CONCLUSION ALUMNO: NEHEMIAS PONCE MARTINEZ. Esta unidad es una introduccin a la organizacin de datos o archivos principalmente.

Cmo surge la necesidad de utilizar archivos? Hasta antes de la materia de Administracin y Organizacin de Datos, muchas de las aplicaciones que los alumnos hemos programado han sido usando la memoria principal o memoria RAM como nico medio de almacenamiento (usando variables, arreglos o estructuras de datos ms complejas), con el inconveniente que esto representa: la volatilidad de la memoria RAM; es decir, si se apaga la computadora se pierden los datos. Adems, algunas aplicaciones exigen transportar los datos de una computadora a otra. De ah surge la necesidad de almacenar dichos datos de forma permanente que permita retenerlos en ciertos dispositivos de almacenamiento secundario por un perodo de tiempo largo sin necesidad de suministrarles energa, de tal forma que permitan transportarlos y utilizarlos en otro equipo computacional. 1.1 Concepto de archivo. Un archivo o fichero de datos es una coleccin de registros relacionados entre s con aspectos en comn y organizados para un propsito especfico. Por ejemplo un archivo de una clase escolar contiene un conjunto de registros de los estudiantes de esa clase. Un archivo en una computadora es una estructura diseada para contener datos, estos estn organizados de tal modo que puedan ser recuperados fcilmente, actualizados o borrados y almacenados de nuevo en el archivo con todos los cambios realizados.

1.2 Tipos de archivos. TIPOS DE ARCHIVOS POR CONTENIDO: Archivos de texto: Son aquellos que pueden contener cualquier clase de datos y de tal manera que son entendibles por la gente. Los datos en un archivo de texto se almacenan usando el cdigo ASCII, en el cual cada carcter es representado por un simple byte. Debido a que los archivos de texto utilizan el cdigo ASCII, se pueden desplegar o imprimir. Archivos Binarios: Son aquellos que almacenan los datos numricos con su representacin binaria. Pueden serrar chivos que contienen instrucciones en lenguaje mquina listos para ser ejecutados. Por ejemplo, cuando escribimos un programa en un lenguaje en particular (como C++, Pascal, Fortran, etc), tenemos las instrucciones almacenadas en un archivo de texto llamado programa fuente, pero una vez que lo sometemos a un proceso de compilacin y ejecucin nuestro programa lo trasladamos a un programa ejecutable (en lenguaje mquina), que es directamente entendido por la computadora y se crea un archivo binario. TIPOS DE ARCHIVOS POR FUNCION: Archivo Maestro: Es un conjunto de registros relacionados con un aspecto importante de las actividades de una organizacin. Por ejemplo, una organizacin de manufactura puede tener un archivo maestro de nmina, de clientes, personal, inventario, etc. Los archivos maestros son tiles solo mientras se mantengan exactos y

actualizados ya que reflejan el estado actual de eventos especficos o indicadores de la empresa y se logra por medio de transacciones. Archivo de Transacciones: Es un archivo con dos propsitos acumular datos de los eventos al momento que ocurran y actualizar los archivos maestros para reflejar los resultados de las transacciones actuales. El trmino transaccin se refiere a cualquier evento que afecte la organizacin y sobre el cual se calculan los datos. Por ejemplo, compras, pagos, contratar personal, pagar a empleados y registrar ventas. Los archivos maestros son permanentes y duran mientras exista el sistema. Sin embargo, los contenidos de los archivos cambian como resultado del procesamiento y la actualizacin. Por otro lado, los archivos de transacciones son temporales, ya que en algn momento ya no son necesarios y se borran o se destruyen. Archivos de Reportes: Contiene datos que son formateados para su presentacin al usuario. Pueden imprimirse o desplegarse en la pantalla. Regularmente son archivos temporales que se utilizan cuando el tiempo de impresin no esta disponible para todos los reportes producidos, en este caso, la computadora escribe el reporte a un archivo de disco donde permanece hasta que pueda imprimirse. Archivos de Trabajo: Es un archivo temporal. No tiene las caractersticas de Entrada/Salida de un archivo de transacciones o de reporte, ni las de largo plazo del archivo maestro. Se utiliza regularmente para pasar datos creados de un programa a otro. 1.3 Organizacin de archivos La tcnica utilizada para representar y almacenar registros en archivos es llamada organizacin de archivos. Las cuatro tcnicas fundamentales son: 1. Secuencial 2. Secuencial indexado 3. Relativa (acceso directo) 4. Multi-llave ARCHIVOS SECUENCIALES La forma ms comn de estructura de archivo es el archivo secuencial. En este tipo de archivo, un formato fijo es usado para los registros. Todos los registros tienen el mismo tamao, constan del mismo nmero de campos de tamao fijo en un orden particular. ORGANIZACIN DE ARCHIVOS SECUENCIAL INDEXADA. Se utilizan para aprovechar simultneamente las ventajas de la organizacin secuencial para ndices de actividad altos y las de la organizacin aleatoria para accesos rpidos a registros aislados. Para ello se aade al fichero una tabla o archivo con ndices que contiene un resumen (clave y direccin) de la organizacin lgica de los registros. ARCHIVOS RELATIVOS Se utiliza la organizacin relativa cuando existe la necesidad de accesar registros individuales directamente. En un archivo relativo existe una relacin predecible entre la llave usada para identificar un registro y su localizacin dentro del archivo. ORGANIZACIN MULTILLAVE Esta organizacin se utiliza para establecer conexiones entre datos con caractersticas similares. En este tipo de organizacin deben determinarse e identificarse aquellos campos en los que:

* El rango de valores est bien definido, y. * Es til el acceso por cada uno de estos valores. 1.4 Operaciones Sobre Archivos
Esta seccin presenta las generalidades relacionadas con archivos antes de empezar a utilizarlos y programarlos. Es necesario involucrarse con la terminologa relacionada como archivo, registro, campo, etc. Tambin es recomendable conocer las clasificaciones generales y las operaciones fundamentales con archivos, en este trabajo, slo nos enfocaremos a las operaciones fundamentales sobre archivo Cmo surge la necesidad de utilizar archivos? Hasta antes de la materia de Administracin y Organizacin de Datos, muchas de las aplicaciones que los alumnos hemos programado han sido usando la memoria principal o memoria RAM como nico medio de almacenamiento (usando variables, arreglos o estructuras de datos ms complejas), con el inconveniente que esto representa: la volatilidad de la memoria RAM; es decir, si se apaga la computadora se pierden los datos. Adems, algunas aplicaciones exigen transportar los datos de una computadora a otra. De ah surge la necesidad de almacenar dichos datos de forma permanente que permita retenerlos en ciertos dispositivos de almacenamiento secundario por un perodo de tiempo largo sin necesidad de suministrarles energa, de tal forma que permitan transportarlos y utilizarlos en otro equipo computacional. a) Creacin de un archivo (create) Es la primera operacin que sufrir el archivo de datos. Implica la eleccin de un entorno descriptivo que permita un gil, rpido y eficaz tratamiento del archivo. Para utilizar un archivo, ste tiene que existir, es decir, las informaciones de este archivo tienen que haber sido almacenados sobre un soporte y ser utilizables. La creacin exige organizacin, estructura, localizar observar espacio en el soporte de almacenamiento, transferencia del archivo de soporte antiguo al nuevo. Un archivo puede ser creado por primera vez en un soporte, proceder de otro previamente existente en el mismo o diferente soporte, ser el resultado de un clculo o ambas cosas a la vez. b) Apertura de un archivo (open) Antes de escribir o leer datos de un archivo es necesario abrirlo. Al abrir el archivo se establece comunicacin entre el programa y el sistema operativo acerca de cmo accesarlo. Es necesario que el programa le proporcione al sistema operativo el nombre completo del archivo y la intencin de uso (leer o escribir datos), entonces se definen reas de comunicacin entre ellos. Una de estas reas es una estructura que controla el archivo (alias del archivo), de esta forma cuando se solicita una operacin del archivo, se recibe una respuesta que informa el resultado mediante un apuntador. Cada archivo abierto requiere un alias para poder realizar operaciones en l. La estructura del archivo contiene informacin del archivo que se est usando, su tamao actual y la localizacin de los buffers de datos. c) Consulta de un Archivo (Read) Es la operacin que permite al usuario acceder al archivo de datos para conocer el contenido de uno, varios o todos los registros sin alterarla. d) Escritura (Write). Consiste en actualizar el contenido del fichero bien aadindole nuevos datos o borrando parte de los que contena.

e) Renombrado (Rename). Esta funcin tiene como objetivo cambiar el nombre de un archivo o subdirectorio especificado por su ruta de acceso. Slo necesita dos argumentos: el nombre anterior del archivo y el nuevo nombre. Es importante destacar que esta funcin slo puede aplicarse a archivos cerrados. f) Nombrado (). Esta funcin tiene como objetivo asignarle un nombre a un archivo o subdirectorio especificado por su ruta de acceso, el nombre del archivo le ayuda a identificarlo entre los restantes archivos de una computadora g) Clausura (close). Cuando se termina de utilizar un archivo es necesario cerrarlo. De esa forma se vaca la memoria cach y se asegura almacenar y proteger los datos. El propsito de la operacin de cerrar un archivo es permitir al usuario cortar el acceso o detener el uso del archivo, permitiendo a otros usuarios acceder al archivo. Para ejecutar esta funcin, el sistema de tratamiento de archivos slo necesita conocer el nombre del archivo que se debe cerrar, y que previamente deba estar abierto. Muchos sistemas fomentan esto limitando a los procesos a un nmero mximo de archivos abiertos h) Borrar (delete). La instruccin de borrar-archivos tiene como objetivo la supresin de un archivo del soporte o dispositivo. El espacio utilizado por un archivo borrado puede ser utilizado para otros archivos. La informacin necesaria para eliminar un archivo es: Nombre del dispositivo y nmero del canal de comunicacin; Nombre del archivo. Los errores que se pueden producir son: El archivo no se pudo encontrar bien porque el nombre no es vlido o porque nunca existi. Otros usuarios estaban actuando sobre el archivo y estaba activo. Se detect un problema de hardware. MANTENIMIENTO DE ARCHIVO La operacin de mantenimiento de un archivo incluye todas las operaciones que sufre un archivo durante su vida y desde su creacin hasta su eliminacin o borrado. El mantenimiento de un archivo consta de dos operaciones diferentes: Actualizacin; Consulta. La actualizacin es la operacin de eliminar o modificar los datos ya existentes, o bien introducir nuevos datos. En esencia, es la puesta al da de los datos del archivo.

Las operaciones de actualizacin son: Altas Bajas Modificaciones Las operaciones de consulta tienen como finalidad obtener informacin total o parcial de los datos almacenados en un archivo y presentarlos en dispositivos de salida: pantalla o impresora, bien como resultados o como listados. Todas las operaciones de mantenimiento de archivos suelen construir mdulos independientes del programa principal y su diseo que realiza con subprogramas (subrutinas o procedimientos especficos). As los subprogramas de mantenimiento de un archivo constarn de: 1) ALTAS Una operacin de alta en un archivo consiste en la adicin de un nuevo registro. En un archivo de empleados, un alta consistira en introducir los datos de un nuevo empleado. Para situar correctamente un alta se deber conocer la posicin donde se desea almacenar el registro correspondiente: al principio, en el interior o al final de un archivo. El algoritmo del subprograma ALTAS debe contemplar la comprobacin de que el registro a dar de ALTA no existe previamente. 2) BAJAS Una baja es la accin de eliminar un registro de un archivo. La baja de un registro se puede presentar de dos formas distintas: indicacin del registro especfico que se desea bajar o bien visualizar los registros del archivo para que el usuario elija el registro a borrar. La baja de un registro puede ser lgica o fsica. Una baja lgica supone el no borrado del registro en el archivo. Esta baja lgica se manifiesta en un determinado campo del registro con una bandera, indicador o "flag"- carcter *, $, etc.-, o bien con la escritura o rellenado de espacios en blanco en el registro especfico. Una baja fsica implica el borrado y desaparicin del registro de modo que se crea un nuevo archivo que no incluye al registro dado de baja. 3) MODIFICACIONES Una modificacin es un archivo consiste en la operacin de cambiar total o parcialmente el contenido de uno de sus registros. Esta fase es tpica cuando cambia el contenido de un determinado campo de un archivo; por ejemplo, la direccin o la edad de un empleado. La forma prctica de modificar un registro es la visualizacin del contenido de sus campos; para ello se debe elegir el registro o registros a modificar. El proceso consistente en la lectura del registro, modificacin de su contenido y escritura, total o parcial del nmero. 4) CONSULTA La operacin de consulta tiene como fin visualizar la informacin contenida en el archivo, bien de un modo completobien de modo parcial-, examen de uno o ms registros.

Las operaciones de consulta de archivo deben contemplar diversos aspectos que faciliten la posibilidad de conservacin de datos. Los aspectos ms interesantes a tener en cuenta son: Opcin de visualizacin en pantalla o listado en impresora Detencin de la consulta a la voluntad del usuario. Listado por registros o campos individuales o bien listado total del archivo (en este caso deber existir la posibilidad de impresin de listados, con opciones de saltos de pgina correctos). CONCLUSIN Aunque existe una gran diversidad de aplicaciones que se pueden desarrollar con manejo de archivos que pueden ser sumamente completas y complejas, estos apuntes presentan, de una forma sencilla y comprensible. De tal forma, que no presenta lgica abrumadora de control de detalles, sino la base fundamental del material es entender y utilizar las funciones bsicas de manejo de archivos para posteriormente usarlas en cursos posteriores.