO DE TESORERA 14. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA LAS INSPECCIONES. 49 14.1 ARQUEO DIARIO DE CAJA 14.2 INSPECCIONES PERIDICAS 14.3 RESULTADOS DE LOS ARQUEOS E INSPECCIONES. 14.4 APERTURA DE LAS CUENTAS CORRIENTES EN BANCOS 14.5 INVERSIONES 14.6 REGIMEN DE CHEQUES 15. PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO PARA EL MANEJO DE CAJA MENOR. 15.1 CONCEPTO GENERAL CAJA MENOR 15.2 DEFINICION 15.3 CREACIN Y CUANTA DE CONSTITUCIN 15.4 RESPONSABILIDAD Y MANEJO DE LOS DINEROS. 15.5 PROHIBICIONES 15.6 REEMBOLSO Y LEGALIZACIN DE CAJA MENOR 15.7 ARQUEO DE CAJA MENOR 16. PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO PARA EL MANEJO CONTABLE. 16.1 APERTURA DE LIBROS 16.2 FACTURA Y RECIBOS DE CAJA. 16.3 VALES PROVISIONALES. 16.4 RELACION DE GASTOS 17. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA EL MANEJO DE FONDOS ROTATORIOS. 17.1 DEFINICION 17.2 DISPOSICIONES LEGALES CREACION Y CUANTA DE CONSTITUCIN 17.3 RESPONSABILIDAD Y MANEJO DE LOS DINEROS. 17.4 ARQUEO DE FONDOS ROTATORIOS 17.5 DISPONIBILIDAD DE EFECTIVO 17.6 REEMBOLSO Y LEGALIZACIN DE LOS FONDOS ROTATORIOS. 17.7 APERTURA DE LIBROS 17.8 SOLICITUD Y ORDEN DE COMPRA 17.9 FACTURAS Y RECIBOS DE CAJA 66 17.10 COMPROBANTES DE EGRESOS 17.11 RELACION DE GASTOS 17.12 CONCILIACION BANCARIA 3

44 44 45 46 46 48 48 48 48 49 49 49 50 51 51 52 52 58 58 59 59 60 60 60 61 61 61 61 62 62 62 62 63 63 63 64 64 65 65 65 66 66 67

ANEXOS 18. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO EN EL REGISTRO DE PROVEEDORES 18.1 CREAR UN COMITE DE EVALUACIN 18.2 RECEPCION DE LA SOLICITUD 18.3 ESTUDIOS Y EVALUACIN DEL COMITE. 19. PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO EN EL PROCESO DE CONTRATACIN CONCLUSIONES

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OBJETIVO GENERAL

Analizar si los procedimientos aplicados en la administracin del municipio de Santa Barbara de Pinto, se ejecutan de acuerdo a los parmetros establecidos en el MANUAL DE CONTROL INTERNO.

OBJETIVOS ESPECFICOS
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Analizar los procedimientos y resultados de cada una de las reas. Verificar a travs de Auditorias externas debilidades y fortalezas que se puedan presentar. Evaluar a los funcionarios en cada una de sus reas para verificar si cumplen con los objetivos y medios propuestos.

INTRODUCCIN
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El presente trabajo tiene como objetivo primordial darle aplicabilidad a la Ley 87 del 93 y los Decretos Reglamentarios establecidos por el Gobierno Nacional. Es de gran importancia porque colabora con la administracin central en todos los procedimientos adecuados para un buen registro de la informacin y para establecer el principio del Orden en la entidad.

REPBLICA DE COLOMBIA Departamento del Magdalena

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MUNICIPIO DE SANTA BARBARA DE PINTO DECRETO No. ____ (De ____________ de 2004)

Por el cual se adopta el MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL CONTROL INTERNO, para el Municipio de Santa Barbara de Pinto (Magdalena), EL ALCALDE DEL MUNICIPIO DE SANTA BARBARA DE PINTO (Magd.), en uso de sus facultades, en especial las conferidas en la Ley 136 de 1994 y la Ley 87 de1993 y, C O N S I D E R A N D O: Que el artculo 269 de la Constitucin Poltica, establece que las

entidades pblicas, las autoridades correspondientes estn obligadas a disear y aplicar segn la naturaleza de sus funciones, mtodos y procedimientos de Control Interno, de conformidad con lo que dispone la Ley. Que la Ley 136 de 1994 en su artculo 186 establece que corresponde a los municipios y a las Entidades Descentralizadas a travs de su Representante Legal la adecuada organizacin e implementacin del sistema de Control Interno, en la forma prevista por las normas legales vigentes.

Que el Municipio de Santa Barbara de Pinto carece de los procedimientos para el manejo del Control Interno. Que en mrito de los anteriores considerndose, DECRETA: ARTCULO 1: Adoptar el MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL CONTROL INTERNO del Municipio de Santa Barbara de Pinto (Magdalena).

1. PRINCIPIOS GENERALES 1.1. DEFINICIN

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Se entiende por Control Interno, como el sistema integrado por el esquema de la organizacin y el conjunto de los planes, mtodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificacin y evaluacin adoptados por la Institucin, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones, actuaciones, as como la administracin de la informacin y los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las polticas trazadas por la direccin y en atencin a las metas y objetivos. El ejercicio del control interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economa, celebridad, imparcialidad, publicidad y valorizacin de costos ambientales. En consecuencia deber concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrnseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la institucin y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad del mismo. El Control Interno se expresar a travs de las polticas aprobadas por las niveles de direccin y administracin de la institucin. Se cumplir en toda la escala de la estructura administrativa, mediante la elaboracin y aplicacin de tcnicas de direccin, verificacin y evaluacin de regulaciones administrativas de manuales de funciones y procedimientos, sistemas de informacin y de programas de seleccin, induccin y capacitacin de personal. 1.2. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

Atendiendo los principios constitucionales que debe caracterizar a la administracin de la institucin, el diseo y el desarrollo del sistema de
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Control Interno se orientar al logro de los siguientes fundamentales:

objetivos

Proteger los recursos de la Institucin buscando su adecuada administracin ante posibles riesgos que lo afecten. Garantizar la eficacia, la eficiencia y economa en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecucin de las funciones y actividades definidas para el logro de la misin institucional. Velar para que en todas las actividades institucin. y recursos de la

organizacin estn dirigidas al cumplimiento de los objetivos de la Garantizar la correcta evaluacin seguimiento de la organizacin institucional. Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la informacin y de sus registros contables. Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organizacin y que podrn afectar el logro de sus objetivos. Garantizar que el sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificacin y evaluacin. Velar que la institucin disponga de proceso de planeacin y mecanismos adecuados para el desarrollo organizacional de acuerdo con su naturaleza y caracterstica. 1.3. CARACTERSTICAS DEL CONTROL INTERNO Son caractersticas del Control Interno, las siguientes:

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El sistema de Control Interno forma parte integral de los sistemas contables, financieros, de planeacin, informacin y operacionales de la institucin. Corresponde al Alcalde del Municipio de Santa Barbara de Pinto establecer, mantener y perfeccionar el sistema de Control Interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura misin de la institucin. En cada rea de la organizacin, el funcionario encargado de dirigirla es responsable por el Control Interno, ante su Jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en la Institucin.

La unidad especial de Control Interno o quien haga sus veces es la encargada de evaluar independiente al sistema de Control Interno de la institucin y proponer al Alcalde del Municipio de Santa Barbara de Pinto las recomendaciones para mejorarlo. Todas las transacciones de la institucin debern registrarse en forma exacta veraz y oportuna, de tal forma que permita preparar informes operativos, administrativos y financieros.

1.4.

ELEMENTOS PARA EL CONTROL INTERNO.

La entidad bajo la responsabilidad del Alcalde Municipal debe, por lo menos implementar los siguientes aspectos que orienten la aplicacin del Control Interno: Establecimiento de objetivos y metas, tanto generales como especficas as como las formulaciones de planes operativos que sean necesarios.

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Definicin de polticas como guas de accin y procedimientos para la ejecucin de procesos. Adopcin de un sistema de organizacin adecuado para efectuar los planes. Delimitacin precisa de la autoridad y los niveles de

responsabilidad. Adopcin de normas para la proteccin y utilizacin racional de los recursos. Direccin y administracin de personal conforme a un sistema de mritos y sanciones. Aplicacin de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del Control Interno. 1.5. OTROS ELEMENTOS DEL CONTROL. PLANEACION ESTRATEGICA.

La Planeacin Estratgica se define como un enfoque objetivo y sistemtico para la toma oportuna de decisiones en una organizacin. Igualmente se describe como un estilo de direccin, que implica: pensamiento analtico, imaginacin, voluntad de cambio, juicio y compromiso con la accin. La Planeacin Estratgica es un mtodo sencillo para planear el futuro; promover una estructura y una metodologa que permitan desarrollar proyecciones y controles. POLITICAS.

Se puede definir la poltica como una regla que regula, gua o limita las acciones de la entidad. La poltica es la lnea de conducta predeterminada.
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La poltica aplicable a las entidades pblicas pueden clasificarse en tres grupos: Poltica General.

Se origina normalmente fuera de la entidad, es decir, en los niveles ms altos del gobierno. Puede aplicarse a todas las entidades pblicas, a un grupo de entidades con caractersticas similares o a una sola entidad. Incluye polticas establecidas por la Constitucin, las leyes, las disposiciones ejecutivas de aplicacin general o especial y las decisiones que interpretan dichas disposiciones; Polticas aplicables a la Entidad en su totalidad.

Son aquellas establecidas por el nivel administrativo ms alto de la entidad y que generalmente la afectan en su totalidad. Poltica para las unidades de organizacin de la entidad.

Son aquellas establecidas en los niveles ms bajos y su aplicacin est limitada a las unidades de organizacin dentro de la entidad.

Las polticas tienen ciertos requerimientos como son: Deben estar establecidas por escrito y organizadas en forma sistemtica en guas, manuales u otro tipo de publicaciones. La
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falta de claridad puede ocasionar malas interpretaciones en la entidad. Deben ser comunicadas a todos los funcionarios y empleados de la organizacin, cuyas obligaciones contribuyen al logro de los objetivos de la entidad. Deben estar de conformidad con las leyes y disposiciones pertinentes, las interpretaciones de las mismas en las decisiones de los tribunales y con la poltica general prescrita en niveles ms altos. Deben ser dictadas para permitir efectuar las actividades autorizadas en forma efectiva, eficiente y econmica, as como para proporcionar un grado satisfactorio de seguridad de que los recursos del gobierno que estn bajo el control de la entidad, estn debidamente salvaguardados. Deben revisarse peridicamente debido al cambio de circunstancias cuando se considere necesario. 1.6. IMPORTANCIA Y FUNDAMENTOS DEL CONTROL INTERNO.

El Control Interno Gerencial es muy importante para los niveles Ejecutivos, Directivos, Asesores de Entidades Pblicas por cuanto proporciona condiciones para poder confiar en la solidez de las operaciones y actividades realizadas en distintos niveles y lugares, con el propsito de ser eficientes y objetivos en los procesos y procedimientos administrativos de la Institucin. El examen y observacin personal de los programas y actividades por parte de los servidores pblicos de Instituciones Estatales, por lo general, es muy limitado y se sustituye, en gran medida, con un sistema de informacin general compuesto de informes internos de naturaleza
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financiera y

estadsticas que sintetizan las operaciones y condiciones de una entidad. Por lo tanto, se realza la importancia de la exactitud de la informacin Gerencial y de Direccin. Por cuanto un objetivo importante del Control Interno se vincula con el chequeo o verificacin de la exactitud y confiabilidad de dicha informacin, el sistema de Control Interno adquiere igualmente importancia en funcin de las dimensiones y complejidades de la entidad. Un proceso permanentemente de verificacin y anlisis de informes y sus registros justificativos son indispensables para que los funcionarios de la entidad puedan tener una seguridad razonable respecto a la confiabilidad de la informacin gerencial y direccional. La necesidad de que las entidades pblicas den cumplimiento a numerosos requisitos legales y reglamentarios que rigen sus operaciones implica que el Sistema de Control Interno tenga incorporados procedimientos y procesos suficientes a fin de asegurar dicho cumplimiento. Adems unas medidas adecuadas de Control Interno garantizan la proteccin y utilizacin prudente de los recursos pblicos, generalmente escaso de modo que se logren las metas y objetivos de la entidad de conformidad operaciones. Por ende, desde el punto de vista de la administracin de la entidad, as como desde el punto de vista de los niveles gubernamentales ms elevados y de la ciudadana en general, un sano control interno reviste primordial importancia. Adems tiene particular significacin para el Auditor Gubernamental, respecto dado que el alcance de los procedimientos y pruebas de verificacin detallada quedar determinado de acuerdo con la evaluacin de su efectividad. 1.7. APLICACIN
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con las polticas

establecidas, y se fomente la eficiencia, efectividad y economa de las

El MANUAL DE CONTROL INTERNO, se aplicara sin excepcin en todas las reas de la administracin del municipio de Santa Barbara de Pinto (Magdalena), en especial aquellas que de acuerdo con la naturaleza, tienen autoridad y mando. 1.8. MODIFICACIONES INTERNO. Las modificaciones, sustituciones o adiciones al MANUAL se deben efectuar por el Comit de Coordinacin del Sistema de Control Interno, por iniciativa propia o a solicitud de las diferentes unidades, divisiones o secciones, previo estudio tcnico que las justifique y stas se adoptarn mediante Resolucin orgnica. 1.9. DEFINICIN DE LAS UNIDADES ESPECIALES DE Y ACTUALIZACIONES DEL CONTROL

COORDINACIN DE CONTROL INTERNO. Es uno de los componentes del Sistema de Control Interno de nivel Gerencial o Directivo de medir y evaluar la eficacia y economa de los dems controles, asesorando a la direccin de la institucin en la continuidad del proceso administrativo, la revaluacin de los planes establecidos y en la introduccin de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas y objetivos previstos. Como mecanismo de verificacin y evaluacin del Control Interno se utilizarn las normas de Auditora Generalmente aceptadas, la seleccin de indicadores de desempeo, los informes de gestin y cualquier otro

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mecanismo moderno que implique el uso de la mayor tecnologa, con eficiencia y seguridad. 1.10. JEFE DE LA UNIDAD ESPECIAL DE CONTROL INTERNO. El Asesor, Coordinador, Auditor Interno o quien haga sus veces, ser un funcionario de libre nombramiento y remocin designado por el Alcalde Municipal. Para desempear el cargo de Asesor, Coordinador o Auditor Interno se debe acreditar formacin profesional o tecnolgica en reas relacionadas con las actividades objeto del Control Interno, de acuerdo con la Ley 87 de 1993. El Auditor Interno o quien haga sus veces contar con el personal multidisciplinario que le asigne el Alcalde, de acuerdo con la naturaleza de las funciones del mismo. La seleccin de dicho personal no implicar necesariamente aumentos en la planta de personal existentes. 1.11. FUNCIONES DEL AUDITOR INTERNO. Sern funciones del Auditor Interno las siguientes: Planear, dirigir y organizar la verificacin y evaluacin del sistema de Control Interno. Verificar que el sistema de Control Interno est formalmente establecido dentro de la organizacin y que su ejercicio sea intrnseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y en particular de aquellos que tengan responsabilidad de mando.
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Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organizacin se cumplan por los responsables de su ejecucin y en especial que las reas empleadas encargadas de la aplicacin del rgimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta funcin. Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organizacin estn adecuadamente definidas, sean apropiadas y se mejoren permanentemente de acuerdo con la evaluacin de la entidad. Velar por el cumplimiento de las Leyes, normas, pautas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organizacin y recomendar los ajustes necesarios. Servir por el cumplimiento de las leyes, normas, pautas procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organizacin y recomendar los ajustes necesarios. Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, a fin de que se obtengan los resultados esperados. Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de informacin de la entidad y recomendar los correctivos necesarios.

1.12. EL SISTEMA DE AUTORIZACION Y REGISTRO. El Control Interno requiere que se obre con cuidado en el establecimiento del sistema de autorizacin de las transacciones y operaciones de la Institucin y en la implantacin de slidos procedimientos y registros, a fin de informar formalmente sus resultados.
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Las facultades de iniciacin de las operaciones y transacciones, son claramente delegadas por escrito por los funcionarios directivos o el titular de la entidad. El grado de autoridad delegada debe ser compatible con el cargo de la persona que la ejercer. Por lo tanto los funcionarios de rango inferior deben tener facultades para iniciar, aprobar y ejecutar operaciones y transacciones corrientes y de menor importancia, y los funcionarios de alto rango participar slo en las operaciones que no son usuales y revisten gran importancia. Por lo comn, el principal funcionario ejecutivo de la entidad delega facultades de aprobacin y ejecucin de transacciones y operaciones, a sus funcionarios subordinados, salvo aquellas de naturaleza muy importante o representaren sumas de dinero muy elevadas. Es importante que se establezca un sistema apropiado para asegurar que se desempeen satisfactoriamente los deberes delegados. En los formularios y procedimientos se deben incorporar los medios necesarios para la revisin y autorizacin de las transacciones, antes de su registro contable. En su diseo se debe prever la autorizacin apropiada de todas las operaciones y transacciones, sirviendo la constancia de la autorizacin para establecer la responsabilidad por la accin tomada. El registro de las transacciones y operaciones se debe centralizar en una sola dependencia especialmente dotada para desempear esta funcin. Los documentos de las transacciones aprobadas deben servir de fuente de los asientos contables. Un sistema contable por reas de responsabilidad, en el cual la clasificacin de las cuentas permite la preparacin de informes basados
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en las responsabilidades de los administradores de las dependencias operativas, es indispensable a los fines de establecer un slido control sobre los recursos financieros y materiales. Un sistema contable adecuado se debe basar en los principios de contabilidad de la Contadura General de la Nacin, generalmente aceptados e incluir los formularios y registros que fueron necesarios para una Contabilidad e informes financieros slidos. El Control Interno deficiente se suele poner de manifiesto en una abundancia de formularios y registros contables, firmas y aprobaciones numerosas y, una excesiva complejidad del trmite y la documentacin que dificultan una autntica justificacin contable, cuando no la hacen imposible. El Auditor gubernamental debe poder reconocer los falsos controles y formular recomendaciones para eliminarlos e implantar medidas adecuadas de control. 1.13. SLIDAS PRCTICAS DE CONTROL INTERNO. Cada unidad organizativa debe comprender y adoptar slidas prcticas a fin de asegurar un Control Interno adecuado. Entre esas prcticas se incluyen las polticas y descripciones de cargos expresadas por escrito, los formularios prenumerados, los almacenes bajo llave con acceso limitado a personas autorizadas, los arqueos sorpresivos de caja, las reconciliaciones de estados bancarios por personas independientes, los depsitos bancarios inmediatos e intactos, los pagos realizados nicamente con cheques comprobantes, las instituciones de controles para que las transacciones se autoricen debidamente, la custodia dual de documentos de valor, la verificacin peridica de la existencia de los recursos registrados y la prohibicin de canjear cheques personales y
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otorgar prstamos o anticipos a los empleados, as como tambin la debida separacin de deberes entre empleados. 1.14. PERSONAL COMPETENTE Y EXPERIMENTADO. A los fines de un slido, control interno es importante contar, en todos los niveles de la organizacin, con personal dotado de la capacidad, la formacin y la experiencia requeridas para realizar las tareas que tuvieren asignadas. El personal se debe seleccionar cuidadosamente con base en conocimientos y capacidades comprobadas, puesto a prueba por examen y sus referencias se deben verificar a fin de que slo se emplee personal idneo. Al personal se le debe dar informacin y la informacin adicionales que fueren necesarias respecto de sus tareas y funciones especficas. Debe maximizarse el aprovechamiento de los talentos ascendiendo a los empleados a posiciones de ms responsabilidad tan pronto lo justifique su desempeo. Es relevante que los empleados que tuvieren la custodia y

responsabilidad de los recursos financieros y materiales posean moral, educacin y experiencia compatible con su grado de responsabilidad. La supervisin y disciplina adecuada revisten importancia, pues

permiten maximizar los beneficios de la utilizacin de los recursos humanos, la calidad de la supervisin suele ser el punto central de un sistema satisfactorio de control interno gerencial de todas las operaciones. Por lo tanto, se deben establecer elevadas normas de supervisin y su calidad debe ser objeto de un constante anlisis en todos los niveles.
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1.15. NORMAS DE CALIDAD Y RENDIMIENTO. El Control Interno y su evaluacin resultan ms efectivos cuando la administracin de la entidad establece claramente normas de clida y rendimiento. Estas normas se exponen en presupuestos operativos, planes de trabajo, manuales tcnicos y otros medios. Las normas correspondientes a cada esfera operativa se deben expresar por escrito y comunicar a los empleados a quienes compete su aplicacin. Las normas especficas de Control Interno se pueden establecer por separado, aunque con gran frecuencia se las incorpora a las normas operativas de cada rea. 1.16. AUDITORA INTERNA EFECTIVA El Control Interno dentro de una entidad se examina y evala sistemticamente por conducto de la Auditora profesional que formula recomendaciones con respecto a las mejorar necesarias en los mtodos y medidas de Control Interno. Por ende, una Auditora Interna efectiva es un componente principal del sistema de Control Interno de la entidad. 1.17. NORMAS Y PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO. Las medidas, los reglamentos y los objetivos los que debe responder un Sistema de Control Interno constituyen las normas del mismo. El establecimiento de normas de Control Interno resultan particularmente necesario en el sector pblico, dada su magnitud, volumen de transacciones y multiplicidad de documentos. Asimismo esta necesidad es evidente por el hecho de que las disposiciones legales que rigen la
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gestin y el control de los recursos pblicos, exigen una rendicin de cuentas de todos los funcionarios encargados de recibir, desembolsar o utilizar fondos pblicos. Las normas de Control Interno se clasifican en: Principios Generales. Tcnicas Especficas:

Estos principios y tcnicas de Control Interno son aplicables todas las operaciones y funciones administrativas y no deben limitarse bien sean automticos o manuales. 1.18. PRINCIPIOS GENERALES Los principios generales que se exponen a continuacin son vlidos para todos los aspectos de Control Interno; ofrecen adems una base para la elaboracin de mtodos especficos y contribuyen apropiado para el control dentro de la organizacin. A. GARANTA RAZONABLE Los sistemas de Control Interno deben proporcionar una garanta razonable del cumplimiento de los objetivos del sistema. Una garanta razonable implica que el costo del control interno no debe exceder el beneficio obtenido. La garanta razonable es equiparable a un nivel satisfactorio de confianza, considerando
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a las

operaciones financieras. Igualmente son aplicables a todos los sistemas,

a crear un ambiente

el costo, la utilidad y los

riesgos. Ello requiere el buen juicio de los directivos. Al ejercer estos juicios los organismos deben: Identificar los riesgos que implican sus operaciones y el margen de riesgo aceptable en diversas circunstancias. Evaluar los riesgos desde el punto de vista cuantitativo y cualitativo.

El costo se refiere al volumen, en trminos financieros, de los recursos utilizados para lograr el objetivo especfico. Refleja tambin una oportunidad desaprovechada, por ejemplo una demora de las operaciones, un descenso en la productividad o de la calidad del servicio. La utilidad se mide por el grado en que se reduce el riesgo de no lograr un objetivo previsto. Para asegurar la eficacia, los directivos del sector pblico tienden a disear sistemas dotados de controles excesivos. Sin embargo, sta prctica puede derivar en tareas tediosas que los empleados tratarn de evitar, en acciones ineficientes que causan demoras y en una merma de las competencias, lo cual dificultar la identificacin de las responsabilidades individuales. B. RESPALDO Los funcionarios deben mostrar y mantener, en todo momento, una actitud positiva y de apoyo en lo que atae a los controles internos. Todos los niveles de la organizacin deben mostrar una voluntad abierta, en la adopcin de medidas que fomenten la eficacia de los controles. La actitud
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del individuo afecta el nivel de rendimiento y, en consecuencia a la calidad de los controles internos. Los directivos podrn suscitar y favorecer esta actitud positiva y de apoyo si insisten en conceder prioridad al Control Interno. Una actitud positiva es fomentada por la alta direccin de una entidad, a travs del compromiso por conseguir un control riguroso, gracias a la realizacin de medidas en materia de organizacin de la entidad, polticas de personal, comunicacin, proteccin y empleo de los recursos. El nivel directivo podr demostrar su apoyo a la realizacin de controles internos eficaces, destacando su utilidad en la identificacin de sectores susceptibles de mejorar su rendimiento y reaccionando ante su informacin que proporcionen dichos controles. En todo caso, un mbito propicio para el control est supeditado a una adecuada supervisin, capacitacin y motivacin del personal. C. PERSONAL COMPETENTE Los funcionarios deben caracterizarse por su integridad personal y profesional, mantener un nivel de competencia que les permita realizar los deberes asignados y comprender la importancia que tiene la elaboracin y aplicacin de controles eficaces. La adopcin decisiones en materia de contratacin y dotacin de personal debern incluir una evaluacin de las calificaciones y experiencia de los candidatos. El personal debe ser sometido a un adiestramiento metdico y prctico necesario.

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Es necesario recordar peridicamente al personal de sus obligaciones por medio de un Cdigo de Conducta empresarial. Igualmente e importante asesorar y evaluar el rendimiento. La evaluacin global del rendimiento debe basarse en general en la apreciacin de diversos factores, incluyendo la realizacin y el mantenimiento de Contadores Internos eficaces. D. OBJETIVOS DEL CONTROL Los objetivos del Control Interno deben identificarse o elaborarse para cada actividad de la Alcalda, dichos objetivos deben ser lgicos, pertinentes y en la medida de lo posible, completos. Los objetivos son los resultados o metas del Control Interno que deben alcanzarse. Son los efectos positivos que la direccin intenta conseguir o las condiciones adversas o efectos negativos que la direccin trata de evitar. Los objetivos deben ajustarse a las actividades especficas de cada organismo y, a la vez, ser congruentes con los objetivos generales del Control Interno establecidos por un Ministerio, un Departamento Central o por la Legislacin. Generalmente, es posible agrupar actividades de una entidad en una o ms categoras denominadas ciclos. Dichos ciclos incluyen todas las actividades especificas (tales como: Identificacin, clasificacin, registro e informes), requeridas para procesar la transaccin o un hecho en particular. Los ciclos deben ser compatibles con el organigrama de la entidad y la asignacin de responsabilidades. Existen diversas formas de establecer categoras entre las cuales vale la pena mencionar las siguientes:

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Gestin de la entidad. Finanzas; Programa (Operacional); Administracin.

Los ciclos de gestin de calidad cubren la poltica general, la planificacin, organizacin, sistemas (procesamiento de datos), y funciones de Auditora. Los ciclos de finanzas cubren las reas de Control tradicionales relacionadas con el flujo de datos (INGRESOS Y GASTOS), activos relacionados e informacin financiera. Los ciclos del programa operacional se refiere a las actividades de la entidad relacionada con misiones y de naturaleza especifica o particular a ella. Los ciclos administrativos tienen que ver con las actividades desarrolladas como apoyo a la misin principal de la entidad. Obviamente estos cuatro tipos de ciclos interactan y es necesario establecer los controles pertinentes para lograr una interaccin ptima. E. EFICACIA Y EFICIENCIA DE LAS TECNICAS DE CONTROL. Las tcnicas de Control Interno deben ser eficaces y eficientes para cumplir con sus objetivos: Las tcnicas de Control Interno son los mecanismos o procedimientos que permite alcanzar los objetivos del control. Estas tcnicas comprenden, las actividades especficas, planes de organizacin (incluida la divisin de tareas y deberes) y los dispositivos fsicos) tales como cerraduras o alarmas de incendio).
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Las tcnicas del Control Interno

deben ofrecer continuamente un alto grado de garanta de que se estn organizando los objetivos de Control Interno. Para ello deben estar diseados de tal forma operen en conjunto y no individualmente. Las tcnicas, para que sean eficaces, deben cumplir con el cometido previsto en la aplicacin real. Es posible que las tcnicas diseadas para funcionar en un ambiente manual, no sean eficaces en uno automatizado. Por consiguiente, las tcnicas empleadas deben cumplir el cometido previsto y funcionen siempre que el caso lo requiera. En cuanto a su eficiencia, las tcnicas deben estar diseadas para obtener el mximo beneficio con el mnimo esfuerzo. Las tcnicas que se someten a prueba para determinar su eficacia deben ser las que realmente se utilizan en la prctica y deben ser examinadas cada cierto tiempo.

- TECNICAS ESPECFICAS DE CONTROL Las tcnicas de control son esenciales para ofrecer una garanta mxima del cumplimiento de los objetivos del control interno. Dichas tcnicas se exponen a continuacin: A. DOCUMENTACIN Los sistemas de Control Interno y todas las transacciones y otras operaciones significativas habrn de documentarse claramente y la documentacin debe estar disponible para su verificacin. Todo organismo debe tener pruebas escritas, tanto de sus tcnicas y objetivos de Control Interno y de sus sistemas de rendicin de cuentas, as como los aspectos pertinentes de las transacciones y otras operaciones significativas. Asimismo, la documentacin debe estar disponible y ser fcilmente accesible para su comprobacin. La documentacin de los sistemas de Control Interno deben incluir la identificacin de los mbitos de la actuacin del organismo, de los objetivos y de las tcnicas correspondientes, figurando en documentos tales como las
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directrices de gestin, la poltica administrativa y los manuales de contabilidad. La documentacin debe ser por lo general completa, exacta y permitir el seguimiento de la transaccin u operacin en cuestin (incluyendo la informacin concerniente), antes, durante y despus de su realizacin. Adems, la documentacin de los sistemas de Control Interno, de las transacciones y otras operaciones importantes debe ser terminada y til para Directivos en el control de sus actividades y para los fiscalizadores u otras personas en el anlisis de las mismas. B. REGISTRO OPORTUNO Y ADECUADO DE LAS TRANSACCIONES Y OPERACIONES. Las transacciones y operaciones deben registrarse oportunamente y clasificarse debidamente. Las transacciones u otras operaciones importantes deben registrarse sin la dilacin a fin de que la informacin pertinente tenga importancia y valor para los directivos en el control de las actividades y en la adopcin de decisiones. Ello es vlido para todo el proceso o ciclo vital de una transaccin u operacin e incluye, su inicio y autorizacin, los aspectos de la transaccin mientras se realiza y su clasificacin final en los registros sumarios. Esta forma requiere, asimismo, la clasificacin pertinente de las transacciones y otras operaciones. La clasificacin pertinente consiste en la organizacin y el procesamiento de la informacin en los registros sumarios que sirve de base a la preparacin de informes y estados. C. AUTORIZACIN Y EJECUCIN DE LAS TRANSACCIONES Y OTRAS OPERACIONES. Las transacciones y otras operaciones significativas slo podrn ser autorizadas y ejecutadas por aquellas personas que acten dentro de los limites de sus facultades. La Administracin Central es quien decide el canje, transferencia, utilizacin o la asignacin de recursos para fines especficos en condiciones igualmente especficas. la autorizacin es el medio principal para asegurar que slo se realizan transacciones y otros actos vlidos , debe comunicarse explcitamente a los
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funcionarios y tendr que incluir los trminos y condiciones especficas conforme a las cuales se otorgar una autorizacin. la observancia de los trminos de una autorizacin significa que los empleados desempean la labor que les ha sido asignada en concordancia con las directrices y dentro de los limites establecidos por la Administracin Central. D. SEPARACIN DE FUNCIONES. Las funciones y responsabilidades esenciales de autorizar, elaborar, registrar y revisar las transacciones deben repartirse entre varias personas. Con el fin de reducir el riesgo de errores, despilfarros o actos ilcitos, o para mermar la probabilidad de no detectar ese tipo de problemas, es preciso evitar que todos los aspectos de una transaccin u operacin se encuentren en manos de una persona. las funciones y responsabilidades deben asignarse sistemticamente a varias personas para asegurar un procedimiento efectivo de "controles y equilibrio". Entre las funciones claves figuran la autorizacin y el registro de las transacciones, la emisin y el recibo de los activos, el pago y la revisin o fiscalizacin de las transacciones. Sin embargo, la colusin puede reducir o eliminar la eficacia de esta norma de Control Interno. Un ejemplo de esta tcnica, utilizada en numerosos pases, constituye la asignacin de un funcionario del Ministerio de Hacienda, a cada organismo: este empleado es responsable de la revisin de las autorizaciones de pago y de la certificacin de su exactitud antes que se realice el pago. Sin embargo, es preciso actuar con preocupacin, ya que este procedimiento puede ocasionar retraso en las operaciones y, en consecuencia, en el vencimiento de los pagos; en tal caso es necesario considerar otro mtodo alternativo. E. SUPERVISIN Debe existir una supervisin permanente y competente para garantizar el logro de los objetivos de Control Interno. Los Supervisores deben examinar y aprobar continuamente el trabajo encomendado a sus subordinados. As mismo deben proporcionar al personal las directrices y la capacitacin necesaria para reducir al mnimo los errores; los despilfarros y los actos ilcitos, en concordancia con las directrices de la Direccin Central. La asignacin, revisin y aprobacin del trabajo del personal, requiere lo siguiente:
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Indicar claramente las responsabilidades y funciones atribuidas a cada empleado; Examinar sistemticamente el trabajo de cada empleado, en la medida que sea necesaria; Aprobar el trabajo en puntos crticos del desarrollo para asegurarse, de que avanza segn lo previsto.

F. ACCESO A LOS RECURSOS Y RESPONSABILIDAD ANTE LOS MISMOS. El acceso a los recursos y archivos debe registrarse a las personas autorizadas para ello, a las cuales debe conferirse y mantenerse la responsabilidad sobre la custodia y la utilizacin de los recursos. Peridicamente se deben cotejar los recursos con los registros contables para verificar si coinciden. La frecuencia de estas comparaciones depende de la vulnerabilidad de los activos. La razn fundamental para restringir el acceso a los recursos es la de reducir el riesgo de una utilizacin no autorizada o de prdida al gobierno y asegurar al mismo tiempo, el cumplimiento de las directrices de la direccin. Sin embargo, el grado de limitacin depende del supuesto riesgo a que estn expuestos los activos; este grado de limitacin debe revisarse peridicamente. Por ejemplo, el acceso a los documentos sumamente vulnerables y la responsabilidad ante los mismos, tales como: cheques en blanco, pueden restringirse de la siguiente manera: Mantenerlos en Caja Fuerte. Asignar a cada documento un nmero de serie. Encargar la custodia a personas de comprobada responsabilidad.

Otros aspectos que afectan el acceso son el costo, la facilidad de transporte, la canjeabilidad y el supuesto riesgo de prdida o utilizacin de los recursos. Adems, la asignacin y el mantenimiento de la responsabilidad sobre los recursos implica transferir y asignar a personas especficas la responsabilidad sobre la custodia y utilizacin de los recursos en concordancia con las directrices especificas de la Administracin Central. G. RESOLUCIN FISCALIZACIN. INMEDIATA DE LOS RESULTADOS DE LA

Los Directivos deben ser diligentes y evaluar sin dilacin:

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Los resultados y las recomendaciones de los Fiscalizadores. Determinar las medidas pertinentes de respuesta a los resultados y recomendaciones de los fiscalizadores. Concluir, en el plazo establecido, todas las acciones tendientes a corregir o, eventualmente, eliminar los hechos presentados ante la direccin.

Esta norma exige que el Alcalde tome medidas inmediatas de respuesta a todos los resultados y recomendaciones de los fiscalizadores. El proceso de resolucin de fiscalizacin se inicia cuando los resultados de una fiscalizacin se presentan al Despacho y no concluye hasta que no se corrigen las deficiencias detectadas o se demuestra que los resultados y recomendaciones de los fiscalizadores son improcedentes o no justifican medidas administrativas. 1.19. LIMITACIONES DE LA EFICACIA DEL CONTROL INTERNO. Ningn Sistema de Control Interno, por muy completo que sea, puede garantizar por s mismo una gestin eficaz y la exactitud e integridad de los registros, ni puede estar libre de fraude por colusin, en especial cuando se trata por cargos de autoridad o confianza. Por ejemplo, los controles Internos que dependen de la separacin de funciones podran resultar ineficaces si existiera colusin. As mismo, los controles de autorizacin pueden ser objeto de abusos por la persona que detecta tales poderes. Cualquier sistema de control Interno depende siempre de factor humano y, por lo tanto, est sujeto a errores de juicio o de interpretacin, a malentendidos, negligencias, fatiga o distraccin. Aunque sea posible controlar la competencia e integridad del personal operador del sistema, mediante la seleccin y capacitacin, estas cualidades pueden alterarse a consecuencia de presiones internas o externas sobre la entidad. Adems, por muy competente que sea el personal, el control que efecta resultar ineficaz si no entiende correctamente cul es su funcin. 2. PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO PARA EL PROCESO ADMINISTRATIVO 2.1 Controles Generales Establecer el Manual de Procedimientos, donde se descrbanlas funciones y actividades administrativas.
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Implntese una estructura organizacional en los que se identifiquen claramente los diferentes niveles de cada oficina de la Alcalda. Crase anualmente un Plan de Accin que direccin la gestin de cada oficina. Defnase claramente los objetivos y metas de la Alcalda. Que los objetivos generales de la Alcalda sean compatibles con cada unidad Administrativa. Los procesos organizacionales deben estar identificados y determinados de forma tal, que faciliten la coordinacin y ejecucin de las labores. Delimtese y precsense las lneas de autoridad y responsabilidad. Que las lneas de autoridad y responsabilidad queden bien delimitadas. Que las funciones de quienes ejecutan y controlan quedan bien separadas. Que exista una adecuada metodologa y ejecucin de las funciones de supervisin para las labores que se desarrollen. Establzcanse tcnicas de administracin para detectar amenazas, oportunidades, fortalezas y debilidades, para que se tengan en cuenta, en el proceso de hacer efectivo el logro de la Alcalda. Crase un sistema de informacin especfico que le sirva a la direccin de cada oficina, para la obtencin de datos oportunos, reales y confiables que le sirvan para una adecuada toma de decisiones. Establzcase comits de Coordinacin en las diferentes unidades administrativas de la Alcalda.

3. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA EL RECURSO HUMANO 3.1 CONTROLES GENERALES Implntese un MANUAL DE PROCEDIMIENTOS que entre otras cosas describa los procesos de: Seleccin Rgimen disciplinario Requisitos Proceso de incorporacin Novedades

El manual debe ser evaluado y actualizado con cierta periodicidad.

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3.2 CONTROLES DE AUTORIZACION Y CONTROL Establzcase en la Alcalda un sistema de delegacin de autorizacin para que se produzcan los actos administrativos relacionados, que tengan que ver con las diferentes novedades de personal. El sistema prestacional debe ser autorizado por la autoridad competente. Los nombramientos, cambios, terminacin de contratos y horas extras, tienen que ser autorizados o de acuerdo con las normas que lo regulan y las polticas administrativas. Los cargos deben fundamentarse de acuerdo a las necesidades y a las disponibilidades presupuestales. Los ajustes a los archivos y registros deben ser autorizados de conformidad con los reglamentos. La estructura orgnica de la Alcalda tiene que estar legalmente establecida y bien delineada. La Oficina de Recursos Humanos de la Alcalda del municipio de Santa Barbara de Pinto debe contar con secciones especializadas para atender: Polticas sociales y de recreacin. Polticas de capacitacin. Polticas de ubicacin. Polticas de reclutamiento y seleccin.

* Definir plenamente las relaciones de autoridad y responsabilidad de las dependencias de Recursos Humanos con respecto a las dems dependencias. * Selense objetivos concretos y universales de desempeo del personal en trminos de calidad cantidad y oportunidad. * Establzcanse programas formales que evalen el desempeo del personal. 3.3. CONTROLES DE CUSTODIA. El acceso a los registros del personal, debe ser restringido al personal ajeno a esta dependencia. Para cumplir con el punto anterior, es necesario establecer medidas apropiadas de seguridad que garanticen la custodia y conservacin de los registros de personal.

3.4 CONTROLES DE REGISTROS

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Es menester crear un sistema de registros adecuados que permitan el control de novedades. Que los registros permitan obtener en forma clara, oportuna y precisa cualquier novedad. Establzcase una adecuada segregacin entre el manejo de registros, liquidacin de nminas y prestaciones sociales. El movimiento de registros se debe efectuar con base en documentos que estn debidamente autorizados. Los registros deben ser conciliados por la persona responsable.

4. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA EL REA DE PRESUPUESTO. 4.1 NORMAS GENERALES La Unidad de Control Interno, vigilar el cumplimiento de Presupuesto anual de la Institucin para estos efectos verificar los requisitos que a continuacin se seala: Al empezar cada vigilancia fiscal comprobar que en las tarjetas o libros de Control de apropiaciones, se registren todas las partidas aprobadas de conformidad con la respectiva Resolucin de liquidacin del presupuesto. Se debe verificar que todo programa anual mensualizado de Caja (PAC), contenga en forma clara y precisa la distribucin del gasto, obligaciones de conformidad con la respectiva Resolucin de liquidacin del presupuesto. Se debe verificar que todo programa Anual Mensualizado de Caja (PAC), contenga en forma clara y precisa la distribucin del gasto, obligaciones y los ingresos aplicados para su cancelacin. As como revisar la inclusin de los aportes o transferencias obligatorias. los cuadros mensuales de ordenacin del gasto debern registrarse en las respectivas tarjetas de control de aplicacin. La Oficina de Control Interno o quien haga sus veces comprobar, para toda clase de gastos, lo que a continuacin se dispone:

A. Que hubiese sido autorizado y ordenado su pago por la direccin de la Institucin en su calidad de ordenador principal, o por los empleados en
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quien sta haya delegado tal funcin de conformidad con reglamentaciones internas. B. Que est respaldada en documento debidamente diligenciado el cual debe llevar registrada en forma correcta la imputacin presupuestal y anotado en la tarjeta de Control correspondiente. C. Que el gasto haya sido incluido en el programa anual mensualizado de Caja (PAC), y que exista saldo suficiente para atender el mismo. Se registrar oportunamente todas las operaciones que efecten en una u otra forma las apropiaciones, con el objeto de que los registros respectivos suministren permanentemente informacin actualizada sobre la ejecucin presupuestal y disponibilidad. La unidad de Control Interno comprobar que las adiciones presupuestales o cualquier modificacin al Presupuesto se haga con base en concepto de la direccin de la institucin. Este trmite ser realizado por el Jefe de la Unidad Administrativa acompaado de la documentacin aprobada por el Director de la Institucin. Todo crdito adicional o traslado presupuestal requiere, para su aprobacin de un certificado de disponibilidad expedido por el Jefe de la Unidad Administrativa y/o el jefe de Presupuesto de la Institucin. Antes de esta aprobacin se debe verificar.

A. Que en el certificado se establezca con claridad el origen y el monto del recurso que se va a utilizar. B. Que las partidas que se trasladen estn libres de afectacin, exigiendo para estos efectos un registro provisional en la respectiva aprobacin, mientras se obtiene la aprobacin definitiva. C. Que la partida que se va a acreditar, no haya sido contracreditada durante la vigencia, salvo aquellos casos en que por circunstancias justificadas y por una sola vez, el Jefe de Finanzas o quien haga sus veces lo autorice al presentarse este hecho, la Unidad de Control Interno al verificar el certificado har las observaciones del caso. D. Que si el origen del recurso que se va a utilizar para abrir un crdito adicional proviene de un mayor reconocimiento en el presupuesto inicial, el monto certificado no sobrepase el 80% de ese mayor valor que excede el clculo inicial. E. Que los recursos del Balance o el mayor reconocimiento de estos se destinen a sufragar el dficit presupuestal de la vigencia fiscal anterior, si lo hubo antes de abrir crditos adicionales.
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La Unidad de Control Interno verificar que los traslados dentro de una misma aprobacin sean autorizados por el funcionario facultado para el hecho de acuerdo con los reglamentos internos de la institucin. La Unidad de Control Interno se encargar de verificar certificados de disponibilidad presupuestal para adiciones o traslados cuya solicitud se haga despus del 15 de Diciembre. La Unidad de Control Interno comprobar que cuando se asuman compromisos contractuales se expida un certificado de registro presupuestal provisional suscrito al jefe de Presupuestos en el cual de constancia que el contexto est aprobado con disponibilidad presupuestal, que se registre en la contabilidad presupuestal. Cuando los contratos hayan sido perfeccionados, verificar que se expida certificado presupuestal definitivo, en el cual se haga constar que la aprobacin se efectuar con esa obligacin contractual en la vigencia. Slo se podr construir reservas de apropiacin o de caja, para respaldar obligaciones contraidas antes del 31 de Diciembre y pendientes de cancelacin en esa fecha. Cuando se constituyen reservas de caja de apropiacin con aportes del presupuesto departamental para su ejecucin y contabilizacin presupuestal, la unidad de Control Interno verificar que se lleve un libro con la siguiente informacin.

a. Ttulo presupuestal b. Objeto del gasto c. Monto de la obligacin. d. Nmero, fecha y cuanta del documento de pago. e. Saldos respectivos. Similar control se establecer cuando la institucin haga aportes para otras entidades en el cual tenga inters y haya sido previamente autorizado por la Junta Directiva. Una vez construida la relacin de cuentas por pagar, la unidad de Control Interno har las verificaciones pertinentes para el reintegro de los diversos sobrantes a la Tesorera Departamental de conformidad con las normas del Cdigo Fiscal del Municipio. Se constituir como reservas con recursos propios, todas las obligaciones pendientes de pago a Diciembre 31 (reserva de caja), as como las reservas de apropiacin que se efecte por compromisos contractuales pendientes de pago a la misma fecha. El saldo de estas reservas permanecer abierto durante la vigencia siguiente y contra ellas se contabilazarn los giros que se efecten
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para el pago de las obligaciones respectivas. Si al trmino de la vigencia siguiente estas no se hubiesen ejecutado, Control Interno exigir que se cancelen de oficio en la contabilidad. NORMAS ESPECIALES PARA EL CONTROL PRESUPUESTAL DE LOS CONTRATOS (CON FORMALIDADES PLENAS). El funcionario encargado de efectuar el registro presupuestal definitivo de los Contratos, enviar a Control Interno dentro del da hbil siguiente a aquel en que se hubiese realizado, una comunicacin que contenga la siguiente informacin: A. Fecha y nmero del registro. B. Entidad Contratante. C. Nombre del funcionario que celebr el Contrato. D. Nombre del Contratista. E. Objeto del Contrato. F. Valor total del Contrato y vigencia en que se va a efectuar. G. Imputacin presupuestal. H. A la comunicacin deber acompaarse copia del Contrato. Con base en la anterior documentacin Control Interno verificar:

a. Que se hayan cumplido las formalidades requeridas por las normas que regulan el gasto pblico. b. Que el registro haya efectuado la partida presupuestal correspondiente, de acuerdo con el objeto del respectivo contrato. c. Que la cuanta por la cual se efecte el registro presupuestal de cada contrato haya sido correcta y la misma haya estado amparada en saldos disponibles de la aprobacin efectuada tanto en el presupuesto de la institucin como en el Plan de Gastos vigentes al momento del registro. 5. PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO EN EL AREA DE PLANEACION. Verificar que los contratos cumplan con lo estipulado en la Ley 80 y en Decreto 2170 del 2002. Verificar cada uno de los contratos de obras civiles y que estn organizados en sus carpetas ao por ao con sus anexos respectivos. Verificar que el Plan de desarrollo tenga sus informes de gestin del Plan.
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Verificar que el Plan de Accin estipulado en la unidad cumpla con los objetivos y metas propuestas. Las dems que le estipula la Ley.

6. PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO EN EL AREA DE JURDICA El Jefe de rea de jurdica debe dar a conocer las posibles demandas que se presenten en contra de la entidad. Determinar las cuantas, el demandante, y que estado se encuentra el proceso. Presentarle a los rganos de control cada vez que se lo soliciten un informe detallado de las posibles demandas. Cuantificar las posibles perdidas por uso indebido de los recursos o distribucin indebida de los mismos en cualquier rubro que afecte el presupuesto y darlo a conocer al ordenador del gasto. Dar a conocer las demandas a favor de la entidad Las dems que le corresponden por Ley

7. PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO EN EL AREA DE SALUD Verificar y estudiar cada uno de los contratos suscritos con la ARS para constatar el estado de acuerdo con las necesidades de la poblacin. Verificar el comportamiento del P.A.B. y su incidencia en la prestacin del servicio. Organizar los contratos suscritos con las ARS ao por ao con sus soportes respectivos como ordenes de pago, acta de liquidacin, interventorias y otros si se presenta. Evaluar si realmente lo recibido por el Municipio para el rgimen subsidiado se ha efectuado en su totalidad o si por el contrario hay deudas pendientes. Darle solucin a toda la problemtica que se presenten con la Oficina de Jurdica por los incumplimientos presentados con el reporte de novedades de algunas ARS.
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Hacer un cronograma de actividades para todas las campaas de salud que se presenten. Las dems que la Ley le asigna

8. PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO EN EL AREA DE SECRETARIA DE GOBIERNO Verificar que todos los actos administrativos como Resoluciones y acuerdos firmados por el Alcalde estn organizados en sus carpetas ao por ao. Hacer reuniones peridicas con el ordenador del gasto (Alcalde), para solucionar los problemas que se presenten en la comunidad. Las dems que le asigne la funcin del cargo y que le corresponde por Ley.

9. PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO EN EL SERVICIO GENERAL Analizar si el servicio general cumple con su funcin de aseo y limpieza de la entidad. Verificar que los implementos para el aseo no se desperdicien y cumplan con la misin encomendada. Cumplir con el horario de entrada y salida de la entidad. Las dems que le asigne las funciones del cargo.

10. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE TESORERIA 10.1 CONTROLES GENERALES Es necesario establecer un manual para l rea de afectivo, que regule:
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El manejo. Autorizaciones. Custodia. Registro. Control. Formatos.

Este tipo de Manual debe ser evaluado y actualizado en forma peridica. 10.2 CONTROLES DE AUTORIZACION Y CONTROL Las funciones de recaudos, control y custodia del efectivo, tienen que ser independientes de la preparacin de comprobantes y manejo de libros de Contabilidad, Cuentas por Cobrar, etc. Igualmente deben ser distintos a los que manejen o lleven los libros de Caja. Las aperturas de las cuentas bancarias deben ser autorizadas por responsables competentes, igualmente para girar cheques deben ser autorizadas por personas responsables y competentes. Las personas o funcionarios autorizados para firmar cheques no pueden delegar tal autorizacin en otro funcionario. Los funcionarios encargados de girar cheques no deben por ningn motivo encargarse en efectuar la labor de conciliacin bancaria ni registrar la informacin contable. Debe crearse un mecanismo que provea en forma inmediata la notificacin a los bancos para cuando el empleado autorizado para firmar los cheques se le suspenda o se retire de la entidad.

10.3 CONTROLES DE APROBACIN Hay que definir claramente las actuaciones de: Ordenacin de gastos. Ordenacin de pagos Custodia de pago

Los traslados de fondos entre cuentas corrientes de la Alcalda, deben ser aprobados por funcionarios responsables. Las cajas menores deben ser construidas con base en las polticas de la Alcalda y las normas legales preestablecidas. Deben revisarse que las facturas o comprobantes cuenten con los documentos soportes; trabajo que debe elaborar o revisarlo persona distinta
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a aquellas que prepara y autoriza dichos documentos o que autoriza los pagos. 10.4 CONTROLES DE CUSTODIA La existencia de chequeras en blanco debe controlarse en forma tal que evite que personas no autorizadas para girar cheques puedan hacer uso indebido de ellos. Establzcanse las siguientes prohibiciones: Firma de cheques en blanco. Firma de cheques al portador. Cambio de cheques a empleados o particulares. Pagos en efectivos (se exceptan los de Caja Menor). No se deben recibir dineros que no sean de la Alcalda. Se deben preparar duplicados de las consignaciones los cuales deben ser sellados por el banco y archivos cronolgicamente. Para el rea donde se encuentra la dependencia de Caja debe existir proteccin fsica adecuada. Debe restringirse el acceso a personas distintas a aquellos quienes tienen la responsabilidad del manejo y custodia del efectivo. La oficina de Control Interno debe en forma peridica evaluar el manejo, custodia y administracin del efectivo. La oficina de Control Interno debe crear un archivo de las recomendaciones que efecte cada vez que realice control para ver si se cumplen los mismos.

10.5 CONTROLES DE REGISTRO Todas las cuentas bancarias que estn a nombre de la Alcalda deben figurar en cuentas de control en libros auxiliares. Los traspasos de una cuenta bancaria a otra deben registrarse en una cuenta de control. Las conciliaciones bancarias deben realizarse en la Oficina de Contabilidad y nunca en la misma Pagaduria o Tesorera. Los comprobantes de Ingreso y Egresos deben elaborarse en forma tal que no permitan alteraciones. Las operaciones de Tesorera deben ser registradas en libros respectivamente en forma oportuna.

11. PROCEDIMIENTOS DEL CONTROL INTERNO PARA EL PROCESO DE RECUADO Y MANEJO DE LOS INGRESOS DE LA ALCALDA.
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11.1 PRESENTACIN DE DOCUMENTOS En este aspecto se debe examinar: Ingreso a Caja respaldado con su respectivo comprobante y que ste cuente con el lleno de los requisitos de validez. La fecha, para la venta de pliegos de condiciones para licitaciones est vigente. Todos los cheques que ingresen a caja, sean registrados a nombre de la Alcalda y con el cruce respectivo. El nmero de la cuenta corriente de las notas crdito y dbito debe corresponder a las cuentas de la Alcalda. Las operaciones matemticas de los documentos soportes que se presenten a la Tesorera se realizan correctamente.

11.2 ELABORACION DEL RECIBO DE CAJA. Consiste en la preparacin del Recibo Oficial de Caja, el cual se certifica el Ingreso por los diferentes conceptos. Recibos de Caja numerados consecutivamente y de la misma manera su utilizacin Todo ingreso de fondos, tanto en cheque como en efectivo, se registre en un recibo Oficial de Caja. El recibo de Caja se expide en el momento mismo de la recepcin de los valores, no antes ni despus. No expedir Recibos de cajas provisionales o temporales. Si es necesario anular un recibo de caja, ello quede registrado en el original y las copias del mismo, colocndoseles el sello de ANULADO. El Recibo de caja se expida a nombre de la persona natural o jurdica que hace el pago respectivo, indicaciones del nmero de la cdula de ciudadana o del Nit correspondiente entregndosele inmediatamente el original del mismo. Los dineros existentes en la Tesorera se soporten por los recibos de Cajas correspondientes. Las copias de todos los Recibos de Cajas expedidos cada da, se deben anexar en orden numrico consecutivo, al Estado Diario de Caja, Bancos e Inversiones. Los recaudos que se obtengan diariamente se deben consignar ntegramente en cuentas correspondientes o de ahorros en las primeras horas del siguiente da laborable, en la misma especie en que se recibieron (efectivo, cheques).
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El Tesorero y dems personas autorizadas para recibir dineros en la Tesorera estn debidamente afianzadas con Plizas de Manejo. Los talonarios de Recibos de Cajas sean recibidos en el Almacn mediante notas de entrega, especificando su cantidad y numeracin inicial y final; de la misma manera deben ser entregados a la Tesorera, mediante nota de salida, son las mismas especificaciones.

11.3 ELABORACION DEL ESTADO DIARIO DE CAJA, BANCOS E INVERSIONES. Corresponde a la consolidacin de los documentos que soportan las transacciones del da, el cual debe presentarse a ms tardar el da hbil siguiente al de su realizacin. Ordenar numricamente los Recibos de Cajas, inclusive los anulados el nmero del primero, debe corresponder al inmediatamente siguiente del ltimo registrado en el boletn anterior. La sumatoria de los Recibos de Cajas debe coincidir con la sumatoria de valores en efectivos y en cheques recibidos. Las notas crdito bancarias recibidas, deben corresponder realmente a las cuentas correspondientes que la Alcalda posee en los bancos respectivos. Enumerar consecutivamente las notas crdito bancarias recibidas y su sumatoria se incluya en la parte de Ingresos del Banco correspondiente. La sumatoria de las consignaciones del da, deben corresponder con el total de ingresos recibidos el da anterior, segn los Recibos de Cajas expedidos. Las consignaciones deben ser asentadas en forma correcta y en los bancos correspondientes, numeradas en orden consecutivo. Los saldos iniciales de Caja, Bancos e Inversiones del da, deben corresponder con los saldos finales del da anterior. Relacionar los nmeros de los Recibos de Caja y Cheques anulados en el resumen del boletn. Mantener la continuidad en la numeracin de los cheques girados, es decir, que el primer cheque del da corresponda al inmediatamente siguiente del girado el da anterior. Anexar al Estado Diario de Caja, la parte en donde se encuentra el nmero de los cheques que se anulen por pasar de noventa (90) das en Caja sin ser reclamados. Los traslados de fondos entre entidades bancarias, deben ser debidamente autorizados por el funcionario, anexando copia de la comunicacin respectiva.
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11.4 REGISTRO INVERSIONES.

DEL

ESTADO

DIARIO

DE

CAJA,

BANCO

Consiste en asentar en los libros auxiliares de Caja y Bancos, el registro correspondiente de cada una de las transacciones realizadas durante la fecha. Registrar los nmeros de los Recibos de Caja, primero y ltimo, utilizados en el da siendo el primero, el siguiente al registrado en el movimiento del da anterior. Registrar en la columna del DEBE del Libro Auxiliar de Caja, el valor global de los Recibos de Caja expedidos, y en la columna del HABER, el valor de las consignaciones del da. Registrar por separado, los nmeros de los Recibos de Caja anulados. El valor de la columna SALDO del Libro Auxiliar de Caja, debe coincidir con la sumatoria del efectivo y cheque recibidos en el da y que estos se encuentren en Caja. Por cada cuenta bancaria (corriente o de ahorros), llevar un registro auxiliar de Bancos, en libros destinados para el efecto o mediante aplicacin computarizada. Las consignaciones numeradas consecutivamente y registradas en la columna del DEBE del Libro Auxiliar de Bancos correspondiente. La sumatoria de las consignaciones del da, debe corresponder al total del ingreso del da anterior y que sea el mismo que aparece en el Estado Diario. Al finalizar el mes, la sumatoria de la columna DEBE menos la sumatoria de la columna HABER, debe ser igual al saldo de la fecha, que debe corresponder con el estipulado en el Estado Diario. Mensualmente registrar los rendimientos financieros de las inversiones y la correccin monetaria de las cuentas de Ahorro, con base en las conciliaciones bancarias. Las notas crditos recibidas numerarlas consecutivamente y registrarlas una por una en la cuenta y Banco correspondiente. Por cada una de las inversiones llevar un Auxiliar en el cual se debe registrar: - Clase de documento (certificaciones, ttulos, etc.) - Nmeros - Valor - Fecha de adquisicin - Rendimientos obtenidos. - Fecha de vencimientos o redencin.

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Las notas dbitos recibidas numerarlas consecutivamente y registrarlas una por una en la cuenta y Banco correspondiente. Registrar en el Libro Auxiliar de Bancos correspondiente, los cheques anulados, por tener ms de noventa (90) das de girados, sin ser reclamados por beneficiarios.

11.5 REGISTROS CONTABLES Corresponde al Registro en la Contabilidad de la Alcalda de los Ingresos obtenidos por los diferentes conceptos que se tenga. Codificar los Recibos de Cajas y las Notas Crditos Bancarias que soportan los ingresos, de acuerdo con las cuentas establecidas en el MANUAL DE CONTABILIDAD aprobado por la Alcalda. Registrar correctamente las partidas de ingresos asignadas en la codificacin. Los asientos de Contabilidad resultantes del registro, sean revisados y referenciados por quien los elabora, por quien los digita y por el Jefe de Contabilidad. Mensualmente registrar con base en el boletn de Tesorera, los valores correspondientes a correccin monetaria e inters de las Cuentas de Ahorro. Constituir como un menor valor de gastos, los reintegros que se presenten por gastos efectuados durante la misma vigencia.

12. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA LOS EGRESOS DE LA ALCALDA. 12.1 CONSIGNACIONES Los ingresos que se reciban durante el da, se consignarn en las primeras horas del siguiente, en la cuenta bancaria de la Institucin, en la misma forma en que se reciben. Los fondos debern ser depositados directamente por el responsable de manejo o por otro empleado autorizado por el mismo, pero en todo caso que se encuentre afianzado.

12.2 PROHIBICIONES El Tesorero y dems empleados que efecten recaudos no podrn destinarlo para cancelar obligaciones de la Institucin, ni asumir personalmente los pagos correspondientes a Caja Menores o Fondos rotatorios, si estos no son autorizados.
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Tampoco podrn hacer uso del efectivo, con el propsito de cambiar cheques o vales particulares o de empleados, cualquiera que sea su categora. As mismo los empleados citados no podrn tomar para s o para otra persona cualquiera que sea el motivo, el dinero que haya recaudado en razn de las funciones que desarrollan . No se podrn guardar en las cajas de caudales de la Institucin dineros y otros valores pertenecientes a particulares o de empleado. No podrn ejecutar funciones de recaudadores sino aquellos empleados a quienes la reglamentacin interna de la Institucin autorice. No se podr expedir recibos de Caja provisionales, a no ser que las necesidades del servicio as lo requieran.

13. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA LOS REGISTROS E INFORMES. 13.1 LIBRO AUXILIAR DE CAJA EN LA TESORERA El Tesorero est obligado a llevar un Libro Auxiliar de Caja, en el cual deber registrar el movimiento global que se hubiere tenido durante el da. Los saldos que se registren en el auxiliar, sern reubicados por Control Interno, una vez sean verificados. Estos saldos deben anotarse en el informe diario de Tesorera y son los que se toman como base por el correspondiente arqueo. 13.2 INFORME DIARIO DE TESORERA La Tesorera de la Institucin est obligada a rendir a Control Interno, el informe diario de Tesorera, en las primeras horas del da siguiente a aquel en que se percibe el ingreso. El informe se acompaar de los siguientes documentos: A. Originales y copias de los recibos de Caja anulados. B. Registros de los nmeros de los recibos de Caja utilizados. 14. PROCEDIMIENTOS INSPECCIONES. DE CONTROL INTERNO PARA LAS

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14.1 ARQUEO DIARIO DE CAJA Discrecionalmente la Unidad de Control Interno, una vez finalizada la Jornada verificar el arqueo respectivo. El arqueo de las Cajas es un procedimiento que consiste en el recuento de efectivo, los cheques y dems documentos representativos de dinero, que se hayan recaudado durante el da. Esta diligencia incluye los saldos en Bancos con el fin de hacer su comprobacin posterior. Cuando se utilicen mquinas registradoras, el resultado que arroje la cinta de las mismas, deben ser igual al efectivo ms los cheques recibidos. Terminado el arqueo se proceder a hacer la confrontacin de los resultados arrojados, con los comprobantes de Ingresos y Egresos expedidos durante el da y el movimiento registrado en el Libro Auxiliar. Esta diligencia por ser normal no requiere de la elaboracin del Acta.

14.2 INSPECCIONES PERIDICAS La Unidad de Control Interno est obligada a participar en arqueos de fondos y valores en la Tesorera de la Institucin y en todas aquellas oficinas que efecten recaudos, por los menos una vez al mes. Los resultados que arrojen las diligencias se harn constar en Actas, las cuales debern contener los pormenores que se sealan a continuacin:

A. Nombre de la dependencia a la cual se practica el arqueo B. Lugar, fecha, actuantes, nmero del Acta. C. Corte de cuentas. D. Registro del movimiento de Ingresos y egresos estudiado, el cual deber iniciarse con los saldos de la ltima inspeccin practicada. E. Comparacin de los saldos de arqueos con los que refleje el movimiento. F. Constancia de que los fondos, valores y dems documentos que se pusieron a disposicin del funcionario que hizo la inspeccin quedaron nuevamente en su totalidad en poder del empleado responsable de los mismos. G. Observaciones sobre el funcionamiento de la Dependencia a la cual se practica la diligencia. H. Instrucciones y recomendaciones de carcter fiscal a los empleados de manejo.

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Una vez concluya la diligencia, el Acta que se levante en la misma ser firmada por los funcionarios que intervinieron en ella, pudiendo registrarse las explicaciones que se crean necesarias. Estas diligencias se llevarn a cabo en horas diferentes a la que se acostumbra a practicar el arqueo diario y en una fecha indeterminada. Es conveniente hacer notar que el resultado de sta depende en gran parte del carcter sorpresivo que se le de. El funcionario que intervenga en esta diligencia debe ser distinto al que regularmente efecte el Control sobre la dependencia.

14.3 RESULTADOS DE LOS ARQUEOS E INSPECCIONES. Los resultados anormales que arrojen los arqueos e inspecciones se investigarn pormenorizadamente con el objeto de llegar a la certidumbre de su existencia. En la investigacin que se efecte se debe llegar a determinar las causas que originaron la anomala, valindose para tal efecto de las explicaciones del empleado de manejo, las cuales debieron quedar consignadas dentro del Acta de la diligencia y comprobndolas sobre los documentos en que las respalde. Cuando en el arqueo diario se encuentre algn faltante, el funcionario del Control Interno pedir al empleado responsable del manejo de los fondos, el reintegro inmediato del valor del mismo. Si se produce dentro de la diligencia un sobrante, se expedir un recibo de Caja a nombre del responsable, por el valor respectivo , mientras se examina la situacin. Las irregularidades encontradas en el arqueo diario, sean faltantes o sobrantes, lo mismo que el reintegro cuando ste se produzca, dar lugar a que se elabore un Acta en la misma forma de las que producen para la inspecciones mensuales. Las diferencias que se hallen al practicar las inspecciones mensuales quedarn registradas dentro del Acta, seguida del requerimiento, explicaciones del empleado y el reintegro del valor faltante cuando se produzca y en el caso de un sobrante se ordenar la consignacin. Si en los arqueos o inspecciones, se encuentra que pudieron haberse cometido hechos fraudulentos o dudosos, se dar aviso de tal circunstancia al Jefe de la Unidad de Control Interno. Si se comprueba la comisin de un delito, adems del informe del Jefe de Control Interno, se informar tambin a la Institucin a fin de que formule la denuncia respectiva ante la autoridad competente, acompandola del Acta de la diligencia que se adelant.

14.4 APERTURA DE LAS CUENTAS CORRIENTES EN BANCOS

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La Apertura de una nueva cuenta corriente de la Institucin ser dispuesta por el Director de la Institucin u ordenador del Gasto. La Nota de Peticin debe contener: el nombre del Banco a donde se solicita la apertura de la cuenta corriente y el nombre de las respectiva cuenta.

14.5 INVERSIONES Estas operaciones sern autorizadas por el Ordenador del Gasto de la Institucin quien para el efecto dirigir una comunicacin al Gerente de la Entidad Bancaria donde se vaya a efectuar la inversin indicndole la clase de documento a adquirir y su valor. En ella se deber indicar los funcionarios de la Institucin que deben registrar la firma para el manejo de tales inversiones, uno de los cuales debe ser el Tesorero y el otro el que firme los cheques conjuntamente con aquel. Tal comunicacin debe ir firmada por el Ordenador del Gasto y el Tesorero, con copia a Control Interno para lo de su competencia. La Unidad de Control Interno deber comprobar la oportuna contabilizacin de los rendimientos que genere este tipo de operaciones observando la naturaleza de la misma.

14.6 REGIMEN DE CHEQUES - Todos los egresos de Tesorera, se harn mediante giros de cheques individuales debidamente respaldados en comprobantes legalizados. - Los cheques se expedirn a nombre de cada beneficiario, su apoderado autorizado y deben contener adems el lugar de expedicin, fecha, valor en nmero y letras e impreso por la mquina protectora cuando la hubiere y llevarn las firmas y sellos que se registraron en el banco; adems se cruzarn con la leyenda: "Consgnese en cuenta del primer beneficiario", cuando se trate de personas jurdicas, o de personas naturales de conformidad con su cuanta. Los pagos a entidades oficiales se harn girando el cheque a nombre de la entidad respectiva y por ningn motivo a nombre particular. Igualmente deber ir cruzado con el sello cuya leyenda ser: "consgnese en cuenta oficial beneficiario no es negociable". Los cheques que se presenten para la refrendacin del funcionario administrativo autorizado por Resolucin con este objeto, sern firmados antes por el Tesorero y debern ir acompaados del documento que dio lugar al giro del ttulo valor. El sello de la
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Tesorera se impondr una vez sean firmados y sellados por el funcionario citado con anterioridad. Los cheques sern girados en el orden que corresponda observando su numeracin. Los cheques se entregarn directamente a los beneficiarios, apoderados o personas autorizadas por escrito y previa identificacin con el documento respectivo. Se prohibe al Tesorero de la Institucin firmar cheques en blanco o girados al portador.

Cuando se extrave un cheque en poder del beneficiario, podr solicitar del Tesorero la expedicin de uno nuevo y ste lo podr hacer, previo lleno de los requisitos que se citan a continuacin: 1. Que el beneficiario d aviso por escrito al Tesorero, anexando copias de las denuncias y ste al Banco dando informe sobre lo ocurrido y ordenndole se obtenga de cubrir su valor. 2. Certificaciones expedidas por el Banco, haciendo constar que no lo han hecho efectivo y haberse notificado de la Orden de NO PAGO, dada por el empleado de manejo. En caso de que el Banco pague el valor del documento extraviado, ser responsable del detrimento que sufran los fondos de la Institucin. NOTA DEBITO La NOTA DEBITO es una comunicacin mediante la cual la entidad bancaria depositaria de los fondos, informa a la cuenta correntista que el Saldo de una Cuenta ha disminuido en el valor registrado en el documento en la fecha del mismo y por los motivos que se le indican. La Unidad de Control Interno exigir la Contabilizacin del documento en la fecha del recibo del mismo, una vez comprobada la legabilidad de egreso y la igualdad del valor de este con la transaccin que dio lugar al mismo. Las entidades bancarias donde la Institucin tenga cuenta corriente no podr deducir directamente los valores que este les adeude, sin que previamente hayan sido autorizados por el Director de la Institucin. Se exceptan de la anterior prohibicin las operaciones que se encuentran respaldadas sobre documentos descontados, o de la cancelacin de un sobregiro o mediante orden judicial.
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SOBREGIROS BANCARIOS Cuando se expida un cheque ste debe tener respaldo en las disponibilidades de la cuenta corriente girada. Cuando las necesidades urgentes de la administracin requiere de un sobregiro, la solicitud ser firmada por el Director de la Institucin y enviar copia al Control Interno. Los sobregiros bancarios nicamente se podrn solicitar cuando la aprobacin presupuestal respectiva o los fondos correspondientes no hayan sido citados a favor de la institucin. En caso de que un empleado de manejo, sin autorizacin del Director de la Institucin constituya un sobregiro en una cuenta oficial de la Institucin deber responder personalmente por los intereses que se causen al efectuar la operacin. La Unidad de Control Interno vigilar que los sobregiros bancarios autorizados no excedan de un trmino de treinta (30) das y por ningn motivo podrn pasar de una a otra vigencia fiscal. CHEQUERAS Los talonarios de chequeras que sean necesarios para el movimiento de las operaciones de la Institucin sern solicitados mediante oficio firmado por el empleado de manejo conjuntamente con el funcionario que la Institucin haya autorizado firmar los cheques y tengan registrada su firma en el Banco. Los cheques en existencia, se verificarn mensualmente y quedarn registrados dentro de las Actas de Inspeccin Fiscal, tomando como base para esta diligencia las copias de los oficios de solicitud que deben reposar en los archivos de la Tesorera de la Institucin y en la Unidad de Control Interno. Las chequeras que por cualquier motivo no fuesen utilizadas seran destruidas en presencia de un representante de Control Interno. De esta diligencia se levantar un Acta que firmarn el funcionario de Contralora, conjuntamente con el Tesorero y el empleado autorizado por el Director de la Institucin para refrendar los cheques.

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En caso de que ocurra la prdida de cheques en blanco en poder del empleado de manejo, se dar aviso inmediato al banco, sealando la serie y nmero con el fin de evitar que sean utilizados. De inmediato se dar a conocer tal hecho al pblico mediante avisos en la Prensa hablada y escrita con el objeto de prevenir su utilizacin delictuosa y ponerlo a salvo. As mismo se har una investigacin de carcter administrativo, para determinar las causas y personas responsables de tal extravo. Las personas responsables de tales ttulos valores pondr el denuncio ante la autoridad competente. LOS REGISTROS AUXILIARES DE BANCOS La Tesorera debe llevar un Libro Auxiliar en donde se registre el movimiento global de las apropiaciones que afecten los fondos depositados en tales cuentas. El empleado de manejo debe abrir un libro de registro auxiliar para cada cuenta corriente, con las columnas necesarias con las condiciones que se sealan a continuacin: Fecha Nmero de los cheques y consignaciones con el valor total que resulten de la suma de los mismos. Saldo.

El funcionario de manejo y Control Interno debern velar porque la oficina de contabilidad de la entidad, registren detalladamente y lleven al da los libros auxiliares de bancos en el sistema que para tal fin tenga previsto la Institucin. control Interno, asentar en la primera pgina del libro, el Acta correspondiente de apertura , despus de foliar y rubricar los folios tiles. El acta de apertura debe contener los siguientes detalles:
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1. Fecha de la diligencia y nombre de la cuenta. 2. Nmero de los folios de que conste. 3. La ciudad, mes y ao. 4. Firma y sello del Jefe de la Unidad de Control Interno. Las operaciones que afecten la disponibilidad de los fondos en bancos, se registrarn al cierre de las labores diarias por su valor total. Los valores totales asentados en los libros auxiliares de Banco, sern cotejados con la suma de los documentos de ingresos y egresos y sern constatados por la Unidad de Control Interno. CONTENIDO DEL INFORME DIARIO DE LA TESORERA El movimiento de fondos en banco, se registrar en el informe diario de Tesorera a rengln seguido de los correspondientes a Caja. Las operaciones de los fondos comunes, se anotarn separadamente de lo que corresponda a fondos especiales. Tanto los saldos comunes como de individualmente por cada cuenta bancaria. los especiales se anotarn

En el Estado que se detalla y en forma resumida, se registrarn los nmeros de los cheques girados durante el da por cada cuenta corriente bancaria y los asuntos en el mismo perodo. EXTRACTOS Y CONCILIACIONES Los Bancos en donde la Institucin tenga depositados los fondos, debern enviar a la respectiva dependencia de manejo un extracto del movimiento mensual de las operaciones de cada una de las cuentas junto con los cheques originales que hubiese pagado, cuando exista la modalidad. De igual manera estos extractos podrn ser solicitados al Banco en cualquier oportunidad, por funcionarios de Control Interno, debidamente autorizados. Al finalizar cada mes y si la unidad de control Interno considera necesario cuando se practique la inspeccin mensual, se conciliarn los saldos que registren los libros Auxiliares con los arrojados por los extractos en una misma fecha.

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Las conciliaciones mensuales de saldos, sern hechas por funcionarios de Contabilidad, pero debe aclararse de que ello no exime de responsabilidad directa al empleado de manejo de fondos y valores. La conciliacin de los saldos consiste en un examen de los aspectos que se sealan a continuacin: 1 Cuales cheques girados y descargados en el Auxiliar no han sido cobrado durante el mes o anteriores. 2. Cuales de los documentos relacionados en la conciliacin anterior se hicieron efectivo dentro del perodo a que se refiere el estudio. 3. El valor de las notas dbitos y crditos que se encuentren registrado en el Libro Auxiliar y no lo estn en el extracto, o los que estn anotados en este ltimo y no en el Auxiliar. 4. Se investigarn las operaciones que hayan dado lugar a cada una de las notas dbitos y crdito que no aparezcan en uno cualquiera de los dos registros cotejados. Una vez aclarada la diferencia se diligenciar para cada una de las cuentas corrientes, un formulario con los siguientes pormenores: 1. Identificacin de la unidad, de la cuenta corriente y del mes a que corresponda la conciliacin. 2. Saldo que registre el libro auxiliar en el ltimo da del mes. 3. Saldo anotado por el extracto en igual fecha. 4. Las Notas Dbitos que aparecen en el extracto y no registradas en el Auxiliar se le restarn del saldo del extracto. 5. Las notas crditos que aparezcan en el extracto y no registradas en el Auxiliar se le sumarn el saldo de este ltimo Para el caso contrario, se le sumar al saldo del extracto. 6. El pago de cheque que no correspondan a la cuenta, se le sumar al saldo del extracto. 7. Notas dbitos y crditos registradas en el Libro Auxiliar, y no anotadas en el Extracto u ocurrencia de la disponibilidad contraria. 8. Relacin de los cheques no cobrados con los pormenores que se sealan a continuacin: Nmero
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Fecha de giro Nombre del beneficiario. Valor

9. Demostracin de la igualdad de los saldos, en caso de encontrarse diferencia, faltante o sobrante deber explicarse su origen. 10. Demostracin del saldo disponible. Las conciliaciones para la cuenta mensual se elaborarn dentro de los quince (15) das del mes siguiente a que se refiere la diligencia para el cual se exigir a los bancos el envo oportuno de los extractos. Cuando ocurran errores repetidos injustificados en el envo de los extractos bancarios, la Unidad de Control Interno exigir al empleado de manejo que elabore las observaciones necesarias y las enve al Banco y a la Superintendencia Bancaria para que esta ltima entidad tome las medidas que crea conveniente a fin de corregir las anomalas. Los cheques cancelados que sean devueltos por la entidad bancaria al finalizar el mes, sern revisados por el Control Interno, exigiendo que dichos documentos lleven en el anverso del mismo, la palabra PAGADO. Tales documentos una vez efectuada la conciliacin, sern destruidos por el Tesorero en presencia de sendos funcionarios de Control Interno levantando para ello la respectiva Acta. 15. PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO PARA EL MANEJO DE CAJA MENOR. 15.1 CONCEPTO GENERAL CAJA MENOR Dada la importancia de las Cajas Menor y Fondos Rotatorios en las Instituciones en cuanto a que se constituyen como fondos destinados a sufragar gastos de carcter urgente e imprescindibles y que por lo tanto no son sometidos a un procedimiento ordinario dentro del presupuesto, posibilitando as la satisfaccin de las necesidades inmediatas y permanentes, se hace necesario implantar un MANUAL GENERAL que sirviera de orientacin para facilitar el Manejo eficiente y adecuado de estos fondos por parte del funcionario responsable en cada dependencia de la Institucin. El MANUAL est dividido en dos partes:
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La primera trata sobre las Cajas Menores y la Segunda sobre los fondos Rotatorios; estos a su vez se dividen en dos; la parte que hace referencia a las disposiciones legales y la otra sobre el Manejo Contable. En lo pertinente a las disposiciones legales, el Manual recopila las normas legales que hasta la fecha se han publicado al respecto, en lo que tiene que ver con la creacin y cuanta, responsabilidad, manejo, prohibiciones, reembolsos y legalizacin, arqueo, etc, las cuales son: a. Resoluciones respectivas. b. Resoluciones que requerida la Institucin. c. Resoluciones Internas. d. Resoluciones Nacionales e. Normas vigentes contables. En cuanto al manejo contable, orienta al responsable de dichos fondos de los soportes necesarios como son: los recibos de caja, vales provisionales, relacin de gastos, apertura de libros, solicitudes y ordenes de compras, comprobantes de egreso, conciliacin bancaria, arqueo de caja o Fondo Rotatorio, etc. De esta manera, se orientar al responsable del manejo de estos fondos a travs de conocimientos de las normas que los regulan y los procedimientos contables que se requieren evitando posteriormente infringir las normas y que por desconocimiento de las mismas u omisin ser sancionados por la entidad de control. 15.2 DEFINICION Son fondos disponibles constituidos para efectuar gastos menores y urgentes de acuerdo a las necesidades propias de la dependencia institucional para la cual ha sido creada. 15.3 CREACIN Y CUANTA DE CONSTITUCIN Las cajas Menores son constituidas para cada vigencia fiscal mediante Resolucin suscrita por el Representante Legal de la Institucin en la cual se indica claramente la finalidad y clases de gastos que se pueden realizar. Los dineros que se entreguen para la constitucin de Cajas Menores deben ser utilizados para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del presupuesto general del Distrito que tengan el carcter de urgentes e imprescindibles.
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Las Cajas Menores funcionarn contablemente como un Fondo fijo. 15.4 RESPONSABILIDAD Y MANEJO DE LOS DINEROS. El manejo de los dineros de Caja Menor ser har a travs de una cuenta corriente oficial y en efectivo cuando se constituya por un valor hasta tres sueldos mnimos, bajo la responsabilidad del funcionario facultado y debidamente afianzado para administrarla y en la entidad Bancaria autorizada por el Tesorero Distrital de conformidad con lo establecido en las normas legales vigentes. 15.5 PROHIBICIONES No se podrn realizar con fondos de Cajas Menores las siguientes operaciones: Adquirir elementos cuya existencia est comprobada en el Almacn o depsitos. Realizar desembolsos con destino a dependencias diferentes a su propia organizacin. Efectuar cualquier pago por concepto de contratos. Reconocer y pagas gastos por conceptos de servicios personales y las contribuciones que establece la Ley sobre la nmina, cesantas y pensiones. Cobrar cheques o efectuar prstamos.

15.6 REEMBOLSO Y LEGALIZACIN DE CAJA MENOR Toda cuenta de reembolso deber cumplir las siguientes formalidades. Incluir los recibos originales de Caja Menor legalizados. Presentacin de facturas debidamente legalizadas y adjuntas al correspondiente Comprobante de Egreso de Caja. Que los documentos presentados sean originales y se encuentren firmados por los acreedores, con identificacin del nombre o razn social y el nmero del documento de identidad o NIT. Objeto y Cuanta. Los reembolsos se harn en la cuanta de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, cuando se haya consumido ms de un 70% sin exceder el 80% del monto para la cual fue creado. Cuando por cualquier circunstancia una Caja Menor utilizada que de inoperante, no se podr constituir otro o reemplazarla hasta tanto lo anterior haya sido legalizado en su totalidad.
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15.7 ARQUEO DE CAJA MENOR Se debe levantar un Acta en presencia de los funcionarios de la oficina de Control Interno en donde se discriminan los gastos y el efectivo sobrante si existiera. 16. PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO PARA EL MANEJO CONTABLE. 16.1 APERTURA DE LIBROS Las secretaras o entidades procedern a la apertura de los libros en donde se contabilicen diariamente las operaciones que afectan la Caja Menor, indicando fecha, concepto, valor y anexando los comprobantes que respalden la operacin. Estos libros sern foliados en la Oficina de Control Interno. 16.2 FACTURA Y RECIBOS DE CAJA. Las facturas y recibos de Caja Menor debern contener como mnimo los siguientes datos:

a. Lugar y fecha de expedicin. b. Detalle de los elementos o servicios cancelados. c. Valor d. Firma y sello cuando se halla expedido factura por parte de la persona o entidad beneficiaria. En tal caso deber incluirse el detalle de lo adquirido en el mismo comprobante. Si el proveedor no tiene sello se registrar su nmero de identidad. En el evento de que exista factura se puede considerar recibido el dinero con la presentacin de tal comprobante, en el cual debe aparecer fecha, detalle, valor, firma, sello y/o documento de identificacin. e. Documento de identificacin del beneficiario. f. Los recibos debern elaborarse en letra clara a tinta o a mquina.

16.3 VALES PROVISIONALES. Los gastos sern efectuados directamente por el funcionario designado por la entidad para administrar la Caja Menor. Sin embargo, cuando se trate de
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realizarlo por interpuestas personas, se entregar a sta, la suma estrictamente necesaria mediante la firma de un recibo provisional el cual sustituir por el comprobante definitivo, el mismo da que se entreg el dinero. Los vales provisionales se concedern excepcionalmente y a su legalizacin se proceder el mismo da o a ms tardar el siguiente, bien sea que se hayan efectuado o no, las operaciones para los cuales se concedi.( ver formato No. 4) Los vales provisionales se tramitarn por el valor exacto, de las compras; sin embargo, cuando se presentasen remanentes, se efectuar el correspondiente reintegro a Caja.

16.4 RELACION DE GASTOS Los gastos que se efecten en el perodo sern relacionados por facturas de compras en orden de fecha y nmero consecutivo en un formato de relacin de gastos ( ver formato No. 2) donde se observa el nombre del proveedor, fecha, identificacin, concepto, nmero de factura y valor. 17. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA EL MANEJO DE FONDOS ROTATORIOS. 17.1 DEFINICION Es un sistema de manejo de dineros con caractersticas de fondo fijo reembolsable, destinados a atender programas con gastos permanentes y especficos que por Urgentes, no pueden someterse al rgimen ordinario de la ORDEN DE PAGO. Los fondos Rotatorios no estn sujetos a trminos para la ejecucin de sus gastos y stas deben circunscribirse a lo estrictamente aprobado en la Resolucin de creacin.

17.2 DISPOSICIONES LEGALES CREACION Y CUANTA DE CONSTITUCIN Para la creacin de Fondos Rotatorios Fijos Reembolsables el representante legal de la institucin expedir la correspondiente Resolucin de creacin, si
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lo considera pertinente, previa solicitud de los Secretarios de Despacho, Gerente o Directores de Entidades. La Resolucin que disponga la autorizacin para la creacin de un Fondo Rotatorio debe indicar en forma precisa, la entidad o dependencia en donde funcionar el programa, que se va a desarrollar, la relacin de los gastos especficos que se van a atender con el Fondo Rotatorio, el Funcionario que lo va a administrar, la cuanta de Constitucin y el gasto individual mximo. 17.3 RESPONSABILIDAD Y MANEJO DE LOS DINEROS. Los fondos se manejarn por el Sistema de Cuenta Corriente Oficial, en la entidad Bancaria autorizada por el Tesorero de conformidad con lo establecido en las normas legales vigentes, bajo la responsabilidad del funcionario facultado y debidamente afianzado mediante pliza, cuyo gasto ser sufragado por la administracin. Los dineros de un Fondo Rotatorio, slo podr destinarse para cancelar los gastos especficos para los cuales se autoriz su constitucin. Los fraccionamientos de los gastos por el Fondo Rotatorio no son permitidos cuando se efecta en dos o ms ocasiones a un mismo acreedor por idntico concepto, dentro del mes o perodo en que tales operaciones se realizan y cuyo valor exceda el gasto individual mximo establecido. La comprobacin de cada gasto se har por medio del original de la factura, recibo o comprobante que expida el proveedor o por el comprobante que para tal fin se establezca. Los anteriores documentos debern llevar para la validez, la firma, sello documento de identidad y si es posible en papel membreteado. Adems debe ser elaborado a mquina, estilgrafo, con la relacin de los bienes o servicios adquiridos, su valor parcial y total. En ningn caso los gastos individuales que se efecten con cargo a un fondo podrn exceder la cuanta para la cual las normas fiscales del municipio, exijan la formalidad de cotizaciones y dems requisitos. Los responsables de Fondos Rotatorios podrn entregar a otros funcionarios dineros para gastos, siempre y cuando exista una orden escrita del ordenador por motivos especiales de vigencia o distribucin nica de los bienes fuera de la ciudad, pero por el valor estrictamente necesario y autorizado, exigindose para tal operacin un recibo provisional, el cual se sustituir por la factura o comprobante el mismo da en que se entreg el
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dinero, a menos que existan razones de fuerza mayor que hagan imposible su legalizacin en el da. Cuando se efectan gastos a crditos para atender necesidades del fondo el proveedor debe enviar al responsable del fondo una cuenta de cobro con el fin de legalizar y de hacer efectivo el reembolso en donde se especifica el nombre del proveedor, NIT, o identificaciones, concepto, valor, firma y sello (Ver formato No 8) 17.4 ARQUEO DE FONDOS ROTATORIOS Para diligenciar el arqueo de fondos se levantar un Acta en el cual se anotarn los siguientes detalles (Ver formato No. 7). a. Encabezamiento (lugar, fecha, actuantes, caucin) b. Arqueo del Fondo Rotatorio - Nombre de la Secretara. c. Registro del movimiento de Ingresos y Egresos, a partir del ltimo arqueo. d. Comparacin del resultado del arqueo, con el movimiento. e. Explicacin de las diferencias si se presentasen. f. Observaciones e instrucciones al funcionario responsable del Fondo Rotatorio. g. Firma de los funcionarios que intervinieron en la diligencia. Si en la diligencia del arqueo, los funcionarios de la Oficina de Control Interno o de la Contralora encontraren faltantes, se exigir de inmediato la reposicin de stos y si fueren sobrantes la incorporacin de los mismos de stos y si fueren sobrantes la incorporacin de los mismos, adems se informar por escrito al jefe inmediato u ordenador, para que decida las medidas disciplinarias del caso. 17.5 DISPONIBILIDAD DE EFECTIVO Los responsables de los Fondos Rotatorios cuyo manejo se efecta mediante el sistema de cuentas Corrientes, podrn mantener una disponibilidad en efectivo hasta medio salario mnimo legal vigente; tal disponibilidad puede adquirirse, mediante el cambio de un cheque a nombre del titular. De cualquier manera la disponibilidad de efectivo no deber exceder la suma anteriormente mencionada y cuando se presentase el caso, se consignar la diferencia en la cuenta corriente. 17.6 REEMBOLSO Y LEGALIZACIN DE LOS FONDOS ROTATORIOS.

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Cuando se hay consumido un 80% de la cuanta autorizada para el respectivo Fondo Rotatorio, se presentar por el responsable la cuenta de cobro para su reembolso, adjuntando las facturas, recibos, comprobantes y dems documentos que sirvieron para justificar los gastos. Dichos documentos sern numerados en orden ascendente y cronolgico, con las fechas de expedicin de los comprobantes que deben coincidir con el perodo al cual corresponde la cuenta de reembolso. Actualmente se constituyen avances, que son adelantos entregados a funcionarios pertenecientes al organismos o entidad, con el objeto de atender erogaciones urgentes e imprescindibles. Para ello se requiere la autorizacin previa del representante legal del registro presupuestal. La Oficina de Control Interno rechazar los comprobantes de gastos, cuya fecha de expedicin no corresponda al reembolso solicitado. Los fondos Rotatorios se legalizarn de al final de cada ao (Diciembre 31), ante el Tesorero presentando para el efecto los comprobantes de gastos pendientes y el saldo en bancos en la fecha, Al iniciarse, se solicitar su reembolso. 17.7 APERTURA DE LIBROS La Secretara o entidad proceder a la Apertura de los Libros de Contabilidad en donde se registren las operaciones que afecten al Fondo Rotatorio, indicando fecha, concepto, valor, nmero de cheque seguido los Comprobantes que respalden la operacin. Todos los responsables de Fondos Rotatorios, cuya operacin se efecte por el sistema de Cuenta Corriente Bancaria, registrarn los distintos movimientos del programa a su cargo en un libro Auxiliar cuya apertura iniciara la Auditora Interna, reubicndolo y sellndolo e indicando su destinacin, la identificacin del fondo y el nmero de folios. 17.8 SOLICITUD Y ORDEN DE COMPRA El Jefe de la dependencia que requiera elementos que se puedan sufragar como gastos del Fondo, deben elevar solicitud escrita ante el responsable del Manejo del Fondo, quien en caso de aprobarla, elaborar orden de compra o de suministro al proveedor que de conformidad con las disposiciones legales del fondo deben presentar un nmero determinado de cotizaciones, garantizando mnimo costo, calidad y cumplimiento. Tanto la solicitud como la orden de compra debe ser anexada a la legalizacin y solicitud de reembolso.
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17.9 FACTURAS Y RECIBOS DE CAJA Todo gasto que se pretenda efectuar por el Fondo Rotatorio, requerir una legalizacin y recibos de Caja con las siguientes caractersticas: a) Fecha b) nombre del beneficiario c) Detalle, valor unitario y valor total en nmero y letras. d) Nmero de factura y Recibos. e) Firma y sello o identificacin del beneficiario. Las compras que se hagan a travs de los fondos Rotatorios, se regirn por las normas vigentes y no se podr autorizar por tales fondos pagos de sueldos, jornales, vacaciones, viticos, servicios personales u otros que no estn expresamente autorizados en la Resolucin que crea el Fondo. 17.10 COMPROBANTES DE EGRESOS Todo comprobante de Egreso debe comprender los siguientes datos: a) Fecha b) Nombre del Beneficiario c) Detalle, valor unitario y valor total en nmeros y letras. d) Nmero del cheque, banco y valor. e) Firma y sello o identificacin del beneficiario. f) Especificaciones del Fondo Rotatorio g) Prenumeracin ascendente y consecutiva. 17.11 RELACION DE GASTOS La solicitud de reembolso de un fondo Rotatorio requiere entre otros de la relacin de gastos en donde se detalla fecha, proveedor, NIT o identificacin, concepto nmero de factura, nmero de comprobante de Egreso, nmero de Cheque y valor (Ver formato No. 9). 17.12 CONCILIACION BANCARIA Los responsables de los fondos Rotatorios, cuyo manejo se efecte mediante el sistema de Cuenta Corriente, presentar a la Oficina de Control Interno la conciliacin bancaria, en la cual se incluye el extracto correspondiente al perodo.

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MUNICIPIO DE SANTA BARBARA DE PINTO CONTROL INTERNO Formato No. 1 ARQUEO DE CAJA MENOR Dependencia: _________________________________________________ Responsable: __________________________________________________ Montos:___________________ Fecha: ____________________________
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Nmero de Reembolsos en el ltimo mes: ___________________________ Fecha de ltimo reembolso: ______________________________________

Billetes Denominac. $ $ $ $ SUMAN Cantidad Vr. Total

Monedas Denominac. $ $ $ $ SUMAN Cantidad Vr. Total

MUNICIPIO DE SANTA BARBARA DE PINTO CONTROL INTERNO Formato No. 2 RELACION DE GASTOS LEGALIZADOS CAJA MENOR

Dependencia: __________________________________________
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FECHA

PROVEEDOR

NIT IDENTIFICACION

CONCEPTO

No. FACTURA

VALOR

SUMA: OBSERVACIONES:

_________________________ RESPONSABLE

MUNICIPIO DE SANTA BARBARA DE PINTO CONTROL INTERNO Formato No. 3 RELACION DE GASTOS LEGALIZADOS - CAJA MENORFECHA BENEFICIARIO CONCEPTO VALOR

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SUMAN _______________________________
OBSERVACIONES:

___________________ RESPONSABLE

MUNICIPIO DE SANTA BARBARA DE PINTO CONTROL INTERNO Formato No. 4 VALES PROVISIONALES

FECHA

BENEFICIARIO

CONCEPTO

AUTORIZACION

VALOR

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SUMAN : ___________________________ _____________________ RESPONSABLE: OBSERVACIONES

MUNICIPIO DE SANTA BARBARA DE PINTO CONTROL INTERNO Formato No. 5 CONTROL INTERNO Dependencia: ________________________________________________ RESUMEN DE ARQUEO Reembolso en trnsito (cheque) Total en billetes Total en monedas Total en vales provisionales
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VALOR

Total Gastos legalizados GRAN TOTAL Menos sobrantes de Ms faltantes de Fondo permanente
Certifico que el (la) seor (a): __________________________________, arqueo en mi presencia los documentos y valores aqu detallados, que ascendieron a la suma de _________________________, ($__________________) , los cuales me fueron devueltos intactos, hoy a las ___________________________-.

Firma responsable de la Caja Interno

Delegado Control Interno

Delegado Control

Observaciones: ________________________________________________ __________________________________________________ __________________________________________________

MUNICIPIO DE SANTA BARBARA DE PINTO CONTROL INTERNO Formato No. 6 OFICINA DE CONTROL INTERNO

DEPENDENCIA: _____________________________________________ CUANTA ASEGURADA: ______________________________________ VIGENCIA: _________________________________________________ FUNCIONARIOS VISITADORES: ________________________________ _________________________________

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En Santa Barbara de Pinto a los _____das del mes de _______________ de _________ funcionarios de la Oficina de Control Interno, con el fin de practicar un Arqueo de Caja Menor, que maneja el seor (a) ________________________________________, quien puso a disposicin de los funcionarios de la Oficina de Control Interno, los comprobantes, libros, dinero, y dems elementos necesarios para adelantar la diligencia cuyo resultado es el siguiente:
CUANTIA ASEGURADA EFECTIVO $_____________________ $_____________________ COMPROBANTES LEGALIZADOS No.__ al ___ $_____________________ $____________________ TOTALES $_____________________ $_____________________ DIFERENCIA $_____________________ $_____________________ SUMAS IGUALES $_____________________ $_____________________ OBSERVACIONES: _____________________________________________________ ____________________________________________________

NOTA: En caso de presentarse sobrantes o faltantes, se debe discriminar el efectivo encontrado. No siendo otro el objeto de la diligencia, se da por terminada, dejando constancia, que los comprobantes, libros dineros y dems documentos quedan bajo la responsabilidad del Cuentadante. Responsable CAJA MENOR Funcionario Visitador Funcionario Visitador Vo. Bo. AUDITOR INTERNO

MUNICIPIO DE SANTA BARBARA DE PINTO CONTROL INTERNO Formato No. 7 A C TA : Se reunieron en Santa Barbara de Pinto, a los _____________ das del mes de _________ los seores: __________________________________________________ Responsable del manejo del Fondo Rotatorio de la Secretara ___________ y _____________________________________________________ designados por la OFICINA DE CONTROL INTERNO, para efectuar el arqueo correspondiente, presentando el siguiente resultado: CUANTIA DEL FONDO ROTATORIO:
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$ _________________

GASTOS EFECTUADOS DURANTE EL PERIODO SEGUN ANEXO No. 1 SALDO A LA FECHA OBSERVACIONES:

$ _________________ $ _________________

_____________________________________________________________ _____________________________________________________________

Se firma por los que en ella intervinieron a los _________-das del mes de _____________ de ___________. POR PARTE SECRETARA ______________________ C.C. No. C.C. No. CONTROL INTERNO ______________________ C.C No. C.C No.

MUNICIPIO DE SANTA BARBARA DE PINTO CONTROL INTERNO Formato No. 8 EL FONDO ROTATORIO

____________________________________ DEBE: La suma de ________________________________________$ _________

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Por concepto de _______________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ SON: ___________________________________________________ ( En letras) Santa Barbara de Pinto, _______________________

Cordialmente,

___________________________

18. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO EN EL REGISTRO DE PROVEEDORES 18.1 CREAR UN COMITE DE EVALUACIN 18.2 RECEPCION DE LA SOLICITUD El solicitante de la inscripcin debe efectuar el diligenciamiento correcto y completo del formulario respectivo en forma clara, exacta, legible y sin enmendaduras. La solicitud debe ser radicada dejando constancia en la planilla correspondiente, informando la fecha, nmero, nombre o razn social y NIT. Se deben anexar los documentos originales o copias autnticas del certificado de matrcula mercantil, certificado de constitucin y Gerencia.
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18.3 ESTUDIOS Y EVALUACIN DEL COMITE. Utilizar el formato diseado para la evaluacin de cada solicitante de inscripcin, renovacin. La calificacin total debe corresponder a la suma de las calificaciones de los diferentes factores evaluados. La aceptacin o rechazo de la solicitud debe ser recomendada en reunin del Comit de evaluacin y dejar constancia en Acta del mismo, firmada por los que en ella intervinieran. La determinacin del grupo o grupos en que se clasifique al solicitante debe corresponder a la naturaleza de los bienes y equipos que ofrece, de acuerdo a la clasificacin de bienes contenida en ndice Universal de Inventarios.

19. PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO EN EL PROCESO DE CONTRATACION Este procedimiento es la accin establecida en la Alcalda de Santa Barbara de Pinto para coordinar, ejecutar y controlar el cumplimiento de los compromisos contractuales previsto en desarrollo de la Contratacin Administrativa de bienes y/o servicios, adquiridos por la Institucin. Perfeccionando el contrato de adquisicin de los bienes y /o servicios, el rea o dependencia respectiva debe entregar al funcionario encargado de la funcin del seguimiento a la contratacin; copias del Contrato perfeccionado, distribucin de bienes por tem, informacin tcnica sobre adecuaciones locativas, accesorios o elementos adicionalmente requeridos, cursos sobre operacin y mantenimiento que deben adelantar los usuarios, mantenimiento preventivo y correctivo y tiempo de respuesta, en los casos que sea necesario y que ste halla registrado la informacin. Generalmente esto lo hace el Profesional Universitario de Servicios Generales de la Institucin, pero debe estar asesorado por una persona natural o jurdica que tenga el conocimiento especifico del bien y/o servicio que se est contratando. Informar a las reas administrativas, tcnicas y a los usuarios sobre el tiempo estimado de entrega de los bienes, las adecuaciones locativas que sea necesario hacer, los accesorios adicionales requeridos y cursos que deben tomar para la programacin y ejecucin. Actualizar el rgimen de control de contratos con la informacin sobre entrega fsica de los bienes, cuanta, vigencia y aprobacin de Plizas de Calidad y correcto funcionamiento, con el propsito de hacer
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reclamaciones posteriores despus de haber recibido a satisfaccin el bien y/o servicio contratado. Permanente y efectiva comunicacin, en relacin con el funcionamiento de los bienes, con los usuarios, durante el perodo de las garantas y de las prrrogas. Igualmente, solicitar al proveedor informacin sobre la prestacin del servicio de mantenimiento preventivo y correctivo y dems obligaciones contractuales. El Resumen y control de contratos debe actualizarse con esta informacin. Informar oportunamente el rea o funcionamiento encargado del mantenimiento sobre el prximo vencimiento de la garanta, para gestionar la contratacin del servicio. Hacer un seguimiento al cumplimiento de los contratos por prestacin de servicios, por ejemplo el caso de mantenimiento de equipos. Las dems estipuladas por Ley.

ARTICULO 2: Que el MANUAL que se adopta por este Decreto es de obligatorio cumplimiento por parte de todos los servicios pblicos del Municipio de Santa Barbara de Pinto, (Magdalena). ARTCULO 3: El presente Decreto rige a partir de la fecha de expedicin. COMUNQUESE Y CMPLASE:

Dado en Santa Barbara de Pinto (Magdalena), a los nueve (9) das del mes de Diciembre de 2004.

______________________________ ELEOTH DE JESUS LUNA TORRES

ALCALDE MUNICIPAL
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CONCLUSIONES

La realizacin del MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO, debe ser amparado con las Auditorias Externas que se elaboren a nivel de la Entidad con el nico fin de que todos los procedimientos nos permitan establecer las debilidades y fortalezas que se presenten en cada una de sus reas y as poder solucionar los problemas que se presenten a nivel de la entidad.

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