Excel 2007

Ingreso de Datos y Formato al Texto

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Introduccin
El Excel nos permitir resolver ejercicios prcticos y cotidianos, y al mismo tiempo darnos la facilidad de tener un formato aparente y presentable. Para ello debemos saber los diferentes tipos de datos que soporta y la manera de mostrarlos adecuadamente.

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Objetivos
Utilizar los diferentes elementos de una Hoja de Clculo. Realizar operaciones con los elementos: insertar, eliminar, copiar y mover. Aplicar formato a los elementos de un Libro.

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ndice
Hoja de Clculo Microsoft Excel Elementos del entorno Formas de Desplazamiento Introduccin de Datos Modificacin de Datos Tipos de Datos Seleccin de elementos
Celdas Columnas Filas Hojas Ancho Autoajuste Ancho Nombre de Etiqueta Color de Etiqueta Fondo de Hoja Insertar Eliminar Borrar celdas

Operaciones con los elementos

Operaciones de Edicin

Copiar Mover
Guardar Cerrar Abrir Nuevo Nmero Alineacin Fuente Bordes Tramas

Operaciones con Archivos

Formato de Columnas

Formato de Celdas

Formato de Filas Formato de Hojas

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Hoja de Clculo
Una hoja de clculo es una aplicacin diseada para manipular datos y nmeros. Con una hoja de clculo podemos, calcular, ordenar, combinar, separar, hacer referencias, etc. Adems, en la hoja de clculo se pueden hacer cambios fcilmente a las caractersticas, ubicacin, orientacin, etc. de los datos que se estn manipulando.

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Microsoft Excel
Excel es una de las Hojas de Clculo con mayor xito en el mercado por su facilidad de manejo para cualquier tipo de usuario. Adems de Hoja de Clculo, Excel le proporciona herramientas para crear Grficos, manejar Base de Datos de forma bsica e inclusive, incluye la posibilidad de poder automatizar tareas a travs de pequeos programas llamados Macros.

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Elementos de la pantalla de Excel

Barra de Ttulo Barra de Mens Barra de Herramientas

Barra de frmulas

Nombre de Celda Indicadores de Fila Botones de Desplazamiento

Panel de Tareas

Hojas de trabajo Barra de Estado Vista de Hoja

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Elementos de la pantalla de Excel

La Barra de Frmulas: muestra el contenido de la celda seleccionada, en ella se puede modificar este contenido, adems muestra botones para aceptar, rechazar o insertar una funcin.

La Barra de Etiquetas: muestra la cantidad de Hojas que tiene un Libro de Excel, por defecto son 3, y cuando sus nombres son largos o hay mayor cantidad de hojas se podr utilizar los botones de desplazamiento de hojas o etiquetas.

Los Indicadores de Fila y Columnas: son los nombres de cada columna o fila. Las columnas tienen indicadores alfabticos, y las filas indicadores numricos. La combinacin de ambos identifican a una celda. Por ejemplo: A8, D14, etc.
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Elementos de Excel
Libros, es el nombre del archivo en Excel, est compuesto por Hojas. Hojas, viene a ser el ambiente de trabajo compuesto por las celdas. Columnas, elemento vertical, identificado por letras. Filas, elemento horizontal, identificado por nmeros. Celdas, interseccin de una columna y una fila, identificado por cada uno de ellos. Ejemplo: A21, BQ13, etc.

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Desplazamiento en Excel
Desplazamiento en una Hoja:
Movimiento Celda abajo Celda arriba Celda derecha Celda izquierda Pantalla abajo Pantalla arriba Teclado Flecha abajo Flecha arriba Flecha derecha Flecha izquierda AvPag (Page Down) RePag (Page Up)

Celda A1
Primera celda de la columna activa ltima celda de la columna activa Primera celda de la fila activa

Ctrl + Inicio
Ctrl + flecha arriba Ctrl + flecha abajo Ctrl + flecha izquierda

ltima celda de la fila activa

Ctrl + flecha derecha

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Desplazamiento en Excel
Otra forma de ir rpido a una celda es a travs de la opcin: Ir a. Se tienen dos maneras de ingresar a la ventana, con el men Edicin y la opcin Ir a. O con la tecla de funcin: F5.

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Introduccin de Datos
Para ingresar un dato en una celda, slo tenemos que colocarnos sobre la celda deseada e ingresar lo que se desea, luego pulsar la tecla Enter. Otro mtodo es usar la flechas de direccin. O utilizar los botones de la barra de Frmulas.

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Modificacin de Datos
Existen muchas formas para modificar los datos ingresados en una celda: A travs de la Barra de Frmulas, haciendo un clic en ella y agregando, modificando o eliminando el contenido. Presionando la tecla de funcin F2. Haciendo doble clic sobre la celda. Siempre aparecer el cursor parpadeando, luego pulsar la tecla Enter.
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Tipos de Datos
En Excel el principal dato es el numrico, pero tambin puede ingresarse texto. Se podr ingresar nmeros, fechas, horas o textos, estos son valores constantes, es decir, no cambian. Otros valores son las frmulas, que hacen referencia a celdas o a funciones.

=C5*D5

=producto(C5,D5)

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Seleccin de Celdas
Para aplicar un formato o ejecutar un comando, es necesario primero seleccionar el rango de celdas sobre los que se aplicar el formato o el comando. Existen dos formas de seleccin:
Seleccin Continua: se posiciona sobre la primera celda y arrastra con el mouse hasta la ltima, se selecciona un rango. Por ejemplo: B3:D6.

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Seleccin de Celdas
Seleccin Dispersa: selecciona la celda que desea y luego con la tecla Ctrl las dems celdas que se encuentran distantes. Por ejemplo: A3:A4,B4:B8,C3:D3,C5:D6.

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Seleccin de Columnas
Para seleccionar una columna basta hacer un clic sobre su Indicador de columna (A, B, C, etc.). Se seleccionarn las 65,536 celdas de esa columna. Si se quieren seleccionar varias columnas debe hacer clic izquierdo sostenido sobre ellas, y si quiere columnas que se encuentran dispersas debe utilizar la tecla Ctrl.
Hacer clic sobre el Indicador de Columna

Seleccionar columnas dispersas: Ctrl + clic

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Seleccin de Filas
De la misma manera que con las columnas, bastar que haga clic sobre el Indicador de la Fila. Se seleccionarn las 256 celdas de esa fila. Utilizar el clic izquierdo sostenido del mouse para seleccin continua, y Ctrl ms el clic izquierdo para la seleccin dispersa.
Seleccionar filas continuas con clic sostenido

Hacer clic sobre el Indicador de la Fila

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Seleccin de Hojas
Para seleccionar toda una hoja, puede utilizar la combinacin de teclas Ctrl + E, o presionando sobre el rectngulo que se encuentra encima del Indicador 1. Se seleccionarn las 256 columnas y 65,536 filas. Normalmente se selecciona la hoja para colocar un formato a toda la hoja, como color o tamao, o para copiar todo el contenido de la hoja, pero siempre la copia deber hacerse en la celda A1.

Hacer clic

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Formato de Columnas
El principal formato aplicable a las columnas es su ancho. Existen varios mtodos para cambiarlo.
Arrastrando con el mouse en la lnea de divisin entre dos indicadores de columnas.

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Formato de Columnas
Autoajuste, haciendo doble clic en la lnea de divisin entre dos indicadores de columnas.

El ancho por defecto es 10.57 puntos o 79 pxeles.

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Formato de Filas
Al igual que con las columnas, las filas tienen un formato principal: su altura. La altura depende en este caso del tamao de la letra, normalmente es 12.75 puntos o 17 pxeles. Los mtodos son los mismos:
Convencional, men Formato, opcin Fila, seleccionar: Alto. Arrastrar con el mouse.

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Formato de Hojas: Nombre de Etiqueta

Las hojas vienen con nombres por defecto: Hoja1, Hoja2, etc., pero se pueden cambiar. Con cada mtodo tendr al final que pulsar la tecla Enter. Haciendo clic derecho sobre la hoja, y seleccionando la opcin Cambiar Nombre. Queda listo para ingresar el nuevo nombre. El segundo mtodo y el ms sencillo, hacer doble clic sobre la etiqueta de la hoja, y escribir el nuevo nombre.

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Color de Etiqueta
Es posible colocar un color determinado a cada etiqueta, a modo de diferenciarlas visualmente. Pero este cambio se observa realmente cuando no se encuentra posicionado sobre la hoja. Tenemos dos mtodos:
Con el men contextual, clic derecho sobre la hoja y seleccionar Color de Etiqueta.

Deber seleccionar de una paleta de colores o seleccionar ms colores.

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Fondo de Hoja
El fondo de la hoja es una imagen, que respetar su tamao original, colocndose repetidas veces, hasta ocupar las 256 columnas y 65,536 filas. Deber ir al men Diseo de pgina, opcin Fondo y seleccionar el Fondo. Para eliminarla realizar la misma secuencia y seleccionar la opcin Eliminar Fondo.

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Operaciones con Excel: Insertar

Se pueden insertar todos los elementos del Excel: filas, columnas, celdas y hojas. El Excel no aumenta de cantidad total de filas ni columnas, extrae las ltimas y las coloca en la posicin deseada.
Insertar Filas: siempre se har encima de la seleccionada. Si se quiere insertar varias filas se seleccionar igual nmero. Ir al men Insertar y seleccionar Filas.

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Operaciones con Excel: Insertar

Insertar Columnas: siempre se har a la izquierda de la columna seleccionada. Ir al men Insertar y seleccionar Columnas.

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Operaciones con Excel: Insertar

Insertar Hojas: siempre se har a la izquierda de la hoja seleccionada. Hacer clic derecho Insertar y seleccionar Hoja de Clculo.

Insertar Hojas: siempre se har a la izquierda de la hoja seleccionada. Hacer clic derecho Insertar y seleccionar Hoja de Clculo. Insertar Celdas: las celdas pueden desplazar el contenido a su alrededor hacia la derecha o hacia abajo. Ir al men Insertar y seleccionar celdas.
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Operaciones con Excel: Eliminar

La eliminacin de los diferentes elementos se realiza de una manera similar a la Insertacin. Primero se selecciona el elemento, en el caso de filas o columnas se recomienda seleccionar por sus respectivos indicadores de fila o columna. En ese caso automticamente elimina el elemento, puesto que ya sabe cul es el seleccionado. Clic derecho y seleccionar la opcin Eliminar.

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Operaciones con Excel: Eliminar

En el caso de celdas, aparecer la misma ventana de insertar, ya que no sabe si se quiere eliminar la fila donde est esa celda o la columna o especficamente una celda. Ir al men Edicin, seleccionar Eliminar. Para eliminar hojas se seleccionar la Hoja clic derecho opcin Eliminar.

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Operaciones con Excel: Borrar

Borrar celdas no es slo suprimir o eliminar el contenido. Podemos eliminar el formato, los comentarios, el contenido o todo. Lo normal es eliminar contenido pero tenga en cuenta que el formato se mantiene.

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Operaciones de Edicin: Copiar

Copiar utilizando el Portapapeles, generalmente de una hoja a otra, o hacia un Libro diferente. Este mtodo permite copiar mientras el rango seleccionado siga activo.

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Operaciones de Edicin: Mover

Para mover un grupo de celdas en una misma hoja, el puntero del mouse debe colocarse en el borde del rango seleccionado, este puntero cambia de forma, en ese momento podr desplazar el grupo de celdas a otra posicin.

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Operaciones con Archivos: Guardar

El mtodo de guardado es similar al realizado en Word. Utilizar la opcin Guardar, Ctrl+G Guardar Como. Slo debemos colocar la ubicacin del archivo a guardar y el nombre que este archivo va a tener. La extensin de un archivo de Excel es *.xlsx.

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Operaciones con Archivos: Cerrar

Cerrar no es lo mismo que Salir de la Aplicacin. Si no hemos guardado y cerramos el archivo, aparecer una ventana preguntando la accin a realizar.

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Operaciones con Archivos: Abrir

Se puede abrir con el icono de Inicio de la Barra de Ttulo opcin Abrir o presionando Ctrl + A.

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Operaciones con Archivos: Nuevo

De la misma manera que Abrir:
Con el icono de la Barra de Ttulo Inicio. Con el men Inicio opcin Nuevo. Con el propio Panel de Tareas si ya estuviera activo

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Formato de Celdas
Para ingresar al Formato de la celda debe ir al men Formato y seleccionar la opcin Celdas o la combinacin de teclas Ctrl+1. El formato de celdas contempla varias opciones: Nmero, alineacin, fuente, bordes y tramas. Las opciones de fuente, bordes y tramas son muy parecidas a las vistas en Word.
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Formato de Celdas: Fuente

El formato de celdas no slo contempla para el texto, sino para los diferentes tipos de datos, como nmeros, fechas u horas. Estos a su vez pueden tener formato de color, tamao o tipo de letra: pestaa Fuente.

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Formato de Celdas: Bordes

Las lneas que muestra la hoja de clculo no son bordes, son guas de referencia, pueden ocultarse. Los bordes se activan a las celdas seleccionadas, pero primero debe colocarle el estilo de lnea, luego el color y por ltimo activar el borde deseado.
1er. Paso

2do. Paso

3er. Paso

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Formato de Celdas: Tramas

La trama es similar al relleno, se escoge un color de relleno o si se desea una trama con su respectivo valor. Puede colocarse tambin efectos de relleno.

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Formato de Celdas: Alineacin

En esta opcin s encontramos novedades:
Alineacin vertical de los datos. Orientacin, inclusive se puede determinar un ngulo de inclinacin. Control de Texto:
Ajustar texto Reducir hasta ajustar Combinar celdas

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Formato de Celdas: Nmero

Aunque se llame nmero, es el formato que va a tener el dato ingresado, dependiendo si es Texto, Nmero, Fecha, Hora, Moneda, Contabilidad, etc. Algunos de estos formatos se encuentran en la Barra de Herramientas de Formato.

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Tema 4a. Microsoft Excel

MS Excel: Ingreso de Datos

Tiene un Crea

Cuadro de Nombres Barra de Frmulas Barra de Etiquetas

Compuesto por

Entorno particular

Libros (archivo)

Sus elementos son:

A sus elementos se le pueden:

Seleccionar Hojas Celdas Columnas Filas Insertar

Se le da formato Se ingresan datos de tipo Se le da formato Se le da formato Se le da formato

General Nmero Moneda Fecha Fuente Vertical Centrar Orientacin Alineacin Ajustar Texto Bordes Combinar celdas

Eliminar

Nombre Etiqueta Fondo

Texto Fechas Horas Nmeros Frmulas

Ancho

Alto

Mover

Copiar

Tramas

Copiado Adyacente

Funciones

Pueden contener:

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Enlaces
http://thales.cica.es/rd/Recursos/rd98/Matematicas/18/apart 1.html http://enter.terra.com.co/ente_secc/ente_soft/noticias/ARTIC ULO-WEB-1001940-1814454.html http://www.emp.uva.es/inf_acad/hermer/inf_emp/material/i ep_excel_tema_05.pdf http://www.jegsworks.com/Lessonssp/numbers/intro/index.html

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Referencias Bibliogrficas
Claudio Snchez. La Biblia de Microsoft Excel. 2004. Gabriel Strizinec. Excel XP en un solo Libro. 2004. Alejandro Scotti. Gua de Funciones de Excel. 2005. Se ha utilizado como consulta la pgina de Microsoft Latinoamrica:
http://office.microsoft.com/es-hn/assistance/CH010422643082.aspx

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